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XXXIV REUNIÓN NACIONAL DE ARCHIVOS 2012Villahermosa, Tabasco, México.
18-20 de julio de 2011
Sistematización de los Archivos en la Administración Pública, hacia el archivo unificado.
Elizabeth Huerta García
Consultora de Gestión Documental
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Las Administraciones públicas son organizaciones cada vez máscomplejas en el manejo de documentos recibidos y generados.
La incorporación de nuevos sistemas deben convivir frecuentementecon los procedimientos, flujos o elementos tradicionales.
Los modelos de eficiencia y calidad precisan de una gestión corporativay estructurada de los documentos vinculados a cualquier servicioproporcionado.El mayor conocimiento de cualquier dependencia se encuentradepositado en algún tipo de documento.
Introducción
El impacto de las TIC en todos los ámbitos de la sociedad:
El e-Gobierno y la administración interconectada
En España: Ley 30/1992 y desarrollo normativo y la Ley 11/207 de Acceso
electrónico de los ciudadanos a las Administraciones Públicas y Reglamentos de Interoperabilidad y de Seguridad
En México: Ley Federal de procedimiento Administrativo Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública
Gubernamental Ley Federal de Protección de Datos Personales Ley Federal de archivos. Reglamentos.. Lineamientos de desarrollo del Reglamento
El gran reto archivístico: el impacto de las TIC
Se aprueba: la utilización de medios electrónicos en la relación de los
ciudadanos con la Administración La interconexión de las Administraciones La disponibilidad de la información en la Web en las Unidades
de Enlace de las dependencias
Objetivo: Facilitar la transparencia mediante el acceso a la información pública y alcanzar “la oficina sin papel“
La información deberá ser: Clara Completa Veraz, Oportuna Confiable
El gran reto archivístico: el impacto de las TIC
Regula :
La Clasificación y desclasificación de expedientes Su acceso Establece la elaboración del inventario de expedientes clasificados El tramiento y acceso a la Información Confidencial: La protección de datos personales
Ley Federal de Archivos, establecer los lineamientos y los mecanismos para la colaboración para la organización de los archivos de las autoridades federales, estatales y municipales.
Para poder cumplir estos mandatos es necesario contar con archivos administrativos sistematizados
El gran reto archivístico: el impacto de las TIC
Problemática de la gestión de los documentos electrónicos
Problemas Organizativos: Dispersión en su Creación y
Producción Evolución de los sistemas informáticos Gestión de los documentos
electrónicos en fase de tramitaciónorientado a datos y no a expediente
Ordenadorcentral
Sistema centralizado
Terminal
Terminal
Terminal
PC
PC PC
Sistema distribuido
Sistema interconectado
En su ciclo de vida intervienen distintos elementos
Los documentos electrónicos requieren distintas formas de gestión durante su ciclo de vida, en fase de tramitación (SGDE) y en fase de archivo definitivo (SGDEA)
Sistemas de gestión documental: documentos electrónicos
CAPTURA
Gestor de documentos electrónicos
Gestor de documentos electrónicos de Archivo
Producción Tramitación Archivo
SGDE SGDEA
Interoperabilidad
Aplicaciones de registro y tramitación
diseño y creación
Documentos, metadatos, hw y sw
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos-Sistema de Gestión de Documentos Electrónicosde Archivo
Integración de SGDE y SGDEA
• Unificación del cuadro deClasificación de ambos
• Identificar los documentos entrámite y documentos de archivo
• Declarar documentos de archivo y borrar los de tramitación
• Transferencia de documentosdel SGDE al SGDEA mediante
servicios web
PROPIEDAD SGDE- ISO 15489
SGDEA-MoReq2
Modificación de Documentos Permitido Impedido
Borrado de documentos Permitida Impedido
Normas de conservación Opcionales Obligatorias
Estructura de clasificación y almacenamiento
Opcionales Obligatorias
Mantenimiento del contexto Opcional Obligatorio
Orientación Documentos en trámite
Documentos de archivo
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Sistema de Información dedicada a almacenar y recuperar documentos, cuyo objetivo es coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas, que afectan a la creación, producción, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los documentos, independientemente de su formato y soporte, garantizando la conservación de su originalidad, integridad, autenticidad y disponibilidad, así como de sus relaciones contextuales.
Ciclo de vida del documentoCiclo de vida del documento : inicia desde su ingreso en la administración, : inicia desde su ingreso en la administración, independientemente de que la tramitación de los asuntos se realice de forma manual o por independientemente de que la tramitación de los asuntos se realice de forma manual o por medio de una aplicación informática de tramitación. medio de una aplicación informática de tramitación.
ArchivoConcentración
Integración aplicaciones de Tramitación y de Gestión de Archivo
Tramitación ArchivoHistórico
Oficialía de Partes
Ciclo de vida del documento
Archivo Trámite
Nuestro Enfoque
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Peticiones deFondos
Servicio deReprografía
Gestión deUsuarios
Digitalización
Consulta en Sala
Descripciónarchivística
Organización defondos
Gestión Préstamos
Expurgo
Gestión deDepósito
Transferencias
Tramitación electrónica de
expedientes (flujo de trabajo)
Archivo electrónico
Archivo de papel, Digitalización
Gestión electrónica de listados
Registro electrónico
Transfiere TransfiereRemite
Oficialía de partes Archivo de
Tramite
Archivo
Concentración
Archivo General o
Archivo Histórico
Nuestro Enfoque: Archivo Unificado
© Infor
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Avance hacia una Administración única, la centralización de los diferentes documentos o datos en un mismo entorno de almacenamiento es el primer paso para alcanzar un archivo unificado, con las ventajas de reducción y simplificación de las labores administrativas que ello conllevaría.Acceso a todos los datos y documentos de relevancia de la organización, desde cualquier lugar de esta, facilitando la consulta on-line desde cualquier unidad de la organización, independientemente desde donde se hayan registrado o incorporado, por el procedimiento administrativo que sea.
Posibilidad de explotación de datos, pudiéndose generar tanto informes propios de producción como dando la posibilidad de extraer o cruzar datos para informes de gestión y mejora.Disponer de las herramientas necesarias de consulta y administración que faciliten estos objetivos en un entorno tecnológico avanzado.Integración con los aplicativos de tramitación y sistemas de B.D. y de información corporativos de la organización.Gestión unificada de todos los documentos electrónicos, pero también de los documentos físicos.
Archivo Unificado. Objetivos
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Archivo Unificado. Esquema Global
SISTEMA
ALMACENAMIENTO
Unidades de documentación en
Trámite
Organismos Productores
U. De Doct. trámite
Centros deAtención
Ciudadanos
Acceso WebSSL,CertificadoPersonal.
ConsultaElectrónica
y/o Física
Sistema de Archivo unificado
B.D.
Sistema
Información
ConsultaExpedientes
físicos
REG
ISTR
O E
N O
FIC
ALI
A D
E P
AR
TES
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ArchiDOC se adecua a las diferentes normas existentes para el tratamiento archivístico
Adecuación a normas
Norma ISO 15489 Sistemas de Gestión de Documentos de oficina Diseño de Sistemas de Gestión de Documentos. Organización y control
Norma ISO 14721 Marco para la conservación y acceso a documentos electrónicos a largo plazo
MoReq: Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos de Archivo.
Normas internacionales de Descripción archivística ISAD(G) y en su caso ISAAR (CPF)para la Descripción de Autoridades
Archivo Unificado.
MODELO FUNCIONAL
Modelo Funcional
Préstamos / Consulta
Clasificación yDescripción
Identificación yValoración
Gestión de Depósitos
GestiónTransferencias
Gestión de Eliminaciones
Documentos del ciudadano
Digitalización
Organización
Catálogo Procedimientos
Transferencias
Servicio a ciudadanos
Terceros
Geográficos
Sistemas Tramitadores
Gestión de Préstamos
Administración(Gestión de usuarios, auditoria, …)
Expediente Electrónico
Expediente Físico
Sistema de Gestión de Archivo
Archivo Digital
Servicios web a la Administración
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Módulos de ArchiDOC Web. Funcionalidad principal
Fondos Documentales
Transferencias
Descripción
Servicios
Digitalización
Administración
Creación y organización del cuadro de clasificación.Gestión de series. Búsquedas en el cuadro
Previsiones y relaciones. Calendario de transferencias
Descripción archivística ( ISAD(G) e ISAAR )Edición y consulta
Préstamos y consultasInformes de entrega y devolución
Incorporación de documentos imagen
Gestión de depósitos. Gestión de usuarios. AuditoríaDescriptores y listas de valores
Sistemas de gestión documental: evaluación continua
Retroalimentación
Implantación de adaptaciones
Adaptaciones.
Sistema
El archivista es el más adecuado para realizar el seguimiento del funcionamiento del Sistema
Seguimiento y evaluación
Cuadro de Clasificación
Pista de Auditoría
Valoración de Series documentales
Valoración de series documentales
Posibilidad de creación de tablas de valoración, sin límite,
Formato para Transferencia de documentos
Tiene que transferir documentos según el esquema XML de MoReq2Tiene que transferir la totalidad de los componentes manteniendo sus relaciones
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Elaboración de transferencias. Envío al archivo de expedientes cerrados de un procedimiento
Solicitud de préstamos y consultas de expedientes que están en el archivo Búsqueda y consulta de la descripción. Acceso a los documentos electrónicos asociados al expediente
Descripción de funcionalidades de ArchiDOC Web
Personal de Oficina
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Organización de fondos. Generación y navegación por el Cuadro de Clasificación.
Descripción archivística. Edición y consulta de la descripción
Gestión del depósito físico Gestión de préstamos y consultas. Autorización,
entrega y devolución de expedientes. Gestión de transferencias. Recepción, cotejo,
aceptación, ubicación y validación de expedientes en el Cuadro de Clasificación.
Incorporación de documentos electrónicos a los elementos del Cuadro de Clasificación
Descripción de funcionalidades de ArchiDOC Web
Personal de Archivo
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Gestión de Series Identificación. Información de productores),
procedimiento, fechas, normativa, etc. Valoración. Fija plazos de permanencia de los
expedientes en Archivo Eliminación de expedientes. Proceso de
eliminación de los expedientes que han expirado su plazo de conservación en el archivo
Administración Gestión de usuarios. Alta, baja y modificación de
usuarios, permisos, perfiles, grupos y órganos Auditoria Gestión de la descripción: Definición de campos
y fichas descriptivas. Alta, baja y modificación de descriptores y listas de valores.
Descripción de funcionalidades de ArchiDOC Web
Personal de Archivo
Control de acceso a la información: Creación de distintos tipos de Grupos de usuario. Creación de listas depermisos de acceso a partes de la Base de Datos
Alta, modificación y consulta de usuariosGestión de temas de investigación. Tarjeta de investigador
Identificación y configuración de las salas de consulta y mesas de trabajo de cada sala Asignación de mesa al investigador para servicio y control de fondos y liberación de mesas Control de peticiones de unidades documentales e imágenes. Reservas Generación de testigos ( para depósito, recogida por usuario y devolución al depósito) Gestión de histórico de consultas
Gestión de usuarios
Petición de fondos
Gestión de peticiones de reprografía : solicitud, presupuesto, aceptación por el usuario, autorización, ejecución y entrega
Control económico Configuración del servicio respecto a procedimiento, costes, autorización (manual o automática),
presupuesto (manual o automático), etc. de cada uno de ellos
Servicio de reprografía
Funcionalidades de ArchiGES
Resumen de los servicios ofrecidos por el archivoRelación de investigadoresExpedientes de investigaciónPeticiones de fondo físicoPeticiones de reprografía por usuarioMovimientos periódicos de fondosUnidades documentales consultadas más de un número dado de vecesPartes de trabajo del personal del archivoPréstamos y Unidades documentales prestadas
Identificación y configuración de las salas de consulta y mesas de trabajo de cada sala Configuración, identificación y descripción de los depósitos del archivo así como de cada uno de los
elementos que lo componen (salas, cuerpos de estantería, baldas y huecos) Consulta del estado de los depósitos (ubicaciones libres/ocupadas, porcentaje de ocupación, etc.) Asignación de ubicaciones para las unidades de instalación que entran en depósito, ya sea por
transferencias, ingresos extraordinarios, etc. o por reubicación de las existentes
Generación de Informes y Estadísticas
Gestión de depósito
Funcionalidades de ArchiGES
Funcionalidades de ArchiDOC
Integración con sistemas de captura (escáneres y cámarasdigitales), mediante controladores TWAIN
Digitalización de imágenes en blanco y negro, grises y colorAlmacenamiento en formatos de imagen estándar (TIFF, JPEG
y CCITT GIV)Importación de Imágenes en formatos estándar desde CD-ROMCreación de estructura básica de la documentación, capítulos,
signaturas, etc., con identificación de imágenes concretasque permita el acceso directo a las mismas
Navegación a través de la estructura jerárquica de la documentación y visualización de fichas e imágenes
Búsquedas mediante Asistente de búsqueda, Búsqueda experta y Localización por texto.
Incorpora en las búsquedas Truncamiento de textos, operadores booleanos y Thesauro
Visualización de fichas en formatos ISADF(G), ISAAR(CPF) y fichas particularizadas
Rotaciones, desplazamientos, ampliaciones y reducciones Aplicación de tratamientos de mejora de legibilidad
Digitalización
Consulta en sala
Permite a los usuarios autorizados realizar a través de un navegador, las siguientes funciones: Búsquedas por texto libre y por descriptores Acotación de búsqueda por criterios jerárquicos y cronológicos. Navegación jerárquica y por enlaces Acceso a fichas con la información descriptiva de los documentos Visualización de imágenes en pantalla Tratamiento digital de los documentos originales
Consulta con Conector Web
Funcionalidades del Conector WEB de ArchiDOC
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Interacción con sistemas externos. Conectores
Conector Autenticación
Conector Autenticación
Sistema Gestión de Archivo
Usuaurios
invesDoc
Fichero xml
Catálogo invesFlow
J2EE
Fichero xml
invesFlowJ2EE
Fichero xml
Departam
entos invesDoc
Fichero xml
Servicio de directorios (Ldap)
invesSicres
Fichero xml
Fichero xml
ConectorCatálogo de
Procedimientos
ConectorCatálogo de
ProcedimientosConector
TramitaciónConector
TramitaciónConector
OrganizaciónConector
OrganizaciónConectorTerceros
ConectorTerceros
ConectorGeográficosConector
GeográficosConector
AutenticaciónConector
Autenticación
Sistema Gestión de Archivo
Usuaurios
invesDoc
Usuaurios
invesDoc
Fichero xml
Fichero xml
Catálogo invesFlow
J2EEC
atálogo invesFlowJ2EE
Fichero xml
Fichero xml
invesFlowJ2EE
invesFlowJ2EE
Fichero xml
Fichero xml
Departam
entos invesDoc
Departam
entos invesDoc
Fichero xml
Fichero xml
Servicio de directorios (Ldap)Servicio de directorios (Ldap)
invesSicresinvesSicres
Fichero xml
Fichero xml
Fichero xml
Fichero xml
ConectorCatálogo de
Procedimientos
ConectorCatálogo de
Procedimientos
ConectorCatálogo de
Procedimientos
ConectorCatálogo de
ProcedimientosConector
TramitaciónConector
TramitaciónConector
TramitaciónConector
TramitaciónConector
OrganizaciónConector
OrganizaciónConector
OrganizaciónConector
OrganizaciónConectorTerceros
ConectorTercerosConectorTerceros
ConectorTerceros
ConectorGeográficosConector
GeográficosConector
GeográficosConector
Geográficos
ArchiDOC dispone de conectores personalizables para el acceso a entidades y sistemas de gestión corporativos:
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ARCHIVO UNIFICADO. NORMAS Y METODOLOGIA
Normas internacionales de descripción archivísticaISAD(G): DescripciónISAAR(CPF): Control de autoridades
MoReq (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentoselectrónicos de Archivo). Sistema de Clasificación Auditoría y Seguridad Valoración para transferencias, calendarios de conservación y eliminación Captura de documentos Sistema de Información y Descripción Búsqueda, Recuperación y Presentación Administración
Norma ISO 15489 Sistemas de Gestión de Documentos de oficina Organización y control de los documentos en producción en unidades de Gestión
Norma ISO 14721 Organización y control de los documentos electrónicos de Archivo
Norma ISO 19005 PDF/AConversión de documentos electrónicos a formato estable
Gestión de documentos físicos
RepositorioDocumentosElectrónicosDe Archivo
Correos electrónicos y archivos adjuntos
Expedientes electrónicos, Imágenes,
Papel, fotografías, videos,
microfilm etc.
Gestión unificada de documentos de archivo
•El sistema de referencia y la valoración de series es la misma para los documentos físicos y electrónicos•Cambian los metadatos y la presentación de los documentos
Gestión de Documentos
físicos
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-Informática El Corte Inglés – HIKU, contempla un Sistema único para la gestión documental en los Archivos de Oficina y el Archivo Central, integrado con la tramitación administrativa
Se considera el ciclo productivo completo, mediante la integración con el sistema de tramitación y Bases de Datos corporativas: Dato único
El Archivo es una fase más de la tramitación administrativa Gestión de documentos físicos y electrónicos
Modelo de Archivo unificado
Archivo unificado
Oficialía de Partesy Registro Electrónico
ArchivoConcentración
ArchivoHistórico
Ciclo de vida del documento
Unidad deDocumentación
en Trámite
Documentos en papel, multimedia y electrónicos
Conclusión
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ARCHIVO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓNCONCENTRACIÓN
Sujetos Obligados (AP)
HISTÓRICO /HISTÓRICO /ARCHIVO GENERALARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓNDE LA NACIÓN
Unidadesdocumentación
en trámite
Unidadesdocumentación
en trámite
Unidadesdocumentación
en trámite
Unidadesdocumentación
en trámite
Unidadesdocumentación
en trámite
Modelo de Archivo unificadoConclusión
Líneas de negocio: BPO servicios documentales
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DOCUMENTACIÓN
SERVICIOS CUSTODIA
Entr
ada
Salid
a a
cust
odia
Documentación
Transporte
Alta en el sistema
Preparación loteDigitalización
Indexación y reconocimientoIndexación y reconocimiento
Control calidad
Cuadre e informesCustodia digitalCustodia legalCustodia digitalCustodia legal
Hosting informático
Hosting informático
DigitalizacióncertificadaDigitalizacióncertificada
Envío documentación
Envío documentación
Destrucción certificada
Destrucción certificada
documentaciónI N V O C A
D I G I T A L I Z A C I Ó NC E R T I F I C A D A
ImpresiónensobradoImpresiónensobrado
Préstamos
papel
datos
IntegraciónCon S.I. cliente
IntegraciónCon S.I. clienteConsulta en red
Consultoría
Archivo Electróncio