Post on 02-Apr-2016
description
Plataforma para administrar los contenidos de los
proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
Universidad Veracruzana Coordinación Universitaria de Observatorios Metropolitanos
Manual de Usuario
Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
Contenido
1. Introducción ......................................................................................... 2
2. Acceso al Sitio de Colaboración Institucional ..................................... 2
2.1Ruta de Acceso ................................................................................... 2
3. Usuarios ............................................................................................... 3
3.1 Integrantes del sitio ............................................................................ 3
3.2 Visitantes del sitio .............................................................................. 3
3.3 Propietarios del sitio .......................................................................... 3
4. Principales tareas ................................................................................ 4
4.1 Compartir Documentos .................................................................... 4
4.2 Listas ................................................................................................... 5
4.2.1 Anuncios ...................................................................................... 5
4.2.2 Calendario ................................................................................... 6
4.2.3 Tareas .......................................................................................... 8
4.2.4 Vínculos ..................................................................................... 10
4.3 Discusiones....................................................................................... 11
4.4 Sitios ................................................................................................. 12
4.5 Personas y grupos ............................................................................ 12
5. Cerrar Sesión .......................................................................................... 13
Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
2
1. Introducción
Este manual tiene como objetivo guiar paso a paso a los usuarios en
el uso del sitio de colaboración en la Plataforma Windows
SharePoint de Microsoft a través de internet, para la administración
y seguimiento de proyectos de la Coordinación Universitaria de
Observatorios Metropolitanos (CUOM) con las entidades
universitarias.
¿Qué es un Sitio de Colaboración SharePoint?
Gracias al apoyo recibido por parte de la Dirección General de
Tecnologías de la Información (DGTI), la CUOM dispone de un
sitio a través de Internet para la administración de contenidos y
seguimiento de los proyectos de colaboración con instituciones de
la Universidad veracruzana.
El sitio implementado con Microsoft ofrece un espacio central de
colaboración y almacenamiento de documentos, información e
ideas.
El sitio presenta las siguientes ventajas:
Coordinar proyectos, calendarios y programas.
Debatir ideas y revisar documentos o propuestas.
Compartir información y mantenerse en contacto con otras
personas.
La ventaja más importante que presenta es que los integrantes del
sitio pueden colaborar con sus propias ideas y contenido, así como
colaborar con ideas y contenido de otras personas, sin embargo es
sumamente importante conservar la integridad de la información y
no cancelar, modificar o editar archivos que correspondan a otro
usuario.
2. Acceso al Sitio de Colaboración Institucional
2.1Ruta de Acceso
Para acceder al Sitio se requiere tener una cuenta de correo
institucional proporcionada por la Universidad Veracruzana (la cual
será su login de usuario) y haber sido dado de alta por el
administrador de la CUOM.
En la ventana de acceso a Windows Internet Explorer ó su
navegador de preferencia, debe escribir la siguiente
dirección, http://colaboracion.uv.mx/Proyectos-cuom/
Se abrirá una ventana de conexión, donde debe teclear:
1. El dominio al que pertenece, seguido de su nombre de
usuario:
XALAPA (Región Xalapa)
VERACRUZ (Región Veracruz)
ORIZABA (Región Orizaba-Córdoba)
Sin acentos
Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
3
POZARICA (Región Poza Rica-Tuxpan)
COATZA (Región Coatzacoalcos-Minatitlán)
2. Contraseña.
Haga clic en Iniciar Sesión para ingresar al espacio central de trabajo
del sitio de colaboración.
3. Usuarios
Son todas aquellas personas que han sido dados de alta por el
Administrador de la CUOM y pueden accesar al sitio. Los usuarios
se dividen en tres grupos.
3.1 Integrantes del sitio
Como integrante del sitio puede ver, agregar, actualizar y eliminar
documentos y archivos del sitio.
Entre las tareas que podrá realizar serán las siguientes:
Compartir documentos con el grupo agregándolos a la
biblioteca de documentos.
Utilizar la lista de anuncios para exponer mensajes en la
página principal del sitio.
Utilizar el calendario para mantenerse informado de las
próximas reuniones, vencimientos y otros eventos
importantes.
Utilizar la lista de tareas para controlar el trabajo que el
grupo tiene que realizar.
Utilizar la lista de vínculos para consultar páginas web útiles
para los integrantes del grupo.
3.2 Visitantes del sitio
Como visitante sólo tiene acceso al sitio para lectura y revisión de
documentos del grupo, pero no puede agregar ni modificar los
documentos que ahí se manejan.
3.3 Propietarios del sitio
Esta cuenta corresponde a él o los Administradores del Sitio.
Diagonal \ Invertida
Página principal del Sitio de
Colaboración.
Inicio
Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
4
4. Principales tareas
El sitio de colaboración comprende de un menú en
la parte izquierda con las principales tareas que los
usuarios pueden realizar.
A continuación se describe cada una de ellas:
4.1 Compartir Documentos
Para compartir un documento con el grupo
vaya al menú de la izquierda y en la parte
superior elija Documentos compartidos.
Se abrirá un espacio destinado al almacenamiento de archivos.
a) Para crear una carpeta nueva dé clic en la pestaña superior
Nuevo y seleccione la opción Nueva carpeta.
b) Para crear un documento nuevo dé clic en la pestaña
superior Nuevo y seleccione la opción Nuevo
documento.
a) Para cargar un archivo a la biblioteca de documentos dé clic
en la pestaña superior Cargar y seleccione la opción
Cargar documento.
Se abrirá una ventana emergente donde debe buscar su documento
para cargarlo al sitio.
Espacio para compartir
carpetas y documentos
Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
5
Cada archivo que cargue a la biblioteca aparecerá en forma de lista
con su fecha de actualización y el nombre de la persona que lo
modifica.
4.2 Listas
Una lista es una colección de información que se comparte con los
miembros del grupo y abarca Anuncios, Calendario, Tareas y
Vínculos. Para poder hacer uso de estos elementos vaya al menú y
elija la opción Listas.
4.2.1 Anuncios
Utilice esta opción para compartir noticias y proporcionar avisos a
los integrantes del grupo. Los anuncios admiten el formato
mejorado con imágenes, hipervínculos y texto con formato.
Para elegir la opción Anuncios vaya a la parte central del sitio y
presione el cursor en la opción Agregar nuevo anuncio.
Otra opción es ir al menú Listas y seleccionar la opción Anuncios.
Para crear un nuevo anuncio siga los siguientes pasos:
1. Dé clic en la pestaña Nuevo y elija la opción Nuevo
elemento.
Busque la ruta donde se
encuentra guardado el
documento.
Documentos subidos al sitio.
Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
6
2. Escriba el Título y contenido del anuncio que desea
compartir.
3. Adjunte un archivo si necesita difundir algún comunicado u
oficio de fuente externa.
4. Si desea que el anuncio tenga un periodo para difusión,
seleccione una fecha de Caducidad.
5. Presione el botón Aceptar para guardar el anuncio.
Puede modificar o eliminar el anuncio con una simple selección de
éste.
Cada vez que ingrese al sitio puede ver en el espacio central la lista
de anuncios que van creando los integrantes del grupo.
4.2.2 Calendario
Este apartado le permite agendar reuniones u otros eventos
importantes.
Para hacer uso del calendario vaya a la parte central del sitio y elija
la opción Agregar nuevo evento.
Espacio para visualizar los anuncios, así
como su fecha de modificación.
Anuncios del grupo
Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
7
Otra opción es ir al menú y en el apartado Listas seleccionar la
opción Calendario.
Para agendar un evento en el calendario siga los siguientes pasos:
1. Dé clic en la pestaña Nuevo y elija la opción Nuevo
elemento.
2. Escriba el título del evento, la ubicación, la hora de inicio y
de finalización, además de una breve descripción.
3. Adjunte un archivo si el evento cuenta con un programa.
4. Presione el botón Aceptar para guardar el evento.
Puede visualizar los eventos agendados en la página principal cada
vez que ingrese al sitio.
Lista de eventos
Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
8
También puede recibir alertas cuando algún integrante del grupo
haya realizado modificaciones al evento, estas alertas le llegarán a su
correo electrónico si así lo dispone.
Para ello elija la opción Enviarme alertas y seleccione una
condición de alerta.
4.2.3 Tareas
En este apartado se pueden programar tareas que forman parte del
proyecto y dar seguimiento a otros pendientes del grupo.
Después de crear una lista de tareas, se puede asignar recursos a las
tareas y actualizar el progreso de éstas.
Para elegir la opción Tarea vaya al menú y en Listas elija la opción
Tareas.
Siga los siguientes pasos para crear una tarea nueva:
1. Haga clic en la pestaña Nuevo y elija la opción Nuevo
Elemento.
2. Escriba el Título de la Tarea.
3. Elija la prioridad: Alta, Normal o Baja.
4. Elija el estado: No iniciada, En curso, Completada, Avanzada,
A la espera de otra persona.
Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
9
5. Asigne un porcentaje al avance de la Tarea.
6. Escriba el correo electrónico de la persona a quién se le ha
asignado la tarea.
7. De una breve descripción de lo que incluye la Tarea.
8. Ponga fecha de inicio y término de cumplimiento de la
Tarea.
9. Presione el botón Aceptar para guardar cambios.
En el apartado destinado a Tareas podrá visualizar la tarea, la
persona a quién está asignada, la prioridad y fecha de vencimiento.
Después de crear tareas y asignarlas a integrantes de proyecto,
puede elegir recibir alertas de correo electrónico notificándole de
los cambios a los elementos de las Tareas. Los integrantes también
pueden crear sus propias alertas para recibir notificación de correo
electrónico de los cambios a otros elementos con interés para
ellos. Para esto realice lo siguiente:
1. En el menú Acciones, haga clic en Enviarme alertas.
2. En la sección Título de la alerta, escriba un nombre para
la alerta.
3. En la sección Enviar alertas a, el nombre se incluye de
forma predeterminada en el cuadro Usuarios. Puede enviar alertas a otros miembros si agrega sus nombres al cuadro
Usuarios, separados por un punto y coma (;).
4. En la sección Cambiar tipo, seleccione el tipo de cambios
de los que desea que se le avise.
5. En la sección Enviar alertas sobre estos cambios,
seleccione un filtro para recibir los cambios en función de
los criterios descritos.
6. En la sección Cuándo enviar alertas, seleccione con qué
frecuencia desea recibir las alertas.
Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
10
7. Haga clic en Aceptar, para guardar los cambios.
Para editar elementos de las tareas de un proyecto:
1. Coloque el cursor en la tarea, haga clic en la flecha y, a
continuación, haga clic en Editar elemento.
2. Realice los cambios que desee.
3. Haga clic en Aceptar.
Para eliminar un elemento, coloque el cursor en la tarea, haga clic
en la flecha y, a continuación, haga clic en Eliminar elemento.
4.2.4 Vínculos
En este apartado puede compartir ligas de Internet que sean útiles
para los integrantes del grupo.
Para seleccionar la opción vínculo, vaya al menú y elija del apartado
Listas, la opción Vínculos.
Para cargar un vínculo nuevo siga los siguientes pasos:
5. Haga clic en la pestaña Nuevo y elija la opción Nuevo
elemento para crear un elemento suelto o bien elija
Nueva carpeta para crear una nueva carpeta e incluir
vínculos dentro.
6. En la sección Dirección URL, escriba la dirección web del
sitio y, a continuación, escriba una descripción del vínculo.
7. Escriba una nota con respecto a la información que guarda el
vínculo.
Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
11
8. Presione el botón Aceptar para guardar los cambios.
Podrá ver todos los vínculos compartidos por el grupo en el
espacio asignado a Vínculos.
4.3 Discusiones
En este apartado los integrantes del grupo pueden mantener
comunicación y tratar temas de los proyectos.
Para crear una discusión, vaya al menú y elija la opción
Discusiones.
1. Dé clic a la pestaña Nuevo y elija Discusión.
2. Escriba el nombre del Asunto y detalle el motivo de la
discusión.
Lista de vínculos compartidos
Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM
12
3. Presione el botón Aceptar para guardar los cambios.
Podrá ver los comentarios de los integrantes del grupo, en el
apartado destinado a Discusión del grupo.
4.4 Sitios
Los sitios nos sirven para dividir el contenido del sitio principal en
otros sitios que puedan ser administrados por separado. Cada
proyecto puede tener su propio sitio. Se podrá tener acceso a éstos
siempre y cuando tenga permisos por parte del Administrador de la
CUOM.
4.5 Personas y grupos
En este apartado podrá identificar quiénes están compartiendo
información dentro del grupo.
Para esto vaya al apartado Personas y grupos del menú principal.
Aparecerán los grupos clasificados de acuerdo a su nivel de
intervención en el proyecto: Integrantes, Visitantes, Propietarios.
Por último, al elegir cualquiera de los grupos, aparecerá la lista de
personas que se encuentran dentro de la clasificación.
Podrá enviar mensajes de correo electrónico a cualquier integrante
de la lista con el sólo hecho de ingresar a su Nombre.
Lista de personas que
forman parte de la
clasificación Integrantes del
sitio.