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viernes, 15 de marzo de 2013
TERCER COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL
Oficina de Desarrollo y Planeación
Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control
1 • Verificación del Quórum.
2
• Diagnóstico del estado del Sistema Integrado de Gestión y Control
(Información de entrada Revisión por la Dirección).
3 • Propuesta del nuevo modelo de gestión.
4 • Decisiones y compromisos.
AGENDA
Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control
1 • Verificación del Quórum.
2
• Diagnóstico del estado del Sistema Integrado de Gestión y Control
(Información de entrada Revisión por la Dirección).
3 • Propuesta del nuevo modelo de gestión.
4 • Decisiones y compromisos.
AGENDA
1 • Verificación del Quórum.
Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control
1 • Verificación del Quórum.
2
• Diagnóstico del estado del Sistema Integrado de Gestión y Control
(Información de entrada Revisión por la Dirección).
3 • Propuesta del nuevo modelo de gestión.
4 • Decisiones y compromisos.
AGENDA
2 • Diagnóstico del Sistema Integrado de Gestión y
Control
(Información de entrada Revisión por la Dirección)
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• Cumplimiento de las decisiones y
compromisos de las revisiones anteriores
• Resultado de las auditorias internas
• Resultado de la aplicación de las
encuestas de satisfacción de los usuarios
• Resultados de la gestión frente a las
quejas y reclamos
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• Medición de los procesos a través de los
indicadores
• Estado de las acciones correctivas y
preventivas
• Gestión frente a los riesgos identificados
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• Bajo nivel de conocimiento en materia del Sistema Integrado de Gestión y
Control.
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
• Baja visibilidad y uso del Sistema en la gestión de la Institución.
• Aumento de los reprocesos y demoras en la gestión de cada uno de los
procesos.
• Incumplimiento de los procedimientos establecidos en el Sistema Integrado
de Gestión y Control
• Desarticulación entre los planes de mejoramiento y los mapas de riesgos y
dificultad para el seguimiento al cumplimiento de las acciones
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• Necesidad de redimensionar la revisión por la dirección ya que
actualmente se cuenta con más asuntos que ameritan ser consultados en esta
instancia para el mejoramiento de la gestión institucional.
• Baja participación de las áreas y actores de la Universidad en el
mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y Control y por ende de la
Institución
• Poca articulación para lograr la Acreditación Institucional.
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
• Duplicidad en el registro de la información: Formatos de los procesos vs.
Registro en aplicaciones.
Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control
1 • Verificación del Quórum.
2
• Diagnóstico del estado del Sistema Integrado de Gestión y Control
(Información de entrada Revisión por la Dirección).
3 • Propuesta del nuevo modelo de gestión.
4 • Decisiones y compromisos.
AGENDA
3 • Propuesta del nuevo modelo de gestión
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OBJETIVOS DEL NUEVO MODELO DE
GESTIÓN
Aumentar el nivel de eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema
Integrado de Gestión y Control
Fortalecer los mecanismos de comunicación, visualización y apropiación
de todas las áreas y actores de la Universidad en el Sistema.
Racionalizar y simplificar a través de las herramientas disponibles, el
registro de información, que permita evidenciar el cumplimiento de las
actividades normales de los procesos así como las acciones encaminadas
a su mejoramiento, eliminando la duplicidad de la información (digital vs.
físico)
Proporcionar herramientas (metodológicas y tecnológicas) que optimicen
la operación de los procesos dando cumplimiento a los procedimientos
establecidos.
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OBJETIVOS DEL NUEVO MODELO DE
GESTIÓN
Integrar y hacer participe a toda la Comunidad Universitaria en el
mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión y Control.
Potenciar el modelo de gestión para facilitar el proceso de Acreditación
Institucional.
Dinamizar el espacio para la revisión por la dirección, estableciendo
como órgano máximo de decisión y aprobación para el mejoramiento en
la gestión institucional.
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Eje 1: Visualización y Comunicación
Eje 2: Reconocimiento y Aprendizaje
Eje 3: Reingeniería
Eje 4: Optimización documental y de consulta
COMPONENTES DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN
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EJE 1: VISUALIZACIÓN Y COMUNICACIÓN
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IDENTIDAD GRÁFICA PARA EL SISTEMA
Transmite confianza y
calidad.
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IDENTIDAD GRÁFICA PARA EL SISTEMA
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IDENTIDAD GRÁFICA PARA EL SISTEMA
En los salones
En las carteleras
En la página web
En las oficinas
En las circulares del
SIstema
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REDISEÑO DEL MAPA DE PROCESOS
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REDISEÑO DEL MAPA DE PROCESOS ELEMENTOS CONSIDERADOS PARA SU CONSTRUCCIÓN
Rompecabezas:
Los rompecabezas o puzzles son piezas
comúnmente planas que combinadas
correctamente forman una figura, un objeto o una
escena.
Describen interrelación y complementariedad,
ya que si una ficha falta en el rompecabezas, se
distorsiona la imagen y por ende la armonía en su
construcción.
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REDISEÑO DEL MAPA DE PROCESOS ELEMENTOS CONSIDERADOS PARA SU CONSTRUCCIÓN
Circulo:
En castellano, la palabra círculo es
la curva geométrica plana, cerrada, cuyos
puntos son equidistantes del centro.
Para el Sistema Integrado de Gestión y
Control, el centro son los usuarios de los
servicios que ofrece la Universidad.
El circulo describe la continuidad que deben
tener los procesos en el desarrollo de sus
actividades, mejorando permanentemente y
satisfaciendo las necesidades y
expectativas de los usuarios.
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EJE 2: RECONOCIMIENTO Y APRENDIZAJE
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AULAS VIRTUALES
INDUCCIÓN
REINDUCCIÓNBIENVENIDA
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AULAS VIRTUALES
Dirigido a personal
docente y administrativo
vinculados por primera
vez que no conocen el
Sistema Integrado de
Gestión y Control.
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AULAS VIRTUALES
Dirigido a personal
docente y administrativo
vinculados con
anterioridad para
fortalecer sus
conocimientos.
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AULAS VIRTUALES
Dirigido a los estudiantes
de la Universidad para
que conozcan el Sistema
Integrado de Gestión y
Control.
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AULAS VIRTUALES
Control de ingresos de los usuarios
Temática por módulos
Proceso de evaluación
Desarrollo al iniciar actividades en
la vigencia o al inicio del contrato
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AULAS VIRTUALES Módulos
Misión
Visión
Carta Ética
Plan de Desarrollo Institucional
Plan Rectoral
Estructura Organizacional
Política de Calidad
Objetivos de Calidad
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AULAS VIRTUALES Módulos
Conceptos básicos
Manual de Calidad
Mapa de procesos
Normatividad
Consulta de procedimientos
Uso de formatos
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AULAS VIRTUALES Módulos
Tablas de Retención Documental
Sistema de Correspondencia
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AULAS VIRTUALES Módulos
Roles y responsabilidades
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Planeación Estratégica
Planeación Financiera
Gestión de Calidad
Planeación del
Desarrollo Físico
Planeación Académica
PROCESOS ESTRATÉGICOS
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PROCESOS MISIONALES
Docencia
Proyección Social
Investigación
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PROCESOS DE APOYO MISIONAL
Gestión de Admisiones y Registro
Gestión de Apoyo Docente
Gestión de Comunicaciones y
Publicaciones
Internacionalización
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PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO
Gestión Financiera
Gestión Ambiental
Gestión Jurídica y
Contractual
Gestión para el Gobierno
Universitario
Gestión de Servicios
Gestión de Sistemas
Informáticos
Gestión del Talento
Humano
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PROCESOS DE EVALUACIÓN
Gestión Control y
Evaluación
Gestión de Control
Disciplinario
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EJE 3: REINGENIERIA
Separación de las auditorias integradas
para tener dos momentos de evaluación
(desde el sistema de gestión y desde la
evaluación independiente).
Formación de auditores internos
de calidad con ICONTEC
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EJE 3: REINGENIERIA
Autoevaluación de los mapas de
riesgos para que los responsables de
los procesos lideren un ejercicio anual
Programación de jornadas de
actualización sobre los documentos del
Sistema Integrado de Gestión y Control
relacionados con los riesgos
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EJE 3: REINGENIERIA
Diseño e implementación de una
metodología que permita agilizar las
sesiones de los comités y facilitar la
generación de recomendaciones
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EJE 3: REINGENIERIA
Kaori Ishikawa
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EJE 3: REINGENIERIA
Para el caso de estudiantes,
docentes y administrativos se
aplicará en forma de pre-requisito.
(generación de notas finales,
expedición de paz y salvo)
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EJE 3: REINGENIERIA
Con criterios
uniformes
Via Web
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EJE 4: OPTIMIZACIÓN DOCUMENTAL Y DE
CONSULTA
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EJE 4: OPTIMIZACIÓN DOCUMENTAL Y DE
CONSULTA
Generación en línea de actas de reunión
Generación de informes de auditorias internas
Generación de informe para la alta dirección
Consulta de los documentos utilizando hipervínculos
Balance Score Card
Actualización documental
Plan de mejoramiento
Mapa de Riesgos
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EJE 4: OPTIMIZACIÓN DOCUMENTAL Y DE
CONSULTA
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OBJETIVO GENERAL: Integrar los sistemas de Gestión de Calidad bajo las Normas ISO9001 y NTCGP 1000, Seguridad y Salud Ocupacional bajo la Norma OHSAS 18001, Medio Ambiente bajo la Norma ISO 14001 , con el fin de que estas herramientas optimicen la gestión institucional y por ende al mejoramiento continuo.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1. Fortalecer el Sistema actual de Gestión de Calidad bajo las normas ISO 9001 y NTCGP 1000. 2. Implementar los Sistemas de: Seguridad y Salud Ocupacional bajo la Norma OHSAS 18001, Medio Ambiente bajo la Norma ISO 14001
ITEM VALOR UNITARIO CANTIDAD UNIDAD VALOR TOTAL
VALOR TOTAL RECURSOS HUMANO $ 138.000.000,00
Coordinador del Proyecto SGC, SGA Y OHSAS $ 3.500.000,00 12 MESES $ 42.000.000,00
Profesional GP1000 Y MECI $ 3.000.000,00 12 MESES $ 36.000.000,00
Profesional ISO 14001 - OHSAS 18001 $ 3.000.000,00 12 MESES $ 36.000.000,00
Técnico Administrador Documental GP1000, MECI E ISO 27001, OHSAS 18001 E ISO 14001
$ 2.000.000,00 12 MESES $ 24.000.000,00
VALOR TOTAL GASTOS GENERALES $ 100.000.000,00
MATERIALES / UTILES DE OFICINA $ 3.000.000,00 1 N/A $ 3.000.000,00
PLATAFORMA PARA ADMINISTRACION DEL SIGUPN $ 50.000.000,00 1 N/A $ 50.000.000,00
LIBROS, NORMAS Y MATERIAL BIBLIOGRAFICO $ 500.000,00 1 N/A $ 500.000,00
AUDITORIA SEGUIMIENTO ICONTEC $ 30.000.000,00 1 N/A $ 30.000.000,00
FORMACION DE TREINTA (30) AUDITORES CON ICONTEC $ 11.500.000,00 1 N/A $ 11.500.000,00
APOYO LOGISTICO $ 5.000.000,00 1 N/A $ 5.000.000,00
VALOR TOTAL PROYECTO $ 238.000.000,00
Recursos necesarios para el mantenimiento y mejoramiento
del Sistema Integrado de Gestión y Control
Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control
1 • Verificación del Quórum.
2
• Diagnóstico del estado del Sistema Integrado de Gestión y Control
(Información de entrada Revisión por la Dirección).
3 • Propuesta del nuevo modelo de gestión.
4 • Decisiones y compromisos.
AGENDA
4 • Decisiones y compromisos