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1 Federico Galvis Tarquino Magister en Administración de Empresas con Especialidad en Gestión Integrada de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
DEPORTIVOS
SESIÓN
TIPOS DE EVENTOS, CONCEPTOS
2 Federico Galvis Tarquino Magister en Administración de Empresas con Especialidad en Gestión Integrada de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.
EVENTO: Eventual, de vez en cuando, esporádico.
La Organización de un evento deportivo o recreativo, permite materializar los
proyectos (SUEÑOS) de nuestra organización.
Pensar un evento hace necesario unificar los conocimientos de muchas personas,
para lograr el objetivo propuesto y las necesidades de un publico objetivo.
Al organizar un evento debemos tener en cuenta: Tipo de evento, duración, publico
objetivo, recursos, tiempo en el que se realiza, lugares, costos, expectativas.
Todo evento tiene características diferentes, nunca un evento se repite dos veces, así,
lo hagamos varias veces.
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DEFINICIÓN DE EVENTO DEPORTIVO
Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y
que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística,
de Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc.
¿QUÉ ES UN EVENTO DEPORTIVO?
Actividad que por su:
Trascendencia social
Público asistente
Número de participantes
Complejidad de medios e infraestructuras
Dificultad organizativa
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Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:
Estructura de Recursos humanos
Tramites administrativos
Apoyo económico
Planes alojamiento y transporte
Infraestructuras especiales
Actos de protocolo
Plan de difusión y Promoción
Sistemas de acreditaciones
Control accesos, seguridad, etc.
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ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO
Ante todo deberíamos hacernos las siguientes preguntas:
¿Qué es lo que quiero organizar?
¿Para qué lo quiero organizar, con qué intención?
¿Cómo es?
¿Cuándo es?
¿Cuánto nos va a costar?
Una vez que hemos adoptado la decisión de llevarlo a cabo, debemos confeccionar
una memoria descriptiva que contenga:
1. Una breve introducción que refleje las características generales del evento.
2. Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados (instituciones
públicas, asociaciones, federaciones y otras).
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ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO
3. Determinar si existe algún tipo de condicionante que pueda afectar a la
organización del evento (normativa, reglamentación).
4. Características técnicas del evento.
5. Necesidades en cuanto a infraestructuras.
6. Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto.
7. Necesidades en cuanto a personal.
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ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA DETERMINAR
LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO O
RECREATIVO.
1.Definir el objetivo. Qué es lo que se quiere con el evento.
2.Definir el tipo de evento. (Deportivo, recreativo, académico, militar y demás)
3.Saber con que recursos contamos.(físicos-Financieros-Humanos).
4.Saber a donde lo haremos.
5.Definir hora y lugar.
6.Conocer características de asistentes o participantes.
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BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO
ECONÓMICO
SOCIAL
IMAGEN EXTERIOR.
TURÍSTICO
DEPORTIVO
INFRAESTRUCTURA
OTROS.
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EVENTO DEPORTIVO
Es todo espectáculo deportivo o toda práctica de
un deporte reconocido por el Estado Colombiano
competitivo o no, que se realice en un escenario
deportivo y que cuente con la presencia de público
sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no,
sea de carácter nacional o internacional.
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CLASIFICACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Según la capacidad organizativa se pueden organizar:
Grandes, medianos o pequeños eventos.
Grandes Eventos: Convocan un número importante de participantes o asistentes,
muchas disciplinas deportivas o una sola de gran envergadura. Requieren de
muchos recursos económicos, físicos y humanos, además de un alto numero de
personal de apoyo.
Ej. Juegos Olímpicos, mundiales de futbol.
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CLASIFICACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Medianos eventos: Eventos de característica local, convocan un número de
participantes o asistentes. Ej. Juegos departamentales, juegos intercolegiados.
Festivales escolares. Juegos de Integración Ciudadana.
Pequeños eventos: Evento de carácter barrial o comunitario, convocan un número
determinado de personas. No requieren mucha infraestructura, y poco apoyo y
recursos.
Ej.: Torneo barrial, ciclo vía barrial, aeróbicos comunitarios.
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GRANDES EVENTOS
Antes de aceptar un evento o comprometerse con el mismo se
deben considerar los siguientes aspectos:
Objetivos.
Infraestructura (física y técnica).
Confirmación y solicitud de sede.
Diagnostico.
Organización (nombramiento de comités y comisiones)
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MEDIANOS Y PEQUEÑOS EVENTOS
Se hace necesario considerar los siguientes aspectos
Objetivos:
Deportivos Mejorar representación
Técnicos: Mejorar infraestructura.
Financieros invertir fondos. (Conseguir fondos).
Diagnostico:
Infraestructura.
Participantes.
Financiación.
Recursos (Humanos-administrativos técnicos-materiales).
Tiempos: Horas y días.
Sistemas de juego.
Comités y Comisiones (Según necesidades).
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EVENTO
Es una actividad social determinada,
un festival, una fiesta, una ceremonia,
una competición, una convención.
Aquella actividad que se desarrolla en
un momento puntual en el tiempo,
con un principio y un final
previamente conocido,
independientemente de que pueda
poseer una periodicidad establecida.
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ORGANIZACIÓN
Stephen Robbins (1996) Como una
unidad social conscientemente
coordinada, compuesta por dos o más
personas, que funcionan relativamente
en forma continua para alcanzar una
meta o conjunto de metas comunes.
March y Simon (1958) afirman que las
organizaciones son un ensamble de seres
humanos que interactúan y ellas son los
mayores ensambles de nuestra sociedad
que tienen algún sistema de coordinación
central.
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CONCEPTO ORGANIZACIÓN
La palabra organización tiene tres
acepciones; la primera,
etimológicamente, proviene del
griego órganon que significa
instrumento.
otra como una entidad o grupo
social.
y otra más que se refiere a la
organización como un proceso.
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ORGANIZAR
Acto de acopiar e integrar dinámica y
racionalmente los recursos de una
organización o plan, para alcanzar
resultados previstos mediante la
operación.
“Coordinar de forma planificada las
actividades de un grupo de personas, para
procurar el logro de un propósito común, a
través de la división de trabajo y funciones,
y a través de una jerarquía de autoridades
y responsabilidades”. (Martín, 2002)
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ORGANIZACIONES DEPORTIVAS: Es toda persona jurídica
reconocida por el Estado Colombiano a través de los órganos
competentes respectivos
DIRIGENTE DEPORTIVO: Es toda persona natural que tenga
bajo su responsabilidad deportiva o administrativa,
cualquiera entidad u organización deportiva debidamente
reconocida por el Estado Colombiano por medio de la
autoridad competente respectiva.
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DEPORTISTA: Se reconoce como tal a toda persona, hombre
y/o mujer que se encuentre inscrito debidamente bajo los
parámetros establecidos para tal efecto, ante un Club
Deportivo o Federación Deportiva y que tomen parte de
una disciplina deportiva.
PÚBLICO: Es la presencia de dos o más espectadores dentro
y en los alrededores de cualquier escenario público
deportivo con motivo de un espectáculo deportivo.
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ORGANIZADOR: Se entiende por tal a los dirigentes, empresarios,
empleados o dependientes de las entidades que tengan bajo su cargo la
organización, promoción y control de cualquier tipo de espectáculo
deportivo.
PROTAGONISTAS: Se entiende por tal a los deportistas, técnicos, árbitros
y todos aquellos cuya participación es necesaria para la realización del
espectáculo deportivo de que se trate.
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BARRAS ACTIVAS: Aquellos grupos masivos ubicados en forma
estratégica dentro de los escenarios deportivos que de alguna manera
adquieren un comportamiento a través de gestos, canciones, pancartas
y acciones personales o de grupo. Son grupos de hinchas que no
pertenecen a alguna agremiación, denominadas también barras
independientes.
BARRAS PASIVAS: Aquellos grupos masivos de espectadores que se
encuentran organizados a través de asociaciones debidamente
reconocidas.
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CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Es la asociación de personas reguladas por un
conjunto de normas en función de un fin común
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Los eventos se caracterizan por la “unicidad” significa
que no son actividades rutinarias y que cada evento es
diferente a otros, aunque pueda tratarse de un mismo
tipo de evento. Por ejemplo, aunque los campeonatos
mundiales de atletismo siguen unas mismas pautas de
organización, una edición difiere de la otra por el lugar
de celebración, el número de participantes, las fechas de
celebración, etc.
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Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos
tangibles.
Los primeros corresponden al producto principal del evento, por
ejemplo la emoción de una competición. Los elementos tangibles
son productos complementarios de los primeros, como por
ejemplo, los productos de merchandising.
Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos
que generan opinión pública y que contribuyen a la creación de la
memoria del evento (Moragas; Moreno; Kennett, 2003).
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TIPOS DE EVENTOS
EVENTOS EMPRESARIALES:
Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios: - Ferias - Congresos. - Convenciones. - Exposiciones. - Seminarios. - Visita de Ejecutivos. Lanzamientos de productos. - Conferencias de Prensa. - Talleres - Salones de exposiciones – - Extranjeros a la Empresa. - Inauguraciones. - Aniversarios de Empresa. - Family Day. - Desayunos de trabajo. - Almuerzos de Trabajo. - Cena de Trabajo. - Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad) - Encuentras de negocios. - Fiesta de Logros de Objetivos. - Incentivos para Fuerzas de Ventas. - Eventos de integración. - Al aire libre. - Concientización de Nuevos Objetivos. - Lanzamiento de Planes. - Eventos Recreativos. - Jornadas de Capacitación. - Cambio de Autoridades y demás.
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TIPOS DE EVENTOS
2. Cultural (exposición, danza,
teatro)
3. Académico (seminario, conferencia,
simposio, científico)
4. Recreativo (festival,
convivencias, campamentos, jornadas recreativas, excursiones espectáculo)
5. Deportivo (prueba, campeonato, juegos, copas, torneos relámpagos.)
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TIPOS DE EVENTOS
EVENTOS ESCOLARES-ACADÉMICOS:
- Inicio del ciclo lectivo. - Cierre del ciclo lectivo. - Fiestas Patrias. - Torneos y Encuentros Deportivos. - Festivales. - Ferias. - Certámenes. - Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados. - Reunión de ex-alumnos. - Aniversario de la Institución - Fiesta de Graduación – Seminarios, Simposios. – Charlas. - Grados
EVENTOS CULTURALES:
- Festivales. - Actos Culturales. - Conmemoraciones. - Espectáculos artísticos. - Muestras de arte. - Inauguraciones de Centros Culturales. - Fiestas de Colectividades. - Presentación de un libro. - Presentación de una Obra. - Espectáculos callejeros. - Exposiciones. - Congresos. - Ferias. - Concursos. Mesas de debate.
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TIPOS DE EVENTOS
EVENTOS POLITICOS: - Lanzamiento de Campaña. - Nombramiento de Funcionarios. - Debates. - Congresos. - Cierre de campaña. - Reuniones de trabajo. - Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. - Eventos a beneficio. - Inauguraciones. - Firmas de Acuerdo. - Actos Conmemorativos. - Viajes políticos. - Recepciones diplomáticas. - Distinciones. - Entrega de premios, diplomas. - Homenajes y Reconocimientos. - Cenas de Gala. - Conferencias de prensa
EVENTOS RELIGIOSOS Característicos de cada religión: - Bautismo. - Comunión. - Navidad. - Pascuas. - Jubileo - Santoral. - Retiros Religiosos. - Convivencias. - Estadías de descanso. - Cursillos religiosos. - Seminarios religiosos. - Campamentos religiosos. - Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, Confirmaciones, aniversarios)
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TIPOS DE EVENTOS
EVENTOS EN EL CAMPO:
Sociales: casamiento, cumpleaños, días de campo para grupos, reuniones familiares, aniversarios. Empresariales: aniversarios, fiestas de fin de año, presentación de productos, reuniones de trabajo, seminarios de capacitación, cierre de congresos y convenciones, family day, recepciones de ejecutivos extranjeros, agasajos a la prensa.- Recepciones diplomáticas. - Día de campo para colegios.
EVENTO SOCIAL
Visitas; participación en ferias y otras
actividades. Son medios para la integración
social. Se organizan fiestas, excursiones,
eventos deportivos, caminatas y más.
También actividades de promoción social,
eventos para la divulgación de información
sobre adicciones, alcoholismo y sus riesgos.
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CARACTERÍSTICAS
ES TENSIONANTE.
PRODUCE STRESS.
ES DETERMINADO.
EL ÉXITO ES LIMITADO. NORMATIVIDAD
FLEXIBLE. OBLIGATORIO.
EXIGE PREPARACIÓN DE LOS PARTICIPANTES.
DIGNIFICANTE - COMPENSATORIO.
FRUSTRANTE.
ES DE GRANDES RESPONSABILIDADES
EVENTO DEPORTIVO
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CARACTERÍSTICAS
ES LÚDICO.
INFORMAL.
CONSTRUCTIVO.
PERMITE FÁCIL INTEGRACIÓN. ES RELAJANTE.
SU NORMATIVIDAD ES FLEXIBLE.
PUEDE SER MIXTO (RECREO-COMPETITIVO).
OFRECE MUCHAS POSIBILIDADES DE ÉXITO.
VOLUNTARIO.
ES MOTIVANTE Y ESTIMULANTE.
EVENTO RECREATIVO