Дод П., Сандхайм Д.Д 60 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента.

Как делать больше, не теряя головы /Пер. с англ. —СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008. - 128 с.

ISBN 978-5-88503-760-0

Написано просто, по существу и содержит массупредложений, направленных на осуществление реаль-ных действий. Это действительно новый справочникпо менеджменту!

Андреа Ниренберг,автор книги «Сетевая работа без остановки»,

Нью-Йорк, штат Нью-Йорк

Даг дает четкий и эффективный совет своим клиен-там. Теперь любой, кто хочет сделать больше в совре-менном мире за 24 часа в сутки и за семь дней в неде-лю, может научиться этому от настоящего эксперта вискусстве производительности труда.

Натан Дарби,руководитель отдела образования и развития

в компании «Гарвард менеджмент»,Кембридж, штат Массачусетс

Способы, описанные в данной книге, несомненнопомогли мне повысить эффективность работы и моидоходы. Я был и так хорош в своем деле. Но теперь яеще лучше!

Скотт Хендриксон,национальный рекламный директор журнала

«Спорт в иллюстрациях для детей и подростков»,Нью-Йорк, штат Нью-Йорк

Вернуться в библиотеку учебников

Создание и продвижение сайтов

Рерайт дипломных и курсовых работ

Занятия, проведенные Памелой с советом дирек-торов и группой врачей, имели чрезвычайно важныйрезультат, они помогли нам пройти сквозь сложныеперемены и остаться спаянной командой. Прочтитеэту книгу, если вы хотите еще больше наслаждатьсяжизнью и иметь меньше стрессов.

Аллен Корнеф,президент и генеральный директор

регионального медицинского центра в Дауни,штат Калифорния

Наконец-то появилась книга, которая приведеттайм-менеджмент в XXI век. Эта книга современна,практична и основана на исследованиях. Это бесцен-ный справочник, помогающий умнее и лучше органи-зовать свою жизнь и работу.

Аластер Райлет,автор книги «Как победить в игре знания»,

Сидней, Австралия

Все, что говорится в этой книге, абсолютно верно.Даг и Памела четко определяют основы успеха и объ-ясняют людям, к чему им нужно стремиться. Я безу-словно рекомендую ее читателям!

Майкл Дж. Бретуэйт,генеральный директор компании

«Business Network Internation»,Нью-Йорк, штат Нью-Йорк

ПРЕДИСЛОВИЕ

Большая часть этой книги была создана «на ходу»,в процессе нашей консультационной деятельности.Мы узнавали из первых рук, что действительно необ-ходимо для управления собственным временем, а безчего вполне можно обойтись. Мы также поняли, чтобез поддержки со стороны других людей многого недобьешься.

Мы оба хотели бы поблагодарить Мишель де Фи-липпо из компании 1106 Design за то, что она не остав-ляла эту книгу без внимания во время подготовки ее кпечати. Работать с ней было настоящим удовольстви-ем, благодаря ей публикация показалась нам легкойработой.

Мы также хотели бы выразить признательность на-шим друзьям, родным и коллегам:

Пэм: Выражаю глубокую признательность моимколлегам по интернет-маркетингу! Благодарю ДжимаЭдвардса за то, что он направил меня на писательскуютропу. Я благодарна Янику Силверу за то время, ко-торое он провел со мной, беседуя по телефону. Осо-бая признательность Кену Маккарти и членам клубаSystem, Элсому Элдриджу, Сьюзи и Отто Коллинзам иБетине Мюллер. Глубокая благодарность Брэду Фэл-лону, Энди Дженкинсу и членам StomperNet. Оба этихнаучных общества заслуживают наивысшую похвалу!

Я также признательна моим друзьям Барри Гри-деру, Ларри Витцлебену, Дайэн Ди Карло и Мелис-се Персонет за интерес к моей работе и поддержку.

7

Я глубоко благодарна своей матери Пег Хэрлбат зафинансовую щедрость.

Более всего я признательна двум самым важнымлюдям в моей жизни. Большое спасибо моему мужуТому Коннелану за его любовь и существенную по-мощь в работе над книгой. Являясь автором опубли-кованных работ, он создал для меня пространство, вкотором я могла работать так, как мне этого хотелось.Я также признательна своему соавтору, который так-же является и моим сыном, за те серьезные деловыеи личные отношения. Ни один родитель не мог бымечтать о таких отношениях, наполненных любовью итворчеством.

Даг: я хочу поблагодарить нескольких человек, ко-торые помогли создать эту книгу, в их числе Майк ВанКлив, Мария Боафо, Натан Дарби, Нэнси Донахью,Алекс Тоя и Армандо Мейха.

На моем пути меня поддерживали и многие другиелюди. Я бы хотел поблагодарить Билла Маркела, по-казавшего мне, что можно добиться многого, если у те-бя есть твердая решимость. Я бы хотел поблагодаритьДебру Спаркс, которая поддерживала меня самымактивным образом. Я также выражаю благодарностьДжейсону Бонадио за то, что он выслушивал меня идавал ценные советы, когда я в них нуждался. Спаси-бо моему отцу, Джиму Сандхайму, который не всегдапонимает, куда я направляюсь, но при этом полностьюуверен в том, что я доберусь до цели.

Наконец, я хотел бы выразить признательностьдвум особым женщинам в моей жизни. Моя подругаДэрин Моргенстайн оказывала мне огромную помощьс самого начала, когда мы занялись этим делом и на-чали вместе думать о нем. И спасибо моей матери занеизмеримую поддержку и беседы. Во многом без неея не был бы там, где я есть сейчас.

ВВЕДЕНИЕ

Мы все хотим успеть сделать больше. При этом мывсе хотим веселиться и радоваться жизни. Эти цели неисключают друг друга. Все здесь сводится к вопросу овремени и к тому, как вы им пользуетесь.

Прежде чем мы расскажем вам об этом справочни-ке, давайте остановимся на некоторых основных поня-тиях.

Прежде всего на основных фактах о времени:• У каждого есть ровно 24 часа в сутках. Не больше и

не меньше.• Время вам не принадлежит, его нельзя брать взай-

мы, им нельзя запастись впрок.

Время — это удобное понятие, изобретенное длятого, чтобы делить сутки на более точные отрезки, не-жели просто на утро, день и ночь. В древности времяизмеряли с помощью вертикальных палочек, отбрасы-вающих тень, и солнечных часов. Теперь у нас есть дляэтого часы. Независимо от устройств и приспособле-ний, управлять или командовать временем невозмож-но. Оно идет само по себе. И точка.

Когда мы говорим об управлении временем, то вдействительности имеем в виду события, происходя-щие в нашей жизни, и связанные с этими событиямиматериальные и нематериальные факторы. Однако,удобства ради, мы, как и все, будем называть это уп-равлением временем или тайм-менеджментом.

9

Во-вторых, вы находитесь в центре того, что проис-ходит во времени. Вопреки расхожему мнению тайм-менеджмент не пытается менять вещи и события «вненас». Он меняет вас и ваше отношение к вещам и со-бытиям, находящимся «вне нас». Люди, добившиесяуспеха, знают об этом и пользуются этим себе во благо.Вы этим тоже можете воспользоваться. Преимуществаразумного управления своим временем значительны.Люди, успешно управляющие своим временем:• успевают сделать больше;• менее подвержены стрессу;• у них более удачно складываются отношения с дру-

гими людьми;• радостнее воспринимают самих себя и свою жизнь;• у них больше времени для того, чтобы заниматься

любимыми делами.Вы также можете этого добиться. Все дело в вас са-

мих.От прочих книг по тайм-менеджменту этот спра-

вочник отличает его широта и краткость. Он охваты-вает целый ряд тем по тайм-менеджменту в сжатой ичеткой форме.

Мы включили в это пособие самую лучшую из всейдоступной информации по тайм-менеджменту. Нашастратегия получения такой информации была проста.На сайте Amazon.com, мы прочли читательские рецен-зии на более чем 40 книг по тайм-менеджменту. Пос-ле этого мы купили и прочитали самые популярные20 книг.

Замечание по поводу рецензий в Amazon.com. Мыотдаем себе отчет в том, что зачастую положительныерецензии на книги пишут друзья и родные авторов.Однако ни одна стоящая книга не может стать попу-лярной только за счет дружеских и родственных свя-зей. К счастью, рецензии пишут и те, кому книги не

10

приходятся по вкусу. Помимо всего прочего у нас бы-ло свое собственное мнение.

Структура этого справочника в общем повторяеттаковую в 20 из прочитанных нами книг. «25 лучшихспособов и приемов тайм-менеджмента» распадаетсяна следующие пять взаимосвязанных областей:

В разделе I приведены лучшие способы, позволяю-щие определить то, что действительно является важ-ным для вас.

В разделе II названы лучшие способы планирова-ния с целью достижения оптимальных результатов.

Раздел III посвящен лучшим способам организациивашего жилого и рабочего пространства.

В разделе IV мы рассматриваем лучшие способыуправления своими действиями и поступками.

Раздел V посвящен анализу лучших способов пос-тоянного самосовершенствования.

Как вы будете пользоваться этим пособием, решатьвам. Прочтите его сначала и до конца или же сосредо-точьтесь на каком-то определенном вопросе. Посколь-ку ни одна из систем тайм-менеджмента не являетсяуниверсальной, мы включили в справочник много-численные варианты решений. Если какое-то из нихне подходит, воспользуйтесь другим. Действуйте. Де-лайте что-нибудь. Если вы будете просто читать, вы ненаучитесь управлять временем лучше, чем делаете этосейчас.

Помните, что для смены привычек, накопленныхв течение жизни, требуется время, порой год или два.Будьте терпеливы в своем стремлении научиться уп-равлять собой. Высшая награда для вас — это тот об-раз жизни, которого вы всегда хотели достичь.

Научиться лучше управлять своим временем вовсене означает, что вы должны сию же минуту занятьсяэтим. Вполне вероятно, вы делали это и раньше. Им-пульсивные поступки могут оказаться эффективнымина коротком отрезке времени, но не в долгосрочнойперспективе.

Люди, умеющие распоряжаться своим временеми добивающиеся максимальной производительнос-ти, умеют сосредоточиться на том, что для них важно.В этом разделе мы рассмотрим четыре способа опреде-лять, что вам действительно нужно:• изложите в письменной форме;• определите, что значит для вас время;• определите свои приоритеты;• создайте свое видение.

Воспользуемся такой аналогией, как строительстводома, чтобы объяснить, почему эти четыре элементаявляются ключевыми в вопросе правильной организа-ции времени:

- Изложение в письменном виде помогает лучшепредставить организацию проекта. Без письмен-ных записей и планов строительство потерпиткрах.

- Определение значимости времени означает при-дание ему денежного выражения. Как получитьмаксимальную выгоду от вложения в строитель-ство вашего дома?

- Приоритеты означают, какой именно дом выстроите. Городской, пригородный или загород-ный? Традиционный, современный или новомод-ный? Большой, средний, маленький? Одноэтаж-ный, двухэтажный или с большим количествомэтажей? С тремя спальнями или с четырьмя?

- Представить зрительно означает иметь план до-ма на бумаге. Этот план подробно показывает,как будет выглядеть ваш дом после окончаниястроительства.

Из раздела II вы узнаете, как определять задачи исоздавать план действия. По аналогии со строительс-твом дома ваши задачи и план действия — это техни-ческие условия. Они отвечают на такие вопросы, как«Какие материалы вы собираетесь использовать? Ктобудет выполнять работы? В каком порядке они будутсделаны? К какому сроку?».

Умение сосредоточиться является основой для все-го прочего. Если вы пропустите этот этап, то у вас небудет надежного фундамента для правильной органи-зации своего времени.

Изложитев письменной форме

Невозможно запомнить абсолютно все. Что-то обя-зательно забывается или теряется.

Специалисты в области тайм-менеджмента и ру-ководители компаний рекомендуют записывать то,что представляет важность для вас — приоритетныенаправления, идеи, задачи, проекты, деловые встречи,списки, имена тех, с кем нужно пообщаться, и так да-лее.

Изложение ваших мыслей на бумаге или в элект-ронном виде помогает освободить вашу творческуюэнергию. Вам не придется думать о том, что вы могличто-то забыть. Вы можете полностью сосредоточитьсяна главном.

Примечание: Если для вас основным способом об-работки информации являются слуховые каналы, тотогда вам, возможно, следует попробовать надиктовы-вать ваши мысли. В наши дни техника записи и рас-познования речи вполне надежна и может быстро пре-образовывать звуковые сигналы в обычный текст.

Мы рассматриваем лучшие методы хранения вашихмыслей и идей в разделе V — используйте персональ-ную систему планирования. Перейдите к этому разде-лу, если вы хотите воспользоваться такой системой,после того как завершите делать упражнения в данном

разделе. Если же вы предпочитаете продолжать чте-ние, то неплохо делать пометки в данном справочникеили в записной книжке.

Если вы хотите лучше организовывать свое время,вам нужно понять, что оно значит для вас. Вы всегдабыли привязаны ко времени, даже если не осознава-ли этого. Ниже приведены два способа узнать, как выпользуетесь временем и что оно значит для вас.

ВЕДИТЕ ДНЕВНИК УЧЕТА ВРЕМЕНИ

Многие специалисты в области тайм-менеджментасчитают, что дневник учета времени очень полезен,когда нужно узнать, как вы им пользуетесь.

Примечание: Дневник учета времени не нужен дляусовершенствования организации времени, хотя онможет открыть глаза на то, куда в действительностиуходит ваше время (а не куда оно уходит по вашемумнению). Вас ждут сюрпризы!

Как вести дневник учета времени:1. В течение семи дней подряд ведите учет всего, что

вы делаете с момента пробуждения до отхода косну. Записывайте все ваши действия каждые 5 ми-нут (Алек Макензи в книге The Time Trap («Ловуш-ка времени» — прим. пер.) рекомендует делать за-пись каждый раз, когда вы переключаете внимание.Будьте точны.

2. Записывайте все, включая общение, мечты, фанта-зии, интервалы в них. Ведите учет по ходу действия,а не в конце дня.

3. В конце недели подытожьте то, как вы провели вре-мя (например, встречи — 7 часов, работа над про-ектом X — 5 часов, сон — 40 часов, компьютерныеигры — 14 часов, телевизор — 20 часов, чистка зу-бов — 42 минуты и так далее).

4. Проанализируйте свой дневник и ответьте на сле-дующие вопросы:- Сколько времени вы потратили на важные ве-

щи? На повседневные дела? Сколько временипотрачено бесцельно?

- Когда вы действовали с наивысшей продуктив-ностью?

- Когда и по какой причине вы отвлекались от делбольше всего?

- Продуктивно ли вы используете время в поезд-ках и во время ожидания?

- В какой степени вам удавалось осуществлятьпланы в течения дня?

- Что вы делали из того, что не следовало бы де-лать?

Вольф Ринке (автор Don't Oil the Squeaky Wheel)(«He смазывайте скрипящее колесо» — прим. пер.)предлагает задать себе следующие вопросы для того,чтобы определить затраты времени на работе:

- «Что произошло бы, если бы я вообще не вы-полнил такое-то задание или не стал заниматьсячем-либо?» Если ничего не произошло, пере-станьте заниматься этим. Если вы не знаете, чтопроизошло бы, первым делом доберитесь до пер-воистоков, почему от вас это требовалось. Есливы не можете найти первопричины, прекращайте

заниматься этим делом и наблюдайте за тем, чтопроизойдет. В случае необходимости вы всегдасможете вернуться к тому, что было раньше».

- «Приблизит ли меня эта деятельность к дости-жению моих трех основных целей?» Если нет,то прекращайте заниматься ею (если только еевыполнения не требует ваш начальник, а затемпереходите к следующему вопросу).

- «Нельзя ли перепоручить эту работу кому-либоеще?» Если можно, то перепоручайте. Если нет,то научитесь выполнять ее самостоятельно, ноболее эффективно.

ПРОИЗВЕДИТЕ РАСЧЕТ СВОЕГО ВРЕМЕНИ

Дэн Кеннеди (в книге No B.S. Time Management forEntrepreneurs) («Неуниверситетский курс по тайм-менеджменту для предпринимателей» — прим. пер.)предлагает следующее упражнение, открывающее гла-за на ситуацию.

Многие специалисты по тайм-менеджменту произ-водят расчет рабочего времени, исходя из восьмичасо-вого рабочего дня. Кеннеди правильно указывает, чтони один из нас не работает в течение этих восьми часовс максимальной отдачей.

По его расчетам, мы продуктивно работаем в среднемодин час из каждых трех часов, в связи с чем он вводитпонятие продуктивного (оплачиваемого) часа. Посмот-рите, как его пятитактовая формула меняет уравнение:1. Установите для себя минимальный заработок на

следующий календарный год (если такового нет,придумайте его, даже если он будет казаться немно-го завышенным).

2. Разделите его на количество рабочих часов в году(например, на 220 дней х 8 =1760 часов).

3. Умножьте полученное на 3 (или на любое время,исходя из которого вы исчисляете коэффициентпродуктивной/непродуктивной работы).

4. В ответе вы получите стоимость одного часа вашеговремени.

5. Разделите это число на 60, и вы получите стоимостьодной минуты вашего времени.То, что ваше время стоит гораздо больше, чем вы

думаете, должно навести вас на серьезные размышле-ния о том, как вы его используете.

Кеннеди предлагает следующий совет, чтобы стро-ить свою жизнь в соответствии со стоимостью вашеговремени:

- Развесьте листки, на которых будет написанастоимость вашего времени, повсюду, где вы ихможете часто видеть.

- Общайтесь с теми людьми, которые уважают васи ценят ваше время, и бросьте встречаться с ос-тальными.

- Перепоручите работу, которая стоит меньше,чем затраченное на нее время, или избавьтесь отнее.

Теперь, когда вы знаете, как вы используете своевремя и какова его стоимость, вы можете начать стро-ить свою жизнь более последовательно. Чем ближе то,чем вы сейчас занимаетесь к тому, чем вы хотите зани-маться, тем более счастливым и более реализованнымвы будете себя ощущать. Осознание собственных при-оритетов — это наилучший способ начать движение кэтим целям.

Приоритеты — это ценные или желаемые качества,нормы или принципы.

Когда вы определите свои приоритеты, жизнь ста-нет проще. Вы будете стремиться к тому, чтобы статьсчастливее и успевать делать больше. Вы почувствуе-те удовлетворение от сделанного.

Если же вы не понимаете, что важно для вас, или жеесли вы придерживаетесь в этом отношении мнениядругих людей, то жизнь превращается в борьбу. Об-стоятельства будут руководить вами, зачастую толкаявас в том направлении, которое сами вы никогда бы невыбрали. Вы будете чувствовать раздражение, вы бу-дете переживать и не справляться с делами.

Жизнь перестанет толкать вас, вместо этого она бу-дет тянуть вас вперед после того, как вы определите своисобственные приоритеты и начнете жить в соответствиис ними. Ваше ощущение времени также изменится.

Упражнения в этой главе помогут вам определить ирасставить в порядке важности ваши приоритеты.

Примечание: Эти упражнения помогут составитьприблизительное, но достаточно ясное представлениео своих приоритетах. На то, чтобы сформулировать ихболее четко, потребуется некоторое время. Будьте от-кровенны сами с собой в ходе этой работы и не пожа-лейте времени на нее.

Существует несколько способов определения при-оритетов. Мы предлагаем вам два наиболее популяр-ных — истории о приоритетах и анкету, выявляющуюприоритеты.

ИСТОРИИ О ПРИОРИТЕТАХ

Ваши приоритеты заключены в историях, которыевы рассказываете о самих себе. Ниже вы найдете че-тыре сценария для создания рассказа и указания, что сними делать. Будет хорошо, если вы проработаете хо-тя бы два сценария.• Выберите один сценарий и напишите или надик-

туйте рассказ на заданную тему.• Быстро расскажите свою историю, не редактируя и

не анализируя ее.• Приведите в ней как можно больше деталей.• Вернитесь назад и определите приоритеты, как

выраженные словами, так и подразумевающиеся,которые вы увидели или услышали в своей исто-рии.

• Желательно, чтобы вы рассказали свою историюзнакомому или приятелю, который делал бы по-метки и затем обсудил бы ее с вами, делая акцент наподразумевающихся приоритетах.

СЦЕНАРИИ

1. Расскажите о чем-либо, что вы делаете очень хо-рошо (например, о своем навыке или умении илизанятиях вне дома и работы). Объясните, почемувам это так удается и что вам нравится в этом за-нятии. Расскажите в чем, по вашему мнению, кро-ется причина успеха в этом виде вашей деятель-ности.

2. Расскажите о каком-либо своем достижении в лю-бом возрасте, которое оставило чувство глубокогоудовлетворения от сделанного.

3. Какие приоритеты, по вашему мнению, достойныуважения и без которых вы себя не мыслите?

4. Что бы вы стали делать, если бы время и деньги пе-рестали иметь свое значение?

АНКЕТА, ВЫЯВЛЯЮЩАЯ ПРИОРИТЕТЫ

Самым распространенным способом определенияприоритетов является выбор одного слова-дескрип-тора из опросного листа. Однако когда одного слованедостаточно, чтобы выразить сущность вашего при-оритета, возможно, понадобится создать цепочку при-оритетов.

Цепочка приоритетов — это два или три слова илисловосочетания, выражающих область или пространс-тво, важное для вас. К примеру:• Красота/ гармония• Честность/ подкрепление слов делом• Лидерские качества/ власть/ сотрудничество

Процесс определения приоритетов с помощью это-го способа занимает больше времени, но это время неоказывается потраченным зря, если удается большеузнать о том, что важно для вас.

Начните выполнять упражнение, пользуясь анке-той на следующей странице.

1. Отметьте все приоритеты, которые, по вашемумнению, применимы к вам.

2. Выберите до 10 приоритетов из тех, что вы отмети-ли. Добавьте к ним приоритеты, не приведенные вданной анкете, а также те, которые содержатся в ва-ших историях о приоритетах.Если вдруг какие-то из ваших приоритетов сходны,создайте цепочки приоритетов. Попробуйте полу-чить из них различные комбинации, чтобы увидеть,какие из них сочетаются лучшим образом.

3. Отберите 10 самых важных приоритетов в любомпорядке.

4. Теперь сократите ваши приоритеты как минимумдо 6. Стремитесь к четкости и ясности. Некоторыеиз ваших приоритетов более фундаментальны посравнению с прочими. Посмотрите, какие из нихпротиворечат друг другу, а какие сочетаются. Когдавы получите 6 приоритетов, расположите их в по-рядке убывания значимости (главный приоритетидет под номером 1).

5. Напишите эти приоритеты на карточке или бумагес клеевым слоем. Повесьте этот список в том месте,где вы можете ежедневно его видеть и читать.

6. Обращайтесь к этому списку до тех пор вы не смо-жете сказать: «Да, это я!»

7. Сделайте окончательный список приоритетов, вкотором они будут представлены по степени значи-мости для вас (лучше, если их будет меньше 6). По-местите этот список туда, где вы можете его частовидеть (предпочтительно в ежедневник).Обзор и повторение приоритетов рассматривает-

ся в главе 22 — «Анализируйте и делайте выводы».Следующий шаг заключается в том, чтобы создать соб-ственное видение.

Создайте свое видение

Видение — это определение того, как вы хотитепрожить свою жизнь.

Некоторые пользуются терминами «видение»,«цель жизни» и «предназначение» как синонимами.Другие считают, что они обозначают разные вещи.В этом вопросе единства нет. Мы будем пользовать-ся термином «видение»; вы можете называть этим чтохотите.

Ваше видение — это уникальный план эффектив-ной организации времени и более плодотворной жиз-ни. Видение, основанное на ваших приоритетах, помо-гает создать четкую картину того, для чего, по вашемумнению, вы предназначены. Сильное видение:• Показывает, как вы решаете использовать ваше

время и энергию.• Показывает, что является предметом ваших страс-

тей; у видения есть сердце.• Подвигает вас действовать еще лучше, чем раньше,

и добиваться большего.• Действует как компас, указывая вам верное направ-

ление.• Является для вас (и для других людей) постоянным

источником вдохновения.Можно ли жить в соответствии со своими ценностя-

ми и приоритетами без видения? Возможно. Но скорее

всего ваши усилия не приведут к желаемому результа-ту. Без четкого понимания того, как ваши приоритетывлияют на вашу жизнь, вы скорее всего будете плытьпо течению, отвлекаться от главного, и обстоятельствабудут руководить вами.

Ниже мы приводим два способа организации собс-твенного видения. Какой бы из них вы ни выбрали,подготовьтесь к тому, чтобы проделать эту работу, неотвлекаясь на что-либо другое. Как и в упражнении сприоритетами, вам потребуется время, чтобы создатьцелостное и убедительное видение.

Примечание: мы не даем примеров понимания ви-дения, поскольку не хотим воздействовать на вашиусилия. Такие примеры можно найти в книгах Стиве-на Кови The 7 Habits of Highly Effective People или FirstThings First («Семь привычек очень деловых людей»или «Сначала нужно делать главное» — прим. пер.)

Кроме того, Джим Коллинз, автор книги Built toLast, Good to Great («Сделанный надолго, от хорошегок великому» — прим. пер.), делает замечательные на-блюдения насчет видения в статье, опубликованной30 декабря 2003 года в газете USA Today.

Коллинз считает, что определение вашего виде-ния — это среднее арифметическое ответов на следу-ющие вопросы:• Что вызывает у вас сильный интерес?• Как вы думаете, для какой деятельности «вы были

рождены»?• Чем вы можете заработать на жизнь?

Если более 50% того, чем вы занимаетесь, находит-ся вне этих трех областей, вам необходимо прекратитьделать то, что не приносит пользу. Не увязните в чем-то одном навсегда.

Вот два способа создать видение:

ПИСЬМЕННОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВИДЕНИЯ

1. Напротив каждого из своих приоритетов напишитеответ на следующий вопрос: «Если я живу в соот-ветствии с этим приоритетом, то как я поступаю?»Отвечайте четко. Опишите, какие события проис-ходят в вашей жизни, каковы ваши ощущения.

2. Ваши ответы должны быть вдохновенными и в тоже время реалистичными.

3. Давайте ответы в настоящем времени, то же какбудто бы вы живете в соответствии со своими при-оритетами сейчас.

4. Убедитесь, что ваши ответы отражают все приори-теты и аспекты вашей жизни — работу, семью, кон-такты, досуг, духовный мир и так далее.

5. Суммируйте то, что вы написали по поводу каждо-го приоритета, в одном или нескольких предложе-ниях. Здесь можно остановиться или же, обдумав,объединить все сказанное.

6. Ваше определение может быть сколь угодно длин-ным, от нескольких слов до трех страниц текста. Чемоно короче, тем легче его запомнить. Но не выбра-сывайте ради лаконичности то, что является для васважным.

7. Продолжайте писать, читать и анализировать, по-ка вы не сможете сказать без всяких оговорок: «Да.Это определение является моим видением жизни».

ХУДОЖЕСТВЕННОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВИДЕНИЯ

1. Обратитесь к музыке, поэзии и/или искусству длявыражения своего видения.

2. Поделитесь им с другими, так чтобы они могли по-нять, что оно значит для вас.Когда вас устроит ваше определение видения, хра-

ните его при себе, лучше всего в ежедневнике (это

могут быть картинки, если это произведение искусст-ва). Регулярно обращайтесь к нему.

Имейте в виду, что ваше видение - это не пункт«Что нужно сделать» из списка дел, который можновычеркнуть, когда дело сделано. Это живой документ(произведение искусства). Обращайтесь с ним береж-но и почтительно. Это - основа вашего существова-ния.

В главе 6 - «Определите цели» мы расскажем, какследует планировать конкретные действия, которыезаставляют ваше видение жить.

Большинство из нас не умеют правильно планиро-вать. В результате этого мы не знаем, как управлятьсвоим временем. В качестве самых распространенныхпричин нежелания планировать люди называют:

- отсутствие времени для планирования;- им и так понятно, что нужно делать;- планирование не помогает выполнять дела;- им не нравятся списки дел, которые необходимо

сделать;- они не знают, как планировать.Это всего лишь удобные предлоги избежать ответс-

твенности за свою собственную неудачу.Все специалисты в области тайм-менеджмента счи-

тают планирование ключевым фактором. Вам нужнакарта, которая показывала бы, в каком направлениидвигаться. Без карты вы можете сбиться с пути, ходитьпо кругу или застрять. Одного лишь желания недоста-точно.

То, как вы планируете, — это показатель вашейрешимости достичь результов. Если результат вас неустраивает, то у вас появляется шанс научиться пла-нировать лучше. В этом разделе книги мы расскажемо четырех способах строить планы с расчетом на ре-зультат:

- Используйте собственную систему планирова-

ния.- Определите цели.- Планируйте в обратном направлении.- Расставляйте приоритеты.В разделе III — «Организуйте себя» мы расскажем,

как организовать свои материалы и рабочее пространс-тво.

Используйте собственнуюсистему планирования

Все специалисты в области тайм-менеджмента со-ветуют пользоваться собственной системой планиро-вания. Такая система служит вам главным средствомповышения производительности труда.

Некоторые люди доверяют электронным записнымкнижкам. Другие отдают предпочтение традицион-ным бумажным ежедневникам, небольшим записнымкнижкам, блокнотам или карточкам. Не имеет значе-ния, чем вы пользуетесь, коль скоро вы пользуетесьэтим последовательно и это вам помогает быть болееорганизованным и успевать сделать больше.• Если у вас есть система, которая работает, прекрас-

но! Тогда пробегите этот раздел, обращая вниманиена практические моменты.

• Если ваша система не работает, разберитесь, почемутак происходит. Возможно, вам потребуется найтичто-то другое.

• Если у вас нет такой системы, необходимо таковуюсоздать.Ниже мы обсудим свойства обычных и электрон-

ных записных книжек. Если вы предпочитаете что-ли-бо иное, определите, что вам требуется, и пользуйтесьэтим.

ОБЫЧНЫЕ ЗАПИСНЫЕ КНИЖКИ И ЕЖЕДНЕВНИКИ

Вид, фактура и функциональность вашей системыимеют большое значение. Вы существенно сэкономи-те время, деньги и свои нервы, если сразу выполнитедомашнее задание.

Посетите интернет-магазины, чтобы разобраться втом, что они предлагают покупателям. Присмотритеськ стилям, форматам и ценам. Можно потратить свыше200 долларов на ежедневники в дорогих кожаных пе-реплетах. Однако и недорогие ежедневники не хуже.

Если вы решили купить что-то новое, не тратьте де-ньги на дополнительные игрушки, поскольку преждевсего система должна работать.

Независимо от того, сколько вы решите потратить,выберите календарь и обложку, подходящие вашемутипичному режиму дня и стилю работы.

Форма календаря в ежедневнике особенно важна.Она будет значительно способствовать производи-тельности вашего труда. Одна или две страницы, от-веденные для одного дня года, обеспечивают многоместа, чтобы планировать время и делать списки, новы можете потеряться в деталях. Если ваш день не пе-регружен делами и встречами, то очевидно, что такойежедневник будет напрасной тратой бумаги (и денег).Многие специалисты в области тайм-менеджментапредпочитают еженедельную разметку, которая поз-воляет лучше видеть, как используется время.

Календари и ежедневники следует опробовать наощупь и на цвет, в особенности в том случае, если у васих несколько. К примеру, большинство настенных ка-лендарей открываются воскресеньем, а большинствоеженедельников — понедельником. В силу этого раз-личия вы можете по ошибке сделать запись не на тотдень или назначить встречу не на ту дату. Кроме того,

если вы привыкли иметь перед глазами всю неделюили месяц, вам поначалу может показаться труднымразобраться в формате «один день — одна/ две стра-ницы» (и наоборот). Если вы вносите существенныеизменения в календари, не торопитесь, пока не при-выкнете к ним.

Тип застежки также немаловажен. Если вы частоберете ежедневник с собой в поездки, то он долженбыть с застежкой или с молнией. Без них страницымогут помяться или выпасть.

Другой важный момент — это размер. С маленьки-ми ежедневниками удобно путешествовать, но в нихмало места для записей. В больших ежедневникахмного места, но в пути они неудобны. Реально оце-ните, какой размер ежедневника будет максимальноудобен для вас и позволит вам лучше организовыватьсвою работу.

Если вам не удастся определить тип ежедневни-ка по Интернету, зайдите в магазин розничной про-дажи или достаньте каталог, чтобы иметь лучшеепредставление об изделиях, прежде чем вы сделаетепокупку.

Примечание: Отправляйтесь в магазин за ежеднев-ником в одиночку, чтобы вас никто не отвлекал. Ни-каких партнеров, детей, родителей или друзей. Выпринимаете важное решение. Не торопитесь, не сму-щайтесь, иначе вы приобретете систему, которая вамне подходит.

Кроме того, имейте в виду, что в магазинах рознич-ной торговли нет ежедневников всех видов (возмож-но, за исключением Франклина Кови). Если вы неслишком придирчивы, то вы, возможно, и подберетесебе что-нибудь в розничном магазине. В противномслучае сделайте заказ через Интернет.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ЗАПИСНЫЕ КНИЖКИ/ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ЦИФРОВЫЕ ПОМОЩНИКИ(КПК)

Большинству людей нравятся персональные циф-ровые помощники (КПК). У них такие же характерис-тики, что и у обычных деловых дневников с календа-рями, списками дел, записными книжками, но помимоэтого в них есть функция фотоаппаратов, возможностьотобразить информацию на дисплее, игры, доступ кИнтернету и даже телефон. Поскольку техническиэлектронные записные книжки быстро меняются, мыне станем здесь обсуждать конкретные модели.

Ниже приведены плюсы и минусы электронныхкнижек и цифровых помощников.

Электронные записные книжки и КПК поступаютв продажу в разных вариантах и в разных ценовыхкатегориях. Если вы не помешаны на всяческих ус-тройствах, то тогда вам лучше купить просто то, чтонеобходимо вам в соответствии с вашими задачами.Приобретите очень хорошую электронную записнуюкнижку, если она будет вашим единственным средс-твом планирования. Можно купить КПК подешевле,если он будет использоваться только для записи кон-тактной информации.

Используйте деловые дневники эффективно:• Приучите себя хранить информацию в соответс-

твующем месте в вашем дневнике, а не на обрывкахбумаг и не на листочках с липким слоем.

• Ежедневно анализируйте свои записи, чтобы бытьв курсе всего и успевать сделать больше.

• Всегда носите свой ежедневник с собой. Если этоне получается, по крайней мере держите при себекалендарь и список дел на текущий день.

• Берите с собой только те бумаги, которые вам нуж-ны на текущий день. Подготовьте все необходимоенакануне.

• Храните список приоритетов, прогнозов, целей,проектов и важных дел в вашем ежедневнике и ча-ще обращайтесь к нему.

• Содержите свой деловой дневник в надлежащемрабочем порядке (то есть регулярно переносите ин-формацию в КПК с вашего компьютера, заряжайте

КПК или же вставляйте запасные комплекты бума-ги в ежедневники).

• Если вы решили пользоваться обычным и элект-ронным дневником, не увлекайтесь. Выберите тефункции, которые хорошо сочетаются друг с дру-гом. Пользуйтесь ими до тех пор, пока они успешноработают на вас. Когда они становятся малоэффек-тивными, воспользуйтесь другим способом. Определите цели

Цели — это результаты, которых вы хотите достичь.Ваши личные цели определяют направление ваших

приоритетов и видения. Когда ваши приоритеты, вашевидение, цели и действия однонаправленны, тогда вамудается сделать больше.

Важно записывать свои цели. Лишь 3% взрослыхамериканцев записывают свои особые цели. Осталь-ные держат их в голове. Иногда осуществляются дажесамые смутные цели и вещи. Однако часто получаетсятак, что в результате мы достигаем гораздо меньшегопо сравнению с тем, что рассчитывали или на что на-деялись.

Определить цели не составляет труда. Причина, покоторой большинство людей не излагают их на бумагеи не рассказывают о них другим, заключается в том,что в этом случае они несли бы ответственность за ихосуществление. Если у вас неясные цели, вам не при-ходится краснеть за то, что вам не удалось их достичь.

Цели могут быть реальными и нереальными. Онимогут быть легко- или труднодостижимыми, просты-ми или сложными, ближайшими или долгосрочными.Вот некоторые примеры:• Заработать 10 тысяч.• 5 дней в неделю ходить по 30 минут.• Расплатиться с долгами.

• Стать хорошим партнером (в делах, в личных отно-шениях).

• Трижды в год совершать путешествия.• Весить 140 фунтов (ок. 64 кг — прим. пер.).• Купить персональный компьютер.• Купить компьютерную систему для компании.• Написать книгу.• Открыть свое дело.• Увеличить число клиентов на 20%.• Начать планировать уход на пенсию.• Взращивать хороших сотрудников.• Добиться максимального увеличения объема продаж• Научиться ... скалолазанию, говорить по-испански,

танцевать, петь, писать, вкладывать деньги, проситьо повышении по службе, чаще перепоручать работу,управлять своими эмоциями, давать хорошие сове-ты, быть более уверенным, влиять на других людейи так далее.Это упражнение поможет вам определять свои це-

ли. Из следующей главы вы узнаете, как превращатьцели в план действия.

ПЕРВЫЙ ШАГ

Предел — это небо. Чего бы вам хотелось добитьсяили получить в этом году? Через 5 лет? Через 10,20 лет?Временная рамка будет зависеть от вашего возраста.1. Напишите в верхней части листа бумаги «Цели,

которые я хочу осуществить» (или же используйтепустое пространство на следующей странице).

2. Подумайте о всех областях вашей жизни (карьера,дом, деньги, отношения, здоровье, духовный мир,личная жизнь, досуг, люди и так далее). Вернитеськ вашим приоритетам. Затем быстро в течение трехминут напишите свои цели. Не редактируйте напи-

санное. Оно вас ни к чему не обязывает, вы просторазмышляете.

3. Спустя 3 минуты взгляните на то, что вы написали.Есть ли там что-то упущенное? Ваш список содер-жит какие-то намеки на более серьезные цели? Ес-ли так, допишите их.

4. В течение нескольких минут внесите необходимыедополнения и изменения.

ВТОРОЙ ШАГ

Посмотрите на то, что вы написали в Первом шаге,и снова отредактируйте написанное, учитывая следу-ющее:• Каждая цель нуждается в определении того, что и

когда вы достигните. ПРАВИЛЬНО ПОСТАВ-ЛЕННЫЕ цели должны быть:- Конкретными. Определите для себя конечную

цель. К примеру, цель «Набраться сил» или«Выглядеть интереснее» более абстрактна, чем«Похудеть на 10 фунтов». Потеря веса в такомслучае становится руководством к действию илипромежуточной целью.

- Измеримыми. Точно обозначьте, каким образомвы узнаете о сделанном прогрессе и что вы буде-те иметь по достижении цели.

- Достижимыми. Цели должны быть реальнымидля вас с учетом того, что вы имеете сейчас.

- Реальными. Устремляйтесь выше, но не слиш-ком высоко. Достичь максимальной высоты не-возможно. В противном случае вы впадете в от-чаяние и сдадитесь.

- Ограниченными во времени. Установите пре-дельный срок и не нарушайте его. Он придаетсмысл вашей деятельности.

Примеры таких целей:Основная цель — завершить финансовый год с при-

былью в 1 млн. долларов.Второстепенные цели:а) завершить 5 сделок к 1 июня;б) закончить маркетинговый пакет к 1 февраля;в) получить сведения по маркетинговым материа-

лам к 10 января.- Выражайте свои цели более настойчиво, а не

робко, то есть пишите о том, к чему вы хотитеприйти, а не от чего хотите избавиться (напри-мер, «хочу весить 180 фунтов» вместо «хочусбросить 30 фунтов»).

- Будьте кратки. Одна цель — это одна цель, а некомбинация нескольких.

- Начните с целей, которые для вас имеют перво-степенное значение.

- Не следует упоминать те цели, для достижениякоторых у вас нет ни мотивов, ни времени.

- По крайней мере одна цель должна быть трудно-достижимой, а одна — легкой.

- Серьезные цели следует подразделять на болеемелкие составляющие, чтобы вы смогли вырабо-тать отдельные тактические задачи.

- Закончив составление списка целей, запишитеих в своем персональном дневнике, где вы смо-жете их видеть и анализировать.

- По достижении цели вычеркните ее из списка идобавьте новые.

Ваши цели и прогнозы останутся бесплодной меч-той, если вы не обратите их в действие. Это действиедолжно быть целенаправленным в результате тща-тельно продуманных целей. В этом случае у вас будет75%-ная гарантия того, что ваши мечты осуществятся.

Мы говорим о 75%-ной гарантии, поскольку естьеще два важных компонента планирования — пландействия и способы определения приоритетов дейс-твий — необходимых для того, чтобы знать, что и когдаделать. Мы их рассмотрим в следующих двух главах.

Планируйтев обратном направлении

Большинство из нас планируют наперед, начинаяс настоящего и думая о том, чего необходимо достичьв будущем. Часто мы ничего не записываем. Или жечто-то набрасываем, выделяя основные положения.Это происходит потому, что нам не терпится начатьдействовать. Нам кажется, что планирование не очень-то и нужно.

Люди, занимающиеся организацией проектов, пла-нируют лучше других. Но опять же, они планируютнаперед. Причем многие из них используют навыкипланирования только на работе.

Планирование наперед полезно в работе с просты-ми, не длительными проектами (например, покупканового телевизора или путевки). Однако оно не стольэффективно, если перед вами стоят более сложные за-дачи (например, поиск новой работы, худение, органи-зация свадьбы или ремонт дома).

Проблема планирования наперед состоит в том, чтооно направлено на действие. Ваше видение будущегозаполнено вещами, которые необходимо сделать, что-бы достичь главной цели. Но у вас нет четкого спосо-ба узнать, как их делать в нужном порядке и в нужноевремя.

С другой стороны, планировать назад означать со-средоточиться на результатах. Такое планирование со-здает структуру, необходимую для того, чтобы делатьнеобходимое в нужном порядке и в нужное время.Кроме того, оно позволяет вам сохранять темп дажетогда, когда у вас нет настроения.

Как планировать в обратном направлении:1. Выберите какую-то одну цель. Если она большая,

разделите ее на более мелкие составляющие. Выбе-рите первую из них.

2. Составьте список мини-целей или промежуточныхцелей, которых нужно достичь с тем, чтобы прийтик основной цели к определенному сроку.

3. Нарисуйте стрелу слева направо. Поставьте накрайнем левом ее конце сегодняшнюю дату, а накрайнем правом — конечный срок. Пометьте каж-дую мини-цель конкретной датой, двигаясь отокончательного срока назад.

4. Когда вы расставите по местам все мини-цели, подкаждой из них напишите, что нужно сделать, чтобыосуществить их. Держите этот план под рукой и вы-полняйте запланированное.Помните, что ваш план — это динамическое средс-

тво для целенаправленного придания вашей работебольшей продуктивности. Относитесь к нему со всейсерьезностью. От него зависит ваша удовлетворен-ность и ваш успех.

Умейте видеть главное

Приоритеты и цели взаимосвязаны. Ваши цели —это результаты, к которым вы стремитесь. Ваши при-оритеты — это все те важные дела, которые необходи-мо сделать, чтобы достичь целей.

Заметьте, что мы не сказали все те важные дела, ко-торые вам хотелось бы сделать, чтобы достичь целей.• Если ваша цель — здоровье и оно приоритетно для

вас, вам, возможно, не захочется вставать в 5 часовутра и идти в гимнастический зал перед работойили отказываться от десерта перед сном.

• Если ваша цель — прекрасные отношения в семьеи они имеют для вас первостепенное значение, вам,возможно, не захочется пропускать встречу с при-ятелями ради дня рождения тети.

• Если ваша цель — хорошие партнерские отношенияи они имеет для вас первостепенное значение, вам,вероятно, вряд ли захочется искать причины, кото-рые могли бы их разрушить.

Без четкого понимания того, что для вас являетсяглавным, трудно достичь поставленных целей. Еслиплохо прицеливаешься, то не попадешь в яблочко.

Ниже приведены распространенные способы выде-ления главного. Если вам известны ваши приоритетыи общая картина, если вы поставили перед собой чет-

кие задачи и разработали реалистичный план дейс-твий, выделить главное для вас не составит труда.

ПРЕЖДЕ ВСЕГО ДЕЛАЙТЕ ГЛАВНОЕ

Мы живем в мире срочных дел. Если что-то требуетнашего внимания, это что-то обычно его получает, не-зависимо от того, чем мы заняты.

Если какая-то срочность возникает нечасто, то этоне проблема. А вот если срочность возникает регуляр-но, то это уже проблема. Если вы считаете, что вам нехватает времени на то, что в действительности хочетсяделать, это означает, что ваша жизнь подчинена сроч-ным делам.

Парадоксально, что самые главные дела в жизни неявляются срочными. Такие как общение с семьей, ра-бота и домашние дела, зарядка, правильное питание,медицинские осмотры, технический осмотр машины,написание завещания или планирование пенсионногопособия.

Алек Макензи в книге The Time Trap впервые указална разницу между главным и срочным. Стивен Кови{First Things First) развил эту идею в книге The 7 Habitsof Highly Successful People.

Кови пишет, что срочность поработила нас. Когдасрочные дела управляют нашей жизнью, в ней не ос-тается места для главного. Он считает, что типичныесредства и приемы тайм-менеджмента помогают намизбавиться от этого порабощения, указывая на те дела,на которые нам прежде всего не стоить тратить многовремени. Все это изображено на таблице, приведеннойниже.

Если дела из разделов I, III и IV выполнять необ-ходимо, именно дела в разделе II поглощают большуючасть нашего времени.

Когда Кови задал тысячам человек вопрос, какиедела могли бы иметь важные положительные резуль-таты в их личной жизни и работе, то получил ответы,которые можно разделить на семь ключевых облас-тей:1. Построение лучших отношений с другими людь-

ми.2. Улучшение своей подготовки.3. Усовершенствование планирования и организации

труда.

4. Большая забота о себе.5. Использование новых возможностей.6. Саморазвитие.7. Власть.

Все это присутствует в квадранте II данной табли-цы.

ДЕЛАЙТЕ СПИСКИ

Все специалисты в области тайм-менеджмента со-ветуют делать списки.• Как минимум, вам потребуется список важных дел

на текущую неделю (не более 3 или 4 основных за-дач).

• У многих людей есть также список необходимыхдел на каждый день.

• Помимо этого вам может понадобиться генераль-ный список всех дел. В него можно заносить все, чтовы хотите сделать. Или же можно вести отдельныйсписок дел, которые вы хотели бы выполнить.

• Полный список очень полезен в случае, если вамприходится заниматься самыми разнообразнымиделами, такими как путешествия, отчеты, покупки.

Вы можете пользоваться любым подходящим спис-ком дел, но составление такого списка не должностать первоосновой вашей жизни. Человеческий мозгспособен породить огромное количество идей, все изкоторых нам кажутся перлами, лишь потому что ониявляются нашим порождением. Но это не так! Начни-те мыслить стратегически. Уберите лишнее и оставьтетолько главное. Не включайте в список рутинные де-ла, которые вы выполняете автоматически.

Примечание: Маленькие листочки с липким слоемгодятся для напоминания или для приблизительного

планирования деловых встреч. Однако не стоит на нихполагаться в плане построения целостной системыприоритетов. Эти листочки легко смахнуть или поте-рять, в особенности если вы их носите с собой.

ПОЛЬЗУЙТЕСЬ СИСТЕМОЙ ABC

Неплохо организовать ваш список неотложных делпо степени важности. Многим людям, занимающимсятайм-менеджментом, по вкусу система ABC. «А» озна-чает наибольшую степень важности, «В» — среднюю,а «С» — наименьшую. Для организации списка такимобразом дела необходимо помечать соответствующейбуквой. Вместо буквенного обозначения можно поль-зоваться цветовым кодированием.

Независимо от того, как вы помечаете степень важ-ности, необходимо стремиться к тому, чтобы обяза-тельно выполнять в течение дня дела группы «А», агруппы «В» и «С» по мере возможности.

Напомним, что ваша цель не вычеркнуть большинс-тво дел, поименованных в списке. Цель в том, чтобывычеркнуть те, которые действительно важны.

СЛЕДУЙТЕ ПРАВИЛУ 80/20

Еще один способ взглянуть на свои приоритеты за-ключается в использовании правила 80/20, также на-зываемого принципом Парето.

В 1906 году итальянский экономист и социологВилфредо Парето пришел к выводу, что 80% всех бо-гатств Швейцарии, где он жил, принадлежат 20% насе-ления. В конце 1940-х американский пионер в областименеджмента Джозеф Джарэн применил этот эконо-мический принцип к тому, что он назвал «существен-ным немногим и тривиальным множеством».

Вот типичные примеры правила 80/20:• Люди в 80% случаев носят лишь 20% вещей из свое-

го гардероба;• 80% времени люди читают лишь 20% всех газет;• 20% служащих пользуются 80% больничных лис-

тов;• 20% покупателей создают 80% прибыли;• 20% усилий дают 80% результатов.

Мы видим, что правильное управление своим вре-менем и высокая производительность проистекают изумения выделить главное. Почти во всем, что вы дела-ете в жизни, в том случае если вам удастся определитьэти 20 % усилий, приводящих к 80% результатов, мож-но сказать, что вы движетесь в правильном направле-нии.

ПРОЧИЕ СОВЕТЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГЛАВНОГО

• Записывайте свои главные дела и планы в деловойдневник, чтобы они были всегда с вами.

• Ваши дела не должны налагаться друг на друга.Четко определяйте сроки для выполнения дел втечение дня (например, встречи, прием пищи и такдалее). Перепоручайте дела и упрощайте свой гра-фик там, где это можно.

• Планируйте неприятные дела на утро. Сделав их,вы почувствуете огромное облегчение, и остатокдня сможете провести так, как вам захочется (МаркТвен назвал неприятные дела самой отвратитель-ной лягушкой, которую необходимо съесть).

• Живите по календарю. Планируйте важные делаи старайтесь придерживаться этого плана. Обяза-тельно оставьте время для отдыха, игр, для самихсебя — они так же священны, как и прочие дела.

Людям, претендующим на ваше личное время, сле-дует сказать, что вы заняты. Совершенно необяза-тельно объяснять почему.

• Нужно с умом пользоваться временем в разгар ра-бочего дня. У каждого есть период в течение дня,когда испытываешь прилив сил и мыслей. Распре-делите свои дела так, чтобы самые важные из нихпришлись именно на этот период. Самые легкие де-ла делайте тогда, когда прилив сил наименьший.

• Запланируйте себе тихий час. Это еще один способс умом использовать ваше пиковое время, сокра-тить число отвлекающих моментов и подумать неспеша. На работе, если это возможно, постарайтесьубедить остальных сотрудников ежедневно соблю-дать тихий час. (Если вы начальник, не пытайтесьдобиться этого в приказном порядке. Это не помо-жет.).

ЗАДАЙТЕ КЛЮЧЕВЫЕ ВОПРОСЫ

Независимо от того, что вам удается распределятьприоритеты, иногда это приходится делать на лету.

Заведите себе привычку регулярно задавать себеодин или несколько вопросов, предложенных некото-рыми из известнейших специалистов в области тайм-менеджмента. Вы научитесь лучше распоряжатьсясвоим временем.• Приближает ли то, чем я занимаюсь в данную ми-

нуту, к достижению моих целей? (Кеннеди).• Как мне воспользоваться временем с наибольшей

отдачей прямо сейчас? (Лакейн).• Какова польза от этого дела? (Канич и Лестер).• Как легче сделать это? (Гриссман).• Какие 3, 4 или 5 дел мне нужно сделать сегодня,

чтобы сильно продвинуться вперед? (Ринке).

ОРГАНИЗУЙТЕ СЕБЯ

В качестве одной из главных причин плохого тайм-менеджмента люди называют дезорганизацию. Жить иработать в беспорядке трудно не только вам, но и всемтем, кто живет и работает с вами.

В этом разделе мы рассмотрим следующие вопро-сы:• Как найти подходящее место для вещей.• Как содержать в порядке рабочий стол.

Польза от того, что вы будете придерживаться этихправил, заключается в том, что:• У вас будет уходить меньше времени на наведение

порядка.• У вас будет меньше стрессовых ситуаций.• Производительность вашего труда увеличится.• У вас появится больше времени для любимых заня-

тий.• У вас будет более положительный взгляд на жизнь.

Бесценные выгоды. Вперед!

Всему свое место

Изабелла Мэри Битон впервые употребила фразу«место для всего и все на своем месте» в книге Bookof Household Management («Книга о домашнем хозяйс-тве» — прим. пер.), опубликованной в Англии в 1861году. И книга, и цитата пользуются популярностью стого времени.

В этой главе вы найдете полезную информацию отом, как организовать себя. Воспользуйтесь этой ин-формацией в соответствии с тем, что вам нужно:• Если вы хорошо организованный человек, поду-

майте о том, что еще можно сделать, чтобы усовер-шенствовать это качество.

• Если вы хорошо организованы в одной области, ав других нет, обратите внимание на то, как можновосполнить этот пробел.

• Ели вы безнадежно неорганизованны, начните ор-ганизовывать себя и/ или прочтите книги по этомувопросу, которые мы привели здесь, и/ или пригла-сите специалиста, который поможет вам выбратьсяиз беспорядка.Примечание: Найдите телефон профессионально-

го организатора в телефонном справочнике в разделе«Организационные услуги». Это можно сделать поИнтернету.

НАВЕДИТЕ ПОРЯДОК

Собственность имеет свою убыточную сторону.Осознаете вы это или нет, но вам приходится нестиумственные и физические расходы за содержание то-го, чем вы владеете.

Приведем несколько советов, как навести порядок:1. Необходимо определить конкретное время для на-

ведения порядка. Это может быть один час в деньили в неделю. Несколько выходных дней подряд.Даже неделя или две во время отпуска. Придержи-вайтесь любого плана, который способствует тому,чтобы разобраться в вещах, выбросить их и навестипорядок.

2. Выделите главное в своем плане. Наведите для на-чала порядок в одной комнате. Если какой-то пред-мет в этой комнате попал в нее из другой, отнеситеее туда, но не начинайте наводить порядок там. На-водите порядок поочередно в каждой комнате.

3. Для начала вытащите все. Сложите все вещи в ком-нате в одном месте. Это позволит вам понять, как вней лучше расставить мебель. Исключение — еслиу вас много папок. Расстановка папок с докумен-тами и бумагами требует дополнительного плани-рования и времени. Смотрите далее: «Приведите впорядок бумаги».

4. Заведите три коробки и напишите на них: «Выбро-сить», «Сохранить» и «Отдать или продать». Рас-сортируйте свои вещи. Рассматривая каждую изних, задайте себе следующие вопросы:• Мне все еще нравится эта вещь? Моя жизнь де-

лается от нее лучше?• Она модная?• Пользовался ли я ей в прошлом году?• Ее можно/стоит чинить?

• Трудно ли будет найти ей замену?• Она связана с налогообложением или с юриди-

ческой системой?• Мне она действительно нужна (или я просто хо-

чу ее иметь)?• Что-нибудь произойдет, если у меня ее больше

не будет?Если вы ответили отрицательно на все эти вопросы,

от этой вещи можно избавляться.5. Пригласите друга помочь вам. Неплохо, чтобы ря-

дом с вами был кто-то, кто обладает хорошими ор-ганизационными способностями и не копит вещи,чтобы помочь вам разобраться в беспорядке и обес-печить моральную поддержку.

6. Научитесь расставаться с вещами. Вы не можете рас-статься со многими вещами по разнообразным при-чинам. Вы привыкаете к ним, потому что они вамнравятся, потому что вы обязаны хранить их илипотому что они могут понадобиться вам в будущем.Научитесь жить с немногим количеством вещей.Все, чем вы обладаете, должно приносить вам ра-

дость. Определите, что дает вам заряд сил, а что их уно-сит. Если вы храните предметы, напоминающие вам онеприятных или несчастливых временах, избавьтесьот них. Возможно, они пригодятся кому-то еще.

ПРИВЕДИТЕ В ПОРЯДОК БУМАГИ

Бумаги и документы, лежащие не на месте, самымсерьезным образом мешают продуктивно трудиться иразумно распределять время. Как и другие вещи в ва-шей жизни, бумаги, появляющиеся в вашем кабинетеили в доме, должны иметь свое место, даже если тако-вым является корзина для мусора, пакет для отправкибумаги на переработку.

Вам, вероятно, известно старое изречение: «Про-чтите документ и больше к нему не возвращайтесь».Это почти невозможно сделать. Но можно организо-вать бумаги и документы так, что обращаться к нимпридется реже, если вы будете следовать приведеннымниже советам.

Когда появляется какой-то документ, у вас естьпять вариантов того, как поступить с ним. Положить встопку к ним не относится. Сделаем маленькое отвле-чение, чтобы объяснить.

Никто из тех, у кого на столе горы бумаг, не можетработать продуктивно, что бы они ни говорили. Невоз-можно упомнить где что-то находится в стопке бумаг.Даже если вам известно местонахождение большинс-тва вещей, вы тратите время, перерывая и переклады-вая их. К тому же, никто кроме вас в этой груде не смо-жет разобраться и не найдет то, что нужно. (Включаяпомощников; они только зря потратят на это время,роясь в горе бумаг). Наконец, эти горы бумаг чрева-ты тем, что мешают движению. Если вы наткнулись нанее или задели, вы понимаете, о каких последствияхмы говорим.

Большинство специалистов в в области тайм-ме-неджмента пользуются каким-нибудь любимым сло-вечком применительно к способу хранения бумаг.

Когда такой подход к работе с бумагами станет длявас привычкой, вы будете управляться с ними молние-носно.

Кое-что еще по этому поводу ниже:

В КОРЗИНУ

Решая, что сделать с каким-либо документом, за-дайте себе следующие вопросы:• Мне он действительно нужен?• Он поможет мне заработать?• От него будет какой-нибудь толк, когда я вернусь к

нему?• Он содержит новую информацию?• Он составляет важную часть проекта или досье на

клиента?• Его будет трудно восстановить?• Он имеет какое-то финансовое или юридическое

значение?• Если я его выброшу, что-нибудь случится?

Если на все вопросы вы ответили отрицательно, тоэтот документ можно отправить в корзину.

От чего еще можно избавиться:• Устаревшие инструкции.• Дополнительные или старые каталоги, ежегодные

отчеты и брошюры.• Старые выпуски каких-либо изданий, к которым

вы не притрагивались два года (обычно в случае не-обходимости вы можете все это найти).

• Дополнительная информация по законченным про-ектам, включая планы.

При выписке гарантийных обязательств (на бумагеили в электронном виде) давайте только контактную

информацию и информацию о продукте. Не отвечайтена маркетологические вопросы. В этом случае вас убе-рут из списков маркетологических опросников и выбудете получать меньше ненужной почты.

ОТДАТЬ

Возможно, передача документа кому-либо еще —это самая важная операция с бумагами. Мы поговоримо делегировании полномочий и отдаче распоряженийв главе 18. А пока подумайте о том, что даже если этотдокумент первым делом оказался на вашем столе, этоне означает, что вы самая подходящая или единствен-ная персона, которая должна принимать решение поэтому поводу.

СДЕЛАТЬ

Это просто.• Если что-то можно выполнить за 3 минуты или

быстрее, делайте это сейчас.• Если это действительно срочно, займитесь этим

тотчас же, независимо от того, сколько времени наэто потребуется.

• В противном случае оставьте это «на потом».

НА ПОТОМ

Секрет работы с бумагами и документами, которыетребуют последующих действий, заключается в том,чтобы пересортировать их. Это означает положить ихтуда, где их можно при необходимости найти.

Большинство специалистов в области тайм-ме-неджмента советуют пользоваться картотеками длянапоминания о необходимых делах. Мы расскажем,как это сделать, на следующей странице.

Ваш рабочий стол — не картотека. Важные докумен-ты, оставленные на столе или в папке для входящихдокументов, являются постоянным напоминанием онеобходимых делах. Вас, вероятно, будет дониматьбеспокойство, что вы что-то забыли среди массы дру-гих важных забот. В худшем случае вы действитель-но можете забыть что-то сделать и вспомните об этом,когда будет слишком поздно.

То же самое относится к доске объявлений. Разве-шенные на ней важные бумаги являются постояннымнапоминанием. Но они могут затеряться среди другихбумаг, если их на доске слишком много. Затем они отле-тают и окончательно исчезают с экрана вашего радара.

Просматривание документов вручную или в циф-ровой картотеке также не лучшее решение. Просмотрзанимает много времени и не годится, когда вам нуж-но найти оригинал документа или прочие более «гро-моздкие» бумаги.

СДЕЛАЙТЕ КАРТОТЕКУ

(Перед началом прочитайте все инструкции)• Напишите на двенадцати разделителях картотеки

названия месяцев от января до декабря.• Напишите на 31 карточке числа от 1 до 31 по макси-

мальному числу дней в месяце.• Вместо папок, рассчитанных на 31 день, купите кан-

целярский ящик с 31 отверстием. Этот ящик мож-но держать либо на рабочем столе, либо на боковомстоле. Такие ящики изготавливают из разных мате-риалов от недорогого коробочного картона до поли-рованного дерева.

• Если вы не работаете с долгосрочными проектами,то вместо папок, рассчитанных на 31 день, заведи-те пять папок на каждый день с понедельника по

60

пятницу или пять папок на каждую неделю месяца(некоторые недели попадают на текущий и после-дующий месяцы).

• Положите папки, рассчитанные на 12 месяцев, вподвесные файлы, находящиеся в шкафах побли-зости от вас, или в ящики для хранения файлов,или на стойку для хранения файлов на рабочемстоле. Начните работать с ними, ведя отсчет от сле-дующего дня. Карточки с днями месяца, которыеуже прошли, переместите за папку, отведенную дляследующего месяца.

• Перебирайте и меняйте местами недельные папкидо истечения месяца. Когда он закончится, поло-жите папку с делами на этот месяц в конец года, апапку на новый месяц переместите вперед.

• Если к вам поступают документы с вопросами, ко-торые требуют повторного обращения, положитеих в папку соответствующего месяца. Первого чис-ла каждого месяца достаньте папку с соответствую-щим месяцем и разложите списки дел по соответс-твующим папкам с днями и неделями.

• Каждый вечер перед уходом с работы достаньтепапку с делами на следующий день и положите еенаверх. На следующий день сделайте запланиро-ванное и положите пустую папку в соответствую-щее место в картотеке.

Примечание: Заводить картотеку имеет смысл лишьв том случае, если вы будете ею пользоваться. Покаэто не войдет в привычку, записывайте в свой дело-вой дневник на странице первого дня каждого месяцанапоминание о необходимости проверить папку с де-лами на месяц, а также напоминания на каждый деньили неделю о необходимости проверить папки с дела-ми на день или на неделю.

61

Когда картотека станет для вас привычным делом,вы подумаете, как же вы могли обходиться без неераньше!

P.S. Некоторые специалисты в области тайм-ме-неджмента советуют завести ящик -С (по буквам ла-тинского алфавита А, В, С, где С означает менее зна-чимое — прим. пер.) для наименее важных документови бумаг (например, каталогов, рекламных брошюр,информации о делах, к которым вы, возможно, верне-тесь позже). Наметьте себе определенное время, когдавы просмотрите содержимое этого ящика. Не хранитев нем бумаги и документы бесконечно долго. В этомслучае они превратятся в мусор.

В ДЕЛО

Два заставляющих задуматься факта от специалис-тов по тайм-менеджменту:1. Большинство людей используют лишь 20% доку-

ментов, отправленных «в дела» (снова правило80/20 !).

2. Большинство из нас тратят как минимум 75 часовна поиск потерянных бумаг. Это приблизительно90 минут в неделю или 13 минут в день — огромноеколичество потерянного времени!Сохранение документов в делах озадачивает

большинство людей, потому что у них нет надежнойсистемы хранения. Ниже мы приводим ряд предло-жений касательно хранения документов, как обыч-ных, так и цифровых. Выбирайте то, что подходитвам больше.

Независимо от выбранной системы, начните с те-кущих дел и электронной почты, а не с документов, скоторыми вы не успели разобраться. В противном слу-чае вы рискуете опаздывать долгое время.

Существуют три типа хранения документов — ак-тивные файлы, справочные файлы и файлы для чтения.Активные файлы — это проекты, над которыми вы ра-ботаете в настоящее время. Справочные файлы — этоинформация, которая вам необходима или которую выхотите сохранить для использования в будущем. Фай-лы, предназначенные для чтения — это статьи и прочееиз того, что вы хотите прочесть. Все бумаги и документыдолжны быть распределены по этим трем категориям взависимости от частоты, с которой вы ими пользуетесь.

Общее замечание:• Ваши файлы — это источник получения информа-

ции, а не склад. Вам нужна динамичная система,эффективно работающая на вас.

• Лучше завести несколько больших папок для хра-нения однотипной информации, чем множествомаленьких, рассчитанных на 1-2 страницы.

• Файлы должны иметь названия, понятные для вас.К примеру, «Деньги» вместо «Финансы» или «Раз-влечения» вместо «Досуг».

• Наиболее часто используемые файлы должны бытьу вас под рукой, чтобы их можно было достать, невставая.

• Создайте файлы для того, что вы планируете сде-лать в будущем (например, путешествие, образова-ние вашего ребенка, пенсия, приобретение новойтехнологии, новый проект). В этом случае, по меретого как начнет накапливаться информация, у нееуже будет свой дом.

• Заведите файлы «Гарантия» и «Инструкции». Ес-ли у вас много участков работы, сгруппируйте ихпо категориям и храните информацию о них в отде-льных файлах.

• Храните каталоги в специальных сшивателях дляжурналов. Когда к вам поступает новый каталог,

вам потребуется несколько секунд, чтобы вынуть изсшивателя старый и выбросить его. Если какие-токаталоги вам не нужны, позвоните в соответствую-щую компанию и попросите удалить вас из адресно-го списка.

• Постоянно храните важную финансовую информа-цию в картотеках или в банковских ящиках, кото-рые должны быть хорошо пронумерованы и обере-гаться от сырости.

• Следует сохранять оригиналы документов даже втом случае, если вы можете сделать с них копии.

Таблица финансовой документации, которую сле-дует хранить, и сроков ее хранения приведена ниже.

РАБОТА С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

При сортировке электронной корреспонденции увас существуют те же пять вариантов:

В КОРЗИНУ

Задайте себе эти вопросы, разбирая электронноесообщение:• Мне оно действительно нужно?• Оно поможет мне заработать?• От него будет какая-нибудь польза, когда я вернусь

к нему?• Оно содержит новую информацию?• Оно составляет важную часть проекта или досье на

клиента?• Его будет трудно восстановить?• Оно имеет какое-то финансовое или юридическое

значение?• Если я его выброшу, что-нибудь случится?

Если на все вопросы можно ответить отрицательно,то сообщение можно удалять.

ОТДАТЬ

Учтите, что появление сообщения в вашем элект-ронном почтовом ящике вовсе не означает, что именновы являетесь наиболее подходящим или единственнымлицом, которое должно принять его к исполнению.

СДЕЛАТЬ

Некоторые варианты:• Если это можно сделать в течение 3 или менее ми-

нут, делайте сразу.• Если это действительное срочно, приступите к вы-

полнению, независимо от того, сколько времени наэто понадобится.

• В прочих случаях отложите и вернитесь к нему поз-же.

НА ПОТОМ

Большинство людей сохраняют старые сообщения,по которым необходимо решение в то время, как к нимпоступают новые сообщения. Организуйте работу сэлектронной почтой таким же образом, как вы это сде-лали с рабочим столом.

Выберите один из способов работы с электроннойпочтой:1. Напоминайте себе электронным способом (то есть

сбросьте сообщение в папку «Задания» в окнеOutlook или перенаправьте его себе, чтобы полу-чить его позже).

2. Сохраняйте свою почту в электронной картотеке.Создайте главную папку с названием «На потом»и 1-31 мини-папку. Вам потребуется ввести «ноль»перед цифрами 01, 02 и так далее. Затем приучите

себя ежедневно проверять электронную картотеку,точно так же как и в случае с обычной картотекой.

3. Распечатывайте электронные сообщения и/илиприложения к ним и каждый месяц или каждую не-делю раскладывайте их в соответствующие папки вобычной картотеке.

В ДЕЛО

Общие замечания:• Создайте электронную систему файлов. Дублируй-

те некоторые или все названия файлов на бумаж-ных носителях.

• Лучше завести несколько больших папок для сход-ных дел, чем множество маленьких для 1 или 2 со-общений.

• Создайте файлы для будущих дел. Тогда поступа-ющая информация будет иметь свое собственноеместо.

• Производите чистку электронных папок несколькораз в году.

Рабочий столдолжен быть чистым

Большинство специалистов в области тайм-ме-неджмента говорят о важности порядка на рабочемстоле. Некоторые считают, что порядок на столе су-ществует только у невротиков. Мы предлагаем разум-ные доводы в пользу порядка на столе. А вы решайте,подходят они вам или нет.

Ваш рабочий стол — это отражение состояния ва-шего ума. Если вы натура несосредоточенная и неор-ганизованная, то эти качества проявляются в том, каквы организуете пространство вокруг себя. Некоторыетайм-менеджеры полагают, что любая бумажка на ва-шем столе означает непринятое решение.

Когда вы научитесь работать за чистым столом, про-изводительность вашего труда резко возрастет. У васпоявится больше пространства, чтобы сосредоточиться,вы будете меньше переживать и нервничать, поскольку увас перед глазами не будут лежать предметы, постояннонапоминающие обо всем том, что необходимо сделать.

Научитесь быстро принимать решения по поводубумаг и документов.

Необходимо учесть следующее:• Ящик для входящей корреспонденции — это своего

рода промежуточная остановка поезда. Этот ящикне предназначен для длительного хранения.

• Используйте ящики с разделителями только дляделовой корреспонденции и входящей почты. Бу-маги, требующие действий, должны находиться врабочих файлах или в картотеке.

• Выделите место для ящика с разделителями побли-зости от себя, на полке или боковом столе, но не навашем рабочем столе. То же самое касается ящикадля исходящих бумаг. Он должен находиться в мес-те, легко доступном вам или вашему помощнику.

• На вашем столе могут находиться скрепкосшива-тель, контейнер с липкой лентой и адресная карто-тека. Другие канцелярские принадлежности, вклю-чая печати, должны храниться в ящике стола или вотдельном шкафу. Наличие каких-то личных пред-метов допустимо, но не переборщите с ними.

• Рабочий стол необходим и дома. Ваш обеденныйили кухонный стол — это не стол для работы. Еслиодин из них или оба завалены почтой, проектами ипрочими вещами, проведите серьезную разборку инаведите порядок. Если в доме нет места для рабо-чего стола, можно завести шкаф с секретером, кото-рый можно убирать, когда вы им не пользуетесь.

Сосредоточенность, планирование и организован-ность помогают воплощать мечты и планы в реаль-ность. Нужно только начать действовать и делать то,что задумали.

Кроме всего прочего важно правильное распределе-ние времени, которое приносит свои результаты. Ког-да вы последовательно делаете то, что запланировали,происходит чудо! Все становится на свои места, и выдобиваетесь успеха.

Однако сделать дело не всегда просто.Вас могут отвлекать различные вещи, на которые

уходит время. В этом разделе мы даем советы, каксправиться с тем, на что уходит масса времени.

Вы узнаете, как:• Преодолеть медлительность.• Научиться говорить «нет».• Быть пунктуальным.• Сократить переизбыток информации.• Сводить к минимуму отвлекающие факторы.• Не браться одновременно за несколько дел.• Рисковать.• Перепоручать чаще и лучше.• Грамотно проводить собрания.

• Общаться стратегически.В этом разделе мы собрали сотни полезных предло-

жений. Начните с самой проблемной области. Не спе-шите, но будьте настойчивы.

Преодолейтесвою медлительность

Вопреки общепринятому мнению, медлительностьне является отрицательной чертой характера. Любойчеловек в какой-то момент может тянуть время. Болеетого, медлительность не всегда плоха.

Некоторые дела необходимо откладывать на какое-то время или вообще забыть о них. Если вы ожидаетеважную информацию, если вы устали, если ваши мыс-ли в беспорядке или если необходимо, чтобы новая идеявыкристаллизовалась, то потянуть время вовсе не пло-хо. Кроме того, некоторые важные вопросы разрешают-ся самым необычным образом без вашего участия.

Тем не менее хроническая медлительность явля-ется неприятной и даже опасной привычкой. Она нетолько приводит к трате времени, но и в перспективе ксерьезным последствиям, к примеру, к натянутым от-ношениям, потере работы, проблемам со здоровьем.

Люди бывают медлительными по многим причи-нам. Специалисты в области тайм-менеджмента назы-вают среди них следующие (приводим их в алфавит-ном порядке):• Боязнь перемен, критики, обидеть окружающих,

неудач, собственного несовершенства, неполноцен-ности, сделать ошибку, быть отвергнутым, начи-нать/заканчивать что-либо, успеха, неизвестного.

• Желание быть в центре внимания.• Неприятная и скучная работа.• Нерешительность.• Неясные цели.• Обида и раздражение.• Отсутствие конечных сроков работы, информации,

интереса.• Ощущение подавленности.• Чрезмерная обязательность.

Медлительность является симптомом того, что вкакой-то области вы испытываете стресс. Она помо-гает вам справиться с волнением за счет того, что выначинаете заниматься чем-то более приятным.

Если вы желаете избавиться от медлительности, товам необходимо определить, в чем ее причины. Послеэтого вам нужно научиться по-новому мыслить и вес-ти себя, чтобы справиться с ней. Ниже мы даем вамнекоторые советы.

Примечание: Если медлительность представляетдля вас серьезную проблему, то вам, возможно, потре-буется прочитать одну или более из рекомендованныхкниг, которые мы приводим в аннотированном библио-графическом списке.

ВЕДИТЕ ЖУРНАЛ УЧЕТА ТОГО,

ЧТО ВЫ ДЕЛАЕТЕ МЕДЛЕННО

Журнал учета — это особый способ контроля вре-мени, помогающий увидеть, как медлительность воз-действует на вас.1. В течение одной недели обратите особое внимание

на то, что вы делаете в период наибольшей и на-именьшей производительности. Когда вы опазды-ваете? Когда испытываете подавленность? Слиш-ком много работаете и мало отдыхаете?

2. Записывайте то, что вы откладываете на будущее, атакже ваши мысли и ощущения в этот момент.

3. Попытайтесь создать общую схему. Какие из вы-шеназванных причин кажутся вам актуальными ввашем случае?

СОВЕТЫ ОТНОСИТЕЛЬНО ТОГО,

КАК СПРАВИТЬСЯ С МЕДЛИТЕЛЬНОСТЬЮ

• Разбейте большие проекты на более мелкие состав-ляющие, которые осуществлять проще (см. главу7 — «Планируйте в обратном направлении»).

• Начинайте с чего угодно. Начало само по себе сни-мает предстартовое напряжение. Если вы начали,конец придет сам.

• Идея проста. Начните с того, что в проекте нужносделать дырки, тем самым вы его раздробите на со-ставляющие. Выполните самое легкое, не требую-щее больших затрат времени, то, на что уйдет пятьминут или менее. Если с каким-то делом вы зашлив тупик, возьмитесь за другое. Занимаясь мелкимиделами, вы, возможно, и не закончите весь проект,зато к вам придет понимание того, что нужно делатьи кто будет этим заниматься.

• Сначала сделайте самое трудное и самое неприят-ное. Подумайте, как к этому делу подойти наиболеетворчески, чтобы справиться с ним проще и быст-рее.

• Поставьте перед собой задачу работать 30 минут вдень продуктивно и не отвлекаясь. Всего лишь 30минут. Не заставляйте себя делать больше. Когдатакая практика войдет в привычку, вам покажетсяэто простым делом.

• Установите границы. Задайте себе темп. Вампотребуется время, чтобы перезарядить батареи,

догонять, планировать, переоценивать. Для этихвещей также потребуется определенное время.

• Планируйте день так, чтобы в нем нашелся одинчас для отдыха, общения, развлечения. Не отказы-вайтесь от того, в чем вы нуждаетесь.

• Избавьтесь от того, что вас отвлекает. Если вас бес-покоит шум, заведите себе шумопоглощающие на-ушники.

• Воспользуйтесь тактикой самовнушения. Слова «Яобязан» и «Я должен» не дают вам возможностидвигаться вперед, внушают вину, беспомощность,вы ощущаете безысходность. Вместо них скажитесебе «Я решил» или «Я хочу» и сосредоточьтесь нажелаемых результатах.

• Стремитесь к высоким результатам. Совершенстване существует. Помните о правиле 80/20. Доволь-ствуйтесь хорошими результатами. В большинствеслучаев их более чем достаточно.

• Гордитесь маленькими победами. Празднуйте то,чего вы добились на пути к большим целям. Найди-те кого-то, кто может с вами отметить эти победы иподдержать вас в ваших устремлениях.Если эти советы не помогают вам справиться с мед-

лительностью, прочтите одну или более книг, которыемы рекомендуем. Если они не помогут, а медлитель-ность превратится в серьезную проблему, обратитесьза помощью к консультанту или врачу.

Научитесь говорить «нет»

Большинство из нас в силу собственного выбораили случая слишком обязательны. Мы склонны при-равнивать то, что нам приходится делать, к тому, чтоважно. Когда дел слишком много, мы принимаем ти-повое решение — дольше и больше работать, меньшеспать и жертвовать личным и семейным временем.

Но такая стратегия чревата возникновением про-блем в будущем — со здоровьем, с испорченными от-ношениями, с утратой ощущения цели.

Существуют две основные причины чрезмернойобязательности:• Мы нереалистично оцениваем продолжительность

того или иного проекта.• Мы слепо откликаемся на просьбы других, особен-

но тех, кто обладает реальной или кажущейся влас-тью над нами.Решением по первому пункту служит более ра-

циональное планирование. О том, как лучше распо-ряжаться своим временем, смотрите главы в разделеII — «План».

Решение второго вопроса — это умение сказать«нет».

Люди, не могущие отказать в просьбе, которая тре-бует их времени и сил, откликаются на нее главнымобразом из желания угодить другим. Однако нравиться

другим людям не означает соревноваться в популяр-ности с прочими.

Если вы выполнили упражнение на время в разделеI — «Умейте сосредоточиться», вы поняли цену време-ни. Не подводите себя, растрачивая свои силы на то,что для вас не имеет большого значения.

Когда вы позволяете другим пользоваться вашимвременем, вы начинаете испытывать раздражение, ра-зочарование, вы теряете равновесие. Когда вы научи-тесь стоять за себя, отвечая отказом, эти отрицатель-ные эмоции исчезнут.

Приведем несколько советов, как отвечать на про-сьбы других:1. Тому, кто не является вашим начальником, скажи-

те: «Простите, но я не могу. У меня в данный мо-мент другие дела». Если с просьбой настаивают, от-вечайте им с улыбкой так же. В конце концов смыслответа до них дойдет.

2. Ответить отказом начальнику сложнее. Начальни-ки считают, что вы сделаете все, что они вам ска-жут, если только вы не возразите. В данном случаеперед вами две задачи: свести воедино ваши собс-твенные приоритеты с приоритетами начальника исохранить с ним хорошие партнерские рабочие от-ношения.Вот как можно ответить, когда начальник просит вас

выполнить дополнительную работу. Имейте в виду, чток некоторым просьбам следует отнестись уважительно.В этом случае необходимо проявить гибкость:

• «Если я сейчас займусь этим, то не смогу сделатькачественно, потому что у меня сейчас слишкоммного разных дел».

• «Я ценю ваше доверие, но в данный момент я, ве-роятно, не смогу сделать все как нужно, посколь-ку у меня сейчас столько дел».

• «Я бы с радостью занялся тем, что вы хотите мнепоручить, вместо того чем я занят в данный мо-мент (называете то, чем вы занимаетесь)».

• «Я смогу это сделать для вас завтра, ближе к кон-цу недели, на следующей неделе».

• «В данный момент я не могу, но может быть имя-рек может? Он лучше разбирается в этом вопро-се (называете конкретный вопрос)».

3. Главное лицо, которому важно научиться отвечатьотказом, это вы сами.• Определите важные для вас цели и следуйте к

ним.• Не назначайте себе слишком много дел в списке

«Что нужно сделать».• Определите, что вы не будете делать.• Если вы работаете дома, относитесь к работе

так, как если бы вы были на службе. Придержи-вайтесь определенного распорядка и попроситеживущих с вами уважать этот распорядок. Выдолжны хорошо выглядеть. Приходите на рабо-ту и уходите с нее каждый день в одно и то жевремя. Обедайте не за рабочим столом в кабине-те, а в другом месте.

Будьте пунктуальны

Пунктуальность — это основной принцип эффек-тивной организации времени. Пунктуальные людиимеют больше шансов на удачу и успех. Те, кто посто-янно опаздывает, не имеют таких шансов и оставляютпосле себя неприятное ощущение, которое сохраняет-ся несколько дней.

Дэн Кеннеди настолько убежден в важности бытьпунктуальным, что посвятил целую главу этомувопросу в книге No B.S Time Management. Для негопунктуальность — это показательный знак целост-ности. Он говорит: «Людям, не умеющим быть точ-ными, нельзя доверять». Он также считает, что есливы будете ценить время других людей, они будут це-нить ваше.

Кеннеди объясняет, что уважительное отноше-ние ко времени связано с уважением чужого мнения,собственности, прав, соглашений и договоренностей.Более того, уважительное отношение ко времени сви-детельствует о высокой самооценке человека. Если че-ловек не уверен в том, что сделает все вовремя, как выможете быть уверены в нем?

Джон Канич и Ричард Лестер в книге Survival Kitfor Leaders предлагают следующие советы по пово-ду того, как обращаться с непунктуальными людь-ми:

С коллегами:• Не встречайтесь с ними, если они не пришли вовре-

мя на деловую встречу.• Похвалите их за приход вовремя.• Поговорите с ними по поводу их опозданий.• Если необходимо, то сократите общение и дела с

ними.

С начальником:• Познакомьтесь с его помощником или секретарем,

который сообщит вам о его опоздании.• Займитесь чем-нибудь, ожидая его прихода.

С прочими важными лицами:• Займитесь чем-либо, ожидая их.• Назначайте с ними встречи на более ранее время,

рассчитывая, что в этом случае освободитесь вовре-мя.

• По возможности добирайтесь до места встречи поотдельности.Примечание: У разных народов разное отношение к

времени. Если вам приходится работать за рубежом,убедитесь в том, что вам известны местные правила,касающиеся пунктуальности, и следуйте им.

Сократитепереизбыток информации

Большинство из нас задавлены информацией. Онапоступает к нам отовсюду — из телевизора, радио, Ин-тернета, приходит по почте, из компакт-дисков, DVD,МРЗ, дома, она застает нас на работе, в пути. Источни-ки информации бесчисленны. Как с ней справиться?

Никак.

Вы можете только решить для себя, что являетсяважным, а что нет. По большому счету это умение ви-деть лес и деревья за ним. На что упадет ваш взгляд?Что требует меньшего внимания, а что можно вообщепропустить?

Джен Джаспер, специалист в области организациитруда и тайм-менеджмента, в книге Take Back Your Timeпишет, что информация сама по себе не имеет значе-ния. Оно возникает только тогда, когда мы начинаемпользоваться ею. Она предлагает сделать следующее,чтобы избежать информационной перегрузки:1. Необходимо признаться себе в том, что, вполне ве-

роятно, у вас может быть нездоровое пристрастиек информации. Информация становится наркоти-ком, если:• У вас хранятся кипы утративших новизну ин-

формационных материалов, которые вы редкочитаете.

• Вы покупаете книги, которые у вас уже есть, но очем вы забыли.

• Вы начинаете волноваться, если не можете частополучать новости.

Накапливание информации на случай, что она,возможно, пригодится в какой-то момент, означаетнеумение пользоваться временем, силами и деньгами.В результате у вас будет появляться чувство вины ираздражения всякий раз, когда вы подумаете о том, чточто-то не прочитано, не услышано или не использова-но. Сюда относятся, казалось бы, важные документы,которые вы запихнули подальше в папки или записа-ли на жесткий диск компьютера.

Попытайтесь понять, что большая часть сегодняш-них новостей носит сенсационный характер. Средствамассовой информации проглатывают абсолютно все.Новости могут удовлетворять ваши вуайеристскиенаклонности, но они также забирают вашу энергию исилы, распространяют страх и негативные эмоции. За-дайте себе вопрос, стоят ли эти новости того стресса,который они в вас порождают.

Сведите к минимумуотвлекающие факторы

Большинство из нас рассматривают отвлекающиефакторы как серьезную потерю времени, посколькуони мешают нам сосредоточиться и лишают рабочегонастроя. Исключение составляют руководители ком-паний, которые рассматривают отвлекающие факторыкак составную часть своей работы.

Для того чтобы определить, что вас отвлекает (втом случае, если вы не являетесь директором компа-нии), в течение недели записывайте все то, что мешаловам сосредоточиться на главных делах. Затем решите,что можно сделать, чтобы не отвлекаться от них.

Даже руководители компаний считают небесполез-ными советы, приведенные ниже:

Не беритесьза все дела одновременно

Многие из нас считают, что грамотно распределятьсвое время и работать продуктивнее означает делатьнесколько вещей сразу. Мы работаем на компьютереи одновременно разговариваем по телефону. Мы едими одновременно работаем за столом. Мы разговарива-ем по мобильному телефону, когда ведем машину илиидем по улице.

Лора Стэк говорит, что мы находимся в плену удвух мифов, когда говорим о том, как хорошо делатьнесколько дел одновременно. Когда мы делаем дваили более дел сразу, мы считаем, что:• Нам удается сделать более одного дела.• Мы работаем эффективнее и производительнее,

поскольку делаем все быстрее.В действительности выполнение нескольких дел

сразу означает лавирование между делами. Причем ниодному из них мы не уделяем должного внимания. Ис-следования показали, что выполнение нескольких делснижает производительность.

Когда вы переключаетесь с одного дела на другое,вы тратите время, даже если не осознаете того, чтодолжен выполнить ваш мозг — решить переключить-ся, заняться тем, на что вы переключились, решить

вернуться к предыдущему делу, переключиться на то,чем вы занимались до первого переключения.

В некоторых случаях заниматься сразу нескольки-ми делами опасно. Исследование, недавно проведен-ное в университете штата Юта, показало, что реакцияводителей в возрасте немногим более 20 лет, разгова-ривающих во время вождения по мобильному телефо-ну, точно такая же, как и у людей 70 лет. При этом онипользовались системой громкой связи. Интересно,какова же будет статистика относительно водителей,не пользующихся этой системой? Еще более настора-живает то, что нарушение реакции таких водителейгораздо более значительное, чем у пьяных водителей,у которых содержание алкоголя в крови превышает0,8!

В статье о риске пользования мобильными телефо-нами за рулем приводятся факты, подтверждающиетакие выводы. Она сообщает о многочисленных случа-ях аварий, ситуациях, близких к аварийным, а также ослучаях, когда аварии по счастливой случайности уда-лось избежать. Вероятной причиной этих инцидентовбыли разговоры по мобильным телефонам.

Вы сделаете больше (причем без всякого риска длясебя), если займетесь чем-то одним. Если вы ведетемашину, занимайтесь только этим. Если возникаетнеобходимость переговорить по телефону, остановитемашину в безопасном месте. Что касается работы, рас-планируйте свои дела в ежедневнике. Выполняйте этидела по порядку.

Если по роду работы вам приходится отвлекать-ся на многочисленные запросы и краткие разговоры,полностью сосредоточьтесь на том, чем вы заняты вданный момент (некоторые называют это отбрасыва-нием всего остального и погружением во что-то одно).Это очень хорошая привычка, в особенности если у вас

маленькие дети. Вы должны целиком и полностью уде-лить ваше внимание им, хотя бы и на короткое время.

Следуйте этим советам, чтобы отвыкнуть от при-вычки заниматься несколькими делами на работе. Темсамым вам удастся сделать больше за меньшее время:• Сведите к минимум отвлекающие факторы (см.

предыдущий раздел).• Не стремитесь браться за то, что вам внезапно при-

шло в голову. Если вы вспомнили о чем-то, чтонужно сделать, или о ком-то, с кем необходимо по-говорить, отметьте для себя, что это нужно сделатьпосле того, как вы выполните текущее дело.

• Заведите дневник разговоров с теми, с кем вам при-ходится часто общаться. Когда вы вспомните, чтоим необходимо что-то сообщить, сделайте записьоб этом в дневнике. Если необходимо обсудитьнесколько вопросов, позвоните им и договоритесьо времени, когда это можно сделать. Или же оп-ределите конкретный день или неделю для такихвстреч.

• Думайте о результатах, а не о том, что вы делаете.Вместо того чтобы говорить себе: «Над этим от-четом я буду работать один час», скажите себе «Кобеду я закончу два раздела этого отчета». Сосре-доточьте свое внимание на желаемой цели, а не напроцессе.

• Во время работы периодически выходите из-за ра-бочего стола. Таким образом вам удастся достичьбольшей концентрации внимания и сократить по-терю времени.

• Установите для себя конечные сроки. Если у вас враспоряжении слишком много времени, можно лег-ко утратить настрой и затянуть работу.

• Планируйте, но не становитесь рабом совершенс-тва. Совершенные планы не существуют. Успех

начинается с того момента, когда вы отправляетесьв путь с не всегда четкими планами. Если что-тоне удается, попробуйте другой подход. Не нужнолишних разговоров. Не вините себя и других. Дейс-твуйте и смотрите, что получается, продолжайтедействовать и смотрите, к каким результатам выпришли, и так далее.

Мы будем говорить о том, как бороться со стрессом,в главе 25. Заниматься одним делом означает сокра-тить вероятность стресса. Сосредоточьте свое внима-ние на чем-то одном, и посмотрите, что из этого полу-чится. Вас удивит, как много вам удалось сделать.

Рискуйте

Если вы хотите иметь больше времени и лучше егоиспользовать, то вам нужно выбираться из тихой заво-ди. Добивающиеся успеха люди никогда не отсижива-ются в безопасных местах, не высовывая головы.

Удивительно, как часто большинство из нас подни-мают руки вверх. Мы легко поддаемся необоснован-ным страхам, вместо того чтобы двигаться к цели.

В конце дня становится ясным одно — вы всегда до-бьетесь того, к чему стремитесь.

Если ваша цель — удобство, комфорт и совершенс-тво, если вы боитесь глупо выглядеть в глазах окру-жающих, вы вряд ли достигнете многого. Вами будетуправлять страх.

Но если вы стремитесь достичь своих целей, вы смо-жете сделать все. Да, иногда вас будет что-то пугать, нонесмотря на это, вы будете двигаться вперед к тому,чего вы хотите достичь. Проделайте это много раз, и вконце концов страх перестанет быть препятствием.

Ваши цели должны быть четко определены. Для ихосуществления необходим план. И — вперед!

Чаще и большеперепоручайте дела

Многие из нас думают, что только мы можем хоро-шо выполнить данную работу. В некоторых случаяхэто верно. Однако зачастую существуют другие «хо-рошие» способы выполнять работу. Кроме того, тотфакт, что вы можете выполнить работу лучше чем кто-то другой, не означает, что вы рационально распоря-жаетесь своим временем.

Если у вас есть более важные дела и задачи, кото-рые выполнить можете только вы, — перепоручайтевсе остальное другим.

Если кто-то может выполнить работу быстрее, луч-ше и с меньшими трудозатратами, — перепоручайте еедругим.

Польза перепоручения значительно перевешиваетриск. У вас появляется больше времени для занятиятем, что действительно важно для вас. Перепоручатьдела означает учиться быть более ответственным и ра-ботать эффективнее. Выигрывают от этого все.

КАК ПЕРЕПОРУЧАТЬ ДЕЛА

• Перепоручение дел — это своего рода преподава-тельская работа. Всегда объясняйте, почему выэто делаете и как нужно выполнить поручение. Те,

кому вы даете поручение, должны понимать по-следствия хорошо или плохо выполненной работы.Попросите их объяснить своими словами, все ли импонятно. То, что вы тратите на это время, в конеч-ном итоге окупится.

• Если вас тревожит, что тот, кому вы даете задание,не имеет достаточных навыков, то проведите с нимтренинг или замените его и назначьте другого ис-полнителя.

• Убедитесь, что те, кому вы перепоручаете работу,имеют необходимые средства и ресурсы для ее эф-фективного выполнения.

• Всегда устанавливайте реальные сроки выполне-ния задания и сроки проверки. Не вмешивайтесьв ход работы по пустякам, но находитесь в курсетого, что непосредственно относится к вашим обя-занностям. Заведите файл на каждого сотрудника,которому вы перепоручаете работу, чтобы знать, вкаком состоянии его дела.

• Рассчитывайте на удачу, и она придет к вам. Этоплодотворный процесс.

• Можно перепоручать небольшие дела, но не за-ставляйте других заниматься бессмысленной ра-ботой.

• По возможности перепоручайте крупные задания ипроекты. Другие тоже хотят получить возможностьполностью реализовать свой потенциал и осознатьважность своей работы.

• Когда работа сделана, оцените ее, поблагодаритесотрудника лично и, если это возможно, в присутс-твии других. Ваш начальник должен своевременноузнать, что кто-то из ваших подчиненных хорошосправился с порученным заданием. Своевременноотправьте этому сотруднику благодарственную за-писку или письмо.

• Сохраняйте с вашими подчиненными деловые от-ношения. Друзей просить сделать то, что они нехотят делать, труднее. Ваша цель оставаться объек-тивным, чтобы вы могли справедливо оценить ра-боту каждого, когда для этого придет время.

• Если ваши подчиненные обращаются к вам с про-сьбой решить какие-то проблемы (перепоручениевверх), дайте им совет и позвольте решить, что де-лать (такая тактика хорошо применима по отноше-нию к детям!).

Учитесь проводить собрания

Малоэффективные и/или ненужные собрания —это большая потеря времени. Вот некоторые советыспециалистов в области тайм-менеджмента и руково-дителей компаний:• Проводите собрания только в случае необходимос-

ти. Отменяйте те, что не нужны. То, что вы запла-нировали проведение еженедельных собраний, неозначает, что необходимо встречаться каждую неде-лю. Зачастую дела лучше решать другим способом,например, с помощью кратких совещаний, деловыхзаписок или индивидуальных встреч.

• Проводите собрания в необычных местах — в от-деле, где возникает какой-то вопрос (например, вцехе, на складе), в местном не шумном ресторане,в непринужденной или непривычной обстанов-ке.

• Назначайте собрания на И часов утра или на16 часов дня. Сотрудники будут более собраннымии заинтересованными в том, чтобы завершить об-суждение быстрее, чтобы успеть соответственно наобед или домой.

• Еда на собраниях исключается. Она требует ненуж-ных затрат, дает лишние калории и отвлекает от дела.

• Приглашайте на собрания только необходимых со-трудников. Пять-шесть человек — это оптимальное

число для принятия решения и выполнения необ-ходимых дел. После собрания разошлите информа-ционные бюллетени тем, кому это необходимо.

• По крайней мере за день до собрания разошлитеповестку дня. Точно определите обсуждаемые воп-росы. Широко сформулированные темы приводятк бесцельным дискуссиям, трате времени и ощуще-нию, что все это уже было и обо всем этом говори-лось ранее.

• Для каждого вопроса повестки дня должно бытьопределено время, которого необходимо четко при-держиваться. Наиболее важные вопросы следуетобсуждать в середине или во второй трети собра-ния. До этого момента люди могут все еще подхо-дить. После этого времени они теряют интерес кпроисходящему и начинают думать о том, чем зай-мутся после собрания.

• Не выходите за рамки повестки дня. Не отвле-кайтесь на незапланированные вопросы, которыеможно решить позже и которые могут увести васв сторону. Назначьте ответственного человека илисоздайте группу лиц, которые разберутся с возник-шим вопросом и доложат вам о нем позже.

• Начинайте и заканчивайте собрания вовремя. Неидите на поводу у опаздывающих, начиная собра-ния позже или повторяя для них то, что они про-пустили. Сразу после начала собрания уберителишние стулья так, чтобы опоздавшим пришлосьстоять. Или же заприте дверь, чтобы они не могливойти. Или же заставьте опаздывающих платитьштраф. Скоро они перестанут опаздывать.

• Определите регламент выступлений, но не огра-ничивайте свободную дискуссию. Назначьте кого-либо, помимо ведущего протокол, следить за регла-ментом.

• Управляйте дискуссией. Задавайте стратегическиевопросы, чтобы получить лучшие идеи. К примеру,«Что, по вашему мнению, сработало лучше всего?»,«В чем плюсы и минусы?». Провоцируйте присутс-твующих на дискуссию, высказывая необычныепредложения.

• Ведите протокол, максимальный размер его 1 стра-ница. Предоставьте дополнительные сведения одискуссии всем, кто хочет с ними ознакомиться.

• Не оставляйте что-то незавершенным. По каждо-му из обсуждаемых вопросов необходимо прийти кзаключению, даже к такому, как «перенести обсуж-дение на следующее собрание» или «отказаться отдальнейшего обсуждения».

• Предупредите собравшихся, что собрание заканчи-вается через 10 минут.

• Вскоре после собрания разошлите краткий отчет опринятых решениях, об ответственных лицах и сро-ках исполнения. Пишите по существу, не включай-те в них такие детали, как «он сказал/она сказала».

• Ведите контроль нерешенных вопросов.• Отчет о проведенном собрании используйте на сле-

дующем, чтобы контролировать ход исполнения.• Следите за тем, что работает, а что нет. Не бойтесь

отказываться от старых способов ведения собранийи применяйте новые.

Выработайтестратегию общения

Все большее число коммуникационных каналов внаше время — это палка о двух концах. У нас появи-лось множество вариантов общения, а это означает,что мы несем большую, а отнюдь не меньшую ответс-твенность за качество общения.

Ниже мы рассмотрим наиболее распространенныевиды каналов коммуникации — компьютер, телефон,факс, а также изложим некоторые соображения насчетэлектронных средств связи в целом.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Вопрос организации общения с помощью элект-ронной почты мы рассматриваем в главе 9 — «Всемусвое место». Ниже мы приводим правила общения поэлектронной почте, предложенные Лорой Стэк и ДженДжаспер.1. Электронные сообщения должны быть краткими

и деловыми. Ни у кого нет времени разбираться вдлинных и запутанных потоках чьего-либо созна-ния. Сразу же переходите к делу. Ответы должныбыть четкими. Перед отправкой сообщения отредак-тируйте его. В нем не должно рассматриваться не-сколько вопросов. Если есть такая необходимость,

лучше по каждому из них отправить отдельное со-общение. То же самое относится к ответным сооб-щениям. Пишите то, о чем хотите сказать, кратко.Часто достаточно просто написать «Спасибо!» или«Понял».Примечание: Печатать ответ приходится дольше,чем сказать то же самое по телефону. Если нуженбыстрый ответ, тогда звоните.

2. Стиль сообщений должен быть простым. Пользуй-тесь прописными и строчными буквами, как к томувсе привыкли. Письмо, напечатанное только строч-ными буквами, можно расценить как вашу лень ипренебрежение к партнеру. Сообщение, состоящееиз одних заглавных букв, выглядит кричаще. Сле-дите за грамматикой, орфографией и пунктуацией,в особенности в тех случаях, когда вы общаетесь спокупателями или клиентами. С помощью символазвездочки удобно выделять слова (*очень*). Дру-гой способ выделить что-либо — с помощью заглав-ных букв, но не злоупотребляйте этими методами.Избегайте большого количества цветовых и графи-ческих символов. Некоторые почтовые программыне могут читать HTML

3. Правильно пользуйтесь режимом рассылки не-скольким адресатам. Пользуйтесь режимом скры-той рассылки только в тех случаях, когда вы отправ-ляете сообщение большой группе получателей. Этоизбавит их от необходимости пролистывать весьсписок адресатов. Им также не придется приниматьненужную почту под заголовком «Ответить всем».Не пользуйтесь скрытой рассылкой, чтобы скрытьимена получателей от главного получателя: это не-честно. Пользуйтесь адресным режимом «СС», ког-да необходимо, чтобы ваше сообщение прочел кто-то еще.

98

4. В разделе «Тема сообщения» необходимо указатьсодержание сообщения и степень срочности. Поль-зуйтесь краткими определениями. Можно восполь-зоваться сокращениями, которые будут понятнысотрудникам, типа «HP» — необходимо решениеили «МО» — месячный отчет.

5. Подпишите сообщение. В конце должна быть кон-тактная информация, включая адрес в Интернете.Большинство почтовых программ делают это авто-матически.

6. Суммируйте содержание пересланных вам сооб-щений. Читать все, что написано в сообщениях,отправленных другому адресату, неудобно. В свойответ(ы) включите только то, что относится к делу.Никогда не исправляйте чужие сообщения, не по-лучив на это разрешения.

7. Проверьте почту и переправленные сообщения наналичие вирусов, прежде чем переправлять их да-лее. Не перегружайте Интернет, который и без тогозабит всяким мусором и ненужной информацией.К хорошим сайтам, с помощью которых можнопроверить, не пытаются ли вас с помощью Интер-нета вовлечь в какое-то мошенничество, относятсяwww.Snopes.com, www.TruthorFictiou.com, и wwwTafkac.org.

8. Относитесь выборочно к почте, приходящей отдрузей. Если кто-то отправляет вам слишком многошуток и смешных рассказов, попросите его удалитьвас с адресного списка. Скажите им, чтобы они необижались: просто вам приходится работать с оченьбольшим количеством почты.

9. Относительно конфиденциальных, деликатных исложных вопросов лучше общаться с глазу на глазили по телефону. В этих случаях электронная поч-та может усугубить ситуацию. Независимо от того,

в каких словах выражено ваше сообщение, оно неможет передать необходимый тон голоса. Всячес-кие символы, типа смайликов, являются плохой за-меной, да и выглядят они наивно и смешно.

10. Запомните, что ваша электронная почта не являет-ся личной. Если вы работаете в компании, элект-ронная корреспонденция является собственностьюэтой компании. Думайте о содержании того, чтовы отправляете. Вас могут уволить или привлечьк ответственности за отправку неприличных сооб-щений или писем личного характера. Помимо это-го, ваша электронная почта ненадежна в том отно-шении, что ее содержание может стать известнымдругим людям. Не отправляйте сообщения с содер-жанием, которое вы не доверили бы обычной почтеили почтовой открытке.

ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА

Голосовая почта работает быстрее электронной, иее легче проверить, находясь не за рабочим столом.Кроме этого, не все регулярно проверяют свою элект-ронную почту. Здесь мы приводим советы, как эффек-тивно передавать голосовые сообщения. Эти советыбыли предложены Стэк, Джаспер, Джоном Каничем иРичардом Лестером.1. Сформулируйте то, что вы хотите сказать. Этим вы

сократите время прослушивания переданного вамисообщения, и его легче будет понять.

2. Будьте кратки. Ваше сообщение должно занять 30или менее секунд.

3. Сообщение должно быть конкретным. Никогда,даже если человек ваш хороший знакомый, не го-ворите: «Привет, это (ваше имя). Позвони мне».Говорите по существу. Звонок незнакомым людям

следует начать и закончить, назвав свое имя, компа-нию и номер телефона, произнося все это медленно.Номер телефона следует произносить с паузами,например, 407 (пауза), 533 (пауза), 1207.

4. Если на ваш звонок отвечает помощник, а человек,которому вы звоните, отсутствует, попросите у по-мощника разрешения оставить голосовое сообще-ние. Тогда этот человек получит ваше сообщениенепосредственно, а не через третьи руки, и сможетего прослушать неоднократно.

5. Следите за громкостью голоса, тоном и произ-ношением. Говорите не слишком громко, но и нетихо. Голос должен быть бодрым. Улыбайтесь вовремя передачи сообщения — люди чувствуют ва-шу улыбку. Если вы хотите, чтобы вам перезво-нили, старайтесь избегать сарказма или раздра-жения.

6. Научитесь обращаться со своим автоответчиком.Вы сэкономите много времени, научившись уско-рять или замедлять полученные сообщения, про-пускать ненужные, удалять, переходить вперед иотвечать автоматически.

7. Избегайте неопределенности. Сообщите людям,которым звоните вы и которые звонят вам, время,в которое вас можно застать. Если вы договарива-етесь по телефону о встрече, соблюдайте назначен-ное время или же договоритесь о другом.

РАЗГОВОРЫ ПО ТЕЛЕФОНУ

Стэк, Джаспер, Канич и Лестер и Стефани Уинстондают следующие советы относительно того, как эф-фективно пользоваться телефоном. Смотрите такжеглаву 15 — «Сведите к минимуму отвлекающие фак-торы», где содержатся прочие советы.

1. Прежде чем сделать важный или сложный теле-фонный звонок, приготовьте сценарий разговора.Таким образом вы не упустите ничего важного ибудете говорить по делу.

2. Не отвлекайтесь от темы. Если это произошло, по-старайтесь вежливо вернуться к основной теме раз-говора.

3. Когда звонят вам, быстро переходите к делу. Веж-ливо скажите: «Чем могу вам помочь?» или «Могуя что-то для вас сделать?»

4. Если на ваш звонок отвечает секретарь, краткообъясните причину вашего звонка, пока трубку невозьмет нужное вам лицо. Когда это произойдет,запишите его номер телефона, чтобы в дальнейшемзвонить непосредственно ему, а не попадать вновьна третьего человека.

5. Если вас просили перезвонить, сделайте это какможно быстрее, не позднее чем через 24 часа, дажепросто для того, чтобы сказать, что в данный мо-мент вы разговаривать не можете.

6. Если вы должны перезвонить нескольким лицам,расположите ваши звонки по степени важности.Даже если вы отдаете кому-то предпочтение, это неозначает, что вы должны звонить в первую очередьим, поскольку у вас есть более важные звонки.

7. Самым важным лицам следует звонить очень ра-но утром или после обычного делового дня. В этомслучае у вас больше шансов дозвониться непосредс-твенно до них самих.

8. Когда вы уезжаете, договоритесь со своими сотруд-никами о конкретном времени во время рабочегодня, когда вы им будете звонить. Экономьте своевремя, решая все вопросы в ходе одного звонка.

9. Сообщайте только номер своего обычного телефо-на. Поступающие на него звонки переадресуйте на

свой мобильный телефон, когда вас нет на рабочемместе, и отфильтровывайте их с помощью опреде-лителя номеров.

10. Приобретите телефонную гарнитуру. Она помо-жет вам освободить руки и не нагружать шею,плечи и спину. Лучше завести себе беспроводнуюгарнитуру. В этом случае вы сможете передви-гаться по кабинету, при этом разговаривая по те-лефону.

ФАКС

1. Фильтры, использующиеся в наши дни для борьбыс увеличивающимся количеством спама в элект-ронной корреспонденции, делают факсимильнуюсвязь быстрым и удобным способом передачи сооб-щений. Кроме того, люди, пользующиеся факсом,более серьезно обдумывают тексты факсимильныхсообщений по сравнению с электронной почтой.Если вы лучше воспринимаете зрительную, а незвуковую информацию, вы, возможно, сочтете, чтопользоваться факсимильной связью более удобно,чем голосовой почтой.

2. Факсом можно пользоваться в тех случаях, когдавы не можете дозвониться до кого-то по телефону.Если факсимильные сообщения можно отправлятьс вашего компьютера, то это еще более увеличитскорость передачи данных.

ОБЩИЕ ЗАМЕЧАНИЯ ОБ ЭЛЕКТРОННЫХ ПРИБОРАХ

Книги по тайм-менеджменту, опубликованные дотехнологического прорыва, не дают советов по ис-пользованию электронных приборов (если только этикниги не были обновлены и переработаны). Но даже

самые современные издания не освещают этот аспектв достаточной степени.

Электроника вовсе не обязательно экономит времяили повышает производительность труда. Увлечениеэлектронными приспособлениями может серьезно от-влекать от дел, мы тратим на нее время, от этого сни-жается темп работы, нарушается деловое общение.

Проверьте себя с помощью нижеприведенных воп-росов относительно того, как вы пользуетесь элек-тронными приборами. Эти вопросы касаются всехэлектронных приспособлений, которые могут быть увас — телевизор, радио, компьютер, факс, электроннаязаписная книжка, мобильный телефон, аудио- и ви-део-плеер, цифровой видео-магнитофон.

• Часто ли я отвлекаюсь или избегаю разговоров сдругими людьми, чтобы воспользоваться этим при-бором?

• То, что я пользуюсь этим прибором, как-то плоходействует на других людей?

• Я трачу на этот прибор больше времени, чем на про-чие важные для меня дела?

• Я чувствую себя не в своей тарелке без этого прибо-ра?Если вы ответили утвердительно хотя бы на один

вопрос, это значит, что вы находитесь в зависимостиот электроники. Возможно, вы не считаете, что этоплохо, но если ваши родные, друзья или коллеги таксчитают, вам стоит серьезно задуматься над тем, на чтоуходит ваше время. Перефразируя известное изрече-ние: «Всякий человек на смертном одре будет сожа-леть о том, что [так часто смотрел телевизор, сидел закомпьютером, отсылал факсы, слушал музыку, смот-рел видеозаписи или играл в компьютерные игры]».

Как было бы замечательно, если советы по органи-зации своего времени можно было использовать каккулинарные рецепты! Просто делай, как написано, идело сделано! Жизнь можно было бы приготовить, какшоколадное суфле. Однако в действительности такогоне происходит. Люди ведут себя гораздо менее пред-сказуемо, чем пищевые ингредиенты.

Большинство из нас великие притворщики. Мыговорим, что хотим расти как личности и в профес-сиональном плане, хотим стать организованнее, про-водить меньше времени за работой, лучше питаться,заниматься спортом, уделять больше времени семье,путешествовать и многое другое. Однако мы редковыполняем то, что говорим, осознанно и целенаправ-ленно.

По мере того как вы будете приноравливаться кразличным методам, помогающим лучше организо-вать свое время, вам потребуется определить для себя,какие из них эффективны, а какие нет. В этом разделемы предлагаем четыре способа определения их эффек-тивности:• Экспериментируйте.• Анализируйте и делайте выводы.

• Оценивайте достигнутое.• Давайте и принимайте советы.

Мы завершаем книгу обсуждением вопроса о том,как важно заботиться о себе.• Боритесь со стрессом и заботьтесь о хорошем само-

чувствии.

Каждый совет в этом разделе может помочь вамбыть в наилучшей форме, конечно, если вы будете сле-довать этим советам регулярно и пока они не станутдля вас постоянной привычкой. Эксперимент — это совершенно особый способ

научиться лучше организовывать свое время. Боль-шинство из нас считают незыблемым то, как мы дела-ем какие-то вещи. Мы говорим: «Вот такой я есть» или«Вот так устроен мир». Мы безоговорочно принимаемнастоящее положение вещей.

Экспериментируя, мы садимся на водительское мес-то. Никто кроме вас не должен знать, каковы ваши цели.

Вот несколько вариантов экспериментов, которыестоит провести:1. Наблюдайте за собой. Что вы говорите? Что вы де-

лаете? Что вам отвечают? Не выносите суждения.Просто наблюдайте за собой, чтобы понять лучшесвое поведение.

2. Сосредоточьте свое внимание. Будьте готовы к то-му, чтобы полностью сосредоточиться на выполня-емом задании (включая беседы). Настойчиво сосре-дотачивайтесь до готовности. Затем переключитевнимание на следующее задание. И на следующее.Определите, в какой момент ваше внимание начи-нает ослабевать.

3. Отвлекитесь и попытайтесь рассматривать вещи,как будто бы вы другой человек. Задавайте вопро-сы. Спрашивайте советы, при этом не выполняйтеавтоматическую цензуру услышанного.

4. Не будьте «как все». Не занимайтесь тем, чем в этоже время занимаются другие. Не попадайте в часпик. Ходите по магазинам, когда в них меньше на-рода (или покупайте вещи через Интернет). При-нимайте пищу раньше и позже других.

5. Внесите в свой распорядок что-то новое. Никогдане пробовали таиландскую или вьетнамскую пи-щу? Попробуйте. В гостях беседуете с одними итеми же? Тогда заведите разговор с незнакомым че-ловеком. Ходите на работу или домой одним и темже путем? Пойдите иным. Конечно, он может ока-заться длиннее, но по дороге у вас откроются глазана новые для вас вещи.

6. Расстаньтесь с тем, что делали в прошлом. Извле-ките уроки, и следуйте вперед, не укоряя себя и необвиняя других.Примечание: Мы знакомы с одной мудрой руково-дительницей, которая говорит, что она никогда неставит под сомнение решения прошлого, посколькуона знает, что эти решения на тот момент были са-мыми лучшими. Конечно, если бы тогда она зналато, что ей известно сейчас, она, возможно, поступи-ла бы иначе. Но жизнь распоряжается по-другому,поэтому эта руководительница не тратит свое вре-мя на размышления об ошибках прошлого.

7. Займитесь самодисциплиной. Алан Лакейн предла-гает следующие способы:- Начните с простой ситуации. Скажите себе,

что вы решили встать раньше и отправиться напрогулку, но вместо этого пролежали в постели.Вместо того чтобы упрекать себя, отдайте долж-ное своему решению. Вы так решили.

- Затем возьмите какой-то небольшой предмет,относящийся к ситуации, в которой вы можетчто-то изменить. Например, поставьте рядом с

108

кроватью прогулочные ботинки. Когда зазвонитбудильник, наденьте их, снимите и снова ложи-тесь в постель. Это ваш выбор.

- На следующий день повысьте ставки. Выйдите вприхожую. Затем отправляйтесь в постель. По-нимаете?

- Независимо от того как вы поступаете, вы долж-ны чувствовать, что поступаете правильно. Ско-ро вы заметите, что ваше отношение к тому идругому решению изменяется.

- В последующие три-шесть недель у вас появит-ся внутреннее желание правильно использоватьсвое время даже в тех ситуациях, когда вам нехочется что-то делать.

- Когда вы обретете силу воли для выполненияпростых задач, переходите к сложным. И в этомслучае делайте все постепенно.

8. Пользуйтесь методом проб и удач. Лакейн такжеговорит, что ошибки — это единственный метод до-биться успеха. Если вы будете бесконечно взвеши-вать «за» и «против» из-за страха совершить ошиб-ку, вы потеряете время. Принимайте неудачи какплату за удачу, которая придет к вам в конечномитоге.Людей, добившихся успеха, таких как Томас Эди-сон, Альберт Эйнштейн, Мария Кюри и АвраамЛинкольн, в течение многих лет преследовали не-удачи. Подумайте, что произошло бы, если бы онисложили руки.

Экспериментируйте. В конечном итоге, если выбудете заниматься главным, вы добьетесь желаемого.Вам даже не придется думать об этом.

Анализируйтеи делайте выводы

Организация времени — это динамичный процесс.Ваши системы не смогут работать эффективно в тече-ние длительного времени, если вы не будете за нимиследить и в случае необходимости перестраивать.

Большинство специалистов в области тайм-ме-неджмента рекомендуют проводить еженедельныйанализ. Многие также советуют пользоваться еже-дневным анализом. Ни то, ни другое не отнимут у васмного времени. По крайней мере раз в год вам следу-ет производить переоценку ценностей и взглядов.

ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ

По возможности проводите еженедельный анализв одно и то же время, в один и тот же день. Если выявляетесь руководителем, лучше всего уделить этому1-2 часа в пятницу во второй половине дня. В этомслучае у вас останется время действовать, если вдругвозникнет что-то непредвиденное и требующее не-медленного решения. Другим удобным временем дляанализа является воскресенье, а также в ходе поездкина самолете или поезде, если вам часто приходится пу-тешествовать.

Вопросы, подлежащие анализу:• Сведите воедино разрозненную информацию (за-

писки, визитные карточки, брошюры, квитанцииоб оплате и тому подобное).

• Просмотрите все свои записи и сложите их в отве-денное для них место, чтобы ими было легко поль-зоваться в дальнейшем. Выбросьте то, что вам боль-ше не понадобится.

• Проверьте по календарю, какие дела остались не-выполненными. Посмотрите, что предстоит сделатьи к чему нужно быть готовым. Добавьте все это ксписку необходимых дел.

• Оцените сделанное и то, что предстоит сделать.

ЕЖЕДНЕВНЫЙ АНАЛИЗ

Проводите ежедневный анализ в конце каждогодня. Он включает в себя быстрый просмотр календа-ря, картотеки, списка необходимых дел (необходимыхзвонков по телефону, работы на компьютере, работыв офисе или по дому, поручений и тому подобного).Посмотрите, что осталось незавершенным, и подго-товьтесь к следующему дню.

ЦЕННОСТИ И ВЗГЛЯДЫ

Наша жизнь не остается неизменной, хотя мы этогопорой и не замечаем. Удостоверьтесь в том, что вашиценности и взгляды соответствуют вашему нынешне-му образу жизни. Если нет, измените вашу жизнь так,чтобы она соответствовала вашим старым ценностям ивзглядам, или пересмотрите ваши ценности и взглядытак, чтобы они пришли в соответствие с вашим нынеш-ним образом жизни. Ваши ценности и взгляды явля-ются важнейшей составной частью вас самих. Не изме-няйте им, независимо от того, что о них думают другие.

Давайте и принимайте советы

Важнейшим элементом эффективной организациисвоего времени является общение с другими людьмис целью координации действий, чтобы все работалислаженно и чтобы работа была выполнена. В этом сутьтого, что мы называем советами. Хотя слово «советы»у некоторых людей может вызывать негативные ассо-циации, советы как таковые не являются чем-то нега-тивным, ими можно успешно пользоваться.

СОВЕТУЙТЕ

Давать советы можно формально и неформально.Самой распространенной формой совета является по-

хвала за проделанную работу. Она направлена на то, что-бы помочь людям узнать, что эффективно, а что нет, и нато, чтобы они смогли изменить свое поведение так, чтобыработать еще эффективнее. Похвалу за успешную работуобычно принято выражать один или два раза в год.

Однако полагаться только на формальный совет вотношении работы неразумно по двум причинам:• Оценка труда сотрудников часто бывает завышен-

ной.• Одного или двух раз в году бывает недостаточно,

чтобы сотрудники получили информацию в пол-ном объеме или смогли изменить себя.

В этом случае очень полезным оказываются регу-лярные неформальные советы. Посмотрим на следу-ющие предложения, которые делают Канич и Лес-тер:

- Важным оказывается время и момент. А такжечастота. Советуйте после того, как что-то про-изошло. Это позволит вам разобраться с мень-шим количеством вопросов и увеличит шансытого, что ваш совет будет воспринят положи-тельно и с пользой для дела.

- Объясните новым сотрудникам, каковы норма-тивы хорошей работы, какова область их ответс-твенности и то, что от них ожидают, как толькоони приступают к работе.

- Советуя, приводите конкретные и доказательныепримеры. Если вы обрушиваете на сотрудникапоток обвинений, это вынуждает его занять обо-ронительную позицию. Он может почувствовать,что на него нападают и напрасно подвергают кри-тике.

- Выражайте похвалу сотрудникам за хорошовыполненную работу и за их преданность делу.Будьте в этом конкретны: лучше сказать «Кли-ент остался доволен, как вы разобрались с егожалобой», чем просто «Хорошая работа!».

- Выражайте поддержку сотрудникам, когда онисталкиваются с какой-то трудностью.

- Будьте точны и откровенны. Не скрывайте фак-ты, не стремитесь подсластить пилюлю и неприукрашивайте информацию, которую долженуслышать сотрудник.

- Будьте добрее. Советуйте сотрудникам тольков тех вопросах, которые находятся в их компе-тенции. Это касается как личных качеств, так ирабочих вопросов.

ПРИНИМАЙТЕ СОВЕТЫ

Большинству из нас нравится давать советы, когданас об этом просят. Однако когда роли меняются, всенаше благодушие улетучивается. Не хотите ли спро-сить кого-нибудь дать оценку вашей работы? «Нет,спасибо, я и сам знаю, что у меня все в порядке».

Многим из нас нелегко признаться в том, что мызнаем не все. Поэтому мы притворяемся, что знаем и,следовательно, не нуждаемся в чем-либо совете.

Тем не менее добившиеся успеха люди с готовнос-тью говорят, что знают далеко не все. Они пользуютсяэтим пробелом в знаниях и делают его источником сво-ей силы. Поэтому они с большей готовностью слуша-ют других, легче признаются в допущенных ошибках,с готовностью принимают советы и движутся вперед,оставляя позади сомнения и недобрые чувства.

Парадоксально, что признавая свое незнание, онипроявляют мудрость и становятся на тропу, котораяведет их к заданной цели.

Принимать советы можно также формально и не-формально. Формальный способ — это принятие по-хвалы за успешно проделанную работу. Как мы ска-зали, похвала за проделанную работу имеет право насуществование. Но один из лучших способов узнать осебе — попытаться получить неформальную информа-цию о себе от других на собеседовании.

СОБЕСЕДОВАНИЕ

1. Устройте собеседование с глазу на глаз по крайнеймере с тремя сотрудниками, хорошо вас знающими.Скажите им, что вы хотите больше узнать о себе изададите им несколько вопросов, рассчитывая наоткровенный ответ.

2. Если встреча с глазу на глаз невозможна, проведитебеседу по телефону. Ни в коем случае не проводитесобеседование по электронной почте. Она слишкомбезлична.

3. Найдите спокойное место, где вас не будут отвле-кать в течение 10-15 минут. Объясните, что выбудете задавать вопросы, а затем просто выслуша-ете ответы. Единственный случай, когда вам будетпозволено говорить, только когда вам потребуетсяуточнить ответ. Не комментируйте сказанное. Не-плохо вести запись сказанного, чтобы вы могливспомнить то, о чем говорилось.

4. Задайте каждому все эти вопросы:• Что, по-вашему, мне действительно удается?• Что мне нужно исправить в себе?• Что для меня важнее всего?• Какие свои таланты или качества я не использую?• Что я скрываю от других?• Какая у вас основная претензия ко мне?• В чем вы можете на меня рассчитывать?• В чем вы не можете на меня рассчитывать?

5. Когда закончите, поблагодарите участников за вы-сказанные мысли.

6. После того как вы обдумаете то, что сказали вашиколлеги, обратите внимание на ваши сильные сторо-ны и на те области, которые нуждаются в совершенс-твовании. Не почивайте на лаврах. Перефразируястарое высказывание: «Если вы всегда делаете то,что делали, вы получите то, что всегда получали».

Если пользоваться советами грамотно и относить-ся к ним с уважением, они окажутся очень полезнымсредством. Научитесь получать и давать их, и мно-гие из проблем, связанных с организацией времени,уменьшатся или вовсе исчезнут.

Оценивайте достигнутое

Один из самых сложных аспектов эффективноготайм-менеджмента — подчинение самого себя и дру-гих достижению результатов. Для этого необходимоиметь некоторое мерило достигнутого.

Ваши ПРАВИЛЬНО ПОСТАВЛЕННЫЕ цели иявляются главным мерилом. Если цели выбраны пра-вильно и вы настойчиво идете к ним, тогда оценка до-стигнутого не составит труда. Либо вы сделали к опре-деленной дате то, что задумали, либо нет.

Ваши обещания — это еще одно мерило. Либо вывыполняете их, либо нет. Если они не являются длявас приоритетом, вам нечего будет оценивать. И вымногое потеряете.

Большинству из нас не по нутру такое подчинение.Мы не только позволяем себе неоднократно сниматьс себя ответственность за результаты, мы позволяемдругим поступать точно так же. Этот «сговор противответственности», столь характерный для многих ор-ганизаций, является бессознательным сговором, по-рождающим посредственность.

Если оценка достигнутого не является вашей сильнойстороной, тогда поставьте перед собой ПРАВИЛЬНУЮцель и стремитесь достичь ее. Затем повторяйте этотпроцесс снова и снова, пока вы не попадете в яблочко навсех мишенях, пока не достигнете самых главных целей.

Что же касается обещаний, попробуйте проделатьэто упражнение для восстановления сил там, где выэти силы утратили:

- Определите одно-два места, где вы не следуетенамеченному плану или где совершаете ошибку.

- По-возможности, признайтесь в этом перед со-бой и перед другими.

- Измените свои обещания. После этого выпол-няйте их так, как если бы от этого зависела вашажизнь. На самом деле так оно и есть.

Можно взглянуть на жизнь, как на игру. В каждойигре нужно вести счет. Если вы не ведете счет, не оце-ниваете сделанное, игра перестает быть игрой. Этопросто времяпрепровождение. Ставьте цели и давайтеобещания, которые важны для вас, какими бы эти це-ли и обещания ни были. Это ваша игра. И в нее игратьможете только вы.

Боритесь со стрессоми заботьтесь

о хорошем самочувствии

Мы поговорим об этих вещах по двум причинам:1. Если вы до сего момента пользовались большинс-

твом из наших советов, то вы автоматически долж-ны были стать менее восприимчивы к стрессам. Выдолжны лучше чувствовать себя умственно, физи-чески и эмоционально.(Если вы продолжаете испытывать стрессы, этоозначает, что вы либо прочитали лишь только этотраздел книги, либо только что закончили читать еецеликом. В первом случае, прочтите ее от начала доконца. Во втором, теперь, когда вы знаете, что нуж-но делать, переходите к делу).

2. Организация своего времени является динамич-ным процессом. Он требует частого анализа и пе-ресмотра ситуаций. Глава 25 этой книги содержитметодики и приемы, которые по сути дела образуютзамкнутый круг. Эта глава является и концом кни-ги и ее началом.

Как это ни покажется странным, большинство книгпо тайм-менеджменту избегают темы стрессов и здоро-вья. И это притом, что многочисленные исследования,

проводимые во всем мире, показывают небывалыйрост числа стрессов на рабочем месте, за которые людирасплачиваются высокой ценой своего здоровья.

По данным Американского института стресса(www.Stress.org.), заболевания, связанные со стрес-сом, ежегодно обходятся США в 300 миллиардов дол-ларов. Сходные цифры поступают и из других стран.

В большинстве случаев люди испытывают стрессна работе из-за неуверенности в том, что они сохра-нят свою работу, из-за повышенных психологическихнагрузок, из-за меняющихся демографических, эконо-мических и политических факторов. По мере того какграница между работой и личной жизнью становитсявсе более размытой, мы все чаще вынуждены платитьвысокую цену за то, что нас можно потревожить круг-лосуточно на протяжении семи дней недели.

Что это означает для вас? Это ситуация, которуюможно описать в терминах «хорошая новость и плохаяновость».

Плохая новость заключается в том, что слишкомсильный стресс постепенно разрушает вашу иммун-ную систему. Рано или поздно нарушенная иммуннаясистема приведет к болезням, таким как артрит, рак,сердечные заболевания. У вас может случиться ин-фаркт, инсульт, и вы можете умереть молодым. Илиже, что еще хуже, можно прожить долгие годы с мно-жеством проблем со здоровьем, когда жизнь становит-ся бессмысленной. Какими бы горькими ни были этифакты, они остаются фактами.

Хорошая новость состоит в том, что стресс не явля-ется чем-то, что происходит без вашего участия. Вашеактивное участие заключается в том, как вы воспри-нимаете и переносите стрессовую ситуацию. Это оз-начает, что в основном вы ее контролируете, даже втом случае, если все остальное находится вне вашего

контроля. Оказывается, что во многом ваше благопо-лучие находится в ваших руках.

Ниже мы излагаем способы того, как управлятьсобственным благополучием и стрессом. Хотя этиметоды изложены кратко, воспримите их серьезно.Они эффективны, хотя на первый взгляд кажутсянесколько примитивными или даже маловероят-ными.

РЕОРГАНИЗУЙТЕ ВАШЕ ВОСПРИЯТИЕ ВРЕМЕНИ

Развейте в себе гибкое отношение ко времени.Небольшие усилия зачастую оказываются более

плодотворными, чем большие. Выделите для себя не-большие отрезки времени. Представьте, что 10 минутработы для вас гораздо более важны, чем большее ко-личество времени, отведенное на нее. Порадуйтесь то-му, что вы сделали за этот маленький отрезок, вместотого чтобы ругать себя за несделанное.

ДЕЛАЙТЕ ПЕРЕРЫВ

В отличие от общепринятого мнения, придуматьвыход из сложной или требующей срочного решенияситуации можно далеко не всегда. Очень часто отве-ты и решения приходят сами по себе гораздо быстрее,когда вы занимаетесь чем-то другим. Бытует множес-тво историй о людях, добившихся успеха, которыеприписывают свой успех тому, что решения проблемприходили к ним в тот момент, когда они дремали,прогуливались или занимались прочими повседнев-ными делами.

Перерыв от дел может быть коротким и неформаль-ным или более продолжительным и более целенаправ-ленным. Важно и первое, и второе.

• Вполне вероятно, что вы делаете 5-10-минутныйперерыв в течение рабочего дня, забираясь в Интер-нет, играя в компьютерные игры, решая кроссвордили читая что-то, не связанное с работой, смотритев окно или звоните кому-то по телефону. Или жеслушаете музыку, разминаетесь или совершаете ко-роткую прогулку. Что бы вы ни делали, это занятиедолжно снимать стресс, но не усиливать его.

• Более продолжительные перерывы позволяют вос-соединить душу и тело. Общеизвестно, что регу-лярные физические упражнения, такие как легкийбег, катание на велосипеде, ходьба, танцы и плава-ние, помогают снять стресс. Но точно так же помо-гают снять стресс медитация или молитвы, занятияйогой, тай-чи или ки-гонгом. Все эти занятия ока-зывают важное успокоительное воздействие, воссо-единяющее тело и душу.

• Чем бы вы ни решили заняться в перерыв, занимай-тесь этим, потому что у вас прибавится сил, появит-ся ясность мысли, вы проживете дольше и будетездоровым. Нет каких-либо других причин, чтобыразубедить вас заниматься этим.

• Берите отпуск на работе. Даже если вы остаетесьдома, не уезжая, ограничьте ваши контакты с рабо-той или полностью прекратите их.

• Ешьте меньше, но чаще. В этом случае у вас будетстабильное содержание сахара в крови, и вы не бу-дете переедать.

ПУТЕШЕСТВУЙТЕ НА САМОЛЕТЕ С УМОМ

Воздушные путешествия в наши дни стали обыч-ным источником стресса. Чтобы вы смогли лучше пе-реносить полеты на самолете, следуйте советам вете-ранов воздушных путешествий.

• По возможности никогда не путешествуйте послед-ним рейсом. Если ваш рейс отменят, вы застрянетена ночь в отеле или в аэропорту.

• Всегда держите при себе необходимые телефоныавиалиний и агентств по продаже билетов. Есливаш рейс отменили, позвоните в агентство, что-бы перезаказать билет, вместо того чтобы стоять вдлинной очереди к стойке информации.

• В салон самолета берите только самое необходи-мое. Если вам понадобится больше вещей, отправь-те их вперед заранее. Если это сделать невозможно,берите с собой самое необходимое и ценное в салон.В этом случае, если ваш основной багаж будет от-правлен в багажное отделение, а рейс отложат, у васбудет все то, что нужно.

• Находиться в замкнутом пространстве за тысячумиль от земли в мчащейся металлической сигаре —это не самое естественное состояние человека. Вашорганизм хорошо понимает это. Когда вы путешес-твуете самолетом:- Каждый час выпивайте 8 унций воды, лучше бу-

тилированной.- Не принимайте алкоголь или кофеин. И то и

другое приводят к дегидратации. Кроме того, от-рицательное влияние алкоголя усиливается приподъеме на каждые 10 тысяч футов.

- Ходите или вытягивайте ноги каждый час, этимвы поддержите нормальное кровообращение иизбежите образования тромбов.

- Избежать воздействия нездорового перерабо-танного воздуха можно, направив воздушныйпоток из вентилятора мимо лица, или надев пер-сональный генератор отрицательных ионов.

- Не стоит работать после взлета и вплоть до по-садки (да простят нам эту маленькую ересь!).

Все, что вы, возможно, сделаете по работе в каж-дую секунду полета, не стоит здоровья, котороевы тем самым у себя отнимаете. Большинстволюдей не понимают этого или не хотят пони-мать.

НАЙДИТЕ БАЛАНС

Многие люди говорят о балансе между работой и лич-ной жизнью. Мы не отделяем одно от другого. Балансмежду работой и личной жизнью подразумевает опти-мальное соотношение того и другого. Многие, включаяспециалистов по тайм-менеджменту и исследователей,не верят в возможность существования такого.

Приведем общие соображения относительно ба-ланса:

- Баланс — это то, как вы управляете своими обя-занностями и своими силами. Когда у вас нетсомнений относительно ваших целей, ценност-ных ориентиров и взглядов, вам приходится де-лать меньше. Научитесь быть не в числе «баналь-ного большинства», составляющего 80% людей.

- Баланс индивидуален для каждого. Не пожалей-те времени, чтобы понять, что он для вас значит,и составьте себе такой распорядок, который бысоответствовал ему. Если вы живете с кем-тоеще, воспользуйтесь их помощью.

- Замедлите темп и вернитесь к самому себе навыходных (или тогда, когда у вас есть свобод-ное от работы время). Если вы работаете дома,остановитесь, «закройте лавочку и уйдите». Неподдавайтесь искушению сесть за компьютер,проверить файлы или прочесть документы.

- Вы должны сознательно отказаться от мыслизаниматься рабочими делами. Послоняйтесь без

дела, пойдите на прогулку, посидите в парке илипоиграйте с домашними животными.

- Спите по 7-8 часов в день. Если у вас проблемысо сном, обратитесь к врачу.

- У вас должна быть поддержка со стороны другихлюдей. По крайней мере это один или два чело-века, которым вы доверяете и которые в курсеваших успехов и неудач.

В конечном итоге тайм-менеджмент или органи-зация своего времени — это организация самого себя.Чтобы добиться успеха, необходимо определить то,что для вас важно, и добиваться этого, а не просто меч-тать.

Многие терпят неудачу в жизни не потому, что уних нет способностей, мозгов или отваги, но просто по-тому, что они не направили свои силы на достижениецели.

Элберт Хаббард,писатель и ремесленник, 1856-1915

Поставьте перед собой цель, соберитесь с мыслямии приступайте к делу. Ваше отношение ко времени,ваша сопротивляемость стрессам существенно улуч-шатся.

ОБ АВТОРАХ

Памела ДоддПэм в течение 20 лет работает над темой динамики

рабочих групп, личной эффективности и эффектив-ности организаций. Она работает с клиентами в такихотраслях, как энергетика, медицина, производство ипрофессиональные службы. В течение семи лет онаработала в компании Electronic Data Sistems, разраба-тывая и внедряя программы по изменению и развитиюсистемы руководства предприятием. Она составилапособие об учебных организациях для Американскогообщества образования и развития, а также редактиро-вала монографию «Отодвигая границы: учет организа-ционных уроков на практике» (Pushing the Boundaries:Learning Organization Lessons from the Field).

Пэм имеет диплом бакалавра искусства в областиуправления персоналом, полученный в Пенсильван-ском университете, диплом магистра по социальнойработе, полученный в Мэрилендском университете, идиплом доктора философии по организационной пси-хологии и социальной работе, полученный в Мичиган-ском университете. Она является членом Американс-кой ассоциации психологов, Ассоциации психологи-ческих наук и Американской ассоциации социологов.

Даг СандхаймДаг является консультантом по развитию органи-

заций и старшим инструктором. Он часто выступает

по организационным и деловым вопросам перед кор-порациями и ассоциациями.

Среди его клиентов руководители и менеджеры изтаких компаний, как Altria Group Inc., Bertelsmann, TheChubb Corporation, DC Comics, DoubleClick, PrudentialDouglas Elliman, Harvard Management Company, HSBCBank USA, International Baccalaureate Organization,MetLife, а также Чикагский университет.

У Дага двенадцатилетний опыт работы менеджеромпо продажам и развитию бизнеса, преимущественнов области телекоммуникаций и интернет-консульта-ций.

Даг получил диплом бакалавра наук по психологиив Корнельском университете. Сейчас он работает надмагистерской диссертацией по вопросам организациии руководства в педагогическом колледже Колумбий-ского университета.

Пэм и Даг совместно работают в компании, котораяоказывает услуги, организуя переподготовку руково-дителей компаний, презентации и корпоративные се-минары по производительности труда и эффективно-му деловому общению.

ПРЕДИСЛОВИЕ 7ВВЕДЕНИЕ 9

РАЗДЕЛ I. УМЕЙТЕ СОСРЕДОТОЧИТЬСЯ 13Глава 1. Изложите в письменной форме 15Глава 2. Определите, что значит для вас время 17Глава 3. Определите свои приоритеты 21Глава 4. Создайте свое видение 27

РАЗДЕЛ И. ПЛАН 31Глава 5. Используйте собственную систему планирования.... 33Глава 6. Определите цели 39Глава 7. Планируйте в обратном направлении 44Глава 8. Умейте видеть главное 46

РАЗДЕЛ III. ОРГАНИЗУЙТЕ СЕБЯ 53Глава 9. Всему свое место 54Глава 10. Рабочий стол должен быть чистым 69

РАЗДЕЛ IV. ДЕЙСТВУЙТЕ 71Глава 11. Преодолейте свою медлительность 73Глава 12. Научитесь говорить «нет» 77Глава 13. Будьте пунктуальны 80Глава 14. Сократите переизбыток информации 82Глава 15. Сведите к минимуму отвлекающие факторы 84Глава 16. Не беритесь за все дела одновременно 86Глава 17. Рискуйте 90Глава 18. Чаще и больше перепоручайте дела 91Глава 19. Учитесь проводить собрания 94Глава 20. Выработайте стратегию общения 97

РАЗДЕЛ V. УЧИТЕСЬ 105Глава 21. Экспериментируйте 107Глава 22. Анализируйте и делайте выводы 110Глава 23. Давайте и принимайте советы 112Глава 24. Оценивайте достигнутое 116Глава 25. Боритесь со стрессом и заботьтесь о хорошемсамочувствии 118

ОБ АВТОРАХ 125

Вернуться в библиотеку учебников

Создание и продвижение сайтов

Рерайт дипломных и курсовых работ

Курсы по созданию сайтов