Sistema integrado de gestión institucional

Comité de calidad

Febrero 2015

Proyecto calidad

Avances

Resultados alcanzados

• Medición y mejora de la percepción de satisfacción del servicio de pacientes y estudiantes.

• Base de datos relacionados con indicadores de calidad. • Base de datos relacionados con seguridad del paciente y

gestión del riesgo. • Base de datos relacionados con planes de mejora. • Adherencia a estándares que permitieron certificaciones de

carácter normativo. • Estructura documental del sistema. • Funcionarios con competencias en gestión de la calidad,

seguridad del paciente, auditorias, medición de procesos y planes de mejora.

Resultados de la evaluación 2014 para gestionar el cambio

• Fragmentación del sistema.

• Bajo empoderamiento.

• Limitaciones para conformar equipos de trabajo.

• Sistema de información vulnerable: SIAPINC I al III.

• Poco avance en la cultura organizacional hacia la calidad.

• No se cuenta con evidencia de adherencia a guías.

Historia del cambio

2006 al 2013

• Definición del modelo: Sistema de desempeño institucional.

• Referente: indicadores de desempeño en el ámbito público. Marianela Armijo. Serie manuales ILPES. CEPAL. 2005.

• Enfoque de gestión y resultados

2014 al 2018

• Definición del modelo: Sistema integrado de gestión institucional.

• Referente: Modelos de gestión ISO y MECI. Modelo integrado de Planeación gestión . DAFP. 2012 . Acreditación en salud: impacto en salud.

• Enfoque de integración de modelos y centrados en el usuario.

Historia del cambio

Modelo Inicial del sistema de calidad. Modelo actual del sistema

Historia del cambio

Estructura organizacional del sistema anterior

Estructura organizacional del sistema actual

Oficina de calidad

Lideres de proceso

Facilitadores en calidad

Historia del cambio

Sistema de información: SIAPINC 3 SIAPINC 4

Historia del cambio

Funciones previas de la Oficina de calidad

• Planificar el sistema.

• Implementar normas de calidad.

• Participar en la auditoria institucional y concurrente.

• Administrar los planes de mejora.

• Gestionar el sistema de gestión del riesgo.

• Mantener el programa de atención oncológica segura.

• Realizar las encuestas de satisfacción.

Reasignación de funciones

• Subdirectores.

• Asesor de calidad.

• Facilitadores de calidad.

• Oficina asesora de Planeación.

• Coordinadores.

• Oficina de control interno

Equipo de mejoramiento Institucional (tercer nivel)

• Comité de calidad y

comité directivo

comité integrado de

gestión

• Subdirectores

• Oficinas asesoras

• Dirección

Funciones de los subdirectores

Dirigir, planear, IMPLEMENTAR, evaluar, organizar, coordinar, controlar y supervisar la atención integral (MONITOIZAR) , COMUNICAR y MANTENER prestación de los servicios de salud, relacionados con la enfermedad oncológica y la formación de recurso humano en oncología propendiendo por el control del cáncer y promover la participación en los proyectos de investigación que lidere el Instituto, MEDIANTE EL MEJORAMIENTO SISTEMATICO Y CONTINUO DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL.

• Gestionar el sistema integrado de gestión. • Implementar normas de calidad. • Participar en la auditoria institucional y concurrente. • Aprobar los planes de mejora. • Aprobar la gestión el sistema de gestión del riesgo. • Mantener el programa de atención oncológica

segura. • Evaluar los procesos a través del comportamiento de

los indicadores de estos. • Evaluar el grupo de estándares de mejora

institucional. • Integrar y armonizar las diferentes fuentes de

mejoramiento. • Monitorear los avances de las oportunidades de

mejora. • Responder por los resultados dela implementación

del plan de Mejora institucional, su despliegue y divulgación.

• Reportar los resultados de la gestión de la mejora al director.

Funciones del asesor de calidad

• Proponer la planificación del

sistema. • Dar lineamientos para la

sistematicidad del sistema de mejoramiento.

• Orientar la adopción y aplicación de políticas, planes y proyectos (Ejem. PAE, calidad).

• Hacer seguimiento en la implementación.

• Evaluar el avance del sistema. • Coordinar los requerimientos del

entorno (auditorias externas, referenciación, etc.).

• Desplegar el sistema de información asociado al sistema integrado.

Funciones del nivel equipo de autoevaluación ( segundo nivel)

Integrantes

• Coordinadores de Grupo Área (líderes de estándar de acreditación).

• Facilitadores de calidad

FUNCIONES • Apoyar el desarrollo de la gestión

del equipo de mejoramiento institucional.

• Facilitar y apoyar la gestión del equipo primario de mejoramiento.

• Responder por los resultados de la implementación del plan desmejoramiento de su grupo de estándares, así como su despliegue y divulgación.

• Reportar resultados de la gestión de su estándar al equipo de mejoramiento institucional.

OBJETIVO: Planear, gestionar, monitorizar y mantener los avances en mejoramiento del grupo de estándares alineados al mejoramiento continuo institucional.

Nuevas funciones de los facilitadores • Ser referente en la implantación y seguimiento de las líneas de priorización en calidad.

• Representa al subdirector en el comité de apoyo al sistema integrado de gestión (antiguo desempeño) y reuniones de seguimiento de planes de mejora.

• Reporta y da alarmas a la subdirección sobre asuntos que afecten la buena marcha en los procesos asignados.

• Realiza auditorias y acciones correctivas y preventivas in situ. Acompaña y gestiona respuesta a las auditorias externas.

• Hace acompañamiento y seguimiento a los planes de mejora formulados.

• Hace acompañamiento seguimiento a la gestión de riesgo de los procesos asignados.

• Hace acompañamiento seguimiento al cumplimiento de requisitos del sistema de garantía de la calidad en salud: habilitación, acreditación y sistema de información (reportes de indicadores).

• Entrena y hace acompañamiento seguimiento al uso adecuado de las herramientas de calidad en el nuevo sistema SIAPINC 4.

• Orienta al seguimiento de los resultados de calidad en los servicios tercerizados.

• Despliega el programa de atención oncológica segura y acompañamiento en su gestión.

• Apoya la gestión de PQRS.

• Promueve el análisis de los indicadores.

• Apoya y procesa el registro de las encuestas de satisfacción del servicio.

Funciones del nivel primario

de mejoramiento (primer nivel)

INTEGRANTES

• Coordinadores de grupo

FUNCIONES

• Apoyar la gestión del equipo de autoevaluación( del 2 nivel).

• Responder por el mejoramiento, implementación, despliegue y divulgación de cada uno de los estándares en los servicios que le apliquen, viéndose reflejado en el cumplimiento del estándar de mejoramiento de cada grupo de estándares.

• Reportar resultados de la implementación y cumplimiento de las acciones del plan de mejoramiento al equipo de autoevaluación

OBJETIVO:

Implementar y monitorizar el cumplimiento de las acciones del plan de mejoramiento del grupo de estándares correspondientes a sus servicios.

Nuevas funciones de coordinadores

• Se identifica como el responsable de la operación del sistema integrado de gestión en el servicio.

• Reporta el servicio no conforme.

• Atiende las auditorias y gestiona acciones correctivas y preventivas.

• Atiende y da respuesta a las auditorias externas.

• Construye E IMPLEMENTA los planes de mejora DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS DEL SIAPINC4.

• Identifica, valora y trata los riesgos de los procesos asignados.

• Cumple requisitos del sistema de garantía de la calidad en salud: habilitación, acreditación y sistema de información (reportes de indicadores).

• Hace uso adecuado de las herramientas de calidad en el nuevo sistema SIAPINC 4.

• Supervisa los resultados de calidad en los servicios tercerizados.

• Ejecuta el programa de atención oncológica segura.

• Responde la gestión de PQRS.

• Gestiona el registro de las encuestas de satisfacción del servicio.

• Reporta datos y análisis información asociada a indicadores.

• Divulga los avances en la implementación de las acciones de mejora

ELEMENTOS COMUNES DEL SISTEMA

• Ciclo PHVA.

• Indicadores

• SIAPINC: Mapa de procesos y estructura documental

• Auditorias

• Planes de mejora

• Unidad de criterios técnicos y normativos

Líneas de acción: Sistema Integrado de gestión Institucional

Segu

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Fase

Conformación de equipos de trabajo

Autoevaluación de cumplimiento de

estándaresPriorización

Formulación de planes de mejora

Ejecución de planes de acreditación

Evaluación externa?

Revisión de cumplimiento de

planes

Inicia un nuevo ciclo

No

INC AcreditadoSi

Planeación del sistema: Política,

directrices, integración de subsistemas

(tecno / hemo /farmaco / reactivo:

vigilancia , infraestructura /

puestos de trabajo etc.

ReporteClasificación del

eventoAnalisis Plan de mejora

Analisis de indicadores

Cultura de seguridad:

Capacitación y medición

Institución segura

Análisis del contexto

IdentificaciónAnalisis Valoración Tratamiento

Comunicación

Monitoreo

Institución con enfoque preventivo

y proactivo

Proyecto 2015-2018

MEJORAMIENTO DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGIA

Oficina de calidad

2014

Satisfacer las necesidades de nuestros usuarios mediante el aprendizaje institucional y el mejoramiento continuo de nuestros procesos para lograr la mejor oportunidad, mayor seguridad y mayor eficacia y eficiencia de nuestras acciones mediante la implementación y mantenimiento de un sistema gestión integrada.

Objetivo Principal:

• Brindar atención oncológica eficiente y segura mediante la gestión clínica del paciente oncológico para obtener resultados clínicos y calidad de vida.

Objetivos Específicos:

• Garantizar una gestión de calidad en los procesos estratégicos, misionales y de apoyo del Instituto.

• Disponer del talento humano competente en la autogestión, el aprendizaje organizacional y el control, para el mejoramiento de los procesos institucionales desde los componentes de humanización, gestión del cambio y cultura organizacional.

• Lograr la integración entre el Instituto, los ciudadanos, organizaciones, y el medio

ambiente; mediante una gestión ética, trasparente y con responsabilidad social que contribuya al desarrollo sostenible.

MODELO DE GESTIÓN

Humanización Objetivo: Atender al paciente y suplir sus necesidades a nivel físico, emocional, intelectual y social desde la perspectiva de los valores y principios institucionales y la dignidad humana.

Referente: Acreditación en salud. R 123 del 2012. Humanización en salud. Encuesta de percepción ciudadana realizada por la Dirección Nacional de Planeación en 2012.

Intervención: - Diseñar el modelo y su

política. Actualización del código de ética y de buen gobierno. Derechos y deberes de los pacientes.

- Implementar estrategias. - Evaluar.

Responsable para la gestión: Todos Comités de ética. Líder: enfermería??

USU

AR

IOS

Recursos 2015: Capacitación /impresos. Recursos funcionamiento.

Calidad servicios oncológicos Objetivo: Mejorar los resultados en salud en términos de oportunidad, seguridad, pertinencia, integralidad y continuidad.

Referente: Decreto 1011 del 2006 Decreto 4295 del 2007. Resolución 2003 del 2014 Resolución 2872 del 2014. Circular única Supersalud

Intervención: Mantener el cumplimiento de requisitos de habilitación. Acreditación en salud. Seguimiento al PAMEC Cumplimiento BPM y BPE. Atención oncológica segura. Gestión de la tecnología (blanda y dura).TAMO. Manual de buenas practicas en esterilización.

Responsable: Coordinadores de los servicios asistenciales.

USU

AR

IOS

Recursos 2015: Acreditación. Capacitación en seguridad del paciente /impresos. Recursos funcionamiento: T. Humano: Profes. Especializado con competencia en auditoria.

Modelo de calidad para docencia

Objetivo: Mejorar el proceso de formación institucional en términos de calidad

Referente: Decreto 2376 del 2010. Acuerdo 003 del 2003 Ley 1438 del 2011: Hospital universitario. Acuerdos. Modelos de acreditación universitaria.

Intervención: Verificación del cumplimiento. Diseñar modelo. Implementar estrategias Seguimiento Evaluación

Responsable: Coordinador de docencia Docentes Estudiantes. U

SUA

RIO

S

Recursos 2015: Consultoría

Gestión servicio al ciudadano

Objetivo: Mejorar la accesibilidad y calidad de los servicios al ciudadano mediante un modelo de gestión del servicio.

Referente: Programa servicio al ciudadano de DNP. Documento Visión Colombia Segundo Centenario 2019. Planeación-gestión.

Intervención: Diagnóstico, caracterización, perfiles del servidor público, señalización y espacios físicos. Actualizar y hacer seguimiento a la política de servicio. Mejorar la cultura de servicio.

Responsable: Coordinador grupo área Atención ambulatoria y hospitalaria. Oficina de atención al usuario. Comunicaciones.

USU

AR

IOS

Recursos 2015: Consultoría/impresos.

Mejoramiento del proceso de Investigación Institucional

Objetivo: Mejorar los resultados para la gestión por proyectos.

Referente: Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK). Procedimiento SIAPINC.

Intervención: Auditoria de BPC. Capacitación en gestión por proyectos Mejoramiento en los procesos de gestión.

Responsable: Lideres de proyectos. Oficina de planeación. U

SUA

RIO

S

Recursos 2015: Funcionamiento: T. Humano

Transparencia

Objetivo: Implementar estrategias para una gestión institucional visible.

Referente: Documento CONPES 167/2013 Ley 1474 del 2004: estatuto anticorrupción. Ley 1712 del 2014. Acceso a la información.

Intervención: • Formulación de Política de

transparencia, plan anticorrupción, Implementación, seguimiento y medición.

• Rendición de cuentas. • Participación ciudadana. • Acceso a la información.

Responsable: Oficina jurídica. Comités institucionales. Oficina de Planeación

CLI

ENTE

INTE

RN

O

Recursos 2015: Capacitación

Eficiencia gestión administrativa

Objetivo: Mejorar el cumplimiento del plan de desarrollo institucional. Identificar, racionalizar, simplificar y automatizar, los procesos y los servicios.

Referente: Ley 872 de 2003 Modelo de planeación gestión de la función publica. Plan de desarrollo nacional y del sector.

Intervención: • Formulación, seguimiento y

evaluación de PDI y POA. • Gestión del riesgo. • Estrategia cero papel:

Identificar, racionalizar, simplificar y automatizar, los procesos y los servicios internos: Ej SIAPINC 4.

• Mejoramiento del sistema de información.

Responsable: Lideres de proceso. Oficina de planeación. Control interno. Asesor calidad.

CLI

ENTE

INTE

RN

O

Recursos Administrados 2015: Contratación por producto gestión del riesgo. Recursos Funcionamiento : Recurso Humano

Gestión del cambio y cultura organizacional

Objetivo: Mejorar la adaptación del cambio y la cultura institucional.

Referente: Política de talento humano institucional. Evaluación de clima organizacional.

Intervención: Valoración del diagnóstico Planificar estrategias (comunicaciones , liderazgo y manejo de resistencias) Implementar. Hacer seguimiento Evaluar.

Responsable: Lideres de proceso. Oficina de gestión del talento humano.

CLI

ENTE

INTE

RN

O

Recursos 2015: Consultoría. Recursos Funcionamiento : Talento Humano

Gestión del sistema integrado de calidad

Objetivo: Mejorar el desempeño de los procesos institucionales en términos de eficiencia y efectividad.

Referente: NTCGP 1000. Riesgos. Ley 1562 del 2012.

Intervención: Mantener la certificación NTCGP. Auditoria de Seguridad y Salud de el trabajo. Sistema de Información Cumplimiento MECI

Responsable: Programa de auditoria: Oficina de control interno. Coordinador de Salud ocupacional Oficina de planeación. Comité sistema integrado de gestión.

CLI

ENTE

INTE

RN

O

Recursos 2015: Formación de auditores. Auditorias externas.

Comunicaciones Objetivo: Mejorar los canales de atención a los ciudadanos.

Referente: Programa servicio al ciudadano. Norma Técnica de Accesibilidad a Páginas Web NTC 5854. Modelo planeación gestión del 2012.

Intervención: 1. Mejorar el soporte en línea a los pacientes( ej. consola médica). 2. Priorizar y desarrollar nuevos módulos de consulta de bases de datos institucionales para el público. (Ejem. actual. Cáncer en cifras). 3. Implementar servicios de información a través de MSM al celular. 4. Implementar avisos de confirmación. (priorizar y estandarizar) 5. Canal interno de comunicación unificada. (Proyecto tv).

Responsable: 1. Por definir 2. Responsable de la base de datos

priorizada – Sistemas - Oficina de Comunicaciones

3. Oficina de Comunicaciones – Gestión al usuario

4. Por definir 5. Oficina de Comunicaciones

CLI

ENTE

INTE

RN

O

Recursos 2015: Funcionamiento: Plan de comunicaciones y recursos.

Responsabilidad social

Objetivo: Gestionar el modelo de responsabilidad social institucional.

Referente: Resolución 123 del 2012. SA 8000.

Intervención: • Diseñar desde el concepto de

valor publico: gobernanza, practicas laborales, derechos humanos, practicas justas, medio ambiente, participación y desarrollo de la comunidad.

• Implementar • Hacer seguimiento • Evaluación

Responsable: Para definir Asesor de calidad.

ENTO

RN

O

Recursos 2015: Funcionamiento: T. Humano

Gestión ambiental

Objetivo: Reducir el impacto ambiental como resultado de la gestión institucional.

Referente: Evaluación del desempeño ambiental(INTC-ISO 14001. PIGA INC Política gestión integral de residuos. Ley 319 de 1996

Intervención: Mejoramiento en el manejo de residuos hospitalarios. Mejoramiento del proceso de reciclaje. Reducción del consumo de energía.

Responsable: Lideres de procesos Profesional Ing. Ambiental Coordinador de gestión hotelera y ambiental. EN

TOR

NO

Recursos 2015: Funcionamiento: T. Humano

Modelo de calidad Salud pública

Objetivo: Desarrollar intervenciones efectivas del proceso de salud pública institucional.

Referente: Plan decenal de salud pública 2012 a 2021 (R1841/13). Modelo de gestión pública y plan de salud pública de intervenciones colectivas . Minsalud. Decreto 859 del 2014. Comisión intersectorial. Intervención:

Definir el modelo. Implementar. Seguir. Evaluar.

Responsable: Coordinación de Salud pública. EN

TOR

NO

Recursos 2015: Funcionamiento: T. Humano