Actualizado y ampliado por:

Hilda Velázquez Eva Bernal

Supervisado por:

Diego Florentin Asesor de redacción

Analizado y Aprobado por: El Consejo Asesor de Archivo de la FP-UNA

Avalado para su implementación según:

Resolución del Decanato Nro.:812/12 de fecha 31 de agosto, 2012

San Lorenzo, Paraguay Marzo, 2012

UNIVERSIDAD NACIONAL DE ASUNCIÓN FACULTAD POLITÉCNICA

Secretaría de la Facultad División Gestión Documental y Archivo Central de la FP-UNA

Analizado y Aprobado por el Consejo Asesor de Archivos

Fecha: 13/Abril/2012

Presidente : Prof. Ing. Teodoro Salas , Vice Decano

Miembros

Prof. Mag. Isabel Aguilar de Arce, Secretaria de la Facultad

Prof. Lic. Hilda Velázquez , Especialista en Archivo y Jefa de División Gestión Documental y

Archivo Central de la FP-UNA.

Prof. MSc. Wilma Garcete , Especialista en Archivo, Docente del Área Archivística y Asesora de

Gestión Documental y Archivo Central FP-UNA.

Prof. Dr. Celso Cabrera , Especialista en Archivo y Docente del Área Archivística

Prof. Lic. Sonia Carolina León de Alegre , Especialista en Archivo y Docente de la FP-UNA.

Prof. Ing. María Elena García , Directora del Dpto. de Informática y Docente de la FP-UNA.

Prof. Lic. Liduvina Vega de Urizar , Directora del Dpto. de Comunicación Estratégica y Docente de

la FP-UNA.

Abog. Dra. María Cristina Vera Sánchez , Asesora Jurídica FP-UNA.

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TABLA DE CONTENIDO

I. Introducción 1

1. La Denominación 2

2. Slogan 2

3. El Logo Institucional 2

4. Consideración General 4

5. Notas Oficiales 5

5.1. Alcance y Formato 5

6. Memorando 7

6.1. Alcance y Formato 7

7. Circular 9

7.1. Tipos de Circulares 9

7.1.2. Circular Corporativa 9

7.1.1. Circular Sectorial 10

8. Acta 12

8.1. Alcance y formato 12

9. Resolución 14

10. Codificación de Dependencia de la FP-UNA según el

organigrama vigente y aprobado por resolución 15

I. INTRODUCCIÓN

La Facultad Politécnica de la Universidad Nacional de Asunción emite las presentes

normas de denominaciones permitidas y de identidad gráfica con el objeto de proteger y

fortalecer, a través de una proyección uniforme, su identidad institucional.

Las siguientes normas tienen como funciones:

Identificación : que consiste en asegurar el reconocimiento de la institución y de su

identidad, y la de identificar sus servicios, sus dependencias y sus mensajes mediante sus

productos de comunicación.

Diferenciación : radica en que la institución se distinga de las demás a través de sus

elementos visuales y la denominación correcta de su nombre.

De memoria : facilita que la identidad gráfica se recuerde y permanezca el mayor tiempo

posible en la memoria pública.

Asociativa : asegura el vínculo entre la identidad gráfica y la institución.

Para emitir estas normas se realizó una revisión de documentos impresos y electrónicos

de los usos y aplicaciones del nombre, denominaciones, escudo y logotipo de la FP-UNA,

así como un estudio minucioso en el campo de la identidad gráfica para adecuar

lineamientos que respetasen la personalidad institucional, sus necesidades y sus

objetivos.

1

1. LA DENOMINACIÓN

El nombre institucional es el signo identificador básico por antonomasia. Es la codificación de

la identidad institucional mediante su asociación con unas palabras que permiten decir quién

es la institución.

La designación que ha asumido la institución es de Facultad Politécnica, según Resolución

Nº. 1538-03/79 del 08 de febrero de 1979 del Consejo Superior Universitario de la

Universidad Nacional de Asunción.

La manera de abreviar la denominación es de FP-UNA.

2. SLOGAN

“CONSTRUYENDO EL FUTURO”. Fue aprobado por Resolución Nº 04/03/09-00, Acta

639/06/02/2004

3. EL LOGO INSTITUCIONAL

La marca gráfica es el principal signo identificador de la Facultad Politécnica de la

Universidad Nacional de Asunción, por tanto es de capital importancia respetar

escrupulosamente todas las normas prescritas acerca de ella, su construcción, colores,

escala de reducción máxima, etc.

Logotipo y sello de la FP-UNA aprobado por Resolución Nº 11/27/22-00 Acta

845/19/12/2011 del Consejo Directivo.

Descripción: Escultura El científico y el técnico

Es una escultura alegórica ideada, diseñada y elaborada por Hugo Pistilli , artista plástico

paraguayo. Representa la relación entre la ciencia y la tecnología: en la mente del científico

tiene lugar la gestación de una idea, representada por la rueda diseñada sobre la frente del

mismo. El científico comunica su idea al tecnólogo del descubrimiento realizado, para que

este lo plasme en una realidad tangible y útil.

2

Hoja Membretada

UNIVERSIDAD NACIONAL DE ASUNCIÓN

FACULTAD POLITÉCNICA

Californian FB 11 _______________________________________________________________________________________________

Tel./Fax: + 595 21 585.588/95 – C.C. 1130 (Asunción) 2111 (San Lorenzo) www.pol.una.py

3

4. CONSIDERACIONES GENERALES

De acuerdo a la finalidad, contenido, uso y medio de emisión, los proyectos de normas y

documentación administrativa adoptarán alguna de las siguientes formas o denominaciones:

Resolución : medida que dicta el Consejo Directivo o el Decano, ya sea en uso de

atribuciones propias o de aquellas que les hubiera sido delegadas, y que según el tema,

puede tener vigor y curso dentro de la jurisdicción respectiva o también fuera de ella.

Nota : comunicación escrita, referente a asuntos del servicio, que se dirige de persona a

persona.

Nota múltiple : que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a

distintos destinatarios.

Circular : Nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a

diversos destinatarios, a través de la cual se comunica una directiva o autoridad facultada

para impartirla y que tendrá vigencia prolongada o por tiempo indeterminado.

Informe : Dato u opinión fundados que se da sobre un asunto determinado y que se dirige de

dependencia a dependencia.

Dictamen : Opinión que emite un órgano de consulta, basada en las normas jurídicas de

aplicación y, en su caso, en la jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir, y que

tiende a orientar a la autoridad que debe resolver el caso.

Memorando o Memorándum : escrito de uso interno que se cursa a una autoridad

determinada, comunicándole una situación especial o exponiendo elementos de juicio

referentes a un asunto en trámite, que le servirán de ayuda memoria para encarar la solución

del caso.

4

5. NOTAS OFICIALES

Es la correspondencia oficial externa de la FP-UNA, con carácter formal y que puede ser

mantenida con personas físicas o jurídicas, tanto a nivel local como internacional.

5.1 ALCANCE Y FORMATO

Serán redactadas única y exclusivamente en la Secretaria del Decanato. Las notas deben ir

redactadas en hojas tamaño A4 con membrete de la institución, el sitio web, número

telefónico y fax, ciudad y dirección postal, dos originales: una para el destinatario y otra para

el archivo de la dependencia que emite. El tipo de letra a utilizar será Arial y Tamaño 11.

Debe llevar la fecha en que se redactó, el código del decanato, el número de nota y el año,

el saludo de cortesía, el contenido y la despedida con la firma de la persona responsable de

la misma, en este caso, del Decano.

En caso de necesidad de alguna dependencia en emitir una nota oficial externa deberá

redactarla y remitirla vía correo electrónico a la secretaría del decanato

(secdecanato@pol.una.py) o en formato impreso/electrónico, para su posterior codificación,

numeración e impresión correspondiente.

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EJEMPLO:

Logo de la Facultad en color original (medidas 2,5 x 3,5 cm.)

Encabezado –persona a quién va dirigida la nota

En tipo de letra Californian FB11, el pie de pág. llevará los siguientes datos: Tel. fax; Casilla de Correo; Ciudad y Sitio Web.

Iníciales del remitente en mayúscula y de la persona que trascribe en minúscula

Firma, cargo del remitente

Despedida

Código de la dependencia,

número de nota y año.

Ciudad y Fecha

Cuerpo

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6. MEMORANDO

Resumen escrito de los puntos más importantes de una cuestión. Nota que se remite a una

persona de la misma oficina o institución.

6.1 ALCANCE Y FORMATO

� Elaborado por las distintas dependencias de la Facultad, Direcciones,

Departamentos, Divisiones, Secciones, etc.

� Se deberá utilizar hoja con membrete en la parte superior izquierda el logo oficial

blanco y negro (medidas 3x2 cm) debajo del mismo ubicación y ciudad y en el centro

el nombre de la Universidad subrayada y debajo del mismo irá el nombre de la

Facultad. Como pie de página se deben consignar los siguientes datos: el sitio web,

el correo electrónico, número telefónico y fax, ciudad y dirección postal. Un original y

una copia, el original para el destinatario y la copia para la dependencia remitente.

� El papel a utilizar será del Tipo DIN A4, letra Arial tamaño 11 y los datos significativos

en negrillas.

� Márgenes: superior 3 cm., inferior 3 cm., izquierdo 4 cm., y derecho 2 cm.

� A partir de los datos identificatorios de la institución y a 2 cm, de la misma se

escribirá la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.

� Código de dependencia, la numeración debe ser consecutiva y el año respectivo,

todo esto se ubica centrado debajo de la palabra MEMORANDO.

� A dos líneas de la palabra MEMORANDO se debe ubicar la palabra “PARA” seguido

de dos puntos (:), cargo y dependencia a quien va dirigido el documento.

� A dos líneas del destinatario se coloca “DE” en mayúsculas seguida del nombre de

la persona, cargo y dependencia del remitente.

� A dos líneas del remitente se escribe “ASUNTO” en mayúsculas, seguido de dos

puntos (:). Para el contenido de este se dejarán 2 líneas. Debe tratarse un solo tema

y en forma breve.

� A dos líneas del Tema va la palabra “FECHA” donde se coloca la fecha, mes y año

de emisión del MEMORANDO.

� En el ángulo inferior izquierdo llevará en mayúscula la sigla del nombre y apellido del

firmante y en minúscula la sigla del nombre y apellido de la persona que trascribe el

MEMORANDO.

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EJEMPLO:

Logo blanco y negro (medidas 3x2 cm)

Título, código de la dependencia, número de documento y año

Destinatario

Remitente

Tema tratado

Fecha/mes/año

Contenido

Iniciales del remitente y de la persona que trascribe el memorando.

En tipo de letra Californian FB 11, el pie de pág. llevará los siguientes datos: Tel. fax; Casilla de Correo; Ciudad y Sitio Web.

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7. CIRCULAR

Constituye un documento de comunicación formal utilizado para comunicar a los miembros

de la Comunidad Educativa, incluida la parte Administrativa de la FP-UNA informaciones de

interés y cumplimiento corporativo, emanadas del: Decanato, Vice – Decanato; Secretaría de

la Facultad; Dpto. de Comunicación Estratégica.

Finalidad:

Esta instrucción establece el procedimiento para la elaboración, numeración, emisión y

distribución de circulares, que constituye uno de los documentos básicos de la organización

interna de la FP-UNA.

7.1 TIPOS DE CIRCULARES

7.1.1. Circular Corporativa

Comunica informaciones y/o disposiciones de interés general que afectan a todo el personal

de la institución. Las unidades académicas y administrativas interesadas en emitir

informaciones de interés general a través de las Circulares Corporativas, deberán preparar el

texto de la información a comunicar con todos los datos pertinentes. El medio podrá ser en

formato electrónico preferentemente vía correo al Dpto. de Comunicación Estratégica

(comunicacion@pol.una.py). Y lo enviará el jefe de la dependencia emisora o secretaria/o

asignado, la cual deberá ser remitida al Departamento de Comunicación Estratégica, por lo

menos con 48 horas de anticipación, para la preparación en cuanto al formato, aprobación

correspondiente y su posterior difusión.

Para casos excepcionales o de extremas urgencias los tiempos de comunicación al Dpto.

responsable de su divulgación puede ser menor al tiempo establecido anteriormente.

La numeración de las Circulares Corporativas será correlativa y el control de las mismas

estará a cargo del Dpto. de Comunicación Estratégica, debiendo ser renovada anualmente

de acuerdo a su emisión.

El Dpto. de Comunicación Estratégica mantendrá en archivo el original de las Circulares

Corporativas una vez distribuidas.

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Distribución y Difusión:

Las copias de circulares corporativas serán remitidas a través del Dpto. de Comunicación

Estratégica a todos los Departamentos, Direcciones, Divisiones, Secciones hasta el último

nivel jerárquico y serán colocadas en los cuadros de avisos (franelógrafos) instalados en los

diferentes pasillos o accesos, así como también serán difundidas a través de la página Web

principal de la facultad www.pol.una.py y Redes Sociales de la FP-UNA.

7.1.2. Circular Sectorial

Comunica temas específicos que afectan a determinadas unidades académicas y

administrativas dependientes de los Departamentos, para conocimiento y cumplimiento de

los funcionarios dependientes de las mismas.

Emisión:

La preparación, emisión y numeración de Circulares Sectoriales será correlativa para la

dependencia que emite con la sigla de la unidad de origen, quedando a cargo de la

Secretaría del Departamento el control y la distribución respectiva, así como la renovación

anual de la numeración conforme a su emisión.

Aprobación:

Las circulares que afectan a determinados Departamentos, serán firmadas por el Director/a,

del Dpto. afectado.

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Ejemplo de Circular Corporativa:

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8. ACTA

El acta es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una reunión, junta,

sesión, etc. La numeración debe ser cronológica y firmada por el Presidente (Decano) y

Secretaria del Consejo Directivo (Secretaria General), y por los consejeros cuando se realice

elección de Decano y Vice-Decano.

8.1. ALCANCE Y FORMATO

Deberá ser redactada en hoja con membrete de la institución con la razón social, la página

web, el correo electrónico, el número de teléfono y de fax, la ciudad y dirección postal.

El papel a utilizar tamaño Carta, letra Arial número 11 y los datos significativos en negrillas.

Los márgenes en el lado superior 1,5 cm., incluyendo el encabezado; inferior a 1,5 cm.

Incluyendo el pie de página; izquierdo a 3 cm., y lado derecho 2,5 cm. A 2 líneas de los

datos identificatorios se debe colocar el título en mayúscula fija.

A 3 líneas del membrete se coloca la palabra ACTA , en mayúscula fija seguida de la

numeración en forma consecutiva y sin interrupción.

Los datos que debe llevar un acta son: ciudad, fecha, (día, mes y año), hora de inicio,

asistentes, invitados, ausentes, el orden del día y el desarrollo del mismo y hora de

culminación de la misma. En el acta también deben constar los nombres, firma y cargo del

Presidente (en este caso el Decano) en el extremo derecho y del Secretario (la o el

Secretaria/o General) en el izquierdo.

12

Ejemplo:

13

9. RESOLUCIÓN

Es un documento de carácter oficial expedido por una o varias autoridades, en la que se

emiten decretos, decisiones, etc., luego de ser discutidos, inherentes a las funciones de las

autoridades. Pueden tener propósitos específicos y su divulgación está sujeta a la

aprobación de las autoridades que lo emiten.

14

CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS DE LA FP-UNA, SEGÚN OR GANIGRAMA VIGENTE Y APROBADO POR RESOLUCION Nº. 10/10/01-00 ACTA Nº. 80 2/17/05/2010

UNIDAD Y OFICINA PRODUCTORA DE DOCUMENTOS SIGLAS

DECANATO DEC

ORGANOS DE STAFF

Asesoría Jurídica AJ

Asesoría Académica AA

ORGANOS DE CONTROL

Auditoría Interna AI

MECIP MECIP

ORGANOS DE APOYO

SECRETARÍA DE LA FACULTAD SF

División Información y Relaciones Institucionales

División de Expedición de Documentos

División de Gestión Documental y Archivo Central de la FP-UNA GDA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS RRHH

División de Selección del Personal

División de Desarrollo del Personal

División de Evaluación de Desempeño

División de Archivo

División de Informes y Expedición de Documentos

División de Derechos y Beneficios

DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN Y CALIDAD

INSTITUCIONAL

DECI

Comités de Autoevaluación

División de Evaluación de Carreras y Programas de Postgrado

División de Evaluación del Desempeño de Directivos y Profesores

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DA

División de Apoyo Pedagógico AP

15

División de Estadística Académica EA

División de Servicios de Apoyo al Docente SAD

CENTRO DE INFORMACIÓN Y CULTURA DIC

División Biblioteca BCA

División Radio Educativa Aranduka RA

División de Prensa

División de Cultura

DEPARTAMENTO DE ADMISIÓN AD

División de Cursos de Pregrado CPG

División de Evaluación DEV

DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN, POSTGRADO Y EXTENSIÓN

DIPE

Área de Investigación AI

Área de Postgrado AP

Coordinación de Extensión Universitaria EU

Laboratorio de Ciencias Computacionales y Aplicadas LCCA

Observatorio Astronómico

Centro Meteorológico CEMET

Grupo de Investigación GIEM

DEPARTAMENTO DE E-LEARNING DEL

División de Diseño y Desarrollo de Contenido DDC

Asesoría Infopedagógica AINF

División de Soporte Informático SOP

DEPARTAMENTO DE EMPRENDEDORISMO DE

División de Capacitación

RENICYT

Centro de Información al Emprendedor CIE

DEPARTAMENTO DE BIENESTAR INSTITUCIONAL BI

División de Salud DS

Servicio de Orientación Psicológica SOP

16

Acompañamiento Institucional AI

Servicio de Enfermería SE

Servicio Médico SM

Servicio de Nutrición SN

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA DCE

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DADM

División de Presupuesto PEP

División de Contabilidad CONT

División de Tesorería

Sección Perceptoría

Sección Giraduría GIR

División de Patrimonio PAT

División de Almacén ALM

División Administrativa de Control DAC

Unidad Operativa Contrataciones UOC

División de Servicios Generales DSG

Sección de Seguridad

Sección Limpieza Mantenimiento

Sección de Transporte MYT

DEPARTAMENTO DE ENSEÑANZA

Departamento de Ciencias Básicas DCB

Departamento de Electrónica/Electricidad DEE

Laboratorio de Electricidad LED

Laboratorio de Electrónica LEA

División de Soporte Técnico y Mantenimiento DSTM

División de Suministros DS

Departamento de Informática DIN

División de Comunicaciones y Soluciones Web CSW

División de Diseño y Desarrollo de Sistemas DES

División de Investigación Tecnológica Aplicada ITA

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División de Soporte Técnico y Mantenimiento STM

División de Laboratorio y Servicios de Capacitación

Departamento de Gestión DGE

DIRECCIONES DE CARRERAS

Ingeniería Informática II

Ingeniería Electrónica IEK

Ingeniería en Electricidad IEL

Ingeniería en Marketing IMKT

Ingeniería en Ciencias de los Materiales ICM

Ingeniería en Sistemas de Producción ISP

Lic. en Ciencias Informáticas LCIK

Lic. en Ciencias de la Información LIC

Lic. en Ciencias Atmosféricas LCA

Lic. en Gestión de la Hospitalidad LGH

Lic. en Electricidad LEL

Técnico Superior en Electrónica TSE

Exposición Tecnológica y Científica ETyC

OBSERVACIÓN:

� Las dependencias como: direcciones u oficinas nuevas, creadas entre los años 2011 – 2012, así como las incluidas en el cuadro y que no tengan una sigla asignada, deberán consultar sobre la misma a ser utilizada en: gestiondocumental@pol.una.py a fin de evitar superposición con otras siglas ya utilizadas por otras dependencias.

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