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La constitución formal del proyecto se presenta en el Project Charter, dando inicio así a la fase de Planeación del Proyecto.

• Establecer las acciones a seguir para crear el producto del proyecto

• Generar un plan integral a través de planes específicos de cada una de las áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos.

• Tener un punto de referencia para comparar los resultados obtenidos a lo largo de la ejecución del proyecto.

• Asegurar que los grupos de interés conocen y están de acuerdo con sus responsabilidades en el mismo.

• Asegurar que el alcance específico del proyecto satisfará necesidades y expectativas de los grupos de interés.

Planeación del Proyecto Objetivos del Proceso de Planeación

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Existe una gran diversidad de metodologías para planear proyectos, y éstas también dependen de la naturaleza de los mismos.

• El tipo de proyectos puede utilizar una metodología específica

– Sistemas de información

– Construcción

– Proyectos del sector público

– Cambios organizacionales

Planeación del Proyecto Metodologías de Planeación

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Planeación de proyectos es una forma racional de cómo iniciar, mantener y terminar los proyectos, y está muy ligada con el control del mismo.

Planeación del Proyecto Planeación y control de proyectos

Objetivos del

proyecto

Programa de hitos

WBS

Estimadode costos

Programade

tareas

Definición de tareas

Presup. Por

paquete

Recursos disponib.

Prog. De recursos limitados

Carga de trabajo

Programa ajustado

Presup. ajustado

Plan de gastos

Plan base

Control de

cambios

Progreso (% compl)

Costo (real)

Eval. Desem-

peño

Pronóst., análisis, acciónPla

neac

ión

Ejecu

ción

Fuente: H. Levine

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Planeación de proyectos debe percibirse dentro de la organización de planeación estratégica.

Planeación del Proyecto Modelo conceptual de planeación

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En este contexto, los elementos en el proceso de planeación de proyectos incluyen:

Planeación del Proyecto Concepto estratégico de la planeación de proyectos

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Otro ejemplo de subprocesos dentro del proceso de planeación.

Planeación del Proyecto Planeación y control de proyectos

Fuente: M. López

Proceso de PlaneaciónSubprocesos de Planeación

5.2. Planeacióndel Alcance

5.3. Definicióndel Alcance

6.1. Definiciónde Actividades

7.1. Planeaciónde Recursos

6.2. Secuenciasde Actividades

6.3. Estimaciónde Duración

de Actividades

7.2. Estimadosde Costos

6.4. Desarrollo del Programa

7.3.Presupuestos

4.1. Desarrollodel Plan del

Proyecto

Subprocesos Principales

Subprocesos Facilitadores (De Soporte)

8.1. Planeaciónde la Calidad

10.1.Planeaciónde la

Comunicación

12.1.Planeacióndel

Procuramiento

12.2.Planeaciónde Cotizaciones

y Concursos

11.2.Identificación

del Riesgo

11.3.Análisis Cualitativo

del Riesgo

11.4. AnálisisCuantitativo

al Riesgo

9.1. PlaneaciónOrganizacional

9.2.Implementación

del Staff

11. 1 Planeación de laAdministración del

Riesgo

11. 5 Planeación de larespuesta al Riesgo

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En un proyecto de sistemas de información, el proceso de planeación generalmente incluye las fases siguientes:

• Definición

• Análisis

• Diseño

• Programación

• Prueba de sistema

• Aceptación

• Operación o lanzamiento

Planeación del Proyecto Sistemas de Información

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Al final del proceso de planeación deberemos haber desarrollado un plan integral cuyos posibles componentes se listan a continuación:

• Directorio

• Descripción actualizada del Producto del Proyecto.

• Constitución formal del proyecto (Project Charter)

• Plan Estratégico del Proyecto

• Declaración del Alcance

• Estructura de Desglose del Trabajo

• Programa de Trabajo

• Estimados de costo

• Matriz de responsabilidades

• Plan de comunicación

• Plan de Calidad

• Plan de Cambio

• Integrantes clave del equipo del Proyecto. (organigrama)

• Cambios Potenciales, incluyendo planes de reacción ante cada uno de ellos.

• Restricciones y Supuestos

• Problemas por resolver y decisiones pendientes

Planeación del Proyecto Contenido del Plan del Proyecto

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El directorio debe mencionar a todos los participantes en el Proyecto, incluyendo los siguientes elementos:

• Nombre completo

• Posición

• Participación en el proyecto

• Datos de localización (nombre secretaria, horario, celular, e-mail, etc.)

Planeación del Proyecto Directorio

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El Alcance es la síntesis donde se resume el conocimiento adquirido en el desarrollo del Plan. Su elementos principales son:

• Producto del proyecto: ¿Qué?

• Justificación del proyecto: ¿Por qué?

• Principales objetivos

• Principales entregables

Planeación del Proyecto Declaración de Alcance

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Es necesario validar los objetivos y verificar que éstos deben ser “SMART”

• Específicos (Specific)

• Medibles (Measurable)

• Alcanzables (Achievable)

• Relevantes (Relevant)

• Orientados en tiempo (Timeframe)

Planeación del Proyecto Principales Objetivos

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En la definición del alcance, es necesario tener claro los siguientes puntos:

• En la definición del alcance del proyecto se determina lo que va y a veces aún más importante, lo que no va

• El principio es muy simple: si está en el alcance se tiene que hacer; si no está, no se debe hacer

• Cuando el alcance no se define correctamente genera muchos problemas

• La definición del alcance del proyecto incluye el proceso necesario para asegurar que el proyecto contiene todo el trabajo requerido, y sólo el requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente; lo cual es primordial para definir, controlar y asegurar la satisfacción del cliente

• Consiste en subdividir los alcances generales en entregables que se puedan administrar

• Mejora la exactitud de los estimados de costo, tiempo y recursos

• Define la línea base (WBS está o no está)

• Facilita la asignación de responsabilidades

Planeación del Proyecto Definición de Alcance

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Planeación del Proyecto Ejemplo de Declaración de Alcance

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La Definición del Alcance del Proyecto incluye el proceso necesario para asegurar que el proyecto contiene todo el trabajo requerido, y sólo el requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente

• Es primordial para poder definir, controlar y asegurar la satisfacción del cliente

• Una definición pobre del alcance se convierte en una bomba de tiempo que tarde o temprano explotará

• Afortunadamente para evitar que esto nos suceda, contamos con la técnica de Desglose de Trabajo que nos permite construir una WBS, que nos ayudará a definir correctamente al alcance

Planeación del Proyecto Definición de Alcance

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Consiste en desglosar a los principales entregables que identificamos en la Declaración del Alcance, hasta un nivel que se puedan administrar.

• Esta es una de las técnicas más representativas y poderosas de la Administración de Proyectos es la Estructura de Desglose del Trabajo, mejor conocida como WBS por sus siglas en inglés

• Para administrar, se debe poder asignar un tiempo, un responsable y un costo, entre otras cosas

• Es una agrupación de los elementos del proyecto orientada hacia los entregables, que organiza y define todo el alcance del proyecto

• A los niveles más bajos de la WBS se les llama paquetes de trabajo. Se caracterizan porque se pueden planear, presupuestar, calendarizar y controlar

• La WBS no sólo nos sirve para documentar el alcance del proyecto. Es una magnífica herramienta de comunicación que no debemos menospreciar

Planeación del Proyecto Work Breakdown Structure

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Cuando se requiere proporcionar una explicación de los paquetes de trabajo, es necesario elaborar un diccionario.

Planeación del Proyecto WBS Dictionary

• Un WBS dictionary, es una descripción de los paquetes de trabajo en donde además se puede incluir información como fechas, costos y responsables.

• Puede incluir una descripción general, específica, fechas, responsables, especificaciones y todo aquello que sea necesario para entenderla

• Por otra parte, cada elemento tiene un identificador único conocido como Código de Cuenta, el cual, además de identificar al elemento, sirve como referencia para asignarle los cargos contables que le corresponden

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Desglose de entregables en paquetes de trabajo, de forma gráfica.

Planeación del Proyecto Ejemplo: Work Breakdown Structure

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Una vez definida la WBS, se pueden determinar y definir las actividades necesarias para obtener los paquetes de trabajo y los entregables.

• Es una lista de lo que se tiene que hacer para obtener los entregables

• Lo práctico es desglosar un nivel más el WBS para incluir allí las actividades

• Al igual que en alcance consiste en subdividir al todo en partes administrables

• La diferencia es que mientras en un WBS el enfoque es a entregables, en este caso nos enfocamos a acciones

Planeación del Proyecto Lista de Actividades

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A los paquetes de trabajo y actividades se les asigna un código de cuenta para poder controlar e identificar a las mismas.

Planeación del Proyecto Ejemplo: Lista de Actividades