Sistema de incorporación basada en requerimiento cuantitativo de personal

John Edwin Gómez Hincapié. ANEIAP Unalma 2013

John.edwin.gomez@aneiap.co

A continuación, una propuesta para implementar un completo sistema de

incorporación basada en el requerimiento cuantitativo de personal, el proceso de

incorporación ampliamente descrito en el SRA (Sistema de Reclutamiento

ANEIAP) y soportado en las metodologías y herramientas de la GNI (Guía

Nacional de Incorporaciones), es uno de los proceso claves al interior de la

organización no solo por que permite el acceso de la población objetivo a los

servicios de la asociación, sino por que proporciona el elemento fundamental

para el desarrollo de las actividades, el talento humano.

Cuando se habla de incorporación basada en requerimiento, se hace referencia

a dos factores fundamentales, exigencias de personal en cuanto a: cantidad y

competencias, en el presente artículo solo se tratará el tema de requerimiento

cuantitativo de personal, ya que las exigencias en cuanto a competencias se

constituye en un tema mucho mas basto que exige necesariamente un espacio

de análisis mayor.

Entrando en materia, el primer paso para el análisis del requerimiento es

determinar los procesos y proyectos a ejecutar, análisis que se realiza en la

planeación estratégica del periodo y que se sintetiza en el cuadro de mando del

Balanced Score Card1, o el conocido plan de acción o estratégico de la

asociación, ahora bien, es recomendable además desarrollar un plan operativo

que complemente el estratégico, y que en conjunto, comprendan todas las

actividades del capítulo, posteriormente, es necesario asociar a cada una de

estas un requerimiento de personal, en este apartado es donde se analiza la

exigencia de la labor a desarrollar, se consideran las competencias necesarias y

la cantidad de personas adecuada para ejecutar satisfactoriamente la labor, la

asignación de personal puede estar estandarizada y documentada en el

capitulo, en caso contrario, la asignación puede darse partiendo de experiencias

anteriores.

Durante el análisis, puede asociarse a las actividades un requerimiento de

personas de determinados semestres, además de relacionar la actividad a una o

varias áreas funcionales, construyéndose así como un ejercicio más completo al

lograrse identificar requerimiento por dirección ANEIAP y de personas de

semestres en específico.

1 El Balanced Score Card desde 2004 es la herramienta oficial de planeación estratégica en ANEIAP

Tabla 1. Ejemplo actividades de un capitulo y la exigencia de personas para ejecutarlo

La exigencia de personas para ejecutar los procesos por sí misma no es un dato

muy útil, esta exigencia debe ubicarse en el tiempo, y así determinar en qué

intervalo es que se necesita dicho personal, procurando siempre la ocupación

constante del asociado, esta relación se puede hacer en una pequeña variación

del diagrama de Gantt (Anexo 1), la cual relaciona los tres elementos

fundamentales: actividad, requerimiento cuantitativo y tiempo.

Tabla 2. Análisis del requerimiento sin considerar la ubicación en el tiempo

Además esta herramienta permite hacer una planeación más ajustada a la

realidad de la asociación, procurando disminuir la carga de trabajo en los

periodos reconocidos como de menor participación del asociado, además de

facilitar el control sobre el cumplimiento de las actividades, permite planear la

promoción del personal y la ocupación permanente, factores claves dentro de la

fidelización de nuestro cliente interno.

Tabla 3. Análisis del requerimiento haciendo una distribución de cargas de trabajo a lo largo del tiempo

Una vez hecha la mejor distribución de cargas de trabajo en el tiempo, el

requerimiento de personal para el periodo es el número mayor entre los totales

obtenidos, considerar la distribución por direcciones y la exigencia de semestres

específicos (según el ejemplo de la tabla 3, el requerimiento es de 10 personas).

Se podría pensar que la exigencia de nuevo personal a incorporar en este punto

no es más que una relación entre el personal total requerido y el personal que

actualmente está incorporado, de la siguiente manera:

Pero, es necesario hacer un ajuste

AJUSTE EN EL CÁLCULO

Este lo que hace es considerar dos cosas: a) el numero efectivo de personas que

están actualmente y que continuarán el siguiente periodo, y b) el número de

personas que entraran y se vincularan efectivamente a las actividades, con esta

consideración, los cálculos se hacen con el total de asociados que participan y

no se ve afectado por ese porcentaje de asociados que no se vincula.

Para esto, se partirá de dos índices, derivados de los principales indicadores de

gestión de un capitulo:

Índice de deserción (Di): Es un índice que relaciona la salida de asociados por

causas diferentes a graduación con el total de asociados, su cálculo se centra en

los asociados antiguos del capítulo.

Índice de retención de nuevos asociados (Ri): Este índice relaciona el número de

asociados que continúan una vez realizada la primera evaluación de membresía

con el total de asociados incorporados, sirve para determinar la efectividad en la

incorporación de asociados, su cálculo se centra en los asociados nuevos del

capítulo.

Ambos índices se calculan al finalizar un periodo, una vez hecha la calificación de

membresía, por lo tanto, se puede hacer proyección para el siguiente a través de

alguna herramienta de pronostico (medias, promedios móviles, entre otros), tener

en cuenta únicamente los periodos recientes, ya que los datos más antiguos

pudieron haberse dado en circunstancias tanto externas como internas diferentes

a las actuales.

Enseguida, se mostrara el paso a paso del nuevo cálculo ajustado.

(1) Identificación de variables

Índice de deserción

Índice de retención

Índice de no retención

Número de asociados actuales del capitulo

Número de asociados actuales que participarán el siguiente periodo

Número total de personas requeridas para el próximo periodo (análisis

basado en el Gantt)

Requerimiento adicional de personas

Número de personas a incorporar

(2) Calculo del número de asociados actuales que continuarán siendo parte

activa el siguiente periodo.

Si es el caso, se aproxima por defecto al entero más cercano

(3) Calculo de requerimiento adicional de personas del capitulo

(4) Calculo de personas a incorporar, considerando la proporción de personas

que no se vincularán efectivamente después de su incorporación

Si es el caso, se aproxima por exceso al entero más cercano

Mediante los anteriores cálculos, logramos hallar un número de personas a

incorporar considerando: la futura deserción de los asociados con los que

actualmente cuenta la asociación, y la retención de los asociados que

incorporaremos en el periodo.

Por lo tanto, matemáticamente logramos un cálculo muy acercado a la realidad,

además de ilustrar el desarrollo sostenible del capítulo con la incorporación de

nuevos procesos y proyectos y el cubrimiento de sus exigencias de personal

Anexo 2.

Ejemplo:

Calcule el número de personas a incorporar en su capítulo, si después de distribuir

las cargas de trabajo en el tiempo, el número de personas total requeridas es 53,

parta de un número de asociados antiguos de 33 y de una proyección para el

periodo de los índices de deserción 0,2 y retención de nuevos 0,95

Desarrollo:

(1) Identificación de variables

53

0,2

0,95

= 0,05

Calcular

Calcular

Calcular

(2) Calculo del número de asociados actuales que continuarán siendo parte

activa el siguiente periodo.

Aproximando por defecto:

(3) Calculo de requerimiento adicional de personas del capitulo

(4) Calculo de personas a incorporar, considerando la proporción de personas

que no se vincularán efectivamente después de su incorporación

Aproximando por exceso:

Por lo tanto el número de personas a incorporar es 29.

En el presente ejemplo, solo se mostró el cálculo ajustado de las personas a

incorporar, en la aplicación real es necesario proyectar ambos índices, y calcular

el requerimiento total de personas con la aplicación del diagrama de Gantt.