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Administracin de los Riesgos del Proyecto

DIRECCION DE PROYECTOS

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Tabla de Contenido

1. Gestin de los Riesgos del proyecto

Planificacin de la gestin de riesgos.

Identificacin de riesgos.

Anlisis cualitativo de riesgos.

Anlisis cuantitativo de riesgos.

Planificacin de la respuesta a los riesgos.

Seguimiento y control de riesgos.

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Gestin de los Riesgos del Proyecto

Incluye los procesos necesarios para planificar las gestin de riesgos

Los riesgos en los proyectos se presentan por la incerteza de ciertos eventos.

Involucra la anticipacin y el tratamiento de los riesgos del proyecto.

Gerenciar riesgos involucra maximizar la probabilidad de ocurrencia y efectos de eventos positivos (oportunidades) y

minimizar la probabilidad y efectos de eventos negativos

(amenazas).

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Procesos

Planificacin de la gestin de riesgos. Cmo enfocar, planificar y ejecutar la gestin de riesgos

Identificacin de riesgos. Determinar y documentar qu riesgos pueden afectar el proyecto.

Anlisis cualitativo de riesgos. Priorizar los riesgos para realizar otros anlisis, evaluando la probabilidad de ocurrencia.

Anlisis cuantitativo de riesgos. Analizar numericamente el efecto de los riesgos

Planificacin de la respuesta a los riesgos. Determinar opciones y acciones para reducir las amenazas.

Seguimiento y control de riesgos. Supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos.

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Riesgo

Riesgo: Es una situacin que si ocurriese afectara adversamente el proyecto - es un problema potencial

Todos los proyectos tienen riesgos

Algunos desaparecern

Algunos se convierten en los problemas que exigen atencin

Algunos se convierten en |crises| y destruyen proyectos

Los riesgos que ocurren, no son los riesgos. . . Son los problemas !

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Problema o Riesgo?

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Problemas, Riesgos

Problema

Situacin est ocurriendo e impactando el proyecto.

Solucionable, requiere accin inmediata

Descubierto (normalmente de forma reactiva) durante en el

curso del proyecto.

Ejemplo

No disponibilidad de la infraestructura para la

instalacin del HW

Falta de recursos necesarios para el inicio de cierta actividad

Atrasos en el cronograma

Riesgo

Situacin que puede ocurrir y causar impacto en el proyecto.

Gerenciable

Puede y debe ser identificable previamente

Puede ser transformado en un problema.

Ejemplo

Alza del dlar (en contratos vinculados al dlar)

Modificaciones en la legislacin del sector

Inviabilidad tecnolgica (equipos no compatibles)

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Componentes de los Riesgos

Componentes de los riesgos:

Evento de riesgo.

Probabilidad de ocurrencia.

Gravedad del impacto de los efectos de su ocurrencia.

Criticidad del nivel de control.

Probabilidad, es la posibilidad u oportunidad de ocurrencia de un evento de riesgo.

Impacto, es el efecto en el proyecto si el evento de riesgo ocurre

Medida de Riesgo (criticidad) = Probabilidad x Impacto

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Graduacin de la probabilidad

Escala Ordinal: muy baja, baja, moderada, alta, muy alta

Escala Cardinal:

Lineales (.10/ .30/ .50/ .70/ .90/ ),

No lineales (.05/ .10/ .25/ .70/ .95)

1.0

Total certeza

que va ha ocurrir

0.0

Total certeza

que no va ha ocurrir

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Importancia

La gestin del riesgo del proyecto es el arte y la ciencia para identificar, analizar y responder a los riesgos a lo largo

de la vida de un proyecto y en mejorar el inters del equipo

de proyecto.

La gestin del riesgo a menudo se descuida, pero puede ayudar a mejorar el xito del proyecto ayudando a

seleccionar buenos proyectos, determinando el alcance del

proyecto y desarrollando estimaciones realistas.

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Madurez de la gestin de proyectos

1 = Bajo nivel de madurez 5 = alto nivel de madurez

rea de

conocimiento

Ingeniera /

Construccin

Telecomunicaciones Sistemas de

informacin

Manufactura de alta

tecnologa

Alcance 3.52 3.45 3.25 3.37

Tiempo 3.55 3.41 3.03 3.50

Costos 3.74 3.22 3.20 3.97

Calidad 2.91 3.22 2.88 3.26

Recursos humanos 3.18 3.20 2.93 3.18

Comunicaciones 3.53 3.53 3.21 3.48

Riesgo 2.93 2.87 2.75 2.76

Obtencin 3.33 3.01 2.91 3.33

*Ibbs, C. William and Young Hoon Kwak. Assessing Project Management Maturity, Project Management Journal (March 2000).

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Beneficios de la gestin de riesgos

80%

60%

47% 47%43%

35%

6%

0%

20%

40%

60%

80%

100%A

nticip

ar/

evita

r

pro

ble

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s

Pre

ve

nir

so

pre

sa

s

Me

jora

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s

Nin

gu

no

*Kulik, Peter and Catherine Weber, Software Risk Management Practices 2001, KLCI Research Group (August 2001).

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Riesgo negativo

Una definicin de diccionario del riesgo es la posibilidad de prdida o dao

El riesgo negativo supone comprender potenciales problemas que podran ocurrir en el proyecto y cmo

podran impedir el xito de proyecto.

La gestin del riesgo negativa se parece una forma de seguro es una inversin.

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Riesgo positivo

Los riesgos positivos son los riesgos que resultan en cosas buenas, a veces se les llama oportunidades.

Una definicin general de riesgo del proyecto es una incertidumbre que puede tener un efecto negativo o positivo

en los objetivos de proyecto.

La meta de la gestin de riesgo del proyecto es minimizar los riesgos negativos (-) potenciales y maximizar los

riesgos positivos (+) potenciales.

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Riesgos

Riesgos. Son los efectos acumulativos de cambios de un eventos incierto, que ocurre y afecta negativamente o

positivamente el proyecto.

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Utilidad del riesgo

Utilidad del riesgo o tolerancia al riesgo es la cantidad de satisfaccin o placer que se puede recibir por un pago

potencial.

La utilidad del riesgo es decreciente para las personas que son adversas al riesgo.

Quienes son propensos al riesgo tienen tolerancia alta para el riesgo y su satisfaccin aumentan cuando ms

pagos puede recibir.

Las personas neutrales al riesgo intentan un equilibrio entre riesgo y pago.

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Funcin utilidad del riesgo

Adverso al Riesgo Neutral al riesgo Propenso al riesgo

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Planificacin de la Gestin de Riesgos

Es decidir cmo llevar aborda y llevar a cabo las actividades de la gestin de riesgos.

La planificacin de riesgos mejora las posibilidades de xito de los otros procesos de la gestin de riesgos.

Este proceso debe hacerse al inicio del proyecto.

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Planeamiento de riesgos

Los riesgos en los proyectos se originan en la incerteza que est

presente en todos los proyectos

(nuevos o en curso)

Con el actual escenario de los mercados, con alta competitividad,

tecnologa avanzada y duras

restricciones econmicas, el riesgo

asume proporciones significativamente

mayores

Quien no arriesga no gana.

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Planificacin de la gestin de riesgos

La salida principal de la planificacin de la gestin de riesgos es el plan de gestin de riesgos un plan que documenta los procedimientos para manejar el riesgo a lo

largo del proyecto.

El equipo de proyecto debe repasar los documentos de proyecto y entender los puntos de vista de la organizacin y

del patrocinador hacia el riesgo.

El nivel de detalle vara con las necesidades del proyecto.

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Plan de gestin de riesgos

Metodologa

Roles y responsabilidades

Presupuesto y cronograma

Categoras de riesgo

Probabilidad e impacto de los riesgos

Documentacin de riesgo

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Planes

Plan de contingencia. Son acciones predefinidas que el equipo de proyecto tomar si un evento de riesgo

identificado ocurre.

Plan de reserva. Son desarrollados para los riesgos que tienen alto impacto en los objetivos del proyecto y se ponen

en efecto si los intentos para reducir los riesgos no son

efectivos.

Reservas de contingencia o eventualidad. Son las provisiones tenidas por el patrocinador de proyecto o la

organizacin para reducir los riesgos de sobre costos o de

retrasos en el cronograma a niveles aceptables.

Fuentes comunes del riesgo en TICs

Varios estudios

muestran que

los proyectos

TICs

comparten

fuentes

comunes de

riesgos.

Criterio de xito Importancia

Relativa

Compromiso del usuario 19

Apoyo de gerencia ejecutiva 16

Clara declaracin de necesidades 15

Planificacin apropiada 11

Expectativas realistas 10

Identificacin de los hitos del proyecto 9

Personal competente 8

Propiedad 6

Visiones y objetivos claros 3

Personal trabajador 3

Total 100

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Categoras de riesgos

Riesgo de la estructura / proceso

Riesgo de tecnologa

Riesgo de mercado

Riesgo financiero

Riesgo de personal

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Categora de los Riesgos

Los riesgos organizacionales, tcnicos y externos usualmente acarrean

riesgos de costos y de cronograma

(gerencia de proyectos)

Los factores de riesgo son interdependientes:

Un riesgo tcnico de diseo de la solucin puede elevar los riesgos

de costos del cronograma

Un intervalo muy corto para una prueba integral puede representar

un riesgo en el cronograma y

puede elevar el riesgo tcnico

posterior

Es importante identificar la categora correcta para decir una respuesta

correcta.

tcnico

Condiciones Potenciales de Riesgos (-) Knowledge Area Risk Conditions

Integration Inadequate planning; poor resource allocation; poor integration management; lack of post-project review

Scope Poor definition of scope or work packages; incomplete definition of quality requirements; inadequate scope control

Time Errors in estimating time or resource availability; poor allocation and management of float; early release of competitive products

Cost Estimating errors; inadequate productivity, cost, change, or

contingency control; poor maintenance, security, purchasing, etc.

Quality

Poor attitude toward quality; substandard

design/materials/workmanship; inadequate quality assurance program

Human Resources Poor conflict management; poor project organization and

definition of responsibilities; absence of leadership

Communications Carelessness in planning or communicating; lack of consultation

with key stakeholders

Risk Ignoring risk; unclear assignment of risk; poor insurance management

Procurement Unenforceable conditions or contract clauses; adversarial relations

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Matriz de Impacto

Los riesgos se priorizan segn sus implicaciones para lograr los objetivos del proyecto

El mtodo tpico es la matriz de probabilidad e impacto.

Probabilidad del riesgo: alta, moderada, baja

Objetivo del proyecto: costo, tiempo, alcance, calidad

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Matriz de Impacto

Las probabilidades se deben de adaptar a los umbrales de riesgo de la organizacin

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Identificacin de Riesgos

La identificacin de riesgos es un proceso iterativo y continuo por que nuevos riesgos pueden ser conocidos

conforme el proyecto se desarrolla en todo su ciclo de vida

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Tcnicas y Herramientas

Las herramientas y tcnicas de identificacin de riesgo incluyen:

Brainstorming (tormenta de ideas)

Tcnica Delphi

Entrevistas

Identificacin de la causa

Anlisis de FODA

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Registro de riesgo

La salida principal del proceso de identificacin de riesgo es una lista de riesgos identificados y otra informacin necesaria para iniciar la creacin del registro de riesgo.

El registro de riesgo es:

un documento que contiene los resultados de varios procesos de administracin de riesgos.

una herramienta para documentar eventos de riesgo potenciales e informacin relacionada.

Eventos de riesgo se refieren a eventos especficos e inciertos que pueden ocurrir en beneficio o perjuicio del proyecto.

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Contenidos de registro de riesgo

1. Un nmero de identificacin para cada evento de riesgo.

2. Una categora para cada evento de riesgo.

3. El nombre de cada evento de riesgo.

4. Una descripcin de cada evento de riesgo.

5. La categora bajo que cada evento de riesgo ocurrido.

6. La causa principal de cada riesgo.

7. Disparadores para cada riesgo (indicadores o sntomas)

8. Respuestas potenciales a cada riesgo.

9. El dueo de riesgo o persona responsable del riesgo.

10.La probabilidad e impacto de la ocurrencia del riesgo.

11.El estado de cada riesgo.

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Ejemplo del registro de riesgo

No. Categor

a

Riesgo Descrip

cin

Categor

a

Causa

Principa

l

Dispara

dor

Potenci

al

Respue

stas

Dueo

del

Riesgo

Probabil

idad

Impacto Estatus

R44 1

R21 2

R7 3

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Matriz de probabilidad / impacto

La matriz de probabilidad / impacto o mapa presenta la probabilidad relativa de la ocurrencia de un riesgo Vs el

impacto relativo de ocurrir el riesgo.

Liste los riesgos y luego indique para cada uno como: alto, medio o bajo, en trminos de su probabilidad de ocurrencia

y su impacto si es que ocurriese.

Tambin pueda calcular factores de riesgo:

Los nmeros que representan el riesgo total de eventos especficos basados en su probabilidad de ocurrencia y

en las consecuencias sobre el proyecto si es que

ocurren.

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Matriz de probabilidad / impacto

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Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Luego del anlisis cualitativo frecuentemente se continua con un anlisis de riesgo cuantitativo, pero no siempre se

puede hacer.

Proyectos grandes y complejos que alcanzan el borde de la tecnologa frecuentemente requieren una anlisis de riesgo

cuantitativo extenso.

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Anlisis cuantitativo de riesgos

Las tcnicas principales incluyen:

Anlisis de rbol de decisin

Simulacin

Anlisis de sensibilidad

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Los rboles de decisin

Un rbol de decisin es un tcnica de anlisis por diagramas usado para seleccionar el mejor curso de accin

en situaciones resultados futuros inciertos.

El valor monetario estimado (EMV) es el producto de una probabilidad de evento de riesgo y el valor monetario del

evento de riesgo.

Se puede dibujar un rbol de decisin para ayudar a encontrar el EMV.

Ejemplo de rbol de decisin

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Planificacin de la Respuesta a los riesgos

Despus de identificar y cuantificar los riesgos, se debe decidir cmo responder a ellos.

Las estrategias dependen si el riesgo es positivo o negativo.

Se puede hacer uso de rboles de decisin para evaluar la respuesta ms apropiada

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Estrategias de respuesta a riesgos (-)

Existen cuatro estrategias principales de respuesta a riesgos negativos:

Evitacin del riesgo.

Aceptacin del riesgo

Transferencia del riesgo

Mitigacin de riesgo

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Evitacin del riesgo

Se intenta:

Cambiar el plan de gestin del proyecto para eliminar la amenaza

aislar los objetivos del proyecto de los impactos del riesgo

relajar el objetivo que est en peligro.

Ejemplos:

Ampliacin del cronograma, reduccin del alcance, aclaracin de los requisitos

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Transferencia del riesgo

Implica trasladar el impacto negativo de una amenaza, junto con la propiedad de la respuesta a un tercero.

Le da a la otra parte la responsabilidad de la gestin no lo elimina.

Se usa frecuentemente cuando existe exposicin al riesgo financiero.

Es necesario pagar una prima de riesgo a la parte que toma el riesgo.

Uso de seguros

Garantas

Certificados de garanta

Contratos especficos

El riesgo de

variacin de precios

se intenta que lo

asuma el proveedor

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Mitigacin de riesgos

Implica reducir la probabilidad y/o el impacto de un evento de riesgo adverso a un umbral aceptable.

Reduccin de la probabilidad de ocurrencia

Adoptar acciones tempranas es mejor que reparar los daos.

Adoptar procesos menos complejos

Realizar ms pruebas

Seleccionar un proveedor estable

Desarrollo de prototipos

Reduccin del impacto del riesgo.

Diseo de sistemas redundantes, para fallas del sistema original

Estrategia de mitigacin riesgos

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Estrategias de respuesta a riesgos (+)

Existen cuatro estrategias principales de respuesta a riesgos positivos:

Explotar el riesgo. Acciones para que la oportunidad se concrete.

Compartir el riesgo. Asignar la propiedad a un tercero para capturar la oportunidad.

Mejorar el riesgo. Mejorar el tamao de la oportunidad incrementando la probabilidad o el impacto.

Aceptar el riesgo

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Riesgos residuales y secundarios

Es tambin importante identificar riesgos residuales y secundarios.

Los riesgos residuales son los riesgos que quedan despus de que todas las estrategias de respuesta se

han implementado.

Los riesgos secundarios aparecen como resultado directo de poner en prctica una respuesta a un riesgo.

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Seguimiento y control de riesgos

Involucra ejecutar el proceso de gestin de riesgos para responder a eventos de riesgo.

Las soluciones alternativas (workarounds) son las respuestas no planeadas para eventos de riesgo que

deben ser ejecutados cuando no existe ningn plan de

contingencia.

Las salidas principales del seguimiento y control de riesgos son:

Cambios requeridos.

Acciones preventivas y correctivas recomendadas.

Actualizaciones al registro de riesgo, plan de gestin del proyecto y los activos de procesos de la organizacin.

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Software para la gestin de riesgos

El registro de riesgos se pueda crear en Word o Excel como parte de una base de datos.

Software de la gestin de riesgos ms sofisticado, tales como herramientas de simulacin de Monte Carlo ayudan a

analizar los riesgos de proyecto.

El grupo de inters de gestin de riesgos de PMI www.risksig.com tiene una lista detallada de los productos

de software para asistir en la gestin de riesgos.

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Resultados de la gestin de riesgos

A diferencia del manejo de crisis, una buena gestin de riesgos del proyecto a menudo pasa inadvertida.

Los proyectos bien administrados parecen ser casi fciles, pero una gran cantidad de trabajo va dentro del proyecto.

Los gerente de proyecto deben esforzarse para hacer que sus trabajos parezca fciles y reflejen los resultados de

proyectos bien administrados.