UNIDAD 3 Clasificación y Ordenamiento de los Archivos

La secuencia seguida hasta el momento tiene relación con las competencias que tiene una entidad, una oficina o unidad orgánica, que al cumplir las funciones se realizan actividades dando origen a un tipo documental, si es solo de comunicación da lugar a una unidad documental simple, en caso de continuar con otras acciones dan lugar a una unidad documental compuesta, cuyo tipo documental asume el nombre del asunto que trata o del tipo documental principal del expediente, este expediente es la primera agrupación, que acumulados por la misma función y actividades realizadas dan lugar a la serie documental, que es nuestra segunda agrupación, estas segundas agrupaciones debemos separarlas en relación a la función y actividades que le dio origen, estamos tratando entonces de la clasificación, tema que desarrollamos a continuación.

3.1. Clasificación conceptos.

Tal como venimos desarrollando los conceptos podemos observar que las agrupaciones documentales, desde el expediente hasta la serie documental, se inicia desde la creación de los documentos en las oficinas, que realizan el trámite en cumplimiento de sus funciones, en este sentido los documentos ya nacen clasificados y se pierde por negligencia o desconocimiento de los que tienen a su cargo la administración de los documentos en sus inicios, con resultados negativos que dan lugar a la acumulación de documentos ubicados en depósitos que pierden su organicidad quedando en un cumulo de papeles abandonados, que no podemos llamar archivos.

Antonia Heredia menciona: “clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es único y distinto a los demás, con sus características propias que lo diferencian de los otros, pero insisto, formando parte de una estructura general; cada grupo a su vez es susceptible de subdivisiones”1 Debemos asociar el concepto de clasificar con separar y cada una de estas separaciones están vinculados a una estructura. El solo el hecho de separar no es clasificar, se tiene que establecer una relación entre si u otro nivel jerárquico o elemento, por ejemplo si separo las regiones del Perú en Región Macro Norte, Macro Centro y Macro Sur, estoy clasificándolo en relación al Perú y otras características propias que puedan tener cada una de estas macro regiones.

Continuando con la secuencia lógica de esta asignatura y utilizando los conceptos dados, se ha llegado hasta la agrupación de los documentos por series documentales, estos en forma natural corresponden a determinada área (oficina o unidad orgánica) surge de esta manera una nueva agrupación que es el conjunto de las series documentales, al que denominamos sección, definida en el Diccionario de Terminología Archivística como sección de fondo “La subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Cuando el organismo productor posee una estructura jerárquica compleja, cada sub-grupo puede tener tantos sub-grupos como sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad administrativa subordinada más

1 Antonia Heredia Herrera – Archivística General Teoría y Práctica Sevilla,1989 P.186

pequeña”2 de manera que según la estructura orgánica de la entidad se puede tener sub secciones, así tenemos por ejemplo si dentro de la estructura orgánica se tiene Administración y tiene como dependencias a Tesorería, Contabilidad, Logística, tenemos la Sección Administración, Sub sección Tesorería, Sub sección Contabilidad y Sub sección Logística. Estamos tratando de una clasificación orgánica.

Se puede observar que para mencionar la sección de fondo, se ha retirado el título jerárquico de la oficina o dependencia, así tenemos por ejemplo (Oficina General de) Administración, (Oficina de) Tesorería, (Oficina de) Contabilidad, (Oficina de) Logística, queda únicamente la función principal, por el que le denominamos Sección o Asunto Principal. “Se precisará el asunto principal que será determinado de acuerdo al sistema administrativo al que pertenece (por ejemplo. Abastecimiento, presupuesto, tesorería, contabilidad, etc.)…”3 En sentido estricto de la Archivística es la reunión de series documentales según su procedencia orgánica e institucional común. La palabra sección abarca a veces a un archivo: por ejemplo la sección “contratación” del Archivo General de Indias es nada más y nada menos que el archivo de la Casa de Contratación”.4

3.2. Clasificación Orgánica Funcional.

Algunos autores tratan de la clasificación orgánica, debemos considerar que como tal estaríamos separando el aspecto funcional que es la base de la formulación de los documentos de archivo, por lo que trataremos de la Clasificación orgánica funcional. Se utiliza varios criterios, partiendo de la estructura orgánica, la correspondencia de las funciones. Formada las series documentales podemos agruparlas de acuerdo a las diferentes divisiones administrativas, según la estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus dependencias, se realiza desde las unidades administrativas básicas hasta las divisiones más generales, respetando los principios de procedencia y el respeto al orden original. “Este sistema clasifica los fondos reproduciendo las estructuras administrativas, la división orgánica de la institución, sus servicios, secciones, divisiones administrativas, etc. Así por ejemplo, en un municipio organizado a base de áreas delegadas, la clasificación empleará cada una de ellas como punto de partida: área de hacienda, área de urbanismo, de cultura, deportes y juventud, etc.”5

La inconveniencia de este tipo de clasificación, es el permanente cambio estructural que tienen muchas de las instituciones, en estos casos es conveniente utilizar la clasificación funcional por ser la función el elemento más estable.

Clasificación Funcional.

El criterio es el de las funciones que desarrollan las entidades sería el predominante para el que es importante identificar las disposiciones que regulan sus competencias y las normas de procedimiento que condicionan la aplicación de esas competencias Es importante que tengamos bien identificadas las funciones ya que a la hora de elaborar el cuadro de clasificación, ante la dificultad de hacerlo de manera orgánica, tenemos que

2 17Diccionario de Terminología Archivística (2ª Edición) – Subdirección General de los Archivos Estatales – Madrid, 1995 p.50 3 Archivo General de la Nación, Perú- Legislación Archivística-Lima Perú 1999 p.108 4 Archivística y Archivos, soportes edificio i organización-Manuel Romero Tallafigo, Carmona 1994 p.358-359 5 José Ramón Cruz Mundet, Archivos Municipales de Euskadi, Manual de Organización p. 81

realizar cuadros de clasificación funcionales, teniendo en cuenta que las funciones son más estables que la estructura orgánica a lo largo del tiempo.

Cuando hablamos de funciones debemos diferenciar varios niveles, las grandes funciones de administración que producen la estructuración que se encuentra en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) que son la razón de ser de los organismos que son las más permanentes y aquellas funciones que corresponden a cada uno de los cargos que ocupan las personas que se encuentran en el Manual de Organización y Funciones (MOF). Algunos autores consideran que este tipo de clasificación sería el más adecuado, por mayor estabilidad y objetividad para los documentos administrativos actuales donde hay frecuentes cambios en los organigramas, lo que implica un estudio más profundo de la institución.

Según este criterio todas las series documentales deben ser reunidas bajo clases más amplias que recojan todas las actividades emparentadas por ser fruto de una misma función, así tenemos por ejemplo, los legajos de personal, nóminas, contratos, etc, se encuentran dentro de la función de recursos humanos, las que conjuntamente con otras como la de asesoría jurídica, logística, etc. pertenecen a la acción administrativa. “Se emplea para organismos de larga duración en el tiempo, con funciones muy estables y que hayan variado a menudo su estructura. Ejemplo:

23 Gestión de Recursos Humanos23.1 Plantilla de personal 23.1.1 Dirigentes

23.1.1.1 Nombramientos del personal dirigente 23.1.1.2 Expedientes de cuadros

23. 1. 2 Persona l administrativo y de servicios 23.1.2.1 Expedientes del personal administrativo 23.1.2.2 Expedientes del personal de servicios

23.1. 3 Personal técnico 23.1.3.1 Expedientes de técnicos de nivel universitario 23.1.3.2 Expedientes de técnicos de nivel medio6

3.5. El Cuadro de Clasificación Orgánico Funcional.

Lo definimos como un instrumento de gestión archivística porque facilita el desarrollo de los procesos técnicos archivísticos de una entidad en las diferentes fases del archivo desde el archivo de gestión, al archivo periférico, al archivo intermedio hasta el archivo histórico. El cuadro de clasificación “Supone una estructura jerárquica y lógica de los fondos, los divide en grupos evidenciados por ser reflejo de una acción, función o actividad. Cada grupo posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con los demás, sin dar lugar a la ambigüedad…”7 Las series documentales establecidas corresponden según las funciones a las diferentes unidades orgánicas al que hemos denominado sección documental, tenemos entonces una relación de fondo, de sección, de serie y de ser necesario de sub serie. Su elaboración debe ser objetiva, partiendo del conocimiento, la historia, la organización y los procedimientos administrativos de la entidad, no puede darse sin el

6 Martha Marina Ferriol Marchena y otros, Manual de Procedimientos para el Tratamiento Documental, la Habana 2008, p.25 7 José Ramón Cruz Mundet, Manual de Archivística, Madrid 2001, p.243

análisis de toda la documentación del fondo y en forma apriorísticamente, su presentación es de lo general a lo particular.

El cuadro de clasificación es la estructura jerárquica, orgánica que refleja la clasificación de un fondo documental, sólo debe reflejar la documentación que la entidad genere quedando fuera la documentación de otra procedencia aunque se comparta los mismos depósitos o administración. Considerando las modificaciones de las funciones o unidades orgánicas de la entidad, un cuadro de clasificación debe ser simple con divisiones precisas.

El cuadro se realiza para un fondo concreto, de manera que si en un archivo tenemos diversos fondos, elaboramos un cuadro para cada uno de ellos, según el principio de procedencia. Tiene como niveles básicos:

SECCIÓN: primera división del fondo, según línea de acción. SUBSECCIÓN: división de la anterior, según función o funciones desarrolladas.

SERIE: resultado de una misma actividad.

Tiene como características:1. DELIMITACIÓN: Cada fondo tiene su cuadro de clasificación.2. UNICIDAD: Se encuentra toda la documentación independiente a la cronología3. ESTABILIDAD: La función permite una clasificación más segura y estable.4. SIMPLIFICACIÓN: Divisiones necesarias, sin sub divisiones excesivas.

Podemos resumir que el Cuadro de Clasificación es un esquema que resulta de sistematizar, la relación de las clases (series y secciones) entre sí y su ubicación dentro del contexto general (fondo).

La Comisión de Archivos Municipales del año 2013 ha trabajado durante estos tres últimos años el Manual de Procedimientos Archivísticos para Municipalidades el mismo que es difundido en la página WEB del Archivo General de la Nación dentro de este manual se encuentra el cual Cuadro de Clasificación para Municipalidades, como una guía para que las municipalidades puedan formular su propio cuadro con las particularidades propias, adjunto dicho cuadro como modelo de la presente asignatura, algunas partes modificadas obedece a la forma plural con el que debe expresarse la serie documental :

ANEXO Nº 01CUADRO DE CLASIFICACION DEL FONDO DOCUMENTAL DE MUNICIPALIDADES

CODIGO

ALTA DIRECCION (ALCALDIA-SECRETARIA)1 COMISIONES DE REGIDORES2 CONVENIOS COOPERACION TECNICA3 MEMORIAS ANUALES4 LEGAJOS DE REGIDORES5 CORRESPONDENCIA

ABASTECIMIENTO1 PLANES ANUALES DE ADQUISICIONES

2 SEGUROS3 INVENTARIOS DE BIENES4 BAJAS Y TRANSF. DE BIENES5 CONTRATOS DE LOCACIONES Y CONDUCCIÓN6 ORDENES DE SERVICIOS7 ORDENES DE COMPRA8 CONTRATOS (ALQUILERES)9 CUADROS DE NECESIDADES10 PECOSAS11 FICHAS DE CONTROL (KARDEX)12 CORRESPONDENCIA

ADMINISRACION TRIBUTARIA1 DECLARACIONES JURADAS IMP. AL VALOR PATRIM. PREDIAL2 REGISTROS DE CONTRIBUYENTE3 PLANES DE TRIBUTACION MUNICIPAL4 CTA. CORRIENTE DE CONTRIB.5 DECLARACIONES JURADAS ESPECT. PUBLIC. NO DEPORTIVO6 NORMAS TRIBUTARIAS7 CORRESPONDENCIA

ADMINISTRACION1 RESOLUCIONES GERENCIALES2 NORMAS Y REGLAMENTOS3 LICITACIONES4 CORRESPONDENCIA

AGROPECUARIA1 MEJORAMIENTO GENETICO EN ANIMALES2 INSTALACION Y FORTALECIMIENTO DE PASTOS CULTIVADOS3 PRODUCCION Y DE PASTOS CULTIVADOS4 MEJORAMIENTO DE LA PRODUCCIÓN LECHERA5 PANIFICACION6 TALLERES7 CORRESPONDENCIA

ARCHIVO CENTRAL1 TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS2 ELIMINACIONES DE DOCUMENTOS3 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS (inventarios)4 PROYECTOS ARCHIVISTICOS5 SUPERVISIONES Y ASESORAMIENTOS RECIBIDOS6 DIRECTIVAS7 EVENTOS DE CAPACITACIÓN8 SERVICIOS DE CONSULTA9 SERVICIOS DE BUSQUEDA10 SERVICIOS DE PRESTAMO11 SERIVICIOS DE REPROGRAFIA12 CORRESPONDENCIA

ASESORIA JURIDICA1 ASESORIA2 DEFENSA MUNICIPAL CIVIL3 DEFENSA MUNICIPAL PENAL4 DEFENSA MUNICIPAL ADMINISTRATIVA5 DEFENSA MUNICIPAL TRIBUTARIA6 DEFENSA MUNICIPAL LABORAL7 CORRESPONDENCIA

CATASTRO1 CATASTROS MUNICIPALES2 LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO3 CERTIFICADOS NUMERACIÓN4 CERTIFICADOS ALINEAMIENTO5 NOMENCLATURAS URBANAS6 NOMENCLATURAS ASENTAMIENTOS HUMANOS7 DECLARACIÓNES DE FÁBRICA8 VISACIÓNES DE PLANOS9 VALORIZACIÓNES DE INMUEBLE10 CONSTANCIAS CATASTRALES11 CERTIFICADOS DE JURISDICCIÓN12 CORRESPONDENCIA

CENTRO DEL ADULTO MAYOR1 REGISTROS DE PADRONES2 PLANES DE TRABAJO3 CAMPAÑAS4 CORRESPONDENCIA

CENTROS MEDICOS1 HISTORIAS CLINICAS ACTIVA DEL NIVEL 1 AL52 HISTORIAS CLINICAS DE FALLECIDOS3 HISTORIA CLINICA PASIVA DEL NIVEL 3 AL 54 HISTORIAS CLINICAS DE EMERGENCIAS5 DIAGNOSTICOS POR IMAGEN6 HISTORIA CLINICA PASIVA DEL NIVEL 1 AL 27 HISTORIAS CLINICAS DE URGENCIAS8 CERTIFICADOS MEDICOS9 CORRESPONDENCIA

COMEDOR MUNICIPAL1 PADRONES DE BENEFICIARIOS2 SUPERVISIÓNES Y CONTROL3 ESTADISTICAS4 ENTREGAS Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS5 GUIAS DE ENTREGA6 PLANILLAS DE ENTREGA7 DIRECTIVAS

8 ACTAS DE CONFORMIDAD9 CONTROLES DE INGRESOS10 CORRESPONDENCIA

COMERCIALIZACION Y MERCADOS1 LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO2 MERCADOS DE ABASTOS3 TERMINAL PESQUERO4 FERIAS5 USO DE LA VIA PÚBLICA6 ANUNCIOS7 COMPATIBILIDAD DE USO8 REGIST. COMERC. INFORMALES9 LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO CON CESE10 CORRESPONDENCIA

CONTABILIDAD1 BALANCES GENERALES2 LIBROS DIARIO3 LIBROS MAYOR4 INVENTARIOS Y BALANCES5 ANÁLISIS DE CUENTAS6 LIBROS AUXILIARES7 CORRESPONDENCIAS

CONTROL INTERNO1 INFORMES FINALES2 PLANES DE ACCION DE CONTROL3 AUDITORIAS INTERNA4 AUDITORIAS EXTERNA5 EXAMENES ESPECIALES6 NORMAS DE CONTROL7 CORRESPONDENCIA

CONTROL Y RECAUDACION1 RESOLUCIONES GERENCIALES2 RECLAMOS ADMINISTRATIVOS Y/O TRIBUTARIOS3 CORRESPONDENCIA

CULTURA1 MUSEOS2 BIBLIOTECAS3 GALERIAS DE ARTE4 PINACOTECAS5 EXPOSICIONES6 ESPECTACULOS7 CORRESPONDENCIA

DEFENSA CIVIL1 RESOLUCIONES2 CERTIFICADOS3 ACTAS DE VISITA4 INFORMES TECNICOS5 INSPECCIONES TECNICAS PARA EVENTOS6 CORRESPONDENCIA

DEMUNA1 DEFENSA DEL NIÑO Y ADOLESCENTE (Proceso de Defensa)2 ACTAS DE CONCILIACION3 PLANES DE ACTIVIDADES - CAMPAÑA4CORRESPONDENCIADESARROLLO - PLANEAMIENTO URBANO1 DECLARATORIAS DE FABRICA2 PLANES DE DESARROLLO URBANO3 ZONAS DE EXPANSION URBANA4 ZONIFICACIONES5 CORRESPONDENCIADESARROLLO ECONOMICO EMPRESARIAL1 RESOLUCIONES GERENCIALES2 PLANES OPERATIVO3 INFORMES TECNICOS4 PROMOCIONES EMPRESARIAL5 CAPACITACIONES6 CORRESPONDENCIAEDUCACION1 RESOLUCIONES2 NOMINAS DE MATRICULA3 ACTAS FINALES4 ACTAS DE RECUPERACIÓN5 ACTAS DE SUBSANACIÓN6 ACTAS DE CONVALIDACIÓN7 ACTAS DE REVALIDACIÓN8 ACTAS DE PRUEBAS DE UBICACIÓN9 ACTAS DE POSTERGACIÓN DE EVALUACIÓN10 PLANES DE ACTIVIDADES11 FICHAS UNICA DE MATRICULA12 CERTIFICADOS DE ESTUDIOS13 CORRESPONDENCIA

FISCALIZACIÓN (FISC.)1 RESOLUCIONES DE FISCALIZACION2 EXPEDIENTES COACTIVO PENDIENTE DE CANCELAR3 MULTAS Y SANCIONES4 PROGRAMAS DE FISC. TRIBUTARIO5 EXPEDIENTSE COACTIVO CANCELADOS6 LIQUIDACIONES Y NOTIFICACIONES

7 CORRESPONDENCIA

GERENCIA MUNICIPAL1 RESOLUCIÓNS GERENCIALES2 EVALUACIONES DE GESTION MUNICIPAL3 CORRESPONDENCIA

GESTION AMBIENTAL1 PROGRAMAS DE EDUCACIÓN2 CORRESPONDENCIAS

IMAGEN INSTITUCIONAL1 AUDIOVISUAESL DE EVENTOS2 PUBLICACIONES3 CEREMONIAS OFICIALES Y PROTOCO4 CORRESPONDENCIA

INFORMATICA1 AUDITORIAS INFORMATICAS2 PLANOS DE REDES3 MANUALES - INSTRUCTIVOS4 INVENTARIO DE HARDWARE5 PLANES DE SISTEMAS (de la municipalidad)6 ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD7 LICENCIAS INFORMATICAS8 BACKUP9 CORRESPONDENCIAOBRAS1 PLANES DE OBRAS2 EXPEDIENTES TECNICOS DE OBRAS PUBLICAS3 LICENCIAS CONSTRUCCIÓN DE OBRAS PRIVADAS4 LICENCIAS REMODELACIÓN5 LICENCIAS DE AMPLIACIÓN6 LICENCIAS DE DEMOLICION7 CONFORMIDAD DE OBRA8 DEMOLICIONES9 RESOLUCIONES10 CERTIFICADOS DE PARAMETROS11 AUTORIZACIONES PARA INSTALACIONI DE AGUA Y DESAGUE12 APROBACIONES DE INFRAESTRUCTURA DE CENTROS DE OPERACIÓN FINAL13 APROBACIONES DE INFRAESTRUCTURA DE CENTROS DE RESIDUOS SOLIDOS14 USO DE VIA POR OBRAS15 AUTORIZACIONES DE OBRAS EN LA VIA PUBLICA16 CERTIFICADOS HABITABILIDAD17 ANTEPROYECTOS18 CORRESPONDENCIA

OFICINA MUNICIPAL DE ATENCIÓN A PERSONAS CON DISCAPACIDAD - OMAPED1 REGISTROS DE PERSONAS DE DISCAPACIDAD

2 PLANES DE ACTIVIDADES - CAMPAÑAS Y TALLERES3 CAPACITACIONES – EVENTOS4 CORRESPONDENCIA

PARQUES Y JARDINES1 REGISTROS DE PARQUES Y JARDINES2 CORRESPONDENCIA

PERSONAL1 RESOLUCIONES2 CUADROS DE ASIGNACION DE PERSONAL3 PRESUPUESTOS ANALITICOS DE PERSONAL4 LEGAJOS DE PERSONAL5 PLANILLAS UNICA6 LICENCIAS7 CONTROLES ANUAL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD9 TARJETAS DE SALIDA10 PROCESOS ADMINISTRATIVOS11 PROCESOS ADMINISTRATIVOS12 CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DE SERVICIO13 SEGURO SOCIAL14 RETENCIONES JUDICIALES Y FISCALES15 FONAVI16 A.F.P.17 SINDICATO18 CAFAE19 PRESTAMOS ADMINISTRATIVOS Y ESPECIALES10 LEGAJOS Y ESCALAFON DE PROFESORES21 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PERSONAL22 BIENESTAR SOCIAL Y ASISTENCIA23 CAPACITACION DE PERSONAL24 CORRESPONDENCIA

PLANIFICACION Y PRESUPUESTO1 PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL2 COOPERACIONES TECNICAS3 PRESUPUESTOS ANUALES4 REGLAMENTOS DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES5 MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES6 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS7 ADMINISTRATIVOS - TUPA8 TARIFARIOS DE SERVICIOS9 TEXTOS ÚNICOS DE PROCEDIMIENTOS10 PLANES ANUALES11 EVALUACIONES / EJECUCIÓN PRESUPUESTAL12 CALENDARIOS DE COMPROMISOS13 AMPLIACIONES DE CALENDARIOS14 ESTADISTICAS PRESUPUESTALES15 AUXILIARES DE COMPROMISOS

16 EVALUACIONES ANUALES DE INGRESOS17 EVALUACIONES ANUALES DE EGRESOS18 CORRESPONDENCIA

RECREACION Y DEPORTES1 CAMPOS DEPORTIVOS2 COMITES DE DEPORTES3 LIGAS DEPORTIVAS4 CORRESPONDENCIA

REGISTROS CIVILES1 ACTAS REGISTRALES NACIMIENTOS2 ACTAS REGISTRALES MATRIMONIOS3 ACTAS REGISTRALES DEFUNCIONES4 EXPEDIENTES MATRIMONIALES5 ESTADISTICAS VITALES6 INSCRIPCIONES EXTRAORDINARIAS DE NACIMIENTO7 EXP. MATRIMONIALES NO REALIZADOS8 CERTIFICADOS DE SOLTERIA Y VIUDEZ9 CORRESPONDENCIAS

RENTAS1 RESOLUCIONES DE TERMINACION2 DECLARACIONES JURADAS3 CONVENIOS DE FRACCIONAMIENTO4 LIQUIDACIONES DE PARQUEO5 ORDENES DE PAGO6 CONCILIACIONES TRIBUTARIAS7 CONSTANCIAS DE NO ADEUDO8 CONSTANCIAS DE POSESIÓN9 RECLAMOS ADMINISTRATIVOS Y TRIBUTARIOS10 PRESCRIPCIÓNES DE DEUDA11 TICKETS PARQUEO12 COBRANZAS COACTIVAS13 NOTIFICACIONES14 CORRESPONDENCIA

SANIDAD1 SALUBRIDAD E HIGIENE DE ESTABLECIMIENTO2 ANÁLISIS MICROBIOLOGICOS3 ALIMENTOS4 CERTIFICADOS DE SALUD5 CARNET DE SANIDAD6 CORRESPONDENCIA

SECRETARIA GENERAL1 ACTAS DE SESION DE CONCEJOS2 RESOLUCIONES DE ALCALDIA3 DECRETOS MUNICIPALES

4 CONVENIOS DE COOP. TECNICA5 RESOLUCIONES DE CONCEJO6 ACUERDOS DE CONCEJO7 ORDENANZAS MUNICIPALES8 EXP. DE SEPARACION CONVENCIONAL Y/O DIVORCIO9 ACTAS DE COMISIONES DE REGIDORES10 EDICTOS11 TRANSFERENCIA DE GESTION12 REGISTRO DE ASIT. DE REGIDORES13 LIBRO DE RECLAMACIONES14 CORRESPONDENCIAS

SEGURIDAD CIUDADANA1 PARTES DIARIO2 ROL DE SERVICIO3 CERTIFICADO DOMICILIARIO4 CORRESPONDENCIA

SERVICIOS COMUNALES1 PLAN DE ACTIVIDADES2 SERVICIO DE LIMPIEZA PUBLICA3 BAÑOS MUNICIPALES4 PLAYAS Y RIBERA DE RIO5 CORRESPONDENCIAS

SERVICIOS SOCIALES1 REGISTRO FUNERARIO2 CEMENTERIOS MUNICIPALES3 CUNAS Y GUARDERIAS MUNICIPALES4 SERVICIOS FUNERARIOS5 ACTIVIDADES DE SERVICIO SOCIAL6 PLAN DE SERVICIOS7 SERVICIOS FUNERARIOS - CONTABLES8 CORRESPONDENCIA

TESORERIA1 LIBRO DE CAJA2 LIBRO BANCOS3 CTA. CTE. DE PERSONAL4 COMPROBANTES DE PAGO5 CAJA CHICA6 PARTE DIARIO DE FONDOS7 ARQUEOS8 RELACION DE GIROS9 RELACION DE RETENCIONES10 CONCILIACION BANCARIA11 RECIBOS DE CAJA12 TALON DE CHEQUES13 NOTAS DE ABONO

14 CORRESPONDENCIA

TRAMITE DOCUMENTARIO1 REGISTROS DE INGRESOS2 REGISTRO DE FEDATARIOS3 CARGOS4 NORMAS INTERNAS5 REGISTRO GENERAL DE INGRESOS6 REPORTE7 CARGOS8 DOCUMENTOS OBSERVADOS (Ley 27444 art. 125 inc.1 y 2)9 REGISTRO DE MENSAJERIA10 CORRESPONDENCIA

TRANSPORTES Y CIRCULACION1 LICENCIAS DE CIRCULACION2 FISCALIZ. DE CIRCULAC. DE TRANSITO3 SANCIONES DE SERVICIO PUBLICO4 TERMINAL TERRESTRE5 INFORMES TECNICOS6 CORRESPONDENCIA

TURISMO1 PLANES DE TRABAJO2 INFORMES TECNICOS3 DIFUSION Y EVENTOS TURISTICOS4 CORRESPONDENCIA

VASO DE LECHE1 COMITÉS DE VASO DE LECHE2 REGISTRO DE PADRON DE BENEFICIARIOS3 DIRECTIVAS4 ESTADISTICA5 RECIBOS Y GUIAS6 ACCION DE CONTROL - SUPERVISIÓN7 RECLAMOS8 DISTRIBUCION DE PRODUCTOS