1. CONCEPTOS BÁSICOS
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InstructivoGestión de Requerimientos de Compra - Intranet
Código: IT-LOG-01 | Versión: 04 | Fecha: 25/10/2021
Contenido
El presente documento busca brindar a los/las colaboradores/as una guía para el registro, asignación, seguimiento y
aprobación del proceso de requerimientos de compra a través del Intranet ManpowerGroup. En esta guía encontrarás:
Conceptos Básicos
Condiciones de Compra
Proceso de Requerimientos de Compra
Soporte y Consultas
1
2
3
4
3.1 Proceso de Requerimiento de Compra
3.2 Seguimiento de Requerimiento de Compra
3.3 Aprobación de Requerimiento de Compra
3.4 Conformidad del Servicio
3.5 Asignar Proyectos
1. CONCEPTOS BÁSICOS
Conceptos Básicos
Usuario/a Requerimiento:
▪ Usuario único para generar requerimientos de compra.
▪ Posterior al ingreso a sistema, debe seleccionar su nombre para generar los requerimientos de compra.
Hoja de demanda:
▪ Documento (virtual) donde se registra el bien o servicios que se necesite adquirir.
Producto:
▪ Ítems inventariables.
▪ Se consideran a los equipos de protección personal (EPP) y uniformes.
Cuenta:
▪ Ítems no inventariables.
▪ Se consideran todos los bienes y servicios comprados a excepción de los EPP y uniformes.
2. CONDICIONES DE COMPRA
Costo de Estructura
Condiciones de Compra
Solicitante Comprador/a
Responsable
de Proyecto• Gerente/a de Cuenta
• Jefe/a de Cuenta
Dirección de
FinanzasDirección General
Responsable de aprobar
montos mayores a:
S/. 50,000.01
Responsable de generar
requerimiento
Responsable de verificar
proveedor precalificado y
valorizar requerimiento
Responsable de revisar y
aprobar requerimiento
Desde S/. 0.00
Hasta S/. 15,000.00
Responsable de revisar y
aprobar montos:
Desde S/. 15,000.01
Hasta S/. 50,000.00
▪ Son compras consideradas dentro de la estructura del costo inicial del proyecto.
Facturable
Condiciones de Compra
SolicitanteJefe/a de
LogísticaComprador/a
Responsable
de Proyecto• Gerente/a de Cuenta
• Jefe/a de Cuenta
Dirección de
Finanzas
Responsable de revisar y
aprobar requerimiento
Desde S/. 5,000.01
Hasta S/. 10,000.00
Responsable de aprobar
montos mayores a:
S/. 10,000.01
Responsable de generar
requerimiento
Responsable de revisar
conformidad y sustentos por
parte del cliente
Responsable de verificar
proveedor precalificado,
valorizar requerimiento y
aprobar
Desde S/. 0.00
Hasta S/. 5,000.00
▪ Son compras facturadas al cliente. Al solicitar el requerimiento, se debe adjuntar el sustento de la aprobación de la compra por parte
del cliente. Se exceptúan de esta aprobación los requerimientos de productos o servicios que estén incluidos en la estructura de
costos inicial como facturables.
Gastos de Sucursal
Condiciones de Compra
SolicitanteJefe/a de
LogísticaComprador/a
Dirección de
FinanzasDirección General
Responsable de revisar y
aprobar montos:
Desde S/. 0.00
Hasta S/. 15,000.00
Responsable de aprobar
montos mayores a:
S/. 15,000.01
Responsable de generar
requerimiento
Responsable de revisar
conformidad y sustentos por
parte del cliente
Responsable de verificar
proveedor precalificado y
valorizar requerimiento
▪ Son gastos administrativos y de ventas asumidos por ManpowerGroup Perú. Al momento de solicitar el requerimiento se deberá
indicar el motivo de la compra. En caso de compras por concepto extraordinarios como: cursos, premios, talleres, adjuntar correo de
aprobación de Jefe/a inmediato/a.
Costo No Facturable
Condiciones de Compra
Solicitante Comprador/a
Responsable
de Proyecto• Gerente/a de Cuenta
• Jefe/a de Cuenta
Dirección de
FinanzasDirección General
Responsable de revisar y
aprobar montos:
Desde S/. 0.00
Hasta S/. 10,000.00
Responsable de aprobar
montos mayores a:
S/. 10,000.01
Responsable de generar
requerimiento
Responsable de verificar
proveedor precalificado y
valorizar requerimiento
Responsable de revisar y
aprobar requerimiento
▪ Son compras no consideradas inicialmente dentro del costo de estructura y que serán asumidas por el centro de costos del
proyecto. Al momento de solicitar el requerimiento se deberá indicar el motivo de la compra.
Costo de Estructura Adicional
Condiciones de Compra
Solicitante Comprador/a
Responsable
de Proyecto• Gerente/a de Cuenta
• Jefe/a de Cuenta
Dirección de
FinanzasDirección General
Responsable de aprobar
montos mayores a:
S/. 20,000.01
Responsable de generar
requerimiento
Responsable de verificar
proveedor precalificado y
valorizar requerimiento
Responsable de revisar y
aprobar requerimiento
Desde S/. 0.00
Hasta S/. 5,000.00
Responsable de revisar y
aprobar montos:
Desde S/. 5,000.01
Hasta S/. 20,000.00
▪ Son compras adicionales a la estructura inicial por ampliación del servicio a solicitud del cliente. Al momento de solicitar el
requerimiento se deberá indicar el motivo de la compra.
Requerimiento de Equipos Tecnológicos
Condiciones de Compra
▪ Los requerimientos de equipos informáticos deben tener la
conformidad vía correo electrónico de la Gerencia de
Tecnología y Transformación, la misma que debe estar
adjunta al requerimiento de compra.
Recuerda:
3. PROCESO DE REQUERIMIENTO
DE COMPRAS
Proceso de Requerimiento de Compras
Genera Requerimiento
de Compra
Revisa requerimiento y
selecciona proveedor
Valoriza requerimiento
Revisión y aprobación de Requerimiento
Generación de pedido de compra
Conformidad servicio o
recepción prod. en almacén
Presentación de factura
Responsable:
Usuario/a Solicitante
Responsable:
Comprador/aResponsable:
Comprador/a
Responsable:
Aprobadores/as(Jefaturas,
Gerencias, etc.)
Responsable:
Aprobadores/as(Jefaturas,
Gerencias, etc.)
Responsable Servicio:
Usuario/a Solicitante
Responsable:
Proveedor
Responsable Producto:
Almacenero/a
3.1 REGISTRO DE REQUERIMIENTO
DE COMPRAS
Intranet
Registro de RQ de Compra
Accede a la intranet ManpowerGroup ingresando tu usuario y contraseña.
Responsable:
Usuario/a Solicitante
1
Dirígete al menú de opciones (ícono ) y selecciona la opción “NAV”.
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
2
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Para generar tu requerimiento selecciona la opción “Requerimientos de Compras”.3
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Dirígete al botón inferior “Nuevo Requerimiento de Compra”.4
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Nota: Una vez completada la sección “Datos
Generales”, se autocompletarán los campos de
la sección “Detalle de la Línea” como:
Sucursal, Departamento Código, Ceco Código,
Línea Código, División Código, Marca Código.
Si tienes alguna consulta o la información no
es la correcta, comunícate con el equipo de
TI.
Completa la sección “Datos Generales”.5
Revisa la siguiente lámina
para completar los campos
resaltados.
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
COMPAÑÍA
▪Perú
▪Professional
▪Right
CONDICIÓN
▪Costo de Estructura
▪Costos de Estructura Adicional *
▪Facturable
▪Gasto de Sucursal
▪No Facturable
PROYECTO
▪Aparecerá el(los) número(s) de proyecto(s) del requerimiento de compra que registrarás.
TIPO
▪Cuenta
▪Producto
Campos a completar:
* Esta condición está disponible
para las compañías Perú y
Professional.
Si quieres conocer más sobre la
definición de las condiciones de
compra, ve a los slides del 6 al 10.
En caso no se encuentre el N° de
Proyecto, deberás de comunicarte con
tu Responsable de Cuenta.
CLIC AQUÍ para ir a
slide 6
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
En la sección “Detalle de la Línea” deberás completar los siguientes campos.6
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Para guardar la información de tu requerimiento, da clic en el botón “Agregar Línea”.7
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Posterior a ello, dirígete a la sección inferior y selecciona el botón “Editar” para que continues con el registro de tu requerimiento.8
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Dirígete al botón “Seleccionar archivo” para adjuntar los respectivos sustentos de tu compra, los cuáles pueden ser:9
▪Cotización del producto o servicio.
▪Correo de aprobación de tu jefe directo o
del cliente para la compra.
Recuerda que durante el
registro de tu requerimiento,
deberás adjuntar algún
sustento de la compra.
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Luego da clic en el botón “Agregar Adjunto” para que tu(s) archivo(s) puedan guardarse.10
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Para finalizar con el registro de tu requerimiento, selecciona el botón “Genera Requerimiento NAV”.11
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Para verificar que tu requerimiento se ha registrado con éxito, te aparecerá en la parte superior un mensaje de “Se generó el
requerimiento en “NAV”.
12
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Recuerda que el número de requerimiento generado en NAV, lo podrás visualizar en las líneas del requerimiento de intranet. Deberás
de revisar este dato para que puedas hacerle el seguimiento correspondiente con este número.
13
El requerimiento de intranet
puede generar uno o más
requerimientos en NAV,
pues puede abrirse si las
líneas se dividen en
distintos compradores.
Si el requerimiento tuviera algún error, el/la comprador/a o el/la
aprobador/a procederá a rechazarlo desde el NAV para que lo
vuelvas a registrar desde Intranet porque ya no existirá la
opción de apertura de requerimiento para su modificación.
Cuando el requerimiento sea rechazado, te llegará una
notificación indicándote el motivo del rechazo.
Intranet
Registro de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Recuerda:
3.2 SEGUIMIENTO DE
REQUERIMIENTO DE COMPRAS
Intranet
Seguimiento de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Dirígete al menú lateral y selecciona la opción “Consulta Requerimientos NAV”.1
Intranet
Seguimiento de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Selecciona la compañía.2
Intranet
Seguimiento de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Selecciona el tipo de requerimiento de compra.3
Recuerda que el
seguimiento solo se podrá
hacer en los requerimientos
que aún no tienen orden de
compra, seleccionando la
opción “Sin Orden de
Compra”.
Intranet
Seguimiento de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Busca tu requerimiento de compra.4
En la opción de búsqueda
realiza la consulta de tu
requerimiento por el N° de
pedido de compra.
Intranet
Seguimiento de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Comprueba la información registrada en el requerimiento de compra haciendo clic en la opción “Detalle”.5
Intranet
Seguimiento de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Y te aparecerá una pantalla así con el detalle de tu requerimiento:6
Intranet
Seguimiento de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
Para visualizar el estado de tu requerimiento selecciona la opción “Seguimiento”.7
Intranet
Seguimiento de RQ de Compra Responsable:
Usuario/a Solicitante
En esta sección aparecerá la lista de aprobadores asignados y el status de su respuesta.8
3.3 APROBACIÓN DE
REQUERIMIENTO DE COMPRAS
Sistema NAV - Versión Escritorio
Aprobación de RQ de compra Responsable:
Comprador(a) / Aprobador(a)
Ingresa a la sección “Aprobaciones Pendientes Manpower”. Recuerda que el NAV en versión escritorio no pide credenciales, pues
se conecta a través de las credenciales de inicio de sesión de Windows.
1
Sistema NAV - Versión Escritorio
Aprobación de RQ de compra Responsable:
Comprador(a) / Aprobador(a)
Si requiere ver el detalle de los requerimientos deberá hacer clic en “Documento”. Si el requerimiento es conforme, dar clic en
“Aprobar” y por último clic en “Si”.
2
2 1
3
Sistema NAV - Versión Escritorio
Aprobación de RQ de compra Responsable:
Comprador(a) / Aprobador(a)
Podrás aprobar requerimientos masivos haciendo clic en “Editar” y marcar (check) todos los requerimientos de compra que se
vayan a aprobar u observar.
3
1
2
Sistema NAV - Versión Escritorio
Aprobación de RQ de compra Responsable:
Comprador(a) / Aprobador(a)
Podrás aprobar o rechazar los requerimientos de compra seleccionando el botón “Aprobar” o “Rechazar”.4
Los requerimientos de
compra a partir de ahora
podrán ser aprobados o
rechazados. La opción
“Observar” quedará
deshabilitada.
3.4 CONFORMIDAD DEL SERVICIO
Intranet
Conformidad del Servicio Responsable:
Usuario/a Solicitante
Dirígete al menú lateral y selecciona la opción “Consulta de Pedidos de Compra NAV”.1
Intranet
Conformidad del Servicio Responsable:
Usuario/a Solicitante
Selecciona la compañía en la que generaste el requerimiento de compra.2
Intranet
Conformidad del Servicio Responsable:
Usuario/a Solicitante
Busca tu requerimiento de compra pendientes de recibir. Recuerda que estarán señalados de color amarillo.3
Intranet
Conformidad del Servicio Responsable:
Usuario/a Solicitante
Clic en “Detalle”.4
Intranet
Conformidad del Servicio Responsable:
Usuario/a Solicitante
Registra la cantidad a recibir.5
Intranet
Conformidad del Servicio Responsable:
Usuario/a Solicitante
Finaliza la recepción dando clic en el botón “Registrar Recepción”.6
3.5 ASIGNAR PROYECTOS
Intranet
Asignar Proyectos
Dirígete al menú lateral y selecciona la opción “Asigna Proyecto”.1
Responsable:
Responsable de Proyecto
Intranet
Asignar Proyectos
Selecciona la compañía donde se encuentra inscrito el proyecto a asignar.2
Responsable:
Responsable de Proyecto
Intranet
Asignar Proyectos
Selecciona el botón “Asignar Proyecto”.3
Responsable:
Responsable de Proyecto
Intranet
Asignar Proyectos
Completa los campos a continuación:4
Responsable:
Responsable de Proyecto
COMPAÑÍA
▪Perú
▪Professional
▪Right
PROYECTO
▪Aparecerá el(los) número(s) de proyecto(s) del requerimiento de compra que registrarás.
TIPO TRABAJADOR
▪Staff
▪Staffing
TRABAJADOR
▪Aparecerá el nombre del/la trabajador/a al que asignarás el proyecto.
Intranet
Asignar Proyectos
Completa los campos a continuación:
Responsable:
Responsable de Proyecto
En caso no se encuentre el N° de
Proyecto, deberás de comunicarte con
tu Responsable de Cuenta.
Intranet
Asignar Proyectos
Completa los campos a continuación:5
Responsable:
Responsable de Proyecto
SISTEMA NAV
▪ Contacto: Yuly Reynoso
▪ Correo: [email protected]
Soporte y Consultas
INTRANET
▪ Contacto: Fabio Munarriz
▪ Correo: [email protected]