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JornadasJornadas“Experiencias en el Control de“Experiencias en el Control de Programas Sociales en el marco de la Programas Sociales en el marco de la Red Federal de Control Público” Red Federal de Control Público”San Miguel de Tucumán, 23 y 24 de agosto de 2010San Miguel de Tucumán, 23 y 24 de agosto de 2010

El Informe de El Informe de Auditoría

Cont. Walter Miner

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Contenido del programaContenido del programa

Objetivos de los informes de auditoríaObjetivos de los informes de auditoría Principios básicos de redacciónPrincipios básicos de redacción Sugerencias sobre el estilo de redacciónSugerencias sobre el estilo de redacción Defectos que deben evitarse en la redacciónDefectos que deben evitarse en la redacción Estructura de los informesEstructura de los informes Otros aspectos a tener en cuenta para la Otros aspectos a tener en cuenta para la

confecciónconfección del informe del informe

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1. Objetivos de los informes

GENERALESGENERALES

InformarInformar: dar a conocer lo importante (positivo : dar a conocer lo importante (positivo y negativo), con una comprensión fácil y y negativo), con una comprensión fácil y rápida rápida

PersuadirPersuadir: convencer acerca de los hallazgos : convencer acerca de los hallazgos detectados y las recomendaciones propuestasdetectados y las recomendaciones propuestas

Obtener resultadosObtener resultados: habilidad para promover : habilidad para promover acción, es decir obtener el compromiso de acción, es decir obtener el compromiso de implantar las recomendaciones, para reducir implantar las recomendaciones, para reducir riesgos y prevenir problemasriesgos y prevenir problemas

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1.1. Objetivos de los informesObjetivos de los informes

ESPECÍFICOSESPECÍFICOS

Con respecto a cada hallazgo, debemos Con respecto a cada hallazgo, debemos preguntarnos:preguntarnos:

- - quéqué necesita saber mi destinatario? necesita saber mi destinatario?- - porquéporqué? ? para quépara qué? ? cuándocuándo? ? cómocómo?.... ?.... necesita esa informaciónnecesita esa información- hay algo que creo necesario comunicar y a - hay algo que creo necesario comunicar y a mi destinatario mi destinatario no le interesano le interesa??

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2.2. Principios básicos de redacciónPrincipios básicos de redacción

a.a. PrecisiónPrecisión

b.b. SíntesisSíntesis

c.c. SimplicidadSimplicidad

d.d. Corrección gramaticalCorrección gramatical

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2.a. 2.a. PrecisiónPrecisión

Motivos de ImprecisiónMotivos de Imprecisión

a.a. Utilización de palabras o expresiones imprecisasUtilización de palabras o expresiones imprecisas

b.b. Empleo de términos desconocidos para el Empleo de términos desconocidos para el destinatariodestinatario

c.c. Uso de palabras fuera de su significado realUso de palabras fuera de su significado real

d.d. Construcción sintáctica incorrecta o dudosaConstrucción sintáctica incorrecta o dudosa

e.e. Párrafos extensosPárrafos extensos o o imprecisos imprecisos

f.f. Uso indebido de los signos de puntuaciónUso indebido de los signos de puntuación

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Utilización de palabras oUtilización de palabras oexpresiones imprecisasexpresiones imprecisas

Ejemplo:Ejemplo:“El control interno vigente es deficiente por la “El control interno vigente es deficiente por la carencia de verificaciones cruzadas”.carencia de verificaciones cruzadas”.

- Cuáles verificaciones?- Cuáles verificaciones?- Qué importancia tienen?- Qué importancia tienen?

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Empleo de términosEmpleo de términosdesconocidos para el destinatariodesconocidos para el destinatario

Ejemplo:Ejemplo:

“La renuncia del empleado responsable de la “La renuncia del empleado responsable de la tarea y la inexistencia de un tarea y la inexistencia de un back-upback-up adecuado, dificulta seriamente el adecuado, dificulta seriamente el know-howknow-how del sistema.”del sistema.”

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Uso de palabras fuera de su Uso de palabras fuera de su significado realsignificado real

Ejemplo:Ejemplo:

“Dicho funcionario demostró ser muy “Dicho funcionario demostró ser muy meticulosometiculoso en su gestión.” en su gestión.”

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Párrafos extensos o imprecisosPárrafos extensos o imprecisos

Ejemplo:Ejemplo:

“Un incremento en los precios, originado en “Un incremento en los precios, originado en una mejora en la calidad de los artículos, una mejora en la calidad de los artículos, determinará una reacción del mercado determinará una reacción del mercado consumidor.”consumidor.”

- Reacción favorable o negativa?- Reacción favorable o negativa?

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Uso indebido de los signos de Uso indebido de los signos de puntuaciónpuntuación

““Todo hombre que te busca va a pedirte algo: el Todo hombre que te busca va a pedirte algo: el rico aburrido, la amenidad de tu conversación; rico aburrido, la amenidad de tu conversación; el pobre, tu dinero.”el pobre, tu dinero.”

““Todo hombre que te busca va a pedirte: algo, Todo hombre que te busca va a pedirte: algo, el rico aburrido; la amenidad de tu el rico aburrido; la amenidad de tu conversación, el pobre; tu dinero.”conversación, el pobre; tu dinero.”

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2.b. Síntesis2.b. Síntesis

Las oraciones y párrafos cortos son preferibles Las oraciones y párrafos cortos son preferibles a) acortan la comunicación entre el escritor y el a) acortan la comunicación entre el escritor y el lectorlectorb) reducen el riesgo gramaticalb) reducen el riesgo gramatical

Utilizando solamente oraciones cortas, el estilo Utilizando solamente oraciones cortas, el estilo resulta cortado, pobre y monótono.resulta cortado, pobre y monótono.Usando únicamente oraciones largas, la lectura Usando únicamente oraciones largas, la lectura sería confusa y fatigante.sería confusa y fatigante.Una buena técnica es combinarlas unas con Una buena técnica es combinarlas unas con otras, en forma equilibrada.otras, en forma equilibrada.

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2.c. Simplicidad2.c. Simplicidad

Significa escribir en forma fácil y llana, no Significa escribir en forma fácil y llana, no rebuscada, sin recurrir a palabras o expresiones rebuscada, sin recurrir a palabras o expresiones complicadas o simplemente llamativas.complicadas o simplemente llamativas.

El estilo más apropiado es el conocido como El estilo más apropiado es el conocido como coloquial, es decir el utilizado en una coloquial, es decir el utilizado en una conversación formal ante superiores conversación formal ante superiores jerárquicos, funcionarios desconocidos o en una jerárquicos, funcionarios desconocidos o en una exposición públicaexposición pública

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2.d. Corrección gramatical2.d. Corrección gramatical

Significa utilizar las palabras y formas Significa utilizar las palabras y formas gramaticales correctas.gramaticales correctas.Esta habilidad se adquiere a través de la Esta habilidad se adquiere a través de la educación formal recibida así como los educación formal recibida así como los estudios o esfuerzos personales.estudios o esfuerzos personales.Más allá de eso, ante la duda están los Más allá de eso, ante la duda están los recursos del diccionario o la posibilidad de recursos del diccionario o la posibilidad de repasar las estructuras gramaticales.repasar las estructuras gramaticales.

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3.3. Sugerencias sobre el estilo de Sugerencias sobre el estilo de redacciónredacción

a.a. OrdenamientoOrdenamiento

b.b. Las palabrasLas palabras

c.c. Las oracionesLas oraciones

d.d. Nexos gramaticalesNexos gramaticales

e.e. Los párrafosLos párrafos

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3.a. Ordenamiento3.a. Ordenamiento

Elegir un esquema o diseño adecuado y Elegir un esquema o diseño adecuado y mantenerlomantenerlo

Organizar los párrafos, manteniendo una Organizar los párrafos, manteniendo una debida secuencia en las ideas expresadasdebida secuencia en las ideas expresadas

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3.b. Las palabras3.b. Las palabras

Asegurarse de su significadoAsegurarse de su significado Omitir palabras innecesariasOmitir palabras innecesarias Elegir términos claros y sencillosElegir términos claros y sencillos Evitar la jerga técnica innecesariaEvitar la jerga técnica innecesaria NoNo utilizar frases de tipo “clisé” utilizar frases de tipo “clisé” Utilizar palabras concretasUtilizar palabras concretas Evitar las frases rebuscadasEvitar las frases rebuscadas

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3.c. Las oraciones3.c. Las oraciones

PremisasPremisas Preferir las proposiciones cortasPreferir las proposiciones cortas Evitar las frases incidentales, es decir aquellas Evitar las frases incidentales, es decir aquellas

que se intercalan para aclarar. De emplearlas, que se intercalan para aclarar. De emplearlas, ubicarlas preferentemente entre comas, antes ubicarlas preferentemente entre comas, antes que entre paréntesis o guionesque entre paréntesis o guiones

Emplear los adjetivos con cuidadoEmplear los adjetivos con cuidado Controlar la correcta ubicación de los signos de Controlar la correcta ubicación de los signos de

puntuaciónpuntuación

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3.c. Las oraciones3.c. Las oraciones

PremisasPremisas Colocar el énfasis en la primera o última Colocar el énfasis en la primera o última

parte de la oraciónparte de la oración Descartar el uso de signos de exclamación o Descartar el uso de signos de exclamación o

interrogacióninterrogación Agrupar las expresiones de igual sentidoAgrupar las expresiones de igual sentido Evitar el empleo de oraciones negativas Evitar el empleo de oraciones negativas

innecesarias, de expresiones ambiguas y de innecesarias, de expresiones ambiguas y de frases vacilantes o sin vigorfrases vacilantes o sin vigor

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3.d. Nexos gramaticales o conectores3.d. Nexos gramaticales o conectores

Son las palabras que sirven para conectar Son las palabras que sirven para conectar dos oraciones o párrafos, indicando la dos oraciones o párrafos, indicando la relación entre los mismos y permitiendo relación entre los mismos y permitiendo una organización coherente y una una organización coherente y una cohesión sintáctica del textocohesión sintáctica del texto

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Nexos gramaticales: causaNexos gramaticales: causa

Por esta razónPor esta razón PorquePorque Por lo antedichoPor lo antedicho Por lo que antecedePor lo que antecede ComoComo Puesto quePuesto que Debido aDebido a

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Nexos gramaticales: consecuenciaNexos gramaticales: consecuencia

Por lo tantoPor lo tanto Por lo antes dichoPor lo antes dicho Por consiguientePor consiguiente ConsecuentementeConsecuentemente Por lo expuestoPor lo expuesto En atención a lo expuestoEn atención a lo expuesto En consecuenciaEn consecuencia Dado queDado que De acuerdo con De acuerdo con

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3.e. Los párrafos3.e. Los párrafos

PautasPautas

Construir párrafos utilizando oraciones Construir párrafos utilizando oraciones separadas por “punto y seguido”separadas por “punto y seguido”

Incluir en la primer oración la idea principalIncluir en la primer oración la idea principal Utilizar nexos gramaticales a partir de la 2ª Utilizar nexos gramaticales a partir de la 2ª

oración de un párrafo y del 2º párrafo de un oración de un párrafo y del 2º párrafo de un textotexto

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4. Defectos que deben evitarse en la redacción

ExageraciónExageración

Uso de palabras emocionalesUso de palabras emocionales

IndefiniciónIndefinición

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ExageraciónExageración

Ejemplo:Ejemplo: Cualquier aumento en los lapsos de entrega de Cualquier aumento en los lapsos de entrega de

nuestros productos provocaría un nuestros productos provocaría un irreparable y irreparable y alarmantealarmante perjuicio al organismo, con el perjuicio al organismo, con el consiguiente deterioro de la imagen consiguiente deterioro de la imagen local, local, regional y nacional del regional y nacional del ente.ente.

Cualquier aumento en los lapsos de entrega de Cualquier aumento en los lapsos de entrega de nuestros productos provocaría un perjuicio al nuestros productos provocaría un perjuicio al organismo, con el consiguiente deterioro de su organismo, con el consiguiente deterioro de su imagen.imagen.

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Uso de palabras emocionalesUso de palabras emocionales

En vista de los repetidos actos de deslealtad En vista de los repetidos actos de deslealtad comercial en que ha incurrido comercial en que ha incurrido maliciosamentemaliciosamente el el mencionado agente, mencionado agente, que hasta el presente que hasta el presente había recibido todo tipo de consideración y había recibido todo tipo de consideración y atento servicio por parte de nuestro organismoatento servicio por parte de nuestro organismo, , el suscripto considera ineludible el suscripto considera ineludible proceder a proceder a imponer una sanción correctiva al causanteimponer una sanción correctiva al causante, , eliminándolo de nuestro registro de proveedoreseliminándolo de nuestro registro de proveedores y procediendo a dar a conocer a la cámara y procediendo a dar a conocer a la cámara respectiva la decisión tomada. respectiva la decisión tomada.

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IndefiniciónIndefinición

De todo lo expuesto, el suscripto se permite De todo lo expuesto, el suscripto se permite informar a esa superioridad que, informar a esa superioridad que, en caso de en caso de considerarlo conveniente y económicoconsiderarlo conveniente y económico, , podría procederse a contratar los servicios podría procederse a contratar los servicios del citado proveedor del citado proveedor o de quien se resuelva o de quien se resuelva en definitivaen definitiva ( (texto indefinidotexto indefinido).).

De lo expuesto, el suscripto informa que De lo expuesto, el suscripto informa que pueden contratarse los servicios del citado pueden contratarse los servicios del citado proveedor (proveedor (texto definidotexto definido).).

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5. Estándares de calidad del informe

DirectoDirecto SucintoSucinto ApropiadoApropiado PersuasivoPersuasivo ConstructivoConstructivo Orientado a resultadosOrientado a resultados AtractivoAtractivo OportunoOportuno

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EstándaresEstándares

DirectoDirecto: incluir: incluir- las - las conclusiones conclusiones al principioal principio- los - los puntos principalespuntos principales en primer lugar en primer lugar- la - la idea principalidea principal al comienzo al comienzo

SucintoSucinto::- detalle limitado- detalle limitado- seleccionar los ítems de mayor importancia- seleccionar los ítems de mayor importancia- incluir los datos de respaldo en forma sumaria- incluir los datos de respaldo en forma sumaria- utilizar un estilo conciso- utilizar un estilo conciso

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EstándaresEstándares

ApropiadoApropiado::- considerar los intereses de los destinatarios- considerar los intereses de los destinatarios- seleccionar el tono de escritura adecuado- seleccionar el tono de escritura adecuado

PersuasivoPersuasivo::- respaldar las conclusiones en forma - respaldar las conclusiones en forma terminanteterminante- incluir el efecto real o potencial (riesgo) de las - incluir el efecto real o potencial (riesgo) de las observacionesobservaciones- cuantificar el impacto- cuantificar el impacto

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EstándaresEstándares

ConstructivoConstructivo::- balancear lo positivo y lo negativo- balancear lo positivo y lo negativo- incluir las causas de los problemas (no - incluir las causas de los problemas (no solamente los “síntomas”)solamente los “síntomas”)- de corresponder, destacar las acciones - de corresponder, destacar las acciones gerenciales encaradasgerenciales encaradas

Orientado a resultadosOrientado a resultados::- incluir recomendaciones específicas y - incluir recomendaciones específicas y mensurablesmensurables- proponer soluciones prácticas y orientadas a la - proponer soluciones prácticas y orientadas a la acción acción

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EstándaresEstándares

AtractivoAtractivo::- incluir un informe ejecutivo para la dirección- incluir un informe ejecutivo para la dirección- utilizar un formato profesional- utilizar un formato profesional- emplear secciones breves y claramente - emplear secciones breves y claramente identificablesidentificables

OportunoOportuno::- presentación inmediata- presentación inmediata- de ser aplicable, anticipar un informe parcial- de ser aplicable, anticipar un informe parcial- definir estándares de tiempo y respetarlos - definir estándares de tiempo y respetarlos estrictamente estrictamente

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6. Cómo atraer la atención del destinatario?

Considerar el rol del destinatarioConsiderar el rol del destinatario Fijar la conclusión directamenteFijar la conclusión directamente Diseñar aperturas para guiar al lectorDiseñar aperturas para guiar al lector Escribir concretamente y en forma descriptivaEscribir concretamente y en forma descriptiva Elegir la información de mayor interés Elegir la información de mayor interés para el para el

lectorlector

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Considerar el rol del destinatarioConsiderar el rol del destinatario

Muchas veces, el auditor redacta su informe sin Muchas veces, el auditor redacta su informe sin pensar que no será leído por otro auditor.pensar que no será leído por otro auditor.Para obtener un producto de calidad, debemos Para obtener un producto de calidad, debemos “ponernos en los zapatos del lector”, “ponernos en los zapatos del lector”, considerando el interés el destinatario.considerando el interés el destinatario.

La lógica investigativa del auditor es distinta de La lógica investigativa del auditor es distinta de la lógica informativa que necesita el lector.la lógica informativa que necesita el lector.

Menor énfasis en el alcance y mayor en el Menor énfasis en el alcance y mayor en el efecto y la recomendaciónefecto y la recomendación

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Considerar el rol del destinatario

1.1. Quién leerá el informe?Quién leerá el informe?2.2. Cuál es su responsabilidad respecto de la Cuál es su responsabilidad respecto de la

materia examinada? materia examinada? 3.3. Qué autoridad tiene para tomar decisiones Qué autoridad tiene para tomar decisiones

acerca de los temas informados?acerca de los temas informados?4.4. Cuál es su conocimiento respecto de la Cuál es su conocimiento respecto de la

materia examinada?materia examinada?5.5. Necesita información detallada o resumida?Necesita información detallada o resumida?6.6. En qué aspectos se debe poner énfasis y En qué aspectos se debe poner énfasis y

cuáles pueden soslayarse? cuáles pueden soslayarse?

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Fijar la conclusión directamenteFijar la conclusión directamente

““El informe más eficiente es aquel que contesta El informe más eficiente es aquel que contesta el objetivo de la auditoría en su primer párrafo”.el objetivo de la auditoría en su primer párrafo”.- evitar las introducciones innecesarias.- evitar las introducciones innecesarias.- limitar la cantidad de información de soporte y - limitar la cantidad de información de soporte y la descripción de procedimientosla descripción de procedimientos

Para ello, deberíamos preguntarnos:Para ello, deberíamos preguntarnos:¿El lector entenderá los términos utilizados?¿El lector entenderá los términos utilizados?¿Qué explicación necesita el lector?¿Qué explicación necesita el lector?¿Cuánta información quiere? ¿Cuánta información quiere?

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Diseñar aperturas para guiar al lectorDiseñar aperturas para guiar al lector

Es posible guiar al lector utilizando subtítulos, Es posible guiar al lector utilizando subtítulos, diferentes tipos de letras y otros recursos diferentes tipos de letras y otros recursos para destacar lo más importante.para destacar lo más importante.

Las oraciones de apertura, tanto en la Las oraciones de apertura, tanto en la conclusión como en cada observación, conclusión como en cada observación, pueden guiar al lector expresando los puntos pueden guiar al lector expresando los puntos más importantes. más importantes.

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Escribir concretamente y en forma Escribir concretamente y en forma descriptivadescriptiva

Evitar frases que no aportan información:Evitar frases que no aportan información:

- Durante nuestra revisión de los registros de - Durante nuestra revisión de los registros de solicitudes, se comprobó que los procedimientos solicitudes, se comprobó que los procedimientos utilizados necesitan mejorarse.utilizados necesitan mejorarse.- Los registros de asistencia no son controlados - Los registros de asistencia no son controlados adecuadamente.adecuadamente.- Existe alguna debilidad en la documentación - Existe alguna debilidad en la documentación de préstamos.de préstamos.- La documentación de las operaciones necesita - La documentación de las operaciones necesita mejorasmejoras

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Elegir la información de mayor Elegir la información de mayor interés para el lectorinterés para el lector

Para definir el tipo de información a incluir en Para definir el tipo de información a incluir en el informe, es conveniente responder a las el informe, es conveniente responder a las siguientes preguntas:siguientes preguntas:- Cuán significativo es el hallazgo?- Cuán significativo es el hallazgo?- Cómo es la reacción del lector? (receptivo o - Cómo es la reacción del lector? (receptivo o reticente)reticente)- A quién se quiere lograr atención? (nivel - A quién se quiere lograr atención? (nivel político o nivel gerencial)político o nivel gerencial)- Cómo describiría al lector a quien se quiere - Cómo describiría al lector a quien se quiere influir? (sensitivo o duro) influir? (sensitivo o duro)

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7. Pautas para aumentar el potencial del informe(para obtener resultados)

Describir y cuantificar las observacionesDescribir y cuantificar las observaciones Mostrar el efecto desde el punto de vista Mostrar el efecto desde el punto de vista

de la autoridad superiorde la autoridad superior Utilizar un estilo que reduzca las Utilizar un estilo que reduzca las

objecionesobjeciones

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7.1. Describir y cuantificar las7.1. Describir y cuantificar las observaciones observaciones

Incluir evidencia objetivaIncluir evidencia objetiva Evitar la exageración o indefinición de los Evitar la exageración o indefinición de los

hechoshechos Incluir las causas, independientemente de los Incluir las causas, independientemente de los

síntomassíntomas Cuantificar la magnitud del problemaCuantificar la magnitud del problema

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7.1. Ejemplos de cuantificación7.1. Ejemplos de cuantificación

Número o porcentaje de ítems con excepcionesNúmero o porcentaje de ítems con excepciones- basados en muestras- basados en muestras- basados en el total del universo- basados en el total del universo

Valor monetario de los ítems con excepcionesValor monetario de los ítems con excepciones- valor en pesos- valor en pesos- porcentaje sobre el total del universo ($ / $)- porcentaje sobre el total del universo ($ / $)

Número o valor monetario de la variableNúmero o valor monetario de la variable- diario- diario- mensual- mensual

Comparación de los resultados con un estándarComparación de los resultados con un estándar

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7.2. Mostrar Efectos 7.2. Mostrar Efectos (reales o potenciales)(reales o potenciales) y Beneficios y Beneficios

ProblemaProblema: falta de base en una contratación: falta de base en una contrataciónEfecto Real o PotencialEfecto Real o Potencial: sobreprecio: sobreprecioBeneficiosBeneficios: ahorro de dinero: ahorro de dinero

ProblemaProblema: falta de especificaciones técnicas o : falta de especificaciones técnicas o pedidos de cotizaciónpedidos de cotizaciónEfecto Real o PotencialEfecto Real o Potencial: sobreprecio, colusión : sobreprecio, colusión de intereses, baja calidad de los bienesde intereses, baja calidad de los bienesBeneficiosBeneficios: precio más bajo (a igual calidad) o : precio más bajo (a igual calidad) o mejor calidad (por igual precio).mejor calidad (por igual precio).

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7.3. Utilizar un estilo que reduzca las7.3. Utilizar un estilo que reduzca las objeciones objeciones

Mostrar equilibrio y diplomacia, aceptando que Mostrar equilibrio y diplomacia, aceptando que existen otros puntos de vista o atenuantes. existen otros puntos de vista o atenuantes. Ejemplos:Ejemplos:

1.1. Mientras algunas solicitudes requerirán más de Mientras algunas solicitudes requerirán más de 60 días para su procesamiento, un 75% se 60 días para su procesamiento, un 75% se pueden resolver en 15 díaspueden resolver en 15 días

2.2. Se necesitará un incremento temporal del Se necesitará un incremento temporal del personal para superar el atraso, pero luego la personal para superar el atraso, pero luego la dotación puede volver a la cantidad actual.dotación puede volver a la cantidad actual.

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8. Pautas para redactar una conclusión efectiva

Contestar el objetivo de la auditoríaContestar el objetivo de la auditoría Elegir la información de soporte más Elegir la información de soporte más

concretaconcreta Utilizar un tono apropiado y consistenteUtilizar un tono apropiado y consistente Balancear lo positivo y lo negativoBalancear lo positivo y lo negativo Ofrecer perspectivaOfrecer perspectiva Incluir la respuesta de la DirecciónIncluir la respuesta de la Dirección

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8.1. Contestar el objetivo de la auditoría8.1. Contestar el objetivo de la auditoría

La conclusión debe responder el objetivo de la La conclusión debe responder el objetivo de la auditoría en forma directaauditoría en forma directa..

Una buena conclusión es la que contesta el Una buena conclusión es la que contesta el objetivo de la auditoría en su primer párrafo objetivo de la auditoría en su primer párrafo

Cuando la auditoría incluya múltiples objetivos, Cuando la auditoría incluya múltiples objetivos, la conclusión debe referirse a cada uno de ellos.la conclusión debe referirse a cada uno de ellos.En estos casos, la conclusión puede ser dividida En estos casos, la conclusión puede ser dividida en secciones. Por ejemplo, se puede escribir un en secciones. Por ejemplo, se puede escribir un párrafo para cada uno de los objetivos de la párrafo para cada uno de los objetivos de la auditoría.auditoría.

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8.2. Elegir la información de soporte8.2. Elegir la información de soporte más concreta más concreta

De la opinión general sobre el objetivo de la De la opinión general sobre el objetivo de la auditoría, se debe pasar a la información de auditoría, se debe pasar a la información de soporte que la sustenta.soporte que la sustenta.

La opinión debe estar respaldada en hechos, La opinión debe estar respaldada en hechos, ejemplos o comparaciones que la sustentenejemplos o comparaciones que la sustenten..

En la información de soporte se debe:En la información de soporte se debe:- utilizar un lenguaje claro- utilizar un lenguaje claro- evitar los términos ambiguos o generalistas- evitar los términos ambiguos o generalistas- evitar el exceso de calificativos- evitar el exceso de calificativos..

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8.3. Utilizar un tono apropiado y8.3. Utilizar un tono apropiado y consistente consistente

Los resultados de nuestra revisión indican que Los resultados de nuestra revisión indican que la condición en que se desarrollan las la condición en que se desarrollan las operaciones operaciones son buenasson buenas. No obstante, . No obstante, detectamos que algunas áreas necesitan detectamos que algunas áreas necesitan atención. Es necesario intensificar el esfuerzo atención. Es necesario intensificar el esfuerzo para reconciliar algunas cuentas. En el proceso para reconciliar algunas cuentas. En el proceso de pagos se debe implantar un control de pagos se debe implantar un control automatizado y el control de supervisión debe automatizado y el control de supervisión debe mejorarse. Además, las cuentas en suspenso mejorarse. Además, las cuentas en suspenso necesitan atención.necesitan atención.

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8.4. Balancear lo positivo y lo negativo8.4. Balancear lo positivo y lo negativo

Si para responder al objetivo de la auditoría se Si para responder al objetivo de la auditoría se obtienen algunos resultados positivos y otros obtienen algunos resultados positivos y otros negativos, se debe distribuir su incidencia en negativos, se debe distribuir su incidencia en forma balanceada al escribir la conclusión.forma balanceada al escribir la conclusión.Muchas veces, se sobrecarga un lado de la Muchas veces, se sobrecarga un lado de la conclusión, dándole poco espacio al otro.conclusión, dándole poco espacio al otro.

Las ideas más importantes deben ocupar Las ideas más importantes deben ocupar lugares destacados dentro del informe. En la lugares destacados dentro del informe. En la conclusión, la idea a enfatizar debe colocarse en conclusión, la idea a enfatizar debe colocarse en el primer párrafo.el primer párrafo.

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8.5. Ofrecer perspectiva8.5. Ofrecer perspectiva

Los resultados de la auditoría serán difíciles de Los resultados de la auditoría serán difíciles de interpretar, si no están contextualizados y sólo interpretar, si no están contextualizados y sólo consisten en una lista de problemasconsisten en una lista de problemas..

Se puede brindar perspectiva describiendo el Se puede brindar perspectiva describiendo el efecto global de los principales hallazgos, efecto global de los principales hallazgos, incluyendo comparaciones significativas o incluyendo comparaciones significativas o identificando posibles causas.identificando posibles causas.

Puede compararse la gestión respecto de la Puede compararse la gestión respecto de la última auditoría, comentar las acciones última auditoría, comentar las acciones tomadas sobre las recomendaciones anteriores, tomadas sobre las recomendaciones anteriores, etc.etc.

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8.6. Incluir la respuesta de la Dirección8.6. Incluir la respuesta de la Dirección

Además de la “opinión del auditado”, incluida Además de la “opinión del auditado”, incluida en cada uno de los hallazgos, es en cada uno de los hallazgos, es convenienteconveniente exponer dentro de un párrafo final de la exponer dentro de un párrafo final de la conclusión, la opinión que la Dirección tiene conclusión, la opinión que la Dirección tiene sobre la mismasobre la misma y su propuesta al respecto. y su propuesta al respecto.

La La convicción y acciónconvicción y acción correctiva correctiva de la de la Dirección brindaráDirección brindaránn beneficio a la organización. beneficio a la organización. Por ello, el cierre para la conclusión de un Por ello, el cierre para la conclusión de un informe de auditoría que “mira hacia adelante”informe de auditoría que “mira hacia adelante” debería incluir dicha información.debería incluir dicha información.

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9. Elementos para “ganar tiempo” en la emisión del informe

Sin aumentar la carga de los “papeles” de Sin aumentar la carga de los “papeles” de trabajo, se puede utilizar un modelo de trabajo, se puede utilizar un modelo de formulario donde se vayan registrando cada formulario donde se vayan registrando cada una de las informaciones necesarias para una de las informaciones necesarias para la redacción del informe:la redacción del informe:- debilidad observada- debilidad observada- causa- causa- efecto (perjuicio real o potencial -> riesgo)- efecto (perjuicio real o potencial -> riesgo)- recomendación o sugerencia- recomendación o sugerencia

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10. Uso de tablas, gráficos y anexos

Se requieren dos reglas de carácter general:Se requieren dos reglas de carácter general:

El texto escrito debe poder leerse El texto escrito debe poder leerse independientemente de las tablas, gráficos y independientemente de las tablas, gráficos y anexosanexos

Cada tabla o gráfico presentará una sola idea, Cada tabla o gráfico presentará una sola idea, con el objeto de permitir una rápida y clara con el objeto de permitir una rápida y clara comprensión de su contenido e importanciacomprensión de su contenido e importancia

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11. Revisión final

En la medida que los tiempos de emisión lo En la medida que los tiempos de emisión lo permitan, se aconseja dejar pasar “un tiempo” permitan, se aconseja dejar pasar “un tiempo” después de haber terminado la redacción del después de haber terminado la redacción del informe, para revisarlo.informe, para revisarlo.Al releerlo, se lo confrontará una vez más con Al releerlo, se lo confrontará una vez más con nuestra comprensión y se tendrá una idea más nuestra comprensión y se tendrá una idea más aproximada al punto de vista del destinatario.aproximada al punto de vista del destinatario.Con esta revisión, se tendrá una visión más Con esta revisión, se tendrá una visión más objetiva de la redacción que permitirá efectuar objetiva de la redacción que permitirá efectuar los “retoques” necesarios.los “retoques” necesarios.

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JornadasJornadas“Experiencias en el Control de“Experiencias en el Control de Programas Sociales en el marco de la Programas Sociales en el marco de la Red Federal de Control Público” Red Federal de Control Público”San Miguel de Tucumán, 23 y 24 de agosto de 2010San Miguel de Tucumán, 23 y 24 de agosto de 2010

El Informe de El Informe de Auditoría

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