1. Organizacion Archivos de Gestion (Word)
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T.R.D.
Transferencia
Actas de Comit de
Compras
Actas de Comit de
Archivo
Actas de Comit de
de C. I.
Actas de Comit de
Control I. D.
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Paso 1
CLASIFICACIN DE DOCUMENTOSSeleccionar y clasificar los documentos en:
DOCUMENTOS DE ARCHIVOPara los documentos de archivo continuar paso 2
DOCUMENTOS DE APOYOPara los documentos de apoyo ir al paso 11
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DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.
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DOCUMENTO DE APOYO
Documento de apoyo: Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y segn las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)
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PASO 2
Elaboracin de SeparadoresElaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicacin y facilite la localizacin fsica de la documentacin.
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Separador de Series
10210.101.05 Acuerdos
DEPENDENCIA
SERIE
-
Separador de Subseries
Ej. 101.05.01 Acuerdos Consejo Directivo
DEPENDENCIA
SERIE
SUBSERIE
-
Paso 3
Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.
Clasificacin Documental Series y Subseries -
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Carpeta No.__________
SECRETARIA GENERAL
INFORMES
Informes de Gestin
Fechas Extremas: 2000-01-12 a 2000-12-12
Folios:155
Bogot, enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
-
PASO 4
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINALOrdene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de produccin o de trmite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
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Acta 1 Enero 20 de 2000
Acta 2 Marzo 15 de 2000
Acta 3 Mayo 15 de 2000
Acta 4 Abril 21 de 2000
Acta 5 Junio 25 de 2000
Acta 6 Agosto 8 de 2000
Actas del Comit de Compras
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Paso 5 Identificacin de cada Unidad Documental (Asuntos)
Se debe identificar cada una de las unidades documentales as:
Cdigo de la OficinaCdigo de la SerieCdigo de la SubserieNombre del ExpedienteTenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar mximo 200 folios. Si se requiere ms de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificndola con la informacin sealada, anexndole el nmero de orden de la carpeta.
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101.05.01
ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO
Cdigo
Subserie
Asunto especfico
Cdigo
de Serie
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Paso 6: Ordenacin
Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localizacin y recuperacin de la informacin.Los sistemas pueden ser: Alfabtico, Numrico, Cronolgico, Geogrfico entre otros (se pueden combinar) -
98.495.783
41.694.906
49.695.123
49.698.323
51.111.412
52.894.456
1998
1999
2000
2001
2002
2003
Informes de Gestin
Historias Laborales
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Paso 7: Depuracin
Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como:DuplicadosConstancias -
Paso 8: Foliacin
Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeracin de los folios en el extremo superior derecho, con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento ms antiguo hasta el ms reciente al final de la carpeta y as sucesivamente.
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1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
6
Enero 20 de 2000
Enero 20 de 2000
Enero 24 de 2000
Marzo 12 de 2000
Octubre 2 de 2000
Enero 20 de 2001
Enero 20 de 2000
Febrero 20 de 2000
Marzo 20 de 2000
Abrril 20 de 2000
Mayo 20 de 2000
Junio 20 de 2000
6
Informes de Gestin
Anual 2004
Historias Laboral
43.528.597
-
Paso 9: Ubicacin Fsica
Ubique fsicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retencin Documental -
Ubicacin Fsica
45 INFORMES
45.25 Informes Financieros
Enero
Febrero
Marzo
45.05 Informes Contables
Boletn de Enero
Boletn de Febrero
A1 G1
Conciliacin Bancaria marzo
Separador de Serie
Separador de Subserie
Separador de Subserie
Unidades
Unidades
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Paso 10: Identificacin de Archivadores
Identifique alfanumricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localizacin fsica de los expedientesIr a paso 15A1G1
A1G2
A1G3
A
R
C
H
I
V
A
D
O
R
G
A
V
E
T
A
-
Paso 11 : Clasificacin Documentos de Apoyo
Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecern algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carcter general sirven nicamente de soporte a la gestin de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.Se organizan con base al Sistema de Clasificacin de Documentos de Apoyo y despus de cumplir su funcin el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo: www.archivogeneral.gov.co. en Circulares y Legislacin Archivstica. -
PASO 12: ELABORACIN DE SEPARADORES
Elaborar separadores para cada un de los asuntos identificados en el paso anterior -
2.12.2
RESOLUCIONES (Copias)
Cdigo
Subdivisin
Asunto Especfico
Cdigo
Documento de Apoyo
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Paso 13. Ubicacin Fsica: Documentos de Apoyo
2.4 EVENTOS
2.5 FORMATOS
2.6 INFORMES
2.6.102 Informe Archivo
2.8 LISTADOS
A1 G1
2.9 MANUAL DE FUNCIONES
.2.6.103 Informe Jurdica
2.2 DIRECTORIOS
2.1 ACTAS
2.7 INVENTARIO
Documentos de Apoyo
Carpeta
Separador de Subdivisin
Carpetas
Carpetas
-
Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigenciaDiligenciar Formato Eliminacin en Archivo de Gestin.
PASO 14. ELIMINACIN DOCUMENTOS DE APOYO -
Paso 15: Inventario Documental
Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato nico de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002. -
GRACIAS POR SU ATENCION