11

REDACCIÓN DE INFORMES

Lima - 2011

CPCC. Abog. Julián Contreras LLallico

22

¿Qué es un Informe?¿Cuál es la obligación de

hacerlo?

RESPONDABILIDAD

33

Informe de Auditoría

FINANCIERA

GESTIÓN

44

Informe de Auditoría

PÚBLICO

Sector

PRIVADO

55

Informe de Examen Especial

DICTAMEN

66

Informe de AuditoríaGubernamental

PROBLEMÁTICA

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

77

Causas de la demora en los Informes

El desarrollo del trabajo viene pasando por una serie de

situaciones, circunstancias o coyunturas que conforman la

causalidad para la normal producción técnica

88

Errores más comunes en los Informes

Información incompleta

Errores materiales: de suma; ortografía; fechas; nombres; entre otros.

Dificultad para comprender los párrafos cargados y confusos

99

Errores más comunes en los Informes

Falta de claridad de la información consignada

Elementos del Hallazgo incompletos

Incumplimiento y dilación de plazo para culminar el trabajo de campo y, consecuentemente, el Informe

1010

Errores más comunes en los Informes

Falta de concisión

Párrafos que no están interrelacionados hasta completar el concepto central o la idea fuerza principal.

Imprecisiones en los párrafos redactados

1111

Párrafos incompletos y sin la idea fuerza.

Condición que se confunde con la causa.

Causa que no se relaciona con la condición.

Errores más comunes en los Informes

1212

Causa que no es la razón de la Condición o el origen del problema.

Efecto que no tiene vinculación con la causa.

Causa que no tiene vinculación con el efecto.

Errores más comunes en los Informes

1313

Criterio que se consigna como cuestionamiento.

Recomendación que no se vincula con la causa.

Recomendación inviable, no práctica y antieconómica.

Errores más comunes en los Informes

1414

Conclusión que no está vinculada con el hallazgo.

Conclusión a manera de resumen, criterio o la transcripción de una parte de hallazgo, pero que no constituye juicio de valor

Utilización de superlativos

Errores más comunes en los Informes

1515

EJEMPLO:OBRAS

Se considera la aplicación incorrecta del uso de recursos destinados para obras, cuando no se ha analizado el avance financiero de cada obra y determinado su fuente de financiamiento

1616

OBRAS

No se considera que la malversación de fondos se materializa al término del ejercicio presupuestal y no dentro del mismo.

1717

OBRAS

Se afirma que existen deficiencias en el expediente técnico cuando en el propio texto de la observación se manifiesta que la obra se realizó sin contar con dicho documento técnico.

1818

OBRAS

Se repara que se han producido irregularidades que denotan la intencionalidad de sesgar la buena pro para la ejecución de obras a empresas que no estaban constituidas legal mente en la fecha del proceso de evaluación.

1919

VASO DE LECHE

Se usa un parámetro que carece de la debida sustentación técnica.

2020

VASO DE LECHE

Se considera como Precio de Mercado el precio que una Municipalidad del lugar pagó por un insumo similar.

2121

Se observa que no se han adquirido insumos -para el vaso de leche- que se producen en el lugar.

VASO DE LECHE

2222

Se obvia establecer que insumos de la zona constituyen la alternativa omitida por la municipalidad, ello revela la ausencia de evidencias.

2323

Se repara que la municipalidad ha efectuado gastos excesivos de publicidad por dos años presupuestales consecutivos, sin embargo los Criterios utilizados, ni prohíben ni fijan límite para efectuar gastos de publicidad.

GASTOS DE PUBLICIDAD

Ejemplo:

2424

Se establece como perjuicio la totalidad de los gastos en que ha incurrido la Municipalidad por dichos períodos.

GASTOS DE PUBLICIDAD

Ejemplo:

2525

Se observa la falta de acción de la gestión municipal para exigir la rendición de cuentas por habilitos que datan de varios años.

GASTOS DE PUBLICIDAD

Ejemplo:

2626

Se obvia individualizar la responsabilidad por una conducta activa que comporta otro tipo de responsabilidades, como el hecho de que a Regidores se les entregó importantes sumas para que paguen el “avance de obras” cuando ello es una actividad de gestión y los recursos que recibieron jamás fueron devueltos o rendidos, a pesar de que reiteradas veces se les exigió su rendición.

GASTOS DE PUBLICIDAD

Ejemplo:

2727

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA CALIDAD Y

OPORTUNIDAD DE LOS INFORMES

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA CALIDAD Y

OPORTUNIDAD DE LOS INFORMES

2828

Utilizar redacción constructiva

Oraciones no necesariamente largas, pero completas

Separar oraciones por puntos o aspectos

2929

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los

Informes

Redacte en lenguaje corriente evitando el uso de terminología muy especializada.

Evite los párrafos largos y complicados.

Incluya la información suficiente.

3030

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los

Informes

Revise su contenido detenidamente, antes de que se emita.

Conserve la estructura preestablecida.

Concluya su redacción durante el trabajo de campo.

3131

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los

Informes

Redacte en forma sencilla, concisa y clara.

Incluya sólo aspectos significativos

Asegure una fácil comprensión al lector.

3232

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los

Informes

Mantenga un tono constructivo.

Asegure una emisión y entrega oportuna.

Incluya toda la información necesaria para lograr una comprensión completa.

3333

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los

Informes

Confirme la exactitud de la información.

Asegure un contenido convincente.

Redacte de manera objetiva.

3434

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los

Informes

Verifique que exista evidencia suficiente y adecuada detallada en los papeles de trabajo.

Identifique asuntos que requieran acción correctiva y presente las recomendaciones correspondientes.

3535

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los

Informes

Incluya la mención de logros sobresalientes.(opcional)

Considere en el contenido los atributos del hallazgo.

3636

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los

Informes

Explique las razones del desacuerdo del auditor (evidenciadas) después de la contrastación de descargos

3737

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los

Informes

Finalmente, la fórmula es:

Evidencia

vs.

Evidencia

3838

Insuficiente sustentación de los hallazgos

La ausencia de una adecuada supervisión desde la primera fase del proceso y la falta de un proceso de control de calidad temprano, ha conllevado a que las comisiones auditoras no estén agotando la búsqueda de evidencias para sustentar cabalmente los hallazgos.

3939

En la etapa de revisión gerencial, los informes son devueltos y se originan reprocesos constantes.

4040

Paradigma en el modelo y proceso de redacción de

InformesLa capacitación y entrenamiento de los auditores, forjada desde la ENC y el trabajo mismo, ha creado paradigmas en el modelo y metodología para la preparación del Informe de Auditoría, destacando en este proceso la dilatada etapa de “evaluación de descargos”, así como la preocupación casi obsesiva por evidenciar y revelar responsabilidades penales o civiles.

4141

Las NAGU establecen ciertos condicionamientos operativos, como por ejemplo, que no se pueda adelantar la emisión del Informe con responsabilidades administrativas, si antes no se emite el Informe Especial con responsabilidades penales.

4242

¿Porqué no adelantar con el Informe Administrativo

para tomar acciones correctivas en tiempo

real?

4343

El tiempo que dura el control de calidad del Informe Especial, cuando no ha sido un proceso continuo es un “tiempo muerto” en cuanto a los resultados administrativos y de control interno, restando efectividad a la adopción de acciones correctivas oportunas.

4444

Sobre la Condición

Lo que se consigna como CONDICIÓN,

carece de evidencia suficiente

4545

Se inserta afirmaciones como si fueran del Auditor y

que corresponden a manifestaciones del auditado y sobre las cuales no se ha efectuado las validaciones

correspondientes

4646

El texto de la Condición no coincide

con lo que se ha consignado en la

sumilla

4747

Se inserta textos contradictorios

Se inserta textos contradictorios

4848

De los propios papeles de trabajo

fluyen otros aspectos que se han omitido

observar

4949

Deficiente identificación y aplicación de Criterios

y Causas

5050

Sobre el Criterio

Se consigna normativa que en el texto de la

Condición no se demuestra su

incumplimiento

5151

Se invoca Criterios que no son pertinentes a los

hechos materia de observación

5252

En la Condición se observan hechos que no

tienen Criterio

5353

Sobre la Causa

No hay relación lógica entre lo señalado como

Causa y el hecho observado

5454

En la Causa se consignan Hechos que debieron formar parte

de la Condición, incluso se les menciona sin

tener evidencia plena

5555

Se consigna como Causa a la misma

Condición

Se consigna como Causa a la misma

Condición

5656

Falta de criterios técnicos para establecer y

sustentar el Efecto

Falta de criterios técnicos para establecer y

sustentar el Efecto

5757

Sobre el Efecto

Se afirma sobrevaluaciones o mayores pagos, aún cuando el parámetro adoptado carece de consistencia técnica

5858

No se indica con claridad el EfectoNo se indica con claridad el Efecto

5959

Necesidad de una mayor supervisión de campo por todos los niveles involucrados

6060

Errores en la individualización de

las responsabilidades atribuidas

Errores en la individualización de

las responsabilidades atribuidas