1. Subsistema de Control Estratégico Vigencia 2013 · calendario de actividades, en las carteleras...

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INFORME EJECUTIVO ANUAL

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Y

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

1. Subsistema de Control Estratégico

Vigencia 2013

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante el Sistema Integrado

de Gestión de la Presidencia de la República -SIGEPRE- recoge y armoniza las directrices de los

requisitos definidos en la Norma NTC GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI

1000:2005. De esta forma, la entidad propende por el aseguramiento de la calidad en la prestación

de los servicios, en la asistencia y el apoyo administrativo al Presidente de la República, así como

en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

1.1 Componente Ambiente de Control

1.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos.

La Entidad cuenta con el Código de Excelencia Ética, adoptado mediante Resolución 1004 de mayo

31 de 2007. En él se definen siete (7) valores, cinco (5) acuerdos o compromisos éticos

establecidos para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (en adelante el

DAPRE) y un (1) principio institucional de “interés general y del bien común”.

La Entidad, desde el Área de Talento Humano realizó (12) publicaciones en el DAPRE Web, en el

calendario de actividades, en las carteleras institucionales así como en los espacios de inducción y

re-inducción. A continuación se relaciona por valor y mes:

Cuadro 1. Plan de Socialización Valores 2013

Mes Valor Definición

Enero Respeto

Respeto: Reconocer la dignidad que poseemos en igualdad de

condiciones todos los servidores públicos de la Presidencia de la

República y los ciudadanos que demanden nuestro servicio.

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Febrero Responsabilidad

Responsabilidad: Tener siempre presente que por todas y cada

una de nuestras acciones en cumplimiento de la misión

institucional estaremos dispuestos a dar respuesta oportuna y

cierta, aceptando libremente las consecuencias de nuestros actos.

Marzo Compromiso

Compromiso: Firme disposición y convicción permanente para

el logro de los objetivos de la Presidencia de la República y

actuar más allá del deber que nos impone el ejercicio, como

servidores públicos.

Abril Lealtad

Lealtad: Un actuar en el marco de los principios

constitucionales e institucionales, que permita una convicción

profunda de servicio por lo público

Mayo Tolerancia

Tolerancia: Aceptar y practicar activamente el reconocimiento

por la diferencia y la validez de trabajar con los demás,

orientando nuestra conducta al logro de los resultados

institucionales.

Junio Solidaridad

Solidaridad: Colaborar conjuntamente para el logro efectivo de

la Misión Institucional, los objetivos y metas propuestos por la

Presidencia de la República

Julio Honestidad

Honestidad: Todas las acciones de los servidores públicos de la

Presidencia de la República serán reconocidos por su integridad y

coherencia tanto en su pensar como en su actuar.

Agosto Respeto

Respeto: Reconocer la dignidad que poseemos en igualdad de

condiciones todos los servidores públicos de la Presidencia de la

República y los ciudadanos que demanden nuestro servicio.

Septiembre Responsabilidad

Responsabilidad: Tener siempre presente que por todas y cada

una de nuestras acciones en cumplimiento de la misión

institucional estaremos dispuestos a dar respuesta oportuna y

cierta, aceptando libremente las consecuencias de nuestros actos.

Octubre Compromiso

Compromiso: Firme disposición y convicción permanente para

el logro de los objetivos de la Presidencia de la República y

actuar más allá del deber que nos impone el ejercicio, como

servidores públicos.

Noviembre Lealtad

Lealtad: Un actuar en el marco de los principios

constitucionales e institucionales, que permita una convicción

profunda de servicio por lo público

Diciembre Tolerancia

Tolerancia: Aceptar y practicar activamente el reconocimiento

por la diferencia y la validez de trabajar con los demás,

orientando nuestra conducta al logro de los resultados

institucionales.

Fuente: Proceso de Talento Humano


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Por otro lado, con el fin de fortalecer el principio de Autocontrol en la Presidencia de la República,

para la vigencia 2013 se programó y realizó la SEMANA DEL AUTOCONTROL, en el marco de la

estrategia “Fortalecer la cultura del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación para el

mejoramiento continuo del SIGEPRE”.

Lo anterior, consistió en la realización de charlas se sensibilización en cada una de las 32

dependencias de la Entidad, las cuales constaron de un mensaje donde se definía el ¿Qué es?,

¿Para qué sirve? y ¿Cómo se hace? El Autocontrol. También se adicionaron ejemplos que llevaron

a la reflexión y se presentaron los mecanismos de autocontrol y autoevaluación dispuestos por la

Entidad, como:

1. Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno1, regidos por la Resolución

4478 de diciembre de 2012. Se resalta aquí que en desarrollo de la función 8 del Artículo

Séptimo de la mencionada Resolución, la Oficina de Control Interno propende por la

aplicabilidad de los valores y el principio establecidos en el Código de Excelencia Ética, al

interior de cada proceso y/o dependencia durante la vigencia.

2. La Mesa Red de Hablantes, como propuesta para el fortalecimiento de la interacción entre

los procesos y el logro de los resultados esperados.

Por último, se hizo entrega en físico del Código de Excelencia Ética a cada uno de los Servidores

Públicos que participaron en las charlas con el fin de promover la interiorización y aplicación de los

acuerdos éticos, el principio y los valores.

Las charlas se realizaron en las fechas programadas y contaron con la asistencia de 526 servidores

públicos.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

Para la vigencia 2013 se adoptó mediante Resolución 0971 de marzo 1 de 2013, El Plan Anual de

Bienestar Social e Incentivos, Salud Ocupacional y Capacitación de la Presidencia de la República.

Más adelante, mediante Resolución 3450 del 17 de julio de 2013, se modifica el artículo primero de

la Resolución 0971/13 con el fin de dar cumplimiento a la Circular 100-002 de mayo 10 de 2012,

sobre los lineamientos en Derechos Humanos en Programas de Capacitación a Funcionarios

1 Resolución 4478 de 2012. Artículo Quinto. Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno. El

Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar la gestión de la

Entidad, con el fin de establecer aspectos que permiten valorar en forma permanente la eficiencia, eficacia y

efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar

desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la

Entidad.


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Públicos. A continuación se presenta el resumen de las actividades realizadas en los (3) tres

componentes, durante la vigencia 2013:

Cuadro 2. Programa de Capacitación 2013 Formación y Entrenamiento

PROYECTO TRANSVERSALIDAD

ESCUELA

SIGEPRE

Manejo aplicativo SIGEPRE, indicadores, riesgos Equipo - Todos los Funcionarios y

colaboradores

Código de excelencia Ética "Servidores Públicos

con Principios y Valores"

Todos los Funcionarios y

colaboradores

Programa de Inducción Personal Especifico

Programa de Reinducción- Ley 734/02 Todos los funcionarios

SISTEMAS

Actualización Word Personal de Cafeterías,

Mantenimiento y Transportes

Actualización Herramientas de sistemas y

presentaciones Prioridad acorde a requerimientos

Intermedio y avanzado EXCEL Personal específico de cada oficinas

Fundamentos De Scrum Y El Desarrollo Ágil Personal especifico

Itil Modulo De Capacidades Personal especifico

OFFICE 2013 - Windows 8 Personal especifico

GESTIÓN

DOCUMENTAL

SIGOB Equipo - Todos los Funcionarios

Archivística Normatividad Personal especifico

Competencias -

TALENTO

HUMANO

FORMACIÓN

AVANZADA-

EDUCACIÓN

FORMAL

Gerencia en formulación, evaluación y gestión De

Proyectos Personal especifico

Preparación y capacitación de auditores internos de

calidad (NTC GP 1000 MECI) Todos los funcionarios

Inglés Personal especifico

Capacitación en Ética Pública Personal especifico

Redacción y presentación informes de alto impacto Personal especifico

Ortografía - redacción- revisión normas decreto,

sintaxis Personal especifico

Actualización Reforma Tributaria 2013 Personal especifico

Gerencia y gestión políticas pública, organización

del Estado Personal especifico

Resolución de Conflictos – Construcción paz. Interventores y Supervisión de

contratos


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Ley 1444 de 2011 Especifico

Normatividad vigente - Actualización modificatorio

Ley 80 de 1993 Cobertura

Actualización del Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Todos los funcionarios

Diligenciamiento de soportes de pago Personal especifico

Actualización sobre Contratación, Capacitación En

SIIF Personal especifico

Comunicación efectiva , asertiva y estratégica a

través de diferentes canales de comunicación Personal especifico

Habilidades gerenciales Personal especifico

Manejo y análisis de sistemas de información para

que el monitoreo sea más eficiente Personal especifico

Manejo Del Talento Humano Y Liderazgo Personal especifico

Actualización de normas internacionales en

contabilidad Personal especifico

Actualización Nómina Personal especifico

Actualización Sistemas MAC IOS Personal especifico

Análisis financiero Personal especifico

Ciclo de las Políticas Públicas (cadena de valor) Personal especifico

curso de actualización en redacción de

comunicaciones Personal especifico

Curso sobre enfoque psicosocial para las acciones

generadas en contra del conflicto armado

colombiano.

Personal especifico

Elaboración de libretos y noticieros Personal especifico

Normas contables de la Nación - sector público

CGN Personal especifico

Normas Internacionales de contabilidad Personal especifico

Presentación exógena- nacional y distrital Personal especifico

Redacción Y Reportería Gráfica, Gramática,

Sintaxis Personal especifico

Seguimiento Presupuesto Personal especifico

Servicio Al Cliente Personal especifico


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Sisconpes (Diseño Y Seguimiento De Documentos

De Política Conpes). Personal especifico

Sistemas De Información Financiera SIIF Personal especifico

Taller De Audiovisuales- Cambio Analógico A Lo

Digital Personal especifico

Técnicas De Iluminación Personal especifico

Trabajo En Equipo- Liderazgo (Empowerment -

Coaching). Todos los funcionarios

Directiva Presidencial 03 Todos los funcionarios

Directiva Presidencial 07 Todos los funcionarios

Inteligencia Emocional Todos los funcionarios

REDES-CABLEADO ESTRUCTURADO Personal especifico

Cuidado y manejo de los bienes públicos Todos los funcionarios

Lectura rápida Todos los funcionarios

Electricidad Personal especifico

Logística, manejo de inventarios Personal especifico

Mecánica Conducción Preventiva Y Buena

Utilización De Los Automotores Conductores

Normas Para La Higiene Y Adecuada Manipulación

de Los Alimentos Servicios generales

Estrategias de Gobierno en Línea para La Atención

al Ciudadano y mecanismos de participación

ciudadana

Todos los funcionarios

FORMACIÓN

AVANZADA-

EDUCACIÓN

FORMAL

CREDITOS ICETEX: Estudios de pregrado,

especialización y maestría

Todos - Libre nombramiento y

remoción

CONTRATACIÓN: Validación de Primaria y

Bachillerato, dirigida a funcionarios de planta Según solicitudes

SUPERIOR:

Técnico en asistente Administrativo

Tecnólogo administración documental

Según solicitudes

SUPERIOR:



Según solicitudes

SUPERIOR:



Según solicitudes

Fuente: Proceso de Talento Humano.


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NOTA 1: Para dar cumplimiento a estas actividades se contó con el apoyo de la ESAP, el SENA, la

Alta Consejería para la Gestión Pública, Control Interno Disciplinario, Derechos Humanos,

Secretaría Jurídica, Área Financiera, Ministerio de Hacienda, Comisión Nacional del Servicio Civil, la

Universidad Nacional Abierta y a Distancia y entes privados.

Cuadro 3. Programa de Bienestar y Estímulos 2013

PROTECCIÓN, SERVICIOS SOCIALES Y CALIDAD DE VIDA LABORAL

OBJETIVO 1 PROGRAMA ACCIONES CONCRETAS

Comunicación segura Mantengámonos

informados

Mensajes de convivencia

Periódico mensual

Carteleras

Calendario de actividades


Satisfacción Laboral Todos participamos

Evaluación de intereses de Bienestar, Salud

Ocupacional y Capacitación

Medición de Clima Organizacional


Aprovechamiento del

Tiempo Libre

Aprovechamiento del

Tiempo Libre

Clases Grupales Gimnasio

Proyección Películas - cine

Promoción Utilización Gimnasio


Trámites sin salir del

DAPRE

Regreso al colegio Entrega Kits escolares CAFAM.

Haciendo diligencias sin

salir de la oficina

Fondo Nacional de Ahorro, Fondos de Pensiones,

Empresas Promotoras de Salud, Caja de

Compensación, Empresas que prestan servicios a

nuestra entidad.

Servicios caja de

compensación familiar

Stand informativo sobre créditos, cursos, reservas a

hoteles, convenios.


Calidad de vida Servicio social Curso Taller para Pre-pensionados


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Atención psicosocial

Condolencias a funcionarios

Servicio de Transporte Nocturno


Motivación

Fechas importantes

Día de la Secretaria

Día del Conductor

Vacaciones Recreativas

Celebración día de los niños y concurso de oficinas

disfrazadas

Deportes

Promoción Escuelas Deportivas Hijos de Funcionario

Torneos Internos Deportivos

Selecciones Deportivas DAPRE

Uniformes selecciones

Tradiciones navideñas Novena con los funcionarios.


Incentivos Trabajando con calidad Elección Mejores Equipos de Trabajo


Cuadro 4. Programa Salud Ocupacional 2013


Mantener un adecuado

ambiente ocupacional Inspecciones

Revisión plan de trabajo anual

Programa de seguimiento de accidentes e

incidentes de trabajo

Prevención y Capacitación sobre Accidentes de

Trabajo

Investigación de Accidentes de trabajo.

Evaluación de actividades

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

Actualización del Programa de Salud Ocupacional

Actualización Matriz de Riesgos

Luxometría, determinar zonas


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Seguridad industrial Trabajo seguro

Entrega de elementos de protección

Suministro de dotación de labor

Capacitación manejo de herramientas

Capacitación en trabajo seguro en alturas y

protocolos

Capacitación COPASO


Responder

adecuadamente ante

cualquier contingencia

Fortalecimiento de la brigada

de emergencia y evacuaciones

de todo el personal

Capacitación de brigadistas.

Capacitación en pista.

Dotación Brigadistas

Captación y Capacitación Líderes. Verificar

líderes de oficinas y edificios.

Simulacros de Evacuación


Trabajo saludable

Prevención de enfermedades

profesionales

Semana de la Salud - exámenes médicos - Stand

comida sana, medición de índice de masa

muscular, toma de tensión arterial, Citologías,

Donación de Sangre

Presentación de resultados de los exámenes

ocupacionales

Exámenes de Ingreso y Retiro

Vigilancia epidemiológica

Prevención contra influenza - tapabocas

(sostenimiento)

Acondicionamiento físico-Servicio de Gimnasio

Seguimiento Médico grupos de riesgo:

Cardiovascular - obesidad, sobre peso e

hipertensión

Seguimiento Médico grupos de riesgo osteo

muscular

Inspección puestos de trabajo según

recomendación médica


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Revisión puestos de trabajo y personal nuevo

Inspección puestos de trabajo acorde a riesgos

Asesoría Médico Especialista en Salud

Ocupacional

Capacitación en Primeros Auxilios

Campaña "Espacios libres de humo"

Buenas Prácticas Ambientales – Refuerzo

Acciones de la política

ambiental

Campaña Residuos Tecnológicos- Refuerzo uso

puntos ecológicos

Campaña CERO PAPEL


De acuerdo con la información reportada por el Área de Talento Humano, el Plan Anual de

Bienestar Social e Incentivos, Salud Ocupacional y Capacitación cerró la vigencia 2013 con un

grado de ejecución del 93%, equivalente al 100% de ejecución tanto del Plan de Bienestar como de

Salud Ocupacional más el 80.7% del Plan de Capacitación.

De las capacitaciones programadas, el 12.3% equivale a las capacitaciones tramitadas y

presentadas al Comité, las cuales quedaron pendientes porque el número de inscritos no era

suficiente como consta en el acta 001 del 15 de noviembre de 2013 y el 7% no se tramitaron porque

excedía la disponibilidad de recursos.

Como parte de la Política del Proceso de Talento Humano en la Entidad, se suscribieron los

Acuerdos de Gestión con los Gerentes Públicos y las Evaluaciones del Desempeño con los

funcionarios, las cuales guardan coherencia entre el desempeño, las estrategias y objetivos de la

entidad.

Para la vigencia 2013, se suscribieron un total de 8 Acuerdos de Gestión de los cuales no se

suscribieron planes de mejoramiento individual.

Para el caso de los funcionarios de la Entidad, se aplica la evaluación del desempeño para los

cargos de libre nombramiento y remoción en los niveles Asesores, Profesionales, Técnicos y

Asistenciales. Los resultados de la evaluación del desempeño como la suscripción de los nuevos

para la vigencia 2014, deberán ser presentados a más tardar el día 14 de febrero de la actual

vigencia al Proceso de Talento Humano por los Responsables de los Procesos.


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Carrera Administrativa DAPRE

Durante la vigencia 2013, la Entidad adelantó acciones para la dar inicio al proceso de

implementación de Carrera Administrativa en la Presidencia de la República y determinó convocar

mediante Acuerdo No. 302 al Primer Concurso Abierto de Méritos para proveer definitivamente los

empleos vacantes pertenecientes al Sistema Específico de Carrera Administrativa del DAPRE, 104

cargos de los niveles Técnico y Asistencial – Convocatoria 251 de 2013, relacionados de la

siguiente manera:

Denominación del empleo Código Grado

Salarial

Total

Vacantes

NIVEL TÉCNICO 16

Técnico

4410 07 3

4410 05 8

4410 03 1

4410 02 1

4410 01 1

NIVEL ASISTENCIAL 88

Secretario Ejecutivo

5540 17 2

5540 15 9

5540 14 2

5540 12 3

5540 11 9

5530 08 11

5530 07 3

5510 05 12

5510 04 11

5510 03 26

TOTAL 104

En el Acuerdo 302, se establece en el Artículo 4° las fases del Proceso Concurso Abierto de

Méritos para proveer definitivamente los empleos vacantes pertenecientes al Sistema Específico de

Carrera Administrativa del DAPRE:

1. Convocatoria y divulgación

2. Inscripciones

3. Verificación de Requisitos mínimos

4. Aplicación de Pruebas

5. Pruebas básicas y funcionales


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6. Pruebas Comportamentales

7. Valoración de antecedentes

8. Conformación de listas de elegibles.

9. Período de Prueba.

La Entidad ha venido cumpliendo con los lineamientos dados por la Comisión Nacional del Servicio

Civil. Actualmente se ha avanzado hasta la Etapa 4. Aplicación de Pruebas y se puede consultar el

estado de la Convocatoria en la página de la CNSC, en el link:

http://www.cnsc.gov.co/index.php/convocatorias/2013-06-26-14-50-09 - Convocatorias en

Desarrollo.

1.1.3 Estilo de Dirección del DAPRE

La Presidencia de la República, mediante Resolución No. 0575 de 3 de marzo de 2011, adopta el

Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, “como una

herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir y facilitar la dirección,

evaluación y control del desempeño de la Entidad, en términos de calidad y satisfacción en la

prestación de los servicios, de manera armónica con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).

El Sistema de Gestión de la Calidad adoptado, está enfocado hacia los diferentes procesos y

procedimientos establecidos por la Entidad”.

Así mismo, la Alta Dirección suscribió un compromiso ético institucional mediante el Código de

Excelencia Ética, que indica: “(…) la Dirección de la Presidencia de la República, acoge el principio

y los valores establecidos en este documento, con la firme disposición y convicción de cumplir y

actuar con eficiencia, eficacia y efectividad para el logro de los objetivos y la misión institucional,

promoviendo su cumplimiento (…)”.

Más adelante, la Entidad presentó un documento denominado Manual de Buen Gobierno (M-DE-03)

que establece el Estilo de Dirección para la Presidencia de la República, favorable al control y la

transparencia de la gestión pública.

1.2 Direccionamiento Estratégico

1.2.1 Planes y Programas

En el marco de la Ley 152 de 1994, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República elaboró con base en los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Indicativo o

Estratégico 2010-2014 y el Plan Operativo Anual con sus respectivos objetivos e indicadores.


http://www.cnsc.gov.co/index.php/convocatorias/2013-06-26-14-50-09

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Cabe resaltar que para la vigencia 2014, la Oficina de Planeación remitió mediante MEM13-

00015484 del 28 de octubre de 2013 los lineamientos a tener en cuenta para la Planeación 2014,

dentro de los cuales se resalta lo siguiente:

La alineación del Plan Nacional de Desarrollo con la Planeación Estratégica y Planeación

Operativa.

La alineación de las estrategias con los objetivos institucionales y por ende, a la

perspectiva o política de desarrollo, esto es: 1. Gestión Misional y de Gobierno; 2.

Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano; 3. Gestión del Talento Humano; 4.

Eficiencia Administrativa, y 5. Gestión Financiera.

Las estrategias responden a la gestión de las dependencias de acuerdo con sus funciones,

a los retos para el año 2014 y a los proyectos de inversión, en los casos que aplica éste

último.

La Planeación Estratégica como Operativa del DAPRE 2014, se efectuó teniendo en cuenta el

procedimiento P-DE-01 Formulación y seguimiento a la planeación estratégica y operativa

institucional y la Guía G.DE-02 Formulación y seguimiento a la planeación estratégica y operativa

institucional los cuales se pueden consultar en el aplicativo SIGEPRE.

Plan Estratégico 2012-2014 version 2 – Vigencia 2013.

Su formulación se encuentra alineada con las Políticas de Desarrollo Administrativo según Decreto

2482 del 3 de diciembre de 2012 así como con la misión, visión y objetivos institucionales del

DAPRE. De acuerdo al Informe de Cierre de la Planeación Estratégica y Operativa presentado por

la Oficina de Planeación y publicado en el link

http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/doc/usrdoc?soa=14&mdl=doc&versionId=4469#, se

observan los siguientes resultados:


http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/doc/usrdoc?soa=14&mdl=doc&versionId=4469

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Fuente: Reporte tomado del Aplicativo SIGEPRE “Mapa Estratégico vr 2”

Como se observa en el esquema de la Planeación Estratégica 2012-2014, el objetivo institucional

que presenta un cumplimiento menor al 90%, es el Objetivo No. 4: Proporcionar la seguridad

integral el apoyo logístico el cubrimiento y el suministro informativo con un avance del

87.78%, correspondiente a:

Fuente: Reporte tomado del Aplicativo SIGEPRE “Cumplimiento objetivo 4.”

1. Porcentaje satisfacción del apoyo logístico. Corresponde a los resultados de la evaluación

del servicio de Apoyo Logístico prestado por Casa Militar, con una calificación general por

parte del Señor Presidente de 81,11%. El rango de calificación se ubica en el nivel 4 -

Satisfecho y de medición anual.


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2 Nivel de satisfacción frente a la prestación del Servicio de Conceptos Legales. Corresponde a

los resultados de la evaluación de la seguridad jurídica y la oportunidad en la emisión de

conceptos legales, obteniendo un porcentaje del 80% para la revisión de actos normativos para

sanción presidencial y para la emisión de conceptos legales. El rango de calificación se ubica

en el nivel 4 - Satisfecho y de medición anual.

3 Porcentaje de Satisfacción Servicios de Seguridad Integral. Corresponde a los resultados de la

evaluación de la Seguridad Integral liderada por la Secretaría de Seguridad Presidencial, quien

coordinó y planeó todos los aspectos relacionados con la seguridad del Presidente de la

República, del Vicepresidente de la República y sus familias, elaborando los programas de

avanzada, inteligencia, entrenamiento y operaciones, que garantizaron la integridad física y

personal del Presidente de la República, del Vicepresidente de la República y la de sus

familias. Como resultado de estas actividades se calificó el servicio, obteniendo un porcentaje

del 90%. El rango de calificación se ubica en el nivel 4 - Satisfecho y de medición anual.

Así mismo, en el siguiente esquema se observan los niveles de cumplimiento por Política y Pilares,

los cuales reportan un grado entre el 93% y 100%.

Fuente: Reporte tomado del Aplicativo SIGEPRE “Resumen política y pilares”

Plan Operativo 2013

se presenta a continuación el esquema de planeación con el cumplimiento al 31 de diciembre de la

presente vigencia fiscal:


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Fuente: Reporte tomado del Aplicativo SIGEPRE “Seguimiento a la Planeación Operativa 2013”

De acuerdo al esquema de Planeación Operativa del DAPRE, se observa un cumplimiento en

Gestión de Planes Operativos del 100% y en Indicadores asociados tanto a los Planes Operativos

como a los Procesos, del 98.63%, lo que refleja el compromiso de las áreas tanto en la formulación

como en el seguimiento y ejecución de sus planes.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano2

El cual se encuentra publicado en la página Web de la Entidad en el link:

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Documents/Planeacion/DAPRE-Plan-Anticorrupcion-Atencion-

Ciudadano-2013.pdf. Así como en el Aplicativo SIGEPRE – módulo Planes, cuya estrategia es:

Implementación de acciones que contribuyan a mejorar la transparencia, participación y servicio al

ciudadano del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, compuesta por un

total de 33 tareas cuyos responsables de ejecución hacen parte de: La Oficina de Control Interno,

Área de Contratos, Oficina de Planeación, Oficina de Control Interno Disciplinario y el Grupo de

Atención al Usuario y Servicios Compartidos.

Cabe resaltar que las tareas asociadas al Plan, se encuentran alineadas con los siguientes cuatro

(4) componentes:

1. Metodología para la Identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo:

2 En cumplimiento del Artículo 73 de la ley 1474 de 2011. “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Reglamentado por el Decreto Nacional 2641 de 2012.


http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Documents/Planeacion/DAPRE-Plan-Anticorrupcion-Atencion-Ciudadano-2013.pdf

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Documents/Planeacion/DAPRE-Plan-Anticorrupcion-Atencion-Ciudadano-2013.pdf

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2. Estrategia Anti trámites

3. Rendición de Cuentas

4. Mecanismo para mejorar la atención al ciudadano

A la fecha se presenta que de las tareas asociadas al Plan Anticorrupción, se encuentran

ejecutadas, aprobadas y finalizadas.

La Oficina de Control Interno adelantó acciones como la adopción del formato para el seguimiento al

Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, la verificación de la publicación de los documentos en

la página del DAPRE y el control y seguimiento cuatrimestral del Plan Anticorrupción y Atención al

Ciudadano.

Al 31 de diciembre de 2013 se encuentra publicado el seguimiento correspondiente, en el siguiente

link: http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/oci/Documents/plan-anticorrupcion/Seguimiento-

Estrategias-Plan-Anticorrupcion-2013-3t.pdf.

De la estrategia tanto de Rendición de Cuentas como de Mejorar la Atención al Ciudadano, se

desarrollan en el presente Informe en el Subsistema de Control de Gestión.

Plan de Eficiencia Administrativa del DAPRE

El Plan de Eficiencia se encuentra compuesto por dos estrategias asociadas a los Planes

Operativos de la Oficina de Planeación y del Área de Información y Sistemas, así:

1. POP-2013 Oficina de Planeación. Estrategia: Implementación de acciones que contribuyan

a mejorar la eficiencia administrativa del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República y del sector. Cuenta con un total de 19 tareas, finalizadas y aprobadas.

2. POP-2013 Área de Información y Sistemas. Estrategia: Implementar plan de eficiencia

administrativa en lo referente a Tics. Compuesta por tres (3) tareas, finalizadas y aprobadas.

Plan Institucional de Gestion Ambiental DAPRE 2013

Se encuentra publicado en el aplicativo SIGEPRE – módulo Planes, compuesto por dos estrategias

asociadas a los Planes Operativos del Área de Talento Humano y del Área de Información y

Sistemas, así


http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/oci/Documents/plan-anticorrupcion/Seguimiento-Estrategias-Plan-Anticorrupcion-2013-3t.pdf

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/oci/Documents/plan-anticorrupcion/Seguimiento-Estrategias-Plan-Anticorrupcion-2013-3t.pdf

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1. POP-2013 Área de Talento Humano. Implementar estrategias para fomentar la cultura ambiental

en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República compuesta por un total de 7

tareas a cargo del Proceso de Talento Humano, las cuales se encuentran finalizadas y aprobadas.

2. POP-2013 Área de Información y Sistemas. En la estrategia 2. Implementar plan de gestión

ambiental en lo referente a Tics, compuesta por 3 tareas a cargo del Proceso de Tecnología de

Información y Comunicaciones, se encuentran finalizadas y aprobadas.

Por otro lado, se resalta que la Entidad en cumplimiento de la Directiva Presidencial 04 de 2012,

mediante la cual se establecen los lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración

Pública, ha implementado acciones como: la disposición de la Intranet para solicitar en línea todo lo

concerniente a las Situaciones Administrativas esto es, vacaciones, permisos, incapacidades. Así

mismo, se sistematizó la evaluación de capacitaciones, eliminando los formatos para su aplicación.

En cuanto a Trámites: se implementó el aplicativo para el trámite y aprobación de comisiones al

exterior.

Cabe resaltar que la Entidad, a través del Proceso de Gestión Administrativa aplica controles para la

disminución en los consumos tanto de servicios públicos como de papel, y se efectúan los análisis

correspondientes.

Planes y Políticas Sectoriales 2013

El Proceso de Direccionamiento Estratégico convocó y efectuó los Comités Sectoriales de

Desarrollo Administrativo durante la vigencia 2013, con el fin de efectuar el seguimiento al Plan

Sectorial de Desarrollo Administrativo 15 de marzo de 2013, 14 de junio, 25 de julio, 15 de octubre y

29 de enero de 2014.

El Quinto Comité se efectuó el 29 de enero de 2014 con corte al 31 de diciembre de 2013, con el fin

de realizar el seguimiento al Plan Sectorial 2013, revisar los avances en la implementación del

Sistema Integrado de Gestión y presentar el Plan Sectorial 2014, en el marco de las Políticas de

Desarrollo Administrativo propuestas en el Decreto 2482 de 2012, se puede consultar en el link:

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/sigepre/Documents/Medicion-Analisis-Mejora/4_Seguimiento-

Planeacion-Estrategica-Institucional/Seguimiento-Plan-Sectorial-Desarrollo-Administrativo-2013-

140129.pdf

En el mismo sentido, la Oficina de Control Interno lideró 4 Comités de Seguimiento Sector

Presidencia, así: el 04 de febrero, el 12 de junio, el 09 de agosto y el 4 de diciembre de 2013, en los

cuales se busca fortalecer el diálogo entre Jefes de Control Interno con el fin de hacer seguimiento


http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/sigepre/Documents/Medicion-Analisis-Mejora/4_Seguimiento-Planeacion-Estrategica-Institucional/Seguimiento-Plan-Sectorial-Desarrollo-Administrativo-2013-140129.pdf



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sectorial a las Políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Riesgos, Auditorias,

Presupuestos, Gobierno en línea; se efectuó análisis a los resultados de los Informes Ejecutivo

Anual, del Informe de Control Interno Contable, se revisaron los avances en la implementación de

los sistemas de Gestión así como los avances en planes de mejoramiento.

1.2.2 Modelo de Operación por Procesos

Como el DAPRE en cumplimiento de su Misión y Visión Institucional y con el propósito de satisfacer

las necesidades de sus clientes (Señor Presidente, Entidades Estatales y Población Beneficiaria)

cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se encuentra

debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando

una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Durante la vigencia 2013,

no se presentaron modificaciones al Mapa de Procesos.

1.2.3 Estructura Organizacional

Se encuentra publicado en la página Web de la Presidencia de la República en el link:

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/organigrama.aspx el organigrama versión No. 20.

Durante la vigencia 2013, la estructura del DAPRE presentó las siguientes modificaciones:

Se fusionaron la Alta Consejería Presidencial para Bogotá en la Alta Consejería Presidencial

para las Regiones y Participación Ciudadana y la dependencia del Alto Asesor de Seguridad

Nacional en la Alta Consejería Presidencial para la Convivencia y Seguridad Ciudadana, que

en adelante se denominará "Alta Consejería Presidencial para la Seguridad y Convivencia".

Se suprime la Alta Consejería Presidencial para la Gestión Pública y Privada, y se crea la Alta Consejería para la Competitividad y Proyectos Estratégicos.

Se suprime la Alta Consejería Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa

y se crea la Alta Consejería Presidencial.

Se creó el programa Presidencia para el Desarrollo Espacial Colombiano. Se creó la Subsecretaría Privada.

1.3 Componente Administración del Riesgo

1.3.1 Contexto Estratégico

1.3.2 Identificación

1.3.3 Análisis

1.3.4 Valoración

1.3.5 Política de Administración de Riesgos.


http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/organigrama.aspx

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La Entidad tiene definido los Lineamientos para la Administración de los Riesgos (L-DE-01), que

permite a los responsables de los procesos abordar metodológicamente el contexto estratégico, la

identificación, análisis, valoración y la Política de Administración de Riesgos, así como el manejo y

control de los mismos. Cabe aclarar que la metodología del DAPRE se encuentra alineada con la

metodología del Departamento Administrativo de la Función Pública así como con la metodología

“Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” en

observancia al artículo 73 de la Ley 1474 de 2011.

De conformidad con los Lineamientos para la Administración del Riesgo, el monitoreo de los riesgos

se deberá efectuar por lo menos tres veces al año, esto es con corte a abril 30, agosto 31 y

diciembre 31.

A 31 de diciembre de 2013 se encuentran aprobados 53 riesgos en la Entidad, de los cuales 10 son

de corrupción:

Proceso No. Riesgos de Corrupción

Direccionamiento Estratégico 1

Talento Humano 3

Gestión Jurídica 2

Adquisición de Bienes y Servicios 1

Gestión Financiera 2

TIC´S 1

De lo anterior, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento y verificación a la implementación de

los controles definidos en los mapas de riesgo de los procesos, tanto en los Subcomités de Control

Interno así como en las Auditorias ejecutadas durante la vigencia 2013. También efectuó los

seguimientos cuatrimestrales a las Estrategias del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano,

publicados en la Página Web de la Entidad, en el Link:

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/oci/Paginas/seguimiento-estrategias-anticorrupcion.aspx

Por último, la Oficina de Control Interno en el mes de diciembre de 2013 practicó la evaluación a la

Administración del Riesgo de la Entidad y presentó los resultados para la revisión y toma de

decisiones por parte del Proceso de Direccionamiento Estratégico.


http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/oci/Paginas/seguimiento-estrategias-anticorrupcion.aspx

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Dificultades

Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión

institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento de ser detectadas,

garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia, eficacia y oportunidad.

1 Subsistema de Control de Gestión

Vigencia 2013

2.1 Componente Actividades de Control

Durante la vigencia 2013 la Entidad continuó impulsando la aplicabilidad del aplicativo SIGEPRE,

como fuente de información oficial, en la cual se puede consultar y conocer:

2.1.1 La Política de Operación

2.1.2 Los procedimientos

2.1.3 Los controles

2.1.4 Los Indicadores

2.1.5 Manual de Procedimientos

Conforme a la última versión de la Guía para la elaboración y control de documentos, con respecto

a la disposición final de los documentos asociados al SIGEPRE; dicho documento determina que

“Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo

SIGEPRE en el Modulo SGC”. Con la implementación de esta herramienta se ha logrado tener un

control gerencial de la gestión integral de la Entidad.

Durante la vigencia 2013, se generó una actualización al aplicativo SIGEPRE en cuanto a la imagen

institucional y se dinamizó la información en cada página inicial de los módulos, haciendo de ésta

una herramienta más amigable para el usuario final.

En el Módulo Documentos, se pueden consultar las Caracterizaciones de los Procesos del

SIGEPRE, Los lineamientos, las guías, los procedimientos, manuales y formatos asociados a todos

los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios, lo que permite identificar los

métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades, la

autoridad en la ejecución de las actividades, es decir la forma de operación de los servidores de la

Entidad así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva


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de los servicios.

Durante la vigencia 2013, los doce procesos de la Entidad solicitaron ajustes y actualizaciones a los

documentos y formatos asociados en pro de del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de

Gestión. Dentro de los cuales, se resalta las actualizaciones versión 11 y 12 de 2013 efectuadas al

Manual del SIGEPRE. Los cambios generados en la versión 12, obedecen a la inclusión del

capítulo 9 Gestión del Cambio en el SIGEPRE, el cual hace referencia a la planificación de los

cambios que pueden afectar el cumplimiento de los requisitos y al ajuste del ANEXO 1: Matriz de

despliegue Estratégico. La descripción de los demás documentos actualizados se reporta

cuatrimestralmente en el Informe Pormenorizado de Control Interno.

Ilustración 1. Modulo Indicadores

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Módulo Indicadores

Como se aprecia en la ilustración del Módulo Indicadores, se pueden consultar los mecanismos de

monitoreo a la operación de la Entidad, como el seguimiento a la Planeación 2013, el Mapa

Estratégico 2012 -2014 V-2, Tablero de indicadores, Reporte de Indicadores SIGEPRE,

Retroalimentación con el Cliente – PSQR 2013 y los Resultados de la Evaluación Servicios

Misionales tanto del Señor Presidente como de las Entidades Estatales.

El Proceso de Direccionamiento Estratégico – Oficina de Planeación, presentó el Informe de Cierre

de la Planeación Estratégica y Operativa mediante el cual presenta los resultados de la gestión del

DAPRE, registrados por cada una de las dependencias en el Aplicativo Módulos Planes e

Indicadores, atendiendo lo establecido en el Artículo 74 de la ley 1474 de 2011.


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Como se observó en el Subsistema de Control Estratégico, las dependencias del DAPRE

alcanzaron un 98.63% de cumplimiento en indicadores.

1.2 Componente Información

2.2.1 Información Primaria Es importante mencionar que la principal fuente de información primaria es la ciudadanía y las

partes interesadas, por lo que debe ser observada de manera permanente. Durante la vigencia

2013, la Entidad en el marco del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano ha dado

cumplimiento a los lineamientos de política y herramientas para mejorar la calidad, accesibilidad y

oportunidad de los servicios que presta, a través de la implementación de los siguientes

mecanismos:

El Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos de la Subdirección de

Operaciones, encargado de brindar la atención presencial y telefónica a través de la línea

gratuita 01-8000913666 a la ciudadanía, así como de coordinar y hacer seguimiento al

trámite de las peticiones recibidas en la Entidad a través de los diferentes canales de

comunicación habilitados para tal fin.

En la Página Web de la Presidencia, se encuentra el Link:

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/atencion/Paginas/PSQR.aspx mediante el cual los

ciudadanos pueden hacer uso de sus derechos al realizar solicitudes, quejas o reclamos a

la Entidad en línea. Este tipo de interacción se ha desarrollado en mandato del Decreto 1151

de Gobierno En Línea, lo que a su vez le permite a los ciudadanos en tiempo real conocer el

estado de sus requerimientos. También se dispone de la Línea de Atención Nacional

018000913666.

A través de la página web de la entidad, se publicó un documento muy importante

denominado “Carta de Trato Digno a la Ciudadanía” donde se le informa al usuario externo

sus derechos, sus deberes y a su vez, los canales de comunicación habilitados por la

entidad que incluye la plataforma web opción “PSQR”. Este documento tiene además un

propósito especial que es fortalecer la interacción de la administración con la ciudadanía y

comprometer a los servidores públicos, a brindar un trato equitativo, respetuoso,

considerado, diligente y sin distinción alguna. El mismo fue difundido internamente.

El grupo de Atención al Usuario ha trabajado en coordinación con el Área de Información y

Sistemas para la integración de los canales de comunicación de la página web link

“Escríbale al Presidente” y Link “PSQR”. Facilitando el seguimiento y el control en la

atención de las peticiones y la consulta de los ciudadanos al estado de sus peticiones y/o de


http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/atencion/Paginas/PSQR.aspx

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sus respuestas. Estas acciones se continuarán trabajando en el año 2014, para garantizar

así un mejor servicio al ciudadano.

Al SIGOB como herramienta de gestión documental y de correspondencia, se le generaron

alertas visuales en las comunicaciones externas, para que el funcionario encargado de su

trámite gestione la misma dentro de los términos de ley, según el “Tipo” de comunicación

que se radica, a través de un mensaje en la parte superior de la pantalla denominado “Fin de

plazo de gestión: 18/02/2014” el cual muestra el día, mes y año en que se vence la

comunicación, para evitar el incumplimiento de los términos de ley dispuestos para el

Derecho de Petición, sus diferentes modalidades y para que el usuario externo reciba una

respuesta eficiente.

Así mismo como mecanismo de prevención al incumplimiento de términos, se implementó en

el SIGOB “Consulta – Con plazo de gestión” la escala de colores que reflejan el plazo del

trámite de las PSQR.

Se diseñó e implementó la estrategia de comunicación interna, en coordinación con la Alta

Consejería para las Comunicaciones y el Área de información y Sistemas, para fortalecer la

cultura del servicio y atención al usuario interno y externo a través del mensaje institucional

sobre “Cultura del Servicio” con el eslogan “Atención al Usuario no es un dependencia, es

una actitud de todos”.

Se tiene establecido el Procedimiento para el tratamiento del Producto y/o servicio No

Conforme, el cual tiene en cuenta las quejas y reclamos que se refieren a los servicios

entregados.

Las peticiones, sugerencias, quejas y/o reclamos en la Presidencia de la República, se

recibieron durante la vigencia 2013, a través de los siguientes canales de comunicación

habilitados por la Entidad para tal fin:

• Canales de comunicación habilitados para la recepción de PSQR’s: • Página web: Link Escríbale al Presidente • Página web: Link PSQR’s • Línea Nacional 01 8000 913666 • Correspondencia SIGOB • Buzón SQR


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• Presencial • Urna de Cristal

En la siguiente ilustración se observa la cantidad de PSQR recibidas por tipo de petición, las cuales

superaron el 90% de cumplimiento en trámite y respuesta:

Fuente: Informe Consolidado PSQR´S 2013 del Grupo de Atención al Usuario.

De lo anterior, se observa que el Proceso de Atención al Usuario implementó en la vigencia 2013

tanto las acciones de mejora como las establecidas en el Plan Operativo, encaminadas a lograr un

nivel óptimo de gestión de calidad en el manejo de las PSQR.

Sobre el particular, la Oficina de Control Interno efectúa seguimiento semestral al trámite y

respuesta oportuna a los Derechos de Petición allegados a la Entidad.

2.2.2 Información Secundaria

La Entidad garantiza el registro oportuno, exacto y confiable de la información que se procesa al


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interior de la Entidad, proveniente del ejercicio de su misión institucional, la cual se obtiene de los

diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la misma, en procura de la

realización efectiva y eficiente de las operaciones, el soporte de la toma de decisiones y la

divulgación a la ciudadanía y partes interesadas.

Así mismo, para el manejo de la información secundaria, la entidad cuenta con el proceso de

Gestión Documental fundamentado en la Ley 594 de 2000. Durante la vigencia 2013 se adelantaron

en cumplimiento del concepto emitido por el Archivo General de la Nación, las modificaciones a las

Tablas de Retención Documental de las dependencias del DAPRE y de conformidad con las

acciones de mejora que se adelantaron como el acompañamiento a las dependencias, con el

propósito de revisar que las Series Documentales, Subseries y Tipos Documentales,

correspondieran a las funciones establecidas mediante los Actos Administrativos.

2.2.3 Sistemas de Información

La Entidad cuenta con un sistema de gestión de la seguridad de la información, en el cual se

definen disposiciones sobre el uso y prohibición de dispositivos USB y Discos CD y DVD, el bloqueo

Web Mail, la autenticación de WIFI, la aplicación DPL por perfil, la implementación PGP para mail y

dispositivos BB y la implementación de políticas firewall.

En la prestación del servicio vía web por el aplicativo ALTIRIS y la mesa de ayuda para los usuarios

de los servicios tecnológicos, se identifican oportunidades de mejora para dar atención inmediata a

las necesidades de soporte técnico, adicionalmente se habilitó como ayuda adicional la línea 3999

centro de atención.

El Departamento Administrativo de la Presidencia cuenta con la página Web,

http://wsp.presidencia.gov.co/Paginas/Presidencia.aspx que referencia información de importancia

relacionada con la Entidad sobre la gestión, ruedas de prensa, foros, seminarios, memorias de

eventos, publicaciones, programas y proyectos a desarrollar y los resultados en forma amplia y

transparente hacia los diferentes grupos de interés.

Durante la vigencia 2013 se efectuaron las siguientes mejoras a la Página

http://wsp.presidencia.gov.co para consulta de los usuarios externos, así:

Se realizaron actualizaciones a la plantilla del sitio para mejor organización de vínculos a la

información.

Se actualizaron los contenidos del mapa del sitio para que los contenidos pudieran ser

discriminados más fácilmente


http://wsp.presidencia.gov.co/Paginas/Presidencia.aspx

http://wsp.presidencia.gov.co/

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Se habilitó la consulta del seguimiento de PSQR

También se encuentran los links de Rendición de Cuentas, como:

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/Informes-gestion.aspx, en el cual se pueden consultar

los informes de gestión de los Ex Directores del DAPRE;

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/informes-al-congreso.aspx los informes presentados al

Congreso de la República; http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/entidades-de-control.aspx

aquí se puede consultar cómo el DAPRE está sujeta a los controles señalados en la ley y ejercidos

por los órganos de control del Orden Nacional.

Por otra parte, se adelantaron las siguientes campañas para que los usuarios internos obtuvieran

mayor conocimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información:

Se realizaron sensibilizaciones en las inducciones a nuevos funcionarios el 7 de febrero de

2013, 13 de julio de 2013, 7 de octubre de 2013 y el 5 de diciembre de 2013.

Se realizó campaña a través del protector de pantalla la semana del 04 al 09 de marzo “Uso

de Lync”

Se realizó campaña a través del protector de pantalla la semana del 13 al 18 de mayo

“Apagar el Computador”

Se realizó campaña a través del protector de pantalla la semana del 22 al 27 de julio

“Políticas del Manual del Sistema de Gestión de Seguridad”

Se realizó la Semana de la Seguridad los días 15, 16 y 18 de Octubre en dos jornadas

diarias.

Se realizó campaña a través del protector de pantalla, de la semana del 28 de octubre al 01

de noviembre en el tema de “Ingeniería Social”.

Se realizó campaña a través del protector de pantalla la semana del 14 al 19 octubre

“Políticas del Manual del Sistema de Gestión de Seguridad”

Capacitación Clasificación de la información durante los meses de noviembre y diciembre

Capacitación sobre desarrollo seguro y pruebas de vulnerabilidad para el personal del Área

de Información y Sistemas y la Secretaria de Seguridad en noviembre y diciembre

Charla sobre Desarrollo Seguro para el personal del Área de Información y Sistemas

Durante la vigencia 2013, se adelantaron las siguientes mejoras a la plataforma Altiris y a la línea

3999, dispuestas para dar atención inmediata a las necesidades de soporte técnico al interior de la

Entidad:

1. Se desarrolló el Sistema para solicitud de requerimientos que incluye: • Reserva de salones


http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/Informes-gestion.aspx

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/informes-al-congreso.aspx

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/entidades-de-control.aspx

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• Carpetas compartidas

• Backup

• Correo Masivo

• Configuración de correo en dispositivos móviles

• Videoconferencia

• Publicaciones web

• Otros

2. Se desarrolló una nueva versión del Sistema de incidentes basado en el Catálogo de Servicios del Área de Información y Sistemas. • Internet

• Intranet

• Correo electrónico

• Sistemas de información

• Hominis

• Sigob

• Aladino

• Dalet

• Otros

3. Se efectuó una Recategorización de las solicitudes de incidentes a requerimientos y

viceversa.

4. Se diseñaron interfaces dinámicas e intuitivas para los usuarios solicitantes de los servicios

de Tecnología de la Información.

5. Se mejoró el seguimiento al proceso y tareas asignadas, debido a la actualización de la

interfaz de las solicitudes para que los usuarios finales, solicitantes y personal que gestiona

las solicitudes de Tecnología de la Información, puedan ver de mejor manera el estado de

las mismas.

6. Se mejoró el rendimiento del servidor donde se encuentra instalada la plataforma ALTIRIS,

mejorando así el desempeño diario para usuarios finales, solicitantes, mesa de ayuda y

especialistas de Tecnologías de la Información.

7. Se generaron nuevos reportes que permiten tener mejor administración a los procesos de

Tecnología de la Información.


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2.3 Componente Comunicación Pública

2.3.1 Comunicación Organizacional

2.3.2 Comunicación Informativa

2.3.3 Medios de Comunicación

En relación a este componente y a estos elementos, y tal como se ha presentado a lo largo del

presente informe, la aplicabilidad de estos ha permitido a la Entidad y a los grupos de interés

internos y externos una relación de comunicación que facilita el cumplimiento de los objetivos,

involucrando los diferentes niveles y procesos de la misma.

Así mismo, se ha generado transparencia en las decisiones de la gestión institucional, destacando

las temáticas como la Participación Ciudadana y la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, que para

la vigencia 2013 contó con las siguientes estrategias:

1. Implementación de iniciativas de rendición de cuentas atendiendo lo establecido en el

CONPES 3654 - (P. Anticorrupción).

A través de los siguientes Programas Presidenciales y Altas Consejerías, se desarrollaron

actividades asociadas a los componentes del CONPES 3654 (información y dialogo) de la siguiente

manera:

-Colombia Joven

El día 23 de julio de 2013, realizó un evento para vincular a los jóvenes a la celebración de la

semana nacional de las juventudes en todo el país denominado "Los Jóvenes preguntan" y tuvo la

participación del Director del Programa y el Vicepresidente de la Republica. Link del video

¿Conoces los espacios de participación para jóvenes que otorga el gobierno?

http://www.youtube.com/watch?v=kJ3JCt7bt90&feature=c4-

overview&list=UUSbAZE9cBjI_3_y2bHwSFEQ

Así mismo, se llevó a cabo la Primera Semana Nacional de la Juventud en Bogotá, Leticia, San

Andrés, Neiva y Puerto Colombia para los días 12 y 17 de Agosto de 2013.

-Afros

Con el fin de acercar la oferta de las entidades del gobierno hasta las comunidades afro

colombianas en diferentes regiones del país, durante el primer semestre del año 2013, el Programa

Presidencial Afrocolombiana, Negra, Palenquera y Raizal ha liderado la realización de dos (2)

diálogos de oferta institucional; en ese sentido se desarrollaron diálogos en el Municipio de

Apartadó, dirigido a las comunidades afros de los municipios ubicados en el Urabá Antioqueño, esta


http://www.youtube.com/watch?v=kJ3JCt7bt90&feature=c4-overview&list=UUSbAZE9cBjI_3_y2bHwSFEQ

http://www.youtube.com/watch?v=kJ3JCt7bt90&feature=c4-overview&list=UUSbAZE9cBjI_3_y2bHwSFEQ

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actividad se llevó a cabo el 20 de abril de 2013, donde se presentó la oferta del Gobierno a 117

personas entre los que se encontraron dirigentes políticos, presidentes de juntas de acción

comunal, consejos comunitarios de comunidades negras y organizaciones de base. El segundo

diálogo de oferta institucional, tuvo lugar en el municipio de Tumaco Departamento de Nariño.

Del 12 al 18 de septiembre se llevó a cabo la tercera cumbre Mundial de Alcaldes y Mandatarios

Afrodescendientes en Cali y Cartagena.

-Equidad de la Mujer

Dentro del primer componente del CONPES 3654, la Presidencia de la República a través de la Alta

Consejería de Equidad de la Mujer ha generado información de impacto relacionada con la Política

Pública de Equidad de Género: Esta información puede ser consultada en el siguiente link:

http://www.urnadecristal.gov.co/gestion-gobierno/politica-publica-de-equidad-de-genero

A través de la Urna de Cristal se publicó una columna titulada "Te contamos más sobre la política

pública de equidad de género”(http://www.urnadecristal.gov.co/gestion-gobierno/politica-publica-de-

equidad-de-genero el 25 de noviembre fue lanzada la línea 155 (Línea de orientación a mujeres

víctimas de la violencia) (http://www.equidadmujer.gov.co/Noticias/2012/Paginas/131125-Linea-155-

una-llamada-puede-marcar-la-diferencia.aspx)

-PP Derechos Humanos

Se llevó a cabo un taller de Prevención de Reclutamiento, Utilización y Violencia Sexual contra

Niños, Niñas y Adolescentes por Grupos Armados Organizados al Margen de la Ley y Grupos de

Delincuencia Organizada en las instituciones educativas de Ibagué. Así mismo, se desarrolló en

septiembre un taller en Chaparral y Rio blanco, para la identificación de estrategias comunitarias

para la prevención del reclutamiento y utilización de niños, niñas y adolescentes; se realizó la

Conferencia Internacional de Prevención del reclutamiento "Retos para la protección de la niñez en

un contexto cambiante"; entre otras actividades relacionadas con la prevención del reclutamiento.

Se llevó a cabo un foro los días del 28 al 31 Agosto de 2013, cuya finalidad era fomentar un diálogo

constructivo relacionado con los instrumentos internacionales de Naciones Unidas en materia de

Empresa y Derechos Humanos.

-Oficina del Alto Comisionado para la Paz

A través de la página www.mesadeconversaciones.com.co al 9 de octubre se recibieron 5262

propuestas relacionadas con el proceso de paz.

2.Coordinar la preparación y ejecución de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

del DAPRE 2013 (P. Anticorrupción)





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La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas fue llevada a cabo en la fecha y lugar programado:

12 de diciembre de 2013 - Hotel Crowne Plaza - Tequendama. Se contó con la asistencia de más

de 100 personas (funcionarios DAPRE, Servidores Públicos de otras Entidades y ciudadanía).

El video de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas fue publicado en la página web de la

Presidencia de la República en el link: http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/rendicion-de-

cuentas-2013.aspx

Posteriormente, la Oficina de Control Interno realizó una encuesta cuya finalidad es conocer la

percepción de los asistentes como las observaciones y sugerencias que se tendrán en cuenta para

la rendición de cuentas de 2014. Las conclusiones de la encuesta se ven reflejados en el

"INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS 2013" formulado por la Oficina de Control Interno.

Dificultades


institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento de ser detectadas

las dificultades, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia, eficacia y

oportunidad.

3 Subsistema de Control de Evaluación

Vigencia 2013

3.1 Componente Autoevaluación

3.1.1 Autoevaluación del Control

La Entidad en la Autoevaluación del Control, caracterizó el Proceso de Evaluación, Control y

mejoramiento con el fin de Promover el Mejoramiento Continuo del Sistema Integrado de Gestión de

la Presidencia de la República, a través del establecimiento de escenarios de Autocontrol y

Autoevaluación.

Teniendo en cuenta que en la Autoevaluación del Control, se debe verificar la existencia de cada

uno de los elementos de control, se aplicó en el mes de Diciembre de 2013 la Encuesta de


http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/rendicion-de-cuentas-2013.aspx

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/rendicion-de-cuentas-2013.aspx

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Evaluación al Sistema Integrado de Gestión SIGEPRE, con el fin de conocer la percepción sobre los

subsistemas, componentes y cada uno de los elementos así como evaluar su efectividad en las

dependencias y/o procesos de la Entidad, se determinó realizar y enviar la encuesta a contratistas y

funcionarios del DAPRE contando con la participación de 319 encuestados entre contratistas y

funcionarios. Esta muestra es válida y totalmente representativa para analizar todo el Sistema.

TAMAÑO DE LA MUESTRA MUESTRA QUE RESPONDIO

%

DE LA MUESTRA

2.0

10

CONTRATISTAS 354 43 12%

PLANTA 153 59 39%

TOTAL 508 102 20%

2.0

11


PLANTA 515 143 28%

TOTAL 834 234 28%

2.0

12


PLANTA 593

TOTAL 655 159 24%

2.0

13


PLANTA 853

TOTAL 967 319 33%

Fuente: Informe ANÁLISIS A LA ENCUESTA SISTEMA DE GESTION DE CONTROL INTERNO 2.010, 2.011, 2.012 Y 2.013

Como se observa en la matriz anterior, en el año 2010 y 2013 existe una muestra del 20% y 33%

respectivamente, obteniendo un crecimiento del 13% en el cuatrienio; en el que se evidencia los

avances en gestión adelantado por todos los contratistas y funcionarios que laboran en la entidad.


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Como se observa en la ilustración anterior, en el año 2010 se inició con la evaluación del Sistema y

ha tenido un comportamiento creciente año tras año hasta la vigencia 2013, en la que se obtuvo una

calificación de 4.22 alcanzando por segunda vez consecutiva el criterio de ADECUADO. Con este

resultado se evidencia que el Sistema está implementado, se mantiene y debe mejorar

continuamente, para alcanzar la calificación máxima de 5.

A continuación se presentan los resultados por elementos del Sistema y se observa que solo 2

elementos obtuvieron una calificación inferior a 4, que si bien reportan un criterio satisfactorio, son

de análisis para la toma de decisiones y definición de acciones que permitan garantizar el

mejoramiento continuo del SIGEPRE.

Fuente: Informe ANÁLISIS A LA ENCUESTA SISTEMA DE GESTION DE CONTROL INTERNO 2.010, 2.011, 2.012 Y 2.013

SISTEMA SUB-SISTEMA COMPONENTE ELEMENTO 2.010 2.011 2.012 2.013

3,82 3,91 4,11 4,22

3,74 3,89 4,03 4,1

3,73 3,9 4,01 4,07

3,53 3,8 3,85 3,98

3,85 3,89 4,12 4,05

3,93 4 4,07 4,16

3,85 4,03 4,13 4,18

3,9 4,2 4,23 4,28

3,88 4,06 4,15 4,12

3,77 3,83 3,99 4,13

3,62 3,75 3,96 4,06

0 3,79 3,96 4,1

3,76 3,81 4,07 4,14

3,64 3,76 4,03 4,02

3,53 3,7 3,84 4

3,58 3,73 4 4,06

2. CONTROL DE GESTIÓN 3,86 3,87 4,01 4,16

3,89 3,92 4,2 4,27

3,87 3,86 4,37 4,35

3,99 3,99 4,25 4,31

3,82 3,85 4,13 4,16

3,87 3,9 4,13 4,27

3,83 4,02 4,12 4,25

3,9 3,89 3,93 4,11

3,74 3,76 3,8 4,08

3,95 3,84 3,87 4

4,02 4,07 4,11 4,27

3,78 3,8 3,89 4,1

3,63 3,68 3,8 4,15

3,7 3,73 3,87 3,95

4,01 3,98 3,99 4,2

3,91 3,97 4,3 4,39

3,89 3,93 4,3 4,38

3,81 3,89 4,33 4,42

3,95 3,98 4,27 4,33

0 4 4,3 4,42

0 3,84 4,21 4,38

0 4,16 4,39 4,46

3,93 3,99 4,29 4,36

3,91 3,97 4,29 4,35

3,91 3,97 4,32 4,38

3,98 4,02 4,26 4,35

3.3.2. PROCESOS

3.3.3. INDIVIDUAL

3.2. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

3.2.1. EVALUACÓN INDEPENDIENTE

3.2.2. AUDITORÍA INTERNA

3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO

3.3.1. INSTITUCIONAL

3. CONTROL DE EVALUACIÓN

3.1. AUTO-EVALUACIÓN

3.1.1. AUTO-EVALUACIÓN DEL CONTROL

3.1.2. AUTO-EVALUACIÓN DEL GESTIÓN

2.2.2. INFORMACIÓN SECUNDARIA

2.2.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2.3.1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

2.3.2. COMUNICACIÓN INFORMATIVA

2.3.3. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

1. CONTROL ESTRATÉGICO

1.3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.1. AMBIENTE DE CONTROL

2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL

1.3.3. ANALISIS DE RIESGOS

1.3.4. VALORACIÓN DE RIESGOS

1.3.5. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

2.2. INFORMACIÓN

2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA

2.1.5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2.1.4. INDICADORES

2.1.3. CONTROLES

2.2.1. INFORMACIÓN PRIMARIA

2.1.2. PROCEDIMIENTOS

2.1.1. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1.1.3. ESTILO DE DIRECCIÓN

RESULTADO ENCUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - CUATRIENIO

1.1.2. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

1.1.1. ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS

1.2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1.2.2. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

1.2.1. PLANES Y PROGRAMAS

1.3.1. CONTEXTO ESTRATÉGICO

1.3.2. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS


DOCUMENTO PÚBLICO


3.1.2 Autoevaluación de Gestión

Teniendo en cuenta que la Autoevaluación de Gestión, realiza el seguimiento y control a su gestión

particular, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y

adoptados tanto en planes como en los procesos y procedimientos. Para la vigencia 2013, se

programaron y realizaron un total de 65 subcomités de Control Interno, en los cuales la Oficina de

Control Interno participó como invitada con voz pero sin voto, cuyo fin último es la asesoría y

acompañamiento en el cumplimiento de la gestión de las dependencias y/o procesos de la Entidad

como lo establece la Resolución 4478 del 20 de diciembre de 2012.

En el mismo sentido se desarrollaron: La Revisión por la Alta Dirección, los Comités Directivos de

Seguimiento, los Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo así como los Comités de

Coordinación del Sistema de Control Interno, en los cuales se obtuvo una visión clara e integral del

comportamiento en conjunto de los indicadores de gestión de los procesos, planes operativos, de

compras, proyectos de inversión, la obtención de sus metas y de los resultados previstos así como

la identificación de desviaciones sobre las cuales se tomaron los correctivos necesarios para

garantizar el cumplimiento de los objetivos. En relación al Comité de Coordinación de Control

Interno, se pueden consultar las presentaciones en la página web de la Entidad, en el link:

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/oci/Paginas/InformesComite.aspx.

Es importante resaltar que la Oficina de Control Interno lidera la estrategia Mesa de red de

hablantes, que para la vigencia 2013 permitió encontrar soluciones efectivas, alcanzar los

resultados planificados y fortalecer la interacción entre los procesos de la Entidad, en los siguientes

casos:

Mesa Red de Hablantes Alta Consejería para Programas Especiales – el tratamiento de las PSQR en las redes sociales del DAPRE.

Mesa Red de Hablantes Proceso Gestión Financiera - Supervisores de Contratos del DAPRE

Mesa Red de Hablantes Proceso Gestión Documental - Plan de Mejoramiento GD Mesa Red de Hablantes Casa Militar – Talento Humano: detectar los posibles

inconvenientes en el tema de los viáticos al exterior y al interior de las comisiones del Señor Presidente de la República.

3.2 Componente Evaluación Independiente

3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno 3.2.2 Auditoría Interna


http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/oci/Paginas/InformesComite.aspx

DOCUMENTO PÚBLICO


La Oficina de Control Interno, como responsable de la evaluación independiente del Sistema

Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, elaboró en el mes de enero de 2013 el

Programa Anual de Auditorías, el cual fue aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema

de Control Interno el 20 de febrero de 2013. Este programa se divide en dos 1. Auditorias Integrales

y 2. Auditorías Internas de Calidad.

Auditorias Integrales cuyo objetivo es evaluar la gestión integral de los procesos con el fin de

contribuir a la mejora continua del SIGEPRE.

A continuación se muestra la relación de las 15 Auditorias Integrales practicadas durante la

vigencia 2013:

Las (15) Auditorias Integrales se realizaron en el 100% de conformidad con lo programado y con el


DOCUMENTO PÚBLICO


Procedimiento de Auditorías Internas (P-EM-01) y el Manual de Auditorías Internas (M-DE-01), los

registros y evidencias de las Auditorias se pueden consultar en el Aplicativo SIGEPRE – Modulo

Planes – POP-2013-Oficina de Control Interno en la Actividad Ejecución del Programa Anual de

Auditorias tanto primer como segundo semestre.

Frente a lo anterior, la Oficina de Control Interno conceptuó que El Departamento Administrativo de

la Presidencia de la República, a través del SIGEPRE ha armonizado, mantenido y mejorado su

sistema control Interno, el cual se encuentra en el nivel adecuado con una calificación promedio de

4.22, que ha permitido desarrollar y mantener los componentes y elementos que hacen parte del

sistema, sin embargo se requiere fortalecer algunos elementos como:

Control Estratégico - Ambiente de Control: Elementos de Acuerdos y Compromisos

Éticos, Desarrollo del Talento Humano.

Administración de Riesgos Elementos Análisis de Riesgos, Valoración de Riesgos y

Políticas de Administración de Riesgos.

Control de Gestión – Información: elementos Información Primaria y Secundaria;

Componente Comunicación Pública: Comunicación Informativa.

Auditoria Interna de Calidad cuyo objetivo es Evaluar la gestión de los procesos así como el

cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fin de

contribuir a la Mejora Continua del SIGEPRE.

A continuación se presenta el reporte de la ejecución del Programa de Auditorías Internas al

SIGEPRE, con nivel de cumplimiento del 100%, así:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Modulo Planes - Informe de Avance Efectivity Progess Plan


DOCUMENTO PÚBLICO


Se efectuaron un total de 31 Auditorías a todos los procesos que conforman el Sistema Integrado de

Gestión de la Presidencia, se produjeron 33 Informes de Auditoria y un total de 33 Aspectos No

Conformes: 15 No Conformidades Reales y 18 No Conformidades Potenciales.

De lo anterior, se remitió el Informe de Conclusiones Generales al Proceso de Direccionamiento

Estratégico como insumo para la revisión que efectuó la Alta Dirección, en la cual se concluye que

“Ejecutado el Ciclo de Auditorías Internas al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la

República - SIGEPRE -, se pudo determinar que el SIGEPRE está conforme con las disposiciones

planificadas, con los requisitos técnicos y con los establecidos por la Entidad a través de su Sistema

de Gestión y se observa el compromiso por parte de la Alta Dirección en mantener y mejorar el

SIGEPRE. Por lo anterior, La Oficina de Control Interno determina que el mantenimiento del

Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE, se viene realizando en

forma eficiente, eficaz y efectivo (…)”.

3.3 Componentes Planes de Mejoramiento

La Oficina de Control Interno realiza seguimiento permanente a los Planes de Mejoramiento,

efectúa reportes semanales los cuales se remiten vía correo electrónico a los responsables de los

procesos para que se tomen las acciones pertinentes. Así mismo, se presenta un reporte

consolidado del estado de las mejoras al Comité Directivo Semanal. Los reportes se realizan con

base en la información del Aplicativo SIGEPRE - Módulo de Mejoras.

Cabe resaltar que en el aplicativo SIGEPRE - Módulo Mejoras, se controla la información relativa a

los Planes de mejoramiento de los procesos de la Entidad y todas las mejoras relacionadas

cumplen con el flujo establecido y con las actividades dispuestas para su validación y aprobación,

como se establece en el Procedimiento (P-EM-06) Formulación, seguimiento y evaluación de planes

de mejoramiento y la Guía (G-EM-01) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de


DOCUMENTO PÚBLICO


mejoramiento.

3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional

ICONTEC

En relación a la Auditoría Externa de Calidad efectuada por el ICONTEC en el 2012, se suscribió

plan de mejoramiento para las (4) No Conformidades menores de las cuales tres: NCR-0195, NCR-

0196 y NCR-0198 se les evaluó la eficacia en el Ciclo de Auditoría, determinando que es importante

que la administración determine acciones que permitan eliminar las causas generadoras de los

aspectos no conformes, y en especial atención a la Mejora NCR-0229 denominada "AU-Mejora

integral Peticiones, Quejas y Reclamos", la cual se encuentra en ejecución y se reformuló para

atender el hallazgo NCR-0068 del 2011, que se mantuvo abierto por la auditoría externa del

ICONTEC 2012 con código NCR-0195.

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – modulo Mejoras

Así mismo, se pudo determinar la eficacia de las Mejoras NCR-0196 y NCR-0198 relacionadas con

las auditorias 2012 del ICONTEC. En relación a la Mejora NCR-0194 Hallazgo Infraestructura

ICONTEC 2012 se encuentra en ejecución y seguimiento hasta el 30 de junio de 2014.

Como resultado de la Auditoria del ICONTEC en el mes de Noviembre de 2013, se detectaron las

siguientes dos No Conformidades menores:

1. No se determinan acciones preventivas ante problemas potenciales Evidencia En el año 2013 Aunque

se identifican acciones preventivas estas no se documentan en el formato oficialmente

definido(SIGEPPRE) en los procesos de apoyo logístico, Prensa y Comunicaciones, Desarrollo

integral de la población Afro, Programa Colombia Joven y Programa Presidencial de Indígenas.


DOCUMENTO PÚBLICO


2. No se documenta el producto no conforme tal como lo establece el procedimiento P-AU-01V4

Evidencia En los procesos: de prensa y Comunicación, Desarrollo integral de la población Afro, ,

Programa Colombia Joven, Programa Presidencial de Indígenas

Para atender lo anterior, se formularon las dos MEJORAS NCR-0292 de la No Conformidad 1; y la

NCR-0293 de la No Conformidad 2.

En conclusión, la vigencia 2013 cerró con tres mejoras en ejecución y seguimiento, cuya fuente es

Auditoria externa del ICONTEC. En la actualidad, la Oficina de Control Interno realiza permanente

seguimiento al cumplimiento de las acciones y metas formuladas en los planes con los procesos y/o

dependencias responsables.

Contaduría General de la Nación

Se resalta y observa el comportamiento en la calificación del Control Interno Contable de la

Entidad, manteniéndose en 4.9 por cuatro años consecutivos, teniendo en cuenta que la máxima

calificación es 5:


DOCUMENTO PÚBLICO


Contraloría General de la República

Se resalta el avance en la Política “Cero Hallazgos”, como se observa a continuación:

En la ilustración anterior, se observan los resultados alcanzados en la calificación de los

componentes, obtenidos de la evaluación del Control de Gestión y Resultados, razón por la cual la

Contraloría General de la República, fenece la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal

correspondiente a 2011 y 2012.

El Plan de mejoramiento de la vigencia 2012 contiene cuatro (4) hallazgos, a las cuales, el

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República concertó por intermedio de las

dependencias comprometidas, treinta y cinco (35) actividades, tendientes a eliminar las mismas.

Con corte al 31 de diciembre de 2013, el plan se encuentra a la fecha en un nivel de avance del

84.10% faltando por desarrollar un 15.9%, es de anotar que el cumplimiento es al 100%.


DOCUMENTO PÚBLICO


El Plan de mejoramiento de la vigencia 2011. El Plan de Mejoramiento que se concertó entre el

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y la Contraloría General de la

República para la vigencia 2011, con corte a diciembre 31 de 2013 presenta resultados

satisfactorios en el cumplimiento de los compromisos establecidos al 100% y un nivel de avance de

100%.

El Plan de mejoramiento de la vigencia 2010. NCR-0024. El plan de mejoramiento suscrito con la

Contraloría General de la República vigencia 2010, fue verificado y aprobado por la comisión

Auditora en la vigencia 2013. A diciembre de 2013 el plan total presenta un cumplimiento del

97.62%, lo cual de acuerdo a lo establecido por el Ente externo es satisfactorio, sin embargo por

parte de la Oficina de Control Interno se continua realizando el seguimiento trimestral.


DOCUMENTO PÚBLICO


3.3.2 Planes de Mejoramiento por Procesos

La Oficina de Control Interno presentó el informe de Planes de mejoramientos donde se evalúa la

eficacia de las acciones implementadas, como resultado de este informe a continuación se presenta

el siguiente resumen:

De acuerdo al cuadro anterior, existe un total de 518 mejoras de las cuales se encuentran en

desarrollo 107, así: 22 por No Conformidad Potencial - NCP, 59 por No Conformidad Real - NCR y

26 por Oportunidad de Mejora - OM. Cabe resaltar que las 324 mejoras en la etapa de evaluación

por parte de la Oficina de Control Interno, se evaluaron con los siguientes resultados:

En conclusión al comparar los años 2012 y 2013 se encontró que si bien durante la vigencia 2012

se finalizaron más planes de mejoramiento que en la vigencia siguiente, al hacer la comparación

MEJORAS 2012 2013Finalizados 128 100

Eficaces 104 89

No Eficaces 24 11

% de No eficacia 19% 11%


DOCUMENTO PÚBLICO


porcentual de las mismas en el año 2013 se obtuvo un 8% más de Eficacia de los planes de

mejoramientos evaluados al pasar del 81% al 89% en la Eficacia de estos. Así mismo, la No

Eficacia de los planes disminuyó en el mismo porcentaje al pasar del 19% al 11%.

Con respecto a los planes de mejoramiento del Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento

estos serán evaluados su eficacia en las auditorías de calidad que se realicen en la vigencia 2014,

igualmente los planes de mejoramientos cerrados y reformulados de los Proceso de Gestión

Administrativa y Documental con posterioridad a la auditoría realizada serán evaluados su eficacia

una vez se finalicen.

Pr último, los planes de mejoramientos finalizados en diciembres de 2013 también serán evaluados

en las auditorias programadas para el 2014.

3.3.3 Planes de Mejoramiento Individual

Durante la vigencia 2013, no se suscribieron Planes de Mejoramiento Individuales, toda vez que

estos se formulan para aquellos funcionarios que pertenecen a la Carrera Administrativa y se

realizan como resultado de las Evaluaciones del Desempeño y los resultados de los Acuerdos de

Gestión. Sin embargo, es de informar que los Acuerdos de Gestión suscritos por los funcionarios del

Nivel Directivo en el mes de febrero de 2013, son de evaluación anual.

De igual forma sucedió con los Funcionarios de los niveles, asesor, profesional y asistencial,

quienes suscribieron en el mes de febrero de 2013 los acuerdos laborales y comportamentales, de

los cuales se efectuó una primera evaluación en el mes de agosto de 2013, pero la suscripción de

los planes de mejoramiento se realiza de acuerdo al análisis efectuado anualmente, es decir para

febrero 2014.

Dificultades


institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento de ser detectadas

las dificultades, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia, eficacia y

oportunidad.


DOCUMENTO PÚBLICO


Estado General del Sistema de Control Interno

El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE ha logrado un

establecimiento y mantenimiento, lo cual ha permitido realizar el mejoramiento continuo a los

procesos, mediante el ajuste a las caracterizaciones, la definición y aplicabilidad de controles y de

las mejoras resultantes de los procesos de auditoría practicados tanto internamente como de parte

de entes externos. Así como la definición de mejoras por autocontrol, tomando medidas más

preventivas para garantizar el logro de los resultados.

Recomendaciones

La Oficina de Control Interno considera que es importante que la administración continúe

desarrollando el acompañamiento, seguimiento y las acciones que contribuyen a lograr un sistema

de gestión que opere con calidad y con niveles altos de satisfacción de los clientes por los servicios

prestados, al igual que un sistema propositivo que impulsa la mejora continua.


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