Administración de la Información IIIEddy Pérez.

Lapso 2014-2

El enfoque basado en Procesos

Conceptos básicos de Procesos

Componentes de un Proceso

Estructura de Procesos

Medidas y Control de Procesos Modelo ITOCO

Modelo RACI

Alcance

Procesos

¿Qué es es un Proceso?

Un proceso puede definirse como “un conjunto de actividades ytareas interrelacionadas o que interactúan, las cuales transformanelementos de entrada en resultados o productos”

ActividadesElementos de Entrada

Resultado

Métodos de ControlRequisitos Especificados

(Incluye Recursos)Requisitos Satisfechos

(Resultado de un Proceso)

Seguimiento y Medición

Eficacia del Proceso = Capacidad para alcanzar los resultados deseados

Eficiencia del Proceso= Resultados logrados vs recursos

utilizados

Procesos

TareasSon las acciones que se realizan (Acción concreta que se realiza)

ActividadesAgrupación de tareas que persiguen un mismo fin

Elementos de Entradas Otro proceso anterior y / o requisitos / necesidades / expectativas del cliente. La entrada está relacionada con los recursos que se utilizan en el Proceso,

RecursosRecursos técnicos y humanos tanto internos como externos

ControlesControles que son necesarios someter a las tareas y / o actividades para garantizar la satisfacción del cliente.

ResultadoOtro proceso posterior y / o satisfacción del cliente y feedback del proceso.

Actividades , Tareas, Elementos de entrada, Recursos, Controles y Resultados

Estructura de Procesos

Las actividades no se organizan en procesos siguiendo la división en departamentos (Estructura Organizativa)

Una estructura de Procesos combina actividades de distintos elementos organizativos para formar un proceso

Gerencia de TI

Desarrollo de Software

Proyectos Mantenimiento

Infraestructura

Automatización Redes y Telco

Soporte y HelpDesk

Salida

Entrada

Estructura de Procesos

Si la estructura de Procesos está descrita con claridad, tiene que indicar lo siguiente:

Que es lo que hay que hacer

Cuales son las entradas y los resultados esperados

Como medir si los procesos ofrecen los resultados esperados

Como afectan los resultados de un proceso a los otros procesos

Medidas y Control de Procesos

Los procesos están formados por dos tipos de actividades:

Actividades que contribuyen a la consecución de metas Actividades operativas que se ocupan de la respuesta

Actividades asociadas con la gestión de metas Actividades de control

Las actividades de control garantizan que las actividades operativas (el flujo de trabajo) se realizan en el momento previsto y en el orden

correcto

Medidas y Control de ProcesosModelo ITOCO

Entrada Respuesta Salida Resultado

Control

Eficiencia Eficacia

Normas y Políticas

Requisitos

La entrada está relacionada con los recursos que se utilizan en el proceso. La salida describe los resultados inmediatos del proceso. El resultado indica los resultados a largo plazo del proceso. Las actividades de control permiten asociar la entrada y la salida de cada uno de los procesos con políticas y normas, con el fin de ofrecer información sobre los resultados que se van a obtener de los procesos.

El control regula la entrada y la respuesta en caso de que los parámetros de respuesta o salida no cumplan las normas o políticas mencionadas.

Si la salida de un proceso satisface los requisitos establecidos, se dice que el proceso es eficaz

Si las actividades del proceso, además, se realizan con le mínimo costo y esfuerzo, se dice que el proceso es eficiente

Medidas y Control de ProcesosSecuencia de Procesos

Proceso A Proceso B Proceso C

Proceso D

Elementos de Entrada de A

Entradas a B

Resultados de A

Resultados de otros Procesos

Resultados de otros Procesos

Entradas a C

Resultados de B Resultados de C

Resultados de D

Entradas a D

Ejemplo de una Secuencia de Procesos

Roles para la Gestión de ProcesosModelo RACI

Un modelo útil para la asignación de responsabilidades en la ejecución de tareas o actividades asignados a un proyecto es el llamado modelo RACI (también llamado matriz de asignación de responsabilidades) que es el acrónimo de:

• Responsible (Encargado): es la persona encargada de hacer la tarea en cuestión.• Accountable (Responsable): es el único responsable de la correcta ejecución de la tarea.• Consulted (Consultado): las personas que deben ser consultadas para la realización de la tarea.• Informed (Informado): Las personas que deben ser informadas sobre el progreso de ejecución de

la tarea.

Roles para la Gestión de ProcesosModelo RACI - Variación

Existen variaciones menores de este modelo que incluyen nuevos roles.

Por ejemplo en RASCI se incluye: Support (Soporte): que se corresponde con las personas encargadas

de facilitar el soporte necesario para la realización de la tarea.

Y el RACI-VS que introduce los roles de: Verify (Vericador): encargado de supervisar la tarea y su adecuación

a los estándares preestablecidos.

Sign (Signatario o firmante): encargado de dar la aprobación.

Implementación

Identificación de los procesos de la Organización

Enfoque Basado en Procesos

Implementación

Identificación de los procesos de la Organización

Enfoque Basado en Procesos

Implementación

Identificación de los procesos de la Organización

Enfoque Basado en Procesos

Implementación

Planificación de un Proceso

Enfoque Basado en Procesos

Implementación

Planificación de un Proceso

Enfoque Basado en Procesos

Implementación

Planificación de un Proceso

Enfoque Basado en Procesos