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Código: MACROPROCESOGESTIÓN CORPORATIVA PROCESO GESTIÓN CORPORATIVA INSTITUCIONAL Instrucciones para el Procedimiento Administrativo Sancionatorio en materia Versió Vigencia desde: XXX de mayo de 2018 Control de cambios Versió n 1 Fecha Descripción de la modificación 1 XXX de mayo de 2018 Primera versión del documento, vincula el procedimiento para la adquisición y administración de bienes y servicios GCO-GCI-P001, e incorpora sus respectivos formatos. Método de elaboración Revis a Aprueb a El documento es elabora teniendo como base artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción, profesionales de la subsecretaria de gestión institucional realizan cambios en el documento y pasan a revisión de la Dirección de Contratación, con este visto bueno se realiza la revisión por parte de la OAP, surtidas estas etapas se publica la versión del documento. Carmen Yolanda Villabona Directora de Contratación Edwin Rendón Profesional de revisión por normalización de la OAP Lúbar Andrés Chaparro Cabra Líder Macroproceso Gestión Corporativa
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Código: xxxxxxMACROPROCESOGESTIÓN CORPORATIVAPROCESO GESTIÓN CORPORATIVA
INSTITUCIONALInstrucciones para el Procedimiento
Administrativo Sancionatorio en materia contractual
Versión: 1
Vigencia desde:XXX de mayo de 2018
Control de cambios
Versión 1 Fecha Descripción de la modificación
1 XXX de mayo de 2018
Primera versión del documento, vincula el procedimiento para la adquisición y administración de bienes y servicios GCO-GCI-P001, eincorpora sus respectivos formatos.
Método de elaboración Revisa Aprueba
El documento es elabora teniendo como base artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción, profesionales de la subsecretaria de gestión institucional realizan cambios en el documento y pasan a revisión de la Dirección de Contratación, con este visto bueno se realiza la revisión por parte de la OAP, surtidas estas etapas se publica la versión del documento.
Carmen Yolanda VillabonaDirectora de Contratación
Edwin Rendón Profesional de revisión por normalización de la OAP
Lúbar Andrés Chaparro Cabra Líder Macroproceso Gestión Corporativa
1 Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local”
Página 1 de 7 Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local”
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1. INFORMACIÓN GENERALPropósito de las Instrucciones:Establecer las actividades y responsables que se deben seguir para la realización de los procesos administrativos sancionatorios en materia contractual en la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local y Alcaldías Locales, en cumplimiento de la normatividad vigente en materia de contratación estatal.
Responsable:
Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local-Director (a) de Contratación.Alcaldesa o Alcalde Local – Grupo de Gestión Administrativo y Financiero.
2. INSTRUCCIONES:
Lineamientos de Operación Para el desarrollo de este documento es necesario tener en cuenta los lineamientos establecidos en la
normativa aplicable, y demás normas que lo modifiquen, adicionen y sea concordantes con el propósito del instructivo.
Para el desarrollo del proceso contractual, es necesario hacer uso de las herramientas institucionales, (hardware y software) SIPSE y/o Sistema de Gestión Documental, o los que se encuentren vigentes en la entidad, así como los formatos asociados al proceso de selección en mención
El manejo de la documentación asociada debe realizarse según los lineamientos establecidos por la Subsecretaría de Gestión Institucional – Dirección Administrativa- Dirección de Contratación /Alcaldía Localo área Jurídica para el caso de Alcaldías Locales, con el fin de contar con un único expediente contractual en la Entidad.
Cuando se generen documentos dentro del desarrollo de las actividades del presente instructivo, el responsable en cada caso deberá incluirlos en el expediente del proceso.
La Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local es responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados al proceso sancionatorio, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. Esta publicidad se hará mediante los sistemas o aplicativos establecidos por la Ley (Sistema electrónico para la contratación pública-SECOP).
Cuando se requiera la inclusión de criterios ambientales en los procesos sancionatorios, se debe tener en cuenta la GCO-GCI-IN001 Guía de contratación sostenible.
Toda comunicación oficial y/o documento asociado al presente procedimiento, debe efectuarse a través del aplicativo de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Subsistema de gestión documental.
Para efectos de prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública, deberá darse aplicación a lo prescrito en los artículos 82 a 85 de la ley 1474 de 2011.
Por regla general el procedimiento administrativo sancionatorio se adelanta conforme a las disposiciones de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, salvo que exista norma especial.
La Entidad, en el ejercicio de la facultad sancionatoria debe respetar el debido proceso, garantía constitucional, que constituye derecho fundamental y principio jurídico procesal.
Glosario:1. AUDIENCIA: Instancia de participación para garantizar el debido proceso y el derecho a la defensa del
contratista, en la que se presentarán los hechos u omisiones constitutivos del posible incumplimiento contractual,las normas y/o cláusulas posiblemente violadas con la indicación de sus consecuencias y se dará uso de la palabra
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para que el contratista y la compañía de seguros, si fuere el caso, rindan explicaciones y/o descargos controviertan y
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presenten pruebas.2. CADUCIDAD ADMINISTRATIVA: consiste en la extinción o cesación de los efectos jurídicos del contrato
por decisión unilateral de la administración, mediante acto administrativo motivado, por el grave incumplimiento de las obligaciones del contratista que afecten de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que los incumplimientos pueden conducir a su paralización.
3. CITACIÓN A AUDIENCIA: La Entidad Estatal deberá citar a audiencia en la que se describirán los hechos que llevan a la misma adjuntando informe de interventoría o de supervisión.
4. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: es el acuerdo en virtud del cual las partes de un contrato fijan una suma de dinero o un porcentaje del valor del mismo como estimación anticipada de perjuicios, total o parcial, frente al incumplimiento de las obligaciones por parte de uno de ellos o bien como pena, con independencia de los perjuicios que tal hecho genere. Esta estimación permite evitar dificultades de orden probatorio al momento de determinar la cuantía de los perjuicios que se ocasionen a la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local por el incumplimiento del contrato.
5. MECANISMOS DE COBERTURA DEL RIESGO Es el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de la Alcaldía Local en su favor o a favor de terceros, con el objeto de garantizar, la seriedad del ofrecimiento, el cumplimiento de las obligaciones que surjan del contrato y de su liquidación, la responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la Entidad Contratante por las actuaciones, hechos u omisiones de los contratistas o subcontratistas, o los demás riesgos a que se encuentre expuesta la Entidad Contratante.
6. MULTAS: Sanción que consiste en pagar una cantidad de dinero, impuesta por haber incumplido una o más obligaciones contractuales o retardado su cumplimiento.
7. TERMINACIÓN UNILATERAL: La terminación unilateral, se presenta ante la ocurrencia de las causales establecidas en el Articulo 17 de la ley 80 de 1993, y conlleva la liquidación del contrato.
3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADViene de la actividad 50 “Requerir por presunto incumplimiento, mora o retardo” del procedimiento para laadquisición y administración de bienes y servicios.
1 Supervisor del contrato
Verifica el cumplimiento de las obligaciones pactadas en elcontrato mediante el registro de la ejecución, con los soportes correspondientes. De no evidenciarse el cumplimiento de las obligaciones del contratista, procederá con la remisión de la solicitud a la Dirección de Contratación.
Nota: El inicio de un proceso administrativo sancionatorio, que en materia de contratación se rige por lo dispuesto en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción.
2 Dirección de Contratación
Cita al contratista a audiencia para debatir lo ocurrido mediante memorando.
Nota 1: Nota 2: En la citación se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.Nota 2: En el evento en que la garantía de cumplimiento
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consista en póliza de seguros, el garante será citado de la
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misma manera.
Diligenciar Anexo 2-Citación compañía de seguros, Anexo 3-Citación Audiencia- Contratista y Anexo 7- Comunicado citación a Supervisor.
3 Supervisor
En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión (utilizar Anexo 11- Informe de Supervisión) en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.
4Director(a) de Contratación / Abogado designado/ Supervisor (a) o delegado(a) / Ordenador (a) del Gasto o Alcalde(sa) Local
En desarrollo de la audiencia, el supervisor o su delegado presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.
Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.
Nota 1: En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el ordenador del gasto o Director(a) de contratación podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.
Nota 2: En caso de ser aceptada las pruebas a favor del contratista, se procede a dar por terminado el procedimiento.
Diligenciar en el desarrollo de la audiencia el Anexo 1- Acta de Audiencia.
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Director(a) de Contratación / Abogado designado
Proyecta la resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento.
Nota 1: Contra la decisión así proferida sólo procede elrecurso de reposición que se interpondrá, sustentará y
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decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se
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entenderá notificada en la misma audiencia.
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Director(a) de Contratación / Abogado designado
Una vez se haya ejecutado la resolución mediante la cual la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local impuso la medida sancionatoria, deberá comunicar a la Dirección Administrativa y Financiera, o la que resulte competente, de las resoluciones mediante las cuales se declaró el incumplimiento a cargo del contratista e impuso las sanciones respectivas para adelantar los cobros respectivos.
Nota: Si una vez se hayan efectuado los requerimientos de pago al contratista o de la revisión de los saldos adeudados a estos, se tenga que los mismos no resultan suficientes para cubrir la medida impuesta, deberán adelantarse las respectivas gestiones de orden jurídico o legales, previa remisión al área respectiva para su cobro.
Diligenciar en el desarrollo el Anexo 5-Cobro al contratista, Anexo 4-Cobro a compañía de Seguros, Anexo 8-Comunicado Director financiero, Anexo 9-Comunicado para cobro de remanente y Anexo 10-Declaratoria de Incumplimiento.
7 Director(a) de Contratación / Abogado designado/ Fondos de Desarrollo Local.
Remitir a la Cámara de Comercio en donde se encuentre inscrito el contratista sancionado, de conformidad con lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.1.5.7. del Decreto 1082 de 2015, copia de los actos administrativos en firme, por medio de los cuales impusieron multas y sanciones y de las inhabilidades resultantes de los contratos que hayan suscrito; este procedimiento actualmente se surte en línea, de tal manera que la Dirección de Contratación /Alcaldía Locallo adelantará directamente; y en cuanto a los Fondos de Desarrollo Local, deberán reportarlo a la Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital deGobierno.
8 Director(a) de Contratación / Abogado designado/ Fondos de Desarrollo Local.
Informar a la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con lo establecido en el artículo 31 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 218 del Decreto 019 de 2012.
Diligenciar Anexo 6-Comunicado a la Procuraduría General de la Nación
9 Director(a) de Contratación / Abogado designado/ Fondos de Desarrollo Local.
Una vez surtidas las etapas del Procedimiento Administrativo Sancionatorio en materia contractual se procederá a llevar a cabo la Liquidación del Contrato.
Al respecto, ver Instrucciones para liquidación del contrato.FIN
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4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4.1 Documentos internos
Código Documento
4.2 Normatividad vigente
Norma Año Epígrafe Artículo(s)
Constitución Política 1991 Constitución Política de Colombia. Artículo 29
Ley 80 1993 Estatuto General de la Contratación Pública
Ley 1150 2007
Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones.
Artículo 17
Ley 1474 2011
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública
Artículos 27, 87, 86, 88, 89 y91
Ley 1437 2011
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, salvo que exista norma especial
Todo el articulado
Decreto – Ley 019 2012Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Artículos 218, 220, 221 y224
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Norma Año Epígrafe Artículo(s)
Administración Pública.
Decreto 411 2016Por medio del cual se modifica la estructura organizacional de la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local
Artículo 25
Decreto 1082 2015
Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario delsector administrativo de planeación nacional.
Artículo 2.2.1.1.1.5.7
4.3 Documentos externos
NombreFecha de
publicación o versión
Entidad que lo emite Medio de consulta
4.4 Anexos
Anexo1- Acta de Audiencia2- Citación a Audiencia - compañía de seguro3- Citación a Audiencia – contratista4- Cobro a compañía de Seguros 5- Cobro al contratista6- Comunicado a la Procuraduría General de la Nación 7- Comunicado citación a Supervisor8- Comunicado Director financiero 9- Comunicado para cobro de remanentes 10- Declaratoria de Incumplimiento11- Informe de Supervisión
1
Anexo 1 – Acta de Audiencia
PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO ACTA DE AUDIENCIA
CONTRATO (Tipo de contrato): No. XXX de 201XCONTRATISTA: Persona Natural o Jurídica; Consorcio o
Unión TemporalREPRESENTANTE LEGAL: Si fuere el caso.
Siendo las 8:30 a.m. del día XXXXX (XX) del mes de XXXXX de 201X, en la Sala de Juntas de XXXX (la dependencia), ubicada en el Edificio Bicentenario o Alcaldía local de XX, segundo piso de la Secretaria Distrital de Gobierno, ubicado en la Calle 11 No.8 -17, con fundamento en lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, se da inicio a la Audiencia Publica dentro del Proceso Administrativo Sancionatorio por el presunto Incumplimiento del Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X, cuyo objeto es: “XXXXXXXXXXXXXXX”, con el siguiente:
ORDEN DEL DIA
1. Apertura de la audiencia por parte de la Dirección de Contratación/Alcalde Local.2. Presentación de los asistentes por parte de la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local/Alcaldía Local de XX y Firma de la hoja de asistencia por parte de los presentes y que intervendrán en la Audiencia. (Listado de Asistencia).
3. Presentación del contratista y/o su apoderado.4. Presentación del representante de la Compañía de Seguros XXXXXXXXX.
5. Lectura de los fundamentos fácticos, las normas o cláusulas posiblemente vulneradas.6. Lectura de las consecuencias derivadas del presunto incumplimiento.7. Intervención del contratista o ex contratista o su apoderado para la presentación de descargos.8. Intervención del representante de la compañía de seguros XXXXXXXXXX.9. Planteamientos del Director (a) de Contratación.10. Lectura de la Resolución mediante la que se decide el proceso administrativo sancionatorio.11. Presentación del recurso de reposición por parte del Contratista o Ex Contratista, y el Re- presentante legal de la Aseguradora, si fuere el caso.12. Lectura de la Resolución mediante la cual se resuelve el recurso de reposición y se decide el proceso administrativo sancionatorio.13. Cierre
DESAROLLO DEL ORDEN DEL DIA
2
1. La Dra. XXXXX, Directora de Contratación/Alcalde Local de XX de la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local, actuando con fundamento en el artículo 5 de la Resolución 1089 de 2016, por medio de la cual el Secretario de Gobierno le delegó la competencia para adelantar el trámite previsto en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, relacionado con la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento de los contratos y/o convenios en que es parte la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local y, por ende, quien presidirá esta actuación, da apertura a la audiencia concerniente al Presunto Incumplimiento de las obligaciones del Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X.2. Presentación de los asistentes por parte de la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local y Firma de la hoja de asistencia por parte de los presentes y que intervendrán en la Audiencia. (Listado de Asistencia).
3. Presentación del contratista y/o su apoderado.
4. Presentación del representante de la Compañía de Seguros XXXXXXXXX.
5. Lectura de los fundamentos fácticos, las normas o cláusulas posiblemente vulneradas.
6. Lectura de las consecuencias derivadas del presunto incumplimiento.
7. Intervención del contratista o ex contratista o su apoderado para la presentación de descargos.
8. Intervención del representante de la compañía de seguros XXXXXXXXXX.
9. Planteamientos del Director (a) de Contratación.
10. Lectura de la Resolución mediante la que se decide el proceso administrativo sancionatorio.
11. Presentación del recurso de reposición por parte del Contratista o Ex Contratista, y el Re- presentante legal de la Aseguradora, si fuere el caso.
12. Lectura de la Resolución mediante la cual se resuelve el recurso de reposición y se decide el proceso administrativo sancionatorio.
13. Cierre
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
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GDI - GPD – F032Versión: 02 Vigencia:
13 de febrero de 2018
Anexo 2-Citación a Audiencia - compañía de seguro
Bogotá, D.C.
Doctor (a) XXXXXXXXXXXXXXXXXXRepresentante Legal de XXXXXXXXXXX Compañía de Seguros XXXXXXXXXXXXX DirecciónCiudad
Asunto: Citación audiencia declaratoria de incumplimiento Contrato (Tipo de Contrato) No. de 201x. Póliza No. XXXXXXXXXXXXXXXXX.
Respetado (a) doctor (a):
La Dirección de Contratación /Alcaldía Local de la Secretaria Distrital de Gobierno ha recibido por parte de (Nombre del supervisor o interventor), Supervisor (a) del Contrato No. XXXX de 201X, memorando radicado con el No. XXXXXXXXXXXX del XX de XXX de 201X mediante el cual pone en conocimiento los hechos constitutivos de un posible incumplimiento de obligaciones contractuales y así mismo, fija la tasación de los perjuicios causados a la entidad con ocasión de la inejecución contractual, dentro del contrato del asunto, cuya póliza No. XXXXXXXXXXXXXXXX fue expedida por esa compañía, razón por la cual lo citamos para que comparezca a audiencia, el día XXXX de XXX de 201X, a las 8:30 a.m. en la Dirección de Contratación, ubicada en la Calle 11 No. 8-17 Segundo Piso, y le hacemos extensivos los planteamientos formulados al Contratista o Ex Contratista, sobre el particular.
En relación con la precitada comunicación de la supervisión, nos permitimos destacar los siguientes argumentos:
I. HECHOS
1.1. Aspectos fácticos documentados de la ejecución del contrato
a. El Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de XXXX de 201X, fue suscrito entre la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local y ´XXXXXXXXXXXXXXXXX el día XXXX de XXXX de 201X.
b. El plazo pactado del contrato fue de XXX (XX) MESES contados a partir de la suscripción del acta de inicio entre el supervisor del contrato y el (la) contratista, previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. En todo caso se dispuso que el plazo de ejecución del contrato no podría superar al 31 de diciembre de 201X, de acuerdo con lo establecido en la cláusula XXXX del contrato; así mismo, se estableció en la cláusula XXXXX – Sanción Penal Pecuniaria que el contratista se obliga a pagar el 10% del valor total del contrato, a título de tasación anticipada de perjuicios que ocasione en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento total o parcial de sus obligaciones. El valor correspondiente es la suma de XXXXXXXXXXXXX VALOR EN LETRAS ($ valor en números) M/CTE.
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
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GDI - GPD – F032Versión: 02 Vigencia:
13 de febrero de 2018
c. El acta de inicio para la ejecución del contrato fue suscrita por las partes el día XXX de XXX de 201X, previéndose como fecha de terminación del contrato el día XX de XXXXX de 201X.
d. De acuerdo con los soportes documentales que reposan en el expediente contractual, el Contratista o Ex Contratista presentó informes de ejecución de los periodos comprendidos entre el XXXXX de 201X al XXX de XXXX de 201X, es decir XXXXXX MESES, el cual representa un valor contractual de XXXXXXXXXXXXXXXX VALOR EN LETRAS ($ valor en números) M/CTE.
1.2 Requerimientos realizados al (a) Contratista o Ex contratista
Que en el expediente contractual reposan los informes de actividades correspondientes a los siguientes periodos: XXXXXXXXXXXXXXXXX, acompañados de las certificaciones mensuales, los soportes de pagos de salud y pensión, informes que se encuentran firmados por el supervisor (a) del contrato.
No obstante lo anterior, posteriormente el Supervisor (a) del contrato, da cuenta de la falta de XXXXXXXXXXX que deberían ser entregados en cumplimiento de las obligaciones contractuales (relatar los hechos que denotan el incumplimiento de las obligaciones contractuales; demoras en la entrega, deficiencias en calidad o en requerimientos técnicos).
Que ante esta situación, mediante radicado XXXXXXXXXXXXX del XX de XXXXX de 201X, remitido al contratista o ex contratista se le solicitó el cumplimiento de sus obligaciones derivadas del Contrato No. XXX de XXX de 201X, así:
(….) De conformidad con lo establecido en la cláusula XXXX del contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X, suscrito entre la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local y XXXXX, debía cumplir entre otras con las siguientes obligaciones de carácter específico y a la fecha ha omitido su cumplimiento – o está en mora de cumplir, según el caso (Indicar cada una de las obligaciones contractuales que fueron incumplidas):
1. XXXXXXXXXXXXXXX.2. XXXXXXXXXXXXXXX.
Que posteriormente mediante comunicación XXXXXXXXXX del XX de XXXXXXX de 201X, se le reiteró al Contratista o Ex Contratista el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato No. XXX de 201X, en los siguientes términos: (…).
1.3. Respuesta del Contratista o Ex Contratista y de la Compañía de Seguros XXXXXXXXXXXX.
Que el Contratista o Ex Contratista mediante comunicación XXXXXXXXXXXX del XXX de XXXX de 201X dio respuesta a los requerimientos remitidos por el Supervisor (a) del contrato señalando que XXXXXXXXXXXX.
Que la Compañía de Seguros hasta la fecha no se ha pronunciado sobre el particular o se pronunció manifestando lo siguiente: XXXXXXXXXXXXXXX.
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
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13 de febrero de 2018
1.4 Argumentos que soportan el trámite del presunto incumplimiento del Contrato No. XXX de 201X.
Que una vez analizados los argumentos y documentación presentados por el Contratista o Ex Contratista y/o por la Compañía de Seguros XXXXXX, la Dirección de Contratación /Alcaldía Localno los comparte por las siguientes razones:
Se evidencia que el (la) Contratista o Ex Contratista ha omitido su deber de: (entregar en el tiempo previsto en el contrato; entregar los bienes o servicios a los que se comprometió; entregar los bienes o servicios con deficiencias en calidad, o sin cumplir con las especificaciones técnicas, etc.), que corresponden a las siguientes obligaciones específicas:
1. XXXXXXXXXXXX.2. XXXXXXXXXXXX.3. XXXXXXXXXXXX.
Por lo tanto, la omisión del Contratista o Ex Contratista de (mencionar las causas del incumplimiento) durante la ejecución del contrato ha generado traumatismos para la Entidad, como quiera que (señalar los inconvenientes que el incumplimiento ha generado).
II. NORMAS Y CLÁUSULAS CONTRACTUALES POSIBLEMENTE VULNERADAS.
A partir de los hechos antes referenciados, se evidencia un probable incumplimiento total o parcial (según corresponda) del Contratista o Ex Contratista, de las siguientes disposiciones legales y contractuales.
1. Ley 80 de 1993, Artículo 3º, en relación con los fines de la contratación estatal.
“(…) Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones.”
2. Los numerales X, X, y X, de las obligaciones específicas del Contratista o Ex Contratista contenidas en la Cláusula XXXX del Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X.
3. Cláusula XXX que establece la forma de pago y requisitos para desembolso de honorarios del Contrato No. XXX de XXXX.
III. ESTADO ACTUAL ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DEL CONTRATO (TIPO DE CONTRATO) No. XXX DE 201X.
El presente contrato de (Tipo de contrato) presenta el siguiente balance financiero a la fecha:
Tabla 1. Datos Generales Valor y Plazo Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X
Valor Total Contrato $
Valor Honorarios$ Valor Honorarios
Día $Mes
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
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13 de febrero de 2018
Fecha Inicio Día/mes/año Fecha Fin Día/mes/año Plazo
Tabla 2. Datos del Valor y Plazo del Contrato (Tipo de contrato) No. XXX de 201X, ejecutados por el Contratista o Ex Contratista
Valor del contrato ejecutado $
Valor Honorarios$ Valor Honorarios
Día $Mes
Fecha Inicio Día/mes/año Fecha Fin Día/mes/año Plazo
Tabla 3. Estado Ejecución Presupuestal y Entrega Informes del Contratista o Ex Contratista
No Informe
No. Orden de Pago Fecha Periodo Valor
1 Día/mes/año $
2 Día/mes/año
Total Ejecutado/Girado al Contratista o Ex Contratista $
IV. PERJUICIOS - TASACIÓN DE SANCIÓN PENAL PECUNIARIA
Esta Dirección, al estimar el monto de la posible sanción a imponer a partir de la aplicación de la Cláusula Penal Pecuniaria, se sujetó a lo dispuesto en la doctrina2 y jurisprudencia del Consejo de Estado3 como en Sentencia CE SIII E 17009 de 2008, en que indica:
“El monto de la cláusula penal debe reducirse de acuerdo al porcentaje de cumplimiento del contrato, porque en aplicación del principio de proporcionalidad y del artículo 1596 del Código Civil y el artículo 867 del Código de Comercio, es posible graduar el monto de la cláusula penal, para lo cual debe tenerse en cuenta el nivel del cumplimiento del contrato.Adicionalmente, no es posible cobrar una cifra superior a la que proporcionalmente corresponde al nivel de ejecución del contrato, pues los demás valores, como perjuicios o sobre costos, deben ser exigidos judicialmente.”
En aplicación a lo expuesto, se procede a realizar la dosimetría de la sanción, a partir la estipulación penal pecuniaria limitada en la Cláusula XXXX del Contrato (Tipo de contrato) en el 10% de su valor total, valor que corresponde a XXXXXXXXXX VALOR EN LETRAS ($ valor en números) M/CTE.
TABLA 4. MODULACIÓN SANCIÓN PENAL PECUNIARIA CONTRATO (TIPO DE CONTRATO) No. XXX DE 201X
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
**RAD_S**
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Concepto Valores monetarios PorcentajeValor total del contrato $ 100%Ejecutado con informe $ %
Pendiente de entrega de actas $ %Tasación de sanción penal pecuniaria
Cláusula penal pecuniaria = 10% valor del contrato $ 100%Aplicar conforme a la cláusula penal pecuniaria por
las obligaciones pendientes de cumplimiento $ 10%
V. CONCLUSIONES
Por lo expuesto, se evidencia que existen suficientes razones de hecho y derecho para soportar el inicio del procedimiento establecido por la ley y verificar la viabilidad jurídica de declarar el incumplimiento al Contratista o Ex Contratista por (razones que dan lugar al inicio del procedimiento sancionatorio), como se evidencia del informe allegado por el Supervisor (a) del Contrato.
Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el cual consagra lo relativo a la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, la Ley 80 de 1993 artículo 14, De los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el cumplimiento del objeto contractual, y el artículo 59. Del contenido de los actos sancionatorios, de la Ley 1150 de 2007, artículo 17. Del derecho al debido proceso, y del Decreto 1082 de 2015, artículo. 2.2.1.1.1.5.7. Información sobre multas, sanciones, inhabilidades y actividad contractual, así como de las disposiciones contractuales del Contrato (Tipo de Contrato) No. XXX de 20178, y la jurisprudencia relacionada con incumplimientos contractuales.
VI. PRUEBAS
a. Requerimiento No. 1 radicado número XXXXXXX del XX de XXXXX de 201X.b. Requerimiento No. 2 radicado número XXXXXXX del XX de XXXXX de 201X.
c. Informe de supervisión que soporta la solicitud de iniciar proceso por presunto incumplimiento del Contrato (Tipo de contrato) No. XXX de 201X.d. Relacionar cada uno de los medios de prueba que demuestren el incumplimiento de las obligaciones del
contratista, actas, correos electrónicos, requerimientos, etc.
Con fundamento en lo anterior, se citó al Contratista o Ex Contratista a estas Oficinas, ubicadas en la calle 11 No 8-17 piso 2º – Dirección de Contratación, el XX de XXXXXX de 201X a las 8:30 a.m., con la finalidad de debatir lo ocurrido y por consiguiente tomar la decisión que corresponda. Citación que se le hace extensiva a la Compañía de Seguros que usted representa.
En caso de no asistir a la audiencia o manifestar la imposibilidad de concurrencia sin una justificación válida, será para la administración la manifestación inequívoca de que acepta el contenido del presente informe y la consecuente decisión de la entidad.
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
**RAD_S**
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Las carpetas contractuales quedan a disposición en caso de requerir su
consulta. Cordialmente,
XXXXXXXXXXXXXXDirector (a) de Contratación
Anexos: XXXXX Folios
Copia: Contratista, Dr. XXXXXXXXXXXXXX. Representante Legal.Supervisor.
Proyectó:Revisó y Aprobó:
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
**RAD_S**
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Anexo 3- Citación a Audiencia – contratista
Bogotá, D.C.
Doctor (a) XXXXXXXXXXXXXXXXXXRepresentante Legal de XXXXXXXXXXX Nombre de la CompañíaDirección Ciudad
Asunto: Citación audiencia declaratoria de incumplimiento Contrato (Tipo de Contrato) No. de
201X. Referencia: Número radicado asociado si aplica.
Respetado (a) doctor (a):
La Dirección de Contratación /Alcaldía Local de la Secretaria Distrital de Gobierno ha recibido por parte de (Nombre del supervisor o interventor), Supervisor (a) del Contrato No. XXXX de 201X, memorando radicado con el No. XXXXXXXXXXXX del XX de XXX de 201X mediante el cual pone en conocimiento los hechos constitutivos de un posible incumplimiento de obligaciones contractuales y así mismo, fija la tasación de los perjuicios causados a la entidad con ocasión de la inejecución contractual.
En relación con la precitada comunicación de la supervisión, nos permitimos destacar los siguientes argumentos:
I. HECHOS
1.1. Aspectos fácticos documentados de la ejecución del contrato
a. El Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de XXXX de 201X, fue suscrito entre la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local y ´XXXXXXXXXXXXXXXXX el día XXXX de XXXX de 201X.
b. El plazo pactado del contrato fue de XXX (XX) MESES contados a partir de la suscripción del acta de inicio entre el supervisor del contrato y el (la) contratista, previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. En todo caso se dispuso que el plazo de ejecución del contrato no podría superar al 31 de diciembre de 201X, de acuerdo con lo establecido en la cláusula XXXX del contrato; así mismo, se estableció en la cláusula XXXXX – Sanción Penal Pecuniaria que el contratista se obliga a pagar el 10% del valor total del contrato, a título de tasación anticipada de perjuicios que ocasione en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento total o parcial de sus obligaciones. El valor correspondiente es la suma de XXXXXXXXXXXXX VALOR EN LETRAS ($ valor en números) M/CTE.
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
**RAD_S**
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c. El acta de inicio para la ejecución del contrato fue suscrita por las partes el día XXX de XXX de 201X, previéndose como fecha de terminación del contrato el día XX de XXXXX de 201X.
d. De acuerdo con los soportes documentales que reposan en el expediente contractual, el Contratista o Ex Contratista presentó informes de ejecución de los periodos comprendidos entre el XXXXX de 201X al XXX de XXXX de 201X, es decir XXXXXX MESES, el cual representa un valor contractual de XXXXXXXXXXXXXXXX VALOR EN LETRAS ($ valor en números) M/CTE.
1.2 Requerimientos realizados al (a) Contratista o Ex contratista
Que en el expediente contractual reposan los informes de actividades correspondientes a los siguientes periodos: XXXXXXXXXXXXXXXXX, acompañados de las certificaciones mensuales, los soportes de pagos de salud y pensión, informes que se encuentran firmados por el supervisor (a) del contrato.
No obstante lo anterior, posteriormente el Supervisor (a) del contrato, da cuenta de la falta de XXXXXXXXXXX que deberían ser entregados en cumplimiento de las obligaciones contractuales (relatar los hechos que denotan el incumplimiento de las obligaciones contractuales; demoras en la entrega, deficiencias en calidad o en requerimientos técnicos).
Que ante esta situación, mediante radicado XXXXXXXXXXXXX del XX de XXXXX de 201X, remitido al contratista o ex contratista se le solicitó el cumplimiento de sus obligaciones derivadas del Contrato No. XXX de XXX de 201X, así:
(….) De conformidad con lo establecido en la cláusula XXXX del contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X, suscrito entre la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local y XXXXX, debía cumplir entre otras, las siguientes obligaciones de carácter específico (Indicar cada una de las obligaciones contractuales que fueron incumplidas):
1. XXXXXXXXXXXXXXX.2. XXXXXXXXXXXXXXX.
Que posteriormente mediante comunicación XXXXXXXXXX del XX de XXXXXXX de 201X, se le reiteró al Contratista o Ex Contratista el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato No. XXX de 201X, en los siguientes términos: (…).
1.3. Respuesta del Contratista o Ex Contratista y de la Compañía de Seguros XXXXXXXXXXXX.
Que el Contratista o Ex Contratista mediante comunicación XXXXXXXXXXXX del XXX de XXXX de 201X dio respuesta a los requerimientos remitidos por el Supervisor (a) del contrato señalando que XXXXXXXXXXXX.
Que la Compañía de Seguros hasta la fecha no se ha pronunciado sobre el particular o se pronunció manifestando lo siguiente: XXXXXXXXXXXXXXX.
1.4 Argumentos que soportan el trámite del presunto incumplimiento del Contrato No. XXX de 201X.
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
**RAD_S**
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Que una vez analizados los argumentos y documentación presentados por el Contratista o Ex Contratista y/o por la Compañía de Seguros XXXXXX (Analizar en forma independiente cada uno de los argumentos), la Dirección de Contratación /Alcaldía Local no los comparte por las siguientes razones:
Se evidencia que el (la) Contratista o Ex Contratista ha omitido su deber de: (entregar en el tiempo previsto en el contrato; entregar los bienes o servicios a los que se comprometió; entregar los bienes o servicios con deficiencias en calidad, o sin cumplir con las especificaciones técnicas, etc.), que corresponden a las siguientes obligaciones específicas:
1. XXXXXXXXXXXX.2. XXXXXXXXXXXX.3. XXXXXXXXXXXX.
Por lo tanto, la omisión del Contratista o Ex Contratista de (mencionar las causas del incumplimiento) durante la ejecución del contrato ha generado traumatismos para la Entidad, como quiera que (señalar los inconvenientes que el incumplimiento ha generado).
II. NORMAS Y CLÁUSULAS CONTRACTUALES POSIBLEMENTE VULNERADAS.
A partir de los hechos antes referenciados, se evidencia un probable incumplimiento total o parcial (según corresponda) del Contratista o Ex Contratista, de las siguientes disposiciones legales y contractuales.
1. Ley 80 de 1993, Artículo 3º, en relación a los fines de la contratación estatal.
“(…) Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones.”
2. Los numerales X, X, y X, de las obligaciones específicas del Contratista o Ex Contratista contenidas en la Cláusula XXXX del Contrato de /Tipo de contrato) No. XXX de 201X.
3. Cláusula XXX que establece la forma de pago y requisitos para desembolso de honorarios del Contrato No. XXX de xxxx.
III. ESTADO ACTUAL ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DEL CONTRATO (TIPO DE CONTRATO) No. XXX DE 201X.
El presente contrato de (Tipo de contrato) presenta el siguiente balance financiero a la fecha:
Tabla 1. Datos Generales Valor y Plazo Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X
Valor Total Contrato $
Valor Honorarios$ Valor Honorarios
Día $Mes
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
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Fecha Inicio Día/mes/año Fecha Fin Día/mes/año Plazo
Tabla 2. Datos del Valor y Plazo del Contrato (Tipo de contrato) No. XXX de 201X, ejecutados por el Contratista o Ex Contratista
Valor del contrato cedido ejecutado $
Valor Honorarios$ Valor Honorarios
Día $Mes
Fecha Inicio cesión Día/mes/año Fecha Fin cesión Día/mes/año Plazo
Tabla 3. Estado Ejecución Presupuestal y Entrega Informes del Contratista o Ex Contratista
No Informe
No. Orden
de Pago
Fecha Periodo Valor
1 Día/mes/año $
2 Día/mes/año
Total Ejecutado/Girado al Contratista o Ex Contratista $
IV. PERJUICIOS - TASACIÓN DE SANCIÓN PENAL PECUNIARIA
Esta Dirección, al estimar el monto de la posible sanción a imponer a partir de la aplicación de la Cláusula Penal Pecuniaria, se sujetó a lo dispuesto en la doctrina2 y jurisprudencia del Consejo de Estado3 como en Sentencia CE SIII E 17009 de 2008, en que indica:
“El monto de la cláusula penal debe reducirse de acuerdo al porcentaje de cumplimiento del contrato, porque en aplicación del principio de proporcionalidad y del artículo 1596 del Código Civil y el artículo 867 del Código de Comercio, es posible graduar el monto de la cláusula penal, para lo cual debe tenerse en cuenta el nivel del cumplimiento del contrato.Adicionalmente, no es posible cobrar una cifra superior a la que proporcionalmente corresponde al nivel de ejecución del contrato, pues los demás valores, como perjuicios o sobre costos, deben ser exigidos judicialmente.”
En aplicación a lo expuesto, se procede a realizar la dosimetría de la sanción, a partir la estipulación penal pecuniaria limitada en la Cláusula XXXX del Contrato (Tipo de contrato) en el 10% de su valor total, valor que corresponde a XXXXXXXXXX VALOR EN LETRAS ($ valor en números) M/CTE.
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
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TABLA 4. MODULACIÓN SANCIÓN PENAL PECUNIARIA CONTRATO (TIPO DE CONTRATO) No. XXX DE 201X
Concepto Valores monetarios PorcentajeValor total del contrato $ 100%Ejecutado con informe $ %
Pendiente de entrega de actas $ %Tasación de sanción penal pecuniaria
Cláusula penal pecuniaria = 10% valor del contrato $ 100%Aplicar conforme a la cláusula penal pecuniaria por
las obligaciones pendientes de cumplimiento $ 10%
V. CONCLUSIONES
Por lo expuesto, se evidencia que existen suficientes razones de hecho y derecho para soportar el inicio del procedimiento establecido por la ley y verificar la viabilidad jurídica de declarar el incumplimiento al Contratista o Ex Contratista por (razones que dan lugar al inicio del procedimiento sancionatorio), como se evidencia del informe allegado por el Supervisor (a) del Contrato.
Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el cual consagra lo relativo a la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, la Ley 80 de 1993 artículo 14, De los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el cumplimiento del objeto contractual, y el artículo 59. Del contenido de los actos sancionatorios, de la Ley 1150 de 2007, artículo 17. Del derecho al debido proceso, y del Decreto 1082 de 2015, artículo. 2.2.1.1.1.5.7. Información sobre multas, sanciones, inhabilidades y actividad contractual, así como de las disposiciones contractuales del Contrato (Tipo de Contrato) No. XXX de 20178, y la jurisprudencia relacionada con incumplimientos contractuales.
VI. PRUEBAS
a. Requerimiento No. 1 radicado número XXXXXXX del XX de XXXXX de 201X.b. Requerimiento No. 2 radicado número XXXXXXX del XX de XXXXX de 201X.
c. Informe de supervisión que soporta la solicitud de iniciar proceso por presunto incumplimiento del Contrato (Tipo de contrato) No. XXX de 201X.d. Relacionar cada uno de los medios de prueba que demuestren el incumplimiento de las obligaciones del
contratista, actas, correos electrónicos, requerimientos, etc.
Como consecuencia de lo antes expuesto, me permito solicitarle se sirva comparecer a estas Oficinas, ubicadas en la calle 11 No 8-17 piso 2º – Dirección de Contratación, el XX de XXXXXX de 201X a las 8:30 a.m., con la finalidad de debatir lo ocurrido y por consiguiente tomar la decisión que corresponda.
En caso de no asistir a la audiencia o manifestar la imposibilidad de concurrencia sin una justificación válida, será para la administración la manifestación inequívoca de que acepta lo contenido en el presente
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
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informe y la consecuente decisión de la entidad.
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
**RAD_S**
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Las carpetas contractuales quedan a disposición en caso de requerir su
consulta. Cordialmente,
XXXXXXXXXXXXXXDirector (a) de Contratación
Anexos: XXXXX Folios
Copia: Dr. XXXXXXXXXXXXXX. Representante Legal Compañía de Seguros XXXXXXX. Supervisor del contrato.
Proyectó:Revisó y Aprobó:
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
**RAD_S**
Bogotá, D.C.
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Anexo 4-Cobro a compañía de Seguros
ENVÍO POR CORREO CERTIFICADO
Doctor XXXXXXXXXXXXXXXRepresentante LegalCompañía de Seguros XXXXXXXXXXXX DirecciónCiudad
Asunto: Cobro por Incumplimiento parcial o total del Contrato No. XXX de XXX, celebrado entre la SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO/ALCALDÍA LOCAL y XXXX. Póliza No. XXXXXXXXXXXXXX.
Respetado doctor:
De manera atenta, en cumplimiento de lo ordenado mediante la Resolución No. XXXX de XXXX, expedida por la Directora de Contratación, en uso de las facultades conferidas en el Decreto 411 de 2016, Artículo 25 literales a, b, f y l, la que le fue notificada a esa compañía, representada por el señor XXXXXXXXXXXX, el día XXXXXXX y al contratista XXXXXX el día XXXXX, y que a la fecha se encuentra en firme, le solicito proceder al pago de la suma de XXXXXX Valor en letras ($ valor en números), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presente comunicación, para lo cual debe dirigirse a la Dirección Financiera de la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local, ubicada en la Calle 11 No. 8-17 piso 2º, donde se le entregará el formato para el pago respectivo.
De no proceder a efectuar el pago, el cobro se adelantará por jurisdicción coactiva, conforme lo dispuesto por el Artículo 98 de la Ley 1437 de 2011. Para tal efecto, el día siguiente al vencimiento del plazo indicado, esta Dirección de Contratación /Alcaldía Local verificará con la Dirección Financiera, si se ha consignado el valor mencionado; de no ser así, inmediatamente dará traslado de la actuación a la Dirección Jurídica para que se adelante el cobro coactivo correspondiente.
Atentamente,
Director (a) de Contratación /Alcalde Local /Alcalde Local Correo electrónico:
Copia: Doctor (a) XXXXXXX. Dirección Jurídica SDG. Doctor (a) XXXXXXX. Dirección Financiera SDG. Contratista persona natural o persona jurídica.
Proyectó:Revisó y Aprobó:
Edificio Liévano Calle 11 No. 8 -17Código Postal: 111711
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
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Tel. 3387000 - 3820660
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
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Anexo 5-Cobro al contratista
ENVÍO POR CORREO CERTIFICADO
Doctor XXXXXXXXXXXXXXXRepresentante LegalNombre del contratista persona natural o jurídica DirecciónCiudad
Asunto: Cobro por Incumplimiento parcial o total del Contrato No. XXX de XXX, celebrado entre la SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO/ALCALDÍA LOCAL y XXXX. Póliza No. XXXXXXXXXXXXXX.
Respetado doctor:
De manera atenta, en cumplimiento de lo ordenado mediante la Resolución No. XXXX de XXXX, expedida por la Directora de Contratación, en uso de las facultades conferidas en el Decreto 411 de 2016, Artículo 25 literales a, b, f y l, la que le fue notificada a Usted como contratista, representado por el señor XXXXXXXXXXXX, el día XXXXXXX y a la Compañía de Seguros, por medio de su representante legal, el día XXXXXX, y que a la fecha se encuentra en firme, le solicito proceder al pago de la suma de XXXXXX Valor en letras ($ valor en números), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presente comunicación, para lo cual debe dirigirse a la Dirección Financiera de la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local, ubicada en la Calle 11 No. 8-17 piso 2º, donde se le entregará el formato para el pago respectivo y una vez efectuado el pago, reportarlo a la Dirección de Contratación /Alcaldía Localde la entidad, ubicada en la misma dirección.
De no proceder a efectuar el pago, el cobro se adelantará por jurisdicción coactiva, conforme lo dispuesto por el Artículo 98 de la Ley 1437 de 2011. Para tal efecto, el día siguiente al vencimiento del plazo indicado, esta Dirección de Contratación /Alcaldía Localverificará con la Dirección Financiera, si se ha consignado el valor mencionado, y de no ser así, inmediatamente dará traslado de la actuación a la Dirección Jurídica para que se adelante el cobro coactivo correspondiente.
Atentamente,
Director (a) de Contratación /Alcalde Local Correo electrónico:
Copia: Doctor (a) XXXXXXX. Dirección Jurídica SDG. Doctor (a) XXXXXXX. Dirección Financiera SDG. Compañía de Seguros XXXXXXXXXXXX.
Proyectó:Revisó y Aprobó:
Edificio Liévano Calle 11 No. 8 -17Código Postal: 111711Tel. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
**RAD_S**
Bogotá, D.C.
www.gobiernobogota.gov.co
GDI - GPD – F032Versión:
02
Vigencia:
13
de
febrero
de
2018
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
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Anexo 6-Comunicado a la Procuraduría General de la Nación
Bogotá, D.C.
ENVÍO POR CORREO CERTIFICADO
Doctor XXXXXJefe División Centro de Atención Público – CAP Carrera 5 No. 15-60 Torre B, Piso 1Ciudad
Asunto: Informe Declaratoria de Incumplimiento Contrato No. XXX de XXXXX celebrado entre la SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO/ALCALDÍA LOCAL y XXXX.
Respetado doctor:
De manera atenta, en cumplimiento de lo ordenado por el artículo 31 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 218 del Decreto 019 de 2012, me permito informarle que mediante la Resolución No. XXXX de XXXX, expedida por la Directora de Contratación de la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local, en uso de las facultades conferidas en el Decreto 411 de 2016, Artículo 25 literales a, b, f y l, se declaró el incumplimiento parcial o total (según corresponda) del Contrato No. XXXXXX de 201x, celebrado entre la mencionada entidad y el señor (a) XXXXXXX, identificado con la C. C. No. XXXX de XXXX, o la firma XXXXXXXXXXX, representada legalmente por el señor (a) XXXXXXXXXXXX, identificado con la C. C. No. XXXXXXX de XXXXXXXXXXX.
Atentamente,
Director (a) de Contratación /Alcalde Local Correo electrónico:
Proyectó:Revisó y Aprobó:
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13 de febrero de 2018
Radicado No. *RAD_S* Fecha: *F_RAD_S*
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Anexo 7- Comunicado citación a Supervisor
MEMORANDO CITACIÓN
Bogotá, XXX de 2018
PARA: XXXXXXXXXXXXXX –Supervisor Contrato No. XXX de 201X.
DE: DIRECTOR (A) DE CONTRATACIÓN
ASUNTO: Citación a audiencia de Declaratoria de Incumplimiento (o imposición de multa, según se
trate). Respetado (a) doctor (a):
La Dirección de Contratación /Alcaldía Localde la Secretaria Distrital de Gobierno, con fundamento en el informe presentado por Usted, mediante oficio No. XXX de fecha XXX de 2018, mediante el cual puso en conocimiento los hechos constitutivos de un posible incumplimiento de obligaciones contractuales y fijó la tasación de los perjuicios causados a la entidad con ocasión del incumplimiento contractual (mora en entregar los bienes o servicios, deficiencia en la calidad de los productos, fallas técnicas, etc, según se trate), le informa que la audiencia respectiva se llevará a cabo el próximo XXX de XX de 2018, a las 8:30 a.m. en la Dirección de Contratación, ubicada en la Calle 11 No. 8-17 piso segundo, para lo cual requerimos su asistencia.
Los documentos y demás antecedentes del trámite son de su conocimiento, pero si requiere información adicional, puede ponerse en contacto con el Abogado XXXXX, quien tiene a cargo el trámite respectivo.
Cordialmente,
XXXXXXXXXXXXXXDirector (a) de Contratación
Proyectó:Revisó y Aprobó:
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GDI - GPD – F031Versión: 02 Vigencia:
13 de febrero de 2018
Radicado No. *RAD_S* Fecha: *F_RAD_S*
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Anexo 8-Comunicado Director financiero
MEMORANDO COBRO POR INCUMPLIMIENTO
Bogotá, XXXX de XXXX de 201x
PARA: Dr. (a) XXXXXXXXXXXXXXXXDirector (a) Financiero
DE: Director (a) de Contratación
Asunto: Cobro por Incumplimiento parcial o total del Contrato No. XXX de XXX, celebrado entre la SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO/ALCALDÍA LOCAL y XXXX. Póliza No. XXXXXXXXXXXXXX.
Respetado doctor:
De manera atenta, en cumplimiento de lo ordenado mediante la Resolución No. XXXX de XXXX, expedida por la Directora de Contratación, en uso de las facultades conferidas en el Decreto 411 de 2016, Artículo 25 literales a, b, f y l, la que le fue notificada a la Compañía de Seguros, representada por el señor XXXXXXXXXXXX, el día XXXXXXX y al contratista XXXXXX el día XXXXX, y que a la fecha se encuentra en firme, le informo que se le solicitó a los obligados el pago de la suma de XXXXXX Valor en letras ($ valor en números), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación radicada con el No. XXXXXXXXXX de fecha XXXXXXXXX, y se les indicó que deberían dirigirse a la Dirección Financiera donde se les entregaría el formato para el pago respectivo.
De no proceder a efectuar el pago, el cobro se adelantará por jurisdicción coactiva, conforme lo dispuesto por el Artículo 98 de la Ley 1437 de 2011. Para tal efecto, el día siguiente al vencimiento del plazo indicado, esta Dirección de Contratación /Alcaldía Localverificará con esa dependencia, si se ha consignado el valor mencionado; de no ser así, inmediatamente dará traslado de la actuación a la Dirección Jurídica para que se adelante el cobro coactivo correspondiente.
Atentamente,
Director (a) de Contratación /Alcalde Local Correo electrónico:
Copia: Doctor (a) XXXXXXX. Dirección Jurídica SDG. Contratista persona natural o persona jurídica.
Compañía de Seguros XXXXXXXXXXXX.
Proyectó:Revisó y Aprobó:
Edificio Liévano Calle 11 No. 8 -17Código Postal: 111711Tel. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
Radicado No. *RAD_S* Fecha: *F_RAD_S*
**RAD_S**
www.gobiernobogota.gov.co
GDI - GPD – F031Versión:
02
Vigencia:
13
de
febrero
de
2018
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Anexo 9 - Comunicado para cobro de remanentes
Bogotá, D.C.ENVÍO POR CORREO CERTIFICADO
Doctor XXXXXXXXXXXXXXXRepresentante LegalCompañía de Seguros XXXXXXXXXXXX DirecciónCiudad
Asunto: Cobro por Incumplimiento parcial o total del Contrato No. XXX de XXX, celebrado entre la SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO/ALCALDÍA LOCAL y XXXX. Póliza No. XXXXXXXXXXXXXX.
Respetado doctor:
De manera atenta, en cumplimiento de lo ordenado mediante la Resolución No. XXXX de XXXX, expedida por la Directora de Contratación, en uso de las facultades conferidas en el Decreto 411 de 2016, Artículo 25 literales a, b, f y l, la que le fue notificada a esa compañía, representada por el señor XXXXXXXXXXXX, el día XXXXXXX y al contratista XXXXXX el día XXXXX, y que a la fecha se encuentra en firme, le solicito proceder al pago de la suma de XXXXXX Valor en letras ($ valor en números), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presente comunicación, para lo cual debe dirigirse a la Dirección Financiera de la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local, ubicada en la Calle 11 No. 8-17 piso 2º, donde se le entregará el formato para el pago respectivo.
De no proceder a efectuar el pago, el cobro se adelantará por jurisdicción coactiva, conforme lo dispuesto por el Artículo 98 de la Ley 1437 de 2011. Para tal efecto, el día siguiente al vencimiento del plazo indicado, esta Dirección de Contratación /Alcaldía Localverificará con la Dirección Financiera, si se ha consignado el valor mencionado; de no ser así, inmediatamente dará traslado de la actuación a la Dirección Jurídica para que se adelante el cobro coactivo correspondiente.
Atentamente,
Director (a) de Contratación /Alcalde Local Correo electrónico:
Copia: Doctor (a) XXXXXXX. Dirección Jurídica SDG. Doctor (a) XXXXXXX. Dirección Financiera SDG. Contratista persona natural o persona jurídica.
Proyectó:Revisó y Aprobó:
Edificio Liévano Calle 11 No. 8 -17Código Postal: 111711
Tel. 3387000 - 3820660Información Línea 195
Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No. *RAD_S*Fecha: *F_RAD_S*
**RAD_S**
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GDI - GPD – F032Versión:
02
Vigencia:
13
de
febrero
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Anexo 10-Declaratoria de Incumplimiento
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Resolución Número
Página 1 de XX
“Por medio de la cual se declara el incumplimiento y se hace efectiva la Sanción Penal Pecuniaria al Contrato XXXXXXXXXXXX No. XXX de 201X”.
EL SUBSECRETARIO DE GESTION INSTITUCIONAL DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO/ALCALDÍA LOCAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ
En uso de las facultades legales, y en especial de las que le confieren el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, la Resolución 1089 del 03 de octubre de 2016 y,
CONSIDERANDO:
Que la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local de Bogotá celebró con XXXXXXXXXXXXXXXX, el contrato de XXXXXXXXXXXXXXX No. XXX del XXXXXXXXXX de 201X con el objeto de: “XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX”.
Que el plazo de ejecución del contrato fue de XXXX (XX) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio, hecho que ocurrió el día XXX de XXXXX de 201X.
Que el valor del contrato se pactó en la suma de VALOR EN LETRAS ($ NUMEROS) M/cte., distribuido en mensualidades de VALOR EN LETRAS ($ NUMEROS).
Que la forma de pago pactada en la cláusula XXXX del contrato en cuestión, fue la siguiente: FORMA DE PAGO: El valor de este contrato es de valor en letras ($ valor en números) m/cte., incluidos todos los impuestos, tasas, contribuciones y gravámenes a los que haya lugar para su legalización y ejecución. La Secretaria Distrital de Gobierno D.C., pagará el valor del contrato así: a.- el primer pago vencido se cancelará en proporción a los días ejecutados en el mes que se inicie la ejecución del contrato. b.- Mensualidades vencidas de valor en letras según corresponda ($ valor en números) m/cte. c.- El saldo del contrato se cancelará al vencimiento del plazo previa presentación de los siguientes documentos…”.
El Contrato de (tipo de contrato) XXXXXXXXXXXXX se encuentra amparado con la póliza No. XXXXXXXXXXX de la Compañía de Seguros XXXXXXXXXXX, con un valor asegurado total de VALOR EN LETRAS ($ valor en números) y con una vigencia desde: XXXXXX y hasta XXXXXXX.
Que cumplidos los requisitos de ejecución del contrato se procedió a la firma de al acta de inicio el día XX de XXXXX de 201X, definiendo como fecha de terminación el día XXX de XXX de 201X.
Que durante la ejecución del Contrato de (tipo de contrato), se cancelaron contra informe y certificación de cumplimiento suscrito entre el (a) supervisor (a) y el contratista, los siguientes pagos mensuales:
Fecha Valor
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Resolución Número
Página 2 de XX
“Por medio de la cual se declara el incumplimiento y se hace efectiva la Sanción Penal Pecuniaria al Contrato XXXXXXXXXXXX No. XXX de 201X”.
No Informe
No. Orden de Pago
Periodo
1 $
2 $
X $
X $
Total Ejecutado/Girado $
Que, mediante radicado No. XXXXXXXXXXXX de XXXXXXXX de 201X, el (la) Jefe (Director) de la Oficina XXXXXXXXX, remite informe de Supervisión para dar inicio al proceso de incumplimiento parcial (total) del Contrato de (Tipo de contrato) No. XXXXX de 201X, manifestando lo siguiente:
1. ASPECTOS FACTICOS GENERADORES DEL POSIBLE INCUMPLIMIENTO.
Que la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local de Bogotá celebró con XXXXXXXXXXXXXX, el contrato (tipo de contrato) No. XXX del XX de XXX de 201X con el objeto de: “XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX”.
Que el plazo de ejecución del contrato fue de XXXXX (XX) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio, hecho que ocurrió el XXX de XXXX de 201X.Que el valor del contrato es de VALOR EN LETRAS ($ Valor en números) M/cte., distribuido en mensualidades vencidas de VALOR EN LETRAS ($ valor en números).
Que la forma de pago pactada en la cláusula XXXXX del contrato en cuestión fue la siguiente: FORMA DE PAGO: El valor de este contrato es de valor en letras ($ valor en números) m/cte., incluidos todos los impuestos, tasas, contribuciones y gravámenes a los que haya lugar para su legalización y ejecución. La Secretaria Distrital de Gobierno D.C., pagará el valor del contrato así: a.- el primer pago vencido se cancelará en proporción a los días ejecutados en el mes que se inicie la ejecución del contrato. b.- Mensualidades vencidas de valor en letras ($ valor en números) m/cte. c.- El saldo del contrato se cancelará al vencimiento del plazo previa presentación de los siguientes documentos…”.
El Contrato de (Tipo de contrato) se encuentra amparado con la póliza No. XXXXXXXXXXX, de la Compañía de Seguros XXXXXXXXX, con un valor asegurado total de valor en letras ($ valor en números) y con una vigencia desde: XXXXXXX y hasta XXXXXXXXXX.
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Resolución Número
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“Por medio de la cual se declara el incumplimiento y se hace efectiva la Sanción Penal Pecuniaria al Contrato XXXXXXXXXXXX No. XXX de 201X”.
Que, durante la ejecución del contrato, el señor XXXXXXXXX o la firma XXXXXXXX, no cumplió con las obligaciones específicas del contrato, haciendo caso omiso a las observaciones que, durante la ejecución, el supervisor (a) del Contrato le comunicó.
De igual forma, se le hicieron los siguientes requerimientos y observaciones durante la ejecución del contrato (Relacionar cada uno de los medios de prueba que demuestren el incumplimiento de las obligaciones del contratista, actas, correos electrónicos, requerimientos, etc.):
1.- PRIMERA OBSERVACION: Radicado No. XXXXXXXXXXXX del XX de XXXXX de 201X (Mencionar número de folios)
2.- SEGUNDA OBSERVACION: Radicado No. XXXXXXXXXXXX del XX de XXXXX de 201X (Mencionar número de folios)
3.- TERCERA OBSERVACION: Radicado No. XXXXXXXXXXXX del XX de XXXXX de 201X (Mencionar número de folios)
4.- Todos aquellos documentos que demuestren el incumplimiento, como: requerimientos, actas, correos electróni- cos.
2. Argumentos que soportan el trámite del presunto incumplimiento del Contrato de (Tipo de con- trato) No. XXX de 201X.
De lo expuesto, se evidencia que el contratista XXXXXXXXXX, ha omitido las obligaciones XXXXXXX, establecidas en la Cláusula XXXXXXXX del Contrato (Tipo de contrato) No. XXX de 201X, especialmente las relacionadas, con:
(…..)
ESPECÍFICAS:
1.- (…)
2.- (…)
3.- (…)
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“Por medio de la cual se declara el incumplimiento y se hace efectiva la Sanción Penal Pecuniaria al Contrato XXXXXXXXXXXX No. XXX de 201X”.
El Contratista o Ex – contratista XXXXXXXXXXXXXXX, no presentó los productos correspondientes a los meses de XXXXXXXXXXX de 201X (o no entregó las obras, bienes o servicios contratados a tiempo; los bienes entregados o servicios prestados no reúnen los requisitos técnicos ni de calidad exigidos); y que pese a los requeri- mientos efectuados en las fechas indicadas, no fue posible que el Contratista o Ex Contratista se allanara a cumplir con su obligación en el tiempo indicado, o en las condiciones pactadas (según corresponda).
Finalmente, el incumplimiento por la no presentación de los productos correspondientes a los meses de XXXXXXXXXXX de 201X (o la entrega de las obras, bienes o servicios contratados a tiempo; o la falta de requi- sitos técnicos y de calidad de los bienes entregados o servicios prestados) ocasionó graves perjuicios a la entidad, consistentes en: XXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
3. NORMAS Y CLÁUSULAS CONTRACTUALES POSIBLEMENTE VULNERADAS.
A partir de los hechos antes referenciados, se evidencia un incumplimiento total o parcial (según corresponda) del contratista de las siguientes disposiciones legales y contractuales.
Ley 80 de 1993, destacando lo dispuesto por el artículo 3º en relación con los fines de la contratación estatal.
“(…) Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones.”1
A continuación, las cláusulas del contrato que fueron inobservadas por el contratista:
CLÁUSULA XXXXXX. “ “, dado que el contratista
XXXXXXXX. CLÁUSULA XXXXXX. “ “, dado que el
contratista XXXXXXXX.
Los numerales XXX al XXX de las obligaciones específicas del Contratista o Ex Contratista contenidas en la Cláu- sula XXXX del Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X.
Cláusula XXXX que establece la forma de pago y requisitos para desembolso de honorarios del CPS (o la contra- prestación) correspondiente al Contrato No. XXXX de 201X.
1El texto subrayado fue derogado por el art. 32 de la Ley 1150 de 2007.
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“Por medio de la cual se declara el incumplimiento y se hace efectiva la Sanción Penal Pecuniaria al Contrato XXXXXXXXXXXX No. XXX de 201X”.
4. PERJUICIOS - TASACIÓN DE SANCIÓN PENAL PECUNIARIA.
Esta Dirección, al estimar el monto de la posible sanción a imponer a partir de la aplicación de la Cláusula Penal Pecuniaria, acoge lo dispuesto en la doctrina2 y jurisprudencia del Consejo de Estado3, así como en Sentencia CE SIII E 17009 de 2008, en que indica:
“El monto de la cláusula penal debe reducirse de acuerdo al porcentaje de cumplimiento del contrato, porque en aplicación del principio de proporcionalidad y del artículo 1596 del Código Civil y el artículo 867 del Código de Comercio, es posible graduar el monto de la cláusula penal, para lo cual debe tenerse en cuenta el nivel del cumplimiento del contrato.
Adicionalmente, no es posible cobrar una cifra superior a la que proporcionalmente corresponde al nivel de ejecución del contrato, pues los demás valores, como perjuicios o sobre costos, deben ser exigidos judicialmente.”
En aplicación a lo expuesto, se procede a realizar la dosimetría de la sanción, a partir la estipulación penal pecuniaria determinada en la Cláusula XXXXX del Contrato de (Tipo de contrato) No. XXXX de 201X así:
Concepto Valores monetarios PorcentajeValor total contrato $ 100%
Plazo ejecutado respaldado con informe; bienes y serviciospresentados en tiempo; bienes y servicios que cumplen
condiciones de calidad o condiciones técnicas$
Plazo sin informe de soporte de ejecución; bienes y serviciosentregados por fuera de término; bienes y servicios con
problemas de calidad o con problemas técnicos$
Tasación de sanción penal pecuniariaCláusula penal pecuniaria = 10% valor contrato $ 100%
2SUAREZ, David. Serie “Las cláusulas del contrato estatal”, La cláusula de multa y penal pecuniaria, Librería Jurídica Sánchez, respecto de 1.6. proporcionalidad de la cláusula penal pecuniaria, así. “…la cláusula penal pecuniaria, tiene una característica importante de resaltar, y es la posibilidad de que la misma puede ser modulada, graduada, tasada, es decir que no siempre el contratista tiene que pagar el valor pactado en el contrato, sino que en condiciones especiales el mismo puede ser reducido en algún porcentaje…”.3CONSEJO DE ESTADO. Sala Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Sentencia de noviembre 13 de 2008. Exp. 17009.C. P. Enrique Gil Botero.
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“Por medio de la cual se declara el incumplimiento y se hace efectiva la Sanción Penal Pecuniaria al Contrato XXXXXXXXXXXX No. XXX de 201X”.
Porcentaje a aplicar conforme a la cláusula penal pecuniaria por el periodo sin evidencia (informes) de ejecución; por bienes y
servicios entregados por fuera de término; por bienes y servicios con
problemas de calidad o con problemas técnicos
$
Lo anterior para un valor total que corresponde a la suma de: VALOR EN LETRAS ($ valor en números) M/CTE.
FUNDAMENTOS DE LA DECISION
Que la Dirección de Contratación, adelantó el debido proceso sancionatorio atendiendo lo preceptuado en la Ley 1474 de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, en su Capítulo VII, artículos 83 y s.s.; una vez recibido el informe de supervisión allegado por la Oficina o Dirección XXXXXXXXXXXXXXX del Contrato de (Tipo de contrato) No. XXXX de 201X; para tal efecto procedió a citar a audiencia mediante comunicación XXXXXXXXXXXXXX del XXX de XXXXXXXXX de 201X al Contratista o Ex – Contratista XXXXXXXX, y la compañía de seguros o entidad bancaria, según el tipo de garantía aportada, con el fin de que comparecieran a la Secretaria Distrital de Gobierno para ser escuchados y adoptar la decisión que con sujeción a la ley corresponda,
Que mediante comunicaciones del XX de XXXXXXXX de 201X y 2XXXXXXXXXXXX del XX de XXXXXXXXX de 201X el Contratista o Ex – Contratista, solicitó aplazamiento para la realización de la audiencia, la cual de conformidad con la comunicación XXXXXXXXX de fecha XX de XXXXX de 201X fue fijada nuevamente para el XX de XXXXXXXX de 201X a las XXXX a.m. o p.m.
Que llegada la fecha y hora para la realización de la misma, es decir para el XX de XXXXX de 201X, tanto el Contratista o Ex - Contratista como el garante XXXXXXXXXXXXXXX (relatar lo sucedido), comparecieron, no comparecieron, presentaron pruebas, controvirtieron las aportadas por la entidad para fundamentar la actuación,
Que la entidad comparte o no comparte los argumentos del Contratista o Ex – Contratista, por las siguientes razones: XXXXXXXX (Argumentar).
Que teniendo en cuenta que el Contratista o Ex – Contratista y el garante no se presentaron a la audiencia, sin que tampoco hubiesen justificado su inasistencia, se procedió a levantar la constancia de la no comparecencia en la respectiva acta.
Que el fundamento jurídico para adelantar dicha actuación administrativa encuentra sustento en lo establecido en:
Porcentaje
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“Por medio de la cual se declara el incumplimiento y se hace efectiva la Sanción Penal Pecuniaria al Contrato XXXXXXXXXXXX No. XXX de 201X”.
LEY 1474 DE 2011
ARTÍCULO 86. IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DEINCUMPLIMIENTO. Las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública podrán declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal. Para tal efecto observarán el siguiente procedimiento:
a)Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad pública lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. (...)b) En desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. (...)c) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia;d)En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa (...). Que agotado el procedimiento de ley y evidenciando que se garantizó el debido proceso y el derecho a la defensa, la Secretaria Distrital de Gobierno encuentra que el Contratista o Ex Contratista XXXXXXXXXXXXX, incumplió el Contrato de (Tipo de contrato) No. XXXX de 201X, por (la no entrega de los productos derivados de la ejecución del contrato correspondientes a los meses XXXXXXXXX, de 201X; o por la demora en la entrega de los bienes o servicios; o por la deficiente calidad de los bienes o los servicios prestados; o por el incumplimiento de las exigencias contenidas en el Anexo Técnico, o cualesquiera otra causal de incumplimiento). Así las cosas, es claro que el actuar del Contratista o Ex Contratista XXXXXXXXXX desconoció lo consagrado en el artículo 3 de la Ley 80 de 1993 que exige a los contratistas considerar y tener presente los fines de la contratación estatal al momento de celebrar y obligarse a ejecutar uno de estos contratos.
LEY 80 DE 1993
Artículo 3º.- De los Fines de la Contratación Estatal. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones.Artículo 4º.- De los Derechos y Deberes de las Entidades Estatales. Para la consecución de los fines de que trata el artículo anterior, las entidades estatales:
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“Por medio de la cual se declara el incumplimiento y se hace efectiva la Sanción Penal Pecuniaria al Contrato XXXXXXXXXXXX No. XXX de 201X”.
1o. Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrán hacer al garante.2o. Adelantarán las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar. (...)
Finalmente, y al haber quedado demostrado el incumplimiento de las obligaciones estipuladas en la Cláusula XXXXX, numerales …. del Contrato No. XXX de 201X, y encontrándose detallada la tasación de perjuicios realizada en el ejercicio de la facultad que le asiste a la entidad para cuantificar los perjuicios causados con sustento no solamente en la ley sino en lo acordado por las partes conforme al clausulado del Contrato de (Tipo de contrato), y que permite declarar su incumplimiento con la carga propia de unas consecuencias previo a un procedimiento reglado; el Doctor LÚBAR ANDRÉS CHAPARRO CABRA, identificado con la cédula de ciudadanía No. 74.379.704 de Duitama, en su calidad de Subsecretario de Gestión Institucional de la Secretaria Distrital de Gobierno, en uso de las facultades legales y en especial las conferidas por Resolución 1089 de 03 de octubre de 2016; con base en lo dispuesto en el Decreto Ley 1421 de 1993, el artículo 11 y 12 de la Ley 80 de 1993, el artículo 110 del Decreto 111 de 1996, el artículo 60 del Decreto Distrital 854 de 2001 y el Decreto 1082 de 2015; con fundamento en lo expuesto en el informe de Supervisión presentado por la Oficina XXXX, o Dirección XXXXXX.
O,
Finalmente, y al no haberse presentado el Contratista y Ex Contratista XXXXXXXXXX y el garante a la audiencia de que trata el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, en la fecha y hora acordada para ello, sin la debida justificación de su inasistencia, lo cual presupone una aceptación tácita de los hechos que dieron origen al presente procedimiento sancionatorio, y encontrándose detallada la tasación de perjuicios realizada en el ejercicio de la facultad que le asiste a la entidad para cuantificar los perjuicios causados con sustento no solamente en la ley sino en lo acordado por las partes conforme al clausulado del Contrato de (Tipo de contrato), y que permite declarar su incumplimiento con la carga propia de unas consecuencias previo a un procedimiento reglado; el Doctor LÚBAR ANDRÉS CHAPARRO CABRA, identificado con la cédula de ciudadanía No. 74.379.704 de Duitama, en su calidad de Subsecretario de Gestión Institucional de la Secretaria Distrital de Gobierno, en uso de las facultades legales y en especial las conferidas por Resolución 1089 de 03 de octubre de 2016; con base en lo dispuesto en el Decreto Ley 1421 de 1993, el artículo 11 y 12 de la Ley 80 de 1993, el artículo 110 del Decreto 111 de 1996, el artículo 60 del Decreto Distrital 854 de 2001 y el Decreto 1082 de 2015; con fundamento en lo expuesto en el informe de Supervisión presentado por la Oficina XXXX, o Dirección XXXXXX.
RESUELVE:
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Resolución Número
Página 9 de XX
“Por medio de la cual se declara el incumplimiento y se hace efectiva la Sanción Penal Pecuniaria al Contrato XXXXXXXXXXXX No. XXX de 201X”.
ARTÍCULO PRIMERO: Declarar la ocurrencia del siniestro de incumplimiento total o parcial -según proceda-, por parte del CONTRATISTA o EX / CONTRATISTA XXXXXXXXXXXXX, identificado con la cédula de ciudadanía XXXXXXXXXXX de Bogotá, de las obligaciones específicas estipuladas en la Cláusula XXXXXXX del Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X cuyo objeto es: “XXXXXXXXXXXX”, de conformidad con lo manifestado en la parte motiva de la presente resolución.
ARTÍCULO SEGUNDO: Como consecuencia de la anterior declaratoria, imponer al contratista XXXXXXXXXXXXX, identificado con cédula de ciudadanía No. XXXXX de XXXXXX, como Sanción Penal Pecuniaria, la suma de VALOR EN LETRAS ($ valor en números) de acuerdo con lo pactado en el contrato y acudiendo a los criterios de tasación señalados en el presente acto.
ARTÍCULO TERCERO: Con fundamento en lo establecido en la Cláusula XXXXX, del Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X, descontar directamente del saldo a favor del contratista o ex contratista XXXXXXXXXXXXX el valor correspondiente a la Sanción Penal Pecuniaria en caso de que exista; de no existir saldo a favor del Contratista, se cobrará por la jurisdicción competente.
ARTÍCULO CUARTO: Se ordene la liquidación del Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X, en el estado en que se encuentre.
ARTÍCULO QUINTO: Notifíquese personalmente el contenido de la presente Resolución en los términos de los artículos 67 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo al Contratista o Ex Contratista XXXXXXXXXXXXX y a la compañía de seguros, XXXXXXXXXXX.
ARTÍCULO SEXTO: Publicar la parte resolutiva del presente acto una vez se encuentre ejecutoriado en el SECOP, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 218 del Decreto 019 de 2012.
ARTÍCULO SEPTIMO: Compulsar copia de la presente resolución, una vez se encuentre ejecutoriada, a la Procuraduría General de la Nación, en cumplimiento del artículo 31 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 218 del Decreto 019 de 2012.
ARTÍCULO OCTAVO: Contra la presente resolución solo procede el recurso de reposición, el cual debe ser interpuesto en los términos previstos en el literal c del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
Dada en Bogotá, D.C., a los.
NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
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Resolución Número
Página 10 de XX
“Por medio de la cual se declara el incumplimiento y se hace efectiva la Sanción Penal Pecuniaria al Contrato XXXXXXXXXXXX No. XXX de 201X”.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSubsecretario (a) de Gestión Institucional
Funcionario o asesor NombreTramitado y proyectado porAprobó: Directora de Contratos
Radicado No. *RAD_S* Fecha: *F_RAD_S*
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GDI - GPD – F031Versión: 02 Vigencia:
13 de febrero de 2018
Anexo 11- Informe de Supervisión
Bogotá, XXXX de XXXX de 201X
PARA: Dr. (a) XXXXXXXXXXXXXXXXDirector (a) de Contratación
DE: Supervisor Contrato No. XXXX de 201X.
Asunto: Informe de Supervisión para adelantar Procedimiento Administrativo Sancionatorio por Incumplimiento parcial o total del Contrato No. XXX de XXX, celebrado entre la SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO/ALCALDÍA LOCAL y XXXX. Póliza No. XXXXXXXXXXXXXX.
Respetado (a) doctor (a):
De manera atenta, en cumplimiento de mis obligaciones como supervisor del contrato del asunto, pongo en conocimiento de ese Despacho los hechos constitutivos de un posible incumplimiento de obligaciones contractuales y así mismo, fijo la tasación de los perjuicios causados a la entidad con ocasión de (la demora en la ejecución contractual, ineficiente calidad de los bienes o servicios, incumplimiento de las condiciones técnicas pactadas, etc.), según corresponda.
I. HECHOS
1.1. Aspectos fácticos documentados de la ejecución del contrato
a. El Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de XXXX de 201X, fue suscrito entre la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local y ´XXXXXXXXXXXXXXXXX el día XXXX de XXXX de 201X.
b. El plazo pactado del contrato fue de XXX (XX) MESES contados a partir de la suscripción del acta de inicio entre el supervisor del contrato y el (la) contratista, previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. En todo caso se dispuso que el plazo de ejecución del contrato no podría superar al 31 de diciembre de 201X, de acuerdo con lo establecido en la cláusula XXXX del contrato; así mismo, se estableció en la cláusula XXXXX – Sanción Penal Pecuniaria que el contratista se obliga a pagar el 10% del valor total del contrato, a título de tasación anticipada de perjuicios que ocasione en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento total o parcial de sus obligaciones. El valor correspondiente es la suma de XXXXXXXXXXXXX VALOR EN LETRAS ($ valor en números) M/CTE.
c. El acta de inicio para la ejecución del contrato fue suscrita por las partes el día XXX de XXX de 201X, previéndose como fecha de terminación del contrato el día XX de XXXXX de 201X.
d. De acuerdo con los soportes documentales que reposan en el expediente contractual, el Contratista o Ex Contratista presentó informes de ejecución de los periodos comprendidos entre el XXXXX de 201X al
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XXX de XXXX de 201X, es decir XXXXXX MESES, el cual representa un valor contractual de XXXXXXXXXXXXXXXX VALOR EN LETRAS ($ valor en números) M/CTE.
1.2 Requerimientos realizados al (a) Contratista o Ex contratista
Que en el expediente contractual reposan los informes de actividades correspondientes a los siguientes periodos: XXXXXXXXXXXXXXXXX, acompañados de las certificaciones mensuales, los soportes de pagos de salud y pensión, informes que se encuentran firmados por mí, en calidad de supervisor (a) del contrato.
No obstante lo anterior, se evidenció la falta de XXXXXXXXXXX que deberían ser entregados en cumplimiento de las obligaciones contractuales (relatar los hechos que denotan el incumplimiento de las obligaciones contractuales; demoras en la entrega, deficiencias en calidad o en requerimientos técnicos).
Que ante esta situación, mediante radicado XXXXXXXXXXXXX del XX de XXXXX de 201X, se le solicitó al contratista o ex contratista el cumplimiento de sus obligaciones derivadas del Contrato No. XXX de XXX de 201X, así:
(….) De conformidad con lo establecido en la cláusula XXXX del contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X, suscrito entre la Secretaría Distrital de Gobierno/Alcaldía Local y XXXXX, debía cumplir entre otras, las siguientes obligaciones de carácter específico (Indicar cada una de las obligaciones contractuales que fueron incumplidas):
1. XXXXXXXXXXXXXXX.2. XXXXXXXXXXXXXXX.
Que posteriormente mediante comunicación XXXXXXXXXX del XX de XXXXXXX de 201X, se le reiteró al Contratista o Ex Contratista el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato No. XXX de 201X, en los siguientes términos: (…).
1.3. Respuesta del Contratista o Ex Contratista y de la Compañía de Seguros XXXXXXXXXXXX.
Que el Contratista o Ex Contratista mediante comunicación XXXXXXXXXXXX del XXX de XXXX de 201X dio respuesta a los requerimientos que le fueren remitidos por esta supervisión, señalando que XXXXXXXXXXXX.
Que la Compañía de Seguros hasta la fecha no se ha pronunciado sobre el particular o se pronunció manifestando lo siguiente: XXXXXXXXXXXXXXX.
1.4 Argumentos que soportan el trámite del presunto incumplimiento del Contrato No. XXX de 201X.
Que pese al pronunciamiento del contratista, esta supervisión evidencia que el (la) Contratista o Ex Contratista ha omitido su deber de: (entregar en el tiempo previsto en el contrato; entregar los bienes o servicios a los que se comprometió; entregar los bienes o servicios con deficiencias en calidad, o sin cumplir con las especificaciones técnicas, etc.), que corresponden a las siguientes obligaciones específicas:
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1. XXXXXXXXXXXX.2. XXXXXXXXXXXX.
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3. XXXXXXXXXXXX.
Por lo tanto, la omisión del Contratista o Ex Contratista de (mencionar las causas del incumplimiento) durante la ejecución del contrato ha generado traumatismos para la Entidad, como quiera que (señalar los inconvenientes que el incumplimiento ha generado).
II. CLÁUSULAS CONTRACTUALES POSIBLEMENTE VULNERADAS.
A partir de los hechos antes referenciados, esta supervisión evidencia un probable incumplimiento total o parcial (según corresponda) del Contratista o Ex Contratista, de sus obligaciones contractuales contenidas en las siguientes cláusulas:
1. Los numerales X, X, y X, de las obligaciones específicas del Contratista o Ex Contratista contenidas en la Cláusula XXXX del Contrato de /Tipo de contrato) No. XXX de 201X.
2. Cláusula XXX que establece la forma de pago y requisitos para desembolso de honorarios del Contrato No. XXX de xxxx.
III. ESTADO ACTUAL ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DEL CONTRATO (TIPO DE CONTRATO) No. XXX DE 201X.
El presente contrato de (Tipo de contrato) presenta el siguiente balance financiero a la fecha:
Tabla 1. Datos Generales Valor y Plazo Contrato de (Tipo de contrato) No. XXX de 201X
Valor Total Contrato $
Valor Honorarios$ Valor Honorarios
Día $Mes
Fecha Inicio Día/mes/año Fecha Fin Día/mes/año Plazo
Tabla 2. Datos del Valor y Plazo del Contrato (Tipo de contrato) No. XXX de 201X, ejecutados por el Contratista o Ex Contratista
Valor del contrato cedido ejecutado $
Valor Honorarios$ Valor Honorarios
Día $Mes
Fecha Inicio cesión Día/mes/año Fecha Fin cesión Día/mes/año Plazo
Tabla 3. Estado Ejecución Presupuestal y Entrega Informes del Contratista o Ex Contratista
Fecha Valor
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No Informe
No. Orden
de Pago
Periodo
1 Día/mes/año $
2 Día/mes/año
Total Ejecutado/Girado al Contratista o Ex Contratista $
IV. PERJUICIOS - TASACIÓN DE SANCIÓN PENAL PECUNIARIA
Esta supervisión procede a realizar la dosimetría de la sanción, a partir la estipulación penal pecuniaria limitada en la Cláusula XXXX del Contrato (Tipo de contrato) en el 10% de su valor total, valor que corresponde a XXXXXXXXXX VALOR EN LETRAS ($ valor en números) M/CTE:
TABLA 4. MODULACIÓN SANCIÓN PENAL PECUNIARIA CONTRATO (TIPO DE CONTRATO) No. XXX DE 201X
Concepto Valores monetarios PorcentajeValor total del contrato $ 100%Ejecutado con informe $ %
Pendiente de entrega de actas $ %Tasación de sanción penal pecuniaria
Cláusula penal pecuniaria = 10% valor del contrato $ 100%Aplicar conforme a la cláusula penal pecuniaria por
las obligaciones pendientes de cumplimiento $ 10%
V. CONCLUSIONES
Por lo expuesto, esta supervisión observa que existen suficientes razones para iniciar el procedimiento administrativo sancionatorio establecido por la ley y verificar la viabilidad jurídica de declarar el incumplimiento al Contratista o Ex Contratista por (razones que dan lugar al inicio del procedimiento sancionatorio).
VI. PRUEBAS
a. Requerimiento No. 1 radicado número XXXXXXX del XX de XXXXX de 201X.b. Requerimiento No. 2 radicado número XXXXXXX del XX de XXXXX de 201X.
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c. Relacionar cada uno de los medios de prueba que demuestren el incumplimiento de las obligaciones del contratista, actas, correos electrónicos, requerimientos, etc.
Por lo anterior, le solicito a esa Dirección adelantar el procedimiento administrativo sancionatorio a que hubiere lugar y adoptar la decisión que corresponda.
Atentamente,
XXXXXXXXXXXXXXSupervisor (a) del Contrato No. XXX de XXXX.
Anexos: XXXXX Folios
Proyectó:Revisó y Aprobó:
