Administración Simultanea de Contratos

2.- Etapas de un Contrato(Una visión de multi-contratos)

Consideración General

• La administración de un contrato no parte con la entrega de terreno por parte del mandante y posterior recepción del contratista o colaborados.

• La administración del contrato parte desde que el Mandante tiene una necesidad.

• Cuidado al no considerar esto (error topográfico)………………

Las etapas1. El Mandante tiene una necesidad (Ej.: Túneles NNM

o CHS).2. Mandante realiza Ingeniería de Construcción,

Mantención, entre otras (También puede contratarla a una empresa especialista).

3. Licitación.4. Estudio (Empresa Contratista).5. Adjudicación.6. Ejecución (La administración depende de las etapas

anteriores).

1.- Necesidades del Mandante• El Mandante puede detectar necesidades propias de su faena productiva.

– Mantención instalaciones (Ej.: Mantención puertas de ventilación)– Construcción nuevas instalaciones (Ej.: Barrios cívicos Nv.Nuevos).– Preparación mina (Ej.: Calles y zanjas o remoción cobertura (pre-stripping).– Problemas puntuales (Ej.: Explotación cuerpos satélites (Candelaria)).

• Ampliación proyectos en ejecución. – Evita desviar recursos.

• Construcción nuevos proyectos (EPC-EPCM). En general se deben coordinar infinidad de actividades.– Construcción Mina.– Construcción Planta.– Otras instalaciones.

• Las necesidades pueden ser variadas, pero siempre hay un factor común optimizar recursos y aumentar rentabilidad del proyecto.

Algunas Consideraciones

• No siempre las necesidades son propias de subcontratación, pudiendo estas disminuir la rentabilidad del proyecto o estar en conflicto con la ley.– Chile. Ley 20.123 “Ley de Subcontratación”

Ley 20.123 “Ley de Subcontrataciones”

• Trabajo en régimen de Subcontratación: Es trabajo en régimen de subcontratación, aquél realizado en virtud de un contrato de trabajo por un trabajador para un empleador, denominado contratista o subcontratista, cuando éste, en razón de un acuerdo contractual, se encarga de ejecutar obras o servicios, por su cuenta y riesgo y con trabajadores bajo su dependencia, para una tercera persona natural o jurídica dueña de la obra, empresa o faena, denominada la empresa principal, en la que se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas.

• La empresa principal o mandante, será solidariamente responsable de las responsabilidades laborales y previsionales, que afecten al contratista y este a su vez de sus subcontratistas.

• La empresa principal o mandante deberá aportar las medidas necesarias para preservar las seguridad y salud de todos los trabajadores que trabajen en sus instalaciones (Excepción Personas Naturales).

• Reconoce servicio transitorios: Pone a servicio de empresas usuarias trabajadores para cumplir tareas de carácter transitorio ej.: selección o capacitación .

Aspectos Generales Ley 20.123

• Responsabilidad Solidaria de Empresa Mandante con Empresa Contratista.• Empresas contratistas o de servicios transitorios no podrán ser filiales o

relación societaria con la empresa principal, mandante o usuaria.• No se podrá ejecutar contratos de obras con contratos por obra a

trabajadores (sobre 12 meses de obras)• Los servicios serán a cuenta y riesgo de la empresa contratista.• El mandante o empresa principal no podrá tener ingerencia de supervisión

sobre los trabajadores pertenecientes a empresas contratistas, a excepción de cuando se trata de servicios transitorios. (No Existe Subordinación)

• Flujo de información laboral, previsional y seguridad expedito entre la Empresa Mandante y Empresa Contratista.

• Desaparecen los contratos de “Carne”

¿Que actividades se pueden contratar?

• Obras en general (No existen restricciones), como contrato y subcontrato. (Errores cometidos por Codelco, p.ej.:no poder hacer labores que el Mandante ya desarrolla)

• Servicios Transitorios, como reemplazo de personal, asesorías específicas, capacitación, selección de persona.

¿Qué no puedo subcontratar?

• Contratos con servicios permanentes de suministro de personas. (Como las Mineras solucionaron este problema)

• Desaparecen los contratos de “Carne”, en los cuales una empresa prestaba servicio de suministro de personal de manera permanente, y con supervisión directa del mandante.

Antes y después de la Ley

• Antes:– Mandante ejercía

supervisión sobre trabajadores de E.Cont.

– Existencia contratos “Carne”

• Después– Imposible Ejercer

supervisión sobre trabajadores E.Cont.

– Se suprime los contratos “Carne” Ej.: Asesorías permanentes

» Además cambia visión de contratos de Inspección Técnica.

Es importante reconocer que una empresa puede tener muchos contratos con un mandato, pero todos son independientes ante la ley, con supervisiones independientes y RRHH independientes.

2.- Ingeniería (Cubicación de Obras)

• Aspectos Generales:– Consiste en dimensionar las obras, servicios y aspectos

generales a contratar, además de estimar un presupuesto estimativo (importante en proceso licitación)

– Actividad de extrema importancia para la correcta ejecución de obras, mantención, construcción o labores a realizar.

– Una mala ingeniería puede llevar al fracaso de cualquier proyecto.

– Es muy común que esta etapa también se subcontrate.

Equipos de Ingeniería

Competentes

Ingeniería de Buen

Nivel

Estimación de Obras Certera

Equipos de Ingeniería No Competentes

Ingeniería Deficiente

Estimación Obras con

errores

Retrasos Obliga a Negociar con Contratista

OmisiónSubestimación & Sobrestimación

Peligroso para el correcto desarrollo

del contrato

Cambios en el

Contrato

• Omisión de Obras: – Obliga a negociaciones futuras.– Puede inducir a cambios metodológicos.– Retrasos en los tiempos.

• Subestimación:– Al existir aumento de obras obliga a negociar (Casos

especiales sobre 20% de aumento de obras)– Precios mentirosos (solo cuando el contratista ha detectado

el error – muy común)• Sobrestimación:– Puede salir perjudicado la empresa contratista debido a

menor cantidad obra.– Inducir a Reclamos Legales por la empresa contratista

“Claim”.

3.- Licitación

• Proceso por el cual el mandante solicita a los oferentes hagan un estudio de los servicios, obras u otros solicitados, para que entreguen una Oferta Técnica y Económica.– Licitación Nacional.– Licitación Internacional.– Licitación Abierta (Pública).– Licitación Cerrada (Privada).– Cualquiera de estas combinaciones.

Las etapas que podemos identificar:– Invitación empresas contratistas.– Entrega Información.– Visitas terreno.– Aclaraciones.

• Estudio (Empresa Contratista).• Entrega Ofertas.• Adjudicación.

Invitación: Proceso por el cual la empresa mandante invita a empresas del rubro a participar. Es conveniente tener las siguientes consideraciones:• Empresas especialistas.• Experiencia en contratos con las envergadura

requerida.• Capacidad financiera (Capital de Trabajo, entre

otros)• Equipos & Personal.• Certificaciones (ISO, OHSAS,…..)• Índices de Accidentalidad.

Cuidado!• Cuando se invita a empresas no especialistas tienden a

equivocarse en el estudio y pueden entregar PRECIOS FUERA DE RANGO (Daño al proceso de licitación)

• Cuando se invita a empresas que no tienen la capacidad financiera, de adjudicarse podrían traer GRANDES COMPLICACIONES.

• No contar con equipos puede retrasar el inicio de obras.• Cuando hay empresas que tienen muchos contratos,

puedo aumentar los riesgos como mandante Contratistas puede tender a poner mucho recurso en un mismo lugar (Riegos bilateral)

Entrega Información: La empresa mandante entrega la información necesaria para el estudio del contrato por parte de la empresa contratistas, los documentos son los siguientes:• Bases Administrativas Generales.• Bases Administrativas Especiales.• Bases Técnicas.• Bases de Mediadas y Pagos.• Aclaraciones Mandante Contratista.

La información debe ser clara para que la empresa contratista no cometa errores

Visitas Terreno: Proceso por el cual la empresa mandante muestra el lugar donde se situarán los trabajos a realizar. Es necesario tener algunas consideraciones:• Mostrar todos lugares donde se realizaran las

obras.• Cualquier información entregada en esta

instancia debe quedar respaldada.• Tratar de mostrar las condiciones de régimen

que se tendrá.

Aclaraciones: Etapa por la cual la empresa mandante aclara las dudas de la empresa contratista.

Esta etapa es muy importante, porque las aclaraciones (por escrito) pasarán a formar parte del contrato y de las condiciones.

4.- Estudio

• Proceso por el cual la empresa oferente realiza el estudio de los antecedentes entregados, propone el Como y Cuanto (Oferta Técnica y Oferta Económica).

• La experiencia de la empresa será fundamental en esta etapa y será clave en el éxito del futuro contrato.

Si bien el estudio es un proceso que está a cargo de la empresa contratista, debemos considerar que el éxito de esta etapa será clave para el desarrollo del contrato (utilidades contratista).• En general los contratos se estudian muy

ajustados (baja utilidad para poder competir)• Se tiende a buscar mejoras en la gestión

operacional para lograr las utilidades no percibidas producto del estudio.

5.- Adjudicación

• Proceso por el cual el mandante asigna el contrato a alguno de los oferentes que participaron del proceso.– Comparación Ofertas Técnicas (Se busca las

ofertas que cumplen los requerimientos del mandante)

– Comparación Ofertas Económica (Se busca las que se adecuan al presupuesto estimado por el mandante)

• Comparación Ofertas Técnicas• Mano de Obra• Equipos y Maquinarias• Materiales• Plazos• Metodología de Trabajo• Planes de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad• Comparación Índices de Accidentalidad.

• Comparación Ofertas Económicas• Precio del Servicio u Obra (Dentro de los Presupuestos

del Mandante).• Remuneraciones.• Obras Incidentes (Ajustes de Cantidades Planificadas

v/s Reales)

¿A quien asignar?

• Quien reúna las mejores condiciones técnicas y económicas (Polinomio Asignación)

• No siempre el más barato es el mejor.• Suele haber empresas que se equivocaron en el

estudio y están bajo el precio real (directo al fracaso??????).

• El mandante debe evaluar cual es la cantidad de trabajos fuera y dentro de su dominio (Multi-Contratos)

Conveniencias del Mandante

• Presupuesto Contratista dentro de límites presupuestarios del Mandante.

• Remuneraciones acordes al mercado, eliminación de conflictos laborales.

• Homogeneidad en Precios de Obras (Presupuestos Alterados “Mentirosos”)

• Plazos acorde a planificación del Mandante.• Para el mandante siempre es buenos desde una

perspectiva económica tener un colaborador con más de un contrato. Reduce costos…. Aparentemente (Analizar teoría de juegos)

6.- Ejecución…….

Administración de Contratos.