20 Estrategias Para Dejar de Procrastinar

By Francisco Sáez • 14 Julio, 2014

“Aplazar una cosa fácil hace que sea difícil. Aplazar una cosa difícil la hace imposible.” ~ George Claude Lorimer

Aunque, como explicaba la semana pasada, la procrastinación se puede enfocar de una manera positiva, lo cierto es que, en general, procrastinar es un enemigo de tu productividady te impide aprovechar todo tu potencial.

He recopilado esta lista—sin orden ni concierto—de múltiples estrategias, algunas sencillas y otras no tanto, que combinadas o de forma independiente, pueden ayudarte a reducir bastante tu nivel de procrastinación:

1. Utiliza la Regla de los Dos Minutos. La Regla de los Dos Minutos tiene su origen en GTD y dice que si estás planificando una acción que se puede hacer en menos de dos minutos, no la planifiques; hazla. Puedes extender ese tiempo a 5 ó 10 minutos. Si haces de esta regla un hábito, habrá una multitud de tareas que no vas a tener la oportunidad de posponer.

2. Da un pequeño primer paso. Si temes a una tarea por el motivo que sea, plantéate trabajar solo 5 minutos y dejarlo. Cuando empiezas a trabajar el miedo se desvanece y coges inercia para continuar y terminar el trabajo. Al dar el primer paso vences esa resistencia y empiezas a ver de otra manera cosas que antes te parecían imposibles. Deja de pensar y hazlo.

3. Las rutinas ayudan. Si conviertes la tareas repetitivas y aburridas en rutinas, terminarás haciéndolas sin apenas esfuerzo. Las rutinas son hábitos o costumbres que haces de forma casi inconsciente y simplifican tu vida.

4. Toma decisiones. Muchas veces vas aplazando una tarea inconscientemente, simplemente porque no te paras a pensar en ella. Dedica un par de minutos para aclarar qué significa realmente esa tarea

y toma una decisión al respecto. Puede que decidas demorarla de una manera racional, en cuyo caso no estás procrastinando y no te sentirás mal por ello.

5. Haz un seguimiento de tu tiempo. Anota en algún sitio qué tareas realizas cada día y cuanto tiempo has dedicado a cada una. Al anotar tu tiempo creas un compromiso interno que te hace ser más responsable con respecto a cómo lo utilizas.

6. Aprende a decir no. Apuesto a que muchas de las tareas que pospones son compromisos que te has buscado por no saber decir que no.

7. No tengas miedo a abandonar. Puede que no sea el momento de hacer algo. A veces creemos que tenemos que hacer algo simplemente porque lo hemos empezado. Si el tiempo hace que ese proyecto ya no tenga tanto sentido o no sea lo suficientemente importante, simplemente déjalo y haz otras cosas. Esperar no significa procrastinar.

8. Gestiona tu energía, no tu tiempo. Es importante que trabajes en tus mejores momentos. Si estás agotado o de mal humor, tus probabilidades de procrastinar aumentan considerablemente. Para tener una mejor actitud, descansa lo suficiente, controla tu nutrición y haz ejercicio.

9. Utiliza la estrategia de Seinfeld. Jerry Seinfeld, actor y cómico, utiliza esa estrategiapara no dejar de escribir chistes cada día. Si tienes que hacer una tarea todos los días, coge un calendario y marca con una X cada día que lo haces. El objetivo es no romper la cadena de equis en el calendario.

10. Divide el trabajo en tareas pequeñas y concretas. Un proyecto grande y complejo puede resultar abrumador. Al dividirlo en pequeñas tareas consigues ver claro el camino y la resistencia a enfrentarte a él disminuye.

11. Establece una recompensa para cuando termines esa tarea que se resiste. Motívate pensando en lo que harás después de hacerla—algo que realmente te apetezca, te relaje y no suponga ningún esfuerzo. Define tus propios incentivos.

12. Haz que sea divertido. Si se trata de una tarea aburrida, busca maneras de hacerla divertida. Juegos, estrategia Seinfield, técnica Pomodoro, recompensas en cada avance, etc.

13. Hazlo público. Si se trata de un reto importante, hazlo público. Habla de ello con tu familia y con tus amigos, públicalo en tus redes sociales, en tu blog… Te sentirás responsable y comprometido, y te costará aplazar el trabajo.

14. Utiliza las palabras adecuadas. Expresa las acciones de forma clara, concisa y motivadora. Las palabras importan cuando te enfrentas a una nueva tarea.

15. Utiliza una lista de tareas corta. Un lista larga puede arruinar tu sensación de control y convertirse en una fuente de estrés y frustración. Cuanto más corta sea tu lista de próximas acciones, más fácil te resultará estar focalizado en lo que de verdad tienes que hacer.

16. Utiliza herramientas que te gusten. No quieras hacerlo todo con una hoja de papel y un lápiz. Utilizar cosas atractivas puede ayudarte a empezar con más ganas una determinada tarea.

17. Revisa regularmente tus objetivos. Si una tarea es complicada, incierta o aburrida, pero es importante para lograr un objetivo, tener siempre presente esa meta debería ayudarte a no procrastinar.

18. Trabaja tus hábitos. Si te conoces a ti mismo y averiguas por qué aplazas constantemente cierto tipo de tareas, podrás cambiar tus hábitos y encaminarlos hacia una menor procrastinación y una mayor productividad.

19. Evita las distracciones. Cuantas más tentaciones tengas para hacer otra cosa en vez de lo que tienes que hacer, más fácil será procrastinar. Mantén el móvil, las notificaciones y el acceso a internet desconectados cuando te dispongas a afrontar tareas complicadas.

20. ¿Tienes un sistema? Si tienes un sistema de productividad personal como GTD, será más fácil que tengas claro qué tienes que hacer y por qué no debes aplazarlo.

Cómo dejar de procrastinar y no morir en el intento

108inCompartir

Sandra Gonzalezjunio 10 2015

Muchos nos consideramos multitaskers porque leemos los informes y correos al

mismo tiempo, o porque respondemos los mails escribiendo a mil por hora,

chateamos con el novio/a en el celular, y hasta comemos pegados a la pantalla.

Pero, de igual manera, nos quedamos con las tareas pesadas para última hora y

siempre nos falta tiempo ara completar nuestras labores. Y esto sólo le pasa a

un procrastinador.

A todos nos gusta dejar las cosas para después; sobretodo cuando son tareas

tediosas o no nos gustan. Eso es procrastinación. Destinamos tiempo para hacer

algo, pero en realidad estamos en 10 cosas a la vez y no avanzamos ni

terminamos ninguna.

Las típicas excusas mentales son “naaa, es que no tengo ganas de pensar en eso

ahora, mejor lo dejo para después y avanzo en el diseño o redacción de esto otro

que me gusta más”. ¿Qué pasa entonces? En vez de disfrutar del proceso creativo

de diseño o redacción, las emociones quedan atoradas en lo que teníamos que

hacer y no nos gusta; y nos demoramos todavía más en terminar esa tarea que

empezamos porque nos gusta.

Pero, ¿cómo se puede corregir la procrastinación? Corrigiendo los malos

hábitos laborales. Es necesario aprender a:

1. Adoptar y respetar un horario de trabajo2. Priorizar tareas y ejecutarlas en un plazo sensato3. Disfrutar cada momento

En las siguientes líneas voy a darte consejos para que puedas cumplir con cada

uno de estos puntos. No es tarea fácil. Dejar de procrastinar requiere de tiempo,

esfuerzo y ganas. Pero con esta guía práctica seguro lo lograrás sin problema.

1. Adoptar y respetar un horario de trabajo

Esto es lo básico para desarrollar un buen hábito laboral. Se supone que debemos

trabajar 8 horas al día. Pero en la realidad, no creo que nadie aguante tanto.

Menos si tenemos una pantalla con internet y un mundo de distracciones a

nuestros pies.

Para respetar el horario de trabajo tenemos que calcular de manera realista

nuestras horas laborales: ¿cuánto tiempo te tomas por la mañana para prender

el computador, hacerte un café, saludar a todos en la oficina, etc? No tienes

que dejar este ritual matutino. Pero sí asigna un tiempo para esas actividades; y

no lo cuentes como tiempo productivo.

Pueden ser 30 minutos yendo por todas las salas de la oficina o los 5 minutos que

te toma abrir la ventana, prender el computador y destapar un yogurt. Pero debes

considerar que es tiempo que no va a volver. Así que ya no empezaste tu trabajo a

las 9:00 o 9:30 hrs. ¿Ves? Ser realistas ayuda.

Consejos para lidiar con el correo electrónico

Supongamos que luego de prender el computador, abres tu correo y tienes 50

correos. ¿Cuánto tiempo pasas respondiendo correos? ¿No tienes idea? Pues

mídelo. Lo peor del trabajo en digital es que nos hemos vuelto esclavos del correo

electrónico y no sabemos siquiera cómo trabajar con él.

Idealmente, y sobretodo si trabajas con tecnología, deberías usar un sistema de

trabajo colaborativo como Slack o Trello. Porque si solo usas correo, pues bueno,

te estás quedando atrás. De verdad te invito a descubrir este tipo de herramientas

digitales, te aseguro que facilitarán enormemente tu trabajo.

2. Priorizar tareas y ejecutarlas en un plazo sensatoLa Regla de los 2 Minutos

Implementar un sistema rápido de priorización de tareas tiene relación con el

sentido de urgencia. Para ello, lo mejor es usar la Regla de los 2 Minutos:

¿Lo soluciono yo en 2 minutos? ¿Lo puede hacer alguien más por mi? De verdad es urgente, no puede esperar.

Priorizar correctamente tareas puede hacerse en dos partes: de lo que

requiere más tiempo a lo que requiere menos tiempo (Regla de los 2 Minutos) y de

lo más urgente a lo menos urgente.

No importa si te toma dos horas o 10 minutos, todo es tema de priorizar

correctamente y responder de lo más urgente a lo menos urgente.

Ok, voy respondiendo todo; voy en el correo 15 y me encuentro con un incendio:

el cliente quiere que lo llame ASAP. Este correo fue recibido a las 9:05 de la

mañana y ya son las 9:45, el cliente insiste en que es muy urgente y, además, si

usa Mailtrack.io ya sabe que lo vi porque lo abrí. ¿Sigo con lo mío o lo llamo?

Este es el segundo exacto en que se va toda la planificación de trabajo al carajo.

La mayoría de la gente acude al llamado de “urgente” y responde de inmediato al

correo, llama al cliente o a la persona a cargo del proyecto para que le diga qué

pasó. Y así ya nos podemos imaginar que nuestro día laboral se puso a la orden

de otra persona.

Nadie se va a morir si pasa media hora (no somos doctores o ¿sí?). Y por mucho

que nos paguen, a menos que tengamos firmada una cláusula en un contrato que

nos obligue a responder a los clientes en un horario 24/7 y en un lapso

de tiempo específico, pues no pasa nada. Responde el correo, anota ese

problema como urgente y sigue revisando tus demás correos. Puede que exista un

incendio peor en otro correo más adelante.

¿Y si de verdad es algo que no puede esperar? Delega o aplica la Regla de Los 2

Minutos: llama al cliente para calmarlo y dile que ya estás al tanto del asunto; pero

que necesitas tiempo para entregarle la mejor solución. Este tipo de respuestas

siempre son profesionales, porque así el cliente se da cuenta de que no lo estás

dejando a la deriva.

Creando la lista de tareas

¿Qué hago luego de responder los correos? Una lista de las tareas por hacer. Por

alguna razón la mayoría de la gente en el ambiente de oficina le dice “lista de

pendientes”. Nombre que no me agrada mucho porque ¡Duh! Obvio que todo está

pendiente, ¿cierto?

Paso 1: Hacer  una lista

Haz una lista de todo lo que tienes que hacer y ojo, responder correos ya no va en

esta lista, porque ya lo hiciste. Lo que sí va en la lista son las tareas asociadas a

esos correos. Por ejemplo: tengo 5 correos de clientes cotizando cosas diferentes,

tengo 3 correos de clientes que quieren cambios de diseño, tengo 4 invitaciones a

eventos o webinar, etc.

Entonces, todo lo que te tome menos de 2 minutos en hacerse, hazlo de

inmediato. Si sabes que una tarea demora más de 2 minutos, lo dejas anotado en

la lista. Y así vas depurando la lista de tareas.

Ok, respondo las invitaciones a eventos, respondo uno, dos, tres, 25 correos; me

quedan menos correos y menos cosas por hacer. Ya me cansé, voy por una

bebida. ¡NO! Termina de escribir la bendita lista y luego ve por un premio.

En serio, así a lo perrito Pavlov. Si ya tienes la tentación de pararte del asiento, no

lo hagas. En lugar de pararte, piensa en un refuerzo positivo y elige mentalmente

la recompensa que te darás después: ir a molestar al compañero de trabajo, ver

un capítulo de una serie, etc.Hacer la lista y priorizar tareas es la primera tarea

de la mañana. Así que si evitas distracciones al principio, es más probable que

logres terminar tus tareas a tiempo. No dije que sería fácil. ¡No te pares de esa

silla! Termina la lista.

Sobre las interrupciones

Supongamos que llega alguien a conversar un rato cuando vas en medio de la

lista de correos. ¿Paro todo y converso con el colega distractor?

DING DING DING

¡NO!

Claro que si es el jefe, pues no te queda de otra.

Paso 2: Priorizar Tareas

¿Ya tienes tu lista reducida por tiempo? Pues ahora prioriza por el gusto que le

tienes a la actividad o por la cantidad de energía que necesitas para completarla.

Si te toma una hora arreglar los logos, pero es algo que odias; entonces, eso va al

principio. Si es una tarea creativa como redactar, requiere más tiempo; así que

déjalo para después del almuerzo. Ordena las tareas según la cantidad de energía

o esfuerzo de concentración que necesites para resolverlo.

Fijar plazos para cada tarea y hacer lo más tedioso al principio

Ponerse plazos equivale a poner una fecha de entrega para cada tarea y

cumplirla.Siempre deja lo más tedioso para el inicio; porque si no, no lo vas a

hacer nunca.

Supongamos que cotizar sea la parte más tediosa de mis tareas, así que lo dejo

para la mañana. Con dos horas debería bastar. Agarro el calendario y pongo, de

11:00 a 13:00 “cotizar” y ya. Así vas organizando por tiempo tu día. Pro tip: cada

25 minutos puedes darte ratos libres y recompensas.

¿Qué pasa si son las 13:00 y no tengo mi tarea lista? No hay recompensa. No es

necesario castigarse, pero sí vas a tener que comenzar la tarea siguiente.

Si no terminaste lo previsto en el plazo asignado, ¿qué pasó? ¿Te interrumpió una

llamada? ¿Te dio hambre? Anota el problema que surgió y sigue con la siguiente

tarea.

Procesos Críticos

Muchos de los que trabajen en equipo sabrán que existen los llamados procesos

críticos. Es decir, tareas que van ligadas unas con otras de manera que si no

termino una acción, no puedo avanzar con la siguiente. Por ejemplo, no pudo

construir una casa, sin haber comprado el terreno, sin haber cotizado con

empresas constructoras o sin haber comprado los materiales.

En tales casos, es primordial que se respeten estas fechas de entrega o avances

de proyecto. De lo contrario, se atrasa el trabajo de todos.

Si trabajas solo, igual tendrás procesos críticos. Por ejemplo, para cotizar un sitio

web, tienes que establecer los requerimientos y funcionalidades primero. Para

estos casos es ideal contar con una herramienta de trabajo colaborativo. Esta te

avisará cuando una tarea está demasiado atrasada y puede afectar el resultado

final. Es decir, avisa cuando peligra el proyecto.

Además, usando un sistema de trabajo con tareas explícito saltarán a la vista

quiénes son los que están al día en sus tareas y quiénes no; de manera que los

miembros del grupo se puedan ayudar mutuamente y evitar atrasos.

Trabajando en el computador, todo el día

¿Qué podemos hacer para evitar las distracciones?

Decirle a la gente que no llame, no converse ni grite cerca, etc. ¿No funciona? Pues lleva tu trabajo (léase laptop) a un lugar donde puedas

concentrarte media hora con tranquilidad Cerrar todas las ventanas del navegador, dejar sólo las que necesitamos para la

tarea que vamos a hacer y abrir sólo los programas que vas a usar. Todo lo demás, se cierra.

Usar una app para medir tiempo en cada actividad = método Pomodoro: 25 minutos de trabajo y 5 de break.

Al final del día, revisa las veces que no alcanzaste a completar tus tareas y busca soluciones.

¿No puedes trabajar sin música pero a cada rato salen comerciales en YouTube y

los tienes que adelantar? Instala EndlessPlayer y podrás ver videos de YouTube

sin comerciales. Otra opción es buscar un compilado ya listo. ¿Te da

hambre? Ten una barrita de cereal o una manzana cerca. ¿Te da frío o

calor? Pues mantén a la mano un sweater. Busca soluciones a las

distracciones, porque son propias de cada uno y nadie lo hará por ti.

3. Disfrutar cada momento

Disfrutar el momento es un estilo de vida que puede alcanzar cualquiera que se lo

proponga.¿Qué ganas con preocuparte por el futuro? Es mejor que te

ocupes de vivir en el presente. Cuando la mente comienza a funcionar sin

preocupaciones, te permitirá estar presente y con toda tu atención en el minuto

que estás viviendo. Y así  podrás experimentar la vida a tu antojo. ¿Qué ganas

con ir pensando en el camino lo que tienes que hacer en casa cuando

llegues? Come tu comida con calma, toma esos 5 minutos de break y vívelos,

saboréalos, convérsalos o, simplemente, haz algo que disfrutes.

La vida es corta, así que mejor disfrútala.