2014Metodología de integración

SEGUNDO INFORME DE GOBIERNO

Olga Hernández Martínez

Presidenta Municipal

Coordinación de Grupos de

Trabajo

M. en I. Marco A. Vázquez NavaJefe de la UIPPE

Protócolo

C.P. Gilberto Mondragón

GuadarramaSecretario del Ayuntamiento

Redacción del Informe e integración

delAnexo

Estadístico

UIPPE

Discurso Político

Lic. Julio César Medina RuízSecretario Técnico

Estrategia de Medios de

Comunicación, Diseño e

Impresión Lic. Alejandra

Monroy Gómez

Directora de Comunicación

Validación

C.P. Sonia Díaz ManjarrezContralora Municipal

Protocolos deSeguridad

Cmte. Agustín Vilchis Cañedo

Director de Seguridad Pública

Grupos de Trabajo

Coordinación de Grupos de

Trabajo

• Coordinar las actividades para la elaboración y presentación del Segundo Informe de Gobierno Municipal.

• Comunicar a las dependencias y organismos de la administración municipal, el cronograma general de actividades.

• Dar seguimiento a los avances y fechas de cumplimiento.

• Coordinar las reuniones con responsables de grupos de trabajo para la integración del informe.

Funciones:

Grupo de Trabajo de Protócolo

Integrantes:

• C. P. Gilberto Mondragón Guadarrama, Secretario del H. Ayuntamiento. (Coordinador de Grupo)

• Lic. Claudia Ordáz Carmona, Secretaria Partícular de Presidencia.

• Lic. Rosa María Zavala Fabela, Asesora de la Presidenta Municipal.

• Lic. Alejandra Monroy Gómez, Directora de Comunicación Social.

• Comandante Agustín Vilchis Cañedo, Director de Seguridad Pública.

• Arq. Maurilio Esquivel Higuera, Director de Obras Públicas.• Lic. Irma Carbajal Coria, Directora de Administración.• Arq. Pablo de la Colina Sánchez, Coordinador de Logística.

Grupo de Trabajo de Protócolo

Actividades:

• Definir fecha para la celebración del Segundo Informe de Gobierno Municipal.

• Empatar agenda con la Secretaría Particular del C. Gobernador para su posible asistencia.

• Proponer recinto oficial para la realización del informe.• Organizar toma de fotografías oficiales, salutación y recepción. • Proponer diseño y distribución del recinto y demás locaciones.• Integrar lista de invitados.• Preparar y distribuir invitaciones, gafetes y cartones de

estacionamiento.• Confirmar asistencia de invitados.• Atención a invitados especiales.• Logística, distribución y acondicionamiento de lugares,

templetes, seguridad y acceso.

Grupo de Trabajo de Redacción del Informe e integración del Anexo Estadístico

Integrantes:

• M. en I. Marco A. Vázquez Nava, Jefe de la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación. (Coordinador de Grupo)

• Lic. Alejandra Monroy Gómez, Directora de Comunicación Social.

• L.C.P. y A.P. Marco Antonio Trejo Borja, Subdirector de Planeación.

Actividades a realizar:

• Establecer el proceso para la integración del Segundo Informe de Gobierno Municipal y sus anexos.

• Elaborar el Programa de actividades.• Establecer el cronograma de trabajo y calendarización de reuniones con

responsables de grupo.• Dar seguimiento de acuerdos.• Coordinar la recopilación, clasificación y procesamiento de la información

con los enlaces.• Atender la aclaración de inconsistencias, complemento de información y

precisión de datos.• Coordinar la revisión y validación de cifras, así como de los textos por los

titulares de las áreas.• Integrar las versiones preliminares del Informe.• Supervisar la correcta integración de los textos y sus anexos.• Integrar e imprimir el documento final del informe en coordinación con la

Dirección de Comunicación Social.

Grupo de Trabajo de Redacción del Informe e integración del Anexo Estadístico

Responsable• Lic. Julio César Medina Ruíz, Secretario Técnico.

Actividades a realizar:

• Verificar congruencia del texto del Segundo Informe de Gobierno Municipal, con los pronunciamientos, ideario político y compromisos de la C. Presidenta Municipal, así como con los pilares temáticos y ejes transversales del Plan de Desarrollo Municipal 2013-2015.

• Elaboración del mensaje de la C. Presidenta Municipal.

• Integración de textos adicionales para entrevistas.

Elaboración del Discurso Político

Integrantes:

• Lic. Alejandra Monroy Gómez, Directora de Comunicación Social.

• Lic. Irma Carbajal Coria, Directora de Administración.• M. en I. Marco Antonio Vázquez Nava , Jefe de la UIPPE.

Grupo de Trabajo Estrategia de Medios de Comunicación, Diseño e Impresión

Actividades a realizar:

•Proponer la imagen institucional del evento, incluyendo del recinto. •Diseñar las invitaciones, gafetes, cartones de estacionamiento, espectaculares, pendones, y otros elementos de identificación. •Elegir espectaculares y medios de publicidad. •Realizar diseño editorial, edición y publicación en distintas versiones. •Organizar campaña de difusión en prensa y medios electrónicos. •Preparar el Segundo Informe de Gobierno Municipal., en versión digital (animación del Informe, cortinillas, cápsulas y producción de elementos de difusión). •Convocar a medios, verificar su acreditación y atenderlos.•Efectuar el levantamiento de imágen fotográfica y en video de las obras y acciones.•Establecer la estrategia informativa y de entrevistas en medios: antes, durante y despues del evento.•Impresión del documento final en coordinación con la UIPPE y la Dirección de Administración.

Grupo de Trabajo Estrategia de Medios de Comunicación, Diseño e Impresión

Grupo de Trabajo de Validación

Integrantes:

• C.P. Sonia Díaz Manjarrez, Contralora Municipal.

• L.C.C. Néstor Ignacio Ortega González, Tesorero Municipal.

Actividades a realizar:

• Conciliar la información levantada en revisiones físicas y con la información entregrada a la UIPPE (Contraloría Municipal).

• Revisar la información financiera plasmada en los textos del informe, como son: inversión de recursos, situación financiera, etc. (Tesorería Municipal).

• Aclaración de diferencias con las áreas responsables de obras y acciones.

• Validación y empate de información con el Anexo Estadístico.

Grupo de Trabajo de Validación

Responsable:• Comandante Agustín Vilchis Cañedo, Director de

Seguridad Pública Municipal. (Coordinador de Grupo)

• Lic. Eloísa Contreras Archundia, Directora de Desarrollo Social y Participación Ciudadana.

• Lic. Martín Olivarez Ávila, Director de Gobernación.

Grupo de Protocolos de Seguridad

Actividades a realizar:

• Seguridad del Recinto oficial antes y durante el evento.

• Vialidad antes, durante y al final del evento.

• Identificar posibles manifestaciones de grupos y líderes sociales.

• Fomentar y fortalecer el ambiente de civilidad, respeto y tolerancia por parte de los grupos y lideres sociales, antes, durante y después del Informe.

Grupo de Protocolos de Seguridad

Actividades durante el mes de agosto de 2014

• Definir PROCESO para la integración del Segundo Informe de Gobierno Municipal.

Del 04 al 08 de Agosto

• Definir las características de la información que deberá entregar cada área.

• Diseño del Sistema de Información Municipal, aplicación Segundo Informe de Gobierno

Del 11 al 21 de Agosto • Presentar a la Presidenta Municipal y a las Directoras y Directores de la Administración Municipal el PROCESO para integrar el Segundo Informe de Gobierno

25 de Agosto

UIPPE

Actividades PRIMERA ENTREGA de información

• Asesoría permanente a las áreas, POR CITA.

• Inicia la elaboración de la propuesta de diseño.

25 al 29 de Agosto

• Revisión de la PRIMER ENTREGA de información y anexo estadístico con corte al 31 de julio de 2014 (conforme al calendario)

Del 8 al 12 de Septiembre • Solicitar a las áreas

correcciones y actualizaciones, derivadas de la revisión de la PRIMER ENTREGA.

• Recopilación de fotografía e imagen.

8 de Septiembre

Calendario de Revisión de la Información capturada en el Sistema de Aplicación del Segundo Informe. (Primer Corte)

• 09:30 Administración• 11:00 Desarrollo Social• 12:30 OPDAPAS• 14:00 Instituto de la Juventud• 17:00 SMDIF

• 09:30 Gobernación • 11:00 Des. Económico, Metropolitano y Rural Sustentable• 12:30 Educación y Cultura• 14:00 Coordinación Jurídica• 17:00 Obras Públicas

• 09:30 Sindicatura• 11:00 Secretaría del Ayuntamiento• 12:30 Instituto de la Mujer• 14:00 Seguridad Pública• 17:00 Desarrollo Urbano

• 09:30 Servicios Públicos• 11:00 Medio Ambiente• 12:30 INCUFIDEZ y UIPPE• 14:00 Comunicación Social• 17:00 Derechos Humanos

• 09:30 Tesorería Municipal• 11:00 Contraloría Municipal• 12:30 Secretaría Técnica• 14:30 Presidencia Municipal

8 de septiembre

9 de septiembre

10 de septiembre

11 de septiembre

12 de septiembre

Actividades septiembre de 2014

• Redacción del primer borrador del Segundo Informe de Gobierno conforme a la PRIMER ENTREGA.

17 al 26 de septiembre

• Entrega de propuesta de diseño (Comunicación Social)

12 de septiembre

• Entrega del primer borrador a la Presidenta Municipal y Grupos de Validación y Comunicación Social.

26 de septiembre

• Recepción de correcciones por parte de la Presidenta Municipal y Grupos de Validación y Comunicación Social.

13 de octubre

• 09:30 Administración• 11:00 Desarrollo Social• 12:30 OPDAPAS• 14:00 Instituto de la Juventud• 17:00 SMDIF

13 de octubre

• 09:30 Gobernación • 11:00 Des. Económico, Metropolitano y Rural Sustentable• 12:30 Educación y Cultura• 14:00 Coordinación Jurídica• 17:00 Obras Públicas

14 de octubre

• 09:30 Sindicatura• 11:00 Secretaría del Ayuntamiento• 12:30 Instituto de la Mujer• 14:00 Seguridad Pública• 17:00 Desarrollo Urbano

15 de octubre

• 09:30 Servicios Públicos• 11:00 Medio Ambiente• 12:30 INCUFIDEZ y UIPPE• 14:00 Comunicación Social• 17:00 Derechos Humanos

16 de octubre

• 09:30 Tesorería Municipal• 11:00 Contraloría Municipal• 12:30 Secretaría Técnica• 14:30 Presidencia Municipal

17 de octubre

Calendario de Revisión de la Información capturada en el Sistema de Aplicación del Segundo Informe. (Segundo Corte)

Actividades con la SEGUNDA ENTREGA de información

• SEGUNDA ENTREGA con corte al 31 de noviembre y proyección al 31 de diciembre de 2014 (conforme al calendario).

13 al 17 de octubre

• Redacción del Segundo Informe de Gobierno conforme a la SEGUNDA ENTREGA.

20 al 27 de octubre• Entrega de Informe a la

Presidenta Municipal y Grupos de Validación y Comunicación Social, conforme a la actualización de la SEGUNDA ENTREGA.

28 de octubre

• Correcciones y comentarios de la Presidenta Municipal y Grupos de Validación y Comunicación Social.

• Correcciones de diseño.

28 de octubre al 3 de noviembre

Actividades con la SEGUNDA ENTREGA de información

Actividades noviembre de 2014

• Revisión, correcciones y comentarios finales (Presidenta Municipal y Grupo de Validación)

28 de octubre al 3 de noviembre

• Informe final con diseño y fotografía.

• Presentación en multimedia.

3 al 10 de noviembre

• Revisión final con armado y correcciones.

• Presentación en multimedia

11-15 de noviembre

• Entrega de Segundo Informe de Gobierno a la Dirección de Administración para impresión

17 de noviembre

Actividades noviembre de 2014

Consideraciones finales

• La información deberá de contar con sus soportes y evidencias documentales (Revisión por parte de la Contraloría Municipal)

• Reportar sólo lo realizado (Evitar en la medida de lo posible cambios de ultima hora)

• En los casos de obras o acciones realizadas durante los meses de noviembre y diciembre de 2013 y que no fueron consideradas en el 1er. Informe de Gobierno, pueden ser incluidas en este 2do. Informe.

• Nombrar a un enlace para los trabajos de integración del 2do. Informe de Gobierno Municipal.

• Asesoría permanente:

Lic. Marco Antonio Trejo Borja

Mtro. Jesús Díaz Monteyano

Ing. Horacio Reyes Ramírez (Sistema)

Teléfono Oficina: 2 18 17 45