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GUA PARA EL TRMITE DECONVENIOS NACIONALES E

INTERNACIONALES


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RECTOR

Ignacio Mantilla Prada

Direccin de Relaciones Exteriores

DRE

DIRECCIN

Catalina Arvalo Ferro

www.dre.unal.edu.co


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GUA PARA EL TRMITE DECONVENIOS NACIONALES E

INTERNACIONALES

PRESENTACIN

La suscripcin de convenios es

uno de los mecanismos tradicio-

nales de formalizacin de las re-

laciones interinstitucionales. Losconvenios son la expresin de la

voluntad de cooperacin de las

instituciones y sus textos deben

plantear con precisin los intere-

ses de quienes los han generado.

En este sentido, deben ser con-

siderados como una herramienta

para el establecimiento y desarro-llo de una cooperacin, y no como

el n ltimo de la misma.

La Universidad Nacional de Co-

lombia ha suscrito un importante

nmero de convenios nacionales

e internacionales de los que sur-

gen interesantes posibilidades,

que merecen ser conocidas y ex-ploradas por los miembros de la

Comunidad universitaria. Sin em-

bargo, as como se conocen sus

alcances, tambin es importante

dimensionar sus limitaciones, en-

tendiendo que la rma de un docu-

mento no implica la consolidacin

inmediata de las relaciones aca-dmicas, cientcas y culturales

entre las instituciones. El proce-

so de suscripcin de un convenio

adquiere sentido en la medida en

que su desarrollo responda a las

necesidades de la Institucin y

sea coherente con el plan de ac-

cin trazado por la unidad acad-

mica solicitante.

Uno de los objetivos de esta publi-

cacin es entender y dar a conocer

los alcances y limitaciones de los

convenios suscritos por la Univer-

sidad Nacional de Colombia. De

igual forma, aqu se encontrarn

los procedimientos bsicos que

deben seguir las unidades aca-

dmicas o administrativas cuandodeciden formalizar relaciones de

cooperacin a travs de este ins-

trumento. Dentro de las funciones

asignadas a la Direccin de Rela-

ciones Exteriores - DRE se encuen-

tra el asesorar y orientar en cuanto

a los objetivos y dems elementos

de los convenios en concordan-cia con las polticas acadmicas

e investigativas de la Universidad

Nacional de Colombia. Por tanto,

este instructivo tiene un carcter

informativo y hace referencia a los

aspectos que son competencia de

la Direccin de Relaciones Exterio-

res - DRE. No obstante, las deni-ciones y procedimientos incluidos

en l, tienen como fuente y susten-

to, la normatividad vigente que han

establecido las instancias compe-

tentes en la Universidad Nacional

de Colombia.


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Cmo diferenciar un convenioy un contrato?

El primer punto a considerar, es

la denicin del tipo de relacin

que se espera establecer, veri-cando si el objeto y los compro-

misos planteados para las partes

corresponden a un convenio o a

un contrato. A tal efecto, se deben

conocer las deniciones presen-

tadas en el Manual de Convenios

y Contratos (adoptado mediante

Resolucin de Rectora No. 1952de 2008, modicada por las Re-

soluciones de Rectora No. 872 y

1213 de 2013):

Convenios

Son aquellos acuerdos de vo-

luntades mediante los cuales laspartes establecen compromisos

e intenciones generales o espec-

cas de cooperacin mutua, para

desarrollar en forma planicada

actividades de inters y benecio

comn. Los convenios podrn ma-

terializarse mediante acuerdos,

memorandos, actas o cartas de

entendimiento.

Contrato

Es un acuerdo de voluntades me-

diante el cual una parte se obliga

con otra a dar, hacer o no hacer

algo, a cambio de una contrapres-

tacin en dinero o en especie.

Cuando se trata de un contrato,

la Direccin de Relaciones Exte-

riores - DRE no es instancia com-

petente para su revisin, trmite

o concepto. En ese caso se dar

aplicacin a lo dispuesto en las

Partes III y IV del Manual de Con-

venios y Contratos.

Qu tipos de convenios

existen?Una vez se ha establecido que la

relacin entre las partes corres-

ponder a un convenio, es nece-

sario denir el alcance que se le

dar al mismo. El alcance hace re-

ferencia a las personas y/o unida-

des acadmicas y administrativas

que sern vinculadas en el conve-nio, al tipo de actividades que se

adelantarn y a la generalidad o

especicidad de los compromisos

planteados en el documento, de

acuerdo con las siguientes deni-

ciones:

Convenios marco

Son aquellos mediante los cuales

las partes establecen compromi-

sos e intenciones generales de

cooperacin y se ejecutan a travs

de convenios especcos.

Convenios especficos

Son aquellos mediante los cuales

las partes establecen compromi-

sos determinados de cooperacin;

estos acuerdos generalmente sur-

gen de un convenio marco, sin

perjuicio de que puedan celebrar-

se en ausencia de ste cuandohaya la necesidad de desarrollar

una actividad especca en un

tiempo determinado.

Un convenio marco o especco

puede proponer el desarrollo de

actividades de formacin, investi-


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gacin y/o extensin y puede vin-

cular:

A toda la Universidad Nacional

de Colombia en todas sus

sedes A una o varias de las sedes

A una o varias facultades o

institutos dentro de la misma

sede

A un solo departamento o

unidad acadmica bsica

dentro de una facultad

Tambin pueden existir algunas si-

tuaciones especcas de especial

inters institucional, en las que

se suscriban convenios de carc-

ter individual (p.e. convenios para

Cotutela de tesis doctoral o con-

venios para prcticas o pasantas

individuales).

En este punto es importante rei-

terar que la suscripcin de los

convenios especfcos no est

condicionada a la existencia

previa de un convenio marco.

Cul es la diferencia entreconvenios, memorandos deentendimiento, cartas deintencin y otros tipos deacuerdos de voluntades?

Independientemente del nombre

que reciba el documento, dentro

de la normatividad de la Universi-dad Nacional de Colombia todos

ellos son considerados acuerdos

de voluntades que se rigen por el

Acuerdo 002 de 2008 del Consejo

Superior Universitario. La normati-

vidad y el trmite aplicable, se de-

nen de acuerdo con el tipo de re-

lacin que se pretende establecer

(convenio o contrato) y el alcance

de la misma (marco o especco).

Cul es la normatividadaplicable a los convenios?

Las siguientes son las normas ge-

nerales, aplicables al trmite de

cualquier convenio que suscriba la

Universidad Nacional de Colom-

bia:


Superior Universitario

Por el cual se adopta el rgimen

que contiene las normas genera-

les de los acuerdos de voluntades

de la Universidad Nacional de Co-

lombia.

http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/

normas/Norma1.jsp?i=34246

Manual de Convenios y Contratos

Adoptado mediante Resolucin

de Rectora No. 1952 del 22 de di-

ciembre de 2008; modicada por

las Resoluciones de Rectora No.872 y 1213 de 2013.



Resolucin de Rectora No. 382

del 8 de abril de 2014

Por la cual se establece la estruc-tura interna de la Direccin de Re-

laciones Exteriores y se determi-

nan sus funciones.




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Frente a este aspecto, cabe desta-

car el siguiente inciso del Acuerdo

002 de 2008 del Consejo Superior

Universitario:

Artculo 2. Normatividad aplica-ble a los acuerdos de voluntades.

Para el cumplimiento de sus nes,

misin y funciones, la Universi-

dad puede celebrar toda clase de

acuerdos, convenios, contratos y

rdenes contractuales con entida-

des pblicas y privadas, personas

naturales o jurdicas, nacionaleso extranjeras, segn las disposi-

ciones contenidas en el presente

acuerdo y, en los casos en que

sea pertinente y aplicable, las re-

glamentaciones expedidas por la

Universidad, las normas de cien-

cia y tecnologa, las normas del

derecho privado o las dems que

regulen este tema de manera es-

pecca.

Cules son los principiosque rigen los acuerdos devoluntades?

Con fundamento en la autonoma

universitaria y en cumplimiento delos mandatos constitucionales y

legales, los acuerdos de volunta-

des en los que sea parte la Uni-

versidad Nacional de Colombia

se adelantarn con base en los

siguientes principios:

Igualdad Moralidad

Ecacia

Economa y celeridad

Publicidad

Transparencia

Planeacin

Responsabilidad


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Para qu se suscriben losconvenios?

Como se mencion en la introduc-

cin, los convenios son un instru-

mento para formalizar y establecerlas condiciones bajo las cuales

la Universidad Nacional de Co-

lombia adelantar actividades de

cooperacin que estn orientadas

al cumplimiento de su misin y al

logro de los nes que le han sido

asignados.


Superior Universitario

Por el cual se adopta el Estatuto

General de la Universidad Nacio-

nal de Colombia.



Decreto 1210 de 1993

Por el cual se reestructura el rgi-

men orgnico especial de la Uni-

versidad Nacional de Colombia.



Los convenios surgen como ini-

ciativa de las unidades acad-

micas o administrativas, que los

proponen con el fn de dar res-

puesta a diferentes necesida-

des u optimizar el cumplimien-

to de sus funciones. Dentro de

las aplicaciones ms frecuentespodemos mencionar:

Movilidad acadmica

Investigaciones conjuntas

Publicaciones conjuntas

Intercambios de publicaciones

Intercambios de informacin

Respuesta conjunta a

convocatorias nacionales e

internacionales

Realizacin conjunta de

eventos y encuentros

acadmicos

Cotutela de tesis doctoral

Doble titulacin

Oferta conjunta de programasacadmicos

Las dems acciones que

tengan mutuo inters y

benecio para las partes

Los convenios deben ser consi-

derados como una herramienta

para el establecimiento y desa-rrollo de una cooperacin y no

como el fn ltimo de la misma.

Es importante conocer sus ven-

tajas, pero tambin dimensionar

sus limitaciones, entendiendo

que la frma de un convenio no

implica que las relaciones aca-

dmicas, cientfcas y culturalesse consoliden en forma inme-

diata.

El proceso de suscripcin de un

convenio adquiere sentido en

la medida en que su desarrollo

responda a las necesidades de

la Institucin y sea coherentecon el plan de accin trazado

por la unidad acadmica solici-

tante.

La mayor parte de los convenios

existentes plantean trminos ge-

nerales de colaboracin, indicando


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queambas instituciones coopera-

rn en todas las reas de mutuo

inters. Atencin: Aun encontrn-

dose vigentes, la mayor parte de

los convenios marco no tienen

aplicacin directa hasta que nose suscriben los correspondientes

convenios especcos para cada

actividad que se va a realizar.

Es frecuente encontrar varios

convenios suscritos con la misma

institucin, correspondientes a di-

ferentes momentos y actividadesde la cooperacin. Por tal razn,

antes de hacer uso de un convenio

se debe vericar si vigencia y apli-

cacin para la actividad propuesta.

Quin propone el convenio?

La propuesta de convenio puede

surgir de:

Las unidades acadmicas,

administrativas o de

investigacin de la

Universidad Nacional de

Colombia que identican

la necesidad o el potencial

benecio de una nuevarelacin.

Los representantes de otras

instituciones nacionales

o extranjeras interesados

en establecer o fortalecer

relaciones de cooperacin con

nuestra institucin.

En algunos casos, y particular-

mente en apoyo a las iniciativas

de las directivas del Nivel Nacio-

nal, la Direccin de Relaciones

Exteriores adelanta la negocia-

cin directa del convenio con sus

homlogos de otras instituciones,

el proceso de suscripcin y la so-

cializacin de sus benecios entre

los miembros de la Comunidad

universitaria.

Qu elementos mnimos debecontener un convenio?

De acuerdo a lo establecido en el

Articulo 6 de la Parte II del Manual

de Convenios y Contratos, las

clausulas esenciales de un conve-

nio con las siguientes:

Las clusulas esenciales del con-

venio son:

1. Identicacin de las partes

2. Consideraciones que

debern contener como

mnimo las justicaciones, la

justicacin normativa de la

competencias, la dependencia

que adelantaron el trmite

previo para la realizacin del

convenio

3. Objeto

4. Compromisos y obligaciones,que segn la naturaleza

del convenio pueden ser

especcos o generales

5. Valor y forma de pago, si hay

lugar a ello

6. Plazo

7. Propiedad intelectual

8. Modalidad o forma de

ejecucin

9. Inexistencia de relacin laboral

y de rgimen de solidaridad


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10. Clusula de indemnidad

11. Prohibicin o condiciones para

la cesin y condiciones para la

terminacin o la modicacin

12. Solucin de controversias

13. Dependencia responsable de

la ejecucin

Pargrafo 1. En caso de requerir-

se estipulaciones especiales se-

gn el objeto o compromiso, estas

sern incorporadas al respectivo

convenio. Sin perjuicio de lo an-

terior, el Convenio deber incluir

las clusulas que sean necesarias

prever para el cabal desarrollo de

su propsito, as como las que de

manera especial deban estipular-

se.

Pargrafo 2.El delegado garanti-zara el cumplimiento de la elabo-

racin de informes de ejecucin

del respectivo convenio, los cuales

deben reposar en la dependencia

responsable.

Pargrafo 3. Cuando los conve-

nios de cooperacin involucren

aportes de la Universidad, estosdebern especicarse de manera

expresa y detallada, para la de-

terminacin del valor y los efectos

que eso implique para el manejo

de la propiedad intelectual. En el

valor debern considerarse los

costos directos e indirectos.

Pargrafo 4. Para los convenios

marco a celebrarse con personas

naturales o jurdicas extranjeras,

sern clusulas mnimas esencia-

les, las de identicacin de las par-

tes, objeto, compromisos u obliga-ciones, valor (si hay lugar a ello),

plazo; sin perjuicio de incluir otras.

En qu consiste laidentificacin de las partes?

Son las condiciones que identi-

can tanto a las entidades, comoa las personas que suscriben el

convenio, as como los actos por

los cuales han sido facultados

para actuar en nombre de las par-

tes, cuando sea del caso. Dentro

del proceso de preparacin de

la propuesta del convenio, este

elemento deber informar entrequines se suscribe el convenio y

por quin est representada cada

parte.

En el acpite de identicacin de

las partes y a lo largo de todo el

documento, se debe considerar lo

sealado en el artculo 2, numeral

1 de la Resolucin de Rectora

No 001008 del 14 de agosto de

2003, Por la cual se formalizan

los smbolos de identidad visual

de la Universidad y se denan las

aplicaciones generales para su

utilizacin, en donde se precisa

que la razn social de la institucin

es UNIVERSIDAD NACIONAL DECOLOMBIA y que no se deben

omitir palabras o usar abreviacio-

nes para su denominacin.

De acuerdo con el artculo 2 del

Estatuto General de la Universi-


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dad Nacional de Colombia, el do-

micilio legal y la Sede principal de

la Universidad Nacional de Colom-

bia es la ciudad de Bogot, D.C,

independientemente de cul sea

la unidad acadmica responsablede la ejecucin del convenio.

cin y con la intencin de que el

futuro usuario del convenio pueda

identicar con rapidez, si ste es

aplicable para su objetivo o nece-

sidad.

Para el caso de un convenio mar-

co, se pueden listar las acciones

generales que tendrn cabida

dentro de dicha vinculacin.

Para el caso de un convenio espe-

cco se entiende que habr una

mayor precisin en cuanto a las

actividades o tareas que deberadelantar cada una de las partes.

Los compromisos u obligaciones

debern ser claros, detallados y

ponderables, de manera que se

facilite su seguimiento y evalua-

cin.

La unidad acadmica solicitantedeber vericar que cuenta con

los recursos necesarios para dar

pleno cumplimiento a los compro-

misos planteados y procurar que

estos mantengan un adecuado

equilibrio y reciprocidad entre las

partes. As mismo, se recomienda

evitar comprometer a otras unida-

des acadmicas, sin contar con la

debida aprobacin de las mismas.

Cmo se puede expresar elvalor del convenio?

Cuando la rma del convenio im-

plique un compromiso econmicoinmediato, se debe indicar clara-

mente el valor de los aportes que

realiza cada una de las institucio-

nes participantes, incluyendo los

soportes respectivos entre los re-

quisitos.

Qu es el objeto de losconvenios?

Es el n que se busca alcanzar a

travs del convenio y por el cual

las partes adquieren compromi-

sos, derechos y obligaciones. Este

elemento deber responder a la

pregunta: Para qu se suscribe

este documento? El objeto no es

susceptible de ser modicado porlas partes, pues ello congurara

un nuevo acuerdo de voluntades.

Cmo se deben presentar loscompromisos u obligaciones?

Los compromisos pueden presen-

tarse en forma general para am-bas instituciones o en forma se-

parada para cada una de ellas. En

lo posible, debern redactarse en

forma breve, clara y homognea,

buscando evitar interpretaciones

errneas al momento de su ejecu-


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Para el caso de la Universidad

Nacional de Colombia se deber

incluir el Certicado de Disponibi-

lidad Presupuestal, o concepto de

viabilidad nanciera, o de la con-

trapartida en especie, emitido porel rea competente. En los casos

en los que la rma del convenio no

implica ningn tipo de erogacin,

se recomienda que el texto lo ex-

ponga en forma explcita.

Cmo se establece laduracin del convenio?

El plazo o duracin es el trmino

dentro del cual las partes deben

cumplir con el objeto y obligacio-

nes adquiridas a travs del acuer-

do de voluntades. En forma gene-

ral empieza a contarse cuando se

cumplan los requisitos de perfec-cionamiento y legalizacin que se

hayan pactado para el inicio de la

ejecucin.

Todo convenio que suscriba la

Universidad Nacional de Colombia

debe indicar con precisin el plazo

o duracin y las condiciones bajo

las cuales podr ocurrir su prrro-

ga o su terminacin anticipada.

No se recomienda aplicar la op-

cin de prrrogas automticas

sin asegurar que exista una eva-

luacin previa que dena la con-

veniencia de dar continuidad a la

relacin. En los casos en los quese plantee la posibilidad de una

terminacin anticipada, se debe

precisar la forma en que se garan-

tizar la adecuada nalizacin de

las actividades que se encuentren

en curso en ese momento.

Qu otros elementos puedenincluirse en los convenios?

Como complemento al Manual de

Convenios y Contratos la Ocina

Jurdica Nacional ha elaboradolos modelos de minuta corres-

pondientes a convenio marco y

convenio especco. Adems de

las clusulas esenciales, estos

modelos proponen una serie de

clusulas y elementos opcionales,

que de acuerdo con la naturaleza

del convenio, pueden ser incorpo-rados para darle mayor precisin y

claridad. Entre estos se incluyen:

Declaraciones o

considerandos

Objetivos especcos

Modalidad o forma deejecucin

Propiedad intelectual

No existencia de relacin

laboral

No existencia de rgimen de

solidaridad

Causales de terminacin

Cesin

Solucin de controversias

Ejecucin de buena fe

Modicaciones

Legalizacin

Los modelos de minuta son una

herramienta que orienta acerca del

contenido de los convenios y facili-

ta la elaboracin de una propuesta


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de documento. Sin embargo, tam-

bin es posible aplicar y tramitar

los modelos propuestos por las

instituciones contraparte, en la me-

dida en que incluyan los elementos

esenciales descritos previamentey no contengan clusulas que re-

sulten lesivas para la Universidad

Nacional de Colombia.

Cul es el papel de laDireccin de Relaciones

Exteriores - DRE?De acuerdo a lo establecido en la

Resolucin de Rectora 382 del 8

de abril de 2014 son funciones de

la DRE frente al trmite de conve-

nios:

1. Asesorar a la Rectora en

el diseo, formulacin yestablecimiento de estrategias

y polticas en materia de

cooperacin acadmica,

movilidad y relaciones

interinstitucionales a nivel

nacional e internacional. Las

cuales sern directrices para

las Vicerrectoras Nacionales.

2. Denir las directrices

generales de procesos

y procedimientos en

temas de cooperacin

acadmica, movilidad y

relaciones diplomticas para

la Universidad Nacional

de Colombia, que seancompetencia de la Direccin

de Relaciones Exteriores y las

ORI de Sede.

3. Orientar y evaluar los

procesos y procedimientos

de cooperacin acadmica,

movilidad y relaciones

diplomticas, que segn las

directrices de la Direccin de

Relaciones Exteriores deben

ejecutar las ORI de Sede.

4. Orientar y asesorar a las

comunidad acadmica sobre

los procesos de negociacin,

apropiacin y ejecucin de

los convenios y alianzas en

el marco de la cooperacin

acadmica, entre nuestra

institucin e instituciones

de carcter nacional e

internacional.

5. Evaluar y hacer seguimiento,

en todas las unidades

acadmicas (Nivel Nacional,

Sedes y Facultades), sobre

la gestin de los convenios

y alianzas para garantizar laarticulacin y coordinacin de

las iniciativas institucionales.

De acuerdo a lo establecido en el

Artculo 5 de la Parte II del Manual

de Convenios y Contratos (adop-

tado mediante Resolucin de Rec-

tora No. 1952 del 22 de diciembre

de 2008, modicada y adicionadapor las Resoluciones Rectora 872

y 1213 de 2013), la DRE emite el

concepto favorable que se reque-

rir en todos los casos de conve-

nios con personas extranjeras,

independientemente de su natu-

raleza, as como nacionales slo

cuando se celebre con institucio-nes de educacin superior. Para

estos casos contemplar como

mnimo los siguientes aspectos:

Pertinencia del

establecimiento de la relacin

interinstitucional


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Precedentes de colaboracin

entre las entidades

Correspondencia entre los

objetivos del convenio y los

objetivos misionales de laUniversidad

Correspondencia con la lneas

de accin establecidas en el

plan de desarrollo vigente en

la Universidad

Existencia clara y explcita de

disposiciones que impliquen

la aplicacin del principio dereciprocidad y/o benecio para

la Universidad

Quin evala la necesidad,utilidad y viabilidad de losconvenios?

Dependiendo del alcance del con-

venio, la responsabilidad de su

evaluacin corresponder a:

Consejo de Facultad

Consejo de Sede

Comit acadmico de Sede

(Para el caso de las Sedes depresencia nacional)

Quines apoyan estaevaluacin?

Dependiendo del objeto, el alcan-

ce y los compromisos que plan-

tee el convenio, su trmite serconceptuado o avalado por una

o varias de las siguientes depen-

dencias:

Direccin de Relaciones

Exteriores

Ocina Jurdica de Sede

Ocina Jurdica Nacional

Direccin Nacional de

Programas Curriculares

Comit de Propiedad

Intelectual

Gerencia Nacional Financiera

y Administrativa

Para el caso de los convenios de

doble titulacin y los convenios

para la oferta conjunta de pro-

gramas acadmicos (entre otras

situaciones), aplicar tambin la

aprobacin por parte del Consejo

Acadmico y el Consejo Superior

Universitario.

Cules son las herramientasbsicas para la suscripcin deconvenios?

Manual de Convenios y

Contratos

Gua para el trmite deconvenios

Borrador de minuta de

convenio marco

Borrador de minuta de

convenio especco


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Cules son los requisitos parafirmar los convenios?

Frente a los requisitos aplicables

para la rma, el Manual de Conve-

nios y Contratos indica lo siguien-te:

Artculo 5. Previo a la suscripcin

de convenios debern cumplirse

los siguientes requisitos:

Requisitos para la suscripcin

de convenios con personasextranjeras:

Teniendo en cuenta lo anterior,

para la suscripcin de conve-

nio con personas extranjeras,

aplicarn los requisitos indicados

en el artculo 5 de la Parte II del

Manual de Convenios y Contratos(adoptado mediante Resolucin

de Rectora No. 1952 del 22 de

diciembre de 2008, modicada y

adicionada por las Resoluciones

Rectora 872 y 1213 de 2013).

a) Aval del Consejo de Sede,

cuando comprometan varias

facultades y/o unidades

acadmicas bsicas de

distintas facultades en la

sede; o aval del Consejo deFacultad, cuando se trate

de convenios especcos que

involucren una facultad, o una

o varias unidades acadmicas

bsicas pertenecientes a una

misma facultad.

b) Concepto favorable de laDireccin de Relaciones

Exteriores - DRE.

c) Certicado de disponibilidad

presupuestal, o concepto

de viabilidad nanciera,

o de la contrapartida, en

especie, emitido por el

rea competente, segn serequiera.

d) Concepto favorable de la

Direccin de Nacional de

Programas Curriculares de

Posgrado y de la Ocina


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Jurdica Nacional, cuando

se trate de convenios de

cooperacin para ofrecer

programas de posgrado.

Pargrafo. Cuando el Rector oel delegado del Nivel Nacional lo

requiera, la Ocina Jurdica Na-

cional asesorar la rma del con-

venio. En este caso, los requisitos

previos debern cumplirse con

antelacin a su presentacin en

la Ocina Jurdica Nacional por

quien gestione el convenio, y se-rn entregados junto con el texto

del acuerdo de voluntades formu-

lado conforme a las observacio-

nes que hayan realizado las ins-

tancias de aval y concepto tcnico

o acadmico, adems de los ante-

cedentes del mismo y del proyecto

que formule o desarrolle.

Ms adelante se hace la siguiente

precisin:

Pargrafo I. Para los efectos de

este artculo, el aval del Consejo

de Sede o de Facultad se entende-

r como la decisin que tomen es-

tos cuerpos colegiados mediante

la cual respaldan los compromisos

adquiridos al suscribir un conve-

nio. El consejo vericar la viabi-

lidad jurdica, tcnica y nanciera

del convenio y su correspondencia

con el plan de desarrollo y/o de ac-

cin de la correspondiente Sede o

Facultad, segn el caso.

Pargrafo II. Para los efectos de

este artculo, el concepto favora-

ble de la ORI se requerir en to-

dos los casos de convenios con

personas extranjeras, indepen-

dientemente de su naturaleza, as

como nacionales slo cuando se

celebre con instituciones de edu-

cacin superior. Para estos casos

y contemplar como mnimo los

siguientes aspectos: Pertinencia

del establecimiento de la relacininterinstitucional, precedentes de

colaboracin entre las entidades,

correspondencia entre los obje-

tivos del convenio y los objetivos

misionales de la Universidad, co-

rrespondencia con la lneas de ac-

cin establecidas en el plan de de-

sarrollo vigente en la Universidad,existencia clara y explcita de dis-

posiciones que impliquen la aplica-

cin del principio de reciprocidad

y/o benecio para la Universidad.

Requisitos para la suscripcin

de convenios con personas

extranjeras:

1. Cuando la iniciativa provenga

del Nivel Nacional, el

Vicerrector General, el

Vicerrector Acadmico o el

Vicerrector de Investigacin,

determinarn si existe o no la

necesidad de aval de algunode los cuerpos colegiados de

la Universidad.

2. Cuando la iniciativa

provenga de una Sede o

de una Facultad y/o unidad

acadmica bsica, se

requerir:

2.1.Cuando comprometan

ms de una sede:

a. Aval del Consejo de Sede

de cada una de las sedes

involucradas.


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b. Certicado de

Disponibilidad

Presupuestal o concepto

de viabilidad nanciera

o de la contrapartida en

especie, emitido por elrea competente, segn

se requiera en los casos

en que se comprometa

recursos de la Universidad.

c. Concepto favorable de

la Direccin Nacional de

Programas Curriculares dePosgrado para convenios

de cooperacin para

ofrecer programas de

posgrado.

2.2.Cuando comprometan

varias facultades y/o unidades

acadmicas bsicas de

distintas facultades en lasede, o uno o varios centros

o institutos de sede de una

misma sede:

a. Aval del Consejo de Sede.

b. Certicado de Disponibi-

lidad Presupuestal o con-

cepto de viabilidad nancie-

ra o de la contrapartida en

especie, emitido por el rea

competente, segn se re-

quiera en los casos en que

se comprometa recursos de

la Universidad.

c. Concepto favorable de laDireccin Nacional de Pro-

gramas Curriculares de

Posgrado para convenios

de cooperacin para ofre-

cer programas de posgra-

do.

2.3. Cuando comprometan

una facultad, o una o varias

unidades acadmicas bsicas

pertenecientes a una misma

facultad:

a. Aval del Consejo de Facul-

tad.

b. Certicado de Disponibi-

lidad Presupuestal o con-

cepto de viabilidad nancie-

ra o de la contrapartida en

especie, emitido por el rea

competente, segn se re-quiera en los casos en que

se comprometa recursos de

la Universidad.

c. Concepto favorable de la

Direccin Nacional de Pro-

gramas Curriculares de

Posgrado para conveniosde cooperacin para ofre-

cer programas de posgra-

do.

Pargrafo 1.Para los efectos de

este artculo, el aval del Consejo

de Sede, del Consejo de Facultad

o de Centro o Instituto, cuando

exista en ellos, se entendercomo la decisin que tomen estos

cuerpos colegiados mediante la

cual respaldan los compromisos

adquiridos al suscribir un convenio.

El cuerpo colegiado vericar la

viabilidad tcnica y nanciera del

convenio y su correspondencia

con el plan de desarrollo y/o deaccin de la correspondiente Sede

o Facultad, segn el caso.

Pargrafo 2. Para los efectos de

este artculo, el concepto favo-

rable de la DRE se requerir en


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17

todos los casos de convenios con

personas extranjeras, indepen-

dientemente de su naturaleza, as

como nacionales slo cuando se

celebre con instituciones de edu-

cacin superior. Para estos casosy contemplar como mnimo los

siguientes aspectos: Pertinencia

del establecimiento de la relacin

interinstitucional, precedentes de

colaboracin entre las entidades,

correspondencia entre los obje-

tivos del convenio y los objetivos

misionales de la Universidad, co-rrespondencia con la lneas de

accin establecidas en el plan de

desarrollo vigente en la Universi-

dad, existencia clara y explcita

de disposiciones que impliquen la

aplicacin del principio de recipro-

cidad y/o benecio para la Univer-

sidad.

En especial, para el caso de los

Convenios marco, se recomienda

que la propuesta se acompae

de un plan de trabajo para el de-

sarrollo del mismo, en la que se

presenten las actividades espec-

cas de cooperacin, enmarcadas

dentro de las lneas estratgicasdel plan de desarrollo vigente en

la Institucin, y que incluya las

metas e indicadores que permitan

la evaluacin de su cumplimiento

y su aporte al proyecto comn de

la Universidad Nacional de Colom-

bia.

La elaboracin del concepto se

realiza con base en la informacin

aportada por el solicitante del con-

venio, que se complementa con

los antecedentes disponibles en el

archivo de la Direccin de Relacio-

nes Exteriores - DRE. El solicitan-

te debe aportar informacin que

adems de identicar las fortale-

zas de la institucin contraparte,

permita resaltar los benecios de

dicha relacin.

Quin firma el convenio?

La suscripcin de convenios con

personas extranjeras es de com-petencia exclusiva del Seor Rec-

tor.

La suscripcin de convenios con

personas nacionales permite la

aplicacin de diferentes delega-

ciones, de acuerdo a lo estableci-

do en el Articulo 4 de la Parte II del

Manual de Convenios y Contratos:

Vicerrector General

a) Suscribir convenios marco o

especcos con personas natu-

rales o jurdicas nacionales que

comprometan a todas o varias

sedes de la Universidad, y que

comprendan a la vez temasacadmicos, de investigacin,

administrativos, estudiantiles.

b) Suscribir convenios marco o

especcos con personas natu-

rales o jurdicas nacionales que


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18

no se encuentren delegados en

otra instancia.

Vicerrector Acadmico

Se delega en el Vicerrector Acad-

mico la competencia para suscribir

convenios marco o especcos- de

cooperacin acadmica, con per-

sonas nacionales o jurdicas de

derecho pblico, privado, o mix-

tas, siempre y cuando compro-

metan todas o varias sedes. Los

convenios marco y especcos

de cooperacin acadmica quecomprometan solo una Sede, se-

rn competencia del Vicerrector

o Director de la respectiva Sede.

Los especcos de cooperacin

acadmica que comprometen solo

una Facultad sern de competen-

cia de los Decanos.

Vicerrector de Investigacin


especcos cuyo objeto sea la

cooperacin para el fomento

de actividades cientcas y tec-

nolgicas, de conformidad con

el numeral 2 del artculo 1 del

Decreto 393 de 1991 y con elartculo 17 del Decreto 591 de

1991 con personas nacionales,

naturales o jurdicas de dere-

cho pblico, de derecho priva-

do o mixtas, siempre y cuando

comprometan varias o todas

las sedes y que no sean de

competencia del Rector o Vice-rrector General.

b) Suscribir con personas natura-

les o jurdicas nacionales con-

venios cuyo objeto principal

corresponda a temas de pro-

piedad intelectual, marcas y

patentes, sin lmite de cuanta

que no pretendan ceder dere-

chos patrimoniales.

c) Suscribir la presentacin de

solicitudes, seguimiento, ade-lantamiento y nalizacin de

los trmites correspondientes

a la obtencin de permisos de

estudio con nes de investi-

gacin cientca en diversidad

biolgica, permisos de estudio

con nes de investigacin cien-

tca que requieran del accesoa recursos genticos, registro

de colecciones biolgicas, y la

entrega de informacin asocia-

da a los ejemplares deposita-

dos en colecciones biolgicas,

previstos en la Decisin 391 de

1996 de la Comunidad Andina

de Naciones (CAN) y en el De-

creto 309 de 2000, as como

toda norma que los modique,

adicione o sustituya, siempre

y cuando con ellos no se ceda

ningn derecho patrimonial de

cualquier naturaleza.

d) Suscribir convenios con per-

sonas naturales o jurdicasnacionales para la entrega de

informacin asociada a los

ejemplares depositados en

colecciones biolgicas, y los

convenios marco o especcos

de acceso a recursos genti-

cos y sus productos derivados,

emanados de los trmites se-

alados en el numeral anterior,

siempre y cuando con ellos no

se ceda ningn derecho patri-

monial de cualquier naturaleza.

e) Suscribir compromisos, acuer-

dos y convenios para la cons-


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19

titucin y creacin de consor-

cios, uniones temporales y

alianzas, sin importar su cuan-

ta, siempre y cuando compro-

metan a varias o a todas las

sedes de la Universidad.

Vicerrectores y Directores de

Sede

a) Suscribir convenios marco y

especcos con personas na-

turales o jurdicas nacionales

cuando comprometan varias

facultades y/o centros e institu-tos de la sede.






el numeral 2 del artculo 1 delDecreto 393 de 1991 y con el

artculo 17 del Decreto 591 de

1991 con personas nacionales

naturales o jurdicas de dere-

cho pblico, de derecho priva-

do o mixtas, siempre y cuando

comprometan varias faculta-

des y/o centros e institutos de

la sede y no sean de compe-

tencia del Rector o Vicerrector

Acadmico o de Investigacin.

c) Suscribir compromisos, acuer-

dos y convenios para la cons-

titucin y creacin de consor-

cios, uniones temporales y

alianzas, sin importar su cuan-ta, para el desarrollo de acti-

vidades relacionadas con las

actividades propias o delega-

das de la Vicerrectora, cuando

comprometan la sede.

Decanos de Facultad



turales o jurdicas nacionales

para el ejercicio de actividadespropias de su facultad y/o uni-

dades acadmicas bsicas.






el numeral 2 del artculo 1 del

Decreto 393 de 1991 y con el

artculo 17 del Decreto 591 de

1991 con personas naciona-

les, naturales o jurdicas, de

derecho pblico o de derecho

privado o mixtas, para el ejer-

cicio de actividades propias de

su facultad y/o unidades aca-dmicas bsicas y no sean de

competencia del Rector o Vice-

rrectores.


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Directores de Centro e

Institutos de Sede



turales o jurdicas nacionalespara el ejercicio de actividades

propias de su centro e instituto.

Cuando se trate de convenios

especcos que comprometan

varios centros e institutos de

sede de una misma sede, la

competencia ser del Vicerrec-

tor o Director de la sede.b) Suscribir convenios marco o

especcos cuyo objeto sea

la cooperacin para el fomen-

to de actividades cientcas y

tecnolgicas, de conformidad

con el numeral 2 del artculo

1 del Decreto 393 de 1991 y

con el artculo 17 del Decreto591 de 1991 con personas na-

cionales, naturales o jurdicas

de derecho pblico, de derecho

privado o mixtas, para el ejer-

cicio de actividades propias de

su centro e instituto y no sean

de competencia del Rector, o

del Vicerrector o Director de lasede.

Director Nacional de Biblioteca

Suscribir convenios marco o es-

peccos con personas natura-

les o jurdicas nacionales para el

ejercicio de actividades propias de

su mbito funcional, o que involu-cren el uso y manejo de material

bibliogrco de cualquier naturale-

za o soporte, y convenios o actas

independientes que podrn incluir

clusulas de buen manejo y uso.

Ser responsabilidad del Director

Nacional de Bibliotecas, ejercer el

seguimiento y control de los con-

venios aqu descritos, con el pro-

psito de cumplir con los nes pro-pios de la Universidad, de lo cual

dejar constancia en los respecti-

vos antecedentes.

Director de Sede de la

Unidad de Servicios de Salud

(UNISALUD)

Suscribir acuerdos de voluntadescon personas naturales o jurdi-

cas nacionales, cuyo objeto sea la

prestacin de los planes de bene-

cios dentro del territorio nacional,

facilitando mutuamente el acceso

a la red de prestadores, con Uni-

versidades Ociales o Pblicas

que cuenten con su Sistema Pro-pio de Seguridad Social en Salud,

en concordancia con la Ley 647 de

2001, y las normas que la regla-

menten, modiquen, complemen-

ten, deroguen o sustituyan.

Pargrafo 1. Alcance de la dele-

gacin. Las delegaciones en este

artculo abarcan la competenciapara adelantar todos los trmi-

tes con ocasin de la celebra-

cin y ejecucin de convenios y

acuerdos, tales como los trmites

previos, suscripcin, ejecucin,

modicacin, adicin, prrroga y

liquidacin.

Quin coordina lasactividades?

La unidad acadmica solicitante

deber designar a un coordinador

o responsable del convenio, quin


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21

ser el encargado de programar,

orientar y supervisar las activida-

des que se desarrollen en el mar-

co del convenio. As mismo, ser

responsable de la elaboracin del

correspondiente informe de desa-rrollo.

Se recomienda que en el texto del

documento o en el aval respectivo,

se especique quien ser el res-

ponsable de la coordinacin. Ms

que un nombre propio, se sugiere

indicar el cargo del responsable,de forma que llegado el caso, sea

susceptible de reemplazo o encar-

go. La Direccin de Relaciones

Exteriores coordina la mayor parte

de los convenios suscritos para el

intercambio de estudiantes.

En qu casos se requieresolicitar la revisin y/oconcepto jurdico?

Frente a los convenios, y de acuer-

do con lo establecido por la Reso-

lucin de Rectora No. 334 del 10

de abril de 2007, son funciones de

la Ocina Jurdica Nacional, entre

otras:

1. Asesorar y conceptuar

en temas jurdicos a los

organismos de Gobierno de la

Universidad a Nivel Nacional y

a los Directores de Sedes de

Presencia Nacional.

4. Revisar los convenios y

contratos de competencia del

Rector y dems dependencias

del Nivel Nacional cuando as

lo requieran.

En este sentido, es decisin del

Seor Rector o de los dems acto-res institucionales involucrados en

el trmite del convenio, el solicitar

o no la asesora, el concepto o re-

visin de la Ocina Jurdica Nacio-

nal para el convenio que se busca

suscribir.

Por su parte, los consejos de fa-cultad, los consejos de sede y

los comits acadmicos de sede

tienen la obligacin de vericar

la viabilidad jurdica del convenio

antes de emitir el respectivo aval,

contando para ello con la asesora

de las ocinas jurdicas correspon-

dientes.


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Cmo se regulan lascondiciones de propiedadintelectual?

La propiedad intelectual es un de-

recho complejo de dominio espe-cial sobre las creaciones del talen-

to humano, que se concede a los

autores o inventores y que a la vez

permite a la sociedad hacer usos

de esas creaciones En particular,

cuando los objetivos del convenio

planteen el desarrollo de activida-

des de investigacin y extensin,ser fundamental que el documen-

to incluya una clasula referente al

manejo de la propiedad intelectual

de los posibles productos de esas

actividades. Los modelos de minu-

ta propuestos por la Ocina Jur-

dica Nacional sugieren los textos

aplicables para convenios marco yespeccos.

Para el caso de la Universidad Na-

cional de Colombia el manejo de

la propiedad intelectual se regir

por lo prescrito en el Acuerdo 035

de 2003 del Consejo Acadmico, y

las normas que lo modiquen, adi-

cionen o deroguen, as como por

las leyes nacionales, comunitarias

e internacionales que rijan la ma-

teria.

Cules son las condiciones

para realizar modificaciones,adiciones, prrrogas osuspensiones?

Los acuerdos de voluntades que

celebre la Universidad Nacional

de Colombia podrn modicarse,

adicionarse, prorrogarse o sus-

penderse, en forma motivada y de

comn acuerdo entre las partes,

siempre y cuando estn vigentes

y se mantenga su objeto.

No es posible modicar, prorrogar

o adicionar un convenio cuando ya

ha nalizado el periodo indicado

para tales situaciones o cuando ya

se encuentra denitivamente ca-

duco. En estos casos, ser nece-

sario suscribir un nuevo convenio

en el que se actualicen los trmi-nos de la relacin.

Quin realiza el seguimiento?

Cada unidad acadmica o admi-

nistrativa es responsable del se-

guimiento de los convenios que

hayan sido solicitados a nombre

de su dependencia.

De acuerdo con lo establecido en

el Pargrafo 2 del Articulo 4 de la

Parte II del Manual de Convenios

y Contratos, los delegados para la

celebracin de convenios marco

o especcos, debern presentar

a la Direccin de Relaciones Ex-teriores un informe semestral, en

enero y julio de cada ao, sobre

los convenios suscritos y/o ejecu-

tados. Toda esta informacin debe

ser consolidada tanto en el nivel

central, como en las facultades,

centros e institutos de sede.

Trmite de Convenios

Todas las propuestas de convenio

puede provenir de las siguientes

instancias:


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Las unidades acadmicas,

administrativas o de

investigacin de la

Universidad Nacional deColombia que identican

la necesidad o el potencial

benecio de una nueva

relacin.

Los representantes de otras

instituciones nacionales

o extranjeras interesados

en establecer o fortalecer

relaciones de cooperacin con

nuestra institucin.

En algunos casos, y particular-

mente en apoyo a las iniciativas

de las directivas del Nivel Nacio-

nal, la Direccin de Relaciones

Exteriores adelanta la negocia-cin directa del convenio con sus

homlogos de otras instituciones,

el proceso de suscripcin y la so-

cializacin de sus benecios entre

los miembros de la Comunidad

universitaria.

La formalizacin de la solicitud se

deber realizar mediante ocio o

por correo electnico al dirori@

unal.edu.co, donde se especique

el tipo de convenio que se quiere

suscribir y la(s) actividad(es) a de-

sarrollar. Sugerimos tener claro el

objeto del convenio y para qu ac-

tividades ser suscrito, para poder

brindar una asesora ms comple-

ta de acuerdo a las necesidades

que se tengan desde la unidad

acadmica.

Sugerimos previamente vericar

en el sistema de informacin de

convenios de la DRE (http://www.

dre.unal.edu.co/es/convenios.html) para

conocer si ya existe un convenio

vigente que permita desarrollar la

actividad con la institucin contra-

parte.Si la institucin contraparte ha re-

mitido una minuta para la revisin,

solicitamos que sta sea inclui-

da en la solicitud para realizar la

respectiva revisin del documen-

to. De no tenerla, se deber so-

licitar el respectivo borrador a la

DRE en el idioma que sea nece-sario, para ser socializado con la

institucin contraparte. Estamos

abiertos a todas las sugerencias,

observaciones y comentarios.

Cabe resaltar que siempre se de-

ber suscribir una copia de dicho

convenio en espaol, sin perjuicio

de que pueda suscribirse en inglso cualquier otro idioma a peticin

de la contraparte. En estos casos,

la traduccin corre por cuenta de

la unidad acadmica solicitante,

quin ser responsable de veri-

car que sta corresponda en forma

dedigna a la versin en espaol.

Si desean podemos ponernos encontacto directo con la institucin

con quienes se quiere suscribir

el convenio o que sea a travs de

ustedes la comunicacin con la

contraparte, con el n de denir la

minuta que ser suscrita.


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As mismo, es importante resaltar

que para la suscripcin de este

tipo de acuerdos es necesario

contar con el aval del consejo de

la Facultad. Por lo cual sugerimos

de manera paralela tramitar esteaval. Para ello es necesario veri-

car en la Facultad o sede el punto

de apoyo para este trmite, que

lo brinda usualmente la ORI de

la Sede o la coordinacin del pro-

grama de internacionalizacin en

cada Facultad, quienes brindarn

asesora sobre los procesos inter-nos de la Sede o Facultad para

este tipo de trmites. Sin embar-

go, desde la DRE estaremos muy

atentos a brindar todo el apoyo

necesario.

Una vez emitido el aval corres-

pondiente, el responsable a nivel

de la facultad, instituto, Direccin

de Sede o Vicerrectora adjuntar

una copia escaneada del ocio o

resolucin que informa este aval yproceder a cambiar el estado del

mismo. En caso de que el aval no

haya sido emitido al faltar soportes

o requerir correcciones, el respon-

sable a nivel de la facultad, institu-

to, Direccin de Sede o Vicerrec-

tora deber realizar la solicitud

correspondiente ante el cuerpocolegiado que brinda el respec-

tivo aval, de acuerdo a su proce-

dimiento interno. La Direccin de

Relaciones Exteriores - DRE hace

el seguimiento de todo el proceso.


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En algunos casos sern necesa-

rios adjuntar documentos adicio-

nales para poder realizar el con-

cepto favorable de la Direccin de

Relaciones Exteriores DRE, de

acuerdo a los compromisos adqui-ridos en nombre de la Universidad

Nacional de Colombia por la uni-

dad acadmica que est tramitan-

do el convenio, como es el caso

de Certicado de Disponiblidad

Presupuestal o Concepto de Via-

bilidad Financiera, Registro y Aval

del Proyecto de Investigacin enel Sistema Hermes, entre otros;

los cuales sern informados opor-

tunamente a travs de correo fsi-

co o electrnico.

Una vez hecha la revisin nal de

la minuta y habiendo vericado el

cumplimiento de todos los requisi-

tos aplicables, la Direccin de Re-

laciones Exteriores - DRE informa-

r al funcionario responsable de la

suscripcin, dndole instrucciones

para completar el trmite. Si la r-

ma del convenio es competencia

del Seor Rector, la Direccin de

Relaciones Exteriores - DRE pre-

para el Concepto favorable e im-prime el documento nal con todos

sus soportes, para presentarlos a

la Rectora, una vez hayan sido

enviado por quien este realizando

el trmite de convenio, despus

de haber vericado el cumplimien-

to de los requisitos aplicables es-tablecidos en el Manual de Conve-

nios y Contratos.

La Direccin de Relaciones Exte-

riores DRE apoya en la remisin

de los originales para completar el

proceso de perfeccionamiento del

convenio (suscripcin por las par-tes involucradas) cuando sea ne-

cesario a solicitud del quien est

tramitando el convenio. Para ello

sugerimos que nos sean remitidos

junto con la minuta nal y requisi-

tos, el nombre y direccin a quien

debe ser remitido el documento

para completar su proceso de r-

ma.

Una vez completadas las rmas,

el original correspondiente a la

Universidad Nacional de Colombia

deber ser publicado en el sistema

de informacin de convenios y ar-

chivado en la Direccin de Rela-

ciones Exteriores DRE, junto conlos soportes correspondientes.


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