Rosalba Castaño López - d.fyc.rlopez@pmfs.edu.co

Corporación Politécnico Marco Fidel Suarez - Semestre I de 2017

IMÁGENES - RECUPERADO DE: HTTP://DENISSEMAL.BLOGSPOT.COM.CO/

Imágenes - Recuperado de: https://abaco.com.es/tag/excel/

La hoja de cálculo es una aplicación de los paquetes de informática

tradicionales que está programada para el manejo de datos numéricos y alfanuméricos con el propósito de obtener

conclusiones informes de contabilidad.

Las posibilidades de este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que

permite operar con cálculos complejos, fórmulas, funciones y elaborar

gráficos de todo tipo.

Los orígenes de las hojas de cálculo modernas se remontan quizás a

los años '60, cuando artículos en revistas especializadas comenzaron

a hacer referencia al concepto de "hoja de cálculo electrónica". La primera hoja de cálculo fue creada por Dan Bricklin y se llamó

VisiCalchttp://www.definicionabc.com/negocios/hoja-de-calculo.php

Actualmente y en su forma más tradicional, las hojas de cálculo se

emplean para hacer bases de datos numéricos, operaciones de cálculos entre celdas, informes y representaciones en

gráfico de torta, barras y otros.

Estas funciones no sólo son muy útiles para la administración y

decisión a nivel ejecutivo, sino que también son fundamentales a la

hora de presentar resultados y conclusiones laborales y de negocios a

públicos y clientes.

Este tipo de programas permiten ahorrar mucho tiempo (de

elaboración y resolución de cálculos extensos y complicados).

La más común y popular es la de Microsoft Office, de nombre Excel, que se emplea en pequeñas y grandes oficinas y hasta para llevar las

finanzas familiares.

Para poner en marcha el programa lo abrimos . Existen varias formas:

Partiendo del botón INICIO de la esquina inferior izquierda.

Pulsamos el botón inicio

Pulsamos PROGRAMAS

Seleccionamos el PROGRAMA EXCEL

Solo una parte de la

hoja es visible; por lo

tanto si necesitamos

desplazarnos lo

podemos hacer de

tres formas

diferentes.

1ª utilizando las 1ª utilizando las teclas activas.teclas activas.

MOVIMIENTOMOVIMIENTO TECLADOTECLADOCelda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAGPantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIOPrimera celda de la

columna activa FIN  FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN  FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN  FLECHA IZQUIERDA o  INICIO

Última celda de la fila activa

FIN  FLECHA DERECHA

2ª2ª Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se

conoce con seguridad la celda donde se desea ir es

escribir su nombre de columna y fila escribir su nombre de columna y fila en el cuadro

de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas.

Por ejemplo, para ir a la celda AB15 deberás escribirlo en

la caja de texto y pulsar la tecla ENTER.

3ª3ª utilizar el MOUSE, moviéndote con las barras de

desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir,

y hacer clic sobre ésta

Dentro del libro de trabajo existen varias hojas de

cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque

el número podría cambiarse.

Se utilizan distintos métodos para movernos por las

distintas hojas del libro de trabajo.

1ª la barra de etiquetas. 1ª la barra de etiquetas.

Se tienen 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, la hoja en la que

estamos situados para trabajar, la Hoja1. la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, por ej.

Hoja 3Hoja 3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos

que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para

visualizarlas:

  Para visualizar a partir de la Hoja1.

  Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

  Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

  Para visualizar las últimas hojas.

LAS COLUMNAS: LAS COLUMNAS: Están designadas por letras: A,

B, C, D, E, F, G ……Z, AA, IQ, IV, …….

LAS FILASLAS FILASEstán designadas por letras:

1, …….

LAS CELDAS: LAS CELDAS: Se nombran por su columna y el número de fila. En la gráfica la celda activa

es 2 de la columna C; y se escribe C2. Siempre se escribe primero la columna y después

la fila.

Funciones de cada uno de los botones en Excel Funciones de cada uno de los botones en Excel BARRA DE ARCHIVOBARRA DE ARCHIVO

Incluye las funciones más

comunes para abrir guardar

y trabajar con las

propiedades de nuestro

archivo.

BARRA INICIOBARRA INICIO: incluye las funciones más comunes,

como formato de texto y estilos, además de otras opciones.

BARRA INSERTAR: BARRA INSERTAR: Básicamente engloba todas las

posibilidades de incorporar contenido a nuestra hoja de cálculo,

desde imágenes, tablas, vínculos, ecuaciones, etc.

BARRA DE DISEÑO DE PÁGINABARRA DE DISEÑO DE PÁGINA: Permite diseñar la forma y el

tamaño de la hoja, entre otras opciones

BARRA DE FORMULAS : BARRA DE FORMULAS : Organiza las funciones Excel y

permite utilizar herramientas sobre ellas.

BARRA DE DATOSBARRA DE DATOS: Permite realizar importaciones, y ordenar los

datos desde casi cualquier fuente.

BARRA DE REVISAR : BARRA DE REVISAR : Permite revisar por un usuario que la hoja

esta correcta, tanto semántica, gramática como lógicamente; además

permite la revisión entre distintos usuarios y la protección de la hoja.

BARRA DE VISTABARRA DE VISTA: Permite escoger que queremos ver y como

queremos verlo.

MENÚ DE DATOSMENÚ DE DATOSLa ordenación es una de las partes esenciales mas importantes

del análisis de los datos, ordenar puede ayudar a reconfigurar

los datos de manera de poder usarlos mas eficientemente

FILTROS: FILTROS: facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos o

rango filtrado muestras las filas que cumplen el criterio que se

especifique para una columna . Al utilizar un infiltro permite

aplicar formato representar en gráficos e imprimir dichos rango.

VALIDACION DE DATOS: VALIDACION DE DATOS: La validación de datos es una

herramienta extremadamente útil especialmente cuando

compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y

necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar

en las celdas.

TEXTO EN COLUMNAS: TEXTO EN COLUMNAS: Tan útil cuando trabajamos con bases de

datos en otros formatos.

QUITAR DUPLICADOS: QUITAR DUPLICADOS: Elimina datos y valores que están repetidos

dentro de un rango de filas en específicos. Se encuentra ubicado en la

Cinta de opciones en la ficha Datos.

COSOLIDAR: COSOLIDAR: Combina valores de varios rangos , en un nuevo

rango.

ANALISIS Y SI: ANALISIS Y SI: Mediante el uso de las herramientas de análisis y si

en Microsoft Office Excel, puede usar varios conjuntos diferentes de

valores en una o más fórmulas para explorar todos los resultados

distintos.

AGRUPA: AGRUPA: Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas.

DESAGRUPAR: DESAGRUPAR: Desagrupa un rango de celdas agrupadas

anteriormente.

SUBTOTAL: SUBTOTAL: Obtiene el total de varias filas de datos

relacionados insertando automáticamente subtotales y

totales para la celda.

AVANZADAS: AVANZADAS: Especifica criterios complejos para

limitar los registros que se incluirán en el conjunto de

resultados de una columna.

CONEXIONES: CONEXIONES: Las conexiones de datos son vínculos

a datos externos al libro que se pueden actualizar si los

datos de origen cambian.

ACTUALIZAR TODO: ACTUALIZAR TODO: Actualiza la información del

libro que provenga de una fuente de datos.

INTRODUCIR DATOS INTRODUCIR DATOS En cada una de las celdas de la hoja, es

posible introducir textos, números o fórmulas.

Pasos a seguir:Pasos a seguir:Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos e

ingresar los datos que desees introducirAparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de

Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

TIPO DE DATOS TIPO DE DATOS VALORES CONSTANTESVALORES CONSTANTES

Es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede

ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULASFÓRMULASUna secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras

celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica

para el análisis de datos.

Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas

de cálculo como +, -, *, /, raíz cuadrada, logaritmos, potencia; etc.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias

a otras celdas, operadores y funciones.

La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar y debe empezar siempre por el signo =. siempre por el signo =.

ERRORES EN LOS DATOS. ERRORES EN LOS DATOS. Cuando introducimos una fórmula en

una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del

tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá

un aspecto similar al que ves en la parte inferior de la pagina:

Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior

se mostrará un cuadro, siendo el más frecuente el que aparece a

continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir

entre diferentes opciones.

Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no

tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por

ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción AyudaAyuda sobre

este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay

que modificarla o no, podríamos utilizar la opción Modificar en

la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error.Omitir error.Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido

de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar

dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:##### ##### se produce cuando el ancho de una columna no es

suficiente o se utiliza una fecha o una hora negativa.#¡NUM! #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.cero.

#¿NOMBRE? #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce la fórmula. #N/A #N/A cuando un valor no está disponible para una

función o fórmula. #¡REF! #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no

es válida. #¡NUM! #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no

válidos en una fórmula o función. #¡NULO! #¡NULO! cuando se especifica una intersección de

dos áreas que no se intersectan.

La BARRA DE FÓRMULAS: Muestra la celda activa (zona para escribir o insertar la formula)

OPERACIONES MATEMATICAS BASICAS – FORMULAS: OPERACIONES MATEMATICAS BASICAS – FORMULAS: Una de las principales ventajas al emplear Excel está en la

posibilidad de realizar cálculos.

Operadores matemáticos ordenados según su orden de precedencia:

PRIORIDAD OPERADOR DESCRIPCIÓN1º ( ) Signo de agrupación2º - Negativo (-1)3º % Porcentaje4º ^ Potenciación5º * / Multiplicación – División6º + - Suma - Resta 7º = < > ≤ ≥ Comparación

= 25*A3^2

SIGNO PARA

COMENZAROPERADORES

VALORES CONSTANTES

REFERENCIAS O DIRECCIONES DE

CELDAS

COMO CONSTRUIR FORMULAS EN EXCEL. COMO CONSTRUIR FORMULAS EN EXCEL. Después de escribir la formula, se presiona Enter se presiona Enter y aparece el

resultado.

Si cambiamos el contenido de las celdas el resultado cambia.

BASE EXPONENTE POTENCIA 9 3 729

  AA BB CC DD EE FF GG11 34 24 56 78 3 9 13522 25 56 -89 12 4 7 933 76 34 23 5 7 99 1244 34 56 21 23 4 7 1255 14 26 -45 21 34 56 866 5 3 46 23 11 32 5677 71 12 23 7 1 3 24

((B5+D2) * (E5/G3) + (F6 + C5) / (A3 * C2))  

38 2,83333 -13 -6764  107,6667  0,0019      107,6686

Las funciones son fórmulas predeterminadas.

Para escribir una función es necesario conocer su coordinación:

=PROMEDIO(C1,D1,E1,F1)

NOMBRE DE LA FUNCIÓN

ARGUMENTOS

SIGNO PARA COMENZAR

PARENTESIS SEPARADOR DE ARGUMENTOS

6 14 22 44

21,521,5

LOGARITMO

Log4100BASE DEL

LOGARITMO

FUNCIÓN

LOGARITMO log4100 3,32

NUMERO

RAIZ CUADRADA

RAIZRADICADO

SIGNO RADICAL

Excel se incluye:Contabilidad : Contabilidad : Se pueden usar las eficaces características de

cálculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por

ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o

estados de resultados).

Definición de presupuestos: Definición de presupuestos: Ya sea que sus necesidades sean

personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de

presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de

marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilación).

Facturación y ventas: Facturación y ventas: Excel también es útil para administrar

datos de ventas y facturación, y en éste se pueden crear fácilmente

los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas,

albaranes u órdenes de compra).http://karina-anaya.blogspot.com.co/

InformesInformes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes

para mostrar resúmenes o análisis de datos (por ejemplo: informes

que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la

variación entre los resultados reales y los proyectados, o que se

pueden usar para pronosticar datos).

PlaneaciónPlaneación Excel es una gran herramienta para crear planes

profesionales u organizadores útiles (por ejemplo: planes semanales

de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos

para fin de año u organizadores para ayudarlo con la planificación de

comidas semanales, fiestas o vacaciones).

Seguimiento Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los

datos en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas

de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario

con las que se hace un seguimiento al inventario).