238657 Actividad Semana 7 - Silvio Chicunque

8/3/2019 238657 Actividad Semana 7 - Silvio Chicunque

http://slidepdf.com/reader/full/238657-actividad-semana-7-silvio-chicunque 1/21

TEMA: Recibo y despacho de documentosTUTORA: Sandra Eugenia Maldonado Omen

ESTUDIANTE: Silvio Eugenio Chicunque PantojaFECHA: 18 de junio de 2011

ACTIVIDAD DE APRENDIZJAE

Una vez leído el material de estudio de la Semana acerca de: RECIBO Y DESPACHO DEDOCUMENTOS, en un documento Word, desarrolle la siguiente actividad:

1. Defina con sus propias palabras:

a. Que es la normalización y qué importancia tiene para las empresasb. Cuál es el contenido del Art. 27 de la Ley 594 del 2000c. Concretamente que indica el Art. 5, 8, 10, 11

2. Evalúa los procedimientos de Recibo y Despacho de documentos que se efectúen enla empresa donde usted labora, y:

a. Mediante un diagrama de flujo describe cada uno de los procedimientos observadostanto en el recibo y despacho de documentos (en la empresa donde labora),posteriormente señala las Ventajas y Desventajas que encuentra en cada uno.

b. Diseña una Propuesta que permita solucionar los puntos críticos que se detectaron enlos procesos de recibo y despacho de documentos que se realiza en la entidad dondelabora.

3. Vicente Carrillo, es el auxiliar de archivo, comete muchos errores en el momento deradicar un documento, pese a que en el proceso de inducción le dieron toda la capacitacióndel caso, nunca encuentra un documento oportunamente, no sabe en donde archivarlo, elconsecutivo de correspondencia es un desorden.

Qué pasos podemos sugerirle al señor Vicente Carrillo, para que organice sus labores

diarias, qué mecanismos de control puede seguir para que su trabajo sea productivo yoportuno; es conveniente elaborarle unos esquemas para que el ciclo de su trabajo se lleve acabo diariamente en forma organizada, apoyémoslo por favor.



DESARROLLO ACTIVIDADES SEMANA 7

1. Defina con sus propias palabras:

¿Qué es la normalización y qué importancia tiene para las empresas?

La normalización es sinónimo de estandarización, nace como una necesidad de respuestaéste mundo comercial y globalizado, se requiere con urgencia tener estándares de calidad debienes o servicios que trasciendan las fronteras de los países; en otras palabreas se necesitahablar un mismo lenguaje para poder ser competitivos y en ese ámbito nacen una serie denormas que aparentemente son voluntarias pero que se vuelven obligatorias cuandoqueremos comercializar.

La tarea de la normalización la realizan organismos o agencias nacionales, regionales einternacionales con el fin de fijar normas técnicas que establezcan la terminología, laclasificación, las directrices, las especificaciones, los atributos, las características, losmétodos de prueba o las prescripciones aplicables a un producto, proceso o servicio con elfin de preservar la seguridad, la protección al consumidor, al medio ambiente, a la salud delas personas y animales, y favorecer el efectivo intercambio de bienes.

La normalización es muy importante para las empresas porque les posibilita ser cada díamás competitivas y penetrar mercados exigentes.

De otra parte la normalización les permite a las empresas reducir los modelos quedándoseúnicamente con los más necesarios (Simplificación); la intercambiabilidad a nivelinternacional (Unificación) y disminuye el riego de cometer errores de identificación porquecrea un lenguaje claro y preciso (Especificación)

¿Cuál es el contenido del Art. 27 de la Ley 594 del 2000?

El Art. 27 de la Ley 594 de 2000 habla del derecho que tienen todas las personas a consultarlos documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre quedichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Establece que las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizaránel derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demásderechos consagrados en la Constitución y las leyes.



¿Concretamente qué indican los artículos 5, 8, 10, 11 de la Ley 594 de 2000?

El Art. 5 habla del Sistema Nacional de Archivos: de su definición, de las instituciones que loconforman, de los archivos privados, de los principios, de la modernización yhomogenización metodológica de la función archivística, de los proyectos y programasarchivísticos y de su orientación y coordinación.

El Art. 8 se refiere a la clasificación de los archivos desde el punto de vista territorial.

El Art. 10 establece la obligatoriedad de la creación de los archivos contemplados en losartículos 8 y 9 de la Ley 594 de 2000, así como los archivos de los organismos de control yde los organismos autónomos.

El Art. 11 deja en el Estado la obligación de la creación, organización, preservación y controlde los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclovital de los documentos y la normatividad archivística.

ARTÍCULO 5º. El Sistema Nacional de Archivos:

a. Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan lahomogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo deestos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de losciudadanos a la información y a los documentos;

b. Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos delas entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa,territorial y por servicios.

c. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidadesdel Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para elefecto adopte el Ministerio de la Cultura;

d. El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa,descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad;

e. El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización yhomogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación eintegración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración

pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos,como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partesfundamentales de la memoria colectiva;

f. Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el SistemaNacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios departicipación, cooperación, descentralización y autonomía;

g. El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.



ARTÍCULO 8º. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, seclasifican en:

a. Archivos de entidades del orden nacional;

b. Archivos de entidades del orden departamental;

c. Archivos de entidades del orden distrital;

d. Archivos de entidades del orden metropolitano;

e. Archivos de entidades del orden municipal;

f. Archivos de entidades del orden local;

g. Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;

h. Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos.

La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así comolos archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácterobligatorio

ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.

El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos,teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos yla normatividad archivística.

2. Evalúa los procedimientos de Recibo y Despacho de documentos que seefectúen en la empresa donde usted labora.

En la Contraloría General de la República los procesos de recibo y despacho decorrespondencia se realizan de manera automatizada en el Nivel Central y manual en elNivel desconcentrado (Gerencias Departamentales)

Como el lugar donde trabajo es la Gerencia Putumayo, describiré los procedimientosmanuales.

2.1.1 Comunicaciones oficiales enviadas (Enviada a otras instituciones, personas yGerencias Departamentales)

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximodos copias, remitiéndose el original al destinatario; la primera copia a la serie respectiva de ladependencia o grupo de trabajo que genera el documento, teniendo en cuenta los anexoscorrespondientes; y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad decorrespondencia, por el tiempo establecido en su Tabla de Retención Documental. En loscasos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborará igual cantidad de copias.



La Unidad de Correspondencia en el Nivel Central está a cargo de la Dirección de Imprenta,Archivo y Correspondencia y en el Nivel Desconcentrado en el Grupo de Trabajo Despacho

del Gerente Departamental.

Una vez producido el documento, cada dependencia debe asignarle un número deradicado de comunicaciones oficiales enviadas, en el sistema de correspondencia seamanual o automatizado. El documento debe estar firmado por el funcionarioautorizado.

2.1.1.1 Radicación de las comunicaciones oficiales enviadas

Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia es laencargada de asignar número de radicado consignado en la respectiva planilla de

control o libro radicador con los siguientes datos:

o Número de radicación.o Fecha de radicación.o Hora de radicación.o Dependencia y funcionario remitente.o Asunto.o Destinatario (Entidad y/o persona).o Número de folios y anexos.

Para la entrega de comunicaciones que están dentro del perímetro urbano, el

mensajero de cada dependencia hará la entrega de las comunicaciones al respectivodestinatario y guardará la copia en la dependencia productora.

Para la entrega de comunicaciones oficiales fuera del perímetro urbano definido por laGerencia Departamental, el mensajero debe entregarlas a la Unidad deCorrespondencia (correspondencia saliente).

El funcionario de la Unidad de Correspondencia (correspondencia saliente) debeverificar que los documentos estén correctamente empacados y sellados.

Los documentos deben contener los siguientes datos de remitente:

Nombres y apellidos completos.

Dependencia remitente, dirección, ciudad, departamento, teléfono. Código de la dependencia.

Número de Radicado (Proporcionado por el sistema de radicación manual oautomatizada).



Los documentos deben contener los siguientes datos de destinatario:

o Nombres y apellidos completos.o Entidad y/o Dependencia destinataria, dirección, ciudad, departamento,

teléfono.

Las comunicaciones oficiales enviadas deben ir foliadas.

Los documentos que van a ser despachados no deben estar manchados, rotos, conerrores, repisados, tachaduras, enmendaduras, entre otros.

Solamente pueden firmar correspondencia las personas responsables de lasdiferentes dependencias y las que sean autorizadas para ello en forma expresa. • El

correo internacional debe llevar el visto bueno del Director de Imprenta, Archivo yCorrespondencia o su delegado para su envío.

El funcionario de la ventanilla de correspondencia saliente, recibirá el documento,original y dos copias, original para el destinatario, una copia para la serie consecutivode correspondencia de la unidad de correspondencia y la otra copia para ladependencia productora, la cual ira en la carpeta del asunto o serie correspondiente.

2.1.1.2 Recibir Comunicaciones Oficiales Enviadas

En el caso de las Gerencias Departamentales que no tienen sistema automatizado, deben

llevar una planilla de control o libro radicador el cual debe contener como mínimo lossiguientes datos:

Número de radicación

Fecha de radicación

Dependencia remitente

Asunto Destinatario (Entidad y/o persona)

Nombre de funcionario que recibe el documento.

Anexos

Una vez realizados los pasos anteriores, el funcionario de la ventanilla, señala comoverificado el número de radicado de comunicaciones oficiales enviadas en el sistemaautomatizado para Nivel Central, el cual asigna fecha y hora.

El documento es clasificado de acuerdo al servicio de correo por el cual se debaenviar.



2.1.1.3 Clasificación y organización de las comunicaciones oficiales enviadas

Las comunicaciones oficiales recibidas se clasifican de acuerdo a su destinatario y elservicio de distribución que se vaya a utilizar.

Si los documentos van con destino a las Gerencias Departamentales se distribuyen yorganizan en grupos, por cada ciudad capital usando el servicio CORRA

Los demás documentos con destino a Bogotá, ciudades capitales, municipiosintermedios, apartados aéreos e internacionales se deben clasificar de acuerdo alservicio por el cual se van a enviar:

o Postexpress Urbanoo Postexpress Nacionalo Apartado Aéreoo Correo ordinario Urbanoo Correo ordinario Nacionalo Certificado Urbanoo Certificado Nacionalo Certificado Urbano con Acuse de Reciboo Certificado Nacional con Acuse de Reciboo Internacionalo Internacional Especial

Determinar el peso y el valor de cada documento a enviar.

Registra la cantidad de documentos enviados por cada dependencia, indicando elvalor y el servicio utilizado. Diariamente se debe generar un documento resumen quemuestre el gasto de correspondencia por oficina y clase de servicio.

Según el servicio utilizado para despachar los documentos se deben diligenciar lossiguientes formatos:

o Postexpress: Planilla

Guía Apartado Aéreo: Planilla Correo ordinario Urbano: Planilla

o Correo ordinario Nacional: Planillao Certificado Urbano: Planillao Certificado Nacional: Planillao Certificado Urbano con Acuse de Recibo: Planilla Acuse



o ternacional:

Planilla Internacional Especial: Planillao CORRA:

Planilla Planilla de reparto por Gerencia Departamental

Según el servicio utilizado para despachar los documentos se deben diligenciar lossiguientes formatos:

Simultáneamente en los casos en que se utilice el servicio de postexpress se debencolocar la guía sobre el documento que se va a enviar, separándola de su copia.

El funcionario encargado elaborará las diferentes planillas de distribución de acuerdoal servicio de correo a utilizar, las cuales serán entregadas junto con los documentos a

entregar, al mensajero de la empresa de correo.

En caso de que el documento no sea recibido por el destinatario, se devuelve con surespectivo causal de devolución a la Oficina productora.

Cuando sea necesario que la documentación enviada requiera el acuse de recibo, deacuerdo al servicio se busca la guía o prueba de entrega con que se fue el documentoo se solicita a la empresa de correo el certificado del envió.

Para el caso de las Gerencias Departamentales, se debe asignar número de radicadopor el sistema manual y posteriormente se coloca fecha y hora de recepción al

documento.

Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia seencargará de la distribución de las comunicaciones enviadas a las diferentesentidades externas o personas naturales, llevando su respectivo control.

NOTA: Los documentos archivados por la Dirección Imprenta, Archivo y Correspondencia ylas Gerencias Departamentales para la serie consecutivo de comunicaciones oficiales sedeben foliar, pero no se realizará el inventario descriptivo de carpeta.

2.1.2 Comunicaciones oficiales recibidas (recibidas de otras instituciones, personas y

gerencias departamentales)

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, paraverificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidadque la remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si escompetencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.



El cliente externo entrega el documento a la unidad de correspondencia, en el horario

establecido. El funcionario encargado de recibir los documentos, abrirá los sobres y

revisará datos básicos del remitente (nombre del remitente y dirección), deldestinatario (nombre del funcionario, dependencia, cargo) y que los documentos esténfoliados.

Si el documento cumple con los parámetros anteriores, se le asigna un número deradicado de comunicaciones oficiales recibidas en el sistema de correspondenciamanual o automatizada por el funcionario encargado.

2.1.2.1 Radicación de las comunicaciones oficiales recibidas

Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia es la

encargada de asignar número de radicado a las comunicaciones oficiales recibidas,consignado en la respectiva planilla de control o libro radicador con los siguientes datos:

Número de radicación Fecha de radicación Hora de radicación Remitente (Entidad y/o persona) Asunto Dependencia y funcionario Destinatario Número de folios y anexos

Una vez se ha registrado el documento, se imprime el radicado con el cual se va aidentificar el documento tanto original como copias, se entrega al cliente externo lacopia con el respectivo radicado.

Posteriormente, se imprime la Planilla de Comunicaciones Oficiales Recibidas paraentregar al encargado de distribuir los documentos.

2.1.2.2 Recepción de comunicaciones oficiales internas y recibidas

Para el caso de las Gerencias Departamentales se diligenciará la planilla de control olibro radicador, el cual se debe firmar a la hora de recibir una comunicación oficial.

Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia seencargará de la distribución de las comunicaciones recibidas a los diferentes gruposde trabajo, llevando su respectivo control de entrega.

NOTA: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable oresponsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a laoficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. Acuerdo 060 AGN



2.1.3 Comunicaciones oficiales internas (aquellas recibidas y enviadas dentro de laentidad)

Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecercontroles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas,utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas quepermitan la consulta oportunamente, ya sean estos, manuales o automatizados. Acuerdo 060de 2001.

Producida la comunicación oficial interna, el funcionario de la dependencia se encargade asignarle un número de radicado de comunicaciones oficiales internas, registrandolos datos básicos de la dependencia remitente y de la dependencia destino.

2.1.3.1 Radicación de las comunicaciones oficiales internas

Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia es laencargada de asignar número de radicado consignado en la respectiva planilla decontrol o libro radicador con los siguientes datos:

Número de radicación Fecha de radicación Hora de radicación Dependencia y funcionario remitente Asunto

Dependencia y funcionario destinatario Número de folios y anexos

Una vez se ha registrado el documento, se imprime el radicado con el cual se va aidentificar el documento tanto original como copia.

El funcionario encargado de la distribución, los recoge para proceder a clasificarlos pordependencias y hacer su respectiva entrega las dependencias destino.

El funcionario encargado de recibir el documento verifica los datos y procede a recibirpor sistema, si en el sistema los datos no corresponden con los datos de la

comunicación, se devuelve a dependencia origen para su corrección.

Una vez recibido el documento en el sistema, se firma la copia del documento recibidoy se procede a realizar el trámite.

Se entrega la copia de la comunicación oficial interna firmada al encargado de ladistribución de las comunicaciones oficiales.



El funcionario encargado de la distribución de las comunicaciones oficiales entrega

copia firmada a la dependencia remitente.

En el caso de las Gerencias Departamentales el número de radicado decomunicaciones oficiales internas, debe ser asignado por la Unidad deCorrespondencia con su respectivo control.

2.1.4 Control y seguimiento de gestión de comunicaciones oficiales

Recibida la comunicación oficial, el funcionario encargado de asignar trámites de ladependencia en el sistema manual o automatizado, procede a registrar en elrespectivo sistema el nombre del funcionario responsable con su respectiva tarea paradar trámite al documento, según asignación del jefe inmediato.

Asignada la tarea, se procede a realizar la distribución y entrega de lascomunicaciones oficiales, de acuerdo a la planilla impresa generada por el sistema o através del libro o control de radicación.

El funcionario a quien se le asignó la tarea debe verificar el recibido en la planilla, esdecir, si es de competencia del funcionario o dependencia destino, recibe eldocumento y firma la planilla o libro.

El funcionario responsable de la comunicación oficial realiza la tarea correspondienteal trámite asignado, una vez finalizada la tarea informa al funcionario encargado de

asignar trámites de la dependencia, para el respectivo descargue o finalización deltrámite, ya sea a través de una acción o traslado a otro responsable o con laradicación de un nuevo oficio de respuesta, con el fin de hacer la respectiva referenciaentre oficios.

El funcionario encargado de asignar trámites de la dependencia, debe registrar laactividad de finalización del trámite, fecha y hora en el sistema manual oautomatizado.

El funcionario encargado de asignar trámites de la dependencia debe informar sobrelos trámites pendientes al jefe inmediato, con el fin de dar seguimiento y cumplimiento

al trámite.

Para el control y seguimiento de las comunicaciones oficiales se debe asignar y darrespuesta a los trámites.



2.1.5 Comunicaciones oficiales por mensajes de datos.

Controlar las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, por medios electrónicos,

ópticos o similares, como Internet, correo electrónico, fax (mensajes de datos), tantointernas como externas de la Entidad, en cumplimiento de sus funciones.

Toda comunicación oficial interna y externa que sea enviada o recibida por medio demensajes de datos, en cumplimiento de las funciones de la Entidad, debe serregistrada y radicada en el sistema manual o automatizado de correspondencia.

2.1.5.1 Comunicaciones oficiales enviadas

Todo documento de carácter oficial que se genere y envíe por mensajes de datos(Correo electrónico, fax entre otros) en una dependencia de la Contraloría General de

la República, debe ser registrada y radicada en el sistema de correspondencia manualo automatizado, por el funcionario encargado de operar el sistema de correspondenciade la dependencia, quien informará el número de radicado para colocarlo en el campoasunto del mensaje de datos.

Dichos mensajes solo se podrán enviar a través del correo electrónico del directivo decada dependencia o a quien éste delegue, o por medio de fax, entre otros.

2.1.5.2 Comunicaciones oficiales internas

Los mensajes de datos de carácter oficial (Correo electrónico, fax entre otros) entre

dependencias, en el caso de correo electrónico se realizara desde el buzón de lacuenta de correo individual del directivo responsable de la dependencia, con previoregistro y radicación en el sistema manual o automatizado de correspondencia,enunciando el número de radicación en el campo de asunto del mensaje de datos quese enviara. Para el caso de fax se debe colocar el número de radicado al documento.

El envío de las comunicaciones oficiales por medio de mensajes de datos, se deberealizar por uno de los canales de comunicación y una sola vez, con el fin de evitarduplicidad en documentos.

2.1.5.2 Comunicaciones oficiales recibidas

La recepción de los mensajes de datos que requieran trámite y trazabilidad en laEntidad, deben ser radicados y registrados en el sistema manual o automatizado decorrespondencia, para posteriormente dar trámite interno al destinatario.

Las comunicaciones oficiales que deben ser radicadas y registradas son:

a) Derechos de petición y consultas.



b) Tutelas.

c) Denuncias, quejas, reclamos y solicitudes.

d) Información de rendición de cuentas e informes (cuentas consolidadas; actas deinformes de gestión; plan de mejoramiento; avance plan de mejoramiento; directiva008 de 2003; austeridad del gasto; sistema general de participaciones y Fosyga;regalías; gestión ambiental territorial; Seud; presupuestal; costos de personal, entreotros).

e) Información institucional (memorandos, circulares, acuerdos, directivas,instructivos, conceptos, procedimientos, manuales)

f) Documentos remisorios de los actos administrativos.

g) Informes (Cubos, gestión documental semestral y anual, ejecutivo del plan deacción, plan de mejoramiento interno y avance, IPU, gestión de gerencias, controlinterno, procesos administrativos, servicios públicos, gastos de vehículos,certificados de corra, gastos de correo, relación de permisos, entre otros).

h) Propuestas

i) Los demás documentos contemplados en la tabla de retención documental vigente.

Toda comunicación oficial producida o recibida a través de mensajes de datos se debeconservar en el soporte original en que se creó.

En caso de recibir la misma comunicación oficial de un mismo remitente a un mismodestinatario, por diferentes medios, como: correo electrónico, documentos soportepapel, fax u otro medio, se debe tener en cuenta la radicación y registro del primerdocumento recibido en la Unidad de Correspondencia, ya sea en el sistema manual oautomatizado.

Todo documento sea copia dura, fax, internet y correo electrónico debe radicarse, con

el fin de llevar un registro y control de las comunicaciones oficiales que ingresan y seproducen en la Contraloría General de la República, a fin de establecer las personas ycargos responsables del proceso y el seguimiento del documento, en concordanciacon el acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.

NOTA: Los mensajes de datos que no requieren radicación son todos los mensajes de datosde carácter personal y/o que no se enmarcan en el contexto de una comunicación oficial dela Contraloría General de la República.



Diagrama de flujo producción documental



Diagrama de flujo proceso recepción documentos externos



Diagrama de flujo proceso recepción documentos internos



Diagrama de flujo proceso distribución de documentos recibidos



Diagrama de flujo proceso distribución de documentos internos



Diagrama de flujo proceso distribución de documentos enviados



Ventajas del proceso manual

Es la forma tradicional de llevar los registros de correspondencia y para las personasque no están muy familiarizadas con los sistemas automatizados son más accesibles.

En caso de existir un error en el registro, se facilita su corrección.

Son económicos.

No exige conocimientos tecnológicos o profesionales en TIC.

Desventajas del proceso manual

Los registros de la correspondencia que se surte en las gerencias no se puedenunificar con el Nivel Central, si se hace, exige mayores esfuerzos.

Demora en los procesos que demandan la gestión documental.

Por el volumen de correspondencia a veces los números de registro se dan de maneraerrada.

Como existen libros radicadores, a veces se radica la correspondencia interna en ellibro de la externa y viceversa.

Envío inoportuno de la correspondencia porque de manera manual, se dificulta llevarun orden según la prioridad de entrega.

Dependiendo de la persona que lleve los libros radicadores, los registros a veces sonilegibles.

En los libros es difícil corregir un error de registro y si no se hace de manera correctapude darse para realizar tachones y enmendaduras.

Los libros radicadores son más expuestos a una pérdida o deterioro.

Propuesta que permite solucionar los puntos críticos que se detectaron en losprocesos de recibo y despacho de documentos.

La propuesta de mejora que siempre se ha realizado al Nivel Central por parte de la GerenciaPutumayo, es que se diseñe un nuevo aplicativo o se mejore el existente para que lasgerencias puedan trabajar en línea con el Nivel Central y de esta manera tener centralizado yautomatizados los procedimientos de correspondencia.



Para corregir las falencias que a diario se presentan en la Gerencia existen los Círculos deMejoramiento por grupos de trabajo, en nuestro caso pertenezco al Grupo de VigilanciaFiscal de la Gerencia; nos reunimos mensualmente y ahí se discuten los puntos críticos y se

proponen Planes de Mejoramiento, todo esto enmarcado dentro de un Sistema de Gestión decalidad debidamente certificado.

3. Vicente Carrillo, es el auxiliar de archivo, comete muchos errores en el momentode radicar un documento, pese a que en el proceso de inducción le dieron toda lacapacitación del caso, nunca encuentra un documento oportunamente, no sabe endonde archivarlo, el consecutivo de correspondencia es un desorden.

Qué pasos podemos sugerirle al señor Vicente Carrillo, para que organice sus laboresdiarias, qué mecanismos de control puede seguir para que su trabajo sea productivo y

oportuno; es conveniente elaborarle unos esquemas para que el ciclo de su trabajo selleve a cabo diariamente en forma organizada, apoyémoslo por favor.

Vamos a suponer que el curso de inducción y capacitación se enseñó correctamente perocon un nivel elevado para la comprensión del señor Carrillo, ya que él venia del NivelOperativo y con escolaridad de quinto de primaria, pero si tiene deseos de trabajar en ladependencia de archivo.

Con el señor Carrillo se debe hacer lo siguiente para apoyarlo:

Dictarle nuevamente el curso de capacitación utilizando material y pedagogía acorde a

su nivel de escolaridad.

Realizar talleres con ejemplos de su cotidianidad.

Evaluar en tiempo real sus logros durante la capacitación.

Si en la fase de capacitación no superar el promedio requerido (Ejemplo 75 puntossobre 100) relvarlo de las funciones de Auxiliar de Archivo.

Si pasa con el promedio mínimo requerido se debe realizarle seguimiento yacompañamiento por un tiempo determinado (Ejemplo 1 mes) para corregir en el

proceso sus deficiencias.

Es importante diseñarle unos esquemas o diagramas de flujo para cada una de lasactividades que realiza a diario y su desarrollo debe estar supervisado diariamente porel Jefe de la Oficina, hasta que el margen de errores sea mínimo.

Creo que con esta capacitación y acompañamiento, sumado a sus deseos de trabajar comoAuxiliar de Archivo; el señor Carrillo mejorará sustancialmente sus competencias.

238657 Actividad Semana 7 - Silvio Chicunque

Documents

Transcript of 238657 Actividad Semana 7 - Silvio Chicunque