Actividad Semana 1.

Unidad N°1. Diagnóstico y planificación del sistema de gestión de calidad

Actividad: Diagnóstico de cumplimiento de la Norma ISO 9001:2008

Primero se deben conformar grupos de trabajo. El instructor es el encargado de informar la manera en que se van a distribuir los aprendices para desarrollar las actividades durante el programa. Tener en cuenta que dicho grupo será el mismo durante todo el programa de formación.

Nombre del grupo:

Integrantes del grupo:

Líder del grupo:

Luego los grupos de trabajo deben escoger una empresa, ya que con ésta se desarrollarán todas las actividades planteadas en el programa.

Nombre de la empresa Integrantes del grupo

ISSO LTDA Alba Fernanda Irreño Martínez

Antes de empezar con la implementación de un sistema de gestión de calidad, es recomendable definir el estado inicial de cumplimiento con respecto a los requisitos contemplados en la normatividad ISO 9001:2008, y de esta manera generar el plan de trabajo para alcanzar el 100% de realización; por ende se evaluará en una empresa seleccionada por el grupo, el porcentaje de desempeño con respecto a todos los debes o requisitos definidos en los capítulos 4, 5, 6, 7 y 8 de la Normatividad ISO 9001:2008. Para lo anterior, el grupo de trabajo asignado por el instructor debe dar solución a los siguientes cinco puntos en la empresa seleccionada:

1) Determinen y analicen si el requisito aplica o no para la empresa mediante el uso de la herramienta suministrada. Sin embargo, el grupo puede adicionar la información que considere necesaria para realizar un exhaustivo estudio de cada requisito de la norma. (Ver Anexo N°1, ubicado al final del documento).

En el anexo se reemplazó la casilla NO APLICA por una que dice que CUMPLE PARCIALMENTE, esto con el fin de dar una mejor perspectiva de la empresa, pues existen requisitos que se cumplen con algunas falencias. Y los requisitos que No aplican o se excluyen de la norma fueron demarcados respectivamente.

2) Justifiquen la exclusión de los requisitos no aplicables a la empresa.

Numeral Justificación de la exclusión

7.3

DISEÑO Y DESARROLLO

Porque los requisitos para la prestación del servicio de formulación, administración, asesoría e implementación de gestión documental y de la

información, son definidos por el cliente y la legislación.

7.6

CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN

Las actividades relacionadas con todos los procesos no requieren de equipos o sistemas especiales para el seguimiento y la medición, adicionalmente no se

tienen compromisos contractuales relacionados con el uso de los mismos ni la reglamentación vigente los establece.

3) Determinen y analicen el nivel de cumplimiento (%) total de la empresa con base a los requisitos contemplados en los capítulos 4, 5, 6, 7 y 8 dispuestos en la Norma ISO 9001:2008.

Nivel de cumplimiento (%) Análisis del % de cumplimiento

NC= (Total de requisitos cumplidos/ Total de Requisitos ó DEBES de la norma ISO

9001:2008) *100

Nivel deCumpliento= 7151

∗100

Nivel deCumplimiento=4,64%

Con este diagnóstico inicial se encuentra que la empresa ISSO LTDA presenta un bajo nivel de cumplimiento de Sistema de Calidad con

respecto a la norma NTC ISO 9001:2008, se hace necesario implementar el sistema en todos los procesos y actividades que

realizan en la empresa.

Se observa que no están muy bien definidos los objetivos de calidad.

81,46% de Incumplimiento

El sistema en general muestra un alto porcentaje de incumplimiento frente a los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008, porque en la

empresa no se tienen definidas políticas, objetivos, manual de calidad y no existe estandarización de las actividades. Tampoco se cuenta con un manual de funciones ni se hacen revisiones por parte

de la dirección, no se han definido las competencias ni los perfiles del cargo del personal de la empresa

13,91% de Cumplimiento parcial

A su vez se observa un cumplimiento parcial, porque se cuenta con los recursos económicos necesarios para la realización de las actividades y la infraestructura adecuada para implementar y

mantener el sistema. También se evidenciaron algunos registros de educación y experiencia del personal, los cuales se encuentran

archivados en las hojas de vida.

4) Diagnostiquen la planificación de calidad en la empresa de estudio. (Ver Anexo N°2, ubicado al final del documento).

5) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del grupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones

1. Esta actividad fue muy importante porque fue la introducción a la norma y el reconcomiendo de la misma.

2. La actividad me permitió diagnosticar como se encuentra la organización y hacer una planificación de como serian esas mejoras para que la empresa alcance el nivel de calidad requerido por la norma y siga siempre en una mejora continua.

3. Es fundamental que una empresa esté certificada, para de esta manera lograr ser competitiva y así mejore de forma integral, optimizando recursos y procesos.

Anexo N°1

DIAGNÓSTICO INICIAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Núm. REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2008

CRITERIOS

Justificación del criterioCumpleParcialment

eCumple

No Cumpl

e4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1. Requisitos Generales

La empresa tiene establecido, documentado, implementado y mantenido un S.G.C., y mejora continuamente su eficacia con base en los requerimientos de la NTC-ISO 9001:2008.

X

La organización no tiene establecido, documentado, ni

mantiene un SGC que le permita mejorar continuamente.

La empresa identifica los procesos necesarios para el S.G.C., y su aplicación a través de la organización.

X

La organización ha definido algunos procesos para la prestación de su

servicio, pero no cuenta con procesos claves para la

implementación de un SGC

La empresa determina la secuencia e interacción de los procesos.

X

No se ha identificado secuencia e interacción de los procesos, para

esto se realizara un mapa de procesos.

La empresa determina los criterios y métodos necesarios para asegurarse que tanto la operación como el control de los procesos son eficaces.

XNo se han determinado criterios y métodos necesarios para asegurar

la eficacia de los procesos.La empresa asegura la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y seguimiento de los procesos.

X Se han asignado algunos recursos de personal, infraestructura y

económicos para la ejecución de los procesos. No existe seguimiento a los procesos. No es completa la

información para soportar los

procesos.La empresa realiza seguimiento, medición y análisis de los procesos.

XLa organización no realiza

mediciones de los procesos.

La empresa implementa acciones para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos.

X

Se implementan acciones para alcanzar resultados planificados, pero no se realizan registros de

estas acciones.La empresa gestiona los procesos de acuerdo con los requisitos de la NTC-ISO 9001:2008.

X

La empresa controla los procesos contratados externamente. XLa empresa identifica el control de los procesos contratados externamente dentro del S.G.C.

X

4.2. Requisitos de la Documentación4.2.1. Generalidades

La empresa cuenta con una declaración documentada de una política de calidad y objetivos de calidad.

X No existe.

La empresa posee un manual de calidad X No existe.La empresa tiene documentados los procedimientos requeridos por la NTC-ISO 9001:2008.

X No existe.

La empresa posee los documentos necesarios para asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

X

Se han asignado algunos recursos de personal, infraestructura y

económicos para la ejecución de los procesos. No existe seguimiento

a los procesos.La empresa diligencia los registros requeridos por la NTC ISO-9001:2008.

X No cuenta con esto.

4.2.2. Manual de CalidadLa empresa establece y mantiene un manual de calidad que contenga: el alcance del S.G.C, justificación de cualquier

X No existe manual de calidad.

exclusión, procedimientos documentados establecidos para el S.G.C., ó referencia a los mismos y la descripción de la

4.2.3. Control de Documentos

La empresa controla los documentos requeridos por el S.G.C. XNo se ha establecido un

procedimiento para el control de los documentos.

La empresa aprueba los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

XNo se ha establecido un


La empresa revisa y actualiza los documentos cuando es necesario y los aprueba nuevamente.



La empresa se asegura de que sean identificados los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.




CRITERIOS

Justificación del criterioCumple Parcialment

eCumple

No Cumple

La empresa se asegura de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso.

X No se ha establecido un procedimiento para el control de los documentos

La empresa se asegura que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.


procedimiento para el control de los documentos

La empresa se asegura de que sean identificados los documentos de origen externo y se controla su distribución.

X No se ha establecido un procedimiento para el control

de los documentosLa empresa previene el uso no identificado de documentos obsoletos, y les aplica una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.


procedimiento para el control de los documentos

4.2.4. Control de Registros

La empresa establece y mantiene registros para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos de la NTC ISO-9001:2008.

X

No se ha establecido un procedimiento documentado

para definir los controles necesarios para la

identificación, almacenamiento, la protección, la recuperación,

el tiempo de retención y la disposición de los registros.

Los registros existentes permanecen legibles, fácilmente identificables y recuperables.

X




el tiempo de retención y la disposición de los registros

La empresa posee un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

X




el tiempo de retención y la disposición de los registros

5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1. Compromiso de la Dirección

La alta dirección proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del S.G.C., así como con la mejora continua de su eficacia.

X

La organización no realiza actividades de revisión del

sistema de calidad, ni actividades para evidenciar la

mejora continua.

La alta dirección comunica a la empresa la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.

X



mejora continua

La alta dirección establece la política de calidad X



mejora continua

La alta dirección se asegura de que se establecen los objetivos de la calidad.

X



mejora continua

La alta dirección lleva a cabo las revisiones del S.G.C. X



mejora continuaLa alta dirección se asegura de la disponibilidad de recursos. X La organización no realiza

actividades de revisión del sistema de calidad, ni

actividades para evidenciar la

mejora continua5.2. Enfoque al Cliente

La empresa se asegura de que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente.

XLa organización no determina las necesidades específicas y expectativas de los clientes.

5.3. Política de Calidad

La política de calidad es adecuada al propósito de la organización. XNo se cuenta con una política

de calidad definida y documentada.

La política de calidad incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del S.G.C.

XNo se cuenta con una política

de calidad definida y documentada

La política de calidad proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad.



La política de calidad es comunicada y entendida dentro de la organización.



La política de calidad es revisada para su continua adecuación. X No se cuenta con una política de calidad definida y documentada

Núm. REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2008CRITERIOS

Justificación del criterioNo Aplica

CumpleNo

Cumple5.4. Planificación

5.4.1. Objetivos de la CalidadLa alta dirección se asegura de que los objetivos de calidad, incluyendo aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el

x No se ha planificado un SGC para la organización ni existen

servicio, se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la empresa.

objetivos de calidad.

Los objetivos de calidad son medibles y coherentes con la política de calidad. X

No se ha planificado un SGC para la organización ni existen

objetivos de calidad5.4.2. Planificación del Sistema de Gestión de Calidad

La alta dirección se asegura de que la planificación del S.G.C., se realiza con el fin de cumplir con los requisitos citados en 4.1 así como los objetivos de calidad.

xNo se ha planificado un SGC

para la organización ni existen objetivos de calidad.

La alta dirección se asegura de que se mantiene la integridad del S.G.C., cuando se planifican e implementan cambios en este.

xNo se ha planificado un SGC ni

se identifican cambios.5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

5.5.1. Responsabilidad y AutoridadLa alta dirección se asegura de que las responsabilidades y autoridades del personal están definidas y son comunicadas dentro de la empresa.

x No existe manual de funciones.

5.5.2. Representante de la DirecciónLa alta dirección ha designado un miembro de la dirección (R.D.) para que actué en representación del S.G.C.

X

No se ha definido la persona encargada de realizar la

función de representante a la dirección.

El R.D., se asegura de que se establecen, implementen y mantengan los procesos necesarios para el S.G.C

X No existe RD

El R.D., informa a la alta dirección sobre el desempeño del S.G.C., y de cualquier necesidad de mejora.

X No existe RD

El R.D., se asegura de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la empresa.

X No existe RD

5.5.3. Comunicación InternaLa alta dirección se asegura de que se establezcan los procesos de x La organización cuenta con

comunicación apropiados dentro de la organización y que ésta considera la eficacia del S.G.C.

mecanismos de comunicación interna tales como carteleras,

correos electrónicos y reuniones de grupo de trabajo.

5.6. Revisión por la Dirección5.6.1. Generalidades

La alta dirección revisa el S.G.C., de la empresa, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continua. X

La organización no realiza actividades de revisión por la

dirección al sistema de calidad.La alta dirección incluye en las revisiones la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el S.G.C., incluyendo la política de calidad y los objetivos de calidad.

XLa organización no realiza

actividades de revisión por la dirección al sistema de calidad.

Se mantienen registros de las revisiones por la dirección. X No se hacen revisiones.5.6.2. Información para la Revisión

La alta dirección revisa los resultados de las auditorías X No se realizan auditorias.La alta dirección revisa las retroalimentaciones del cliente. X No se realizan auditorias.La alta dirección revisa el desempeño de los procesos y la conformidad del servicio.

X No se realizan auditorias.


CRITERIOS

Justificación del criterioCumple Parcialmente

CumpleNo

Cumple

La alta dirección revisa el estado de las acciones correctivas y preventivas.

X No se realizan auditorias.

La alta dirección revisa las acciones de seguimiento de revisiones. X No se realizan auditorias.La alta dirección revisa los cambios que podrían afectar al S.G.C. X No se realizan auditorias.La alta dirección revisa recomendaciones para la mejora. x No se realizan auditorias.

5.6.3. Resultados de la Revisión

La alta dirección toma decisiones y acciones para la mejora de la eficacia del S.G.C., y sus procesos.

xLa organización no realiza

actividades de revisión por la dirección al sistema de calidad.

La alta dirección toma decisiones y acciones para la mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente.

x La organización no realiza actividades de revisión por la

dirección al sistema de calidad

La alta dirección toma decisiones y acciones para las necesidades de recursos.

x La organización no realiza actividades de revisión por la

dirección al sistema de calidad6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1. Provisión de RecursosLa empresa determina y proporciona los recursos necesarios para implementar y mantener el S.G.C., y mejorar continuamente su eficacia. x

Se han designado algunos recursos de personal,

infraestructura y económicos para la ejecución de los

procesos.La empresa determina y proporciona los recursos necesarios para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.

x La organización no ha definido los requisitos relacionados con

la satisfacción del cliente.6.2. Recursos Humanos

6.2.1. GeneralidadesEl personal que realiza trabajos que afecten la calidad del servicio son competentes con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.

X No se han definido las competencias ni los perfiles del

cargo.6.2.2. Competencia, Toma de Conciencia y Formación

La empresa determina la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del servicio.

x No se han definido las competencias ni los perfiles del

cargo.La empresa proporciona formación o toma otras acciones para satisfacer dichas necesidades.

x La organización no tiene definido un programa de

formación y capacitación al personal.

La empresa evalúa la eficacia de las acciones tomadas. XNo se realiza evaluación de actividades de formación.

La empresa se asegura de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de calidad.

X

La organización no realiza capacitaciones ni actividades

que contribuyan con la pertinencia y toma de

conciencia.

La empresa mantiene los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia.

x

Existen algunos registros de educación y experiencia del

personal, los cuales se encuentran archivados en las

hojas de vida.6.3. Infraestructura

La empresa determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio. La infraestructura incluye edificios, espacio de trabajo y servicios asociados, equipo para los procesos (tanto hardware como software) y servicios de apoyo tales como transporte ó comunicación.

xLa organización cuenta con

infraestructura necesaria para la prestación de los servicios.


Justificación del criterioNo Aplica

CumpleNo

Cumple6.4. Ambiente de Trabajo

La empresa determina y gestiona el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del servicio.

x

La organización cuenta con el ambiente de trabajo necesario y

suficiente para garantizar la correcta prestación del servicio,

sin que este afecte la conformidad con los requisitos

de cada programa.7. REALIZACIÓN DEL SERVICIO

7.1. Planificación de la Realización del ServicioLa empresa planifica y desarrolla los procesos necesarios para la realización del servicio.

xExisten actividades de planificación informal.

La planificación de la realización del servicio es coherente con los requisitos de los otros procesos del S.G.C.

X

La planificación del serviciono tiene en cuenta los requisitos de

todos los procesos definidos en la organización.

En la planificación de la realización del servicio, la empresa determina los objetivos de calidad y los requisitos para el servicio.

X

La organización no tiene claramente definidos objetivos de calidad, requisitos del servicio con

el fin de realizar una adecuada planificación. No se cuenta con

procesos documentados.

En la planificación de la realización del servicio la empresa determina la necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos específicos para el servicio.

X



procesos documentados.

En la planificación de la realización del servicio la empresa determina las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y ensayo/prueba específicas para el servicio así como los criterios para la aceptación del mismo.

x



procesos documentados.En la planificación de la realización del servicio la empresa determina x La organización no tiene

los registros que son necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y prestación del servicio resultante cumplen los requisitos.

claramente definidos objetivos de calidad, requisitos del servicio con


procesos documentados.7.2. Procesos Relacionados con el Cliente

7.2.1. Determinación de los Requisitos Relacionados con el Servicio

La empresa determina los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma.

x

La organización tiene definidos estos requisitos del cliente en los

contratos de prestación de los proyectos.

La empresa determina los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el uso especificado o el uso previsto, cuando sea conocido.

xNo se encuentran definidos

requisitos adicionales no establecidos por el cliente.

La empresa determina los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el servicio.

XLa organización conoce los requisitos aplicables a cada

proyecto.La organización determina cualquier requisito adicional. X

7.2.2. Revisión de los Requisitos Relacionados con el Servicio

Se revisan los requisitos relacionados con el servicio. XLa organización realiza actividades

para revisar con anterioridad los requisitos de cada proyecto.

Se aseguran de la definición de los requisitos del servicio. xLa organización realiza actividades


Se aseguran de que estén resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato ó pedido y los expresados previamente.

XLa organización realiza actividades


La empresa tiene la capacidad de cumplir los requisitos definidos. X Si tiene la capacidad.Se mantienen registros de los resultados de la revisión y de las X La organización mantiene como

acciones originadas por la misma (Ver 4.2.4.)requisitos los contratos de prestación de servicios y la formulación de propuestas.


CRITERIOS


CumpleNo

Cumple

Cuando el cliente no proporciona una declaración documentada de los requisitos, la organización confirma los requisitos del cliente antes de la aceptación.

x

Cuando se cambian los requisitos del servicio, la organización se asegura de que la documentación pertinente es modificada y de que el personal correspondiente es consciente de los requisitos modificados.

x

En ocasiones la documentación no es

modificada ni se comunican adecuadamente los cambios.

7.2.3. Comunicación con el Cliente

La empresa determina e implementa disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a la información sobre el servicio.

x

No existe un mecanismo formal para la comunicación

de quejas y retroalimentación del cliente.

La empresa determina e implementa disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones.

x



La empresa determina e implementa disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a la retroalimentación del cliente incluyendo sus quejas.

x



7.3. Diseño y Desarrollo

7.3.1. Planificación del Diseño y Desarrollo

La empresa planifica y controla el diseño y desarrollo del servicio.Este numeral de la norma

NO APLICA

La empresa determina las etapas del diseño y desarrollo.Este numeral de la norma

NO APLICALa empresa determina la revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo.

Este numeral de la norma NO APLICA

La empresa determina las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo.


La empresa gestiona las interfaces entre los diferentes grupos involucrados en el diseño y desarrollo para asegurarse de una comunicación eficaz y una clara asignación de responsabilidades.


Los resultados de la planificación se actualizan, a medida que progresa el diseño y desarrollo.


7.3.2.Son determinados los elementos de entrada relacionados con los requisitos del servicio y mantienen registros. Estos elementos incluyen: requisitos funcionales y de desempeño, requisitos legales y reglamentarios aplicables, información proveniente de diseños previos similares y cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo.

Los elementos anteriores se revisan, para verificar su adecuación.Este numeral de la norma

NO APLICALos requisitos están completos, sin ambigüedades y no son contradictorios.


7.3.3. Resultados del Diseño y DesarrolloLos resultados del diseño y desarrollo permiten la verificación respecto a los elementos de entrada para el diseño y desarrollo, y se aprueban antes de su liberación.


Los resultados del diseño cumplen los requisitos de los elementos Este numeral de la norma

de entrada para el diseño y desarrollo. NO APLICA



Cumple No Cumple

Los resultados del diseño proporcionan información apropiada para la compra, producción y prestación del servicio.


Los resultados del diseño contienen ó hacen referencia a los criterios de aceptación del servicio.


Los resultados del diseño especifican las características del servicio esenciales para el uso seguro y correcto.


7.3.4. Revisión del Diseño y DesarrolloSe realizan revisiones sistemáticas del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado.


Se evalúa la capacidad de los resultados de diseño y desarrollo para cumplir los requisitos.


Se identifica cualquier problema y se proponen las acciones necesarias.


Se mantienen registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma (Ver 4.2.4.)


7.3.5. Verificación del Diseño y DesarrolloSe realiza la verificación, de acuerdo con lo planificado para asegurarse de que los resultados del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de los elementos de entrada del diseño y desarrollo.


Se mantienen registros de los resultados de la verificación y de cualquier acción que sea necesaria.


7.3.6. Validación del Diseño y Desarrollo

Se realiza validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado, para asegurarse de que el servicio resultante es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicación especificada ó uso previo.


La validación se complementa antes de la entrega ó implementación del servicio.


Se mantienen registros de los resultados de la validación y de cualquier acción que sea necesaria.


7.3.7. Control de los Cambios del Diseño y DesarrolloLos cambios del diseño y desarrollo se identifican, revisan, verifican y validan según sea apropiado y se aprueban antes de su implementación.


La revisión de los cambios del diseño y desarrollo incluyen la evaluación del efecto de los cambios en las partes constitutivas y en el servicio ya prestado.


Se mantienen registros de los resultados de la revisión de los cambios y de cualquier acción que sea necesaria.


7.4. Compras7.4.1. Proceso de Compras

La empresa se asegura de que el producto adquirido cumple con los requisitos de compra especificados.

X

La organización no cuenta con criterios para seleccionar

evaluar y re evaluar proveedores.

La empresa evalúa y selecciona los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización.

xNo existe un mecanismo

formal de selección y evaluación de proveedores.

Se establecen los criterios para la selección, evaluación y la re-evaluación de los proveedores.

x La organización no cuenta con criterios para

seleccionar, evaluar y re evaluar proveedores.

Se mantienen los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas.

XLa organización no mantiene

registros de esta actividad



Cumple

No Cumple

7.4.2. Información de las ComprasLa información de las compras describen el producto a comprar.

La información de las compras describe los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos.

X

La organización cuenta con información que describe los

productos a comprar y algunos requisitos necesarios para la

aprobación del producto o servico por ejemplo en facturas y contratos.

La información de las compras incluye requisitos para la calificación del personal.

X

La información de las compras incluye requisitos del sistema de gestión de calidad.

X

La empresa se asegura de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor.

X

La organización no verifica los requisitos adecuados de los servicios y productos a

comprar.7.4.3. Verificación de los Productos Comprados

La empresa establece e implementa la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple con los requisitos de compra especificados.

x No existen mecanismos de verificación de los productos o servicios comprados con el

fin de determinar que se cumple con los requisitos

definidos.Si la empresa ó sus clientes desean llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la empresa establece en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto.

X

No se ha establecido actividades de verificación en

las instalaciones del proveedor.

7.5. Producción y Prestación del Servicio7.5.1. Control de la Producción y de la Prestación del Servicio

La empresa planifica y lleva a cabo la producción y prestación del servicio bajo condiciones controladas.

x

La organización presta el servicio sin tener en cuenta alguna de las condiciones

necesarias y suficientes para garantizar el cumplimiento de

requisitos.

La empresa dispone de información que describa las características del servicio.

X



requisitos.

La empresa dispone de instrucciones de trabajo. x



requisitos.La empresa usa el equipo apropiado. XLa empresa dispone y usa dispositivos de seguimiento y medición.

X

Las condiciones controladas incluyen, si aplica, la implementación del seguimiento y de la medición.

X

La empresa implementa actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega.

X

7.5.2. Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del ServicioSe validan aquellos procesos de producción y de prestación del servicio donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante las actividades de seguimiento ó medición posteriores.

xNo se tienen criterios

definidos para la revisión y aprobación de los procesos.

Se establecen disposiciones para los procesos de validación, incluyendo, cuando sea aplicable: los criterios definidos para la revisión y aprobación de los procesos, la aprobación de equipos y calificación del personal, el uso de métodos y procedimientos específicos, los requisitos de los registros (Ver 4.2.4.) y la trazabilidad.

x

7.5.3. Identificación y Trazabilidad

Se identifican los servicios por medios adecuados, a través de toda la prestación del servicio.

x

Los proyectos son identificados en todas las

etapas a través de nombres de convenios, descritos en

los contratos, records, capacitaciones, informes

entre otros.La organización identifica el estado del servicio con respecto a los requisitos de seguimiento y medición.

x

Cuando la trazabilidad es un requisito, se controla y registra la identificación única del servicio.

X



Cumple

No Cumple

7.5.4. Propiedad del ClienteLa empresa cuida los bienes que son propiedad de los clientes, x No se lleva un control sobre

mientras estén bajo el control de la empresa ó estén siendo utilizados por la misma.

la propiedad del cliente.

La empresa identifica, verifica, protege y salvaguarda los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización ó incorporación dentro del servicio.

x No se lleva un control sobre

la propiedad del cliente.

La empresa registra y comunica al cliente, cualquier bien que se pierda, deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuado para su uso.

X

7.5.5. Preservación del ServicioLa empresa preserva la conformidad del servicio durante el proceso interno y la entrega al destino previsto. (esta preservación incluye la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección).

xNo se realizan actividades

de preservación.

7.6. Control de los dispositivos de Seguimiento y de MediciónLa empresa determina el seguimiento y la medición a realizar, y los dispositivos de medición y seguimiento necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del servicio con los requisitos determinados.


La organización establece procesos para asegurarse de que el seguimiento y medición pueden realizarse y se realizan de una manera coherente con los requisitos de seguimiento y medición.


Cuando es necesario asegurarse de la validez de los resultados, el equipo de medición se calibra y verifica a intervalos especificados o antes de su utilización, comparado con patrones de medición trazables a patrones de medición nacionales o internacionales. Cuando no existan tales patrones se registra la base utilizada para la calibración o verificación.


El equipo de medición se ajusta o reajusta según es necesario. Este numeral de la norma

NO APLICAEl equipo de medición se identifica para poder determinar el Este numeral de la norma

estado de calibración. NO APLICAEl equipo de medición se protege contra ajustes que pueden invalidar el resultado de la medición.


El equipo de medición se protege contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento.


La empresa evalúa y registra la validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecta que el equipo no está conforme con los requisitos.


La empresa toma las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre cualquier servicio afectado.


Se mantienen registros de los resultados de la calibración y la verificación.


Se confirma la capacidad de los programas informáticos para satisfacer su aplicación prevista cuando éstos se utilicen en las actividades de seguimiento y medición de los requisitos especificados. Se lleva a cabo antes de iniciar su utilización y se confirma de nuevo cuando es necesario.




Cumple

No Cumple

8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA8.1. Generalidades

La empresa planifica e implementa los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del servicio, asegurarse de la conformidad del S.G.C., y mejorar continuamente la eficacia del S.G.C. Esto comprende la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas y el alcance de su utilización.

X

8.2. Seguimiento y Medición8.2.1. Satisfacción del Cliente

La empresa realiza el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización.

X

La organización no realiza actividades para conocer la percepción del cliente y el

cumplimientos de sus requisitos.

Se determinan los métodos para obtener y utilizar dicha información.

X

8.2.2. Auditoría InternaLa empresa lleva a cabo a intervalos planificados auditorías internas para determinar si el S.G.C., es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la NTC ISO-9001:2008 y con los requisitos del S.G.C., establecidos.

X

No se realizan actividades de auditoria interna para

verificar la conformidad del sistema de calidad.

La empresa lleva a cabo a intervalos planificados auditorías internas para determinar si el S.G.C., se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

X



Se planifica un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas.

x



Se definen los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología.

X



La selección de los auditores y la realización de las auditorías aseguran la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.

X



Se define en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar los resultados y para mantener los registros. (Ver 4.2.4.)

x



La dirección responsable del área que está siendo auditada se asegura de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.

x



Las actividades de seguimiento incluyen la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación. (Ver 8.5.2)

x



8.2.3. Seguimiento y Medición de los ProcesosLa empresa aplica métodos apropiados para el seguimiento, y cuando aplica, la medición de los procesos del S.G.C.

x No se realizan mediciones

Los métodos demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados.

XNo existe ningún

mecanismo definido



Cumple

No Cumple

Cuando no se alcanzan los resultados planificados, se llevan a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurar la conformidad del servicio.

xNo se realizan correcciones

ni acciones correctivas apropiadas

8.2.4. Seguimiento y Medición del ServicioLa empresa mide y hace un seguimiento de las características del servicio para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esto se realiza en las etapas apropiadas del proceso de realización del servicio de acuerdo con las disposiciones

x Se realiza seguimiento y revisión aparte de los

proyectos con los informes parciales

planificadas.

Se mantiene evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación.

X

Se realiza seguimiento y revisión aparte de los


Los registros indican las personas que autorizan la liberación del servicio.

X



La liberación del servicio y la prestación del servicio se llevan a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, (a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando corresponda por el cliente).

x



8.3. Control del Servicio No ConformeLa empresa se asegura de que el servicio que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional.

XNo existen mecanismos de identificación y control para

el servicio no conforme.Los controles, responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme están definidos en un procedimiento documentado.

x No existen mecanismos de identificación y control para

el servicio no conformeLa empresa trata los servicios no conformes mediante una o más de las siguientes maneras: tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada; autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y cuando es aplicable, por el cliente; tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente xprevisto.

x

Se mantienen registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente,

X

incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.Cuando se corrige un servicio no conforme, se somete a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos.

X

Cuando se detecta un servicio no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, la empresa toma las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de la no conformidad.

x

8.4. Análisis de DatosLa empresa determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad de la eficacia del S.G.C., y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del S.G.C. Esto incluye los datos generados del resultado del seguimiento y medición y de cualesquiera otras fuentes pertinentes.

X



Cumple

No Cumple

El análisis de datos proporciona información sobre: la satisfacción del cliente, la conformidad de los requisitos del servicio, las características y tendencias de los procesos y de los servicios, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas y sobre los proveedores.

x

8.5. Mejora8.5.1. Mejora Continua

La empresa mejora continuamente la eficacia del S.G.C mediante el uso de la política de calidad, los objetivos de

xNo se realizan actividades de mejora para el sistema

calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.

de gestión de calidad.

8.5.2. Acción Correctiva

La empresa toma acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.

x

Se realizan algunas correcciones a los

problemas presentados pero no acciones para eliminar

las causas de no conformidades encontradas.

Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.

XNo se realizan acciones correctivas apropiadas.

Se ha establecido un procedimiento documentado para definir los requisitos para: revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes), determinar las causas de las no conformidades, evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir, determinar e implementar las acciones necesarias, registrar los resultados de las acciones tomadas y revisar las acciones correctivas tomadas.

X

8.5.3. Acción Preventiva

La empresa determina acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.

xNo existe cultura de

prevención de posibles no conformidades

Las acciones preventivas son apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.

XNo se realizan acciones preventivas apropiadas.

Se ha establecido un procedimiento documentado para definir los requisitos para: determinar las no conformidades potenciales y sus causas, evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades, determinar e

X

implementar las acciones necesarias, registrar los resultados de las acciones tomadas y revisar las acciones preventivas tomadas.

Anexo N°2

Plan de Calidad – Empresa ISSO LTDA

Misión:

ISSO LTDA, tiene como misión llevar a sus clientes sin excepción, hacia la incorporación de nuevas tendencias, normas metodologías e insumos necesarios en la aplicación de modelos de gestión de información y documentación, a través de una metodología ordenada acorde con estándares nacionales e internacionales, guiada por profesionales d elas áreas de ingeniería, ciencias de la información, ciencias sociales y la administración.

Visión:

Para el año 2015 pretende consolidarse como una empresa generadora de espacios de desarrollo profesional y social, a través del correcto cumplimiento de su misión, de gran reconocimiento en el territorio colombiano por la calidad humana y profesional de sus integrantes.

Objetivos Organizacionales:

Capacitar y comprometer al personal que labora en ISSO LTDA en cada una de las etapas que conlleva la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

Desarrollar la documentación de los procesos desarrollados en ISSO LTDA, tal como el manual de calidad y funciones.

Implementar el sistema de Gestión de Calidad.

Política de Calidad:

Cumplir con los requisitos de los clientes y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión.

Objetivos de Calidad:

Diseñar, documentar, implementar y evaluar un Sistema de Gestión de Calidad, en la empresa ISSO LTDA, basado en los requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008.

Actividad Objetivo Alcance MetodologíaTécnicas utilizadas

Duración

Resultados a obtener

Mecanismo de control / Seguimient

o

Dia

gn

os

tica

r el

SG

C

Diagnosticar el estado actual de la empresa para determinar la existencia o no de requerimientos que permitan dar cumplimiento al Sistema de Gestión de

la Calidad.

Determinación del estado inicial del

sistema de calidad de la empresa

mediante el uso de herramientas de

diagnóstico.

1. Conocimiento de los procesos y servicios de

la empresa.

2. Recolección de información.

3. Análisis e interpretación de datos

obtenidos.

- Herramienta Diagnostico

- NTC ISO 9001:2008. 1

mes

(F

ebre

ro a

Mar

zo 2

013

)

Diagnóstico inicial del

sistema de gestión de la

calidad (S.G.C), de la

empresa.

Actas de reunión

Co

mp

rom

iso

de

la

dir

ecci

ón

La organización debe estudiar las

necesidades de sus clientes y estar

comprometida con el proceso.

Lograr que los directivos y

demás personal se comprometan

para la implementación

y mejora continua.

1. Compromiso formal de la dirección.

2. Inicio de actividades con

tiempo de respuestas “largo”

Reuniones con el

personal

2 se

man

as

Compromisos con las

personas de la

organización

Actas de reunión

Capacitaciones

Org

aniz

ació

n d

el

pro

yec

to Planificar previamente las actividades a

realizar

Conseguir la implantación y

posterior certificación

1. Designar el responsable de la

implantación.2. Búsqueda de

información y ayudas

económicas.3. Planificación de

actividades.

Observar y documenta

r

2 se

man

as

Tener una guía de cómo

empezar a implantar la

norma

Inspección

Info

rma

ció

n a

l p

ers

on

al

Lograr la colaboración de todo el personal.

Informar a todo el personal los fines que se pretenden.

1. Informar al equipo directivo.

2. Informar niveles intermedios.

3. Informar al resto del personal.

Explicar de manera

didáctica y simplificad

a las característi

cas del sistema.

2 se

man

as Personal dispuesto a colaborar

Reuniones

Fo

rmac

ión Formar a todo el

personal en materia de calidad.

Personas capacitadas y

comprometidas con la causa

1. Cursos para directivos, para

mandos intermedios y

operarios.

Jornadas de

sensibilización sobre calidad del

trabajo

3 se

man

as

Personal con

conocimientos de la

norma y lo que se

pretende en la

organización.

Reuniones con el

personal.

Do

cum

en

taci

ón

del

si

ste

ma Normalizar los procesos

de trabajo.Documentar los

procesos.

1. Redacción, revisión y

aprobación de los procedimientos y

normas.

Escritura

Inspección

2 m

eses Manual de

calidad.

Seguimiento a los procesos

Imp

lan

taci

ón Realizar las actividades

cotidianas respecto a cómo indican los procedimientos.

Procesos estandarizados

1. Puesta en marcha de los

procedimientos e instrucciones.

2. Realizar controles de seguimiento.3. Realizar correcciones y adaptaciones.

Explicar cómo deben

llevarse a cabo los procesos

2 m

ese Obtener

certificación

Inspecciones

Auditorias

Au

dit

orí

as

inte

rnas

Comprobar el funcionamiento del

sistema.

Para toda la organización

1. Plan de auditoria.2. Informe.

Acciones correctivas.

Contratar firma

auditora. 1 m

es

Verificar y hacer

correcciones.

Inspección y

correcciones.

Rev

isió

n d

el

sis

tem

a

Comprobar la eficacia del SGC

Cumplir todos los requisitos de

la norma

1. Comparar con el punto de partida.

2. Cumplir los objetivos de calidad.

Revisar el informe de auditoria interna

1 m

eses

Elaborar el acta de

revisión del sistema.

Mejora continua

Cer

tifi

cac

ión

Recibir la certificación. Contar con todos los estándares de calidad en la organización.

1. Contactar la entidad de

certificación acreditada.

Contactar la entidad

de certificació

n acreditada.

1 m

es

Emisión del certificado.

Mejora continua

Modo de entrega:

La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo asignado por el instructor. Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo con el desarrollo de la actividad realizada de

manera grupal. Los aprendices que efectúen la actividad de manera individual se les descontará puntos en la nota final.

Criterios de evaluaciónDetermina la situación organizacional bajo los parámetros ISO 9001.

Establece el plan de calidad para la implementación del S.G.C.

Actividad Semana 1.

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