2.5 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA


0

2.5

UNIDAD DE

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA




1

INDICE

NO. TÍTULO PÁGINA UNIDAD DE PRESUPUESTO 2 1.1 Elaboración de Transferencias Presupuestarias Tipo

Intra2 3

1.2 Elaboración de Transferencias Presupuestarias Tipo

Intra1 e Inter (externas) 6

1.3 Cuotas Trimestrales 9

1.4 Reprogramación de Cuotas Mensuales 13

1.5 Elaboración de Anteproyecto de Presupuesto Anual y

Multianual (en conjunto con POA) 17

UNIDAD DE CONTABILIDAD 21

1.6 Elaboración de CUR de Compromiso y Devengado 22

UNIDAD DE TESORERÍA 26

1.7 Pagos a través de Fondo Rotativo 27

1.8 Conciliación Bancaria 30

1.9 Pago de Viáticos al Interior del País 33

1.10 Pago de Viáticos al Exterior del País 40

1.11 Reposición de Fondo de Viáticos 49

1.12 Reposición de Fondo Rotativo 52

UNIDAD DE INVENTARIOS 56

1.13 Registro de Bienes Adquiridos 57

1.14 Registro de Bienes Recibidos en Donación 61

1.15 Cargo y Descargo de Bienes Fungibles y No Fungibles 64

1.16 Reposición de Bienes por Robo o Extravío 67

1.17 Emisión de Solvencia de Inventarios 71

1.18 Certificación de Bienes 73

1.19 Presentación de Informes Anuales a Contabilidad del Estado

Del Ministerio de Finanzas Públicas 75

1.20 Inventario Físico de Bienes 77

Anexos 80

Glosario 112




2

UNIDAD DE

PRESUPUESTO




3

1.1 ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTARIAS TIPO INTRA 2

i. Definición del Procedimiento Para hacer modificaciones presupuestarias, traslados entre renglones y

actividades, se realiza la transferencia tipo Intra 2, la cual se respalda con una

Resolución interna, firmada por la máxima autoridad de la Secretaría y se debe

notificar a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas

Públicas.

ii. Objetivos

Registrar adecuadamente en el SICOIN las transferencias presupuestarias

internas que sean requeridas por las Unidades de Recursos Humanos y

Adquisiciones

iii. Normas

De Ley:

Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto

De la Institución

Verificar disponibilidad presupuestaria




4

RESPONSABLE PASO No.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

UNIDAD DE RECURSOS

HUMANOS Y/O

ADQUISICIONES

JEFE DE UDAF

DIRECCIÓN GENERAL

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

PRESUPUESTO

DIRECCIÓN GENERAL

DESPACHO SUPERIOR

ENCARGADO DE

PRESUPUESTO

01

02

03

04

05

06

07

08

Traslada solicitud de transferencia, dependiendo

de compromisos adquiridos

Revisa y presenta a Dirección General,

propuesta de traslados para aprobación

Revisa y aprueba modificación presupuestaria

Traslada requerimiento a Encargado de

Presupuesto para operar en el SICOIN

Elabora el comprobante correspondiente en el

SICOIN

Elabora oficio para el Director General, para la

emisión del Dictamen de autorización

correspondiente, adjuntando los comprobantes

de transferencia

Revisa, firma y traslada al Despacho Superior

para emisión de Resolución de autorización

correspondiente

Emite y firma Resolución de autorización

correspondiente

Elabora oficio para notificar a la Dirección

Técnica del Presupuesto del Ministerio de

Finanzas, de las modificaciones realizadas en el

SICOIN.

FIN DEL PROCEDIMIENTO




5

Definición: Para hacer modificaciones presupuestarias, traslados entre renglones y actividades, se realiza la transferencia tipo Intra 2, la cual se respalda con una

Resolución interna, firmada por la máxima autoridad de la Secretaría y se debe notificar a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas.

DESPACHO SUPERIORSolicitanteENCARGADO

PRESUPUESTODIRECCION GENERALJEFE UDAF

Fase

1.1 Elaboración de Transferencias Presupuestarias Tipo Intra 2

SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAUNIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIERA


Inicio

Solicitud de Transferencia

dependiendo de compromisos

adquiridos

Revisa y presenta a Dirección General,

propuesta de traslados para

aprobación

Revisa y aprueba modificación

presupuestaria

Traslada a Jefe de UDAF

Traslada requerimiento a

Encargado de Presupuesto para

operar en el SICOIN

Elabora el comprobante

correspondiente en el SICOIN

Elabora oficio para el Director General

Revisa, firma

Traslada al Despacho Superior para emisión de

Resolución de autorización correspondiente

traslada al Despacho Superior

para emisión de Resolución de autorización

correspondiente

Elabora oficio para notificar a la

Dirección Técnica del Presupuesto del

Ministerio de Finanzas, de las modificaciones realizadas en el

SICOIN.

Fin

Página 5




6

1.2 ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTARIAS TIPO INTRA 1 E INTER (Externas)

i. Definición del Procedimiento Es el proceso para hacer modificaciones presupuestarias, traslados entre instituciones (tipo Inter) o modificaciones a programas, subprogramas, fuentes de financiamiento, etc., renglones y actividades (tipo Intra 1), las cuales deben requerirse al Ministerio de Finanzas Públicas, para la elaboración del documento de respaldo correspondiente (Acuerdo Gubernativo o Acuerdo Ministerial).

ii. Objetivos

Registrar adecuadamente en el SICOIN las transferencias presupuestarias resultados de ampliaciones presupuestarias o por movimientos en el grupo 000 “Servicios Personales”.

iii. Normas

De Ley:

Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto.

De la Institución

Verificar disponibilidad presupuestaria.




7



JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

PRESUPUESTO

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

PRESUPUESTO

DIRECCION TÉCNICA DEL

PRESUPUESTO DEL

MINISTERIO DE FINANZAS

01

02

03

04

05

Recibe solicitud de transferencia

Traslada a Encargado de Presupuesto para

operar en el SICOIN

Elabora comprobante correspondiente en el

SICOIN y solicita a nivel de la entidad 11130016

Notifica al Jefe de UDAF para la consolidación y

solicitud en el SICOIN

Consolida y solicita en el SICOIN

Notifica al Encargado de Presupuesto para que

elabore el oficio correspondiente

Elabora oficio para firma de autoridades

superiores para remitir la documentación

correspondiente a la Dirección Técnica del

Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas

Aprueba el comprobante correspondiente y

notifica el número de Acuerdo de aprobación a

esta Secretaría





8

Definición: Es el proceso para hacer modificaciones presupuestarias, traslados entre instituciones (tipo Inter) o modificaciones a programas, subprogramas, fuentes de financiamiento,

etc., renglones y actividades (tipo Intra 1), las cuales deben requerirse al Ministerio de Finanzas Públicas, para la elaboración del documento de respaldo correspondiente (Acuerdo

Gubernativo o Acuerdo Ministerial).

Dirección Técnica del Presupuesto MINFINJefe UDAF Encargado de Presupuesto

Fase

1.2 Elaboración de Transferencias Presupuestarias tipo Intra e Inter



Inicio

Recibe solicitud de transferencia

Traslada a Encargado de Presupuesto para operar en el SICOIN

Elabora comprobante

correspondiente en el SICOIN

Solicita a nivel de la entidad 11130016

Notifica al Jefe de UDAF para la

consolidación y solicitud en el

SICOIN

Consolida y solicita en el SICOIN

Notifica al Encargado de

Presupuesto para que elabore el oficio

correspondiente

Elabora oficio para firma de

autoridades superiores

Traslada a Dirección Técnica del

Presupuesto MINFIN

Aprueba el comprobante

correspondiente

Notifica el número de Acuerdo de

aprobación a esta Secretaría

Fin

Página 8




9

1.3 CUOTAS CUATRIMESTRALES

i. Definición del Procedimiento Es la gestión cuatrimestral de la aprobación de cuotas de ejecución presupuestaria, con el MINFIN, las cuales se aprueban en las reuniones del Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria (Copep).

ii. Objetivos

Programar y solicitar oportunamente las cuotas cuatrimestrales para realización de gastos.

iii. Normas

De Ley:

Decreto de aprobación del presupuesto vigente.

Circulares emitidas por la Dirección Técnica del Presupuesto.

De la Institución


.




10



JEFE DE UDAF UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS/ADQUISICIONES JEFE DE UDAF ENCARGADO DE PRESUPUESTO JEFE DE UDAF ENCARGADO DE PRESUPUESTO JEFE DE UDAF DIRECCIÓN GENERAL JEFE DE UDAF ASISTENTE FINANCIERO DIRECCIÓN TÉCNICA DEL PRESUPUESTO MINISTERIO DE FINANZAS COPEP

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

Informa a las Unidades de Recursos Humanos y de Adquisiciones las fechas límites para recibir requerimiento de cuota para el siguiente cuatrimestre. Remite a la UDAF el requerimiento de cuota para el siguiente cuatrimestre. Revisa el requerimiento y traslada a Encargado de Presupuesto para que se registre adecuadamente. Elabora comprobante C03 en el SICOIN y notifica a Jefe de UDAF para consolidación y solicitud. Consolida y solicita en el SICOIN. Notifica a Encargado de Presupuesto para impresión y elaboración de documentación correspondiente. Elabora oficio para remitir a la DTP, para aprobación, imprime comprobante y traslada para firmas. Firma oficio y comprobantes y traslada a Dirección General para firma en comprobantes. Firma comprobantes y devuelve para remitir a la Dirección Técnica del Presupuesto. Traslada documentación debidamente firmada a la Asistente Financiero. Coordina el envío a la Dirección Técnica del Presupuesto. Revisa documentación y preparan para aprobación por parte de COPEP (Comité de Programación Presupuestaria). Revisa y aprueba o deniega la solicitud de programación de cuota de cuatrimestre.




11



DIRECCIÓN TÉCNICA DEL PRESUPUESTO MINISTERIO DE FINANZAS Jefe de UDAF Observaciones

13

14

Si es aprobada la programación es operada en el SICOIN, si es denegada, notifica a esta Secretaría. Notifica la resolución de la COPEP, para que se procedan a realizar los pagos previstos.

a) De no ejecutarse la totalidad de la cuota

programada, el saldo se deberá trasladar

al renglón 991 “Créditos de Reserva”, de

acuerdo con lo normado por el Ministerio

de Finanzas Públicas

b) El mismo procedimiento se realiza

mensualmente si se considera necesario

modificar la cuota programada para todo

el cuatrimestre.





12

Definición:Es la gestión cuatrimestral de la aprobación de cuotas de ejecución presupuestaria, con el MINFIN, las cuales se aprueban en las reuniones del

Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria (Copep).

COPEPJefe UDAFDirección

Presupuesto Asistente FinancieroDirección GeneralUnidad Involucrada

Encargado Presupuesto

Fase

1.3 Cuotas Cuatrimestrales



Inicio

Informa a Unidades Involucradas fecha

límite de Cuatrimestre

Remite a la UDAF el requerimiento de

cuota para el siguiente

cuatrimestre

Revisa el requerimiento

Traslada a Encargado de Presupuesto

Elabora comprobante C03

en el SICOIN

Notifica a Jefe de UDAF para

consolidación y solicitud

Consolida y solicita en el

SICOIN

Notifica a Encargado de Presupuesto

Elabora oficio para remitir a la DTP

Firma comprobantes y devuelve para

remitir a la Dirección Técnica del Presupuesto

Coordina el envío a la Dirección Técnica

del Presupuesto.

Revisa documentación y

preparan para aprobación por parte de COPEP

Revisa y aprueba o deniega la solicitud de programación de

cuota de cuatrimestre

Aprobada

SI

Es operada en el SICOIN

NO

Notifica a esta Secretaría

Notifica la resolución de la

COPEP, para que se procedan a realizar los pagos previstos Fin

Página 12




13

1.4 REPROGRAMACIÓN DE CUOTAS MENSUALES

i. Definición del Procedimiento Es la solicitud para hacer reprogramaciones a las cuotas cuatrimestrales aprobadas, para que las mismas sean aprobadas en las reuniones del Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria (Copep), según calendarización proporcionada por la Dirección Técnica de Presupuesto del MINFIN.

ii. Objetivos

Requerir oportunamente las reprogramación de cuotas mensuales para realización de gastos.

iii. Normas

De Ley:


De la Institución

Verificar disponibilidad presupuestaria




14



JEFE DE UDAF

UNIDAD DE RECURSOS

HUMANOS Y/O

ADQUISICIONES

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

PRESUPUESTO

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

PRESUPUESTO

JEFE DE UDAF

DIRECCIÓN GENERAL

01

02

03

04

05

06

07

08

Informa a las Unidades de Recursos Humanos y

de Adquisiciones las fechas límites para recibir

requerimiento de cuota para el siguiente mes, si

es necesaria alguna reprogramación

Remite a la UDAF el requerimiento de cuota para

el siguiente mes

Revisa requerimiento y disponibilidad

presupuestaria, para posteriormente trasladarlo

al Encargado de Presupuesto

Elabora el comprobante C03 en el SICOIN y

notifica al Jefe de UDAF para consolidación y

solicitud en el sistema

Consolida y solicita en el SICOIN y notifica al

Encargado de Presupuesto para impresión y

elaboración de oficio

Elabora oficio para solicitar aprobación a la DTP

y traslada para firma de Jefe de UDAF y de

Dirección General

Revisa y firma documentación, para trasladarla a

firma de Dirección General

Revisa y firma documentación, para remitirla

nuevamente a la UDAF




15



JEFE DE UDAF

DIRECCIÓN TÉCNICA DEL

PRESUPUESTO

JEFE DE UDAF

09

10

11

Traslada documentación a Asistente de UDAF

para envío a la DTP del Ministerio de Finanzas

Públicas, para aprobación

Revisa documentación y si procede aprueba y

registra en el SICOIN

Notifica a las Unidades de Recursos Humanos y

de Adquisiciones lo operado en el SICOIN, para

que se empiecen a realizar pagos. Dirección

General. Jefe de UDAF. Dirección Técnica del

Presupuesto





16

Definición: Es la solicitud para hacer reprogramaciones a las cuotas cuatrimestrales aprobadas, para que las mismas sean aprobadas en las reuniones del Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria (Copep), según calendarización proporcionada por la Dirección Técnica de Presupuesto del MINFIN

Dirección Técnica del Presupuesto MINFIN

Jefe de UDAF Dirección GeneralEncargado de PresupuestoUnidad Involucrada

Fase

1.4 Reprogramación de Cuotas Mensuales



Inicio

Informa a las Unidades

Involucradas fechas límite para recibir

requerimiento

Remite a la UDAF el requerimiento de

cuota para el siguiente mes

Revisa requerimiento y disponibilidad presupuestaria

Elabora el comprobante C03

en el SICOIN

Notifica al Jefe de UDAF para

consolidación

Consolida y solicita en el SICOIN y

notifica al Encargado de Presupuesto Elabora oficio para

solicitar aprobación a la DTP y traslada

para firma Revisa y firma

documentación, para trasladarla a firma de Dirección

General

Revisa y firma documentación,

para remitirla nuevamente a la

UDAF

Revisa documentación y si procede aprueba y

registra en el SICOIN

Notifica a todas las Unidades para ejecutar pagos

Fin

Página 16




17

1.5 ELABORACIÓN DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL Y MULTIANUAL (En conjunto con Plan de Operación

Anual – POA)

i. Definición del Procedimiento Es el proceso para elaborar el presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal, se requiere según la Ley de Presupuesto, presentar al Ministerio de Finanzas Públicas el anteproyecto de presupuesto anual y multianual, a más tardar el 15 de julio de cada año. Adicionalmente a SEGEPLAN en junio, se debe presentar el Plan Operativo Anual, que respalda el anteproyecto de presupuesto, según los lineamientos que se establezca.

ii. Objetivos

Planificar adecuadamente las actividades de la Secretaría para el siguiente ejercicio fiscal.

iii. Normas

Normas vigentes de formulación, dictadas por el Ministerio de Finanzas

Públicas.

Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento (Acuerdos Gubernativos Nos.

240-98 y 184-2009)

Techo presupuestario asignado por el Ministerio de Finanzas Públicas




18



Unidad de Planificación

Ministerio de Finanzas

Jefe de UDAF

Jefe de UDAF y Encargado

de Presupuesto

Unidad de Planificación

Director General y Jefe de

UDAF

01

2

3

4

5

6

Convoca a las unidades involucradas a reuniones

periódicas para el Plan Operativo Anual (POA)

correspondiente al siguiente ejercicio fiscal.

Reúne toda la información y presenta el POA al

Secretario de Comunicación Social, para

aprobación y firma

Remite el POA aprobado a SEGEPLAN.

Informa sobre el techo presupuestario asignado a

la Secretaría.

Con base a lo establecido en el POA, convoca a

reunión al área administrativa para la definición

del Anteproyecto de Presupuesto para el

siguiente ejercicio fiscal.

De acuerdo a las normas vigentes de

formulación, determinadas por el MINFIN, se

carga el anteproyecto de presupuesto en el

sistema de administración financiera

correspondiente.

Ingresa en el sistema lo correspondiente a

misión, visión, objetivos, indicadores, etc., lo

relacionado al área de planificación

Presentan al Secretario de Comunicación Social,

para aprobación y firma




19



Jefe de UDAF

Dirección Técnica del

Presupuesto – MINFIN

Jefe de UDAF

Dirección Técnica del

Presupuesto – MINFIN

7

8

9

10

Envía el anteproyecto de presupuesto,

debidamente firmado al MINFIN, Dirección

Técnica del Presupuesto

Revisa y de requerirse modificaciones se

comunica con el Jefe de UDAF

Realiza las modificaciones requeridas por la

Dirección Técnica del Presupuesto, requiere las

firmas del Secretario de Comunicación Social

que sean necesarias y remite nuevamente al

Ministerio de Finanzas

Revisa nuevamente y notifica oficialmente sobre

la aprobación y el presupuesto asignado para el

siguiente ejercicio fiscal.





20

Definición: Es el proceso para elaborar el presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal, se requiere según la Ley de Presupuesto, presentar al Ministerio de Finanzas Públicas

el anteproyecto de presupuesto anual y multianual, a más tardar el 15 de julio de cada año. Adicionalmente a SEGEPLAN en junio, se debe presentar el Plan Operativo

Anual, que respalda el anteproyecto de presupuesto, según los lineamientos que se establezca.

Dirección Técnica del Presupuesto

Planificación Directora GeneralEncargado de Presupuesto

Jefe de UDAFMINFIN

Fase

1.5 Elaboración de Presupuesto Anual y Multianual



Inicio

Presenta el POA al Secretario de Comunicación

Social, para aprobación y firma

Remite el POA aprobado a SEGEPLAN

Informa sobre el techo

presupuestario asignado a la

Secretaría

Se reúne con Área Administrativa para

definir el Anteproyecto de

Presupuesto

Se carga el anteproyecto en el

sistema de administración

financiera

Ingresa en el sistema lo

correspondiente a Planificación

Presentan al Secretario de Comunicación

Social, para aprobación y firma

Envía el anteproyecto al

MINFIN, Dirección Técnica del

Presupuesto

Revisa NO

SI

De necesitar cambios se

comunican con Jefe de UDAF

Notifica oficialmente

aprobación y el presupuesto

asignado

Fin

Realiza las modificaciones

requeridas y requiere las firmas

del Secretario

Página 20




21

UNIDAD

DE CONTABILIDAD




22

1.6 ELABORACIÓN DE CUR DE COMPROMISO Y DEVENGADO

i. Definición del Procedimiento Para la realización de pagos a través de los sistemas SIGES (Sistema de Gestión) y SICOIN (Sistema de Contabilidad Integrada), es necesario elaborar el Comprobante Único de Registro (CUR), tanto a nivel compromiso como devengado, para posteriormente solicitar el pago a Tesorería, siempre a través del sistema.

ii. Objetivos

Registrar adecuadamente los pagos que se realizan, por compromisos adquiridos por esta Secretaría, (SIGES) y (SICOIN).

iii. Normas

De Ley:


De la Institución


Verificar programación adecuada de cuotas.




23



JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

CONTABILIDAD

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

CONTABILIDAD

JEFE DE UDAF

SECRETARIO DE

COMUNICACIÓN SOCIAL

01

02

03

04

05

06

Recibe y revisa la documentación

correspondiente

El expediente debe contener orden de compra

del SIGES, factura, contrato, cotizaciones y

solicitud debidamente firmados, así como el CDP

debidamente autorizado cuando corresponda

Traslada debidamente autorizado al Encargado

de Contabilidad para que se procese el pago

Elabora CUR de compromiso en el SICOIN y

notifica al Jefe de UDAF para aprobación

correspondiente

Aprueba CUR de compromiso en el SICOIN y

notifica al Encargado de Contabilidad

Notifica en el SIGES.

Elabora orden de liquidación en el SIGES.

Elabora CUR de devengado en el SIGES.

Traslada expediente al Jefe de UDAF para

revisión y aprobación en el SIGES.

Revisa lo operado en el SIGES y aprueba el CUR

de Devengado

Realiza las gestiones necesarias para que sea

solicitado el pago a Tesorería Nacional

Solicita el pago a Tesorería Nacional




24



JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

CONTABILIDAD

JEFE DE UDAF

SECRETARIO DE

COMUNICACIÓN SOCIAL

ASISTENTE FINANCIERO

07

08

09

10

11

Traslada expediente a Encargado de

Contabilidad, para impresión de CURs de

compromiso y devengado.

Traslada expediente para firma de Jefe de UDAF

Firma y traslada a Dirección General, para firma

por parte del Secretario de Comunicación

Firma y devuelve a la UDAF

Revisa y archiva adecuadamente

FIN DE PROCEDIMIENTO




25

Definición: Para la realización de pagos a través de los sistemas SIGES (Sistema de Gestión) y SICOIN (Sistema de Contabilidad Integrada), es necesario elaborar el Comprobante Único de Registro (CUR), tanto a nivel compromiso como devengado, para posteriormente solicitar el pago a Tesorería, siempre a través del sistema.

Asistente FinancieroJefe de UDAF Secretario de ComunicaciónEncargado de Contabilidad

Fase

1.6 Elaboración de CUR de Compromiso y Devengado



Inicio

Recibe y revisa la documentación correspondiente

Traslada autorizado al Encargado de Contabilidad

Elabora CUR de compromiso en el

SICOIN

Notifica al Jefe de UDAF para aprobación

Aprueba CUR de compromiso en el

SICOIN

Notifica al Encargado de Contabilidad

Notifica,Elabora orden de liquidación y CUR

de devengado en el SIGES.

Traslada a Jefe de UDAF para revisión y aprobación en SIGES.

Revisa lo operado en el SIGES y

aprueba el CUR de Devengado

Solicita el pago a Tesorería Nacional

Imprime CURs de compromiso y

devengado

Firma y traslada para firma de

SecretarioFirma y devuelve a

la UDAF

Revisa y archiva adecuadamente

Fin




26

UNIDAD DE

TESORERÍA




27

1.7 PAGOS A TRAVES DE FONDO ROTATIVO

i. Definición del Procedimiento Es la utilización de un Fondo Rotativo Interno por determinadas Unidades Autorizadas, aprobado y aperturado anualmente, para realización de pagos menores a Q.30, 000.00, que se realizan a través de cheques, emitido a nombre de los proveedores o de los encargados de cajas chicas.

ii. Objetivos

Normar los procedimientos necesarios para la emisión, pago y control de cheques con cargo al Fondo Rotativo Interno, para cubrir los diferentes compromisos adquiridos por esta Secretaría.

iii. Normas

De la ley:

Acuerdo Ministerial Número 06-98



Control de disponibilidad de fondos de la Institución.

Cuota mensual programada para reposición de fondos rotativos.




28



JEFE DE UDAF


JEFE DE UDAF


DIRECCIÓN GENERAL Y/O

DESPACHO SUPERIOR


01

02

03

04

05

06

Recibe expediente para pago, revisa y traslada

debidamente aprobado

Recibe expediente para pago y verifica que la

papelería este completa

Verifica disponibilidad financiera

Se emite y traslada el cheque y el voucher para

firma de autorización por parte del Jefe de UDAF

Revisa cheque y voucher emitidos

No está correcta la documentación, devuelve

para corrección y posterior traslado

Si está correcta la documentación, devuelve para

traslado a Dirección General para firma

Traslada a Dirección General y a Despacho

Superior, para firmas registradas en el banco

Traslada al Asistente Financiero debidamente

firmados

Entrega al proveedor, revisando que se

completen los datos de recepción

Se sella y se completa la documentación para

archivo y posterior traslado al área contable para

reposición de fondo rotativo





29

Definición: Es la utilización de un Fondo Rotativo Interno por determinadas Unidades Autorizadas, aprobado y aperturado anualmente, para realización de pagos menores a Q.30, 000.00, que se realizan a través de cheques, emitido a nombre de los proveedores o de los encargados de cajas chicas

Dirección General y/o Despacho SuperiorJefe de UDAF Asistente Financiero

Fase

1.7 Pagos a través de Fondo Rotativo



Inicio

Recibe expediente para pago y revisa

Traslada debidamente aprobado

Recibe expediente para pago y verifica

que la papelería este completa

Verifica disponibilidad

financiera

Emite y traslada el cheque y el voucher

para firma de autorización

Revisa cheque y voucher emitidos

SI

NO

Devuelve para traslado a Dirección General para firma

Devuelve para corrección y

posterior traslado Traslada a Dirección General y a Despacho Superior Firma documento

Traslada a Asistente Financiero

Con datos completos, entrega

a Proveedor

Sella, completa información y

traslada a archivoFin




30

1.8 CONCILIACION BANCARIA

i. Definición del Procedimiento Es el control de los libros de bancos aprobados por la Contraloría General de Cuentas, en donde debe plasmarse la conciliación bancaria mensual, de las cuentas monetarias que tiene aperturadas la Secretaría.

ii. Objetivos

Determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en libro de bancos según nuestros registros contables, contra el saldo que muestra el estado de Cuenta Bancaria.

iii. Normas

Del proceso:

Las conciliaciones deben ser elaboradas mensualmente.

De la documentación:

Deben contener la firma de quien la elabora, revisa y autoriza.

Debe contener anexo el estado de cuenta bancario.

Los cargos y/o abonos en proceso (circulación) se verifican en la conciliación

de mes siguiente.




31




ENCARGADO DE

TESORERÍA

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

TESORERÍA


01

02

03

04

05

Recibe estados de cuenta de los bancos

correspondientes al mes anterior.

Imprime el auxiliar mensual de la cuenta de

bancos.

Revisa los movimientos reflejados en el auxiliar,

contra los indicados en el estado de cuenta, para

detectar las diferencias.

Identifica todos los movimientos, elabora la

conciliación bancaria y la entrega al Jefe

Inmediato.

Revisa conciliación bancaria.

No está correcta, devuelve la documentación al

Encargado de Tesorería, con comentarios, para

que sea corregida y trasladada nuevamente para

revisión.

Si está correcta, firma conciliación y devuelve al

Encargado de Tesorería.

Entrega una copia de Estado de Cuenta y

Conciliación Bancaria al Encargado de

Contabilidad, para la correspondiente elaboración

de caja fiscal.

Archiva la conciliación debidamente firmada y

conciliación.





32

Es el control de los libros de bancos aprobados por la Contraloría General de Cuentas, en donde debe plasmarse la conciliación bancaria

Jefe UDAFAsistente Financiero Encargado de Tesorería

Fase

1.8 Conciliación Bancaria



Inicio

Recibe estados de cuenta de mes

anterior

Imprime el auxiliar mensual de la

cuenta de bancos

Coteja movimientos de Estado de

Cuenta y Auxiliar mensual

Elabora conciliación bancaria y traslada

a revisión

Revisa Conciliación NO

SI

Devuelve para corrección

Firma conciliación y devuelve a

Encargado de Tesorería

Entrega de EC y Conciliación al Encargado de

Contabilidad para elaboración de caja

fiscal

Archiva conciliación

firmada

Fin

Página 32




33

1.9 PAGO DE VIÁTICOS AL INTERIOR DEL PAÍS

i. Definición del Procedimiento Manera como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al interior de la República de Guatemala.

ii. Objetivos

Aplicación del procedimiento adecuadamente, tal y como lo establece el Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado.

iii. Normas

De la ley:

Acuerdo Gubernativo No. 397-98.




34



JEFE O DIRECTOR DE

UNIDAD ADMINISTRATIVA,


PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA

AUTORIDAD SUPERIOR

ENCARGADO DE

TESORERÍA

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

TESORERÍA

COMISIONADO

JEFE O DIRECTOR DE

UNIDAD ASMINISTRATIVA

01

02

03

04

05

06

07

Gestiona la emisión del Nombramiento de

Comisión en el que indique los datos de nombre

y cargo del comisionado, lugar, fecha (s) y

descripción de la comisión a efectuar.

Emite, firma y sella el Nombramiento y lo traslada

al Encargado de Tesorería.

Informa al Jefe de UDAF sobre los

nombramientos recibidos y espera autorización

para proceder

Revisa la documentación y autoriza para que el

Encargado de Tesorería efectúe el cálculo del

anticipo del gasto de viático a otorgar.

Efectúa el cálculo del anticipo de gastos de

viático a entregar; con base al mismo procede a

la entrega de los formularios Orden de Trabajo

(O.T.) y Viático Anticipo (V.A.) al comisionado.

Recibe los formularios O.T. y V.A., los llena con

la información del nombramiento de la comisión

encargada y obtiene firma de visto bueno del

Jefe o Director de la Unidad Administrativa que le

corresponde.

Recibe, revisa, firma y sella de Vo. Bo., los

formularios V.A. y O.T. y los devuelve al

Comisionado.




35



COMISIONADO

ENCARGADO DE

TESORERÍA

DIRECCIÓN GENERAL

ENCARGADO DE

TESORERÍA

COMISIONADO

08

09

10

11

12

Recibe los formularios O.T. y V.A.. Los traslada


Recibe y revisa los formularios V.A. y O.T. Los

traslada a Dirección General para firma de Vo.

Bo.

Recibe, firma y sella de Visto Bueno. Devuelve

los formularios O.T. y V.A. al Encargado de

Tesorería.

Recibe los formularios O.T. y V.A., entrega el

efectivo del anticipo autorizado y solicita firma de

recibido al comisionado.

Firma y recibe el valor del anticipo de gastos de

viático así como también recibe los originales de

los formularios Viático Constancia (V.C.) y Viático

Liquidación (V.L.)

Cumple con la comisión ordenada y obtiene la(s)

firma(s) y sello(s) en el formulario V.C. así como

la información del lugar de permanencia, fecha y

hora de llegada y salida.

Dentro del plazo de diez días hábiles de haberse

cumplido la comisión ordenada, entrega al

Encargado de Tesorería los formularios V.C., el

V.L., así como el Informe de Cumplimiento de la

comisión que se efectuó, todos debidamente

completados y firmados por quienes

corresponda.

Si la comisión se suspendiera, el comisionado




36



ENCARGADO DE

TESORERÍA

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

TESORERÍA

JEFE O DIRECTOR DE

UNIDAD ADMINISTRATIVA

O AUTORIDAD SUPERIOR

13

14

15

16

queda obligado al reintegro inmediato del anticipo

de gastos de viático y de los formularios que

hubiere recibido.

Recibe los formularios V.C., V.L. e Informe de

Cumplimiento, y verifica la liquidación de viáticos,

determinando si procede reintegro del

comisionado o complemento al mismo.

Si la liquidación presentada por el comisionado

está correcta traslada el expediente de gastos de

viático para firma de revisión en el V.L. al Jefe de

UDAF. (En caso contrario solicitará al

comisionado que presente una nueva liquidación

con los requisitos correspondientes y de proceder

según el caso al reintegro inmediato del anticipo

entregado)

Recibe, revisa y firma el formulario V.L. y

devuelve el expediente al Encargado de

Tesorería.

Traslada formulario de V.L. a Jefe o Director de

Unidad Administrativa ó Autoridad Superior para

su aprobación.

Recibe, revisa, firma y sella el formulario V.L. de

aprobado y devuelve el expediente al Encargado

de Tesorería.




37



ENCARGADO DE

TESORERÍA

17

Recibe expediente. Con base al formulario V.L.

debidamente aprobado procede a requerir la

devolución de los fondos o bien efectúa el pago

por complemento de gastos de viático a favor del

comisionado según corresponda.

Si procede la devolución de los fondos, la misma

deberá realizarse en el tiempo establecido en el

reglamento, en caso contrario se informará al

Jefe de UDAF, para que se proceda en conjunto

con RRHH como corresponda.

Anota en el registro del Control de Formularios, el

formulario de gastos de viático al exterior

utilizado.





38

Definición: Manera como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al interior de la República de Guatemala

Dirección General

GestorJefe o Director

Unidad ComisionadoJefe de UDAFAutoridad Superior Encargado Tesorería

Fase

1.9 Pago de Viáticos al Interior del País

SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCIÓN GENERAL


Inicio

Gestiona emisión de nombramiento

Emite nombramiento y

traslada a Tesorería

Informa a Jefe UDAF sobre

nombramientos y espera autorización

Revisa documentación y

autoriza

Efectúa el cálculo del anticipo de

gastos de viático

Entrega formularios Orden de Trabajo y Viático Anticipo al

comisionado

Llena formularios con información del nombramiento de la

comisión, obtiene visto bueno del Jefe

Recibe, revisa, firma y sella de Vo. Bo.,

los formularios

Devuelve al Comisionado

Recibe los formularios O.T. y

V.A.. Los traslada al Encargado de

Tesorería

Recibe formularios y los traslada a

Dirección General para Vo.Bo.

Recibe, firma y sella de Visto Bueno

Entrega el efectivo del anticipo

autorizado y solicita firma de recibido al

comisionado

2

Página 38




39

Definición: Manera como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al interior de la República de Guatemala

Dirección General

GestorJefe o Director

Unidad ComisionadoJefe de UDAFAutoridad Superior Encargado Tesorería

Fase

2

1.9 Pago de Viáticos al Interior del País



Firma y recibe el valor del anticipo de gastos de viático y los originales de los formularios

Cumple con la comisión ordenada

y obtiene la(s) firma(s) y sello(s) en

el formulario V.C.

Dentro del plazo establecido, entrega al EC formulario y el

Informe de cumplimiento de la

comisión

Recibe documentos y liquidación de

viáticos

Determina si procede reintegro o

complemento al comisionado

Revisa Liquidación

SI

NO

Traslada documentos para firma de revisión a

Jefe de UDAF

Devuelve para completar

Recibe, revisa y firma el formulario

V.L.

Traslada formulario de V.L. a Jefe

Administrativa ó Autoridad Superior para su aprobación

Recibe, revisa, firma y sella el formulario

V.L.

Devuelve fondos o efectúa el pago por

complemento a comisionado

Fin

Página 39




40

1.10 PAGO DE VIÁTICOS AL EXTERIOR DEL PAÍS

i. Definición del Procedimiento Es la forma como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al exterior de la República de Guatemala.

ii. Objetivos

Aplicación del procedimiento adecuadamente, tal y como lo establece el Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado.

iii. Normas

De la ley:

Acuerdo Gubernativo No. 397-98.




41



JEFE O DIRECTOR DE

UNIDAD ADMINISTRATIVA,


PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA

AUTORIDAD SUPERIOR

Y/O PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA

ENCARGADO DE

TESORERÍA

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

TESORERÍA

JEFE DE UDAF

01

02

03

04

05

06

Gestiona la emisión del Nombramiento de

Comisión en el que indique los datos de nombre

y cargo del comisionado, lugar, fecha (s) y

descripción de la comisión a efectuar

Emite, firma y sella el Nombramiento y/o Acuerdo

Gubernativo, según corresponda y lo traslada al


Informa al Jefe de UDAF sobre los

nombramientos recibidos y espera autorización

para proceder

Revisa la documentación y autoriza para que el

Encargado de Tesorería efectúe el cálculo del

anticipo del gasto de viático al exterior

Elabora y firma la hoja de cálculo de gastos de

viático, considerando el cargo del comisionado,

país de destino, tipo de cambio aplicable y fechas

de la comisión para la asignación de la categoría

y grupo geográfico que le corresponde de

acuerdo con el Reglamento correspondiente.

Traslada hoja de cálculo, anexo de tipo de

cambio y nombramiento a Jefe de UDAF para su

aprobación.

Recibe y revisa toda la documentación y firma

hoja de cálculo, para que se emita el cheque

correspondiente.




42




ENCARGADO DE

TESORERÍA

COMISIONADO

JEFE O DIRECTOR DE


COMISIONADO

07

08

09

10

11

Recibe y revisa documentación y procede con la

emisión del cheque correspondiente, aplicando

para ello el procedimiento de Pagos a través de

Fondo Rotativo.

Finalizado el procedimiento de elaboración y

firma de cheques, traslada los documentos al

Encargado de Tesorería para que entregue los

formularios correspondientes y cheque de

anticipo de gastos de viático al exterior, al

comisionado.

Recibe cheque, voucher y documentos de

expediente de viático exterior

Entrega al comisionado los formularios Orden de

Trabajo (O.T). y Viático Anticipo (V.A.) para que

proceda a completarlos con la información

correspondiente

Recibe los formularios O.T. y V.A., los llena con

la información del nombramiento de la comisión

encargada y obtiene firma de visto bueno del

Jefe o Director de la Unidad Administrativa que le

corresponde.

Recibe, revisa, firma y sella de Vo. Bo., los

formularios V.A. y O.T. y los devuelve al

Comisionado.

Recibe los formularios O.T. y V.A. y los traslada





43



ENCARGADO DE

TESORERÍA

DIRECCIÓN GENERAL

ENCARGADO DE

TESORERÍA

COMISIONADO

12

13

14

15

Recibe y revisa los formularios V.A. y O.T.

traslada a Dirección General el formulario O.T

para firma de Vo. Bo.

Recibe, firma y sella de Visto Bueno y devuelve

el formulario O.T. al Encargado de Tesorería.

Recibe el formulario O.T.; entrega al comisionado

los formularios de Viático Constancia al Exterior

(V.E.) y Viático Liquidación (V.L.) así como el

cheque de anticipo de gastos de viático al

exterior y solicita firma de recibido en voucher.

Firma y recibe el valor del anticipo de gastos de

viático así como también recibe los originales de

los formularios Viático Constancia al Exterior

(V.E.) y Viático Liquidación (V.L.). Cumple con la

comisión ordenada y obtiene la(s) firma(s) y

sello(s) en el formulario V.C. ó V.E. así como la

información del país de permanencia, fecha de

llegada y salida. Si la comisión se suspendiera,

el comisionado queda obligado al reintegro

inmediato del anticipo de gastos de viático al

exterior y de los formularios que hubiere recibido.

Dentro del plazo de diez días hábiles de haberse

cumplido la comisión ordenada, entrega al

Encargado de Tesorería los formularios V.E, el

V.L., fotocopia simple del pasaporte

guatemalteco, si corresponde, según el país de

destino de la comisión, el Informe de

Cumplimiento de la comisión, así como la planilla




44



ENCARGADO DE

TESORERÍA

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

TESORERÍA

JEFE O DIRECTOR DE


Y/O AUTORIDAD

SUPERIOR

ENCARGADO DE

TESORERÍA

16

17

18

19

20

y comprobantes originales de gastos conexos si

los hubiere, todos debidamente completados y

firmados por quienes corresponda.

Recibe la documentación y verifica la liquidación

de viáticos, determinando si procede reintegro

del comisionado o complemento al mismo.

Si la liquidación presentada por el comisionado

está correcta traslada el expediente completo de

gastos de viático para firma de revisión en el V.L.

al Jefe de UDAF. En caso contrario solicitará al

comisionado que presente una nueva liquidación

con los requisitos correspondientes y de proceder

-según el caso- al reintegro inmediato del anticipo

entregado.

Recibe, revisa y firma el formulario V.L. y

devuelve el expediente completo al Encargado

de Tesorería.

Traslada formulario de V.L. a Jefe o Director de

Unidad Administrativa ó Autoridad Superior para

su aprobación.

Recibe, revisa, firma y sella el formulario V.L. de

aprobado y devuelve el expediente al Encargado

de Tesorería.

Recibe expediente completo. Con base al

formulario V.L. debidamente aprobado procede,

según corresponda




45




ENCARGADO DE

TESORERÍA

21

22

Si corresponde requiere el reintegro de gastos de

viático al comisionado o la parte que corresponda

Si corresponde complemento, traslada al

Asistente de Financiero el expediente para que

emita cheque de complemento de gastos de

viático a favor del comisionado

Si no hay más trámites por completar, traslada al

Asistente Financiero el expediente para su

archivo

Recibe expediente completo de gastos de viático

al exterior. Según sea el caso procede a la

emisión de cheque de complemento de gastos de

viático al exterior a favor del comisionado ó bien

procede al archivo y custodia del expediente si

éste no tiene trámite por completar.

Si procede la devolución de los fondos, la misma

deberá realizarse en el tiempo establecido en el

reglamento, en caso contrario se informará al

Jefe de UDAF, para que se proceda en conjunto

con RRHH como corresponda

Anota en el registro del Control de Formularios, el

formulario de gastos de viático al exterior

utilizado.





46

Definición: Es la forma como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al exterior de la República de Guatemala.

Directora GeneralGestor Jefe/Director de UnidadComisionadoJefe de UDAFEncargado de

TesoreríaAutoridad Superior

Fase

1.10 Pago de Viáticos al Exterior del País



Inicio

Gestiona la emisión del Nombramiento

de Comisión

Emite, firma y sella el Nombramiento y/

o Acuerdo Gubernativo,

Con los nombramientos recibidos solicita

autorización a Jefe de UDAF

Revisa la documentación y autoriza efectuar

cálculo

Efectúa el cálculo del anticipo de

gastos de viático a entregar

Entrega formularios Orden de Trabajo

(O.T.) y Viático Anticipo (V.A.) al

comisionado

Llena la información con los datos del

nombramiento de la Comisión

Obtiene firma de Visto Bueno de Jefe

o Director de Unidad

Recibe, revisa, firma y sella de Vo. Bo.,

los formularios

Recibe los formularios O.T. y

V.A.. Los traslada al Encargado de

Tesorería

Recibe y revisa los formularios V.A. y O.T. Los traslada a Dirección General

Recibe, firma y sella de Visto Bueno.

Entrega el efectivo del anticipo

autorizado y solicita firma de recibido al

comisionado.

2

Página 46




47


Directora GeneralGestor Jefe/Director de UnidadComisionadoJefe de UDAFEncargado de

TesoreríaAutoridad Superior

Fase

2




Firma y recibe el valor del anticipo de gastos de viático y los originales de los formularios

Obtiene datos y firmas de lugar donde efectúa

comisión

Verifica liquidación de

viáticos

NO

SI

Presenta nueva liquidación

Procede reintegro del comisionado o complemento al

mismo

Recibe, revisa y firma el formulario

V.L., devuelve expediente a Encargado de

Tesorería.

Traslada formulario de V.L. a Jefe o Director de Unidad Administrativa

Recibe, revisa, firma y sella el formulario

V.L. de aprobado

Requiere devolución de fondos o paga

complemento

3

Página 47




48


Encargado de Tesorería Asistente Financiero

Fase

3




Verifica correspondencia de

complementoNO

SI

Traslada a Asistente Financiero para cheque

de complemento

Traslada a Asistente Financiero para Archivo

Recibe expediente completo de gastos

de viático al exterior.

Procede a la emisión de cheque de complemento o

al archivo de documentación

Traslada Cheque a Encargado de Tesorería

Procede a la devolución de

fondos en el tiempo establecido

Anota en el registro del Control de Formularios, el formulario de

gastos de viático al exterior utilizado

Fin

Página 48




49

1.11 REPOSICIÓN DE FONDO DE VIÁTICOS

i. Definición del Procedimiento Es la forma como se realiza la reposición del fondo de viáticos (caja chica de viáticos), para contar con la disponibilidad inmediata para pago de viáticos al interior de la República.

ii. Objetivos

Manejo adecuado de la caja chica de viáticos, para que siempre se cuente con efectivo disponible para las comisiones que vayan surgiendo

iii. Normas

Procedimiento de manejo y reposición de cajas chicas.




50



ENCARGADO DE TESORERÍA JEFE DE UDAF ASISTENTE FINANCIERO ENCARGADO DE TESORERÍA

01

02

03

04

Reúne los expedientes formados con los formularios de gastos de viático, elabora el listado de liquidación y solicita el reintegro al Fondo de Viáticos, trasladando la documentación al Jefe de UDAF. Recibe, revisa y firma la documentación y traslada para emisión de cheque de reposición al Asistente de Financiero Recibe y revisa documentación y procede con la emisión del cheque correspondiente, aplicando para ello el procedimiento de Pagos a través de Fondo Rotativo. Finalizado el procedimiento de elaboración y firma de cheques, entrega el cheque al Encargado de Tesorería para firma del voucher correspondiente Archiva documentación completa Recibe cheque de reintegro para la disponibilidad de recursos en el fondo rotativo de gastos de viático internos. FIN DEL PROCEDIMIENTO




51

Definición: Es la forma como se realiza la reposición del fondo de viáticos (caja chica de viáticos), para contar con la disponibilidad inmediata para pago de viáticos al interior de la República.

Asistente FinancieroEncargado de Tesorería Jefe UDAF

Fase

1.11 Reposición de Fondo de Viáticos



Inicio

Reúne los expedientes

formados con los formularios de

gastos de viático

Elabora el listado de liquidación y solicita

el reintegro al Fondo de Viáticos

Traslada la documentación al Jefe

de UDAF.

Revisa y firma la documentación Recibe y revisa

documentación

Traslada la documentación al Jefe

de UDAF.Procede con la

emisión del cheque

Entrega el cheque al Encargado de

Tesorería para firma del voucher

Archiva documentación

completa

Recibe cheque de reintegro para la disponibilidad de

recursos en el fondo rotativo

Fin

Página 51




52

1.12 REPOSICIÓN DE FONDO ROTATIVO

i. Definición del Procedimiento Es la reposición mensual del fondo rotativo ó de acuerdo con la programación de cuota correspondiente, para contar siempre con la disponibilidad necesaria para la emisión de pagos.

ii. Objetivos

Normar los procedimientos necesarios para la reposición del Fondo Rotativo Interno, para cubrir los diferentes compromisos adquiridos por esta Secretaría.

iii. Normas

Acuerdo Ministerial Número 06-98.



Control de disponibilidad de fondos diariamente.

Cuota mensual programada para reposición de fondos rotativos.




53



Asistente Financiero

Encargado de Presupuesto



Jefe de UDAF

MINFIN – Dirección Técnica

del Presupuesto


1

2

3

4

5

6

7

Reúne y revisa los cheques emitidos, así como

su documentación de soporte y los traslada al

Encargado de Presupuesto.

Verifica la disponibilidad presupuestaria. Codifica

comprobantes con la partida presupuestaria

correspondiente y lo traslada al Encargado de

Tesorería.

Crea la Rendición (FR03) en el SICOIN, registra

las facturas y/o documentos de soporte en el

mismo y elabora listado de cheques con los

renglones y grupos que se afectaron según los

documentos ingresados.

Revisa y verifica el ingreso de los documentos

registrados en el FR03 del SICOIN

Determina si es necesario realizar corrimiento de

cuota, según los grupos de gastos incluidos en el

FR03 y realiza las gestiones necesarias para ello.

Consolida y solicita el corrimiento de cuota para

remitirse al MINFIN, si aplica.

Aprueba el corrimiento de cuota en el SICOIN.

Solicita el FR03 a través del SICOIN




54



Jefe de UDAF


Jefe de UDAF

Asistente de UDAF

8

9

10

11

Consolida FR03 y Solicita en el SICOIN

Imprime CUR de rendición y el FR03, para firma

del Jefe de UDAF y del Secretario de

Comunicación Social

Revisa y firma los documentos

Archiva documentación correspondiente.





55

Definición: Es la reposición mensual del fondo rotativo ó de acuerdo con la programación de cuota correspondiente, para contar siempre con la disponibilidad necesaria para la emisión de pagos.

Ministerio de FinanzasAsistente Financiero Jefe de UDAFEncargado de TesoreríaEncargado de Presupuesto

Fase

1.12 Reposición de Fondo Rotativo



Inicio

Reúne y revisa los cheques emitidos,

así como su documentación

Traslada al Encargado de Presupuesto

Verifica la disponibilidad presupuestaria

Codifica comprobantes con

partida presupuestaria

Traslada al Encargado de Tesorería

Crea la Rendición (FR03) en el SICOIN

Registra las facturas y/o documentos de soporte en el mismo y elabora listado de

cheques

Revisa y verifica el ingreso de los documentos

registrados en el FR03 del SICOIN

Determina si es necesario realizar

corrimiento de cuota y realiza

gestiones

Consolida y solicita el corrimiento de

cuota para remitirse al MINFIN, si aplica.

Aprueba el corrimiento de

cuota en el SICOIN

Solicita el FR03 a través del SICOIN

Consolida FR03 y Solicita en el SICOIN

Imprime CUR de rendición y el FR03, para firma del Jefe

de UDAF y del Secretario

Revisa y firma los documentos

Archiva documentación correspondiente

Fin

Página 55




56

UNIDAD DE

INVENTARIOS




57

1.13 REGISTRO DE BIENES ADQUIRIDOS

Definición del Procedimiento Es el ingreso al inventario de bienes no fungibles, de los bienes adquiridos por la Secretaría, al momento de su adquisición.

Objetivos

Registrar adecuadamente los bienes muebles propiedad de la Secretaría, y llevar un control sobre los bienes que ingresan; con el fin de guiar y facilitar las labores al personal

Normas

Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles

de la Administración Pública.

Bienes inventariados, identificados claramente y asignados debidamente al

personal que los utiliza.

Comunicación adecuada entre la Unidad de Adquisiciones y el área de

inventarios.

De los bienes

Los bienes inventariados deber ser identificados claramente

Deben ser asignados adecuadamente al personal que los utiliza




58



UNIDAD DE

ADQUISICIONES

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

PERSONA A QUIEN SE

CARGARÁ EL BIEN

01

02

03

04

05

Notifica al Encargado de Inventarios, sobre la

adquisición de bienes inventariables, trasladando

un expediente con Fotocopia de factura,

constancia de ingreso a almacén, de egreso a

almacén, nombre y ubicación de la persona

responsable de los bienes

Recibe documentación y verifica.

Opera la nueva adquisición en el Sistema de

Contabilidad Integrada SICOIN-WEB – Modulo

de Inventarios, generando un número el cual

identificará al bien dentro del sistema e informa al

Jefe de UDAF.

Aprueba la operación en el SICOIN, para que se

pueda proceder con el pago correspondiente.

Opera la nueva adquisición en el libro general de

inventarios de activos fijos de la entidad.

Etiqueta el bien para su control respectivo.

Elabora tarjeta de responsabilidad del bien a

entregar.

Entrega del bien mediante firma en tarjeta de

responsabilidad.

Revisa y firma en señal de aceptación, en caso

haya alguna incongruencia, se informa en ese

momento al Encargado de Inventario.




59



ENCARGADO DE INVENTARIO

06

Revisa los comentarios y consulta con quien

corresponda, para que se llegue al acuerdo de lo

indicado en la tarjeta de responsabilidad.

Traslada nuevamente a firma de la persona a

quien se le cargará el bien.

Recibe la tarjeta debidamente firmada y archiva

donde corresponde.

Firma el Ingreso a Almacén como responsable de

inventario, para que se pueda proceder con el

pago correspondiente.





60

Definición: Es el ingreso al inventario de bienes no fungibles, de los bienes adquiridos por la Secretaría, al momento de su adquisición

Usuario del BienUnidad de Adquisiciones Jefe de UDAFEncargado de Inventarios

Fase

1.13 Registro de Bienes Adquiridos



Inicio

Notifica al Encargado de

Inventarios, sobre la adquisición de

bienes inventariables, trasladando un

expediente

Recibe documentación y

verifica

Opera la nueva adquisición en el

SICOIN-WEB

Informa al Jefe de UDAF.

Aprueba la operación en el

SICOIN, para que se pueda proceder con

el pago

Opera la nueva adquisición en el libro general de inventarios de

activos fijos

Etiqueta el bien y elabora tarjeta de responsabilidad

Entrega el bienRevisa y firma en

señal de aceptación

Recibe tarjeta firmada, archiva y

firma ingreso a Almacén

Fin

Página 60




61

1.14 REGISTRO DE BIENES RECIBIDOS EN DONACIÓN

i. Definición del Procedimiento Es el ingreso al inventario de bienes no fungibles, de los bienes recibidos en donación para la Secretaría, de parte de otras entidades.

ii. Objetivos

Registrar adecuadamente los bienes muebles propiedad de la Secretaría, y llevar un control sobre los bienes que ingresan por medio de donación; con el fin de guiar y facilitar las labores al personal

iii. Normas

De los bienes

Los bienes inventariados deber ser identificados claramente

Deben ser asignados adecuadamente al personal que los utiliza

Del Proceso



Elaboración de acta administrativa que legalice la donación

Contar con legalización del traspaso por parte de instancias correspondientes.

Notificación a la Dirección de Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas

Públicas.




62



ENCARGADO DE

INVENTARIOS

ENCARGADO Y

ASISTENTE DE

INVENTARIOS

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

ASISTENTE DE

INVENTARIOS

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

ASISTENTE DE

INVENTARIOS

01

02

03

04

05

06

Recibe la notificación de bienes donados para

que se realice la verificación del inventario.

Levanta información física de los bienes

Elabora el informe detallado para proceder con el

trámite respectivo

Requiere acta de donación de bienes

Opera en el SICOIN el ingreso de bienes, de

acuerdo con el procedimiento correspondiente.

Etiqueta los bienes de acuerdo con la

información del SICOIN

Elabora tarjetas de responsabilidad a los

responsables, para que firmen de aceptado y

entrega.

Entrega bienes y obtiene la firma de las tarjetas

de responsabilidad.

FIN DE PROCEDIMIIENTO




63

Definición: Es el ingreso al inventario de bienes no fungibles, de los bienes recibidos en donación para la Secretaría, de parte de otras

entidades

Asistente de InventariosEncargado de Inventarios

Fase

1.14 Registro de Bienes Recibidos en Donación



Inicio

Recibe la notificación de bienes donados

Levanta información física de los bienes

Elabora el informe detallado para

proceder con el trámite

Requiere acta de donación de bienes

Opera en el SICOIN el ingreso de bienes

Etiqueta los bienes de acuerdo con la información del

SICOIN

Elabora tarjetas de responsabilidad a los responsables,

para que firmen de aceptado y entrega.

Entrega bienes y obtiene la firma de

las tarjetas de responsabilidad.

Fin

Página 63




64

1.15 CARGO Y DESCARGO DE BIENES FUNGIBLES Y NO FUNGIBLES

i. Definición del Procedimiento Es la determinación de la manera como se cargan y se descargan los bienes fungibles y no fungibles al personal de la Secretaría.

ii. Objetivos

Registrar adecuadamente los cargos y descargos de bienes fungibles y no

fungibles, propiedad de la Secretaría, debido a la rotación y contrataciones de

personal.

iii. Normas



Bienes inventariados, identificados claramente y asignados debidamente al

personal que los utiliza.

Utilización del formulario de cargos/descargos de bienes, debidamente firmado.




65



JEFE DE UNIDAD

CORRESPONDIENTE

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

ASISTENTE DE

INVENTARIOS PERSONAL

RESPONSABLE E

INVOLUCRADO EN EL

TRASLADO

ENCARGADO DE

INVENTARIOS Y/O

ASISTENTE DE

INVENTARIOS

01

02

03

04

05

Completa el formulario de cargo/descargo de

bienes y lo traslada al Encargado de Inventarios

Recibe y verifica el formulario y la

documentación.

Opera descargos y cargos de bienes en la tarjeta

de responsabilidad de acuerdo al formulario de

cargos/descargos y traslada al Asistente de

Inventarios, para obtener firmas correspondientes

Entrega tarjetas y se solicita las firmas del

personal involucrado en el cargo y descargo.

Revisa y firma las tarjetas de responsabilidad

Archiva las tarjetas de responsabilidad originales.





66

Definición: Es la determinación de la manera como se cargan y se descargan los bienes fungibles y no fungibles al personal de la Secretaría

UsuarioJefe de Unidad Asistente de InventariosEncargado de Inventarios

Fase

1.15Cargo y Descargo de Bienes Fungibles y no Fungibles



Inicio

Completa el formulario de

cargo/descargo de bienes

Traslada al Encargado de Inventarios

Verifica el formulario y la documentación

Opera descargos y cargos de bienes en

la tarjeta de responsabilidad

Traslada al Asistente de Inventarios, para obtener firmas

Entrega tarjetas y se solicita las firmas

Revisa y firma las tarjetas de

responsabilidad

Archiva las tarjetas de responsabilidad

originales

FIN

Página 66




67

1.16 REPOSICIÓN DE BIENES POR ROBO O EXTRAVÍO

i. Definición del Procedimiento Determinación de la manera como se procede para reponer los bienes de la Secretaría que hayan sido robados a la persona encargada o los haya extraviado.

ii. Objetivos

Mantener una administración eficiente del inventario de bienes de la Secretaría, de tal manera que en caso de robo o extravío, se realice la reposición correspondiente

iii. Normas

Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes

Muebles de la Administración Pública.

Cumplimiento de requerimientos puntuales realizados por la Contraloría

General de Cuentas




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RESPONSABLE DEL BIEN

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

ASEGURADORA

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

01

02

03

04

05

Informa mediante oficio al Jefe de UDAF,

adjuntando denuncia ante el Ministerio Público

Revisa la documentación recibida y traslada al

Encargado de Inventarios

Revisa la documentación y realiza solicitud de

reposición ante el seguro.

Requiere la documentación que establece el

seguro para completar el expediente,

dependiendo del tipo de bien que corresponda,

incluyendo cotizaciones del bien, requeridas a la

Unidad de Adquisiciones, para efecto de

reposición del mismo.

Traslada con visto bueno del Jefe de UDAF,

oficio a la aseguradora, para que se inicie el

trámite correspondiente.

Asigna a un ajustador para que analice el caso

específico.

Notifica los resultados del análisis realizado, en

caso ser positivo inicia el proceso de pago en

reposición del bien

Envía pago al Encargado de Inventarios

Recibe el pago correspondiente y firma finiquito

Deposita el pago a la cuenta de fondo rotativo,

para que se proceda con la adquisición

correspondiente.




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UNIDAD DE

ADQUISICIONES

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

06

07

Notifica a la Unidad de Adquisición para que se

realice el proceso de compra del bien.

Realiza la compra del bien y traslada al

Encargado de Inventarios para el registro

correspondiente

Realiza el proceso de ingreso del nuevo bien

adquirido

Realiza el proceso de dar de baja al bien robado

o extraviado, ante la Contraloría General de

Cuentas





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Definición: Determinación de la manera como se procede para reponer los bienes de la Secretaría que hayan sido robados a la persona encargada o los haya extraviado

Unidad de AdquisicionesResponsable del Bien AseguradoraEncargado de InventariosJefe de UDAF Función

Fase

1.16 Reposición de Bienes por Robo o Extravío



Inicio

Informa mediante oficio al Jefe de

UDAF, adjuntando denuncia ante el

Ministerio Público

Revisa la documentación

recibida

Traslada al Encargado de Inventarios

Revisa la documentación y

realiza solicitud de reposición ante el

seguro.

Requiere la documentación que establece el seguro

Traslada oficio a la aseguradora, para

que se inicie el trámite

Asigna a un ajustador para que

analice el caso

Notifica los resultados del

análisis realizado

De ser positivo inicia el proceso de pago en reposición

del bien

Envía pago al Encargado de

Inventarios

Recibe el pago correspondiente y

firma finiquito

Deposita el pago a la cuenta de fondo

rotativo

Notifica a la Unidad de Adquisición

Da ingreso a nuevo bien y egreso a bien

robado con la Contraloría

Fin

Página 70




71

1.17 EMISIÓN DE SOLVENCIA DE INVENTARIOS

i. Definición del Procedimiento Es el documento que se emite al personal que se retira de la Secretaría, para respaldar que todos los bienes que tenía a su cargo, han sido devueltos en buen estado.

ii. Objetivos

Regular la solicitud y emisión de solvencia de inventarios, principalmente, para

gestionar pago de prestaciones.

Determinar de manera segura si el trabajador / persona contratada, entregó de

manera formal y adecuada los bienes propiedad de esta Secretaría, que se

encontraban bajo su responsabilidad

iii. Normas

Información clara y actualizada por parte del área de inventarios para la

emisión de solvencia

Determinar claramente si hay problemas con los bienes, para determinar si

se extiende o no la solvencia de inventarios




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JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

INVENTARIOS


ENCARGADO DE

INVENTARIOS

01

02

03

04

05

Solicita mediante oficio la emisión de solvencia

de inventarios, detallando nombre completo,

cargo ocupado y período de contratación.

Revisa la solicitud y traslada al Encargado de

Inventarios, para que se inicie el proceso

Revisa la solicitud y la tarjeta de responsabilidad,

para verificar si hay algún problema con los

bienes a cargo del Responsable del Bien

Si no hay problemas, se emite la solvencia de

inventarios

Si hay problema se notifica por escrito al

Responsable del Bien, con Vo. Bo. del Jefe de

UDAF

Entrega solvencia al Responsable del Bien

Recibe solvencia y firma copia en señal de

aceptación

Recibe copia de solvencia firmada, archiva y

notifica al Jefe de UDAF.

FIN DE PROCEDIMIENTO




73

1.18 CERTIFICACIÓN DE BIENES

i. Definición del Procedimiento: A requerimiento del personal de la Secretaría, el área de inventarios puede emitir una certificación de los bienes a su cargo, para determinar el estado en que se encuentran.

ii. Objetivos:

Establecer un procedimiento adecuado para la solicitud y entrega de certificaciones de bienes al personal que labora en esta Secretaría.

iii. Normas:

Del proceso:

Contar con información actualizada y con el apoyo de personal técnico cuando

sea necesario.




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SOLICITANTE (EMPLEADO

DE ESTA SECRETARIA)

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

01

02

03

Elabora oficio dirigido al Jefe de UDAF,

detallando los bienes que serán objeto de

certificación, así como el motivo de dicha

solicitud

Revisa y traslada al Encargado de Inventarios

Recibe solicitud y verifica en el libro de

inventarios los bienes correspondientes

Emite la certificación correspondiente en un

período no mayor a 2 días hábiles, debidamente

firmada y sellada

Entrega certificación al solicitante, requiriendo

firma de una copia en señal de aceptación.

Archiva copia de certificación junto con la

solicitud y documentación de respaldo.





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1.19 PRESENTACIÓN DE INFORMES ANUALES A CONTABILIDAD DEL ESTADO DEL MINISTERIO DE FINANZAS

PÚBLICAS

i. Definición del Procedimiento: Es la presentación de informes anuales a la Dirección de Contabilidad del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas, sobre la totalidad de bienes propiedad de la Secretaría.

ii. Objetivos:

Establecer claramente el procedimiento para la emisión y presentación de los informes anuales (formularios FIN1 y FIN2 del inventario de la institución) a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.

iii. Normas:

De la ley: Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública.




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ENCARGADO DE

INVENTARIOS

JEFE DE UDAF

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

MINISTERIO DE FINANZAS

PUBLICAS (CONTABILIDAD

DEL ESTADO)

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

01

02

03

04

05

En los primeros días del mes de enero de cada

año, emite informe del inventario general de la

Secretaria de Comunicación Social de la

Presidencia, y elabora oficio para entrega.

Traslada al Jefe de UDAF para su revisión.

Recibe reporte del inventario y verifica si esta

correcto.

¿Está Correcto?

SI: Firma y sella el reporte.

NO: Devuelve al encargado de inventarios para

su corrección.

Recibe documentación y verifica si esta correcto.

¿Está Correcto?

SI: Firma y sella el reporte y oficio.

NO: Devuelve al Jefe de UDAF para su

corrección.

Envía documentación debidamente completada a

Contabilidad del Estado

Recibe y firma copia en señal de aceptación

Recibe copia de oficio con sello de recibido por la

Contabilidad del Estado.

Archiva copia para consultas posteriores en el

archivo correspondiente.





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1.20 INVENTARIO FÍSICO DE BIENES

i. Definición del Procedimiento Es el levantado general del inventario físico de bienes no fungibles de forma periódica, para verificar los controles con que se cuentan y para revisiones por parte de la Contraloría General de Cuentas.

ii. Objetivos

Realizar eficientemente inventarios periódicos y evidenciar el estado de los bienes de esta Secretaría.

iii. Normas

De la ley: Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública)




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ENCARGADO DE

INVENTARIOS

JEFE DE UDAF

ENCARGADO Y

ASISTENTE DE

INVENTARIOS

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

RESPONSABLE DE

BIENES

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

01

02

03

04

05

06

Notifica al Jefe de UDAF, sobre la fecha que

corresponde para la toma de inventario físico, así

como establece la necesidad de la realización del

mismo, en conjunto con el Asistente de Inventario

Analiza la normativa correspondiente y autoriza

que se inicie con el proceso.

Verifican que coincidan los bienes físicamente,

versus las tarjetas de responsabilidad

Establece faltantes o diferencias, y los

documentan.

Notifica al responsable por medio de oficio los

faltantes de bienes encontrados en su tarjeta de

responsabilidad, solicitando a la vez el

desvanecimiento del mismo.

Recibe notificación del Encargado de Inventarios

Envía respuesta de faltante, por medio de oficio

al Encargado de Inventarios.

Recibe y analiza la respuesta del responsable de

los bienes.

Se informa al Jefe de UDAF, para proceso a

seguir en base a normativas legales.

Traslada informe final escrito al Jefe de UDAF,

para que se informe a Dirección General




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JEFE DE LA UDAF

DIRECCIÓN GENERAL

JEFE DE LA UDAF

ENCARGADO DE

INVENTARIOS

07

08

09

10

Recibe informe escrito del Encargado de

Inventarios y traslada a Dirección General

Recibe informe escrito del Jefe de UDAF y

dictamina proceso a seguir, por medio escrito.

Recibe informe escrito del Director General, con

la aprobación del proceso a seguir

Traslada al Encargado de Inventarios para que

continúe con el proceso dictaminado

Realiza los trámites correspondientes.





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ANEXOS




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GLOSARIO RESOLUCIÓN INTERNA: Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio. SICOIN: Herramienta informática diseñada para integrar los principales sistemas financieros y administrativos, agilizar los procesos y proporcionar información oportuna y confiable sobre las transacciones económico-financieras de la entidad. TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA: Sirven para adaptar o readecuar las asignaciones presupuestarias a los objetivos institucionales, fortalecer programas y proyectos de beneficio social y de interés comunitario, como por ejemplo: Entorno cambiante: Reordenamientos presupuestarios para reducir los efectos derivados de la crisis económica mundial. Endeudamiento público (préstamos y bonos) para fines específicos. Asignación de recursos a entidades y programas nuevos. PROGRAMAS: Es una división de ciertos programas complejos, destinados a facilitar la ejecución de un programa en un campo determinado. Ejemplo: El programa de enseñanza primaria: este se subdivide en Urbana y Rural. SUB-PROGRAMAS: Es la división más reducida de cada una de las acciones a desarrollar para cumplir con las metas de un programa o subprograma de funcionamiento y radica en la ejecución de trabajos mediante la utilización de los recursos humanos, materiales y financieros con un costo global y unitario, que queda a cargo de una entidad administrativa del nivel intermedio. ACTIVIDAD: Es una operación detalla a efectuarse dentro de un proceso para la obtención de un resultado, y forma un valioso auxiliar en el análisis presupuestario, principalmente en la etapa de elaboración de proyectos porque permite llegar al detalle descriptivo en las partes que integran las actividades. FUENTES DE FINANCIAMIENTO: Se refiere al origen de los recursos (o ingresos) con los cuales se espera cubrir el pago de los bienes y servicios necesarios para desarrollar los programas y proyectos contenidos Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado correspondiente un ejercicio fiscal. GRUPO 000 SERVICIOS PERSONALES: Comprende la retribución de los servicios personales prestados en relación de dependencia o sin ella, y a los miembros de comisiones, juntas, consejos, etc. Incluye aportes patronales, servicios extraordinarios, dietas, gastos de representación, asistencia socioeconómica y otras prestaciones relacionadas con salarios. Se incluye además, otras retribuciones por servicios personales. REQUERIMIENTO DE CUOTA: Solicitud de presupuesto o liquidez para poder operar mensual o cuatrimestralmente, basados en la planificación anual.




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COPEP (Comité de Programación Presupuestaria): Se encarga de evaluar el comportamiento de la ejecución presupuestaria mensual, aprobando las cuotas de compromiso y devengado mensuales asignadas a las Unidades Ejecutoras. 991 CREDITOS DE RESERVA: Comprende las asignaciones que se acuerdan para su distribución, durante el transcurso del ejercicio fiscal, en los grupos, subgrupos y renglones que se dispongan, de acuerdo con normas legales establecidas. Se abre a nivel del renglón 991 con igual denominación. ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO: Estimación preliminar de los gastos a efectuar para el desarrollo de los programas sustantivos y de apoyo de las dependencias y entidades del Sector Público Presupuestario; para su elaboración se deben observar las normas, lineamientos y políticas de gasto que fije el Ministerio de Finanzas Públicas. SIGES (Sistema de Gestión): Herramienta de apoyo a la ejecución del gasto a las unidades de gestión desconcentradas, abarca cada uno de los procesos administrativos, de gestión y de seguimiento, para el abastecimiento de bienes y servicios, integrando a GUATECOMPRAS y al sistema de contabilidad integrada SICOIN. CUR (Comprobante Único de Registro): Las autoridades superiores de las entidades que conforman la administración central, son responsables de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos de su entidad, y en los casos que corresponda velarán porque se registren en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) los Comprobantes Únicos de Registro (CUR), para efectos presupuestarios, contables y pago. FONDO ROTATIVO: Es una disponibilidad de efectivo que sitúa la Unidad de Administración Financiera a través del Área de Tesorería, destinado para cubrir gastos urgentes de funcionamiento de poca cuantía, que por su naturaleza no pueden esperar trámite normal a través de CUR. CDP (Constancia de Disponibilidad Presupuestaria): Es un instrumento administrativo de carácter formal que permite certificar la disponibilidad de recursos de una asignación presupuestaria dentro de un proyecto. Es utilizado para generar reservas presupuestarias sobre la disponibilidad que tiene un proyecto y así dar inicio a las gestiones de toda adquisición de bienes y/o contratación de servicio. PARTIDA PRESUPUESTARIA: Constituye el mayor nivel de desagregación del grupo de cuentas de “egreso”, determinadas en el clasificador presupuestario de recursos y egresos. CONCILIACIÓN BANCARIA: Es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias. Consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la institución y el banco. La conciliación bancaria no es un registro contable, es una herramienta de control.




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VIATICOS: Pagos pactados a los trabajadores como no salariales, por concepto de transporte, viáticos y kilometraje, que tienen como finalidad el reconocimiento del gasto que éstos deben realizar por su desplazamiento, alimentación y alojamiento, en el desarrollo de sus funciones. COMISIONADO: Se aplica a la persona o conjunto de personas escogidas para llevar a cabo una comisión. REINTEGRO: En general se aplica al pago o devolución de lo que se debe. En el contexto de cuentas bancarias se aplica a una disposición de efectivo. CAJA CHICA: Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques. RENDICIÓN: Es la acción, como deber legal y ético, que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. CORRIMIENTO DE CUOTA: Traslado de presupuesto de un renglón en el que no se utilizarán los fondos a otro renglón presupuestario. BIENES INVENTARIABLES: Bienes establecidos en los grupos 322 Equipo de Oficina, 324 equipo educativo, 325 Transporte, 326 Equipo para comunicaciones, 328 Equipo de cómputo, 329 otras maquinarias y equipos, Grupo 02 Materiales y suministros, Renglón 298 Accesorios y repuestos en general (a criterio), Grupo 003 Activos fijos, equipo de televisión y fotografía. TARJETA DE RESPONSABILIDAD: La Tarjeta de responsabilidad de Activos Fijos sirve para determinar la responsabilidad por los bienes que el servidor o empleado tiene cargado o en uso, independientemente el cargo que desempeñe; se detallan los bienes con los mismos datos del inventario de donde deviene la importancia de la Codificación Individual pues con facilidad ubica en el inventario los bienes a cargo de una persona en particular para que, su responsabilidad sea consignada en la Tarjeta de Responsabilidad. Tarjeta de Responsabilidad esta elaborada de cartulina color blanca, en su margen superior derecho cuenta con número de registro y el sello de autorización de la Contraloría General de Cuentas. FUNGIBLE: Los bienes fungibles se determinan por su naturaleza de consumo y su vida útil que no excede más de un año, por esto no debe integrar en el libro de activos fijos, esto no exime de responsabilidad en tarjeta lleva un control especial y tampoco se puede perder el control sobre estos bienes que son los más fáciles de extravío o destrucción. NORMATIVA LEGAL: Regla dictada por legitimo poder para determinar la conducta humana.




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LIBRO GENERAL DE INVENTARIOS: Se utiliza en la apertura o cierre del ejercicio fiscal. Sirve para determinar el balance entre derechos y obligaciones de la organización. El resumen de este libro, origina la partida de la contabilidad en el libro de diario. ACTIVOS FIJOS: Bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones; representan al conjunto de servicios que se recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien adquirido. BIENES MUEBLES: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaran depositados. Los bienes muebles, por oposición a los bienes inmuebles, son todos aquellos bienes personales depositados en estancias que son transportables, pero que uno no suele llevar consigo. Esto incluye, pero no se limita, a los elementos decorativos de una vivienda. TRASPASO: Cesión a favor de otro del dominio de una cosa, en especial de un local o negocio. Renunciar o ceder a favor de otro el derecho o dominio de una cosa. FINIQUITO: Documento con el que se pone fin a la relación laboral entre el trabajador y la empresa. Cantidad de dinero que se paga para finiquitar una cuenta o una deuda finiquito. Remate de las cuentas, o certificación de su ajuste. SOLVENCIA DE INVENTARIOS: El Asistente de Inventarios luego de verificar el estado de los Bienes Asignados en Tarjeta de Responsabilidad a empleado que rescinde sus servicios y comprobar que dichos bienes estén en buen estado, obtiene la firma del funcionario o empleado responsable que entrega de conformidad. Si el resultado de la verificación es satisfactorio se procede a emitir Solvencia de Inventarios.

2.5 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

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