301104-73 - Trabajo Colaborativo No. 2

TRABAJO COLABORATIVO No.2GESTIN DE LA CALIDAD

JOSE JORGE GRANADOS CUELLOCdigo: 1.065.595.189Grupo: 301104-144

TUTOR: YIMY ALEXANDER HERNNDEZ

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD)INGENIERA INDUSTRIAL

MAYO 29 DEL 2012INTRODUCCIN

Con la gestin por procesos se intenta evitar un problema que puede aparecer en las empresas organizadas por departamentos funcionales: que la empresa se entienda y funcione como un conjunto de departamentos o funciones insuficientemente comunicados entre s, en los que se tiende a perder la imagen clara y global de qu se est haciendo y para quien. Por tanto, una forma de organizacin diferente de la clsica organizacin funcional, y en el que prima la visin del cliente sobre las actividades de la organizacin. Los procesos as definidos son gestionados de modo estructurado y sobre su mejora se basa la de la propia organizacin. Se centra en los distintos aspectos de cada proceso.

Cada proceso se describe en forma de diagrama o esquema y esta representacin grfica ayuda a todas las personas que desarrollan tareas relacionadas con el proceso. En la representacin de un proceso se identifican las entradas de materiales e informacin, las operaciones que se efectan, las salidas, las interrelaciones con otros procesos y los responsables de las distintas operaciones.

El mapa de procesos es la representacin de la interrelacin entre los distintos procesos de la empresa. Es decir, representa el entramado de procesos que constituyen la empresa.

Proceso no es lo mismo que procedimiento. Un procedimiento es el conjunto de reglas e instrucciones que determinan la manera de proceder o de obrar para conseguir un resultado. Un proceso define que es lo que se hace, y un procedimiento, cmo hacerlo.

La gestin de procesos aporta una visin y unas herramientas con las que se puede mejorar y redisear el flujo de trabajo para hacerla ms eficiente y adaptado a las necesidades de los clientes.

OBJETIVOS Identificar los procesos fundamentales, directivos y de soporte que permitan ofrecer un servicio que cumpla con las necesidades y expectativas del cliente y partes interesadas implementando medios como el mapa de proceso

Comprender que un proceso es una secuencia de actividades orientadas a generar un valor aadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente.DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

1. PROCESOS QUE DESARROLLA LA COLOMBINA DEL CAUCA S.A.El sistema educativo, una de las instituciones sociales por excelencia, que se encuentra inmerso en un proceso de cambios, enmarcados en el conjunto de transformaciones sociales propiciadas por la innovacin tecnolgica y, sobre todo, por el desarrollo de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin, por los cambios en las relaciones sociales y por una nueva concepcin de las relaciones tecnologa-sociedad que determinan las relaciones tecnologa-educacin. Cada poca ha tenido sus propias instituciones educativas, adaptando los procesos educativos a las circunstancias. PROCESOS ESTRATGICOS: Es el proceso dinmico que desarrolla la capacidad de la organizacin para fijarse un objetivo en forma conjunta y observar, analizar y anticiparse a los desafos y oportunidades que se presentan, tanto con relacin a la realidad interna como a las condiciones externas de la organizacin, para lograr dicho objetivo.PROCESO DE PLANEACIN ESTRATGICA:Este proceso establece las directrices para el logro de las metas organizacionales.

Colombina del Cauca S.A., ha realizado su planeacin estratgica con base a la matriz DOFA teniendo en cuenta diversas fases: definir la misin y visin de la organizacin, establecer objetivos y metas, desarrollar supuestos acerca del entorno en que se desarrolla la organizacin, tomar decisiones respecto a las acciones a seguir, emprender las acciones elegidas, y finalmente evaluar la retroalimentacin del desempeo para volver a planificar.Esta planificacin se enfoca en los procesos para cumplir eficaz y eficientemente los objetivos de la calidad y los requisitos de la organizacin y se mantiene la integridad del sistema de gestin de calidad cuando se planifica e implementan cambios en este.

Esta matriz DOFA entrega un resultado de estrategias a seguir y las mismas estn fijadas en el tiempo en sus fechas de inicio y finalizacin. Cada uno de los miembros del equipo de trabajo en Colombina del Cauca S.A., est involucrado de una manera u otra en actividades que componen el PLAN DE ACCION del Plan Estratgico de la Empresa, as que el xito de cumplir con los objetivos y metas de cada estrategia depende del esfuerzo conjunto y del apoyo y compromiso de cada uno con el programa.

Resumiendo las ACTIVIDAES DEL PLAN en el cronograma de estrategias, uniendo y diferencindolas:

DO: DEBILIDADES Y OPORTUNIDARES

FO: FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES

DA: DEBILIDADES Y AMENAZAS

FA: FORTALEZAS Y AMENAZAS

Colombina del Cauca S.A., revisa el cronograma de estrategias con fin de controlar y hacer seguimiento a las acciones ejecutadas y/o a ejecutar. Esta revisin se incluye en el informe de revisin gerencial que se realiza cada seis meses, estableciendo porcentaje de cumplimiento del mismo.

Colombina del Cauca S.A., ha tenido en cuenta dos aspectos claves que se deben considerar para desarrollar un adecuado proceso de planificacin estratgica:

Enfocar la Planificacin en los factores crticos que determinan el xito o fracaso de una organizacin.

Disear un proceso de planificacin que sea realista, en base a los recursos y Capacidades tcnicas.

En cuanto a los factores crticos para el desarrollo del proceso de planificacin Estratgica en el mbito en este caso educacional, se debe considerar:

La Planificacin Estratgica constituye un factor movilizador para la institucin, as como un referente para su planificacin y programacin operativa anual.

El compromiso y liderazgo de los Directivos, es una prueba para formular una gua para la accin organizacional.

La Planificacin Estratgica es un proceso continuo y no un evento para definir o elaborar un Plan.

Se requiere la capacidad de desagregar los objetivos estratgicos en metas concretas monitoreadas y vincularlo a la programacin operativa y al presupuesto.

PROCESO DE GESTIN ADMINISTRATIVA

La gerencia general establece, documenta, implanta y mantiene el sistema de gestin de la calidad, y mejora continuamente (revisiones semestrales) su efectividad (objetivos de la calidad) con base en los requisitos de la norma ISO 9001:2000.

En la revisin del sistema se tiene en cuenta, lo siguiente:

a. Los resultados de auditorias

b. La retroalimentacin del cliente (encuestas de satisfaccin, quejas y reclamos)

c. El desempeo de los procesos y la conformidad del servicio

d. El estado de las acciones correctivas y preventivas.

e. Las acciones de seguimiento de revisiones por la direccin

f. Los cambios que podran afectar al sistema de gestin de la

Calidadg. Las recomendaciones para la mejora.

Los resultados obtenidos pueden utilizarse para la mejora de la eficiencia de los siguientes aspectos:

a. Objetivos de desempeo de los procesos y el servicio.

b. Objetivos de mejora del desempeo de la organizacin

c. Identificacin de las necesidades de nuevos recursos.

d. Estrategias de mercadeo.

e. Informacin para la planificacin y necesidades futuras de Colombina del Cauca S.A.2. PROCESOS DE DIRECCION

GESTIN DIRECTIVA

Evaluar los resultados de cada uno de los procesos del Sistema Gestin de Calidad y promover la mejora continua de su eficacia de acuerdo con el Horizonte Institucional de Colombina del Cauca S.A.El objetivo de los procesos de direccin es distribuir las actividades de Colombina del Cauca S.A., en procesos y controlarlos para alinearlos con los objetivos estratgicos de la compaa.

Por lo tanto, un enfoque de este proceso incluye los siguientes pasos:

Definicin y formalizacin de los objetivos estratgicos de Colombina del Cauca S.A. Anlisis de los procesos existentes en la compaa

Identificacin, para cada proceso, de los elementos de entrada y salida

Definicin de las interacciones entre procesos

Formalizacin de los criterios de rendimiento (indicadores de rendimiento) para cada proceso

Medicin del rendimiento de procesos actuales

Sugerencias para modificar los procesos existentes

Propuesta de procesos nuevos

Presentacin e implementacin de propuestas de modificaciones

Medicin de los nuevos rendimientos

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIN

De la Armona del Objetivo o Coordinacin de Intereses: La direccin se esfuerza por ser eficiente y encaminarla siempre al logro de los objetivos generales de Colombina del Cauca S.A.

Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su mando surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados.

De la Supervisin Directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad.

De la Va Jerrquica: Postula al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad.

IMPORTANCIA DE ESTOS PRINCIPOS

Lineamientos

Planeacin y Organizacin

Conducta

Estructura Organizacional

Determinante

Productividad

Objetivos

Eficacia de los sistemas de control

Comunicacin

Funcionamiento

PROCESO DE PRESTACION DEL SERVICIO

PROCESOS FUNDAMENTALES

ADMISIONES Y MATRCULAS

Admitir y matricular a los aspirantes y estudiantes que cumplan con los requisitos establecidos por la Institucin.

Gestin Educativa.

Garantizar el cumplimiento de planes, programas y proyectos que permitan la formacin humana, cristiana y acadmica de calidad.

Estos procesos agregan valor al producto o servicio e inciden directamente sobre la satisfaccin del cliente, dentro de estos proceso se encuentran actividades como: identificacin de las necesidades y expectativas del cliente, transformacin de stas en requisitos del producto o servicio, procesos de elaboracin del producto o servicio, comercializacin, estudio del nivel de satisfaccin del cliente, entre otras.

El desarrollo se hace por razn de que la sociedad implica que las organizaciones que actan en su seno deben alcanzar alto grado de eficiencia y competitividad para responder a las cambiantes y complejas demandas que aparecen ante ellas, Esto exige la garanta continua sobre las necesidades y expectativas del cliente para que los requisitos del producto o servicio sean del gusto del comprador gracias al cuidado de procesos de elaboracin del producto , para el cual el desarrollo de sus recursos humanos se convierte en piedra angular para el xito oportuno y de venta.PROCESOS DE SOPORTEGestin de la Calidad.Implementar, mantener, controlar y mejorar continuamente el Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo con la Norma ISO 9001:2000.

Gestin del Talento Humano

Asegurar la competencia del personal que labora en la institucin y el clima organizacional que facilite la prestacin del Servicio.

Gestin Financiera.

Administrar los recursos financieros institucionales que aseguren la prestacin del Servicio y el mejoramiento de acuerdo con la normatividad vigente y las polticas administrativas.

Gestin de Compras y Suministros

Garantizar que las compras que se realicen cumplan con los requisitos y especificaciones de Calidad, establecidos por la Institucin para asegurar la prestacin del servicio

Servicios Generales.

Mantener y adecuar la infraestructura para el funcionamiento y prestacin del Servicio.

Los Procesos de Soporte sin incidir directamente sobre el cliente, dan apoyo a los procesos fundamentales, entre estos procesos se encuentran actividades como: seleccin, jurdica, recurso mantenimiento, entre otras.

Interpretar adecuadamente el momento actual y las demandas que implica para la organizacin, es la forma de cumplir la misin de la misma; lograr descifrar cules sern los movimientos de cambios y las demandas que aparecern es imprescindible para proyectar el movimiento de la organizacin y concebir su visin. El papel estratgico que en ello juega el contar con los recursos humanos necesarios a cada momento, concebir el desarrollo de estos mediante programas de gestin y desarrollo individual, es bsico para lograr el DO.

Es un proceso planificado de modificaciones culturales y estructurales, que visualiza la institucionalizacin de una serie de tecnologas sociales, de tal manera que la organizacin quede habilitada para diagnosticar, planificar e implementar esas modificaciones con asistencia de un consultor. Es un esfuerzo educacional muy complejo, destinado a cambiar las actitudes, valores, los comportamientos y la estructura de la organizacin, de modo que esta pueda adaptarse mejor a las nuevas coyunturas, mercados, tecnologas, problemas y desafos que surgen constantemente".

El desarrollo organizacional es una respuesta a los cambios y es, a la vez, un proceso que estimula el cambio organizacional planificado, de largo alcance, a largo plazo y con la asistencia de consultores, facilitadores o agentes de cambio.

Promueve modificaciones en los niveles culturales y estructurales de la organizacin, estudia su cultura: valores, comportamientos, actitudes, ideales, creencias compartidas y promueve la creacin de una cultura que permita el logro de la eficiencia, eficacia, bienestar, mejora de la calidad de vida y la salud de la organizacin, adems de la bsqueda de una estructura de administracin participativa.

Reconoce la interaccin existente entre la organizacin y el ambiente, la constante y rpida mutacin de ste y, por tanto, la necesidad de contina adaptacin.3. Determinar la secuencia (orden de los procesos) e interaccin de los procesos (relacin entre las salidas de un proceso con las entradas de otro proceso.

Identificar los procesos necesarios (incluyendo outsourcing); Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos; Determinar los criterios y mtodos necesarios; Disponibilidad de recursos y de informacin; Monitorear, medir y analizar; Implementar las acciones necesarias.

ENFOQUE DEL PROCESO

4. MAPA DEL PROCESO DE LA ORGANIZACIONMOTIVOS PARA REALIZAR EL MAPEO DE PROCESOS:

1. Reducir costos

84%2. Mejorar la calidad

79%3. Incrementar velocidad (throuhgput)62%4. Enfrentar a la competencia

50%5. Cambiar la cultura organizacional35%6. Otros

9%

7. ACTIVIDAD 2Caracterice cada uno de los procesos que afectan la calidad del producto, dando respuesta a cada uno de los tems que componen

ACTIVIDAD 3

Caracterizacin de los procedimientos que pertenecen a los procesos que afectan la calidad. Qu se hace?

Cmo se hace?

Cundo se hace?

Quin lo hace?Quien lleva la responsabilidad asignada y la autoridad de direccionar el proceso en Colombina del Cauca S.A., recordemos que es el director esta persona puede ser el jefe de alguna de las reas o departamentos que intervienen en el proceso:Qu se hace?

La caracterizacin, como base para todo el despliegue de la gerencia de procesos, debe realizarse cuidadosamente, de manera que sta sea coherente y consistente. Por lo tanto es recomendable utilizar alguna metodologa que ayude a plasmar y manejar todos los conceptos all presentados y se pueda mantener un hilo conductor a travs de toda la caracterizacin.Presento a continuacin un mtodo que puede ayudar a realizar una caracterizacin del proceso, basado en el mismo principio de enfoque por procesos, que inicia con el cliente (interno y/o externo). Dicho de otra manera, aplicando el pensamiento de derecha a izquierda anteriormente aplicada para identificar los procesos primarios en una organizacin.En primer lugar, se propone aplicar un orden o secuencia de identificacin de cada uno de los componentes de la caracterizacin, as:La caracterizacin, como base para todo el despliegue de la gerencia de procesos, debe realizarse cuidadosamente, de manera que sta sea coherente y consistente. Por lo tanto es recomendable utilizar alguna metodologa que ayude a plasmar y manejar todos los conceptos all presentados y se pueda mantener un hilo conductor a travs de toda la caracterizacin.

Presento a continuacin un mtodo que puede ayudar a realizar una caracterizacin del proceso, basado en el mismo principio de enfoque por procesos, que inicia con el cliente (interno y/o externo). Dicho de otra manera, aplicando el pensamiento de derecha a izquierda anteriormente aplicada para identificar los procesos primarios en una organizacin.

En primer lugar, se propone aplicar un orden o secuencia de identificacin de cada uno de los componentes de la caracterizacin, asUna vez describa o defina la misin, lder y lmites debe identificar un producto de los que genera el proceso. No se apresure a listar todos los productos que pudiese tener el proceso: slo haga el esfuerzo de identificar uno de ellos, tal vez el ms representativo, pero slo uno. Teniendo este primer producto identificado siga los dems pasos y una vez complete el paso 12, identifique otro producto, es decir, regrese al paso 4 y sobre ste segundo producto realice los pasos del 5 al 12 nuevamente y as sucesivamente hasta que considere que ha identificado todos los productos del proceso. Cmo se hace?De esta manera una vez realice el primer ciclo de los pasos 4 al 12, observar que para los posteriores productos que identifique, los clientes, subprocesos, insumos, proveedores, documentos, clientes, cargos y recursos podran los mismos del primer producto o ciclo efectuado y por lo tanto sern ms gil completar el resto de la caracterizacin.Tambin es importante, que al identificar cada uno de los componentes, stos mantengan una coherencia entre s. Por ejemplo, los productos deben ser coherentes con la misin u objetivo del proceso, de lo contrario el objetivo estara mal definido.

En el esquema que a continuacin se presenta, se ofrece una gua, que al diligenciar cada uno de los componentes o casillas, se tengan como referencia otras que pueden ayudar a la identificacin:

Ntese que en el paso 5, al identificar los clientes, stos sern los que reciben o adquieren el producto identificado en el paso 4. En el paso 6, se identifica el subproceso que se requiere para obtener el producto establecido en el paso 4. En el paso 10, se identifican los indicadores que se requieren para controlar los productos (paso 4) y el subproceso (paso 6). En el paso 11 se identifican los cargos que se requieren o intervienen en la realizacin del subproceso identificado en el paso 6, y as sucesivamente.Veamos ahora un ejemplo aplicado a un proceso de gestin humana. Dado los lmites de espacio, se han obviado muchos otros productos y subprocesos que intervienen en l:

Cundo se hace? :Cuando al aplicarse un estudio o diagnstico del estado actual del sistemade calidad para que sirva de punto de partida a las acciones que se tomarnpara la implantacin.

Gestin Comercial:

Realizacin del Proyecto:

Gestin de S&SO:

Administracin:

Realizacin del Proyecto:

Gestin Humana:

Gestin Financiera:

CONCLUSINES

Evidencialmente el desarrollo de este trabajo nos permite concluir las ideas bsicas del trabajo resumiremos que el planeamiento de esta propuesta est relacionado, fundamentalmente, con la gestin administrativa, el accionar de todos los procesos all ejecutados orientados con precisin al buen planeamiento y funcionamiento institucional.

El planeamiento hace explcitas las intenciones del sistema y todos los procesos en Incas Prevenciones que nos sirve como gua para orientar nuestro proceso de aprendizaje. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Modulo de gestin de calidad UNAD Informacin empresarial suministrada

www.unedu.pe

FASE FILOSOFICA

FASE ANALITICA

FASE PROGRAMATICA

FASE CUANTITATIVA

FASE OPERATIVA

MAPA DE PROCESOS DE LA ORGANIZACIN

PROCESOS GERENCIALES

PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

REVISIN GERENCIAL

PROCESOS DE DIRECCIN

Gestin directiva

Principios de direccin

Evaluar los resultados del sistema de gestin de calidad.

-coordinacin de intereses, impersonalidad de mando, supervisin directa y va jerrquica

PROCESOS DE PRESTACIN DEL SERVICIO

Procesos

Gente y cultura

Sistemas de informacin

Estructura

PROCESOS DE SOPORTE

PROCESOS FUNDAMENTALES

Gestin educativa

Gestin de calidad

Gestin de talento humano

Gestin financiera

Gestin de compras y suministros

Servicios generales

CONTRIBUIR CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LOS TRABAJADORES Y EMPLEADORES

CLIENTE SATISFECHO

EMBED Excel.SheetBinaryMacroEnabled.12





DIRECCION GENERAL

Planificacin del SGC

Identificar oportunidades de nuevos negocios

Visitar a clientes potenciales y activos

Cliente

Investigar los procesos licitatorios vigentes

Buscar oportunidades de negocio por referidos

Elaborar propuestas

Gestin

Hacer parte de los listados de proveedores de las empresas

Analisis de viabilidad de la invitacion a ofertar a licitar

Elaborar Planes de Accin

Anlisis de viabilidad de la invitacin a ofertar a licitar

Gestin de Calidad y Revisin Gerencial

Revisin de resultados de invitaciones a ofertar licitar y toma de acciones


Revisin y aprobacin del contrato uorden de servicio

Gestion de calidad


Alistamiento del equipo de trabajo (herramientas, unidad)

Check list de las herramientas disponibles

Alistamiento y programacin del proyecto

Alistamiento del equipo para empezar la operacin

Ubicacin de la unidad

Izamiento del equipo

Arme del equipo para operacin

Recibo, almacenamiento y despacho

Inicio del trabajo

Desarme del equipo o Rig Down


Limpieza del rea


Movilizacin del equipo

Diligenciamiento del service record y secuencia de la operacin

Supervisin del representante de la compaa operadora

Aplicacin encuesta de satisfaccin

De acuerdo a las instrucciones del representante de la operadora se decide si el equipo va a otro pozo o queda en espera de otro trabajo y se reinicia el ciclo anterior

Gestin de Calidad y Revisin Gerencial.

Gestin Financiera.

Gestin de S&SO

Planificacin del Sistema de gestin de la calidad

Elaboracin cronograma de actividades

Revisin gerencial

Elaboracin de planes y programas de Seguridad y Salud Ocupacional

Realizacin del proyecto

Implementacin de programas y capacitacin

Seguimiento a implementacin de planes y programas

Gestin de Calidad

Medicin de indicadores

Gestin Comercial y Servicio al cliente

Elaboracin o re -planteamiento de planes de accin


Programacin de despachos

Seleccin del proveedor para inspeccin de herramientas

Alistamiento y programacin del proyecto

Revisin del inventario en bodega

Revisin de la entrega por parte del proveedor vs requision

Actualizar inventario en bodega

Gestin de Calidad

Alistamiento y preparacin para envi de equipos, herramientas y materiales

Mantenimiento

Envi a las bases

Actualizacin y mantenimiento del inventario en las bases

Seguimiento al recibo por parte de las bases


Gestin de S&SO

Reemplazo de herramientas obsoletas y dadas de baja

Planificacin del Sistema de gestin de calidad

Hacer diagnstico de las necesidades de documentacin en los procesos

Elaborar programa de auditorias

Organizacin para la Auditoria

Designacin del Equipo Auditor

Revisin gerencial

Revisin de los criterios de auditoria y plan de auditoria

Levantamiento y recoleccin de informacin.

Gestin Comercial y Servicio al cliente

Elaboracin y distribucin de los documentos

Reunin de Apertura

Entrevistas

Informe de la Auditoria


Todos los procesos

Calificacin de Auditores

Modificacin, ajuste y divulgacin de documentos


Apoyo a los procesos en el reporte, anlisis y definicin de los planes de accin para el tratamiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora

Elaboracin del Programa de Capacitacin y Desarrollo Corporativo para mejorar competencias

Proceso de Planificacin del Sistema de Gestin de Calidad

Plan anual de evaluaciones del desempeo

Seleccin del personal

Coordinacin con las diferentes reas para llevar a cabo la induccin del nuevo personal

Revisin gerencial

Coordinacin con las diferentes reas para llevar a cabo el programa de capacitacin

Analizar resultados de los objetivos y los indicadores de gestin

Revisin gerencial

Tomar acciones correctivas y preventivas


Ambiente de trabajo S&SO


Programar pago de facturas

Todos los procesos Calidad

Recibir facturas y radicarlas en Factured

Llega al generador del gasto para aprobacin

Pasa a contabilidad para codificacin y captura

Recibir documentos soportes para facturar

Elaborar factura

Se hace la labor de cobro dependiendo de las condiciones del contrato

Priorizar pago a los proveedores

Gestionar prstamos cuando se requieran


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