COMPUTACION HERRAMIENTAS DE OFIMATICA 30/05/2016

Herramientas de Ofimática

Hace referencia a la automatización de las comunicaciones y procesos que se realizan en una oficina. La ofimática es posibilitada por una combinación entre hardware y software que permite crear, manipular, almacenar y transmitir digitalmente la información que se necesita en una oficina para realizar las tareas cotidianas y alcanzar sus objetivos.  Un conjunto de herramientas que a veces también designado como burótica o automatización de escritorios o automatización de oficinas, designa al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, y mejorar tareas y procedimientos relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir o almacenar la información necesaria en una oficina.

Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc.

o Word

Es un procesador de textos. Si lo que desea es redactar una carta, un fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso si quiere hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendario.

o Excel

Su función principal es la de una hoja de cálculo o planilla electrónica. Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, incluso puede manejar toda la economía de su hogar y empresa, incluyendo el manejo de sueldos.Por suerte, la fiabilidad de sus funciones permiten innumerables posibilidades, también podemos confiarle estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc, y los tan bienvenidos comentarios, que pueden ser introducidos en cada celda. Como beneficio adicional, maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos.

o Access

Una base de datos por excelencia. Se ha ganado por si misma un reconocimiento del usuario a cualquier nivel. Los diferentes niveles de manejo de Access harán la

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diferencia del resultando de su creación. Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música. 

Su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar todos los datos que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza. 

o PowerPoint

Utilidad ideal para realizar presentaciones. Una forma amena para presentar a los demás sus proyectos, ideas, resultados o cometidos de una empresa. Es el formato ideal para acompañarlo en sus discursos o presentaciones con público, o bien, enviar el archivo y dejar que se explique por sí mismo. 

Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música o sus propias palabras, si lo desea. También permite, si usted posee una cámara web y un micrófono, hacer difusiones en directo a grupos pequeños, y mostrarles además su presentación. 

o Outlook

Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba o envíe. También puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el correo no deseado y mucho más. 

Incluye además la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede recordarle sus tareas a realizar y le permite escribir notas, que puede ordenar según diferentes colores si es que necesita hacer un apunte. 

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Compartir archivos, carpetas y documentos a través de internet

o Correo

Un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes.  Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales dependiendo del sistema que se use.

o Facebook

Diseñar un espacio en el que los alumnos de dicha universidad pudieran intercambiar una comunicación fluida y compartir contenido de forma sencilla a través de Internet. Fue tan innovador su proyecto que con el tiempo se extendió hasta estar disponible para cualquier usuario de la red.

o Skype

Permite comunicaciones de texto, voz y vídeo sobre Internet Esta aplicación también incluye una característica denominada YY SkypeOut,9 que permite a los usuarios llamar a teléfonos convencionales, cobrándoles diversas y bajas tarifas según el país de destino, pudiendo llamar a casi cualquier teléfono del mundo.

Otra opción que brinda Skype es SkypeIn, gracias a la cual se otorga un número de teléfono para que desde un aparato telefónico, en cualquier parte del mundo, se pueda contactar al computador. Además, se provee de un servicio de buzón de voz.

o Dropbox

Un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre ordenadores y compartir archivos y carpetas con otros usuarios y con tabletas y móviles. También se puede ejecutar el programa WINISIS de UNESCO administrador de bases de datos textuales. Existen versiones gratuitas y de pago, cada una de las cuales tiene opciones variadas. La versión móvil está disponible para Android,Windows Phone, Blackberry e iOS (Apple).

o Google Drive

Nos permite subir información desde el ordenador en como una USB virtual, pero aquí podemos compartir la información con más personas.

o Slideshare

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Un sitio web 2.0 de alojamiento de diapositivas que ofrece a los usuarios la posibilidad de subir y compartir en público o en privado presentaciones de diapositivas en PowerPoint, OpenOffice; presentaciones e infografías PDF ; documentos en Adobe PDF, Microsoft Word  y OpenOffice y la mayoría de documentos de texto sin formato, e incluso algunos formatos de audio y vídeo.

Conferencias en Internet

o Mikogo

un intercambio de escritorio aplicación de software para conferencias web y soporte remoto, y es proporcionado por el proveedor de colaboración en línea, BeamYourScreen GmbH. Mikogo ofrece su software como descargas nativas para Ventanas ,Mac OS X , Linux , iOS y Android . El software es multiplataforma que permite a un presentador de acoger la reunión en línea en un ordenador Windows y asistentes de la reunión podría unirse desde un ordenador Windows, Mac, o Linux, así como de los teléfonos inteligentes o tabletas. La interfaz del software es multilingüe y se puede cambiar entre uno de los 35 idiomas.

o TinyChat

Una sala de chat de video, lo importante de TinyChat es su integración con las redes sociales (Facebook, Tumblr, Twitter) para armar una conversación al instante hasta con 12 personas usando su webcam y cualquier número de usuarios adicionales escribiendo. Perfecto para interactuar, por ejemplo, con los que siguen nuestra marca vía Social Media.

o Fuze Meeting

La “telepresencia” es lo más promocionado como una de sus especialidades contando con aplicaciones para iPad, Android y BlackBerry. Caracterizado por la transmisión de video (también compartiendo escritorio) y contenido en alta resolución, una interfaz intuitiva, grabación de cada videoconferencia y la importación de contactos a través de varias redes sociales. Sus planes inician en US$29 mensuales.

o Meeting.gs

Para la gestión de reuniones: edición de documentos, opciones para compartir material (notas, ficheros), manejar agendas, invitar contactos en segundos y más. Se integra perfectamente con Dropbox, Skype, servicios de calendarios y redes sociales (también vía móvil). 

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¿Qué se necesita para comenzar un videollamada?

Pulsa   para encender o apagar el vídeo.

Pulsa   para cambiar entre la cámara frontal y trasera.

Pulsa   en la parte superior derecha de la pantalla para ver y enviar mensajes

instantáneos.

Pulsa   para silenciar el micrófono.

Pulsa   para añadir participantes a tu llamada.

Pulsa   para finalizar la videollamada.

Si no aparecen estos botones, pulsa la pantalla durante una videollamada.

Para unirte a una videollamada, puedes pulsar el botón de vídeo .

¿Qué necesito para hacer una llamada grupal en Skype?

Puedes hacer videollamadas gratuitas de Skype a sus escritorios y dispositivos móviles (smartphones y tabletas), lo que te permitirá estar en contacto con más amigos y familiares. Puedes compartir una llamada grupal con 25 personas como máximo (24 y tú).

Asegúrate de estar usando la última versión de Skype

Actualizar a la última versión de Skype es gratis, y puedes seguir chateando o

haciendo videollamadas con tus amigos y familiares dondequiera que estén y en

cualquier dispositivo que usen. También te beneficiarás del mejor rendimiento y la

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mejor calidad de llamada que ofrecemos, y podrás usar las nuevas características,

como videollamadas grupales en dispositivos móviles y enviar mensajes de vídeo.

Después de actualizar Skype, cada persona necesitará:

Una conexión a Internet de alta velocidad

Un micrófono y altavoces

Una cámara web o una cámara integrada para videollamadas

Si tienes problemas para unirte a una llamada grupal o iniciar una, comprueba lo

siguiente para asegurarte de que tú sistema o dispositivo cumple los requisitos

necesarios.

¿Qué necesito para hacer una videoconferencia?

Dependiendo de qué tipo de conferencia deseemos realizar, variarán los componentes que

se requerirán para llevar a cabo la comunicación. No obstante, por lo general sólo se

necesita de una cámara web, un micrófono, altavoces y una computadora. Podemos hallar

una gran variedad de equipos, incluso aquellas computadoras que han sido diseñadas

específicamente para ser utilizadas para videoconferencias. En tanto, las PC tradicionales,

ya sean de escritorio o portátiles, requieren elementos adicional que permitan crear la

plataforma física adecuada para la comunicación.

Básicamente, los requisitos más comunes para poder comenzar a utilizar este sistema de

comunicación consisten en un micrófono, un juego de altavoces, una webcam, una

computadora y una conexión a Internet. El micrófono, lo mejor es optar por uno de buena

calidad, a través del cual sea posible captar las voces de toda la habitación. En el mercado

existen diferentes tipos de micrófonos disponibles para utilizar en videoconferencias, desde

aquellos tradicionales con sistema omnidireccional, los multidireccionales, e incluso los que

incluyen el audífono.

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Archivos de audio Podcast

Un podcast es un archivo de audio gratuito, que puedes descargar y oír en tu ordenador o en un reproductor MP3, como un iPod. Los archivos se distribuyen mediante un archivo RSS, por lo que permite subscribirse y utilizar un programa para descargarlo y escucharlo cuando el usuario quiera.Los Podcasts fueron pensados originalmente como versiones audio de blogs, pero ya no es así. Sitios web como ESPN, la BBC, Newsweek, presentadores de noticias y mucha otra gente conocida tienen podcasts disponibles para descargar. Los podcasts pueden incluir desde charlas, tutoriales y música, hasta cualquier otro contenido en audio.

Podcasting es el acto de distribuir los podcasts o archivos audio en Internet. Es el proceso de crear una grabación de audio y hacerla disponible en formato MP3 vía RSS.

o ¿Cómo crear y administrar un podcast?

Crear y administrar un podcast es muy fácil. Sólo necesitas un micrófono, un computador, una conexión a Internet, y algo que contar.

1. Lo primero antes de lanzarse a grabar es tener claro qué se va a comunicar: los temas pueden ser muy variados; existen podcasts deportivos, de noticias, sobre música, cine, arte en general, de conversación, sexo, tecnologías… ¡el tópico lo pones tú!

2. Debes tener un software de edición de audio que termita guardar en formato .mp3.Audacity es gratuito y funciona bien. Si prefieres una versión pagada, la recomendación es Adobe Audition .  Myna Audio Editor es una aplicación de cloud computing que también te podría interesar.

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3. Una vez que tengas grabado y editado tu programa (por lo general duran entre 20 y 30 minutos, o lo que dure el promedio de un viaje en transporte público de tu audiencia), debes cargarlo en algún servidor de Internet, de preferencia especializado en este tipo de contenidos. Podomatic y Podcaster son algunas de las opciones gratuitas recomendadas.

4. Al publicar tu programa, recuerda permitir la opción “embed”, que permite incrustar los audios (o videos) en otras webs, y la sindicación RSS, que permite a los usuarios suscribirse y recibir los capítulos de manera automática en sus reproductores de .mp3.

5. Para oir u programa, necesitarás sólo un computador o un reproductor de .mp3. Lo más importante es tener un software que descargue los archivos de manera automática y los sincronice con tu dispositivo. El más utilizado hasta ahora es iTunes, sin embargo también podrías probar iPodder (gratuito).

Bitácoras-Wikis

Las Bitácoras son páginas web de sencillo manejo, el cual permite incorporar herramientas multimedia, logrando producir un recurso en el que se integran texto, imágenes, audio y video.“Un blog, es una jerarquía de texto, imágenes, objetos multimedia y datos, ordenados cronológicamente, soportados por un sistema de distribución de contenidos capaz de proporcionar (al autor) la funcionalidad necesaria para distribuir esos contenidos con cierta frecuencia, exigiéndole unas capacidades técnicas mínimas, y que puede facilitar la construcción de conexiones sociales significativas o comunidades virtuales alrededor de cualquier tema de interés”.Las bitácoras electrónicas son sistemas gratuitos, accesibles por medio de la red, que comenzaron como proyectos personales debido a su flexibilidad de publicación de contenido y a la capacidad de enlazar diversos recursos o sitios de acuerdo a los intereses del editor.

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o Características De Una Bitácora Electrónica.

Mediante un formulario se permite, a otros usuarios de la web, añadir comentarios a cada entrada, pudiéndose generar un debate alrededor de sus contenidos, además de cualquier otra información.

EnlacesUna particularidad que diferencia a los weblogs de los sitios de noticias, es que las anotaciones suelen incluir múltiples enlaces a otras páginas web (no necesariamente weblogs), como referencias o para ampliar la información agregada. Además y entre otras posibilidades, permite la presencia y uso de:

Un enlace permanente (permalinks) en cada anotación, para que cualquiera pueda citarla. Un archivo de las anotaciones anteriores. Una lista de enlaces a otros weblogs seleccionados o recomendados por los autores, denominada habitualmente blogroll.Enlaces inversosEn algunos casos las anotaciones o historias permiten que se les haga trackback, un enlace inverso (o retroenlace) que permite, sobre todo, saber que alguien ha enlazado nuestra entrada, y avisar a otro weblog que estamos citando una de sus entradas o que se ha publicado un artículo relacionado. Todos los trackbacks aparecen automáticamente a continuación de la historia, junto con los comentarios, pero no siempre es así.

Fotografías y vídeosEs posible además agregar fotografías y vídeos a los blogs, a lo que se le ha llamado fotoblogs o videoblogs respectivamente.

RedifusiónOtra característica de los weblogs es la multiplicidad de formatos en los que se publican. Aparte de HTML, suelen incluir algún medio para redifundirlos, es decir, para poder leerlos mediante un programa que pueda incluir datos procedentes de muchos medios diferentes. Generalmente, para la redifusión, se usan fuentes web en formato RSS o Atom.

o ¿Qué es un Wiki?

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Un Wiki (del hawaiano wiki wiki, «rápido») es un sitio web colaborativo que puede ser editado por varios usuarios.

Los usuarios de una wiki pueden así crear, editar, borrar o modificar el contenido de una página web, de una forma interactiva, fácil y rápida; dichas facilidades hacen de una wiki una herramienta efectiva para la escritura colaborativa.

Principales características de los Wikis. En general permiten:

- La publicación de forma immediata usando sólo el navegador web (ej. Explorer, Firefox).

- El control del acceso y de permisos de edición. Pueden estar abiertos a todo el mundo.

- Que quede registrado quién y cuándo se ha hecho la modificación en las páginas del wiki, por lo que es muy fácil hacer un seguimiento de intervenciones.

- El acceso a versiones previas a la última modificación así como su restauración, es decir queda guardado y con posible acceso todo lo que se va guardando en distintas intervenciones y a ver los cambios hechos.

- Subir y almacenar documentos y todo tipo de archivos que se pueden enlazar dentro del wiki para que los alumnos los utilicen (imágenes, documentos pdf, etc. ejemplo de documento pdf alojado en el wiki).

- Enlazar páginas exteriores e insertar audios, vídeos, presentaciones, etc.

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Calendarios Electrónicos

Es un programa de cómputo que permite a los usuarios utilizar versiones electrónicas de herramientas de oficina diversas tales como un calendario, una agenda, un directorio telefónico y una lista de contactos.

Sus ventajas:

Ofrece una variedad de vistas como semanal, mensual y agenda. Los eventos se almacenan online, lo que significa que el calendario puede

ser visto desde muchos lugares. Múltiples calendarios pueden ser agregados y compartidos, permitiendo

varios niveles de permisos para los usuarios. Puede compartir su agenda Recibe notificaciones a su celular Enviar invitaciones y cotejar la reservación Ver la agenda aunque no tenga internet Servicio gratuito

o Otros calendarios electrónicos son:

Google Calendar

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El calendario en línea más popular, y no sólo por ser de Google: sus funciones y facilidad de uso bien lo merecen.

El calendario de Google se lleva bien con distintas zonas horarias, puede mostrar varios calendarios simultáneamente y es capaz de exportar sus registros en formato iCal, XML o HTML, todo ello aderezado con notificaciones por correo y SMS e integrado en el resto de servicios de Google, como Gmail.

Calendario de Hotmail

Conocido como Windows Live Calendar, ofrece unas funciones muy similares al de Google, con un diseño algo más pulido, si bien la plantilla es casi calcada.

También te facilita la exportación de los datos a varios formatos: ICS, HTML y RSS, pero en este caso el acceso es de  sólo lectura .

Por otro lado, no sorprende que se integre bien con otros productos Live. En Windows Live Mail puedes gestionar el calendario desde tu escritorio, mientras que tus contactos de Messenger le proporcionan sus fechas de nacimiento para los recordatorios de cumpleaños, que nunca están de más.

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Calendario de Yahoo!

Si Gmail y Hotmail tienen un servicio de calendario, el correo de Yahoo! no va a ser menos.Yahoo! Calendar sigue la estética del resto de aplicaciones de la compañía: Mail, Messenger, etc. y, aunque no dispone de avisos por SMS, los cambia por recordatorios directamente en tu Yahoo! Messenger.

Viene con extra de animaciones, sincronización con los principales programas (Apple iCal, Thunderbird, etc) lista de tareas y unos coloridos iconos para etiquetar los eventos.

Cozi

El calendario de Cozi tiene un planteamiento distinto a los anteriores: está dirigido a familias, y por tanto te facilita programar actividades al aire libre, planificar la comida, establecer quién hace los trabajos rutinarios, etc.

Sistema de administración de proyectos

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Descripción

La Administración de Proyectos y su metodología es una herramienta que bien aplicada permite tener mayor certidumbre en los proyectos, así como mayor garantía de éxito que se reflejará en optimizaciones sistemáticas en su institución, ya que cualquier actividad humana organizada se puede emprender como proyecto.

Objetivo

Proporcionar a los participantes los conocimientos y herramientas necesarias para la adecuada planeación, organización, dirección y control de proyectos.Mediante este diplomado los participantes desarrollarán habilidades para la administración de los recursos de un proyecto cumpliendo las especificaciones de tiempo y costo establecidas para el mismo.

Dirigido

Profesionistas en general, ingenieros de todas las especialidades, arquitectos, economistas, administradores, contadores y demás personas interesadas

Sistemas de flujos de trabajo

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Es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.

Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.

Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.

Sistema de soporte de redes sociales

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Son un conjunto de personas o individuos con alguna relación o interés común que comparten información por algún medio o plataforma.

o CaracterísticasGratuitas.Información en tiempo real.Están basadas en el usuario.Son Interactiva.Establecen relaciones.Intercambio de información e intereses.Variedad de servicios.

o VentajasMarketing.Comunicación con el cliente.Dar información en tiempo real.Recomendar y ser recomendado.Interactuar con los consumidores.

o Promociones.Dar a conocer tus productos y servicios.Aplicación al negocio.Con el Sistema de soporte a redes sociales es más fácil aplicarlo a mí empresa ya que puedo traer más ventas usando lo que es Marketing. 

o Para hacer más fácil la recopilación de datos podemos usar AccessTablas.Formularios.Consultas.Informes.

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TablasFormulariosInformesConsultas

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