3Manual de Jefe en Turno -...

Innsist | Front Office Jefe en Turno

Versión 8.2

Manual de Operación

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Manual de Operación Jefe en Turno

CONTENIDO Introducción .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Entrando a Innsist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 3.0 Módulo de Jefe de Turno .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

3.1 Estadística .................................................................................................... 7 3.1.1 Acumulado de segmentos .................................................................................. 7 3.1.2 Acumulado de Segmento Alternos ..................................................................... 8 3.1.3 Diario de Segmentos ........................................................................................... 9 3.1.4 Diario de Segmentos Alternos ........................................................................... 10 3.1.5 Acumulado Geográfico del Huésped ............................................................... 12

3.2 Procesos ..................................................................................................... 13 3.2.1 Conteo de Casa ................................................................................................ 13 3.2.2 Conteo de Reservaciones ................................................................................. 14 3.2.3 Actualiza Fecha de Salida ................................................................................. 15 3.2.4 Quitar Pre-Registros .......................................................................................... 16 3.2.5 Cancelar No Llegadas ...................................................................................... 17

3.3 Reportes ..................................................................................................... 18 3.3.1 Catálogo de Habitación .................................................................................... 18 3.3.2 Pronóstico de Ocupación .................................................................................. 19 3.3.3 Revisión de Tarifas ............................................................................................ 25 3.3.4 Consulta de Contrato ........................................................................................ 26 3.3.5 Reporte de Salidas Express .............................................................................. 27 3.3.6 Revisión de Huéspedes .................................................................................... 28 3.3.7 Habitaciones Bloqueadas ................................................................................. 28 3.3.8 Descuento, Cortesías, Uso Casa y VIP´S .......................................................... 29 3.3.9 Mensajes a Caja ................................................................................................ 29 3.3.10 Otros Reportes ................................................................................................ 30

3.3.10.1 Bitácora de Huéspedes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 3.3.10.2 Bitácora de Cambios de Habitación .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 3.3.10.3 Bloqueos Habitación .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

3.4 Historia de Huéspedes .................................................................................... 32 3.4.1 Alta de Socios ................................................................................................... 32 3.4.2 Estados de Cuenta Históricos ........................................................................... 36 3.4.4 Consulta ............................................................................................................ 37 3.4.5 Reporte de Producción ..................................................................................... 37 3.4.6 Auditoría de Guest History ................................................................................ 38 3.4.7 Búsqueda de Guest History .............................................................................. 38


Innsist Front Office Versión: 8.2

3.4.8 Búsqueda de Guest History C/E-mail ................................................................ 40 3.4.9 Consulta de Socios Duplicados ........................................................................ 40

3.5 Registros ..................................................................................................... 41 3.5.1 Mantenimiento de Estadística. .......................................................................... 41

Conclusión .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42



Introducción

Innsist Front Off ice® es un sistema de información de TCA Software Solutions que ofrece una solución integral a la hotelería. Es versátil y se basa en tecnologías de punta, que permiten al usuario una mayor fluidez en la información entre los departamentos de un hotel para otorgar el servicio de calidad que el huésped merece.

La operación del sistema se define como una administración por módulos, que incluye las principales áreas de un hotel. Innsist Front Off ice® se puede adaptar y comunicar con cualquier otro producto (ya sea software o hardware) en el mercado del ámbito hotelero.

El Módulo de Jefe de Turno ayudará a conocer la situación de cómo cerró el hotel el día anterior, con respecto a la venta del mes en curso, a mantener un histórico de huéspedes, o de promociones, y una gran variedad de reportes que veremos en capítulos más adelante. Así mismo tendrá una serie de procesos para actualizar la información a la situación actual del hotel.

El presente documento describe la función y el uso de cada opción en el sistema de forma holística, por ello está dirigido a todos los usuarios que utilicen el módulo de recepción; las funciones podrán variar dependiendo de la edición Innsist Front Off ice® adquirida. Mayores informes a través de su consultor.



Entrando a Innsist

En el escritorio de la computadora se encuentra el acceso directo “TCAFrontOffice”, con el mouse dé <Clic> sobre éste, en seguida abrirá el login de la aplicación mostrando la siguiente pantalla.

Ingrese sus datos de usuario Innsist Front Off ice® como nombre y password, posteriormente seleccione el nombre del hotel y pulse <ENTER>, a continuación verá la pantalla principal de la aplicación y conforme al perfil de usuario se mostrarán las opciones en el menú.

**Nota: Las claves de usuario cada cierto periodo requieren la actualización del password por motivos de vigencia; días antes que éste expire muestra una pantalla donde se ingresa el password actual, el nuevo password y la confirmación, esta acción extiende la vigencia del usuario dentro del sistema. En caso de no hacer la actualización, el departamento de sistemas del hotel podrá reactivar la cuenta.



3.0 Módulo de Jefe de Turno

El Módulo de Jefe de Turno, es una extensión del módulo de: Recepción y Caja, ya que posee una serie de opciones que son de gran utilidad al jefe de turno o bien al jefe de recepción, de ahí su nombre.

En concordancia a la distribución de funciones manejadas en el hotel, sólo el personal autorizado tendrá acceso a este módulo, para la revisión de los movimientos diarios generados durante un día de operación, ya que dentro del mismo, existen las opciones que se necesitan para la verificación correcta de las tarifas asignadas en recepción y procesos para actualizar la información estadística; así como emitir los reportes con la información lo más apegada a la situación real del hotel al día.

**Nota : Para navegar en el menú principal con el teclado, se utilizará la tecla <ALT> + <M>y una vez dentro, las flechas de dirección serán utilizadas para acceder a cada una de las carpetas; siendo la flecha derecha la que las abre, la izquierda la que las cierra, y ya en las opciones el <ENTER> el que las activa. Con el mouse simplemente se le da un clic a las carpetas y doble clic a las opciones; tal y como se hace en un explorador de Windows®.



3.1 Estadística Dentro de esta opción se ha englobado una serie de Reportes de gran utilidad; que lo mantendrán al tanto de la producción de los Segmentos, de las ventas de un día anterior y su acumulado del mes, así como los segmentos alternos. También se encuentra el reporte geográfico sobre la procedencia de nuestros huéspedes.

3.1.1 Acumulado de segmentos

En esta opción el sistema muestra los segmentos de ventas, que han tenido producción en el día que se está consultando, la cantidad de cuartos noche y su respectivo ingreso; al día y mes a la fecha.

Al seleccionar la opción Acumulado de segmentos, se despliega la siguiente ventana:

En el reporte que se genera a partir de las fechas seleccionadas, se encuentra dividido en “HOY” qué es el número de cuartos noche e ingresos producidos por cada uno de los segmentos alternos, en el día actual.

Dentro de la columna “HOY”, existe una subdivisión que muestra cuáles de ellos son Nacionales y cuáles Extranjeros. También muestra el Acumulado de ingreso de los segmentos alternos, divididos por Nacionales y Extranjeros.

La columna de Combinado es la suma de los nacionales y los extranjeros, dando un promedio de tarifa de día a consultar, para que este resultado se pueda comparar con el presupuesto para estos segmentos. Los presupuestos se dividen en “HOY” así como un “ACUMULADO A LA FECHA”, estas cantidades están capturadas en el módulo de Auditoría nocturna.



3.1.2 Acumulado de Segmento Alternos

En esta opción el sistema muestra los segmentos alternos, que es la combinación con la que está dada de alta una reservación y que han tenido producción el día en que se está consultando; también muestra la cantidad en cuartos noche y su respectivo ingreso, al día y mes a la fecha.

En el reporte que se genera a partir de las fechas seleccionadas, se encuentra dividido en “HOY”; qué es el número de cuartos noche e ingresos producidos por cada uno de los segmentos alternos en el día actual.

Dentro de la columna “HOY”, existe una subdivisión que muestra cuáles de ellos son Nacionales y cuáles Extranjeros. También muestra el Acumulado de ingreso de los segmentos alternos, divididos por Nacionales y Extranjeros.

La columna de Combinado es la suma de los nacionales y los extranjeros, dando un promedio de tarifa de día a consultar, para que este resultado se pueda comparar con el presupuesto para estos segmentos. Los presupuestos se dividen en “HOY” así como un “ACUMULADO A LA FECHA”, estas cantidades son capturadas en el módulo de Auditoría nocturna.



3.1.3 Diario de Segmentos

Esta opción muestra de forma diaria los cuartos noche producidos por cada uno de los segmentos, así como un acumulado mensual. Es la forma más simple que tiene el sistema para mostrar el comportamiento de la ocupación por medio de los segmentos.

El reporte tiene enlistados todos los segmentos que se configuraron en el módulo de configuración. Primero muestra en número del segmento, después su descripción, y por último en la parte baja; el nombre de la categoría de segmento a la que pertenecen los anteriores y un total por categoría.

En la parte superior aparecen unos números, que significan los días del mes que se está consultando.

Al final de las fechas el reporte muestra un total de cuartos ocupados por segmento de mercado, junto con sus Ventas totales en las fechas seleccionadas. También el sistema calcula la tarifa promedio del total de habitaciones entre el total de cuartos noche ocupados, especificado por cada segmento



En la parte de abajo del reporte aparece el total de cuartos vendidos en el día que se está buscando, ya que también aparece el total de cuartos ocupados, esto contando las habitaciones que no generan ingreso. En el reporte aparecen las habitaciones que se encuentran fuera de servicio y calcula las habitaciones que están disponibles. Al final, aparece la suma de las habitaciones que se tienen en el hotel.

Con los datos anteriores el sistema calcula un “Porcentaje de Ocupación Neto” tomando en cuenta las habitaciones que están generando ingreso. Junto con un porcentaje de ocupación bruto, éste se genera tomando como base todas las habitaciones ocupadas.

Aparece el total de huéspedes registrados sumando adultos y menores, calcula la tarifa promedio y muestra el total de huéspedes que se encuentran registrados; sin contar a los que no generan ingreso (cortesías y usos casas).

3.1.4 Diario de Segmentos Alternos

En esta opción el sistema muestra los cuartos noche generados por cada segmento alterno y la combinación con su segmento principal.

Permite filtrar la información por tipo de habitación, para un rango de fechas determinado.

Primero muestra el número del segmento, después su descripción, y por último en la parte baja, el nombre de la categoría de segmento a la que pertenecen los anteriores y un total por categoría.

En la parte superior aparecen unos números, que significan los días del mes que se está consultando.



Al final de las fechas, el reporte muestra un total de cuartos ocupados por segmento de mercado, junto con sus Ventas totales en las fechas seleccionadas. También el sistema calcula la tarifa promedio del total de habitaciones entre el total de cuartos noche ocupados, especificado por cada segmento.

En la parte de abajo del reporte aparece el total de cuartos vendidos en el día que se está buscando, ya que también aparece el total de cuartos ocupados, esto contando las habitaciones que no generan ingreso. En el reporte aparecen las habitaciones que se encuentran fuera de servicio y calcula las habitaciones que están disponibles. Al final aparece la suma de las habitaciones que se tienen en el hotel.

Con los datos anteriores el sistema calcula un “Porcentaje de Ocupación Neto”, tomando en cuenta las habitaciones que están generando ingreso. Junto con un porcentaje de ocupación bruto, que éste genera tomando como base todas las habitaciones ocupadas.

Aparece el total de huéspedes registrados sumando adultos y menores, calcula la tarifa promedio y muestra el total de huéspedes que se encuentran registrados. Sin contar a los que no generan ingreso (cortesías y usos casas).



3.1.5 Acumulado Geográfico del Huésped

Este reporte facilita información sobre la procedencia de los huéspedes, de acuerdo a la información ingresada a su llegada. Éste presenta el total de cuartos noche, número de personas, la tarifa promedio y el ingreso mensual. Este reporte está clasificado por ciudad y totalizado por país.

El reporte engloba los nombres de las ciudades en primer término y después el total del país. A la derecha calcula el número de cuartos noche, que han llegado de determinada ciudad. También muestra el acumulado de cuartos noche hasta el día de la consulta. Se puede observar el número de personas del día y su acumulado a las fechas seleccionadas.

Al final del renglón muestra los ingresos generados por cada región, junto con su acumulado en el rango de fechas de consulta.



3.2 Procesos Estos pasos están incluidos en el proceso de auditoría automática, pero es bueno saber a qué áreas afectan, para comprender mejor y en caso de que el proceso de Auditoria automática se lleve de forma manual, sea más fácil su comprensión.

Esta sección está compuesta por una serie de procesos que se tienen que llevar a cabo día a día. Son formas de actualizar la base de datos, ya que continuamente se están llevando a cabo una serie de actualizaciones debido a la operación; como podrían ser: reservaciones nuevas, cancelaciones, cambio de fechas, entre otros movimientos. Para poder tener un pronóstico confiable, tendremos que llevar a cabo unos procesos, como serían el conteo de casa, y el conteo de reservaciones, así como también una serie de procesos para no pre asignar cuartos en reservaciones que no llegaron, y actualizar las mismas para depurar los datos de las reservaciones.

3.2.1 Conteo de Casa

Es un proceso que de forma interna genera los datos diarios de estadísticas, esto es, lleva el conteo de: cuartos ocupados, vacíos, fuera de servicio, cortesías, usos casa, entre otros que tienen relación al cierre del día de operación.

La fecha que nos cuestiona, es la fecha que se necesita para actualizar las estadísticas, en el formato de AÑO-MES-DIA, posteriormente [F2-Aceptar].



3.2.2 Conteo de Reservaciones

En este proceso se actualizan las reservaciones nuevas en el sistema. El conteo de reservaciones se debe ejecutar antes de emitir los reportes de pronóstico y disponibilidad futura, ya que, cuando se emite un reporte de pronóstico se incluye toda la información de los movimientos reales del hotel, desde el día en curso hasta el fin de mes.

Automáticamente, el sistema mostrará la fecha actual, oprima <F2- Inicia Conteo> en esta fecha, para que empiece a correr el conteo.

**Nota: Este proceso debe efectuarse por lo menos una vez al día. Durante el conteo de reservaciones, Innsist Front Off ice® no permitirá que se registren reservaciones ni se den salidas. Ya que esto puede afectar los pronósticos.



3.2.3 Actualiza Fecha de Salida

Este proceso actualiza las fechas de salida de los huéspedes que extendieron su salida, con este proceso nos aseguramos de no tener salidas esperadas para el día de operación, antes de correr el proceso de auditoría.

Solo se captura la fecha en que se desea correr el proceso, después oprimir [F2 –Inicia Actualización], para que empiece a correr.

Este proceso solo es necesario, sí recepción olvidase hacer la actualización manual y el chequeo con las discrepancias generadas en los reportes de ama de llaves.



3.2.4 Quitar Pre-Registros

Antes de cambiar el estado de una reservación, de ser llegada-esperada a no-llegada; se corre el proceso de quitar pre registros para liberar las habitaciones que se encuentran Pre-Registradas, esto para liberar las habitaciones de los huéspedes que se les haya asignado antes de su llegada. Para generar este proceso, se pone la fecha en que deseamos correr el proceso eliminar los pre-registros.

Una vez realizado este proceso, las reservaciones están listas para que puedan ser cambiadas a no-llegadas. O cancelarlas según sea el caso.



3.2.5 Cancelar No Llegadas

Esta es una opción que por su importancia, sólo el personal nocturno tiene acceso a ella; este proceso cambia el estado de una reservación a una no llegada (No-Show).

Una reservación, cambia a no-llegada cuando en el curso de la noche; el huésped no se registró en el hotel y no se realizó un cargo de renta por esa noche. Por lo que para los historiales de reservación, éste será su nuevo status, esto para llevar un record de los huéspedes que hicieron reservación pero que no llegaron al hotel, y no tenían garantía para ésta.

El sistema sólo nos pide la fecha en la cual se quiere hacer el cambio de estado en la reservación, y en forma casi instantánea realiza el proceso.

**Nota: Este proceso es irreversible y debe tenerse cuidado al realizarlo.



3.3 Reportes Éstos son una serie de reportes que nos brindan información, que nos puede servir según sea el caso, para tomar una decisión o bien, sólo para checar cómo está el hotel a partir de determinados parámetros.

Existe una gran variedad de reportes que van desde un catálogo de habitación, pronósticos de ocupación, contratos, tarifas, bitácoras, entre otros.

3.3.1 Catálogo de Habitación

Mediante esta opción se permite obtener reportes en forma de listado sobre las habitaciones y el status manejado, tanto para recepción como para el ama de llaves, y se pueden obtener diferentes combinaciones de éstas conociendo la utilidad de cada campo de captura, éste presenta también las características de cada habitación como: piso, sección, edificio, vista, tipo de cama, si es compartida, y las características generales que pudiese tener extras a esta información. Esto nos da una vista general y rápida de las características de las habitaciones que componen el hotel.

Entre algunos ejemplos prácticos de utilización, tenemos que se puede pedir un reporte por un tipo de habitación en específico o por todos; por un status o por todos los de recepción y ama de llaves, por las habitaciones disponibles o no disponibles, por las discrepancias entre recepción y ama de llaves, por las habitaciones bloqueadas por días o por horas, etc. Esto dependiendo de lo que se desea buscar.



3.3.2 Pronóstico de Ocupación

Con base a las reservaciones registradas se puede efectuar un pronóstico de ocupación general, para determinar cuál es la demanda de habitaciones del hotel en cierto período, de esta manera se tiene una base para poder vender o no habitaciones.

Este reporte contiene de forma concentrada y por grupos de categorías (mismas que son definidas en la configuración) las entradas, las salidas y los huéspedes en casa; así como el porcentaje de ocupación, las habitaciones fuera de servicio y la disponibilidad global de estas habitaciones.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda los cuales se definen a continuación:

• Edif icio: Desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel. • Fecha Inicio: Fecha de inicio de búsqueda. • Fecha Final: Fecha final de búsqueda.

En la parte lateral izquierda se encuentran la sección de Tipos de habitación; esta cuenta con dos columnas: la primera es Tipo hab.

Aquí se muestran las claves de tipo de habitación configuradas en el hotel, la segunda muestra casillas de selección para que se muestre el tipo de habitación en el reporte. En esta sección también se cuenta con dos botones: Todos que selecciona todas las casillas y Ninguno que desmarca las casillas seleccionadas.



Para obtener el Pronóstico, ingrese los datos que le solicita el sistema de acuerdo a los filtros. Al terminar de proporcionar los datos para el reporte, oprima el botón de [Reporte] para aceptar la información y a continuación obtendrá el reporte en la ventana.

La información que muestra el reporte es la siguiente:

En el primer renglón aparecen los diferentes tipos de habitaciones, que se seleccionaron en la sección de Tipos de habitación.

El siguiente renglón muestra el Inventario total de habitaciones en el hotel y el desglose de acuerdo a cada tipo de habitación descrita en la parte de arriba, en caso de utilizar el Filtro [Tipo de habitación], solo mostrará los que hayan sido seleccionados.

En la siguiente parte se encuentra la fecha, año y mes [AAAA-MM] y hacia abajo cada uno de los días en que fue solicitado el pronóstico.

Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• Fecha: Muestra la fecha por los días consultados en los filtros. • F/S: Muestra el total de habitaciones fuera de servicio por día. • %%: En esta columna se muestra el porcentaje de ocupación diaria, el cual

se calcula de la siguiente forma: se divide el total de habitaciones ocupadas de los tipos seleccionados, entre el total de habitaciones de los tipos seleccionados y se multiplica por cien.

• Disp: Esta columna muestra la cantidad de habitaciones disponibles en forma diaria, la cual se calcula restando el total de habitaciones de los tipos seleccionados, menos el total de habitaciones ocupadas.

• Entradas: En esta sección de columnas se muestran todas las entradas al hotel en forma diaria, separadas por grupos de categorías de mercado; así como también los totales por día.

• Salidas: En esta sección de columnas se muestran todas las salidas de huéspedes del hotel en forma diaria, separadas por grupos de categorías de mercado; así como también los totales por día.



• Total en casa: Aquí se muestran los totales en casa en forma diaria, separadas por grupos de categorías; así como también los totales por día. Los totales en casa se generan diariamente incrementando las entradas a los huéspedes en casa, o por el contrario, disminuye el porcentaje de acuerdo a las salidas, todo esto por cada grupo de categorías.

Dentro de las columnas [Entradas], [Salidas] y [Total en casa] se encuentran otras columnas por [Grupos de categorías de segmento de mercado].

Cada grupo de categorías se define como la unión de varios segmentos de mercado con características afines. Se pueden manejar hasta cinco niveles diferentes de categorías, las cuales varían en cada hotel, la quinta categoría siempre se dividirá en otras dos columnas [G] que se refieren a las Reservaciones garantizadas y [NG] que se refiere a las Reservaciones no garantizadas de dicho segmento.

Desplácese con la barra lateral hacia abajo y observe, que en la parte inferior del reporte encontrará más información.



A la derecha de la pantalla encontrará los [Totales de acumulado mensual bruto de ocupación por categorías de mercado] y el total de las suma de estas Categorías.

En la parte izquierda de la pantalla, encontrará dos conceptos:

Pronostico de Ocupación Bruta

Este concepto se refiere a que este tipo de ocupación contemplara el acumulado de habitaciones de las diferentes categorías de mercado de para realizar el cálculo de porcentaje de ocupación.

Esta parte del reporte muestra tres apartados: el primero es el total de habitaciones ocupadas en el rango de fechas consultado, el segundo nos muestra el número de habitaciones fuera de servicio y por último el Porcentaje de ocupación bruta.

Existen dos líneas dentro de este concepto, en la primera disminuye las habitaciones Fuera de Servicio para realizar el cálculo del Porcentaje de Ocupación Bruta y la segunda solo toma el total de Habitaciones Ocupadas.

El porcentaje de ocupación bruta se calcula de la siguiente forma:

Total del Acumulado de categorías de mercado, dividido entre el resultado del Total de habitaciones en inventario (solo los tipos de habitaciones seleccionados), por el número de días consultados en el reporte menos las Habitaciones fuera de servicio (depende que línea estemos leyendo), el resultado de esto es multiplicado por 100.



Para una mejor comprensión del cálculo que realiza el Pronóstico en porcentaje de ocupación bruta, tomaremos los datos de la pantalla anterior para realizar un ejemplo:

• Total de Acumulado de categorías de mercado: 287 • Inventario de habitaciones consultadas en reporte: 496 • Número de días consultados en el reporte: 21 • Inventario de tipos de habitaciones consultados por número de días,

consultados en reporte: 496 x 21 = 10416 • Habitaciones fuera de servicio pronosticadas: 42

La fórmula seria la siguiente para el Porcentaje de pronóstico de ocupación bruta, descontando las habitaciones fuera de servicio:

(287 / ((496 x 21)-42)) x 100 = 2.77

La fórmula seria la siguiente para el Porcentaje de pronóstico de ocupación bruta, contando las habitaciones fuera de servicio:

(287 / (496 x 21)) x 100 = 2.76

**Nota: En la carpeta de [Configuración Front] en la opción [Parámetros generales], en la pestaña [Características Front office], en el campo [F/S Afecta % Ocupación] seleccione [SI] o [NO], para que en el cálculo de Porcentaje de ocupación bruta y neta descuente o no las habitaciones Fuera de servicio.

Pronóstico de Ocupación Neta.

El concepto se refiere a que éste tipo de ocupación, contemplará el Acumulado de habitaciones de categorías de mercado, menos el Acumulado de la categoría cortesías, Propietarios y Uso casa, para realizar el cálculo de Porcentaje de ocupación.

Esta parte del reporte muestra tres apartados: el primero es el total de habitaciones ocupadas en el rango de fechas consultado, el segundo nos muestra el número de habitaciones Fuera de servicio y por último el Porcentaje de ocupación neta.

Existen dos líneas dentro de este concepto, en la primera disminuye las habitaciones Fuera de servicio, para realizar el cálculo del Porcentaje de ocupación neta y la segunda solo toma el total de Habitaciones ocupadas.



El Porcentaje de Ocupación neta se calcula de la siguiente forma:

Total del Acumulado de categorías de mercado menos Acumulado de las Categorías Cortesía, Propietario y Usos Casa, dividido entre el resultado del Total de habitaciones en inventario (solo los tipos de habitaciones seleccionados), por el número de días consultados en el reporte menos las Habitaciones fuera de servicio (depende que línea estemos leyendo), el resultado de esto es multiplicado por 100.

Para una mejor comprensión del cálculo que realiza el Pronóstico en el porcentaje de ocupación neta, tomaremos los datos de la pantalla anterior para realizar un ejemplo:

• Total de acumulado de categorías de mercado: 287 • Total de acumulado de categorías de mercado cortesía: 5 • Total de ocupación neta: 282 • Inventario de habitaciones consultadas en reporte: 496 • Número de días consultados en el reporte: 21 • Inventario de tipos de habitaciones consultados por número de días

consultados en reporte: 496 x 21 = 10416 • Habitaciones fuera de servicio pronosticadas: 42

La fórmula sería la siguiente para el Porcentaje de pronóstico de ocupación neta, descontando las habitaciones Fuera de servicio:

((287- 5) / ((496 x 21)-42))) x 100 = 2.72

La fórmula sería la siguiente para el Porcentaje de pronóstico de ocupación neta, contando las habitaciones Fuera de servicio:



((287-‐5) / (496 x 21))) x 100 = 2.71

**Nota: El Reporte de pronóstico de ocupación como se deduce se filtra con Fechas futuras, pero en caso de consultarlo desde días pasados a futuro, enviará una línea adicional con el Acumulado real de las fechas pasadas y posterior mostrará el Pronóstico diario. El acumulado también lo contemplará para realizar el cálculo de Ocupación bruta y neta.

3.3.3 Revisión de Tarifas

Una de las más importantes funciones del auditor nocturno y el jefe de recepción, es la revisión de las tarifas asignadas durante la operación diaria de recepción, éste nos presenta la información de los huéspedes en casa, con los datos relacionados a su tarifa para detectar posibles discrepancias en ellas. Así como en los datos que nos pudiesen afectar en las estadísticas, como el segmento de mercado.

Para efectuar la revisión en el sistema proporciona un reporte, en el que se comparan las tarifas del sistema por las diferentes opciones que muestra el filtro, para su ordenamiento.



3.3.4 Consulta de Contrato

Este reporte permite consultar todos los contratos (Tarifas) configurados en el sistema, la información será de acuerdo a la agencia que le hayamos solicitado y la moneda en la que haya cotizado, obteniendo el código del contrato, el Allotment, la descripción, el tipo de alimentos, la moneda, si la tarifa es por (P) persona o por (H) habitación, y la vigencia de la tarifa.

Una vez que se tenga seleccionado el contrato, se puede ver la información más a detalle, en la que obtendremos las tarifas en sencilla, doble, triple y persona adicional, por cada una de las temporadas configuradas, dando un clic en el botón “Ver Detalle” del contrato que se quiera consultar.



3.3.5 Reporte de Salidas Express

Al momento de ingresar a un huésped en el módulo de recepción, en la opción de registro de huéspedes, existe un campo de nombre:

Sal. Express, si en el espacio se le capturo “SI” se activará el formato de Salida Express, pues bien, es en este reporte en el que se verán reflejados todos los huéspedes que solicitaron ese tipo de servicio.

Una Salida Express, es una opción más que ofrecer a nuestros clientes; si alguno de ellos necesita salir a determinada hora sin pasar por el mostrador de recepción, y que su cuenta se liquide con la forma de pago que nos dejó al registrarse.

La diferencia entre una salida normal y una Salida Express, radica en que si se captura en el sistema que una salida en particular va a ser Express, el folio de esa cuenta se liquida y se factura. Pero la habitación sigue apareciendo en el sistema como en casa; ya no se le pueden hacer más cargos, pues el sistema cierra el/los folio(s) asociado(s) a esa habitación. Todo esto, más que nada por si se busca a un huésped, ya sea por teléfono o bien en alguno de los mostradores del hotel.



3.3.6 Revisión de Huéspedes

Este reporte nos arroja la información general del huésped, para hacer una auditoria rápida de la información ingresada en el registro de éste, además, quienes fueron los usuarios que realizaron los registros, quién realiza el último cambio, si fue una llegada sin reservación, y si tiene mensajes a recepción.

3.3.7 Habitaciones Bloqueadas

Este reporte muestra un listado de las habitaciones fuera de servicio por tipo de habitación, así como el motivo por el que se puso en este estatus, dentro de un rango de fechas, en caso de que se quiera consultar de forma general; se deja en blanco el campo tipo de habitación; para que el sistema muestre todas las habitaciones con bloqueo, en el rango de fechas seleccionado.



3.3.8 Descuento, Cortesías, Uso Casa y VIP´S

El reporte descuentos, cortesías, uso casa y VIP´S permite consultar el status actual de todos los huéspedes identificados como especiales o muy importantes, así como a los huéspedes que no tienen tarifa; es decir, las cortesías y uso casa, en este reporte se presenta también el nombre de la persona que autorizó dichos privilegios. Esto con el fin de brindar un mejor servicio al huésped, conociendo la habitación y nombre de las personas que tienen un trato especial.

3.3.9 Mensajes a Caja

Esta opción permite consultar todos los mensajes enviados a caja recepción, con el objetivo de informar sobre peticiones especiales de las llegadas esperadas o huéspedes ya registrados; para su respectivo seguimiento y coordinación.

Dejando en blanco el campo de mensaje y oprimiendo reporte, el sistema mostrará todos los mensajes a caja.



3.3.10 Otros Reportes

En este apartado se encuentran más reportes, entre éstos se encuentran: bitácora de huéspedes, bitácora de cambio de habitación y bloqueo de habitaciones.

3.3.10.1 Bitácora de Huéspedes

Este reporte es de gran ayuda, ya que todas las modificaciones que se efectúan en un registro (huésped en casa), en una reservación y en un contrato; ya sea de agencia o cliente se ven reflejadas aquí. Este reporte indicará cual fue el cambio que se efectúo, cuál era el valor anterior, cual es el valor actual, a qué hora, qué usuario y en qué estación de trabajo se realizaron dichos cambios.

3.3.10.2 Bitácora de Cambios de Habitación

Este reporte muestra la bitácora que se generó en forma automática, por los cambios de habitaciones realizados en un rango de fechas, esto es de gran utilidad para brindar un mejor servicio a nuestros huéspedes. Analizando los motivos de estos cambios.

Solo con poner el rango de fechas que se desea consultar en el reporte de cambios y mostrar los motivos de éstos, la fecha, la hora en que se realizó y la clave corta del usuario que realizó el cambio.



3.3.10.3 Bloqueos Habitación

Este reporte nos permite consultar los bloqueos efectuados a una misma habitación, en un periodo de tiempo determinado.



3.4 Historia de Huéspedes Las opciones contenidas dentro de historia de huéspedes, están relacionadas con el historial de huéspedes especiales para el hotel, como los socios, a los cuales se les asigna un determinado número de puntos configurables por el usuario; de acuerdo al número de estancias en el hotel y erogaciones que efectúa el mismo, para obtener diferentes tipos de servicios. Estos puntos sirven para entregar a este tipo de huéspedes, premios que hacen que ellos se sientan tomados en cuenta y sobre todo, beneficiados por acudir al hotel.

3.4.1 Alta de Socios

El alta de huéspedes históricos se genera automáticamente, por cada Check-Out generado en recepción genera un perfil del huésped con los datos de su registro, para llevar el control de la historia de huéspedes se genera un número único de “Socio”, el cual será un identificador para la búsqueda y control de estancias. Por lo que será importante qué, para llevar este control, los departamentos de recepción y reservaciones al dar de alta a un huésped lo genere con el registro del histórico (si este cuenta con el). Se capturan los datos como el correo electrónico, la fecha de cumpleaños, el tipo de huéspedes, el segmento de mercado al que pertenece; para llevar las estadísticas del mercado. Después se capturan tipo de cuarto y el número de habitación preferido.

En esta parte, también permite capturar a todos aquellos huéspedes inscritos en alguna promoción propia del hotel, o en asociación con otras empresas (aerolíneas, por ejemplo) para validar su estancia y poder otorgar los puntos respectivos, para llevar este control se cuenta con el manejo de promociones. Cada promoción deberá ser configurada primero que nada en el sistema, para que pueda dar de alta a cada socio a través de la opción de alta de socios. En primer plano se solicita el código de la promoción, previamente configurada, después se ingresa el número de socio.



En la parte inferior de la pantalla se encuentran otras pestañas, las cuales se describen a continuación:

Datos de Facturación: Se permite capturar datos de facturación, de no ser así estos datos se guardaran al momento de la salida del huésped, siempre y cuando se solicite facturación.

Comentarios: Algún comentario de características del huésped y/o comentarios internos, alusivos al huésped.

Preferencias del Huésped: Preferencias de habitación y requerimientos especiales de un huésped (Asignar planta baja, asignar vista al mar, bata de baño, etc.).



Mensajes: Mensajes a los diferentes departamentos del hotel: caja de recepción, ama de llaves, teléfonos y reservaciones. Estos mensajes son internos, los cuales se utilizan para informar a cada departamento de las necesidades del huésped, antes o a la llegada de éste.

Estadíst icas: Aquí se muestran dos pestañas más “Información General” y “Ultima Estancia” en donde se ve la estadísticas de la estancia del huésped cuando se dio de alta como socio, el usuario que lo dio de alta, la última estancia, la última habitación que ocupó, los ingresos generados en habitación, A&B y otros ingresos. Esta pestaña cuenta con dos botones:

• Detal le de Estancia: Muestra la pantalla de “Archivo de Historia del Huésped” con los datos de la historia del huésped y el histórico de estancias.

• Estado de Cuenta: Muestra la pantalla de “Estado de Cuenta Socio” con el acumulado de transacciones de las estancias del huésped.



Por último, en la parte superior de la pantalla se encuentra el botón [F9-Seleccionar] el cual tiene la función de Activar, Suspender o Cancelar una Historia de Huésped.



3.4.2 Estados de Cuenta Históricos

En esta opción se genera un reporte con el estado de cuenta histórico de un huésped, aquí se podrá consultar las diferentes estancias en las que un huésped ha visitado el hotel, así como el ingreso que generó durante éstas, y los puntos que ha generado. Este reporte se genera por PROMOCION, y con el número que se le haya asignado en el alta de Socios.

3.4.3 Estado de Cuenta de Socios

En esta opción se genera un reporte con el estado de cuenta de un socio, aquí se podrá consultar las diferentes estancias en las que un socio ha visitado el hotel, así como el ingreso que generó durante éstas, y los puntos que ha generado. Este reporte se genera por PROMOCION, y por rango de fechas, la última estancia o general.



3.4.4 Consulta

El reporte de consulta, genera un listado de los huéspedes que estén incluidos en una promoción. Basta con introducir el código de la promoción y filtrar por algún método de búsqueda, así el sistema enlistará las personas que tengan esa característica.

Este reporte nos trae información relevante sobre las estancias del huésped, el tipo de habitación de su última estancia, e información del mismo, como dirección, correo electrónico y fecha de nacimiento.

3.4.5 Reporte de Producción

En el reporte de producción, el sistema muestra lo que se ha generado respecto a la promoción seleccionada. El sistema puede mostrar hasta cinco promociones en un solo reporte; por el determinado rango de fechas que se hayan ingresado.



3.4.6 Auditoría de Guest History

En este reporte se muestra a los huéspedes que no se encuentran dentro del historial. Usualmente son huéspedes que son nuevos clientes para el hotel y así poderlos dar de alta en el histórico de huéspedes. El reporte se genera dentro de un determinado rango de fechas, para la búsqueda de los huéspedes.

El sistema muestra los datos del huésped, siempre y cuando el huésped haya brindado la información. Y estos datos hayan sido capturados en el Registro a huéspedes.

3.4.7 Búsqueda de Guest History

Esta opción de búsqueda del historial de huéspedes tiene dos pestañas. La primera “Filtros” como su nombre lo indica, contiene una serie de filtros tanto de datos del huésped como de estadística. Para localizar en el historial los registros que se requieren.



Una vez que se llenaron los datos de búsqueda, se pasa a la siguiente pestaña Reporte y se pulsa el botón <Reporte> enseguida, se desplegarán los registros que coincidan con los datos que se introdujeron en la primera pestaña.

En caso que algún huésped se repita dentro del histórico, se pueden realizar algunas acciones con los registros duplicados a través de la opción <Funciones>; ésta se encuentra dentro de la barra de herramientas de la pantalla. Una de las opciones es <Borrar Registro (F10)>, esta acción eliminará el registro junto con la estadística de éste dentro del histórico. La segunda acción a tomar es <Unir Registros (F9)>, esta acción permite juntar la estadística de los dos registros en uno, respetando uno de los consecutivos en el historial y eliminando otro. Solo seleccione con el cursor el registro a eliminar y oprima la función <Unir Registro (F9)>, el sistema mostrará una ventana donde se deberá indicar el número del socio en donde se homologará la información, al final solo pulse la tecla <Enter>.



Al volver a generar el reporte observe que el registro seleccionado fue eliminado, pasando así toda su estadística al registro que quedó vigente.

3.4.8 Búsqueda de Guest History C/E-mail

Esta opción es igual a la anterior mencionada en este documento, solo con la diferencia que en la pestaña Reporte el dato de “Factura a” que es la Razón Social del huésped, es sustituida por el dato “E-mail”.

3.4.9 Consulta de Socios Duplicados

En este reporte como su nombre lo indica, se mostrarán todos aquellos socios con el mismo nombre; esto para que se unifiquen y no se lleven estadísticas separadas de los huéspedes.



3.5 Registros Esta sección contiene la opción para la captura del presupuesto de habitaciones que se mostrara en el Reporte de “Pájaro Madrugador”.

3.5.1 Mantenimiento de Estadística.

Esta opción permite capturar los ingresos cuartos noche y tarifa promedio presupuestados, es decir que el departamento de ventas tiene como objetivos y/o metas para el periodo que vaya a transcurrir, estos valores se ven reflejados en algunos reportes como: reporte acumulado de segmentos y diario de segmentos alternos.

En estos campos se deberá indicar el presupuesto para cada segmento de mercado, ya sea de forma individual o bien combinado con los segmentos alternos. En las estancias a presupuestar, ya sea Nacional, o bien Extranjero, se desglosan los meses del año con las columnas en blanco para que se vacíe el presupuesto de cuartos noche e ingresos.

En caso de que cuente con todo el presupuesto, lo podrá ir capturando de mes en mes, o según tenga la información más actualizada.



Conclusión

A través de este documento se ha visto el Modulo de Jefe de Turno de Innsist Front Off ice® explicando una a una la utilidad de las opciones con las que cuenta.

Cabe mencionar que los ciclos de operación mostrados en este documento es un modelo básico que, dependiendo de la Configuración de Región, Cadena Hotelera, Catálogos y Parámetros utilizados en el Hotel donde se implemente el producto, afectaran las funciones y forma de operar Innsist Front Off ice®. Por ello se recomienda que desde su implementación se defina todos los ciclos de operación y se tomen decisiones por parte del Cliente para adaptar el sistema a sus necesidades. Esta informacion la podra definir el mismo Gerente de Recepción que es el que mejor conoce la operación y propiedad o en última instancia el Gerente de Sistemas.

Para dudas operativas una vez implementado el producto diríjase a su departamento de Sistemas y este a su vez puede solicitar asesoría por medio de nuestro sistema SESC (Sistema Electrónico de Servicio a Clientes) en donde nuestros asesores le atenderán con gusto o bien con su Asesor de Cuenta el cual le podrá resolver algunas dudas o podrá dar informes sobre capacitaciones.

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