524

4.4. DISEÑO PROCEDIMENTAL El diseño procedimental permite diseñar internamente los procedimientos que especifican el funcionamiento de las aplicaciones. A continuación se hará una descripción detallada de todos los subsistemas, módulos y submódulos que conforman el SIC. Esto se hará por medio de diagramas de flujo, que representan una esquematización gráfica de un algoritmo; su correcta construcción es sumamente importante, ya que a partir del mismo se escribe el programa o aplicación en algún lenguaje de programación. A continuación se presentan los símbolos utilizados en dichos diagramas y una breve explicación de los mismos.

Cuadro 323: Símbolos utilizados en los diagramas de flujo

Representación del símbolo Explicación del símbolo

Símbolo utilizado para marcar el inicio y fin del diagrama de flujo.

Símbolo utilizado para introducir los datos de entrada. Expresa Lectura

Símbolo utilizado para representar un proceso. En su interior se expresan asignaciones, operaciones, cambios de valor de celdas en memoria, etc.

Si

Símbolo utilizado para representar una decisión. En su interior se almacena una condición, y dependiendo del resultado dela evaluación de la misma se sigue por una de las ramas o caminos alternativos.

NO

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Representación del símbolo Explicación del símbolo

Símbolo utilizado para representar una decisión múltiple. En su interior se almacena un selector y dependiendo de dicho selector se sigue por una de las ramas o caminos alternativos.

Símbolo utilizado para representar la impresión de un resultado en papel. Expresa Escritura.

Símbolo utilizado para representar la impresión por pantalla de un mensaje o resultado.

Símbolos utilizados para expresar la dirección de flujo del diagrama.

Símbolo utilizado para expresar la conexión dentro de una misma página.

Símbolo utilizado para expresar la conexión entre diferentes páginas.

Símbolo utilizado para expresar un módulo de un problema. En realidad expresa que para continuar con el flujo normal del diagrama debemos primero resolver el subproblema que enuncia en su interior. Utilizado para el llamado de subsistemas, módulos, submódulos o funciones del diagrama.

El SIC, Sistema de información y cedulación se compone de tres Subsistemas: Cedulación, Banco de datos y Administrador Cada subsistema a su vez esta conformado por varios módulos y submódulos, los cuales se especificarán en los diagramas que se muestran a continuación.

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Figura 237: Diagrama de flujo SIC Sistema de información y cedulación.

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Figura 238: Diagrama de flujo autenticación de usuarios

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La autenticación de usuarios, permite establecer seguridad en el acceso a los subsistemas, módulos y submódulos del SIC, ya que cuando el usuario se identifica ante el sistema, este consulta los privilegios del mismo y controla el acceso y actividades que puede realizar. 4.4.1. Diagrama de flujo Subsistema Cedulación

Figura 239: Diagrama de flujo Subsistema Cedulación

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4.4.1.1. Diagrama de flujo Módulo Preparar cédula En este diagrama se describen los diferentes submódulos que componen el módulo preparar cédula, a continuación se muestran las diferentes opciones de este módulo.

Figura 240: Diagrama de flujo Módulo Preparar cédula.

Permite preparar la cédula de ciudadanía por primera vez, hacer duplicados o rectificaciones, Ingresar cupos numéricos, es decir, el rango de los números de las cedulas femeninas y masculinas que se pueden preparar así como los números de preparación disponibles.

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- Diagrama del flujo submódulo Primera vez El submódulo “Primera vez”, permite ingresar la información del ciudadano para preparar su cédula por primera vez. Este submódulo no permite consultar información, sólo ingresarla. Al ingresar a esta opción, el sistema asigna automáticamente algunos campos como ciudad y fecha de preparación, número de preparación y número de cédula. Los demás campos se llenan manualmente con la información del ciudadano. Al terminar, se imprime la información en los formatos propios de la entidad (Véase anexo 1), para luego reseñar al ciudadano.

Figura 241: Diagrama de flujo submódulo Preparar cédula

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- Diagrama de flujo submódulo Duplicados / rectificaciones El submódulo Duplicados / rectificaciones, es utilizado para preparar tanto duplicados de la cédula de ciudadanía, como rectificaciones de la misma. Cuando se preparan cédulas, ya sea un duplicado o rectificación existen siempre dos posibilidades, y son, que el ciudadano haya sido cedulado en la ciudad de Armenia anteriormente y sus datos se encentren en la base de datos de forma tal que solo basta con actualizar algunos datos, o ninguno; y la segunda opción es que el ciudadano por algún motivo (cedulado en otra ciudad) no se encuentre en la base de datos, en cuyo caso es necesario introducir todos sus datos como si fuera la primera vez, con la excepción de que el número de cédula no es asignado automáticamente por el SIC, sino que se introduce el número de cédula de ciudadanía del solicitante. El sistema inicialmente asigna automáticamente datos como fecha de preparación, número de preparación, lugar de preparación, a continuación se digita el número de cédula de ciudadanía del solicitante y se consulta la base de datos con el fin de obtener los datos de la cédula para actualizar aquellos que sean necesarios, si no aparece ningún registro, se procede a ingresar la totalidad de los datos requeridos para la preparación de la cédula, estos datos son: Motivo de rectificación, el cual se selecciona en un menú desplegable, nombre1, nombre 2 , apellido 1, apellido 2, partícula apellido si la tiene, estatura, dirección, teléfono, padre, madre, los cuales son digitados en cuadros de entrada de texto, ciudad, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento señales particulares, e impresión dactilar que se seleccionan de los correspondientes menús desplegables. Luego se imprime esta información en los formatos propios de la entidad y se verifica en una ventana emergente si la impresión fue correcta. De ser así el SIC inserta o actualiza (según sea el caso) la información en la base de datos y el sistema queda listo para preparar una nueva cédula, si la impresión no es correcta el SIC asigna automáticamente el siguiente número de preparación disponible e imprime de nuevo.

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Figura 242: Diagrama de flujo Opción Duplicados o rectificaciones

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- Diagrama de flujo submódulo cupos_numericos.

Figura 243: Diagrama de flujo submódulo cupos numéricos

Este submódulo permite ingresar los cupos numéricos para los números de preparación y números de cédula masculinos y femeninos.

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- Diagrama de flujo Numero_preparación.

Figura 244: Diagrama de flujo de la función números de preparación Esta función es utilizada por el submódulo de cupos numéricos y permite asignar el rango de números para los números de preparación.

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- Diagrama de flujo Opción Cédulas.

Figura 245: Diagrama de flujo Opción cédulas Esta función es utilizada por el submódulo de cupos numéricos y permite asignar el rango de números para los números de cédulas que se van a preparar, ya sea femeninos o masculinos.

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4.4.1.2. Diagramas de flujo módulo Entregar Documentos Por medio del Módulo Entregar documentos se puede acceder a los diferentes submódulos que lo componen, que son ingresar_material, entregar_material, consultar_material y traslados. Dichos submódulos permiten al usuario del sistema ingresar nueva información al sistema, actualizar la existente, obtener informes detallados del material que se entrega y del material existente en la Registraduría Nacional del Estado Civil. Así mismo permite tener un control del material que se entrega, con información como, a quien se entrega, en que fecha y bajo que circunstancias. La opción traslados permite llevar un registro de las personas que solicitan traslado de su cédula es decir que han preparado su documento en otra ciudad y necesitan reclamarlo en la ciudad de Armenia.

Figura 246: Diagrama de flujo módulo Entregar documentos.

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A continuación se encuentran los diagramas correspondientes a los submódulos que componen el módulo Entregar documentos. - Diagrama de flujo Submódulo Ingresar material. El submódulo Ingresar material, permite al usuario ingresar los reportes de las cédulas que son recibidas desde la Registraduría Nacional del Estado Civil Bogotá por medio de la función Ingresar, y corregir los errores cometidos en el ingreso de dichos registros por medio de la función actualizar. La función de corrección de errores solo podrá ser ejecutada con un privilegio especial otorgado por el administrador de SIC. Este submódulo solo permite el ingreso y actualización de información, no permite eliminar registros de la base de datos, es decir este submódulo proporciona a la base de datos la información utilizada por los otros submódulos que componen el módulo Entregar documentos.

Figura 247: Diagrama de flujo Submódulo Ingresar material.

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Figura 248: Diagrama de flujo opción Ingresar.

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Figura 249: Diagrama de flujo opción Actualizar.

La información que se registra acerca de la Entrega del documento de identificación, corresponde al nombre de quien recibe, número de documento de identidad, documento presentado para la entrega de la cédula y fecha de entrega.

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- Diagrama de flujo submódulo Entregar material. El submódulo Entregar material permite al usuario consultar la disponibilidad y estado de una cédula solicitada, así mismo permite actualizar la base de datos, con los registros correspondientes a las cédulas que son entregadas a la ciudadanía.

Figura 250: Diagrama de flujo Submódulo Entregar material

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- Diagrama de flujo submódulo Consultar. Este submódulo permite hacer consultas acerca de las cédulas entregadas a los ciudadanos, y las cédulas que permanecen en la Registraduría Nacional del Estado Civil. Dentro de los tipos de consulta se encuentran: Todas, fecha de preparación, duplicados masculinos, originales masculinos, rectificación masculino, masculino, originales, por fecha de entrega / ingreso, duplicado femenino, rectificación femenino, original femenino, femenino, rectificación, duplicado. En parámetro de consulta se ingresa el intervalo de fechas de consulta, en caso de que el tipo de consulta sea por fecha de preparación, entrega o ingreso.

Figura 251: Diagrama de flujo submódulo Consultar

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- Diagrama de flujo submódulo Traslados. Este submódulo permite llevar un registro de los ciudadanos cuya cédula ha sido preparada en otra ciudad y necesitan reclamar su documento en la ciudad de Armenia. Se ingresa el nombre completo de la persona, el número de cédula y la ciudad donde ha sido expedido el documento. Luego se actualiza la Base de Datos.

Figura 252: Diagrama de flujo submódulo Traslados

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4.4.1.3. Diagramas de flujo módulo Certificaciones

Figura 253: Diagrama de flujo módulo certificaciones

El módulo Certificaciones es otro de los módulos que integran al SIC. Dentro de él se podrán realizar las certificaciones o documentos temporales para aquellas contraseñas que se hayan extraviado o se encuentren en trámite. Al ingresar a este módulo se encontrarán dos opciones, una para elaborar las certificaciones y la segunda opción para consultar información referente a las certificaciones expedidas.

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- Diagramas de flujo Submódulo Elaborar certificado.

Figura 254: Diagrama de flujo opción elaborar certificado

Dentro de este submódulo se podrán realizar las certificaciones temporales de cédulas que se han perdido o se encuentran en trámite. Primero se debe realizar una consulta a la base de datos del SIC, para verificar el estado de la cédula el sistema automáticamente mostrará la información que contendrá la certificación y se imprime la correspondiente certificación, además se graba la información de la persona que solicitó dicha certificación, así como la cédula y el tipo de certificación expedida.

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- Diagramas de flujo submódulo Información certificaciones.

Figura 255: Diagrama de flujo opción elaborar certificaciones

El submódulo Información Certificaciones es la segunda opción que se encuentra en el módulo Certificaciones, por medio de él se podrá encontrar toda la información correspondiente a las certificaciones expedidas. Para consultar esta información se ingresa a la opción información certificaciones se selecciona el tipo de consulta que se puede realizar:

- Por nombre (Nombre de la persona que solicita la certificación). - Por fecha (El rango de fecha entre la cual se quiere la información). - Por tipo de certificación. - Por cedula de ciudadanía.

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Después de seleccionar el tipo de consulta. El sistema realizará una búsqueda en la base de datos de cedulación, y mostrará un reporte con el total de consignaciones realizadas y organizadas según el tipo de búsqueda que se haya seleccionado. 4.4.1.4. Diagramas de flujo módulo Control de recibos de consignación.

Figura 256: Diagrama de flujo Módulo Control de recibos de consignación. El módulo de Control de recibos de consignación es uno de los módulos que componen al subsistema de cedulación SIC. Dentro de este módulo se podrá realizar un control de los recibos de consignación que son requisito para realizar el duplicado de una cédula, de una tarjeta de identidad o para la elaboración de un registro civil. Dentro de este módulo se encuentran dos opciones: Ingresar recibos de consignación e Información consignaciones.

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- Diagramas de flujo opción Ingresar recibos de consignación.

Figura 257: Diagrama de flujo opción Ingresar recibos de consignación.

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Ingresar recibos de consignación es una de las opciones que se puede encontrar al entrar al módulo Control de recibos de consignación. En este módulo se podrán registrar todos los datos contenidos en el recibo de consignación. Tales datos son:

- Fecha de consignación. - Número de recibo de consignación. - Nombre completo de quién consignó. - Número del documento a expedir. - Nombre del ciudadano solicitante. - Valor de la consignación.

También tendrá que ingresar el tipo de documento para el cual realizó la consignación. Este dato lo podrá seleccionar a través de un menú donde estarán las posibles opciones. Al igual que tipo de documento el nombre del banco también será seleccionado de un menú. Después de ingresar cada registro, el sistema hará una validac ión de los datos registrados. - Diagrama de flujo opción Información consignaciones. La opción Información consignaciones es la segunda opción que se encuentra en el Módulo Consignaciones, por medio de él se podrá encontrar toda la información correspondiente a las consignaciones recibidas y registradas. Para consultar esta información se ingresa al submódulo información consignaciones se selecciona el tipo de consulta de un menú donde se encuentra todas las posibles consultas que se pueden realizar. Este tipo de consulta puede ser:

- Por nombre (Nombre de la persona que consignó). - Por fecha (El rango de fecha entre la cual se quiere la información). - Por código de banco. - Por tipo de documento.

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Figura 258: Diagrama de flujo opci ón Información consignaciones

4.4.2. Diagrama de flujo Subsistema banco de datos El subsistema Banco de datos permite ingresar y mantener la información correspondiente al Formato único de hoja de vida Ley 190 de 1995, Declaración juramentada de bienes y rentas Ley 190 de 1995, y la información de la vinculación de los empleados denominados supernumerarios que han trabajado con la Registraduría Nacional del Estado Civil por medio de la Delegación Departamental del Estado Civil del Quindío. Así mismo permitirá la generación automática del Acta de posesión, Constancia sobre tiempo de servicios prestados a la entidad y listados de empleados.

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Figura 259 Diagrama de Flujo Módulo Banco de datos.

El subsistema Banco de datos se compone de las opciones Hoja de vida, Declaración de bienes y rentas e Historial supernumerarios.

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4.4.2.1. Diagrama de flujo opción Hoja de vida

Figura 260 Diagrama de Flujo opción Hoja de vida.

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En la opción Hoja de vida inicialmente se lee el número de identificación del empleado o sus nombres, con el fin de consultar en la base de datos Banco de Datos del SIC, si hay información acerca del empleado. Si no hay información, el funcionario procede a ingresar toda la información requerida por los formatos de Hoja de vida de persona natural (Véase anexo 3), los cuales se describen detalladamente en la sección diseño de datos. Si el SIC tiene información del empleado (este ha laborado anteriormente en la Registraduría Nacional del Estado Civil), esta es desplegada en pantalla y el funcionario procede a actualizar solo aquellos datos que han cambiado conforme con los formatos mencionados anteriormente. Después de ingresar o actualizar la información del empleado, el funcionario por medio del SIC puede imprimir los siguientes documentos para cada empleado: Formato único de hoja de vida (Ley 190 de 1995), Acta de posesión, Constancia sobre tiempo de servicios prestados a la entidad y listado de empleados (Véase anexo 2 y 3). En el Diagrama de Flujo anterior se describe al opción Hoja de vida del módulo Banco de datos en el cual se hace referencia a la información requerida en los formatos antes mencionados como Datos, ya sea completos (el empleado es nuevo) o datos a actualizar (el empleado ya ha trabajado con la Registraduría Nacional del Estado Civil).

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4.4.2.2. Diagrama de flujo opción Declaración de bienes.

Figura 261 Diagrama de Flujo opción Declaración de bienes.

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En la opción Declaración de bienes inicialmente se lee el número de identificación del empleado o sus nombres, con el fin de consultar en la base de datos Banco de Datos del SIC, si hay información acerca del empleado. Si no hay información el funcionario procede a ingresar toda la información requerida por el formatos de Declaración juramentada de bienes (Véase anexo 2), los cuales se describen detalladamente en la sección diseño de datos. Si el SIC tiene información del empleado (este ha laborado anteriormente en la Registraduría Nacional del Estado Civil), esta es desplegada en pantalla y el funcionario procede a actualizar solo aquellos datos que han cambiado conforme con el formatos mencionados anteriormente. En el Diagrama de Flujo anterior, se describe al opción Declaración de bienes del Subsistema Banco de datos en el cual se hace referencia a la información requerida en los formatos antes mencionados como Datos, ya sea completos (el empleado es nuevo) o datos a actualizar (el empleado ya ha trabajado con la Registraduría Nacional del Estado Civil).

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4.4.2.3. Diagrama de flujo opción Historial supernumerarios.

Figura 262: Diagrama de Flujo opción Historial Supernumerarios.

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En la opción Historial supernumerarios, se puede tanto ingresar información acerca de la vinculación y el desempeño del empleado como consultar dicha información. Inicialmente se ingresan los datos conocidos del empleado (denominados identificación) y se consulta en la base de datos. Si existe alguna información del empleado esta se despliega y si se desea ingresar o actualizar dicha información, se llenan los campos requeridos y se guarda la información en la base de datos del SIC. La información que se ingresa inicialmente (identificación) es: Primer apellido, segundo apellido, nombres y número de documento de identidad. No es necesario ingresar la información completa para hacer la Consulta. La información que se despliega del empleado y su desempeño en cada vinculación con la Registraduría Nacional del estado Civil es: Fecha de vinculación, fecha de terminación, ciudad, lugar, ubicación, código denominación, asignación mensual y observaciones.

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4.4.3. Diagramas de flujo Subsistema Administrador

Figura 263: Diagrama de flujo menú principal subsistema Administrador El Subsistema Administrador permite realizar tareas de gestión de usuarios, realizar copias de seguridad, seguimiento de auditoría, imprimir listado de cédulas preparadas y exportarlas en un formato tal que pueda ser utilizado para alimentar el ANI (Archivo Nacional de Identificación), exportar información al ANI.

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4.4.3.1. Diagrama de flujo Módulo Gestión de usuarios

Figura 264: Diagrama de flujo submódulo gestión de usuarios

El módulo Gestión de usuarios permite seleccionar las opciones para crear usuarios, eliminarlos y modificar sus permisos.

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- Diagrama de flujo opción Crear usuario.

Figura 265: Diagrama de flujo función crear usuarios

Este submódulo permite crear usuarios para que puedan ingresar al SIC. Para crear un usuario se debe ingresar el nombre completo y la contraseña que lo va a identificar como usuario del sistema.

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- Diagrama de flujo Opción asignar privilegios.

Figura 266: Diagrama de flujo función asignar privilegios

La función asignar privilegios permite seleccionar los privilegios que se asignarán a un usuario determinado, para los diferentes subsistemas, módulos y submódulos del SIC.

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- Diagrama de flujo opción Eliminar usuario.

Figura 267: Diagrama de flujo función eliminar usuario

El submódulo Eliminar usuario es utilizado por el módulo Gestión de usuarios, por medio de esta opción se permite que el administrador del SIC borre un usuario y sus privilegios del sistema.

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- Diagrama de flujo opción modificar permisos.

Figura 268: Diagrama de flujo opción modificar permisos La opción modificar permisos es utilizada por el módulo gestión de usuarios y permite modificar los permisos que posee un usuario dentro del sistema. En el sistema se cambian privilegios de un usuario por que su función dentro de la entidad ha cambiado, por lo tanto todos los privilegios que tenia antes deben ser reconsiderados.

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4.4.3.2. Diagrama de flujo Módulo Copias de seguridad.

Figura 269: diagrama de flujo Módulo Copias de seguridad

Este Módulo permite cambiar los parámetros de las copias de seguridad programadas, y hacer copias de seguridad no programadas.

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- Diagrama de flujo opción cambiar parámetros.

Figura 270: Diagrama de flujo opción cambiar parámetros

Esta opción es utilizada por el módulo Copias de seguridad y permite cambiar los parámetros de las copias de seguridad programadas, ya sea las fechas o el número de registros de cedulación.

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Figura 271: Diagrama de flujo función parámetro fecha

Esta función permite al administrador del sistema configurar la regularidad con la que se harán las copias de seguridad programadas. Estos intervalos se dan en días y no pueden ser superiores a 31 días, para obligar al administrador a tener copias actuales de la información procesada en el sistema.

Figura 272: Diagrama de flujo función registros cedulación

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Esta función es utilizada por el Módulo copias de seguridad. Permite establecer la frecuencia de las copias de seguridad de la base de datos, dependiendo del número de registros establecidos para ello.

- Diagrama de flujo Hacer_copia_de_seguridad.

Figura 273: Diagrama de flujo función hacer copia de seguridad

Esta función es utilizada por el módulo Copias de seguridad para realizar las copias manuales, es decir, copias que no estén programadas.

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4.4.3.3. Diagrama de flujo módulo Exportar_Ani.

Figura 274: Diagrama de flujo Módulo Exportar ANI

Este Módulo permite exportar al ANI (Archivo Nacional de Identificación) el archivo con la información de las cedulas preparadas en determinada fecha, e imprimir dicho reporte.

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4.4.3.4. Diagrama de flujo módulo Seguimiento de auditoría

Este módulo permite obtener la información de las tareas realizadas por cada usuario del sistema. Esta consulta se puede realizar teniendo en cuenta diferentes parámetros.

Figura 275: Diagrama de flujo módulo Seguimiento de auditoría