Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 37 de 124

CODIGO

120-122 AG AC CT E M S

07

07-01COMUNICACIONES OFICIALES

ACCIONES DE TUTELA

- Solicitud

- Respuesta

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestion, y en el central,

seleccionar una muestra representativa del

5% y transferirla al Archivo Histórico para

su conservación permanente.

07-04 DERECHOS DE PETICION

- Solicitud

- Respuesta

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestion, y en el central,

seleccionar una muestra representativa del

5% y transferirla al Archivo Histórico para

su conservación permanente.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 38 de 124

CODIGO

120-122 AG AC CT E M S

08

08-01

CONCEPTOS - CONCEPTOS JURIDICOS

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y en el central, se toma

una muestra representativa del 5% de los

más relevantes para la Administración y

se transfiere al archivo histórico.

16-03 INFORMES DE GESTION

INFORME DE GESTION DE LA COMISARIA

2 3 X Se selecciona el anual y transcurrido el

tiempo de custodia en el archivo de gestión

y en el central se elimina queda constancia

en el informe que rinde la Secretaria de

Gobierno

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 39 de 124

CODIGO

120-122 AG AC CT E M S

17 INSTRUMENTOS DE CONTROL

17-04

17-05

Radicador (libro)

- De demandas -

REGISTROS

DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y

CONSTANCIAS

2

2

10 X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y central transfieren al

archivo histórico para su conservación

permanente.

Nota: Los radicados que se manejan en

medio magnético se conservarán

permanentes.

Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión se eliminan, su valor es

solamente informativo.

22

22-14PLANESPLANES DE MEJORAMIENTO

- INDIVIDUAL

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y central se transfieren

al archivo histórico para su conservación

permanente.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 012013

Página 40 de 124

CODIGO

120-122 AG AC CT E M S

23 PROCESOS

23-04 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE

FAMILIA :

DISOLUCION Y LIQUIDACION DE LA

SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO

- Soliitud verbal o escrita ante el Comisario

de familia con las identificaciones de las

partes y los datos de localización de los

mismos. Esto para efectos de citación.

- Citación a la Audiencia

- Notificación a las partes

- Acta de audiencia de conciliación

extrajudicial en derecho

- Auto de conciliación entre las partes

- Constancias de inasistencia por una de

las partes

- Citación

- Acta de cumplimiento de requisitos de la

procedibilidad de conciliación extrajudicial

en materia de familia

2 20 X A partir del cierre del proceso y cumplidos

los tiempos de retención en los archivos de

gestión y central se toma una muestra

representativa del 10% de los procesos, y

se transfiere al archivo histórico, los demás

se eliminan mediante acta del Comité

Interno de Archivo.

NOTA: Para cada proceso se maneja una

carpeta.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 41 de 124

CODIGO

120-122 AG AC CT E M S

23-04 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE

FAMILIA.

REGULACION DE VISITAS A HIJOS

MENOS

- Solicitud verbal o escrita ante el

Comisario de familia con la identificación

de las partes y los datos de localización de

los mismos. Esto para efectos de citación

- Citación a la audiencia

- Notificación a las partes

- Acta de Audiencia de conciliación

extrajudicial en Derecho

- Auto por conciliación entre las partes

- Constancia de inasistencia por una de las

partes.

- Citación

- Actas de cumplimienos de requisitos de

la procedibidad de conciliación extrajudicial

en materia de familia

2 20 X Regulado por la Ley 1098 de 2006 y

reglamentado por el Decreto Nacional 860

del 2010

A partir del cierre del proceso y cumplidos

los tiempos de retención en los archivos de

gestión y central se toma una muestra

representativa del 10% de los procesos, y

se transfiere al archivo histórico, los demás

se eliminan mediante acta del Comité

Interno de Archivo

NOTA: Para cada proceso se maneja una

carpeta.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTOR SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 42 de 124

CODIGO

120-122 AG AC CT E M S

23-04

23-04

PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE

RESPONSABILIDAD PENAL MENORES

DE 14 AÑOS

- Informe de Policía y Medicina Legal

- Formato de Historia

- Notificacióna las partes

- Resolución que declara vulneración de

derechos.

- Formato de remisión ICBF para brindar

una medida de protección

PROCESO ADMINISTRATIVO DE

RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO

- Auto de apertura de investigación

- Acta de visita domiciliaria, verificación de

la garantía de derecho

- Citación

- Notificación

- Pruebas

- Evaluación de pruebas

- Informe de seguimiento

(Social,Psicológico, nutricional,Legal entre

otros

- Fallo

2 20 X Regulado por la Ley 1098 de 2006 y

reglamentado por el Decreto Nacional 860 del

2010.

A partir del cierre del proceso y cumplidos los

tiempos de retención en los archivos de gestión

y central se toma una muestra representativa

del 10% de los procesos, y se transfiere al

archivo histórico, los demás se eliminan

mediante acta del Comité Interno de Archivo

NOTA: Para cada proceso se maneja una

carpeta.

Regulado por la Ley 1098 de 2006 y

reglamentado por el Decreto Nacional 860 del

2010.

A partir del cierre del proceso y cumplidos los

tiempos de retención en los archivos de gestión

y central se toma una muestra representativa

del 10% de los procesos, y se transfiere al

archivo histórico, los demás se eliminan

mediante acta del Comité Interno de Archivo

NOTA: Para cada proceso se maneja una

carpeta.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTOR SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

Jefe de ArchivoAG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 43 de 124

CODIGO

120-122 AG AC CT E M S

23-04 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE

SEPARACION DE BIENES

- Solicitud verbal o escrita ante el

Comisario de familia

- Identificación de las partes y los datos de

localización de los mismos, estos para

efectos de citación.

- Citación a la Audiencia

- Notificación a las partes

- Acta de la Audiencia de concilación

extrajudicial en derecho

- Auto por conciliación entres las partes

- Constancia de inasistencia por una de las

partes

- Citación

- Acta de cumplimiento de requisitos de la

procedibilidad de conciliación de

conciliación extrajudicial en materia de

familia

2 20 X

A partir del cierre del proceso y cumplidos

los tiempos de retención en los archivos de

gestión y central se toma una muestra

representativa del 10% de los procesos, y

se transfiere al archivo histórico, los demás

se eliminan mediante acta del Comité

Interno de Archivo

NOTA: Para cada proceso se maneja una

carpeta.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTOR SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 44 de 124

CODIGO

120-122 AG AC CT E M S

23-04 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE

VIOLENCIA Y ABUSO SEXUAL EN

MENORES

- Denuncia de los hechos ocurridos con

indicación clara de uso mismo y la

identificación de la victima y el presunto

abusador o maltratador

- Examen de reconocimiento de Médico

Legista

- Denuncia a la Fiscalia correspondiente si

se constituye delito Penal de acuerdo al

Resultado del Médico Legista

- Oficio Remisorio

- Informes de acompañamiento

Psicológico

2 20 X Regulado por la Ley 1098 de 2006 y

Reglamentado por el Decreto Nacional 860 del

2010

A partir del cierre del proceso y cumplidos los

tiempos de retención en los archivos de gestión

y central se toma una muestra representativa

del 10% de los procesos, y se transfiere al

archivo histórico, los demás se eliminan

mediante acta del Comité Interno de Archivo

NOTA: Para cada proceso se maneja una

carpeta.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTOR SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 45 de 124

CODIGO

120-122 AG AC CT E M S

23-04 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE

FILIACION EXTRAMATRIMONIAL

- Fotocopia del registro civil de

nacimiento del niño o el adolescente y

tarjeta de identidad si la tiene

- Fotocopia del carnet de vacunación

si es menor de 6 años.

- Fotocopia del carnet de crecimiento y

desarrollo del niño o la niña si es

menor de 10 años.

- Certificado de estudio del niño o el

adolescente

- Fotocopia de la cédula del solicitante

- Prueba de ADN

- Demanda

2 20 X Regulado por la Ley 1098 de 2006 y

reglamentado por el Decreto Nacional 860

del 2010.

A partir del cierre del proceso y cumplidos

los tiempos de retención en los archivos de

gestión y central se toma una muestra

representativa del 10% de los procesos, y

se transfiere al archivo histórico, los demás

se eliminan mediante acta del Comité

Interno de Archivo

NOTA: Para cada proceso se maneja una

carpeta.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTOR SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 46 de 124

CODIGO

120-122 AG AC CT E M S

23-04 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE

REGULACION DE CUOTA

ALIMENTARIA

-Solicitud verbal o escrita ante el

Comisario de Familia, con la

identificacion de las partes y los datos

de localización de los mismos, esto

para efectos de citación.

- Citación a la Audiencia

- Notificación a las partes

- Acta de audiencia de Conciliación

extrajudicial en derecho.

- Auto por conciliación entre las partes

- Constancia de inasistencia por una

de las partes

- Citación

- Acta de cumplimiento de requisitos

de la procedibilidad de conciliación

extrajudicial en materia de familia

- Certificados laborales

15 15 X Regulado por la Ley 1098 de 2006 art.24 y

reglamentado por el Decreto Nacional 860

del 2010.

A partir del cierre del proceso y cumplidos

los tiempos de retención en los archivos de

gestión y central se toma una muestra

representativa del 10% de los procesos, y

se transfiere al archivo histórico, los demás

se eliminan mediante acta del Comité

Interno de Archivo

NOTA: Para cada proceso se maneja una

carpeta.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTOR SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 47 de 124

CODIGO

120-122 AG AC CT E M S

24-

24-11

PROGRAMAS

-PROGRAMA SOCIALES

- De atención Psicosocial

- Programa de atención sicológica

- Programa de atención Nutricional

- Programa de atención trabajo social

- Informes

- Actas de visitas

2 10 X

Transcurridos los tiempos de retención en

los archivos de Gestión y central se

transfieren al archivo Histórico para su

conservación permanente.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTOR SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección