COMUNICACIONES NO

PRESENCIALES

PENSAMIENTO

OBJETIVOS

•Analizar procesos de recepción y tratamiento de

comunicación escrita.

•Reconocer, seleccionar y aplicar los mejores

medios de comunicación escrita según cada

situación.

•Aplicar técnicas de registro documental.

•Diferenciar tipos de escritos según su origen,

motivo, función, validez, destinatarios y fuentes.

NORMAS GENERALES

Concisión, precisión, claridad, coherencia, riqueza de

vocabulario, cohesión y énfasis

Estilos de redacción: Técnicas de sintetización de

contenidos

BREVEDAD Y CONCISIÓN:

• Las comunicaciones escritas tienen como finalidad transmitir un mensaje de forma breve, utilizando palabras adecuadas para su comprensión y sin faltas de ortografía.

• Oraciones y párrafos cortos.

PRECISIÓN:

• Suprimir la redundancia o repetición innecesaria de términos e ideas.

• Evitar el uso de palabras imprecisas: cosas, algo…

• Escribir el nombre completo de lugares y personas mencionadas por primera vez.

CLARIDAD:

• Viene determinada por dos factores: claridad en la escritura y en el mensaje

• La escritura tiene que ser limpia y legible.

• .La escritura puede ser manuscrita o mecanografiada.

• Un mensaje es claro cuando no tiene más que una interpretación.

• Usar palabras y expresiones sencillas sin tecnicismos que expresen nuestras ideas

• Seguir un orden en la exposición.

• Las oraciones bien redactadas y sin faltas de ortografía

RIQUEZA DE VOCABULARIO

•Definir el objetivo de la comunicación •La finalidad es que se produzca en el receptor los efectos deseados por el emisor. Determinarlos correctamente para conseguirlo.

•Se trata de una comunicación personal y directa. Determinar correctamente al destinatario.

•Será eficaz si el lector comprende su mensaje.

ÉNFASIS

• Usar la lengua más usual.

• Escribir con nuestro vocabulario sin rebuscar en el modo de proceder

COHESION

• Recursos para encadenar las distintas partes del texto (frases, oraciones, párrafos)

COHERENCIA

• Utilizar frases, oraciones y párrafos relacionados entre sí de forma lógica y clara

• Usar efectivamente las frases o palabras de transición.

• Cercionarse de que las oraciones secundarias mantengan relación con la idea central

2. ESTILOS DE REDACCIÓN: TÉCNICAS

DE SINTETIZACIÓN DE CONTENIDOS

Estilos de redacción: Técnicas de sintetización de

contenidos

PENSAR

ETAPA DE INVESTIGACIÓN

FILTRADO DE INFORMACIÓN ORDENACIÓN DE CONTENIDOS DE FORMA ESQUEMÁTICA

REDACCIÓN

REVISIÓN

VALORACIÓN

RETOQUE FINAL

3. TÉCNICAS Y NORMAS GRAMATICALES

CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA

CONSTRUCCIÓN DE ORACIONES

CORRECCIÓN LINGÜÍSTICA

NORMAS DE APLICACIÓN DE SIGLAS Y

ABREVIATURAS

4. NORMAS DE APLICACIÓN DE SIGLAS Y

ABREVIATURAS

SIGLAS

ABREVIATURAS

2. HERRAMIENTAS PARA LA

CORRECCIÓN DE DATOS

DICCIONARIOS

GRAMÁTICAS

DICCIONARIOS DE SINÓNIMOS Y ANTÓNIMOS

CORRECCIONES INFORMÁTICAS

NORMAS ESPECÍFICAS

1. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS

PROFESIONALES. Documentos internos

Memorando

Convocatoria

Acta

Autorización

Avisos y anuncios

Boletines y revistas

Memoria de actividades

Comunicados y nota interna

Solicitudes

Resumen de prensa

Documentos externos

Anuncios

Carta circular

Carta comercial

Tarjeta de visita

Tarjetas comerciales

Tarjetones e invitaciones

Saludas

Comunicados de prensa

Telegramas

Documentos básicos de la empresa privada

Informe

Certificado

Instancia

Denuncia

Recurso

Documentos mercantiles Presupuesto

Pedido

Albaranes

Facturas proformas

Factura definitiva

Nota de abono

Contrato compra-venta

Recibo

Cheque

Pagaré

Letra de cambio

Giro

Transferencias

Libros de empresas

DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Se definen como el soporte por el que se materializan

los actos administrativos; permiten el desarrollo de una

actuación administrativa y actúa n como documento de

comunicación entre órganos y unidades de la

Administración como las notas interiores o a terceros.

Según la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen

Jurídico de las Administraciones Públicas y del

Procedimiento Administrativo Común existen:

CLASES DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

•Documentos de comunicación, sirven para transmitir

información como oficios, notas interiores, circulares,

anuncios, notificaciones, telegramas.

•Documentos de constancia, sirven para acreditar

hechos o circunstancias, certificados, actas,

certificados de actos presuntos.

•Documentos de los ciudadanos, son los que utilizan

los particulares para comunicarse con la

administración.

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS

DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN

Oficio

Nota interior

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA

Certificado

Acta

DOCUMENTOS DE JUICIO

Informe

DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS

Reclamaciones. Carta

LENGUAJE Y REDACCIÓN PUBLICITARIA

• Titulares: • Anuncio impreso

• Folleto (la portada)

• Anuncio de televisión o radio (primeros

segundos

• Marketing publicitario (el sobre o primeras

frases de la carta)

• Comunicado de prensa (primer párrafo)

• Presentación de ventas (primeras diapositivas)

Cuerpo del texto de los titulares

Una vez despertado el interés con el titular, el cuerpo del

texto debe edificar dicho interés, despertar el deseo de

compra o conducir al consumidor a alguna acción

concreta.

Los textos publicitarios se dividen en:

El primer párrafo. Debe tener la esencia del mensaje y

lograr que el lector siga leyendo.

Segundo párrafo. Describir producto, beneficios al

usuario, promesa de conseguirlos si efectúa la compra.

Precierre: Fecha de fin de oferta o promoción o anunciar

que unidades son limitadas.

Cierre: Debe conllevar que el consumidor haga lo que

queremos.

CARTA: PRESENTACIÓN, CLASES Y SOPORTES

FÍSICOS

Es la forma de comunicación escrita más frecuente

hasta la llegada del correo electrónico. Es cualquier

papel escrito y cerrado en un sobre que una persona

envía a otra.

• Cartas comerciales y cartas privadas

• Tarjetas postales y tarjetones (cartulina)

•Tamaños DIN A4 y contratos en folio prolongado

•UNE: normas

•SOBRES

TIPOS DE CARTAS COMERCIALES:

PEDIDO

RECLAMACIÓN

PUBLICITARIA

Pag. 5-70

4. LA CORRESPONDENCIA: SU

IMPORTANCIA

Correo de entrada

Correo de salida: elaboración, firmas,

numeración, registro, plegado,

ensobrado, franqueo y envío. Archivo

Servicios de correo

Comunicaciones interiores

Confidencialidad

LIBROS DE REGISTRO

Entrada

Salida

Visitas

Llamadas telefónicas

http://www.bueni.es/oficina-papeleria/libros-registro-salida-correspondencia

COMUNICACIONES INTERIORES

En función de la cultura de la organización,

valores y estilos directivos

Mejoran el rendimiento de los empleados

Objetivo: información precisa y relevante

Ofrece retroalimentación

Deben ser controladas en tiempo y forma

CONFIDENCIALIDAD

COMUNICACIONES URGENTES

SERVICIO DE CORREOS

Envíos urgentes

Básicos y certificados

Paquetes

Financieros

Telecomunicación: telegrama, fax,

burofax

Otros:

Prefranqueados

Apartados postales (reenvíos)

Embalajes

http://www.correos.es

CORREOS

6. EL FAX. UTILIZACIÓN Y FORMATOS DE REDACCIÓN

FAXES: Los originales junto con el

comprobante de envío quedan grapados

en el archivo o pendiente de respuesta.

Se puede adelantar la información por

fax y luego enviar el original, para lo

cual se procede según el procedimiento

normal. .

7. TÉCNICAS DE TRANSMISIÓN DE LA IMAGEN

CORPORATIVA EN LAS COMUNICACIONES

ESCRITAS

Contratación de direcciones de correo e impresión de datos

Configuración de la cuenta de correo

Uso de herramientas de gestión de la aplicación de correo

La correspondencia y el correo electrónico: registro

El peligro de infección por algún tipo de virus

La firma digital. Requisitos, utilización y funcionamiento

8. TÉCNICAS DE TRANSMISIÓN DE LA IMAGEN

CORPORATIVA EN LAS COMUNICACIONES ESCRITAS

Manual de identidad visual: Asegura la transmisión de una

imagen correcta y unida en toda la organización, logo,

marca, colores, proporciones para cartas, normas de

publicidad, uniformes, web

Manual de estilo: Recoge todas las pautas para la

redacción de textos en una empresa. Unifica criterios

9. INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN

INTERNA EN UNA ORGANIZACIÓN

Buzones de sugerencia

Tablones de anuncio

Avisos y notas internas

10. LAS RECLAMACIONES. CÓMO

ATENDERLAS Y CÓMO EFECTUARLAS

Métodos para la eliminación de la tensión

Estudio objetivo de la solución

Propuesta de solución

Cartas de reclamación

11. LEGISLACIÓN VIGENTE SOBRE

PROTECCIÓN DE DATOS

La Constitución española de 1978

Ley Orgánica 15/1999, de 13 de

diciembre (LOPD)