5 S- Manual Unidad 1

Programa de formacin y desarrollo de mandos medios y supervisores

TCNICAS DE LAS 5S (Orden y Limpieza en el Trabajo)

Unidad no. 1 QUE SON LAS "5S"

INFOTEP/TECNICAS DE LAS 5S

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Unidad no. 1 CONTENIDO 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 QUE SON LAS "5 S"..... Las actividades de las "5 S" no necesitan una estrella................ Caractersticas del rea de trabajo con bajo rendimiento................... Las 5S son prcticas del trabajo y sabidura de la vida........ Las 5 S nacen de las sabiduras de la vida cotidiana. Con las 5 S los empleados se hacen responsables de sus acciones Las 5 S son pautas para la accin Actividades en la aplicacin de las 5 S Pg. 03 03 04 04 05 06 07 07 07 08 09 09 10 11 12

1.7.1 SEIRI (clasificar). 1.7.2 SEITON (poner en orden). 1.7.3 SEISO (limpieza).... 1.7.4 SEIKETSU (mantener el estado limpio)... 1.7.5 SHITSUKE (ensear buenos modales) 1.8 1.9 Recuento de las 5 S.. Bibliografa y enlaces recomendados....................................................


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QUE SON LAS "5 S"

Las 5s es un concepto que se relaciona con la calidad total que se desarroll en el Japn bajo la orientacin de E. Deming hace mas de 40 aos, incluido dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o kaizen. Surgi a partir de la segunda guerra mundial, por sugerencias de la Unin Japonesa de Cientficos e Ingenieros como parte de un movimiento de mejora de la calidad siendo su objetivo principal eliminar los obstculos que impedan una produccin eficiente. Esto trajo aparejado una mejora sustantiva de la higiene y seguridad de los procesos productivos. El rango de aplicacin de las 5S abarca desde un puesto ubicado en una lnea de montaje de automviles hasta el escritorio de una secretaria administrativa. El concepto de las 5S representa un conjunto de acciones orientadas a promover, aplicar, mantener y evaluar el orden y la limpieza en las reas de trabajo de la empresa. Su estrategia adquiere el nombre de las 5S porque sus principios se expresan en cinco palabras japonesas que comienzan por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creacin de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son: Seiri (clasificar), Seiton (rden), Seiso (limpieza), Seiketsu (limpieza estandarizada), Shitsuke (disciplina) 1.1 Las actividades de las "5 S" no necesitan una estrella

La empresa solo tiene verdadera fuerza cuando logra la integracin de todos los empleados. - Cada empleado debe conocer y cumplir las funciones asignadas y deben hacerlo de manera consistente. - Cuando las fuerzas se unen, los resultados se magnifican. Cuando todas las personas involucradas se integran a las actividades de "5S" el xito esta garantizado.. Los empleados suelen trabajar con maquinas muy complejas, pero tambin, pueden trabajar en cosas fciles y simples. A veces no toman en serio las tcnicas de las 5 S porque creen que son demasiado elementales o dirigidas a personas de muy bajo nivel. Esta actitud se manifiesta cuando no han comprendido la importancia y el verdadero sentido de las 5 S. Si el empleado no puede cumplir con las 5 S, no podr trabajar correctamente ni hacer de su trabajo un conjunto de operaciones sencillas.


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Cuando el empleado toma en serio las 5 S y esta dispuesto a ponerlas en prctica con rigor en su puesto de trabajo, podr hacer maniobras u operaciones ms complicadas, cumpliendo las normas establecidas. El cumplimiento de 5 S es el inicio del entrenamiento para generar una disciplina de respeto a las normas establecidas y para desarrollar la actitud de seguir instrucciones y estandares desde los ms sencillas hasta los ms complicadas. Donde el cumplimiento de las 5 S es deficiente, se reportan un bajo rendimiento del trabajo 1.2 Caractersticas del rea de trabajo con bajo rendimiento

Entre las caractersticas del rea con bajo rendimiento destacan: Malas relaciones entre los empleados. No saludan. Poco nimo. Baja asistencia. No presentan propuestas u opiniones para mejorar el rendimiento del trabajo. Incremento de las averas o mal funcionamiento de las instalaciones y equipos. Poco o ningn cumplimiento de las 5 S.

Las 5 S son el ESPEJO del rea de trabajo Cuando se nota que el nivel de cumplimiento de las 5S es bajo, se puede concluir que se trata de una empresa con muchos problemas de calidad y de productividad. Las 5S reflejan la realidad del lugar de trabajo. Un lugar de trabajo ineficiente en la aplicacin de las 5s tiene bajo rendimiento. 1.3 Las 5S son prcticas del trabajo y sabidura de la vida Las 5 S evidencian la gran diferencia que existe entre el ser humano y los animales. El ser humano ha implantado el hbito de lavarse las manos y la limpieza. Ha desarrollado las tcnicas para las instalaciones sanitarias, disposicion de la basura, desinfeccin, control de los alimentos, etc. Todo lo que se resume en la palabra "CIVILIZACION", es la historia del desarrollo de la HIGIENE. La inteligencia del ser humano ha contribuido a alargar su vida. Entre las sabiduras de la vida, estn aquellas relacionadas al trabajo. La vida cotidiana est llena de prcticas y conductas procedentes de las sabiduras de la vida, por ejemplo: cepillar, fregar los platos sin dejarlos sucios durante mucho tiempo, limpieza diaria de las habitaciones, limpieza general de la casa el fin de ao, comprar y tenerINFOTEP/TECNICAS DE LAS 5S

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reservas de utensilios de limpieza, etc. Todas estas prcticas tienen una finalidad comn que es: evitar los focos de contaminacin o suciedad en el hogar. Esta es la filosofa de las 5S. Las 5S son actividades preparativas para disponer un rea de trabajo en ptimas condiciones de operacin. La aplicacin de las 5S tiene como propsito prepararse para un trabajo ms eficiente. El proposito de colocar los cubiertos en la mesa en una posicin determinada como regla de etiqueta y protocolo es reducir el tiempo de buscar un cuchillo, cuchara o tenedor en la mesa y mejorar la comodidad de disfrutar la comida. En el mismo sentido, dar buen mantenimiento a las herramientas, organizacin de los uniformes, etc., son preparativos para cuando se necesiten, poder utilizarlos en optimas condiciones. 1.4 Las 5 S son sabiduras de la vida cotidiana

El rea de trabajo eficiente cumple rigurosamente con el mantenimiento. En las labores de mantenimiento destacan las de mejoramiento inmediato y las de mejoramiento a largo plazo. Son de mejoramiento inmediato los casos en los que los problemas se resuelven inmediatamente despus de aplicar determinadas soluciones: por ejemplo, un equipo averiado que se repare ya sea mediante el cambio de piezas o el afianzamiento a mano por parte de un buen tcnico. Sin embargo, si los usuarios no chequean la frecuencia de aplicar lubricantes ni cumplir las reglas de operacin y mantenimiento recomendados por el fabricante, el equipo volver a daarse y las soluciones, por ms eficientes que hayan sido, no seran duraderas a largo plazo. Las 5 S son prcticas indispensables para asegurar la eficiencia del mantenimiento del rea de trabajo. Son medidas de mejoramiento a largo plazo, aquellas que se aplican con el propsito de mejorar el hbito o costumbre de los trabajadores en el rea de trabajo. Todo el mundo sabe que cultivar hbitos sencillos y duraderos como despertar y dormir temprano es ms importante para el fortalecimiento de la salud, que tomar medicinas. Las 5S son el primer paso para el fortalecimiento y mejoramiento de la salud de la empresa. Las 5 S son prcticas duraderas como las medicinas orientales.


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Las 5S son indicadores de la administracin de la empresa y con la participacin de todos los empleados se logran altos niveles de administracin en una empresa. Donde se ha logrado el cumplimiento total de las 5 S, ser posible introducir cualquier tipo de actividad. El cumplimiento de las 5 S requiere la comprensin y disposicin de todos los empleados, no de un grupito, y adems se necesita un eficiente autocontrol de cada uno para asegurar su efectividad. 1.5 Con las 5 S los empleados se hacen responsables de sus acciones

Con las 5 S, todos aprenden lo bsico de la administracin. Tanto la gerencia como los empleados piensan en las modalidades ms sencillas para asegurar el cumplimiento, de las normas establecidas al mismo tiempo que se hacen responsables de cumplirlas. Esta actitud de ambas partes hace posible establecer una administracin de alta eficiencia, lo que trae como consecuencia la produccin de artculos o la aplicacion de servicios de alta calidad. Las 5 S deben ser algo fcil de comprender y practicar y sus resultados deben revelarse fcilmente, sino, estas no sern efectivas. Tambin requieren de la participacin de todas las personas involucradas. Todos sentirn la alegra de estar integrados y de acumular buenos resultados a travs del cumplimiento de las 5 S. Es importante que cada uno sienta la responsabilidad de sus acciones. Si los empleados se sienten obligados a cumplir con las 5 S o cualquier otro trabajo o regla impuesta por sus jefes, no tendrn xito duradero. El personal contribuye al xito del negocio a travs de las 5S, haciendo del rea de produccin o servicio un medio excelente para las relaciones pblicas de la empresa. Si los clientes ven una fbrica de alimentos sucios o un taller de ensamblaje sucio de aceites y polvos residuales del corte, no tendr confianza en la empresa. El personal de ventas puede entonces llevar entre sus muestras fotografas de la fbrica como evidencia del esmero por la calidad del trabajo. Las mercancas de la fbrica pueden verse como producto de una labor del mas alto nivel en cuanto a orden, limpieza, control de calidad u operacin y alta disposicin de los empleados. El supervisor o mando debe educar a los trabajadores para que tengan la iniciativa de actuar y buscar la forma mas apropiada para cumplir las normas, haciendo una costumbre el llamarse la atencin unos a otros sobre el orden y la limpieza del lugar de trabajo.


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Las 5 S son pautas para la accin

Las acciones despiertan la energia y el entusiasmo en la gente. Ms que teora, se necesita actuar para implantar las 5 S. Hay que enfrentar la situacin, actuando, no pensando; es la manera ms efectiva para hacer una revolucin del trabajo. Cuando todo el mundo siente haber hecho algo juntos, se desarrolla una gran satisfaccin colectiva, un enorme orgullo y un compromiso compartido. No hay secreto alguno para las 5 S. El nico secreto es el esfuerzo de cada uno. Primero actuar, mover las manos y sentir los efectos de las 5 S. Luego descubrir problemas y buscar soluciones en la marcha. En la accion se va comprendiendo realmente el significado de las 5 S. No hay otra forma. Si la gente no se esfuerza, las 5S no tienen xito alguno. Con la limpieza, se cambia el modo de pensar y de actuar. Se dice que cuando uno cuida un objeto, llega a adorarlo. Cuando un trabajador se ocupa de la limpieza y el mantenimiento de las instalaciones, y mientras mas en serio lo coge, mayores efectos se sienten en el area. Esto sucede porque, cuando se presta la debida atencin a la limpieza, llega a tener mas compasin no solamente al objeto, sino tambin a los compaeros y las personas que participan, al mismo tiempo que la persona reflexiona sobre si mismo. Las 5S ya se han establecido firmemente como una de las tcnicas de la administracin de la empresa en todo el mundo. Antes, las actividades de las 5S se implantaban como reglas de poca importancia a nivel del rea de produccin. Sin embargo, actualmente, tanto la gerencia como los mandos medios las consideran como actividades de alto valor, hasta los refieren como su filosofa o visin de la administracin. En realidad, las 5S figuran dentro de las tcnicas bsicas de la administracin de la empresa. 1.7 Actividades en la aplicacin de las 5 S

La aplicacin de las 5 S demanda el despliegue de un gran esfuerzo por parte del supervisor y su personal; sin embargo, este esfuerzo es recompensado por los excelentes resultados que saltan a la vista en el corto plazo. A continuacin, se detallan las actividades mas importantes que el supervisor debe desplegar en toda el rea de trabajo conjuntamente con su personal durante la aplicacin de las 5 S. 1.7.1 SEIRI (clasificar) En esta fase de la aplicacin de las 5 S el supervisor hace una clasificacion de los artculos segn la necesidad, a la vez que toma medidas para el control de las fuentes de basura y suciedad. Actividades: 1. Descartar los artculos innecesarios 2. Medidas de contrarrestar las filtraciones y las fuentes de suciedad


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3. Limpieza en general 4. Eliminar los lugares con defectos y rupturas 5. Estudiar los cubiertos o recogedoras para poner en los lugares con filtraciones y evitar la salpicadura 6. Arrancar yerbas en los alrededores del edificio 7. Ordenar el interior del deposito 8. Limpiar los materiales residuales o suciedad adherida en las superficies de las instalaciones 9. Eliminar la acumulacin de grasas y no utilizar el plato recolector de aceite residual 1.7.2 SEITON (poner en orden) Las actividades de esta fase responden a las finalidades de alcanzar una organizacin funcional y de eliminar la perdida del tiempo, buscando los artculos. Actividades: 1. Designar el lugar para colocar cada articulo 2. Sacar y guardar los rollos en 30 segundos (hacer competencia) 3. Establecer las normas de archivo 4. Marcar lneas, divisiones y marcas de clasificacin 5. Sin llaves, sin tapas 6. Orden de colocacin (los que se colocan o se sacan primero) 7. Formas de cmo colocar las seales, afiches y marcas de sealizacin 8. Instrucciones como escribir las letras 9. Ordenar la superficie y el espacio arriba de las instalaciones para tener una mejor visualidad. Tener pisos ordenados de tal manera que los pasillos no tengan obstculos y estn rectos 10. Colocacin funcional de los artculos: dividir las reas de materiales, productos, clasificacin por mesitas y estantes, herramientas, instrumentos, materiales gastables, materiales en reserva, artculos personales, artculos grandes, etc. 1.7.3 SEISO (limpieza) Limpieza e inspeccin a travs de la limpieza.


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Actividades: 1. Realizacin de las 5S por minutos 2. Distribucin de trabajos de las 5S y designar tareas para cuidad un equipo especifico 3. Ideas para facilitar la labor de limpieza e inspeccin: equipos de limpieza fciles de manejar, utilizar materiales trasparentes para la clasificacin de los artculos, etc. 4. Campaa de Limpieza Brillante - Campaa de Limpieza Completa, Campaa de pauelos (verificar la eficiencia de limpieza y la suciedad con pauelos o trapos) 5. 5S en puntos crticos de las instalaciones 6. Inspeccin a travs de la limpieza e eliminacin de defectos minuciosos 7. Limpieza en las reas especificas, techos y azotea 1.7.4 SEIKETSU (mantener el estado de limpieza) Control visible del estado de limpieza y establecer normas precisas por escrito de 5S Actividades 1. Marcas de juntas 2. Zonas controladas por medicin 3. Marbetes de control de temperaturas 4. Seales de direccin y giros 5. Seales de tamao de correas 6. Seales de apertura y cerradura 7. Seales de voltaje 8. Colores de tuberas 9. Marbetes de lubricantes 10. Colores de advertencia y peligros 11. Seales de extintores 12. Seales para evitar errores 13. Etiquetas de personas responsables 14. Control de alambres 15. Marcas de revisin 16. Etiquetas para el nivel de precisin 17. Seales para valores mximos 18. Control mediante colores 19. Uso de materiales trasparentes 20. Medidas contra ruidos y vibraciones 21. Medidas para eliminar los objetos que obstaculizan la visualidad 22. Calendarios de actividades de las 5S 23. Limpieza y ordenamiento del patio, jardn y reas alrededor de la fabrica


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1.7.5 SHITSUKE (ensear buenos modales) Cultivar las buenas costumbres y crear un ambiente de trabajo con disciplinas claras. Actividades 1. Ensear formas correctas de atender llamadas telefnicas, como saludar y atender los visitantes 2. Limpieza con pitos 3. Ejercicios conjuntos (ejercicio gimnstico radiodifundido) 4. Usar botas de seguridad 5. Mantenimiento de las reas comunes 6. Entrenamiento para los casos de emergencia 7. Tiempo de descanso 8. Conocer la responsabilidad de cada uno 9. Manuales de las 5S 10. Operacin de fotografas, captar con los "Ojos de pez (registro de datos) 1.8 Recuento de las 5 S

El siguiente cuadro resume las tcnicas de las 5 S, las define y presenta sus postulados fundamentales.5S SEIRI (clasificar) Definicin Clasificar entre lo necesario y lo innecesario. Descartar lo innecesario Estado de las metas - De acuerdo a los criterios correctos, tomar decisin firme de clasificar y descartar lo innecesario de una vez - Hacer control segn el nivel de necesidad - Tomar medidas para evitar el surgimiento de suciedad y desorden - Disponer un rea de trabajo en orden - Organizar los artculos en una disposicin funcional (desde el punto de vista de calidad, eficiencia de trabajo y seguridad) - Organizar los artculos a fin de economizar tiempo de buscarlos y elevar la eficiencia de trabajo Puntos claves - Limpieza de los artculos innecesarios - Medidas de control de las fuentes de artculos innecesarios, suciedad y desorden - Medidas y reglas para contrarrestar las fuentes - Organizacin funcional de los artculos, tomando en cuenta los 5W1H - Entrenamiento de organizacin y bsqueda de los artculos y hacer la competencia - rea de trabajo limpio en orden - Medidas para organizar el tiempo de buscar los artculos Temas Control de artculos segn la necesidad y medidas de control de las fuentes de basura y suciedad Organizacin funcional y eliminar la perdida del tiempo, buscando los artculos

SEITON (poner en orden)

Disponer los artculos a fin de ordenarlos y encontrar los en lugares iidentificados cuando se necesiten


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SEISO (limpieza)

SEIKETSU (mantener el estado limpio)

SHITSUKE (ensear nuevos modales)

Limpiar para eliminar la basura, suciedad, objetos extraos, etc. La limpieza tambin es una forma de inspeccin Cumplir con las acciones de SEIRI, SEITON Y SEISO, a fin de mantener limpia el rea de trabajo, incluyendo el control de contaminacin Tener las costumbre de cumplir las normas y reglas establecidas

- Implantar las acciones de limpieza apropiadas segn la necesidad y las funciones, a fin de lograr un rea de trabajo sin basura y suciedad - Detectar pequeos defectos de las instalaciones a travs de la limpieza a fin de aplicar soluciones y eliminar dichos defectos - Comprender que la limpieza es una forma de inspeccin - Elaborar las normas de 5S y criterios de evaluacin para mantener el estado limpio - Implantar las medidas con las cuales se detectan las anormalidades y visiblemente y hacer control del estado limpio en forma visible

- Implantar las 5S en las partes vitales de las instalaciones - Aumentar la eficiencia de la limpieza - Limpieza e inspeccin de las herramientas y los accesorios de instalaciones (5S de las herramientas)

Limpieza e inspeccin a travs de la limpieza

- Crear un ambiente en que todas las personas cumplan las normas y reglas establecidas - Hacer actividades diarias de transmisin de instrucciones y evaluar su eficiencia

- Medidas para el control visible - Deteccin de anomalas y aplicacin de soluciones inmediatas - Herramientas para el mantenimiento del estado limpio, tales como manuales, calendario de actividades, etc. - Control de estado limpio mediante colores - Ejercicios con horas establecidas para acciones conjuntas de las 5S - Transmisin de mensajes - Sentir la responsabilidad de cada uno. Campaas para desarrollar el hbito de realizar actividades de las 5S.

Control visible del estado limpio y establecer las normas de 5s

Cultivar las buenas costumbres y crear un ambiente de trabajo con disciplinas.


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Bibliografa y enlaces recomendados

1.9.1 BibliografaINTRODUCCION AL ESTUDIO DEL TRABAJO Organizacin Internacional del trabajo. Suiza, 1981 INGENIERA INDUSTRIAL: MTODOS, ESTNDARES Y DISEO DEL TRABAJO B. Niebel, F. Andris Alfaomega. Mxico, 2001. INGENIERA DE MTODOS Edward Krick LIMUSA. Mxico, 1961 GESTION DE LA DINAMICA DEL CAMBIO Jerald M. Jellison Mc Graw Hill. Mxico, 2007 LA SEGURIDAD INDUSTRIAL Grimaldi/Simmons Alfaomega, Mexico, 1996 ERGONOMIA 1/2/3/4 Pedro Mondelo, E. Gregori, Pedro Barrau Alfaomega, Mxico, 2000 INTRODUCCION A LA ERGONOMIA Montmollin Limusa. Mxico, 2000

1.9.2 Enlaces recomendados http://www.gestiopolis.com/recursos5/docs/ger/cincos.htm http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/5slascincos/ http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040119152742.html

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