(514952091) Clasificacion y Archivo 2013

UNIDAD: EL ARCHIVO

Objetivos: Concienciarse de la necesidad de crear un archivo eficaz y eficiente. Conocer los distintos tipos de archivos. Saber dar nombres a los sistemas de archivo y el mobiliario por cada uno de ellos empleados, conociendo sus ventajas e inconvenientes.

INTRODUCCINEl hombre, no importa la actividad que realice, siempre est ordenando cosas, lo que quiere decir que la facultad declasificar u ordenar, es parte de uno de los procesos mentales de la persona. Frecuentemente, solemos guardar cosas intiles, que no sirven para nada, lo que se traduce en una prdida de tiempo y espacio.Todo documento asociado al quehacer cotidiano de una organizacin forma parte de una operacin administrativa en la cual se recibe, procesa, transfiere y despacha una gran variedad de correspondencia.En esta perspectiva, es necesario tener presente que no todo debe ser archivado, sino que solamente aquellos documentos esenciales para el eficiente funcionamiento de la entidad. Ahora bien, estos materiales que se han de guardar en los archivos provienen de dos fuentes principales:a) Documentos externosSon aquellos que se generan fuera de la institucin, tales como cartas recibidas, facturas, informes, solicitudes, etc., los cuales, generalmente, se caracterizan por archivarse como escritos originales.b) Documentos internosSon los que se originan dentro la institucin, como por ejemplo, cartas enviadas, informes, circulares, etc. E stos, regularmente, poseen la caracterstica de archivarse como fotocopias o copias de un original.El manejo y control adecuado de estos escritos, como asimismo el sistema requerido para su archivo, constituyen funciones que generalmente son asignadas a una sola persona. De ah que sta, deba poseer los conocimientos necesarios relativos al proceso de archivo, manejo y control de los documentos que son y forman parte de la razn de ser de una institucin.Tomar conciencia de la importancia del correcto almacenamiento, proteccin, control, utilizacin y disposicin final de ellos, es un requisitoindispensable y una condicin fundamental que contribuye al xito para lograr los objetivos que en conjunto, la organizacin ha establecido. Pero antes de poner en marcha un archivo debes conocer lo que es y la funcin del mismo. En estaparte descubriremos qu es un archivo, cules son sus objetivos, qu requisitos debe cumplir y los distintos tipos de archivos con los que te puedes encontrar. Finalizamos el punto estudiando las posibilidades que ofrece la mecanizacin e informatizacin dentro de la oficina.As mismo, analizamos los distintos mobiliarios y sistemas de archivos. Es importante que conozcas que sistema emplea la empresa donde trabajas y el mobiliario que requiere, si se emplea un sistema vertical, horizontal, lateral,... En funcin del sistema empleado se presentan una serie de ventajas e inconvenientes que debes tener presente en el momento de utilizarlo.

Escuela Prisma de los Andes, Fundacin de BeneficenciaCristo Vive - Formacin Laboral

Compilado por:Coordinadora Pedaggica:Profesor Roberto F. Bustamante CortsMara Luz Araya M.1

1. CONCEPTO, FINES Y CLASES DE ARCHIVO

QU ES EL ARCHIVO?Segn la Real Academia Espaola, archivo es:- Local en que se custodian los documentos pblicos o particulares. // - Conjunto de documentos. Segn sta, podemos elaborar una definicin para el trmino ARCHIVAR.- Guardar la informacin en forma segura y disponible, para una futura utilizacin. O en forma ms completa:- Proceso de clasificar, organizar y guardar en forma ordenada, toda la documentacin que circula dentro de la oficina, de tal forma que cualquier persona pueda encontrarla con rapidez y exactitud cuando la necesite.- Procedimiento sistemtico de clasificacin, conservacin y ubicacin de toda clase de documentos de una oficina,empresa, servicio u organismo estatal.

1.1. DEFINICIN DEL ARCHIVOEl archivo 1 es el conjunto de documentos de la empresa debidamente ordenados. Muchas veces es el lugar donde seconservan todos estos documentos.

1.2. FINALIDAD DEL ARCHIVODentro de la administracin de cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible, que adems persigue unos objetivos muy concretos.

Los objetivos de naturaleza legal hacen referencia a una serie de exigencias estipuladas por ley. Es decir, la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porque as lo establece la Ley.

Existen otros objetivos de carcter tcnico que hacen referencia a la utilidad prctica del archivo; en otras palabras, las caractersticas esenciales que debe tener un archivo para que sea til.

La accin de archivar implica llevar un orden

Dos tipos de objetivos: de naturaleza legal y de carcter tcnico

Los objetivos de carcter tcnico hacen alusin a la utilidad

1.3. REQUISITOS DE QUIEN ARCHIVA:1. Ser ordenado y cuidadoso.2. Tener agilidad mental, para la rpida ubicacin de los documentos y para archivar, cuando as proceda, con la facilidad y rapidez necesarias.3. Debe ser preciso en el manejo del sistema que se emplea en una oficina, archivando y desarchivando con eficacia.4. Es necesario que tenga disposicin y voluntad para archivar cotidianamente y tener siempre al da el archivo.5. Nunca debe decir: "Esto lo archivar maana". Sino ms bien: "Esto lo archivar hoy, para encontrarlo maana cuando lo necesite".1.4. REQUISITOS DEL ARCHIVOAl igual que exigamos unas normas de ordenacin, como vimos en la unidad anterior, igualmente si queremos que el archivo que hemos creado sea til, deberemos tener en cuenta una serie de requisitos. El archivo debe ser de fcil utilizacin. El archivo debe estar actualizado. El archivo debe ser flexible. El archivo no debe ocupar demasiado espacio ni suponer un elevado coste. El archivo debe garantizar la seguridad y la conservacin de los documentos en l guardados. El archivo debe estar controlado.

1.5. IMPORTANCIA DEL ARCHIVOEs un puntal fundamental del trabajo cotidiano. Es un activo centro de informacin.Conserva en buena forma los documentos confiados a l.Agiliza las operaciones.

1Aquel conjunto de datos relacionados entre s, o lo que es lo mismo, un conjunto de documentos pblicos o particulares guardados de forma ordenada


Promueve la imagen positiva de la entidad hacia la comunidad, a travs de las Relaciones Pblicas.1.6. CUALIDADES DEL ARCHIVO EFICAZ1. Sencillo : Debe estar libre de complicaciones, para que su manipulacin sea fcil y rpida.2. Comprensible : El sistema bajo el cual se guardan los documentos, debe entenderse por todos, no solamente por la secretaria.3. Actual : El archivo debe permanecer siempre al da; no es recomendable acumular los documentos por ms deun da en el escritorio.4. Constante : Una vez que se haya decidido por un sistema de clasificacin, se debe mantener y no cambiar.5. Accesible : Que cualquier persona pueda llegar fcilmente a l y consultarlo.

RECUERDE:GUARDAR UN DOCUMENTO ES IMPORTANTE, PERO ENCONTRARLO ES VITAL.

Tambin podramos decir que el archivo constituye la Memoria escrita de una organizacin, ya que toda la documentacin que alberga sirve de base a su desarrollo y de apoyo para la toma de decisiones.

Para muchos oficinistas, la tarea de archivar es tediosa y evitan hacerse cargo de ella; o simplemente acumulan documentacin en forma desordenada y sin ningn mtodo.Qu consecuencia trae esto?Acumular papeles en el escritorio.No recordar el lugar donde se guard un documento. Prdida de tiempo, buscando el documento extraviado.

Para evitar estos inconvenientes y conservar en forma expedita y con cuidado, toda clase de documentos recibidos y despachados, es necesario desde luego, que la persona que ejecuta las funciones de archivista tenga una clara visin del orden, de la responsabilidad y del cuidado de los documentos guardados; debe adems, tener una memo ria visual desarrollada, que le permita ubicar en el acto, el documento requerido.

1.7. CLASES DE ARCHIVOS

Existen diversas clases de archivos en funcin de diversas variablesEn funcin del tipo deorganizacin, hablamos de archivos centralizadosy descentralizadosEn funcin del sistemade archivo hablamosde horizontales, verticales ylateralesSegn el soporte, hablamos de archivo de documentos, de microfilm e informticosA la hora de realizar una clasificacin de los distintos tipos de archivos, podemos realizarla atendiendo a diversas variables. En el siguiente cuadro se recogen los archivos ms frecuentes.

A. Segn el tipo de organizacin:A.1. Archivos Centralizados: Toda la documentacin de la institucin es guardada en un solo departamento, especialmente diseado para estos fines. En l, una persona especializada se encarga nicamente de esta labor. Recibe, clasifica, guarda y presta los documentos a quienes lo soliciten, por medio de formularios especiales.Ventaja:Se tiene un perfecto control de los documentos, ya que nadie puede sacarlos sin llenar previamente una hoja de solicitud, donde estipule cuando lo retira, quien lo ocupar y cuando ser devuelto.Se puede establecer con mayor facilidad un criterio nico de ordenamiento yclasificacin.

Desventaja:Se pierde un poco detiempo en llegar a l, ya que se encuentra en otra dependencia y no en el mismo departamento.A.2. Archivos Descentralizados: Archivo distribuido en distintas partes de la empresa donde los documentos se encuentran repartidos entre los departamentos.En este caso, los documentos son guardados por cada departamento, siendo la secretaria la encargada de ello.Ventajas:El ahorro, ya que no es necesario contratar a una persona que se dedique exclusivamente al archivo.No se requiere de una dependencia adicional, ya que los documentos se almacenanen la misma oficina.

Compilado por:Coordinadora Pedaggica:Profesor Roberto F. Bustamante CortsMara Luz Araya M.No hay prdida de tiempo en acceder a l, ya que no se debe acudir a otra

Desventaja:Aumentan las tareas de la secretaria, quien adems de todas sus funciones, debe dedicar parte de su tiempoa conservar el archivo

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dependencia. Existe una mayor proximidad.No es necesario llenar formularios para consultar documentos.

actualizado.A.3. Archivos Descentralizados con Control Central: son una combinacin de los anteriores, ya que aunque se guardan los documentos en cada departamento, una copia de stos, se archiva en la central.Ventaja:La documentacin posee un respaldo, ya que en caso de extravo o deterioro de un documento, su copia estar en la central.

Desventaja:Es su alto costo, ya que requiere duplicar cada documento, contratar a una persona especializada y habilitar un recinto con toda la implementacin necesaria para ser la central.

B. Segn el sistema de archivo y el mobiliarioLa forma de colocar la documentacin, una vez clasificada, da origen a diferentes sistemas de archivo. Como ya avanzamos al analizar los distintos tipos de archivos, diferenciamos entre tres sistemas de archivos: sistema horizontal, sistema vertical y sistema lateral. Cada uno de estos sistemas emplea un mobiliario distinto.La documentacin es almacenada en carpetas, cajas, armarios y sus formas habituales de archivo son las siguientes:

B.1. SISTEMA HORIZONTALLos documentos son almacenados uno encima del otro, en carpetas, cajas archivadores o cajones.Este sistema se utiliza, por ejemplo, para almacenar mapas o planos ycuando el volumen sea poco.Tambin se usa para anotaciones en tarjetas impresas vinculadas a determinados rubros, stas conforman una unidad que se coloca, en bandejas metlicas horizontales, que resultan muy fciles de sacar (abrir) para actualizar algn dato o simplemente para requerir alguna informacin.

VENTAJASDESVENTAJAS

- Permite archivar documentos grandes.- Conserva documentos en muy buen estado, sin doblarlos ni enrollarlos-Tiempo de bsqueda de documentos. En ocasiones se pierde mucho tiempo a la hora de encontrar un determinado documento, ya que para sacar un documento hay que quitar o mover todo lo que tiene encima.- Se deterioran las esquinas.-Ocupa mucho espacio. Este inconveniente toma mayor relevancia cuando menor sea el espacio disponible en la oficina para el archivo.

B.2. SISTEMA VERTICAL

Es uno de los sistemas ms frecuentes de archivo, muy utilizado en las empresas. Como su propio nombre indica, los documentos descansan verticalmente. Los documentos se archivan en carpetas individuales que suelen quedar suspendidas de una o varias guas. La referencia del archivo vaescrita en la parte superior de la carpeta (pestaa).


VENTAJASDESVENTAJAS

- Sencillo de comprender y poner en prcticas.- Fcil de manejar ya que los documentos son introducidos y extrados de forma sencilla y rpida.-Peso limitado. No puede soportar mucho peso, de lo contrario podran descolgarse las guas.- Los cajones pueden ser difciles de abrir en determinados espacios.-No lo puede utilizar ms de una persona cada vez. Es simple, una persona no tiene espacio material para realizar una bsqueda si otra ya est buscando, o que una persona no puede buscar en un cajn si otra persona tiene abiertootro cajn del archivo.

B.3. SISTEMAS LATERALES

Los documentos se archivan uno al lado del otro, introducindose dentro de carpetas o archivadores que se colocan tambin una al lado de la otra. La denominacin del documento se coloca en el lomo de la carpeta y/o caja. Este sistema de archivos se podra comparar con la colocacin de libros en una estantera de una biblioteca.

VENTAJASDESVENTAJAS

- Permite archivar muchos documentos en un espacio relativamente pequeo. Es decir, no ocupa mucho espacio, lo que hace posible que muchos documentos estn ubicados en un mismo lugar. Estos sistemas soportan peso sin excesivos problemas.- Los documentos estn a la vista, pues cada uno tiene su nombre y se reconocen rpidamente al leerlos; son fciles de localizar.- Varias personas pueden acceder al mismo tiempo a los documentos, pues el espacio en el que se almacenan los documentos permiten observar cul es el archivador que buscamos y escogerlo.- Difcil acceso a los documentos situados en la parte superior.- Mayor probabilidad de deterioro. Los documentos quedan menos protegidos, sobre todo si no se encuentran en armarios cerrados.- Dificultad para leer ttulos que no se coloquen de canto.- Mayor exposicin al calor, fuego, polvo y desgaste.

B.4. OTROSLos sistemas multiusos consisten en el empleo de unos archivadores que permiten guardar distintos tipos de documentos de formatos, materiales y contenidos distintos. As en un mismo archivo podemos guardar documentos en soporte papel, disquetes, mapas, etc. Engloba las caractersticas, ventajas einconvenientes de los sistemas horizontales, verticales y laterales analizados anteriormente. Ello es as debido a que este sistema multiusos no es ms que un sistema en el que se combinan distintos sistemas de archivo.

Los sistemas automatizados son similares a los sistemas de archivo vertical pues tienen suspendidos las carpetas de los archivos sobre unas guas que actan de cintas transportadoras. Se utiliza un mecanismo elctrico para enviar los documentos seleccionados.

La principal ventaja el alto nivel en cuanto a la ordenacin de la informacin, as como la posibilidad de almacenar cantidades enormes de documentos.

Compilado por:Coordinadora Pedaggica:Profesor Roberto F. Bustamante CortsMara Luz Araya M.El principal inconveniente lo podemos encontrar en su coste. Resulta algo costoso su implantacin y puesta en marcha.

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C. Segn el soporte:C.1. Archivos de Documentos: El archivo de documentos almacena papeles y documentacin en carpetas, cajas,ficheros, estantera o armarios.

C.2. Archivos de Microfilm: El mecanismo consiste en fotografiar los documentos y reducirlos a un tamao muy pequeo utilizando una microfilmadora. As, stos son guardados en rollos de pelculas o transparencias. Para su visualizacin se utilizan unos aparatos llamados visores que amplan el contenido de las microfichas y que permiten consultarlos.

C.3. Archivos Informticos: El archivo informtico o informatizado supone la utilizacin de computadores como soporte para el almacenamiento de la informacin.

D. Segn el grado de utilizacin:

D.1. Archivos Activos: Archivo al que se accede habitualmente. Diremos que un archivo es activo cuando los papeles o documentos almacenados son consultados o empleados con bastante frecuencia.

Representa el material informativo indispensable para continuar el curso normal de la actividad institucional. Proporciona constante informacin obtenida, a travs de los documentos que guarda y de las consultas que recibe. Su condicin de activo, no slo depende de los datos o informacin que contengan los documentos, sino de la permanente actividad desarrollada por la organizacin, en virtud de utilizarlo como fuente de consulta peridica. Dentro de este archivo, podemos distinguir tres tipos diferentes de material. Material permanente: Es aquel que se refiere a la correspondencia comercial de la empresa y que puede ser consultado en forma frecuente. Material temporal: Tiene relacin con la correspondencia de orden social (tarjetas de invitacin, felicitaciones, agradecimientos, etc.) la cual, por su naturaleza, es renovada frecuentemente. Prensa: El peridico, recortes de prensa, revistas, catlogos o propaganda.

D.2. Archivos Semiactivos: Archivo al que se accede raramente. El archivo ser semiactivo cuando la frecuencia de utilizacin o consulta de los documentos en l sean guardados en pequea. Aqu se almacenan los documentos que si bien no tienen consulta frecuente, tampoco es muy espordica como para llevarlos al archivo pasivo, que se encuentra lejos de la oficina.

D.3. Archivos Inactivos o pasivos: El archivo inactivo es aquel que almacena documentos que poseen un carcter simplemente documental o histrico pero que no poseen utilidad operativa; es decir, documentos que no suelen ser consultados. Por ejemplo: libros de contabilidad, plizas de seguro, contratos de los trabajadores, finiquitos, etc. Estos conservan su valor histrico o documental, y podran servir de base a futuras decisiones.



1.8. MECANIZACIN E INFORMATIZACINLa aparicin de nuevas tecnologas hace posible que el trabajo dentro de la empresa est mecanizado y automatizado. Asu vez, esta mecanizacin e informatizacin permite a la empresa obtener un ahorro considerable en tiempo y esfuerzos, as como conseguir un trabajo ms eficiente.

A la hora de introducir la informacin puedes hacerlo mediante: El teclado: Transcribiendo la informacin del documento original. El escner: Obteniendo una imagen del documento original y conservndola, o utilizar un programa informtico que convierta la imagen en texto sin necesidad de transcribirlo y as conservarlo. Reconocedores de la voz: Dictando el documento original al ordenador y este reconocindolo y convirtindolo en texto sin necesidad de escribirlo. Posteriormente, la informacin puede ser almacenada en una base de datos, de forma que la informacin est ordenada y sea fcilmente accesible.

La mecanizacin e informatizacin de la oficina, permite conseguir un trabajo ms eficiente

Ventajas del ordenador como archivo de la informacin

El computador posee una seriede accesorios de gran utilidad en eltrabajo

1.9. SISTEMAS Y EQUIPOS DE ARCHIVOGua Primaria: una tarjeta de material fuerte que se usa para separar las secciones alfabticas principales de un archivo.Las pestaas en las guas primarias, por lo general, se encuentran en el extremo izquierdo, pero se pueden esparcir de izquierda a derecha en el cajn del archivo. Cada gua primaria se coloca al principio de una seccin alfabtica; as, el encargado del archivo sabe, por ejemplo, que todo lo que est detrs de la gua "A" hasta la gua "B" concierne a documentos archivados bajo nombres que empiezan con la letra A.

En un archivo autntico de una institucin, una gua primaria debe tener por lo menos cinco, pero no ms de diez, carpetas detrs de ella. Los archivos son molestos y costosos cuando se tienen menos de cinco carpetas detrs de cada gua. Si se coloca un nmero excesivo de carpetas detrs de una gua, se desperdician las ventajas para localizarlas rpidamente y retirarlas del archivo con facilidad.

Gua Especial: una pieza de cartn fuerte que se usa entre las guas primarias para subdividir una seccin alfabtica principal de un archivo o para realzar la importancia especial de los ttulos.

Gua Individual: aquella que se usa para archivar documentos de un slo nombre o asunto. Cuando cinco o ms papeles que conciernen a un individuo, entidad o asunto, se han acumulado, se prepara una carpeta individual poniendo el nombre de la persona o asunto en la pestaa de la carpeta. Las carpetas individuales se arreglan alfabtica mente detrs de cada gua. Al mirar estas carpetas en un gabinete de archivo, la pestaa en una carpeta individual se encuentra, por lo general, en el centro, o ligeramente hacia la derecha.

Recuerde que toda correspondencia en una carpeta individual se arregla cronolgicamente, colocando delante el documento o papel de fecha ms reciente y continuando por orden hasta el de fecha ms remota.

Carpeta Miscelnea: aquella que se usa para guardar los documentos de varios individuos o asuntos de los que no se tiene correspondencia suficiente (ms de cinco papeles) que justifique abrir una carpeta individual para cada uno. Cada grupode carpetas individuales debe estar seguido por una carpeta miscelnea ostentando el mismo nombre de la gua para dicha seccin de archivo. Los documentos se arreglan alfabticamente en una carpeta miscelnea. Si se archivan dos oms documentos bajo el mismo nombre, debe colocarse cronolgicamente por orden de fechas, poniendo delante el de la fecha ms reciente. (Vea la ilustracin de carpetas miscelneas al final de esta seccin).

Las guas y carpetas en archivos alfabticos estn arregladas en tal forma que los documentos, apropiadamente distribuidos, pueden colocarse en las carpetas rpidamente, ejecutando el trabajo en una operacin continua de frente hacia la parte interior del gabinete o cajn de archivo. Una vez que abra usted el gabinete de archivo, seleccione la gua apropiada y muvala hacia adelante. Luego, dele un vistazo a las carpetas individuales. Si existe una carpeta individual para el documento, colquelo all, en correcto orden cronolgico. Si no existe una carpeta individual, mueva todas las carpetas individuales hacia adelante hasta dejar expuesta la carpeta miscelnea para aquella seccin del archivo. Coloque el documento dentro de ella.


Recuerde que los documentos se archivan alfabticamente en carpetas miscelneas y que dos o ms documentos que se archiven bajo el mismo nombre se arreglan cronolgicamente por orden de fecha.CARPETA MISCELNEA A

La carpeta miscelnea para el grupo va despus de las carpetas individuales. sta debe ostentar el mismo ttulo que la gua.GUA ESPECIAL CARPETA INDIVIDUAL

Las carpetas individuales van despus de la gua y deben estar ordenadas alfabticamente.

AMPUERO ALMUNA

ALMUNA ADASMEACOSTA

A

GUA PRIMARIA

NORMAS DE CONSERVACINLa documentacin que la organizacin maneja, experimenta un aumento constante y diario, por lo que es preciso conservar solamente, aquellos papeles estrictamente necesarios solamente y deshacerse de lo innecesario.Bajo este marco, es pertinente tener presente algunas normas legales que rigen tanto para empresas como para otro tipo de instituciones, ya sea pertenecientes al mbito privado o estatal. Al respecto, podemos distinguir tres divisiones importantes:

a) Libros oficiales: segn estipula el Cdigo de Comercio, los empresarios conservarn sus libros, correspondencia, documentacin y justificantes relacionados con su negocio, durante 6 aos, a partir del ltimo asiento realizado en los libros.Cabe sealar que el cese del empresario en el ejercicio de sus actividades, no lo exime del cumplimiento del plazoestablecido.

b) Documentacin mercantil: la documentacin de carcter interno, que no afecta a terceros, debe ser eliminada una vez que pierda actualidad.La documentacin que debe conservarse permanentemente, es aquella que acredite propiedad, por parte de la empresa,de cualquier bien, ya sea mueble o inmueble.

c) Documentos de aspecto laboral: contratos y finiquitos, tendrn que conservarse a lo menos por seis aos, a partir del ltimo asiento efectuado en cada uno de ellos.Los expedientes del personal deben conservarse ntegramente al menos durante todo el plazo que pertenezcan a la institucin.

DESTRUCCIN DE DOCUMENTOSSe debe tener sumo cuidado con la destruccin de documentos, especialmente los confidenciales, para que no se puedan reconstituir, ni llegar algn tipo de informacin a manos de la competencia o de personas que no deben tener acceso a la misma. Esto puede hacerse por medio de la incineracin de los papeles, o la reduccin a virutas.


1.3. PROCEDIMIENTOS BSICOS PARA ARCHIVAREs sumamente importante que en toda oficina se establezca alguna clase de rutina mediante la cual se puedan recogerregularmente y en forma segura, todos los documentos que se van a archivar.Para cumplir con el correcto archivo de la correspondencia, ser necesario respetar la siguiente secuencia:

1.- Inspeccionar: Consiste en revisar el documento y asegurarse que lleve una marca que indique que la persona ya trabaj con l y que est en condiciones de archivarse. Si esta marca no est, deber devolverse a quien trabaj con l y preguntarle si lo ocupar nuevamente, o lo podemos guardar.2.- Clasificar: Este es un paso a seguir, cuando recin estamos organizando nuestro archivo. Consiste en seleccionar elnombre o ttulo bajo el cual se guardar el documento. Tenemos varias opciones:- Por el nombre que aparezca en el membrete.- Por el nombre del firmante.- Por el nombre del destinatario.- Por la localidad de donde es enviada la carta.- Por la referencia.- Etc.Al seleccionar el criterio de archivo, la persona que lo haga debe estar segura de que ese es el nombre que tiene ms posibilidades de ser usado, cuando se pida el documento archivado.3.- Marcar: Una vez que se ha seleccionado el nombre o ttulo, se indica utilizando cualquiera de las siguientes formas:- Se subraya o se encierra en un crculo con lpiz de color, el ttulo seleccionado.- Cuando el ttulo no se encuentra escrito, ste se escribe con lpiz de color en la esquina superior derecha deldocumento.Si a una carta se le debe hacer "referencia cruzada", despus de subrayar o de escribir el nombre bajo el cual debe archivarse, tambin se subraya o se escribe el nombre bajo el cual debe aparecer la referencia y adems, una X al final del rengln. Luego se registra en la hoja de referencia cruzada, los datos pertinentes.4.- Distribuir: Consiste en la separacin preliminar de los documentos, antes de llevarlos al archivo, con el objeto de ahorrar tiempo. De esta manera, slo tendr que abrirse los cajones una vez y aseguraremos que no se traspapele nada.5.- Archivar: Consiste en guardar los documentos en las carpetas correspondientes, cautelando que estn perfectamente estirados, con los membretes hacia la izquierda, las perforaciones al centro y sin ninguna rotura.6.-Prstamo de Documentos: Es muy comn que personal de las distintas dependencias de la empresa, requiera algn documento ya archivado. Para evitar la prdida de la informacin, se hace necesario llevar un control, ya que lapersona responsable del archivo debe saber en todo momento dnde est la documentacin que tiene a su cargo.

DOCUMENTO/CARPETA:FACILITADO A:DEPTO. / SECCIN:FECHA DE PRSTAMO:FECHA DE DEVOLUCION:FIRMA (quin presta)FIRMA (quin recibe)Para llevar el control puedes utilizar un formulario diseado especialmente y cuya estructura puede ser como la siguiente.

Este documento es archivado en lugar del que ha sido prestado.


Para que pueda entender mejor los procedimientos bsicos para archivar, presentamos dos esquemas (cuadros a y b) en los cuales se grfica claramente la secuencia que forma parte de este importante proceso.

Los cinco pasos que se siguen en el archivo de la correspondencia son:

1. Inspeccionar, 2. Clasificar, 3. Marcar, 4. Distribuir, 5. Archivar.

Cuadro B PASOS EN EL ARCHIVO ALFABTICO DE CORRESPONDENCIA

INSPECCIONAR. La correspondencia se revisa para cerciorarse de que est

THE DAVIS HARRIS COMPANY3 0 E A S T M O N R O E S T R E E T J A C K S O N V I L L E F L O R I D A

RECIBIDA

TAMPA MIAMI JACKSONVILLE

CtPress 3-0.538aprobada para archivarla.

CLASIFICAR. Determinar el nombre bajo el que se solicitar con mayor frecuencia la correspondencia que se archive. En este ejemplo se eligi el nombre The Davis Harris Company, bajo el que se archivar.

MARCAR. Subrayar el nombre que se determin al clasificar; tambin se subraya cualquier referencia cruzada que se determine, sealndola con una X al margen.

DISTRIBUIR. La correspondencia que va a archivarse (incluso las hojas de referencia cruzada) se ordenan alfabticamente, de acuerdo con los nombres que se han subrayado

ARCHIVAR. Poner la correspondencia en la carpeta apropiada del gabinete de archivo. Analice el presente documento y, a la luz de los conocimientos recin adquiridos, procure en l, consignar grficamente los cinco pasos recin estudiados.

10 de marzo de 2011

Sres.Corporacin Agrcola de Productos500 Madison AvenueNew York, New York10022

Apreciados seores:

Nos complacemos en comunicarles que con fecha de hoy le remitimos por expreso areo dos cajas que contienen la mercanca solicitada en su carta del 6 del actual.

Acompaa a la presente la gua de despacho nmero 8.328 y nuestra factura nmero 1.203, por US$626,32, valor total del pedido, que cargamos en su estimada cuenta.

Si desean ustedes continuar usando este sistema de despachos, les sugerimos hacernos sus futuros perdidos por intermedio de FruitGrowers Air Transport, Inc. en sus oficinas de New York. Esta empresa est encargada de atender pedidos de nuestros productos y brinda a nuestros clientes la ms esmerada atencin.

Esperamos que este primer pedido tenga una buena acogida por parte de ustedes y, seguros de establecer muy cordiales relaciones comerciales para el futuro, quedamos a sus rdenes.

Atentamente

Daniel TorresJefe de Ventas

DT: laAnexos: 2

HARRIS

FRUIT


REPBLICA DE CHILE VIII REGIN DEL BO - BO PROVINCIA DE NUBLEI. MUNICIPALIDAD DE IQUEN DEPARTAMENTO DE EDUCACIN

ORD.: NllANT.: NO HAYMAT.: INFORMA AUSENCIA DE PROFESOR ALUMNO

San Gregorio, 22 de octubre de 1998

De : Coordinadora Comunal de Perfeccionamiento de iquen

A : Jefe de Zona Sur "EDUTEC" Seorita Eliana Gonzlez Moreno

1.Tengo el agrado de saludar a usted, e informar que el Profesor alumno de ese Instituto, don David Eduardo Alvarez Vega, se encuentra realizando Pasanta en Francia, motivo por el cual no realizar Evaluacin final del curso, "Educacin Rural y Calidad de Vida": Una Propuesta Educativa" del perodo octubre 1998

2.Por lo anterior solicito a usted, se cambie la fecha de evaluacin para el docente mencionado al prximo perodo de evaluaciones de ese Instituto, ya que el profesor regresa al pas en el mes de Diciembre.

El formato de la Prueba que le corresponda al seor Alvarez Vega, se le devolver junto con las dems pruebas rendidas de los otros profesores de la Comuna, siempre que ustedes, me den respuesta al presente documento.

3. Lo que envo a usted, para tomar las providencias del caso.

La saluda atentamente,

Mireya Contreras Seplveda Coordinadora de Perfeccionamiento iqun

Distribucin:- Srta. Eliana GonzlezMSC/misf

Con el documento que aparece arriba, realice los cinco pasos que se siguen en el archivo de la correspondencia


AUTOEVALUACIN ARCHIVO

Qu entendemos por archivar?

Qu cualidades posee un archivo eficaz?

Qu caractersticas posee un archivo descentralizado?

Qu documentos guarda el archivo activo?

Cules son los documentos que se conservan permanentemente?

Cmo pueden destruirse los documentos que ya no prestan utilidad?


Objetivos:

SISTEMAS DE CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN Analizar qu se entiende por clasificacin y los fines que se persiguen en su puesta en marcha. Conocer las normas de clasificacin existentes. Saber identificar y manejar los distintos sistemas de clasificacin de la documentacin, conociendo sus ventajas e inconvenientes.

Presentacin

Gran cantidad de escritos llegan a la empresa. Estos y otros documentos deben ser guardados, entre otras cosas por circunstancias legales de obligado cumplimiento.

Como no podemos deshacernos de ellos, los amontonamos en una habitacin hasta que ya no sirvan y poder enviarlos a reciclar. No! No nos equivoquemos! Tenemos que conservarlos y saber dnde estn, no slo por exigencias legales, sino por la utilidad que nos proporciona toda la informacin recibida en la empresa, como ya vimos en unidades ant eriores.

Ya que el control es necesario, tendremos que guardar los documentos de forma ordenada. La empresa y, concretamente, el personal administrativo debe clasificarlos.

En esta unidad estudiaremos qu entendemos por clasificacin, sus fines y normas, y ms en profundidad los sistemas de clasificacin de la documentacin.

Qu clasificacin elegir si todas son vlidas? S, todas son vlidas; pero dependiendo del material que queramos ordenar, o de la estructura de la empresa, o quines son nuestro clientes y proveedores, etc., resultar ms eficiente un sistema u otro.

Aunque inconscientemente todos sabemos ordenar, estas nociones sobre la clasificacin y sus tipos son muy prcticas tanto para llevar ordenados los archivos de la empresa, como la documentacin de la casa (recibos de luz, agua, telfono, facturas del mdico, del electricista, documentacin del banco,...)

1. CLASIFICACIN

1.1. CONCEPTO Y FINES DE LA CLASIFICACINLa clasificacin implica seguir un orden o sistema a la hora de distribuir la documentacin.Los fines u objetivos que se persiguen con una buena clasificacin de los documentos, los podemos concretar en los siguientes:

Compilado por:Coordinadora Pedaggica:Profesor Roberto F. Bustamante CortsMara Luz Araya M.a) Acceder a la informacin con facilidad y rapidez.

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b) Facilitar el control de la informacin.c) Cumplir con las exigencias legales en cuantoa la conservacin de documentos.1.2. NORMAS DE CLASIFICACINA continuacin te proponemos una serie de normas de clasificacin a fin de que tu trabajo de clasificar documentacin sea ms eficiente. No todas estas normas poseen carcter preceptivo, algunas tienen carcter de recomendaciones.

1.4. SISTEMAS DE CLASIFICACIN DE DOCUMENTOSExisten diversos mtodos o sistemas, los ms frecuentes son:a) Alfabtico: Clasificacin de documentos siguiendo el criterio del alfabeto. La ordenacin es el mtodo deordenacin ms empleado a la hora de clasificar los documentos. Adems es tambin utilizada en combinaciones con otros mtodos. Los documentos se archivan tomando como base el nombre de la persona o de la empresa a la que hace referencia en documento. La mayor ventaja es su sencillez de compresin y manejo. La mayor inconveniente es la duplicidad en archivos grandes.

b)Numrica: Ordenacin de documentos numricamente. La ordenacin numrica consiste en asignar cdigos de nmeros correlativos a los distintos documentos. La empresa puede decidir comenzar numerando a partir de un nmero determinado. La empresa utiliza a menudo este mtodo de ordenacin para el archivo de facturas, guas y pedidos. Es decir, se emplea cuando los documentos a clasificar son de naturaleza muy similar y adems son muy numerosos. La mayor ventaja es que induce a menores errores y un mejor control. El mayor inconveniente es la necesidad de llevar conjuntamente un ndice.

c)ltimo Dgito: Clasificacin numrica de documentos distribuidos en distintos archivos. El nmero identificativo del documento est dividido en bloques de dos dgitos que identifican el lugar exacto donde se encuentra (archivo, departamento, seccin,). Consiste en una variacin del mtodo anterior, el de ordenacin numrica. En este mtodo los nmeros se agrupan de dos en dos dgitos y se leen de derecha a izquierda, a diferencia del anterior que se lee de izquierda a derecha. El mtodo de ordenacin ltimo dgito es algo ms complicado que el anterior. Se suele emplear cuando nos encontramos con archivos muy grandes donde existen gran cantidad de informacin distinta almacenada, y donde existen archivos en diferentes departamentos o secciones (archivos descentralizados), y subdepartamentos o subsecciones. La mayor ventaja es la rapidez de localizacin en archivos grandes. El mayor inconveniente es su complejidad.

d)Geogrfica: En este tipo de ordenacin, los documentos se ordenan y clasifican en funcin de un rea geogrfica; pas, regin, sucursales, etc. Este tipo de ordenacin suele utilizarse conjuntamente con otros tipos de clasificacin. La mayor ventaja es su utilidad en empresas organizadas geogrficamente. El mayor inconveniente es la necesidad de poseer conocimientos de geografa.

e)Temtica: Clasificacin de documentos distribuyndolos por temas. La ordenacin temtica es conocida como ordenacin o clasificacin por materia y asuntos. Los documentos son archivados basndose en los asuntos que los caracterizan. Por tanto, para cada documento es necesario conocer el tema o asunto que trata. Luego los documentos es necesario conocer el tema o asunto que trata. Luego los documentos relativos a asuntos especficos se clasificarn alfabticamente, numricamente o cronolgicamente. La mayor ventaja es la posibilidad de alcanzar un tamao limitado. El mayor inconveniente es el conocer y definir los asuntos.

f)Cronolgica: Clasificacin de documentos por fecha, sea de recepcin, de emisin, de vencimiento, etc. Consiste en ir ordenando los documentos segn una fecha. Los documentos se clasifican por la fecha en que se reciben, fecha de emisin, fecha de vencimiento, etc. Otras empresas, o mejor dicho, sus directivos utilizan este mtodo no slo para conocer la fecha en que realiz determinados actos, sino tambin para planificarse los das o meses siguientes. La mayor ventaja es la sencillez de utilizacin. El mayor inconveniente es la necesidad de conocer las fechas o llevar un ndice.

g) Mixta: Clasificacin de documentos utilizando como criterio una combinacin de otros mtodos de ordenacin.Como su nombre indica, la ordenacin mixta consiste en la utilizacin de dos o varios mtodos de ordenacin. Las


combinaciones pueden ser muchas. Las ventajas y limitaciones de este mtodo estarn en funcin de los mtodos de ordenacin que deseemos utilizar en forma conjunta.

ESQUEMA RESUMEN


1.5. REGLAS PARA ORDEN ALFABTICOSe toma como palabra ordenatriz el primer apellido. En caso de que dos o ms personas tengan el mismo primer apellido,se tomar el segundo, y si coinciden en ste tambin, el nombre propio.Los apellidos compuestos se tomarn como una sola palabra, y en los apellidos que incluyen artculos, estos se considerarn para efectos de ordenacin (ordenacin moderna). En el sistema antiguo, las partculas no se consideraban.Los ttulos de la nobleza, acadmicos, religiosos o militares no se considerarn a efectos de ordenacin.En los nombres extranjeros, tambin se tienen en cuenta las partculas a efectos de ordenacin, lo mismo que en el sistema antiguo

OrdenCriterio

1Primer apellido

2Segundo apellido

3Nombre (S)

Antonio Lpez BurgosElena Lpez SnchezLpez Burgos, AntonioLpez Snchez, ElenaCoincidencia primer apellido. Se recurre al segundo.Sonia del lamo PrezDel lamo Prez, SoniaSe tiene en cuenta la preposicin delSe archiva en la letra D.Doctor Julin Turiel CamposTuriel Campos, Julin (Doctor)No se tiene en cuenta el ttulo de doctor.Monseor Marcelo Cavada CoxCavada Cox , Marcelo (Monseor)No se tiene en cuenta el ttulo de Monseor.Michel Du la RueDu la Rue, MichelSe tiene en cuenta las Partculas Du laEjemplo:

Sistema antiguoSonia del lamo Prez lamo Prez, Sonia del No se tiene en cuenta la preposicin delSe archiva en la letra A

Nombres de Empresas o Instituciones:Si se utiliza un nombre propio de personas fsicas para nombrar una empresa o institucin, se seguir el mismo criterio que en el caso de las personas fsicas. No se tienen en cuenta palabras que complementen al nombre, como Compaa, Viuda de, etc.Si no se emplea un nombre propio, se considerar el nombre que aparezca en la denominacin de la empresa. No se tendrn en cuenta palabras genricas como hiper, restaurante, ferretera etc.Los nombres de organismos oficiales, considerarn como palabra ordenatriz el nombre de la institucin.

Ministerio de EducacinMinisterio de EducacinSe toma el nombre genricoCafetera EnriqueEnrique, CafeteraCafetera no se tiene en cuenta al ser nombre genrico.ING IsapreING IsapreSi la empresa se conoce por ING, la ordenaremos atendiendo a estas siglas.Ejemplo:


A C T I V I D A D

Antonio Ruiz del AlbaIgnacio Soto GranjaTeniente Coronel Alberto del lamo GarcaDoctora Francisca Jonquera AmorZoila Rosas RojasManuel Colina OcampoFrancisco Flores del CampoRal Colinao CalfuqueoFrancisco Flores CamposGisella Fuentes AcuaRodrigo de la FuenteGabrielle Fuente Acua1. Marca la ordenatriz y ordena en forma alfabtica en la columna de la derecha el siguiente listado:

2. Marca la ordenatriz y ordena en forma alfabtica en la columna de la derecha el siguiente listado:

Abastecedora de Combustibles Gonzagas Ltda.CIA. De Seguros Generales (Empart)CIA. De Cobre Chuquicamata (Div. Chuquicamata)Edmundo Benard Y CIA. Ltda.Industria de Aluminios S.A.Radiotaxis ProvidenciaMuebles Easton Chile Ltda.Yarur S.A. (ManufacturasChilenas De Algodn)Monseor Estanislao Collao CollaoRadiotaxis PortugalCaja Reaseguradora De ChileHacienda Las Canteras (S.S.S.)Pesquera Llanquihue S.A.Servicio de Agua Potable El CaneloServicio Agrcola y GanaderoRadiotaxis PacficoDiario La Provincia De OvalleHipdromo De AricaCIA. Minera Los CopihuesCIA. Minera Los PingosBanco Espaol ChileRadio Esmeralda De IquiqueIndustria Citren Chilena S.A.Banco SudamericanoAbastecedora de Combustibles Gonzlez Ltda.Transradio Chilena S.A.Junta Regional Del Transporte -Valparaso.Compilado por:Coordinadora Pedaggica:Profesor Roberto F. Bustamante CortsMara Luz Araya M.18

WF-9900GJ-8877ER-5454WU-6754AS-4433DF-5333DI-0022RR-5544TY-0088BN-2211HH-2311LL-5114XA-6578GI-65473. Ordena la siguiente tabla (Alfa-Numrica) en forma descendente

Supermercado Las Brisas, IquiqueConcepcinSupermercado Las Brisas, Puerto VarasServimed S. A. ConcepcinGalletas TipTop, SantiagoCasa de Campo Nalcahue, Rancagua y TemucoCoyhaiqueChocolatera Suiza, Valdivia y TemucoIllapelArtesanas Kunza, La Serena, Illapel y VallenarSupermercado Las Brisas, IllapelIquiqueServimed S. A. Punta Arenas.Restauran las Hermanas, RancaguaGalletas Tip Top, Via del MarPuerto VarasGalletas Tip Top, ConcepcinImportadora Jp, ValparasoPunta ArenasLnea Area SKY, Sucursales: Iquique, Concepcin, PuntaArenas, Santiago, Coyhaique, La Serena, Temuco.RancaguaServimed S. A. TemucoSantiagoIsapre Vida Tres, Santiago, Via del Mar, Rancagua,ConcepcinSerena, LaImportadora JP, Santiago, Iquique y Punta ArenasTemucoValdiviaVallenarValparasoVia del Mar4. Ordena el archivo geogrfico forma alfabtica ascendente.

5. Clasifica el siguiente listado en Orden Numrico por RUT

CursoRut.NombreCursoRut.Nombre3D15.556.778-9Mara Luisa Guerra Ruiz4E14.667.990-0Joaqun Silva Silva3C13.332.222-2Lus Felipe Acevedo Daz1E15.556.877-9Marisol Figueroa Alcaino3D15.556.781-KMara Ignacia Guerra Ruiz2A12.952.952-8Evelyn Tobar Toledo4A13.333.332-2Mara Paula Silva Vera3B15.655.877-9Constanza Urra Iturra1D16.889.443-3Flor Gmez Galaz2A14.776.336-9Ricardo Gmez GmezCompilado por:Coordinadora Pedaggica:Profesor Roberto F. Bustamante CortsMara Luz Araya M.19

ACTIVIDAD INDIVIDUAL

Propiedades Fuenzalida Ltda.Banquetes AnitasBanco EstadoCaja de Compensacin los AndesServicios Integrales ABC Ltda.Diario El Mercurio de Valparaso.Importadora La EsmeraldaErnesto De La Rua MendozaFbrica de Muebles KingIndustria Textil El Paito Ltda.Compaa Nacional CocesaIngeniero Bastin Mahnert MoralesServicio tcnico Ofimundo & Cia.Clnica Indisa, Universidad CatlicaBotillera Diga 33 de MaipProductos Promocinales Imex Ltda.Servicio de emergencia Tele batera de MaipObispo Auxiliar Toms Vacarezza CoxGas Licuado LipigasBanco NovaMinisterio de Vivienda y UrbanismoRestaurante de comida rpida AidaColegio Manantial de la FloridaFbrica de Plsticos Asturias de MallocoPasteleras AzucararteEquipos de limpieza Proasin (Sucursal Melipilla)Almacenes por ah (Sucursal La Bandera)Restaurante de comida rpida ApoloServicio tcnico Oficina-OKIsapre Vida Tres (Sucursal Arica)Profesora Magdalena de la Cruz SantosHotel Internacional Club Presidente (Valdivia)1. Primero marque la ordenatriz y luego ordene en forma alfabtica ascendente el siguiente listado:


CursoEdadRut.Nombre4 A2813.333.332-2Carlos Mora Ulloa3 B3610.369.963-3Joaqun Silva Lara3 D2315.856.985-5Manuel Flores Flores2 A3510.025.856-0Mara Castro Lpez1 D2713.333.004-kIgnacio Herrera de la Fuente2 A2912.268.386-0Andrea Morales Gonzlez1 D2514.658.484-9Patricia Andrade Cifuentes3 B2215.552.984-2Esteban Snchez Huerta4 E2614.667.990-0Nicole Llano Ramrez3 C2813.332.222-1Bastian Severino Lira1 E2215.556.877-9Paz Daz Recarbarren2 A2812.952.952-8Matas de la Cruz Gmez4 A2713.333.332-2Laura Castro Undurraga2 A2913.456.908-kPatricia Mora Prez3 B2415.655.877-kFernando Seplveda Cid2 A2913.456.809-4Juan Morales Garrido3 C2813.332.216-1Javier Severino Lira1 D2516.889.443-3Emilio Ziga Olivares2 A2614.776.336-7Beatriz Nez Cortes2. Clasifica en Orden Numrico, utilizando el criterio de edad, y luego el nombre (antes realice regla de ordenatriz).

CursoEdadRut.Nombre


3. Ordena en forma alfabtica ascendentemente:1. Carlos Antonio Gajardo Garca-Huidobro

2. Ignacio Ariel Valle Martnez

3. Sergio Fernando Trujillo Santibez

4. Doctora Pamela Luz Valds Pozo

5. Irene del Carmen Gonzlez Pino

6. Hermana Mariela Andrea Muoz Parra

7. Juan Ignacio Cruz Alvarado

8. Padre Juan Rodolfo Araneda Tapia

9. Ingeniero Manuel Arturo Silva Pozo

10. Pamela de la Luz del Valle Rivas

11. Gonzalo Andrs Gonzlez Arce

12. Carolina Paz Gonzles Castro

13. Rafael Patricio Cubillos de la Fuente

14. Natasha Irina Ivannova Petrova

15. Capitan Marcus Justin Williams Johnson

16. Robert Colin O'Brien Morgan

17. Profesor Juan Carlos Delgado Marchant

18. Irene del Carmen Gonzlez del Pino

19. Carmen Cecilia de la Cruz Alvarez

20. Abogado Ivn Alberto Cubillo Salgado

4. Ordenar en forma alfabtica descendente:1. Propiedades Fuenzalida Ltda.

2. Productos Promocionales Imex Ltda.

3. Servicio de emergencia Tele batera

4. Banco Estado

5. Caja de Compensacin Los Andes

6. Servicios Integrales ABC Ltda.

7. Banco Nova

8. Diario El Mercurio

9. Ministerio de Vivienda y Urbanismo

10. Colegio Manantial

11. Fbrica de Plsticos Asturias

12. Fbrica de Muebles King S.A.

13. Pasteleras Azucararte Ltda.

14. Industria Textil El Paito Ltda.

15. Equipos de limpieza Proasin S.A.

16. Almacenes de Ropa Deportiva Por ah

17. Restaurante de comida rpida Apolo

18. Servicio tcnico Ofimundo & Cia.

19. Isapre Vida Tres

20. Botillera Diga 33

21. Hotel Internacional Club Presidente

22. Clnica Indisa


(514952091) Clasificacion y Archivo 2013

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