559_Revision Por La Direccion Al SG

8/3/2019 559_Revision Por La Direccion Al SG

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DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

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SISTEMA DE GESTINSGC, MECI Y SISTEDA

PROCEDIMIENTOREVISIN POR LA DIRECCIN A

LOS SISTEMAS DE GESTIN

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VERSIN 1

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Este documento es propiedad de la Administracin Central del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida sureproduccin por cualquier medio, sin previa autorizacin del Alcalde del Municipio de Santiago de Cali.

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SISTEMAS DE GESTIN

PROCEDIMIENTOREVISIN POR LA DIRECCIN A LOS SISTEMAS DE GESTIN

Versin 1

Cdigo: MEDE01.06.1412.P05

Macroproceso: Direccionamiento EstratgicoProceso: Mejora Continuo

Junio de 2009


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CONTENIDO

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1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. DEFINICIONES 3

4. DOCUMENTOS Y REGISTROS 4

5. CONTENIDO Y DESARROLLO 4

5.1 SOLICITAR LOS INFORMES NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO

LA REVISIN POR LA DIRECCIN A CADA UNO DE LOS RESPONSABLES. 4

5.2 ANALIZAR CON BASE A LA INFORMACIN ENTREGADA. 4

5.3 CONSOLIDAR , REVISAR Y GENERAR INFORME INSTITUCIONAL DE

REVISIN POR LA DIRECCIN . 7

5.4 EVALUAR Y ANALIZAR LOS RESULTADOS DE LA

INFORMACIN PRESENTADOS POR CADA RESPONSABLE DELPROCESO. 7

6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7

7 CONSIDERACIONES GENERALES 8

8 ANEXO 1 8


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1. OBJETIVO

Establecer los pasos necesarios para realizar las revisiones por la Alta Direccin con elobjeto de asegurar que el mejoramiento continuo de los Sistemas de Gestin tenga laconveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad en la Administracin CentralMunicipal de Santiago de Cali.

2. ALCANCE

Aplica a todos los responsables de procesos que hacen parte de la cadena de valor dela Administracin Central Municipal.

3. DEFINICIONES

ACCIN CORRECTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa (s)de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

ACCIN DE MEJORA. Accin implementada para incrementar los resultados delproducto/servicio, proceso o sistema en trminos de eficacia y/o eficiencia.

ACCIN PREVENTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa (s) deuna no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

ENCUESTA DE PERCEPCIN DEL CLIENTE. Documento que registra las opinionesdel cliente respecto al producto ofrecido el grado de satisfaccin de sus necesidades ysus expectativas futuras frente a este.

MEJORA CONTNUA. Accin permanente realizada con el fin de aumentar lacapacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.

NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de un requisito especificado.

REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia deactividades desempeadas.


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REVISIN. Actividad establecida para asegurar la conveniencia, la adecuacin yeficacia del tema objeto de la revisin con el fin de lograr el objetivo establecido.

RIESGO. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda entorpecer eldesarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

SATISFACCIN DEL CLIENTE. Percepcin del cliente sobre el grado en que se hancumplido sus requisitos.

SGC. Sistema de Gestin de Calidad, sistema de gestin para dirigir y controlar una

organizacin con respecto a la calidad.

4. DOCUMENTOS Y REGISTROS

Los documentos y registros utilizados en el procedimiento se relacionan a continuacin:

DOCUMENTOS CDIGO

Manual del proceso de Mejora continua MEDE01.06.14.12.M01

Procedimiento de Revisin por la Direccin a losSistemas de Gestin MEDE01.06.14.12.P02

REGISTRO CDIGO

Formato de Acta de ReuninMEDE01.06.18.P02.F01

5. CONTENIDO

5.1. SOLICITAR LOS INFORMES NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO LAREVISIN POR LA DIRECCIN A CADA UNO DE LOS RESPONSABLES.

Establecer la existencia de la informacin pertinente para ejecutar la revisin delSistema de Gestin; SGC, MECI Y SISTEDA. El Funcionario de Planeacin de ladependencia, debe solicitar al archivo de gestin de cada una de las reas o en elarchivo central de la Dependencia, los siguientes registros correspondientes alperiodo, entre la ltima revisin del Sistema de Gestin; SGC, MECI Y SISTEDA a lafecha:

El Manual de Calidad


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Registro informe de auditora interna de calidad y reporte de auditoras internas.

Los registros de seguimiento a la accin correctiva y preventiva, originado por elPlan de Mejoramiento Institucional y/o Procesos.

Los registros de Producto no conforme generado por el

Los registros reporte de satisfaccin del cliente.

Los registros hojas de vida de Indicadores originados por cada uno de los procesos..

Los ltimos registros del informe general del Sistema de Gestin, SGC, MECI Y

SISTEDA, el anlisis de resultados de la revisin. El informe auto evaluacin institucional, Auto evaluacin de control.

5.2. ANALIZAR CON BASE A LA INFORMACIN ENTREGADA.

Para el anlisis de los insumos entregados:

Auditoria

Las no conformidades mas comunes, los riesgos mas importantes que se detectaron enla auditoria, los procesos que presentaron mayor numero de no conformidades, losprocesos que mas se demoran en resolver las acciones correctivas, preventivas y demejora con relacin a las auditorias. Disear la presentacin que evidencie la relacinde las diferentes causas, con cada uno de los procesos de la Dependencia. Igualmenteestablecer cuantas No Conformidades tiene cada proceso y mostrar en una solapresentacin el resultado de los procesos de la Dependencia.

Retroalimentacin de los Clientes

Se analizan las oportunidades de mejora, acciones correctivas y preventivas que sepueden generar a partir de la informacin de los clientes. Tambin se determina si lasacciones realizadas al interior se estn reflejando en los clientes.

El Funcionario de Planeacin de la Dependencia, para realizar el anlisis de losresultados de evaluacin de atencin a usuarios y ciudadanos, debe tomar del reportede satisfaccin del cliente, el porcentaje del nivel de satisfaccin del servicio parareflejar el comportamiento por cada nivel. A partir del mismo registro, presentar elcomportamiento de cada una de las causales de satisfaccin o insatisfaccin delcliente, el tiempo de respuesta a Quejas y Reclamos por cada tipo de documento y los


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problemas detectados. Igualmente debe soportar su anlisis con los documentosdiagnstico de oportunidades de mejora, diagnstico de problemas potenciales,mejoramiento de procesos y acciones de mejora al servicio.

Conformidad de los Servicios o Productos

Identificar el comportamiento del Servicio No Conforme durante el periodo, clasificacinde tipos de no conformes, las acciones tomadas frente al servicio no conforme han sido

eficaces.

Desempeo de los procesos

Tener en cuenta las metas que alcanzaron dentro del periodo, el comportamiento de losindicadores, revisar y analizar si se estn cumpliendo con las expectativas de laDireccin.

Estado del Plan de Mejoramiento

Analizar el grado de implementacin de las acciones formuladas en el plan demejoramiento el registro anlisis de resultados el comportamiento a la fecha de: Lasacciones cerradas, las acciones pendientes y las necesidades de recursos.

Acciones de seguimiento por revisiones anteriores.

Revisar el cumplimiento de las acciones anteriores propuestas. El Funcionario dePlaneacin de la Dependencia, revisa y verifica que los anlisis de resultados y revisin

por la direccin, sean consistentes y estn completos.

Recomendaciones de mejora

En el anlisis de esta informacin se busca priorizar las propuestas de mejoraidentificadas por los diferentes procesos.


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5.3. CONSOLIDAR, REVISAR Y GENERAR INFORME INSTITUCIONAL DEREVISIN POR LA DIRECCIN.

Semestralmente el Funcionario de Planeacin del Departamento Administrativo dePlaneacin Municipal, elabora el informe de Revisin por la Direccin, a partir de lasdirectrices establecidas por el Comit Directivo.

Verificar que el informe general de Revisin por la Direccin est completo yrevisado.

Comunicar el informe de los resultados Revisin por la Direccin al Comit de

Control Interno incluyendo las acciones que han resultado eficaces y los aspectosen los que ha mejorado. Los miembros de Comit Directivo, divulgan a laorganizacin, a travs de carteleras, red de comunicaciones, Intranet o reunionescon los lderes de procesos, el informe de Revisin por la Direccin mostrando lasacciones correctivas y preventivas que han sido eficaces dentro del Sistema deGestin, los objetivos y beneficios alcanzados, las acciones que aminoran las NoConformidades y mejoran el desempeo de los procesos, para asegurar que seanentendidas y puestas en marcha.

5.4. EVALUAR Y ANALIZAR LOS RESULTADOS DE LA INFORMACINPRESENTADOS POR CADA RESPONSABLE DEL PROCESO.

La Direccin de Control Interno realizara el Seguimiento y Evaluacin a cada una de lasacciones de mejoramiento formuladas en la Revisin por la Direccin.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

PROCESO GESTIN DOCUMENTAL: Norma fundamental. CdigoMAGT04.04.1.1412.P01.


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7. CONSIDERACIONES GENERALES

Los responsables de los procesos deben generar oportunamente la informacin para laRevisin por la Direccin y las recomendaciones de mejora para los Sistemas deGestin; Sistema de Control Interno, Sistema de Gestin.

El Representante de la Direccin para la Coordinacin de los Sistemas de Gestin es elresponsable de consolidar la informacin de los informes de Revisin por la Direccinpara presentar a la Alta Direccin.

8. ANEXOSNo aplica.

Elaborado por:Leira Giselle Ramrez Godoy

Cargo:Ver formatoMEDE01.05.31412.F10

Fecha:25/08/09

Firma: Ver formatoMEDE01.05.3.1412.F10

Revisado por:Juan Manuel Meja Henao

Cargo :Subdirector Desarrollo

Integral

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Firma: Ver formatoMEDE01.05.3.1412.

Aprobado por:Johannio Marulanda Arbelez

Cargo:Director DAPM

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Firma:

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