Sistemas de Gestión: Objetivo y estructura.

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Jornada: Claves de las ISO 30300 para profesionales de la gestión de documentos.

Madrid, 21 de Mayo de 2012

AENOR

Índice

• AENOR

• Qué es un Sistema de Gestión (SG)

• Las normas ISO, modelos de SG

• Características de los modelos ISO

• Principios de los SG

• Estructura de un SG

• Estructura documental clásica

• La UNE 30301 aplicable a

• UNE 30301 aplicable para

• Relaciones

• La certificación

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AENOR

AENOR

• Organización privada, independiente y sin ánimo de lucro, reconocida en los ámbitos nacional, comunitario e internacional

• Actividades multisectoriales de N+C

• Veintiún centros operativos en España, además de México, Chile, Italia, Portugal, Brasil, El Salvador, Perú y Bulgaria

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AENOR

AENOR. Misión

• Contribuir mediante el desarrollo de las actividades de N+C a mejorar la calidad de las empresas, sus productos y servicios, proteger el medio ambiente y con ello lograr:

El bienestar de la sociedad

Entidad designada por el Ministerio de Industria y Energía (R.D. 1614/1985), como entidad para desarrollar las actividades de N+C. Reconocida como Organismo de Normalización y para actuar como Entidad de Certificación (R.D. 2200/1995)

Normalización, Difusión e Información, Certificación, Formación, Publicaciones

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AENOR

AENOR. Normalización

AENOR elabora normas técnicas españolas, asegurando la participación de todas las partes interesadas, e impulsando la aportación española en la elaboración de las normas europeas e internacionales.

Miembro español de los organismos de normalización Internacionales, Europeos y Americanos

norma española

UNE 147103

Febrero 2001

TÍTULO Planificación y gestión de las áreas y parques de juego al aire

libre

Outdoor playgrounds planning and management.

Planification et management des parcs des jeux à plain air.

CORRESPONDENCIA

OBSERVACIONES

ANTECEDENTES Esta norma ha sido elaborada por el comité técnico AEN/CTN 147 Deportes, Campos

de Juego y otros Equipos de Recreo cuya Secretaría desempeña AENOR.

Editada e impresa por AENOR Depósito legal: M 4524:2011

LAS OBSERVACIONES A ESTE DOCUMENTO HAN DE DIRIGIRSE A:

12 Páginas

AENOR 2011 Reproducción prohibida

C Génova, 6 28004 MADRID-España

Teléfono 91 432 60 00 Fax 91 310 40 32

Grupo 6

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AENOR

AENOR Certificación: Sistemas, Productos

• Acreditado por la entidad nacional de acreditación (ENAC) para todos los CNAE en Sistemas de Calidad (ISO 9000), Sistemas de Gestión Medio Ambiental (ISO 14000), SG de Seguridad de la Información (ISO 27001).

• Organismo autorizado por el Ministerio de Trabajo para realizar la certificación de Prevención de Riesgos Laborales (APRL) y estándar OHSAS 18001:2007

• Miembro español de IQNet

Más de 25 000 certificados de Empresa Registrada en todos los campos de la industria y el sector servicios;

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AENOR

• Gestión de la Calidad ISO 9001. • Evaluación del Sello de Excelencia EFQM • Gestión de la Calidad en el Sector de la Automoción. UNE-ISO/TS 16949 • Gestión de la Calidad en el Sector Aeroespacial. UNE-EN 9100 • Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información ISO 20000 • Mejora de la calidad de los procesos de desarrollo de software ISO 15504

• Sistema de Gestión de la Calidad para productos sanitarios UNE-EN ISO 13485 • Directrices para la Mejora Continua del desempeño - ISO 9004 (UNE 66174). • Auditorías de calidad de servicio y facturación en el Sector Telecomunicaciones. • Sistemas de Gestión de I+D+I

Calidad

• Gestión Ambiental ISO 14001 • Verificación Medioambiental - EMAS • Ecodiseño. UNE 150301:2003 (ECODISEÑO) • Gestión Forestal Sostenible

Medio Ambiente

• Certificación OHSAS 18001 • Auditoría Reglamentaria de Gestión de Riesgos Laborales. • Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información ISO 27001

Seguridad

• Validación del Informe de Análisis y Evaluación de Riesgos Medioambientales • Validación de Memorias de Sostenibilidad • Accesibilidad Global

Responsabilidad Social

AENOR. Certificación de sistemas …

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AENOR

Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

UNE-ISO30300:

Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización con el fin de establecer políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos.

Nota1: Un SG puede orientarse a una o varias disciplinas.

Nota2: Los elementos de un SG incluyen la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, le ejecución, etc.

Nota3: El alcance de un SG puede incluir a toda la organización, a funciones o secciones específicas e identificadas de la misma, o a una o más funciones transversales de un grupo de organizaciones.

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SG para los Documentos (SGD):

SG para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos

AENOR

Está constituido por, • Política y objetivos; • La organización interna (los

recursos, la estructura organizativa, los procesos, los materiales, la información y los documentos);

• Los resultados.

Y se desarrolla en un entorno (legal, social, cultural, económico, empresarial).

Es decir, un SG

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Política

AENOR

Las normas ISO, modelos de SG

• SG Calidad: UNE-EN ISO 9001 • SG Medio Ambiente: UNE-EN ISO 14001 • SG Seguridad Información: UNE-EN ISO 27001 • SG para los Documentos: UNE-ISO 30301 • … Normas de apoyo • Directrices para la gestión de documentos: UNE-ISO 15489-2

(UNE-ISO 15489-1 Generalidades) • Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de

documentos: UNE-ISO/TR 26122 • Directrices para auditorías de los SG: UNE-EN ISO 19011 • … Para la certificación acreditada • Requisitos para las entidades de certificación de SG: ISO/IEC

17021:2011 • Requisitos para los organismos de acreditación: UNE-EN

ISO/IEC 17011:2004

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AENOR

Características de los modelos ISO

• Basados en la experiencia, y establecidos por consenso.

• Reconocimiento internacional. • Enfoque y principios comunes. • Requisitos compartidos de SG. • Basados en ciclo PDCA de mejora continua, y

en procesos.

• Integrables.

• Certificables – entidades acreditadas (Infraestructura para la Calidad y la Seguridad Industrial).

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AENOR

Principios de los SG

a) Enfoque al cliente y a otras partes interesadas.

b) Liderazgo y responsabilidad. c) Toma de decisiones basada en hechos

/ evidencias. d) Implicación del personal. e) Enfoque basado en procesos. f) Enfoque de sistema para la gestión. g) Mejora continua. h) Relaciones mutuamente beneficiosas

con el proveedor.

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AENOR

Estructura de un SG, de la calidad

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AENOR

Estructura de un SG, para los Documentos

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AENOR

PROCEDIMIENTO

MANUAL DE CALIDAD

Manual del SG Política y Objetivos

Documentación organizativa, Procedimientos

Instrucciones técnicas, especificaciones, guías, manuales de equipos, …

Registros

Estructura documental clásica

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AENOR

UNE 30301 aplicable a

Un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD) que,

• se puede establecer en una organización de todo tipo y tamaño o en un conjunto de organizaciones que comparten actividades de negocio.

• Compatible e integrable con otros SG.

“Preparada por ISO/TC 46/SC11 en el marco de las normas de sistemas de gestión para ser compatibles y compartir elementos y metodología con otras de estas normas.”

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AENOR

UNE 30301 aplicable para

• Establecer, implementar, mantener y mejorar un SGD como apoyo de sus actividades;

• Asegurarse a sí misma la conformidad con su política de gestión documental; y

• Demostrar conformidad con esta Norma mediante:

– La realización de una auto-evaluación y una auto-declaración (Anexo C), o

– La confirmación de su auto-declaración por una parte externa a la organización, o

– La certificación de su SGD por una organización externa.

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AENOR

Relaciones – gestión documental

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Guidelines-2

ISO 15489

Records

management

General-1

ISO TR

26122

Work

process

analysis for

records

ISO 13008

Digital records

conversion and

migration

process

ISO TR

13028

Implement-

ation

guidelines

for

digitization

of records

Normas e informes técnicos

relacionadosImplementación de procesos de gestión documental

Self assessment

method-3

Conceptual and

implementation

issues-2

ISO 23081

Metadata for

records.

Principles-1

ISO 30300

Management systems for

records - Fundamentals

and vocabulary

Requisitos

Fundamentos y

terminología

ISO 30301

Management systems for

records - Requirements

ISO 30302

Management systems for

records - Guidelines for

implementation

ISO 30303

Management systems for

records - Requirements for

bodies providing audit and

certification

DirectricesSoporte a los

elementos de la

estructura de alto nivel

ISO 30304

Management systems for

records - Assessment

guide

Normas de sistema de gestión

para los documentosMarco de gobernanza para los documentos

3

2

ISO 16175

Principles and

functional

requirements for

records in

electronic office

environments-1

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AENOR

Relaciones – con otros SG

Descritas en el Anexo B, para algunos SG

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AENOR

Relaciones – Gestión y los SG

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SISTEMAS

OBJETIVOS

F

V f v

RESULTADOS

Organización Procedimientos

Procesos Recursos

CALIDAD (ISO 9001, ...)

OBJETIVOS

F

V f v

RESULTADOS

Organización Procedimientos

Procesos Recursos

GESTIÓN DE LA INFORMACION DOCUMENTOS

GESTIÓN DE LA INFORMACION DOCUMENTOS

AENOR

La certificación de su SGD

Acto por el que una tercera parte testifica que ha obtenido la adecuada confianza en la conformidad de un determinado producto, proceso o servicio, debidamente identificado, con una norma u otro documento normativo especificado.

Comprobación de que cumple con los requisitos especificados … en ISO 30301

Independencia, credibilidad

Cualificación, competencia

Metodología

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AENOR

Ventajas de la certificación

• Apoya enfoque de negocio de la Dirección, y la actividad del Responsable de gestión. Gestión normalizada, alineamiento de políticas, ahorro de costes, control

de riesgos, …

• Demuestra el cumplimiento de los requisitos (legales, negocio, otros).

• Auditores independientes y cualificados.

• Genera confianza / credibilidad interna y externa Clientes, empleados, accionistas / propietarios, administraciones /

jueces, …

• Imagen de empresa, marca y diferenciación. Novedoso.

• Contribuye a la mejora continua.

Otros servicios de AENOR (Revista, Aenornet, formación, publicaciones, normalización, CID, …)

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AENOR

El proceso de certificación

AUDITORÍA DEL SISTEMA

FASE II

AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO

(Anuales)

AUDITORÍAS DE RENOVACIÓN

(Cada tres años)

AUDITORÍA EXTRAORDINARIA

CONCESIÓN DEL

CERTIFICADO

PLAN DE ACCIONES CORRECTORAS

1 mes

VISITA PREVIA FASE I

ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN

FASE I

INFORME/s

INFORME

CUESTIONARIO PREVIO Y SOLICITUD

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

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AENOR

Muchas gracias

José Angel Valderrama Antón Gerente Nuevas Tecnologías

nuevastecnologias@aenor.es

AENOR:

C/ Génova, 6. 28004 Madrid - Tel. 914 32 60 00

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