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Sugarcrm

TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

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Reconocimiento - NoComercial (by-nc): Se permite la generación de obras derivadas siempre que no se haga un uso comercial. Tampoco se puede utilizar la obra original con finalidades comerciales.

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

Objetivo general

El usuario aprenderá las técnicas de importación de datos desde Sugarcrm y

exportación de datos desde otras aplicaciones.

Objetivos específicos

Conocer los conceptos avanzados de importación y exportación de datos

Exportar datos desde la agenda actual

Importar datos a Sugarcrm

Exportar datos desde Sugarcrm

Contenidos:

1. Introducción

2. Importación a Sugarcrm

2.1. Consideraciones previas

2.2. Caso práctico: Importación

3. Exportación desde Sugarcrm

3.1. Caso práctico: exportación

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

1. Introducción

Crear y mantener actualizada la base de datos es esencial para fidelizar a nuestros

clientes.

Pero no hay que confundir un simple listado de clientes con una base de datos. Una

base de datos es un conjunto de información organizado que permite asociar a cada

registro nuevas variables que se van acumulando a lo largo de la vida del cliente y que

son las que le darán valor, y gracias a las cuales se podrán realizar selecciones o

segmentaciones.

En este tutorial se muestra cómo importar información a Sugarcrm desde un soporte

externo y cómo exportar información fuera de Sugarcrm. Ofrecemos una sencilla guía

para realizar este procedimiento, conservar todos los datos y comenzar a trabajar de

forma rápida y ordenada.

Veremos que podremos migrar cualquier tipo de información acerca de nuestros

Contactos, Cuentas, Oportunidades, Notas, etc. Pero, para comenzar a trabajar, la

principal tarea es importar nuestra base de datos actual de Cuentas y Contactos, pues

conforman los datos básicos para comenzar a trabajar con Sugarcrm.

El proceso de migración de datos a menudo se presenta como una barrera o produce

miedo al pensar que se pueda perder una información que se ha ido recabando

durante años. Sin embargo, en este tutorial mostraremos paso a paso cómo realizarlo

sin ningún riesgo.

Además, una vez importada nuestra base de datos actual – que puede encontrarse en

aplicaciones como Outlook, Excel o Acces – a Sugarcrm, el usuario verá cómo se

presentan numerosas oportunidades de gestión de la información de sus clientes con

las que antes no contaba. Hablamos de tener una visión clara de las necesidades y

requerimientos de los clientes, una información imprescindible para un buen diseño

del producto, la innovación de los servicios o calcular el valor de vida del cliente,

entre otras.

Entre las opciones de gestión de la información que ofrece Sugarcrm encontramos:

Acceder rápida y eficientemente a la información de nuestros clientes.

Garantizar unos datos actualizados en cada contacto con el cliente.

Actualizar o limpiar aquella información que innecesaria o duplicada, de manera

masiva.

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Analizar rápidamente los clientes más rentables para ofrecerles un programa de

fidelización personalizado.

Medir el valor actual de los clientes y estimar su valor futuro.

Por lo tanto, el objetivo de este tutorial será facilitar el proceso de adopción de la

tecnología Sugarcrm para:

1. Volcar todos los datos de nuestros clientes y la actividad de nuestra empresa en

una herramienta de gestión eficaz.

2. Poder obtener esta información cuando la necesitemos, de modo ordenado y

eficaz.

En definitiva, pretendemos mostrar cómo se beneficiarán nuestros clientes y nuestra

empresa.

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

2. Importación a Sugarcrm

Importación significa introducción de datos dentro de Sugarcrm desde archivos

externos de diferentes formatos. En este apartado veremos cómo hacerlo mediante

una funcionalidad específica del CRM, es decir, importando nuestras bases de datos

existentes, directamente desde el archivo original, sin necesidad de crear los registros

manualmente en Sugarcrm.

Sin embargo, antes de adentrarnos en la explicación del procedimiento, repasaremos

los conceptos básicos de diseño de bases de datos relacionales. Así, entenderemos las

condiciones que se deben cumplir para realizar una correcta importación de datos.

La estructura de una base de datos se realiza mediante tablas. Una tabla está formada

por filas (registros) y columnas. La intersección entre una fila y una columna se

denomina celda y contiene un valor de un campo, por ejemplo el campo ‘Cargo’

contiene el valor ‘Gerente’ en una de sus celdas. Así pues, la primera fila contiene los

nombres de los campos, es decir las propiedades de las que queremos almacenar

información. En cada una de las sucesivas filas se almacenarán los valores de cada

campo.

Filas o registros

Columnas o Campos Celda Tabla

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En resumen, deberemos tener en cuenta los siguientes conceptos:

Tabla: estructura donde almacenamos el conjunto de datos de la base de datos.

Cada fila se denomina registro y es donde están definidos los campos y sus

características.

Campo: unidad básica de una base de datos que define una propiedad. Los

campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre,

apellidos, cargo.

Los nombres de campo, no pueden empezar con espacios en blanco y

caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o

corchetes. Si los campos de nuestra base de datos externa no cumplen estos

requisitos, podemos tener problemas en la importación de datos a Sugarcrm

2.1. Consideraciones previas

Antes de proceder a la importación de datos en Sugarcrm debemos tener en cuenta

algunas consideraciones. Unas son genéricas y afectan a cualquier tipo de

importación de datos; otras son específicas de la importación que nos ocupa este

tutorial, la de Cuentas y Contactos.

Consideraciones generales

Sugarcrm permite la importación desde diferentes formatos, txt, csv..

También permite determinar nuestro propio formato definiendo el carácter

utilizado como delimitador y el codificador.

Delimitador: es el carácter utilizado para separar campos.

Codificador: es un carácter que se utiliza para contener la información de

cada campo. (Se debe utilizar al inicio y al final del campo). La utilización de

codificadores puedes ayudar a no crear confusiones en algunos campos.

Por ejemplo, un formato.csv (delimitador: comas), que tenga también un

codificador de comillas, para el caso de NOMBRE / APELLIDO: María José

López, quedaría así: ,“María José”,”López”.

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Verificar que los campos que vamos a importar existen en la base de datos

de Sugarcrm, sino, deberemos crearlo antes de importar esa información.

Por ejemplo, si en nuestra base de datos tenemos el campo ‘horario de

disponibilidad’ del Contacto – campo que Sugarcrm no ofrece por defecto -.

Se recomienda configurar dentro de Sugarcrm el juego de caracteres UFT8 o

el ISO 8859—15 (Latín 9), por ser unos de los más universales. Esta

configuración se realiza en el apartado MI CUENTA de cada usuario.

Para que la importación sea fácil y exitosa, deberemos preparar el archivo a

importar. Veremos algunos consejos como por ejemplo no dejar espacios ni

filas en blanco, separar el nombre y el apellido de los Contactos, etc.

Para importar información desde otra aplicación de CRM, un administrador

de contactos o un archivo en Excel, primero deberemos exportar esa

información desde el formato de origen a un archivo, recomendamos, del

tipo ‘Archivo Delimitado por Tabulaciones (.txt)’. Una vez finalizado este

proceso, podremos volcar la información a Sugarcrm.

Consideraciones específicas

Para que las Cuentas y los Contactos que vamos a importar queden

relacionados entre sí, recomendamos realizar dos archivos (.txt):

.1. Uno donde mande la información de las Cuentas, es decir, el teléfono,

dirección e-mail, etc. de las Cuentas.

.2. Un segundo donde mande la información de los Contactos. En este caso

habrá una excepción, y es que dejaremos el campo que hace referencia al

nombre de la Cuenta a la que pertenece, para poderlo asociar

posteriormente.

En caso de que el Contacto importado haga referencia a una Cuenta que no

existe todavía en Sugarcrm, el sistema la crea y la asocia automáticamente a ese

Contacto.

Con este procedimiento sólo creamos la ficha de la Cuenta, pero el único campo

que se completa de forma automática es el nombre de la Cuenta. El resto

deberemos introducirlos de forma manual, posteriormente.

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

Por ello recomendamos importar primero las Cuentas; de este modo tendremos

toda la información que vaya asociada y sólo nos quedará importar la

información de los Contactos.

De modo que, una vez aclarados estos aspectos, veamos el procedimiento en

detalle.

2.2. Caso práctico: Importación

En el siguiente apartado mostraremos, con un caso práctico, cómo crear de forma

masiva una lista de Contactos, como resultado de la importación de estos registros

desde un archivo Excel a Sugarcrm. Entendemos por ‘masiva’ la importación de, por

ejemplo, 100 registros, de una sola vez, siguiendo unos sencillos pasos, en lugar de

introducirlos manualmente, uno por uno, cumplimentando todos los campos de la

ficha del registro.

FairPlay es una pequeña empresa que ofrece servicios de limpieza a empresas y

organizaciones. Su propietario, Jaume Pallars, ha decidido adoptar Sugarcrm como

herramienta de gestión, pues no consigue llevar una correcta gestión de su cartera

de clientes y tampoco tiene un histórico de las incidencias que ha gestionado en

cuanto a servicio post-venta.

Hasta ahora, Jaume tenía una base de datos muy completa de todos sus clientes en

formato Excel. Pero, en tiempos de crisis, había contratado una persona para captar

clientes y necesitaba llevar un registro más exhaustivo de esta tarea comercial,

obtener estadísticas, información sobre las acciones comerciales más adecuadas

donde invertir sus escasos recursos, etc.

El aspecto que presentaba su base de datos era el siguiente:

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

A continuación, explicamos los pasos que deberá realizar Jaume para importar su

base de datos.

1. Analizaremos los datos de nuestro archivo y daremos algunos consejos para

estructurarlo.

Comprobar que la primera fila contiene los encabezados de columna.

Aunque esta acción no es imprescindible, nos ayudará a relacionar los

datos de nuestra base de datos con la de Sugarcrm.

Como veremos más adelante, Sugarcrm permite relacionar los campos

que nombran las columnas de nuestra base de datos con los campos que

aparecen en el formulario de las Cuentas y Contactos. De este modo,

cuando realicemos la importación, nos será mucho más fácil asociarlos.

Comprobar que los campos coinciden con los existentes en Sugarcrm.

Aunque no tengan el mismo nombre, lo importante es que podamos

relacionarlos. Por ejemplo, el campo ‘Empresa’, en Sugarcrm será

‘Cuenta’; ‘Telefono directo’ será ‘Telefono oficina’

Comprobar que no haya celdas en blanco en los registros que mandan la

importacion. Es decir, si importamos las Cuentas, el que manda es el

nombre de la Cuenta, por tanto, no podrá haber ninguna celda de esta

columna en blanco. Del mismo modo, no podrá haber Cuentas repetidas.

Comprobar que no existen filas en blanco entre medio. Por ejemplo

suele existir una fila en blanco que separa la cabecera del 1º registro.

2. Crearemos dos archivos: uno para la información referente a Cuentas y otra

para Contactos. Al realizar esta división, podremos importar más de un

Conatcto por Cuenta; si lo hiciéramos con un único archivo, desde la pestaña

Cuentas, sólo podríamos importar un Contacto por Cuenta, pues sólo existe un

campo para relacionar este dato.

Sugarcrm

TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

Archivo de Cuentas

Abriremos el archivo general, por ejemplo, ‘empresa_basededatos’ y

haremos un ‘Guardar Como/ empresa_basededatos_cuentas’.

De este modo, podremos manipular esta copia sin “corromper” el

original.

Identificaremos las columnas que contengan información del Contacto

(Nombre, Apellidos, E-mail, Móvil, Cargo, etc.). Podríamos eliminarlas,

aunque será suficiente con identificarlas y no relacionar estos campos

con los del CRM (más adelante veremos cómo funciona la asociación de

campos).

En la siguiente imagen vemos las columnas de las que debemos

prescindir.

Nos aseguraremos de que no existen Cuentas

repetidas. Esto se da habitualmente, pues, por

ejemplo, existen tres Contactos diferentes

relacionados con la misma empresa.

En la siguiente imagen vemos un ejemplo.

Nos aseguraremos de que no existen celdas en

blanco en la columna ‘Empresa’.

En este caso no existen. De haberlos, deberíamos

cumplimentarlos con el nombre de la Cuenta, si lo

sabemos; en caso contrario, con cualquier carácter

que nos cubra el espacio (una letra cualquiera).

Posteriormente, sin embargo, deberíamos

Sugarcrm

TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

cumplimentarlo correctamente.

Una vez preparado el archivo de Cuentas a importar, Haremos un

‘Guardar Archivo Como Texto con Formato (Delimitado por tabulaciones)

[.txt], ya que es el que menos errores produce a la hora de importar y,

por lo tanto, el que recomendamos.

Archivo de Contactos

Abriremos el archivo general, por ejemplo, ‘empresa_basededatos’ y

haremos un ‘Guardar Como/ empresa_basededatos_contactos’.

De este modo, podremos manipular esta copia sin “corromper” el

original.

Prescindiremos de las columnas que contengan información de la Cuenta

(Telefono, Web, Dirección, etc.). A excepción de la columna del nombre

de la Cuenta, pues será el campo que nos permitirá asociar los Contactos

con las Cuentas.

En la siguiente imagen vemos las columnas de las que debemos

prescindir, marcadas en rojo.

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

Nos aseguraremos de que no existen Contactos repetidos.

En este caso no los hay, pero si los hubiera, deberíamos eliminar la fila

completa.

Dado que Sugarcrm separa los campos Nombre y

Apellido, deberemos importarlos también celdas

separadas.

Como vemos en la imagen, la celda ‘Nombre del

Contacto’ de la base de datos de Jaume contiene el

nombre y el apellido del Contacto.

Para separarlos deberemos realizar los siguientes

pasos:

a. Insertar una columna al lado derecho de

‘Nombre contacto’, donde ubicaremos el Apellido.

b. Seleccionar todas las celdas de la columna ‘Nombre Contacto’

c. Hacer clic en la pestaña ‘Datos’ en la barra de herramientas.

d. En el desplegable, escogemos la opción ‘Texto en columnas’ y se

abrirá un sencillo asistente que nos guiará en esta tarea.

e. En la primera pantalla seleccionamos la opción ‘Delimitados’ y

hacemos clic en ‘Siguiente’.

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f. En la segunda, marcamos la casilla ‘Separadores/Espacio y

hacemos clic en ‘Siguiente’.

g. En la última pantalla escogemos el tipo de contenido de la celda,

en este caso ‘General’ y hacemos clic en ‘Finalizar’.

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Al completar el proceso, vemos

como se han separado nombre y

apellido:

h. Por último, para acabar de hacerlo

perfecto,, modificamos los campos

de cabecera: en lugar de ‘Nombre

contacto’ (A) pondremos ‘Nombre’

y en el siguiente (B), ‘Apellido’.

Nos aseguraremos de que no existen

celdas en blanco en la columna ‘Nombre’.

En este caso no las hay. De haberlas,

deberíamos cumplimentarlas con el

nombre del Contacto, si lo sabemos; en caso contrario, con cualquier

carácter que nos cubra el espacio (una letra cualquiera).

Posteriormente, sin embargo, deberíamos cumplimentarlo

correctamente.

Una vez preparado el archivo de Contactos a importar, haremos un

‘Guardar Archivo Como Texto con Formato (Delimitado por tabulaciones)

[.txt], del mismo modo que hemos procedido con el archivo de Cuentas,

en el punto 2.1.5.

Una vez guardados los archivos en .txt de Cuentas y Contactos, seguiremos el

proceso desde Sugarcrm.

3. Primero importaremos la información de las Cuentas.

Iremos a la pestaña Cuentas/Atajos/Importar.

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‘Importar Paso 1: Seleccione el origen’. Seleccionaremos el tipo de

fichero que queremos importar, es decir, el mismo tipo con el que

guardamos nuestro listado de Excel, ‘Archivo Delimitado por

Tabulaciones’.

Como hemos explicado con anterioridad, nos permitirá también

seleccionar el “calificador” si es que existe, en caso contrario dejaremos

seleccionada la opcion de Ninguno. Y haremos clic en Siguiente.

‘Importar Paso 2: Subida de archivo’. Seleccionaremos el archivo a

importar.

En primer lugar, como nuestro archivo tiene una primera fila de

encabezados de columna marcaremos la opción ‘Tiene cabezera’.

Después, seleccionaremos el botón ‘Examinar’ para explorar nuestro

sistema en busca del archivo. Y una vez localizado, haremos clic en

‘Abrir’ para que el nombre se muestre en la ventana.

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

Por último, haremos clic en el botón ‘Siguiente’.

‘Importar Paso 3: Confirme los campos e importe’. En este último paso

asociaremos cada campo importado con un campo de Sugarcrm.

Las listas desplegables de la columna ‘Campo de base de datos’ (1)

muestran los campos de Sugarcrm. Los campos de la columna ‘Fila de

Cabecera’ (2), muestran los de nuestro archivo.

Las columnas ‘Fila 1’ y ‘Fila 2’ (3) nos permiten comprobar qué valores

vamos a importar y en qué campos se van a almacenar. Es decir, nos

muestran los dos primeros registros de nuestro archivo.

Para asociarlos seleccionaremos el campo de 1 que coincida con el campo de

2.

1 2 3

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

Recordemos que cada ‘Campo de Base de Datos’ es válido para una

única fila. Si queremos poner ‘Nombre’ en la fila 1 y 2, tendremos un

conflicto de importación.

Una vez hayamos establecido todas as relaciones entre campos importados y

campos existentes en las bases de datos de Sugarcrm hacemos clic en

‘Importar ahora’.

En la siguiente ventana comprobaremos que se ha efectuado correctamente

la importación de los datos. En el margen superior izquierdo vemos cuántos

registros se han importado. Cuántos estaban duplicados o bien tenían más

caracteres de los permitidos y cuántos ha saltado por algún error.

En caso de que no sea así haremos clic en ‘Deshacer Última Importación’ y

volveremos al principio del proceso. Si tuviéramos otras fuentes (archivos)

desde las cuales importar información de las Cuentas, haríamos clic en

‘Importar más’.

Si estamos satisfechos con el resultado de la importación, pulsaremos

‘Finalizado’. Entonces nos encontraremos de vuelta en la página de inicio de

Cuentas, donde podremos ver el listado de Cuentas que acabamos de

importar.

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

Si quisiéramos modificar, añadir o borrar algún dato de alguno de los registros

de una Cuenta, bastaría con hacer clic en el nombre para entrar en la vista

detallada, donde podríamos editar el registro.

4. Ahora importaremos la información de los Contactos para asociarlos a las

Cuentas ya importadas.

Recordemos que en esta segunda importacion relacionaremos todos los

campos que hacen referencia al Contacto, excepcto el nombre de la Cuenta,

que aunque no hace referencia, vinculará al Contacto con la Cuenta

correspondiente.

Los pasos que seguiremos serán los mismos que hemos realizado con las

Cuentas, pero esta vez desde la pestaña Contactos/Atajos/Importar.

En la siguiente imagen vemos los Contactos importados:

Como vemos, había varios Contactos pertenecientes a la misma Cuenta, como

en el caso de Industrias del Curtido S.A. y Artistes d’Ofici del Poble Espanyol. Al

realizar la importación como lo hemos explicado, han quedado perfectamente

asociados a ellas sin necesidad de repetir registros.

Para realizar una última comprobación, entraremos en una de esas Cuentas y

veremos si sehan asociado correctamente los Contactos, en el sub-panel

‘Contactos’.

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

Como vemos, la importación ha sido correcta.

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3. Exportación desde Sugarcrm

Exportar significa extraer información desde Sugarcrm a un archivo o soporte externo.

Se pueden exportar los datos de Sugarcrm a un archivo con extensión .CSV y

guardarlos en el sistema del usuario. Este tipo archivos se pueden visualizar con

Microsoft Excel, Notepad o cualquier otro editor de textos. Se pueden exportar los

registros seleccionados, todos los registros de la página, o la lista entera.

Para realizar la exportación recomendamos configurar dentro de Sugarcrm el juego de

caracteres UFT8 o el ISO 8859—15 (Latín 9) y seleccionar la coma (,) como delimitador.

Esta configuración se realiza en el apartado MI CUENTA de cada usuario y apartado

ADMIN / CONFIGURACION REGIONAL. (Es recomendable que coincida el juego de

caracteres seleccionado en ambos apartados)

El archivo CSV muestra el titulo de las columnas, incluyendo el ID de registro

(una larga cadena de letras y números que se emplean como referencia única

para cada uno de los registros de cuenta) y otros campos que Sugarcrm usa de

forma interna.

3.1. Caso práctico: Exportación

El comercial de FairPlay desea exportar una lista de las Cuentas para guardar una

copia. Veamos los pasos que deberá seguir.

1. Iremos a la pestaña Cuentas/Listado de Cuentas, en Sugarcrm.

2. Marcamos el check box que precede a las Cuentas que queramos exportar o

el que precede al enlace ‘Exportar’.

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

3. Haremos clic en este enlace (‘Exportar’) y se abrirá un pequeño menú

flotante que nos ofrece tres opciones de Exportación:

Registros Seleccionados, para exportar los registros que hayamos

marcado.

Página actual, para exportar los registros que vemos en la página

actual.

Lista Completa, para exportar todos los registros de la lista (que puede

ser más larga que lo que aparece en la página actual).

4. Al seleccionar una de las tres opciones, se mostrará la siguiente pantalla:

5. Lo guardaremos en el mismo formato .csv, en la ubicación que creamos

conveniente.

6. A partir de ahora, seguiremos en Excel.

Generalmente, será suficiente con abrir el archivo .csv exportado desde

Sugarcrm y hacer clic en ‘Guardar como’ tipo de archivo ‘Hoja de Excel (.xls)’. En

caso de que el sistema no nos lo permita, seguiremos los pasos que explicamos

a continuación.

6.1. Abriremos una Hoja de Excel nueva.

6.2. Iremos a la barra de herramientas e importaremos los datos del archivo

.csv que hemos exportado anteriormente siguiendo la opción Datos/

Obtener datos externos/ Importar datos...

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

6.3. Localizaremos el archivo en nuestro sistema local.

6.4. Una vez localizado se abrirá el asistente que nos guiará para que la

exportación sea correcta.

6.4.1. En la primera pantalla escogeremos la opción ‘Delimitados’ y

haremos clic en ‘Siguiente’.

6.4.2. En la siguiente pantalla, especificaremos los ‘Separadores’ (coma) y

el ‘Calificador de Texto’ (“).

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TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

6.4.3. Por último, especificaremos que tipo de texto contienen las celdas.

Recomendamos elegir siempre la opción ‘General’, de este modo, no

discriminará números o texto.

Una vez completado el proceso haremos clic en ‘Finalizar’,

elegiremos la celda donde importaremos los datos y haremos clic en

‘Aceptar’.

Sugarcrm

TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

A continuación mostramos cómo quedará el archivo que hemos exportado desde

Sugarcrm:

Como podemos observar, Sugarcrm exporta todos los campos del formulario del

tipo de registro (Cuentas, Contactos, Casos, etc.) que hayamos escogido. Habrá

muchos datos que no nos interesen, por ejemplo ID, fecha de creación, de

modificación, etc.

Por lo tanto, igual que para importar datos a Sugarcrm debíamos preparar la base

de datos, para exportar también deberemos prepararla y eliminar aquellas

columnas que no nos interesen.