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MANUAL DELAS 5 Ss.

La diferencia vital entre los pases ricos y

los pases pobres consiste en el nmero de

personas que rechazan o se adaptan a la

cultura de la pobreza.

Juan Carlos Hernndez Salazar

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INTRODUCCIN

A partir de la instrumentacin de latcnica 5 Ss en las empresas, se puedenimplantar con mucho mayor facilidad yxito, otros sistemas de calidad mod

ernos,sobretodo aquellos relacionados con ISO

9000.

Es necesario crear entornos dentro de lasOrganizaciones que permitan maximizarlos recursos, el tiempo y la productividadpersonal.

Para ese fin se cre una tcnica denominada 5 Ss, por sus siglasen japons, que han sido implantadas en miles de compaas einstituciones en el mundo con extraordinarios resultados.

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OBJETIVOSGENERAL.

Que los participantes uniformicen en el mbito organizacional el conceptode 5 Ss, y que adquieran lineamientos y estrategias generales para la

implantacin de un sistema de calidad con dichas caractersticas.

ESPECIFICOS. Conocer la metodologa para instrumentar un sistema de calidad 5 Ss

en su organizacin, que les permita a usted y a sus colaboradoresdesempearse con altos niveles de productividad.

Comprender en que consisten cada uno de los trminos japoneses ylos beneficios que nos brinda el implantarlos.

Crear una nueva cultura organizacional, basada en el compromiso, ladisciplina y la creacin de las condiciones para la productividad y la

calidad en el entorno.

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TEMARIO INTRODUCCIN. OBJETIVOS.

I. Antecedentes. Cul es el Objetivo Principal de las 5 Ss? Qu son las 5 Ss? Resistencias.

II. Las 5 Ss y su significado Beneficios directos.

III. Estudio y descripcin de las 5 Ss 1S Seiri. Seleccionar. Beneficios. 2S Seiton. Organizar. Beneficios. 4S Seiketsu. Sanear.

Beneficios. 3S Seiso. Limpiar. Beneficios. 5S Shitsuke. Autodisciplina. Beneficios.

IV. Actividades previas a la implantacin de las 5 Ss.

V. Las 5 Ss en las oficinas. VI. Metodologa de implantacin.

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Las 5s iniciarn en Japn durante los aos 60sobteniendo beneficios tales como:

Eliminacin de desperdicios.

Reduccin de materiales en procesos.

Incremento en la productividad laboral.

Evitar accidentes.

Optimizar espacios.

Incrementar la velocidad de mejora.

ANTECEDENTES

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Desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente, en un climade seguridad, orden, limpieza y constancia que permita el correcto

desempeo de las operaciones diarias, logrando as los estndares

de calidad de los servicios requeridos por la ciudadana.

CUL ES EL OBJETIVO PRINCIPALDE LAS 5 Ss.?

QU SON LAS 5 S?Es una herramienta de calidad que permite implementar y establecerestndares para tener reas y espacios de trabajo en orden y realizareficazmente las actividades.

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RESISTENCIAS

Qu tan importantes pueden ser las 5 Ss y suaplicacin?

Para qu limpiar si se vuelve a ensuciar?

Mi sistema de archivo es un desorden, peroyo s de mi propia forma de llevarlo

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En espaol:

Seleccionar

Organizar

LimpiarEstandarizar

Disciplina

En japons:

1.Seiri

2.Seiton

3.Seiso

4.Seiketsu

5.Shitsuke

SIGNIFICADO

DE LAS 5 Ss

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BENEFICIOS DIRECTOSDE LAS 5 Ss

Seguridad:Menor ndice de Accidentes.Reduccin drstica de Ausentismo.

Calidad:Satisfaccin de los clientes.Velocidad de respuesta y mejora.

Eficiencia:

Productividad.Energa positiva.

Eliminacin de desperdicios:Mantenimiento preventivo.

Sugerencia de mejora.

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1ERA. S: SEIRISELECCIONAR

Significa eliminar del rea de trabajo todos los elementosinnecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.

El SEIRI-CLASIFICACIN, CONSISTE EN:

Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven delas que no sirven.

Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.

Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo.

Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza,uso, seguridad y frecuencia de utilizacin con el objeto de facilitarla agilidad en el trabajo.

Eliminar informacin innecesaria y que nos puede conducir a

errores de interpretacin o de actuacin.

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Mantener solo lo necesario Revisar el rea de trabajo. Separar lo que sirve de lo que no sirve. Definir un lugar donde poner temporalmente lo que no se necesita,

pero puede servir a alguien. Decidir que se har con las cosas.

1ERA. S:

SELECCIONAR

Una vez CLASIFICADO lo necesario, se selecciona por frecuencia de uso:

JUNTO

CERCA

EN EL REA

EN OTRA REA

EN BODEGAO ARCHIVO

CADA HORA

VARIAS VECES AL DA

UNA VEZ A LASEMANA

UNA VEZAL MES

UNA VEZ AL AO, O

SE PUEDE USAR

Si suUSO

es:

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Eliminacin dedesperdicios

SELECCIONAR

Abrir espacios

Se descartan artculosobsoletos.

Reduccin eninventarios

Mejor distribucin derecursos.

BENEFICIOS DE

SEIRI - SELECCIN

Liberar espacio til en plantasy oficinas.

Facilitar el control visual de las materiasprimas que se van agotando y que serequieren para un proceso.

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AUTO-EXAMEN UTILIZO o PUEDO UTILIZAR

LA SELECCIN ?

No. de 5Ss EVALUACIN PUNTUACIN

SELECC

IN

No. ASPECTOS QUE VERIFICAR(SUGERENCIAS) MB R M

1Objetos presentes y sin uso en el

rea. Materiales o herramientasinnecesarias2

Objetos personales Hallazgos frecuentes de losmismos.

3Clasificacin de lo que sirve y

necesita.Ubicacin de objetos por

frecuencia de uso.

MB. Muy Bien.PUNTUACIN R. Regular.

M. Mal.

CALIFICACIN: ____________PREDOMINANTE

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2DA. S:SEITON

ORGANIZARConsiste en organizar los elementos que hemos clasificadoscomo necesarios de modo que se puedan encontrar confacilidad.La ORGANIZACIN permite:

Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado enel trabajo de rutina, para facilitar su acceso y retorno al lugar.

Facilita el acceso rpido a elementos que se requieren para eltrabajo.

Mejorar la informacin en el sitio de trabajo para evitar errores yacciones de riesgo potencial.

El aseo y la limpieza se pueden realizar con mayor facilidad yseguridad.

Se libera espacio.

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Un lugar para cada cosa y

cada cosa en su lugar

Colocar o distribuir las cosas en el lugar que les corresponde,mantener esa ubicacin con adecuada disposicin de las cosas,para que estn listas en el momento que se soliciten.

2DA.S:

ORGANIZAR

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Minimizar errores.

ORGANIZAR

Prevenir desabasto desuministros y/o productos.

Mejorar la seguridad.

Velocidad de mejora.

Eliminar tiempos debsqueda.

BENEFICIOS DE

SEITON - ORGANIZAR

Velocidad de respuesta.

La empresa puede contar con unsistema simple de control visualde materiales y materias primas

Eliminacin de perdidaspor errores.

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AUTO-EXAMEN UTILIZO o PUEDO UTILIZAR LA ORGANIZACIN ?

No. de 5Ss EVALUACIN PUNTUACIN

ORDEN

No. ASPECTOS QUE VERIFICAR(SUGERENCIAS)

MB R M

1 Identificacin de cada clase de tema. Todo est identificado por nombre,tema, rea y tipo?

2 Deteccin de faltantes. Existen indicadores visuales de lafalta de algo?

3 Existen sistemas auto explicativos delocalizacin congruentes.

Existen sistemas auto explicativos

de localizacin congruentes.4 Lugares especficos para papelera y

archivo.

Lugares especficos para papelera y

archivo.

5 Se prevee el desabasto y los sobreinventarios de papelera y materialesde oficina.

Existen indicadores de mximos y

mnimos?

6 Orden en instalaciones y biensealizados.

Orden en instalaciones y bien

sealizados.

Calificacin: ____________

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3DA. S:SEISO

LIMPIARSignifica eliminar el polvo y suciedad de todos los elementosde mi lugar de trabajo (escritorio, maquinaria, etc.).

La limpieza implica no nicamente mantener los equiposdentro de una esttica agradable permanentemente, implicaun pensamiento superior a limpiar. Exige que realicemos untrabajo creativo de identificacin de las fuentes de suciedad ycontaminacin para tomar acciones de raz para su

eliminacin, de lo contrario ser imposible mantener limpio yen buen estado el rea de trabajo.

Para aplicar la LIMPIEZA se debe:: Integrar la limpieza como parte del trabajo diario. Asumir la limpieza como una actividad de mantenimiento

autnomo.

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3DA.S:

LIMPIAR

El xito en la limpieza de una empresa depende de la actitud desu personal.

Las 3 etapas de la Limpieza : rea individual.

reas comunes.

reas difciles.

Un sitio sucio y desordenado; es un lugar inseguroque puede provocar un accidente y llegar a afectar lacalidad del producto.

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LIMPIAR

Evitar accidentes yenfermedades.

Prevenir contaminacin en losprocesos.

Un lugar impecable detrabajo.

BENEFICIOS DE

SEISO - LIMPIAR

Tomar acciones correctivasinmediatas.

Prolongar la vida til de lasinstalaciones y equipos.

Disminuir reparaciones costosas.

Mejora el bienestar fsico y

mental del trabajador.

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AUTO-EXAMEN UTILIZO o PUEDO

UTILIZAR LA LIMPIEZA ?

No. de 5Ss EVALUACIN PUNTUACIN

LIMP

IEZ

A

No. ASPECTOS QUE VERIFICAR(SUGERENCIAS) MB R M

1 Suciedad y polvo en el rea de trabajo

y equipo.Revisa la parte posterior de los muebles y mquinas,debajo de mesas, escritorios, as como la limpieza de

mquinas, telfono y computadora?

2 Control de ceniceros, tazas, pizarrn,

etc.

Existen tazas y ceniceros sucios y

sin uso?3Limpieza diaria sobre escritorios y

muebles.

Verificar el control del aseo (si

existe)

Calificacin: ___________

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4TA. S:SEIKETSU SANEAREs la metodologa que nos permite mantener los logros alcanzados con laaplicacin de las tres primerasS. Si no existe un proceso para conservarlos logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tenerelementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestrasacciones.

El SANEAR pretende: Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S. Ensaar al operario realizar normas con el apoyo de la direccin y un

adecuado entrenamiento. El empleo de los estndares se debe auditar para verificar su

cumplimiento. Las normas de limpieza, lubricacin y aprietes son la base del

mantenimiento autnomo.

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4TA.S:

SANEARSe recomienda:Elaborar por departamento el Manual de las aplicaciones en 5 Ss,el cual deber contener lo siguiente:

Evidencia de las condicionesanteriores.

Distribucin general de reas,mobiliario y equipos.

Descripcin de cada rea ymobiliario.

Identificacin de cada documento y

artculo.

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4TA.S:

SANEARPor ejemplo:En un aula de capacitacin, al trmino de la sesin el instructor debe: Dejar limpio el pizarrn. Devolver el equipo utilizado a su lugar.

No dejar nada sobre la mesa y acomodar las sillas. Verificar que no quede ningn objeto que no sea del aula. Apagar el clima y la luz.

Usar smbolos, colores o letreros para que el estndar se explique pors mismo.

La empresa debe definir los estndares de colores generales para laempresa como el color de las paredes, equipos, tuberas, etc.

CMO MANTENER EL CONTROLVISUAL EN EL SANEAMIENTO?

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SANEAR

Se mantiene por escrito cmomantener lo logrado.

Mejora la comunicacin.

Se guarda el conocimientoproducido durante aos detrabajo.

BENEFICIOS DE

SEIKETSU - SANEAR

Sistemas autoexplicativos.

Elegir adecuada toma dedecisiones.

Facilita el mantenimiento.

Disminuir el tiempo debsqueda.

Asegurar que nuestrosproductos y servicios sean de

calidad consistente.

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AUTO-EXAMEN UTILIZO o PUEDO

UTILIZAR EL SANEAMIENTO ?

No. de 5Ss EVALUACIN PUNTUACIN

SANE

AMI

ENTO

No. ASPECTOS QUE VERIFICAR(SUGERENCIAS) MB R M

1 Procedimiento de LimpiezaExisten? Responsables? Controles?

2 Procedimientos de Trabajo Revisar estndares y procedimientos de trabajo.

3Uso de ropa y equipo Se est usando la ropa y el equipo adecuado?

Calificacin: __________

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5TA. S: SHITSUKE

AUTO-DISCIPLINASignifica convertir en hbito el empleo y utilizacin de losmtodos establecidos y estandarizados para la limpieza en ellugar de trabajo.

Si se estimula que cada uno de nosotros como empleadosaplique el Crculo de Deming en cada una de las actividadesdiarias, es muy seguro que en la prctica la Autodisciplina notendra ninguna dificultad.

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5TA. S:

AUTO-DISCIPLINALa AUTODISCIPLINA implica: El respeto de las normas y estndares establecidas para conservar el

sitio de trabajo impecable. Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el

funcionamiento de una organizacin. Promover el hbito de autocontrolar o reflexionar sobre el nivel de

cumplimiento de las normas establecidas. Mejorar el respeto de su propio ser y de los dems.

LA AUTODISCIPLINASe puede ser

autodisciplinado y sinembargo no estar

comprometido

Compromiso es:Entusiasmo!

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AUTODISCIPLINA

La persona comprometidademuestra persistencia en el logrode sus fines.

El cliente se sentir ms satisfechoya que los niveles de calidad sernsuperiores debido a que se hanrespetado ntegramente losprocedimientos y normas .

Se crea una cultura desensibilidad, respeto y cuidadode los recursos de lasecretaria.

BENEFICIOS DE

SHITSUKE - AUTODISCIPLINA

La autodisciplina es una forma decambiar los hbitos.

La moral en el trabajose incrementa.

El sitio de trabajo ser unlugar donde realmente seaatractivo llegar cada da.

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CMO SE ADMINISTRA UNPROGRAMA DE 5 Ss?

Aplicar las 5 Ss implica un proceso queconsta de varias actividades:

Sistema de 5 Ss Sensibilizacin

Documentacin Auditoras Acciones correctivas Retroalimentacin

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La difusin se realizar de forma permanentedurante todo el desarrollo de implementacin ymantenimiento de las 5 Ss; la cual ser a

criterio de cada instructor.

La Difusin se puede dar a travs de:

Carteles,

Trpticos,

Folletos etc.

DIFUSIN

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AUDITORIAS INTERNAS

El propsito de las auditorias internas esel reunir evidencia objetiva que permita

arribar a un conocimiento y a unadecisin veraz acerca del continuo estadodel sistema de 5 Ss.

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ACCIONES CORRECTIVAS

Identificacin de No-Conformidades. Determinar causas verdaderas.

Implementar solucin. Evaluar la efectividad. Re-auditar para verificar la finalizacin.

Evidencia (registros).

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RETROALIMENTACIN

IndicadoresNos permiten establecer la eficiencia y

efectividad del sistema: Desempeo de cada rea Fallas internas

Fallas externas Tendencias Satisfaccin del cliente

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IMPLANTACIN

Identificar la Situacin Actual. Seleccionar los puntos especficos. Asignar la responsabilidad.

Documentar y exhibir apropiadamente. Establecer actividades de mejora. Evaluar peridicamente el avance. Retroalimentar el proceso y Reconocimiento. Llevar a cabo un proyecto piloto.

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PROBLEMAS CON LA

IMPLANTACIN DE UNSISTEMA DE 5 SS

Gran esfuerzo.

Shock cultural.

Burocracia.

Costo.

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Preparacin del Entorno.

Definir actividades urgentes deimportantes. Buscar un cambio cultural. Utilizar el sentido comn al implantarla.

Buscar participacin de losafectados. Evidencia de las reas. Llevar a cabo la limpieza Mayor de las

reas.

ACTIVIDADES PREVIAS A LA

IMPLANTACIN DE LAS 5 S`s

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CONCLUSIONESLa creacin de un Entorno Productivo es:

Tarea de todos. Es requisito para procesos competitivos.

Reduce adiccin a la urgencia.

Aplicar las 5S a profundidad requiere:

De un gran esfuerzo consciente. Genera un Cambio Cultural.

DEBE SER UNO DE LOS PRIMEROS PASOSY MXIMA PRIORIDAD