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7 – 8 noviembre 2021 Centro de Convenciones de PR

Manual del Exhibidor

Entrada a montaje, show y desmontaje Mostrar tarjeta de vacunación con las dos dosis (Pfizer o Moderna) (tiene que haber pasado dos semanas después de la última dosis); Johnson & Johnson / Janssen una dosis (tiene que haber pasado dos semanas después de la dosis) y/o prueba negativa de covid-19 con 72 horas previo al evento que cubra los dos días del show 7 & 8 de noviembre y mascarilla en todo momento. (puede cambiar según orden ejecutiva vigente)

Tel. (787) 756-8019

www.sanjuanbeautyshow.com info@sanjuanbeautyshow.net

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Itinerario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Fechas Límites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Suplidores Autorizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Equipo Básico del Booth. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Taquillas Exhibidores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Regulaciones de Sonido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Información Truss, Rigging, Seguro, Estacionamiento, Bomberos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Auspicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Oferta de Hotel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Requerimiento envio documentos página web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Carga marítima . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-14 Actividades Especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Directrices para Estructuras Provisionales en el Centro de Convenciones . . . . . . . . . . . . . . . . 16-18

I n d i c e

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Entrada a montaje, show y desmontaje Mostrar tarjeta de vacunación con las dos dosis (Pfizer o Moderna) (tiene que haber pasado dos semanas después de la última dosis); Johnson & Johnson / Janssen una dosis (tiene que haber pasado dos semanas después de la dosis) y/o prueba negativa de covid-19 con 72 horas previo al evento que cubra los dos días del show 7 & 8 de noviembre y mascarilla en todo momento. (puede cambiar según orden ejecutiva vigente)

Itinerario MONTAJE ESTRUCTURAS GRANDES

(Zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones) ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (ZONA DE CARGA)

PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE

Jueves 4 noviembre 8:00 a.m. - 5:00 p.m.*

*Se apagarán las luces a las 5:00 p.m.

*Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m.

Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 6 de noviembre a las 5:00 p. m. Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante el montaje.

MONTAJE (Zona de carga / parte posterior Centro de Convenciones)

ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (ZONA DE CARGA)

PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE

Viernes 5 noviembre 8:00 a.m. - 5:00 p.m.*

Sábado 6 noviembre 8:00 a.m. - 5:00 p.m.*

*Se apagarán las luces a las 5:00 p.m.

*Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m.

Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 6 de noviembre a las 5:00 p.m. Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante el montaje.

HORA DE ENTRADA DE EXHIBIDORES Domingo 7 noviembre 7:00 a.m. Con TAQUILLA exhibidor (entrada principal Hall B)

Lunes 8 noviembre 7:00 a.m. Con TAQUILLA exhibidor (entrada principal Hall B)

(Domingo y Lunes re-entrada de mercancía por la zona de carga con TAQUILLA de exhibidor)

DIAS Y HORAS DE SHOW

Domingo 7 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m

Lunes 8 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m.

DESMONTAJE (zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones)

Lunes 8 noviembre 6:00 p.m.

*Ningún Exhibidor podrá desmontar ni pasar carros de carga antes de las 6:00 p.m.

Para poder montar su booth debe tener lo siguiente

1. Contrato y Términos Firmados 2. Registro de Comerciante Provisional

3. Seguro de Responsabilidad Pública 4. Saldo Total del Espacio

5 Cuadre de Taquillas en o antes 4 nov. 6. Permiso de Montaje

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Fechas Límites

Separación de Espacios

Depósito, Firma de Contrato y Términos,

San Juan Beauty Show (787) 756-8019 mbonilla@sanjuanbeautyshow.net zpaniagua@sanjuanbeautyshow.net

17 agosto Proveer Información sobre presentación en Tarimas y Salones Educativos

San Juan Beauty Show (787) 756-8019

31 agosto Entrega de Productos Intercambio Promocional

San Juan Beauty Show (787) 756-8019

7 septiembre Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje

Magic Transport (787) 780-4020 ext. 235 David Huertas (787) 717-5703

10 septiembre Rotulación Centro Conv. San Juan Beauty Show (787) 756-8019

8 octubre Pago Final Booth San Juan Beauty Show (787) 756-8019

11 octubre 5:00pm $169.00

Sheraton PR Hotel & Casino Sheraton PR Hotel & Casino (787) 993-3500 1-866-932-7269 Book your group rate for San Juan Beauty Show www.sanjuanbeautyshow.com

28 octubre Registro Comerciante Provisional

Solicitar en Suri Certificado de Registro de Comerciante Provisional La localidad es: Centro de Convenciones de PR 100 Convention Blvd. San Juan, PR 00907 Fecha del evento: 7 y 8 de noviembre del 2021 Entregar una copia a San Juan Beauty Show en o antes del jueves 28 de octubre de 2021 y poner original visible en su booth. suri.hacienda.pr.gov Cobrar el 11.5% de sus ventas y rendirlo según la ley.

28 octubre Seguro Seguro: Al tramitar su seguro favor de incluir los siguientes endosos: 1.San Juan Beauty Show Inc. Calle Las Marías 873 Hyde Park, San Juan, PR 00927 2.AEG Management PR, LLC Puerto Rico Convention Center District Authority Puerto Rico Convention Center 100 Convention Blvd. San Juan, PR 00907 3. Expo Caribe, Inc. Sabana Garden Industrial Park Lot. 13-17 B Esq. Calle A Bo. Sabana Abajo, Carolina, PR 00985 Tipo de Seguro: General Liability Límite de Seguro: $1,000.000.00 Fecha de cubierta: 4 al 8 de noviembre de 2021 Entregar una copia a San Juan Beauty Show en o antes del jueves 28 de octubre de 2021

29 octubre Orden de Comida y Bebida Centro de Convenciones (787) 463-1128 Gianni Agostini gagostini@prconvention.com

4 noviembre Equipo que requiera“Rigging”

o vaya colgado del techo

Encore Global Alexis Alvarado (939) 579-9094 Ellis Quiles(787) 328-6395 Elllis.quiles@encoreglobal.com

1ro. noviembre Internet, Networking Centro de Convenciones (787) 690-5574 Stephanie Taule staule@prconvention.com

4 noviembre Cuadre de Venta de Taquillas San Juan Beauty Show (787) 756-8019

OCTUBRE

SEPTIEMBRE

AGOSTO

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Suplidores Autorizados Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje Magic Transport (787) 780-4020 ext. 235 David Huertas (787) 717-5703 dhuertas@magictransport.com Action Cargo Transport (787) 750-0450 (787) 210-3157 alberto@act-transport.com Comida y Bebida – Centro de Convenciones de PR Gianni Agostini – gagostini@prconvention.com (787) 463-1128 Beverly Ruiz – bruiz@levyrestaurants.com Internet, Networking Centro de Convenciones Stephanie Taule - staule@prconvencion.com (787) 690-5574 Rigging Equipo que requiera“Rigging” o vaya colgado del techo Encore Global Alexis Alvarado (939) 579-9094 Ellis Quiles (787) 328-6395 Elllis.quiles@encoreglobal.com Limpieza JV Cleaning Group (787) 376-2000 jvcleaninggroup@live.com Seguridad De tener seguridad privada en su espacio que no sea la contratada por San Juan Beauty Show, tiene que entregar copia de la licencia y el endoso del seguro de la compañía de seguridad para permitirle entrada al Centro de Convenciones en o antes del jueves 4 de noviembre de 2021 Seguro Manuel A. Roca MDRT Representante Autorizado de Seguros 787-767-6026 / 787-200-9147 rocafinancial@yahoo.com Insurance 4 Exhibitors www.insurance4exhibitors.com

Expo Caribe Inc. Quality Audiovisual (787) 288-3535 │ 288-3734 (787) 726-8572 │ (787) 378-1596 venta@expocaribbean.com qav@qualityav.com electricidad, mesas, sillas, alfombras, etc.

Lighting Design (787) 769-9304 machadoluces@gmail.com

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Equipo Básico Booth

(booths con acuerdo promocional no incluyen mesas ni sillas) _______________________________________________________________________________________ Espacio 10’ x 10’ incluye:

Cortina de fondo 8’alto x 10’ ancho

Una mesa sin mantel*

Dos sillas*

Manual del Exhibidor

Seguridad General

Boletos Entrada* Tamaño del espacio: 10’ x 10’. Los espacios no podrán ser compartidos con otro exhibidor. Cualquier espacio en medida adicional al espacio subarrendado será pagado a $50.00 el pie cuadrado, no sin antes ver la disponibilidad del mismo. El Exhibidor nunca podrá formar espacio adicional en pasillos o accesos determinados por SJBS, so pena de cancelación inmediata del contrato y no devolución del dinero pagado. El exhibidor no podrá levantar paredes, techos, letreros, adornos, etc., de más de 8’ en el fondo y frente del booth, ni más de 3’ en los laterales. Por seguridad bajo ninguna circunstancia las bases de las estructuras de su espacio tocarán ni obstruirán los pasillos. El exhibidor no podrá utilizar los espacios de tránsito para exhibir, demostrar, y repartir sus mercancías o servicios en ningún momento ni bajo ninguna circunstancia.

IMPORTANTE: El espacio NO incluye electricidad. Para electricidad: Expo Caribe Inc.

Tel. (787) 288-3535 (787) 288-3734 venta@expocaribbean.com 1. *Los espacios con acuerdos promocionales no incluyen ni mesas, ni sillas, ni boletos extras

de exhibidor y/o modelos. 2. Las concesiones de boletos pueden ser enmendadas por arreglo especial entre las partes,

como productos de intercambio promocional o auspicios en o antes del viernes 31 de agosto de 2021. No habrá boletos de cortesía, ni se aceptará lista de modelos.

3. La fecha límite para pagar su espacio es el viernes 8 de octubre de 2021. 4. Para poder realizar su montaje no debe existir balance pendiente en su cuenta. 5. Ningún Exhibidor podrá desmontar ni pasar carros de carga antes de las 6:00 p.m. 6. Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante

el montaje. 7. Para poder montar su booth debe tener lo siguiente

1. Contrato y Términos Firmados

2. Registro de Comerciante Provisional

3. Seguro de Responsabilidad Pública con los endosos requeridos

4. Saldo Total del Espacio

5. Cuadre de Taquillas – en o antes del jueves 4 de noviembre de 2021

6. Permiso de Montaje

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Taquillas Exhibidores

POLITICA DE OTORGACION DE BOLETOS SE ENTREGARÁN A LOS EXHIBIDORES LOS SIGUIENTES BOLETOS DE EXHIBIDOR Y/O MODELOS

CON LA CANTIDAD DE BOLETOS PERMITIDA PARA “STAFF” Y/O MODELOS ADICIONAL

1. Nunca deberá usar los boletos de exhibidores para el público ó invitados,

solamente se usarán para el personal que trabajará en su espacio.

2. Los boletos serán asignados y cada EXHIBIDOR tendrá la cantidad

correspondiente a su booth.

. 3. Los boletos se entregarán en el Área de Registro en el Centro de

Convenciones.

4. De necesitar boletos para “staff” y/o modelos adicionales, los mismos tendrán

un costo de quince dólares ($10.00) c/u

5. La asignación de taquillas de exhibidores será de acuerdo a la cantidad

de espacios arrendados.

6. El costo de taquillas de exhibidores y/o modelos adicionales será de un

máximo de 10 boletos para los dos días a $10.00 c/u. Boletos adicionales

serán a precio regular de entrada al show.

Si pierde los boletos tendrá que obtener los mismos a $10.00 c/u

Booths Boletos Boletos de exhibidor para Staff adicional $10.00 c/u

1 5 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días

2 8 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días

3 a 5 12 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días

6 a 10 18 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días

11 a 18 25 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días

19 ó más 30 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días

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Regulaciones de Sonido

Es requerimiento que la mesa técnica tenga un extintor de fuego a la mano, provisto por

la compañía de audiovisual o el cliente.

No se permitirá sistema de sonido en el área de exhibición y venta, excepto en el espacio educativo.

Se denominará espacio educativo aquel que tenga un artista de estilismo contratado, con una tarima

demostrando técnicas y formas en cabello, uñas, maquillaje, estética. Bajo ningún concepto se aceptará

música en el área de exhibición y venta. El sonido permitido micrófonos y el volumen será regulado por

personal de seguridad de San Juan Beauty Show, Inc. a menos de cinco (5) decibeles. No se permitirá

sonido mayor de esta escala que interrumpa los trabajos de los exhibidores adyacentes. El espacio

educativo deberá someter información del artista y evidencia de contratación para permitirle utilizar

sistema de sonido adecuado. EL EXHIBIDOR deberá informar a su compañía de sonido, las regulaciones

existentes. SAN JUAN BEAUTY SHOW, INC., se reserva el derecho de suspender el sistema de sonido por

violación a cualquiera de estos acuerdos.

SAN JUAN BEAUTY SHOW REGULARA EL SISTEMA DE SONIDO “ACEPTABLE”

EN LOS BOOTH Y TOMARA LA ACCION PARA REDUCIR O SUSPENDER

EL MISMO DE SER NECESARIO. (VER CONTRATO)

PROCEDIMIENTO PRIMERA ADVERTENCIA: VERBAL

SEGUNDA ADVERTENCIA: ESCRITA

TERCERA ADVERTENCIA: DESCONECTAR SISTEMA POR EL RESTO

DEL DIA

El exhibidor instalará las bocinas mirando hacia adentro del booth

Accedo a cumplir estas regulaciones sujeto a cancelación del sonido.

Nombre Compañía Exhibidora _____________________________________________________

Nombre en letra de molde_______________________________ Firma_____________________________

Nombre Comp. Sonido__________________________________ Nombre Técnico_____________________

Fecha____________________________________________________________________________________

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Es sumamente importante que lean el documento de Estructuras Provisionales

del Centro de Convenciones de PR. Incluidas en este Manual del Exhibidor

(páginas 16 – 18)

Directrices para Estructuras Provisionales en el Centro de Convenciones de PR

Debe compartir con SJBS y PRCC detalle de suplidores interesados en realizar montajes

que requieran uso de estructuras provisionales (“truss“).

Los requisitos, según aplique, especificados en el documento adjunto de Estructuras

Provisionales, y un seguro. Favor leer el documento en detalle. El Departamento de

Seguridad podrá no autorizar la entrada del suplidor o detener su montaje de no cumplir

con estas guías.

“Rigging” (colgado del techo)

Para todo equipo que requiera “Rigging” 100 libras o más (colgado del techo)

Encore Global Alexis Alvarado (939) 579-9094 │ Ellis Quiles(787) 328-6395

elllis.quiles@encoreglobal.com

Seguro

Es requerido entregar el endoso de seguro antes de poder autorizar la entrada de

cualquier exhibidor y suplidor al evento.

Estacionamiento:

El estacionamiento es operado por USA Parking. Cada vehículo paga una tarifa

de $4. la primera hora y $2.50 cada hora adicional. El valet tiene un costo de $16.

Bomberos:

Para cumplir con los estándares y códigos de Bomberos debes tomar en cuenta lo siguiente:

Las salidas de emergencias no pueden ser tapados con cortinaje/ equipo/ equipo

audiovisual y siempre deben de estar visibles.

Las compañías de audiovisual son responsables de traer “tape” PC 628

GAFFERS” o “yellow jackets” para cubrir los cables expuestos. El “tape”

o su residuo debe ser removido al finalizar el evento.

Es requerimiento que la mesa técnica tenga un extintor de fuego a la mano, provisto por la

compañía de audiovisual o el cliente.

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Auspicios Auspicios Precio Cantidad / Tamaño

Guía Informativa portada logo $175.00 logo

Guía Informativa 1 página (página 1,página 2) $500.00 CUT: 8.5” alto X 5.5” ancho

21.59cm. alto x13.97cm. ancho

Bleed .1875” / .47625 cm

Guía Informativa 1 página $275.00 CUT: 8.5” alto X 5.5” ancho

21.59cm. alto x13.97cm. ancho

Bleed .1875” / .47625 cm

Guía Informativa ½ página $190.00 CUT:4.25” alto x 5.5 ancho

10.795cm alto x 13.97cm ancho

Bleed .1875 / .47625

Guía Informativa ¼ página $125.00

Guía Informativa pagina final $500.00 CUT: 8.5” alto X 5.5” ancho

21.59cm. alto x13.97cm. ancho

Bleed .1875” / .47625 cm

Facebook $75.00 Incluye arte y promoción

1 mes

25 Banners promocionales SJBS (incluye logo y

numero de booth de su compañía)

$ 325.00 (25) 3’ x 5’

Billboards un mes exclusividad $ 800.00 (1) 10’ x 20’

Billboards un mes compartido con otros $ 500.00 (1) 10’ x 20’

Flyers (hojas sueltas) Salón por Salón

logo e información

$ 800.00 (2,500) logo e informacion

Logo en Posters Salón por Salón $ 800.00 (5,000) logo 17” x 22”

Periódico 1 página $1,000.00 (1) logo full color

Periodico ½ página $ 800.00 (1) logo full color

Radio $800.00 (40) 15 seg.

Espacio para promocionar su línea con un banner

en Centro de Convenciones

$100.00 cada

espacio Cliente trae banner y stand

Rotulación dentro Centro Convenciones Se cotizará

Participación en Auspicio de

Latin American Awards

pregunte por oferta de

auspicios

Participación en Auspicio de Competencias pregunte por oferta de

auspicios

Promoción en Pantallas de las Tarimas de SJBS Pregunte por precio

Formato preferido para entrega PDF press quality, Formato Alterno JPG Maximun Quality

PNG: Hi Resolution 250 DPI Mínimo, 300 DPI Preferible info@sanjuanbeautyshow.net zpaniagua@sanjuanbeautyshow.net mbonilla@sanjuanbeautyshow.net

Web Banner size: 1780 ancho (px) x 587 alto (px) $400.00 un mes

$350.00 mensual con contrato de 3 meses

$300.00 mensual con contrato de 6 meses

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www.sanjuanbeautyshow.com Sheraton Puerto Rico at Convention Center Hotel & Casino

200 Convention Boulevard San Juan, PR 00907

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REQUERIMIENTOS PARA ENVIO DOCUMENTOS WEB PAGE

www.sanjuanbeautyshow.com

LOGOS

Deben tener buena resolución

No estar pixelados

Preferiblemente en PNG con fondo transparente

Archivo correctamente identificado

Independiente y NO dentro de un documento en Word, Excel, PSD o PDF

IMAGENES │ FLYERS

Tienen que estar identificadas con su nombre y/o el título de lo que está relacionado

Buena resolución

Medida mínima de 800px de ancho

Selfies – sin son tomadas tipo selfie, deben estar centralizadas, con buena iluminación,

sin texto escrito, no borrosas y background relevante al tema.

Tienen que estar en jpg y NO dentro de un documento en Word, Excel, PSD o PDF

Si se va a utilizar mas de una foto, tener en cuenta si son horizontal y/o vertical, ya que

si son diferentes afecta como se verá en la página web.

Los flyers deben estar en buena resolución e individuales

CONTENIDO

En PDF e identificados

VIDEOS

Deben estar debidamente identificados

Deben ser grabados horizontalmente, ya que para Youtube los verticales no funcionan

Si se van a subir a Youtube, deben proveer la información que se estará poniendo como

título y descripción.

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ACTIVIDADES ESPECIALES

REUNION DE ESCUELAS Miércoles 8 de septiembre 2021 / 10:00 a.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico

CONFERENCIA DE PRENSA Martes 26 octubre 2021 / 10:00 a.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico

WEDDINGWAYS PR EXPO Domingo 7 – Lunes 8 noviembre 2021 │ 9:00am – 6:00pm 2do. Nivel │ Centro de Convenciones de Puerto Rico

BERNEA’S HAIR FASHION TOUR Domingo 7 – Lunes 8 noviembre 2021 │ 9:00am – 6:00pm Centro de Convenciones de Puerto Rico

LATIN AMERICAN AWARDS Domingo 7 noviembre 2021 │ 4:00 p.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico

Auspicio de Actividades Especiales info@sanjuanbeautyshow.net (787) 756-8019