7 control (1)
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EL CONTROL EL CONTROL UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA ADMINISTRACIÓN GENERAL
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EL CONTROLEL CONTROL
UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA
ADMINISTRACIÓN GENERAL
EL CONTROLEL CONTROL
CONTROL:CONTROL:” ” Recolección sistemática de Recolección sistemática de los datos para conocer el grado de los datos para conocer el grado de realización de los planes.”realización de los planes.”
““Medición de los resultados actuales y Medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados; pasados, en relación con los esperados; ya sea total o parcialmente, con el fin de ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos corregir, mejorar y formular nuevos planes.”planes.”
Importancia:Importancia:
Es importante pues cierra el ciclo de la Es importante pues cierra el ciclo de la administración. De hecho, los controles administración. De hecho, los controles son a la vez medios de previsión.son a la vez medios de previsión.
Se da en todas las demás funciones Se da en todas las demás funciones administrativas; hay control de la administrativas; hay control de la planeación, de la organización, de la planeación, de la organización, de la dirección, etc. Es por ello un medio para dirección, etc. Es por ello un medio para administrarlas.administrarlas.
EL CONTROLEL CONTROLProceso de monitorear las actividades para Proceso de monitorear las actividades para asegurarse de que se lleven a cabo de acuerdo con lo asegurarse de que se lleven a cabo de acuerdo con lo planificado y para corregir cualquier desviación planificado y para corregir cualquier desviación significativasignificativa
Planificación:Objetivos
MetasEstrategias
Planes
Dirección:MotivaciónLiderazgo
ComunicaciónComportamiento
individual yde grupo
Organización:Estructura
Administración de Recursos
Humanos
Control:EstándaresMediciones
ComparacionesAcciones
EL PROCESO DE CONTROLEL PROCESO DE CONTROL
Objetivos y metas
OrganizacionalesDivisionales
DepartamentalesIndividuales
Medición derendimiento real
Aplicación de la acción correctiva
Comparación delrendimiento realcon el estándar
Proceso que consiste en medir el rendimiento real, compararlo con un estándar y aplicar la acción administrativa apropiada para corregir las desviaciones o los estándares inadecuados.
PRINCIPIOS DEL CONTROLPRINCIPIOS DEL CONTROL1. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO 1. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO
DEL CONTROLDEL CONTROL
La función es de carácter La función es de carácter administrativo y es la administrativo y es la respuesta al principio de respuesta al principio de delegación; ésta no se delegación; ésta no se podría dar sin el control.podría dar sin el control.Cuanta mayor delegación Cuanta mayor delegación se necesite, se requiere se necesite, se requiere mayor control.mayor control.El control debe actuar El control debe actuar como staff, de ahí la como staff, de ahí la necesidad de convencer y necesidad de convencer y no de imponer los medios de no de imponer los medios de control.control.
PRINCIPIOS DEL CONTROLPRINCIPIOS DEL CONTROL2. DE LOS ESTÁNDARES2. DE LOS ESTÁNDARES
El control es imposible si El control es imposible si no existen estándares de no existen estándares de alguna manera prefijados, alguna manera prefijados, y será mejor, cuando éstos y será mejor, cuando éstos sean más precisos y sean más precisos y cuantitativos.cuantitativos.El control supone una El control supone una base de comparación base de comparación previamente fijada.previamente fijada.Por consiguiente hay que Por consiguiente hay que afinar y perfeccionar los afinar y perfeccionar los estándares como un medio estándares como un medio de preparar en control.de preparar en control.
PRINCIPIOS DE CONTROLPRINCIPIOS DE CONTROL3. DEL CARÁTER MEDIAL DEL CONTROL3. DEL CARÁTER MEDIAL DEL CONTROL
El control se justifica El control se justifica por los beneficios o por los beneficios o ventajas que ventajas que proporciona, es decir, un proporciona, es decir, un control debe usarse si el control debe usarse si el trabajo, gasto, que trabajo, gasto, que genera se justifican ante genera se justifican ante los beneficios que de el los beneficios que de el se esperan.se esperan.
No hay que No hay que sobrevalorar ni subvaluar sobrevalorar ni subvaluar el control.el control.
TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL NIVEL TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL NIVEL DONDE SE APLICADONDE SE APLICA
De políticas: Cuando se De políticas: Cuando se aplica al más alto nivel de aplica al más alto nivel de la organización.la organización.
De decisión: cuando se De decisión: cuando se aplica a los niveles donde aplica a los niveles donde se toman decisiones.se toman decisiones.
De operación: cuando se De operación: cuando se aplica en los niveles aplica en los niveles operativos, donde se operativos, donde se ejecutan las actividades.ejecutan las actividades.
TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL MOMENTO TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL MOMENTO EN QUE SE APLICAEN QUE SE APLICA
Control previo:Control previo: antes de la antes de la realización de una actividad para realización de una actividad para cautelar su procedencia o cautelar su procedencia o aplicabilidad.aplicabilidad.
Control concurrente:Control concurrente: realizada realizada durante el proceso de durante el proceso de cumplimiento de la actividadcumplimiento de la actividad
Control posterior:Control posterior: o control de o control de resultados tendiente a verificar y resultados tendiente a verificar y evaluar la eficiencia así como la evaluar la eficiencia así como la veracidad y legalidad de las veracidad y legalidad de las actividades.actividades.
TIPOS DE CONTROL SEGÚN LA TIPOS DE CONTROL SEGÚN LA PERIODICIDADPERIODICIDAD
Control rutinarioControl rutinario:: o o cotidiano que se efectúa cotidiano que se efectúa permanentemente sobre permanentemente sobre todas las actividades o sobre todas las actividades o sobre las áreas estratégicas, las áreas estratégicas, críticas o excepcionalescríticas o excepcionalesControl periódicoControl periódico:: aplicado de manera aplicado de manera esporádica cada cierto esporádica cada cierto tiempo según conveniencia, tiempo según conveniencia, indicios o requerimientos de indicios o requerimientos de información.información.
TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL ELEMENTO QUE LO REALIZAELEMENTO QUE LO REALIZA
Control interno:Control interno: cuando es efectuado cuando es efectuado por los propios por los propios gerentes(previo y gerentes(previo y concurrente) o por un concurrente) o por un órgano especializado órgano especializado de la propia empresa de la propia empresa (Auditoría Interna)(Auditoría Interna)Control externo:Control externo: cuando es ejercido cuando es ejercido por elementos por elementos externos a la externos a la empresa .empresa .
TIPOS DE CONTROL POR SU FORMA DE OPERARTIPOS DE CONTROL POR SU FORMA DE OPERARControl sobre resultadosControl sobre resultados (Open (Open control):control): es aquel que aplica al final de es aquel que aplica al final de cada período prefijado sea cuando se cada período prefijado sea cuando se haya vista ya si los resultados obtenidos haya vista ya si los resultados obtenidos no alcanzaron, igualaron, superaron o se no alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo esperado.apartaron de lo esperado.
Control automático(feedback Control automático(feedback control):control): se realiza en forma constante se realiza en forma constante con el apoyo de la retroalimentación de con el apoyo de la retroalimentación de las informaciones que resultan del mismo las informaciones que resultan del mismo y utilizarlas para que la acción correctiva y utilizarlas para que la acción correctiva se inicie en forma automática: NO hay se inicie en forma automática: NO hay resultados para poner en marcha la resultados para poner en marcha la acción correctiva, un procedimiento acción correctiva, un procedimiento previamente establecido va corrigiendo la previamente establecido va corrigiendo la acción constantemente, con base a la acción constantemente, con base a la información sin detener la actividad.información sin detener la actividad.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL POR PROCEDIMIENTO DE CONTROL POR SU FORMA DE OPERARSU FORMA DE OPERAR
Acción correctiva conbase a los datos de
control
Resultados distintos a lo previsto
Corrección automática
Sistema de retroalimentación
Medición de resultadosal final de un
período
Resultados segúnlo previsto
Objetivosy estándares
REQUISITOS DEL CONTROL REQUISITOS DEL CONTROL EFICIENTEEFICIENTE
Debe reportar desviaciones:Debe reportar desviaciones: de una manera oportuna y de una manera oportuna y fidedigna a efectos de adoptar las medidas correctivas fidedigna a efectos de adoptar las medidas correctivas pertinentes.pertinentes.
Debe ser económico:Debe ser económico: que los efectos de las medidas que los efectos de las medidas correctivas deben reportar ventajas significativas en relación al correctivas deben reportar ventajas significativas en relación al costo que implica la identificación de las mismos. El control costo que implica la identificación de las mismos. El control debe justificar su costo.debe justificar su costo.
Debe ser comprensible:Debe ser comprensible: de tal manera que los responsables de tal manera que los responsables de la ejecución de las tareas comprendan la naturaleza y el de la ejecución de las tareas comprendan la naturaleza y el sentido de sus alcances.sentido de sus alcances.
Debe asegurar la acción correctiva:Debe asegurar la acción correctiva: frente a una una frente a una una situación dada que no se ajuste a los planes, debe conducir a la situación dada que no se ajuste a los planes, debe conducir a la acción correctiva acción correctiva
Debe ser objetivo:Debe ser objetivo: procurando que éste y sus normas sean procurando que éste y sus normas sean objetivos, exactos y evidenciables.objetivos, exactos y evidenciables.
REQUISITOS DEL CONTROL EFICIENTEREQUISITOS DEL CONTROL EFICIENTEDebe ser flexible:Debe ser flexible: los planes no siempre se cumplen tal los planes no siempre se cumplen tal como se les concibió, hay factores que hacen variar su como se les concibió, hay factores que hacen variar su ejecución, a cuyas circunstancias debe atener se o ejecución, a cuyas circunstancias debe atener se o adecuarse el control.adecuarse el control.
Debe ser proyectivo:Debe ser proyectivo: orientarse constructivamente hacia orientarse constructivamente hacia el futuro tanto para corregir, mejorar o evitar que se sigan el futuro tanto para corregir, mejorar o evitar que se sigan cometiendo errores como para prevenir posibles problemas cometiendo errores como para prevenir posibles problemas que puedan afectar la ejecución de tareas u operaciones.que puedan afectar la ejecución de tareas u operaciones.
Debe concentrarse en los puntos críticos:Debe concentrarse en los puntos críticos: actividad o actividad o área básica en los cuales el administrador debe concentrar área básica en los cuales el administrador debe concentrar su atenciónsu atención
Debe reflejar la naturaleza de las actividades objeto Debe reflejar la naturaleza de las actividades objeto de controlde control:: efectuándose en función de la estructura efectuándose en función de la estructura organizativa de la empresa.organizativa de la empresa.
INFORMESINFORMES
El informe:El informe:
Es la descripción objetiva Es la descripción objetiva
acerca del análisis de un acerca del análisis de un
hecho, de un problema o de hecho, de un problema o de
una investigación, facilitando una investigación, facilitando
la toma de decisiones y la toma de decisiones y
orientando la labor orientando la labor
administrativa.administrativa.
INFORMESINFORMES
Los informesLos informes se utilizan para se utilizan para
emprender una acción, establecer emprender una acción, establecer
prioridad y estimular el interés prioridad y estimular el interés
hacia una actividad.hacia una actividad.
Para que un informe sea útilPara que un informe sea útil
lo primero a tener en cuenta es: lo primero a tener en cuenta es:
¿quién lo va a leer? Y ¿qué uso va ¿quién lo va a leer? Y ¿qué uso va
a tener?a tener?
INFORMESINFORMES
Al elaborar un informe es Al elaborar un informe es
necesario distinguir sus partes:necesario distinguir sus partes:
Título, destinatario, autor, Título, destinatario, autor,
descripción del problema, objeto, descripción del problema, objeto,
descripción y análisis de los descripción y análisis de los
hechos, conclusiones y hechos, conclusiones y
recomendaciones, recomendaciones, decisiones y decisiones y
apoyo solicitado, firma del apoyo solicitado, firma del
responsable, fecha y lugar del responsable, fecha y lugar del
informeinforme
