8 FORMATO PROCEDIMIENTO

5/10/2018 8 FORMATO PROCEDIMIENTO - slidepdf.com

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CODIGO:

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PROCESO DE FECHA: 24/10/2011

PROCEDIMIENTO DE PAGINA: 1 DE

PROCEDIMIENTO DE

GERENCIA

1 Primera Versión

Edición Concepto Fecha

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:

Calle 36 Nº 4D-41 Cádiz *Telefax: 2644468 - 2664530 *Ibagué



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ÍNDICE

PAG.

1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. GENERALIDADES 4-5

4. GLOSARIO 6

5. PROCEDIMIENTO 7

5.1 ANALIZAR INFORMACION DE SALIDAS E INVENTARIOS 7

5.2 ANALIZAR INFORMACION SUMINISTRADA POR LOS PROVEEDORES 7

5.3 EVALUAR Y SELECCIONAR PROVEEDOR 8

5.4 ELABORAR ÓRDENES DE PEDIDO 8

5.5 REVISAR PEDIDOS 9

5.6 RE- EVALUAR PROVEEDORES 9

6. FORMATOS RELACIONADOS 10

7. HISTORIAL DE CAMBIOS Y REVISIONES 10




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1. OBJETIVO

Este procedimiento establece los lineamientos necesarios para realizar las

compras de medicamentos y dispositivos medico quirúrgicos, dotando a la

empresa de una descripción detallada de cada una de las etapas en que se

descompone la tarea del manejo de las compras y así ofrecer al personal una

guía descriptiva de la secuencia a seguir en el proceso. Esta guía servirá de

base para orientar a los nuevos empleados.

2. ALCANCE

Este documento es aplicable a la identificación y definición de las necesidades

de compras de medicamentos y dispositivos medico quirúrgicos relacionados

con las actividades propias de la Compañía, hasta la re-evaluación de los

proveedores. Quien lo conoce y quien lo cumple?

3. GENERALIDADES




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• Se debe tener cuenta que los proveedores tienen un tiempo máximo de

entrega de los pedidos realizados que es de 2 días hábiles.

• Los pedidos deben realizarse normalmente en horas de la mañana para que

puedan ser despachados ese mismo día por parte del proveedor, si se hace en

horas de la tarde el pedido automáticamente será despachado al día siguiente.

• Solo pueden ser aceptados como proveedores aquellas empresas que

cumplan con los requerimientos de ley como certificado de existencia y

representación legal emitido por la cámara de comercio correspondiente, RUT,documento de identidad, registros sanitarios invima, Buenas Practicas de

Manufactura-B.P.M, políticas de devolución de medicamentos y dispositivos

médicos.

• Se deben tener en cuenta los siguientes requisitos para adjudicar pedidos a los

proveedores:

Calidad

Precio

Oportunidad

Crédito

• Anualmente se debe realizar negociación de precios de medicamentos con

los proveedores, y estar prestos a negociaciones extraordinarias que soliciten

los mismos.

• Las compras se realizan trimestralmente, y si surgen necesidades de carácter

urgente o extraordinarias serán autorizadas por parte de la Gerencia.

• Los medicamentos que estén marcados con uso institucional no podrán ser

comercializados, al igual no serán recibidos por parte de los proveedores por

facha próxima de vencimiento.




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• Los centros de dispensación solo podrán realizar devoluciones de

medicamentos por fecha de vencimiento con 4 meses de anticipación sin

contar el mes en que lo devuelven.

• El jefe del área adecuada deberá informar antes de 24 horas, si el pedido que

recibió presenta alguna anomalía.

• El jefe de compras deberá solicitar a todos sus proveedores que en las facturas

de venta se registren los siguientes datos:

Número de lote Fecha de vencimiento

Códigos CUM

Laboratorio

• Es importante tener cuenta las fechas límite de pago de las facturas, para

que no presenten mora, lograr acceder a descuentos y así generar un mayor

grado de confiabilidad para con nuestros proveedores.

•

La Re-evaluación de los proveedores se llevara a cabo trimestralmente.• Permanentemente se debe estar revisando el correo corporativo del jefe de

compras.




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4. GLOSARIO

• PROVEEDOR: Empresa que se dedica a suministrar o abastecer de

productos necesarios para un fin.

•

PEDIDO: Orden que el comprador da al vendedor para que este leproporcione un determinado bien o servicio

• FACTURA: Documento mercantil que refleja toda la información de una

operación de compra-venta

• B.P.M: Las Buenas Prácticas de Manufactura son una herramienta básica

para la obtención de productos seguros para el consumo humanos, que se

centralizan en la higiene y forma de manipulación.

• REGISTRO SANITARIO INVIMA: Constituye un documento indispensable

con el cual deben contar todos los medicamentos reconocidos por ley

previo a su introducción en el mercado farmacéutico nacional, que expide el

INVIMA, a una persona natural o jurídica, pública o privada, que cumplan

con determinadas características que sean aptas para el consumo

humano.

• CÓDIGO CUM: Código único de medicamento asignado por el Invima

• NÚMERO DE LOTE: Designación (en número y/o letra) del medicamento

que permite identificar al lote al que éste pertenece y que, en caso de

necesidad, permite localizar y revisar todas las operaciones de fabricación e

inspección practicadas durante su producción.


http://es.wikipedia.org/wiki/Documento

http://es.wikipedia.org/wiki/Contrato_de_compraventa

http://es.wikipedia.org/wiki/Documento

http://es.wikipedia.org/wiki/Contrato_de_compraventa



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5. PROCEDIMIENTO COMPRAS

5.1 ANALIZAR INFORMACION DE SALIDAS E INVENTARIOS

Solicitar al área de digitación el consolidado de salidas de medicamentos

mensual de cada centro de dispensación

Solicitar el inventario físico de los medicamentos al jefe del área adecuada.

La información que se obtiene del consolidado de salidas se adjunta alFormato consolidado de salidas (COM-F-001) de todos los centros dedispensación, para obtener como resultado el estimado de medicamentostotal a comprar para el trimestre correspondiente.

Definir las cantidades de medicamentos a comprar, analizando el estimado

total con el inventario del área adecuada.

5.2 ANALIZAR INFORMACION SUMINISTRADA POR LOS PROVEEDORES

Solicitar a los proveedores la documentación legal de la empresa (Cámarade comercio, Rut, cedula representante legal, certificado de antecedentes

disciplinarios, certificado antecedentes fiscales), al igual que los exigidos

por la ley (Registros sanitarios Invima, B.P.M).

Diligenciar el Formato de evaluación de proveedores (COM-F-005)

Revisar, verificar y Archivar la documentación suministrada por los

proveedores en la correspondiente carpeta.

Diligenciar el Formato lista de proveedores Medigen (COM-F-003)

Solicitar portafolio de servicios que posee el proveedor.

La información de precios y medicamentos suministrada por losproveedores debe adjuntarse al Formato cuadro comparativoproveedores (COM-F-002)




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5.3 EVALUAR Y SELECCIONAR PROVEEDOR

Analizar el Formato cuadro comparativo proveedores (COM-F-002), paraseleccionar el menor precio y el proveedor a quien corresponde este precio.

Revisar para tener en cuenta el Formato de evaluación de proveedores

(COM-F-005)

VERBO SUJETO

5.4 ELABORAR ÓRDENES DE PEDIDO

Al Formato cuadro comparativo proveedores (COM-F-002) se adjuntaen la columna total cantidad comprar , la información arrojada en elFormato consolidado de salidas (COM-F-001 de la columna total compra

Filtrar la columna total cantidad a comprar

Filtrar por proveedor, para verificar que medicamentos, precios y cantidades

fueron adjudicados para la compra total.

Seleccionar la información y enviar vía correo electrónico de cada

proveedor la orden de pedido de los medicamentos que le quedaron

adjudicados. Igualmente solicitar con este pedido la confirmación del envío

del mismo en su totalidad, si por algún motivo el proveedor no puede

suministrar algún medicamento, se deberá adjudicar al siguiente proveedor.

Informar vía telefónica a cada proveedor sobre la orden de pedido enviada

por correo electrónico.

Para la compra de medicamentos de Alto costo y Dispositivos médicos,debe recibirse autorización o solicitud de pedido escrita de la entidad que

los requiere, para luego solicitar cotización a los proveedores por correo

electrónico.




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Recibir las cotizaciones de los proveedores de los medicamentos de altocosto y dispositivos médicos, para compararlas y luego realizar pedido por

correo electrónico.

5.5 REVISAR PEDIDOS

Recibir por parte del encargado del área adecuada la factura de compra de

cada proveedor, con sus correspondientes observaciones en el acta de técnicade aceptación y rechazo.

Verificar la información de la factura de compra por cada proveedor, en el

Formato cuadro comparativo proveedores (COM-F-002), comparando lo

solicitado con lo enviado y recibido físicamente.

Revisar que las facturas cumplan con las políticas establecidos por parte

del área de compras (fecha de vencimiento, lote, códigos cum, laboratorio).

Diligenciar el formato cuadro comparativo con respecto a la cantidad

recibida, número de factura, fecha de factura y pendiente. Para así poder llevar

el control del cumplimento en la entrega oportuna del pedido.

• Diligenciar el Formato cuadro de liquidación de pagos proveedores (COM-F-004)

• Entrega a la asistente de gerencia el Formato cuadro de liquidación depagos proveedores (COM-F-004)

5.6 RE- EVALUAR PROVEEDORES

Mediante el Formato de re-evaluación de proveedores (COM-F-005) se

deberá evaluar el desempeño de los proveedores, trimestralmente de acuerdo




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al comportamiento visto en el transcurso de las compras, para así tener encuenta para la próxima adquisición de medicamentos y dispositivos médicos.

6. FORMATOS RELACIONADOS

• Formato consolidado de salidas COM-F-001

• Formato cuadro comparativo proveedores COM-F-002

• Formato lista de proveedores Medigen COM-F-003

• Formato cuadro de liquidación de pagos proveedores COM-F-004

• Formato de evaluación de proveedores COM-F-005

•

Formato de re-evaluación de proveedores COM-F-005

7. HISTORIAL DE CAMBIOS Y REVISIONES

NO APLICA


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