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AAAAUDITORÍA FFFFISCAL PROGRAMA TECNOLOGÍA EN GESTIÓN PÚBLICA

CONTABLE

JOSÉ MANUEL AGUAS OSPINO

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

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Director

HONORIO MIGUEL HENRIQUEZ PINEDO

Subdirector académico

MAURICIO VILLALOBOS RODRÍGUEZ

Decano de pregrado

ANDRÉS FELIPE ÁLVAREZ GRAJALES


JOSÉ MANUEL AGUAS OSPINO

Bogotá D.C., Diciembre de 2009

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ÍNDICE AUDITORIA FISCAL Introducción general al módulo. 7 Objetivos. 8 Ideas clave. 9 Mapa conceptual. 11 UNIDAD 1. AUDITORÍA FISCAL 1 Introducción. 12 2 Objetivos. 12 3 Ideas clave. 13 4 Mapa conceptual. 14 5 Reflexión. 15

5.1 Ejercicios/ actividades. 16 6 Desarrollo de contenidos: introducción a la auditoría fiscal. 16

6.1 Objeto de la auditoría fiscal. 20 6.2 Obtención y manejo de información. 20 6.3 Relación con auditoria forense. 21

7 Actividades de aprendizaje. 23 8 Autoevaluación. 23 9 Resumen. 24 10 Bibliografía. 26 UNIDAD 2. ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE LAS ORGANIZACIONES PÚBLIC AS ENCARGADAS DEL CONTROL FISCAL 1 Introducción. 27 2 Objetivos. 27 3 Ideas clave. 27 4 Mapa conceptual. 29 5 Reflexión. 30 6 Desarrollo Contenidos: 31

6.1 Contraloría General de La República: CGR. 31 6.2 Auditoría General de La República: AGR. 37

7 Actividades de aprendizaje. 41 8 Autoevaluación. 42 9 Resumen. 43

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10 Bibliografía. 45 UNIDAD 3. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL FISCAL 1 Introducción. 46 2 Objetivos. 46 3 Ideas clave. 47 4 Mapa conceptual. 48 5 Reflexión. 49 6 Desarrollo de contenidos: 49

6.1 Aspectos generales del sistema de control fiscal. 52 6.2 Sistemas de control fiscal. 52 6.3 Modalidad de control fiscal. 53

7 Actividades de aprendizaje. 54 8 Autoevaluación. 54 9 Resumen. 55 10 Bibliografía. 57 UNIDAD 4. SUJETOS DE CONTROL FISCAL 1 Introducción. 58 2 Objetivos. 58 3 Ideas clave. 58 4 Mapa conceptual. 59 5 Reflexión. 60 6 Desarrollo de contenidos: 60

6.1 Sujetos de control fiscal. 60 7 Actividades de aprendizaje. 61 8 Autoevaluación. 62 9 Resumen. 62 10 Bibliografía. 63 UNIDAD 5. CONTROL FISCAL DE TESORERÍA 1 Introducción. 64 2 Objetivos. 64 3 Ideas clave. 64 4 Mapa conceptual. 65 5 Reflexión. 66 6 Desarrollo de contenidos: 67

6.1Control fiscal de tesorería. 67 7 Actividades de aprendizaje. 72 8 Autoevaluación. 72 9 Resumen. 73

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10 Bibliografía. 75 UNIDAD 6. LAS CUENTAS DE TESORERÍA 1 Introducción. 76 2 Objetivos. 76 3 Ideas clave. 76 4 Mapa conceptual. 78 5 Reflexión. 79 6 Desarrollo de contenidos: 79

6.1Las cuentas de tesorería. 79 7 Actividades de aprendizaje. 85 8 Autoevaluación. 85 9 Resumen. 86 10 Bibliografía. 87 UNIDAD 7. CONTROL FISCAL DE ALMACENES Y CUENTA DE ALMACENES 1 Introducción. 88 2 Objetivos. 88 3 Ideas clave. 88 4 Mapa conceptual. 90 5 Reflexión. 91 6 Desarrollo de contenidos: 91

6.1 Control fiscal de almacenes. 92 6.2 Cuenta de almacenes. 95

7 Actividades de aprendizaje. 98 8 Autoevaluación. 98 9 Resumen. 99 10 Bibliografía. 101 UNIDAD 8. CONTROL FISCAL DEL PRESUPUESTO Y LOS INFORMES DE EJ ECUCIÓN PRESUPUESTAL 1 Introducción. 102 2 Objetivos. 102 3 Ideas clave. 102 4 Mapa conceptual. 104 5 Reflexión. 105 6 Desarrollo de contenidos: 105

6.1 Control fiscal del presupuesto. 109 6.2 Los informes de ejecución presupuestal. 110

7 Actividades de aprendizaje. 113 8 Autoevaluación. 113

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9 Resumen. 114 10 Bibliografía. 116 UNIDAD 9. CONTROL FISCAL DE LA CONTABILIDAD 1 Introducción. 117 2 Objetivos. 117 3 Ideas clave. 117 4 Mapa conceptual. 118 5 Reflexión. 119 6 Desarrollo de contenidos: 119

6.1 Control fiscal de la contabilidad. 119 7 Actividades de aprendizaje. 125 8 Autoevaluación. 126 9 Resumen. 127 10 Bibliografía. 128 GLOSARIO 129 BIBLIOGRAFÍA GENERAL 142

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INTRODUCCIÓN AL MÓDULO El presente módulo sobre Auditoría Fiscal dirigido a los estudiantes de Tecnología en Gestión Pública Contable, constituye una herramienta efectiva de consulta por su fundamentación teórica e información sobre el proceso sistemático que se evidencia, de un lado, si el reflejo contable de las circunstancias fiscales es razonable de acuerdo con las normas establecidas, y de otro, si las obligaciones legales se han cumplido adecuadamente. Juzgar imparcialmente los controles establecidos en las entidades y además brindar los elementos que permitan detectar las deficiencias en las áreas financieras, operacional, administrativa y de sistemas, entre otras, para obtener la prueba o evidencia necesaria y suficiente que sirva para hacer las recomendaciones pertinentes con el ánimo de mejorar en cada una de estas áreas y por ende en los resultados de la gestión pública, es el papel que le corresponde asumir a La Auditoría Fiscal. En este sentido encontramos en el artículo 4º de la Ley 42 de 1993 que el “control fiscal como función pública es la encargada de vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles”. Esta función pública es la que ejerce La Contraloría General de la República, las Contralorías Departamentales y Municipales, las Auditorías y revisorías fiscales de las empresas públicas municipales, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que se establecen en la misma ley. El presente módulo consta de nueve unidades temáticas. La primera unidad inicia con una síntesis histórica que nos lleva al concepto, objeto, obtención y manejo de información, su interrelación con otras disciplinas; especialmente con la auditoría forense, por su pertinencia en las actuales circunstancias de turbulencia a las que están sometidos los entornos de las empresas públicas y privadas. En la segunda unidad se presenta la estructura y funciones de las organizaciones públicas encargadas del control fiscal, para poder comprender en desarrollo de la tercera unidad las características del sistema de control fiscal, y, en la cuarta unidad establecer quiénes o cuáles son los sujetos que están sometidos a control fiscal por las instancias legalmente establecidas para tal fin. La quinta unidad precisa el marco conceptual sobre el control fiscal de tesorería que sirve de base para identificar y comprender las cuentas de tesorería que se describen en la sexta unidad. La unidad siete está dedicada a estudiar a nivel teórico el Control Fiscal de Almacenes y la cuenta de Almacenes para determinar el manejo de los bienes, propiedades, planta y equipos, bajo la responsabilidad de los entes sujetos de control fiscal.

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En la unidad ocho se establecen la descripción y análisis del Control Fiscal de Presupuesto y los informes de ejecución presupuestal para terminar en la unidad nueve con el Control Fiscal de la contabilidad, para lo cual se establece un análisis de los principales elementos que constituyen y hacen parte integral del ejercicio de control fiscal de la contabilidad pública. Para cada una de las unidades temáticas a nivel metodológico, el módulo sigue la pauta de autoría para la elaboración de las unidades del Programa de Fortalecimiento Institucional establecidas en la guía NUFFIC. De acuerdo con lo anterior, cada unidad presenta aspectos de ubicación inicial del tema con: objetivos, ideas clave, mapa conceptual y ejercicios de análisis para reflexionar, para luego desarrollar los puntos específicos de la temática de la unidad. Finalmente en cada unidad se establece un conjunto de actividades de aprendizaje, autoevaluación, síntesis o resumen de la misma y una bibliografía para profundizar en lo temas detallados. OBJETIVOS Objetivo General La información recibida, le permitirá al estudiante adquirir conocimientos para sentar bases y plantear un marco teórico que le facilite el ejercicio de la auditoría fiscal en el marco de los entes territoriales, nacionales y aquellos que la ley disponga. Objetivos Específicos

• Identificar y establecer en su génesis el concepto y el objeto de la auditoría fiscal señalando sus elementos básicos constitutivos.

• Conocer la estructura y funciones de las organizaciones públicas encargadas del control fiscal.

• Explicar las características del sistema de control fiscal señalando sus elementos.

• Establecer los criterios para identificar cuáles son los sujetos de la acción de responsabilidad fiscal.

• Explicar y conceptualizar la naturaleza de las cuentas de tesorería. • Entender y explicar el concepto de control fiscal de tesorería y su relación

con las cuentas de tesorería. • Señalar los componentes de la cuenta de almacenes. • Establecer cuáles son los elementos que constituyen el concepto del control

fiscal de almacenes. • Definir en sus propios términos qué se entiende por control fiscal del

presupuesto.

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• Establecer los elementos esenciales de los informes de ejecución presupuestal clasificándolos con los criterios específicos citados en el texto.

• Comprender y analizar los elementos esenciales que constituyen el concepto del control fiscal de la contabilidad pública establecida por el conjunto de normas, desde La Constitución hasta las disposiciones que expide el Contador General de la Nación, pasando por las leyes que desarrollan artículos constitucionales y que vinculen a la contabilidad pública.

IDEAS CLAVE

• Auditoría, en su acepción más amplia, significa verificar que la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna.

• La Auditoría, en su forma más primitiva y simple, surge cuando un pueblo o núcleo social domina a otro. Así, el pueblo o comunidad social avasallado tiene que pagar un tributo al que lo domina o gobierna. Para cerciorarse del debido cumplimiento de esto crea un cuerpo de revisores que actualmente identificamos como auditoría fiscal.

• Considerar la Auditoría Fiscal como un proceso sistemático significa que el trabajo a desarrollar se encuentra planificado y sujeto al cumplimiento de unas normas técnicas, es decir, su desarrollo no se hace al azar sino sujeto a unos métodos estructurados.

• La Auditoría fiscal vela por el cumplimiento de los controles internos establecidos, la revisión de las cuentas desde el punto de vista contable, financiero, administrativo y operativo.

• Desde la perspectiva de La Auditoría Fiscal, el sector público tiene una herramienta importante para detectar áreas de riesgo y saber exactamente qué correctivos aplicar.

• La Auditoría forense es hoy una rama especializada en la investigación de delitos económicos, financieros, fraudes contables, corrupción administrativa y cualquier otro irregular donde prevalece el campo probatorio, relacionado estrechamente con la Auditoría Fiscal.

• La Constitución en su artículo 267 define el control fiscal como la función pública de vigilar la gestión fiscal de la administración.

• La gestión fiscal es el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, adjudicación, gastos, inversión y disposición de los bienes públicos, así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado. (Ley 610 de 2000, Art. 3º).

• En su evolución el concepto de control ya no sólo se le considera como una herramienta para prevenir o detectar irregularidades, sino como un

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comportamiento homogéneo dentro de la administración, orientado al logro de los objetivos y metas institucionales.

• El control posterior significa que las contralorías ejercen vigilancia de las actividades, operaciones, controles y procesos ejecutados por los sujetos de control fiscal y de los resultados obtenidos por los mismos.

• En Auditoría se entiende por cuenta todos los informes que de manera periódica deben presentar los gestores públicos a las contralorías en la forma y términos establecidos, sustentada documentalmente.

• Los Decretos Ley 267, 272 y 273 de 2000 definen la estructura, organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República y de La Auditoría General de la República, destacando los pronunciamientos efectuados por la Corte Constitucional en relación con los alcances de la figura creada por el artículo 274 de la Carta y de los atributos de vigilancia que por vía jurisprudencial se ha confiado a las contralorías municipales, distritales y departamentales.

• El sistema de Control Fiscal es ejercido en forma posterior y selectiva. • Son sujetos de control fiscal en el orden territorial los organismos que

integran la estructura de la administración departamental y municipal y las entidades de este orden.

• El flujo de efectivo es un poderoso instrumento para la toma de decisiones. Hoy las entidades públicas y privadas se manejan desde la tesorería.

• Las cuentas de tesorería identifican el presupuesto de ingresos y gastos aprobados para una entidad en una vigencia fiscal.

• El control fiscal de almacenes y su respectiva cuenta se refiere a la forma como se determina el manejo de los bienes, propiedad, planta y equipo, bajo la responsabilidad de los entes públicos.

• El presupuesto, en su esencia, antes que una herramienta jurídico-contable, constituye un instrumento de planificación y un componente importante de la política económica.

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MAPA CONCEPTUAL

Diseñó: José Manuel Aguas O

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UNIDAD 1. INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA FISCAL 1. INTRODUCCIÓN Esta unidad, le ofrece a usted una visión general de cómo ha evolucionado en la historia la disciplina de la auditoría fiscal, la cual es tan antigua como la historia misma de la humanidad. Sin embargo, a pesar de algunas diferencias entre los postulados de algunos autores para sintetizar resaltamos el planteamiento que realiza Santillana frente al devenir histórico de la misma. “La Auditoría en su forma más primitiva y simple surge cuando un pueblo o núcleo social sojuzga o domina a otro, bien sea a través de la política, la religión, la economía, las ciencias o por la fuerza. Así el pueblo o grupo dominante requiere que los tributos que impuso le sean pagados correctamente y en tiempo; y para cerciorarse del debido cumplimiento de ello comienza a crear cuerpos de revisores que se encargan de esa fiscalización. Son los albores primigenios de la auditoría, actualmente identificada como Auditoria Fisca (Ley 42 / 93)”. Aunque los desarrollos no fueron exclusivamente de una disciplina específica cuenta con la influencia de los desarrollos políticos y sociales que adquieren una dinámica importante a partir de la economía clásica, con el surgimiento del mercantilismo frente a la complejidad de la estructura impositiva impuesta. Los fisiócratas tenían su teoría de la imposición y los cameralistas habían escrito sobre la administración de las finanzas públicas. (Finanzas públicas preclásicas: CAMERALISTAS, FISIOCRATAS, PETTY, HOBBES, LOCKE, HUME). La Auditoría Fiscal se concibe entonces como un acto de control, tan remoto casi como la historia de la humanidad. Aunque en sí misma constituye una actividad de control y como tal, nace simultáneamente con el movimiento económico y financiero, producto de la desconfianza para unos y de la necesidad de seguridad en el buen uso e información de recursos para otros, cuando dejaron de ser manejados o administrados directamente por el propietario. Por tanto La Auditoría Fiscal es concomitante con el control, lo cual va permitir comprender mejor el comportamiento y conducción de las organizaciones de hoy. 2. OBJETIVOS 2.1 General Conocer desde una perspectiva histórica la evolución de la Auditoría Fiscal y su importancia para la gestión pública. 2.2 Específicos • Conocer la evolución o antecedentes históricos de La Auditoría Fiscal en

relación con el desarrollo simultáneo del Estado.

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• Identificar y describir los elementos que componen el concepto de Auditoría Fiscal.

• Explicar el papel integrador de La Auditoría Fiscal en la obtención y manejo de la información.

• Comprender el surgimiento de La Auditoría Forense como una herramienta eficaz frente al aumento desmedido de la corrupción.

• Elaborar los conceptos de Auditoría Fiscal y Auditoría Forense con los elementos dados.

• Conocer los procesos de Auditoría y Revisión de cuentas consagrados en La Ley 42 de 1993 y en las normas concordantes sobre Auditoría.

3. IDEAS CLAVE La expresión “Fiscal” viene de la palabra fisco, que es definido como erario o tesoro público, que a su vez tiene estrecha relación con la hacienda pública. Hoy es evidente que no se puede ser efectivo sin un apropiado proceso integrado de planeación activa que involucre un adecuado sistema de control interno, fiscal, disciplinario, de gestión, directivo; es decir una visión más integrada e integral de control. Controlar encierra en si una riqueza inagotable para plasmar ideas originales, donde todos tenemos un enorme potencial. Sólo requerimos mayor precisión y oportunidad. La Auditoría Fiscal constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina organizacional. La gestión fiscal es un conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas mientras que el control fiscal es una función pública. En un Estado social de derecho es elemento esencial el control que ejerce el Estado y la ciudadanía a la gestión administrativa que adelantan los servidores públicos. La información que suministran los sujetos controlados constituye el insumo fundamental para el ejercicio de La Auditoría Fiscal. La Auditoría Forense, es una disciplina derivada principalmente de la práctica probatoria para los procesos de naturaleza penal. El concepto de Auditoría Fiscal surge cuando un pueblo o núcleo social sojuzga o domina a otro, bien sea a través de la política, la religión, la economía, las ciencias o por la fuerza. Sin embargo la contabilidad y la auditoría de estados financieros modernos nacen en el año de 1934 con un acto de ley al promulgarse La

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SECURITIES EXCHANGE ACT OF 1934 en Los Estados Unidos de Norteamérica, que obliga al uso de los ahora llamados Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas y Procedimientos de Auditoría también generalmente aceptados. La Auditoría Fiscal es un importante elemento que contribuye a alcanzar la armonía y tranquilidad de cualquier país.

4. MAPA CONCEPTUAL


INTRODUCCIÓN

A LA

AUDITORÍA FISCAL

ANTECEDENTES

HISTÓRICOS

AUDITORÍA FISCAL

CONCEPTO

OBJETO RELACIÓN CON LA AUDITORÍA FORENSE

OBTENCIÓN Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN.

ELEMENTOS INVOLUCRADOS.

CONCEPTO

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5. LA AUDITORÍA FISCAL CONTEXTUALIZACIÓN/ PARA REFLEXIONAR

¿Al hablar de control estamos hablando de Auditoría ?

Frecuentemente se tiende a identificar en un solo término el control y la auditoría queriéndose unificar el significado de estas fases de la administración. Sin embargo existen diferencias substanciales en las dos acepciones.

El control es congénito a la empresa o entidad, nace con ella, y por tanto hace parte de su propia naturaleza constituyéndose en una de las fases inherentes del proceso administrativo.

La auditoría es consubstancial a la empresa o entidad, es de su misma esencia, pero se deriva de su existencia constituyéndose en una necesidad imprescindible que apoya, mejora y alimenta el control empresarial e institucional. En otras palabras, el control hace parte de la causa de la empresa o institución. La auditoría es una consecuencia del control.

De su parálisis por la importante incidencia en el proceso administrativo se derivan dos clases de situaciones adversas al control:

1. Las deficiencias. Definidas como la existencia de controles, que lo hacen débil en diferentes aspectos

2. Las excepciones. Constituyen la violación de los controles establecidos, generados normalmente por demostración, desconocimiento, o mala fe.

La participación activa en la fijación de objetivos y capacitación permanente e información oportuna, son políticas que fortalecen el compromiso institucional de todos los vinculados, desalentando el cometimiento de errores intencionales o no intencionales; esta afirmación es válida tanto en la empresa privada como en los entes públicos.

Complementariamente al control, nace la necesidad de una autoevaluación independiente, por quien conozca muy bien los propósitos administrativos, dando origen a una herramienta de apoyo y servicio: la Auditoría, la cual como se veía, constituye un control de controles, una actividad propia del control que facilita la detección y corrección para mejorar, apoya la función gerencial y ofrece mayor credibilidad cuando se realiza en forma externa e independiente.

Peña Bermúdez, Jesús M. Control, Auditoría y Revisoría Fiscal, Editorial Ecoe Ediciones Bogotá, 2000, P.I.

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5.1 Pregunta o planteamiento del problema ¿Cómo asegurar que lo propuesto, por ejemplo, en el Plan de Desarrollo Institucional se desarrolle tal como se concibió? La planeación y el control son parte esencial de toda empresa o ente público, son concomitantes y hacen parte del proceso administrativo. El control consiste en la adopción de medidas correctivas que permitan obtener que la acción se desarrolle de acuerdo con lo planeado. El control se inicia en un plan y regresa a él. Cada plan tiene su propio control. Frecuentemente se tiende a identificar en un solo término el control y la auditoría. Diferencias substanciales existen en las dos acepciones: el control es congénito a la empresa; nace con ella, y por tanto hace parte de su propia naturaleza constituyéndose en una de las fases inherentes del proceso administrativo. La Auditoría en cambio es consustancial a la empresa, es de su misma esencia, pero se deriva de su existencia constituyéndose en una necesidad imprescindible que apoya, mejora y alimenta el control empresarial. ¿Para qué La Auditoría Fiscal? Para obtener la evidencia suficiente que permita revelar las observaciones detectadas y hacer las recomendaciones que coadyuven a mejorar el desarrollo de las operaciones y los resultados de la gestión pública. 6. DESARROLLO DE CONTENIDOS: INTRODUCCIÓN A LA A UDITORÍA FISCAL La historia de La Auditoría Fiscal, es tan antigua como la historia misma de la humanidad. Sin embargo, a pesar de algunas diferencias entre los postulados de ciertos autores resaltamos el planteamiento que realiza Santillana frente al devenir histórico de la misma. “En su forma más primitiva y simple ésta surge cuando un pueblo o núcleo social sojuzga o domina a otro, bien sea a través de la política, la religión, la economía, las ciencias o por la fuerza. Así el pueblo o grupo dominante requiere que los tributos que impuso le sean pagados correctamente y en tiempo; y para cerciorarse del debido cumplimiento de ello comienza a crear cuerpos de revisores que se encargan de esa fiscalización. Son los albores primigenios de la auditoría, actualmente identificada como Auditoría Fiscal”. Aunque los desarrollos no fueron exclusivamente de una disciplina específica cuenta con una influencia de los desarrollos políticos y sociales adquiriendo una dinámica importante a partir de la economía clásica con el surgimiento del mercantilismo frente a la complejidad de la estructura impositiva impuesta. Los fisiócratas tenían su teoría de la imposición y los cameralistas habían escrito sobre la administración de las finanzas públicas. Las finanzas públicas, la hacienda pública y la política fiscal son aspectos económicos del Estado. En este sentido nos plantea Isidro Hernández: “ellos son complementarios pero diferentes; interpretar a uno implica recurrir al otro, y en

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éste ir y venir, se ocultan sus límites. Para el ejercicio de la auditoría fiscal el problema es más complejo si se añaden temas específicos como el presupuesto estatal y la contabilidad pública, pues los dos se pueden analizar de forma independiente o como parte integral de los otros tres. Por ejemplo, la contabilidad es una herramienta de control de la gestión pública y, al mismo tiempo, es la base para diseñar y evaluar la política fiscal. La hacienda pública se ocupa de las finanzas del sector público, en cuanto grupo organizado bajo la institución “gobierno”, así pues, se refieren únicamente a las finanzas públicas. Las finanzas públicas incluyen la recaudación y gastos de fondos públicos. La hacienda pública se refiere al fisco o tesoro público. El término finanzas públicas designa al conjunto de actividades desarrolladas por el sector público de la economía, que comprenden la utilización de recursos económicos, tradicionalmente clasificados en las categorías de gastos e ingresos. Es necesario aclarar que las finanzas públicas no abarcan todas las modalidades de la intervención pública en la economía. La primera disciplina es la política presupuestaria, o sea, el arte de decidir sobre la ejecución de los gastos públicos y de escoger si deben ser cubiertos por el impuesto, por el empréstito o por anticipos de tesorería. La segunda es la política fiscal, que consiste en determinar, una vez acordado el principio de recaudación por ingreso fiscal, las características de la base, de control y de recaudación del impuesto en función de los datos económicos y psicológicos. Finalmente, la tercera es la técnica fiscal, que ha de fijar las características de la base, de control y de recaudación de impuesto. El financiamiento del gobierno comprende tres funciones fiscales básicas: imposición de tributos, ordenación de gastos y manejo o administración de la deuda política”. A medida que el Estado ha tomado bajo su responsabilidad ciertas actividades industriales y comerciales se han desarrollado en estos últimos años las rentas provenientes del dominio público. El Estado patrimonial de la época feudal recurría sobre todo a los ingresos del dominio público; el Estado liberal de los clásicos estaba esencialmente financiado por el impuesto; el Estado planificador de la época moderna administra un sector público industrial y comercial que le proporciona ingresos del dominio público muy importantes. La naturaleza de estos ingresos del dominio público ha cambiado. En la edad media se trataba esencialmente de ingresos provenientes de la propiedad del Estado sobre las tierras provenientes de la explotación del suelo; eran los bienes inmobiliarios o las propiedades inmobiliarias poseídas por el Estado lo que constituía fundamentalmente su dominio público. Hoy en día los ingresos del dominio público más importantes provienen de las explotaciones industriales y comerciales del Estado. Este cambio no es más que el reflejo de una evolución general: durante la edad media la tierra era la principal fuente de ingresos y su explotación constituía la actividad económica más importante, hoy en día la industria y el comercio han tomado el primer lugar.

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La Auditoría Fiscal o del “fisco”, como observamos anteriormente es definida como erario o tesoro público, se concibe como un acto de control, tan remoto casi como la historia de la humanidad. Aunque en sí misma constituye una actividad de control y como tal, nace simultáneamente con el movimiento económico y financiero, producto de la desconfianza para unos y de la necesidad de seguridad en el buen uso e información de recursos para otros, cuando dejaron de ser manejados o administrados directamente por el propietario. De tal modo que La Auditoría Fiscal es concomitante con el control y por ende con la entidad. Las etapas previa y perceptiva le son asignadas implícitamente a la administración. El artículo 269 de La Constitución señala: “en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas”. El control posterior se ejercerá por tanto sobre las entidades o personas que a cualquier título reciban, manejen o dispongan de bienes o ingresos de la Nación. Por tanto la intervención de la Contraloría en las determinaciones administrativas, no existe antes de su ejecución. Aproximación al concepto de Auditoría Fiscal La expresión “fiscal”, viene de la palabra “fisco”, que es definido como erario o tesoro publico, que a su vez tiene estrecha relación con la hacienda pública, que refiere al conjunto de bienes, rentas, impuestos y demás ingresos del Estado cuya destinación específica, es la necesidad pública y el desarrollo del país. Así, la gestión fiscal entraña el conjunto de actividades económicas y jurídicas relacionadas con adquisición, conservación, explotación, enajenación, consumo o disposición de bienes del Estado, así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas por sus agentes o entidades, buscando cumplir con los fines por él previstos1. Teniendo en cuenta los usos y costumbres en la práctica y la gestión pública, optamos por señalar algunas de las definiciones más sonadas en el contexto académico internacional:

“La Auditoría Fiscal, se define como la verificación nacional de los registros contables y de la documentación, con el fin de determinar la exactitud e integridad de la contabilidad. La Auditoría Fiscal consiste en la investigación selectiva de las cuentas del balance, de las cuentas de resultados, de la documentación registro y operaciones efectuadas por una empresa, tendientes a comprobar que las bases afectas a tributos se hayan determinado de acuerdo con las normas técnicas que

1 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil

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regulan la contabilidad y cumpliendo las disposiciones legales contenidas en el Código de Comercio, Código Orgánico Tributario y demás leyes impositivas que corresponda aplicar.”2

La Auditoría Fiscal “es el conjunto de procedimientos destinados a justificar los gastos, costos y deducciones del fisco, de tal manera que los dos objetivos principales del auditor fiscal son evidenciar, de un lado, si el reflejo contable de las circunstancias fiscales es razonable de acuerdo con las normas establecidas, y de otro, si las obligaciones legales se han cumplido adecuadamente”3. “Esta lección describe las particularidades del área fiscal de la auditoría, sus características, las clases de Auditoría Fiscal (interna y externa), los objetivos de la Auditoría Fiscal y las normas de auditoría referentes a la fiscalidad”4.

“La Auditoría Fiscal puede definirse como un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso”5. “Por otra parte la Auditoría Fiscal constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización”6. Juan Ramón Santillana en su texto Auditoría l plantea que “la Auditoría Fiscal es revisar que los hechos, fenómenos, y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumple con las obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarías en general. Es evaluar la forma como se administra y opera tendiendo al máximo de aprovechamiento de los recursos. De acuerdo con La Ley 42 de 1993, artículos 4 y 5, es posible afirmar que la Auditoría Fiscal consiste en la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados, por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por

2 Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Normas y Procedimientos de Auditoría.

3 "Aproximación al concepto de Auditoría Fiscal", Arenas Pablo, profesor de la Universidad de Jaén, España.

4 Ibíd.

5 Otros Conceptos, www.wikilearning.com/cursos...informes.../2009

6 Enviado por Catalina Rivas, www.monografias.com

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los mismos, él cual será ejercido en forma posterior y selectiva por la Contralorías Departamentales y Municipales, las auditorías y revisorías fiscales de las empresas públicas municipales, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que se establecen en la norma. Otros Conceptos: Es un proceso de análisis o evaluación de los estados financieros de una empresa, realizado por un auditor con el fin de asegurar si los libros han sido llevados con los principios de contabilidad generalmente aceptados y así brindar confianza y credibilidad a las personas, ya sean naturales o jurídicas, que puedan estar interesadas en los estados de la empresa. Quien realice la auditoría debe ser un ente ajeno a la empresa, de esta manera se evitan vínculos que puedan verse reflejados en una opinión parcializada a través de la empresa sin que la misma lo merezca. También es necesario mencionar que si la auditoría está hecha por una firma con una amplia trayectoria, ésta otorgará una mayor credibilidad y confianza a las personas interesadas7. 6.1 OBJETO Los objetivos de La Contraloría General de República son ejercer en representación de la comunidad, la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación (Ley 106 de 1993 y Decreto 267 del 2000 en concordancia con el articulo 4º de la Ley 42 de 1993). La gestión fiscal hace referencia al conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan las entidades y los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles, en sus etapas de recaudo, conservación, adquisición, enajenación, gasto, inversión, explotación y disposición de acuerdo con los principios de eficiencia, economía, eficacia, equidad y la valoración de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la administración en un periodo determinado, que la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados (art.8 ibídem). 6.2 OBTENCIÓN Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN La información que suministran los sujetos controlados constituye el insumo fundamental para el ejercicio del control fiscal. Como el ejercicio del control fiscal además de posterior es selectivo, la información que se solicite será aquella que se considere indispensable para adelantar el proceso de Auditoría.

7 Resumen elaborado por Juan Franco , Auditoria Fiscal en Venezuela www.monografias.com

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La Ley 42 de 1993 en su artículo 15 define una cuenta como el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario. De acuerdo con lo anterior corresponde a cada entidad conformar una sola cuenta que debe remitir el jefe del organismo respectivo a la Contraloría General de la República y sí con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará el juicio fiscal (art.17 ibídem). 6.3 RELACIÓN CON LA AUDITORÍA FORENSE De acuerdo con el diccionario de La Real Academia Española, El vocablo forense procede del latín forensis, que viene de fórum, foro o plaza pública o mercado en las antiguas ciudades romanas. Para los griegos era el lugar donde se establecían las asambleas públicas y los juicios. Para Alan Zysman, catedrático canadiense “la unión de contaduría, la auditoría y las habilidades investigativas sirvieron de base para formar una nueva especialidad que llamó Contaduría Forense. El autor de acuerdo con el diccionario WEBSTER afirma que el vocablo forense significa perteneciente a, utilizado en o apto para las cortes de jueces o para la discusión y debate público. Esto implica según el autor que la contaduría forense provee un análisis contable que es apto para que la corte forme las bases de discusión, debate y finalmente resuelva la disputa. Scott Fillmer, Katheryn Cole, Lori Armistend, y Phil Tingle (documento publicado en internet por [email protected]) utilizan la expresión Auditoría Forense para referirse a “un método de contabilidad que tiene que ver con la relación y la aplicación a un problema legal, de los sistemas utilizados para registrar y resumir negocios y transacciones financieras”. La Auditoría Forense “es un término general usado para describir cualquier investigación financiera que pueda resultar en una consecuencia legal (Bologna, Jack and Lindquist Robet en Fraud Auditing and Forensic Accounting New tools and Techniquyes). La Auditoría Forense “es la ciencia de reunir y presentar información financiera en una forma que será aceptada por una corte de jurisprudencia contra los perpetradores de un crimen económico” (Manning, George A., en Financial Investigación and Forensic Accounting. Crc.Pess.2000). El “foro”, lo forense, está estrechamente relacionado como se dijo anteriormente con la administración de justicia en el sentido que sirve para aportar pruebas de carácter público que serán debatidas en el foro o plaza pública. Sin embargo existen otras disciplinas que también aportan elementos científicos para la prueba

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como por ejemplo: la medicina, la física, la química, la grafología, la contabilidad y La Auditoría, entre otras. Retomando los elementos comunes enunciados en los anteriores conceptos (pruebas, investigación, problema legal, discusión y debate público, crimen económico y transacciones económicas públicas y privadas) se construye el siguiente concepto: La Auditoría Forense, es una especialidad investigativa de los delitos económicos y financieros, donde prevalece el campo probatorio, relacionado estrechamente con la Auditoría Fiscal8. En Colombia de acuerdo con La Ley 43 de 1990, literal C, artículo13, establece que se requiere la calidad de auditor público para actuar como perito en controversias de carácter técnico-contable, especialmente en diligencias sobre exhibición de libros, juicios de rendición de cuentas, avalúo de intangibles patrimoniales, y costo de empresas en marcha. La Auditoría Forense adquiere entonces una importancia relevante a partir de la década de los 80 frente a la crisis del sector financiero en el ámbito internacional generado por múltiples causas, como el fraude y la corrupción. Por ejemplo: Auto-préstamos utilizando empresas fachadas, captaciones de dinero sin evaluar su origen, altas tasas de interés, flexibilidad en los controles utilizados por los organismos del Estado, presentación de balances “maquillados”, inversiones a conveniencia con comisiones de por medio, etc. Los delitos económicos en los sectores públicos y privados se han incrementado visiblemente de tal manera que se exige desde un imperativo social el castigo de estas conductas. Y son estos hechos los que le dan una dinámica especial a La Auditoría Forense como una herramienta alternativa para corregir y evitar el fraude en los estados financieros hasta convertirla en un gran apoyo en la aplicación de la justicia. Por el hecho de constituirse La Auditoría Forense en una herramienta para combatir la corrupción se convierte en una nueva disciplina de control por los conceptos de valor técnico y científico que emite para los jueces en la aplicación de justicia y vigilancia de la gestión fiscal. Los desarrollos normativos para el caso colombiano han venido fortaleciendo la Auditoría Forense como disciplina que empieza a trabajar de la mano con el ejercicio del control fiscal, como se puede apreciar: 8

La Contabilidad Forense : Revista de la Facultad de Ciencias contables, económicas y administrativa Universidad de la Amazonía Volumen 6 Paginas 72 a 76 José Manuel Aguas Ospino y Omar Antonio Burbano Concha

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1- Ley 43 de 1990. Reglamenta la profesión de contador público. Establece la obligación de elaborar y mantener papeles de trabajo que evidencien las labores realizadas para emitir un juicio profesional. Art.38. El contador público es auxiliar de la justicia en los casos en que señala la ley, como perito expresamente designado para ello.

2- Código de Procedimiento Civil. Prueba Pericial. Art. 233 sobre procedencia de peritación- Art.235- Modificado. D.E 2282/89, art. 1º, num.108 impedimentos y recusaciones. Los peritos están impedidos y son recusables por las mismas causales que los jueces. Art. 236. Modificado. D.E 2282/89, art.1º, num.109. Petición, decreto de la prueba y posesión de los peritos. Art.237. Práctica de la prueba. Art. 238. Contradicción del dictamen. Art.150 (antiguo 142). Modificado. D.E. 2282/89, art.1º, num.88.Causales de recusación.

3- Código de Procedimiento Penal. Art. 249-Procedencia. Art. 250-Posesión de peritos no oficiales. Art. 251-Requisitos. Art.253- Técnico para rendir el dictamen.

7. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE A partir del texto resuelva y socialice en su pequeño grupo de estudio para establecer dialogo de saberes con el tutor respectivo. ¿Piensa usted que la siguiente declaración es verdadera? ¿Por qué? “El control es inherente al proceso administrativo, se ejerce en todos los aspectos de la empresa o entidad pública y en cualquier nivel de ella. Este control es el que llamamos Auditoría y es consustancial a la empresa o entidad, es de su misma esencia.” ¿Qué puede usted concluir acerca del control como elemento del proceso administrativo y del control fiscal como ejercicio de Auditoría Fiscal? ¿En qué se diferencian y en qué son similares? ¿Por qué y para qué se necesita la Auditoría Fiscal? 8. ACTIVIDADES DE AUTOEVALUACIÓN Encierre en un circulo la f si la proposición es falsa y v si es verdadera 1-Un objetivo del Auditor Fiscal es evidenciar si las obligaciones legales se cumplen V F 2- La Auditoría Fiscal constituye una herramienta de control V F 3- El control fiscal es una función pública V F

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4- La Auditoría Forense es una disciplina derivada de la Auditoría fiscal V F 5- La información que suministran los sujetos controlados Constituye el insumo fundamental para el ejercicio del control Fiscal. V F 6-La hacienda pública se refiere al fisco o tesoro público V F 7-La contabilidad es una herramienta de control de la gestión pública V F COMPRUEBE SUS RESPUESTAS 1- V 2- V 3- V 4- F 5- V 6- V 7- V 9- RESUMEN La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos. Es una función de todo administrador, desde el presidente hasta los supervisores de la empresa. La Auditoría es consubstancial a la empresa, es de su misma esencia, pero se deriva de su existencia constituyéndose en una necesidad imprescindible que apoya, mejora y alimenta el control empresarial. En otras palabras, el control hace parte de la causa de la empresa. La Auditoría es una consecuencia del control. De su análisis por la importante incidencia en el proceso administrativo se derivan dos clases de situaciones adversas al control: 1-Las deficiencias. Definidas como la inexistencia de controles, que lo hacen débil en diferentes aspectos. 2-Las excepciones. Constituyen la violación de los controles establecidos, generadas normalmente por desmotivación, desconocimiento, o mala fe. La participación activa en la fijación de objetivos y capacitación permanente e información oportuna, son políticas que fortalecen el compromiso institucional de todos los vinculados, desalentando el cometimiento de errores intencionales o no intencionales; esta afirmación es válida tanto en la empresa privada como en los entes públicos. Es posible desarrollar el concepto de Auditoría integral para darle mayor relevancia a la definición de los instrumentos que permitan alcanzar los resultados esperados. La Auditoría Forense como rama especializada en la

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investigación de los delitos económicos y financieros se relaciona estrechamente con la Auditoría Fiscal, la contabilidad y el control fiscal, ya que como ellos, conforma un instrumento técnico-científico, que dota de poderosas herramientas para judicializar a los responsables de millonarias defraudaciones al fisco e instituciones públicas o privadas que administren recursos del Estado. 10. BIBLIOGRAFÍA

BLANCO LUNA, Yanel. El Proceso de Revisoría Fiscal como Auditoría Integral. Ed. Ecoe., Bogotá. D.C.1999.

CONSEJO TÉCNICO DE CONTADURÍA PÚBLICA. Pronunciamientos del 2 al 6, Normas de Auditoría y de Ética. Colombia, 1992.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Revista Economía Colombiana. Editorial de Antonio Hernández Gamarra. Octubre de 2003. Ed.298.

CLAROS POLANCO, Ovidio. Control Fiscal un Instrumento para el Desarrollo. Bogotá.D.C. Ecoe Editores, 1999.

HERNÁNDEZ, Isidro. Teoría y Política Fiscal. Universidad Externado de Colombia.

PEÑA BERMÚDEZ, Jesús M. “Control, Auditoría y Revisoría Fiscal. Ed. Ecoe, Bogotá, 2000.

SANTILLANA GONZÁLEZ, Juan Ramón. Auditoría Interna Moderna Evaluación de Operaciones y Controles. Ecasa, México, 1986.

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UNIDAD 2. ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE LAS ORGANIZACIONES PÚBLIC AS ENCARGADAS DEL CONTROL FISCAL 1. INTRODUCCIÓN La presente unidad describe la estructura y funciones de las organizaciones públicas encargadas del control fiscal. Las organizaciones a las que por ley le fue atribuida esta función son: La Contraloría General de la República y la Auditoría General de la República. La Constitución de 1991 incorpora el concepto moderno de control fiscal, el cual debe ejercer la primera de forma posterior y selectiva, como lo define el artículo 267: “el control fiscal es una función pública que ejercerá La Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación”. Por su parte, corresponde de acuerdo con el artículo 274 de La Constitución, a la Auditoría General de la República, ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de República y de las Contralorías Departamentales. Sin pretender agotar el tema, damos los elementos generales de cada una de las funciones y estructuras correspondientes a las organizaciones encargadas del control fiscal para los fines previstos en los objetivos y apuestas del módulo. 2. OBJETIVOS 2.1 General Conocer la estructura y funciones de las organizaciones públicas encargadas del control fiscal 2.2 Específicos • Describir la estructura de La Contraloría General de la República • Describir la estructura de La Auditoría General de la República • Identificar y conocer las funciones de La Contraloría General de la República y

de la Auditoría General de República. 3. IDEAS CLAVE El control fiscal es una función pública que consiste en vigilar la destinación y el manejo que se le da a los bienes y fondos públicos por parte de los empleados y de los particulares que manejan esta clase de bienes y dineros, y de controlar los resultados obtenidos por la administración.

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Las Contralorías son órganos autónomos e independientes que no corresponden a ninguna de las ramas del poder público. Los actos y contratos de La Contraloría se rigen por las normas de derecho administrativo y contratación de la administración pública. El control fiscal es una función pública que está atribuida a la Contraloría General de la República, a las Contralorías Departamentales y a las Contralorías Distritales y Municipales. Corresponde a La Auditoría General de la República ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República y de las Contralorías Departamentales (Ley 106 de 1993 y Decreto 272 de 2000), mediante los sistemas de de control financiero, de gestión y de resultados, en desarrollo de los principios de eficiencia, economía y celeridad).

4. MAPA CONCEPTUAL

Organizaciones Públicas ENCARGADAS DEL CONTROL FISCAL

Contraloría General de la República

Auditoría General de la República

Organiza Organiza

Decreto ley 267 /00 Ley 42 /93 Ley 610 /00

Decreto 272 /00 Decreto 273 /00

FUNCIONES • Establecer métodos y formas en que deben rendir cuentas quienes manejan bienes y fondos de la nación. • Revisar y fenecer las cuentas que llevan quienes manejan el erario público. • Llevar un registro de la deuda pública. • Exigir a quienes manejan bienes y fondos públicos, informes sobre su gestión fiscal. • Presentar informes al Congreso y al Presidente de la República sobre el cumplimiento de sus funciones.

FUNCIONES • Ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República y de las contralorías departamentales.

Diseño: José Manuel Aguas Ospino

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5. REFLEXIÓN. La Auditoría deberá iniciarse con el examen y evaluación de la calidad y eficiencia de los controles internos de las entidades sujetas a control (Artículo 268 Numeral 6º de la Constitución Política). El proceso de auditoría comprende tres etapas, a saber: 1-Planeación: Comprende el diagnóstico de la entidad auditada. Igualmente comprende la planificación de la investigación, identificación de asuntos críticos o de potencial importancia, bosquejo del plan de auditoría y de los programas de auditoría. 2-Ejecución: Comprende la realización de pruebas de auditoría y obtención de evidencias. También, la preparación del informe por asuntos o informe preliminar. 3-Preparación del informe definitivo y presentación del informe a los comités de auditoría o al contralor respectivo. En Auditoría se entiende por ‘cuenta’ todos los informes que de manera periódica deben presentar los gestores públicos a las contralorías en la forma y términos establecidos, sustentados documentalmente. Dichos informes comprenden: 1. Informe de control interno. 2. Ejecución presupuestal. 3. Estados contables o financieros. 4. Informe del plan de desarrollo y planes institucionales. 5. Balance social. 6. Informe de gestión y resultados. La auditoría deberá ser integral , es decir, evaluará no solamente aspectos financieros contables sino aspectos legales, de gestión, de resultados y operativos con base en los principios enunciados anteriormente. Los resultados de los procedimientos de auditoría se concretan en las recomendaciones y observaciones que hace la Contraloría a la entidad auditada. Igualmente, pueden culminar con hallazgos disciplinarios o penales, dando traslado a los órganos competentes, así como traslado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal, en el evento de encontrar posibles detrimentos del erario. Entrevístese con dos administradores de empresas u organizaciones públicas acerca de los controles en uso en su entidad (fiscal y administrativo). ¿Puede identificar las normas con base en las cuales es posible medir precisamente el desempeño en esas entidades? ¿Cómo se mide el desempeño con base en esas normas y cuán oportuno es el reporte de desviaciones? Si se detectan desviaciones, ¿cuánto tiempo transcurre antes de efectuar correcciones en situaciones específicas?


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6. DESARROLLO DE CONTENIDOS La función fiscalizadora y los organismos encargados de realizarla, deben caracterizarse por su autonomía frente a las demás funciones, órganos y ramas del poder público, sin que ello implique que dejen de colaborar armónicamente en la realización de los fines del Estado.

El control fiscal es una función pública que ejerce La Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación, mientras la Auditoría General de la República ejerce la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República y de las Contralorías Departamentales.

La gestión fiscal hace referencia al conjunto de operaciones (económicas, jurídicas y tecnológicas) relacionadas con la administración, explotación o disposición de los recursos que integran el patrimonio de La Nación y de sus entidades descentralizadas, en sus diferentes etapas sucesivas de recaudo de fondos, adquisición o enajenación de bienes y la ordenación de gastos e inversiones.

El control fiscal se ejerce sobre operaciones como: los actos y contratos por medio de los cuales se cumple la gestión fiscal de la administración o de los particulares que manejen fondos o bienes de La Nación (C.N., art. 267).

6.1 LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

La Contraloría General de la República es un órgano de control del Estado, de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal para administrar sus asuntos en los términos y las condiciones establecidas en la Constitución y en las leyes.

La Contraloría General de la República no tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización (D.L. 267 de 2000, art.2º).

MISIÓN

Cumplir cabal y eficazmente las funciones asignadas por La Constitución y la ley en representación de la comunidad, contribuir a la generación de una cultura del control fiscal en beneficio del interés común y mantener un irrevocable compromiso de excelencia para tales propósitos, inspirada en principios morales y éticos (D.L.267 de 2000, art.2º).

OBJETIVOS

Ejercer en representación de la comunidad la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de La Nación; evaluar los resultados obtenidos por las diferentes organizaciones y entidades del Estado en la correcta, eficiente, económica, eficaz y equitativa

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administración del patrimonio público, de los recursos naturales y del medio ambiente; generar una cultura del control del patrimonio de Estado y de la gestión pública; establecer las responsabilidades fiscales e imponer las sanciones pecuniarias que corresponden y las demás acciones derivadas del ejercicio de la vigilancia fiscal; y procurar el resarcimiento del patrimonio público (D.L.267 de 2000, art.3º).

ESTRUCTURA

Está dada por el Decreto- ley 267 de 2000 “por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de La Contraloría General de la República, se establece su estructura orgánica, y se fijan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones. Este Decreto-Ley prevé en su artículo 11 la siguiente organización o estructura de La Contraloría General:

NIVEL CENTRAL

Nivel Superior de Dirección

1- Contralor General de La República

1.1. Despacho del Contralor General

1.2. Secretaría Privada

1.3. Oficina Jurídica

1.4. Oficina de Control Disciplinario

1.5. Oficina de Comunicaciones y Publicaciones

2. Despacho del Vice contralor

2.1. Oficina de Planeación

2.2. Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional.

2.3. Oficina de Sistemas e Informática

CONTRALORÍAS DELEGADAS

3. Contraloría Delegada para el Sector Agropecuario

3.1 Dirección de Vigilancia Fiscal.

3.2 Dirección de Estudios Sectoriales

4. Contraloría Delegada para el sector Minas y Energía

5. Contraloría Delegada para el Sector Social

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6. Contraloría Delegada para el Sector de Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional.

7. Contraloría Delegada para La Gestión Pública e Instituciones Financieras.

8. Contraloría Delegada para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad.

9. Contraloría Delegada para La Participación Ciudadana.

9.1 Dirección de Atención Ciudadana.

9.2. Dirección de Promoción y Desarrollo del Control Ciudadano

10. Contraloría Delegada para el Medio Ambiente.

11. Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva.

12. Contraloría Delgada para La Economía y Finanzas Públicas.

12.1 Dirección de Estudios Macroeconómicos.

12.2. Dirección de Cuentas y Estadísticas Fiscales.

13. Fondo Cuenta de Publicaciones.

14. Comité de Evaluación Sectorial.

15. Grupo de Exámenes Especiales Gerencias Nacionales.

16. Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera.

16.1. Dirección de Recursos Físicos.

16.2. Dirección Financiera.

16.3. Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia.

17. Gerencia del Talento Humano.

NIVEL DESCONCENTRADO

18. Gerencias Departamentales.

19. Grupos Delegados de Vigilancia Fiscal.

20. Grupo de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva.

ÓRGANOS DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN

21. Junta de Licitaciones o Adquisiciones.

22. Comisión de Personal.

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23. Comité Directivo.

24. Comité de Control Interno.

25. Consejo Superior de Carrera Administrativa.

FUNCIONES DEL CONTRALOR

El artículo 268 de La Constitución expresa que el Contralor General de la República tendrá las siguientes funciones:

1. Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas, los responsables del manejo de fondos o bienes de La Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse.

2. Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado.

3. Llevar un registro de la deuda pública de La Nación y de las entidades territoriales.

4. Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación

5. Establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma.

6. Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno en las entidades y organismos del Estado.

7. Presentar al Congreso de La República un informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del ambiente.

8. Promover ante las autoridades competentes, aportando las pruebas respectivas, investigaciones penales o disciplinarias contra quienes hayan causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Estado. La Contraloría bajo su responsabilidad, podrá exigir -verdad sabida y buena fe guardada, la suspensión inmediata de funciones mientras culminan las investigaciones o los respectivos procesos penales o disciplinarios.

9. Presentar proyectos de ley relativos al régimen de control fiscal y a la organización y funcionamiento de La Contraloría General.

10. Promover mediante concurso público los empleos de su dependencia que haya creado la ley. Ésta determinará un régimen especial de carrera administrativa para la selección, promoción y retiro de los funcionarios de la Contraloría. Se prohíbe a quienes formen parte de las corporaciones que intervienen en la postulación y elección del Contralor, dar recomendaciones personales y políticas para empleos en su despacho.

11. Presentar informes al Congreso y al Presidente de La República sobre el cumplimiento de sus funciones y certificación sobre la situación de las finanzas del Estado, de acuerdo con la ley.

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12. Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial.

13. Presentar a la Cámara de Representantes la cuenta general del presupuesto y del tesoro y certificar el balance de la hacienda presentado al Congreso por el Contador general.

La Contraloría General de La República tiene asignada por la Constitución dos clases de funciones:

1- La vigilancia y control fiscal (C.N.,art.267) y,

2- La administrativa, relativa a su propia organización (inciso 4º del artículo 267 de La Constitución).

El Contralor General de la República es elegido por el Congreso en pleno en el primer mes de sus sesiones, de terna integrada por candidatos presentados a razón de uno por La Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado (art., 267 inc.5º, Constitución).

Para ser elegido Contralor General de la República se requiere tener las siguientes calidades:

1. Ser colombiano de nacimiento;

2. Estar en ejercicio de la ciudadanía;

3. Tener más de treinta y cinco años de edad;

4. Tener título universitario o haber sido profesor universitario durante un tiempo no menor a cinco años;

5. Acreditar las calidades adicionales que exija la ley (Art.267 inc.7º, Constitución).

PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN PÚBLICA

La Constitución en su artículo 270 encomendó a la ley, la organización de formas y sistemas de participación de la ciudadanía en la vigilancia de la gestión pública que debe cumplirse en los diversos niveles administrativos y de resultados.

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Fuente: LIBARDO Rodríguez R. Estructura del Poder Público en Colombia. Novena Edición. Editorial Temis. Pág. 170.

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SOBRE EL DISEÑO Y APLICACIÓN DE LOS MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

Los métodos y procedimientos de control interno que deben tener las entidades públicas deben ser diseñados y aplicados por las autoridades correspondientes, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones según lo disponga la ley, la cual puede establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas (Constitución, art.269)

VALOR PROBATORIO DE LAS INDAGACIÓNES PRELIMINARES DE LA CONTRALORÍA.

El artículo 271 de La Constitución dispone que “los resultados de las indagaciones preliminares adelantadas por la Contraloría tendrán valor probatorio ante la Fiscalía General de la Nación y el Juez competente”.

6.2 AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

En la Constitución de 1991 en el artículo 274 se crea la Auditoría de la Contraloría General de la República, como una dependencia de ésta. La ley 106 de 1993, reglamentó la organización, la estructura orgánica y la asignación de funciones de estos organismos. Como en el artículo 81 de la anterior ley, al establecer la naturaleza de la auditoría se emplean unos términos que son contrarios a la autonomía e independencia con que el órgano citado debe contar para desarrollar a cabalidad su cometido constitucional, La Corte Constitucional en sentencia C-499 de 1999 declaró que adscribir el Auditor al despacho del Contralor violaba la Constitución Política de Colombia. Luego en ejercicio de facultades extraordinarias el Presidente de La República expidió el Decreto 272 de 2000, por el cual se determinó la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la República.

Los siguientes lineamientos básicos corresponden a los criterios establecidos en el anterior Decreto.

NATURALEZA Y OBJETO

El artículo 274 de La Constitución Política establece que la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República se ejercerá por el auditor elegido para períodos de dos años por el Consejo de Estado, de terna enviada por la Corte Suprema de Justicia.

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MISIÓN

La Auditoría General de la República coadyuva a la transformación, depuración y modernización de los órganos instituidos por el control fiscal, mediante la promoción de los principios, finalidades y cometidos de la función administrativa consagrados en la Constitución Política, el fomento de la cultura del autocontrol y el estímulo de la participación en la lucha para erradicar la corrupción.

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

NIVEL CENTRAL

1-Despacho del Auditor General de La República.

1.1. Oficina Jurídica.

1.2. Oficina de Planeación.

1.3. Oficina de Control Interno.

1.4. Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Técnico.

2. Despacho de Auditor Auxiliar.

3. Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal.

3.1. Dirección de Control Fiscal.

3.2. Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

4. Secretaría General.

4.1 Dirección de Recursos Financieros.

4.2. Dirección de Talento Humano.

4.3. Dirección de Recursos Físicos.

5. Órganos de Asesoría y Coordinación.

5.1. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

5.2. Comisión de Personal.

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NIVEL DESCONCENTRADO

6. Gerencias Seccionales.

La vigilancia de la gestión fiscal de las Contralorías Departamentales será ejercida por La Auditoría ante la Contraloría General de la República (art.10 de la Ley 330 de 1996).

Naturaleza y objeto

La Auditoría General de la República es un organismo de vigilancia de la gestión fiscal, dotado de autonomía jurídica, administrativa, contractual y presupuestal, el cual está a cargo del Auditor definido por el artículo 274 de la Constitución. La Auditoría General de la República tiene como objeto ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de La Contraloría General de la República y de las Contralorías Departamentales.

La Auditoría General de la República goza de autonomía presupuestal de conformidad con lo dispuesto sobre la materia en el Estatuto Orgánico de Presupuesto. La Auditoría General de la República está autorizada para contratar con empresas privadas colombianas la vigilancia de la gestión fiscal, previo concepto del Consejo de Estado sobre su conveniencia, las cuales serán seleccionadas por concurso público de méritos, en los mismos casos determinados por la ley para la Contraloría General de la República.

Ejerce la función de vigilancia de la gestión fiscal, en la modalidad más aconsejable, mediante los sistemas de control financiero, de gestión y de resultados, en desarrollo de los principios de eficiencia, economía y equidad. La Auditoría General de La República, entonces, coadyuva a la transformación, depuración y modernización de los órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, mediante la promoción de los principios, finalidades y cometidos de la función administrativa consagrados en la Constitución Política, el fomento de la cultura del autocontrol y el estímulo de la participación ciudadana en la lucha para erradicar la corrupción.

FUNCIONES

Las funciones de La Auditoría General de la República están dadas por el Decreto 272 de 2000 en el siguiente orden:

• Determinar las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos para el cabal cumplimiento de la vigilancia de la gestión fiscal y el adecuado funcionamiento

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administrativo de la Auditoría General de La República, con base en su autonomía administrativa, jurídica, contractual y presupuestal.

• Prescribir los métodos y la forma en que sus vigilados deben rendir cuentas y determinar criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados, entre otros, que deberán aplicarse para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y la evaluación del control fiscal interno.

• Promover las acciones pertinentes para resolver los conflictos de competencia que se susciten entre las entidades sujetas a su vigilancia.

• Recomendar al Contralor General de La República y al Gobierno Nacional las reformas legales que considere necesarias para el mejoramiento del régimen de control fiscal.

• Presentar los informes sobre el ejercicio de su gestión a La Corte Suprema de Justicia y al Consejo de Estado cada año.

• Certificar la gestión y resultados de las entidades sometidas a su vigilancia.

• Promover ante las autoridades competentes, aportando las pruebas respectivas, investigaciones penales o disciplinarias contra los funcionarios o ex funcionarios de las entidades vigiladas que hubieren causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Estado.

• Constituirse por sí mismo o por intermedio de abogado, en representación de los intereses de la Nación, como sujeto procesal dentro de los procesos penales que se adelanten contra funcionarios o ex funcionarios de las entidades sometidas a su vigilancia, y contra los funcionarios o ex funcionarios de la Auditoría General de la República.

• Establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma.

• Ejercer la vigilancia de la gestión fiscal, en forma excepcional, sobre las cuentas de las Contralorías Municipales y Distritales, sin perjuicio del control que les corresponde a las Contralorías Departamentales, previa solicitud del gobierno departamental, distrital o municipal; de cualquier comisión permanente del Congreso de La República; de la mitad más uno de los miembros de las corporaciones públicas territoriales o de la ciudadanía, a través de los mecanismos de participación ciudadana que establece la ley. Este control no será aplicable a La Contraloría del Distrito Capital de Bogotá.

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• Las demás que no estén expresamente relacionadas en este Decreto y que sean inherentes a la naturaleza del cargo, sin perjuicio de las delegaciones a que hubiere lugar, así como, aquéllas que le sean asignadas por La Constitución y la ley.

ELECCIÓN DEL AUDITOR El artículo 274 de La Constitución Política de Colombia estableció que la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República se ejercerá por un auditor elegido por el Consejo de Estado, para un período de dos años, de terna enviada por la Corte Suprema de Justicia. Para ejercer el cargo la persona designada deberá ser profesional en ciencias económicas, contables, jurídicas, financieras, o de administración.

7. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

“El Estado necesita del control, por que mejores beneficios obtendrá una buena organización que fiscalice los ingresos y los egresos; y el funcionario necesita del control, por que así justificará su conducta.”

¿A qué tipos de control hace referencia el texto y cuales deben ser sus características para que él mismo tenga validez?

8. ACTIVIDADES DE AUTOEVALUACIÓN 1. Las contralorías son los órganos que ejercen el control fiscal. ¿Para qué se realiza esta función? Describa brevemente 2. El control fiscal es una función pública. ¿Qué significa función pública? 3. Escriba en pocas palabras a qué hace referencia la frase “el control se ejercerá en forma posterior y selectiva”. 4. Señale tres funciones del Contralor General de La República. 5. Identifique y describa el objeto de la Auditoría General de La República.

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6. ¿En qué consiste la participación comunitaria en el control fiscal? 7. Cite tres funciones del Auditor General. COMPRUEBE SUS RESPUESTAS 1- La misión de las Controlarías es procurar el buen uso de los recursos y bienes públicos, y contribuir a la modernización del Estado, mediante acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades públicas. 2. En Colombia el concepto de función pública tiene fundamento en los artículos 121, 122 y 123 de La Carta Política, así como en el artículo 209 ibídem, que consagran el carácter reglado del ejercicio de las funciones de los servidores públicos y los principios rectores de la misma, moralidad, imparcialidad, economía, publicidad y eficacia, desarrollados en las leyes 489 de 1998 y 909 de 2004 que incluyen además los principios de transparencia, eficiencia, participación y mérito. La función pública consiste en la actividad de las entidades administrativas, o en el desarrollo de atribuciones que éstas deben desplegar en el logro de sus objetivos oficiales. El concepto de función tiene estrecha relación con el concepto de administración pública, la cual puede ser entendida como la función ejecutiva o de actividad del Estado. 3. Control posterior: significa que las Contralorías ejercen vigilancia de las actividades, operaciones, contratos y procesos ejecutados por los sujetos de control fiscal. 4. 1- Llevar un registro de la deuda pública de La Nación y de las entidades territoriales. 2-Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno en las entidades y organismos del Estado. 3. Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades del orden nacional y territorial. 5. Corresponde a la Auditoría General de La República ejercer la vigilancia de gestión fiscal de la Contraloría General de la República y de las Contralorías Departamentales. 6. Los organismos de control fiscal deben vincular a la comunidad en la realización de su gestión fiscal sobre el desarrollo de los planes, programas y actividades que realice la entidad fiscalizada, para que ella a través de los ciudadanos y de los organismos de participación comunitaria, pueda garantizar que la función del Estado esté orientada a buscar beneficios de interés común y que ayuden a valorar que sus contribuciones estén siendo dirigidas en búsqueda

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del beneficio social (Ley 136 de 1994, artículo 167). La Ley 850 reglamentó el ejercicio de la veeduría ciudadana, estableciendo que la vigilancia de la gestión pública por parte de La Veeduría Ciudadana se podrá ejercer sobre la gestión administrativa, con sujeción al servicio de los intereses generales y la observancia de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, y publicidad.

7. 1- Promover ante las autoridades competentes, aportando las pruebas respectivas, investigaciones penales o disciplinarias contra los funcionarios o ex funcionarios de las entidades vigiladas que hubieren causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Estado. 2- Certificar la gestión y resultados de las entidades sometidas a su vigilancia. 3- Presentar los informes sobre el ejercicio de su gestión a la Corte Suprema de Justicia y al Consejo de Estado cada año. 9. RESUMEN El control fiscal es una función pública que consiste en vigilar la destinación y el manejo que se le da a los bienes y fondos públicos y dineros, y controlar los resultados obtenidos por la administración. Dicha función está atribuida a La Contraloría General de la República, a las Contralorías Departamentales y a las Contralorías Distritales y Municipales. Las Contralorías Departamentales cumplen las mismas funciones del Contralor General de República, pero en el ámbito departamental; son entidades técnicas, autónomas administrativa y presupuestalmente. La vigilancia de la gestión fiscal de los municipios donde no haya contralorías la ejercen las contralorías departamentales, salvo en lo que La Ley 136 determinó respecto de las Contralorías municipales. Corresponde a La Contraloría General de la República entre otras funciones, establecer los métodos y formas en que deben rendir cuentas quienes manejan bienes y fondos de la Nación. Su marco legal está dado por el Decreto ley 267 de 2000, La Ley 42 de 1993 y la Ley 610 de 2000, entre otros. La Auditoría General de La República es un organismo de vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República y de las Contralorías Departamentales, dotado de autonomía jurídica, administrativa, contractual y presupuestal. Está a cargo del Auditor en los términos que trata el artículo 274 de la Constitución Política. Su marco legal está dado por el Decreto 272 de 2000 y el Decreto 273 de 2000, entre otros. Le corresponde además realizar las visitas, inspecciones e investigaciones que se requieren para el cumplimiento de sus funciones.

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10. BIBLIOGRAFIA

AYALA CALDAS, Jorge Enrique. La responsabilidad de los servidores públicos. Bogotá. D. C., Ediciones Doctrina y Ley, 2006.

BOGOTÁ MUÑOZ, Mauricio. Control Fiscal Herramienta de Gestión. Bogotá. D.C., Editorial Carrera Séptima, 2000.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Principios Básicos de Derecho Público. Bogotá. D.C., 1995.

GONZALEZ, Efrén. El Control Fiscal y La Responsabilidad Fiscal en Colombia. Ediciones Doctrina y Ley Ltda., 2007.

YOUNES MORENO, Diego. Régimen de Control Fiscal y de Control Interno, Bogotá. D.C., Ediciones del Profesional, 1998.

VÁSQUEZ MIRANDA, William. Control Fiscal y Auditoría de Estado en Colombia, D.C. Universidad Jorge Tadeo Lozano, 1998.

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UNIDAD 3. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL FISCAL 1. INTRODUCCIÓN El ejercicio de la función del control fiscal que adelantan las Contralorías sobre la vigilancia de la gestión fiscal de la administración tiene sustento en la Ley 42 de 1993 y en la reglamentación expedida por La Contraloría General de la República. La vigilancia de la gestión fiscal del Estado se fundamenta en la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la administración, en un periodo determinado, que la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados; que en igualdad de condiciones de calidad de bienes y servicios se obtengan al menor costo; y que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas. Para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno. No obstante La Contraloría General de la República podrá adoptar otros sistemas del control que impliquen mayor tecnología, eficiencia y seguridad, mediante reglamento especial. Entre las características más relevantes del Control Fiscal podemos señalar:

• Producir señales de advertencia cuando se incurra en errores accidentales (culposos) o intencionales (dolosos).

• Externo a la entidad. • Independiente frente a la entidad fiscalizada, sus sujetos de control y

puntos de control. • Ejercicio en forma posterior y selectiva. • Existe responsabilidad fiscal. • Tiene facultad sancionatoria.

2. OBJETIVOS 2.1 GENERAL Identificar las características del sistema de control fiscal. 2.2 ESPECÍFICOS

• Definir y describir los principios que rigen el control fiscal.

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• Explicar los sistemas de control que se puedan aplicar para el ejercicio del control fiscal.

• Explicar las modalidades de control fiscal. 3. IDEAS CLAVES La vigilancia de la gestión fiscal del Estado se fundamenta en la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la administración, en un periodo determinado, que la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados. La vigilancia de la gestión fiscal de los particulares se adelanta sobre el manejo de los recursos del Estado para verificar que éstos cumplan con los objetivos previstos por la administración. La gestión fiscal es el conjunto de actividades, operaciones y procesos que desarrolla la administración en todos sus niveles, o los particulares cuando administran fondos o bienes públicos. La gestión fiscal de la administración se inicia con los retos de adquisición o integración de un patrimonio del Estado que se destina a satisfacer las necesidades del servicio público; prosigue con los actos propios de su conservación, mejora y explotación; y concluye con la afectación, disposición o inversión de los bienes muebles e inmuebles que de él hacen parte para el mismo fin que le dio origen, y lo justifica. Para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno. Se entiende por cuenta el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario.

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4. MAPA CONCEPTUAL


CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL FISCAL

SISTEMAS PRINCIPIOS MODALIDAD DE CONTROL

FISCAL

• Eficiencia

• Economía

• Eficacia

• Equidad

• Valoración costos

• Financiera

• De Legalidad

• De Gestión

• De Resultado

• Revisión de Cuentas

REVISIÓN DE CUENTAS

Otros sistemas que impliquen mayor tecnología, eficiencia y seguridad.

Se aplica individual, combinada o totalmente.

• Producir señales de advertencia cuando se incurre en errores accidentales (culposos) o intencionales (dolosos)

• Externo a la entidad.

• Independiente frente a la entidad fiscalizada, sus sujetos de control y puntos de control.

• Ejercicio en forma posterior y selectiva.

• Existe responsabilidad

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5. EJERCICIOS/ ACTIVIDADES 1- Visite una entidad pública de su localidad considerada como modelo de administración eficaz. Obtenga información sobre ella que le dé una idea acerca de sus operaciones. ¿A qué se debe la excelencia de esa organización? ¿Le gustaría trabajar en ella? ¿Por qué sí o por qué no? 2- Reúna información sobre una entidad pública u otra que sea objeto de control fiscal, considerada deficiente. Si se trata de una cuya administración es una entidad local, converse con su personal y adquiera y lea la publicación de circulación interna y los informes respectivos. Si la entidad no se halla en su localidad, recopile información de revistas y diarios. ¿Cuáles son algunos de los problemas de la entidad? ¿Qué propondría usted para que fuera más eficaz? Exponga en reuniones de pequeño grupo sus hallazgos y recomendaciones y luego coméntelos con el tutor. 6. DESARROLLO DE CONTENIDOS: CARACTERÍSTICAS DEL SI STEMA DE CONTROL FISCAL La Contraloría General de la República es la encargada del control fiscal, que es una función pública consistente en la vigilancia del manejo de los recursos por la administración y los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de La Nación (art.267 de la Constitución Política). Entre los atributos y rasgos propios del sistema de control fiscal establecido en el marco de La Ley 42 de 1993, encontramos los siguientes:

El control fiscal es el mecanismo por medio del cual se asegura el cabal cumplimiento de los objetivos constitucionalmente previstos para las finanzas del Estado. Estos preceptos se encuentran desarrollados en la Ley 42 de 1993 la cual comprende los principios, sistemas y procedimientos de control fiscal financiero como los organismos que lo ejercen en los diferentes órdenes de gobierno y los procedimientos jurídicos aplicables, así como el marco legal expresado en La Ley 610 de 2000 que establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal.

Uno de los atributos más representativos del sistema de control fiscal y quizá el más antiguo es el de La Auditoría, actualmente identificada como Auditoría Fiscal. En Colombia el control fiscal data de la época de la colonia con la institución denominada Visita y Juicios de Residencia, que hacía referencia a los visitadores oficiales que se encargaban de controlar las finanzas de las colonias y el comportamiento de los gobernantes en lo concerniente a las tributaciones y al recaudo, es decir, la administración del fisco, del tesoro, de la hacienda pública.

A partir de los desarrollos normativos de La Constitución de 1991, la Ley 42 de 1993 sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen, estableció el control fiscal como una función pública, encargada de vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o

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entidades que manejan fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles. Este será ejercido en forma posterior o selectiva por La Contraloría General de la República, las Contralorías Departamentales y Municipales, los auditores, las auditorías y revisorías fiscales de las empresas públicas municipales, conforme a los procedimientos, sistemas y principios establecidos por la ley.

El control posterior consiste en la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos. Por control selectivo se entiende un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal. Para el ejercicio del control posterior y selectivo las contralorías podrán realizar las diligencias que consideren pertinentes.

La vigilancia de la gestión fiscal que adelantan los organismos de control fiscal es autónoma y se ejerce de manera independiente sobre cualquier otra forma de inspección y vigilancia administrativa.

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL FISCAL

*Producir señales de advertencia cuando se incurre en errores accidentales (culposos) o intencionales (dolosos): todas las empresas públicas o privadas están sometidas a una serie de controles como la auditoría externa, la revisoría fiscal, el control interno y por un ente de control, que de alguna manera utilizan los métodos de organización de operaciones e información financiera por medio de los denominados ciclos transaccionales, que resultan de los procesos normales de administración financiera y operativa del ente económico. En estos ciclos es probable que se reflejen de manera general algunas irregularidades contables que suceden dentro de dichos procesos, y, que se deben tener en cuenta en las revisiones, y además deben servir a manera de prevención y advertencia para evitar errores accidentales (riesgos personales, culturales, estructurales y/o comerciales) o intencionales (fraude, corrupción, otros).

*Externo a la entidad: el control fiscal es una función pública que consiste en vigilar la destinación y el manejo que se da a los bienes y fondos públicos y dineros y controlar los resultados obtenidos por la administración. Es externo a la entidad porque está atribuida a la Contraloría General de la República, a las Contralorías Departamentales y a las Contralorías Distritales y Municipales. La auditoría ejercerá sobre la Contraloría idéntica vigilancia, porque sería insólito que la entidad que vigila a las demás en su gestión fiscal, no tuviera a su turno quien ejerciera sobre ella idéntica vigilancia.

*Independiente frente a la entidad fiscalizada, sus sujetos de control y puntos de control: en el artículo 7 de la ley 42 de 1993 se estableció que la vigilancia de la gestión fiscal que adelantan las organizaciones de control fiscal es autónoma y se ejerce de manera independiente sobre cualquier otra forma de inspección y vigilancia administrativa. De acuerdo con los principios establecidos en la ley se

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hace necesario identificar los receptores de la acción económica y analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y entre entidades territoriales y cuantificar el impacto para el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos. La vigilancia de la gestión fiscal de los particulares se adelanta sobre el manejo de los recursos del Estado para verificar que éstos cumplan con los objetivos previstos por la administración (art.8 ibídem). Para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno, de acuerdo con lo previsto en la ley. No obstante lo anterior La Contraloría General de la República mediante reglamento especial podrá adoptar otros sistemas de control, que impliquen mayor tecnología, eficiencia y seguridad (art.9 ibídem).

*Ejercido en forma posterior y selectiva : el artículo 267 de La Constitución Política expresa que el control posterior es la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos. Por control selectivo se entiende la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal (art.5 ibídem).

Existe responsabilidad fiscal : la responsabilidad fiscal esta relacionada con la administración financiera del Estado y se deduce en consecuencia, frente a quienes ejercen gestión fiscal. La Ley 42 de 1993, en su artículo 72 dispone que “las actuaciones relacionadas con el ejercicio del control fiscal se adelantarán de oficio, en forma íntegra y objetiva y garantizará el debido proceso para el establecimiento de responsabilidades fiscales”.

Tiene facultad sancionatoria : una vez ejecutoriado el fallo con responsabilidad fiscal, éste prestará mérito ejecutivo contra los responsables y sus garantes, si los hubiere, de acuerdo con la regulación referente a la jurisdicción coactiva que se contempla en la misma Ley 42 de 1993 y el Código de Procedimiento Civil. La responsabilidad fiscal puede comprender a los directivos de las entidades y demás que produzcan decisiones que determinen la gestión fiscal, a quienes desempeñen funciones de ordenación, control, dirección y coordinación, como también a los contratistas y particulares que vinculados al proceso, hubiesen causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Estado, de acuerdo con lo que se establezca en el juicio fiscal. Tratándose de contratistas los organismos de control fiscal solicitarán a la autoridad administrativa correspondiente la imposición de la sanción respectiva, la cual, para estos efectos, será causal de caducidad del contrato (art.83 y 86 ibídem).

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6.1 PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL FISCAL

La vigilancia de la gestión fiscal del Estado se fundamenta en los siguientes principios: eficiencia, economía, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la administración, en un período determinado, que la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados; que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtengan al menor costo; que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas (art. 8 ibídem).

La eficiencia: hace relación al uso y manejo adecuado y racional de los recursos asignados a los servidores públicos. Igualmente a que la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados.

La economía: está referida a que en igualdad de condiciones de calidad de bienes y servicios se obtengan resultados al menor costo.

La equidad: consiste en identificar los receptores de la acción económica y analizar la distribución de costos y beneficios entre los sectores económicos, sociales y entre entidades territoriales.

La valoración de costos ambientales: consiste en la cuantificación del impacto ambiental por el uso o deterioro de los recursos naturales y del medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación uso y explotación de los mismos.

6.2 SISTEMAS DE CONTROL FISCAL

Para el ejercicio de control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación de control interno (art.9 ibídem).

Control financiero: es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente los resultados de sus operaciones y los cambios de situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas (art. 10 ibídem).

Control de legalidad: es la comprobación que se hace de los contratos, las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables (art.11 ibídem).

Control de gestión: es el examen de la eficiencia y la eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinando mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad

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pública y desempeño e identificación de la distribución del excedente que éstas producen, así como los beneficios de su actividad (art. 12 ibídem)

Control de resultados: es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes programas y proyectos adoptados, para un periodo determinado (art. 13 ibídem).

La revisión de cuentas: es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario público, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones (art.14 ibídem).

Para los efectos del ejercicio del control fiscal se entiende por cuenta el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario (art.15 ibídem). El Contralor General de La República determinará las personas obligadas a rendir cuenta y prescribirá los métodos, formas y plazos para ello. Cada entidad conformará una sola cuenta que será remitida por el jefe del organismo respectivo a La Contraloría General de la República (art. 16 ibídem).

Sobre los sistemas de control la ley estableció que podrán aplicarse en forma individual, combinada o total. Igualmente se podrá recurrir a otro sistema de control generalmente aceptado (art.19 ibídem).

La evaluación de control interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos el nivel de confianza y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos (art.18 ibídem).

6.3 MODALIDAD DE CONTROL FISCAL

La Contraloría General de La República prescribirá los métodos y forma de rendir cuentas de los responsables del manejo de los fondos o bienes, e indicará los criterios de evaluación de gestión y resultados que deberán seguirse (capitulo ll ibídem) de acuerdo con: la naturaleza especial de algunas entidades públicas o privadas, de los particulares que manejan fondos o bienes públicos del orden nacional o territorial; el grado de competitividad en que se desenvuelven sus actividades económicas; el porcentaje o monto de participación o aporte público; las modalidades de manejo o administración de recursos o bienes públicos como es el caso de los encargos fiduciarios, convenios con organizaciones nacionales o internacionales, concesiones, entre otros.

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7. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE. 1-Entrevístese con dos administradores de empresa, uno de una empresa privada y otro de una empresa pública y pregúnteles acerca de los tipos de controles que emplean para medir el desempeño general. ¿Qué semejanzas y diferencias encuentra en las respuestas de los administradores?

2- Elija una institución o empresa pública local e investigue si en ésta existe algún tipo de control general. De no ser así, ¿podría elaborar un sistema o programa para la evaluación del desempeño general de ese organismo?

8. AUTOEVALUACIÓN 1. De acuerdo con los elementos dados defina con sus propias palabras los conceptos de: a- Cuenta. b. Principio de eficacia. 2. Complete: 1. - Es el examen que se realiza con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones _________________. 2.-___________________ Es el examen de la eficiencia y eficacia de las actividades en la administración de los recursos públicos. Es una característica del sistema de control fiscal _________________________. 3.- Encierre en un círculo la letra (V) si la afirmación es verdadera y la (F) si es falsa. 1. El control fiscal es una función pública……….. V…….F 2. El ejercicio de control fiscal se ejerce en forma posterior y selectiva.…. V….F 3. La Contraloría General de la República ejerce el control fiscal.…….. V.…..F 4. Todas las entidades territoriales poseen una contraloría.…….. V.…….F 5. El hecho de contratar una entidad privada exime al órgano fiscalizador de su responsabilidad. .…….. V...….F

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Compruebe sus respuestas. 1. a. Cuenta:

Es el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario en una vigencia fiscal.

b. Principio de eficacia:

Establece que los resultados se alcancen oportunamente y en relación con los objetivos y metas establecidos. 2.1. Control financiero. 2. Control de gestión. 3. Tiene varias opciones citamos una: tiene facultad sancionatoría. 3. 1. V 2. V 3. V 4. F 5. F. 9. RESUMEN La Ley 42 de 1993 fija como principios del control fiscal la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de costos ambientales y establece como sistema de control fiscal: el control financiero, el control de legalidad, el control de gestión, el control de resultados y la revisión de cuentas, los cuales se podrían aplicar en forma individual, combinado o total, se podrá recurrir a cualquier otra generalmente aceptado. La Ley también establece los criterios para la modalidad del control fiscal teniendo en cuenta la naturaleza de la empresa y autoriza a la Contraloría General de la República para que establezca los procedimientos que se deben aplicar y adicionalmente ejerzan control fiscal sobre los contratos celebrados con fundamento en el artículo 355 de la Constitución Política a través de las entidades que los otorga. De acuerdo con la naturaleza especial de algunas entidades públicas o privadas, de los particulares que manejan fondos o bienes públicos del orden nacional o territorial; el grado de competitividad en que se desenvuelven sus actividades económicas; el porcentaje o monto de participación o aporte público; a las modalidades de manejo o administración de recursos o bienes públicos como es el caso de los encargos fiduciarios, convenios con organizaciones nacionales o internacionales, concesiones, entre otros, La Contraloría General de la República

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prescribirá los métodos y forma de rendir cuentas de los responsables del manejo de estos fondos o bienes, e indicará los criterios de evaluación de gestión y resultados que deberán seguirse. Entre las características más relevantes del control fiscal podemos señalar:

• Producir señales de advertencia cuando se incurra en errores accidentales (culposos) o intencionales (dolosos).

• Externo a la entidad. • Independiente frente a la entidad fiscalizada, sus sujetos de control y puntos

de control. • Ejercicio en forma posterior y selectiva. • Existe responsabilidad fiscal. • Tiene facultad sancionatoria.

10. BIBLIOGRAFÍA

CALDERÓN RIVERA, Camilo. Planeación Estatal y Presupuesto Público, Bogotá. D.C., Editorial Legis, 2000.

Contraloría General de La República. El Control Fiscal. Bogotá. D. C., junio de 1995.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA, Editorial Torres, Bogotá. D. C., 2000.

DIEGO YOUNES, Moreno. Derecho del Control Fiscal. Págs. 470 - 481 Ediciones del profesional, 1998.

GONZÁLEZ RODRÍGUEZ, Efrén. “El Control Fiscal y La Responsabilidad Fiscal en Colombia”. Edición Doctrina y Ley, Bogotá. D. C., 2007

Ley 42 de 1993. SOBRE ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL FISCAL, FINANCIERO Y LOS ORGANISMOS QUE LOS EJERCEN.

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UNIDAD 4. SUJETOS DE CONTROL FISCAL. 1. INTRODUCCIÓN. La presente unidad describe los organismos o entidades que están sometidas a vigilancia fiscal en los niveles nacional, departamental y municipal, lo cual permitirá comprender mejor el comportamiento y conducción que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos. 2. OBJETIVOS. 2.1. GENERAL. Conocer los criterios que definen cuáles son los organismos que están sometidos a vigilancia fiscal. 2.2. ESPECÍFICOS:

• Identificar y describir los elementos que definen un sujeto de control fiscal. • Explicar qué se entiende por sujeto de control fiscal. • Conocer cuándo un particular, una persona jurídica o cualquier otro tipo de

organismo, es sujeto al control fiscal. • Conocer los criterios para identificar quiénes son sujetos de control fiscal en

el orden nacional y territorial de la administración pública. 3. IDEAS CLAVE

• Son sujetos de control fiscal los órganos que integran las ramas legislativas, ejecutivas y judiciales, los órganos autónomos e independientes como los de control y electorales.

• La autonomía de las entidades territoriales no es limitada, sino que debe enmarcarse dentro del contexto del Estado Unitario.

• Son sujetos del control fiscal en el orden territorial los organismos que integran la estructura de la administración departamental y municipal y las entidades de este orden.

• El ejercicio de la vigilancia fiscal se manifiesta y hace efectiva a través del control financiero, de legalidad, de gestión y de resultados, sobre la actividad de la gestión fiscal del Estado.

• El control fiscal se ejerce en los distintos niveles administrativos. • El control fiscal cubre todos los sectores y actividades en los cuales se

manejen recursos oficiales, sin que importe la naturaleza de la entidad.

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4. MAPA CONCEPTUAL.

Diseño: José Manuel Aguas O

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5. REFLEXIÓN. Supongamos que hemos elegido de su localidad dos organismos que prestan servicio a la comunidad. Uno es una empresa social del Estado y la otra es una empresa industrial y comercial del Estado, que explota una mina de carbón. ¿Qué tipo de controles se deben aplicar a estas empresas? ¿Si el control interno fuera totalmente eficaz, necesitarían las empresas de otros controles? ¿Qué puede hacer la comunidad para proteger a éstas empresas de la corrupción? De acuerdo con su criterio, ¿estas empresas están sujetas al control fiscal? ¿Por qué? 6. DESARROLLO DE CONTENIDO.

La Contraloría General de la República es el máximo órgano de control fiscal de la Nación, cuya función principal es la vigilancia de la gestión fiscal de la administración de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de orden nacional. Por ello es de gran importancia saber cuáles son los sujetos de control fiscal. El Artículo 267 de La Constitución Política establece: El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la a dministración y de los Particulares o entidades que manejen fondos o biene s de la Nación ...” . Por virtud del artículo 272, ibídem, en los Departamentos, Distritos y Municipios donde haya Contralorías, a éstas les corresponde la vigilancia de la gestión fiscal. La Ley 42 de 1993, “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”, en su artículo 2º señala, entre otros, que son sujetos de control fiscal los organismos que hacen parte de la estructura de la administración nacional y demás entidades nacionales.

6.1. SUJETOS DE CONTROL FISCAL. De acuerdo con el artículo 2º de la Ley 42 de 1993 son sujetos de control fiscal:

• Los órganos que integran las ramas legislativa y judicial • Los órganos autónomos e independientes como los de control y electorales • Los organismos que hacen parte de la estructura de la administración

nacional y demás entidades nacionales

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• Los organismos creados por La Constitución Política y la ley, que tienen régimen especial

• Las sociedades de economía mixta • Las empresas industriales y comerciales de Estado • Los particulares que manejen fondos o bienes del Estado • Las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que

maneje recursos del Estado. • El Banco de La República.

De acuerdo con el artículo 3º de La Ley 42 de 1993 son sujetos de control fiscal en el orden territorial:

• Los organismos que integran la estructura de la administración Departamental y Municipal.

• Las entidades de este orden enumeradas en el artículo anterior. Sobre el control y los particulares que administran fondos y bienes de la Nación a partir de La Constitución Política de 1991, La Corte Constitucional en sentencia C-529 de noviembre 11 de 1993, precisó: El concepto de gestión fiscal alude a la administración o manejo de los bienes o fondos públicos en sus diferentes etapas de recaudo o prescripción conservación, adquisición, gasto, inversión y disposición. Por consiguiente y de acuerdo con la Ley 42 de 1993, artículos 8, 9, 10, 11, 12 y 13, la vigilancia de la gestión fiscal se endereza a establecer si las diferentes operaciones, transacciones y acciones jurídicas, financieras y materiales a los que se traduce la gestión fiscal se cumplieron de acuerdo con las normas prescritas por las autoridades competentes, los principios de contabilidad universalmente aceptados o señalados por el Contador General, los recursos públicos y finalmente, los objetivos, planes, programas y proyectos que constituyen en un periodo.

7. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE. . ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la participación ciudadana y comunitaria en el ejercicio del control fiscal?

1. Haga un análisis de la cultura de participación ciudadana y comunitaria en la localidad. ¿Ayuda o estorba esa cultura al proceso de Auditoría Fiscal? ¿De qué manera?

8. AUTOEVALUACIÓN.

Eliminado: ¶

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Ing. Procter, empresa trasnacional ampliamente conocida en obras de infraestructura recibió un anticipo millonario por parte de la Nación para la realización de un mega-proyecto en una ciudad del país, y seis meses después la obra no ha empezado. ¿La empresa multinacional Ing. Procter, está sujeta a algún tipo de responsabilidad fiscal? Explique su respuesta. Si la empresa es un sujeto de la acción de responsabilidad fiscal, ¿esto qué significa? Que no se requiere que la empresa Ing. Procter tenga a su cargo el manejo de fondos o bienes públicos, pues basta con que su conducta determine o incida en la gestión fiscal adelantada para que pueda ser llamada a responder dentro de un proceso de responsabilidad fiscal. Esta razón es la que permite que el contratista pueda ser llamado a responder dentro de un proceso de responsabilidad fiscal, cuando por ejemplo, ha recibido el valor del anticipo y falsifica documentos para acreditar el cumplimiento del objeto contractual, obteniendo un enriquecimiento con recursos del erario. 9. RESUMEN. Son sujetos de la vigilancia de la gestión fiscal los órganos que integran las ramas legislativa, ejecutiva y judicial; los órganos autónomos e independientes como los de control y electorales; los organismos que hacen parte de la estructura de la administración nacional y demás entidades nacionales; los organismos creados por La Constitución Política de Colombia y la Ley que tienen régimen especial; las sociedades de economía mixta; las empresas industriales y comerciales del Estado; los particulares que manejen fondos o bienes (riqueza) del Estado; las personas jurídicas; y cualquier otro tipo de organización o sociedad que manejen recursos del Estado en lo relacionado con éstos y el Banco de la República. Son sujetos de control fiscal en el orden territorial los organismos que integran la estructura de la administración Departamental y Municipal y las entidades de este orden. La vigilancia de la gestión fiscal se endereza a establecer si las diferentes operaciones, transacciones y acciones jurídicas, financieras y materiales a los que se traduce la gestión fiscal se cumplieron de acuerdo con las normas prescritas por las autoridades competentes, los principios de contabilidad universalmente aceptados o señalados por el Contador General de La República, los recursos públicos y finalmente, los objetivos, planes, programas y proyectos que constituyen en un período determinado la meta y proyectos de la administración.

10- BIBLIOGRAFÍA

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CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D. C., Manual para el ejercicio del control fiscal, Bogotá. D. C., 1999.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Principios Básicos de Derecho Público. Bogotá. D. C., 1995.

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. Manual de Control fiscal. Bogotá, D.C., noviembre, 1999.

ESCOBAR DUQUE, Iván. El Control Fiscal en Colombia. Bogotá. D. C., Editorial Impreso Ltda.

FERNÁNDEZ, Tomás. Arbitrariedad y Discrecionalidad, Madrid, Editorial Impreso Ltda. 1999.

GONZÁLEZ RODRÍGUEZ, Efrén. El Control Fiscal y La Responsabilidad Fiscal en Colombia. Ediciones Doctrina y Ley Ltda., Bogotá. D. C., 2007.

SÁNCHEZ TORRES, Carlos Ariel. El Nuevo Control Fiscal y el Control de Gestión Bogotá. D. C., Contraloría de Bogotá., 1994. UNIDAD 5. CONTROL FISCAL DE TESORERÍA

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1. INTRODUCCIÓN Esta unidad ofrece una visión más específica en la cual la cuenta deja de entenderse como aquellos documentos e informes que reflejan las operaciones adelantadas en las tesorerías, para ser comprendida como toda aquella información que se debe suministrar al organismo de control con sus respectivos soportes y que permite evaluar la gestión adelantada con los recursos públicos, de acuerdo con los principios establecidos para la vigilancia de la gestión fiscal del Estado. 2. OBJETIVOS 2.1. GENERAL Conocer los elementos, principios y características que constituyen el ejercicio del control fiscal de tesorería y sus principales aportes a la gestión pública. 2.2. ESPECÍFICOS

• Resaltar las características del control fiscal de tesorería en el contexto de la gestión pública moderna.

• Describir los criterios establecidos en los procesos para garantizar el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de costos ambientales.

• Identificar los documentos e informes de las operaciones de tesorería. 3. IDEAS CLAVE

• Las finanzas públicas incluyen la recaudación y gastos de fondos públicos y la hacienda pública estudia las cuestiones relativas al proceso de ingresos y gastos estatales, es decir la hacienda pública se refiere al fisco o tesoro público.

• La razón del control fiscal de tesorería es el examen de las actividades para señalar fallas o puntos débiles y recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia operativa.

• Documentos para la aprobación y la constitución de las cajas menores (Resoluciones), y demás normas internas existentes sobre la materia.

• Relación de las cuentas bancarias vigentes y de las canceladas en el presente ejercicio fiscal con las direcciones de los bancos respectivos.

• Cotejar los saldos del balance de las cuentas que correspondan al ciclo contra libro y nombre de los funcionarios para la firma del cheque.

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4. MAPA CONCEPTUAL.

Diseño: José Manuel Aguas O.

5. REFLEXIÓN.

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De acuerdo con la evaluación de la gestión fiscal de tesorería del Municipio El Pueblito (6ª Categoría), a 31 de diciembre de 2007, la Contraloría encontró: Situación de tesorería a 31 de diciembre 2007.

CONCEPTO MILES DE PESOS

1. DISPONIBILIDADES (*)

1.1. Caja

1.2. Bancos

1.3. Inversiones Temporales

1.4. Documentos por Pagar

2. EXIGIBILIDADES

2.1. Reserva de caja

3. SITUACIÓN PRESUSPUESTAL (1-2)

900.000,00

1.050.300,00

9.360.250,00

5.600.000,00

300.000,00

2. No todas las cuentas corrientes han sido abiertas con la debida autorización y en las instituciones señaladas. 3. Al realizar el arqueo de las cajas menores se encontró que NO se está cumpliendo con las políticas administrativas y fiscales. 4. El responsable del manejo de fondos fijos no se encuentra afianzado mediante póliza. 5. No existe una adecuada protección física de los valores. 6. Las consignaciones mostradas en los extractos bancarios del mes de abril de 2007 no corresponden con los respectivos egresos de caja. Suponiendo que usted se encuentra con estas “debili dades e incluso riesgos ”, ¿Qué procedimientos que considere necesarios sugeriría? 6. DESARROLLO DE CONTENIDOS

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6.1 CONTROL FISCAL DE TESORERÍA En la Unidad I se planteó, entre otros conceptos, que La Auditoría Fiscal verifica el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista del fisco: secretaría de hacienda y crédito público, direcciones o tesorerías de hacienda estatales en los diferentes niveles de gobierno. Para R. Musgrave en “Teoría de la hacienda pública”: “la hacienda pública estudia las cuestiones relativas al proceso de ingresos y gastos estatales pero referidos al problema central de la economía ortodoxa, la asignación óptima de recursos; lo cual permite alejarse de la cuestión de análisis financiero”. Así pues, se refiere únicamente a las finanzas públicas, que incluyen la recaudación y los gastos de fondos públicos. La hacienda pública se refiere entonces al fisco o tesoro público. El objeto material del control fiscal de tesorería es la evaluación de la gestión fiscal, para lo cual la cuenta deja de entenderse como aquellos documentos e informes que reflejan las operaciones adelantadas en las tesorerías, para ser comprendida como toda aquella información que se suministra al organismo de control con sus respectivos soportes y que permite evaluar la gestión adelantada con los recursos públicos de acuerdo con los principios de control fiscal establecidos en el Artículo 8 de la Ley 42 de 1993. Retomando el módulo de contabilidad pública recordamos que tesorería es la instancia, el área o dependencia donde se elabora el boletín diario de caja y bancos. Tesorería debe producir un informe diario donde se relacionen los movimientos diarios de ingresos y egresos, tanto de caja como de cada una de las cuentas bancarias que se manejan en el ente público. Este informe debe ir soportado por copia de los recibos de caja y de las consignaciones efectuadas, así como las notas débito o crédito que produzcan los bancos. Con base en este documento se debe cumplir con el precepto legal que establece los tiempos programados de la entrega de los documentos por parte de las diferentes áreas o dependencias a contabilidad o a quien haga las veces de contador en el ente económico. Una vez realizado lo anterior, contabilidad realiza y verifica matemáticamente las operaciones y realiza los registros correspondientes. Tesorería adicionalmente produce los siguientes informes:

• Relación de consignaciones diarias: se deben clasificar los cheques locales y los cheques de otras plazas. Sí el ingreso se realiza directamente a través del sistema bancario debe existir una cláusula dentro del contrato de prestación de servicio que lo autorice.

• Relación de cheques devueltos: debe existir una autorización para recibir cheques a través del sistema bancario u otro tipo de títulos valores, teniendo en cuenta la oportunidad (en términos de tiempo programado) para entregar esta información a contabilidad.

• Relación de cheques devueltos.

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• Relación de avances concedidos y avances legalizados: para lo cual es importante revisar las competencias de autorización para los avances.

• Relación de anticipos concedidos y anticipos legalizados: se debe revisar la competencia autorización.

• Relación de traspaso de fondos: confirmar autorizaciones, legalizaciones y competencia de cada una de las cuentas.

• Finalmente debe tenerse cuidado con: 1- la administración del efectivo e inversiones, deudas u obligaciones, acciones y demás valores mobiliarios; 2- el mantenimiento de relaciones con instituciones financieras y afines, con agentes de valores y accionistas; 3- la custodia del efectivo incluyendo conciliaciones de saldo, acumulación y pago de intereses y dividendos.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA La tesorería como se dijo antes, elabora los informes diarios pero adicionalmente debe elaborar informes mensuales teniendo en cuenta los tiempos programados de entrega de los documentos de las diferentes áreas o dependencias a contabilidad o a quien haga las veces en el ente económico. Otros documentos de referencia que se traducen en informes de tesorería son:

• Revisión de protocolos establecidos para la administración de cajas menores.

• Conciliaciones bancarias • Resolución 420 de 29 de noviembre de 2002 sobre control interno contable. • Estado de fondos de tesorería. • Relación de cuentas pendientes. • El PAC del ente público en el cual se deben indicar las reservas

presupuestales y cuentas por pagar al cierre. • Consolidación del programa anual mensualizado de caja de las diferentes

entidades que conforman el ente público, verificado frente a las metas financieras mensualizadas. Este documento debe ser elaborado por los diferentes órganos, incluidos en el presupuesto general del ente público, con asesoría de la tesorería, teniendo en cuenta las metas financieras establecidas por el Ministerio de Hacienda o el comité de hacienda del ente público. La secretaría de hacienda con la oficina de planeación coordina la elaboración del programa anual mensualizado de inversión. El PAC correspondiente a cada vigencia fiscal, tiene como límite máximo el valor del presupuesto del periodo, el de reservas presupuestales, el valor constituido de acuerdo con la certificación que de ella suscriba la secretaría de hacienda y el de cuentas por pagar, el valor registrado y suscrito por la tesorería del ente público.

ASPECTO DE AUDITORÍA DE CAJAS MENORES

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El objeto del control fiscal de tesorería de caja menores está dado para proporcionar la certeza que las operaciones que tengan que ver con el manejo de la caja menor se ejecutan conforme a la autorización general o específica de la dirección superior, de acuerdo con los principios de la contabilidad generalmente aceptados y con las normas específicas que lo regulan. FINES ESPECÍFICOS

• Como sistema de control busca que en la constitución, renovación y manejo de caja menor se cumpla con la función de control interno contable y las normas vigentes establecidas.

• Que exista una relación armónica entre desembolsos y gastos autorizados. • Verificar mediante control operativo las actividades o tareas cotidianas que

afectaron la caja menor (libros auxiliares, comprobantes de egreso y recibos de pagos soportados con la correspondiente factura o autorización según el caso)

ALCANCE DE LA AUDITORÍA DE CAJAS MENORES La función de revisión de caja menor con el fin de dar una opinión de razonabilidad de ésta, incluye los procesos de asignación, legalizaciones de gasto y reembolsos y está determinada por periodos de tiempo previamente formalizados. Puede incluir el arqueo entendido éste, como la verificación y recuento del efectivo en un momento determinado. CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA Con la Resolución 222 de julio de 2006, se presenta la sexta versión del Plan General de Contabilidad Pública- PGCP, que se aplica a partir del 1º de enero del 2007, el cual se define como “el conjunto interrelacionado de conceptos, normas, procedimientos e instrumentos contables que considerados integralmente, permiten producir información de carácter financiero, económico, social y ambiental, cuyo propósito es promover y generar una moderna cultura organizacional contable para el control de la gestión en la administración pública”. A partir de la anterior Resolución se estableció un modelo para la presentación de las cuentas de presupuesto y tesorería que elimina las cuentas del plan plurianual de inversiones. El modelo tiene la siguiente estructura: Presupuesto de ingresos: comprende el registro de ingresos corrientes de la vigencia: Tributarios y no tributarios, aportes transferencias y aportes, recursos de capital, contribuciones parafiscales y fondos especiales. Este grupo está conformado por las cuentas:

• Ingresos tributarios

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• Ingresos no tributarios • Transferencias y aportes • Recursos de capital • Contribuciones parafiscales • Ingresos por fondos especiales • Disponibilidad inicial

Las cuentas anteriores deben conciliarse al 31 de diciembre de cada año. Para registrar el presupuesto del año siguiente, los reconocimientos de ingresos pendientes se trasladan a las cuentas de la vigencia anterior de acuerdo con los criterios establecidos en La Resolución 222 de 2006. Presupuesto de gastos de funcionamiento: contiene las apropiaciones para gastos de personal y generales. Este grupo está conformado por las cuentas:

• Gastos de personal • Gastos generales • Transferencias corrientes • Transferencias de capital • Gastos de comercialización y producción • Otros gastos de funcionamiento • Cálculo de disponibilidad final

Presupuestos de gastos de servicio de la deuda de la vigencia: representa los diferentes conceptos de gastos de servicio de la deuda aprobados, afectados y ejecutados para la vigencia fiscal. Este grupo está conformado por las cuentas:

• Deuda interna • Deuda externa

Cuentas por Pagar: registra autorizaciones del órgano competente para comprometer apropiaciones de vigencias futuras cuando su ejecución se inicia con presupuestos de la vigencia en curso y el objeto comprometido se llevará en varias vigencias. Vigencias futuras. CRITERIOS DE AUDITORÍA El efectivo representa el activo que fácilmente puede emplearse en usos o aplicaciones no autorizadas. Por esta razón es el área donde el control interno debe ser muy riguroso en la aplicación de normas y principios para garantizar su cometido de acuerdo con los medios técnicos aceptados jurídicamente. Manejo Eficiente de Caja Menor

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Los comprobantes de caja deben reflejar su historia clara, completa y fidedigna teniendo en cuenta el número de consecutivo, cronología, origen, descripción, cuantía y efecto económico de acuerdo con los medios técnicos aceptados jurídicamente. Un manejo eficiente de caja menor se caracteriza entre otras razones por:

• Llevar un control del libro de caja menor. • Verificación, recuento del efectivo en un momento determinado (arqueo). • Aplicación del control interno contable. • Elaboración de informes respectivos.

Irregularidades en el Manejo de Caja Menor- Caja - Almacén

• Insuficiente realización de arqueos • Inexistente relación de cheques devueltos no relacionados • Exceso de Efectivo • Existen formatos con espacios en blanco no diligenciados • Deficiente manejo del libro de control de existencia • Insegura custodia del efectivo • Personal no autorizado recibiendo efectivo • Pagos de retiros sin la firma de titular • Consignación y registro con tachones y enmendaduras • Deficiente sistema de seguridad en la bodega • Registros en los libros de caja titulares por egresos diferentes al que

aparece en el cheque extendido. • No se anulan los valores cancelados • No realizar en los libros de caja los cheques girados o deficiente imputación

contable o haciéndolo por cantidades menores • Ocultar la operación real mediante falsas conciliaciones bancarias • Pagos de caja menor sin soportes • Efectuar reembolsos indebidos de caja menor con soportes ya restituidos y

contabilizados • Presentar pagos dobles de facturas o adulteración de las mismas

CONCLUSIONES El control es una herramienta y una de las funciones más cruciales en una entidad o empresa. Se basa en la retroalimentación. En las primeras unidades del módulo tratamos el tema del control y de su importancia en el marco del control interno y de la auditoría. Los controles proporcionan marcos de referencia sencillos, pero efectivos para evaluar y medir el funcionamiento en áreas importantes en el ámbito organizacional. Para el caso de la caja menor y de acuerdo con la definición de control interno, se establece que el manejo eficiente de ésta se da

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cuando se opera de conformidad con los objetivos y planes establecidos para la misma, es decir, con eficacia y eficiencia. RECOMENDACIONES

• Proteger los recursos de caja menor contra pérdidas, fraude o ineficiencia.

• Promover la exactitud y confiabilidad del libro de caja menor • Reparar la ineficiencia de operaciones de liquidación, soporte y

registro de caja menor • Verificar que las políticas administrativas sean cuidadosamente

observadas para descubrir cualquier desviación en la práctica del sistema establecido para el eficiente manejo de caja menor.

Con estos preceptos y lineamientos del Plan General de Contabilidad Pública se realiza el informe de control interno contable el cual debe ser enviado al Departamento Administrativo de La Función Pública. Los entes públicos que integran el sistema consolidado de hacienda e información pública – CHIP-remitirán a La Contaduría General de la Nación solamente el anexo denominado control interno contable. 7. ACTIVIDADES DE APREDIZAJE En una institución pública del orden Nacional existen cuatro cajas menores. Una caja menor principal y tres cajas menores adicionales distribuidas en unas dependencias. Construya hipotéticamente a partir de este caso ¿Cuáles serían las normas del control interno de tesorería y cuáles las normas de control fiscal? ¿Qué tipo de control sugiere usted para evitar disfuncionalidades? 8. AUTOEVALUACIÓN 1. ¿Qué fines específicos se buscan con la auditoría de cajas menores? Describa tres de ellas. 2. El control fiscal de tesorería es indisoluble e indelegable de la responsabilidad gerencial. ¿Por qué? 3. Cite dos criterios que debemos tener en cuenta en el ejercicio de una Auditoría Fiscal. 4. El objeto material del control fiscal de tesorería es. _____________________

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5. La hacienda pública se refiere_____________________________________ COMPRUEBE SUS RESPUESTAS 1- 1- Verificar si los desembolsos corresponden a los gastos debidamente autorizados por resolución de constitución del fondo. 2. Comprobar que se cumplan los procedimientos y requisitos establecidos por la constitución y renovación de la caja menor. 3. Verificar que se elaboren de forma correcta los diferentes soportes de contabilidad, libros auxiliares, comprobantes de egreso y recibos de pago provisionales. 2- La responsabilidad gerencial no termina con la formulación de los objetivos y metas, sino con la verificación que de dichos objetivos y metas se hayan cumplido. Las normas, métodos y procedimientos utilizados para el cumplimiento y desarrollo de sus funciones. 3- 1. Debemos tener en cuenta los memorandos del funcionario responsable de la auditoría. 2. Debemos tener en cuenta los criterios básicos de contenido Constitucional, legal y reglamentario. 4- La evaluación de la gestión fiscal comprendida como toda aquella información que se suministra al organismo de control con sus respectivos soportes y que permite evaluar la gestión adelantada con los recursos públicos según los principios establecidos. 5- Al fisco o tesoro público. “Estudia las cuestiones relativas al proceso de ingresos y gastos Estatales pero referidos al problema central de la economía ortodoxa, la organización óptima de recursos” R. Musgrave 9. RESUMEN. El objeto material del control fiscal de tesorería es la evaluación de la gestión fiscal, para lo cual la cuenta deja de entenderse como aquellos documentos e informes que reflejan las operaciones adelantadas en las tesorerías, para ser comprendida como toda aquella información que se suministra al organismo de control con sus respectivos soportes y que permite evaluar la gestión adelantada con los recursos públicos de acuerdo con los principios de control fiscal establecidos en el Artículo 8 de la Ley 42 de 1993.

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Los estudios de control fiscal de tesorería, han venido cobrando una gran importancia, simultáneamente con el avance de la administración financiera y con los mecanismos internacionales, por la lucha contra la corrupción administrativa. Estas herramientas son especialmente válidas, en la administración pública y entes empresariales, en su afán por mejorar y maximizar la obtención y manejo de los recursos financieros, con el fin de que éstos sean utilizados y aprovechados eficientemente, velando por la custodia de los recursos, dineros o títulos valores, donde simultáneamente se cumpla con los principios de eficiencia, eficacia y equidad consagrados en La Constitución y la ley. Teniendo en cuenta, que la tesorería financia el ciclo productivo en toda empresa o ente del Estado en marcha e igualmente se produce una continua circulación del capital, que discurre del propio efectivo, que se mantiene en Caja y Bancos, al igual que los bienes y activos financieros, representados en cuentas por cobrar, los que finalmente terminan convirtiéndose en efectivo. 10. BIBLIOGRAFÍA.

AMAYA OLAYA, Uriel Alberto. Fundamentos Constitucionales de Control Fiscal. Bogotá. D. C., Ediciones Umbral, 1996.

BOGOTÁ MUÑOZ, Mauricio. Control Fiscal Herramienta de Gestión. Bogotá. D. C., Editorial Carrera Séptima, 2000.

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. D. C., Manual de Control Fiscal para Santafé de Bogotá. D. C., 1993.

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. D. C., Manual para el Ejercicio de Control Fiscal Bogotá. D. C., 1999.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. El Control Fiscal. Bogotá D. C., 1995.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Principios Básicos de Derecho Público. Bogotá D. C., 1995.

INSTITUTO NACIONAL DE CONTADORES PÚBLICOS. No. 77, 78, 79 de 2000.

LEGIS EDITORES. Revista Legis del Contador Número 1. Enero - marzo de 2000

71

UNIDAD 6. LAS CUENTAS DE TESORERÍA. 1. INTRODUCCIÓN. Esta unidad ofrece una visión más específica y es complementaria con la anterior unidad que versa sobre el control fiscal de tesorería. Como se mencionó antes, la cuenta deja de entenderse como aquellos documentos e informes que reflejan las operaciones adelantadas en las tesorerías, para ser comprendida como toda aquella información que se debe suministrar al organismo de control con sus respectivos soportes y que permite evaluar la gestión adelantada con los recursos públicos, de acuerdo con los principios establecidos para la vigilancia de la gestión fiscal del Estado. En este marco, veremos más detalle aquellos aspectos que se llaman “flujo de efectivo”. 2. OBJETIVOS. 2.1. GENERAL. Conocer los principios, características y utilidad de las cuentas de tesorería para la gestión pública. 2.2. ESPECÍFICOS.

• Identificar las cuentas de tesorería y su objeto. • Conocer los estados de posición de tesorería. • Relacionar las cuentas de tesorería con el proceso de organización

contable. • Conocer las políticas de riesgo para el buen manejo de operaciones de

tesorería y de la gestión. 3. IDEAS CLAVE. Las cuentas de tesorería representan el disponible de los recursos del ente público o privado. Las cuentas de tesorería muestran la realidad económica de las empresas. El flujo de efectivo es también un instrumento importante para la toma de decisiones.

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Las cuentas de tesorería sirven como un instrumento de control donde se plasman los presupuestos de ingresos y gastos aprobados para una entidad contable pública en una vigencia fiscal. Un estado de posición de tesorería permite detectar los posibles desfases entre cobros y pagos. Situación que garantiza un breve análisis de la viabilidad financiera a corto, mediano y largo plazo. 4. MAPA CONCEPTUAL.


• Efectivo

• Bancos

• Inversiones en titulo de

tesorería

• Inversiones en bonos.

• Cuenta por cobrar

• Ajustes por valorización.

• Obligaciones financieras.

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5. REFLEXIÓN. Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto y funciones asignadas a las entidades públicas y privadas, el control fiscal de tesorería es indisoluble e indelegable de la responsabilidad general. Ésta no termina con la formulación de los objetivos y metas, sino con la verificación de que dichos objetivos y metas se hayan cumplido, en un conjunto armónico, en el cual fluyan el sistema de prevención de la entidad y las normas, métodos y procedimientos que se utilicen para realimentar el ciclo de operaciones ¿Qué significan estas observaciones? Elabore un grupo de normas para tesorería sobre lo que desearía ejercer, para un control eficaz. 6. DESARROLLO DE CONTENIDO 6.1 LAS CUENTAS DE TESORERÍA La Resolución No. 222 de julio 5 de 2006 de La Contaduría General de la Nación adopta el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública. Es así como los procedimientos generales expedidos por La Contaduría General de la Nación, en desarrollo del mandato contenido en el artículo 354 de la Constitución Nacional y los literales b) y c) del artículo 3º y s) del artículo 4º, de la Ley 298 de 1996, son de obligatoria aplicación por parte de las entidades públicas. Esto tiene como propósito garantizar la razonabilidad y consistencia de las cifras consignadas en los estados contables e informes complementarios, mediante acciones de validación y registro de tal manera que permita su confrontación con los flujos reales y físicos de los bienes, derechos y obligaciones reconocidas en el proceso contable que revelan la situación patrimonial. El catálogo general de cuentas adoptado ha clasificado las cuentas de acuerdo con la siguiente estructura: 1-Activos 2-Pasivos 3-Patrimonio 4-Ingresos 5-Gastos 6-Costos de Ventas y Operaciones 7-Costos de Producción 8-Cuentas de Orden Deudoras 9-Cuentas de Orden Acreedoras 10-Cuentas de presupuesto y Tesorería

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Esas diez clases de cuentas se encuentran subdivididas en grupos de cuentas así:

• La clase 1 a 3 representa la situación financiera, económica, social, y ambiental y constituyen la base para elaborar el balance general.

• La clase 4 a 7 contienen las cuentas de resultados financieros, económicos, sociales y ambientales y son la base para la elaboración del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

• La clase 8 y 9 representan contingencias y revelan información para efectos de control.

• La clase 10 corresponde a las cuentas mediante las cuales se registra contablemente el proceso presupuestal.

Las clases de cuentas se desagregan en grupos, los grupos se desagregan en cuentas y las cuentas en subcuentas, las cuales están contenidas en el manual de procedimientos. Por su parte, las subcuentas se desagregan en auxiliares. Con estos elementos se estructura el catálogo general de cuentas, por ejemplo:

ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS

CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIAR

XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX

Las cuentas de presupuesto y tesorería se presentan en un cuadro resumen a partir de 1º de enero de 2007 de acuerdo con La Resolución 222 de julio de 2006, dentro de la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública que adicionalmente eliminó las cuentas para el registro del plan plurianual de inversiones. CUENTAS DE PLANEACIÓN Y PRESUPUESTO

02- PRESUPUESTO DE INGRESOS

03-Gastos de Funcionamiento Vigencia

04-Gastos por Servicio de la Deuda Vigencia

05-Gastos de Inversión Aprobados

06-Gastos de Inversión en Ejecución

07-Gastos de Inversión Pagados

08-Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar

09-Vigencias Futuras

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11-EFECTIVO

1- ACTIVO

1105 Caja

1106 Cuenta Única Nacional

1107 Reservas Internacionales

1109 Depósitos en Institutos Financieros y Cooperativas

1110 Banco y Corporaciones

1112 Administración de Liquidez

1115 Fondos Vendidos Con Compromiso de Reventa

1116 Fondo de Recuperación de la Inversión de servicios.

1117 Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso

1120 Fondos de Tránsito

1125 Fondos Especiales

1130 Fondo de Pensiones

º

º

12- Inversiones e Instrumentos derivados con Fines de Cobertura de Archivo.

13- Rentas por Cobrar

14- Deudores

15- Inventarios

16- Propiedades, Planta y Equipo

17- Bienes de Beneficio y Uso Público e Histórico y Culturales.

18- Recursos Naturales y del Ambiente

19- Otros Activos

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2- PASIVO

21……………….

22……………….

23………………..

24………………..

Antes de presentar el plan de cuentas de tesorería recordamos para efectos del control fiscal de tesorería que un ciclo transaccional regular de tesorería comprende las siguientes actividades: 1- Administración del efectivo e inversiones: incluye las deudas u obligaciones, acciones y demás valores mobiliarios. 2- Mantenimiento de relaciones con instituciones financieras y afines, con agentes de valores y accionistas. 3- Custodia del efectivo y demás valores incluyendo conciliaciones de saldos. 4- Acumulación y pago de intereses y dividendos. Recordando los criterios de auditoría para el manejo de tesorería no se puede olvidar que dentro del ciclo transaccional de tesorería el efectivo representa el activo por diversas razones de más alto riesgo, pues fácilmente puede dársele uso y aplicaciones diferentes en relación con las previamente autorizadas. El efectivo hace parte de los activos y estos pueden dividirse en corrientes, fijos y otros activos. Los activos corrientes son por ejemplo: caja y bancos, inversiones temporales, cuentas y documentos por cobrar, inventario de mercancías, gastos pagados por anticipado, etc., (liquidez inmediata). Los activos fijos pueden ser terrenos, edificios, maquinaria y equipos, etc.; y los otros activos son las inversiones de largo plazo, terrenos o bodegas vacantes, documentos o cuentas por cobrar, fondos, cargos diferidos, etc. El control interno contable debe establecer dentro del mapa de riesgos institucional los criterios, principios, procedimientos y controles de regularidad para que el autocontrol se constituya en una práctica cultural en la institución. Ejemplo: Para una mayor y mejor comprensión se presenta el Estado o Posición de Tesorería, la cual para el periodo analizado al cierre de la vigencia fiscal al 31 de diciembre de 2008 registra un déficit de $57.879.

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ESTADO O POSICIÓN DE TESORERÍA MUNICIPIO PUEBLITO. VIGENCIA - 2008. CUANTAS EN MILES DE PESOS.

V A R I A C I Ó N

CUENTAS DE TESORERÍA 2008 2007 RELATIVA %

A C T I V O : 1.497.440 1.191.535 305.905 25.7%

Efectivo y Bancos: 239.972 249.483 - 9.511 -3.8%

Caja Principal 56.109 50.773 5.336 10.5%

Cajas Menores 18.000 20.000 - 2.000 -10.0%

Banco Colombiano 92.848 100.000 - 7.152 -7.2%

Banco Agropecuario 73.015 78.710 - 5.695 -7.2%

Inversiones y Cuentas por Cobrar: 1.257.468 942.052 315.416 33.5%

Inversiones en Títulos de Tesorería 135.000 125.500 9.500 7.6%

Inversiones en Bonos 854.530 798.635 55.895 7.0%

Cuentas Por Cobrar 265.923 15.973 249.950 1.564.8%

Ajustes por Valoración 2.015 1.944 71 3.7%

P A S I V O S: 1.555.319 1.013.811 541.508 106.8%

Obligaciones Financieras Nacionales 1.072.611 845.811 226.800 26.8%

Sobregiros 2.328 1.479 849 57.4%

Pagarés 2.019 1.987 32 1.6%

Otras Obligaciones Financieras 470.011 156.684 313.327 200.0%

Ajustes por Valoración 8.350 7.850 500 6.4%

POSICIÓN DE TESORERÍA - 57.879 177.724 - 235.603 -132.6% Nota: Al cierre de la vigencia fiscal y contable concluido a 31 de diciembre de 2008 se presenta un Déficit o posición de Tesorería Acreedora por $57.879 millones de pesos. Plan de cuentas: Dentro del plan de Cuentas del Sector Público o Plan General de Contabilidad Pública, encontramos de manera general la codificación del plan de cuentas. Éstas, en lo que respecta al manejo de Tesorería, se detallan a continuación para su comprensión y análisis respectivo, así:

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ESTADO DE EXISTENCIA CUENTAS DE

TESORERIA CONCEPTOS DEBE HABER 1-Pagos Presupuestarios 1-Cobros Presupuestarios

Presupuesto de gasto ejercicio corriente

Presupuesto de ingresos ejercicio corriente

Presupuesto de gasto ejercicios cerrados

Presupuesto de ingresos ejercicios cerrados

Devolución de ingresos presupuestarios

Reintegro presupuesto de gastos Ej. CTE.

TOTAL PAGOS PRESUPUESTARIOS

TOTAL COBROS PRESUPUESTARIOS

2- Pagos No presupuestarios

2- Cobros No presupuestarios

Acreedores por operaciones financieras

Acreedores por operaciones

financieras

Deudores por operaciones financieras

Deudores por operaciones

financieras

Entidades Públicas acreedoras Entidades Públicas acreedoras

Entidades Públicas deudoras Entidades Públicas deudoras

Acreedores por IVA Acreedores por IVA

TOTAL PAGOS NO PRESUPUESTARIOS

TOTAL COBROS NO

PRESUPUESTARIOS

3- Otros Pagos 3- Otros Cobros

Partidas pendientes de aplicación Partidas pendientes de aplicación

Movimientos internos de tesorería

Movimientos internos de

tesorería

TOTAL OTROS PAGOS TOTAL OTROS COBROS

TOTAL PAGOS TOTAL COBROS

EXISTENCIA FINAL EXISTENCIA INICIAL

TOTAL DEBE TOTAL HABER

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7. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE. Subraye la respuesta correcta 1. Según disposiciones reglamentarias de las contra lorías: a-. Toda erogación de fondos de tesorería debe autorizarse mediante orden de pago firmada por autoridad competente. b-. La orden de pago puede tomar la forma de orden de pago definitiva, orden de pago de anticipo o relación de autorización c. Las tesorerías no podrán realizar ningún recaudo sin que se expida el correspondiente recibo de caja a favor de quien consigna. d. Igualmente, no podrá realizar ningún gasto sin que sea autorizado mediante orden de pago firmada por autoridad competente. e. Cuando los fondos que ingresen a las cuentas de tesorería se den a conocer a través de notas crédito de los bancos, el tesorero deberá registrar en libros tales notas tan pronto sean de su conocimiento. f. Todas las anteriores g. a - b-c-d 8. AUTOEVALUACIÓN. Complete: 1. _______________________ corresponden al proceso de organización contable gubernamental. 2. Permite detectar los posibles desfases entre cobros por pagos_____________ _________________________________________________________________. 3. Las cuentas de tesorería sirven______________________________________. 4. Del período se obtendrán los saldos de tesorería ____________________, si son positivos y _________________________si son negativos.

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5. La ejecución de las cuentas de tesorería permiten conocer _____________________________________. Compruebe sus respuestas. 1.- Cuentas de tesorería 2.- Estado o posición de tesorería 3.- Como instrumento de control 4.- Superávit – déficit. 5.- La gestión realizada en un período. 9. RESUMEN Las cuentas de tesorería, manejan el disponible de los recursos de un ente público o privado y muestran la realidad económica de la empresa, el flujo de efectivo como un instrumento para la toma de decisiones, teniendo en cuenta los cobros y pagos, mostrando la liquidez en un período determinado, al igual que las necesidades de financiación en el corto, mediano y largo plazo. Las cuentas de tesorería sirven como un instrumento de control, donde se plasman todos los presupuestos de ingresos y gastos aprobados para una entidad contable pública, en una vigencia fiscal y la correspondiente ejecución, lo cual permite conocer la gestión realizada en el cumplimiento de sus funciones y obligaciones inherentes al cargo. 10. BIBLIOGRAFÍA.

ASOCIACIÓN INTERAMERICANA DE CONTABILIDAD. AIC. Trabajos Técnicos Interamericanos, volumen I, II, Lima, 1997.

CABRERA, Héctor. Auditoría de Impuestos y Planeación Tributaria. Cabrera y Asociados Ltda., tercera edición, 2000.

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. La Contabilidad y los Controles Político y Social. Imprenta Nacional de Colombia, Primera Edición, 2000.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Principios de Derecho Público. Bogotá. D.C., Imprenta Nacional de Colombia, 2000.

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. D.C., Manual de Control Fiscal para Santafé de Bogotá., 1993.

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. D.C., Manual de Control Fiscal. Bogotá. D.C., 1999.

81

GONZÁLEZ RODRIGUEZ, Efrén. El Control Fiscal y La Responsabilidad Fiscal en Colombia, Imprenta Nacional de Colombia 2007.

VARGAS, Pedro. Fundamentos de Contabilidad Gubernamental. Bogotá, ESAP., 1986.

82

UNIDAD 7. CONTROL FISCAL DE ALMACENES Y CUENTA DE ALMACENES 1. INTRODUCCIÓN Probablemente, un instrumento valioso del que dispone la dirección de un organismo, tanto para garantizar su desarrollo, como para racionalizar el uso de sus recursos materiales y bienes de acuerdo con su naturaleza, clasificación y características es el almacén. En esta unidad se va a estudiar el control fiscal de almacén y la cuenta de almacenes como herramientas que van a contribuir en la calidad de la gestión pública en sus diferentes niveles de administración. 2. OBJETIVOS 2.1. GENERAL. Reconocer las propiedades técnicas, características y procedimientos del control fiscal de almacenes y cuentas de almacenes. 2.2. ESPECÍFICOS.

• Explicar qué se entiende por control fiscal de almacenes y cuenta de almacenes.

• Describir los procedimientos y normas establecidos para el desarrollo del control fiscal de almacenes.

• Identificar las principales cuentas para el control fiscal de almacenes. 3. IDEAS CLAVE

• El objeto material del control fiscal es la evaluación de la gestión fiscal. La cuenta deja de entenderse como aquellos documentos e informes que reflejan las operaciones adelantadas, para ser comprendidas en los almacenes como toda aquella información que se suministra al organismo de control con sus respectivos soportes y que permite evaluar la gestión adelantada con los recursos públicos, así como el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales.

• Las entidades de desarrollo de su gestión fiscal tienen la obligación legal de

implementar mecanismos idóneos que permitan el cumplimiento de la función de control fiscal de almacenes.

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• El responsable de almacenes es el encargado de mantener actualizadas las novedades, movimientos y saldos de bienes en la bodega en servicio o en poder de terceros. Estos bienes deben estar clasificados por cuentas dependencias y responsables.

• El almacén debe seguir unas pautas para agrupar elementos o mercancías

realizando un mantenimiento a la bodega, verificando los sistemas de seguridad y las condiciones del sitio o lugar de almacenamiento.

• Entre las cuentas de almacén encontramos: maquinaría, planta y equipo en

montaje; maquinaria, planta y equipo en tránsito; equipo y materiales en depósito; bienes, muebles en bodega o almacén; propiedad planta y equipo en mantenimiento; y propiedad planta y equipo no explotado, entre otros.

4. MAPA CONCEPTUAL.


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5. REFLEXIÓN. Debido a que las personas deben ocupar puestos organizacionales y en vista de que una organización eficaz depende de los individuos, suele decirse que la mejor organización es la que resulta de la contratación por parte de un administrador de las personas indicadas y de la autorización a éstas para que ejerzan su puesto en la forma que juzguen conveniente. Comente esta opinión.

1. Elabore un diagrama para la representación gráfica de la dependencia o de la unidad de almacén de una empresa estatal local. ¿En qué medida este organigrama favorece o estorba el establecimiento de las condiciones necesarias para el buen desempeño?

2. Cuando usted sea administrador, ¿en qué criterios se basará para determinar un excelente manejo de almacén?

6. DESARROLLO DE CONTENIDO: CONTROL FISCAL DE ALMAC ENES Y CUENTA DE ALMACENES. Toda empresa pública o privada debe llevar un registro regular adecuado y actualizado de los movimientos de entrada y salida de los bienes del almacén, de manera que sea posible su confrontación con las operaciones de comprobación hechas por medio del inventario. Como en la administración pública todo acto de la administración es eminentemente formal, sin excepción se debe elaborar periódicamente el inventario de bienes y recursos que posea la entidad indicando, fecha, valor de compra, especificaciones del bien, valor actual, vida útil estimada y depreciación. La contabilidad como elemento del sistema de control del almacén sirve como norma para los siguientes propósitos:

• Control para impedir dispersiones o mala fe de terceros • Beneficio institucional en la fase de valoración • Para asegurar un flujo regular de abastecimientos • Para la elaboración de los costos de producción de bienes y servicios • Para facilitar las disposiciones tributarias

Eliminado: ¶

Eliminado:

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Los responsables de los almacenes y depósitos o empleados que hagan sus veces deben aplicar el proceso de control interno contable adoptado por la entidad de acuerdo con unos mínimos establecidos que les permita dar cuenta de lo siguiente: El diario de almacén- stock mínimo- stock máximo (aprovisionamiento- reposición de grandes cantidades a largos intervalos de tiempo- aprovisionamiento de pequeñas cantidades a cortos intervalos de tiempo). El fichero de almacén por cantidades (para evitar que la entidad se quede desprovista de los bienes necesarios para su actividad) Fichero de mercancía con consumo variable Fichero de mercancía de consumo diario Diario sinóptico Fichero de almacén con control de compromisos Fichero por cantidades y valores Diario auxiliar (movimientos y saldos) Revisión de inventarios Principios de planeación y control de inventarios Con estos elementos es posible realizar una aproximación al concepto de administración de almacén, puesto que, mediante la recopilación de datos significativos, análisis, planeación, control y evaluación de los mismos se puede reducir el riesgo de una crisis y maximizar el patrimonio institucional. 6.1 CONTROL FISCAL DE ALMACENES Con base en la Ley 42 de 1993 es posible afirmar que el control fiscal de almacenes consiste en la vigilancia de la gestión fiscal del almacén, para lo cual es viable el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos. Lo anterior indica que el control fiscal de almacenes, debe estar integrado por un esquema de organización, un conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se

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realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos, conforme lo establece La Ley 87 de 1993. De igual manera el sistema de gestión de calidad de la entidad y sus almacenes deben ajustarse a los requisitos establecidos en La Ley 872 de diciembre 30 de 2001 y al Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, así mismo a lo que se disponga en los manuales internos de cada entidad y a los procedimientos establecidos para los procesos misionales y de apoyo, los cuales corresponden al nivel directivo garantizar su mantenimiento. Deben igualmente definirse y aplicarse las medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten y que puedan afectar el logro de los objetivos. Las entidades públicas o privadas deben establecer las formas de adoptar los mecanismos técnicos, administrativos y de política que les permitan protegerse contra las contingencias del quehacer diario para controlar y enfrentar, es decir, administrar el riesgo al que se encuentran sometidas las organizaciones actuales frente a un entorno organizacional expuesto a grandes turbulencias. Por tal razón se debe crear una cultura preventiva (autocontrol) en las personas que laboran o prestan sus servicios a una entidad. En este sentido se recomienda: Que exista una permanente identificación de los materiales, suministros y equipos que ingresen a almacén y que además posean sus respectivos códigos y tarjetas de control de inventarios. Que exista una política coherente con el almacenamiento y/o localización de los materiales en las estanterías de las bodegas Que exista una actualización de las tarjetas de control de ingreso y código de materiales, suministros y equipos en forma eficiente. PROCEDIMIENTO DE ALMACENES Es de gran utilidad e importancia para una empresa pública o privada practicar anualmente los inventarios físicos de materiales, elementos de consumo y devolutivos, etc., con el fin de mantener un control sobre los inventarios y de satisfacer la necesidad de presentar en los estados financieros estos bienes de capital y de consumo a precios y cantidades reales. Adicionalmente sirve también este ejercicio para que se efectúen los ajustes contables pertinentes y reflejar razonablemente las cifras que resulten del inventarío físico al final del año fiscal o cuando se requiera. Para la realización de las actividades de almacén se debe seguir una metodología práctica que aborde entre otros los siguientes criterios: Planeación, dirección y control de los trabajos.

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Programación de visitas para la realización de inventario físico. Cada producto o bien debe tener un código adjunto a la tarjeta de control de inventarios. Confrontar con periodicidad físico versus listados de existencias. Debe existir una base de datos o un proceso sistematizado de los inventarios y de los elementos devolutivos. Debe existir un inventario físico en los almacenes y dependencias de la entidad. ESTADO DE ALMACÉN La información que entregue almacén debe ser una información real y oportuna por tanto en los casos que sea necesario se deben aplicar los ajustes integrales por inflación al inventarío de almacén o la utilización de otro método de reconocido valor técnico. Los inventarios de almacén deben reflejar correctamente los ajustes por inflación correspondiente según el método que se hubiere utilizado para determinar los nuevos valores reajustados. Para el remate de los materiales u objetos considerados como chatarra, deben inicialmente darse de baja antes de ser rematados por el sistema que se autorice para tal fin. Debe existir un sistema de control para el manejo de los elementos devolutivos que ingresan o salen del almacén. Cada empleado debe responder por los elementos a su cargo y adicionalmente se deben adoptar mecanismos para poder ejercer control de entrada y salida de los mismos. Las pólizas de seguros que amparen las pérdidas por hurto de elementos, deben estar sustentadas mediante estudios técnicos, jurídicos y económicos de manera que se pueda determinar qué tipo de bienes o servicios y bajo qué parámetros se contrató en términos de calidad, servicio y garantía. La bodega de almacenamiento debe estar organizada técnica y sistemáticamente en relación con los sistemas de información, seguridad y logística para responder oportunamente a los requerimientos y procesos administrativos, contables, jurídicos y operativos en el marco de la visión y misión institucional. Sobre los recursos disponibles, debe analizarse el estado de los equipos que explota la institución, su productividad expresada en unidades de producción, los costos de operación en tiempos de normalidad y de anormalidad. El planteamiento de políticas acertadas, permiten el mejoramiento, sustitución y ampliación de equipos.

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6.2 LAS CUENTAS DE ALMACÉN El Plan General de Contabilidad Pública (Resolución 222 de La Contaduría General de la Nación) planteó un marco teórico y conceptual con postulados propios de la información contable. Tanto los principios como las normas permiten la presentación de estados financieros y la entrega de información de naturaleza cualitativa y cuantitativa. En este contexto el capital físico del Estado son los inventarios de bienes de todas y cada una de las entidades públicas, en sus diferentes sectores y niveles de gobierno. Lo mismo que la capacidad instalada que permite medir el coeficiente de endeudamiento, los indicadores básicos de los planes de desarrollo, los programas de protección del medio ambiente, las políticas de mantenimiento humano, los programas de vivienda de interés social, las obras de infraestructura y de servicios, las políticas agrarias, etc. No obstante, lo anterior, la actualización de información patrimonial es base de la contabilidad pública en todos los diferentes entes estatales. Veamos un ejemplo de inventario general de almacén:

INSTITUTO COLOMBIANO DE ENERGÍA PLANTA XXX

INVENTARIO GENERAL Responsable: Salomón González Dependencia: Sección Almacén calle 13 Levantado: Existencia a 30 junio - 2009 No. Código Nombre y

especificación de los artículos por grupo de inventario

Referencia

Unidad. Cantidad Vr.Unitario Vr. Total

01 XXX Transformador M7 520 k

XXXX 10 100 XXXX XXX

02 XXX Tubería alta presión


03 XXX Válvula de admisión


Total XXX

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CUENTAS PARA CONTROL FISCAL DE ALMACENES

Cuenta Nombre o Concepto Descripción

1620 Maquinaria, planta y equipo en montaje

Se registran los bienes que requieren de una instalación previa para utilizarlos

1635 Maquinaria, planta y equipo en tránsito

Bienes que se encuentran en trámite de transporte, legalización, importación o entrega por parte de los proveedores.

1635 Equipos y materiales en depósito Bienes que requieren ser depositados hasta cuando sean instalados para un proyecto específico.

1635 Bienes muebles en bodega o en almacén

Bienes adquiridos a cualquier título, de carácter permanente, cuya finalidad es utilizarlos en el futuro

1636 Propiedad planta y equipo en mantenimiento

Bienes que requieren mantenimiento preventivo o correctivo.

1637 Propiedad planta y equipo no explotados

Bienes muebles e inmuebles que no han sido objeto de uso o de explotación. No se excluyen los bienes inservibles y bienes muebles en Almacén.

OTRAS CARACTERÍSTICA DE BIENES Absolutamente todos los bienes y materiales que constituyen parte del inventario de un ente público bien sea para suministro, equipos, elementos devolutivos y valorización de materiales, deben hacer parte de un sistema de control que sirva para el correcto funcionamiento de las operaciones institucionales. El diccionario de términos de contabilidad pública de La Contaduría General de la Nación es el referente que se ha utilizado para citar algunas cuentas que hacen parte y son de obligada revisión para el ejercicio del control fiscal de almacén. Muebles, enseres y equipos de oficina: nombre de la cuenta de activo que representa el valor de dichos elementos, de propiedad del ente público, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Mercancías: bienes muebles que son objeto de intercambio. Materiales: importe total de las materias primas usadas en la producción, sean éstas directas o indirectas.

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Materias Primas: productos agrícolas, forestales o minerales que han sufrido poca o ninguna transformación y que formarán un producto terminado. Mermas: disminuciones en cantidad, calidad, peso o medida, que sufren las mercancías por causas normales. Equipo de comunicación y computación: valor de los instrumentos, aparatos y maquinaria, de propiedad del ente público, adquiridos a cualquier título, y para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Stock: acumulación de bienes o inventario de mercancías. Algunas recomendaciones para la aplicación del control fiscal de almacén y el manejo de las cuentas de almacén: Recurso Físicos: Verificar los programas de compra de la entidad, periodicidad de los mismos y responsable del proceso. Control de Inventarios. Para el caso de los bienes muebles es necesario saber:

• Descripción del bien • Materiales predominantes en su configuración • Color o colores predominantes • Cantidad • Asignación de un código al bien • Ubicación • Responsable.

Para el caso de bienes inmuebles:

• Tipo de bien • Área total • Área construida • Área sin construir • Ubicación • Nombre • Avalúo • Responsable del registro y control de inventarios.

Tecnología Incorporada

• Qué tipo de software se viene empleando para el manejo de inventarios • Los estantes son los adecuados para ubicar los elementos en relación con

su naturaleza, tamaño y peso. • Están catalogados los bienes que hay en inventario.

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Almacén

• Existe y es adecuado el almacén para depósito de materiales mobiliario y equipos.

• Los activos se encuentran asegurados contra hurto, incendio, catástrofes naturales, accidentes propios del uso, terrorismo y sabotaje.

• Existen en el almacén manuales y herramientas de seguridad tales como extintores, cajas fuertes, alarmas, etc.

Sistemas de información: existen archivos e información actualizada de todas las entradas y salidas de almacén y de la información contable, presupuestal y normativa de la dependencia. 7. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE. 1. Aparte de los ejemplos de control de inventarios mencionados en esta unidad. ¿Qué otro tipo de control se le ocurre que pueda ser útil? 2. Elabore un grupo de normas para el área de almacenes para ejercer un control eficaz. 8. ACTIVIDADES DE AUTOEVALUACIÓN. 1. Escriba tres cuentas de almacén. 2. Describa tres cuentas de almacén. 3. Cite dos responsabilidades del funcionario encargado del almacén. 4. Qué se entiende por estado del almacén. 5. Qué se entiende por software. COMPRUEBE SUS RESPUESTAS 1- 1. Maquinaria, planta y equipo. 2. Maquinaria, planta y equipo en tránsito. 3. Equipos y materiales en depósito. 2-

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1. Se registran los bienes que requieren de una instalación previa para utilizarlos. 2. Bienes que se encuentran en trámite de transporte, legalización, importación o entrega por parte de los proveedores. 3. Bienes que requieren ser depositados hasta cuando sean instalados para un proyecto específico. 3-

a. Mantener coordinación con el equipo de trabajo que opera en el almacén. b. Llevar a cabo un almacenamiento de productos o materiales en forma

técnica y oportuna.

4- La manera de agrupar los elementos o inconveniencias, realizando un permanente mantenimiento a la bodega, verificando los sistemas de seguridad y el estado de conservación del sitio o lugar donde se encuentren los elementos almacenados. 5- El conjunto de programas del computador utilizados para el control y traducción de lenguajes, clasificación y manejo de datos con propósito general o específico, almacenados y distribuidos en cualquier medio físico 9. RESUMEN El control fiscal de almacenes, evalúa la actividad y desarrollo de la gestión fiscal con el propósito de cumplir e implementar mecanismos idóneos, que permitan el encargo de la función de vigilancia y control de los bienes públicos asignados al responsable del área correspondiente. El control fiscal de almacenes, se refiere al manejo de los bienes de acuerdo con su naturaleza, clasificación y características, bajo la responsabilidad de los entes públicos y privados, a través de los funcionarios responsables del almacén e inventarios, aplicando los mecanismos y procedimientos normativos, en cuanto clasificación, valoración, identificación, registros, orden, conservación y control que adopten en forma permanente. Estos mecanismos deben ser claros, precisos y metódicos, teniendo en cuenta los procedimientos de La Dirección Administrativa -Grupo Almacén e Inventarios de la respectiva entidad. 10. BIBLIOGRAFÍA Asociación Interamericana de Contabilidad – AIC. Trabajos Técnicos Interamericanos, volumen I, II, Lima 1997.

93

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. D.C., Manual de Control Fiscal para Santafé

de Bogotá. D. C., 1993.

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. D. C., Manual para el ejercicio de Control Fiscal. Imprenta Nacional de Colombia.

CABRERA, Héctor. Auditoría de Impuestos y Planeación Tributaria. Cabrera

y Asociados Ltda., tercera edición 2000.


CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Principios de Derecho Público. Bogotá. D.C., 2000

CONTRALORIA DE BOGOTÁ D. C., Manual de Control Fiscal para Santafé de Bogotá., 1993.

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. D. C., Manual de Control Fiscal. Bogotá D. C., 1999.

GONZÁLEZ RODRÍGUEZ, Efrén. El Control Fiscal y La Responsabilidad Fiscal en Colombia, 2007. VARGAS, Pedro. Fundamentos de Contabilidad Gubernamental. Bogotá, 1986. UNIDAD 8. CONTROL FISCAL DEL PRESUPUESTO Y LOS INFORMES DE EJ ECUCIÓN PRESUPUESTAL

Eliminado: ¶

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1. INTRODUCCIÓN Esta unidad, presenta una visión general sobre el presupuesto como “herramienta que le permite al sector público cumplir con la producción de bienes y servicios públicos para satisfacción de las necesidades de la población de conformidad con el rol asignado al Estado en la economía y sociedad del país” (Asociación Internacional del Presupuesto Publico, ASIP). Igualmente se presenta una visión general sobre los informes de ejecución presupuestal que permite informarse oportuna y permanentemente de la forma como se está ejecutando el presupuesto en cada uno de los programas o proyectos y la manera como ellos se concatenan en los objetivos generales de la entidad. Bajo estos lineamientos generales de conducta se realiza el control fiscal del presupuesto. Es claro que el organismo fiscalizador debe conocer la planeación estratégica de cada uno de los organismos, el presupuesto asignado y el plan anual mensualizado de caja que le corresponde. 2. OBJETIVOS 2.1 GENERAL Identificar y comprender el presupuesto como un instrumento de gestión y control para el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales. 2.1. Específicos

• Explicar el concepto y propósito de la actividad presupuestal • Conocer el sistema presupuestal, principios y conformación del mismo • Identificar y explicar los informes así como los procedimientos sobre

registros presupuestales • Relacionar los aspectos fundamentales de la gestión presupuestal con el

control fiscal del presupuesto 3. IDEAS CLAVE La ejecución presupuestal no se realiza de manera lineal durante los doce meses del año, sino que se efectúa con mayor intensidad en algunos meses y con menor en otros. El programa anual mensualizado de caja tiene como objetivo fundamental moldear la ejecución presupuestal de acuerdo con las estacionalidades propias de los ingresos y de las capacidades reales de ejecutar el presupuesto de los diferentes órganos.

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El acuerdo de gastos constituye el elemento central para los giros por parte de la Dirección General del Tesoro y tiene como base el programa anual mensualizado de caja. El control posterior busca agilizar y tecnificar la función de fiscalización, evitando que la administración dependa, como en la práctica ocurrió tan solo unos años atrás, de autorizaciones previas que incidían negativamente en su desarrollo. Por su parte la selectividad informa acerca de la conveniencia de ejercer la acción, no sobre todas las actuaciones de la administración, sino sólo sobre aquellas que el ente fiscalizador estime que deban ser revisadas. El presupuesto en su esencia, antes que una herramienta jurídica – contable, constituye un instrumento de planificación y un componente importante de la política económica. Esta es la razón por la cual es indispensable que exista coherencia entre el presupuesto y las metas y objetivos definidos a través de la política económica El sistema presupuestal está constituido por el plan financiero, por el plan operativo anual de inversiones y por el presupuesto general o anual de la entidad. El Presupuesto está conformado por el presupuesto de ingresos o rentas y recursos de capital, el presupuesto de gastos o acuerdo de apropiaciones y las disposiciones generales. De acuerdo con el estatuto orgánico del presupuesto, el control presupuestal tiene tres facetas: el control financiero, el seguimiento financiero y el control fiscal. La Contraloría General de La República debe conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno en todos sus componentes. De otra parte evalúa objetivos, planes, programas, proyectos y metas de la entidad que deben consultar su misión institucional y el Plan Nacional de Desarrollo, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 152 de 1994. 4. MAPA CONCEPTUAL

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Diseñó: José Manuel Aguas O. 5. REFLEXIÓN Los indicadores para el análisis de los estados, son de aplicación general pero algunos de ellos tienen mayor pertinencia en determinadas entidades

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dependiendo de su naturaleza. En aquellas entidades públicas que operan con criterio empresarial, produciendo algunos bienes o servicios, los indicadores de actividad y en especial los relacionados con rentabilidad tienen mayor aplicación que en el caso de las administraciones centrales. Ejemplo de indicadores:

Indicador Descripción

1. Ejecución plan de desarrollo

= plan de inversión ejecutado / plan de inversión

Proyectado o aprobado.

Muestra el porcentaje ejecutado del plan de inversiones.

2. Ejecución presupuesto de ingresos:

=presupuesto ingresos ejecutado / presupuesto proyectado o aprobado.

Evidencia el nivel efectivo de recaudo en comparación con el recaudo estimado.

3. Nivel de compromisos presupuestales:

= presupuesto de gastos comprometido/ presupuesto de gastos aprobado.

Revela qué porcentaje del presupuesto de gastos aprobado está comprometido en una fecha determinada de corte y sirve para medir el nivel de reservas presupuestales para el siguiente periodo

De ser posible tome información de una entidad pública local. En caso de no ser posible, hipotéticamente describa y explique para cada indicador un ejercicio de acuerdo con el ejemplo anterior. 6. DESARROLLO DE CONTENIDO: CONTROL FISCAL DE PRESU PUESTO Y LOS INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. Presupuesto es una palabra que viene del latín prae, que significa antes, y de suponere, que significa calcular, computar (tomado de Cruz Santos, Abel, El Presupuesto Colombiano, 4 Ed., Edit. Temis, Bogotá, 1963, Pág. 1). En sentido financiero el término presupuesto tiene varias significaciones, pero la definición que más nos sirve a los propósitos de esta unidad temática es: “El presupuesto del Estado es un acto de la autoridad soberana, en el cual se

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computan anticipadamente los ingresos y se autorizan los gastos públicos, para un periodo determinado” (Esteban Jaramillo, Tratado de Ciencia de La Hacienda Pública, 4 Ed., Edit. Imprenta del Banco de La República, Bogotá, 1946, Pág. 475). Con esta aproximación al significado de los términos que forman la denominación de esta unidad “Control fiscal de presupuesto y los informes de ejecución presupuestal”, vamos a poder activar conocimientos previos para construir y entender los conceptos que nos van a permitir comprender y alcanzar los logros propuestos en los objetivos de la misma. El control fiscal del presupuesto tiene como propósito la administración legal y correcta del patrimonio y recursos del tesoro público, para lo cual se hace necesario verificar la existencia de autorización para la operación de que se trate, su destinación, monto y forma de realizar la contabilidad o registro de la misma, bien sea antes, en su momento, o después de ser efectuada. El desarrollo económico y social de las entidades públicas depende, en gran medida de las decisiones que se tomen en materia de gasto público. Para lograrlo la entidad pública debe adoptar un sistema presupuestal ordenado por el Estatuto Orgánico del Presupuesto, EOP (Decreto 111 de 1996), que permita una adecuada programación y elaboración del presupuesto, así como una eficiente ejecución del mismo, garantizando de esa manera el cumplimiento de las metas fijadas en relación con las prioridades del desarrollo económico y social. El Estatuto Orgánico del Presupuesto (EOP) consta d e dos niveles : Un primer nivel que corresponde al presupuesto general (de La Nación o del Ente Territorial), compuesto por el presupuesto del nivel central con excepción de los presupuestos de los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta con el régimen de aquellos. El presupuesto del nivel central de La Nación compr ende : Ramas legislativa y judicial Rama ejecutiva del nivel nacional (Presidencia) Ministerio Público (Procuraduría) Contraloría General de La República Organización Electoral (Registraduría) Ministerios Departamentos Administrativos El Presupuesto del nivel central del Departamento incluye: - Despacho del Gobernador - Secretarios y Departamentos Administrativos - Organismos de control

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- Asamblea El presupuesto del nivel central del Municipio incluye: - Despacho del Alcalde - Secretario de Despacho - Organismos de control - Concejo - Personería El segundo nivel incluye : Fijación metas financieras a todo el sector público (incluidas en el plan financiero que es la proyección de pagos e inversiones, incluye sector público central y descentralizado no financiero porque el financiero tiene otra regulación; las metas deben estar de acuerdo con las variables según lo expuesto en el Congreso por el Banco de La República). Distribución excedentes empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta no financieras. Sin perjuicio de la autonomía que La Constitución, las leyes, las ordenanzas y acuerdos les otorgan. El sistema presupuestal está constituido por el pla n financiero, por el plan operativo anual de inversiones y por el presupuesto general o anual de la entidad . El plan financiero hace compatible la política fiscal con las políticas monetaria y cambiaria del gobierno. El plan operativo asegura la coherencia entre el Plan Nacional de Inversiones y la definición de las mismas a nivel de cada uno de los órganos que componen el sistema presupuestal. Y el presupuesto general de La Nación contiene las fuentes de recursos de que dispone el sistema presupuestal para financiar el gasto público, los usos del presupuesto y las normas tendientes a asegurar la correcta ejecución del presupuesto general de la Nación. El Decreto-Ley 360 de 1995, contiene el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, el cual en su artículo 1º establece… “el Presupuesto General está conformado por: - Presupuesto de ingresos o rentas y recursos de capital - Presupuesto de gastos o acuerdo de apropiaciones - Disposiciones generales

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Los principios presupuestales son preceptos generales que sirven de orientación para la formulación, elaboración, aprobación y ejecución de los elementos del sistema presupuestal. Estos son: la planificación, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja, la programación integral, la especialización, la inembargabilidad, la coherencia macroeconómica y la homeostasis presupuestal. A raíz de que existen proyectos y programas cuya ejecución toma varios años y en virtud de la exigencia presupuestal de no realizar compromisos contractuales sin tener asegurada la disponibilidad total de fondos que permitan su financiación y ejecución, el estatuto orgánico del presupuesto contempla la posibilidad de asunción de obligaciones que afectan vigencias presupuestales futuras. Dentro de las fuentes de recursos de que dispone La Nación se encuentran, en primer lugar, los ingresos corrientes que comprenden la sumatoria de los ingresos tributarios y no tributarios. El segundo gran rubro lo constituyen los recursos d e capital. El tercer lugar, los ingresos de los establecimient os públicos, divididos a su turno en rentas propias y recursos de capital. El presupuesto de rentas y recursos de capital involucran las contribuciones parafiscales, entendidas como aquellos recursos públicos creados por ley, originados en pagos obligatorios con el fin de recuperar el costo de los servicios que se prestan o mantener la participación de los beneficios que se proporcionen. El presupuesto de gasto o ley de apropiaciones comprende los usos que se proyecta dar a los recursos públicos. Los gastos que se ejecutan con los recursos públicos se dividen en gastos de financiamiento, servicio de la deuda pública y gastos de inversión. La ejecución presupuestal no se realiza de manera lineal durante los doce meses del año sino que se efectúa con mayor intensidad en algunos meses y con menor en otros. Por otra parte, para lograr la correspondencia entre la capacidad real de ejecución con la disponibilidad de recursos y la apropiación de los mismos a los órganos comprendidos en el sistema presupuestal, se han concebido los mecanismos como el programa anual mensualizado de caja, que es un instrumento cuyo objetivo fundamental es moldear la ejecución presupuestal de acuerdo con las estacionalidades propias de los ingresos y de las capacidades reales de ejecutar el presupuesto de los diferentes órganos. En él se establece la cuantía máxima mensual sobre la cual cada organismo puede asumir compromisos, y se regulan los pagos durante la vigencia.

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Así mismo el acuerdo de gastos constituye el elemento central para los giros por parte de la dirección general del tesoro y tiene como base el programa anual mensualizado de caja. 6.1. EL CONTROL FISCAL DEL PRESUPUESTO. El control presupuestal tiene tres facetas: 1. El control político, que lo realiza el Congreso de La República. 2. El seguimiento financiero que es efectuado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, al paso que el Departamento Nacional de Planeación evaluará la gestión y realizará el seguimiento de los proyectos de inversión pública. 3. La Contraloría General de La República ejerce la vigilancia fiscal de la ejecución del presupuesto a todos los sujetos presu puestales. Cada uno de los órganos que componen el sistema presupuestal tendrá la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el respectivo órgano lo que constituye la autonomía presupuestal a que se refiere La Constitución Política y la ley. OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN PRESUPUESTAL: Establecer la efectividad del presupuesto como instrumento de gestión y control para el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales. ¿Qué hace La Contraloría mediante el ejercicio del control fiscal del presupuesto?

• Medir la eficacia, eficiencia y equidad en la ejecución del plan de desarrollo o planes institucionales y la adecuada asignación de los recursos.

• Verifica la legalidad de las transacciones y operaciones que se deriven de la expedición, liquidación, ejecución y cierre presupuestal.

¿Cómo lo hace? Entre otros:

• Realiza cruces presupuestales con las respectivas asignaciones en los proyectos del plan de desarrollo o planes institucionales, el servicio de la deuda, los gastos de funcionamiento y de inversión.

• Efectúa las operaciones y confrontaciones necesarias para determinar la eficacia y eficiencia en el recaudo de los ingresos presupuestales y los gastos ejecutados. La gestión adelantada por los responsables del erario es medida por períodos representativos, que deben coincidir con los de planeación y programas presupuestales definidos en cada entidad; se establece una periodicidad anual para la presentación de la cuenta.

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6.2. LOS INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. Los informes presupuestales reportan las apropiaciones programadas a cada órgano y aprobadas por la ley tanto como para ingresos como para gastos, según el detalle del anexo del decreto de liquidación; igualmente los certificados de disponibilidad expedidos, los compromisos asumidos con cargos a esos certificados y los pagos realizados sobre los mismos. Estos informes, así como los procedimientos sobre registros presupuestales, se encuentran definidos en La Resolución No. 036 de mayo 7 de 1998, de La Dirección General del Presupuesto General de la Nación de conformidad con lo establecido en el artículo 93 del Estatuto Orgánico del Presupuesto (Decreto número 111 de 1996). LIBROS De acuerdo con la resolución 036, para efecto de llevar registro de todas las operaciones presupuestales, las dependencias encargadas en cada órgano deben llevar los siguientes libros: I.- Libro de registro de ingresos. II.- Libro de registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos. III.- Libro de registro de vigencias futuras. IV.- Libro de registro de recursos presupuestales. V.- Libro de registro de ingresos. I-. Libro de registro de ingresos. En este libro deben registrarse las operaciones inherentes a la gestión de los ingresos públicos indicando la fecha, el número, la clase, el signo y el valor. Son operaciones de gestión del presupuesto de ingresos y de las operaciones establecidas en la ley que conlleven a: el reconocimiento de derechos por cobrar, la anulación o compensación de los derechos por cobrar, el recaudo y las devoluciones. II-. Libro registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos. Refleja la apropiación vigente, la apropiación vigente no afectada, el total de los certificados de disponibilidad expedidos, los compromisos contraídos, los certificados de disponibilidad pendientes de comprometer; el total de obligaciones causadas y los compromisos pendientes de causar; el total de pagos realizados y las obligaciones por pagar. En este libro debe registrarse diariamente cada una de las operaciones que afectan el presupuesto de gastos por cada uno de los rubros del anexo. III-. Libro registro de vigencias futuras.

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Se registran los cupos de vigencias futuras autorizados por el CONFIS o por quien éste delegue a los órganos que forman parte del Presupuesto General de la Nación. IV-. Libro registro de reservas presupuestales. En el se muestran las reservas constituidas para cada uno de los rubros del anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto, su ejecución y los saldos. V-. Libro registro de cuentas por pagar En el se reflejan las cuentas por pagar constituidas al cierre de vigencia para cada uno de los rubros del anexo del Decreto de Liquidación, los pagos y los saldos pendientes por pagar. Adicionalmente, según lo establecido en el artículo 4 de la misma resolución, con base en la información que se deduzca de los libros señalados, se deberá enviar oportunamente, a La Dirección General del Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda los informes que corresponden a la ejecución por parte de cada uno de los órganos conforme a la sección del Presupuesto General de la Nación A continuación se presenta un modelo de informe de ejecución presupuestal del Municipio El Pueblito, de sexta categoría: cuenta con un presupuesto de ingresos y gastos por la suma de $7.244.829.709, los cuales se distribuyen de la siguiente manera:

• PGN: Presupuesto General de La Nación y Fondo de Compensación $4.518.474.552

• RAE: Recursos propios administrados por la entidad $2.736.355.157 Nota: Por lo cual el 62% del presupuesto corresponde a recursos del PGN (Presupuesto General de La Nación) y el 38% corresponde a recursos propios administrados por la entidad. Apropiación a junio 30 de 2009

Recurso Gastos de personal

Gastos Generales

Transferencia Inversión Total General

PGN 1.242.127.974 203.266.921 8.374.289 3.064.705.368 4.518.474.552

RAE 180.614.743 0 17.385.257 2.538.355.157 2.736.355.157

Totales 1.422.742.717 203.266.921 25.759.546 5.603.060.525 7.254.829.709

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De las anteriores apropiaciones se tiene la siguiente participación porcentual de los siguientes rubros: Distribución porcentual a junio 30 de 2009: Recurso Gastos de

personal Gastos Generales

Transferencia Inversión Total General

PGN 17.1% 2.8% 0.12% 42.2% 62.3%

RAE 2.5% 0.0% 0.24% 35.0% 37.7%

Totales 19.6% 2.8% 0.36% 77.2% 100.%

Otro informe de ejecución Presupuestal: Para la vig encia fiscal de 2008, el Municipio El Antojo , contó con un presupuesto del orden de $8.804.104.500, distribuido así: Funcionamiento: $7.607.396.000 Gastos de personal 5.733.434.000 Gastos generales 1.096.106.000 Transferencias corrientes 777.856.000 Inversión 1.196.708.500 Total presupuesto 8.804.104.500 Durante el año fiscal 2008, se comprometieron recursos por valor de $8.600.049.694, presentando una ejecución del 97.68% como se observa a continuación: Porcentajes de ejecución a 2008: Objeto del gasto Apropiación Ejecución % Ejecución

Gastos de personal 5.733.434.000 5.664.868.894 98.80%

Gastos generales 1.096.106.000 1.061.739.232 96.86%

Transferencias corrientes

777.856.000 676.733.067 87.00%

Inversión 1.196.708.500 1.196.708.500 100.0%

Total 8.804.104.500 8.600.049.500 97.68%

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7. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE Usted encontrará una tesis y un fundamento, con relación a los cuales se tiene que hacer un análisis y marcar la letra que corresponda, así: A: Si la tesis es cierta y el fundamento también lo es, y éste es la razón jurídica de aquella. B: Si la tesis es cierta y el fundamento también lo es, pero éste no es la razón jurídica de aquella. C: Si la tesis es cierta y el fundamento falso D: Si la tesis es falsa y el fundamento cierto E: Si ambos son falsos Tesis: Uno de los principios fundamentales del sistema presupuestal es el de coherencia macroeconómica. Fundamento: Porque se requiere que la inversión pública se encuentre debidamente planificada A- B- C- D- E La respuesta correcta es D, porque la tesis es falsa y el fundamento es cierto. 8. AUTOEVALUACIÓN. Complete. 1. _______________________________se registran las operaciones inherentes a la gestión de los ingresos públicos. 2. __________________________________ refleja la apropiación vigente, la apropiación vigente no afectada, el total de los certificados de disponibilidad expedidas, los compromisos contraídos. 3. _____________________________ muestran las reservas constituidas para cada uno de los rubros del anexo del decreto de liquidación del presupuesto, su ejecución y los saldos. 4. ___________________________reportan las apropiaciones programadas a cada órgano y aprobadas por la ley tanto para ingresos como para gastos. 5. __________________________instrumento de planificación y componente importante de la política económica.

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6. _________________________instrumento de planificación y gestión financiera, coordinador de la política del gasto. 7. La evaluación presupuestal ______________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________. 8. Es un principio presupuestal_________________________________________ 9. Es una faceta del control presupuestal________________________________ __________________________________________________________________. 10. Instrumento cuyo objetivo fundamental es moldear la ejecución presupuestal de acuerdo con las estacionalidades propias de los ingresos y de las capacidades reales de ejecutar el presupuesto de los diferentes órganos ________________________________________________________________. COMPRUEBE SUS RESPUESTAS 1- Libro registro de ingreso 2- Libro registro de apropiaciones 3- Libro registro vigencias futuras 4- Informes presupuestales 5- El presupuesto 6- Plan financiero 7- Establece la efectividad del presupuesto como instrumento de gestión y control para el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales 8- Entre otros: Unidad de caja 9- Entre otros: El control fiscal 10- Programa anual mensualizado de caja

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9. RESUMEN El sistema presupuestal tiene tres componentes básicos: El plan financiero, el plan operativo anual de inversiones y el presupuesto general de la Nación. El plan financiero hace compatible la política fiscal con las políticas monetaria y cambiaria del gobierno. El plan operativo asegura la coherencia entre el plan nacional de inversiones y la definición de las políticas a nivel de cada uno de los órganos que componen el sistema presupuestal. Y el presupuesto general de la Nación contiene las fuentes de recursos de que dispone el sistema presupuestal para financiar el gasto público, los usos del presupuesto y las normas tendientes a asegurar la correcta ejecución del presupuesto general de La Nación. El control presupuestal tiene tres facetas: 1. El control político, que lo realiza el Congreso de la República. 2. El seguimiento financiero que es efectuado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, al paso que el Departamento Nacional de Planeación evaluará la gestión y realizará el seguimiento de los proyectos de inversión pública. 3. La Contraloría General de La República ejerce la vigilancia fiscal de la ejecución del presupuesto todos los sujetos presupuestales. Cada uno de los órganos que componen el sistema presupuestal tendrá la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el respectivo órgano lo que constituye la autonomía presupuestal a que se refiere La Constitución Política y la ley. 10. BIBLIOGRAFÍA.

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CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. D.C., Manual de Control Fiscal para Santafé

de Bogotá. D. C., 1993.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Principios de Derecho Público. Bogotá. D.C., 2000

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C., Manual de Control Fiscal para Santafé de Bogotá., 1993.

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GONZÁLEZ RODRÍGUEZ, Efrén. El Control Fiscal y La Responsabilidad Fiscal en Colombia, 2007.

SENA. PROGRAMA DE GESTIÓN PRESUPUESTAL PARA ENTIDADES PÚBLICAS – Ambientes Virtuales de Aprendizaje AVA. Marzo, 2009.

VARGAS, Pedro. Fundamentos de Contabilidad Gubernamental. Bogotá, 1986.

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UNIDAD 9. CONTROL FISCAL DE LA CONTABILIDAD. 1. INTRODUCCIÓN. Esta unidad presenta el control fiscal de la contabilidad como un instrumento que permite ejercer el control y desarrollar sistemas de información que redundan en la toma de decisiones acertadas en La Administración Pública, encaminadas a mejorar la eficiencia y la eficacia, como una manera de contribuir a la erradicación del flagelo de la corrupción administrativa. Después de plantear su objeto e importancia se describe el marco jurídico que permite su aplicación y desarrollo, para terminar precisando conceptos en torno a la razonabilidad contable. 2. OBJETIVOS 2.1. GENERAL Reconocer las propiedades técnicas del control fiscal de la contabilidad. 2.2. ESPECÍFICOS

• Identificar y reconocer el marco jurídico de la contabilidad pública. • Identificar la contabilidad oficial como instrumento para el control fiscal. • Conocer el sistema de contabilidad gubernamental y sus características

generales. 3. IDEAS CLAVE Las características generales de la contabilidad gubernamental se corresponden estrictamente con las normas que organizan y regulan La Hacienda Pública Estatal. La Ley 42 de 1993 que desarrolló el Artículo 267 de la Constitución Nacional, establece que el control fiscal será posterior y selectivo y para su ejercicio se podrán aplicar sistemas de control como el financiero. El Artículo 8 de la Ley 42 establece que la vigilancia de la gestión del Estado se fundamenta en la eficiencia, la eficacia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. Todas las anteriores fundamentaciones se pueden apreciar dentro del sistema contable y los estados financieros que La Entidad produce.

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La contabilidad pública esencialmente está concebida para brindar información al gerente público en el proceso de gestión, de tal forma que permita evaluar los indicadores claves para establecer las estrategias que garanticen alcanzar los objetivos propuestos. 4. MAPA CONCEPTUAL.


INFORMACIÓN UNIDAD ECONÓMICA

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5. REFLEXIÓN La contabilidad financiera es fundamental para la toma de decisiones en el sector gobierno, en la medida en que se le dé a aquella un enfoque suficiente. 1. La Contabilidad Pública generalmente requiere de un enfoque diferente al del sector privado para la toma de decisiones. 2. Las directivas privadas se diferencian de las gubernamentales por que buscan resultados diferentes con objetivos iguales.

a) La afirmación 1 es suficiente. b) La afirmación 2 es suficiente. c) Las afirmaciones 1 y 2 se complementan. d) Las afirmaciones 1 y 2 se excluyen.

La respuesta correcta es C porque el sector gobierno para medir su desempeño se basa en los principios de la contabilidad financiera y su objetivo será el mismo sólo que con resultados diferentes. 6. DESARROLLO DE CONTENIDO 6.1 CONTROL FISCAL DE LA CONTABILIDAD La contabilidad es concebida como un instrumento del control fiscal, es por ello que con la entrada en vigencia de La Constitución Política del año 1991 en su artículo 354, crea la figura del Contador General como “funcionario de la rama ejecutiva”, quien llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará ésta con la de sus actividades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto la referente a la ejecución del presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría, ente que cuenta con los instrumentos, para examinar y dictaminar la razonabilidad de los estados contables. De igual manera se dispuso por parte del Contador General de la Nación, la fijación de una política para la depuración de saldos, con el fin de sanear la información contable pública, mediante La Circular Externa 032 de 2001, cuyo objeto principal era la identificación de las políticas inconsistentes que venían afectando los estados contables. Por ello fue expedida, por iniciativa de la Contraloría General de la República, La Ley 716 de 2001, con apoyo de la Contaduría General de la Nación, mediante la cual se estableció la obligación, por parte de las entidades públicas de adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información, con el fin de que se revele en los estados contables, en forma consistente y razonable, la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades.

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Los directivos oficiales se basan en la información financiera como ayuda para la toma de decisiones, lo mismo que hacen los directivos de las sociedades comerciales. Muchos de los problemas de la contabilidad oficial, son semejantes a los que ocurren en la empresa privada. Hay que reconocer que la contabilidad de las transacciones estatales requiere un enfoque diferente, puesto que no existe el objetivo de generar un flujo de utilidades, cosa que si ocurre en una empresa comercial. La contabilidad gubernamental cumple las mismas funciones que la contabilidad privada, por ejemplo, realiza el registro histórico de los hechos económicos y financieros de las entidades producto del desempeño de su objeto social. Existe una relación muy estrecha entre el ciclo financiero y el ciclo contable. El ciclo financiero no procesa transacciones, sino que recoge información contable y operativa y la analiza, evalúa, resume, concilia, ajusta y reclasifica, con el objeto de suministrarla a la dirección y a terceros. Su propósito es informar a la dirección de la empresa en sus organismos esenciales como asambleas de accionistas, juntas directivas, consejos, comités, funcionarios y a terceros interesados o vinculados, como organismos gubernamentales, acreedores, prestamistas, etc. En el ciclo contable se realizan asientos primarios o de diario provenientes de diversas cuentas y otros ciclos transaccionales que resultan de los procesos normales de administración financiera y operativa de un ente económico. No obstante si para los ciclos que procesan transacciones no se tiene certeza de los procedimientos realizados para su registro contable es necesario realizar los análisis y evaluaciones de las diversas cuentas, como función integrante del ciclo del informe financiero. De acuerdo con La Resolución 4444 de 1995 se aprueba y adopta el Plan General de la Contabilidad Pública, con base en la Constitución Política de Colombia. De éste se deriva esta clasificación práctica para el Sistema de Contabilidad General de la República:

• Contabilidad Presupuestaria. • Contabilidad Financiera. • Contabilidad Patrimonial. • Contabilidad de Responsables.

Las normas generales de Contabilidad Pública son conceptos fundamentales que precisan y delimitan el proceso contable, definen parámetros y criterios generales, tanto para la cuantificación de los hechos financieros, económicos y sociales, como la presentación de estados contables e informes complementarios.

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Recordemos que el proceso contable de acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pública es “el orden lógico ordenado y sistemático de las transacciones financieras y de los registros, desde la recolección de la información, preparación, análisis y codificación de cada una de las cuentas para la elaboración de los comprobantes de contabilidad y el registro cuidadoso en los libros que servirán de base para la presentación de los estados financieros básicos y los específicos de acuerdo con cada ente público”. El proceso contable se lleva a cabo según la norma en las siguientes etapas:

• Recolección y análisis de la información. • Elaboración de comprobantes de diario. • Registro en los libros auxiliares. • Registro en los libros diarios y auxiliares. • Consolidación de operaciones y cierre del ciclo contable. • Incorporación del movimiento periódico en el libro mayor y balances. • Preparación y presentación de los estados contables.

Características: se corresponden estrictamente con las normas que organizan y regulan la hacienda estatal; en este sentido los principales ordenamientos son:

• El presupuesto, que se convierte en instrumento planificador de la gestión pública y rector de las finanzas gubernamentales en su ejecución, suministrando la información, tanto los recursos financieros como los gastos del tesoro.

• El balance del tesoro, comprende las disponibilidades y derechos de cobro cuya antigüedad no exceda un ejercicio fiscal de un lado, que enfrentando con las cuentas por pagar y demás pasivos corrientes, del otro, se obtiene como resultado la situación fiscal.

• El balance de hacienda, comprende los demás bienes y derechos de propiedad de La Nación frente a los pasivos a largo plazo y al patrimonio.

• De la propiedad de La Nación se excluyen los bienes afectados al uso y dominio público.

MARCO JURÍDICO El marco jurídico de la contabilidad pública, está dado por el conjunto de normas, desde La Constitución hasta las disposiciones que expide el Contador General de la Nación, pasando por aquellas leyes que desarrollan artículos constitucionales y que vinculan en algún aspecto, a la contabilidad pública.

• Constitución Política : El artículo 354 crea la figura del Contador General de La República con las funciones específicas de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad, elaborar el balance general y determinar normas contables.

• Ley 617 de 2000 : estableció que el proceso de la información contable es responsabilidad de los gobernadores y alcaldes, y tiene por objeto

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asignar mediante decretos antes del 31 de octubre de cada vigencia fiscal, la respectiva categoría en la que se encuentran los departamentos, distritos y municipios para el año siguiente.

• Ley 715 de 2001: El artículo 79 definió la obligatoriedad de la refrendación de la información contable de los entes territoriales, entendido éste como un proceso de validación de la información relativa a ingresos tributarios y a las inversiones realizadas con ingresos corrientes de libre destinación, y será la base para efectos de distribuir los recursos de la participación de propósito general.

• Ley 716 de 2001 de Saneamiento Contable : definió la obligatoriedad de los entes del sector público para adelantar las gestiones administrativas secundarias para depurar la información contable, de manera que sus estados financieros revelen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial. Asigna a La Contaduría General de la Nación la responsabilidad de establecer los procedimientos para el registro contable de las operaciones que se deriven de la aplicación de esta ley.

• Ley 863 de 2003 o Reforma Tributaria : establece normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento económico y el saneamiento de las finanzas públicas.

• Ley 901 de 2004 que prorroga la vigencia de La Ley 716 de 2001; por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras, prorrogados por la Ley 863 de 2003.

• Ley 998 de 2006 : por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y La Ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1º de enero al 31 de diciembre de 2006.

• Resolución 555 de 2006: que expide el catálogo general de cuentas del manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

De acuerdo con los parámetros trazados en las anteriores disposiciones legales, todos los entes públicos deben adelantar acciones que permitan establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, a efectos de depurar y castigar los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para eliminarlo o incorporarlo, de acuerdo a cada caso específico, en el patrimonio económico de la entidad respectiva evaluada. La depuración de los saldos contables contenida en el artículo 4º de La Ley 716 de 2001, fue modificada y prorrogada por la Ley 901 de 2004 hasta el 31 de diciembre de 2005, establece que las entidades públicas llevarán a cabo las gestiones necesarias, que permitan depurar los valores contables que resulten de la actuación anterior, cuando corresponda a alguna de las siguientes condiciones:

a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.

b) Derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.

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Cuando se den los presupuestos relacionados con la terminación del proceso de jurisdicción coactiva por prescripción de la acción, ésta podrá ser decretada de oficio y se archivará el expediente respectivo (adicionado por el Artículo 65 de La Ley 863).

c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.

d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar procedimientos pertinentes, para obtener su cobro o pago.

e) Cuando no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor por la pérdida de los bienes o derechos.

f) Cuando evaluada y establecida la relación de costo beneficio, resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate.

De acuerdo con lo anterior, los servidores públicos responsables de efectuar el proceso de saneamiento contable o la utilización indebida de las facultades que le otorga la ley, tendrán responsabilidad de orden administrativo y disciplinario.

• Decreto 1282 de junio 19 de 2002, por el cual se reglamenta La Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, sobre saneamiento contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones. Este decreto además de habilitar a las entidades públicas a conformar comités técnicos de saneamiento contable, dispuso en su artículo 9º que las actuaciones administrativas adelantadas en el saneamiento contable, deben quedar adecuadamente soportadas en estudios técnicos, los cuales deben formar parte de las actas de aprobación, suscritas por los jefes de los organismos o los integrantes del máximo organismo colegiado para respaldar las decisiones adoptadas.

• Decreto 1914 de julio 14 de 2003: por el cual se reglamenta La Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, sobre saneamiento contable en el sector público y se dictan otras disposiciones. Esta norma fue promulgada por la deficiente gestión en materia de saneamiento contable, por lo cual este Decreto estableció los procedimientos requeridos aplicables, con el propósito de lograr una información razonable y los registros contables derivados no tendrán efectos fiscales, de conformidad con la reglamentación que expida el Contador General de La Nación. La proliferación de no fenecimiento de cuentas debido a las deficiencias en la información contable, rendida por los sujetos de control a las contralorías del país, llevó a la Contaduría General de la Nación a emitir La Circular 043 de 2003, la cual apoya el proceso de saneamiento contable y solicita a los representantes legales y a los funcionarios encargados del control interno, que fortalezcan las acciones implementadas, con el fin de dar cumplimiento a los preceptos legales. Cabe destacar que algunas contralorías generales, han apoyado este proceso a través de los fondos de participación ciudadana y pedagogía fiscal.

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Finalmente es importante hacer claridad, que el saneamiento de la información contable no implica necesariamente la extinción de la responsabilidad fiscal, disciplinaria, administrativa o penal, que pueda derivarse de los hechos, por cuanto sólo pretende decantar la calidad, consistencia y veracidad de la información contable, para poder lograr unos estados financieros contables confiables, transparentes y oportunos. En conclusión, la contabilidad fue uno de los primeros métodos de registro, se apoya como método de registro en: la observación, medición, análisis de datos y teoría de decisiones. No existe un solo sistema contable, sino más bien varios sistemas que en algunos casos han sido aceptados en la medida que sirven para entender los sucesos económicos que afectan el ente o empresa. La contabilidad puede estar dividida en dos categorías básicas:

• De medición. Mantenimiento de registros para el control de activos • De servicio. La contabilidad sirve para la toma de decisiones

administrativas. En relación con la toma de decisiones administrativa podemos hablar de:

• Contabilidad Financiera: informa sobre la historia económica de la organización.

• Contabilidad de Costos: relaciona costos e ingresos con los productos y procesos. Su preocupación básica es la planeación y control de costos.

• Contabilidad administrativa: se centra en el control administrativo. De la contabilidad como método de registro hemos pasado a la contabilidad para asegurar el control que garantice el logro de los objetivos de una unidad económica. Ese control implica el uso de normas y un sistema de información confiable, sensible y fácil de entenderse como base para las decisiones organizacionales. LA CONTABILIDAD OFICIAL COMO INSTRUMENTO PARA EL C ONTROL FISCAL. La Ley 42 de 1993 se gestó como desarrollo del artículo 267 de La Constitución Nacional, en el cual se establece el control fiscal: GESTIÓN FISCAL: conjunto de actividades, operaciones y procesos que realizan los sujetos de control con los bienes que integran el fisco o erario, dirigidas a su manejo o administración, en sus diferentes y sucesivas etapas de recaudo o percepción, conservación, adquisición, enajenación, gastos, inversión, explotación y disposición (Sala de Consulta y Servicio Civil –Respuesta a la consulta número 848 del 31 de julio de 1996).

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CONTROL FISCAL: función pública mediante la cual se vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles. El control fiscal se ejerce en forma posterior y selectiva por la Contraloría General de La República (artículo 4º Ley 42 de 1993). OBJETIVO DEL CONTROL FISCAL Establecer si las diferentes operaciones, transacciones y acciones jurídicas, financieras y materiales en las que se traduce la gestión fiscal se cumplieron de acuerdo con las normas prescritas por las autoridades competentes; los principios de la contabilidad universalmente aceptados o señalados por el Contralor General; los criterios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales aplicables a las entidades que administran recursos públicos; y finalmente los objetivos planes, programas, y proyectos que constituyen, en un periodo determinado, las metas y propósitos de la administración. 7. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE. Resuelva las siguientes preguntas: 1- El propósito de la contabilidad financiera, es producir información sobre una unidad económica. 1-Que exista un sistema contable 2-Que produzca y comunique la información de una manera confiable. a- Que la afirmación 1 es suficiente b-Que la afirmación 2 es suficiente c-Que 1 y 2 sean suficiente d-Ninguna de las anteriores La respuesta correcta es C porque la información contable requiere un sistema para producirse y su resultado deberá ser confiable. 2- Para que los principios de contabilidad generalmente aceptados cumplan la función para la cual fueron establecidos deben contener: 1-Un conjunto de conceptos básicos para el registro, presentación y clasificación contable. 2-Que la contabilidad permita identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de una entidad económica. a-Que la afirmación 1 es suficiente

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b-Que las afirmaciones 1 y 2 son complementarias y suficientes c-Que las afirmaciones 1 y 2 son excluyentes e insuficientes. d-Que la afirmación 2 es suficiente. La respuesta correcta es B porque los principios de contabilidad generalmente aceptados son un conjunto de conceptos básicos y en ellos se apoya la contabilidad permitiéndoles obtener las calidades de las operaciones. 8. AUTOEVALUACIÓN Complete:

1) Para el ejercicio de control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como ___________________________________________.

2) ______________________ se convierte en un instrumento planificador de la gestión pública y rector de las finanzas gubernamentales en su ejecución.

3) ______________________________________ es el sistema de la información financiera sobre las acciones del Estado y sus consecuencias en el tesoro y la hacienda pública.

4) Estableció que el proceso de la información contable es responsabilidad de los gobernadores y alcaldes ______________________.

5) ______________________________ es una función pública. 6) Conjunto de actividades, operaciones y procesos que realizan los

sujetos de control de los bienes que integran el fisco o erario. _______________________________________.

7) Comprende los demás bienes y derechos de propiedad de la Nación frente a los pasivos a largo plazo y al patrimonio. ________________________________.

COMPRUEBE SUS RESPUESTAS 1- Financiero 2- El presupuesto 3- La contabilidad gubernamental 4- Ley 617 de 2000 5- Control fiscal 6- Gestión fiscal 7- Balance de hacienda

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9. RESUMEN La contabilidad gubernamental es el sistema de información financiera sobre las acciones del Estado y sus consecuencias en el tesoro y la hacienda pública. La contabilidad gubernamental cumple las mismas funciones que la contabilidad privada, por ejemplo, realiza el registro histórico de los hechos económicos y financieros de las entidades producto del desempeño de su objeto social. El control fiscal de la contabilidad es entonces la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles para establecer si las diferentes operaciones, transacciones y acciones jurídicas, financieras y materiales en las que se traduce la gestión fiscal se cumplieron de acuerdo con las normas presentadas por las autoridades competentes; los principios de contabilidad universalmente aceptados o señalados por el Contralor General; los criterios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoraciones de costos ambientales;, y, finalmente los objetivos, planes, programas y proyectos que constituyen, en un periodo determinado, las metas. 10. BIBLIOGRAFÍA

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GLOSARIO (CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN)

MÓDULO DE AUDITORÍA FISCAL

A

ACTIVIDAD FINANCIERA Conjunto de acciones consistentes en prestar y/o pedir dinero en préstamo, así como hacer transacciones con activos financieros. Su propósito es canalizar los recursos de los ahorradores hacia los inversionistas. AJUSTES POR INFLACIÓN Procedimiento utilizado para reflejar en la contabilidad los efectos en la pérdida del poder adquisitivo de la unidad monetaria y los efectos de la inflación, así como la metodología que se adopta para expresar en moneda del mismo poder adquisitivo la información económica, financiera y social de los entes públicos. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PLAN GENERAL DE CONTABILID AD PÚBLICA, PGCP El PGCP será aplicado por todos los entes públicos. Se entiende como tales, aquellos que presenten cualquiera de las situaciones citadas en La Ley 42 del 93, en desarrollo de su actividad administrativa o cometido estatal. APORTES DE LA NACIÓN Recursos del presupuesto de La Nación que el gobierno orienta hacia entidades descentralizadas del orden nacional con el objeto de contribuir a la atención de sus compromisos y al cumplimiento de sus funciones. APORTES DE OTRAS ENTIDADES Conceptos diferentes a los de previsión y seguridad social, que reciben las entidades, provenientes de La Nación, departamentos, municipios, entidades nacionales y particulares. ARCHIVO Datos almacenados en cintas, discos, para el procesamiento de los datos. ARQUEO Verificación, recuento del efectivo o de los documentos existentes, en un momento determinado.

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AUDITAR Ejercer labores de auditoría para revisar los resultados y los sistemas administrativos y contables de una entidad con el fin de comprobar que funcionan de conformidad con las normas, principios y procedimientos establecidos por la entidad. AUDITOR Persona encargada de ejercer la función de auditoría. AUDITORÍA Actividad que consiste en ejercer la función de revisión de la información o de las operaciones de una entidad con el fin de dar una opinión de razonabilidad. AUDITORÍA INTERNA Actividad encaminada a examinar entre otros, si se cumplen las políticas y procedimientos establecidos por la entidad, si el control es adecuado y si la información remitida a la administración para la toma de decisiones es confiable. Estas actividades las realizan funcionarios o empleados de la misma entidad. AUDITORÍA EXTERNA Actividad encaminada a expresar opinión acerca de los estados contables e informes complementarios de la entidad. Estas actividades las realizan personas o firmas de contadores ajenas a la entidad y van dirigidas hacia usuarios externos. AUTORIDADES ECONÓMICAS Usuarios de la información contable pública, entre las cuales están el Banco de la República, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, El Departamento Nacional de Planeación y los Consejos Nacionales y Regionales de Política Económica, Social y Fiscal. AVAL Firma puesta al pie de un título valor para comprometerse a su pago en caso de no hacerlo la persona principalmente obligada.

B BIEN Artículos inventariables o activos de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción. BIENES RECIBIDOS EN CUSTODIA Cuenta que representa el valor de los bienes recibidos de terceros para su custodia y que no son de propiedad del ente público. BIENES TRANSABLES Cualesquiera bienes que son susceptibles de comercializarse internacionalmente.

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C CAJA Fondos en dinero, cheques y comprobantes de pago con tarjeta de crédito, en moneda nacional o extranjera, de disponibilidad inmediata. CAJA MENOR Fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un empleado con el fin de realizar pagos de menor cantidad. CAPITAL Monto invertido de una empresa por los propietarios, socios o accionistas. CAPITAL DE RIESGOS Fondos que se colocan en instrumentos de alto riesgo, en transacciones o empresas, con el fin de obtener un rendimiento mayor que el corriente. CAPITAL FISCAL Valor de los aportes otorgados y desembolsados para la creación y desarrollo de los entes públicos y el excedente o déficit incorporado del periodo contable anterior. CARTERA Valores o efectos comerciales de curso legal a cargo de los clientes. CATÁLOGO GENERAL DE CUENTA Instrumento para el registro de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, del ente público, con base en una clasificación flexible y ordenada, que mantiene la entidad, naturaleza y operación de las actividades que forman el sector público. C.G.C Abreviatura del nombre del catálogo general de cuentas, contenido en el Plan General de Contabilidad Pública – PGCP. CHEQUE Mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de los fondos, que quien lo expide tiene disponibles en un banco. CHEQUE EN BLANCO Mandato escrito de pago que extiende el expedidor sin señalar la cantidad que cobrará el destinatario. CICLO ECONÓMICO Cambios o comportamientos fluctuantes en la actividad económica caracterizados por periodos o fases de crecimiento o auge, alternado por periodos o fases de descenso o contracción.

124

COBRO Acción para obtener la satisfacción de una obligación, cualquiera que sea ella. COMPARAR: Ver cotejar. CONCILIACIÓN BANCARIA Comparación entre los datos informados por el banco de una cuenta corriente con la información contable correspondiente a la contabilidad de la empresa, con la explicación de sus diferencias, si la hubiere. CONSEJO NACIONAL DE POLÍTICA ECONÓMICA y SOCIAL, CO NPES: Organismo que diseña y define las pautas y programas con base en las cuales el ejecutivo desarrolla las políticas y obras de desarrollo económico y social. CONSOLIDACIÓN Procedimiento técnico mediante el cual se revela la situación financiera y los resultados de operación, frente a terceros, de un grupo de entidades vinculadas mediante relaciones de subordinación, control o influencia importante en la toma de decisiones financieras u operativas, como si fuesen los de una sola entidad, debiendo eliminarse todos los saldos de transacciones realizadas entre las entidades objeto de este proceso. CONTABILIDAD Sistema que permite identificar, medir, procesar y comunicar información financiera para tomar decisiones, emitir juicios y ejercer la función de control. CONTABILIDAD GENARAL DE LA NACIÓN Conjunto de hechos financieros, económicos y sociales de los órganos del poder público en el nivel nacional, de las entidades u organismos estatales autónomos e independientes, la de organismos creados por La Constitución Nacional o por la ley, que tienen régimen especial, adscritos a cualquier rama del poder público y la de cualquier otro tipo de organización o sociedad, que maneje o administre recursos de la Nación en lo relacionado con éstos. CONTABILIDAD PÚBLICA Rama especializada de la contabilidad que permite desarrollar los diversos procesos de medición, información y control en la actividad económica de la administración pública. CONTABILIZAR Apuntar, asentar o registrar una partida o cantidad en los libros de cuentas, de acuerdo con los criterios ya establecidos. CONTADOR Profesional que lleva las cuentas de una entidad. Quien ejerce la contaduría.

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CONTRIBUCIONES PARAFISCALES Gravámenes establecidos con carácter obligatorio por la ley, que afectan a un determinado y único grupo social económico y se utiliza para beneficio del propio sector. CONTROL Proceso que se da en las organizaciones y que contiene la descripción de las actividades ajustadas a un plan preconcebido de acción. CONTROL CONTABLE Proceso mediante el cual la administración asegura la incorporación de todos los registros de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, la correcta cuantificación de los activos, pasivos y patrimonio y la confiabilidad de la información contable. CONTROL DE GESTIÓN Examen de la eficiencia y la eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de los recursos públicos, de sus procesos administrativos, de la utilización de rentabilidad pública y del desempeño y la identificación de la distribución del excedente que éstas producen, así como la de los beneficiarios de su actividad. CONTROL DE LEGALIDAD Comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, de una entidad, para establecer que se hayan realizado conforme la las normas que le son aplicables. CONTROL FINANCIERO Examen que se realiza con base en la normas de auditoria de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en la situación financiera, comprobando que en la elaboración de las mismas en las transacciones y operaciones que los originaron se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universal aceptados a los prescritos por el Contador General de La Nación. CONTROL FISCAL Función pública encargada de vigilar la gestión fiscal de la administración o de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes o niveles. Será ejercido en forma posterior y selectiva por La Contraloría General de la República, las Contralorías Departamentales y Municipales, los auditores, las auditorías y las revisorías fiscales de las empresas públicas municipales, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que se establecen en la ley.

126

CONTROL INTERNO Análisis de los sistemas de vigilancia de las entidades sujetas a ello, con el fin de determinar la calidad de los mismos, a nivel de la confianza que se les pueda otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. CONTROL POSTERIOR Vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control, de los resultados obtenidos por los entes públicos. COTEJAR Establecer las diferencias o similitudes entre una serie de partidas o datos. CRECIMIENTO ECONÓMICO Aumento en la producción de bienes y servicios en la economía, por unidad de tiempo. CUENTA Registro formal de una clase particular de transacción expresada en dinero u otra unidad de medida. CUENTA CORRIENTE Depósito bancario del cual puede retirase todo o parte de los fondos. CUENTA DE CAPITAL Parte de la balanza de los pagos de un país que contabiliza el monto de la inversión privada extranjera y de los donativos y préstamos públicos que fluyen hacia adentro y hacia afuera de un país en un periodo de tiempo dado, generalmente de un año. CUENTA DE EFECTIVO Parte de la balanza de pagos de un país, que representa los cambios de los saldos en efectivo (reservas extranjeras) y los créditos financieros a corto plazo, como repuesta a las transacciones contabilizadas en la cuenta corriente y en la cuenta de capital. CUENTAS DE PLANECIÓN Y PRESUPUESTO Registros completos que tienen por objeto presentar y hacer seguimiento a los procesos de planeación, presupuestacion y ejecución de ingresos y gastos.

D DÉFICIT DE TESORERÍA Exceso de los usos o aplicaciones del efectivo sobre sus fuentes u orígenes. DÉFICIT FISCAL Diferencia negativa entre las disponibilidades de efectivo y los derechos de cobros ciertos, frente a las obligaciones de exigibilidad inmediata.

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DEPURAR Identificar y eliminar un error, falla de funcionamiento o falla en un programa. DIAGRAMA DE FLUJO Representación gráfica de una sucesión de hechos u operaciones. DINERO Medio de cambio (pago) de aceptación generalizada. DOCUMENTO PÚBLICO Escrito que es autorizado por funcionario competente para ello, acredita los hechos que refiere y su fecha.

E EFECTIVO Vocablo que asociado con cualquier transacción comercial implica la utilización de dinero. EFICACIA Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar. EFICIENCIA Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Etapa del ciclo presupuestario en la cual se llevan decisiones y operaciones financieras, para informar acerca de los resultados obtenidos en el transcurso y al final del proceso presupuestario. EMPRESA Agente económico o unidad autónoma de control y decisión que al utilizar insumos o factores productivos los transforma en bienes y servicios o en otros insumos. EMPRESA PÚBLICA Unidad que tanto la propiedad del capital como su gestión y toma de decisiones están bajo el control gubernamental. ENTE PÚBLICO Entidades, organismos, establecimientos, empresas, sociedades, corporaciones, unidades u otros organismos públicos de los sectores centrales o descentralizados, que pertenecen a los niveles nacional y territorial, sujetos al plan general de contabilidad pública –PGCP-, en los términos establecidos en el ámbito de aplicación.

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ENTIDAD Organización o institución compuesta por personas o recursos económicos para alcanzar determinados objetivos. EQUIPO Unidades de activo fijo, que por lo general son de carácter inmovible. Frecuentemente este término va acompañado de alguna palabra que limita la aplicación.

F FALTANTE DE CAJA Menor valor de las cantidades reales encontradas en la dependencia encargada del manejo de fondos, comparadas con aquellas que aparecen en los registros contables. FALTANTE DE INVENTARIO Menor valor de las cantidades reales; existencias materiales comprendidas en el activo, comparadas con el que aparece en los registros contables. FÉ PÚBLICA Atestación o firma de un contador público en los actos propios de su profesión que hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutos en el caso de las personas jurídicas. FONDO Partida de efectivo esperada básicamente para ser utilizada con fines específicos o determinados. FORMATO Documento impreso para anotar o insertar datos. FRAUDE Acción que revela en su autor la voluntad de perjudicar a otro o de violar ciertas prescripciones legales.

G GASTOS DE PERSONAL Erogaciones que debe hacer el Estado como contraprestaciones de los servicios que recibe, ya sea por una relación laboral o a través de contratos.

129

H

HACIENDA PÚBLICA Agrupación de las cuentas representativas de la diferencia entre el activo y el pasivo; incluye la diferencia neta entre los ingresos y los gastos causados durante el tiempo contable, el superávit por valorización de activos, el valor del patrimonio público incorporado en el superávit por activos donados. HOJAS DE TRABAJO Documento utilizado para simplificar la preparación de ciertos informes contables. Se emplea en la elaboración de registros de ajuste y cierre, en la fusión de sociedades, en la combinación de información entre principal y subalterna, etc.

I IMPUESTOS Tributo obligatorio que exige el Estado u otra autoridad a los individuos y empresas que la ley señala como contribuyentes, con el fin de financiar sus propios gastos y la provisión de bienes y servicios públicos. INFLACIÓN Fenómeno económico consistente en la subida de precios, debida a un desequilibrio entre el dinero existente y las mercancías ofrecidas. INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA- CARACTERÍSTICAS Comprenden las condiciones que debe cumplir, y las cualidades con que cuenta esta información, como elemento impredecible en procura de satisfacer necesidades específicas de los usuarios, garantizando niveles máximos de seguridad. INFORME Documento que contiene las conclusiones obtenidas al examinar los aspectos financieros, económicos y sociales del ente público. INFORME DEL TESORO Documento que revela la situación de liquidez del ente público, representada por las disponibilidades de efectivo y los derechos de cobro ciertos, frente a las obligaciones de exigibilidad inmediata. INVENTARIO Comprende los bienes corporales adquiridos a cualquier título, con la intención de ser comercializados y destinados a la transformación o consumidos en el proceso de producción o de prestaciones de servicios, en desarrollo de la actividad fundamental del ente público.

130

L

LEY Declaración de la voluntad soberana, dictada por el Congreso de la República, por medio de la cual se ordena, permite o prohíbe una cosa y que debe ser sancionada por el Presidente de La República. LIBROS DE CONTABILIDAD Documentos donde los entes públicos realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad pública, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma manual o sistematizada.

M MONTO Suma de varias partidas.

N NOTA CRÉDITO Documento que expresa un abono en la cuenta de un tercero y el concepto respectivo. NOTA DÉBITO Documento que expresa un cargo en la cuenta de un tercero y el concepto respectivo. NOTA DE CONTABILIDAD Documento interno utilizado para respaldar movimientos en la contabilidad. NORMAS TÉCNICAS DE CONTABILIDAD PÚBLICA Conceptos fundamentales que regulan la operatividad de los procesos de identificación, clasificación, registro y valoración de los hechos financieros, económicos y sociales, y disponen los criterios de revelación de la información de los entes públicos. Dentro de éstas se encuentran las relativas a los estados contables e informes complementarios, al reconocimiento, registro y valuación, y las relacionadas con los libros de contabilidad.

P PASIVO Obligaciones exigibles al ente público, derivadas de hechos pasados, y adquiridas en desarrollo de su actividad financiera, económica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios. Se clasifican en corriente o circulante y en no corriente.

131

PRECIO Cantidad de dinero que paga por una cosa en virtud de contrato o compraventa. PRODUCTO Valor de todos los bienes y servicios producidos en la economía de un país, en un periodo dado.

R RACIONAL Características de la información contable pública que se fundamenta en un racionamiento lógico con reglas uniformes y armónicamente entrelazadas, que resultan de la aplicación de convencionalismos aceptados. RAZÓN SOCIAL Nombre comercial con el que se identifica a cierta clase de sociedades. REGISTRO CONTABLE Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente publico y atiende las normas generales de causación y prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble. REVISOR FISCAL Contador público nombrado por la asamblea general de accionistas o junta de socios, encargado de vigilar el cumplimiento de las normas legales, los estatutos y decisiones de la asamblea o junta de socios y de autorizar con su firma los estados financieros de la entidad contable. RIESGO Situación en que habiendo un rango de posibilidades de resultados de una acción, no puede determinarse de antemano, cuál de ellos ocurrirá. ROTACIÓN DE CARTERA Indicador que establece el número de veces que las cuentas por cobrar giran, en promedio en un período de un año. ROTACIÓN DE INVENTARIO Razón financiera que mide la eficiencia del manejo de las existencias y que se encuentra dividiendo el costo de la mercancía vendida entre el saldo promedio de inventarios. RUBRO Titulo con el cual se designa un grupo de partidas o de cuentas.

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S SALDAR Acción de liquidar todas las actividades de crédito y débito de la misma cuenta. SECTOR PÚBLICO Segmento de la economía que incluye todos los niveles de la administración pública, excluyendo empresas y familias.

T TARJETA DE INVENTARIOS Forma contable en la que se resumen movimientos relacionados con las existencias de materiales, suministros, productos terminados, etc. TASA Prestación espontánea y no coactiva establecida por la ley a favor del Estado. TENEDURÍA DE LIBROS Actividad que tiene por objeto analizar, clasificar y registrar las operaciones del ente contable. TEORÍA CONTABLE Conjunto coherente de proposiciones conceptuales, hipotéticas y programáticas que explican y orientan la acción del contador, en la identificación, medición, y comunicación de información. TÍTULO VALOR Documento negociable necesario para legitimar los derechos en él incorporados. TRANSACCIÓN Operación que se presenta debidamente soportada y que conduce al registro contable afectando cuentas de diferente naturaleza. TRANSPARENCIA Cualidad que permite realizar los procesos y operaciones automáticamente, sin control del usuario y sin que éste se dé cuenta.

U UNIVERSALIDAD Principio de contabilidad pública en el cual, el proceso contable público comprende la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales del ente público. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA En consideración a la naturaleza de su actividad administrativa, cometido estatal, función realizada, y área territorial de operación, se agrupan en: autoridades

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económicas, organismos de control, organismos de gestión de nivel nacional, organismos de gestión de nivel territorial, organismo de representación política, organismos electorales, organismos jurisdiccionales, otros organismos que manejan o administran recursos públicos, y personas jurídicas o naturales.

V VALE DE ALMACÉN Documento interno por el cual se entregan los materiales necesarios para la fabricación, u otro tipo de bienes solicitados previamente. VALOR CONTABLE Enfoque que exige que la valorización de los activos individuales se haga según los precios que rigen ahora, y no los del costo de adquisición. VALOR EN LIBROS Diferencia entre el monto bruto de una partida o grupo de partidas de activos, según aparece en los libros de contabilidad y cualquier deducción o compensación aplicable. VALOR PRESENTE Diferencia que resulta de descontar la totalidad de los flujos futuros generados por un activo o pasivo, empleando para el efecto una tasa de descuento. VALORIZACIÓN Aumento neto del valor de los activos, determinados mediante avalúos con criterios y normas de reconocido valor técnico. VALORIZACIÓN DE ACTIVOS Diferencia entre el valor comercial y el valor en libros de activos, tales como, inversiones, propiedades, planta y equipo. VALUACIÓN Norma general de contabilidad pública que indica que los hechos financieros, económicos y sociales, deben aplicar bases de valuación apropiadas a su naturaleza, características y efectos producidos, con arreglo a métodos de reconocido valor técnico. VENTA Contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa, y la otra, a pagarla en dinero, o sea, el precio que el comprador da por la cosa vendida. VENTA DE BIENES Cuenta representativa de los ingresos del ente público, que provienen de la comercialización de bienes elaborados o producidos, o mercancías adquiridas, en desarrollo de su cometido estatal.

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VERIFICACIÓN Características de la formación contable pública que indica que debe ser susceptible de comprobaciones exhaustivas y aleatorias, internas o externas, que acreditan y confirman su procedencia y magnitud, sin prejuicio de observar las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas. VIDA ÚTIL Lapso durante el cual se espera que un activo depreciable pueda ser usado por un ente público en la presentación de servicios o producción de bienes, no obstante considerar, características o circunstancias, tales como, especificaciones de fábrica, deterioro por uso, acciones de factores naturales u obsolescencia por avance tecnológico. También se considera vida útil el número de unidades de producción u otras similares que el ente público espera obtener del activo

(Diccionario de Términos de Contabilidad Pública, 1998).

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DR. JOSÉ MANUEL AGUAS OSPINO Contador Público de la Universidad Libre de Colombia, Doctor en Alta Gerencia y Ciencias Administrativas de la Universitas Totius Mundi de New York, experto Asset Forfeiture and Financial Investigation del United States Department of Justice de los Estados Unidos, especialista en Prevención y detección de delitos Económicos y financieros Universidad Externado de Colombia. Catedrático de las Universidades Libre de Colombia, La Gran Colombia, Externado, Fundación Universitaria San Martin, Universidad Cooperativa, Escuela de Criminalística y Ciencias Forenses. Asesor, consultor, investigador y conferencista en temas sobre Prevención y detección del lavado de activos –caso colombiano, contaduría y auditoria forense, enriquecimiento ilícito, el contador público como perito auxiliar de la justicia, análisis de ingresos oscuros como herramienta de la auditoria y contaduría forense. Coordinador del grupo de investigaciones económicas y financieras del cuerpo técnico de investigaciones de la Fiscalía General de Nación, Revisor fiscal y Auditor externo de empresas nacionales y multinacionales. Escritos: Academia de peritos forenses e investigación criminal “los delitos económicos y financieros desde la óptica de la auditoria forense”. Conferencia Internacional “la investigación del lavado de activos en Colombia”. Revista universidad de la Amazonia “la contabilidad forense”.

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