ABASTECIMIENTO_noPW

UNIVERSIDAD PRIVADA JOSE CARLOS MARIATEGUI

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I 19

LECCION 03

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

1. ANTECEDENTES.

El sistema de abastecimiento fue instituido por Decreto Ley No. 22056 y tuvo su Órgano Rector en la Dirección Nacional de abastecimientos del ex – Instituto Nacional de Administración Pública – INAP, organismo que fue declarado en disolución por mandato de Ley No 26507.

Hasta el 29 de Septiembre de 1998, el Sistema de Abastecimiento estaba normado por el “Reglamento Único para el Suministro de Bienes y prestación de Servicios No Personales para el Sector Público” RUA, aprobado por Decreto Supremo No. 065-85-PCM el “Reglamento Único de Licitaciones y Contratos de Obras Públicas” - RULCOP aprobado por decreto supremo No 034-80 VG y el Reglamento de Actividades de Consultoría REGAC, dispositivos legales que son derogados por la Ley No 26850- Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que entra en vigencia a partir del 29 de septiembre de 1998.

Mediante Leyes Nros.27070, 27148 y 27330 se efectuaron modificaciones a la Ley No. 26850, lo cual hizo necesaria la promulgación del Decreto Supremo No.012-2001-PCM que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del estado y del Decreto Supremo No. 013-2001-PCM que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y adquisiciones del Estado; dispositivos legales que entran en vigencia a partir del 15 de marzo del 2001.

2. INTRODUCCIÓN.

El Sistema de Abastecimientos comprende los procesos técnicos de programación, Observación, recepción, Ingreso, Almacenamiento y Distribución.

El Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y adquisiciones del Estado y su Reglamento Aprobado por Decreto Supremo No. 013-2001.PCM se suscriben solo a los procesos técnicos de Programación (Plan anual de Adquisiciones) y de Obtención (Procesos de Selección) desarrollándose los demás procesos de acuerdo a las normas emitidas por el ex - INAP y a directivas internas institucionales.

3. GESTIÓN DE ABASTECIMIENTOS.

• La información del abastecimiento de origina y emplea en todos los procesos técnicos, tanto por el órgano responsable de esta función como por cualquier dependencia de una entidad pública que necesita bienes y servicios a la cual se le denomina usuario.

• La información de abastecimiento de procesa, básicamente mediante los procesos técnicos de catalogación, programación, registro de proveedores y de registro y control.



• Es objeto de actualización y utilización o empleo, la información contenida en los instrumentos, también llamados documentos de gestión administrativa para el Abastecimiento; entre otros los siguientes:

X Cuadro de Necesidades de Bienes o Servicios.

X Presupuesto Valorado de Bienes o de Servicios.

X Plan de Obtención

X Cuadro de adquisición

X Cuadro de Suministro

X Formulación de Estadística del Almacenamiento

X Ficha de descripción del bien

X Catálogo de bienes o de servicios

X Listados de proveedores idóneos

X Formulario de evaluación de proveedores

X Informe estadístico del abastecimiento

X Cuadro de orientación de previsión y distribución.

X Informes de verificación periódica sobre estado y utilización.

• El órgano de abastecimiento adecuará, cuando sea necesario, los aspectos que sobre el particular contengan las normas técnicas vigentes o las formularán cuando no existan. Dicha normatividad institucional contendrá plazos, situaciones en que procede, procedimientos y responsabilidades, para actualización y utilización de la información del Abastecimiento.

• La Dirección General de Administración o quien hace sus veces. Coordinará para que en los campos de su respectiva competencia, provean permanentemente de la información actualizada al Órgano de abastecimiento, principalmente lo siguiente:

X Planificación especialmente sobre orientaciones de política, prioridades, estado de objetivos, metas y/o proyectos, etc.

X Presupuesto, especialmente en relación a montos asignados, montos de partida, partidas críticas, limitaciones y transferencias, etc.

X Realización, especialmente respecto de la estructura organizativa, planes de acción, atribuciones, procedimientos y nuevas funciones etc.

• El órgano de abastecimiento instruirá periódicamente a los órganos o personas que sea necesario, empleando los medios disponibles, acerca de la interpretación y empleo de los instrumentos que proporciona información.

(Norma General de Abastecimiento SA.03 aprobada por Resolución jefatural No 118-80-INAP/DNA)



4. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones y procedimientos orientados al flujo racional, dotación o suministros, empleo y conservación de medios materiales; así como aquellas acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la Administración Pública.

5. AREA DE ABASTECIMIENTOS Y/O BIENES.

Se conceptúa como uno de los sistemas auxiliares en cualquier tipo de organización que tiene por finalidad proveer de todas las necesidades de bienes y servicios que requiere la organización para su normal desempeño o desenvolvimiento, siguiendo un orden lógico o metodología establecida.

6. AMBITO DE APLICACIÓN.

El sistema de abastecimiento en la administración pública es de aplicación a:

Bienes Materiales.- Constituidos por elementos materiales individualizables, mesurables, intercambiables, útiles y necesarios para el desarrollo de procesos productivos.

Servicios No Personales.-Constituidos por el trabajo, acción o efecto realizado por personas naturales o jurídicas, mediante la combinación de medios materiales económicos y potencial humano para satisfacer las necesidades de una organización social, conservar sus recursos o mantener las condiciones de operación. Cuando los servicios son externos y no tienen vinculo laboral con la entidad, se denomina “o Personales.”

El Sistema de Abastecimiento en concordancia a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado por la Ley Nro. 26850 del 30-07-97, sus modificatorias leyes Nros. 27070, 27148 y 27330, así como su reglamento de la ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nro. 039-98-PCM del 26-09-98, establecen que las entidades del Sector Publico deben observar su fiel cumplimiento en los procesos de contrataciones y adquisiciones de bienes, servicios u obras; así mismo regula las obligaciones y derechos que se derivan de los mismos.

Dichos procesos comprenden la compra y suministro de bienes, el arrendamiento, la contratación para la ejecución de obras y la contratación de servicios de toda naturaleza y de consultoría.

7. MARCO JURIDICO

a. D.L. Nro. 22056 crea el Sistema de Abastecimiento a partir del 1ro. De Enero de 1978.

b. R.J. Nro. 015-80-INAP/DNA, que aprueba la Directiva Nro. 01-80-INAP/DNA,”Normas para Catalogación de Bienes”

c. D.S. 025.78.VC, normas Sobre Patrimonios Fiscal.

d. R.J. Nro. 118-80-INAP/DNA, del 25 de Julio de 1980 que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento.

e. R.J. Nro.335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Publico Nacional.



f. D.L. Nro. 25556, Ley Nro. 25738 y D.S. Nro. 005-92-PRES de creación y funcionamiento de la Superintendencia de Bienes Nacionales, encargada de la Administración, control y fiscalización de los bienes muebles e inmuebles del estado.

g. Resolución Nro. 090-95-SBN, normas referidas al procedimiento de registro y control de bienes inmuebles de propiedad del Estado.

h. Resolución de Superintendencia Nro. 158-97/SBN “ Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”

i. Decreto Supremo Nro. 012-2001-PCM Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y sus modificatorias.

j. D.S. Nro.039-98-PCM, que aprueba el reglamento de la Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado.

k. Ley Nro. 26572 “Ley General de Arbitraje”

l. Normas de Control Interno para el Área de Abastecimiento y Activos Fijos aprobadas por Resolución de Contraloría Nro. 072.98.CG.

8. GESTION LOGISTICA.

La Logística comprende en la planificación, organización y control del flujo de materiales, desde el proveedor hasta el cliente usuario final, incluyendo el abastecimiento, la transferencia interna de materiales y la distribución física de los productos.

9. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

Cada entidad elaborara un Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Dicho plan debe prever el tipo de bienes y servicios que se requerirá durante el ejercicio presupuestal y el monto de presupuesto requerido.

Se aprueba dentro de los 30 días naturales de aprobado el Presupuesto Institucional por el Titular del Pliego o la máxima autoridad administrativa. Se publica la resolución en Diario Oficial El Peruano de los 10 días hábiles de su aprobación y se remite al CONSUCODE.

10. PRINCIPIOS QUE RIGEN LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO.

a. PRINCIPIO DE MORALIDAD, Honradez, veracidad, intangibilidad, equidad, justicia y probidad.

b. PRINCIPIO DE LIBRE COMPETENCIA.- No regulaciones que la limitan o impidan.

c. PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD.-Criterios objetivos.

d. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA, Accesibilidad a los postores a las calificaciones.

e. PRINCIPIO DE ECONOMIA, Austeridad.



f. PRINCIPIO DE VIGENCIA TECNOLOGICA, Empleo en la definición de la especificación técnica de conocimientos técnicos, idóneos y actualizados.

g. PRINCIPIO DE TRATO JUSTO F. IGUALITARIO.- Igualdad de oportunidades.

11. FINALIDAD DE LOS PRINCIPIOS: Que los bienes y servicios que adquieran la entidad sean de:

a. Calidad requerida.

b. Oportunidad. tanto en cantidad así como en el plazo.

c. Precios o costos adecuados.

12. PROCESO DE SELECCIÓN

A. LA LICITACIÓN PÚBLlCA.- Se convoca para la adquisición de bienes y

suministros de bienes y para la contratación de obras dentro de los márgenes que establece la Ley Anual del Presupuesto. Puede ser nacional; o internacional.

B. EL CONCURSO PÚBLICO.- Se convoca para la contratación de servicios en general, de servicios de consultoría y de arrendamiento de bienes, dentro de los márgenes que establecidos por la Ley Anual del Presupuesto. Puede ser Nacional o Internacional.

C. LA ADJUDICACIÓN DIRECTA.- Se convoca para la adquisición y suministro o arrendamiento de bienes, contratación de servicios en general, servicios de consultoría, de ejecución de obras, conforme a los márgenes que establecidos en la Ley Anual del Presupuesto. Puede ser:

a. Adjudicación Directa Publica cuando el monto de la adquisición o contratación es mayor al cincuenta por ciento (50%) del límite máximo establecido para la Adjudicación Directa.

b. Adjudicación Directa Selectiva cuando el monto de la adquisición o contratación es igual o menor al cincuenta por ciento (50%) del limite máximo establecido para la adjudicación Directa en la Ley Anual de Presupuesto .También se usa este proceso cuando una Licitación o Concurso Publico ha sido declarado desierto en dos oportunidades.

Las adjudicaciones Directas o Selectivas se hacen por invitación y requiere convocar a por lo menos tres postores; serán notificadas a la Comisión de Promoción de la Pequeña y Microempresa – PROMPYME.



D. LA ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA.-

a. Montos que sean inferiores a la décima parte del limite mínimo establecido por la Ley Anual del presupuesto para las licitaciones Publicas o Concursos Públicos, según corresponda.

b. Exoneraciones señaladas en el articulo 19de la LEY.

c. Los supuestos a que se refieren los literales b) de los incisos 1) y 2) del Articulo 32 de la Ley , y

d. La contratación de expertos independientes para que asesoren a los Comités Especiales o los integren.

13. EXCEPCIONES EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN.

a. Entre entidades del Estado, para el caso de obras.

b. Servicios Públicos sujetos a tarifas únicas.

c. Situación de emergencia declaradas de conformidad con la Ley.

d. Carácter de secreto militar o de orden interno.

e. Misiones del servicio Exterior.

f. Declaratorias desiertas de procesos de selección en dos oportunidades.

g. Empresas dedicadas a la producción de bienes.

14. SANCIONES

A. A LOS SERVIDORES Y FUNCIONARIOS PUBLICOS

En caso de incumplimiento de las disposiciones legales vigentes y de acuerdo a la gravedad, se aplicaran las siguientes sanciones.

• Amonestación escrita.

• Suspensión sin goce de remuneraciones de 30 a 90 días.

• Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por 12 meses

• Destitución.

B. A LOS CONTRATISTAS.

EL Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, impondrá las siguientes sanciones:

• Inhabilitación Temporal.- Consiste en la privación por un periodo determinado del ejercicio de los derechos de participar en los procesos de selección.

• Inhabilitación.-Consiste en la privación permanente del ejercicio de los derechos del contratista de participar en los procesos de selección.

• Económicas.- Son aquellas que resultan de la ejecución de las garantías otorgadas a la presentación de recursos de revisión que son declarados infundados o improcedentes por el Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.



15. CONTABILIZACION DE MATERIALES Y DE ACTIVOS FIJOS.-

El objeto de la metodología contable en el Área de Bienes, es el de vincular las labores de abastecimiento con las de registración contable, a fin de obtener el control de los bienes muebles de una entidad del Sector Publico, estableciendo un sistema de contabilidad de activos fijos y de inventarios permanentes del patrimonio del estado.

La contabilización de los materiales y de activos fijos se realiza en base a los documentos fuente del área, y son:

• Orden de compra – Guía de Internamiento

• Nota de entrada al Almacén

• Pedido Orden de despacho.

16. INFORME DE MOVIMEINTO DEL AREA DE BIENES

Los documentos fuente antes señalados, son los documentos de naturaleza contable y tiene por finalidad resumir el movimiento de las operaciones de entradas y salidas de bienes muebles realizadas en el almacén, y servir de elemento de información para la integración contable.

17. VALUACION DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO.

El valor mínimo de un bien material para ser considerado como activo fijo es de un octavo (1/8) de la U.I.T. vigente al momento de la adquisición u obtención, debiendo aplicarse para el establecimiento de esta cifra los siguientes criterios.

Unidad.-Cuando el bien constituye un todo indivisible, y

Conjunto.- Cuando el bien es un todo formado de partes concordantes equivalentes a juego, equipo o numero de unidades que la entidad estime conveniente calificar.

Para la determinación de un bien como activo fijo, se deberá tener en cuenta los siguientes factores concurrentes:

• Que su vida útil sea mayor de un año

• Que sea destinado para uso y propiedad de la entidad.

• Que su valor monetario sea mayor de (1/8) de la U.I.T. vigente a la fecha de su adquisición.

• Que este sujeto a depreciación (desgaste), excepto los terrenos.

X Amortización intangible

X Depreciación activo fijo o físicos

X Agotamiento animales y vegetales



18. METODO Y PORCENTAJE DE DEPREDACION

Método.- Las entidades responsables a efectuar la depreciación de los bienes del activo fijo, utilizaran el método delinea recta.

Porcentajes.- Los porcentajes anuales de depreciación serán las siguientes:

X Edificios 3%

X Infraestructura Publica 3%

X Maquinaria, Equipo y otras Unidades

para la Producción 10%

X Equipo de Transportes 25%

X Muebles y Enseres 10%

X Muebles y Enseres (equipos de computo) 25%

19. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Mediante el D.S. Nro. 039-98-PCM se aprueba el Reglamento de Ley de Adquisiciones y Contrataciones deL Estado, el mismo que en su primera disposición final establece la derogatoria de las siguientes Normas Generales: SA.01 Aplicación de Criterios de Eficiencia y Eficacia, SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento, SA.03 Actualización y Utilización de Información para el Abastecimiento y SA.04 Unidad en las Adquisiciones de Bienes y Servicios.

En consecuencia, queda en vigencia las siguientes Normas Generales del Sistema de Abastecimiento:

SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FISICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES

Todos lo bienes adquiridos ingresaran físicamente a la entidad por el Almacén del órgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal esa u otras dependencias, aplicaran principios y procedimientos similares.

CONCEPTO.

El almacenamiento es un poco técnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física acondicionada en ese fin.

La custodia temporal se inicia con la adquisición y la recuperación de bienes las cuales se realizan en formas y modalidades diversas.



El ingreso físico es un acto de incorporación a la entidad, pasando desde afuera de ella hacia adentro a través de un lugar previamente establecido. El ingreso es un acto formal que origina acciones admistrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables, mesurables. Intercambiables y útiles.

Hay ciertas técnicas propias del ingreso físico y custodia temporal de bienes, las cuales nesecitan ser precisadas y asignadas a ciertas áreas funcionales, recogiendo las peculiaridades de cada entidad.

La unidad en el ingreso físico y custodia temporal garantiza acciones racionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable de “Unidad de Almacén”

SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO

En toda prevención, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de bienes y servicios, se aplicaran los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta del órgano de Abastecimiento.

CONCEPTO

Se entiende por austeridad del Abastecimiento : La equilibrada estimación de necesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad pública y a su adecuada combinación para obtener mas y mejores resultados (productos materiales y servicios públicos), en beneficio de la colectividad en general.

La austeridad es condición básica del abastecimiento y su aplicación corresponde a todos los órganos de una entidad.

Corresponde al órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atributaciones y funciones, estudiar. Adecuar y/o proponer a la Alta Dirección de la entidad los criterios u orientaciones para aplicación de medidas de austeridad, referidas tanto a bienes como a servicios. Estos criterios serán recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a los órganos de la línea de la entidad.

SA. 07VERIFICACION DEL ESTADO Y UTILIZACION DE BIENES Y SERVICIOS

Las entidades Públicas formularan y aplicaran normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.



CONCEPTO

La verificación es u acto de constatación física que realiza personas en representación de la entidad. Al sistema de Abastecimiento le corresponde la constatación, en referencia a las unidades físicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios.

La verificaron constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarias.

Básicamente la verificación se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real de bien o de servicio (visto como acción o resultado); estado para apreciar el grado de conservación deterioró del bien así como el resultado del servicio; y condiciones de utilización, para constatar en que se emplea, lugar. Habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en el beneficio de la organización en su conjunto (con fines oficiales)

Contabilización del Área de Bienes

1. Cuando se atiende la Orden de Compra por materiales de limpieza.

21 SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO XXXX XX

211 Materiales de consumo

211.02 Materiales de Limpieza

á 42 CUENTAS POR PAGAR XXXX XX

421 Bienes

2. Por la salida de los almacenes de materiales de Escritorio para el consumo

60 GASTOS DE OPERACIÓN

601 Materiales de Consumo

601.01 Mat. De Oficina y Escrit.

á 21 SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO XXXX.XX

211 Materiales de consumo

211.01 Mat. De <oficina y Escrit. 20. CUADRO DE NECESIDADES

Tiene por finalidad hacer conocer ordenadamente las necesidades de bienes o servicios de las distintas dependencias de una entidad, información que influye en forma ascendente y se consolida sucesivamente en cada dependencia de nivel inmediato superior, hasta la Jefatura del Programa Presupuestal. Sirve de base para



que la Oficina de Abastecimiento formule el Presupuesto Valorado de Bienes y el de Servicios de la entidad.

El formato ha utilizar ha sido diseñado de acuerdo a la directiva pertinente del INAP (SA.PRO-01), concordante con las formas del ITINTEC(A-4) y su llenado se hace como sigue:

ENCABEZAMIENTO:

• Nombre de la entidad.- el que corresponda a la entidad u organismo público al que pertenece la dependencia que llénale formato.

• De.- indica si corresponde a Bienes o Servicios. • Pagina N°.- el que en forma correlativa, dentro de cada ejercicio presupuestal,

corresponda a cada formato, empezando por el 0001. • Programa.- el código que presupuestalmente corresponde a cada dependencia

que en cada entidad constituya un Programa. • Unidad orgánica.- La denominación de la unidad orgánica u Oficina de cada

Programa Presupuestal a la que corresponda el formato. • Cantidad de personas.- El numero de trabajadores sin excepción que laboran

en la unidad orgánica u Oficina a la que corresponda el formato y que van a utilizar en un determinado momento los bienes y servicios de éste descritos.

• Grupo genérico.- consignar el código que de acuerdo al Catalogo de Bienes,

corresponda a los bienes y servicios que se describan en el formato. • Denominación.- indica el nombre del grupo genérico de los bienes o servicios a

que corresponda el código señalado precedentemente.

CUERPO:

• Código.- indica el código completo de acuerdo al Catalogo de Bienes que corresponda a cada bien o servicio que esta describiendo en el formato. Precisar si es bien o servicio, los dígitos del grupo genérico, los dígitos de cada clase, los dígitos que ordenada y alfabéticamente correspondan al bien o servicio descrito, asi como los que señale la sub-clase, tipo, tamaño, peso; etc., de ser necesario y de haber llegado en la entidad hasta esos niveles de codificación.

• Denominación.- detalla el nombre completo con el que comúnmente se conoce a

los bienes o servicios descritos en el formato, el cual debe concordar con el de los dígitos señalados en el “código”

• Unidad de medida.- termino utilizado para contar, medir, pesar, etc., cada uno de

los bienes o servicios descritos en el formato.



• Necesidades 19.-determina de a cuerdo a las metas y objetivos fijados, en que trimestre de año se va a requerir los bienes o servicios solicitados, asi como en que cantidad por cada trimestre.

• Total necesidades.- indica la cantidad total de cada uno de los bienes o servicios

requeridos para el año, sumando la cantidad trimestral. • Valores

1. Unitario.- el que unitariamente corresponda a cada bien o servicio requerido

por todo el año. 2. Total.- el producto resultante de multiplicar la cantidad de “total de

necesidades” por el “valor unitario”

• Observaciones.- para consignar cualquier información adicional o complementaria relacionada con el asunto, no incluida en el formato.

BASE:

• Lugar y fecha.- Localidad de ubicación geográfica de la dependencia y fecha en la que se esta llenado el formato.

• Aprobación.- Nombres y apellidos completos y cargo del Jefe de dependencia a la que pertenece el formato. DISTRIBUCIÓN: SE LLENA EN ORIGINAL Y EN DOS COPIAS: • El original para la Oficina de Abastecimiento. • La primera copias para la Oficina de Planificación y Presupuesto. • La segunda copia para el archivo de la Oficina interesada.

21. CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS

Sirve para trasladar y consolidar la información que sobre la respectiva Solicitud de cotización o Presupuesta recibida de la Entidad , ha proporcionado cada uno de los proveedores a los cuales se remitió esta , a efecto de comparar la calidad , especificaciones , precios , fecha de entrega de los bienes , etc y decidir en base a ellos , el otorgamiento de la buena pro .

El formato a utilizar esta diseñado de acuerdo a las directivas pertinentes ( abast. 7 ), concordantes con las del ITINTEC y se llena como sigue :

Encabezamiento :

• Nombre de la Entidad .- El que corresponda a la entidad u organismo publico al

que pertenezca la dependencia que esta llenando el formato. • Nª .-El que en orden correlativo ,para cada ejercicio presupuestal, corresponda al

formato que se esta llenando . • Dependencia .- El de la oficina de abastecimiento encargada de adquisición / del

Comité de Adjudicación / o de la dependencia solicitante .



• Nº y Fecha .-El que en orden correlativo corresponda al formato , así como el día ,

mes y año en el q se esta llenando el formato. • Solicitud de Cotización Nº - el que corresponda a la solicitud cuya información

va a ser comparada con la presentada por los postores a los cuales les fue enviada por la entidad .

• Referencia del cotizante :

1. Nombre o razón social .- El que corresponda a cada uno de los proveedores

que han dado respuesta a la solicitud enviada por la entidad , el cual aparecerá en las columnas correspondientes del formato.

2. Representante .- El de la persona autorizada por los proveedores para que los representantes en el acto convocado por la entidad .

3. Fecha de entrega ofrecida .- La que señale cada uno de los proveedores

intervinientes en el acto , para entregar los bienes o servicios materia de adquisición .

Cuerpo :

• Nº de orden – numeración sucesiva de los renglones del formato. • Descripción .- Nombre común de los bienes o servicios cotizados . • Cantidad -. La cantidad de bienes o servicios cotizados por cada proveedor . • Unidad de medida .- Termino utilizado para contar , medir , pesar , etc , los

bienes o servicios a adquirir . • Precios netos :

1. Unitario.- El de cada bien o servicio ofertado por cada proveedor interviniente .

2. Total .- el que resulte de multiplicar “cantidad” por el precio “unitario” de cada bien o servicio ofertado.

DISTRIBUCIÓN.- ESTE FORMATO SERÁ LLENADO EN ORIGINAL Y LAS COPIAS QUE FUEREN NECESARIAS .

De existir información complementaria o adicional a la solicitada , proporcionada por cada proveedor interviniente , esta también podrá ser comparada por el funcionario competente.

22. SOLICITUD DE COTIZACIÓN

Sirve para solicitar en cumplimiento a lo dispuesto en el art.4.5.3 del RUA, a tres o mas proveedores inscritos en el respectivo registro de proveedores institucional, la cotización de los bs o servicios por adquirir para que el funcionario u órgano competente de esta, pueda contar con elementos del juicio documentados y establecer sin dilación la comparación de precios, calidad, especificaciones, plazo de



entrega y otras consideraciones especiales como costo del flete, seguro mantenimiento, repuestos, etc de ser el caso que resulten, mas convenientes al interés fiscal.

El formato también ha sido diseñado de acuerdo a las directivas pertinentes y se llena como sigue: ENCABEZAMIENTO: Nombre de la entidad .- El que corresponda a la entidad u organismo publico al que pertenece la dependencia que llena el formato. Nº y fecha .- El que en orden correlativo, dentro de cada ejercicio presupuestal, corresponda al formato que se esta llenando, así como el día, mes, año en el que se realiza dicha acción. Referencia.- Consignar el numero y fecha del presupuesto valorado, cuadro de obtención o cuadro de adjudicación en el que se basa o sustenta la adquisición a realizar. Señor .- Indicar el nombre completo o razón social del proveedor al cual se dirige la solicitud. Dirección.- La que corresponda al proveedor o razón social al cual va dirigida la solicitud, número telefónico, etc..datos previamente verificados por la oficina de abastecimiento. Sirva (n) se cotizarnos…-Indica claramente la dirección de dependencia institucional que recepcionara los bienes o servicios a adquirir. CUERPO: Cantidad.- Precisar la cantidad de bienes o servicios requeridos. Unidad de medida.- Termino utilizado para contar, medir, pesar, etc., lo que se va adquirir.

Precios:

1. Unitario.- El cual será llenado por el proveedor con las precisiones que el caso

requiera (si es valor total o neto, si incluye impuesto o no, si incluye flete, seguro, etc.).

2. Total.- Para ser llenado por el proveedor de acuerdo a la cantidad solicitada por la

entidad y su correspondiente precio unitario.

Base:

Plazo de entrega.- Para que la entidad indique en que plazo el proveedor debe devolver la Solicitud de Cotización debidamente llenada o no, según sea atendida o no por este proveedor también puede aquí en cuantos días puede entregar los bienes o servicios que le adquiera la entidad.



Fecha.- La llenara el proveedor y corresponderá al día, mes y año en la que devolviendo la Solicitud a la entidad. Firma del jefe de abastecimiento.-Para consignar antes de remitir la Solicitud al proveedor, el nombre y apellidos completos de este funcionario, su firma y colocar el respectivo sello de post-firma. Firma del proveedor.- Para que este consigne su nombre y apellidos y firma, antes de devolver la solicitud a la entidad. Distribución.- Se llenara en original y tantas copias como fueren necesarias. - el original para el archivo de la oficina de abastecimiento. - copia para cada uno de los proveedores a los que individualmente se les requiera la

información pertinente de lo que quiere adquirir la entidad.

23. CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS

Sirve para trasladar y consolidar la información que sobre la respectiva Solicitud de cotización o Presupuesta recibida de la Entidad , ha proporcionado cada uno de los proveedores a los cuales se remitió esta , a efecto de comparar la calidad , especificaciones , precios , fecha de entrega de los bienes , etc y decidir en base a ellos , el otorgamiento de la buena pro .

El formato a utilizar esta diseñado de acuerdo a las directivas pertinentes ( abast. 7 ), concordantes con las del ITINTEC y se llena como sigue :

Encabezamiento :

• Nombre de la Entidad .- El que corresponda a la entidad u organismo publico al

que pertenezca la dependencia que esta llenando el formato. • Nª .-El que en orden correlativo ,para cada ejercicio presupuestal, corresponda al

formato que se esta llenando . • Dependencia .- El de la oficina de abastecimiento encargada de adquisición / del

Comité de Adjudicación / o de la dependencia solicitante . • Nº y Fecha .-El que en orden correlativo corresponda al formato , así como el día ,

mes y año en el q se esta llenando el formato. • Solicitud de Cotización Nº - el que corresponda a la solicitud cuya información

va a ser comparada con la presentada por los postores a los cuales les fue enviada por la entidad .

• Referencia del cotizante :

1. Nombre o razón social .- El que corresponda a cada uno de los proveedores que han dado respuesta a la solicitud enviada por la entidad , el cual aparecerá en las columnas correspondientes del formato.

2. Representante .- El de la persona autorizada por los proveedores para que los representantes en el acto convocado por la entidad .



3. Fecha de entrega ofrecida .- La que señale cada uno de los proveedores intervinientes en el acto , para entregar los bienes o servicios materia de adquisición .

Cuerpo :

• Nº de orden – numeración sucesiva de los renglones del formato. • Descripción .- Nombre común de los bienes o servicios cotizados . • Cantidad -. La cantidad de bienes o servicios cotizados por cada proveedor . • Unidad de medida .- Termino utilizado para contar , medir , pesar , etc , los

bienes o servicios a adquirir . • Precios netos :

1. Unitario .- El de cada bien o servicio ofertado por cada proveedor interviniente .

2. Total .- el que resulte de multiplicar “cantidad” por el precio “unitario” de cada bien o servicio ofertado.

DISTRIBUCIÓN.- ESTE FORMATO SERÁ LLENADO EN ORIGINAL Y LAS COPIAS QUE FUEREN NECESARIAS .

De existir información complementaria o adicional a la solicitada , proporcionada por

cada proveedor interviniente , esta también podrá ser comparada por el funcionario

competente.

24. ACTA DE OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO

Esta sirve para consignar o registrar por escrito el resultado del proceso de comparación de las propuestas presentadas por los proveedores para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por la entidad.

El formato también ha sido diseñado de acuerdo a las directivas pertinentes y se llena como sigue:

Cuerpo:

• Número de orden.- El que corresponda al documento que se está llenando. • Proveedor.- El nombre o razón social del proveedor que ha obtenido la buena pró

en base a las mejores condiciones presentadas a la entidad para el suministro de os bienes o la prestación de los servicios requeridos por ésta.

• Neto cotizado.- consignar el valor neto total indicado en el anverso del formato.

• Justificación- El funcionario u órgano competente de la entidad debe hacer una

breve pero consistente explicación de la o las razones por las cuales se decidió



otorgar la buena pró al o postores favorecidos para la provisión total o parcial de los bienes o servicios requeridos.

• Observaciones.- Para anotar datos que complementen o sustenten lo indicado en “justificación”, como competencia, experiencia, calidad, traslado sin costo para la entidad, seguro, mantenimiento, etc.

Base:

• Lugar y fecha.- La de la localidad de ubicación de la dependencia a la que pertenece el funcionario u órgano que suscribe el formato, así como el día, mes y año de tal acción.

• Firmas.- el nombre y apellidos completos y cargo del funcionamiento que han intervenido en el acto de comparación repropuestas y otorgamiento de la buena pró.

• DISTRIBUCIÓN.- SE LLENA EN ORIGINAL Y UNA COPIA:

1. El original para el archivo de la Oficina de abastecimiento. 2. La copia para el Comité de adjudicación de la entidad.

Entidad Convocante:

• Nombre, razón social o denominación de la Entidad convocante.- Indicar el nombre completo de la Entidad convocante, según consta en el registro Único de Contribuyentes (RUC) de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria - SUNAT.

• RUC de la Entidad Convocante.- Indicar el Registro Único de Contribuyentes

(RUC) según los registros de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria – SUNAT.

Datos del Proceso:

• Número del proceso.- Tal como se publicó en el aviso de la convocatoria. • Objeto del Proceso.- Indicar según el tipo del objeto: bienes, suministro, obras,

consultoría de obras, servicios de consultaría, servicios, en general, arrendamientos, seguros.

• Descripción del Objeto.- Deberá consignar la descripción básica de los bienes,

servicios u obras a adquirir o contratar.

Datos del Postor ganador de la buena Pró:

• Nombre / razón Social del Postor ganador.- Indicar el nombre o razón social completo del postor ganador de la Buena Pró según consta en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) de la Superintendencia Nacional de Administración tributaria – SUNAT. En el caso de procesos según relación de ítem se consignará



el nombre o razón social del postor ganador de la Buena Pró por ítem adjudicados.

• Domicilio del Postor ganador.- Se debe indicar el domicilio del postor ganador del proceso o de los ganadores de cada ítem, según corresponda.

• RUC del postor ganador.- Indicar el Registro Único de Contribuyentes (RUC) del

postor ganador o del ganador de cada ítem, según corresponda.

Datos del Objeto del Proceso:

• Ítems Adjudicados.- Consignar los ítems adjudicados. • Bienes o servicios nacionales.- En los procesos regulares y en los convocados

según la relación de ítems deberá precisarse si se aplicó al ganador de la buena pro el beneficio de la Ley N° 27633.

• Monto Adjudicado.- Deberá precisarse el monto exacto de la propuesta

ganadora de la buena pro. En el caso de procesos según relación de ítems, se consignará el monto de cada ítem y el total adjudicado por cada postor.

• Ítems declarados Desiertos.- En el caso de procesos según relación de ítems se

consignará los ítems que fueron declarados desiertos.

25. ORDEN DE COMPRA

Sirve para formalizar entre la entidad y el o proveedores favorecidos con la buena pro, que figuran en la respectiva acta de otorgamiento, en base a la decisión tomada por el jefe de la oficina de abastecimiento o por el respectivo órgano competente de la entidad, el compromiso de compra de los bienes o servicios requeridos por esta.

El formato a utilizar esta diseñado de acuerdo a las directivas pertinentes, y se llena como sigue.

A ENCABEZAMIENTO

• Nombre de la entidad.-El que corresponda a la entidad u organismo publico al que pertenezca la dependencia que esta llenando el formato.

• Nº.-El que en orden correlativo corresponda dentro de cada ejercicio

presupuestal, a cada uno de los formatos que se están llenando (se coloca el Nº de documento, un guión (-) y los dos últimos dígitos del año fiscal presente).

• Fecha de emisión.-La del día, mes y año en la que se llena el formato. • Almacén.-El código de almacén institucional, de haber mas de uno, en el cual

deberán ser entregados los bienes que se están adquiriendo.

• Señor (es).-El nombre o razón social del proveedor que obtuvo la buena pro.



• Dirección.-La que corresponda al proveedor que proporcionara los bienes o servicios requeridos por la entidad.

• Código del proveedor.-Consignar el que pudiera corresponder a este, de

acuerdo al respectivo Registro de Proveedores de la entidad. • Le agradeceremos…-Indicar claramente la dirección completa y teléfono del

Almacén institucional en el cual el proveedor seleccionado entregara conforme los bienes adquiridos.

• Referencia.-Se hará mención a los documentos que sustentan el giro de la

Orden de Compra, como: Solicitud de Cotización Nº, Cuadro Comparativo Nº, Acta de Otorgamiento Nº, etc.

• Facturar a nombre de.-Indicar claramente el nombre de la dependencia de la

entidad a la cual el proveedor extenderá la respectiva factura, de ser el caso.

CUERPO:

• Ítem Nº.-El que correlativamente corresponda a los bienes o servicios que se van a describir en el formato.

• Código.-El que corresponda de acuerdo al Catalogo de Bienes, a cada bien o

servicio materia de adquisición. • Cantidad.-La cantidad de cada uno de ellos que se va a adquirir a cada

proveedor. • Unidad de medida.-Termino utilizado para contar, medir, pesar,,etc.,los

bienes a adquirir. • Descripción.-Precisar el nombre mas usual de cada uno de los bienes o

servicios materia de adquisición, concordándolo con el consignado en los documentos precedentes.

• Valor: • Unitario.-El que hubiere cotizado el respectivo proveedor al que se ha

otorgado la buena pro. • Total.-El que resulte de multiplicar el dato de “cantidad” por el de “unitario”.

BASE: • Autorización de la compra.-Consignar el nombre y apellidos completos y

cargo, colocando el respectivo sello de post-firma, tanto del Jefe de Adquisiciones como el Jefe de Abastecimiento de la entidad.

• Afectación presupuestal: • Fuente de Financiamiento…-La que corresponda en cada caso, de acuerdo

a la entidad y ejercicio presupuestal.



• Distribución contable.-El que corresponda a la Cuenta de Mayor a afectarse con la adquisición, de acuerdo al Plan Contable vigente.

• Recibí conforme.-Para que el Jefe de Almacén institucional consigne su

nombre y apellidos completos y firme, de encontrar “conforme” lo que esta entregando el proveedor, colocando su sello de post-firma y consigne además el día, mes y año de la realización de dicho acto.

• DISTRIBUCIÓN.-EL FORMATO SE LLENARA EN ORIGINAL Y TRES

COPIAS: 1. El original para remitir al proveedor que obtuvo la buena pro. 2. La primera copia para enviar al Almacén institucional, el que al recibir

“conforme” los bienes que entregue el proveedor, canjeara esta por el original que oportunamente le fuere remitido por la entidad, a fin de hacer los cargos y descargos correspondientes en las Tarjetas de Control Visible de Almacén y luego darle el tramite pertinente relacionado con su registro en el Kardex y posterior contabilización de acuerdo a normas.

3. La copia entregada al proveedor por el Jefe de Almacén, servirá para que

este tramite el respectivo pago del valor de los bienes entregados a la entidad, ante la oficina de tesorería.

4. La segunda copia se enviara para el archivo de Almacén institucional. 5. la tercera copia se remitirá para el archivo de la Oficina de Abastecimiento.

26. ORDEN DE SERVICIO

Formato que pese a su importancia y uso no fue oportunamente diseñado por las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad gubernamental ni tampoco por el sistema de Abastecimiento, en razón de que para efecto de los servicios, se opto por utilizar el mismo formato de la O/C-GL, previo tachado de esta denominación y colocación de “Orden de Servicios” u “Orden de Trabajo”, como se hacia en un comienzo.

Pero la utilización de dicho formato para este fin, traía como consecuencia que el responsable del almacén también tenia que firmarlo como que si se tratara de bienes materiales, pese a tratarse de servicios”, hecho que ocasionaba problemas a la Oficina de Abastecimiento porque había algunas Oficinas de la propia entidad que no les daba tramite por carecer de la firma del responsable de almacén.

Con el fin de dar solución al problema anteriormente expuesto, en el párrafo anterior, algunas entidades publicas, en su afán de implementar institucionalmente el Sistema de Abastecimiento, diseñaron un formato especial para los “Servicios” optándose así por la actual “Orden de Servicio”, que desde hace algún tiempo se viene utilizando en gran parte de entidades publicas, previa autorización por resolución del Director General de Administración o funcionario que hace sus veces, hecho que da validez legal al mismo y a su uso.



El formato utilizado para el efecto, se describe y llena como sigue:

ENCABEZAMIENTO

• Nombre de la Entidad.- Indicar la denominación que corresponda a la entidad pública a la cual pertenece la dependencia que esta llenando el formato.

• Nº .- Indicar el numero que en orden correlativo corresponda, dentro de cada

ejercicio presupuestal, a cada uno de los formatos que se esta llenando, empezando por el 0001,seguido de un guión (-) y luego los dos últimos dígitos del respectivo año fiscal. Ejemplo: 0001/2005, 0002/2005, 0003/2005, etc.

• Fecha.- Indicar el día, mes y año en el que se llena el formato. • Señores.- Indicar el nombre completo, ene l caso de persona natural o la razón

social, en el caso de persona jurídica, del contratista que obtuvo la buena pro. • RUC Nº .- Precisar con exactitud el numero del Registro Único de Contribuyente

(RUC), que realmente corresponda al contratista que por el hecho de haber presentado la mejor propuesta en cuanto a calidad, oportunidad, lugar, etc, se le ha otorgado la Buena Pro, para la prestación del servicio requerido por la entidad convocante del proceso de selección.

• De ser el caso este dato será de importancia para los efectos a los que se refieren

las Resoluciones de Superintendencia Nº 113-97-SUNAT, del 31-DIC-97, ASI COMO LOS Decretos Supremos Nº 053-97-PCM del 28/oct/97 y 027-2001-PCM del 22/03/01, que la oficina de Abastecimiento debe tener en cuenta

• Dirección.- Indicar claramente la Calle, Jirón o Avenida, así como el distrito,

provincia y departamento en la que geográficamente se encuentra ubicado el local comercial del contratista que ejecutara los servicios requerido por la entidad. Se incluirá el numero telefónica, fax, correo electrónico, etc., debidamente actualizados por la Oficina de Abastecimiento.

• Referencia Nº.- Indicar claramente la denominación y año presupuestario, de los documentos de gestión administrativa que sustentan la elaboración de la respectiva Orden de Servicio, como: Solicitud de Cotización, Cuadro Comparativo de propuestas; Acta de Otorgamiento de la Buena Pro., etc.

• Fecha.- Indicar claramente, el día, mes y año de aprobación del documento de

gestión administrativa sustentatorio de la Orden de Servicio. • Para.- Indicar clara y sucintamente, conque finalidad se contrata el servicio al que

se refiere el documento-fuente.

CUERPO:

• Cadena Funcional Programática.- indicar claramente el código que de acuerdo al SIAF-SP, corresponda, según la naturaleza de la entidad, a la función, Programa, Subprograma, Actividad / proyecto, Componente, Fuente de Financiamiento, etc. En los formatos computarizados utilizados por algunas entidades publicas, esta información es impresa automáticamente, como consecuencia de los datos que van ingresando los usuarios del Sistema.



• Cadena de Gastos Públicos.- Indicar el código que de acuerdo al SIAF-SP,

corresponda a la Categoría e Gastos, Grupo Genérico, Modalidad de Aplicación, Especifica de Gastos, etc. , a la que se afectara el gasto a realizar. En los formatos computarizados utilizados por algunas entidades publicas, estas informaciones impresa automáticamente, como consecuencia de los datos que van ingresando los usuarios del Sistema.

• En todo caso y como ya se señalo anteriormente el código de la Cadena

Funcional Programática, como de la Cadena de Gastos Públicos, se podrá colocar en forma manual o computarizada en otro lugar visible del formato, información que resulta imprescindible para el manejo presupuestario y para el control de las metas institucionales.

• Agradeceremos efectuar el siguiente trabajo.- Indicar clara y sucintamente,

que trabajo o labor especifica va a realizar el contratista al que se le ha otorgado la Buena Pro del proceso de selección convocado.

• Código del Grupo Genérico.- Indicar el código que de acuerdo a los Catálogos

Nacionales vigentes, corresponda al servicio contratado.

• Descripción.- Indicar con la mayor claridad posible, la denominación con la que comercialmente se conoce en el mercado, al servicio contratado, comparando sus características con la consignada en los documentos-fuente elaborados para tal efecto y otros sutentatorios del acto en sí.

• Unidad de Medida.- Indicar el termino utilizado universalmente para medir el

resultado del trabajo contratado. • Cantidad.- indicar la cantidad exacta del servicio contratado, de conformidad al

Acta de Otorgamiento de la Buena Pro, sustentada por el Cuadro Comparativo de Propuestas, debidamente suscrito por los miembros del respectivo Comité Especial, según el caso.

• Importe.-

1. Unitario.- Indicar el precio unitario cotizado por el contratista al que se le

hubiere otorgado la Buena Pro. 2. Total.- Indicar el producto que resulte de multiplicar la información que figura

en la columna “Cantidad” por el precio que figura en la columna “Unitario”. En la parte correspondiente de la O/S, consignar el precio total del servicio contratado, incluyendo el impuesto de ley, etc., determinado de acuerdo a las normas establecidas; así como los “descuentos” que tuviera a bien hacer el contratista, en beneficio de la entidad y del Estado, evitándose malas interpretaciones sobre estos o sobre el destino de estos. Asimismo y en conformidad a lo establecido en el literal a, numeral 4.1.1 de la Directiva Nº 014-76-EF/73.20 y en el rubro Valuación de la cuenta 33-Inmuebles, maquinaria y equipo del plan contable gubernamental, en el precio del servicio también se incluirá los gastos adicionales que tuviera que hacer la entidad,



hasta que el servicio quede conforme, concordante además con el Art. 120-Forma de presentación y alcances de las propuestas, del Reglamento.

BASE:

• Aprobado por.- Consignar el nombre y apellidos completos, firma y sello post firma del Jefe de Unidad de Servicios, que aprueba la realización del trabajo en sí.

• Autorizado por.- consignar el nombre y apellidos completos, firma y sello post

firma del Jefe de la Oficina de Abastecimiento que autoriza el compromiso y pago correspondiente del trabajo a realizar.

• Afectación complementaria.- Indicar claramente, la que corresponde, de

acuerdo a lo establecido en el SIAF-SP, PIA, Plan Contable, etc. • Recibí conforme.- indicar el nombre y apellidos completos, firma y sello post

firma, del trabajador usuario del bien en el que, el contratista ha realizado el servicio a que se refiere la O/S, que luego de la prueba, revisión, constatación y comparación con lo descrito en ella, procederá a firmarla en señal de “conformidad”, de no encontrar observaciones; de lo contrario, no lo hará, elaborando de inmediato el informe correspondiente que presentara a su jefe inmediato para que conozca sobre lo ocurrido y disponga lo pertinente, en apoyo a lo actuado por el usuario. También consignara el día, mes y año en el que se realiza dicha acción. Sobre este punto es necesario tener en cuenta que “el compromiso inicial del contratista que obtuvo la Buena Pro, termina cuando el servicio contratado ha sido entregado dentro del plazo fijando en la O/S. , Y recibido a “conformidad”, únicamente por el trabajador usuario del servicio; En caso contrario dicho acto podrá ser observado de inmediato por el referido trabajador, quien consecuentemente no será responsable de cualquier anomalía que pudiera existir entre lo contratado y lo realizado. Esto, al margen del compromiso y la obligación que tiene el contratista, por deficiencias o fallas técnicas o mecánicas, vicios ocultos, etc, que podrían ser detectados posteriormente, siempre que estas no deriven de un mal manejo, mal uso, etc. Que en todo caso serán comprendidos dentro del periodo de garantía que usualmente debe ofrecer el postor y que elevara su puntaje en la etapa de calificación de propuestas”. Para el caso, es de aplicación lo establecido en los artículos 1666º al 1789 del vigente Código Civil, aprobado por Decreto Legislativo Nº 295, que por su importancia, contenido y aplicación para resolver problemas cotidianos, recomendamos sea leído especialmente por el Jefe de la Oficina de Abastecimiento.

• Distribución.- El formato se llena en origina y tres copias, las que se distribuirán como sigue:

1. El original, para remitir o entregar al postor que obtuvo la Buena pro, 2. La primera copia, para la oficina de Abastecimiento; 3. La segunda copia para el Jefe de la dependencia en la cual se va a realizar el

servicio;



4. La tercer copia para la Unidad de Servicios de l Oficina de Abastecimientos.

27. ADMINISTRACIÒN DE ALMACENES

MANUAL DE ADMINISRACIÒN DE ALMACENES PARA EL SECTOR PÙBLICO NACIONAL

RESOLUCION JEFATURAL Nº 335-90-INA P/DNA (Publicada: 25.07.1990)

Lima. 25 de julio de 1990 Visto el Manual de Administración para el sector Público Nacional, formulado por la Dirección Nacional de Abastecimiento;

COSIDERANDO: Que el Decreto Ley Nº 22056 que instituye el Sistema de abastecimiento, otorga a la Dirección Nacional de Abastecimiento atribución para emitir normas relativas a adquisición y asignación racional de bienes y servicios no personales;

Que en el precitado Manual, se establecen normas, procedimientos y responsabilidades para la administración de almacenes en organismos del sector público nacional; Que con Oficio Nº 008-90-EF/93.02, la Contaduría Pública de la Nación ha dado conformidad a los formularios anexos al citado Manual, que son de uso compartido entre los Sistemas de Contabilidad y Abastecimiento; En uso de las atribuciones conferidas por el decreto Legislativo Nº -534-Ley del Instituto Nacional de Administración Pública; SE RESUELVE:

Articulo 1º.- Aprobara el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional.

Articulo 2º.- Disponer su publicación en el diario oficial “El Peruano”.

Regístrese y comuníquese.

GUILLERMIMA FLORES VINCES

Jefa del Instituto Nacional de administración Pública

MANUAL DE ADMINISTRACION DE ALMACENES PARA EL SECTOR PÚBLICO NACIONAL

I GENERALIDADES

A. OBJETO Establecer normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la administración de almacenes en organismos del sector público nacional.



B. ALCANCE

La presente normas es de aplicación por los organismos del sector público

C. BASE LEGAL 1. Decreto Legislativo Nº 534-Ley del Instituto Nacional de Administración

Pública. 2. Decreto Ley Nº 22056 que instituye el Sistema Nacional de Abastecimiento. 3. Resolución Jefatural Nº -118-80-INAP/DNA que aprueba las Normas

Generales del Sistema Nacional de Abastecimiento.

D. NORMAS ESPECIFICAS 1. El almacén es un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas,

destinadas a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos. Las actividades que en el se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos técnicos de abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribución.

2. En cada organismo, a nivel central o desconcentrado, el órgano de

abastecimiento tendrá a su cargo la organización e implementación de uno o mas almacenes para la custodia temporal de los bienes que suministra.

3. Es responsabilidad del Jefe de Almacén, entre otros:

a. Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a

la entidad.

b. Proteger y controlara las existencias en custodia.

c. Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacén.

d. Efectuar la distribución d bienes con forme al programa establecido.

e. Coordinar la oportuna reposición de stock.

f. Emitir los reportes de movimiento de bienes en almacén.

4. son factores a considerar en la selección y organización del local de almacén

los siguientes:

a. Área requerida: debe permitir que las operaciones que en ella se realicen se efectúen en un área física adecuada, sin que tropiece con inconvenientes por falta de espacio. Se determina en base a la cantidad y en volumen de los bienes previstos para adquirir, incluyendo proyecciones de futuras ampliaciones.

b. Seguridad: el lugar geográfico y el local deben reunir condiciones que

eviten el deterioro o merma ocasionados por agentes atmosféricos, así como preservar la integridad humana y física antes acciones de terceros de desastres naturales.



c. Facilidad de recepción: contemplar la no interferencia con otras actividades que ejecuta la institución; debe existir vías de acceso para apersonas y vehículos a fin de que los proveedores entreguen sin dificultades sus artículos.

d. Características de los materiales. Según la naturaleza de los bienes, se

debe tener en consideración el peligro que puedan o no ocasionar al personal que labora en el almacén así como a la comunidad, Ejemplo: explosivo, productos químicos tóxicos, radioactivos, etc.

e. Facilidad de utilización por lo usuarios; considerar la cercanía y fluidez de

transito para que le abastecimiento de las unidades usurarias sea forma económica rápida y segura.

f. Tiempo de suministro; considera la distancia en que se encuentra las

unidades usuarias y sus necesidades de reposición; Ejemplo: cuando la atención de pedidos se tuvieran que efectuar el mismo día, el almacén estaría ubicado en la misma localidad, si estos tuvieran que atenderse al día siguiente o la tercer día, la localización puede hacerse fuera del perímetro del lugar de que se encuentran las dependencias usuarias.

g. Centros de abastecimiento: tiene que ver con las fuentes de suministros y

el tamaño del local del almacén cuanto más alejado este el almacén de las fuentes de suministro, mayor será su tamaño.

h. Vías de comunicación: se localizara el almacén en lugares en que haya

fluido servicios de transportes para el acarreo de los bienes y materiales. i. Infraestructura disponible: considerar áreas o edificaciones que por sus

características resulten apropiadas y que además el costo de acondicionamiento resulte económica.

j. Capacidad económica de la entidad; a efecto de planear el equipamiento

de almacén.

5. En el almacén, de acuerdo a las posibilidades de cada entidad se establecerá áreas físicas de uso especifico para:

a. Oficina

b. Recepción y despacho

c. Corredores y pasadizos

d. Zona de almacenaje

e. Vestuarios del personal

f. Servicios higiénicos

g. Zonas para ampliaciones

h. Áreas de estacionamiento exterior.

6. El almacén contara con muebles y equipos necesarios para efectuar la

conservación, manipulación, protección y control de los bienes en custodia. En la selección del mobiliario y equipo se tomara en cuenta:



a. Características de los bienes; a fin de rodearlos de las condiciones que

necesitan para su conservación, de acuerdo con las instrucciones de los fabricantes o técnicos especializados.

b. Naturaleza del trabajo: en lo que se refiere a:

(1) Necesidad del mobiliario y equipo.

(2) Tiempo de duración del trabajo

(3) Imposibilidad de hacer el trabajo con el equipo existente.

(4) Especificaciones técnicas de los bienes.

(5) Factores relacionados con la capacidad del piso, humos, humedad, calor, frío, suciedad, equipo auxiliar, tolerancia, etc.

c. Requerimiento de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el mismo cuidado que se da a cualquier otro equipo, sobre todo en los aspectos siguientes:

(1) Diseño de protectores y cascos de seguridad.

(2) Elección de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e instalaciones adecuadas.

(3) Ubicación de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no acuse, más daño que el fuego.

d. Equipo apropiado para trabajo: las guías para la selección adecuada de los

equipos son los siguientes:

(1) Capacidad necesaria

(2) Tamaño conveniente

(3) Ajuste a las tareas por realizar

e. Costo s de operaciones de los equipos. En lo que respecta a mantenimiento, costo de suministro de combustible o electricidad, etc.

7. La distribución y clasificación de los espacios en las zonas de almacenaje

deben ser cuidadosamente estudiadas, poniendo especial atención en dar a los bienes una clasificación adecuada que agrupe en secciones o anaqueles correlativos aquellos que guarden cierta semejanza. Son aspectos a considerar:

a. Espacio disponible

b. Cantidad prevista de bienes por almacenar

c. Cantidad de cada clase de bienes

d. Manipulación que necesitan

e. Características que presentan

f. Condiciones ambientales que requieren

g. Características del mobiliario y equipo necesarios para su conservación.

h. Seguridad que hay que proporcionales.



i. Control que necesitan

j. Frecuencia de demandas de cada tipo de artículos.

8. En almacenes cuyo tamaño no permite una fácil ubicación de lugar en que se

encuentran los bienes, se colocará, en una parte visible del mismo, el plano de la distribución de espacios de la zona de almacenaje, cada sección o ambiente tendrá un número o símbolo que identifique su ubicación y el material que en ellos se encuentra almacenado.

9. Cada espacio de la zona de almacenaje debe ser acondicionado con muebles

y equipos específicamente para los materiales que en ellos se van a depositar, rodeándolos de las características especiales que dichos materiales necesitan para su conservación, de acuerdo con las instrucciones del fabricante o de técnicos especializados.

10. Los bienes permanecen en almacén en forma temporal, aquellos que se

encuentren almacenados por un periodo superior a los 12 meses y que definitivamente no van a ser utilizados por la entidad deben ser transferidos para satisfacer necesidades de otros organismos del sector público.

11. Cada organismo de acuerdo a sus posibilidades cuidará de contratar una cobertura de seguro que comprenda a la infraestructura del almacén y a los bienes almacenados.

II. PROCEDIMIENTOS A. PROCESO DE ALMACENAMIENTO

El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento, las actividades concernientes a este proceso, están referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia como vía para trasladarlos físicamente (temporal o definitivos) a quienes la necesitan, consta de las fases siguientes: recepción, verificación y control de calidad, internamiento, registro-control y custodia.

1. Recepción

a. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del

momento en que los bienes han llegado al local del almacén y termina con la ubicación de los mismos en el lugar designado para efectuar la verificación y control de calidad.

b. La recepción se efectúa teniendo a la vista los documentos de recibo

(Orden de Compra o Guía de remisión u otro documento análogo). c. Las operaciones concernientes a la recepción se ejecutarán conforme a lo

siguiente:

(1) Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega: los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc., a fin de informar sobre cualquier anormalidad.



(2) Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los documentos de recibo.

(3) Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guías y e el exterior del mismo bulto. Esta acción no será necesaria cuando el número y características de los bienes recepcionados permitan efectuar una verificación cuantitativa sin problema alguno.

(4) Anotar en la documentación de recibo:

- Nombre de la persona que hace la entrega. - Nombre de la persona que recibe la mercadería. - Número de la placa del vehículo utilizado en el transporte (cuando

sea pertinente). - Fecha y hora de recepción.

2. Verificación y control de calidad

Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de almacenaje, comprende las acciones siguientes:

a. Retirar los bienes de los embalajes

b. Una vez abiertos los bultos se procederá a revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa y cualitativa.

c. La verificación cuantitativa se efectuara para comprobara que las cantidades recibidas son iguales a las que se consigna en la documentación de recibo. Incluye las comprobaciones dimensiónales de identificación, tales como: longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad, presión, temperatura, etc.

d. La verificación cualitativa, denominada control de calidad se realizara para verificar que las características y propiedades de los bienes recepcionados estén de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas.

e. La verificación y control de calidad se efectúa en presencia de la persona que hace la entrega cuando la cantidad y características de los bienes permitan realizara la verificación cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepción.

f. Si por el número y características de los bienes recepcionados fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y control de calidad, el jefe de almacén suscribirá la guía respectiva dando conformidad solo por el número de bultos recibidos ye l peso bruto respectivo.

g. Tratándose de bienes que por sus características ameritan ser sometidos a pruebas de conformidad, las pruebas o exámenes serán encargadas por el jefe del órgano de abastecimiento a especialistas o entes especializados del mismo organismo u otros organismos del sector público, y excepcionalmente a las del sector privado.

h. La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable de almacén en el rubro respectivo de la Orden de Compra y guía respectiva. Se sustenta en la verificación que este realice o con el informe favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el literal anterior.



3. Internamiento

Comprende Acciones para la ubicación de los bienes en los lugares previamente asignados, se ejecutarán las labores siguientes:

a. Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento, dimensión, etc.

b. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje. Se hará de tal manera que su identificación sea ágil y oportuna.

c. Se evitara un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje diferentes.

d. En caso que los espacios disponibles resulten reducidos, se procederá a internara el integro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones.

e. Si el almacén de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes especiales, para la conservación de determinados bienes, estos se internarán a través de otros órganos u organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia corresponde a estos últimos. El Jefe de Almacén efectúa la constatación del ingreso y da conformidad al mismo.

4. Registro y control

a. Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se procederá a registrar

su ingreso en la tarjeta de control visible, la misma que será colocada junto al grupo de bienes registrado. Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la compra se procederá previamente a formular la correspondiente Nota de Entrega a Almacén.

b. Copia del documento de ingreso (Orden de Compra- guía de Internamiento o Nota de Entrega a Almacén) será remitida al área respectiva para efecto del registro del ingreso en la tarjeta de existencia valorada de almacén.

c. Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican conforme al procedimiento establecido en el “Manual de Codificación del Patrimonio Mobiliario del Sector Público”, aprobado con Resolución Jefatural N° 12689-INAP/DNA.

5. Custodia Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes almacenados conserven las mismas características físicas y numéricas en que fueron recibidas. Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes:

a. Protección a los materiales: está referida a los tratamientos específicos

que son necesarios a cada artículo almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, lluvia, temperatura, etc. Las técnicas por aplicar serán las estipuladas en normas técnicas, manual del fabricante u otros textos especializados



b. Protección del local de almacén: a la áreas físicas destinadas a servir de almacén se las debe rodear de medios necesarios para proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas de riesgo internos y externos. Para el efecto se tomarán medidas a fin de evitar:

- Robos o sustracciones.

- Acciones de sabotaje

- Incendios

- Inundaciones, etc.

c. Protección al personal de almacén: se deben contemplar todos los

aspectos de protección al personal por los daños que puedan causar a su integridad física, con tal fin se les dotara de los equipos e implementos necesarios paral adecuada manipulación de materiales. Así mismo se diseñarán planes de seguridad que contemplarán programas de evaluación para casos de siniestros (incendios, terremotos, inundaciones), y de entrenamiento en el manejo de equipos de manipulación de materiales y de seguridad.

B. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

Proceso técnico de Abastecimiento que consiste en un conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa, referidas a la directa satisfacción de necesidades, incluye las operaciones de traslado interno, consta de las fases siguientes: formulación del pedido, autorización de despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al usuario.

1. Formulación del pedido

a. Se emplea el formulario Pedido Comprobante de salida, adjunto al

presente.

b. Se formulan en base a los respectivos cuadros de necesidades debidamente conciliados con las posibilidades financieras de las entidades y disponibilidad de bienes en almacén.

c. El órgano de abastecimiento establecerá un calendario para la presentación de pedido de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante.

d. Los pedidos de bienes que no son de consumo regular serán presentados de acuerdo al período consignado en el correspondiente cuadro de necesidades.

e. La formulación del Pedido Comprobante de Salida corresponde a la unidad usuaria; y la autorización para la atención, al Jefe de Órgano de Abastecimiento.

f. Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atención de los pedidos a un grupo de bienes, el órgano de Abastecimiento puede asumir la formulación del Pedido Comprobante de Salida.



g. Una vez suscritos por el jefe de la dependencia solicitante, los Pedidos Comprobante de Salida serán remitidos al Director o Jefe de Abastecimiento para recabar las respectivas autorizaciones de despacho.

2. Autorización de despacho

a. La autorización se otorgará para aquellos bienes que figuran en el

respectivo cuadro de necesidades.

b. Se autorizará pedidos no programados sólo en el caso que se deriven de situaciones e emergencias calificados por el Director General de Administración o quien hace sus veces en la entidad, y se atenderá con cargo a los stock de seguridad.

c. Esta fase comprende lo siguiente:

- Numeración y registro del Pedido Comprobante de Salida.

- Aprobación del Director o Jefe de Abastecimiento.

- Valorización del pedido Comprobante de Salida;- Registro de las salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén.

3. Acondicionamiento de materiales

a. El responsable del almacén dirigirá los Pedidos de Comprobante de Salida

aprobados y dispondrá el acondicionamiento de los bienes para su entrega.

b. Retirar los bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar destinado para el despacho.

c. En el caso de distribución con destino a localidades fuera del perímetro de la ciudad será necesario determinar el tipo de embalaje a utilizar para lo cual se tomará en cuenta los factores siguientes:

- Destino de la carga

- Transbordos a que se someterá la carga durante la travesía.

- Características físicas del material a embalaje.

- Peso y volumen de la carga.

d. El acondicionamiento o embalaje de los artículos por distribuir debe realizarse en forma tal que se evite:

- Despostillados, roturas o aplastamiento.

- Daños por manchas con grasas u otro agente nocivo.

- Deterioro en el acabado.

- Daños por causa climatológicas.

- Pérdida parcial, total o extravío.

e. En el caso de bienes embalados se procederá al marcado, sellado, numerado además de otras señales indicadoras de los bultos.



4. Control de materiales

a. En cada almacén se establecerá un control de salida de materiales el que será encargado al personal de seguridad o vigilancia; o una persona que para tal función se designe.

b. El encargado del acarreo o transporte de los bienes presentará al salir del almacén el Pedido Comprobante de Salida a la persona encargada del control del control de salida de materiales, quien verificará si el contenido de los bultos concuerda con el documento y retendrá un copia del mismo lo que será entregado al área responsable del control de stock.

c. Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad utilizando medios de transporte, el transportista presentara en los puestos de vigilancia de la entidad copia del Pedido Comprobante de Salida respectivos. El personal de vigilancia efectuará las constataciones que en ejercicio de su función deba realizar.

5. Entrega de materiales

a. En el momento de hacerse la entrega de materiales se cuidará que la persona que realiza la recepción lo haga en forma serena y consistente.

b. Será precaución del responsable de almacén que la dependencia de destino devuelva el Pedido Comprobante de Salida con la conformidad respectiva y en forma oportuna.

c. Es función inherente al almacén el que los bienes de despachar fuera del perímetro de la ciudad, estén amparados por una cobertura de seguro.

C. INVENTARIO FÍSICO DE ALMACÉN

En una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciara su estado de conservación o deterioro y condiciones de seguridad.

1. Tipos de Inventarios.

a. Inventario Masivo.

Incluye a todo los bienes almacenados, forma parte de Inventario Físico General que comprende la verificación física de bienes en uso y de almacén. Se efectúa cerrando las operaciones del almacén por uno o varios días, como mínimo una vez por año, requiere de un apropiado programa y sirve de sustento de los estados financieros de la entidad.

b. Inventario Selectivo. Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza periódicamente o cada ves que sea necesario comprobara que los registros de stock se mantienen al día, completos y exactos; y verificar que las existencia físicas concuerden con los registros de las Tarjetas de



Control Visibles de Almacén y las Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes. Se realiza sin paralizar las actividades de almacén; solo se efectúa e bloqueo temporal de la documentación y el despacho del grupo de bienes objeto de inventario por el plazo que se estime dure el mismo.

2. Preparación de Inventario.

Corresponde al órgano de Abastecimiento precisar instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades a efecto de r3ealizar la verificación de bienes de almacén.

- Son condiciones previas al Inventario las siguientes:

a. Ordenamiento del almacén: el principio del buen ordenamiento debe mantenerse en los almacenes en todo momento; sin embargo se hace más necesario cuando se trata de realizar Inventarios.

b. Documentación: es imprescindible preparar la documentación para la toma de Inventario. Son cuatro los aspectos a considerar:

- Las Tarjetas de Existencia Valorada y las de Control Visible de Almacén deben estar al día.

- Bloqueo de internamiento de bienes decepcionados durante el periodo de inventarios. Estos quedarán temporalmente en la zona de recepción y serán internados una vez concluido el Inventario.

- Despacho de materiales y equipos correspondientes a los Pedidos Comprobantes de Salida pendientes de atención. Los bienes de pedidos no reclamados permanecen en la zona de despacho.

- Suspender la recepción de pedidos por un periodo prudencial antes del inicio del Inventario.

c. Equipo de Verificadores

- Cuando se trate del Inventario Físico General, la verificación física

será realizada por la Comisión a que se refiere el numeral 4 Rubro III de la Norma General de Abastecimiento S.A. 07 “Verificación del estado y utilización de bienes y servicios”.

- Si se trata del Inventario Físico de Almacén, el Jefe de Abastecimiento designa la Comisión de Verificación, la que en ningún caso será integrada con personal de almacén, estos últimos sólo intervendrán para indicar el lugar en que se encuentran ubicados los bienes.

d. Medios e Instrumentos

El equipo de verificadores será dotado de medios adecuados tales como: Catálogos, winchas, calibradores, metros, balanzas, etc., que les permitirá certificar las medidas, denominaciones, pesos, códigos, etc., de cada uno de los bienes que se esté verificando.



3. Formas de efectuar el Inventario.

• Al barrer. El equipo de verificadores procede a efectuar el Inventario empezando por un punto determinado del almacén, continuando el control de todos los bienes almacenados ç, sin excepción alguna.

• Por selección.

Consiste en constar la veracidad de las existencias del grupo de bienes sobre los cuales se tiene interés, sin importar su ubicación. Esta forma se utiliza para realizar inventario de tipo selectivo.

4. Sobrantes de Inventario.

Si en el proceso de verificaron se establece bienes sobrantes se procederá en la forma siguiente:

a. Determinar su origen principalmente entre las siguientes causas:

* Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Existencias Valoradas.

* Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo Comprobante de Salida.

* Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

b. En el caso que el origen de los sobrantes de almacén se deba a las dos primeras causas indicadas en el literal anterior, estos se incorporan en los registros de existencia s formulando la respectiva Nota de Entrada a Almacén.

c. Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurara como faltante e n bien similar entregado. En este caso se procederá a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencia Valoradas de almacén anulando la salida del bien sobrante, la misma que será sustentada con el informe de la Comisión de Verificación, previo inicio de la determinación de responsabilidades. Asimismo se registrará la salida del bien faltante.

5. Faltantes de Almacén.

En el caso que como consecuencia de la conciliación entre los registros de existencias y el inventario físico realizado se determinen bienes faltantes, la Comisión de Verificación actuara en la forma siguiente:

a. Faltante por robo o sustracción

Organizará un expediente de las investigaciones realizadas acompañadas de a denuncia policial correspondiente.

b. Faltante por merma.

Tratándose de bienes, sólidos o líquidos, que por su naturaleza se volatizan, será aceptada siempre y cuando este dentro de la tolerancia establecida en la norma técnica respectiva.



Cuando la merma ocurra por acción de animales depredadores, la Comisión de Verificación evaluará e informara sobre su la merma se debe estrictamente a esa causa.

c. Faltante por negligencia.

El jefe de almacén y el servicio o servidores a carago de la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida.

D. BAJA DE BIENES

1. Se dará de baja a los bienes que como resultado del Inventario Físico General estén considerados para tal proceso:

2. Son objeto de baja:

a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentran en completo estado de inutilidad.

b. La merma producida en las existencias por efecto de volatización o por acción de animales depredadores.

c. Los bienes perdidos por robo o sustracción, y,

d. Bienes que por vencimiento o su estado de desconocimiento no son recomendables para consumo.

3. De acuerdo los establecido en el articulo 4, inciso b), del Decreto Ley N° 22867, la baja será aprobada mediante resolución por el Director General de Administración o funcionario equivalente en la entidad y se sustenta en la forma siguiente:

a. Para los casos 2 a. y 2 b. con el informe técnico el que se califica su estado de inutilidad,

b. En el caso 2 c. con el informe de la Comisión de Inventario, el expediente de las investigaciones realizadas y la denuncia policial correspondiente.

c. Para el caso 2 d. con el informe sanitario respectivo y el informe de Control Interno sobre deslinde de responsabilidades.

4. Resuelta la baja se registra, informa y sustenta su salida con la resolución respectiva.

5. Para efecto de la enajenación de bienes dados de baja se procederá conforme al procedimiento establecido en el Decreto Supremo Nº 025-78-VC.

E. REPOSICION DE STOCK

Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnico-administrativa, inherentes a la función de almacén, que tiene por finalidad el mantener la continuidad del abastecimiento, reemplazando las existencias distribuidas, a fin de que se encuentren disponibles en cualquier momento y asegurar así que lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente.



1. Variables utilizadas.

a. Nivel máximo de stock.

Cantidad de cada tipo de bien que se estima es suficiente para atender en condiciones normales y por un periodo determinado, las necesidades de la entidad.

b. Stock mínimo o de seguridad.

Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuara el abastecimiento, durante el tiempo que demore el trámite de reposición de stock.

c. Punto de pedido

Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposición de existencias a fin de evitar el consumo total del stock mínimo o de seguridad.

2. Cuantificación de las variables.

El jefe de Almacén coordinará con el área encargada de la programación del abastecimiento para cuantificar la variables que permitirán establecerlos puntos de pedido para cada tipo de bien. La determinación de cada una de ellas se efectúa en la forma siguiente:

a. La magnitud del nivel máximo de stock, está dada por la cantidad de un tipo de bien que necesita para atender las necesidades de todas las dependencias de una entidades en un periodo trimestral, semestral o anual. Si las necesidades son mayores a ka capacidad de almacenamiento pueden considerarse excepcionalmente cantidades para periodos bimestrales o mensuales, según convenga. Se utiliza como documento fuente los cuadros de necesidades.

b. El stock mínimo o de seguridad se determina empleando la siguiente fórmula.

Q

Stock mínimo = ----------- x t2 ti

Donde: Q = nivel máximo de stock ti = tiempo que se estima se consumirá totalmente Q. 12 = tiempo que se considera demora el trámite de reposición

de stock

3. Formulación del requerimiento de renovación de stock

El trámite de reposición de stock se inicia (Punto de pedido) cuando las existencias desciendan al nivel en que se empieza a consumir el stock mínimo o de seguridad; para tal efecto el jefe de almacén procederá a:

a. Formular el proyecto de cuadro de adquisición por los bienes que a la fecha debe iniciarse el trámite de reposición de stock.



b. Remitir el proyecto de cuadro de adquisición al área responsable de la programación del abastecimiento a fin de que se proceda a la adquisición inmediata.

c. Coordinara con el área a cargo de la programación del abastecimiento a fin de racionar la distribución hasta que se efectué la respectiva reposición de existencias.

F. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS.

Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consigna datos sobre ingresos y salidas de bienes del local de almacén y cantidades disponibles para distribuir, según las posibilidades de cada entidad los registros Y reportes se elaboran en la forma manual o mediante proceso automático de datos; en el primer caso se empleara tarjetas y formularios y en el segundo se utilizara el diseño de lo mismos.

El registró y control de existencias se realiza en los documentos siguientes:

- Tarjetas de Control Visible de Almacén

- Tarjeta de existencia Valoradas de Almacén

- Resumen del Movimiento de Almacén

Los documentos fuente de Almacén.

- Orden de Compra

- Guía de Internamiento

- Nota de entrada a Almacén

- Pedido Comprobante de Salida.

1. Tarjeta de Control Visible Almacén.

a. Finalidad

Control en unidades físicas el movimiento y saldo de cada bien almacenado.

Es de uso exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella registrado.

b. Descripción

El formulario a emplear es el SA-RIC 06 anexo al presente; consta de las especificaciones siguientes: Encabezamiento.

- Nombre del formulario: Control Visible de Almacén.

- Numero de tarjeta: Se numera correlativamente las tarjetas empleadas en el registro de un mismo tipo de bien.

- Articulo: Denominación y características del bien almacenado (una tarjeta por cada tipo de bien).

- Código. Según Catálogo Nacional.

- Unidad de Medida: Termino usado para contar ç, medir o pesar los bienes almacenados.

-



Cuerpo.

Columna 1 – Fecha: La correspondiente al día, mes y año del movimiento.

Columna 2 – Comprobante: Denominación y numero del documento fuente que da origen al movimiento.

Columna 3 – Movimiento (unidades físicas) dividida en tres (3) subcolumnas.

3A – Entrada: Cantidad de bienes ingresados

3B – Salida: Cantidad de bienes egresados

3C – Saldo: Diferencia de las subcolumnas (3A y (3B).

2. Tarjeta de existencias Valoradas de Almacén

a. Finalidad.

Suministrar información sobre movimientos de entrada y salida de bienes en almacén, así como determinar existencias en cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas. El registro en este documento debe ser permanente y estará a cargo del órgano de Abastecimiento en un área distinta a la de Almacén.

b. Descripción.

El formulario a utilizar es el SA-RIC 07 anexo al presente, cuyas especificaciones son las siguientes: Encabezamiento.

- Nombre del formulario: Existencias Valoradas de Almacén.

- Tarjeta Nº-..: Se numera correlativamente las tarjetas empleando en el registro de un mismo tipo de bien.

Cuerpo.

Columna 1 – Fecha: La que corresponde al día, mes y año del movimiento de cada uno de los bienes.

Columna 2 – Comprobante.

Dividida en tres (2) Subcolumnas

2 A – Clase de documentos que ampare el movimiento de bienes en almacén.

213 – Nº -..: El correspondiente al documento de entrada o salida.

Columna 3 – Cantidad

Dividida en tres (3) subcolumnas.

3A – Entrada; Cantidad de bienes ingresados

3B – Salida: Cantidad de bienes egresados

3C – Diferencia de las subcolumnas (3 A) Entrada y (3B) Salida.

Columna 4 – Precio Unitario: Valor de cada artículo ingresado o egresado.



Columna 5 – Costo Promedio: Esta columna se utilizará al aplicarse el Método de Evaluación (Corto Promedio) resultante de aplicar la formula siguiente:

Saldo Monetario (columna 6C)

Costo Promedio= -------------------------------------------- Saldo Físico (columna 3C)

Columna 6 – Importes.

Dividida en tres (3) subcolumnas.

6 A – Entrada: Valor en moneda nacional de los bienes ingresados.

6 B – Salida: Valor en moneda nacional de los bienes egresados.

6 C – Saldo: Diferencia de las subcolumnas (6 A) Entrada y (6 B) Salida

Base (de izquierda a derecha)

- Articulo: Nombre de cada tipo de bien

- Unidad: Nombre de cada tipo de bien

- Código: El que corresponde al bien de acuerdo con el Catálogo Nacional.

c. Utilización.

Las tarjetas se mantendrán en ficheros, denominados Kardex. Serán agrupadas y clasificadas de acuerdo con las clases de los grupos genéricos del Catálogo Nacional aprobadas con resolución Directoral Nº-001-89-INAP/DNA.

3. Resumen del Movimiento de Almacén.

a. Finalidad.

Resumir el resultado de las operaciones de entradas y salidas de bienes del almacén. Este documento será elaborado mensualmente y servirá para conciliara los saldos con los que contenga el Parte Diario de Almacén elaborado por la Oficina de Contabilidad.

b. Descripción

El formulario a utilizar es el SA-RIC 08 Parte del Movimiento de Almacén, anexo a la presente norma consta de las especificaciones siguientes: Encabezamiento

- Nombre del Organismo.

- Nombre del formulario. Resumen de Movimiento de Almacén.

- Número: Asignado al formulario en forma correlativa.

- Día, mes y año: fecha que corresponde al periodo a que se refieren las operaciones.



Cuerpo.

Columna 1 – Grupos Genéricos del Catálogo Nacional

Dividida en dos (2) subcolumnas.

1 A – Código: El que corresponde según Catalogo Nacional de Bienes.

2 B – Denominación: La que corresponde al código asignado.

Columna 2 – Saldo anterior.

Considerar lo datos de la columna 4 “Saldos del día indicados en el parte anterior”.

Columna 3 – Movimientos.

Registra las entradas y salidas por cada grupo genérico de bienes.


3A – Entradas: Indica el importe en moneda nacional de los ingresos de bienes en el grupo respectivo.

3B – Salidas: Indica el importe en moneda nacional de las salidas de bienes en el grupo respectivo.

Columna 4 – Saldo del día

Resulta de agregar a la columna 2 las entradas (3A) y reducir las salidas (3B).

Recuadro inferior izquierdo.

Documentos sustentatorios: Reconsigan ka numeración de kilos documentos fuente considerados en la información.

Dividida en dos (2) secciones:

Sección 1 – De Entrada.

Se anotan los números de los Órdenes de Compra y/o Nota de Entrada expedidas, así como los documentos anulados.

Sección 2 – De Salida.

Se anotan los números de Pedido Comprobante de Salida expedidos así como los anulados.

Base.

Para consignara las firmas de las personas autorizadas de la elaboración y revisión del documento (jefe de Almacén y Directo o Jefe de Abastecimiento). c. Número de copias y su Distribución.

Original: Archivo de Almacén.

Copia: Para remitir a contabilidad junto con los documentos sustentatorios.

4. Notas de Entrada.

a. Almacén a. Finalidad.

Servir de documento fuente. Se utiliza para informar sobre ingreso de bienes al almacén por conceptos distintos a la adquisición con orden de compra.



b. Descripción.

El formulario a emplear es el SA-ALM 01 anexo al presente; consta de las especificaciones siguientes: Encabezamiento.

- Nombre del organismo.

- Nombre del Formulario: Nota de Entrada a Almacén

- Con destino a: Para el caso que el bien tenga un fin especifico.

- Referencia: Describir la clase de documento y su numeración que ha dado origen al ingreso de los bienes.

Recuadro Derecho.

- Número: El asignado al documento en forma correlativa.

- Día, mes y año: Indicar la fecha de formulación del documento.

Cuerpo

Dividido a dos (2) partes: Superior e Inferior. Parte superior

Columna 1 – Artículos

Dividida en cuatro (4) subcolumnas.

1A – Código: El que corresponde según Catálogo Nacional.

1B – Cantidad: Número de bienes recibidos.

1C – Descripción: Nombre y características de cada tipo de bien recibido.

1D – Unidad de Medida: Término usado para contar, medir o pesar los bienes recibidos.

Columna 2 – Valores.


2A – Unitario: Valor estimado o consignado en la documentación de la referencia.

2B – Total: Producto de multiplicar la subcolumna (1B) – Cantidad por la subcolumna (2A).

Valor unitario

Parte inferior

- Cuentas del mayor.

Anotar en cada recuadro el código de la cuenta y divisionaria, así como los respectivos importes en moneda nacional.

Base

Para consignar las firmas de:

- Director de Abastecimiento.

- Jefe de almacén.



c. Utilización.

Este formulario es de utilización compartida por las Oficinas de Abastecimiento y Contabilidad. A la Oficina de Abastecimiento le compete consignar lo datos siguientes:

- Encabezamiento

- Columna 1 – Artículos.

- Columna 2 – Valores.

Para Contabilidad están reservados los recuadros de Cuentas del Mayor.

d. Número de copias y su distribución.

- Original: para remitir a Contabilidad.

1ra. Copia: Archivo de Almacén.

2da. Copia: Registro y Control de existencias.

3ra. Copia: Registro y Control del Patrimonio Mobiliario (solo en el caso de ingreso de bienes patrimoniales).

5. Pedido Comprobante de Salida.

a. Finalidad.

Servir de documento fuente, en él se efectúa el pedido, se autoriza y registra la salida de bienes de almacén.

b. Descripción.

El formulario a utilizar es el SA.DST-01 anexo al presente, consta de las especificaciones siguientes: Encabezamiento.

- Nombre del Organismo.

- Nombre del formulario: Pedido

- Comprobante de Salida.

Cuerpo

Parte Superior (Izquierda)

- Dependencia solicitante: Indicar el nombre de la unidad orgánica que efectúa el pedido.

- Solicito entrega a Nombre de funcionario o servidor que recibirá los bienes solicitados, en ningún caso suscribirá el “Recibí conforme” otra persona distinta a la señalada en el presente rubro.

- Con destino a: Consignar el lugar u oficina donde van a ser utilizados los bienes.

Parte Superior (Derecha).

- Lugar y Fecha. Localidad de la dependencia y fecha de formulación del documento.

- Número: Es el número correlativo correspondiente a cada Pedido Comprobante de Salida.

- Código de la Dependencia: Asignado a cada unidad orgánica por la Oficina de Racionalización de cada entidad.



Parte Izquierda del Cuerpo.

- Columna 1 – Reglones.

Aparecen impresos los números de cada uno de los reglones en forma sucesiva.

- Columna 2 – Artículos solicitados.

Indicar la cantidad y característica de los bienes solicitados.

Se divide en tres (3) subcolumnas.

2A – Cantidad: Numero de bienes solicitados.

2B – Unidad de medida: Término usado para contar, medir o pesar bienes.

2C – Descripción: Nombre o denominación de los bienes solicitados.

Parte derecha del Cuerpo.

- Columna 3 – Orden de Despacho.

Para indicar las cantidades que el Director o Jefe de Abastecimiento autoriza entregar.

Se divide en tres (3) Subcolumnas.

3A – Código: El corresponde según Catálogo Nacional.

3B – Cantidad: Número de bienes que se autoriza despachar.

3C – Valores: Unitario y total por cada tipo de bienes. Los valores unitarios se extraen de las respectivas tarjetas de Existencias Valoradas d Almacén.

- Columna 4 – Código Patrimonial.

Utilizar sólo en el caso de entregas de bienes que constituyen el patrimonio mobiliario de la entidad, Anotar el número o código patrimonial asignado al bien conforme a la Resolución Jefatural Nº 126-891NAP/DNA.

Base.

- Cuentas de Mayor.

- Anotar en cada recuadro el código de l cuenta y divisionaria, así como los importasen moneda nacional.

- Recuadro: Formulario utilizado hasta el renglón Nº .. inclusive: Para indicar, en letras el número del último renglón utilizado en el formulario.

- Fecha de recepción: Fecha en la que se efectúa la entrega.

A reglón seguido deben firmar las siguientes personas:

1. Solicitante; Jefe de la dependencia que solicita.

2. Director o Jefe de Abastecimiento.

3. Jefe de Almacén.

4. Recibí conforme: Persona que recepciona los bienes solicitados.



c. Utilización.

Este formulario es de utilización compartida por las dependencias solicitantes, por Abastecimiento y Contabilidad.

A la dependencia solicitante le corresponde consignar lo datos de:

• Parte Superior (Izquierda)

• Columna 1 – Reglones

• Columna 2 – Artículos solicitados.

• Recuadro – Formulario utilizado hasta el reglón – Nº .. inclusive.

• Fecha de recepción.

Al órgano de Abastecimiento le compete anotar:

• Código de la dependencia.

• Número del Pedido Comprobante de Salida

• Columna 3 – Orden de Despacho.

• Columna 4 – Código Patrimonial.

Para Contabilidad están reservados los recuadros de Cuentas de Mayor.

d. Número de copias y su Distribución. Original: para remitir Contabilidad.

1ra. Copia: Archivo de Almacén

2da. Copia: Registro y Control de Existencias.

3ra. Copia: Registro y Control de Patrimonio Mobiliario (Sólo en el caso de salida de bienes patrimoniales).

4ta. Copia: Dependencia solicitante.



LECCION Nº 03

AUTOEVALUACION 1.- ¿QUE ES EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES? 2.- ¿CUAL ES LA NORMA QUE REGULA LAS ADQUISICIONES Y

CONTRATACIONES EN EL SECTOR PUBLICO? 3.- MENCIONE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN. 4.- ¿CUALES SON LOS PROCESOS TECNICOS DEL ALMACENAMIENTO? 5.- ¿CUALES SON LAS FASES DEL PROCESO PRESUPUESTARIO? 6.- ¿CUALES SON LOS ASIENTOS CONTABLES POR LA ADQUISICION DE

BIENES Y DE PRESTACION DE SERVICIOS Y QUE DOCUMENTOS SON UTILIZADOS?

ABASTECIMIENTO_noPW

Documents

Transcript of ABASTECIMIENTO_noPW