Access 2003

MMAANNUUAALL DD’’AACCCCEESSSS

CILMA – Departament de formació

Consorci d’Informàtica Local de Mallorca

Manual Access

Consell de Mallorca 2 Consorci d’Informàtica Local de Mallorca

AACCCCEESSSS 22000000 // 22000033

Sumari

PRESENTACIÓ.............................................................................................................6

A qui va dirigit ...........................................................................................................6

Com utilitzar el manual............................................................................................6

Les pràctiques ...........................................................................................................7

1. LES NOVETATS D’ACCESS 2000 ...........................................................................10

2.UNA VISIÓ GENERAL DE L’ACCESS I ELS SEUS OBJECTES ...................................17

Entrar i sortir del programa....................................................................................19

La finestra de la base de dades ..........................................................................21

Descripció dels objectes d’una base de dades...............................................23

Utilitzar l’ajuda d’Access .......................................................................................27

3. CREAR UNA BASE DE DADES ...............................................................................35

4. LES TAULES ............................................................................................................40

Crear una taula ......................................................................................................40

Modificar i personalitzar les taules .......................................................................48

La fitxa Búsqueda...................................................................................................52

Afegir i editar dades ..............................................................................................52

Buscar registres........................................................................................................60

Filtres .........................................................................................................................64

Modificar el format de la taula ............................................................................67

Exercicis pràctics ....................................................................................................71

5. LES CONSULTES SIMPLES ......................................................................................74

Crear una consulta de selecció simple..............................................................75

Els criteris ..................................................................................................................84

Les propietats de les consultes.............................................................................90

Exercicis pràctics ....................................................................................................94

6. ELS FORMULARIS ..................................................................................................96

Els tipus de formularis .............................................................................................96

Treballar amb un formulari ..................................................................................102

Personalitzar els formularis...................................................................................104

Els controls..............................................................................................................105

Canviar l’ordre de tabulació .............................................................................112

Afegir seccions......................................................................................................113

Exercicis pràctics ..................................................................................................117

7. UTILITATS I RECURSOS PRÀCTICS.......................................................................118

Copiar, canviar el nom i eliminar objectes......................................................118

Compactar bases de dades..............................................................................120

Recuperar una base de dades .........................................................................121

Imprimir taules, consultes, formularis i informes................................................121

Presentació preliminar .........................................................................................121

Exportar dades cap a altres tipus de fitxers .....................................................124

Importar i vincular taules externes.....................................................................126

Importar i vincular taules externes.....................................................................126

Imprimir el disseny de les taules..........................................................................127

Optimizar la base de dades...............................................................................128

SEGONA PART ........................................................................................................130

8. LES RELACIONS ..................................................................................................132

Bases de dades relacionals ................................................................................132

Utilitzar els camps clau ........................................................................................133

Com establir les relacions entre taules .............................................................134

Crear i definir relacions........................................................................................135

L'assistent per analitzar taules d'Access ...........................................................143


9. LES EXPRESSIONS ...............................................................................................150

Manual Access


Operadors..............................................................................................................152

Els identificadors ...................................................................................................155

Les funcions ...........................................................................................................156

Literals .....................................................................................................................157

Constants ...............................................................................................................157

El generador d’expressions .................................................................................157

10. CONSULTES AVANÇADES................................................................................160

Consultes entre diverses taules ..........................................................................160

Altres tipus de consultes ......................................................................................170

Les consultes d’acció ..........................................................................................171

Les consultes de paràmetres..............................................................................180

Assistents per a consultes ....................................................................................182


11. FORMULARIS AVANÇATS.................................................................................191

Afegir controls .......................................................................................................191

Canviar l’aparença del formulari ......................................................................199

Les propietats dels controls.................................................................................201

Utilitzar expressions en els formularis ..................................................................205

Crear un formulari gràfic .....................................................................................207

Crear una taula dinàmica d'Excel amb l'assistent .........................................211

Crear formularis basats en més d’una taula....................................................213

Afegir objectes d’altres aplicacions .................................................................218


12. ELS INFORMES...................................................................................................227

Crear informes amb l’assistent ...........................................................................228

Personalitzar els informes.....................................................................................235

Els controls..............................................................................................................235

Les seccions dels informes...................................................................................240

Ordenar i agrupar ................................................................................................245

Inserir un subinforme en un informe principal ..................................................249

Utilitzar expressions en els informes ....................................................................253

Etiquetes postals ...................................................................................................254

Utilització de l'assistent per combinar correspondència amb Word...........260


ANNEX: ACCESS 2000 I INTERNET .........................................................................267

Creació d’una pàgina Web...............................................................................268

ÍNDEX ANALÍTIC .....................................................................................................276

Manual Access


Presentació

A qui va dirigit

Aquest manual va dirigit a persones que comencen a treballar amb Access i a usuaris d’alguna versió anterior que vulguin conèixer les noves prestacions d’Access 2000.

El text que teniu a les mans s’ha elaborat pensant en un col·lectiu concret: els treballadors de les administracions locals. Per això, les referències i exemples pràctics intenten acostar-se a les realitats i al llenguatge que s’utilitza als ajuntaments.

El present manual es pot utilitzar com a llibre de consulta, com a material didàctic d’un curs presencial amb professor i també com a manual d’autoaprenentatge.

Com utilitzar el manual

Aquest manual s’ha estructurat en dues parts. En la primera s’analitza l’ús d’Access com a base de dades simples, es a dir amb una taula única. En la segona part s’estudien les bases de dades relacionals que permeten el creuament de dades de diverses taules

Per utilitzar-lo com a llibre de consulta s’ha previst que, per tal de facilitar la localització de la informació que es busca, es pugui utilitzar el sumari que hi ha a les primeres pàgines del manual o bé l’índex analític que hi ha al final.

El manual s’ha dissenyat de manera que a l’esquerra dels paràgrafs es presenten menús i icones d’Access, així com símbols específics del manual:

Aquest símbol indica que comença una explicació pràctica. L’usuari, seguint pas a pas les indicacions, podrà anar comprovant els resultats d’allò que està aprenent.

! S’utilitza per cridar l’atenció sobre alguna qüestió important a tenir en compte.

Les pràctiques

El manual va acompanyat d’un disquet de pràctiques. El disquet està dividit en dos directoris:

Les pràctiques:

c:\Practica

Dins aquest directori trobarem la base de dades PERSONAL; serà la base de dades que s’ha d’obrir quan comença una pràctica guiada. Són les pràctiques que s’utilitzen per il·lustrar els diferents conceptes.

c:\Exercicis Dins d’aquest directori, trobarem les base de

dades PROJECTE i CULTURA. Aquestes són les que s’hauran d’utilitzar per fer els exercicis pràctics que hi ha al final de cada unitat.

Dins de cada un d’aquests directoris hi haurà un subdirectori anomenat resultat on es trobarà la solució tant de les pràctiques com dels exercicis.

L’organització dels fitxers en el disc de pràctiques és aquesta:

Manual Access


! És molt aconsellable que abans de començar a treballar amb els fitxers de pràctiques en feu una còpia. Podeu fer-ne una còpia en un altre disquet, per tenir-lo de reserva; o bé podeu copiar-ne tot el contingut en un directori del disc dur del vostre ordinador.

Els passos per fer això serien aquests: 1. Des de Windows 95, fer un clic al menú Inicio amb el

botó de la dreta del ratolí.

2. Fer un clic a Explorar

3. Activar la unitat c: i triar Archivo / Nuevo / Carpeta. Escriure Pràctiques com a nom de la carpeta a crear.

4. Amb el disc de pràctiques a la disquetera, seleccionar la unitat a:

5. Seleccionar tota la informació del disc fent un clic a la carpeta Exercicis i amb la tecla Ctrl accionada un clic a la carpeta Practica. Han de quedar tots ressaltats de color.

6. Arrossegar els fitxers a la carpeta c:\Pràctiques.

Manual Access


1. Les novetats d’Access 2000

En aquest capítol s’enumeren i expliquen de forma resumida algunes de les noves funcions que incorpora Access 2000 en relació a les versions anteriors. La majoria de temes que aquí s’exposen es tornaran a tractar amb més profunditat al llarg del manual.

La finestra de la Base de dades

S’ha modificat la presentació i alguna de les funcionalitats de la finestra de la base de dades:

− La presentació dels contenidor d’objectes: les fitxes que permeten canviar entre els diferents tipus d’objectes estan situades a la part superior del contenidor.

− Amagar objectes: es poden amagar els objectes que no es vulguin veure a la llista (per exemple els subformularis).

− Els objectes de la base de dades es poden veure mitjançant icones grans, petites, per nom o per nom i detalls. També es pot modificar l’ordre de presentació.

− Es pot canviar el nom dels objectes fent un clic en el nom de l’objecte seleccionat.

Les barres d’eines, barres de menús i menús contextuals

Des del mateix quadre de diàleg es poden crear i modificar les barres de menús, els menús contextuals i les barres d’eines.

L’Ajudant d’Office

En obrir el programa ens trobarem amb el que s’anomena l’ajudant d’Office (es diu així perquè estarà present en tots els programes d’Office 2000). L’ajudant s’anticipa al tipus d’ajuda que necessitem i ens suggereix temes d’ajuda en funció de la feina que estem fent. L’ajudant permet també sol·licitar ajuda sobre un tema en concret utilitzant les nostres pròpies paraules, sense d’haver de buscar-ho en una llista.

Relació de l’Access amb altres aplicacions

S’han afegit molts elements que milloren el traspàs de dades entre l’Access i altres aplicacions.

− Retenció del format de text: quan es copien dades des de formularis i fulls d’Access cap a l’Excel, es mantenen els valors i també els formats.

− Quan s’envia un informe que incorpora un subinforme cap a un fitxer *.txt, *.rtf, *.xls, el subinforme s’envia junt amb les dades de l’informe principal.

− Des de l’Excel es poden utilitzar les funcionalitats d’agrupació i el format dels informes d’Access.

− Es pot convertir una base de dades d’Excel a base de dades d’Access des del menú d’Excel: Datos / Convertir a Access.

− Des d’Access es poden crear controls de taula dinàmica que utilitza l’assistent de taules dinàmiques d’Excel. Aquestes són semblants a les taules de referències creuades, però es poden canviar dinàmicament els encapçalaments de files i columnes, per tal d’obtenir vistes diferents de les dades.

− Es poden arrossegar objectes entre bases de dades obertes a l’Access, arrossegar taules o consultes d’Access cap a d’altres aplicacions (com Word i Excel), es pot crear una taula arrossegant un rang de cel·les des d’un full de càlcul a la finestra de la base de dades.

Els filtres

S’ha facilitat i millorat tot allò relacionat amb els filtres de dades:

− En un camp de formulari o full de dades es pot utilitzar el menú contextual per filtrar les dades pel valor del registre actiu.

− Des d’un camp de formulari o full de dades es pot utilitzar l’opció Filtro excluyendo del menú contextual per filtrar els registres que no tinguin el valor seleccionat.

Manual Access


− L’opció Filtro por formulario permet especificar el valor o valors que s’està buscant a través d’un full en blanc i de les llistes desplegables de cada camp.

− Els filtres es guarden quan es guarda la taula, consulta o formulari.

− Es pot crear un formulari o informe directament des d’un conjunt de registres.

La impressió i vista preliminar

Access 2000 ha millorat les opcions que ofereix en la impressió i la vista preliminar:

− El botó Vista facilita el canvi cap les altres vistes de l’objecte de la base de dades.

− S’han incorporat botons a la vista preliminar per veure una pàgina, dues pàgines o diverses pàgines.

− El zoom enumera els percentatges de visualització amb què es pot veure l’objecte.

− Es poden imprimir les característiques dels objectes de la base de dades a través del Documentador.

Treball amb les dades

Aquestes són algunes de les novetats que proporciona aquesta versió per facilitar el treball amb les dades:

− Les dades d’un quadre combinat d’un camp de Búsqueda que provenen d’una altra taula no s’actualitzen directament. Cal prémer F9.

− Mitjançant les rèpliques de les bases de dades, diversos usuaris poden treballar amb les seves còpies de la base i després sincronitzar les dades comunes de totes les rèpliques.

− Es poden passar dades a d’altres aplicacions arrossegant les dades seleccionades amb el ratolí.

− Quan es guarda una taula, consulta o formulari, Access guarda també qualsevol ordre que s’hagi establert.

Manual Access


Disseny de les taules

− S’ha incorporat un nou tipus de camp per emmagatzemar hipervincles. Els hipervincles poden ser rutes d’accés a un fitxer del disc dur o direccions URL. Quan es fa un clic en un hipervincle el programa salta a un objecte, un document o una WEB.

− L’assistent de busques permet crear camps de busca. Són els camps que mostren una llista de valors que es busquen en una altra taula o llista de valors que es deixen predefinits.

− Les taules es poden crear des de vista Hoja de Datos. Es faria com si s’introduïssin dades en un full de càlcul.

− L’assistent per analitzar taules permet dividir taules grans en dues o tres taules més petites.

− El disseny de la taula es pot modificar directament des de la taula de relacions, per exemple, per si s’ha de canviar una clau principal.

Les consultes

Access 2000 inclou diverses consultes noves que les fan més fàcils d’utilitzar.

− L’assistent per a consultes simples crea una consulta de selecció que recupera les dades d’una o més taules i permet fer càlculs per extreure diferents tipus de totals.

− Es poden ordenar els registres amb les icones Orden ascendente i Orden descendente. Aquestes ordenacions es guarden amb la consulta.

− S’ha inclòs el botó Tipo de consulta, que permet especificar el tipus de consulta que es vol dissenyar.

− L’opció Valores superiores, de la barra d’eines de la vista disseny, permet mostrar els registres amb un número especificat corresponent al valor superior o inferior d’un camp.

Formularis i informes

− S’ha incorporat un nou control per als formularis que permet dividir la informació en fitxes separades.

− S’ha incorporat la icona Copiar formato, que permet copiar el format d’un control a un altre.

− Es poden millorar els dissenys amb la incorporació de noves propietats, com la d’efectes especials dels controls, o incloure imatges al fons dels formularis i informes.

− Es pot oferir informació als usuaris a través de les suggerències en pantalla. Amb aquesta eina es pot fer que aparegui informació addicional quan es posa el ratolí sobre el control o bé quan es fa un clic en el botó Qué es esto?

− S’han modificat els assistents per crear formularis i informes. S’ha incorporat un nou formulari: el de taules dinàmiques i assistents per crear subformularis i subinformes.

− L’assistent per a gràfics permet crear fins a 20 tipus diferents de gràfics.

− El disseny dels informes es pot millorar amb les noves opcions d’agrupació de dades que permet mantenir junts els registres en grups per pàgina i repetir encapçalaments de grups a la part superior de la pàgina següent.

Millora en el rendiment

Aquesta versió incorpora diverses millores pel que fa bàsicament a la velocitat de resposta del programa: càrrega dels components necessaris, accés més ràpid als formularis i informes, vista ràpida dels informes, etc.

Manual Access


Access 2000 i Internet

Per poder utilitzar les noves eines que proporciona Microsoft Access 2000 en relació a Internet cal tenir instal·lat un programa explorador de Web, com el Microsoft Internet Explorer, i un mòdem.

− Des d’Access es poden importar o vincular fitxers HTML. L’assistent per a la importació d’HTML i l’assistent per a la vinculació d’HTML també permeten convertir els vincles HTML a un camp de tipus Hipervincle.

− Es poden exportar informes a format HTML des del comandament Guardar como o exportar.

− El programa compta amb un assistent per crear Web. Es poden convertir fulls de dades, formularis o informes a format HTML.

− S’ha incorporat un nou tipus de camp hipervincle a les taules.

− S’ha incorporat una nova barra d’eines Web.

2.Una visió general de l’Access i els seus objectes

Una base de dades és un conjunt d’informació organitzada sistemàticament i relacionada amb un tema o tasca concreta; per exemple, les dades personals dels treballadors d’una organització, les dades referents als proveïdors de materials, les de les empreses col·laboradores, etc. Cada un d’aquest conjunts d’informació constitueix una base de dades.

Access és un sistema d’administració de bases de dades relacionals, la qual cosa significa que és un sistema que emmagatzema i recupera informació d’una base de dades d’acord amb les relacions que l’usuari estableix.

La majoria de programes de bases de dades utilitzen aquest nom per fer referència a les taules que contenen les dades. Access fa servir aquest terme en un sentit més ampli.

Una base de dades d’Access consta de les taules que contenen les dades però també de tots els objectes relacionats que s’utilitzen per gestionar-les: consultes, formularis i informes.

Imaginem, per exemple, quin tipus d’informació cal utilitzar en el departament de recursos humans d’una determinada organització: s’utilitzen les dades personals dels treballadors, les dades referents a nòmines, formació rebuda per cada treballador, a quin departament està assignat, quines tasques realitza, etc.

Manual Access


DNI

Nómina

Llistat assistènciaNom del curs:

Dep. Cultura

Dades personals de cadatreballador Dades salarials

Llistes d’assistència alscursos

Relació de treballadors de cada servei

Aquesta informació està relacionada

Emmagatzemar aquests diferents tipus d’informació en una sola taula generaria una taula amb una gran quantitat d’informació repetida; per exemple: cada vegada que un treballador fes un curs, generaria un nou registre que duplicaria les dades personals. Per altra banda, si es produís una modificació d’alguna dada, podria provocar haver de modificar informació manualment en els diferents registres implicats en el canvi, la qual cosa provocaria una gran pèrdua de temps i multiplicaria la possibilitat de cometre errors.

Els avantatges de treballar amb un gestor de bases de dades relacionals és que permet desar la informació en diferents taules i utilitzar alguns camps comuns que permetrà relacionar-les entre si.

D’aquesta manera la informació s’emmagatzema només en un lloc, evitant així la duplicitat de registres. Si s’ha de fer un canvi només s’ha de fer en un lloc, la qual cosa estalvia temps, espai en el disc, i es redueix la possibilitat de cometre errors. Si s’ha de fer un canvi d’estructura en una base, serà molt més senzill fer-ho en una de les taules petites que no pas en una gran taula que tingui molta informació.

Entrar i sortir del programa

Per entrar al programa, cal:

1. Obrir l’ordinador. Apareix la pantalla de Windows 95.

2. Fer un clic al menú Inicio i després un clic a Programas

3. Finalment fer un clic a l’opció Microsoft Access.

Es pot accedir directament a Microsoft Access 2000 si la barra d’eines de Microsoft Office està instal·lada. En aquest cas només cal fer un clic a la icona de Microsoft Access.

Quan s’obre el programa apareix un quadre de diàleg que permet dirigir la feina cap a obrir una base dades que ja existeix o bé crear-ne una de nova. En aquest últim cas, també permet decidir si es vol utilitzar l’assistent o no.

Un cop triada l’opció que es vulgui, cal prémer Acceptar.

Sortir del programa

Es pot tancar el programa de diferents maneres:

− Fer un clic en el botó Tancar, situat a la part superior

Manual Access


dreta de la pantalla.

− Fer un clic en el símbol d’Access situat en la barra de títol i triar Cerrar.

− Anar al menú Archivo i escollir Salir.

− Utilitzar la combinació de tecles Alt+F4.

La finestra inicial de la base de dades

Quan es comença a treballar amb Access 2000, el programa obre la finestra inicial, la qual aporta tota la informació i comandaments necessaris per començar a treballar.

Ja que Acces és una aplicació de Windows, hi ha molts dels elements de la finestra que són comuns a tots els programes executats des d’aquest entorn.

Barra del títol

Barra de menús Barra d’eines

Barra d’estat

Obrir una base de dades

Les bases de dades s’obren de la mateixa manera que un fitxer de qualsevol altra aplicació de Windows.

1. Triar el menú Archivo i Abrir base de datos, o bé la

icona d’obrir de la barra d’eines. Apareixerà el quadre de diàleg Abrir base de datos amb la carpeta d’Access oberta.

2. A través de la llista desplegable Buscar en: situar-se en el directori on hi ha la base de dades que es vol obrir. Fer un clic en el nom de la base de dades a obrir i prémer Abrir.

La finestra de la base de dades

Quan s’obre una base de dades, Access mostra una finestra que permet visualitzar els diversos objectes de la base de dades amb els quals es pot treballar. A aquesta finestra se l’anomena Contenedor de la base de datos, perquè conté tots els objectes disponibles.

Aquesta finestra està composta per una sèrie de fitxes. El nom de cada fitxa apareix escrit en una etiqueta que hi ha a la part superior de la finestra del contenidor. Fent clic a qualsevol d’aquestes etiquetes es pot visualitzar la llista d’objectes que hi ha creats, del tipus seleccionat.

Els botons de la part esquerra de la finestra serveixen per treballar amb els objectes de diferents formes:

Manual Access


Abrir: Fer clic en un objecte de la llista i triar el botó Abrir, serveix per veure i introduir dades.

Diseño: Serveix per canviar el disseny dels objectes.

Nuevo: Crea un nou objecte del mateix tipus que el que està seleccionat.

Contenidor d’objectes

Barra de menúsBarra d’eines

Etiquetes d’objecte

Descripció dels objectes d’una base de dades

Els objectes que componen una base de dades d’Access són: les taules, les consultes, els formularis, els informes, les macros i els mòduls. En aquest capítol en fem una breu descripció, i en els capítols següents del manual s’explica en detall el seu funcionament. Les macros i els mòduls no s’hi inclouen, ja que formarien part d’un manual més avançat.

Taula

Les taules són l’objecte fonamental d’Access, i l’element que s’ha de dissenyar en primer lloc ja que és on hi ha recollida tota la informació. Les taules són els únics objectes que emmagatzemen dades.

Una taula agrupa el conjunt de dades que fan referència a un tema concret. Les dades de la taula es representen en columnes (camps) i files (registres). Tota la informació de la taula fa referència al tema general de la taula.

En una taula, un camp és una categoria o tipus d’informació. Per exemple: nom dels treballadors, dates de contractació, nom de les empreses col·laboradores, nom dels proveïdors, etc.

Un registre és un conjunt d’informació al voltant d’una persona, cosa o esdeveniment. Pot ser tota la informació al voltant d’un treballador, d’un expedient, etc.

Una dada és la intersecció entre un camp i un registre. Per exemple: el nom d’una persona, la seva data de naixement…

Fila (registre)

Columnes (camps)

Manual Access


Consulta

Una consulta és una pregunta que es vol plantejar al voltant de la informació de la base de dades. Per exemple: Quins treballadors tenen més de 60 anys? Quins han rebut formació en informàtica? Amb quins proveïdors de material d’oficina treballa la nostra organització?. Les dades que responen a aquestes preguntes poden venir d’una sola taula o de taules diverses: la consulta permet reunir i presentar la informació sol·licitada.

El tipus de consulta més simple és la consulta de selecció, la qual permet escollir quines dades d’una taula es volen visualitzar. Es pot especificar quins camps han d’aparèixer, introduir criteris per seleccionar els registres i especificar l’ordre en què s’han de presentar.

El conjunt de registres que responen a la consulta s’anomena full de respostes dinàmiques.

Dades de la taula Plantilla Dades de la taula Formació Formularis

Les consultes i les taules presenten les dades de forma tabular i sense formats. Si es vol presentar en pantalla un sol registre o presentar les dades utilitzant un disseny personalitzat, es pot utilitzar un formulari o un informe.

Un formulari és una bona manera d’introduir, canviar i veure els registres d’una base de dades. Quan es dissenya un formulari s’especifica la manera com es volen presentar les dades i en obrir-lo, el programa recupera la informació de les taules o consultes i les presenta d’acord amb el seu disseny.

Quan s’obre la finestra del formulari apareixen tres botons que permeten veure aquestes presentacions:

• El disseny del formulari, que permet modificar-lo.

• Presentació de formulari, per veure les dades ubicades en el formulari.

• Presentació del full de dades, que permet veure els camps inclosos en el formulari com si fos una taula.

Informes

Tot i que els formularis es poden imprimir, normalment s’utilitzen per veure les dades per pantalla. Un informe, en canvi, s’utilitza per presentar les dades impreses adaptades a un disseny realitzat prèviament. Permeten també mostrar subtotals i totals corresponents a un conjunt de registres.

Les dades que apareixen en un informe no es poden editar com en les taules, consultes o formularis. L’informe recull les dades directament de les taules o consultes.

Manual Access


Els elements d’un formulari o d’un informe que permeten presentar o imprimir les dades s’anomenen controls. Amb un control es poden presentar les dades d’un camp, els resultats d’un càlcul, el text pel títol, etc.

Macros

Una macro és el sistema que es pot utilitzar per automatitzar tasques sense haver de programar. Es pot dir que és com un petit programa que permet realitzar una sèrie d’operacions repetitives en un sol pas.

Mòduls

Els mòduls són un conjunt d’instruccions i procediments escrits en Bàsic Access, llenguatge de programació de Microsoft Access. D’aquesta manera es pot tenir el màxim control sobre el funcionament de les bases de dades. Els procediments escrits en Access Bàsic permeten resoldre operacions que requereixen un procés automatitzat que no es pot resoldre amb les macros.

Utilitzar l’ajuda d’Access

Access 2000 inclou importants eines d’ajuda a les quals es pot accedir durant la sessió de treball i des de qualsevol lloc del programa.

L’ajuda permet:

Llegir per pantalla els diferents nivells d’informacions que ofereix.

Buscar informació sobre un tema determinat.

Imprimir les informacions.

Veure exemples i demostracions.

Accedir a temes relacionats amb la informació buscada.

Hi ha quatre maneres bàsicament d’obtenir ajuda amb Access 2000.

Són aquestes:

L’Ajudant d’Office

La icona Que es esto?, directament en la pantalla o des de qualsevol quadre de diàleg

A través del menú d’ajuda, amb l’opció Contenidos

Accedint directament a l’opció Microsoft en la Web, on podrem trobar tota la informació per a noves característiques i actualitzacions.

L’ajudant d’Office

Access incorpora una eina molt útil i pràctica, l’ajudant d’Office. En obrir el programa apareixerà en l’àrea de treball el que serà nostre ajudant mentre treballem amb Access. Per defecte, sempre està obert i li podem preguntar qualsevol dubte que tinguem sobre el programa.

Manual Access


Quan l’ajudant ens vol fer una suggeriment per iniciativa pròpia, apareixerà una bombeta groga en la part superior dreta:

L’ajudant d’Office funciona de forma intel·ligent, ja que interpreta (més o menys) el que se li pregunta utilitzant les nostres pròpies paraules.

Per demanar ajuda sobre qualsevol cosa només cal clicar sobre l’ajudant. Ens apareixerà el següent menú:

Al clicar sobre l’ajudant apareix elmenú preguntant què volem fer.Només cal escriure la pregunta ipitjar Buscar o bé la tecla intro

Podem demanar a l’ajudant que ens faci suggeriments, en aquest cas només haurem de pitjar l’opció Sugerencias.

Quan apareix la bombeta, indica que l’ajudant ens vol fer un suggeriment

Podem canviar l’aspecte de l’ajudant. Per fer-ho, cal:

Fer un clic a l’ajudant i després pitjar el botó Opciones i la fitxa Galeria. Apareix la següent pantalla:

Buscar ajuda amb la icona Que es esto?

Amb la icona Que es esto? tindrem tota l’ajuda necessària referida als elements de la pantalla o dels menús.

Podem activar aquest tipus d’ajuda de diverses maneres:

En un quadre de diàleg: − pitjar el botó Ayuda, o bé

− pitjar el botó dret del ratolí amb el punter sobre el camp del qual volem ajuda.

Sobre els botons de les barres: − Pitjar les tecles Majúscules + F1 o bé l’opció del menú ?

i triar ¿Que es esto?. Apareix un interrogant al cursor del ratolí . Desplaçar l’interrogant damunt del botó sobre el qual vulguem obtenir informació i fer un clic.

Manual Access


L’opció Contenidos e índice del menú ?

Des del menú ? podem accedir a l’opció Contenidos e índice la qual ens permet buscar ajuda tant per temes com per paraules concretes.

Per buscar ajuda per temes, cal:

1. Desplegar el menú d’ajuda ? i triar Contenidos e índice. Apareix el següent quadre de diàleg:

2. Fer doble clic sobre el tema que ens interesa, per exemple Introducción a Microsoft Access 2000. Apareix una subllista amb opcions.

3. Fer doble clic a l’opció Tablas. En aquest cas apareix una subllista amb més opcions, Quan les opcions tenen un interrogant, indica que en entrar en un d’ells, ens donarà la informació més concreta.

4. Triar Tablas. Qué son y cómo funcionan.

Apareix la finestra amb la informació demanada.

Manual Access


Dins dels temes concrets de l’ajuda es poden trobar elements significatius que amplien la informació de la pantalla on estem situats.

També ens podem trobar paraules de color verd subratllades. En aquests casos el que fan és donar-nos la definició o funció de la paraula concreta, sense sortir de la pantalla que estem consultant.

Per buscar ajuda per paraules concretes, cal:

1. Desplegar el menú d’ajuda ?, triar Contenidos e índice i després triar la fitxa Buscar. Apareix el següent quadre de diàleg:

2. En el camp 1 escriure la paraula o paraules que volem buscar. En el camp 2 apareixeran els temes relacionats amb les paraules que hem buscat.

Buscarem ajuda per veure com podem agrupar registres en un informe.

Per això cal:

1. Escriure Agrupar registros.

2. A la llista de noms del camp 2, fer doble clic a l’opció Agrupar registros en informes.

3. Apareixerà una pantalla amb una llista de subtemes possibles. Triar el tema que es vulgui i prémer Mostrar.

Apareixerà la pantalla amb els passos necessaris per poder actuar.

Manual Access


Obtenir ajuda de Microsoft en la Web

Access inclou una opció per connectar de forma automàtica amb un menú complet de llocs d’ajuda en línia, inclosos a la Web de Microsoft.

Per accedir-hi, només cal:

− Anar al menú ? i triar Microsoft en la Web. Aquesta opció incorpora un submenú amb una sèrie de temes que connecten directament amb la Web. Es poden carregar directament des del navegador Microsoft Explorer.

3. Crear una base de dades

La primera tasca a fer quan volem començar a treballar amb una base de dades d’Access és crear i donar nom a la base.

En aquest manual crearem una base que ens permetrà gestionar temes referents a la Plantilla del municipi pel que fa al control de la formació que reben els treballadors i control de dades salarials.

Començarem creant la base de dades:

1. Fes clic sobre la icona o triar Archivo / Nueva base de datos. Apareixerà aquest quadre de diàleg.

Aquest quadre de diàleg compta amb dues fitxes: General i Base de datos.

Manual Access


General: Permet generar una base de dades de nou. Sense cap disseny prèvi.

Base de datos:

Permet escollir una sèrie de bases de dades predissenyades. Quan es tria una d’aquestes bases s’activarà un assistent que guiarà l’usuari durant el procés de creació de la base.

En el nostre cas crearem una base de dades en blanc.

2. Triar Base de datos en blanco i prémer el botó Aceptar.

Access, per defecte, mostra el nom BD1. Aquest nom es pot canviar i assignar-li el nom que es vulgui.

3. Escriure en nom PROVES en el requadre Nombre del archivo. No fa falta escriure l’extensió del fitxer.

Si es vol guardar la base de dades en una altra unitat o directori, cal seleccionar-ho en el mateix quadre de diàleg.

4. Triar Crear o prémer Intro per acceptar el nom i crear la base de dades.

Un cop creada la base de dades, cal crear la taula o taules on anirem emmagatzemant les dades.

En aquests moments l’estructura de la base de dades està creada però encara no té cap objecte creat. A patir d’ara, per tant, caldrà crear els objectes que permetran omplir-la de contingut i d’elements de gestió i explotació de les dades. Això es farà amb l’ajuda dels menús i de les icones de la barra d’eines.

Aquestes són les icones disponibles a la barra d’eines general:

Crea una base de dades nova

Obre una base de dades existent

Imprimeix l’objecte seleccionat a la finestra de la base de dades. No cal obrir-lo per enviar-lo a imprimir.

Obre la finestra de la presentació preliminar que permet veure l’aspecte que tindrà l’objecte a imprimir.

Comprova l’ortografia de les entrades de les taules, consultes i formularis.

Talla, copia i enganxa l’objecte seleccionat

Copia el format (fonts, colors, etc.) d’un control a un altre.

Manual Access


Desfà l’última acció reversible. El nom del comandament canvia en funció de quina és la última acció realitzada.

Obre un assistent que permet crear un fitxer de Word combinat les dades de l’objecte d’Access.

Crea un fitxer de text amb l’objecte seleccionat.

Crea un full de càlcul amb les dades de l’objecte seleccionat.

Inicia un assistent que analitza una taula i si és necessari la divideix en taules relacionades per tal d’aconseguir un disseny més eficaç.

Inicia un assistent que analitza la base per tal d’aconseguir optimitzar el rendiment de la base.

Permet imprimir les característiques dels objectes i de les relacions creades a la base.

Permeten modificar la presentació dels objectes amb icones gras, petites, en forma de llista o amb tots els detalls.

Mostra el codi de l’objecte seleccionat.

Mostra les propietats de l’objecte selecionat.

Obre una finestra on es poden veure i modificar les relacions entre taules i consultes.

Obre una llista desplegable que permet crear els diferents tipus d’objectes: taules, consultes, formularis, informes, etc.

Manual Access


4. Les taules

Crear una taula

Abans de començar a crear la taula o taules és molt important saber quina serà la finalitat de la base de dades, quin tipus de dades en volem extreure, com les volem gestionar, si caldrà fer operacions, etc.

Quan es crea una taula per primera vegada, realment allò que es crea és una estructura buida. Un cop guardada la taula, s’hi podrà introduir informació.

Una taula es pot crear utilitzant una ajuda anomenada Asistente para tablas o bé escrivint directament els noms dels camps i definint les seves propietats a la pantalla de disseny de la taula.

A la base PROVES crearem una taula que s’anomeni DADES DE PROVA. Cal seguir aquest passos:

1. Si no tens la base de dades oberta, tria el menú Abrir / Base de datos.

2. En el contenidor d’objectes, triar la fitxa d’objecte Tablas i prémer el botó Nuevo.

Apareix un quadre de diàleg com aquest:

Vista Hoja de datos

Permet crear una taula amb una estructura de files i columnes

Vista Diseño És el sistema que s’utilitza per crear l’estructura bàsica de les taules d’Access, sense cap disseny previ ni assistent.

Asistente para tablas

S’executa un assistent que guia a l’usuari en el procés de creació de la taula.

Importar tabla Permet importar taules d’altres bases de dades: versions anteriors d’Access o dades que provenen d’altres formats com Excel o Dbase. Amb l’opció d’importar es crea una nova taula a la base de dades activa.

Vincular tabla La vinculació de taules permet llegir dades i actualitzar dades que provenen d’una font externa.

! Als ususaris d’Access 2.0: Les opcions de Importar tabla i Vincular tabla es trobaven al menú Archivo.

3. Tria Vista Diseño. Apareix una pantalla que permet crear els camps i definir el tipus de dades que inclourà la taula que s’està creant.

Manual Access


4. Escriure els noms dels camps i escollir el tipus de dades de la llista que apareix a les caselles de Tipo de datos, seguint l’exemple de la il·lustració.

Escriure el nom dels

campsTriar el tipus de

dadaInformació textual

que descriu elcontingut del camp

Els noms dels camps poden tenir fins a 64 caràcters incloent-hi els espais en blanc. És important intentar assignar als camps noms que descriguin al màxim el seu contingut.

La part inferior de la finestra s’anomena Propiedades del campo, i compta amb dues fitxes:

General Permet seleccionar les característiques especials del tipus de camp seleccionat.

Búsqueda Permet seleccionar el tipus de camp a utilitzar quan es crea un formulari.

Les icones de la barra d’eines de la taula

Canvia el tipusde presentació

Guardar

Clauprincipal

Índex

Inserir fila

Eliminar fila

Propietats

Finestra de la basede dades

Crear nous objectes

Tipus de dades

Access, requereix que s’especifiqui quin tipus de dades contindrà cada camp. Es pot triar entre els següents tipus:

Text Per introduir text, números amb els que no s’hagin de realitzar càlculs i números que han de començar per 0. Per exemple: noms, números de telèfon, codis postals, etc. Pot tenir fins a 255 caràcters i incloure lletres, números i caràcters especials. Per defecte la mida dels camp és de 50 caràcters.

Memo Pot contenir texts de fins a 64.000 caràcters. Els camps memo són de longitud variable. Això vol dir que quan Access emmagatzema la informació només utilitza l’espai necessari per contenir el text escrit.

Numèric Per a camps amb els que caldrà realitzar càlculs. Pot contenir només números. El

Manual Access


tipus i la mida dependrà de la longitud que l’usuari assigni al camp. Els camps numèrics poden emmagatzemar fins a 15 dígits.

Data/hora Conté dates i hores. Que es pugui introduir una cosa o una altra dependrà del format que donem al camp.

Moneda S’utilitza per introduir dades numèriques de tipus monetari. Són valors que representen diners. Els camps monetaris poden emmagatzemar fins a 15 dígits a l’esquerra de la coma decimal i fins a 4 a la dreta.

Autonumérico Conté números que Access introdueix automàticament i de forma seqüencial. S’incrementa el valor numèric per a cada registre que s’efegeixi. Els números que el programa introdueix en aquest camp no es poden modificar.

Sí/No Per a emmagatzemar valors lògics. Per exemple sí o no, vertader o fals, activat o desactivat.

Objecte OLE Conté dades d’altres aplicacions Windows que admetin incrustació i enllaç d’objectes OLE. Es poden utilitzar per mostrar imatges, sons, etc.

Asistente para búsqueda

Permet restringir el tipus de camp per tal que només accepti dades d’una llista de valors o d’un camp d’una altra taula.

Hipervínculo Crea camps que emmagatzemarà hipervíncles. En el capítol dedicat a la relació d’Access 2000 i Internet s’explica amb més detall aquest tipus de camp.

Reorganitzar i eliminar camps

Per moure un camp es pot:

1. Seleccionar el camp fent un clic en el selector de fila situat a l’esquerra del nom.

2. Tornar a fer un clic arrossegar-lo fins a la nova posició.

Per eliminar un camp un camp es pot:

Seleccionar el camp que es vol eliminar fent un clic en el selector de fila i després prémer la tecla Suprimir.

També es pot triar l’opció Eliminar filas del menú contextual. Recordem que el menú contextual apareix prement el botó dret del ratolí.

Establir la clau principal

Donar a un camp la característica d’ésser una clau principal fa que les dades d’aquest camp clau identifiquin de forma exclusiva cada registre. És un camp que identifica inequívocament cada fila o registre. La clau principal ha de ser, per tant, única per a cada registre.

Sovint s’utilitza com clau principal un número o un codi d’identificació. En el nostre exemple i per a la taula de PROVES, el camp que pot fer la funció de clau principal serà el codi ja que cada persona té un número d’identificació únic i exclusiu .

Access no permet l’existència de valors duplicats o nuls en un camp de clau principal.

Per establir un camp com a clau principal farem això:

1. Seleccionar el camp Codi.

Clave principal

2. Fer un clic a la icona Clave principal.

Aquest símbolsignifica que hi haestablerta una calu

principal

Manual Access


Eliminar la clau principal

Si un cop establerta es vol eliminar la clau principal es pot:

1. Seleccionar el camp que té la clau principal assignada.

Clave principal

2. Fer un clic a la icona Clave principal.

Guardar la taula

Després d’haver creat els camps i decidit quines han de ser les seves característiques ja es por desar la taula i posar-li nom.

Desarem la taula i li posarem nom fent el següent:

Guardar

1. En el menú Archivo triar Guardar, o bé prémer la icona de desar de la barra d’eines.

2. Escriure el nom DADES DE PROVA i fer un clic a Aceptar.

Si en acabar de crear una taula no hi ha cap clau principal establerta, Access mostrarà un quadre diàleg que pregunta a l’usuari si en vol crear una.

Si la resposta és Sí, passarà el següent:

Si un dels camps de la taula és de tipus Contador, automàticament el programa el designarà clau principal, si no és així, crearà un camp comptador amb el nom ID.

Tancar una taula

Per tancar una taula, tant si estem en el full de dades com si estem en la modalitat disseny, es pot triar l’opció Archivo / Cerrar o l’opció Cerrar del menú de control de la finestra.

Crear una taula a través de l’Asistente para tablas

L’assistent és un tipus d’ajuda interactiva que guia el procés de creació d’una taula a través d’uns tipus predefinits de taules que el programa té incorporats. L’assistent planteja una sèrie de preguntes sobre els camps que ha d’incloure a la taula.

Per crea una taula amb l’assistent cal:

1. Des de la finestra base de datos, fer clic en el botó Tabla

2. Triar el botó Nuevo.

3. En quadre de diàleg Nueva Tabla triar Asistente para tablas

4. Seguir les instruccions que apareixen en els quadres de diàleg de l’assistent per afegir camps a la taula.

Manual Access


L’assistent presenta una sèrie de taules creades d’exemple. Cada una d’elles té uns camps predefinits que es poden anar triant en funció de les característiques que ha de tenir la taula que estem creant.

Aquests són els botons que permeten afegir o eliminar camps a la nova taula:

Afegeix el camp d’exemple seleccionat

Afegeix tots els camps de la taula d’exemple seleccionats

Elimina el camp seleccionat de la nova taula

Elimina tots els camps de la nova taula

Modificar i personalitzar les taules

Establir les propietats dels camps

Presentación diseño

Des de la modalitat de disseny de la taula es poden definir totes les propietats de cadascun dels camps que la componen. Podem controlar d’aquesta manera la mida del camp, el format, es poden establir valors predeterminats, etc.

A la taula següent es relacionen les propietats dels camps i la seva utilització. Algunes de les propietats seran explicades amb més detall al llarg d’aquest capítol.

Propietat Descripció

Tamaño del Campo Ajusta la mida del camp de tipus Text o limita el rang de valors permesos en un camp de tipus numèric

Formato Presenta dates i números en un format determinat.

Lugares Decimales En cas de ser camp numèric, permet decidir quantes posicions hi ha d’haver després dels separador decimal.

Máscara de Entrada Presenta l’estructura d’un camp de manera que no s’hagin d’escriure alguns dels símbols i assegurar que les dades introduïdes s’ajusten a la màscara.

Título Permet especificar una etiqueta diferent de la predeterminada (el nom del camp) en els nous formularis i informes.

Valor Predeterminado

Omple automàticament un camp amb un valor en els nous registres que s’afegeixen a la taula

Regla de Validación Texto de Validación

Permet limitar les dades introduïdes en un camp als valors que compleixin un requisits determinat.

Requerido Obliga a introduir dades en un camp.

Permitir Longitud Cero

Permet que es guardar cadenes de longitud zero en un camp de tipus Text o Memo.

Indexado Accelera la recerca en camps on es busca informació amb més freqüència.

Propietats dels camp de tipus Text:

Manual Access


• Pot tenir des d’un caràcter fins a 255. És bo definir el camp amb el mínim de caràcters necessari.

• Es pot especificar la propietat Formato amb aquests símbols:

Símbol Significat

@ Es requereix un caràcter

< Converteix les lletres a minúscula

> Converteix les lletres a majúscula.

Per exemple, si ens interessa que, en una taula el camp població aparegui sempre escrit en majúscula, a la propietat Formato escriurem el símbol >.

Un camp NIF es podria definir amb @@@@@@@@-@. D’aquesta manera l’usuari no ha de posar el guió entre el número i la lletra ja que el posarà automàticament el programa.

Propietats dels camp de tipus Memo:

Els camps memo poden tenir fins a 64.000 caràcters, però el programa només utilitza l’espai que necessita.

Als camps memo se’ls pot donar el mateix format que als camps de tipus text.

Propietats dels camp de tipus Numèric:

Mida del camp:

La mida dels camps de tipus numèric s’ha d’especificar sempre, ja que això determina quin tipus de número pot admetre el camp. Hi ha aquestes mides disponibles:

Opció Significat

Byte Números entre 0 i 255 sense fraccions ni decimals

Entero Números entre -32000 i 32000 sense

fraccions ni decimals.

Entero largo Números entre -2000 milions 2000 milions sense fraccions ni decimals.

Doble Números entre -1,7*10308 i 1,7*10308. Els càlculs tenen una precisió de 10 posicions decimals.

Simple Números entre -3,4*1038 i 3,4*1038. Els càlculs tenen una precisió de 6 posicions decimals.

Format:

Per defecte les dades de tipus numèric apareixen de la mateixa manera que s’han introduït, però se’ls pot donar aquests formats:

• Número general: el número apareix de la mateixa manera que s’introdueix.

• Moneda: mostra els números negatius amb el signe -. Apareix sense posicions decimals, un punt per separar els milions i el símbol Pts.

• Fix: mostra com a mínim un dígit. Si no es canvia la propietat Lugares decimales, apareixen dues posicions.

• Estàndar: utilitza un punt per separar els milions i si no es canvia la propietat Lugares decimales, apareixen dues posicions decimals.

• Percentatge: mostra el valor com un percentatge (el número es multiplica per 100 i se li afegeix el símbol de %)

• Científic: mostra el valor com una notació científica, com un número entre zero i 10 multiplicat per alguna potència de 10.

Pel que fa als decimals, es pot decidir la quantitat de posicions que es volen visualitzar des de l’opció Lugares decimales.

Propietat Formato dels camp de tipus Data i hora:

• Data general: mostra allò que s’ha introduït.

• Data llarga: mostra la data amb el dia de la setmana i el mes, escrits explícitament (per exemple: Lunes 23 de abril 1996).

Manual Access


• Data mitjana: mostra la data amb el mes abreujat (per exemple: 12.Mar-96).

• Data curta: mostra la data amb números separats per guions ( per exemple: 22-4-96).

• Hora llarga: mostra l’hora com a hores, minuts i segons separats per dos punts (per exemple: 14:09:15)

• Hora mitjana: mostra l’hora com a hores i minuts separats per dos punts seguits per les paraules AM o PM (per exemple: 2:30 PM)

Hora curta: mostra hores i minuts com en un rellotge de 24 hores (per exemple: 13:45)

La fitxa Búsqueda

La fitxa Búsqueda permet deixar predefinit el tipus de control que es crearà per un camp concret quan es dissenyi un formulari.

Les opcions que apareixen a la llista desplegable de la propietat Mostrar control depenen del tipus de camp seleccionat.

Per exemple, per als tipus de camp Sí / No, ja es pot deixar predeterminat pel formulari, el tipus d’especificació Casilla de verificación.

Afegir i editar dades

Per introduir les dades a la taula es pot utilitzar l’editor de l’Access.

Símbols d’edició i botons de

selecció

Barra de desplaçament

A mesura que vagis introduint registres et trobaràs amb aquests símbols d’edició a l’esquerra dels camps:

El programa afegeix automàticament registres en blanc al final de la taula.

Si se selecciona un registre en blanc, l’asterisc canvia per una punta de fletxa.

A partir del moment que es comencen a introduir dades en un registre, la punta de fletxa és substituïda per un llapis, que indica que hi ha hagut canvis però no s’han guardat.

Afegir registres

Hoja de Datos

Per afegir registres a una taula que s’acaba de crear, cal estar a Presentación Hoja de Datos. Si l’usuari està situat a la pantalla de disseny de la taula, pot utilitzar la icona per passar a la presentació del full de dades.

Si la taula és tancada, es pot:

1. Seleccionar la taula en el contenidor d’objectes

2. Prémer el botó Abrir.

Si la taula és buida només cal introduir les dades amb les tècniques d’edició exposades al llarg del capítol. Si la taula ja conté dades, cal situar-se en l’últim registre que estarà en blanc.

Manual Access


Aquest és el sistema més simple d’afegir dades, tot i que els formularis, com veurem, són més flexibles i més clars a l’hora d’introduir nova informació a la taula.

Introduirem alguns registres a la taula DADES DE PROVA que hem creat anteriorment. Per fer-ho seguirem aquests passos:

1. Obrir la base de dades PROVES. 2. Triar l’objecte taules i seleccionar la taula DADES DE

PROVA.

3. Fer un clic en el botó Abrir del contenidor d’objectes .

4. Introdueix aquesta informació:

Seleccionar registres

Es pot seleccionar un registre fent un clic en el selector (a l’esquerra de cada registre). Apareixerà la punta de

fletxa apuntant cap a la dreta i el registre quedarà ressaltat amb negre.

També es poden utilitzar les opcions Seleccionar registro i Seleccionar todos los registros del menú Edición.

Per seleccionar un grup de registres es pot:

• Fer un clic en el selector d’un registre i arrossegar el ratolí cap a dalt o cap avall sobre els selectors dels registres que es vol seleccionar.

• Seleccionar un registre i prémer la tecla Majúscula alhora que es fa un clic en el selector de l´últim registre que es vol seleccionar.

Editar informació a Access

Mentre s’estan editant les dades en una taula d’Access el teclat té unes peculiaritats una mica diferents de com s’utilitza en altres aplicacions.

A la majoria d’aplicacions Windows, quan hi ha text ressaltat, les tecles de moviment (fletxes, Inicio, Fin, Repàg o AvPàg) serveixen per deseleccionar-lo. A Access en canvi, aquestes tecles serveixen per moure’s entre registres i camps.

Si s’utilitza el teclat per moure’s a un camp, les dades d’aquest camp es ressaltaran i allò que s’escrigui substituirà el text seleccionat. Si es vol deseleccionar el text i situar el punt d’inserció es pot fer utilitzant la tecla F2.

Manual Access


! La tecla F2 té la funció d’interruptor. Si el text està ressaltat posa el punt d’inserció, i si hi ha el punt d’inserció torna a ressaltar el text.

Funcionament de les tecles de moviment del cursor en el full

cal prémer

text ressaltat punt d’inserció

o Es desplaça un camp a la dreta o l’esquerra.

Es desplaça un caràcter cap a la dreta o l’esquerra.

o Es desplaça un registre amunt o avall.

Es desplaça un registre amunt o avall.

Ctrl+

Ctrl+

Es desplaça un camp a la dreta o a l’esquerra.

Es desplaça una paraula cap a la dreta o l’esquerra

Ctrl+

Ctrl+

Es desplaça al començament o final de la columna

Es desplaça al començament o final de la columna

Repág

Avpag

Es desplaça cap amunt o cap avall de la pantalla

Es desplaça cap amunt o cap avall de la pantalla

Ctrl+ Repág

Ctrl+ Avpag

Es desplaça cap a l’esquerre o cap a la dreta de la pantalla

Es desplaça al començament o al final del camp.

Inicio

Fin

Es desplaça al primer o últim camp d’un registre


Tab Es mou al camp següent

Es mou al camp següent

Ctrl+Inicio

Ctrl+Fin

Es desplaça al primer o a l’últim camp de la taula


Majús.+Tab Es mou al camp anterior Es mou al camp anterior

Intro Es mou al camp següent

Es mou al camp següent

Manual Access


! El comportament que tenen les tecles per defecte es pot canviar des del menú Ver / Opciones / Teclado.

El desplaçament pels registres de la base també es pot fer des de les opcions que aporta el menú Edición / IrA

A més dels sistemes indicats també es pot desplaçar el cursor utilitzant els botons de navegació de la part inferior de la finestra. La informació que hi ha entre els botons de navegació indica quin és el registre actiu i quin és el total de registres de la taula.

Primer registre

Registre anterior

Últim registre

Nou registre

Registre següent

Cancelar una entrada

Mentre s’està introduint un registre, apareix un llapis a l’esquerra del registre actiu. Per anul·lar l’entrada d’aquestes dades es pot prémer Esc.

Guardar una entrada

Els canvis que es fan en un registre es desen automàticament en el moment en què es passa a un altre registre. Però si en un moment donat es vol desar la

informació abans de saltar de registre, es pot prémer Majús+Intro o anar al menú Archivo / Guardar registro.

Eliminar un registre

Per esborrar registres cal seleccionar-lo/s i després es pot prémer Supr o anar al menú Edición / Eliminar.

Manual Access


! Hi ha algun sistema per introduir la informació de forma més ràpida. Per exemple: Ctrl+’ copia la informació del camp del registre anterior. Ctrl+; posa la data actual Ctrl+: posa l’hora. També es poden aprofitar les opcions de Copiar i Pegar.

Ordenar registres temporalment per un camp

Les opcions d’ordenació ràpida que es poden executar des de la taula només tenen efecte mentre la taula és oberta. Quan la taula es tanca, l’ordenació es perd.

Per fer una ordenació ràpida, es pot:

1. Situar el cursor en qualsevol registre del camp pel qual es vol ordenar.

2. Prémer la icona de Orden ascendente o Orden descendente.

Buscar registres

Microsoft Access permet buscar registres pel seu contingut. Per això es pot utilitzar el comandament Buscar del menú Edición. A través d’aquest menú es pot buscar la informació en un determinat camp o bé a tots els camps de la base.

Per defecte, i amb la finalitat d’accelerar les busques, el programa buscarà només en el camp actiu. Si es vol buscar a la resta dels camps caldrà activar Todos los campos.

Per poder fer pràctiques de busca amb més informació que la que tenim introduïda a la base PROVES, obrirem un nou fitxer que té una taula més ampla. De la taula PLANTILLA voldrem visualitzar la informació referent a la senyora Carme Pla Carrera. Farem això:

1. Obrir la base de dades PERSONAL del disc de pràctiques i seleccionar la taula PLANTILLA .

2. Situar-se en el camp Cognom1.

Buscar

3. Anar al menú Edición / Buscar o prémer la icona corresponent.

4. En el quadre Buscar escriure Pla i prémer el botó Buscar primero. El programa se situarà en el camp on la informació es correspongui amb la informació demanada (si la informació queda amagada darrere el quadre de diàleg el podeu canviar de lloc)

5. En el nostre cas, si el registre seleccionat no es correspon al senyor que busquem, podem prémer Buscar siguiente.

Les opcions de cerca que ofereix el quadre de diàleg són aquestes

Opció Significat

Buscar Cal escriure el contingut a buscar

Manual Access


Coincidir Es pot decidir si es vol fer coincidir la informació introduïda amb l’entrada del camp, el començament del camp o qualsevol part del camp

Buscar en Buscar en el camp actiu o a tots els camps

Majúscula/minúscula

Per defecte no distingeix entre majúscules i minúscules. Amb aquesta opció activada si que ho fa.

Buscar los camps con formato

Per buscar una dada de la manera que apareix en pantalla, segons el format de visualització especificat en el disseny.

La utilització dels comodins:

Caràcter

Substitueix... Exemple Resultat

? un sol caràcter ?elas?o Belasko Velasco

* qualsevol número de caràcters

La* Lacalle Lamas

[] totes les opcions que hi ha entre el claudàtors

anònim[ao]

anónimo anónima

[!] totes les opcions que no hi ha entre el claudàtors

P[!i]sa Pasa Posa Pesa

[-] un rang de caràcters [a-c]* alerta balena casco

Buscar i substituir registres

A més de trobar alguna informació concreta ens pot interessar substituir algun tipus d’informació per una altra.

Per això cal:

1. Obrir la taula i activar el camp on es vol substituir la informació.

2. Triar l’opció Edición / Reemplazar.

Substitueix la informaciódel registre actiu

Substitueix totes lesdades coincidents senseconfirmació

! L’opció Buscar és la manera més ràpida de buscar un registre específic. Si es volen buscar registres a partir de criteris més complexos caldrà utilitzar el sistema de consultes.

Manual Access


Filtres

El comandament Buscar que hem vist és útil per fer cerques senzilles i sobretot per trobar un registre determinat. Si hem de fer extraccions de dades o cerques més complexes caldrà utilitzar uns altres sistemes. Per exemple, si de tots els treballadors que hi ha a la taula PLANTILLA només volem veure les dones del grup A i els volem ordenats alfabèticament per data de contracció, ho podrem fer a través d’un filtre o una consulta.

Un filtre és similar a una consulta però més senzilla ja que s’aplica només a una taula.

Utilitzar filtres és més útil quan es volen fer presentacions temporals de les dades d’una taula, mentre que si l’extracció s’utilitzarà més vegades és millor guardar-ho amb una consulta.

A partir de la taula PLANTILLA, volem crear un filtre on puguem veure quines persones hi ha del grup A.

Filtre per selecció

1. Obrir la taula PLANTILLA.

2. Situar-se en una cel·la del camp grup on hi hagi el valor A.

Filtro por selección

3. Prémer la icona Filtro por selección.

Aplicar filtro

4. Prémer Aplicar filtro.

El resultat d’aquestes accions és la visualització, a la taula activa, del llistat de persones que pertanyen a al grup A.

Filtre per formulari

A partir de la taula PLANTILLA, volem crear un filtre on puguem veure quines dones hi ha del grup B.


Filtro por

Formulario

2. Prémer la icona Filtro por Formulario.

3. Situar-se en el camp Sexe, i de la llista desplegable tria l’opció D.

4. Situar-se en el camp Grup, i de la llista desplegable, tria l’opció B.

Aplicar filtro

5. Prémer Aplicar filtro.

Filtre avançat

Si es vol fer una selecció de registres més complex que les que hem vist fins ara, en la qual s’hagin d’establir criteris més complexos i es vulgui establir una ordenació per diferents camps es pot utilitzar l’opció Filtro / Filtro u orden avanzado que hi ha en el menú Registros.

Amb aquest comandament l’Access obrirà la finestra de filtre de la taula. A la part superior hi ha la llista de camps corresponents a la taula oberta.

Manual Access


A partir de la taula PLANTILLA, volem crear un filtre on puguem veure quines dones hi ha que hagin estat contractades a partir 1/1/1980 i que el seu primer cognom vagi de la M a Z.

Ho poden fer així:


2. Anar al menú Registros i triar l’opció Filtro / Filtro u orden avanzado.

3. De la llista de camps de la taula PLANTILLA arrossegar: Cognom1, Sexe i DataRL. Només cal incloure els camps sobre els quals es vol especificar els criteris de filtre o establir l’ordre.

4. Especificar els criteris i l’ordre en els camps corresponents.

• En el camp Cognom1 posarem >M (les cometes les posa el programa)

• En el camp Sexe posarem D

• En el camp Datarl posarem >1/1/1980 i farem un clic a la casella Orden i triarem Ascendente.

Caselles per especificarcriteris

Caselles per especificarl’ordre de presentació de les

dades

Aplicar filtro

5. Prémer Aplicar filtro, per veure el resultat de la selecció.

Eliminar un filtre

Quitar filtro

Si un cop s’ha executat un filtre es vol tornar a visualitzar tota informació de la taula cal prémer la icona Quitar filtro.

Modificar el format de la taula

Seleccionar columnes

Per seleccionar una columna només cal fer un clic en el botó que encapçala la columna en el moment que el punter del ratolí es converteix en una fletxa que apunta cap avall.

Per seleccionar més d’una columna, es pot seleccionar la primera, prémer majúscules i sense deixar anar la tecla fer

Manual Access


un clic en el botó que encapçala l’última columna que es vol seleccionar.

Moure columnes

Per moure una columna cal:

1. Fer un clic en l’encapçalament per seleccionar-la.

2. Tornar a fer un clic sobre el botó d’encapçalament i arrossegar la columna fins a la nova posició.

Canviar la mida d’una columna

La manera més simple de modificar la mida d’una columna és fer-ho amb el ratolí. Per això cal:

1. Situar el punter del ratolí a la dreta del botó que encapçala la columna.

2. Quan el punter del ratolí es converteix en una línia

negre vertical i amb dues fletxes negres, cal prémer el botó esquerre del ratolí i arrossegar-lo fins a la nova amplada de la columna.

Des de menú es pot canviar l’amplada utilitzant el menú contextual. Es faria així:

1. Seleccionar la columna que es vol ampliar.

2. Prémer el botó dret del ratolí, per obrir el menú contextual.

3. Triar l’opció Ancho de columna. Apareix un quadre de diàleg com el que hi ha a continuació en el qual es pot escriure la mida que es vulgui.

També es pot accedir a aquesta pantalla des de Formato / Ancho de columna.

Amagar i mostrar columnes

Per amagar columnes cal:

1. Seleccionar la columna o columnes a amagar.

2. Triar Formato / Ocultar columnas. D’aquesta manera les columnes seleccionades desapareixeran.

Per tornar a mostrar les columnes es pot anar al menú Formato / Mostrar columnas. El quadre de diàleg que apareix mostra amb aquest símbol les columnes visibles. Seleccionant la columna que es vol visualitzar i prement Mostrar, tornaran a aparèixer les columnes amagades.

Immobilitzar columnes

Immobilitzar columnes serveix per fixar una o diverses columnes de manera que sempre estiguin visibles en pantalla. Es pot fer així:

Manual Access


1. Seleccionar la columna o columnes adjacents que es vol fixar.

2. Anar al menú Formato / Inmovilizar columnas.

Les columnes immobilitzades es desplaçaran a l’esquerra de la taula.Per poder tornar a moure les columnes es pot executar l’opció Formato / Liberar todas las columnas.

Mida de les files

Els sistemes per canviar l’alçada de les files és molt similar al que s’utilitza per canviar l’amplada de les columnes.

1. Situar el punter del ratolí sobre la línia negre que separa els botons de selecció de registre.

2. Quan el punter del ratolí es converteix en una línia

negre horitzontal i amb dues fletxes negres, cal prémer el botó esquerre del ratolí i arrossegar-lo fins a la nova alçada de la fila.

També es pot fer utilitzant el menú Formato / Altura de las filas.

Fonts i estils

Des del menú Formato / Fuente es pot seleccionar el tipus de lletra, la mida i l’estil que s’utilitzarà a la taula. Aquests canvis afecten tota la taula de dades.

Exercicis pràctics

Plantejament general de la pràctica

Els exercicis que, a partir d’aquí, us trobareu al final de cada capítol, s’estructuren entorn a la simulació d’un cas pràctic.

El Departament de Cultura del nostre ajuntament ha de portar el control d’activitats culturals que organitza el municipi. Caldrà doncs crear una base de dades que permeti:

− introduir la informació necessària relacionada amb les activitats culturals

− consultar-la − treure informes i llistats − fer anàlisis de les dades − etc.

Els exercicis que començarem a elaborar en aquest capítol tindran continuïtat en l’apartat d’exercicis dels propers capítols.

Exercici 4.1

1. Crea una base de dades nova i posa-li el nom EXERCICI 1.

2. Per introduir les dades que recullin la informació de les activitats culturals caldrà crear una taula. La taula es dirà FITXA D’ACTIVITATS i tindrà els camps següents:

Nom del Camp Tipus de dades Mida del Camp

REFERÈNCIA Texto 4 DENOMINACIÓ Texto 50 PROVEÏDOR Texto 50 ANY Texto 4 SECTOR Texto 50 ACTIVITAT Texto 50 DESTINATARIS Texto 50 DATA REALITZACIÓ Fecha/hora Fecha corta LLOC DE CELEBRACIÓ Texto 50 TOTAL ASSISTENTS Numérico Entero largo ACCÉS GRATUÏT Sí/No Sí/No COSTOS TOTALS Numérico Entero largo

Manual Access


3. Afegeix aquest registres a la taula FITXA D’ACTIVITATS que acabes de crear:

Nom del Camp Registre 1 REFERÈNCIA 0001 DENOMINACIÓ Poemes visuals PROVEÏDOR Propostes ANY 1997 SECTOR Teatre ACTIVITAT Espectacle DESTINATARIS Població en general DATA REALITZACIÓ 27/10/97 LLOC DE CELEBRACIÓ Teatre Municipal TOTAL ASSISTENTS 390 ACCÉS GRATUÏT No COSTOS TOTALS 230.000 INGRESSOS TOTALS 240.000

Nom del Camp Registre 2 REFERÈNCIA 0002 DENOMINACIÓ El peix d’or PROVEÏDOR Trip Trap ANY 1997 SECTOR Teatre ACTIVITAT Espectacle DESTINATARIS Infantil DATA REALITZACIÓ 27/12/97 LLOC DE CELEBRACIÓ Centre Cívic TOTAL ASSISTENTS 160 ACCÉS GRATUÏT Sí COSTOS TOTALS 170.000 INGRESSOS TOTALS 50.000

Nom del Camp Registre 3 REFERÈNCIA 0003 DENOMINACIÓ Imprevisible PROVEÏDOR Sophie Duner Cuarteto ANY 1997 SECTOR Jazz ACTIVITAT Concert DESTINATARIS Població en general DATA REALITZACIÓ 21/05/97 LLOC DE CELEBRACIÓ Casa de Cultura TOTAL ASSISTENTS 400 ACCÉS GRATUÏT No COSTOS TOTALS 210.000

Exercici 4.2

1. Obre la base de dades PROJECTE, situada en el directori Exercicis, i la taula FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS.

2. Comprova quants registres hi ha introduïts a la taula i practica el moviment entre camps i registres utilitzant les tecles de moviment i les opcions de menú.

3. Immobilitza les columnes Referència i Denominació.

4. Ordena els registres pel camp Proveïdor en ordre ascendent.

5. Torna a mobilitzar les columnes Referència i Denominació.

6. Crea els filtres que permetin visualitzar:

− els espectacles de teatre, ordenats per denominació.

− els espectacles destinats al públic infantil, ordenats per proveïdor i realitzats des del 1995.

7. Després de desfer els filtres anteriors, obre la taula FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS i busca una companyia de teatre anomenada “Zènit teatre”.

8. Utilitzant les opcions de Buscar i Remplazar substitueix, al camp Destinataris, l’expressió “Escoles” per “Grups escolars”.

Manual Access


5. Les consultes simples

En el capítol anterior s’ha exposat com crear taules, afegir dades a les taules, modificar el seu format i fer consultes simples a través dels filtres. Les consultes són objectes independents de les taules. Els filtres que hem vist en el capítol anterior no són independents sinó que van units a una taula. Els filtres es defineixen d’una manera molt similar a com es defineix el tipus de consulta més simple: la consulta de selecció. Aquests tipus de consulta serveixen per recuperar un determinat conjunt de registres: el que coincideix amb els criteris que s’especifiquin.

Una consulta permet formular preguntes sobre les dades emmagatzemades a les taules. És la manera de dir al programa exactament quines dades volem visualitzar i de quina manera han d’estar ordenades.

Hi ha ocasions en les quals una consulta es pot utilitzar en lloc d’una taula ja que un informe o un formulari es pot basar tant en una consulta com en una taula.

Així doncs, amb les consultes es pot:

• Triar camps: de tots els camps que hi ha en una taula, decidir quins es volen visualitzar.

• Triar registres: establir criteris de selecció de registres.

• Ordenar registres per un o diversos camps

• Formular preguntes sobre dades de diverses taules

• Fer càlculs

A part de la consulta de selecció, Access permet treballar amb aquests altres tipus de consulta que, a diferència de les de selecció, poden afectar el contingut de les dades reals d’una taula:

• Consultes per crear taules: el full de dades resultant és el full de dades d’una taula.

• Consultes per esborrar registres: permet eliminar els registres que compleixin unes determinades condicions.

• Consulta per afegir registres: permet afegir els registres resultants d’una consulta com a nous registres d’una taula existent.

• Consulta d’actualització: permet modificar les dades de les taules implicades.

Crear una consulta de selecció simple

En primer lloc crearem una consulta partint de la taula PLANTILLA, que permeti visualitzar el Codi personal, els Cognoms, el Nom i el Grup.

1. Obre el fitxer PERSONAL.

2. Des de la finestra general de base de dades, fes un clic en el botó Consulta.

Fer un clic aquí

3. Tria el botó Nuevo i apareixerà el quadre de diàleg Nueva consulta.

Manual Access


4. Fes un clic a l’opció Vista diseño. Microsoft Access obrirà una nova finestra de Consulta i un quadre de diàleg Mostrar tabla, en el qual es poden seleccionar les taules que s’utilitzaran a la consulta.

5. Selecciona la taula PLANTILLA i tria el botó Agregar. El programa afegirà la taula PLANTILLA a la consulta.

6. Tria Cerrar. A partir d’aquí cal acabar de dissenyar la consulta des de la finestra de Consulta.

Descripció de la finestra de consulta

A la part superior hi ha ubicada la taula que hem escollit des del quadre Agregar tabla, la qual permetrà afegir els camps que formaran part de la consulta. A la part inferior, inclou la Cuadrícula QBE (Query by example, consulta amb exemple) que permet:

Establir els criteris de selecció dels registres

Indica quins camps s’incouran en el full derespostes dinàmiques

Especificar quins camps s’han de mostrar

Indica per quins camps s’ha d’ordenar

A quina taula pertany el camp

La mida i la posició de les columnes d’aquesta quadrícula es pot modificar de la mateixa manera que ho fem en una taula.

Afegir camps de la llista a la quadrícula

Hi ha tres maneres d’afegir els camps d’un en un:

• Fer un clic en el nom del camp de la llista i mentre es manté pitjat el botó esquerre del ratolí arrossegar el nom del camp fins a la posició corresponent de la quadrícula. Aquest sistema permet posar els camps en l’ordre que es vulgui.

• Fer un clic en una cel·la del camp de la quadrícula per tal que aparegui la llista desplegable amb tots els noms dels camps de les llistes que hi ha a la finestra de selecció.

• Fer doble clic en el nom del camp de llista que es vol afegir.

Manual Access


Per fer la nostra consulta afegirem els camps Codi Personal, Cognom1, Cognom2, Nom i Grup, a la quadrícula QBE.

Si es vol fer una consulta que permeti veure tots els camps, els podem afegir tots de cop, fent això:

1. Seleccionar tot el llistat de camps. La manera més simple és fer doble clic a la barra del títol de la llista.

2. Després fer un clic sobre qualsevol dels camps il·luminats i arrossegar els noms dels camps fins a la quadrícula.

També es poden afegir tots els camps de cop amb l’asterisc que hi ha a la part superior del llistat de camps: arrossegant l’asterisc fins a la columna de la quadrícula apareix el nom de la taula amb l’asterisc al darrere en lloc de veure cada un dels camps. Amb aquest sistema tots els camps apareixeran en el full de resposta dinàmica, fins i tot si es canvia l’estructura de la taula o si s’afegeixen nous camps.

Per seleccionar camps aïllats es pot seleccionar el primer nom de camp, pitjar la tecla Ctrl i mantenir-la pitjada mentre es va fent clic en els altres noms de camp a seleccionar.

Per defecte, sempre que s’afegeix un camp a la quadrícula apareix amb l’opció Mostrar seleccionada amb una creu. Si no es canvia aquesta opció, el contingut dels camps es visualitzarà a la taula de resposta dinàmica.

Inserir, moure i eliminar camps

Els camps es mostraran en el full de resposta dinàmica de la mateixa manera que apareixen a la quadrícula QBE.

Es pot inserir un nou camp a la quadrícula simplement fent un clic i arrossegant el nom fins la posició que es vulgui.

També es poden canviar de posició fent un clic en el botó de selecció del camp i arrossegant amb el ratolí fins a la nova posició.

Botó de selecció d’un camp

Un camp es pot eliminar si després de seleccionat premem Supr o triem Edición / Eliminar columna.

Ordenar els registres

El disseny de la consulta també permet especificar en quin ordre han d’aparèixer els registres en el full de resposta dinàmica. Per això cal situar-se a la cel·la Orden del camp pel qual es vol ordenar i triar Ascendente o Descendente.

• Ascendente: Ordena els registres del camp des del valor més baix fins al més alt. En els camps de text ordena de la A a la Z; en els numèrics, del més petit al més gran i en els de data, de la més antiga a la més actual.

• Descendente: Ordena els registres del camp, des del valor més gran fins el més petit.

! Es pot ordenar per més d’un camp tenint en compte que el programa utilitza el camp que està més cap a l’esquerra com a base per a l’ordenació. Els que van quedant a la dreta s’ordenaran en

Manual Access


funció de si en el camp de l’esquerra hi ha valors repetits.

Ordena els registres pels camps Cognom1 i Cognom2 en ordre ascendent.

Guardar la consulta

A partir del moment que guardem la consulta, aquesta formarà part de la base de dades i el nom que li posem apareixerà en el contenidor d’objectes de la base de dades activa.

Per guardar la consulta, es pot:

Guardar

1. Anar al menú Archivo / Guardar, o triar la icona Guardar de la barra d’eines.

2. Si és la primera vegada que es guarda, se li ha de posar nom. El nom de la consulta pot tenir fins a 64 caràcters i pot tenir espais en blanc, però no pot tenir el mateix nom que una altra taula de la mateixa base.

Manual Access


En el nostre exemple li posarem el nom PLANTILLA / GRUP.

Executar la consulta

En qualsevol moment del procés de disseny de la consulta, la podem executar per tal de generar la taula o full de resposta dinàmica i veure’n el resultat.

Per això, es pot:

Ejecutar

• Triar el comandament Consulta / Ejecutar o prémer la icona de Ejecutar.

o bé

Vista

• Triar el menú Ver / Vista Hoja de datos o la icona corresponent.

L’aspecte del resultat de la consulta és molt semblant al d’una taula. Per això, si en algun moment hi ha dubte de si estem visualitzant una consulta o una taula, es pot consultar el text que apareix a la barra del títol de la finestra.

Presentación

diseño

Per tornar a la finestra de disseny de la consulta es pottriar Ver / Vista Diseño o triar la icona de Presentación Diseño.

Si executem la nostra consulta tal i com l’hem dissenyatfins ara, el resultat serà aquest: apareixeran en una taulatots els registres de la taula PLANTILLA mostrant els camps Codi personal, Cognom1, Cognom2, Nom i Grupordenats pel primer i el segon cognom.

Canviar els noms dels camps en una consulta

Si el nom del camp que hi ha definit a la taula no coincideix amb el que ens interessa que aparegui en el full de dades, el podem canviar en el moment de dissenyar la consulta.

Per fer això, cal escriure: Nounom:Nomdelcamp a la cel·la de Campo.

En aquest exemple el nom original és Cognom1 i el nou nom és 1r Cognom.

El nou nom es mostrarà com encapçalament

Nom original del camp

! És important tenir en compte que si es canvia el nom d’un camp en una consulta aquest és el que caldrà utilitzar posteriorment.

Manual Access


Els criteris

Una de les finalitats de les consultes és saber quins són els registres que compleixen una determinada condició. Per exemple: en el nostre cas, podríem voler saber quines persones han estat contractades abans d’una data determinada, quines pertanyen al grup C, quins són Tècnics Superiors, etc.

Per indicar al programa quins registres ha d’incloure en el full de resposta dinàmica s’ha de crear una expressió que pot ser tant simple com “Barcelona” o entre les dades “1/1/95 Y 30/6/96”.

Generar

Una expressió es pot escriure directament a la quadrícula o utilitzar el Generador de Expresiones (s’explica amb més detall en l’apartat d’Expressions). El generador d’expressions permet triar el diferents components de l’expressió (nom de camps, operadors, etc.) i el generador la crearà directament. Per crear expressions senzilles, és més pràctic escriure-les manualment. El funcionament del generador s’exposa amb més detall en l’apartat d’Expressions.

Per establir un criteri directament en un camp, cal escriure’l a la cel·la Criterios del camp sobre el que es vol formular el criteri de selecció.

Per visualitzar només els treballadors que pertanyen al grup C, seguirem el procés següent:

1. Anar a la pantalla de disseny de la consulta PLANTILLA / GRUP.

2. Situar-se a la cel·la Criterios del camp Grup.

3. Escriure C. El programa, automàticament, tancarà el text entre comentes “C”.

Ejecutar

4. Executar la consulta per comprovar que només hi apareixen els treballadors del grup C.

Les expressions literals

Aquestes expressions s’utilitzen quan es vol buscar el valor real, el literal.

• Els literals de text han d’anar entre cometes (“): per exemple: “C” o “Barcelona”

• Els literals de data han d’anar entre el sostingut (#): per exemple: #1/03/64#

• Els literals de número no necessiten delimitador. Per exemple: 25.000

Els delimitadors els posa automàticament el programa, no cal escriure’ls a la consulta.

Constants

Si s’ha de buscar una constant, no s’han d’utilitzar delimitadors: per exemple, en un camp Sí/No, es poden utilitzar els valors Sí, No, Verdadero i Falso com a criteris de busca i s’han d’utilitzar sense delimitadors de text.

Camps buits

Per buscar tots els registres que no tenen informació en un camp determinat es pot utilitzar el valor Nulo. Quan l’usuari escriu Nulo com a criteri, el programa automàticament escriu l’operador Es al davant.

Camps que tenen alguna informació

Per buscar tots els registres que tenen alguna informació en un camp determinat es pot utilitzar el valor Es Negado Nulo.

Operadors de comparació

Els operadors s’han d’utilitzar molt sovint en les consultes, ja que permeten buscar més d’un valor.

Manual Access


Operador Significat

= Igual

> Més gran que

< Més petit que

>= Més gran o igual que

<= Més petit o igual que

<> Diferent

Aquests operadors es poden utilitzar amb números, amb text i amb dates.

Per exemple:

Tots els treballadors nascuts abans de 1960

<#1/1/1960#

Els cognoms que van de la M fins a la Z

>“M”

Els que cobren més de 210000 >210000

Tots els que viuen fora de Barcelona

<>“Barcelona”

Seleccionar grups de registres amb els comodins

Els comodins més destacats que es poden utilitzar a les consultes són aquests:

Comodí Significat

* Substitueix un grups de caràcters. Per exemple P*, totes les dades de longitud variable i que comenci per P.

? Substitueix un caràcter en la posició especificada. Per exemple ?ASA, buscaria les dades de quatre dígits que acabin amb ASA, com TASA, CASA, PASA, MASA...

Si, per introduir el criteri, escrivim M*, el programa automàticament afegirà l’expressió Como “M*”.

Per visualitzar només els treballadors el primer cognom dels quals comença per M, escriurem el criteri d’aquesta manera:

Franges de valors: Entre...Y

Si volem seleccionar els treballadors contractats entre 1970 i 1990, els nascuts entre 1950 i 1965, els cognoms que van entre els que comencen per M i el que comencen per P, els que cobren entre 150.000 i 200.000...es pot utilitzar l’operador Entre...y. Aquest operador buscarà les dades que hi ha entre els valors especificats.

Per fer la mateixa consulta també es podria utilitzar una expressió que combini els operadors de comparació vistos anteriorment. Vegeu els següents exemples:

Contractats entre 1970 i 1990

Entre #1/1/1970# y #31/12/89#

>=#1/1/1970# y <=1/1/1990

Cognoms entre M i P Entre “M*” y “P*”

>=“M*” y <=P*”

Els que cobren entre 150000 i 200000

Entre 150000 y 200000

>=150000 y <= 200000

Utilitzar diversos criteris

Quan cal utilitzar més d’un criteri en una consulta, aquests es poden relacionar de dues maneres diferents:

Manual Access


• Y: inclou en el full els registres que compleixen tots els criteris. Per buscar registres amb valors en més d’un camp, simplement cal introduir els criteris en els camps implicats en la selecció.

Per exemple, per seleccionar els treballadors del grup C i que van néixer abans de 1960, es pot fer això:

• O: inclou en el full de respostes els registres que

compleixen algun dels criteris.

Per exemple: si volem seleccionar els que pertanyen al Grup A o al B o al C, es pot fer de dues maneres:

1a 2a

També es poden combinar els operadors Y i O. Aquest exemple selecciona els registres dels treballadors del Grup C i que han nascut abans de 1970 i els del grup B nascuts abans de 1960.

Per visualitzar tots els treballadors que pertanyen al Grup A i tenen un Nivell 22, seguirem aquests passos:

1. Afegir el camp Nivell a la quadrícula de la consulta. Per fer això es pot seleccionar el nom del camp Nivell en el llistat de camps de la taula PLANTILLA i fer doble clic.

2. Escriure els següents criteris:

3. Executar la consulta per comprovar que apareixen les dades correctes.

Per visualitzar tots els treballadors que pertanyen al Grup B i tenen un Nivell 18 o 20, escriurem aquests criteris::

Amb les dades de la taula plantilla podeu intentar fer diferents tipus de consultes que us permetin utilitzar les expressions que s’han vist al llarg d’aquest capítol.

Manual Access


Les propietats de les consultes

Les característiques i el comportament dels objectes i elements particulars que componen una consulta es poden controlar amb el quadre de diàleg de propietats.

Per visualitzar el quadre de diàleg de propietats de les consultes, es pot:

• Seleccionar l’objecte o element i triar el menú Ver / Propiedades

o bé

Propiedades

• Prémer la icona de Propiedades.

També es por fer doble clic a la zona on es col·loquen les taules:

Fer doble clic en aquetazona

Aquest és el quadre de diàleg de propietats de la consulta:

Aquestes són les propietats més representatives:

Descripción: permet introduir una petita explicació sobre l’objectiu de la consulta.

Salida de todos los campos: permet decidir si es vol que apareguin tots els camps quan s’executi la consulta. El valor per defecte és NO.

Valores superiores: permet veure només els valors superiors d’un camp. Si s’escriu un 5, de tots els registres que compleixin els criteris només es veuran els 5 valors més alts en el primer camp numèric de la consulta.

Valores únicos: permet fer que Access només mostri registres en els que els valors de tots els camps són únics.

Registros únicos: mostra només els registres sense repetir, entenent que es considera repetit un registre que té la mateixa informació a tots els camps que apareixen en la consulta.

A més de les propietats que afecten a les consultes de forma global, també es poden modificar les propietats de cada camp i les propietats de la llista de camps.

Propietats dels camps

Per visualitzar el quadre de diàleg que permet veure i modificar les propietats d’un camp, es pot fer el següent:

Propiedades

Un cop situats en el camp concret, prémer la icona de Propiedades o fer un clic amb el botó dret del ratolí a la zona del nom del camp i triar l’opció Propiedades.

Fer un clic amb elbotó dret del ratolí

Manual Access


Les propietats del camp influeixen en les característiques i comportament de les dades d’un camp. Per exemple:

− Es poden establir les propietats d’un camp de format data de manera que apareguin en format data llarga, data curta, etc.

− En el cas dels camps numèrics, es pot decidir el nombre de decimals que es volen visualitzar.

Generar

− Per crear la màscara d’entrada es pot fer a través del generador que ajuda a establir la propietat. Per això cal prémer la icona de Generar.

Guardar la consulta amb un altre nom

Per guardar la consulta amb un altre nom es pot utilitzar l’opció Guardar como del menú Archivo.

Ja que hem afegit un nou camp (el Nivell) a la consulta inicial, guardarem la consulta modificada amb el nom PLANTILLA-GRUP-NIVELL.

Manual Access


Exercicis pràctics

Exercici 5.1

Consultes de selecció simple

Obre la base de dades PROJECTE i crea les consultes següents en relació a les dades de la taula FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS:

1. Crea una consulta que permeti visualitzar aquests camps i en aquest ordre: Referència, Sector, Proveïdor, Denominació, Any, Data de Realització i Activitat.

− Ordena les dades en ordre ascendent per sectors i proveïdors.

− Guarda-la amb el nom DADES GENERALS.

2. Partint de la consulta DADES GENERALS, canvia les opcions d’ordenació dels camps, de manera que les dades s’ordenin només per l’Any.

− Introdueix les condicions necessàries per tal de visualitzar les dades referents a les activitats realitzades entre 1994 i 1996.

− Guarda la consulta amb el nom ACTIVITATS1994/96 (recorda que per guardar-la amb un altre nom caldrà anar al menú Archivo i triar Guardar como).

3. Obre la consulta DADES GENERALS i segueix aquestes pautes:

− Afegeix el camp Destinataris.

− Escriu la condició que creguis més convenient per tal de poder llistar les dades dels espectacles destinats als infants.

− Executa la consulta i amaga la columna de Referència.

− Guarda-la amb el nom ESPECTACLES INFANTILS.

4. Torna a obrir DADES GENERALS i segueix els passos necessaris per saber si s’han realitzat activitats de Dansa Contemporània i de Música Contemporània.

Exercici 5.2

1. Crea una nova consulta que permeti visualitzar aquests camps i en aquest ordre: Proveïdor, Denominació, Data de Realització, Total assistents, Accés Gratuït, Costos Totals i Ingressos totals.

2. Escriu els criteris de selecció necessaris per saber quins espectacles, dels que han tingut accés gratuït, han comptat amb la presència de més de 300 assistents.

− De tots aquests, quins han tingut uns costos inferiors a les 200.000 pessetes

− De tots els espectacles que hi ha introduïts a la taula FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS quins han tingut més ingressos que costos. En aquest cas, es pot utilitzar aquest criteri:

− Guarda-la amb el nom DADES ECONÒMIQUES.

Manual Access


6. Els formularis

Els formularis són els objectes de la base de dades que permeten afegir, visualitzar i editar les dades per pantalla. Un formulari permet veure i canviar les dades amb presentacions diferents a la de la taula que hem utilitzat fins ara. També permet afegir rètols que facilitin la interpretació a altres usuaris.

Els formularis s’utilitzen sovint per veure un sol registre per pantalla.

Aquests objectes permeten realitzar totes les operacions habituals amb els registres: editar-los, cercar un registre determinat, afegir-ne de nous, etc.

Hi ha tres sistemes bàsics per crear un formulari:

− Vista diseño: permet crear un formulari partint d’un formulari en blanc, sense cap disseny previ.

− Autoformulris: a partir d’una taula o consulta, crea un formulari de forma instantània.

− Assitent per a formularis: el programa sol·licita informació a l’usuari a través d’una sèrie de quadres de diàleg i va creant un formulari basat en les respostes que se li van donant.

Els tipus de formularis

• Autoformulario en columnas: Crea un formulari predeterminat l utilitzant el disseny de columnes i en el qual, tots els camps d’una columna s’alineen a l’esquerre.

• Autoformulario tabular: l’estructura de presentació de les dades és molt semblant a la de la taula, però deixant una mica d’espai entre els camps.

• Autoformulario / hoja de datos: l’estructura de presentació de les dades és igual que el de la taula.

• Assistente para Gráfico: Aquest tipus de formulari permet visualitzar les dades numèriques amb format de gràfic.

• Assistente para tablas dinàmicas: Crea un formulari que conté una taula dinàmica d’Excel. És semblant a una taula de referències creuades però amb la possibilitat de moure dinàmicament els encapçalaments de files i columnes.

Crear un autoformulari

Per crear un formulari automàtic només cal fer això:

1. Seleccionar, del contenidor de la base de dades, l’objecte Formulario

Fer un clic aquí

2. Fer un clic en el botó Nuevo. En el quadre de diàleg

Nuevo formulario es pot triar un dels tres autoformularis. En aquest cas triar l’Autoformulario: columnas i Aceptar.

3. De la llista desplegable, triar la taula o consulta sobre la que es vol fer el formulari. En aquest cas la taula Plantilla.

4. Prémer Aceptar.

Manual Access


Aquest seria l’aspecte de l’autoformulari en columnes creat amb l’assistent per a formularis a partir de la taula Plantilla. Aquest tipus de formulari presenta els registres d’un en un.

Títol

Contingut dels campsNoms dels camps

Botons de navegació

L’estructura general de la finestra d’un formulari és la mateixa que la de qualsevol finestra de Windows. A la part superior de la finestra apareix el títol i a l’àrea de treball els noms dels camps i el contingut del primer registre de la base.

A la part inferior de la finestra hi ha els botons de navegació i la informació de quin és el registre actiu i quin és el total de registres de la base.

5. Per guardar el formulari i posar-li nom, cal prémer la icona Guardar. En el quadre de diàleg Guardar como escriure el nom DADES DE LA PLANTILLA.

Exemple de creació d’un formulari de columna simpleamb l’assistent

En aquest cas crearem un formulari simple. És molt semblant a l’autoformulari que acabem de crear, però en aquest cas tindrem l’opció de triar camps, disseny, canviar el títol, etc.

Seguirem els passos següents:

1. Triar l’objecte FORMULARIO del contenidor de la base de dades i fer clic en el botó Nuevo. En el quadre de diàleg de Nuevo formulario escollir de la llista desplegable la taula Plantilla i fer un clic a l’opció Asistente para formularios.

! Un formulari es pot basar tant en una consulta com en una taula.

Manual Access


2. Incloure, amb el botons de selecció de camps, aquells camps que es volen presentar en el formulari. En aquest cas els inclourem tots. Prémer Siguiente.

Incloure tots el camps

3. Apareix una pantalla que permet triar el tipus de distribució que tindran els camps en el formulari: En Columnas, Tabular, Hoja de datos o Justificado. Seleccionant cada un dels camps el programa presenta una mostra de la distribució dels camps.

4. Tria l’opció En Columnas i i el botó Siguiente.

5. Aquest quadre de diàleg permet triar l’estil en el qual es presenta la informació a nivell de presentació dels camps i dissenys del fons del formulari. En aquest cas deixarem l’estàndard.

6. Escriu el títol que ha d’aparèixer en el títol de la pantalla del formulari. En aquest cas el títol serà: DADES DELS TREBALLADORS.

7. Prémer el botó Terminar.

Manual Access


Treballar amb un formulari

Canvi del tipus de vistes

La barra d’eines que hi ha activa quan una finestra de formulari és oberta, té tres icones a l’esquerra que permeten alternar en pantalla diferents vistes o presentacions:

Vista diseño

La Vista diseño: permet moure objectes afegir elements, canviar formats, etc.

Vista formulario La Vista Formulario: torna a la vista del formulari normal.

Vista hoja de

datos La Vista hoja de datos: permet veure les dades en format de taula.

Moure’s pels registres

El moviment dels cursor en un formulari és molt semblant al de les taules. Es pot utilitzar el teclat, la barra de navegació i els menús. Les tecles més utilitzades són les tecles Tab i Majúscules+Tab, per moure’s pels camps d’un registre. RePàg i Avpàg s’utilitza per passar d’un registre a un altre. Per anar al començament i final de la base fem servir Ctrl+Inicio i Ctrl+Fin.

També ens podem desplaçar pels diferents registres de la taula amb les opcions del menú Edición / Ir A.

Per moure’s pels registres en un formulari es poden utilitzar els botons de la barra de navegació.

Anar al primer registre

Anar al registre anterior

Anar al següent registre

Crear un nou registre

Anar a l ultim registre

Registre actiu

Per a anar a un número de registre determinat es pot escriure el número d’ordre que li correspon a barra de navegació.

Afegir i guardar els registres

Per afegir registres a una taula a través d’un formulari, cal tenir el formulari en pantalla, i després:

1. Triar el menú Edición / Ir a / Nuevo, o fer un clic al botó Nuevo de la barra d’eines.

2. En el registre en blanc que haurà aparegut en pantalla, es pot anar introduint la informació als camps corresponents. Les tecles TAB i Majúscules+TAB serveixen per avançar i retrocedir pels diferents camps.

Un cop introduïda la informació en el registre prémer TAB per passar al següent registre.

3. A partir d’aquest moment Access guarda el registre a la taula. No cal fer res especial per desar les dades.

Imprimir, guardar i tancar un formulari

Per veure l’aparença del formulari en pantalla abans d’enviar-ho a impressora, es pot fer una presentació preliminar:

Manual Access


1. Triar l’opció Archivo / Presentación preliminar, o bé

prémer la icona corresponent

2. Per veure alguna part del full amb més detall, es pot

utilitzar una lupa que apareix en el punter del ratolí, o bé fer servir el botó Zoom.

Per sortir de la pantalla de presentació preliminar, es pot prémer el botó Cerrar.

Un formulari es pot imprimir des de la pantalla de presentació preliminar o bé directament des de la finestra de formulari. En ambdós casos es pot utilitzar l’opció Archivo / Imprimir o la icona Imprimir.

Les opcions d’impressió estan exposades amb més detall en el capítol 6.

Per guardar un formulari cal:

Anar al menú Archivo i triar Guardar o prémer la icona Guardar. Access guardarà el formulari posant-li com el nom el del títol de la finestra.

Per guardar un formulari amb un altra nom, cal:

1. Anar al menú Archivo i triar Guardar como o Exportar.

2. Apareix un quadre de diàleg que permet posar el nou nom.

Es pot sortir del formulari amb l’opció Cerrar del menú Archivo (o fent doble clic en el quadre del menú de control situat a la cantonada superior esquerra de la finestra).

Personalitzar els formularis

Fins aquí hem vist com crear un formulari de la manera més simple, que és a través de l’assistent de formularis i sense modificar la presentació que ens ofereix el programa per defecte. Els formularis però, tot i que es creïn amb l’assistent, es poden modificar i personalitzar.

Els controls

Un formulari pot estar compost de diferents elements: el títol del formulari, l’etiqueta de cada camp, el contingut de cada camp, possibles llistes desplegables, botons d’opció, etc. A tots aquests elements se’ls denomina Controls.

Els controls d’un formulari es poden canviar de mida, moure i manipular de diverses maneres, sempre que s’estigui en la modalitat de presentació de disseny.

Els controls es poden classificar de dues maneres diferents.

• Atenent a la seva tipologia: ens trobarem amb quadres de text, caselles de verificació, línies, botons d’opció, etc.

• Atenent al tipus d’informació que mostra: si la informació no canvia per a cada registre trobarem controls independents (per exemple el títol d’un camp, una línia, etc.) Si la informació ve de la taula o consulta, anirà canviant per cada registre i s’anomenarà control dependent. A més ens podem trobar amb controls calculats, que són aquells que ofereixen una informació que prové d’una expressió.

Obrir un formulari en modalitat disseny

• Des de la finestra del contenidor d’objectes de la base de dades prémer el botó Formularios i triar el formulari DADES DELS TREBALLADORS.

Manual Access


Fer un clic aquí

• Si el formulari ja és obert, només cal canviar de tipus de visualització des de Ver / Vista Diseño o amb la icona de disseny.

Aquesta és l’aparença d’un formulari des de la pantalla de disseny:

Controlindependent

Control depenent

Àrea del formulari

Seleccionar els controls

Per seleccionar un control cal fer un clic en el quadre de text del control, no a l’etiqueta adjunta.

Controladors demida

Quadre de text

Controladors de moviment

Etiqueta adjunta

Quan un control està seleccionat apareixen uns punts negres al seu voltant que són els controladors de moviment i de mida.

Manual Access


La mida del control es pot canviar situant el punter del ratolí en un dels botons de control de mida. Quan la fletxa blanca es converteix en una doble fletxa negra, es pot arrossegar el punter del ratolí fins la nova posició.

Seleccionar més d’un control

Per seleccionar més d’un control, es pot:

• Situar el punter prop d’un dels controls a seleccionar (no al damunt) i arrossegar el ratolí en sentit diagonal abarcant tots els controls que es volen seleccionar. Mentre es fa aquesta operació es va dibuixant un rectangle. Quan es deixa anar el botó del ratolí tots els objectes estan seleccionats.

• Una altra manera de fer-ho és mantenir pitjada la tecla Majúscula mentre es fa un clic a cada control.

Moure

Tots els controls de quadre de text del formulari tenen una etiqueta adjunta que es pot moure al mateix temps o per separat del control.

Per moure un control:

1. Comprovar que el control no està seleccionat, Si ho està fer un clic fora del control per deseleccionar-lo.

2. Situar el punter a qualsevol zona del control i mantenir pitjat el botó del ratolí fins que el punter es converteixi en una mà.

3. Arrossegar el control fins la nova posició i deixar anar el

botó del ratolí.

Moure per separat el control i l’etiqueta adjunta:

En aquest cas, cal seleccionar el control i situar el punter damunt d’un dels controladors de moviment i moure el ratolí quan el punter adopta aquesta forma:

Controladors de moviment

Alinear i ajustar la mida dels controls

Access ofereix diverses formes per poder alienar de forma senzilla i ràpida els controls mentre s’està dissenyant el formulari. Es poden alinear els controls mentre s’estan afegint a la quadrícula o bé alinear-ho posteriorment, un cop han estat tots situats en el formulari.

− Alinear controls amb la quadrícula o amb altres controls

Per poder oferir una bona presentació del formulari és important el seu aspecte. Tenir tots els controls arrenglerats i separats pel mateix espai fa que sigui més agradable treballar-hi.

− Per alinear un o més controls amb la quadrícula

1. Seleccionar el control o controls que es volen alinear.

2. Anar al menú Formato i escollir Alinear i després A la quadrícula

Els controls seleccionats s’alinearan amb la quadrícula de la cantonada superior esquerra de cada control seleccionat.

− Alinear controls amb altres controls

Quan es volen alinear controls entre sí, només es poden seleccionar els que estan a la mateixa fila o columna.

1. Seleccionar el control o controls que es volen alinear.

Manual Access


2. Anar al menú Formato i escollir Alinear i seguidament escollir el comandament que correspongui a l’extrem dels controls seleccionats que volem alinear.

Esquerre: Alinea els extrems esquerres dels controls a l’extrem esquerre del control situat més a l’esquerre.

Dreta: Alinea els extrems drets dels controls a l’extrem dret del control situat més a la dreta.

Superior: Alinea la part superior dels controls a l’extrem superior del control situat a la part més alta

Inferior: Alinea la part inferior dels controls al extrem inferior del control situat a la part més baixa

A la quadrícula:

Alinea l’extrem superior esquerre dels controls seleccionats amb el punt més pròxim de la quadrícula.

Exemple:

Espaiar els controls uniformement

Quan es treballa manualment, és difícil aconseguir que els controls tinguin el mateix espai de separació entre ells.

− Espaiar controls de forma automàtica

1. Seleccionar els controls que es volen espaiar uniformement (com a mínim han de ser tres)

2. Anar al menú Formato i escollir espacio horizontal o Espacio vertical i després escollir Igualar.

Access canviarà l’espai entre els controls de manera que quedin distribuïts uniformement. El que farà és moure els controls del mig, però no el superior ni l’inferior.

− Augmentar o disminuir l’espai entre controls

1. Seleccionar els controls en qüestió. (com a mínim han de ser tres)

2. Anar al menú Formato i escollir espacio horizontal o Espacio vertical i després escollir Augmentar o Disminuir.

Access augmentarà o disminuirà en un punt de quadrícula l’espai entre controls.

La mida d’un control es pot ajustar al seu contingut o a la quadrícula. Si hi ha més d’un control seleccionat, es poden igualar les mides tenint en compte quin és el més alt, el més petit, el més ampla o el més estret.

Manual Access


Canviar l’ordre de tabulació

Quan s’afegeixen controls en un formulari, Access els assigna un ordre de forma automàtica. D’aquesta manera quan treballem amb el formulari, el cursor anirà passant d’un control a un altre en funció de l’ordre de tabulació establert.

Quan afegim un control nou, Access el posarà de forma automàtica al final en l’ordre de tabulació, sigui quin sigui el lloc que ocupi aquest nou control dins el formulari.

El comandament Orden de tabulación mostra tan sols els noms dels controls als quals es pot accedir amb el tabulador, però no les etiquetes. Els mostra en l’ordre que ha establert el programa.

Personalitzar l’ordre de tabulació dels controls

1. Estant dins del formulari, amb modalitat disseny, anar al

menú Ver i escollir Orden de tabulación.

Apareixerà el següent quadre de diàleg

Escollir la part delformulari que volemcanviar l’ordre delscontrols

Torna a deixar l’ordre donat perAccess

Per ordenar els controls de la forma que més ens convingui,

2. Des del camp Orden personalizado seleccionar el nom del control a moure i un cop seleccionat arrossegar-lo a la nova posició.

3. Fer això tantes vegades com controls vulguem canviar de lloc.

4. Un cop acabat el procés, pitjar Aceptar.

Afegir seccions

Podem millorar l’efectivitat d’un formulari afegint seccions. Les seccions són elements fixos del disseny d’un formulari.

Normalment la finestra de disseny d’un formulari està dividida en tres seccions: Aquestes seccions són: l’encapçalament, el cos o detall i el peu del formulari.

Manual Access


Encapçalamentdel formulari

Detall delformulari

Peu delformulari

Encapçalament del formulari: normalment a l’encapçalament s’introdueix el títol del formulari, dates, botons, etc. Si imprimim el formulari, l’encapçalament només apareixerà en la primera pàgina.

El detall del formulari: Mostra tots els registres que conté la taula. Segons el disseny escollit ensenyarà més o menys registres.

El peu del formulari: pot incloure informació com ara instruccions del formulari, algun tipus de càlcul, etc.

A més d’aquestes tres seccions, se’n poden afegir dues més, útils només si volem imprimir el formulari.

Aquestes són:

Encapçalament de pàgina: Només es veu en els formularis impresos. Normalment s’hi afegeixen títols o altra informació que volem que es repeteixi en cada pàgina, etc.

Peus de pàgina: Només es veu en els formularis impresos. S’hi pot afegir el número de pàgina, etc. O qualsevol informació que volem que es repeteixi al peu de pàgina.

Afegir o eliminar un encapçalament o peu de formulari o pagina:

Anar al menú Formato i activar/desactivar les opcions Encabezado/Pie de formulario o bé Encabezado/Pie de página.

Canviar la mida d’una secció:

Es pot augmentar o disminuir la mida d’una secció estant en la modalitat disseny del formulari. Podem modificar també l’amplada del formulari. En el aquest cas següent, modificarem tot el formulari.

Per canviar l’alçada d’una secció:

1. Estant en modalitat disseny, situar el punter del ratolí en la part superior de la barra de separació de la secció. El ratolí canviarà d’aspecte.

2. Arrossegar-la fins a trobar la mida adequada.

Cursor del ratolí preparat per canviar la mida de la seccióEncabezado del formulario.

Manual Access


Per practicar el moviment i edició dels controls, organitza i modifica el formulari DADES DELS TREBALLADORS seguint aquest exemple:

Exercicis pràctics

Exercici 6.1

Crear formularis

Crea un Autoformulario de columnas simple utilitzat tots els camps de la taula FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS.

Deixa la pantalla amb un aspecte semblant a aquest:

Tingues en compte les següents coses:

− L’ordre dels camps està canviat, per tant hauràs de modificar l’ordre de tabulació.

− Els camps assistents, costos i ingressos estan alineats.

Manual Access


7. Utilitats i recursos pràctics

Copiar, canviar el nom i eliminar objectes

Fer una còpia d’un objecte

En molts casos pot ser necessari duplicar una taula, una consulta, un formulari o un informe. Imaginem-nos que volem modificar l’estructura d’una taula existent. En aquest cas ens interessarà duplicar-la per tenir-ne una còpia de seguretat. També podem duplicar una taula si se n’ha de crear una molt semblant i es vol aprofitar part de l’estructura.

Si ens interessa tenir una còpia de seguretat de la taula DADES DE PROVA farem això:

1. Obrir la base de dades PROVES

2. Seleccionar la taula DADES DE PROVA. 3. Anar al menú Edición / Copiar

4. Anar al menú Edición / Pegar. En aquest moment Access et demana un nom nou. Li posarem DADES DE PROVA 2.

En el cas de les taules, a més de posar nom a la nova taula també es podria escollir entre copiar:

• Només l’estructura de les dades.

• L’estructura i les dades.

• Afegir dades a la taula existent.

Aquestes tres opcions no les tenim en el cas de les consultes, formularis i informes.

En aquest moments podrem fer modificacions a la taula DADES DE PROVA tenint amb la seguretat que si passa alguna cosa, tenim la taula DADES DE PROVA2.

Canviar el nom

1. Seleccionar l’objecte.

2. Fer un clic en el nom de l’objecte seleccionat. El nom actual apareix de forma editable. Modificar el nom i prémer Intro.

O bé,

1. Seleccionar l’objecte.

2. Anar al menú Archivo i triar l’opció Cambiar nombre.

3. Escriure el nou nom que volem donar a l’objecte, i prémer Intro.

Eliminar

Per esborrar qualsevol dels objectes del contenidor cal seleccionar-lo, i després:

1. Anar al menú Edición i triar Eliminar, o bé prémer Supr.

2. Apareix un missatge que fa confirmar l’operació d’eliminació.

Manual Access


Compactar bases de dades

Quan es fan canvis en una base de dades, com ara afegir o eliminar objectes, la base va quedant fragmentada i va ocupant un espai en el disc que no és real o necessari. Per aquesta raó és molt convenient fer l’operació de compactar la base periòdicament amb la finalitat de desfragmentar el fixer. Normalment, una base de dades, un cop s’ha compactat ocupa menys espai que abans de compactar-la.

El procés a seguir és aquest:

Si la base de dades està tancada:

1. Anar al menú Herramientas / Utilidades de la base de datos i triar Compactar base de datos.

2. Triar la base de dades que es vol compactar i prémer Acceptar.

3. Apareix un quadre de diàleg de Base de Datos compactada al qual s’ha d’especificar el nom i la unitat i directori de destí de la base a compactar. Es pot canviar el nom o deixar-hi el mateix que té el fitxer d’origen.

Si la base de dades està oberta:

1. Anar al menú Herramientas / Utilitdades de la base de datos i triar Compactar base de datos.

El procés de compactar es farà automàticament.

Recuperar una base de dades

Si per algun motiu s’ha hagut d’apagar l’ordinador sense sortir del programa de la forma correcta, la base de dades que hi havia oberta pot haver quedat danyada. Per obrir-la de nou sense problemes cal recuperar-la.

Quan s’intenta obrir una base de dades espatllada l’Access ho detecta automàticament i mostra un missatge indicant que la base de dades s’ha de reparar. Caldrà doncs escollir Aceptar i el programa farà el procés de recuperació.

Imprimir taules, consultes, formularis i informes

De tots els objectes que es poden crear en una base de dades d’Access, les taules, les consultes, els formularis i els informes es poden imprimir. En tots els casos es pot fer una presentació preliminar (presentació de la impressió en pantalla) abans d’enviar les dades a la impressora.

Presentació preliminar

La presentació preliminar permet comprovar per pantalla l’aspecte del resultat de la impressió per tal de poder fer modificacions i corregir errors. S’hi pot accedir així:

Vista preliminar

Fer un clic en botó de Vista preliminar de la barra d’eines, o bé des del menú Archivo / Vista Preliminar.

Manual Access


Zoom

La icona de Zoom permet augmentar la visualització del contingut de la taula. El mateix botó serveix per tornar a reduir la visualització del contingut de la taula.

Imprimir

La icona Imprimir permet enviar a la impressora, l’objecte de la vista preliminar.

Permeten decidir si es vol veure una pàgina, dues o vàries.

Amb aquestes opcions les dades d’una base de dades d’Access es poden exportar a altres programes, com ara Word, Excel. L’opció Combinar con MS Word permet crear un fitxer per combinar correspondència amb Word.

Des de la pantalla de presentació preliminar, i un cop comprovat que tot és correcte, es podria enviar la informació a imprimir directament. Si no es vol enviar el fitxer a la impressora, es pot sortir tancant la finestra.

Configurar la pàgina per a imprimir

Aquest és el quadre de diàleg que permet configurar la impressió:

Descripció de les opcions:

Márgenes:

Mostra la configuració dels marges i permet especificar la distància entre el límit del full i l’element a imprimir. Per canviar el marge només cal especificar-ne el nou valor.

Encabezados de impresión:

Permet desactivar l’encapçalament (nom de la taula i data actual) i el peu de pàgina (número de pàgina) predefinit.

Des de la fitxa de Página es pot canviar l’orientació, el tipus de paper i la impressora.

Manual Access


Imprimir

Un cop la configuració de la impressió està definida es pot enviar la informació a la impressora seguint aquest passos:

1. Seleccionar o obrir l’objecte a imprimir.

Imprimir

2. Prémer la icona d’Imprimir. Apareixerà aquest quadre de diàleg:

3. Triar les pàgines a imprimir, el número de còpies, etc. i prémer Aceptar.

Exportar dades cap a altres tipus de fitxers

Des d’una taula, consulta, formulari, informe o mòdul, es poden exportar les dades de forma automàtica cap a uns altres tipus de fitxers utilitzant les icones de la barra d’eines:

Combinar con

Ms Word

Obre un assistent que permet crear un fitxer de Word combinat les dades de l’objecte d’Access.

Publicar con Ms

Word

Crea un fitxer de text amb l’objecte seleccionat.

Crea un full de càlcul amb les dades de l’objecte

Analizar con Ms Excel

seleccionat.

Els objectes d’Access també es poden exportar cap un altre format de base de dades o d’arxiu.

Per fer-ho es pot:

1. Triar el comandament Archivo / Guardar como o exportar .

2. Amb l’opció En un archivo o base de datos externos, prémer Aceptar.

3. Des de la llista desplegable de Guardar como tipo: triar el format del fitxer de sortida i prémer Exportar.

Manual Access


Importar i vincular taules externes

Des d’Access es poden utilitzar dades d’altres aplicacions de bases de dades. Aquestes dades es poden:

• Importar: portar-les des de d’altres aplicacions i passar-les a format Access.

• Vincular: utilitzar les dades des del programa de base de dades del qual provenen. D’aquesta manera es poden seguir utilitzant les dades des de l’aplicació original, però també es podran utilitzar com si fossin taules d’Access.

Microsoft Access permet utilitzar dades procedents d’aquests formats i aplicacions:

• Paradox 3.x i 4.x

• Microsoft FoxPro 2.0 i 2.5

• dBASE III i dBASE IV

• Btrieve (amb fitxers de definició de dades FILE.DDF i FIELD.DDF)

• Bases de dades SQL

• Microsoft Access (altres bases diferents a l’oberta)

Decidir entre importar i vincular

Si a la vostra organització s’ha utilitzat fins ara DBASE i ara es decideix que es vol deixar d’utilitzar aquesta aplicació i començar a treballar amb Access, aleshores caldrà importar les dades.

En canvi, si es treballa amb una aplicació amb la qual cal seguir treballant i actualitzant les dades (per exemple una aplicació que reculli les dades de padró) i es vol utilitzar l’Access per imprimir informes periòdics de les dades, en aquest cas caldrà Vincular.

Importar o vincular un fitxer de Dbase

1. Obrir la base de dades de Microsoft Access on es voldran recollir les dades.

2. Anar al menú Archivo i triar Obtener datos externos / Importar o Vincular. Access mostrarà un quadre de

diàleg on es pot triar el tipus de fitxer a importar i el nom del fitxer:

3. Prémer Importar o Vincular

Si estem Important, Access crearà una nova taula amb el mateix nom que el fitxer d’origen.

Si estem Vinculant, Access afegirà a la llista de la finestra de taules el nom de la taula amb una icona de taula adjunta.

Taula vinculada d’Access

Taula vinculada de Dbase

Imprimir el disseny de les taules

Per imprimir el disseny d’una taula, s’han d’utilitzar el Documentador de la base de dades.

Documentador

Per accedir al Documentador es pot anar al menú Herramientas / Analizar / Documentador o bé prémer la icona Documentador

Manual Access


En aquest quadre de diàleg on es poden seleccionar els objectes dels quals es volen imprimir les seves característiques.

Des del botó Opciones s’accedeix a un quadre de diàleg que permet decidir quins elements de cada objecte es volen imprimir.

Optimizar la base de dades

Access 2000 aporta un eina que permet analitzar el rendiment dels objectes que componen les taules per tal de poder optimitzar-los.

Aquest és el seu funcionament:

1. Anar al menú menú Herramientas / Analizar i triar Rendimiento o fer un clic a la icona Rendimiento.

2. Fer un clic a la fitxa del tipus d’objecte que es vol optimitzar. Triar la fitxa Todo per veure una llista de tots els objectes de la base de dades.

3. Triar els noms dels objectes que es vol optimitzar i prémer Aceptar.

L’analitzador de rendiment mostra tres tipus de resultats de l’anàlisi: recomanació, suggerències i idees.

En seleccionar un element de la llista de resultats de l’anàlisi, es mostra informació relacionada amb l’optimització proposada en el quadre Notas de l’anàlisi situat sota la llista. Abans de dur a terme l’optimització cal tenir en compte els inconvenients potencials que es poden donar.

Manual Access


SEGONA PART

A partir d’aquest apartat començarem a descriure com funciona l’Access com a Base de Dades relacional.

Com ja s’ha explicat en la introducció del manual, un dels avantatges que aporta treballar amb una base de dades relacional és evitar la repetició innecessària de dades i la consegüent pèrdua de temps.

Poder treballar amb més d’una taula també significa poder distribuir la informació en blocs. Això permet treballar amb taules més petites fet que comporta més agilitat.

Una altre dels avantatges que aporta Access és que es pot relacionar camps de taules diferents, tinguin o no tinguin el mateix nom. Aquests camps, però, hauran d’estar definits amb els mateixos paràmetres.

Per poder continuar amb la pràctica que hem anat treballant al llarg de la primera part del manual, hi afegirem més taules que ens permetran treballar les relacions.

Descripció de les taules i la relació entre elles:

La taula PLANTILLA és, en aquest cas, la taula principal o primària, mentre que la resta de les taules són les taules anomenades secundàries.

La base de dades que utilitzarem com exemple pretén facilitar el control de la formació rebuda pels treballadors de la nostra organització. Per això afegirem una taula per a les activitats formatives realitzades pels treballadors; la taula FORMACIÓ estarà relacionada amb PLANTILLA pel camp codi personal de cada treballador, (és el camp que tenen en comú).

Paral·lelament, la taula FORMACIÓ tindrà una taula relacionada on figuraran els cursos que es vagin realitzant; serà la taula de CURSOS. Aquesta taula estarà relacionada amb la taula FORMACIÓ pel camp codi curs.

La taula DADES PARTICULARS contindrà les dades particulars de cada treballador, dades que són utilitzades per l’organització en ocasions concretes (per enviar notificacions, la nòmina...). Al no ser dades pròpiament laborals s’han separat de la taula PLANTILLA, ja que d’aquesta manera també s’evita que la taula PLANTILLA sigui excessivament llarga. Estarà relacionada amb la taula principal pel camp codi personal.

En la taula CATEGORIES introduirem les categories laborals que hi ha a la nostra organització, amb les dades salarials comunes a cada categoria. El camp codi categ d’aquesta taula servirà per fer la relació amb el camp categ de la taula principal (PLANTILLA).

Finalment a la taula AREA/SERVEI introduirem les Àrees/Serveis de l’organització als quals estan adscrits els treballadors. La relacionarem amb la taula PLANTILLA. Establirem la relació entre els camps codi servei i el camp servei de la taula PLANTILLA.

! Les relacions entre taules tenen una importància cabdal per tal d’assegurar un bon funcionament de la base de dades. Cal, doncs, analitzar prèviament quines seran les necessitats dels usuaris de la base de dades i fer un disseny de les relacions entre taules a partir d’aquestes.

Manual Access


8. Les relacions

Bases de dades relacionals

Com ja s’ha explicat a la introducció, les bases de dades relacionals permeten organitzar la informació en diferents taules relacionades entre si. D’aquesta manera les taules són més petites i per tant és més senzill i ràpid d’introduir les dades.

Les relacions entre taules poden ser de tres tipus:

Relació un a un

Relació un a diversos

Relació diversos a diversos

D’aquestes tres opcions la que s’utilitza més és la de relació d’un a diversos. A continuació passem a explicar els tres tipus de relació.

Relació un a un

En una relació un a un, cada registre d’informació de la taula A (en el nostre cas PLANTILLA) només pot tenir com a màxim un registre de coincidència amb la taula B (DADES PARTICULARS), i cada registre de la taula B (DADES PARTICULARS), només pot tenir un registre de coincidència amb la taula A (PLANTILLA).

En el nostre cas el punt de coincidència entre una taula i l’altra és el camp codi personal. Exemple: el camp codi personal només pot fer referència a un sol treballadors, tant en una taula com en l’altra.

Relació un a diversos

En una relació d’un a diversos, cada registre de la taula A pot tenir més d’un registre de coincidència amb la B, però la taula B només pot tenir un registre de coincidència amb la A.

En el nostre cas la taula PLANTILLA té una relació d’un a diversos amb la taula FORMACIÓ. Això ens permetrà relacionar les dades d’un treballador amb les dades de diferents cursos que pot haver realitzat.

Aquesta relació és la que s’utilitza més, i és la que treballarem principalment la nostra pràctica

Relació diversos a diversos

En una relació diversos a diversos, un registre de la taula A pot tenir més d‘un registre coincident a la taula B , i un registre de la taula B pot tenir més d’un registre coincident a la taula A.

Un exemple seria el següent: un agent de la policia local pot cobrir diferents serveis i així mateix aquests serveis poden estar coberts per qualsevol dels agents.

Aquesta relació no s’utilitza gaire, ja que no és gaire habitual. En la nostra pràctica no la utilitzarem.

Utilitzar els camps clau

En l’exemple que acabem de posar, la utilització dels camps clau serà diferent per a cada una de les taules.

La clau principal

La clau principal identifica cada registre de manera única. Per tant en un camp de clau principal no poden haver-hi registres coincidents. En el nostre exemple, la taula PLANTILLA i la taula DADES PARTICULARS tindran com a clau principal codi personal, la taula CATEGORIES tindrà com a clau principal codi categ, la taula SERVEIS tindrà com a clau principal codi servei i finalment la taula CURSOS tindrà com a clau principal el camp codi curs.

La clau externa

Quan una taula no pot tenir clau principal ja que el camp corresponent no és únic per a cada registre, la clau s’anomena clau externa. En el nostre cas la taula FORMACIÓ no pot tenir clau principal ja que el camp idoni, codi personal no és únic per a cada registre sinó que es repetirà tantes vegades com cursos faci un treballador determinat.

Manual Access


Com establir les relacions entre taules

Un cop explicades les diferents relacions que pot haver-hi entre taules, explicarem com crear aquestes relacions.

Per establir relacions entre taules hem de fer-ho a través de la finestra de relacions

Per accedir-hi, cal:

Relaciones

1. Anar al menú Herramientas i triar Relaciones, o bé pitjar la icona de Relaciones.

Apareix el següent quadre de diàleg, que permet triar les taules que formaran part de les relacions.

En el nostre cas afegirem totes les taules per fer les relacions. Per fer-ho, cal:

Seleccionar la taula que volem afegir i pitjar Agregar. Fer això tantes vegades com taules vulguem afegir.

Agregar tabla

En qualsevol moment posterior es poden afegir noves taules a la finestra de Relacions seleccionant Agregar tabla.

Si es vol treure una taula de la finestra Relacions s’ha de seleccionar la taula i prémer Supr.

Crear i definir relacions

Per crear una relació, cal: 1. Seleccionar un dels camps que formarà part de la

relació, fer-hi un clic al damunt i arrossegar el ratolí fins al camp de la segona taula amb el qual es vol relacionar.

Access mostra el quadre de diàleg Relaciones que serveix per definir el tipus de relació:

Hola que

Manual Access


Forçar la integritat referencial

Si activem l’opció Exigir integridad referencial, Access s’assegura automàticament que no hi hagi “registres orfes”.

Activant aquesta opció, s’activaran certes limitacions:

• No es podrà afegir un registre a la taula relacionada (FORMACIÓ), si no hi ha un número a la taula primària (PLANTILLA)

• No es permetrà canviar un valor de la clau principal de la taula primària (PLANTILLA) si hi ha registres de la taula relacionada que utilitzen aquest valor com a clau principal.

• No es podrà esborrar un registre de la taula principal si hi ha un registre a la taula relacionada que hi faci referència.

És important tenir en compte que perquè hi pugi haver una integritat referencial, el camp relacionat de la taula principal ha de ser clau principal, i que els camps relacionats han de contenir el mateix tipus de dades.

Si activem aquesta opció en la relació entre PLANTILLA i FORMACIÓ ens assegurarem que no es pugin esborrar registres de PLANTILLA si hi ha registres de FORMACIÓ relacionats i per tant evitarem possibles errors en la relació.

! És molt aconsellable, si no hi ha cap raó que ho impedeixi, activar l’opció Exigir integridad referencial per tal d’assegurar que no s’introdueixen claus externes errònies.

Actualitzar i eliminar en cascada

Quan s’activa l’opció Exigir integridad referencial, automàticament s’activen les opcions Actualizar/Eliminar en cascada los campos relacionados. Amb aquestes opcions activades es poden fer operacions que normalment no es farien.

− Si activem Actualizar en cascada... cada vegada que es canviï una clau principal en la taula principal, aquesta canviarà automàticament a la taula relacionada.

− Si activem Eliminar en cascada... quan s’eliminin registres de la taula principal (amb integritat referencial no ho permet), Access eliminarà els registres relacionats de la taula secundària, prèvia confirmació.

Tipus de combinació

Des del botó Tipo de combinación s’accedeix a un quadre de diàleg que permet decidir quins registres cal incloure en la taula relacionada. Es podrà optar per una d’aquestes tres opcions:

Propietats de la combinació:

1. La primera opció, permet incloure tots els registres que siguin iguals en les dues taules. Hi haurà registres a la taula combinada només si hi ha algun registre amb aquesta clau a les dues taules.En el nostre cas, aquest tipus de combinació el farem servir en la relació de les taules PLANTILLA i DADES PARTICULARS, ja que en aquest cas sempre hauran de coincidir les dades d’una amb l’altra, és a dir, no podrà haver-hi un codi personal que no figuri en les dues taules.

Manual Access


Exemple:

La segona opció permet incloure tots els registres de la taula principal i només els registres de la taula secundària que hi estiguin relacionats.

En el nostre cas farem servir aquest tipus de relació (la més comuna), entre la taula principal PLANTILLA i la taula secundària FORMACIÓ.

El que farà, doncs, és afegir tots els treballadors inclosos en la taula plantilla, però només les dades de la taula formació on coincideixi que el treballador ha fet algun curs.

Exemple:

3. La tercera opció serà just el contrari de la relació explicada anteriorment, o sigui, inclourà tots els registres de la taula secundària però només els registres de la taula principal que hi estiguin relacionats.

En el nostre cas aquest tipus de relació no es produeix. Un exemple, però, podria ser que ens interessés esbrinar els cursos en què ningú ha cursat formació, llavors la relació seria la següent:

Access agafaria tots els cursos inclosos en la taula CURSOS encara que ningú els hagi fet, però a la taula

PLANTILLA FORMACIÓ

PLANTILLA DADES PARTICULARS

FORMACIÓ només inclouria aquells treballadors que haguessin realitzat un curs.

Exemple:

1. Un cop escollit el tipus de combinació, pitjar Aceptar.

2. Ens tornarem a situar en el quadre de diàleg Relaciones.

3. Pitjar el botó Crear.

4. La relació entre les dues taules escollides quedarà establerta.

Un cop vist el procés de creació de les relacions entre taules, crearem les relacions entre les taules de l’exemple. Penseu que aquest procés és bàsic per a l’adequat funcionament de les relacions i per a l’obtenció dels resultats que vulguem aconseguir.

FORMACIÓ FORMACIÓ CURSOS

Manual Access


Començarem per la relació entre la taula PLANTILLA i la taula FORMACIÓ.

1. Selecciona el camp codi personal de la taula PLANTILLA i arrossega’l fins al camp codi personal de la taula FORMACIÓ. Apareixerà el quadre de diàleg Relaciones.

2. Marcar les opcions:

− Exigir integridad referencial

− Uno a varios

− Actualizar en cascada... i Eliminar en cascada...

3. Pitjar el botó Tipo de combinación i escollir la segona opció. Pitjar Aceptar.

4. Dins el quadre de diàleg Relaciones, pitjar Crear. La relació entre la taula PLANTILLA i la taula FORMACIÓ quedarà creada.

Farem la resta de les relacions. Crea les relacions de la manera que t’indiquem a continuació:

Relació entre la taula FORMACIÓ i la taula CURSOS Relaciona-les pel camp codi curs

Marca les opcions:

− Tipo de combinación, marca la segona opció (tots els de FORMACIÓ i només els de CURSOS que siguin iguals).

Relació entre la taula PLANTILLA i la taula DADES PARTICULARS Relaciona-les pel camp codi personal Marca les opcions:

− Exigir integridad referencial

− Uno a varios

− Actualizar en cascada... i Eliminar en cascada...

− Tipo de combinación, marca la primera opció.

Relació entre la taula PLANTILLA i la taula CATEGORIES Relaciona-les pel camp codi categ

Marca les opcions:

− Tipo de combinación, marca la segona opció (tots els de PLANTILLA i només els de CATEGORIES que siguin iguals).

Relació entre la taula PLANTILLA i la taula ÀREA/SERVEI Relaciona-les pel camp codi servei Marca les opcions:

− Tipo de combinación, marca la segona opció (tots els de PLANTILLA i només els de ÀREA/SERVEI que siguin iguals).

Manual Access


Un cop acabada la relació entre totes les taules, l’aspecte ha de ser el següent:

Indica una relació un a diversos amb integritat

Indica una relació un a un amb integritat referencial

Indica una relació un a

Indica una

relació un

L'assistent per analitzar taules d'Access

Access 2000 conté una nova eina, l'assistent per analitzar taules, que permet analitzar una taula determinada si està ben creada, i dóna idees de com augmentar el rendiment de la taula per tal d'evitar problemes posteriors. L'assistent ens pot donar sugerencies tals com: dividir una taula en diverses taules per augmentar-ne l'eficàcia, crear claus principals i secundàries, etc.

Per utilitzar l'assistent, cal:

1. Anar al menú Herraminetas/Analizar i triar Tabla. Apareix la primera pantalla de l'assistent:

Les dues primeres pantalles de l'assistent són pantalles per situar-nos en el tema.

Manual Access


2. Pitjar el botó Siguiente per continuar avançant. Apareix el segënt quadre de diàleg de l'assistent:

3. Pitjar Siguiente per continuar avançant. Ens apareix el següent quadre de diàleg on harem de triar la taula a analitzar:

4. Un cop triada la taula, pitjar el botó Siguiente .

5. Apareix el quadre de diàleg següent que ens preguntarà si volem que l'assistent s'encarregui de decidir el més convenient per millorar el rendiment de la taula triada.

En el nostre cas, triarem la taula FORMACIÓ

6. Deixarem l'opció marcada per defecte: "Si dejar decidir al asistente i pitjarem el botó Siguiente per continuar.

L'assistent analitzarà la taula i si troba una forma per millorar el seu rendiment la mostrarà. Hem de tenir en compte, però, que l'assistent no sempre analitzarà una taula creada per nosaltres de forma correcta, ja que de vegades pot interpretar-la de forma errònia.

Manual Access


Apareix el quadre de diàleg següent:

7. En aquest cas ha dividit la nostra taula en dues. L'assistent ha introduït claus principals. En aquest punt, es poden canviar coses si cal, donar nom a les taules, etc. Al pitjar el botó Siguiente ens situarà en el següent quadre de diàleg:

8. Des d'aquest quadre podrem canviar, si fa falta, les claus principals o secundàries.

9. Finalment pitjar Siguiente per arribar a l'últim quadre de diàleg:

10. Aquest últim quadre de diàleg ens ofereix la possibilitat de crear una consulta utilitzant el nom original de la nostra taula i canviar el nom de la taula original.

En el nostre cas, no confirmarem els canvis, sinó que els cancel·larem, ja que l'anàlisi fet de la nostra taula no és correcta tal com nosaltres hem plantejat.

Manual Access


Exercicis pràctics

Exercici 8.1

Crear relacions Per poder utilitzar l’Access com a base de dades relacional, a partir d’aquest exercici canviarem de base de dades. Treballarem amb la Base de dades CULTURA on hi trobareu les següents taules.

Com pots veure, la taula FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS ha canviat una mica en relació a la taula de la base de dades PROJECTE. Per poder agilitzar el funcionament hem codificat les dades dels proveïdors, dels sectors, de les activitats i dels destinataris. Hem creat, per cada un d’ells, una taula que conté el codi i la seva descripció.

En aquest cas, la taula FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS és la taula principal i la resta de les taules són secundàries, en depenen.

Crear les relacions entre les taules:

1. Situa’t a la pantalla de relacions.

2. Afegeix totes les taules.

3. Comencem relacionant la taula FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS amb la taula PROVEÏDORS.

4. Selecciona el camp codi proveïdor de la taula PROVEÏDORS i arrossega’l fins al camp codi proveïdor de la taula principal.

5. Fes un tipus de relació d’un a diversos amb integritat referencial.

6. Activa les opcions d’actualitzar i eliminar en cascada.

7. En el menú Propiedades de la combinación, selecciona la tercera opció, és a dir, tots els registres de la taula FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS i només els que coincideixin de la taula PROVEÏDORS.

L’aspecte ha de ser el següent:

Fes el mateix tipus de relació amb les altres taules. És important que segueixis els passos tal com estan explicats anteriorment perquè les relacions et surtin bé.

Si tens qualsevol dubte, en el directori a:\Exercicis\Resultat del disquet de pràctiques, pots veure com estan fetes les relacions.

Manual Access


9. Les expressions

En Access, s’entén per “expressió” una base per a la realització de càlculs.

Les expressions són una part fonamental de moltes de les operacions d’Access, i s’utilitzen en moltes de les opcions: en les propietats d’un camp en consultes, en formularis, en macros...

Access proporciona un llistat complet d’expressions que ens permeten formular totes les instruccions per a qualsevol recerca.

Les expressions s’utilitzen per buscar informació que no podem obtenir directament de les taules que formen la base de dades.

Parts d’una expressió Una expressió pot incloure una combinació d’operadors, identificadors, funcions, literals i constants.

Operadors: La seva missió és realitzar operacions entre diferents valors.

Identificadors: Serveixen per referir-se a un valor d’un camp, un control o una propietat. Són les denominacions per les quals Access coneix als diferents objectes que pot tenir una base de dades: taules, consultes, formularis, informes, camps, controls i propietats.

Funcions: Les funcions realitzen operacions complexes a partir d’unes petites instruccions i retornen el resultat d’aquestes operacions.

Literals: Són dades (text, números o dates) que es tracten exactament com s’han escrit.

Constants: Són representacions d’uns valors que no es poden canviar.

Exemple d’expressió:

Fecha () - [Data de contracte] + 30

Com introduir les expressions

Perquè no es produeixin errors, hi ha certes normes que cal tenir en compte per introduir les expressions.

Els noms dels camps, taules, consultes, formularis, informes o controls, han d’anar sempre entre claudàtors [ ]

Les dates s’han d’introduir entre #

El text s’ha d’escriure entre “ ”

Les expressions del controls calculats han d’anar precedits sempre del símbol =

Zoom

Quan es vol introduir una expressió o text llarg que podria no cabre en l’àrea d’entrada, es pot fer servir el Zoom. El quadre Zoom proporciona un quadre de text en què es pot introduir i comprovar tota l’expressió sense haver-se de desplaçar.

Per accedir al Zoom: Situar el cursor de teclat en l’àrea d’entrada que volem expandir (dins els criteris d’una consulta, per exemple) i després pitjar Majúscules+F2

o bé,

Dins de l’entrada, pitjar el botó dret del ratolí. Apareixerà un menú abreviat. Escollir la opció Zoom.

El seu aspecte serà el següent:

operadors

funció identificador

literal

Manual Access


Un cop escrita l’expressió només cal pitjar Aceptar.

L’expressió introduïda quedarà escrita en l’àrea d’entrada on havíem deixat el cursor de teclat.

Operadors

Un operador és un element que té com a missió relacionar dues parts d’una expressió. Hi ha diferents tipus d’operadors:

− Operadors aritmètics

− Operadors de comparació (unió camps de text)

− Operadors lògics

− Operadors de coincidència de caràcters

− Operadors diversos

Operadors aritmètics bàsics: + Suma

= [sou base] + [complement de destí]

- Resta

= [sou base] - 20%

* Multiplicació

= [sou base ] + [triennis]* 3

/ Dividir

= [sou anual] / 12

Operadors de comparació:

Aquests operadors es poden utilitzar per text, per números o per dates

< Menor que

[datarl] < 01/01/65

< = Menor o igual que

[datan] < = 31/12/37

> Major que

[cognom1] > “M”

> = Major o igual que

[codi servei ] > = “05”

<> Diferent que

[ciutat] <> “Barcelona”

= Igual que

[codi categ] = “1030”

Operadors de concatenació Hi ha un operador que permet unir text:

& Concatenació de cadenes

[cognom1] & “ “ & [cognom2] & “,” & [nom] Martínez Pérez, Joan

Operadors lògics S’utilitzen per combinar dues expressions que es pugin avaluar com a certa o falsa en una sola expressió. Els més comuns són:

Y Conjunció [categ] = “1030” Y [nivell] < = “14”

mostra els treballadors que pertanyen a la categoria 1030 i a un nivell inferior o igual a 14.

O Disjunció [categ] = “1030” O [categ] = “1010”

mostra tant els que pertanyen a la categoria 1030 com els de la 1010.

Negado Negació

Manual Access


[categ] = Negado “1030”

mostra els treballadors de totes les categories menys els de la 1030.

Operadors de coincidència de caràcters Serveixen per comparar dues cadenes de caràcters (text). El resultat serà cert si el text i el model són iguals, en cas contrari serà fals. El text és la cadena que es vol comparar i el model és la referència.

Como Comparació de cadenes Como C* (mostra tots els valors que comencin per la lletra C)

Operadors diversos ! S’utilitza per separar les diferents parts de

l’identificador. Indica que el nom del objecte que ve a continuació fa referència explícitament a objectes definits per l’usuari. (Camps, controls...)

[PLANTILLA ]! [Cognom1]

. (punt) S’utilitza per separar les diferents parts de l’identificador S’utilitza per a objectes del sistema (propietats). Es posa davant el nom de l’objecte mètode o propietat.

[Cognom1] . Visible

Entre...Y S’utilitza per determinar si el valor de l’expressió es troba dins d’un rang de valors especificats.

Entre Fecha () Y Fecha actual - 365

En S’utilitza per determinar si el valor de l’expressió és igual a un o diversos valors d’una llista especificada.

[Curs] En (“Dbase”, “Windows”, “Access”)

Es Nulo S’utilitza per especificar si una expressió és nul.la.

Exemple: Quan es vol que faci un llista de les

persones que no han fet cap curs de formació

El model pot incloure comodins com els següents:

? Substitueix un caràcter

# Funciona igual que l’interrogant (?), però només amb números.

* Substitueix un nombre indeterminat de caràcters

20 * = como 20 apareixeran tots els registres que comencin per 20.

Els identificadors

Els identificadors s’utilitzen per fer referència al valor d’un camp, control o propietat.

Els identificadors poden contenir:

− El nom del objecte

− El nom d’una propietat

− Els operadors identificadors: !, i . (punt)

Normalment la referència a un camp en una expressió es realitza escrivint el seu nom entre claudàtors [ ].

Per exemple, l’identificador [codi personal] fa referència al camp codi personal. Per fer referència al valor d’un camp o control en un formulari o informe concret, en general el nom del camp o control va davant del nom d’un objecte del sistema, normalment Formularios o Informes, i el nom d’un formulari o informe al qual pertany el camp o control.

Manual Access


Les funcions

Les funcions són les eines que el programa posa a la nostra disposició per obtenir el resultat de càlculs i operacions més o menys complexes.

Tipus de funcions:

Matemàtiques Realitzen càlculs matemàtics, trigonomètrics...

Promedio( ) retorna la mitjana aritmètica del camp

Cuenta( ) retorna el número total de registres

De data i hora Realitzen operacions amb dates.

Fecha ( ) dóna la data actual

Ahora( ) dóna l’hora i la data actual

Financeres Realitzen càlculs financers, com amortitzacions de préstecs, càlculs d’interessos...

VA ( ) retorna el valor actual d’una sèrie de pagaments

Pago ( )

Funcions estadístiques

Realitza funcions estadístiques sobre un conjunt de valors que vinguin d’una consulta, formularis o informes o bé valors que se li indiquin directament amb els mateixos arguments de la funció.

Dsuma( )

Conversió Serveixen per canviar els tipus d’una variable.

Asc( )

Cadenes Manipulen cadenes de text per donar-los un format o per obtenir-ne dades.

Menús() converteix tots els caràcters alfabètics de l'argument a minúscules.

Recortar() elimina espais en blanc tant per l’esquerra com per la dreta.

Literals

Són dades de text, números o dates que el programa utilitza tal com estan escrits, sense intentar tractar-los com una expressió.

Exemple: Text = “Atenció al ciutadà”

Números = 20

Data = #10/09/96#

Constants

Una constant representa un valor numèric o de cadena que no canvia.

Tipus de constants predefinides: True Cert

False Fals

Si Activada

No Desactivada

Nulo Identifica els registres que presenten l’absència d’un determinat valor

“” Cadena buida

El generador d’expressions

Access incorpora un assistent d’expressions que ajuda a escriure les expressions de manera més senzilla i còmoda.

El generador d’expressions ofereix pistes sobre els elements que falten en una expressió, no mostra els elements que no són apropiats per a l’ocasió, i fins i tot ajuda amb detalls de sintaxi.

Manual Access


Generar

Es pot accedir al Generador de expresiones des de la majoria d’ubicacions des d’on escrivim expressions.

Per accedir al generador d’expressions, tenim tres opcions:

A. Pitjar la icona Generar des de les pantalles de disseny de taules i consultes.

B. Des de la pantalla de disseny de tots els objectes, dins el menú de propiedades.

C. Dins del camp d’entrada, pitjar el botó dret del ratolí. Apareixerà un menú abreviat. Escollir l’opció Generar.

En tots els casos, apareixerà la següent pantalla:

− Podem escriure una expressió directament en el quadre de text (com si fos l’opció Zoom), o bé aprofitar les ajudes que ens dóna el generador d’expressions.

− En les carpetes tablas, consultas, formularios i informes hi trobarem tots els camps que tenen aquests objectes.

− En la carpeta Operadores trobem tots els operadors que incorpora Access.

− En la carpeta Funciones trobem totes les funcions.

− En la carpeta Constantes trobem totes les constants que podem utilitzar.

Quadre de text on s’escriuen o

enganxen els elements de

Llistes per seleccionar els elements que es poden enganxar en una

expressió

Barra que permet escollir els diferents d’operadors

Permet enganxar els elements escollits

Carpetes amb elements per poder utilitzar en les

i

Això el que fa és facilitar l’escriptura, i per tant, evita equivocacions de sintaxi en l’elaboració d’expressions.

− La carpeta Expresiones comunes conté expressions que s’utilitzen sovint, com ara:

Página número “Página” & Página

Total de páginas Páginas

Pagina N de M “Página” & Página & “de” & Páginas

Fecha actual Fecha ()

Fecha/hora actual

Ahora()

Usuario actual UsuarioActual()

Totes aquestes expressions comunes són especialment útils quan treballem amb informes.

Manual Access


10. Consultes avançades

A continuació aprofundirem en el tema consultes iniciat en el capítol 4. Aprendrem a fer consultes entre diverses taules així com tota la resta de possibilitats de consulta que permet el programa.

Consultes entre diverses taules

Una de les característiques més potents de les consultes és que permet afegir camps de taules diferents.

Per exemple: ens pot interessar veure la formació realitzada pels treballadors de la nostra organització. Per fer-ho necessitarem les taules PLANTILLA, FORMACIÓ i CURSOS.

! Perquè es pugin combinar la informació de les taules hauran d’estar relacionades

Si ja s’han creat les relacions anteriorment, tal com hem explicat en el capítol de relacions, la pantalla de disseny de consultes ens ensenyarà la relació feta.

Si no s’han establert les relacions anteriorment, Access les crearà automàticament sempre que les dues taules tinguin un camp definit amb el mateix nom i amb el mateix tipus de dades i sempre que un d’ells sigui clau principal.

Si no es creen les relacions (perquè els camps no tenen el mateix nom...), es poden fer dins de la mateixa consulta, però en aquest cas aquesta relació creada només afectarà la consulta que estem fent, però no posteriors consultes.

Combinar diferents taules des d’una consulta:

Seleccionar el camp que es vol relacionar, arrossegar-lo fins al camp equivalent de l’altra taula.

En l’exemple que hem vist damunt, seleccionarem el camp categ de la taula PLANTILLA i un cop seleccionat l’arrossegarem fins al camp codi categ de la taula CATEGORIES.

El programa dibuixarà una línia de combinació entre les dues taules. Aquesta relació serà d’un a un. Si volem canviar aquest tipus de relació, només cal fer doble clic sobre la línia i se’ns obrirà el quadre de diàleg Propiedades de la combinación per poder-la canviar.

Eliminar una línia de combinació entre dues taules: − Seleccionar la línia de relació que es vol eliminar i pitjar

la tecla supr.

Crear una consulta que utilitza diferents taules

Si volguéssim saber tota la formació feta pels treballadors que pertanyen a una categoria concreta hauríem de seguir els següents passos:

Farem una consulta amb les taules PLANTILLA, CATEGORIES, FORMACIÓ i CURSOS.

1. Des de la finestra de base de dades pitjar el botó Consulta i després el botó Nuevo.

2. En el quadre de diàleg Nueva consulta pitjar el botó Nueva consulta.

3. Escollir les taules a afegir.

Arrossegar des d’aquí

fins d’aquí...

Manual Access


En el nostre cas afegirem les taules PLANTILLA, CATEGORIES, FORMACIÓ i CURSOS.

En aquest cas hem d’afegir la taula FORMACIÓ encara que realment no la farem servir. Si comprovem les relacions veurem que no hi ha cap línia de combinació entre PLANTILLA o CATEGORIES i CURSOS. Perquè la relació sigui correcte, doncs, hem d’afegir FORMACIÓ, que serà la que relacionarà CURSOS amb PLANTILLA.

Veuràs a mesura que anem afegint les taules, com aquestes taules apareixen ja amb les seves relacions.

L’aspecte serà el següent:

4. Per saber la formació realitzada pels treballadors que pertanyen a la categoria d’administratius durant l’any 1995, afegirem els següents camps:

codi personal, cognom1, cognom2, nom, nom curs, data inici, data fi, codicateg i nom categ.

5. Perquè les dades que ens mostrarà la consulta corresponguin a la formació realitzada l’any 95, inclosos els cursos encara no finalitzats, haurem d’escriure en el camp data inici la següent expressió: Entre 01/01/95 Y 31/12/95, i perquè a més, només ens ensenyi els treballadors que pertanyen a la categoria Administratius, escriurem en el camp codi categ el literal: 1030.

L’aspecte del disseny de la consulta serà el següent:

6. Al pitjar la icona Ejecutar , el resultat serà aquest:

7. Guarda-la amb el nom DADES FORMACIÓ.

Consultes d’agrupació i totals

Les consultes que mostren totals, permeten realitzar càlculs a partir de certs grups de registres.

Aquests tipus de consultes serveixen per saber com està distribuïda la plantilla de la nostra organització (per categories), poder fer mitjanes de sous que s’estan pagant actualment, etc.

Tipus de càlculs (funcions) disponibles en Access:

Nom Funció

Suma Visualitza el total dels valors d’un camp

Promedio Visualitza el mitjana dels valors d’un camp

Min Visualitza el valor més petit d’un camp

Máx Visualitza el valor més gran d’un camp

Cuenta Visualitza el nombre de valors d’un camp sense contar els valors nuls.

Manual Access


DesvEst Visualitza la desviació típica dels valors d’un camp

Primero Visualitza el valor del camp que correspon al primer registre de la taula o consulta

Último Visualitza el valor del camp que correspon a l’últim registre de la taula o consulta

Ara crearem una consulta per saber quants treballadors pertanyen a cada categoria.

1. Crea un consulta amb les taules PLANTILLA i CATEGORIES.

2. Arrossega a la quadrícula els camps nom categ i codi categ.

3. Pitja la icona Totales per poder agrupar la informació.

4. En la quadrícula apareixerà l’opció Total. Per defecte, Access ja posa a nom codi l’ expressió Agrupar por, i a codi categ l’expressió Cuenta.

5. Guarda-la amb el nom AGRUPACIÓ PER CATEGORIES.

Agrupa per

Conta el nombre de treballadors que hi ha a cada categoria

Ara prova-ho de fer tu sol; però aquest cop amb les taules PLANTILLA i AREA/SERVEI

Altres exemples de consultes

Per visualitzar els treballadors que no han fet mai formació

1. Obre la consulta DADES FORMACIÓ en tipus disseny.

2. Deixa les taules PLANTILLA, FORMACIÓ i CURSOS. (Per esborrar CATEGORIES recorda que només cal seleccionar-la i pitjar la tecla supr).

3. Deixa els camps codi personal, cognom1, cognom2, nom, nom curs i codi curs.

4. Sota el camp codi curs escriu Es Nulo.

5. Executa la consulta per veure quants treballadors no han fet mai formació.

6. Fes un Guardar como o exportar i guarda-la amb el nom TREBALLADORS QUE NO HAN FET MAI FORMACIÓ.

Per visualitzar els camps cognom1, cognom2 i nom junts en una consulta.

1. Obre la consulta DADES FORMACIÓ.

2. Situa’t en el camp cognom1 i escriu la següent expressió:

Manual Access


= [cognom1] & “ “& [cognom2] & “,”& [nom].

3. Canvia en nom del camp. On Access ha escrit Exp1, escriu Cognoms i nom.

4. Esborra els camps cognom2 i nom.

5. Esborra la condició Es Nulo a codi curs.

6. Executa-la per comprovar que els cognoms apareixen junts. Guarda-la.

Per visualitzar totes les categories d’administració general (les que tenen un 10 al davant).

1. Crea una consulta amb les taules PLANTILLES i CATEGORIES.

2. Arrossega els camps codi personal, cognom1, codi categ i nom categ.

3. Situa't en el camp cognom1 i deixa'l de manera que quedi els dos cognoms i el nom en el mateix camp. Dóna-li el nom de Cognoms i nom

4. Sota el camp codi categ escriu 10*, Access posarà “Como 10*”, de manera que només ensenyarà les categories que comencin per 10.

5. Executa-la per comprovar-ho.

6. Guarda-la amb el nom PLANTILLA / CATEGORIES.

Ara visualitzarem els treballadors que viuen fora de la ciutat de Barcelona

1. Crea una consulta amb les taules PLANTILLA i DADES PARTICULARS

2. Arrossega els següents camps a la quadrícula: codi personal, cognom1, cognom2, nom, adreça, població i codi postal.

3. Escriu la següent expressió sota el camp població: <> Barcelona.

4. Executa-la per comprovar com queda la llista.

5. Guarda-la amb el nom DADES TRAMESA.

Crearem una consulta per esbrinar el sou brut dels treballadors. Per fer-ho haurem de fer un seguit de càlculs. De fet ens falta saber els triennis que ha de cobrar cada treballador. Començarem per esbrinar els anys treballats.

1. Obre la consulta PLANTILLA / CATEGORIES en modalitat disseny.

2. Afegeix els camps sou base, complement destí i específic.

3. Situa’t en un camp nou. Per esbrinar els anys treballats escriurem la següent expressió:

=(Fecha()-[datarl])/365 . Canvia-li Exp1 per anys treballats

4. Ves a les propietats d’aquest camp (una forma ràpida de fer-ho és, des del mateix camp, pitjar el botó de la dreta del ratolí i escollir Propiedades).

5. Escull el format Estandard i número de decimals “0”.

L’aspecte del camp serà aquest:

6. Guarda-la amb en nom SALARIS.

Ja tenim els anys treballats. Per poder saber els triennis que corresponen a cada treballador, haurem de dividir els anys treballats entre 3.

Manual Access


1. Situa’t en un camp nou i escriu la següent expressió:

= [anys treballats] / 3 . canvia-li Exp1 per num triennis

2. Ves a les propietats d’aquest camp.


Farem el càlcul per esbrinar el que correspon a cada treballador pels triennis treballats.

1. Situa’t en un camp nou i escriu la següent expressió:

= [num triennis] * [triennis] . canvia-li Exp1 per total triennis




Ja només ens falta sumar tots els imports per saber el sou brut de cada treballador.

1. Situat en un camp nou i escriu la següent expressió:

= [sou base] + [complement destí] + [específic] + [total triennis]; canvia-li Exp1 per total brut




Executa la consulta per comprovar els càlculs i després guarda-la .

Esbrinarem la mitjana dels sous dels treballadors per categories. Farem una consulta d’agrupació i totals.

1. Crea una consulta nova.

2. Tria la consulta SALARIS.

3. Pitja la icona Totales per poder agrupar la informació.

4. Arrossega els camps nom categ i total brut.

5. Sota el camp total brut, tria com a total, la funció Promedio.

L’aspecte del disseny serà aquest:

Manual Access


6. Guarda-la amb el nom MITJANA SALARIS.

Altres tipus de consultes

A més de les consultes de selecció, que són les que hem vist fins ara, existeixen altres tipus de consulta.

La diferència rau bàsicament en què les consultes de selecció no permeten realitzar cap tipus d’operació sobre les dades, simplement les mostra.

Quan s’executa una consulta de selecció, Access ens ensenyarà les dades. Si volem fer modificacions sobre les dades les haurem de fer d’una en una.

Si hem de fer molts canvis similars, és convenient utilitzar una consulta d’acció, ja que aquesta efectuarà els canvis indicats directament, en una sola acció.

Aquestes consultes es poden agrupar en:

− consultes d’acció

− consultes de paràmetres.

Les consultes d’acció

Les consultes d’acció permeten crear taules noves, així com modificar les dades de les taules ja existents.

Hi ha quatre tipus de consultes d’acció:

− Consulta de creació de taula

− Consulta d’eliminació

− Consulta de dades afegides

− Consulta d’actualització

! És recomanable fer una còpia de seguretat abans d’executar una consulta d’acció, ja que aquesta canvia les dades de la taula originària de forma automàtica.

Consulta de creació de taules

Consulta de creación de

tabla

Una consulta de creació de taules crea una taula a partir de les dades sol.licitades en una consulta. Aquest tipus de consulta pot ser útil per:

− Crear informes que ens ensenyin dades a partir d’un punt concret en el temps.

− Fer una còpia de seguretat d’una taula.

− Crear una taula històrica amb registres antics.

Per crear una consulta de creació de taula:

Ara crearem una consulta de creació de taula per fer-la servir com a taula històrica. En aquest cas hi guardarem tota la formació feta durant l’any 1990.

Manual Access


1. Crear una consulta seleccionant les taules que continguin els camps necessaris per crear la nova taula.

Nosaltres seleccionarem les taules FORMACIÓ i CURSOS.

1. Anar al menú Consulta i escollir Creación de tabla, o

bé pitjar la icona Tipo de consulta i triar l'opció Consulta de creación de tabla .

Apareixerà el següent quadre de diàleg:

3. En el camp Nombre de tabla, escriure el nom que volem donar a la nova taula. En aquest cas, li donarem el nom FORMACIÓ REALITZADA DURANT L’ANY 1990.

4. Indicar on volem que ens guardi la taula: a la base que estem treballant (base activa, marcada per defecte), o bé en una altra base de dades. Nosaltres la guardarem en la base de dades activa.

5. Pitjar Aceptar.

6. Afegir els camps que volem incloure en la nova taula, amb els criteris necessaris, si fa falta.

Utilitzar-ho només si volem que la nova taula es guardi en una altre base de dades

Escriure el nom de la nova taula

Afegirem els següents camps: codi personal, nom curs, data inici, data fi i hores.

En els criteris de data inici escriurem l’expressió: Entre 01/01/90 Y 31/12/90.

L’aspecte ha de ser semblant al següent:

Presentación hoja de datos

Per comprovar la consulta de creació de taula sense executar-la, pitjar la icona Presentación hoja de datos

Ejecutar

Per executar la consulta, pitjar la icona Ejecutar Access ensenyarà el següent missatge:

Manual Access


Pitjar Aceptar per executar la consulta. Access afegirà aquestes dades a la nova taula.

Al sortir de la consulta, Access preguntarà si la volem guardar. La guardarem amb el nom CREACIÓ DE TAULA.

! Quan es crea una taula a partir d’una consulta, la nova taula conserva el tipus dels camps i la mida, però no la una clau principal. Aquesta nova taula es pot manipular com qualsevol altra normal.

Consulta d’eliminació

Quan es vol eliminar una sèrie de registres que compleixen unes determinades condicions, és més útil i ràpid utilitzar una consulta d’eliminació en comptes d’anar eliminant registre a registre.

La consulta d’eliminació sempre elimina registres sencers, no només determinats camps.

Per crear una consulta d’eliminació:

Com que ja tenim les dades de la formació feta en una altra taula, les eliminarem de la taula FORMACIÓ.

1. Crear una consulta seleccionant les taules de les quals

es volen eliminar els registres i qualsevol taula que ens faci falta per definir criteris (si cal).

Seleccionarem la taula FORMACIÓ

2. Anar al menú Consulta i escollir Consulta de eliminación, o bé o bé pitjar la icona Tipo de

consulta i triar l'opció Consulta de eliminación .

Access canviarà la pantalla a Consulta de eliminación.

3. Arrossegar els camps fins a la quadrícula. Nosaltres arrossegarem l’asterisc per agafar tots els camps de la taula FORMACIÓ.

En la cel·la Eliminar apareixerà Desde.

4. Escollir el camp o camps dels quals es vol especificar els criteris. Posarem el camp data inici.

A la cel.la Eliminar apareixerà Donde.

5. Especificar els criteris per eliminar els registres. Escriurem Entre 01/01/90 Y 31/12/90 en el camp data inici.


Manual Access


6. Pitjar la icona Ejecutar. Apareixerà el següent missatge:

7. Pitjar Aceptar per completar l’operació.

8. Guarda-la amb el nom ELIMINACIÓ.

Consulta de dades afegides

Una consulta de dades afegides s’utilitza per afegir registres d’una taula a una altra. Aquest tipus de consulta permet afegir dades encara que els camps de la taula no coincideixin amb els de l’altra taula. Access afegirà les dades només en els camps coincidents, i n’ignorarà la resta.

Per crear una consulta d’afegir dades:

Imagina’t que t’interessa recuperar les dades eliminades de la taula formació. Les dades estan guardades en la taula FORMACIÓ REALITZADA DURANT L’ANY 1990. Per poder-les recuperar haurem de fer una consulta d’afegir dades.

1. Crear una consulta seleccionant la taula que contingui

les dades que volem afegir. En el nostre cas seleccionarem la taula FORMACIÓ REALITZADA DURANT L’ANY 1990

2. Anar al menú Consulta i escollir Consulta de datos

anexados o bé pitjar la icona Tipo de consukta i triar l'opció Consulta de datos anexados .


3. En el camp Nombre de la tabla, escriure el nom de la taula on volem afegir les dades. Escollirem la taula FORMACIÓ.

4. Indicar on es troba la taula a la qual volem afegir les dades: a la base que estem treballant (base activa, marcada per defecte), o bé en una altra base de dades.

5. Pitjar Aceptar.

6. Arrossegar a la quadrícula els camps als quals volem afegir els nous registres. Nosaltres arrossegarem tots els camps menys nom curs, que no pertany a la taula FORMACIÓ.

A mesura que afegim els camps a la quadrícula, en l’opció Añadir a aniran apareixent el nom del camp on afegirà els nous registres, fins a tenir aquest aspecte:

Manual Access


Presentación hoja de datos

Per comprovar la consulta d’afegir dades sense executar-la, pitjar la icona Presentación hoja de datos



9. Guarda-la amb el nom DADES AFEGIDES.

Consultes d’actualització

Les consultes d’actualització s’utilitzen per actualitzar un camp o diferents camps automàticament.

Per exemple: si es produeix un augment salarial a tots els treballadors, es pot fer manualment o bé actualitzar l’augment automàticament a través d’una consulta d’actualització.

Crear una consulta d’actualització

En aquest cas farem una consulta per augmentar un 2% l’específic a tots els treballadors de la nostra organització. 1. Crear una consulta seleccionant la taula o consulta

que conté la informació a actualitzar.

Nosaltres seleccionarem la consulta CATEGORIES

2. Anar al menú Consulta i escollir Consulta de actualización, o bé pitjar la icona Tipo de

consulta i triar l'opció Consulta de actualización

.

3. Arrossegar els camps fins a la quadrícula. Arrossegarem el camp específic.

4. En la quadrícula apareixerà la cel·la Actualizar a, on s’han de posar els criteris a actualitzar. En el nostre cas escriurem la següent expressió:

= [específic] *1,02

L’aspecte serà el següent

Manual Access




7. Guarda-la amb el nom: AUGMENTAR ESPECÍFIC

Les consultes de paràmetres

Si fem servir sovint la mateixa consulta de selecció però canviant els criteris cada vegada que s’executa, és més pràctic utilitzar les consultes de paràmetres. Quan executem una consulta de paràmetres, ens demanarà cada vegada el criteri o criteris pels quals volem filtrar la informació. D’aquesta manera podrem fer molts filtres sobre la mateixa consulta.

En el nostre cas, una consulta útil seria saber la formació que s’ha realitzat d’una acció formativa en concret. En comptes de canviar cada vegada el criteri de la consulta, amb la consulta de paràmetres cada vegada que l’executem ens demanarà per quina acció formativa ho volem filtrar.

Crear una consulta de paràmetres Farem una consulta on ens demani per quin curs volem filtrar la informació, cal:

1. Crear una consulta afegint les taules que ens facin

falta.

En el nostre cas afegirem les taules PLANTILLA, FORMACIÓ i CURSOS.

2. Arrossegar els camps necessaris a la quadrícula. Nosaltres arrossegarem els camps codi personal, cognom1, cognom2, nom, codi curs, nom curs i data inici.

3. A cada camp que volem utilitzar com a paràmetre, introduir entre claudàtors [ ] a la cel·la Criterios el missatge de petició de dades.

Sota el camp codi curs posarem el següent missatge: [Escriu el codi del curs]


4. Al pitjar la icona Ejecutar , apareixerà el següent missatge:

5. Escriure el codi del curs i pitjar Aceptar.

Manual Access


Access mostrarà les dades del curs especificat, per exemple, les dades del curs “10”.

6. Guarda-la amb el nom PARAMETRES CODI CURS.

Assistents per a consultes

Access incorpora, com en totes les opcions, un assistent per crear consultes més avançades o difícils de fer manualment. L’assistent en facilita la creació de manera ràpida.

Hi ha quatre tipus diferents de consultes a fer mitjançant l’assistent:

− Consultes senzilles

− Consultes de referències creuades

− Consultes per buscar valors duplicats

− Consultes no coincidents

Consultes de taules de referències creuades

Les consultes de referències creuades són consultes de selecció l’única diferència amb aquestes és la forma de presentació de les dades que s’obtenen.

Aquest tipus de consulta permet presentar les dades de forma resumida i amb un format fàcil d’entendre.

Ens interessa saber com es distribueix la formació per Grups de titulació. Per fer-ho haurem de crear una consulta amb les dades necessàries.

Crea una consulta amb els camps codi personal, grup i nom del curs. (Recorda que perquè faci bé la relació has d’afegir les taules PLANTILLA, FORMACIÓ i CURSOS).

Un cop feta guarda-la amb el nom GRUPS-CURSOS.

Per crear una consulta de taules de referències creuades: 1. Des de la finestra de base de dades, pitjar el botó

Consulta i després el botó Nuevo.

2. En el quadre de diàleg Nueva consulta escollir el botó Assistente para consulta.


3. Escollir l’opció Consulta de tabla de referencias cruzadas i pitjar Aceptar.

Manual Access


Apareixerà la següent pantalla:

4. Escollir la taula o consulta on es trobin les dades que necessitem i després pitjar Siguiente.

En el nostre cas, seleccionar la consulta GRUPS-CURSOS.


5. Seleccionar el camp sobre el qual volem que ens faci els totals i pitjar Siguiente.

Nosaltres seleccionarem el camp nom del curs per poder saber el nombre de persones que han fet cada curs.


6. Seleccionar el camp que donarà títol a les columnes i pitjar Siguiente.

En el nostre cas triem el camp grup, per poder agrupar les persones que han fet la formació.

Manual Access


En la següent pantalla Access permet escollir el camp i el tipus de càlcul a fer:

7. En el nostre cas seleccionarem el camp codi personal i el tipus de càlcul Contar, perquè ens digui el nombre de persones que han fet formació d’un determinat curs i agrupades per grups. (Aquesta opció és la que surt per defecte).

8. Pitjar Siguiente.

9. Finalment, posar al nom a la consulta i pitjar Terminar.

Access ens mostrarà la consulta.

10. Guarda-la amb el nom GRUPS-CURSOS-TABREFCRUZ1.

Consultes senzilles

L'assistent de consultes senzilles ens permet crear una consulta, basada en una taula o més, o bé en una consulta ja creada de forma fàcil i ràpida. El sistema és semblant al fet que si la féssim directament nosaltres, amb la diferència que l'assistent ens està guiant en tot moment.

Consultes per buscar duplicats

Les consultes de buscar duplicats s’encarreguen de buscar, en taules o consultes valors que es repeteixen.

Aquest tipus de consulta ens serà útil per poder comprovar que si hi ha persones que han repetit un curs.

Consultes de no-coincidents

La consulta de no-coincidents busca dades d’una taula que no coincideixen amb l’altra. Aquest tipus de consulta s’utilitza sobretot quan es vol relacionar taules amb integritat referència, ja que permet detectar els registres que no la compleixen.

Manual Access


Exercicis pràctics

Exercici 10.1

Fer consultes utilitzant més d’una taula

Crea una consulta amb les taules PROVEÏDORS i FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS.

− Ordena les dades per anys i per proveïdors.

− Llista totes les activitats que han fet els proveïdors que no siguin de la ciutat de Barcelona, ordenats alfabèticament per ciutats.

− Guarda-la amb el nom: PROVEÏDORS / FITXA D’ACTIVITATS FORA DE BARCELONA.

− Obre la consulta PROVEÏDORS / FITXA D’ACTIVITATS FORA DE BARCELONA.

− Llista tots els proveïdors amb qui no s’ha treballat mai i que pertanyen a la província de Barcelona (el codi postal de les poblacions de la província de Barcelona comença per 080...)

− Fes un Guardar como amb el nom PROVEÏDORS DE LA PROVÍNCIA DE BARCELONA.

Exercici 10.2

Crea una consulta amb les taules FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS, SECTORS i DESTINATARIS.

− Ordena les activitats fetes per destinataris i sectors. − Llista les activitats musicals i les teatrals fetes durant

l'any1996. − Guarda-la amb el nom ACTIVITATS PER SECTORS.

Exercici 10.3

Crea una consulta amb les taules FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS I TIPUS D’ACTIVITATS:

− Crea un camp per saber la diferència entre costos i ingressos.

− Posa-li com a nom Diferència. − Guarda-la amb el nom ACTIVITATS / COSTOS. − Obre la consulta ACTIVITATS / COSTOS. − Llista totes les activitats gratuïtes ordenades per tipus

d’activitats i amb un cost superior a 100.000 pessetes. − Guarda-la amb el nom ACTIVITATS.

Exercici 10.4 Crea una consulta amb totes les taules FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS, SETORS/ACTIVITATS, PROVEÏDORS, DESTINATARIS i TIPUS D’ACTIVITATS.

− Afegeix tots els camps. − Ordena-la pel camp referència. − Guarda-la amb el nom DADES GENERALS.

Manual Access


Exercici 10.5 Consultes d’agrupació

Crea una consulta d’agrupació per esbrinar el total d’assistents per sectors.

− Fes-la utilitzant els següents camps: codi sector, (aquest només perquè les dades quedin ordenades per codis) sector i total assistents.

− Guarda-la amb el nom ASSISTENTS PER SECTORS.

− Pots fer el mateix procés agrupant, aquest cop, les dades per destinataris.

Exercici 10.6 Consulta de referències creuades

Crea una consulta de referències creuades agrupant les activitats per anys.

− Primer hauràs de crear una consulta amb les dades que necessites: les activitats, els anys i les denominacions.

− Guarda-la amb el nom ACTIVITATS PER ANYS.

− Crea la consulta de referències creuades utilitzant l’assistent.

− Guarda-la amb el nom ACTIVITATS PER ANYS TABREFCRUZ1.

11. Formularis avançats

Afegir controls

Quan s’obre un formulari amb el tipus de presentació de disseny, Microsoft Access mostrarà la caixa d’eines que serveix per afegir nous controls al formulari.

Cuadro de

herramientas

La caixa d’eines es pot obrir i tancar des del menú Ver / Caja de harramientas o activant i desactivant la icona de Caja de herramientas.

La manera de crear un control varia en funció del fet que el control sigui dependent, independent o calculat.

Afegir controls independents:

En aquest cas afegirem una etiqueta. És un tipus de control que es pot afegir en un formulari per donar més informació. Una etiqueta de text no depèn de cap camp concret.

Cal seguir el procediment següent:

Etiqueta

1. Fer un clic a l’eina d’etiqueta de la barra d’eines.

2. Fer un clic en el lloc on es vol col·locar l’etiqueta i escriure el text. El programa ajusta la mida de

Manual Access


l’etiqueta mentre es va escrivint el text.

Per editar el text escrit en una etiqueta, cal fer un clic que seleccioni el requadre que envolta l’etiqueta i un altre clic per situar el punt d’inserció de text a l’etiqueta.

Utilitzar controls independents per personalitzar un formulari

Access ofereix una gran varietat de controls que es poden afegir al formulari per fer-ne més senzill el funcionament, com per exemple llistes d’opcions, per tal de no haver d’escriure i alhora evitar possibles errors de “picatge”.

Crear un control de llista d’opcions amb quadre de llista o bé amb un quadre combinat

Un quadre de llista és una llista en la qual podem escollir els valors que vulguem. La llista sempre apareix en pantalla, només es poden escollir les alternatives que ofereix. Si la llista és molt llarga es pot escriure la primera inicial per situar-se més ràpidament.

Un quadre combinat és com un quadre de text i un quadre de llista combinat alhora; es pot escriure un valor nou o bé escollir-ne un de la llista. El control ocupa menys espai ja que la llista no es desplega fins que s’escull una opció. Podem escriure les primeres lletres per situar-nos al valor buscat més ràpidament.

Exemples:

Quadre combinat Quadre de llista

Crear un control de quadre combinat o de quadre de llista amb assistent.

En aquest cas inclourem un quadre combinat. El procés, però, es el mateix que hem vist per a un quadre de llista.

Ens interessa incloure en el formulari un quadre combinat que faciliti l’entrada de les categories dels treballadors. Les categories i els seus codis estan introduïts a la base CATEG.

En aquest cas exposarem els passos necessaris per fer-ho activant l’assistent de controls:

Asistente para

controles

1. Activar la icona d’Asistentes para controles de la barra d’eines.

Quadro

combinado

2. A la caixa d’eines, triar l’eina de quadres combinats

3. Fer un clic en el lloc del formulari on es vulgui situar el quadre combinat. Apareixerà el primer quadre de diàleg de l’assistent.

4. Trieu les següents opcions a mida que aneu avançant per l’assistent:

• Triar: Que busqui els valors en una taula.

Al pitjar sobre la

...se’ns mostrarà el contingut de

La llista sempre ens mostra el seu

ti t

Manual Access


• Seleccionar la taula CATEG.

• Triar els camps que contenen els valors són el CODI i NOM CATEG.

• Modificar la mida de les columnes. Reduir la mida de la columna del CODI i ampliar la NOM CATEG.

• El valor que s’ha de guardar a la taula és el de la columna CODI.

• Emmagatzemar el valor en el camp CATEG.

• Escriure Categoria a l’etiqueta.


Crear un control de camp combinat sense utilitzar l’assistent.

Cal fer el següent:

1. Seleccionar a la caixa d’eines, el tipus de control que es vol crear (quadre de text, quadre de llista…)

2. Triar l’opció Ver / lista o prémer la icona Lista de campos.

3. Arrossegar el camps a partir del qual es vol crear el control dependent fins a la seva posició en el formulari.

4. Un cop són al formulari, activar les propietats del control (pitjant el botó de la dreta del ratolí i escollint Propiedades). A l’opció Origen de la fila triar la taula o consulta d’on volem treure les dades.

Grups d’opcions

S’utilitzen per presentar un conjunt limitat d’opcions, de les quals només en pot estar activada una.

Crear un grup d’opcions:

Ara inclourem en el formulari un grup d’opcions per poder especificar el sexe dels treballadors.

Asistente para

controles


Grupo de opciones

2. A la caixa d’eines, triar l’eina de grup d’opcions.

3. Fer un clic en el lloc del formulari on es vulgui situar el grup d’opcions. Apareixerà el primer quadre de diàleg de l’assistent.

4. Aneu seguint les següents opcions a mesura que aneu avançant per l’assistent:

• Escriu el nom de les opcions del quadre. En aquest cas les opcions seran “Dona” i “Home”.

• Triar l’opció Si, la predeterminada es “Dona”.

• Deixar els valors que adjudica (dona 1, home 2).

• Deixar Recordar el valor....

• Escollir l’estil Sobre relieve i, com a tipus de botó, triar Botones de opciones.

• Escriure Sexe a l’etiqueta.


Manual Access


Controls pels camps Sí/No

Hi ha tres tipus de controls dependents que són els botons d’opció, els quadres de verificació i els botons d’alternar, que tenen la funció de representar camps Sí/No (lògic).

La diferència entre aquests tipus de control és bàsicament formal.

Activat (valor Sí) Desactivat (valor No)

Quadre de verificació

Botons d’opció

Botons d’alternar

Control de fitxa

El control de fitxa és l'únic control que incorpora de nou Access 2000. Permet utilitzar en pantalla una aparença de fitxes, permetent així moltes pantalles de dades en una àrea relativament petita, agrupar dades i utilitzar les fitxes per moure's entre elles.

Per crear un control de fitxa, cal:

1. Fer un clic a l’eina Control fitxa de la barra d’eines.

Control fitxa 2. Fer un clic en el lloc on es vol col·locar el control de la fitxa i ajustar-lo a la mida que més convingui.

L'aspecte serà el següent:

Si volem afegir més fitxes, només cal:

1. Situar-nos damunt del control de fitxa creat.

Manual Access


2. Pitjar el botó de la dreta del ratolí, apareixerà el següent menú contextual:

3. Triar l'opció Insertar página, s'inserirà una nova pàgina. En cas que el que es vulgui sigui eliminar una pàgina, triarem l'opció Eliminar página.

Dins de les pàgines podem introduir els camps que nosaltres volem.

Per passar d'una pàgina a l'altra només cal fer un clic damunt del nom de la pàgina.

Els botons de comandament

S’utilitzen per iniciar una acció o una sèrie d’accions. Access, igual que en la resta d’opcions, ofereix un assistent que permet incorporar els més bàsics com ara: anar al següent registre, obrir un formulari, imprimir un informe, etc.

Crear un botó de comandament amb l’assistent:

Crearem un botó que ens permeti tancar del formulari.

Asistente para

controles


Botón de comando

2. A la caixa d’eines, triar l’eina de botó de comandament.

3. Fer un clic en el lloc del formulari on es vulgui situar el botó de comandament. Apareixerà el primer quadre de diàleg de l’assistent.

4. Aneu seguint les següents opcions a mesura que aneu avançant per l’assistent:

• Triar: Operaciones con formularios, i a continuació, en la part dreta del menú, seleccionar Cerrar formulario.

• Triar la imatge Salir.

• Escriure Tancar a l’etiqueta.


Canviar l’aparença del formulari

Un formulari ben creat ressalta la informació important i ajuda a introduir dades sense generar errors. Access incorpora, al igual que en la resta de programes d'Office, una barra de format des de la qual ens ajudarà de forma senzilla, a crear formularis atractius.

L'aspecte de la barra de format és el següent:

Botó de comandament introduït en l’encapçalament d l f l i

Manual Access


Exemples per donar una aparença tridimensional als controls:

• Efectes especials:

Sense relleu Amb relleu Baix-relleu

Gravat Ombrejat "Cincelado"

A més de la barra de format, incorpora una sèrie d'eines que ens ajudaran també a aconseguir una millor presentació. Aquestes eines són:

Linea

Permet afegir línies dins el formulari per millorar-ne l’aspecte.

Rectangulo

Permet requadrar una informació, canviar l’aspecte dels controls, etc.

Utilització de l'opció Autoformato

Access incorpora l'opció Autoformato que permet ajudar-nos a triar un format per incorporar al fons del formulari estàndard o bé crear-ne un de propi.

Per utilitzar l'opció Autoformato, cal:

Autoformato

1. Anar al menú Formato i triar l'opció Autoformato o bé pitjar la icona d'autoformat. Apareix el següent quadre de diàleg:

2. Triar el model que més ens agradi i pitjar Aceptar. El fons del formulari canviarà pel escollit.

Si pitgem el botó Personalitzar podrem personalitzar el format de la forma que més ens convingui.

Les propietats dels controls

Cada un dels controls que forma part d’un formulari té una sèrie de propietats que defineixen de forma important la seva manera de presentar-se i d’actuar. En aquest apartat n’analitzarem algunes de les més importants.

Visualitzar les propietats d’un control

Per visualitzar el quadre de diàleg que recull les propietats de cada controls es pot:

1. Seleccionar el control.

Propiedades

2. Executar el comandament Ver propiedades, o prémer la icona Propiedades per accedir al quadre de diàleg que ens mostrarà les propietats del control. També s’hi pot accedir des del menú contextual o fent doble clic a l’etiqueta del control.

Manual Access


El quadre de diàleg és el següent:

A la barra del títol hi la informació que indica de quin tipus de control es tracta.

De forma predeterminada, els controls dependents tenen les mateixes característiques o propietats que hi ha definides a la taula d’on provenen, pel que fa a propietats de formats, llocs decimals, màscara d’entrada i text de la barra d’estat. Si des del formulari es canvia alguna d’aquestes opcions, la taula no se’n veu afectada.

Les propietats es poden agrupar d’aquesta manera: • Propietats de dades. Aquestes tenen relació amb les

dades que hi ha a l’interior del controls. Només tenen sentit en controls dependents i calculats i fan referència a propietats que ja s’han descrit a l’apartat

de taules: format, llocs decimals, regle de validació, text de validació i valor predeterminat.

• Propietats de disseny. Permeten controlar l’aparença del control: amplada, alçada, color…

• Propietats relacionades amb macros i mòduls. En aquest cas es pot fer que es desencadenin accions.

• Altres propietats. Hi ha tot un seguit de propietats que no formarien part de cap dels tres grups anteriors. La més important de totes és la propietat Nombre, la qual identifica de forma única cada un dels controls que formen part d’un formulari. El programa n’hi assigna un automàticament.

Descripció d’algunes de les propietats més importants:

Origen del control: indica d’on obté les dades el control. En el cas dels controls dependents, indica el camp del qual depèn. En el controls independents apareix en blanc. Activado: indica si el cursor es pot situar sobre el control. Bloqueado: indica si es permet que es modifiqui o no el valor que apareix en el control. Visible: com indica el seu nom, permet especificar si el control es visualitzarà o no des de la finestra de presentació del formulari. Auto extensible i Auto comprimible: permet adaptar la mida del control al seu contingut. Si l’opció Auto extensible està activada i en el formulari cal introduir unes dades que ocupen més espai que l’assignat al control, la mida augmentaria automàticament. Izquierda, superior, Anchura i Altura: Les dues primeres permeten indicar la posició de la cantonada superior esquerra del control. Les dues últimes, com el seu indica, permeten definir la mida exacta del control. Propietats de la paleta: hi ha una sèrie de propietats (Efecto especial, estilo de bordes, color del fondo…) que es poden definir activant el botó Paleta. Propietats del text: Hi ha set propietats en el quadres de text que van lligades al format del text (color de la font, nom de la font, mida, gruix, cursiva, subratllat i alineació).

Manual Access


! Recordeu que si teniu dubtes sobre el significat d’alguna de les propietats dels controls, amb la tecla F1 podeu activar i consultar l’ajuda del programa.

Utilitzar expressions en els formularis

Si un formulari conté una expressió, Access avaluarà l’expressió cada vegada que s’utilitzi el formulari. El fet de calcular tots els valors cada vegada assegura que el resultat obtingut sigui correcte i actualitzat..

Les expressions les podem introduir directament en el control, en les propietats del control en l’opció Origen del campo o bé amb el Generador de expresiones.

Introduir una expressió directament en el quadre de text

Cuadro de texto

1. Afegir un control de quadre de text.

2. Situar-se dins el quadre i escriure el signe =, seguit d’una expressió.

Aquest exemple ens mostra l’expressió per poder saber els anys treballats .

Introduir una expressió dins de les propietats

Propiedades

1. Afegir un control de quadre de text.

2. Seleccionar el quadre de text i pitjar el botó Propiedades.

Escriure aquí una expressió

Escriure aquí l’expressió que es vol

Manual Access


Generar

Al pitjar el botó Generar apareixerà el següent quadre de diàleg :

Exemples d’expressions

Ara provarem en el formulari els càlculs fets en les consultes. Veureu que el procés és el mateix.

Per calcular el nombre de triennis:

1. Crear un quadre de text per afegir l’expressió.

Escriure aquí l’expressió, o bé ajudar-se de totes les opcions que ofereix el Generador de expresiones

Canviar el format del camp (en aquest ha de ser numèric i sense decimals)

...o bé pitjar el botó Generar per obrir el Generador de

i

2. Escriure: [anys treballats] / 3 . Fes-ho provant les diferents opcions. Canvia les propietats de format i decimals com consideris necessaris.

3. Canvia el nom de l’etiqueta per num triennis.

Per calcular l’import dels triennis:

1. Crear un quadre de text per afegir l’expressió.

2. Escriure: [num triennis] * [triennis] . Fes-ho provant les diferents opcions. Canvia les propietats de format i decimals que consideris necessaris.

3. Canvia el nom de l’etiqueta per total triennis.

Finalment prova de fer tu sol el càlcul per saber el total brut a cobrar per cada treballador.

Crear un formulari gràfic

Amb l’assistent de formularis podem incrustar un gràfic en un formulari. Un formulari gràfic mostra les dades en format de gràfic: gràfic de barres, circular, línies, etc.

Realment el que fa Access és utilitzar (igual com les altres aplicacions de Microsoft) l’aplicació Microsoft Grafh.

Crear un formulari gràfic amb l’assistent

Ara crearem un formulari gràfic sobre la consulta MITJANA SALARIS.

1. Des de la pantalla principal, fer un clic en la fitxa Formularios.

Manual Access


2. Pitjar el botó Nuevo.

3. En el quadre Tabla/Consulta triar el nom de la taula o consulta d’on volem que el formulari tregui les dades. En aquest cas, triarem la consulta MITJANA SALARIS.

4. Pitjar l'opció Asistente para gráficos.

5. En el següent quadre de diàleg, seleccionar tots els camps.


6. Selecciona el gràfic circular en tres dimensions (tal com es veu en la pantalla superior)

En el següent quadre de diàleg se'ns mostrarà com quedaran els camps distribuïts en el gràfic.

7. Pitjar Siguiente per continuar.

8. Escriure el següent títol per al gràfic: SALARIS MITJOS ANY 1997.

9. Finalment pitjar Terminar.

Manual Access


L’aspecte final del formulari gràfic serà el següent:

10. Guarda’l amb el nom GRÀFIC SALARIS MITJOS.

Crear una taula dinàmica d'Excel amb l'assistent

Access 2000 conté un nou assistent per poder crear taules dinàmiques d'Excel basades en taules o consultes d'Access. Les taules dinàmiques són molt similars a les taules de referències creuades de dades, permeten definir els valors de dades. Per files, columnes, pàgines, etc. per resumir-les.

Per crear una Taula dinàmica, cal:

1. Des de la pantalla principal, fer un clic en la fitxa Formularios.


Obre la consulta SALARIS, afegeix la taula ÀREA/SERVEI i afegeix també el camp nom del servei en la consulta. Guarda-la amb el nom SALARIS PER SERVEIS.

3. En el quadre Tabla/Consulta, triar el nom de la taula o consulta d’on volem que el formulari tregui les dades. En aquest cas, triarem la consulta SALARIS PER SERVEIS.

4. Pitjar l'opció Asistente para tablas dinámicas, i Aceptar.

5. Apareixerà una primera pantalla explicant-nos què són les taules dinàmiques. Al pitjar Siguiente apareix la següent pantalla on ens permetrà triar els camps que necessitarem per crear la taula dinàmica. En el nostre cas, triarem els camps: Nom Servei, Cognoms i nom i Total Brut.

6. A partir d'aquest punt l'assistent obrirà Microsoft Excel per continuar amb les taules dinàmiques. Arrossegar els camps al lloc on volem que ens aparegui la informació, deixant-los tal com es mostra en la pantalla següent:

Manual Access


7. Per acabar, pitjar Terminar. L'aspecte de la taula dinàmica en el formulari serà el següent:

8. Guarda'l amb el nom TAULA DINÀMICA PER SERVEIS.

Per modificar el formulari i poder visualitzar les dades que ens interessin, només ens caldrà pitjar el botó Modificar tabla dinámica i ens tornarà aparèixer l'Excel per poder treballar amb ella. Tot el que sigui canviar formats o triar

les dades a visualitzar, ho farem directament a l'Excel. En aquest cas l'Access només ens permet visualitzar el resultat, però no modificar-ho.

Crear formularis basats en més d’una taula

És possible que ens interessi crear un formulari amb informació procedent de més d’una taula. Per exemple, ens pot interessar que el formulari mostri les dades dels serveis amb tots els treballadors que hi pertanyen.

En aquest cas, ens serà útil l’opció de crear un subformulari.

Els subformularis

Un subformulari és un formulari dins d’un altre formulari. Tots dos estan vinculats, de manera que el subformulari només mostra els registres que estan relacionats amb el principal.

Els formularis amb subformularis resulten especialment pràctics quan s’han de mostrar dades guardades en taules o consultes amb una relació "un a diversos". En aquests casos el formulari principal representa l’extrem “un” i el subformulari l’extrem “diversos”.

Crear un formulari amb subformulari

Els formularis amb subformulari es poden crear amb l’assistent o sense. En aquest cas ho farem sense l’assistent.

Crearem un formulari que contingui les dades dels diferents serveis i un subformulari que mostri el personal que treballa a cada servei.

1. Crea una consulta utilitzant la taula PLANTILLA i CATEGORIES amb els següents camps i mantenint aquest ordre:

Manual Access


nivell codi personal, cognom1, nom, nom categ, grup i serveis.

2. Ajunta els cognoms en un mateix camp i deixa com a nom cognoms.

3. Ordena-la pels camps nivells i cognoms.

4. Guarda-la amb el nom: PLANTILLA ORDENADA PER NIVELLS.

5. A la finestra de la base de dades fer un clic a la fitxa Formularios.


7. En el quadre Tabla/Consulta triar el nom de la taula o consulta d’on volem que el formulari tregui les dades. Triar la consulta PLANTILLA ORDENADA PER NIVELLS.

8. Pitjar l'opció Autoformulario: columnas.

9. En les propietats del formulari situa't en el camp Vista predeterminada i tria Hoja de datos.

10.Guarda’l amb el nom: SUBFORMULARI PER NIVELLS. Aquest serà el subformulari.

11.Tanca’l.

12.Ara crea un altre formulari seguint els mateixos passos amb la taula ÀREA/SERVEI.

13.En aquest formulari escriu el títol. LLISTAT DELS TREBALLADORS PER SERVEIS.

14.Guarda’l amb el nom: DADES PER SERVEIS. Aquest serà el formulari principal.

15.Canvia-li una mica el disseny i deixa’l més o menys de la següent manera:

16. Selecciona la icona Subformulario/Subinforme de la caixa d’eines

17. Dibuixa un quadre gran que vagi de punta a punta del formulari.

Propiedades

18. Obre les propietats del subformulari. Afegeix i canvia les següents opcions:

• Nombre: Plantilla per nivells

• Objeto origen: Tria el formulari: SUBFORMULARI PER NIVELLS.

• Punto de tabulación: No

− Situa't en el camp Vincular campos secundarios i prémer el botó Generar:

BotóGenerar

Manual Access


Apareixerà el següent quadre de diàleg on haurem d'introduir per quins camps s'han de vincular els dos informes.

Introduir aquestes dades

19. Esborra l’etiqueta del subformulari.

El disseny del formulari quedarà més o menys així:

Presentación

formulario

Ara ja pots veure com ha quedat el formulari. L’aspecte ha de ser semblant a aquest:

Pràctica per crear un formulari de consulta

Crea un formulari amb les dades salarials de cada treballador.

− En aquest formulari hi haurà la informació dels següents camps: codi personal, cognoms i nom, nom categ, sou base, complement destí, específic, anys treballats, num triennis, total triennis, total brut.

− Les dades les trobaràs en la consulta SALARIS.

− Guarda’l amb el nom :DADES SALARIALS.

Manual Access


L’aspecte haurà de ser similar a aquest:

Afegir objectes d’altres aplicacions

Una de les característiques d'Access, que comparteix amb totes les aplicacions que funcionen en entorn Windows, és que permet afegir objectes creats amb altres aplicacions.

Un objecte és qualsevol unitat d’informació creada amb una aplicació per a Windows que treballa amb l’eina OLE (incrustar o vincular objectes). Amb l’eina OLE no només podem accedir a objectes creats amb altres aplicacions sinó que també facilita l’edició d’aquests objectes.

Un objecte incrustat és un objecte que s'enganxa en un formulari o informe destí i que representa per tant la còpia d'una informació que es va crear amb una altra aplicació. Quan fem doble clic sobre aquest objecte s'obrirà l'aplicació amb què va ser fet, sense necessitat de sortir d’Access.

Quan s'ha incrustat un objecte, aquest ja no està connectat amb el document font. Tots els canvis que es

realitzin quedaran reflectits només en el document de destí.

Incrustar un objecte és el mateix que utilitzar les eines Copiar, Cortar i Pegar. Un objecte vinculat el que fa és establir un vincle entre el formulari o informe d’Access i l’objecte de l’altra aplicació (per exemple, un full de càlcul d’Excel). En aquest cas, encara que l'objecte vinculat es pugui veure i imprimir en el formulari o informe, la informació que conté aquest objecte només està guardada en l’aplicació a la qual pertany l’objecte. Quan s’hi realitzen canvis, queden reflectits en el formulari o informe (actualització de l’objecte vinculat).

Quan fem doble clic sobre aquest objecte, s'obrirà l'aplicació amb què va ser fet, sense necessitat de sortir d’Access

Quan el formulari incrusti o vinculi un objecte, aquest apareixerà dins un control Marco de objeto.

Hi ha dos tipus d’objectes: dependents o independents.

Marcs d’objectes independents: Si en un formulari o informe volem afegir un objecte OLE que no el tenim guardat a la taula, haurem d’utilitzar un marc d’objecte independent.

Marcs d’objectes dependents: Si tenim guardats objectes OLE en un camp d’una taula, utilitzarem un marc d’objecte dependent. En aquest cas Access el tractarà com un camp més de la taula.

Utilitzar Exemple:

Marc d’objecte independent / Objecte incrustat

Per incrustar un “Logotip” de la nostra organització

Marc d’objecte independent / Objecte vinculat

Per vincular un full de càlcul d’Excel. Els càlculs es mantenen en Excel i alhora els canvis queden reflectits

Manual Access


en Access

Marc d’objecte dependent / Objecte incrustat

Incorporar una imatge que faci referència a cada registre d’una taula. Estaran guardades en la taula.

Marc d’objecte dependent / Objecte vinculat

Vincular ressenyes de dades que fan referència a la informació de la taula en un formulari, tot i que el seu manteniment es fa amb Word. Els canvis efectuats es reflecteixen a la taula i al formulari.

Ara podem incrustar un objecte. En aquest cas col.locarem el “logotip” de la nostra organització en l’encapçalament del Formulari DADES PER SERVEIS.

1. Obre el formulari DADES PER SERVEIS en modalitat disseny.

Marco de

objeto independiente

2. A la caixa d’eines escollir la icona Marco de objeto independiente.

3. Situar-lo en el lloc del formulari on volem col·locar el logotip. En aquest cas a l’encapçalament del formulari.


4. Access mostrarà totes les aplicacions OLE (“tipus d’objectes”) instal.lades a l’ordinador.

− Si volem crear un objecte, seleccionar el botó Crear nuevo. A la llista triar el tipus d’objecte que es vol incrustar. Access obrirà el programa per poder crear l’objecte.

− Si l’objecte ja està creat, seleccionar el botó Crear desde archivo per poder escollir el fitxer on es troba l’objecte a incrustar.

Manual Access


En el nostre cas triarem la segona opció.


5. Pitjar el botó Examinar i busca el fitxer logoemp.bmp dins el directori Pràctica del disquet que acompanya aquest manual.

6. Pitjar Aceptar.

Access crearà un objecte independent amb l’objecte triat a dins.

Activar aquesta opció si volem vincular l’objecte a i i

Activar aquesta opció si volem incrustar l’objecte com a icona

Pitjar aquí ver localitzar de forma ràpida el fitxer on es t b l’ bj t

L’aspecte del formulari serà el següent:

Manual Access


Exercicis pràctics

Exercici 11.1

Formularis amb més d’una taula

Crear un formulari per introduir les noves activitats culturals.

− Crea un autoformulari de columnes a partir de la consulta DADES GENERALS.

− Modifica’l deixant-li un aspecte semblant a aquest:

Tingues en compte:

− L’ordre de tabulació dels camps

− Els camps proveïdor, sector i tipus d’activitat són controls de tipus llistes de combinació

− El camp destinataris és un control de tipus quadre de llista.

− El camp gratuït és un control de casella de verificació.

− El disseny dels camps està canviat.

Guarda’l amb el nom FITXA D’ENTRADA D’ACTIVITATS CULTURALS.

Exercici 11.2

Formulari / Subformulari

Crear un formulari amb un subformulari per consultar les activitats agrupades per sectors

− Crea un formulari de columna simple amb els següents camps: denominació, any, data realització, codi sector i lloc de realització. El pots fer utilitzant directament la taula FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS.

− Guarda’l amb el nom SUBFORMULARI ACTIVITATS.

− Crea un formulari amb les dades de la taula SECTORS/ACTIVITATS.

− Guarda’l amb el nom SECTORS/ACTIVITATS.

− Afegeix-li el subformulari creat anteriorment.

L’aspecte haurà de ser semblant a aquest:

Manual Access


Exercici 11.3

Afegir un botó de comandament en un formulari

− Obre el formulari SECTORS/ACTIVITATS i afegeix un botó de comandament a la capçalera del formulari que et permeti fer una presentació preliminar de l’informe ACTIVITATS AGRUPADES PER SECTORS.

− Afegeix un botó que et permeti sortir del formulari.

12. Els informes

Un informe és un tipus de sortida dissenyada específicament per ser impresa. És l’element d’Access que permet dissenyar i imprimir llistats, etiquetes, etc.

Ja que l’objectiu principal de la creació d’un informe és obtenir una còpia impresa de les dades de la base, Access ens mostrarà les dades en pantalla a través de la Presentación Preliminar.

Tot i que els formularis i els full de dades també es poden imprimir, els informes aporten més control i flexibilitat a l’hora de fer la presentació final.

En un informe s’organitza la informació segons uns criteris i s’apliquen els formats necessaris per presentar les dades de forma significativa.

Aquest podria ser l’aspecte d’un informe:

Per facilitar el procés de disseny i creació dels informes, en aquest cas, el programa també aporta l’ajuda dels assistent d’informes.

Manual Access


Crear informes amb l’assistent

Els tipus d’informes dels quals podem disposar a través del Asistente para informes són aquests:

• Asistente para informes: crea un informe organitzant les dades de forma més convenient segons l'informe que s'estigui fent. Permet fer un informe tabular amb els camps que es necessiten, un informe agrupat per un o varis camps, ordenat pel camp o camps que facin falta o un informe resum, de totals. Així mateix permet donar el format que més ens convingui.

• Autoinforme: Columnas : crea un informe ràpid de columnes amb tots els camps que conté la taula o consulta seleccionada. imprimeix en línies els contingut de cada un dels camps del registres. A cada línia apareixerà el nom del camp i la seva dada corresponent.

• Autoinforme: Tabular: crea un informe ràpid de forma tabular amb tot els camps de la taula o consulta seleccionada. Imprimeix una columna per cada camp i una fila per cada registre. L’aspecte és molt similar al d’una taula.

• Asistente para etiquetas: és un tipus d’informe multicolumnes. S’utilitza bàsicament per imprimir noms i adreces adaptant el format al paper d’etiquetes de l’usuari.

• Asistente para gráficos: crea un informe amb un gràfic. El procediment és el mateix que amb els formularis gràfics.

Per crear un informe es pot utilitzar un d’aquests quatre procediments:

A. Crear un informe automàtic amb l’assistent.

B. Utilitzar l’assistent per crear qualsevol altre tipus d’informe dels que vénen predeterminats.

C. Partir d’un full en blanc i anar-lo dissenyant pas a pas manualment.

D. Guardar un formulari com un informe.

De totes aquestes opcions, la més aconsellable és la segona. Utilitzar l’assistent i triar el tipus d’informe que s’acosta més a les nostres necessitats i a partir d’aquí modificar-lo i personalitzar-lo.

Crear un informe agrupat

Es pot crear un informe a partir de les dades d’una taula o bé d’una consulta.

Volem imprimir un informe que reculli les dades referents al grup i el nivell al qual pertanyen els treballadors de la nostra organització. Per això, i ja que tenim una consulta creada que recull aquestes dades, no utilitzarem una taula sinó que partirem de la consulta PLANTILLA-GRUP-NIVELL. Farem això:

1. Activar el contenidor d’informes i prémer el botó Nuevo. Del llistat de taules i consultes que apareixen a la llista desplegable, triar PLANTILLA-GRUP-NIVELL i l'opció Asistente para informes.

2. Prémer Aceptar. Apareix el quadre de diàleg que

permet escollir els camps que han de format part de l’informe.

Manual Access


3. Inclourem tots els camps menys Codi personal i pitjarem Siguiente.

4. Aquest quadre de diàleg serveix per decidir si volem agrupar les dades per algun dels camps. En el nostre cas no agruparem les dades per cap camp.

5. Pitjar Siguiente. Ens apareixerà una nova pantalla per decidir a partir de quins camps ens interessa ordenar les dades. Ordenarem pels camps Cognom1 i Cognom2. El quadre de diàleg ha de quedar així:

Manual Access


6. En el següent quadre de diàleg caldrà decidir la distribució de les dades, així com l'orientació de la pàgina. En aquest cas triarem la distribució de les dades Tabular i l'orientació de la pàgina Vertical.

7. Configurar el quadre de diàleg per decidir l’estil. Podeu seleccionar les opcions d’aquest exemple:

8. El títol que ha d’aparèixer a la primera pàgina de l’informe ha de ser aquest: Dades de la plantilla per grups i nivells. Escriure aquest text en el requadre del títol i prémer Terminar.

El resultat del procés seguit fins aquí serà la creació d’un informe amb una estructura com aquesta:

Manual Access


Presentació preliminar de l’informe

Un cop l’assistent ha acabat el procés de creació de l’informe el presenta a la pantalla de Presentación Preliminar.

A la pantalla de la presentació preliminar es pot disposar d’aquestes icones:

Vista

• La icona Vista porta a la pantalla de disseny de l’informe, la qual permet modificar i personalitzar el disseny del nostre document abans de fer la impressió definitiva.

Imprimir

• La icona d’Imprimir envia l’informe a la impressora.

Zoom

• La icona de Zoom permet augmentar la visualització del contingut de l’informe. El mateix botó serveix per tornar a reduir-ne la visualització.

• Permeten visualitzar una pàgina, dues o varies-

Guardar l’informe

L’informe es pot guardar tant des de la pantalla de presentació preliminar com des de la de disseny. En ambdós casos es pot fer des del menú Archivo / Guardar.

Des de la pantalla de disseny es pot disposar, a més, de la icona Guardar.

Personalitzar els informes

Des de la pantalla de disseny, els informes creats a través de l’assistent es poden modificar i personalitzar.

Aquesta és la barra d’eines de disseny de l’informe:

Els controls

Controls dependents, independents i calculats

Els informes estan creats bàsicament per controls. A l’afegir controls a un informe, cal decidir d’on traurà la informació que ens mostrarà. Per exemple: si incloem en l’informe un camp on figuri el nom del treballador, caldrà indicar al programa que vagi a buscar la informació a la taula PLANTILLA o a una consulta que reculli aquest camp. D’aquesta manera estarem fent que aquest control sigui dependent d’aquest camp.

Els controls, per altra banda, també poden mostrar informació que no està emmagatzemada a la base de dades (controls independents). Aquest pot ser el cas dels títols, les línies, les imatges, etc.

Manual Access


El tercer tipus de control és el control calculat. En aquest cas l’origen de la informació és una expressió en lloc d’un camp directe. Per exemple: =[salari base]+[Complement]

Etiquetes de text descriptiu (controlindependent)

Dades de la consulta PLANTILLA GRUP-NIVELL (control depenent)

Seleccionar controls

Per treballar amb els controls, un cop estan ubicats en un informe, primer caldrà seleccionar-los individualment o com a grup.

Seleccionar un sol control:

Seleccionar

objetos

1. Comprovar, a la barra d’eines, que la icona del punter està activada.

2. Fer un clic a la zona del requadre del control.

Seleccionar els controls d’una secció:

Fer un clic a zona esquerra de la secció, quan apareix la fletxa negre.

Fer un clic quan apareix aquesta fletxa

Seleccionar un grup de controls:

Per seleccionar un grup de controls es pot:

• dibuixar un requadre al voltant dels controls amb l’eina del punter.

o bé

• anar fent clic a cada un dels controls a seleccionat amb la tecla Mayús ( ) pitjada.

Moure, canviar la mida, esborrar, copiar i enganxar

Els sistema per realitzar totes aquestes accions amb els controls d’un informe és el mateix que fem servir per als controls d’un formulari. Per això, en aquest apartat, us remetem al capítol de formularis de la primera part d’aquest manual.

Afegir quadres de text dependents

El quadres de text dependents són aquells que vinculen el control a un camp. La millor manera de crear-los és aquesta:

1. Obrir l’informe en la modalitat de presentació Disseny.

Lista de campos

2. Triar el menú Ver / Lista de campos, o bé fer clic en el

Manual Access


botó Lista de campos.

3. A la llista de camps que apareix, seleccionar el camp i arrossegar-lo fins al full de l’informe.

Afegir quadre de text independents (etiquetes)

Les etiquetes s’utilitzen en la majoria d’informes. Serveixen per indicar títols generals dels informes, els títols de les columnes i els títols d’altres controls. Les etiquetes no mostra els valors d’un camp d’una taula o consulta. Sempre són controls independents i per tant no varien d’una pàgina a una altra ni d’un registre a un altre.

Per crear l’etiqueta podem fer això:

Etiqueta

1. Fer un clic a l’eina Etiqueta.

2. Anar al lloc on es vol incloure l’etiqueta i fer un clic. D’aquesta manera, a mesura que s’escrigui el text a l’etiqueta, el programa adaptarà la seva mida.

Si es vol fer una etiqueta de qualsevol mida es pot fer un clic amb el ratolí i arrossegar en diagonal fins que el control tingui la mida adient.

! Per fer un salt de línia dins del requadre d’una etiqueta cal fer Ctrl+Intro en el lloc on es vol crear el retorn de carro.

Propietats dels controls d’un informe

La majoria de les propietats que es poden aplicar a un control en un informe són les mateixes que es poden

aplicar a un control en un formulari Aquestes propietats s’han vist en el capítol 6. Hi ha, però, dues propietats importants que en els informes tenen importància:

Ocultar duplicados: especifica si les dades d’un control seran visibles i són iguals a les del registre anterior.

Suma contínua: aquesta propietat pot tenir tres valors:

• No: el quadre de text presenta el valor actiu.

• Sobre grupo: fa una suma acumulativa. En lloc de presentar el valor del camp, mostra el resultat de sumar el contingut d’aquests camps en els registres anteriors dins de cada grup.

• Sobre todo: igual que l’anterior, però la suma es va acumulant des del començament fins al final (sense tenir en compte els grups).

Propietats d’una selecció múltiple de controls

Si seleccionem un grup de controls i visualitzem el quadre de propietats, les propietats que hi apareixen són les que tenen en comú, tots aquests controls.

Si es canvia qualsevol propietat del quadre de diàleg, el canvi afectarà tots els controls seleccionats. Es pot utilitzar aquest procés per desplaçar i alinear els controls.

Manual Access


Les seccions dels informes

Els informes estan estructurats en seccions. N’hi ha de fins a set tipus diferents, que es poden combinar de diferents maneres i es poden utilitzar o no en funció de les necessitats dels usuaris.

Les possibles seccions són aquestes:

• Encabezado del informe: Ve a ser el títol general de l’informe ja que només apareix una vegada al començament.

• Encabezado de pàgina. Si es vol incloure algun tipus de control que es vagi repetint al començament de cada pàgina cal fer-ho en aquesta secció.

• Encabezado de grupo. Si es crea un informe de grups/totals a través de l’assistent, en un dels quadres de diàleg cal indicar al programa per quin camp es vol agrupar les dades. Per cada camp que s’hagi indicat en aquest quadre de diàleg apareixerà una secció d’encapçalament de grup i una altra de peu de grup. El nom d’aquesta secció és Encabezado nom_del_camp

• Detalle: Aquesta és la secció principal, ja que recull les dades de cada un dels registres que compondran l’informe.

• Pie de grupo: En aquest apartat s’inclouen els controls que han d’aparèixer al final de cada grup, com ara els controls calculats amb sumes totals per grups, les mitjanes, etc.

• Pie de página: Apareix al final de cada una de les pàgines que componen l’informe. És normal incloure aquí el número de pàgina.

• Pie del informe: Apareix una sola vegada al final de l’informe. El peu de l’informe és l’última secció del disseny de l’informe, però apareix abans que el peu de pàgina de l’última pàgina de l’informe imprès.

Manual Access


Aquesta il·lustració mostra una part de l’informe anterior vist des de la presentació preliminar:

Encapçalament del'informe

Encapçalament depàgina

Encapçalament degrup

Secció de detall

De cada una de les seccions, se’n pot modificar tant la mida com les propietats. També es pot afegir i treure encapçalaments i peus de pàgina i afegir i treure controls de cada una de les seccions.

Per afegir un encapçalament i un peu d’informe o de pàgina cal: • Anar al menú Formato i triar Encabezado/Pie del

informe o triar Encabezado/Pie de página.

Canviar la mida de les seccions

Es pot augmentar o reduir l’amplada o alçada d’una secció fent això:

1. Situar el punter del ratolí a l’extrem dret o inferior de la secció.

2. Quan el punter ha canviat de forma (doble fletxa negre) arrossegar-lo fins que tingui la mida que es vulgui.

Punter del ratolí que cal arrossegar

Regle que permetcontrolar la mida

! Si en un informe no es vol incloure encapçalament i peu, es pot ajustar la mida de la secció de manera que tingui una alçada zero, o assignar el valor No a la propietat visible

Establir les propietats d’una secció

Les propietats d’una secció permeten determinar quina serà la seva aparença i comportament quan es faci una presentació preliminar o quan s’imprimeixi.

Per veure el full de propietats d’una secció es pot: • Fer doble clic en el encapçalament de la secció o en

alguna zona de la pròpia secció.

O bé

Propiedades

• Seleccionar l’encapçalament de la secció i triar Propiedades del menú Ver (o fer un clic a la icona Propiedades de la barra d’eines)

Establir les propietats generals de l’informe

A més d’establir les propietats de cada una de les seccions que componen l’informe, també se’n pot establir les propietats generals.

Per visualitzar el quadre de diàleg de propietats d’un informe es pot:

Manual Access


• Fer doble clic a l’àrea gris, fora de qualsevol secció de l’informe o en el quadre blanc que hi ha a l’angle superior esquerre ( on s’ajunten els regles).

O bé

Propiedades

• Seleccionar l’informe des del menú Edición / Seleccionar informe i després prémer el botó Propiedades.

El quadre de diàleg que apareix té aquesta estructura:

Descripció de les propietats més importants:

• Origen del registro: Permet a través d’un quadre de llista, seleccionar una consulta o taula com a base per a l’informe.

• Encabezado de página: L’opció Sin encabazado/pie de informe permet fer que s’imprimeixi un encapçalament de pàgina a totes les pàgines menys en aquelles on s’imprimeixin l’encapçalament i peu de l’informe.

• Pie de página: L’opció Sin encabazado/pie de informe fa que es mostri el peu de pàgina a totes les pàgines

menys en aquelles on s’imprimeixin l’encapçalament i el peu de l’informe.

Afegir i eliminar seccions

Si a l’hora de dissenyar un informe no es volen utilitzar totes les seccions que s’han descrit fins aquí, es pot fer una d’aquestes dues coses:

• Reduir al màxim la mida de la secció.

• Eliminar la secció. Per això cal anar al menú Formato / Encabazado/Pie de página i o Encabazado / Pie de informe.

Si s’han eliminat seccions amb alguna d’aquest opcions exposades fins aquí, es poden tornar a recuperar fent els processos contraris:

• Tornar a ampliar la mida de la secció amb el ratolí.

• Torna a executar els comandaments de Formato.

! Si s’elimina una secció des de menú i en aquesta secció hi havia controls creats, no es podran recuperar.

Ordenar i agrupar

D’entrada els informes imprimeixen els registres segons la clau principal de la taula, o segons l'ordenació indicada a la seva consulta subjacent. Si es vol modificar la sortida impresa sense haver de canviar l’ordenació de la consulta, es pot fer des de l’opció Ordenar y Agrupar.

Manual Access


Ordenar i agrupar, a més de permetre imprimir les dades en un ordre especificat, permet resumir la informació, dividint les dades en grups independents i ordenant els registres dins dels grups.

Si un cop fet l’informe de PLANTILLA PER GRUPS I NIVELLS decidim que en lloc d’imprimir la lletra del grup a cada registre es vol agrupar les dades per grups de manera que només aparegui impresa la lletra del grup una vegada, es pot fer això:

1. Obrir l’informe PLANTILLA PER GRUPS I NIVELLS en la modalitat de disseny.

Ordenar y agrupar

2. Escollir la icona de Ordenar y Agrupar. Escollir les opcions que apareixen seleccionades en aquest quadre de diàleg:

Aquest és el campd'agrupació

Descripció de les propietats que podem definir a la zona inferior del quadre de diàleg d’ordenar i agrupar:

Encabezado de grupo y Pie de grupo: indica si aquestes seccions hi han d’ésser no. Aquesta secció la utilitzarem per posar el títol que encapçali, en el nostre cas, cada grup.

Agrupar en: permet definir com s’han d’agrupar les dades, és a dir, les agruparà per cada valor o bé per un interval de valors. Intervalo del grupo: indica quin és l’interval pel qual s’han d’agrupar les dades. Mantener juntos: permet definir si es vol evitar que els grups se separin en diferents pàgines. L’opció Primero con detalle, evita que l’encapçalament quedi entre una pàgina i la primera línia de dades en una altra.

3. Tancar el quadre de Ordenar i agrupar.

4. A la pantalla de disseny de l’informe ha aparegut una nova secció anomenada Encabazado GRUP, a la qual hi haurà d’haver el control de Grup si volem que aparegui la lletra de cada grup com a títol. Per això traslladarem el control Grup, de la secció Detalle a la secció Encabazado GRUP.

! Cal recordar que hi ha un assistent anomenat Asistente para informes que permet establir els grups, ordenar els registres dins de cada grup i mostrar totals.

5. Passar a la presentació preliminar per comprovar que realment les dades estan agrupades correctament.

Manual Access


Encapçalament de grup

Utilitzant les eines d’agrupar i ordenar es poden ordenar les dades per més d’un camp de manera que els registres es vagin agrupant de forma jeràrquica.

Per exemple: si en el nostre informe s’haguessin d’agrupar les dades de cada grup per nivells, caldria triar aquestes opcions:

Dos camps d'agrupació

Aspecte final de l'informe agrupat pels camps Grup i Nivell:

Per poder guardar aquest informe farem un Guardar como i li posarem el nom de PLANTILLA PER GRUPS I NIVELLS AGRUPATS.

Inserir un subinforme en un informe principal

De la mateixa manera que en un formulari es pot crear un subformulari, també a un informe s’hi pot inserir un subinforme.

Els passos que caldrà seguir per dur a terme aquest procés són aquest: 1. Crear l’informe principal

2. Crear l’informe secundari

3. Obrir l’informe principal i incrustar-hi l’informe secundari.

Volem fer un informe en el qual aparegui, al començament de cada pàgina, el codi i el nom de les categories i tot seguit el llistat de treballadors que pertanyen a cada categoria.

Manual Access


Informe principalMostra codi i nom de

les categories

SubinformeMostra els treballadorsque pertanyen a cada

categoria amb laformació rebuda

El passos a seguir podrien ser aquests:

1. Crear l’informe principal: − Informe / Nuevo. Estarà basat en la taula CATEGORIES.

− Fer el formulari amb l’assistent i triar el tipus Asistente para informes.

− Escollir els camps Codi Categ i Nom Categ. − Ordena'l pel camp Codi Categ.

− Guardar l’informe principal amb el nom TREBALLADORS PER CATEGORIES.

− Personalitzar, si es vol, el format de l’informe principal.

2. Crear l’informe secundari o subinforme:

− Informe / Nuevo. Estarà basat en la consulta DADES FORMACIÓ 2.

− Fer l’informe amb l’assistent i triar el tipus Asistente para informes.

− Escollir els camps Codi Personal, Cognoms i Nom i Nom del curs.

− No cal posar títol a l’informe.

− Guardar l’informe secundari amb el nom DADES FORMACIÓ.

3. Incrustar el subinforme en l’informe principal:

− Obrir l’informe principal TREBALLADORS PER CATEGORIES.

− Canvia el títol i escriu: "Formació rebuda per categories".

− Ampliar la Secció Detalle.

Subformulario /

Subinforme

− Triar la icona Subformulario/Subinforme de la barra d’eines, sense la icona Asistentes para controles desactivada.

− Obrir un requadre a la secció Detalle.

Requadre del subinforme

− Amb el requadre del subinforme, activar el quadre de propiedades. Introduir les propietats que indiquin a Access quin és l'origen de les dades del subinforme.

− Situar-se en el camp Vincular campos secundarios i prémer el botó Generar:

Manual Access


BotóGenerar

Apareixerà el següent quadre de diàleg on haurem d'introduir per quins camps s'han de vincular els dos informes.

Introduir aquestes dades

4. Comprovar, des de la pantalla de presentació preliminar, que el resultat és correcte. A partir d’aquí es pot anar ajustant el disseny, tant de l’informe com del subinforme.

! Des de la pantalla de presentació de disseny de l’informe principal es pot a activar el disseny del subinforme només fent doble clic en el requadre on està situat.

Utilitzar expressions en els informes

Com ja s’ha anat veient al llarg del manual, les expressions serveixen per calcular valors, posar condicions, combinar valors procedents de camps diferent, etc.

També es poden incloure expressions en els informes, a les consultes i als formularis.

Per incloure expressions en un informe cal:

Cuadro de texto

1. Des de la pantalla de Presentación Diseño, escollir l’eina de Cuadro de texto.

2. Anar a la secció i al lloc on es vol incloure el control i obrir un requadre amb el ratolí.

3. Amb el quadre de text seleccionat triar l’opció Propiedades del control.

4. Situar-se en el camp Origen del control i escriure la fórmula o funció, o bé activar el generador d’expressions. El funcionament del generador s’ha explicat en l’apartat corresponent a les Expressions.

Tot seguit presentem exemples d’alguns tipus d’expressions que se solen utilitzar en els informes:

Camps calculats:

Si a la consulta de salaris es vol calcular el total del salari personal, es podria aplicar aquesta fórmula:

Amb aquesta funció inclosa en el peu del formulari tindrem la possibilitat de saber la suma totals dels salaris bases dels registres que s’imprimeixin.

Manual Access


Incloure els números de pàgina i la data:

Access incorpora en el peu de pàgina les funcions de data i número de pàgina de forma automàtica, tal com es pot veure:

Combinar valors de text: Ens molts casos, en un informe imprès, interessa ajuntar camps que a les taules corresponents estan separats. És molt típic el cas dels cognoms i els noms. En el nostre exemple de la plantilla es podria utilitzar una expressió com aquesta:

Etiquetes postals

Un dels models d’informe que porta l’assistent per a informes permet dissenyar i crear etiquetes postals.

En aquest cas, seguirem els passos necessaris per crear etiquetes postals amb les adreces dels treballadors de la nostra organització que tenim introduïdes a la taula DADES PARTICULARS. En primer lloc hem hagut de crear una consulta que reculli dades de la taula PLANTILLA i DADES PARTICULARS. La consulta es diu DADES TRAMESA.

Cal seguir aquest procés:

1. Des del contenidor d'objectes, triar l'opció Informe / Nuevo.

2. Seleccionar la consulta DADES TRAMESA i Asistente para Etiquetas i pitjar Aceptar.

3. Apareix el primer quadre de diàleg on haurem de triar les mides de la nostra etiqueta. Deixarem l’opció seleccionada per defecte: 64,0 mm x 33,9 mm i 3 columnes. Seguidament premerem Siguiente.

4. A continuació ens apareixerà la pantalla per donar format a l'etiqueta. Si sembla convenient, es poden canviar. Prémer Siguiente.

5. Apareix aquest quadre de diàleg que permet dissenyar el contingut de l’etiqueta. S’hi poden incloure els camps de la consulta seleccionada, espais, caràcters, salts de línia, text…

Manual Access


6. Seleccionant cada element i fent un clic en el botó

es pot dissenyar l’aparença de l’etiqueta. Es poden afegir espais, guions, etc. Un cop introduïdes les dades com les de l’exemple prémer Siguiente.

7. Escollir el camp Cognom1 per ordenar i prémer Siguiente.

8. Guardar l’informe amb el nom Etiquetes, i finalment pitjar Terminar.

El resultat de tot aquest procés és la creació d’un llistat que organitza les dades en forma d’etiquetes postals:

Personalitzar el format de les etiquetes

Si de totes les possibilitats que ofereix l’assistent pel que fa a mides i format, no n’hi ha cap que coincideixi amb el paper d’etiquetes que hem de fer servir, aleshores podem crear un nou format que entrarà a formar part de l‘assistent. D’aquesta manera en properes ocasions, quan calgui crear etiquetes, ja tindrem predefinit el nostre format.

Els passos a seguir són aquests: 1. Anar al contenidor d'objectes i triar Informe / Nuevo.

2. Triar l'opció Asistente para etiquetas i triar la consulta o taula per fer les etiquetes.

Manual Access


3. Dins de la pantalla que permet triar les mides de les etiquetes, pitjar el botó Personalizar. Apareix la següent pantalla:

4. Pitjar el botó Nueva. Apareix el quadre en el qual es poden anar assignant cada un dels paràmetres que configuraran la mida de les etiquetes: distància entre unes i altres, marges de paper, marge interior de l’etiqueta, etc.:

Des de l’apartat Número a lo ancho, decidim quantes columnes d’etiquetes hi haurà a cada pàgina. Un cop introduïda la informació, se l’hi posa un nom i es prem Aceptar.

A partir d’aquest moment, el format d’etiquetes que acabem de definir apareix a la llista d’etiquetes personalitzades.

4. Es pot sortir amb Cerrar.

Utilitzar etiquetes personalitzades

Per utilitzar els formats d’etiquetes personalitzats cal seguir els cinc primers passos que hem vist al començament d’aquest capítol per crear un informe etiquetes amb l’assistent, i tot seguit fer això:

1. En aquest quadre de diàleg, seleccionar l’opció Mostrar tamaños personalizados de etiquetas.

Manual Access


Del llistat d’etiquetes que ha creat l’usuari, triar el model que es vol utilitzar i finalitzar el procés donant format de fonts de lletres al text de les etiquetes.

Utilització de l'assistent per combinar correspondència amb Word

Access 2000 incorpora un assistent per obrir el Word de forma automàtica i iniciar la opció de Combinar correspondencia (Mailings). Perquè aquesta opció funcioni només cal tenir instal·lada alguna versió de Word per Windows.

El procés a seguir, és:

1. Des de la finestra de Bases de dades, situar-se a la fitxa Tabla o Consulta, segons d'on volguem fer les cartes personalitzades.

En el nostre cas seleccionarem la consulta DADES TRAMESA

Vinculos con

Office

2. Fer un clic damunt la icona Vinculos con Office de la barra d'eines i triar l'opció Combinar con MS Word. Apareixerà la primera pantalla de l'assistent per combinar les dades:

3. Triar si volem vincular les dades amb un document ja fet, o bé amb un nou document.

En el nostre cas triarem la primera opció Vincular los datos a un documento de Microsoft Word existente.

4. Seleccionarem el fitxer de Word que hi ha en el disquet amb el nom Carta.doc. El programa obrirà el document de Word amb els camps de la consulta per combinar. L'aspecte serà semblant a aquest:

5. Ara només cal triar els camps que volem que apareguin a la carta personalitzada. En aquest cas triarem els camps: Nom, Cognom1, Cognom2, Adreça, Codi i Població. L'aspecte final serà aquest:

Manual Access


Un cop s'ha fet la combinació, les dades queden vinculades de manera que el procés de posar els camps ja no s'haurà de tornar a repetir i per tant la combinació serà molt més ràpida i senzilla.

Exercicis pràctics

Exercici 12.1 Crear informes 1. Crear un informe amb El asistente para informes llistant

els camps Denominació, Nom (del proveïdor), Sector i Data de Realització. Cal tenir en compte aquests paràmetres:

− L’informe agafarà les dades de la consulta DADES GENERALS.

− Ha d’estar ordenar per data de realització.

− El tipus de lletra de les dades serà Arial amb el cos 10.

− El títol de l’informe: Relació d’Activitats culturals.

− Guarda’l amb el nom ACTIVITATS CULTURALS PER DATA.

2. Crea un informe amb El asistente para informes que permeti agrupar la informació pel camp Any.

− L’informe ha d’incloure els camps Denominació, Nom, Sector i Any.

− Modifica el disseny de l’informe de manera que la presentació final sigui com la d’aquest exemple.

Manual Access


− Guarda’l amb el nom LLISTAT ANUAL.

Exercici 12.2 Informe / subinforme

Crear un informe amb un subinforme que permeti imprimir les activitats agrupades en funció dels Destinataris.

− Crea un informe principal que reculli els camps de la taula DESTINATARIS: Codi Destinataris i Destinataris. Guarda’l amb el nom DESTINATARIS / PRINCIPAL.

− Crea el subinforme amb els camps Denominació, Nom, Sector, Codi Destinataris i Data realització partint de la consulta DADES GENERALS. Guarda-la amb el nom DESTINATARIS / SUBINFORME.

− Obre l’informe principal i inclou el subinforme a la Sección detalle. Vincula els dos informes a través de les propietats del subinforme.

− Guarda’l amb el mateix nom DESTINATARIS / PRINCIPAL.

Manual Access


Exercici 12.3 Etiquetes postals

Cal fer una tramesa a tots els proveïdors amb els quals ha treballat la nostra organització, per això crearem un informe del tipus etiquetes postals.

− Les dades provenen de la consulta nom PROVEÏDORS DE LA PROVÍNCIA DE BARCELONA.

− Les dades de les etiquetes estaran ordenades pel nom del proveïdor i organitzades així:

NOM

ADREÇA

CODI_POSTAL - POBLACIÓ

− Guarda’l i posa-li en nom TRAMESA PROVEÏDORS.

Exercici 12.4 Totals per grups

Cal fer un llistat de dades que, agrupades per anys, recullin el nom de l’activitat cultural, la suma de costos i la suma d’ingressos per anys.

− Crea un informe amb El asistente para informes agafant les dades de la taula FITXA D’ACTIVITATS CULTURALS. Els camps que necessitem per fer aquest llistat són Denominació, Any, Costos Totals i Ingressos Totals.

− Modifica les propietats dels camps numèrics per tal que tinguin format de milers i cap decimal.

− Guarda l’informe amb el nom DADES ECONÒMIQUES PER ANYS.

Annex: Access 2000 i Internet

Access 2000 incorpora una sèrie de opcions relacionades amb Internet. De fet el que fa Access, i també tot l’Office, és incorporar Internet com una eina més de treball.

Aquest annex recull algunes informacions bàsiques per tal que aquelles persones habituades a l'ús de la xarxa Internet puguin aprofitar les noves possibilitats que Access 2000 ofereix.

Tal com està organitzat Access, en qualsevol moment ens podem connectar a Internet i consultar pàgines Web. Evidentment, per poder fer tot això hem d’estar donats d’alta a Internet.

Des de molts llocs del programa ens podem connectar a pàgines Web:

Des de l’ajuda. Pitjant l’opció Microsoft en la Web totes les opcions que ens dóna el submenú són connexions directes a pàgines dins Internet.

Des del menú Abrir tenim l’opció Buscar en la Web.

Des de qualsevol pantalla on trobem el símbol

d’Internet, pitjant al damunt obtindrem connexió.

Amb la barra d’eines Web: Access incorpora una nova barra d’eines que és molt semblant a la del propi Navegador Microsoft Explorer.

Barra d’eines Web

Barra de

herramientas Web

Al clicar damunt la icona Barra de herramientas Web, apareix la següent barra:

Manual Access


Deixa la pantallanomés amb la

barra d’eines Web

Adreces depàgines Web

Fer busquesa la Web

Pàginad’inici

Avançar i retrocedir

Aturar la connexió

Actualitzar

Pàgines “favorites” Menú d’opcions

De fet, si coneixeu el programa Microsoft Explorer, podreu comprovar que la barra d’eines és molt semblant i que la majoria de les icones són les mateixes.

Amb les noves opcions d’Internet que incorpora Word, podrem, a més, crear pàgines Web, obrir i guardar fitxers Htlm, etc.

Creació d’una pàgina Web

Access incorpora, al igual que la resta de programes d'Office, la possibilitat de poder crear pàgines Web. Per facilitar el procés, Access 2000 incorpora un assistent per crear pàgines Web que ens anirà guiant al llarg de tot el procés de creació del fitxer HTLM. Permet publicar pàgines Web estàtiques i dinàmiques, així com utilitzar plantilles per aconseguir una millor presentació.

Per iniciar l'assistent, cal:

1. Anar al menú Archivo i triar l'opció Guardar como HTLM. Apareix la primera pantalla de l'assistent:

Aquesta és una pantalla d'introducció a l'assistent que permet utilitzar un perfil creat prèviament. Tal com se'ns explica en aquesta pantalla introductòria, es poden crear pàgines estàtiques de dades, o bé si es disposa d'un sevidor Web, es poden crear pàgines que actualitzin les dades disponibles, cada vegada que s'hi accedeixi.

2. Per continuar, pitjar el botó Siguiente. Apareix la segona pantalla que se'ns permetrà escollir els objectes que es vulguin incorporar a la pàgina. Aquests poden ser: taules, consultes, formularis i informes.

Manual Access


3. Un cop triats l'objecte o objectes a incorporar a la

pàgina Web, pitjar Siguiente perquè ens apareixi la tercera pantalla:

En aquesta pantalla podem escollir, si volem, una plantilla per millorar la presentació de la nostra pàgina.

De fet, una plantilla d'HTLM pot ser qualsevol document de text que inclogui etiquetes HTLM. Tot i així, no és obligatori triar cap plantilla.

4. Per continuar, pitjar Siguiente. Apareix una nova pantalla de l'assistent:

Aquesta pantalla permet triar quin tipus de pàgina volem crear: dinàmica o bé estàtica. L'assistent ens permet triar amb aquestes tres opcions:

− HTLM estático: Permet incorporar dades de tot tipus, taules, consultes, formularis i informes. Si es canvien les dades, s'ha de tornar a publicar la pàgina per poder tornar a visualitzar les dades actualitzades. Es recomana aquest format quan les dades no canvien molt sovint.

− HTX e IDC dinámico…: Amb aquest sistema un cop incorporades les dades, cada vegada que s'obre la pàgina, l'explorador escollit obre la base de dades de manera que mostra les dades actualitzades sempre.

− ASP dinámico…: És el mateix sistema que l'anterior, amb la diferència que utilitza un tipus de servidor i de controladors diferents.

En els dos últims casos és recomanable utilitzar-los en cas que les dades a mostrar variïn amb molta freqüència i les dades a recuperar estiguin utilitzant un formulari.

Manual Access


5. Un cop triat el tipus de pàgina a crear, haurem de pitjar Siguiente. Ens apareix la següent pantalla:

6. Triar a quina pantalla volem guardar la pàgina Web i si volem publicar la pàgina a la xarxa o bé en local. Un cop triades les opcions, pitjar Siguiente.

7. La següent pantalla ens permet crear una pàgina principal de forma automàtica que ens permeti publicar tots els objectes junts:

8. Si decidim que Si, només caldrà donar-li un nom i l'assistent la crearà per a nosaltres. Pitjar Siguiente i ens apareixerà l'ultima pantalla de l'assistent:

9. Si s'activa l'opció, podrem guardar totes les seleccions fetes durant tot el procés en un perfil nou. Al activar-la, ens permetrà donar-li un nom. Si posem un nom ja existent, aquest s'actualitzarà. Podem pitjar Terminar per acabar el procés de creació d'una página Web en Access 2000.

Inserir Hipervincles

Els hipervincles o enllaços són els que realitzen les comunicacions amb la possible informació a través de la Word Wide Web. Un hipervincle ens permet saltar a un lloc determinat d'una pàgina Web, a un altre document o fitxer, o a una altra aplicació o a fitxers multimedia que tinguin so, vídeo.

Per inserir un hipervincle, cal:

Insertar

hipervinculo

1. Obrir el formulari o informe en forma de disseny.

2. Situar el cursor de teclat al punt on es vol inserir l'hipervincle, o bé seleccionar el text que es vol convertir en hipervincle, seguidament cal anar al menú Insertar i triar Hipervinculo. També ho podem fer directament pitjant la icona Insertar hipervinculo.

Manual Access


Apareix el següent quadre de diàleg:

3. Escriure la ruta d'accés del document amb el qual volem vincular-lo. Pot ser una adreça URL o un fitxer. Si no sabem exactament on es troba, pitjar el botó Examinar.

4. Si el que volem és saltar a un lloc determinat dins del document, ho haurem d'escriure en el camp Ubicación dentro del archivo.

5. Marcar l'opció Utilizar ruta de acceso relativa para el hipervínculo per basar l'hipervincle en la posició del fitxer actual en relació amb la pàgina Web. Aquesta asignació permet crear hipervincles amb fitxers que es puguin moure més tard.

6. Pitjar Aceptar. L'objecte seleccionat apareixerà a la pàgnia Web com un hipervincle. Si és un text, apareixerà subratllat amb color blau.

Al posar-nos damunt de l'hipervincle, el cursor del ratolí es convertirà en una mà i se'ns indicarà en un quadre la ruta i el nom del fitxer vinculat.

Si escrivim una adreça Web en pantalla, aquesta es converteix automàticament en un hipervincle.

Exemple: si escrivim l'adreça de la pàgina Web de la Diputació de Barcelona: http://diva.es, automàticament el programa la subratlla en blau i, al posar-hi el cursor del ratolí al damunt, aquest es converteix en una mà.

Manual Access


Índex analític

A Access 2000 i Internet, 245 Adjuntar taules, 38 Afegir camps

consulta, 70 Afegir controls

formularis, 179 Afegir dades, 48 Afegir registres, 49 Afegir seccions

formulari, 103 Ajuda

obtenir ajuda, 25 Ajudant d’Office, 25 Alinear i ajustar

controls, 99 Amagar columnes, 61 Asistente para informes, 213 Assistent

autoinforme tabular, 213 etiquetes postals, 235 formulari automàtic, 88 formulari gràfic, 193 taula, 44

Assistent per analitzar taules d'Access, 132 Assistents

consultes, 170 formularis, 87 informes, 212 taula dinàmica d'Excel, 196

Autoformularis, 88 Autoinforme

tabular, 213

B Base de dades

compactar, 109 crear, 33 descripció, 15 finestra, 19 obrir, 19 recuperar, 110

Bases de dades relacionals, 121 Bases de Dades relacionals, 119 Buscar i substituir registres, 56 Buscar registres, 54 Búsqueda, 48

C Camp

Asistente para búsqueda, 41 definició, 21 eliminar, 41

Hipervínculo, 41 propietats, 40

Camp contador definició, 41

Camp data i hora definició, 41 propietats, 47

Camp memo definició, 40 propietats, 46

Camp moneda definició, 41

Camp numèric definició, 40 propietats, 46

Camp objecte OLE definició, 41

Camp Sí/No definició, 41

Camp text definició, 40 propietats, 46

Camps propietats dels, 45

Camps buits, 77 Camps clau, 122 Camps de la consulta

propietats, 83 Cancelar una entrada, 53 Canvia la mida dels controls, 220 Canviar el nom dels objectes, 107 Canviar el nom d'un objecte, 108 Canviar els noms dels camps

consulta, 75 Canviar l’aparença del formulari, 186 Canviar l’ordre de tabulació

formulari, 102 Canviar la mida d’una columna

taula, 60 Cartes personalitzades amb Access i Word,

240 Clau externa, 122 Clau principal, 122

eliminar, 42 establir, 42

Combinar correspondència amb Word, 240 Comodins, 78 Compactar bases de dades, 109 Comparar dades, 77 Configurar la impressió, 112 Constants, 146 Consulta

afegir camps, 70 crear, 68 definició, 22 descripció de la finestra, 70 eliminar camps, 71

executar, 74 guardar, 73 inserir camps, 71 moure camps, 71 propietats, 82

Consultes assistents, 170 avançades, 149 buscar duplicats, 175 d’acció, 159 d’actualització, 166 d’agrupació i totals, 152 d’eliminació, 162 de creació de taules, 159 de dades afegides, 164 de paràmetres, 168 de selecció simple, 67 de taules de referències creuades, 170 entre diverses taules, 149 no-coincidents, 175 senzilles, 175

Contenedor de la base de datos, 19 Contenidos e índice, 28 Control

de fitxa, 184 Controls, 96, 218

alinear i ajustar, 99 botons de comandament, 185 canviar la mida, 220 copiar i enganxar, 220 espaiar, 101 grups d’opcions, 182 moure, 98, 220 pels camps Sí/No, 183 propietats, 188 seleccionar, 97, 219

Controls calculats, 96, 218 Controls dependents, 96, 218 Controls independents, 96, 179, 218 Copiar formato, 13 Copiar i enganxar controls, 220 Copiar objectes, 107 Crear

base de dades, 33 taula, 37 taula dinàmica d'Excel, 196

Crear pàgines Web, 246 Crear relacions, 124 Crear una consulta, 68 Criteris, 76

diversos, 79

D Dada

definició, 21 Definir

relacions, 124 Documentador, 11, 116

E Editar dades, 48, 51 Eliminar

camps consulta, 71 Eliminar objectes, 108 Eliminar un camp, 41 Eliminar un filtre, 60 Eliminar un registre, 53 Entrar al programa, 17 Entre...Y, 79 Esborrar controls, 220 Espaiar

controls, 101 Establir les relacions entre taules, 123 Etiquetes personalitzades, 239 Etiquetes postals, 235

personalitzar, 237 Executar

consulta, 74 Exportar dades, 113 Expressió, parts d'una, 139 Expressions, 139

constants, 146 consulta, 77 generador d'expressions, 146 Identificadors, 144 operadors, 141 zoom, 140

Expressions en els formularis, 191 Expressions en els informes, 234

F F1

ajuda, 27 Filtre

eliminar, 60 Filtre avançat, 58 Filtres, 57 Filtres per formulari, 58 Filtres per selecció, 57 Finestra, 19 Fonts i estils, 63 Formato, propietat, 45 formulari

obrir, 96 Formulari

canviar l'ordre de tabulació, 102 controls independents, 179 format, 186 guardar, 94 imprimir, 94 moure’s pels registres, 93 tancar, 94

Formularis, 87 afegir registres, 94 afegir seccions, 103 assistents, 87 Autoformato, 187 automàtic, 88 columna simple, 90

Manual Access


controls, 179 definició, 22 expressions, 191 gràfic, 193 guardar registres, 94 personalitzar, 96 subformularis, 198 taula dinàmica d'Excel, 196

Formularis avançats, 179 Funcions, 145

G Generador d’expressions, 146 Gràfic

formulari, 193 Guardar

consulta, 73 formulari, 94 informe, 217 taula, 42

Guardar una entrada, 53

H hipervincles, 12 Hipervincles, inserir, 250

I icones

descripció, 35 Identificadors, 144 Immobilizar columnes, 62 Importar

taules, 38 Importar taules, 115 Imprimir, 113

configurar, 112 formulari, 94 objectes, 110

Incrustar objecte, 203 Indexado, propietat, 45 Informe

Camps calculats, 234 crear, 212 definició, 23 etiquetes postals, 235 expressions, 234 guardar, 217 ordenar i agrupar, 227 personalitzar, 218 propietats dels controls, 221 propietats generals, 225 seccions, 222 subinforme, 231

Informes, 211 Inserir camps

consulta, 71 Inserir Hipervincles, 250 Integritat referencial, 124 Internet, 14

Barra d’eines Web, 245

L L’ajudant d’Office, 25 L’Ajudant d’Office, 9 La finestra de la base de dades, 18 Literals, 146 LugaresDecimales, propietat, 45

M Macros

definició, 24 Mailings, 240 MáscaraDeEntrada, propietat, 45 Mida de les files, 62 Mòduls

definició, 24 Mostrar columnes, 61 Moure

camps consulta, 71 columnes taula, 60 controls, 98, 220

Moure un camp, 41

O objectes

descripció, 21 Objectes

canviar el nom, 107 copiar, 107 dissenyar, 19 eliminar, 107 imprimir, 110 nou, 19 obrir, 19

Obrir un formulari, 96 Operadors, 141

aritmètics bàsics, 141 de coincidència de caràcters, 143 de comparació, 141 de concatenació, 142 diversos, 143 lògics, 142

Optimitzar la base, 117 Ordenar els registres

consulta, 72 Ordenar registres, 54

P Pàgina Web, creació, 246 PermitirLongitudCero, propietat, 45 Personalitzar

etiquetes postals, 237 formularis, 96 informes, 218

Pràctiques, 6 Presentació preliminar, 110 Presentación diseño, 93

Presentación Formulario, 93 Presentación hoja de datos, 93 Propietats

camps, 45 consulta, 82 controls, 221 generals de l’informe, 225 secció, 225

Propietats dels camps, 39 Propietats dels controls, 188

Q Que es esto?, 27

R Recuperar una base de dades, 110 Registres

afegir, 50 buscar, 54 buscar i substituir, 56 definició, 21 eliminar, 53 ordenar, 54 ordenar a les consultes, 72 seleccionar, 50

Registres, moure's pels formularis, 93

ReglaDeValidación, propietat, 45 Relació

diversos a diversos, 122 un a diversos, 121 un a un, 121

Relacions, 121 crear, 124 definir, 124 integritat referencial, 124 propietats de la combinació, 126

Requerido, propietat, 45

S Seccions, 222 Seleccionar

columnes taules, 60 controls, 97, 219 registres, 50

Seleccionar més d'un control, 98 Sortir del programa, 17 Subformularis, 198 Subinforme, 231

T TamañoDelCAmpo, propietat, 45 Taula

adjuntar, 115 canviar la mida d'una columna, 60 crear, 37 definició, 21 exportar, 115 format, 60 guardar, 42 importar, 115 moure columnes, 60 personalitzar, 45 seleccionar columnes, 60 tancar, 43

Taules Assistent, 38 importar, 38 Imprimir el disseny, 116 vincular, 38

Teclat, moure's amb, 52 TextoDeValidación, propietat, 45 Título, propietat, 45 Treballar amb un formulari, 93

V ValorPredeterminado, propietat, 45 Vincular

taules, 38 Vincular objecte, 204 Vincular taules, 115

Z Zoom, 140

Access 2003

Documents

Transcript of Access 2003