ACCIONES DE SANEAMIENTO CONTABLE DE LAS ENTIDADES GUBERNAMENTALES

LEY Nº 29608

PERÚ Ministerio de Economía y Finanzas

Viceministrode Hacienda

Dirección General de Contabilidad Pública

Jorge Baltodano Jara

Dirección de Normatividad

Manual de Procedimientos para las Acciones de Saneamiento Contable de las Entidades Gubernamentales aprobado con R.D. N° 011-2011-EF/51.01

CAJA Y BANCOS

CAJA Y BANCOS

Analizar los saldos que representan medios de pago, evaluando:

Periodicidad de los importes registradosRotación y movimiento continuo que deben tener las operaciones.

Para determinar la vigencia y sostenimiento de los saldos en efectivo de caja, reembolsos de caja chica, cheques, giros, operatividad de las cuentas corrientes, ahorro, etc. SE DEBE EVALUAR LA APLICACIÓN NORMATIVA DE LA DGETPDEPOSITO DEL DINERO EN EFECTIVO AL BANCO DENTRO DE

LAS 24 HORAS.

Plazos de Efectivización

Recursos Ordinarios 30 días

Recursos Directamente Recaudados 01 año

Revisar conciliaciones bancarias con extractos bancarios y determinar los cheques no pagados por el banco, posterior a los 30 días, notificar al proveedor, regularizar operaciones.

Los informes de arqueos de fondos deben consistenciar los saldos de caja chica y valores en custodia.REVISAR LAS ACTAS DE CONCILIACION DE SALDOS CON TESORO PUBLICO Y CON LAS ENTIDADES FINANCIERAS POR EL MOVIMIENTO DE CUENTAS CORRIENTES

RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN

LOS SALDOS EN MONEDA EXTRANJERA SE EXPRESARÁN EN MONEDA NACIONAL AL TIPO DE CAMBIO EMITIDO POR LA SUPERINTENDENCIA DE BANCA, SEGUROS Y ADMINISTRADORA PRIVADA DE FONDO DE PENSIONES, A LA FECHA DE LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

ES DEBITADA POR: ES ACREDITADA POR:

Saldos de caja.

Importes recibidos en efectivo y cheques

Sumas recibidas de terceros.

Donaciones de capital recibidas.

Valor de transferencias recibidas.

Depósitos en cuentas bancarias.

Notas de Abono remitidas por el Banco

Habilitaciones de los fondos fijos.

Cobranza de letras y pagares.

Ingresos por cobranzas de préstamos

Importes recibidos por la venta de valores, bienes, servicios y rentas de la propiedad.

Faltantes de caja

Egresos del fondo fijo.

Devoluciones de recursos de terceros.

Importes por transferencias entregadas.

Cheques girados a cargo de las cuentas corrientes bancarias de la entidad.

Notas de Cargo emitidas por el Banco.

Importes retirados de las Cuentas de Ahorro y otros depósitos como transferencia a la cuenta corriente para desembolsos.

DINÁMICA

PRESENTACIÓN

En caso de existir fondos en caja o en entidades financieras y no pueda disponer de ellos en forma inmediata por disposiciones judiciales, legales, convenios, condiciones de créditos y/o decisiones administrativas serán transferidos a la divisionaria 1101.05 Fondos Sujetos a Restricción.

Las cuentas corrientes con saldo acreedor serán mostradas en el Pasivo, en el rubro Sobregiros Bancarios.

COMENTARIO

Los cheques girados por sumas significativas que no han sido entregados o en cartera, deben ser divulgados en Notas a los Estados Financieros.

Los saldos de las cuentas bancarias deben ser conciliados con los estados de cuenta remitidos por los bancos.

Los documentos provisionales que certifiquen la entrega de dinero, no son componentes del saldo de caja, ni del Fondo Fijo, deberán ser regularizados al cierre del ejercicio y ser mostrados en la cuenta que corresponda a la naturaleza del destino final del dinero objeto de la entrega.

CASO PRACTICO

CONCILIACIÓN BANCARIA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010

CUENTA 1101 CAJA Y BANCOS

CASO PRACTICO

3,1 CAJA Y BANCOS

Resolución Directoral Nº 011-2011-EF/51.01 (03.Ago.2011)Manual de Procedimientos para las Acciones de Saneamiento Contable de las Entidades Gubernamentales

CAJA Y BANCOS

Cuenta 1101. Caja y Bancos

1101.03 Depósitos En Instituciones Financieras Públicas1101.0301 Cuentas Corrientes1101.030102 Recursos Directamente Recaudados

Conciliación bancaria al 31 diciembre de 2010

EL REGISTRO DE LAS DIFERENCIAS EN CAJA Y BANCOS, DETERMINADAS MEDIANTE LA DEPURACIÓN, TENDRÁN COMO PARTIDA LA CUENTA 3401.03 EFECTOS DE SANEAMIENTO CONTABLE - LEY N° 29608.

CASOS PRACTICOS RELACIONADOS CON EL SANEAMIENTO CONTABLE

CUENTA 1101. CAJA Y BANCOSCONCILIACION BANCARIA AL 31/12/2010

CASO PRACTICO

SALDO SEGÚN LIBRO BANCOS 469,082.37NOTA DE CARGO POR MANTENIMIENTO -19.50CHEQUES ANULADOS POR ERROR EN REGISTRO 23,641.00 23,621.50

492,703.87

SALDO SEGÚN ESTADO BANCARIO 485,646.71CARGO PENDIENTE 90.00CHEQUES ANULADOS POR ERROR EN REGISTRO 23,641.00 23,731.00

509,377.71

RESUMEN Libro Bancos 492 703,87Estado Bancario 509,377.71Diferencia en la conciliación bancaria 16,673.84

EXPLICACION DE DIFERENCIA LOS IMPORTES SOMBREADOS

DETALLE IMPORTE NO SON IGUALES CHEQUES EN CARTERA AÑO 2008 9,381.05 PODEMOS OBSERVAR CHEQUES EN CARTERA AÑO 2009 1,380.00 QUE SIGUE HABIENDO CHEQUES EN CARTERA AÑO 2010 5,420.02 UNA DIFERENCIA DECHEQUES EN CARTERA AÑO 2011 492.17 S/. 0,60

16,673.24 16,673.84- 16,673.24

0.6

COMENTARIO DE ACUERDO A DIRECTIVA DE TESORERIA (TESORO PUBLICO) CADUCIDAD, ANULACION Y REPROGRAMACION DE CHEQUES Y CARTAS ORDEN

A)

B)

C) EL GASTO GIRADO QUE HAYA CADUCADO DEBE SER ANULADO Y REGISTRADO EN EL SIAF-SP

NOTA

LOS CHEQUES GIRADOS CON CARGO A LAS CUENTAS BANCARIAS AUTORIZADAS POR EL TESORO PUBLICO DE FUENTE DE FINANCIAMIENTO DISTINTA A RECURSOS ORDINARIOS, TIENEN VIGENCIA DE UN AÑO A PARTIR DE LA FECHA DE SU GIRO O EMISION

ESTA SITUACION DEBE SER CONSIDERADA COMO CORRECCION DE ERROR APLICANDO LA NICSP 3 - SUPERAVIT O DEFICIT NETO DEL EJERCICIO, ERRORES SUSTANCIALES Y CAMBIOS EN LAS POLITICAS CONTABLES, NO PROCEDIENDO PARA EL REGISTRO CONTABLE LA UTILIZACION DE LA CUENTA 3401 .03 EFECTOS DE SANEAMIENTO CONTABLE - LEY Nº 29608

EL BANCO DE LA NACION PAGA LOS CHEQUES GIRADOS O ATIENDE LAS CARTAS ORDEN EMITIDAS DENTRO DE LOS 30 DÍAS CALENDARIO CONTADOS DESDE SU GIRO O EMISIÓN.

CASO DE SITUACIONES COMPLEJAS A) EN EL CASO DE EXISTIR SALDOS EN LA CUENTA CAJA Y BANCOS QUE NO CORRESPONDEN A UNA SITUACION REAL B) CUANDO EXISTAN VALORES REGISTRADOS CONTABLEMENTE Y QUE NO REPRESENTAN DERECHOS REALES PARA LA ENTIDAD C) EN EL CASO DE EXISTIR IMPOSIBILIDAD DE ESTABLECER LA RESPONSABILIDAD LEGAL POR LA PERDIDA DE LOS DERECHOS, PREVIA OPINION DE

DICHA IMPOSIBILIDAD POR PARTE DE LA OFICINA DE ASESORIA JUIRIDICA O DE LA PROCURADURIA PUBLICA

REGISTRO CONTABLE DEBE HABER PATRIMONIAL

3401.03 EFECTOS DE SANEAMIENTO CONTABLE - LEY Nº 29608 XXX3401,03,01 CAJA Y BANCOS

1101 CAJA Y BANCOS XXX1101.0101 CAJA MONEDA NACIONAL

CONTROL9111 SANEAMIENTO DEL ACTIVO XXX9112 CONTROL DE SANEAMIETO DEL ACTIVO XXX

LAS ACCIONES DE SANEAMIENTO CONTABLE DISPUESTAS POR LA LEY Nº 29608, NO EXIMEN DE LOS DEBERES Y RESPONSABILIDADES INHERENTES A LOS ACTOS DE GESTION QUE CORRESPONDAN EN CADA CASO Y DE LAS NORMAS ADMINISTRATIVAS Y LEGALES QUE SEAN APLICABLES

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Propiedad, Planta y Equipo

Para contar con el expediente que sustente la corrección de error o saneamiento se debe disponer que el responsable del Archivo y de otras áreas informen sobre la documentación fuente para sustentar el registro contable (orden de compra, PECOSAS, etc.)

Actas de Conciliación de Saldos Contables con la Gerencia de Infraestructura.

Notas de Contabilidad documentadas.

Tarjetas de Kardex bien por bien, con datos desde su compra hasta la extinción.

Nota de Contabilidad sustentada con Hoja de Trabajo del cálculo de la depreciación bien por bien con las tasas utilizadas.

Se sanea las diferencias entre el inventario físico y

los saldos contables

Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar

Propiedad, Planta y Equipo

Inventarios físicos

Resoluciones de altas y bajas de bienes del Activo que deben sustentar las Notas de Contabilidad.

Informe de regularización de predios inscritos a nombre de la entidad.

Conformidad de contrato de ejecución de obras para liquidación técnica y financiera en los plazos.

De no terminar el saneamiento técnico legal de los bienes muebles e inmuebles adoptar las normas de SBN.

En el caso de no tener documentación, las Construcciones en curso por administración directa cumplirán lo dispuesto por SBN para determinar la diferencia entre valor de tasación (comercial) y valor contable.

Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar

Propiedad, Planta y Equipo

Los Edificios y Terrenos recibidos en Afectación en Uso registrados en Cuentas de Orden se regularizarán con cargo a las CUENTAS 1501.09; 1502.05 Y 1508.07.

Contaran con el sustento de Resolución en Afectación en Uso y Acta de Entrega.

De no contar con un valor se considera el valor de tasación (comercial)

Notificar a la entidad propietaria del bien para evitar duplicidades de registros.

Propiedad, Planta y Equipo

La Propiedad, Planta y Equipo que proviene de Convenios con Organismos Internacionales y que no cuenta con Acta de Transferencia ni con Resolución será objeto del registro contable que competa y los bienes serán incorporados.

Los sobrantes y faltantes de bienes muebles y los vehículos no inscritos en el Registro de Propiedad Vehicular se ceñirán a lo dispuesto por la SBN.

Sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiera lugar se procederá a su registro contable

Propiedad, Planta y Equipo

Para las obras que han sido ejecutadas, terminadas y entregadas físicamente a la entidad receptora y que tendrán un flujo de beneficios futuros o potencial de servicio, se registrarán contablemente y asimismo el bien será incorporado.

Sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiera lugar se procederá a su registro contable.

CASO PRACTICO

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

CASO PRACTICO

1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS1501.02 Edificios o Unidades No Residenciales 1501.02 Edificios o Unidades No Residenciales

1501.0201 Edificios Administrativos 125 000,00 1501.0201 Edificios Administrativos 125 000,001501.0202 Instalaciones Educativas 190 000,00 1501.0202 Instalaciones Educativas 190 000,00

1501.03 Estructuras 1501.03 Estructuras1501.0304 Infraestructura Agrícola 150 000,00 1501.0304 Infraestructura Agrícola 150 000,00

1501.04 Adquiridos en Arrendamiento Financiero 130 000,00 1501.04 Adquiridos en Arrendamiento Financiero 130 000,001501.05 Entregados en Concesión 230 000,00 1501.05 Entregados en concesión 230 000,00

1502 ACTIVOS NO PRODUCIDOS 1501.07 Construcción de Edificios No Residenciales1502 Activos No Producidos 1501.0701 Edificios Administrativos

1502.01 Tierras y Terrenos 58 000,00 1501.070101 Por contrata 75 000,001502.0101 Terrenos Urbanos 85 000,00 1501.08 Construcción de Estructuras

1503 VEHÍCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO 1501.0802 Infraestructura Vial1503 Vehículos,maquinarias y otros 1501.080202 Por administración directa - Personal 32 000,00

1503.01 Vehículos 1501.080203 Por administración directa - Bienes 28 000,001503.0101 Para transporte terrestre 25 000,00 1501.080204 Por administración directa - Servicios 14 000,00

1503.02 Maquinarias, Equipo, Mobiliario y otros 1501.080205 Por administración directa - Otros 9 000,001503.0202 Para instalaciones educativas 20 000,00 1502 ACTIVOS NO PRODUCIDOS

1503.03 Adquiridos en Arrendamiento Financiero 90 000,00 1502 Activos No Producidos 1502.01 Tierras y Terrenos 58 000,00

1502.0101 Terrenos Urbanos 85 000,001503 VEHICULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO1503 Vehículos,maquinarias y otros

1503.01 Vehículos 1503.0101 Para transporte terrestre 25 000,00

1503.02 Maquinarias, Equipo, Mobiliario y otros1503.0202 Para instalaciones educativas 20 000,00

1503.03 Adquiridos en Arrendamiento Financiero 90 000,00

CASOS PRACTICOS RELACIONADOS CON EL SANEAMIENTO CONTABLE Diferencia entre el Inventario físico de Propiedad, Planta y Equipo y los saldos registrados en la Contabilidad

INVENTARIO FISICO

AL 31- 12 - 2010 VALORES

CONTABILIDAD - SALDOS

AL 31- 12 - 2010 VALORES

Explicación :

SITUACION 1LA ENTIDAD DEBE PROCEDER A REGULARIZAR CONTABLEMENTE SIEMPRE Y CUANDO SE CUMPLA CON LAS EXIGENCIAS DE LA PROPIEDAD DEL BIEN

1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS xxxxxx 1501.07 CONSTRUCCIÓN DE EDIF.NO RESIDENCIALES xxxxxxx

1501.02 EDIFICIOS O UNIDADES NO RESIDENCIALES 1501.0701 EDIFICIOS ADMINISTRATIVOS1501.0201 EDIFICIOS ADMINISTRATIVOS 1501.070101 POR CONTRATA

NO PROCEDE PARA LOS EFECTOS DE SANEAMIENTO

NOTA.- Al contrastar los saldos informados mediante el inventario fÍsico con lo registrado en contabilidad al 31-12-2010 se ha obtenido diferencias por falta de inventario de obras en ejecución.

2) la cuenta 1501,08 es una obra no concluída , no existe expediente técnico, no está respaldada con documentos. Esta obra proviene del ejercicio 1995.

La diferencia se ha producido en las cuentas 1501,07 y 1501,08 construcciones en curso de Edificios y de Infraestructura respectivamente. Estos saldos provienen de años anteriores y presentan las siguientes situaciones :

1) la cuenta 1501,07 es una obra concluida y liquidada financiera y técnicamente, está sustentada con documentos en forma total .

SITUACION 2

EXISTIENDO UN CASO COMPLEJO

REGISTRO CONTABLE DEBE REGISTRO PATRIMONIAL

3401.03 EFECTOS DE SANEAMIENTO CONTABLE XXXXXXX3401,03,21 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS XXXXXX

1501.08 Construcción de Estructuras XXXXXX1501.0802 Infraestructura Vial XXXXXX1501.080202 Por administración directa - Personal XXXXXX1501.080203 Por administración directa - Bienes XXXXXX1501.080204 Por administración directa - Servicios XXXXXX1501.080205 Por administración directa - Otros XXXXXX

REGISTRO DE CONTROLDEBE

9111 SANEAMIENTO DEL ACTIVO xxxxxx9112 CONTROL DE SANEAMIENTO DEL ACTIVO xxxxxxx

HABER

TENIENDO COMO BASE LEGAL LA DIRECTIVA Nº 003-2011-EF/93.01 LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA EL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO, NUMERAL 6 REVISION, ANALISIS Y DEPURACION DE SALDOS, NUMERAL 7, RESPONSABILIDAD EN LA GESTION. LAS ACCIONES DE SANEAMIENTO CONTABLE DISPUESTAS POR LA LEY Nº 29608 NO EXIMEN DE LOS DEBERES Y RESPONSABILIDADES INHERENTES A LOS ACTOS DE GESTION QUE CORRESPONDAN A CADA CASO Y TAMPOCO DE LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS ADMINISTRATIVAS Y LEGALES QUE SEAN APLICABLES.

TIENE OBSERVACION DE AUDITORIA LO SIGUIENTE: VALORES REGISTRADOS CONTABLEMENTE Y QUE NO REPRESENTAN BIENES REALES PARA LA ENTIDAD; DERECHOS QUE NO SE CUENTA CON LA DOCUMENTACIÓN PROBATORIA QUE LOS SUSTENTE, SIN PERJUICIO DE LAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS, CIVILES Y PENALES VIGENTES. A PROPUESTA DEL COMITE DE SANEAMIENTO PARA LOS EFECTOS DE SANEAMIENTO CONTABLE MEDIANTE EL EXPEDIENTE QUE INFORMA SOBRE EL CASO Y DE APROBARSE POR LA ALTA DIRECCION SE PROCEDE A SU REGISTRO.

HABER