ACTA 1 › images › documentos_sig › pro… · Web view2019/12/26 · Zonia Yaned Palencia...

TABLA DE CONTENIDO

1 RESUMEN EJECUTIVO............................................................................................................3

1.1 OBJETIVO.......................................................................................................................... 3

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS..............................................................................................3

2 ALCANCE.................................................................................................................................. 3

3 PARÁMETROS UTILIZADOS PARA EL ANÁLISIS Y LA EVALUACIÓN..................................4

3.1 CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN DE SERVICIOS.............................................................4

3.2 CRITERIOS PARA ESTABLECER LA CRITICIDAD DE ACTIVIDADES...........................6

3.3 CATEGORÍAS DE IMPACTO.............................................................................................7

3.4 NIVELES DE IMPACTO DE LA INTERRUPCIÓN..............................................................7

4 ANÁLISIS DEL IMPACTO DE LA INTERRUPCIÓN...................................................................7

4.1 IMPACTOS SOCIALES......................................................................................................8

4.2 IMPACTOS LEGALES........................................................................................................8

4.3 IMPACTOS REPUTACIONALES.......................................................................................9

4.4 IMPACTOS ECONÓMICOS...............................................................................................9

5 ORDEN DE RECUPERACIÓN DE LOS SERVICIOS Y ACTIVIDADES....................................9

5.1 SERVICIOS CRÍTICOS......................................................................................................9

5.2 ACTIVIDADES CRÍTICAS................................................................................................10

6 RECURSOS MÍNIMOS PARA LA RECUPERACIÓN...............................................................12

6.1 CARGOS CRÍTICOS........................................................................................................13

6.2 BIENES O SERVICIOS CRÍTICOS SUMINISTRADOS POR TERCEROS......................17

6.3 APLICACIONES CRÍTICAS.............................................................................................19

7 CONCLUSIONES DEL ANÁLISIS DE IMPACTO AL NEGOCIO.............................................20

7.1 GENERALES.................................................................................................................... 20

7.2 ASPECTOS IMPORTANTES PARA EL PLAN DE CONTINUIDAD.................................20

8 INFORMACIÓN SOPORTE DEL ANÁLISIS............................................................................21

8.1 FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS...............................................................................21

8.2 SESIONES DE VALIDACIÓN Y APROBACIÓN CON DIRECTORES Y SUBDIRECTORES24

9 ADMINISTRACIÓN DEL DOCUMENTO..................................................................................24

10 DOCUMENTOS ASOCIADOS.............................................................................................24

10.1 INFORMES BIA EJECUTIVOS APROBADOS POR LAS DIRECCIONES.......................24

11 APROBACIÓN DEL DOCUMENTO.....................................................................................24

PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

INFORME DE ANÁLISIS DE IMPACTO AL NEGOCIO- BIA

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Fecha: Memo I2019053249 - 26/12/2019

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1RESUMEN EJECUTIVO

El presente documento presenta el resultado del análisis de los impactos derivados de la interrupción de los servicios sociales y/o de las actividades de apoyo que facilitan la prestación de estos servicios y el cumplimiento de la misionalidad de la Secretaría de Integración Social de presentarse un evento de gran impacto que afecte la normalidad de sus actividades.

1.1 OBJETIVO

El propósito fundamental de un informe de análisis de impacto al negocio es priorizar las necesidades de recuperación de los servicios y actividades definidas como críticas según los impactos derivados de su interrupción.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar los diferentes tipos de impactos generados en la organización ante una interrupción de las actividades y servicios sociales críticos (impacto social, legal y regulatorio (normativo), reputacional, económico, etc.).

Definir prioridades de recuperación de los servicios sociales.

Establecer las actividades que son críticas y los recursos mínimos requeridos para la operación en contingencia: cargos/roles críticos, aplicaciones y servicios tecnológicos críticos, insumos/recursos críticos, infraestructura física, bienes y servicios críticos suministrados por terceros (proveedores).

Identificar los tiempos en que se esperan restablecer los servicios o las actividades críticas (Tiempo objetivo de recuperación - RTO) y el tiempo máximo para recuperar la información (Punto objetivo de recuperación- RPO) dada una pérdida de datos.

2 ALCANCE

Se realizaron mesas de trabajo que incluyeron: 1) La presentación de la metodología definida en el Lineamiento de Gestión de Continuidad de negocio y Crisis y 2) la realización de entrevistas en las cuales se indagó por la siguiente información:

Información general y actividades1 realizadas por el área.

Momentos críticos de la actividad o servicio

Períodos de tiempo máximos en que la actividad o servicio puede mantenerse detenida(o).

Impactos directos e indirectos originados por la interrupción clasificados en las siguientes categorías: legales, sociales, reputacionales, económicos, otros.

1 Este análisis se realizó al nivel de actividad teniendo en cuenta que el mapa de procesos estaba en proceso de redefinición en el marco del proyecto SIG.



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Interdependencias e interacción a nivel interno (otras áreas de la Entidad) y externo (otras

entidades gubernamentales y no gubernamentales)

Periodo de tiempo máximo tolerable de no disponibilidad de los sistemas de información y otros servicios tecnológicos y tiempos esperados, por los usuarios, para la recuperación de la información usada en las actividades críticas (RPO)

3 PARÁMETROS UTILIZADOS PARA EL ANÁLISIS Y LA EVALUACIÓN

3.1 CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN DE SERVICIOS

Se priorizó la recuperación de los servicios sociales que hacen parte del portafolio de servicios de la Secretaría considerando su impacto en la población acorde a su nivel de vulnerabilidad así:

Prioridad

Criterio Nombre del Servicio

Alcance del servicio

1 Población más vulnerable que depende totalmente de los servicios que brinda la Entidad.

Centros Amar

Niños, Niñas y Adolescentes mayores de 6 años y menores de 18 años en riesgo social o en situación de trabajo infantil y cuyos acudientes habiten en Bogotá.

Centros Proteger

Niños, niñas y adolescentes en edades comprendidas entre los 0 a 9 años 11 meses y hermanos con edad hasta 10 años 11 meses cuyos derechos se encuentran inobservados, amenazados o vulnerados.

Centro Renacer

Niños, niñas y adolescentes con discapacidad cognitiva o múltiple, menores de 18 años, con medida de protección por la Defensoría de Familia y que no se encuentren en condición de habitabilidad en calle.

Centros de protección Social (CPS)

Personas mayores de 60 años sin redes de apoyo que requiere atención institucional

Integrarte interno

Personas mayores de 18 años con discapacidad intelectual, o psicosocial, o física que requiera de apoyos extensos a generalizados, o múltiple.

Centro de atención alta dependencia

Personas de 29 años en adelante que, por su situación de habitabilidad en calle, presentan deterioro funcional, físico, mental o cognitivo.

2 El servicio beneficia a niños, niñas y adolescentes

Jardines diurnos Niños y niñas menores de 4 años.

Jardines nocturnos

Niños y niñas desde los 3 meses hasta los 5 años con padres y madres vinculados



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Prioridad

Criterio Nombre del Servicio

Alcance del servicio

en riesgo social. laboralmente en horarios nocturnos o condiciones de alto riesgo social.

Centros Crecer

Niños, niñas y adolescentes con discapacidad cognitiva, no psicosocial, entre los 6 y 18 años.

Centros Amar

Niños, Niñas y Adolescentes mayores de 6 años y menores de 18 años en riesgo social o en situación de trabajo infantil y cuyos acudientes habiten en Bogotá.

Centro abrazar

Creado para atender de manera transitoria a niñas, niños y adolescentes, quienes estén en compañía de sus padres en situación de mendicidad en las calles.

3 El servicio permite el acceso a la justicia a personas víctimas de violencia.

Comisarías de Familia

Personas víctimas y agresores atendidos por violencia intrafamiliar o que requieran orientación y atención por conflicto familiar.

4 Entrega apoyos sociales económicos o en especie

Comedores Personas mayores de 4 años en inseguridad alimentaria severa o moderada que habiten en Bogotá

CanastasHogares con inseguridad alimentaria severa o moderada que habiten en Bogotá y sus zonas rurales en condición de vulnerabilidad

BonosHogares con inseguridad alimentaria severa o moderada que habiten en Bogotá y sus zonas rurales en condición de vulnerabilidad

Apoyos económicos

Personas mayores de 54 años en el caso de mujeres y personas transexuales y mayores de 59 años en el caso de los hombres.

3.2 CRITERIOS PARA ESTABLECER LA CRITICIDAD DE ACTIVIDADESAl realizar el análisis de las actividades que se realizan en las diferentes áreas de la Entidad se deben identificar aquellas que son indispensables (críticas) para mantener la continuidad en la prestación de los servicios sociales priorizados.

Teniendo en cuenta lo anterior a continuación se describen algunos criterios que ayudan a determinar si la actividad debería ser considerada como indispensable:

La actividad debe realizarse porque:

A través de éstas se da cumplimiento a la prestación de los servicios de respuesta a emergencias Distritales que son responsabilidad de la SDIS o en los cuáles ésta participa acorde con lo definido en la Ley 1523 de 2012, el Decreto Distrital 172 de 2014, el acuerdo



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546 de 2013 y demás normas establecidas para la Respuesta a emergencias de Bogotá D.C.

De no ejecutarse la actividad se tendría que interrumpir la prestación del servicio en una o más unidades operativas. En este criterio están todas aquellas actividades que aseguran el funcionamiento básico de las instalaciones e infraestructura física donde se prestan los servicios institucionalizados.

De no ejecutarse la actividad se generarían impactos económicos a terceros que suministran bienes o servicios que son indispensables para mantener la prestación de los servicios sociales.

Tiene establecidos unos plazos de ejecución que de no cumplirse acarrearían sanciones y otros impactos legales y reputacionales. En este criterio se encuentran las respuestas y acciones tendientes a resolver los derechos de petición y demás mecanismos que la Constitución Nacional ha concedido a los ciudadanos para resolver inquietudes por parte de autoridades y Entidades gubernamentales.

Permite y asegura la entrega y divulgación oportuna de la información pública hacia otras entidades gubernamentales especialmente aquellas cuyo rol sea de vigilancia y monitoreo.

3.3 CATEGORÍAS DE IMPACTO

Para establecer la prioridad de recuperación de los servicios y la criticidad de las actividades se consideraron las siguientes categorías de impacto e impactos generales:

Impactos sociales: aquellos que afectan directamente a los beneficiarios y usuarios de los servicios sociales y las consecuencias que se generan en la comunidad en general.

Impactos legales: aquellos derivados del incumplimiento de la normatividad nacional y distrital considerando que los servicios sociales obedecen al cumplimiento de la constitución y demás normatividad relacionada.

Impactos reputacionales: aquellos que afectan el buen nombre y la imagen de la Entidad y de los funcionarios públicos y que puedan poner en entredicho su debida diligencia y actuaciones transparentes y ajustadas a la ley. Que deriven en investigaciones y sanciones administrativas y disciplinarias.

Impactos económicos: aquellos que implican pago de indemnizaciones, sanciones pecuniarias y sobrecostos en la ejecución presupuestal inicialmente establecida.

3.4 NIVELES DE IMPACTO DE LA INTERRUPCIÓN



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Para establecer la tolerancia a la interrupción de las actividades definidas como críticas se definió la siguiente clasificación de niveles de impacto de interrupción de las actividades y se determinó para cada nivel el tiempo objetivo de recuperación así:

Nivel de impacto2 Tiempo objetivo de recuperación (RTO)

Extremo De 0 a 24 horas

Alto De 1 a 5 días

Moderado De 6 a 15 días

Bajo Mayor a 15 días

4 ANÁLISIS DEL IMPACTO DE LA INTERRUPCIÓN

La Secretaria Distrital de Integración Social es una entidad pública del nivel central que lidera y formula las políticas sociales de la Alcaldía de la ciudad de Bogotá, enfatizando su atención a personas en situación de pobreza y vulnerabilidad, promoviendo el restablecimiento de los derechos de los ciudadanos. La Entidad para la prestación de sus servicios sociales tiene espacios de atención en las 20 localidades distribuidas en la ciudad y centraliza su función administrativa en las instalaciones de nivel central.

Considerando lo anterior los siguientes son los resultados de la evaluación de impactos de la interrupción de actividades o servicios críticos que fue obtenida a partir de las mesas de trabajo.

4.1 IMPACTOS SOCIALES

Negar servicios sociales a beneficiarios que cumplen con los criterios establecidos lo cual implica el incumplimiento de la misionalidad de la Entidad.

Desprotección de víctimas (violencia intra-familiar) Afectación de población con mayor vulnerabilidad (niños y niñas, personas mayores,

personas con discapacidad, etc.) Los beneficiarios pueden dejar de recibir el único alimento diario generando malnutrición. Protestas sociales, movilizaciones generadas por la población afectada que no haya sido

atendida. Afecta comunidad por la interrupción de los servicios sociales (jardines) y los suministros

asociados al mismo (alimentación, arriendos)

4.2 IMPACTOS LEGALES

Incumplimiento cláusulas contractuales (forma de pago-fechas) Omisión de las funciones (funcionario) Si se falla una tutela en contra, esta puede ser guía para que otros sigan la misma línea. Consecuencias jurídicas si no se cumple los términos de la tutela Incumplimiento de pagos a proveedores / contratistas Incumplimiento Ley de transparencia Prestar servicio a quien no cumple criterios (por falta de la información)

2 Niveles alineados a los definidos en el lineamiento de administración de riesgos de la Secretaría



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No tener control para realizar pago a operadores Incumplimiento de leyes y decretos propios de la atención a usuarios (tiempos estipulados

por ley) Demandas a las unidades operativas (por la no prestación del servicio de mantenimiento

correctivo) Acciones de tutela por vulnerar derechos fundamentales Sanciones fiscales, disciplinarias, hechos punibles. Incumplimiento al decreto 560 de 2015 -política pública (adultez) Demandas, tutelas, derechos de petición solicitando ser identificado para recibir ayudas y

exoneración de impuestos (emergencias externas) Investigaciones de entes de control por falta de oportunidad en la atención (de

emergencias) Incumplimiento decreto y acuerdos plan de desarrollo Incumplimiento de la política pública (infancia) Sanciones por contrataciones no legalizadas oportunamente para la contratación de un

servicio misional

4.3 IMPACTOS REPUTACIONALES

Información negativa en medios sobre la prestación del servicio (porque no se presta a quienes cumplen criterios o porque se presta a quienes no cumplen criterios)

Genera imagen de desprotección, mala calidad y/o ineficacia del sistema de atención. Noticias negativas en medios por incidentes desatendidos en las unidades operativas

(ausencia de mantenimiento correctivo) Pérdida de credibilidad de la Entidad ante la población más vulnerable. Daño a la imagen por la no prestación de los servicios. Incremento del fenómeno de habitabilidad en calle derivado de las fallas de atención. Noticias desfavorables en medios por baja calidad en los alimentos suministrados Imagen negativa en medios por no tener capacidad para contener la emergencia. Pérdida de confianza y credibilidad en la Entidad por parte de la ciudadanía en general Afectación en la garantía de derechos de terceros intervinientes (TH)

4.4 IMPACTOS ECONÓMICOS

No contestar una tutela afecta el presupuesto de la Entidad. Sanciones, multas a la entidad y/o a los servidores por incumplimiento en la prestación de

los servicios /prestar servicios de mala calidad. Pérdida de la vigencia de los alimentos perecederos. Afecta la ejecución del Plan anual de contratación (PAC) Sobrecostos derivados de reprocesos en actividades de reconocimiento de áreas afectadas

(emergencias externas) Asumir deudas por ciertos hechos – responsabilidad de la Entidad (acciones judiciales TH)5 ORDEN DE RECUPERACIÓN DE LOS SERVICIOS Y ACTIVIDADES

A continuación, se detalla el orden de recuperación de las actividades y servicios de la Secretaría:

5.1 SERVICIOS CRÍTICOS



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Tiempo objetivo de recuperación (RTO) Nombre del Servicio Cantidad de Unidades

operativas

Menor a 24 horas

Inmediato

Centros Proteger 6

Centro Renacer 1Centros de protección Social (CPS) 18Integrarte interno 14Centro de atención alta dependencia 1Comisaría de familia (7x24) 2

0-6 horas

Jardines diurnos 352

Jardines nocturnos 12

Centros Crecer 17

Centros Amar 13

1 a 5 días

2 días Comedores 124

5 días

Comisarías de Familia (resto) 32

Bonos NA

Canastas NAMayor a 15

días 30 días Apoyos económicos NA

5.2 ACTIVIDADES CRÍTICAS

Tiempo Objetivo de Recuperación

Actividad crítica identificada en el BIA

Proceso (Mapa de Procesos)

Tipo de proceso

Menor a 24 horas

0-6 horas

Toma de decisiones, aprobaciones, autorizaciones (en cada Dirección) Planeación estratégica Estratégico

0-6 horas

Distribuir los alimentos a las unidades operativas

Prestación de Servicios sociales para la inclusión social

Misional

0-6 horas

Vigilar y controlar el suministro de alimentos


Misional

0-6 horas

Reporte y gestión del talento humano afectado por una situación de emergencia

Gestión del talento humano Soporte

0-6 horas Generación CDP Gestión financiera Soporte

0-6 horas Generación CRP Gestión financiera Soporte

0-6 horas Pagos Gestión financiera Soporte

0-6 horas Estados financieros Gestión financiera Soporte

0-6 horas Manejo de PAC Gestión financiera Soporte

0-6 horasEnlace social


Misional

0-6 horasGestión del riesgo


Misional

0-6 horas Gestión de solicitudes contractuales* Gestión de contratación Soporte

0-6 horasMantenimiento de equipos en Unidades operativas Gestión logística Soporte



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Tipo de proceso

0-6 horas Mantenimiento a unidades operativas Gestión de infraestructura Física Soporte

0-6 horasMantenimiento a equipos de emergencias

Gestión de infraestructura Física Soporte

0-6 horasSoporte infraestructura (Red, servidores, almacenamiento)

Gestión de soporte y mantenimiento tecnológico Soporte

0-6 horas Administración de Bases de datos Gestión de soporte y mantenimiento tecnológico Soporte

0-6 horasServicio de Telefonía Gestión de soporte y

mantenimiento tecnológico Soporte

0-6 horasGestión de incidentes TI (mesa de servicio)


0-6 horas

Asegurar la prestación de los servicios territorializados*


Misional

12 horas Respuesta entes de control Comunicación estratégica Estratégico

12 horasDesarrollo y mantenimiento de aplicaciones


12 horas Administrar plan de adquisiciones Gestión financiera Soporte

12 horas Administrar PMR Gestión financiera Soporte

12 horas Procesamiento de datos Gestión financiera Soporte

12 horas Vigilancia (unidades operativas) Gestión logística Soporte

12 horas Reclamaciones aseguradoras Gestión logística Soporte

1 a 5 días

1 día

Vigilar y controlar el suministro de alimentos


Misional

1 día Afiliaciones ARL/Seguridad Social Gestión del talento humano Soporte

1 día Expedición actos administrativos Gestión del talento humano Soporte

1 día Servicio de transporte Gestión logística Soporte

1 díaServicio de preparación de alimentos Unidades operativas Gestión logística Soporte

1 día Aseo y cafetería Gestión logística Soporte

1 día Fotocopiado Gestión logística Soporte

1 día Relacionamiento con gobierno distrital Comunicación estratégica Estratégico

1 día Relacionamiento con gobierno local Comunicación estratégica Estratégico

1 día Funcionamiento y atención de los CDC que incluyen servicios priorizados


Misional

2 días Asegurar procesos de contratación DNS e insumos costeo contratación Infancia Gestión contractual Soporte

2 días Viabilizar precios de referencia Gestión contractual Soporte

2 días Pago servicios públicos Gestión logística Soporte

2 días Lavado y desinfección de tanques Gestión logística Soporte

2 días Reporte oficial de información de los servicios sociales Comunicación estratégica Estratégico



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Tipo de proceso

5 díasAseguramiento técnico del componente alimentario y nutricional de la contratación en la Entidad

Gestión contractual Soporte

5 días Pago de nómina Gestión del talento humano Soporte

Mayor a 15 días 30 días Gestión para la entrega de apoyos

económicos

Prestación de servicios sociales para la inclusión social

Misional

6 RECURSOS MÍNIMOS PARA LA RECUPERACIÓN

Para asegurar la recuperación de las actividades o servicios críticos se debe tener en cuenta que una actividad requiere por lo menos las siguientes categorías:

a) Cargos críticos (personas): en esta categoría se consideran los cargos tomadores de decisión y los cargos de nivel táctico y operativo que tienen el conocimiento técnico y habilidades necesarias para llevar a cabo la actividad.

b) Insumos/recursos críticos: en esta categoría se incluyen aquellos elementos físicos y/o digitales que son imprescindibles para realizar las actividades.

c) Aplicaciones críticas: en esta categoría se incluyen todos los aplicativos y servicios tecnológicos requeridos para desarrollar las actividades mínimas definidas dentro del tiempo esperado de reanudación.

d) Infraestructura física crítica (sedes): en esta categoría se detalla la sede o sedes donde el servicio o actividad se realiza y que de no estar disponible requiere la definición de un sitio o sede alterna para operar.

A continuación, se detallan los recursos mínimos que deben considerarse para la recuperación de los servicios y actividades críticas definidas.



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Corporativa y subdirecciones

51Contratos

proveedores críticos

232Cargos críticos

Recursos requeridos

DADE y Subdirecciones

Territorial y Subdirecciones

Poblacional y Subdirecciones

DNA y Subdirecciones

6Contratos


32Cargos críticos

8Contratos


177 aprox.Cargos críticos

35Contratos


48Cargos críticos

75Contratos


3200 aprox.Cargos críticos

175 Contratos* que suministran bienes o servicios críticos

*Personas Jurídicas

3700 aprox. Cargos (roles) críticos -incluye contratistas-

6.1 CARGOS CRÍTICOS

La siguiente es la relación de cargos críticos3

Dirección de Gestión Corporativa 3Asesor Financiero 1Asesor jurídico 1Director 1

Subdirección Administrativa y financiera (Apoyo logístico) 11Apoyo inventarios 1Apoyo servicios públicos 1Apoyos a la supervisión 6Apoyos reclamaciones 2Asesor 1

Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) 22 Asesor 1Analista 1Apoyo/escaneador 1Contador líder 1Coordinador 1Giradores pagos 7

3 Relación actualizada a febrero 2019



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Profesional PAC 1Radicación 2Responsables presupuesto 2Revisor CDP/CRP/Pagos 2Subdirector(a) (ordenador pago) 1Técnicos Datassix 2

Subdirección de contratación 60Contratistas 52Personal de planta 8

Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano 26

Líderes 3Profesionales 18Subdirector 1Técnicos 4

Subdirección de plantas físicas 110Coordinadora mantenimiento 1Profesional administrativo 6Profesional operativo 2Residentes (arquitectos/ingenieros) 10Subdirector 1Técnicos 90

Total Dirección de Gestión Corporativa 232

Dirección de Análisis y Diseño Estratégico 5Asesor 2Director 1Ingeniero de procesamiento de datos 2

Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización 6Analista de seguimiento proyecto 2Profesional de costos 1Profesional de presupuesto 2Subdirector 1

Subdirección de Investigación e Información 21 Ingeniero soporte AZ Digital, Invictus (Oralidad) 1 Ingenieros de soporte (php, c#.net) 2 Ingenieros de soporte Visual Basic (SIRBE, SIRBE-COMISARIAS, HEFI) 2Administradores infraestructura (1 Red, 1 Firewall, 2 Datacenter, 1

canales, 1 cableado, 1 Telefonía) 7Administradores Bases de Datos (DBA) 2Ingeniero de soporte Nuevo sistema de información misional 1Ingenieros de soporte SEVEN /KACTUS 1Líder de infraestructura/Líder de desarrollo/Líder de servicios (Gestor de 3



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incidentes) Oficial de Seguridad 1Subdirector 1

Total Dirección de Análisis y Diseño Estratégico 32

Dirección Poblacional 17Apoyo gestión dirección 4Asesores (Apoyo gestión dirección) 2Director 1Profesionales seguimiento financiero/ proyectos 10

Subdirección para la Adultez 2Apoyo a la supervisión 1Subdirector 1

Subdirección para la familia 5Apoyos administrativos 2Gestor de talento humano 1Líder administrativo y financiero 1Subdirector 1

Subdirección para la infancia 17Apoyo supervisión contratos 2Líderes de servicio (Amar, Jardines) 2Profesionales de seguimiento a los servicios 12Subdirector 1

Subdirección para la Vejez 41Apoyo cargues sistema SIRBE 2Coordinadora apoyos económicos 1Profesionales apoyos económicos 8Profesionales en Sede Bosque Popular 11Referente por localidad 16Subdirector 1Técnicos apoyos económicos 2

U. Centros Amar 917 cargos por cada centro (13 centros) 91

U. Comisarías de familia 3149 cargos mínimos por cada comisaría (34 comisarías) y 4 cargos para las

móviles (2) 314U. Centro Renacer - Discapacidad 7

Coordinador, auxiliar enfermería, 2 equipo psicosocial, 3 profesionales otras áreas 7U. Centros de Protección Social 16

8 cargos mínimos por cada CPS (2 propios) 16U. Centros Proteger 30



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5 cargos mínimos por cada centro Proteger (6 centros) 30U. Jardines infantiles 2660

7 roles mínimos por jardín (264 diurnos y 12 nocturnos) sin establecer mínimo por rol se toma promedio (10 min) 2660Total Dirección Poblacional (aproximado) 3200

Dirección de Nutrición y Abastecimiento 5 Profesionales (financieros/presupuesto) 3Asesor jurídico 1Director 1

Subdirección de abastecimiento 40Profesionales grupo de contratación 6Profesionales grupo de costos 4Profesionales grupo de logística 13Profesionales grupo seguimiento 16Subdirector 1

Subdirección de nutrición 3Líderes de planificación alimentaria y nutricional 2Subdirector 1

Total Dirección de Nutrición y Abastecimiento 48

Dirección Territorial 8Asesores (incluye 1 jurídico) 2Director 1Líder misional 1Líderes administrativos 3Técnico administrativo 1

Subdirección para la Gestión Integral Local 4Auxiliar administrativo 1Profesional administrativo 1Subdirector 1Técnico misional 1

Subdirección para la identificación, caracterización e integración 38Profesionales de Gestión del riesgo y enlace social 9Referentes en las localidades 16Subdirector 1Técnicos ICI en las subdirecciones 12

Subdirecciones locales 64Líderes administrativos 16Líderes de planeación 16



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Líderes territoriales 16Subdirector local 16

U.CDC priorizados 637 cargos mínimos por cada CDC (priorizados 9) 63

Total Dirección Territorial (aproximado) 177

Ver detalle en el Anexo 1: Informe BIA - Cargos críticos

6.2 BIENES O SERVICIOS CRÍTICOS SUMINISTRADOS POR TERCEROS

La siguiente tabla muestra la relación de contratos /convenios identificados como críticos4 para mantener la prestación de los servicios o la operación de procesos y actividades críticas en las diferentes dependencias:

DEPENDENCIA CONTRATOS/CONVENIOSDirección de Análisis y Diseño Estratégico Ninguno

Subdirección de Investigación e Información Servicio de internet y canales MPLS -ETB

Subdirección de Investigación e InformaciónServicio de soporte (3er nivel) /garantía servidores- almacenamiento - Unión Temporal +Fabricante

Subdirección de Investigación e Información Soporte 3er nivel – actualización versiones Bases de Datos - Oracle

Subdirección de Investigación e Información Soporte funcional y técnico: 1er, 2do y 3er nivel para Seven/Kactus - digital Ware/ETB

Subdirección de Investigación e Información Soporte 2do y 3er nivel al software de Contratación - Protecnic

Subdirección de Investigación e Información Mesa de servicio (soporte 1er nivel) - Sellcomp

Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización Ninguno

Dirección de Nutrición y Abastecimiento Ninguno Subdirección de nutrición Ninguno

Subdirección de abastecimiento Operadores comedores (Esales que cubren 124 U.Operativas)

Subdirección de abastecimiento Contratos interadministrativos cabildos indígenasSubdirección de abastecimiento Interventorías de los servicios

Subdirección de abastecimiento Comisión de alimentos y operación asociada (1) - Correagro

Dirección de Gestión Corporativa Ninguno

Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano Soporte a aplicativo Kactus - Digitalware

4 Información actualizada a febrero de 2019



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DEPENDENCIA CONTRATOS/CONVENIOS

Subdirección Administrativa y financiera (apoyo logístico) Mantenimiento equipos U. Operativas (19)

Subdirección Administrativa y financiera (apoyo logístico) Fumigación

Subdirección Administrativa y financiera (apoyo logístico) Vigilancia (5)

Subdirección Administrativa y financiera (apoyo logístico) Transporte (incluye transporte carga) (5)

Subdirección Administrativa y financiera (apoyo logístico) Preparación alimentos U. Operativas (2)

Subdirección Administrativa y financiera (apoyo logístico) Aseo y cafetería (4)

Subdirección Administrativa y financiera (apoyo logístico) Fotocopiado (1)

Subdirección de contratación Servicio de eventos de subastaSubdirección de plantas físicas Obra civil (1)Subdirección de plantas físicas Ferretería (3)Subdirección de plantas físicas Interventoría (2)Subdirección de plantas físicas Mantenimiento bombas (2)Subdirección de plantas físicas Suministro EPPs (1)Subdirección para la Gestión Integral Local Suministro de Químicos (1)Subdirección para la Gestión Integral Local Muestras microbiológicas (1)Subdirección para la Gestión Integral Local Convenios IDRD e IDARTES (2)

Subdirección para la identificación, caracterización e integración Servicios funerarios (1)

Subdirección para la identificación, caracterización e integración Ayuda humanitaria (1)

Subdirección para la identificación, caracterización e integración Alojamiento (1)

Subdirección para la identificación, caracterización e integración Tiquetes terrestres (1)

Subdirección para la Adultez Operador del servicio para alta dependencia crónica (1 unidad operativa – 100 cupos)

Subdirección para la familia Correo certificado (4-72)

Subdirección para la familia Comodato casas de justicia (Secretaria Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia)

Ver detalle en el Anexo 2: Informe BIA - Proveedores críticos

6.3 APLICACIONES CRÍTICAS



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Relación de aplicativos considerados como críticos o importantes para la prestación de los servicios y para la ejecución de las actividades y procesos críticos5:

Nombre proceso crítico Nombre área Nombre Aplicación ó servicio


RTOGestión financiera Subdirección administrativa y

financieraSEVEN

0 a 24 horas

Prestación de los servicios sociales

Subdirección para la familia SIRBE COMISARÍAS

TODOS TRANSVERSAL IOPSTODOS TRANSVERSAL AZ DIGITALPrestación de los servicios sociales

Dirección de análisis y Diseño Estratégico

SIRBE

TODOS TRANSVERSAL REDTODOS TRANSVERSAL INTERNETPrestación de los servicios sociales

Subdirección de abastecimiento RAD (Registro de asistencia Diaria)

24 a 48 horas

Gestión del Talento Humano Subdirección para la gestión y Desarrollo del Talento Humano

KACTUS

Gestión del Talento Humano Subdirección para la gestión y Desarrollo del Talento Humano

SIAC (información histórica antes de kactus)


Subdrección de Abastecimiento PAF (Seguimiento social)- Googlobal


Subdirección para la Infancia SIRBE WEB (Asistencia jardines)

Gestión financiera Dirección de análisis y Diseño Estratégico

Aplicativo estructuras de costos (Bienes)


ECOS


Bodega de Datos

TODOS TRANSVERSAL Correo CorporativoTODOS TRANSVERSAL Página SDIS/intranetGestión de soporte y mantenimiento tecnológico

Subdirección de investigación e información

NMS (Monitoreo LAN)

Gestión de soporte y mantenimiento tecnológico


Entuity (Monitoreo Canales)



System Center (Monitoreo Datacenter)



Consola Antivirus

RPO: 24 hrs (deseable que se manejen Backups diarios para las aplicaciones)

Ver detalle en el Anexo 3. Aplicaciones críticas

7 CONCLUSIONES DEL ANÁLISIS DE IMPACTO AL NEGOCIO

7.1 GENERALES En caso de presentarse un evento de interrupción que afecte la prestación de uno más

servicios o afecte la reputación de la entidad y/o de sus servidores, se ejecutarán los planes de respuesta asegurando que se tienen en cuenta las siguientes líneas de actuación:

5 Información actualizada a septiembre de 2019 en talleres con la Subdirección de Investigación e Información



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- Proteger la vida como derecho fundamental de todas las personas- Proteger derechos fundamentales de la población más vulnerable

Protección de los derechos fundamentales de niños y niñas Techo digno y alimentación para el adulto mayor Personas en condición de discapacidad

- Proteger los recursos y bienes públicos

Los servicios críticos se recuperarán en el tiempo máximo de interrupción establecido según los análisis de impacto al negocio realizado para los servicios que presta la Entidad a sus beneficiarios.

Todas las áreas que respondan por procesos y servicios críticos deben participar en la revisión de las soluciones y los procedimientos de continuidad asegurando que éstos sean operativos, hayan sido probados y puedan ser utilizados para mantener el servicio cuando se presenten incidentes que los afecten.

7.2 ASPECTOS IMPORTANTES PARA EL PLAN DE CONTINUIDAD

Los siguientes temas deben ser analizados y considerados dentro del alcance del plan de continuidad y fueron identificados durante las sesiones de validación y aprobación del informe de análisis de impacto al negocio presentado a las Direcciones:

Las subdirecciones locales deben asegurar que contemplan los cargos mínimos que apoyen las actividades asociadas al componente alimentario según las necesidades propias de cada localidad.

La Dirección de Nutrición y Abastecimiento plantea incluir y analizar un escenario que considere un desabastecimiento de alimentos con el fin de identificar las capacidades actuales de la Secretaría Social para atender esta situación e identificar las Entidades involucradas y sus responsabilidades.

La información relacionada en los insumos críticos (archivo excel control de pedidos, listados de titulares generados desde las subdirecciones locales) y en general información en archivos que se requiera para la ejecución de las actividades críticas se debe asegurar y trabajar en un repositorio compartido en Sharepoint donde tengan acceso todas las personas de la Dirección que lo requieran. Evitar dejarlo bajo el perfil personal de One Drive.

De presentarse un evento de alto impacto que implique la afectación del Talento Humano, la dirección de Gestión Corporativa debe liderar la respuesta frente a la evaluación del personal afectado y la gestión de las comunicaciones a sus familias (funcionarios y contratistas). Esta debe ser la primera actividad por la cual debe responder la subdirección de Talento Humano.

Se debe asegurar que existe una respuesta integrada entre el plan de emergencias y el plan de continuidad de negocio tanto en nivel central como en las unidades operativas.

Se requiere contar con un sistema de información que permita tener el control en la entrega de las ayudas humanitarias. Actualmente este control es manual por lo que se genera un riesgo de errores en las entregas que pueden ocasionar incumplimientos, investigaciones, sanciones, etc.



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Es importante contar con centros de acopio alterno (descentralizados) para las ayudas

humanitarias. Actualmente existe un único centro de acopio, de presentarse una situación que afecte la infraestructura donde se encuentran estos elementos no se cuenta con una sede alterna para mitigar el impacto de esta situación.

Establecer escenarios que contemplen diferentes niveles de afectación en el territorio: afectación localizada (un CDC/una unidad operativa), afectación parcial (varias localidades), afectación total (toda la ciudad).

Aunque los planes de continuidad de negocio y los procedimientos de recuperación de los servicios se activan de manera posterior a las acciones que ejecutan los equipos y entidades encargadas de responder y controlar la emergencia o desastre es importante asegurar una adecuada integración entre con los planes de emergencia para lograr una respuesta coordinada y ajustada a las necesidades. Por tanto, se requiere la definición de un protocolo que, de manera simplificada, establezca los pasos a seguir para manejar adecuadamente la crisis derivada de una emergencia o desastre de alto impacto en la ciudad.

Se sugiere considerar actividades tendientes a contar con bases de datos actualizadas que contengan la información de contacto de: beneficiarios, recurso humano (funcionarios y contratistas), proveedores de tal forma que asegure una adecuada gestión de interesados durante la respuesta.

8 INFORMACIÓN SOPORTE DEL ANÁLISIS

8.1 FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

ÁREA NOMBRE FECHA MESA DE TRABAJO

Oficina Asesora de comunicaciones Elena García 09/07/2018Oficina Asesora de comunicaciones Jenny Moreno Gómez 09/07/2018Oficina Asesora Jurídica Liliana Borda 19/07/2018Dirección Gestión Corporativa Mirtha Oliveros 16/07/2018Dirección Gestión Corporativa Flor María Garzón 16/07/2018Subdirección Administrativa y Financiera Alvaro Pinzón 12/07/2018Subdirección Administrativa y Financiera Deisy Gutiérrez 12/07/2018

17/07/2018Subdirección Administrativa y Financiera Nasly Pisciotti 12/07/2018

17/07/2018Subdirección Administrativa y Financiera Mary Sol Manjarrez 12/07/2018

17/07/2018Subdirección Administrativa y Financiera - Apoyo logístico

Marcela Manrique 16/07/2018

Subdirección Administrativa y Financiera - Apoyo logístico

Maria Yenifer Prada 16/07/2018

Subdirección de contratación Deisy Sabogal 10/07/2018Subdirección de contratación Guiselle Álvarez 10/07/2018Subdirección de Plantas Físicas Natalia Martínez 19/07/2018Subdirección de Plantas Físicas Liliana Aparicio 19/07/2018Subdirección de Plantas Físicas Diego Felipe Prieto 19/07/2018Subdirección de Plantas Físicas Jeimy Rincón López 19/07/2018Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano

María E. Cárdenas 30/07/2018

Subdirección de Gestión y Desarrollo del Jenny Adriana López 30/07/2018



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Talento HumanoSubdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano

Lenis Alejandra Prieto 30/07/2018

Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano

Aurora Amado 30/07/2018


Martha C. Díaz 30/07/2018


Claudia Gutierrez 30/07/2018

Subdirección de Investigación e Información Alvaro Rueda 11/07/201801/08/2018

Subdirección de Investigación e Información Katherin González 11/07/2018Subdirección de Investigación e Información Luis Castiblanco 11/07/2018

01/08/2018Subdirección para la familia Jeferson Sánchez 12/07/2018Subdirección para la familia Miguel Augusto Pineda 12/07/2018Subdirección para la familia Yudy Lorena Castillo 12/07/2018Subdirección para la familia Sandra Segura 12/07/2018Subdirección para la familia Claudia Vidal 12/07/2018Subdirección para la familia Felipe Cadena 12/07/2018Subdirección para la familia Gloria Castro 09/08/2018Subdirección para la familia Yolima Villalba 09/08/2018Dirección Territorial Diana Puerto 17/07/2018Dirección Territorial Alejandra Sanmiguel 17/07/2018Dirección Territorial Jelly Sánchez 17/07/2018Dirección Territorial Claudia Teresa Rojas 17/07/2018Subdirección para la identificación, caracterización e integración

Ana Milena Soto 01/08/2018

Subdirección para la identificación, caracterización e integración

Anabelly Barrera 01/08/2018


Juan Carlos Díaz 01/08/2018


Jarlín Díaz 01/08/2018


Beatriz Rodríguez 01/08/2018

Subdirección para asuntos LGBTI Carol Melo 17/07/2018

Dirección Nutrición y Abastecimiento María Adela Mena 18/07/2018

Dirección Nutrición y Abastecimiento Diego Rangel 18/07/2018

Subdirección Abastecimiento María Esther Cortés 18/07/2018

Subdirección Abastecimiento Nancy García 18/07/2018

Subdirección de Nutrición Erika Jazmín Tovar 18/07/2018

Subdirección para la Infancia Adriana Hurtado 18/07/2018

Subdirección para la Infancia Yineth García 18/07/2018

Subdirección para la Infancia Lida Gómez 18/07/2018

Subdirección para la Infancia Claudia Milena Garcés 18/07/2018

Subdirección para la Infancia Luz Marina Claro 18/07/2018

Subdirección para la Infancia Gonzalo Sierra 18/07/2018



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Subdirección para la Infancia Ana María Rodríguez 18/07/2018

Subdirección para la Infancia Carol Álvarez 18/07/2018

Subdirección para la Infancia Lida Rodríguez 18/07/2018

Dirección Poblacional Claudia García 23/07/2018

Dirección Poblacional Jessica Paola Páramo 23/07/2018

Dirección Poblacional Pilar Trespalacios 23/07/2018

Dirección Poblacional Gloria Piedrahita 23/07/2018

Dirección de Análisis y Diseño Estratégico Ana María Suárez 23/07/2018

Dirección de Análisis y Diseño Estratégico Sonia Cardona 23/07/2018

Subdirección para la adultez Giovanna Rivera 25/07/2018

Subdirección para la adultez René Lizarazo 25/07/2018

Subdirección para la adultez Maritza Fuenmayor 25/07/2018

Subdirección para la adultez Constanza Mejía 25/07/2018

Subdirección para la Vejez Diana M. Bautista 09/08/2018

Subdirección para la Vejez Nathaly Dussán 09/08/2018

Subdirección para la Vejez Harold Moreno 09/08/2018

Subdirección para la Vejez Gladys Valero 09/08/2018

Subdirección para la Vejez Gloria Angela Tirado 09/08/2018

8.2 SESIONES DE VALIDACIÓN Y APROBACIÓN CON DIRECTORES Y SUBDIRECTORES

AREA SESIONES DE VALIDACIÓN FECHA DE APROBACIÓN

DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

Sesión 1: 18-10-2018Sesión 2: 25-10-2018Sesión 3: 13-11-2018

13-11-2018

DIRECCIÓN DE ANÁLISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO

Sesión 1: 10-10-2018Sesión 2: 11-10-2018

11-10-2018

DIRECCIÓN TERRITORIAL Sesión 1: 14-11-2018 14-11-2018DIRECCIÓN POBLACIONAL Sesión Subdirección Familia: 05-12-2018

Sesión Subdirección Adultez: 12-12-2018Sesión Subdirección Vejez: 13-02-2019Sesión Subdirección Infancia: 05-03-2019Sesión Dirección: 03-04-2019

03-04-2019

9 ADMINISTRACIÓN DEL DOCUMENTO

La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico es el área encargada de administrar el presente documento.

Los siguientes criterios deben considerarse para realizar una actualización.



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Cambios en el portafolio de servicios, especialmente cuando estos cambios incorporan nuevos servicios críticos para la entidad, la eliminación de los actuales servicios catalogados como críticos y o la modificación sustancial en su funcionamiento (cambios del alcance o tercerización)

Cambios en la estructura de la Entidad que implique la eliminación de áreas y/o la creación de nuevas áreas funcionales y cargos especialmente en el nivel directivo.

Cambios en el actual mapa de procesos de la Entidad. Hallazgos encontrados por entes de control y resultados de auditorías internas o

externas a los sistemas de gestión de la Entidad.

10 DOCUMENTOS ASOCIADOS

10.1 INFORMES BIA EJECUTIVOS APROBADOS POR LAS DIRECCIONES

El Detalle de los informes BIA fueron aprobados por cada dirección en presentaciones realizadas en las sesiones de validación detalladas en el numeral 8.2.

11 APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Zonia Yaned Palencia Camacho

Liliana Pulido Villamil

Liliana Sofía Navas PinedaDoris Bibiana Cardozo Peña

Cargo/Rol

Contratista Dirección de Análisis y Diseño Estratégico

Directora de Análisis y Diseño Estratégico

Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización – Gestora

SIG proceso Planeación Estratégica

Subdirectora de Diseño, Evaluación y Sistematización



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