Acta de la asamblea general para elección de nueva junta directiva 2014

FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO

FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ

PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7

ACTA 204

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DEL FONDO DE EMPLADOS DEL

INSTITUTO TECNICO FEINTEC

FLORENCIA – CAQUETÁ

FECHA: 15 DE MARZO DEL 2014

HORA: 8:00 A.M

LUGAR: YURUPARY

Siendo las 10:15 AM del día 15 de marzo del 2014 en el sitio acordado, se dio

inicio a la asamblea General Ordinaria de Socios de Empleados del Instituto

Técnico FEINTEC, la cual fue convocada por el presidente dando cumplimiento al

artículo 32 de los estatutos que rigen el Fondo para rendir informes y elegir nueva

Junta Directiva.

ORDEN DEL DÍA:

1. Himno del Cooperativismo

2. Llamado a lista y verificación del Quorum

3. Lectura del acta anterior

4. Elección de Presidente y Secretario para la Asamblea

5. Nombramiento de un comité verificador de acta

6. Refrigerio

7. Informe de:

7.1 Contador

7.2 Presidente

7.3 Gerente

7.4 Comité de Control Social

7.5 Comité de Crédito

7.6 Comité de Bienestar y Solidaridad

7.7 Comité de educación.

8. Aprobación de los informes

9. ELECCION DE la Junta Directiva y Comités (Control Social, Crédito,

educación, Bienestar y Solidaridad) Nombramiento de revisor fiscal.

10. Proposiciones y varios

11. Almuerzo.




Se puso en consideración el Orden del Día y fue aprobado por unanimidad.

1. HIMNO AL COOPERATIVISMO

Se interpretó el himno al cooperativismo.

2. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUORUM

Se llamó a lista y contestaron: ACEVEDO CESAR, CAMARGO ANA OLIDIA,

CÁRDENAS EDOLIO, CASTAÑO MARÍA ALICIA, CASTRO PÉREZ GLORIA,

CÓRDOBA NOHORA, CUBILLOS AMANDA, DÍAZ LUZ MARINA, FIERRO

CUEVAS ALBA LUZ, FIERRO CUEVAS JOSÉ YECID, FLÓREZ DORA AMANDA,

GRAJALEZ ORTIZ LUIS ALBERTO, LOAIZA RAMÍREZ LUZ MARINA, LÓPEZ

CORREA YOLANDA, LÓPEZ NUNILA, LOZANO DUBER ELÍAS, MARTÍNEZ

ISABEL, MARTÍNEZ MARÍA RUBIELA, MENA ORTIZ JESÚS ALITO,

MONTEALEGRE LEONARDO, MORALES LUIS CARLOS, MOSQUERA

JESUCITA, MUÑOZ JOSÉ MILLER, OCHOA MAURO, REINA ROBINSON,

RENTERÍA EDGAR EMILIO, ROJAS JHON HAMILTON, RUBIANO JAMIR, RUIZ

HERLMER FABIÁN, RUIZ GUARACA OLIVERIO, TRIVIÑO MARÍA GLADYS

TOVAR RICARDO, VARGAS MIRYAM CECILIA, VÁSQUEZ SONIA ELENA, se

comprobó la asistencia de socios, necesaria para cumplir el quorum según el

artículo 39 de los estatutos, además se leyó una (1) justificación de ausencia,

presentadas por escrito que allego la siguiente socia: MARÍA JUDITH URREGO.

3. LECTURA DEL ACTA ANTERIOR

Se leyó el acta anterior, la cual se puso en consideración de los asociados.

Ninguno sugirió ningún tema, por lo anterior se aprobó por unanimidad.

4. ELECCIÓN DE PRESIDENTE Y SECRETARIO PARA LA ASAMBLEA

Se procedió al nombramiento del presidente y secretaria para el ejercicio de la

asamblea, voluntariamente se postularon las señoras ALBA LUZ FIERRO CUEVA

y MARIA ALICIA CASTAÑO.

5. NOMBRAMIENTO DE UN COMITÉ VERIFICADOR DE ACTA

Se realizó el nombramiento del comité verificador el cual fue conformado por los

señores ACEVEDO CESAR Y LEONARDO MONTEALEGRE para poder proseguir

con la actividad.




6. REFRIGERIO

Se les dio un receso de 20 minutos para deleitar un pasa-bocas, luego de cumplir

el tiempo determinado se comprobó asistencia nuevamente.

7. INFORME DE:

7.1 CONTADOR

Hace aclaraciones de la visión general del 2013 apuntando que fue un año de

muchos altibajos porque las personas que se retiraron del fondo dejaron un gran

vacío económico, más o menos ocho personas retiradas que hacían grandes

aportes , el comparativo nos muestra lo que disminuyo.

Tenemos una caja menor de $201.509 pesos

En bancos hay $4´445.887.78 y vemos que hay una disminución comparado con

el año anterior,

Un certificado de depósito de ahorro a término fijo desde el 2009, más o menos

según balance, por un valor de $2´800.000.oo. Certificado que hace las veces de

colchón a lo que se tiene en banco, pero no hay un documento que demuestre su

existencia. Aparece en la contabilidad.En los estatutos se debe contemplar el

ahorro por ventanilla para que los pensionados no se retiren del fondo. En cartera

de créditos los préstamos emergentes son los más delicados porque fácilmente se

le olvida pagar al socio o no pueden hacerlo, alrededor de 30 consignaciones se

han hecho de Enero a Diciembre y no somos adivinos ya que no hacen llegar los

recibos y entonces aparecen consignaciones con fecha y cantidad pero sin el

nombre del que lo hace.

Hay un equipo que ya no se utiliza y debe dar de baja. Se tiene en enseres y

equipos $2´053.762.oo

Cuando los socios aportan el 60% va para patrimonio y el 40% son pasivos (ahí

están deudas por pagar);el patrimonio no se debe disponer para gastos varios.

El Patrimonio con que cuenta el fondo es de $ 126.268.808.94 representados de

la siguiente forma:

APORTES SOCIALES $108.094.079.08

RESERVAS $11.524.987.06




FONDO DE DESTIINACION ESPECIFICA $153.488.40

RESULTADO DEL EJERCICIO $6.496.254.40

Gastos generales son de $ 26.804.806.46

Gastos legales de $140.000 de años atrás (hay que hacer depuración contable)

De retención en la fuente se quedó debiendo $26.oo y este dinero se guarda

porque no hay necesidad de pagarlos.

Por aportes de salud y riesgos profesionales de la secretaria se quedó debiendo

desde Diciembre y se le empezó a pagar desde Julio por ley $32.183.oo que es de

pasivo

Hay una reserva de protección de $11´514.000.oo, un fondo especial donde se

gastó de más $1.000.oo.

De recreación y gastos $1´000.000.oo

Fondo de protección $6´496.000.oo es el 20% por si llega a una pérdida es un

colchón contable.

Los ingresos operacionales fueron $24´703.839.oo y no operacionales financieros

fueron $507.598.00

Los ingresos totales $25.211.437.oo

Este año va a ser crítico porque los gastos fueron mayores que los ingresos

Los gastos de administración, de personal y de provisiones es de un total de

$25´027.000.oo

De gastos no operacionales: por manejodel banco de nuestro dinero hay que dar

el cuatro por mil, con un total de $294.000.oo

Por multa de declaración de renta que no se había presentado, de impuestos y

complementarios

$534.000.oo y quedamos en rojo en $1´243.684.oo

Por depreciación, por programas o por activos de uso, hay consignaciones que

están pendientes $4´451.296.oo y también pagos retardados de la secretaría de

educación.




Todas las platas están circulando y algunos consignan y no están presentando los

recibos,

Hay alrededor de $4´400.000.oo en consignaciones que no tienen dueño y al

banco no podemos llevarles problemas de inconsistencias o no pagos y por eso

se da un alto margen de error a pesar que el mismo pagador ha insistido en ese

problema y solo los administrativos pueden solucionar.

BALANCE COMPARATIVO

CUENTA AÑO 2013 ANO 2012

DISPONIBLE 4,647,396.78 16,161,362.24

INVERSIONES 2,800,000.00 2,800,000.00

CUENTA POR COBRAR CLIENTES 92,220,558.93 92,220,558.93

CARTERA DE CREDITOS 29,417,902.63 21,543,493.63

CUENTAS POR COBRAR 27,312,295.00 29,191,272.00

PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 2,053,762.00 1,532,244.00

DEPOSITOS

(27,023,128.40) (2,479,667.60)

CUENTAS POR PAGAR

(5,159,978.00) (828,000.00)

FONDO SOCIALES - (10,000,00)

CAPITAL SOCIAL

(108,094,079.08) (135,977,163.88)

RESERVAS

(11,524,897.00) (11,524,987.06)

FONDOS DE DESTINACION ESPECIFICA

(153,488.40) (1,626,373.72)

RESULTADOS DEL EJERCICIO

(6,496,294.40) (5,826,229.37)

OPERACIONALES

(24,703,839.00) (25,177,316.00)

NO OPERACIONALES

(5,075,998.00) (55,074.00)

GASTOS DE ADMINISTRACION 25,027,121.68 19,121,411.80

NO OPERACIONALES 1,243,684.78 553,469.03

IMPUESTO DE RENTA 5,340,000.00 381,000.00

El contador sugiere tener una secretaria de tiempo completo ya que el fondo va en

crecimiento.

Y se hace necesario un revisor fiscal ya que el manejo de dineros es un asunto

muy delicado. Se da por aprobado el informe.




7.2 PRESIDENTE

ALITO MENA tomo la palabra para dar su informe aclarando que asumió el cargo

con un gran compromiso personal de eficiencia y servicio pero visualizó al fondo

en un punto caótico ya que no fueron claros en la entrega y se empezó a recoger

datos de su funcionamiento y a encaminarlo por donde debía seguir.

Se hizo vinculación legal al contador y secretaria, y se trabajó en analizar

procesos para lograr una organización con herramientas claras a la gerencia.

Se nombró una secretaria auxiliar del área contable y ha mejorado bastante la

administración en lo económico teniendo resultados esperados. Lo primero que

hizo la auxiliar es que se abrió un sitio de internet y allí se colgaron los estatutos;

se adquirió una cámara de video.

La negación de créditos era común, ahora se analizan muy bien los motivos y se

han saneado en lo posible, se habilitó un código para hacer más eficiente el

trabajo y se pagaron extras al contador para tener más claridad en cuestiones

contables.

Se adecuó un poco la oficina y se procuró que los socios pasaran lo mejor en el

paseo a Piscilago

Algunos socios son muy descuidados en las obligaciones mínimas para con el

fondo pues hasta los regalos que se les otorga por parte del fondo ni van a

recogerlos. (Pasó con las anchetas).

Se ha solucionado un poco el problema de los deudores morosos y sobre los

recibos de pagos

Según lo ha apreciado el contador, falta información sobre nombres de algunas

consignaciones pero no tenemos claridad con lo que expresó el contador de la

necesidad del revisor fiscal y el problema de la Superintendencia, él no fue claro

con el fondo en ese aspecto.

No hemos aceptado que se le dejen cuotas a la secretaria para que ella las pague

ya que eso fue uno de los problemas graves de la administración pasada. Se

aprueba por unanimidad.




7.3 GERENTE

Se ha hecho el mayor esfuerzo por hacer cumplir los estatutos y dar respuesta a

las solicitudes de deudas legales.

No se ha podido dar el informe a la superintendencia, el último año fue en el 2010

ya que no se ha podido habilitar el programa para solucionar el impase.

Se han hecho los pagos oportunos de ley y se ha luchado por un buen desempeño

de las tareas contables entre ellas cobro a los deudores morosos.

El Fondo paga la licencia de Siigo cada año y con este pago se tiene tres visitas

de mantenimiento del sistema, en una de estas visitas sugirió el Técnico de Siigo

un cambio de computador puesto que este no tenía la capacidad para el buen

funcionamiento de software. Se aprueba por unanimidad el informe.

7.4 COMITÉ DE CONTROL SOCIAL

Empieza aclarando que terminó la administración solo ella (Luz Marina Loaiza)

porque Ma. Del Carmen Macías nunca se presentó y Yolanda Cuellar se retiró.

La desorganización de la administración pasada se solucionó y se hizo control

cancelando contratos a personal no idóneo. Uno de los problemas principales que

se dio fue que no firmaban créditos sino que daban visto bueno.

No se han hecho pagos continuos y a los deudores morosos se le han hecho

llegar cartas presionando para que sean cumplidos en estos pagos como también

se han hecho algunos ajustes en créditos emergentes para que sean más

eficientes y seguros de recoger.

Por ignorancia de los socios y especialmente de la administración es que no nos

enteramos de los problemas contables y van apareciendo errores que no podemos

visualizar, por eso se hace necesario recibir capacitación del programa SIIGO.

También sugiere que se contrate un profesional que se ocupe de dar solución a

los problemas que está presentando el fondo y que nadie se apersona en

solucionar. Este se aprobó por unanimidad.

7.5 COMITÉ DE CRÉDITO




Algunos socios no tienen carpetas con las cuentas claras y seguimiento de

créditos y los cuatro millones que aparecen sin saber el dueño es de

consignaciones que han hecho y no tiene nombre.

Hay actualmente 115 préstamos emergentes en $100´400.000.oo y se ha

facilitado a algunas personas que no han podido cancelar hacer cruce de cuentas.

Se trató de organizar un poco el problema de las consignaciones sin nombre

revisando fechas con los tiempos y valores de las mismas, hay algunas que fue

imposible reconocer. Se aprobó el informe.

7.6 COMITÉ DE BIENESTAR Y SOLIDARIDAD

No pudo estar pero dejó el informe, he sabido por todas las ayudas a deportes y

las compras de regalos para cumpleaños y anchetas, algunas están que no se han

reclamado.

Se aprobó por unanimidad sin ninguna objeción.

7.7 COMITÉ DE EDUCACIÓN

El señor Edolio expuso que había creado un portal de internet para dar solución a

los problemas de información. S aprobó el informe.

8. APROBACIÓN DE LOS INFORMES

La aprobación de cada informe se dio en cada una de las rendiciones

respectivas.

9. ELECCION DE LA JUNTA DIRECTIVA Y COMITÉS (CONTROL SOCIAL,

CRÉDITO, EDUCACIÓN, BIENESTAR Y SOLIDARIDAD)

NOMBRAMIENTO DE REVISOR FISCAL.

JUNTA DIRECTIVA

PRINCIPALES

NOMBRE CEDULA

RICARDO TOVAR 17.646.123




MAURO OCHOA CORREA 17.634.732

CESAR ACEVEDO AGREDO 18.590.716

SONIA ELENA VÁSQUEZ MONTES 35.252.552

ISABEL MARTÍNEZ MARTÍNEZ 27.275.679

SUPLENTES

ALBA LUZ FIERRO CUEVAS 26.617.785

JOSÉ MILLER MUÑOZ VALENZUELA 17.626.710

ALITO MENA ORTIZ 11.790.346

EDOLIO CÁRDENAS MAVESOY 40.768.648

DUBER ELÍAS LOZANO RODRIGUEZ 17.649.365

COMITÉ DE CONTROL SOCIAL

PRINCIPAL

MARIA RUBIELA MARTÍNEZ VANEGAS 24.575.957

DORA AMANDA FLOREZ USECHE 24.806.290

MARÍA ALICIA CASTAÑO ARENAS 28.814.848

SUPLENTES COMITÉ DE CONTROL SOCIAL

LUZ MARINA DÍAZ 30.515.125

JHON HAMILTON ROJAS LLANO 17.644.436

EDGAR EMILIO RENTERÍA PALOMEQUE 11.789.558

COMITÉ DE CRÉDITO

PRINCIPAL

ISABEL MARTÍNEZ MARTINEZ 27.275.679

JOSE MILLER MUÑOZ VALENZUELA 17.626.710

DUBER ELIAS LOZANO RODRIGUEZ 17.649.365




COMITÉ DE BIENESTAR Y SOLIDARIDAD

PRINCIPAL

SONIA ELENA VÁSQUEZ MONTES 17.649.365

COMITÉ DE EDUCACIÓN

CESAR ACEVEDO AGREDO 18.590.716

EDOLIO CÁRDENAS MAVESOY 40.768.648

REVISOR FISCAL

El Código de comercio en su artículo 203 establece quienes deben tener revisor

fiscal:

1) Las sociedades por acciones;

2) Las sucursales de compañías extranjeras, y

3) Las sociedades en las que, por ley o por los estatutos, la administración no

corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de

socios excluidos de la administración que representen no menos del veinte por

ciento del capital.

De otra parte, la ley 43 del 90, en su Art. 13, parágrafo 2 contempla:

Será obligatorio tener Revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de

cualquier naturaleza, cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año

inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios

mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o

excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos.

Por lo anterior no cumplimos con los requisitos para tener la Figura del revisor

Fiscal.

TODOS LOS ANTERIORMENTE ELEGIDOS ACEPTAN LOS CARGOS.




10. PROPOSICIONES Y VARIOS

Yesid dice que solo con una demanda de pérdida el banco expide un documento

del certificado o devuelve el dinero pero el contador sugiere que se debe aumentar

esa cantidad porque es un colchón para los depósitos en el banco que lo exige la

ley. Ese certificado deja $24.000 de interés.

Oliverio Ruiz dice que se podría utilizar un talonario de recibos para cancelar en el

banco y así se puede hacer seguimiento, el banco nos puede facilitar el talonario.

Ricardo Tovar dice que de lo que quedó consignado del año pasado, hacer la

consulta al banco para depurar esas consignaciones con los datos de valor y

fecha.

Ricardo Tovar pide explicación de “que si el fondo crece porque los informes

muestran lo contrario”

Duber Lozano dice: Propone manejar la cuenta del banco en internet para que los

asociados hagan las consignaciones desde su casa, la presidente encargada

aclara que lo único que mejora las consignaciones a tiempo es ante todo la

responsabilidad.

Ricardo Tovar preocupado dice: nos puede intervenir y sancionar la

superintendencia de economía solidaria y se debe cuanto antes dar solución;

puede ser viajando a Bogotá y allí directamente exponer el problema para su

urgente solución, cuestiona que ya van tres asambleas y el problema no se ha

tratado con la delicadeza que se merece

Miller Muñoz expone que los cobros no pasan de cartas y los deudores morosos

se debieran judicializar y se debe castigar esa cartera morosa.

Robinson Reina dice que escucha que se excedieron en gastos de bienestar y

quiere saber qué pasó?

Ricardo Tovar dice que para solucionar el impase de la superintendencia se debe

hacer una solicitud por escrito y llevar clara las situaciones con sustentaciones

lógicas y que sea cuanto antes.

Ricardo quiere recibir información acerca de las medidas que se han tomado con

respecto a los socios que tienen mora de hasta 48 cuotas y se concluye que no

se ha hecho nada.




11. ALMUERZO

Siendo las 2:45 P.M se dio por terminada la asamblea.

La presente acta fue leída y puesta en consideración de los asistentes y se

aprobó por unanimidad.

Agotado el orden del día se dio por terminada la asamblea siendo las 2:45 P.M

del mismo día.

En constancia firman:

NOTA: La presente acta es fiel copia de la original.

ALBA LUZ FIIERRO CUEVAS MARÍA ALICIA CASTAÑO C.C 26.617.785 YAGUARA C.C 28.814.848 LIBANO PRESIDENTE SECRETARIA

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