ACTA No. 03-2014subfondo 3. Dirección Red de Televisión, subfondo 3.1 Departamento de...

ACTA No. 03-2014 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la

Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día

30 de enero de 2014; con la asistencia del señor Javier Gómez Jiménez, Jefe por

recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión quien

preside; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señora Ivannia Valverde

Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva

de la Comisión y la señorita Natalia Cantillano Mora, Técnica nombrada por la

Dirección General del Archivo Nacional. Ausentes con justificación el señor José

Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente

de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y la señora Virginia Chacón Arias,

Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocados la señora Carmen Sánchez Torres,

Encargada del Archivo Central del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart)

y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised)

de esa entidad; la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del

Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las

valoraciones documentales presentadas por el Cised del Sinart y la señorita Estrellita

Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos

asignada para el análisis de la valoración parcial de la donación realizada por el señor

Carlos Freer Valle. Asiste en calidad de invitado el señor Andreu Gurrera Vallverdú.----

CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.------------------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 02-2014.-----------------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No. 02-2014 del 22 de enero del

2013. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------------------------------------

CAPÍTULO II. ACUERDOS PENDIENTES.-----------------------------------------------------------

ARTÍCULO 2. Acuerdos No. 8 de la sesión No. 34-2013 del 03 de octubre del 2013,

No. 5 de la sesión 45-2013 del 14 de noviembre del 2013; No. 3 de la sesión No. 46-

2013 del 4 de diciembre del 2013; No. 3, No. 4, No. 5, No. 6 y No. 17 de la sesión No.

47-2013 del 05 de diciembre del 2013; No. 2, No. 4 y No. 5 de la sesión 01-2014 del 15

de enero del 2014.--------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 2. Los miembros de esta Comisión Nacional acuerdan no retomar los

acuerdos No. 8 de la sesión No. 34-2013 del 03 de octubre del 2013, No. 5 de la sesión

45-2013 del 14 de noviembre del 2013; No. 3 de la sesión No. 46-2013 del 4 de

diciembre del 2013; No. 3, No. 4, No. 5, No. 6 y No. 17 de la sesión No. 47-2013 del 05

de diciembre del 2013; No. 2, No. 4 y No. 5 de la sesión 01-2014 del 15 de enero del

2014 por razones de tiempo. ACUERDO FIRME.---------------------------------------------------

CAPÍTULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS

SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES.----------------------------------------------

ARTÍCULO 3. Análisis del Informe de Valoración IV-68-2013-VP. Asunto: Valoración

parcial. Fondo: Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart). Convocada la

señora Carmen Sánchez Torres, Encargada del Archivo Central del Sinart y Secretaria

del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa

entidad y la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento

Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración parcial

presentada por el Cised del Sinart. Hora: 8:45 a.m. Se deja constancia de que

durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la

Comisión para su consulta. Al ser las 9:00 horas ingresan las señoras Sánchez Torres

y Retana Ureña, quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV-68-2013-

VP y expone las consideraciones del informe de valoración, destacando las siguientes:

“/…/ 3.6. En la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos correspondiente al

subfondo 3. Dirección Red de Televisión, subfondo 3.1 Departamento de

Programación, subfondo 3.1.1 Sección Videoteca, conocida por la Comisión Nacional

de Selección y Eliminación de Documentos en la sesión Nº 17-2013 de 29 de mayo de

2013, encontramos la siguientes información relacionada con esta valoración parcial:

No. Orden: 3.1.1.7. Tipo / serie documental: Listado de material audiovisual nacional e

internacional1 Original sin copia. Contenido: Descripción de todos los títulos del

material audiovisual nacional e internacional que se encuentran en el fondo documental

en la base de la videoteca. Soporte: Papel y electrónico2. Cantidad: 14 centímetros.

Fechas: 1978-2002. Vigencia administrativa-legal: 5 años (3 años en la oficina y 2 en

el archivo central). Valor científico cultural: SI. Porque permite conocer y ubicar el

material audiovisual producido y custodiado por el canal. Es complementario a la serie

documental 3.1.1.10 “Audiovisuales de producción nacional”. Conservar en soporte

papel. No. Orden: 3.1.1.10. Tipo / serie documental: Audiovisuales de producción

1 La CNSED en sesión 16-2005 de fecha 23 de noviembre de 2005, por medio del informe de valoración

IV-47-2005 elaborado por la señora Carmen Retana Ureña, declaró de valor científico cultural el tipo documental “Listas de programas nacionales e internacionales”. En la tabla de plazos actual este tipo documental se incorporó en la serie documental “Listado de material audiovisual nacional e internacional”. Por lo cual se extiende el criterio para declarar la serie “Listado de material audiovisual nacional e internacional” de valor científico cultural.------------------------------------------------------------------------ 2 De acuerdo con lo indicado por la señora Carmen Sánchez Torres en la sesión 17-2013 del 29 de mayo

del 2013, la información de este listado se mantienen en una base de datos en el programa “Access”.----

nacional3 Original y copia. Copia: Productores invitados. Contenido: Se transmiten

programas de opinión con temas educativos, de salud, entrevistas, documentales

científicos, históricos, literarios, que se encuentran en formatos de DVD, VHS, Umatic

3/4, Betacam, DVCAM, MINIDV, CINTA LTO y DIGITAL. Soporte: DVD, VHS, Umatic

3/4, Betacam, DVCAM, MINIDV, CINTA LTO y DIGITAL. Cantidad: 11.834 unidades

aproximadamente. Fechas: 1978-2013. Vigencia administrativa-legal: Permanente en

la oficina productora. Valor científico cultural: SI. Porque por medio de los programas

nacionales se evidencia el rescate y/o evolución del civismo nacional, reflejan el

desarrollo cultural de la sociedad costarricense y se rescatan valores, costumbres y

tradiciones. Conservar toda la producción nacional. No. Orden: 3.1.1.11. Tipo / serie

documental: Programas extranjeros. Vigencia administrativa lega: permanente en la

oficina productora. Valor científico cultural: No. 3.7. En relación con el acuerdo 12 de

la sesión CNSED-52-2012 de fecha 21 de noviembre de 2012, sobre dejar pendiente la

solicitud de la señora Ivannia Valverde Guevara, respecto a la variación en el criterio de

la declaratoria de valor científico cultural para los formatos betacam, vhs, umatic ¾ de

los programas nacionales “Diagnóstico” y “Debate Nacional”. Se recomienda respetar el

criterio del señor Marco Calderón Delgado, jefe del Departamento de Conservación de

la Dirección General del Archivo Nacional en “... me permito sugerirle que los

materiales a transferir sean preferiblemente reproducciones digitales DVD de buena

calidad, en formato de archivo y no de filme, ya que si recibimos las cintas de video, en

algún momento tendremos que buscar la forma de reproducirlas en ese soporte para

3 La CNSED en la sesión 16-2005 de fecha 23 de noviembre de 2005, declaro de valor científico cultural

el tipo documental “Programas Nacionales”. En la tabla de plazos actual este tipo documental se incorporo en la serie documental.------------------------------------------------------------------------------------------------

poder ver los documentos y tener acceso a reproducciones”4. Por lo tanto, tomando

en cuenta la obsolescencia del soporte de los “masters” de la serie documental

Audiovisuales de Producción Nacional, es necesario que la CNSED considere variar el

criterio de la declaratoria, y solicitar a la institución productora la migración de estos

soportes, betacam, vhs, umatic ¾, a un soporte electrónico, para así garantizar la

conservación de la información. 3.8. La Sección de Videoteca debe tener un plan que

le permita hacer el expurgo del material en mal estado de conservación para los

programas internacionales. No se justifica incluir todo el material en una lista sin

clasificar cuando existe de referencia una tabla de plazos aprobada. Además, como

práctica de gestión documental la unidad productora debería preservar solo aquel

material bien editado.----------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 3. Comunicar a la señora Giselle Carballo Villalobos, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Sistema Nacional

de Radio y Televisión S.A. (Sinart); a la señora Carmen Sánchez Torres, Secretaria del

Cised del Sinart y al señor Randall García Fonseca, Vicepresidente del Cised del

Sinart; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial

presentada mediante oficio CISED-02-2013 de 31 de julio del 2013 para el Fondo:

Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart), Subfondo: Sección Videoteca; e

informa que no se puede autorizar la eliminación de documentos cuya vigencia

administrativa y legal establecida por el Cised del Sinart sea de permanente de acuerdo

con el artículo 131, inciso b) del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos

No. 7202. Asimismo les recuerda que una valoración parcial se presenta para aquellos

4Oficio DC-600-2012 de fecha 15 de junio de 2012, remitido por el Departamento de Conservación.--------

documentos que ya han perdido la vigencia administrativa y legal establecidas por el

Cised del Sinart tomando en cuenta que de conformidad con la Resolución Nº CNSED-

1-20095, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico-

cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar

permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados

como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia

permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. Enviar copia de

este acuerdo a los señores Allan Trigueros Vega, Subdirector General del Sinart;

Ronald Jiménez Lobo, Coordinador Departamento de Programación y Continuidad del

Sinart y Eduardo Sandí Araya, Auxiliar de Videoteca del Sinart; a la señora Virginia

Chacón Arias Directora General del Archivo Nacional y al expediente de valoración

documental del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart) que esta Comisión

Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.---------------------------------------------------------------

ACUERDO 4. Comunicar a la señora Giselle Carballo Villalobos, Presidente del Comité




Sinart; que esta Comisión Nacional no puede emitir criterio sobre el valor científico

cultural de los documentos en mal estado de conservación y por lo tanto no se

responsabiliza por su eliminación. Además, les recuerda que se encuentra vigente la

“Directriz Nº 29-2007 de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las

regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de

5 Publicada en La Gaceta Nº101 de 27 de mayo de 2009.-------------------------------------------------------------------------------

Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada

en la Gaceta Nº 61 Viernes 28 de marzo de 2008”, normativa comunicada mediante

oficio CNSED-152-2013 de 21 de junio del 2013 en el que se remitió el acuerdo No. 4

tomado por esta Comisión Nacional en la sesión 17-2013 de 29 de mayo del 2013

relacionado con la declaratoria de valor científico cultural de la serie “Audiovisuales de

producción nacional”. Enviar copia de este acuerdo a los señores Allan Trigueros

Vega, Subdirector General del Sinart; Ronald Jiménez Lobo, Coordinador

Departamento de Programación y Continuidad del Sinart y Eduardo Sandí Araya,

Auxiliar de Videoteca del Sinart; a la señora Virginia Chacón Arias Directora General

del Archivo Nacional y al expediente de valoración documental del Sistema Nacional de

Radio y Televisión S.A. (Sinart) que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO

FIRME.----------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 5. Solicitar a la señora Giselle Carballo Villalobos, Presidente del Comité




Sinart; que informen a esta Comisión Nacional las razones técnicas por las cuales se

ha incumplido la “Directriz Nº 29-2007 de la Junta Administrativa del Archivo Nacional

con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema

Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios

automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 Viernes 28 de marzo de 2008”;

específicamente para los programas de producción nacional declarados con valor

científico cultural por este órgano colegiado en la sesión 17-2013 de 29 de mayo del

2013; dado que en el oficio CNSED-152-2013 de 21 de junio del 2013 se les indicó “…

la serie documental 3.1.1.10. Audiovisuales de producción nacional, declarada con

valor científico cultural en esta sesión, deberá ser migrada a soportes que garanticen y

faciliten el acceso a la información, debiendo informar al Archivo Nacional respecto a

estas migraciones de soporte”. Enviar copia de este acuerdo a los señores Allan

Trigueros Vega, Subdirector General del Sinart; Ronald Jiménez Lobo, Coordinador

Departamento de Programación y Continuidad del Sinart y Eduardo Sandí Araya,

Auxiliar de Videoteca del Sinart; a la señora Virginia Chacón Arias Directora General

del Archivo Nacional y al expediente de valoración documental del Sistema Nacional de

Radio y Televisión S.A. (Sinart) que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO

FIRME.----------------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV-69-2013-VP. Asunto: Tablas de

plazos de conservación de documentos. Fondo: Sistema Nacional de Radio y

Televisión S.A. (Sinart). Convocada la señora Carmen Sánchez Torres, Encargada del

Archivo Central del Sinart y Secretaria del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (Cised) de esa entidad y la señora María del Carmen

Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada

para el análisis de la valoración parcial presentada por el Cised del Sinart. Hora: 9:00

a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a

disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:00 horas la

señora Retana Ureña procede con la lectura del informe de valoración No. IV-69-2013-

VP y expone las consideraciones del informe de valoración, destacando la siguiente:

“/…/ 3.5. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del

SINART, S.A utiliza un sello con la leyenda “Comité Institucional de Archivo”. En

realidad debería decir” Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos“

ACUERDO 6. Comunicar a la señora Carmen Sánchez Torres, Encargada del Archivo

Central del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart) y Secretaria del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa entidad;

que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de plazos de

conservación de documentos presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio

CISED-02-2013 de 31 de julio del 2013, para el Fondo: Sistema Nacional de Radio y

Televisión S.A. (Sinart), Subfondos 1.1.1. Tesorería; 1.1.2. Sección Presupuesto; 1.1.3.

Sección Contabilidad y 1.1.4. Cuentas por Cobrar y declara con valor científico cultural

las siguientes series documentales: --------------------------------------------------------------------

Fondo: SISTEMA NACIONAL DE RADIO Y TELEVISIÓN S.A, Sinart--------------------

Subfondo 1: Dirección Administrativa y Financiera. Subfondo 1.1. Departamento

Financiero Contable6. Objetivo: Fiscalizar y administrar el presupuesto y la

contabilidad de la institución por medio de los informes de ejecución y estados

financieros. Subfondo 1.1.2. Sección Presupuesto7 Funciones: Elaboración y

Ejecución de Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios.--------------------------------------

Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------

6 Del Departamento Financiero Contable fue conocido en sesión CNSED 17-2033 de 29 de mayo 2013,

el subfondo Control de Activos y no se dio declaratoria de valor científico cultural a ninguna serie documental. Según oficio DFC-135-2013 con fecha del 30 de abril de 2013, suscrito por la señora Yorleny Vargas Villalobos, jefa de la oficina productora. Se indica: “El departamento Financiero Contable está divido en Áreas o Secciones, al mando de una única jefatura”.--------------------------------------------------- 7 La tabla de plazos aparece firmada por la señora Yorleny Vargas V, jefe de la unidad productora y los

miembros del Cised.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.2.2. Asientos de diario de presupuesto8.

Original sin copia. Contenido: Está conformado

por los diferentes asientos que conforman los

registros mensuales de todos los documentos

solicitados para la apropiación presupuestaria y

próximo pago con lo son: registro de órdenes de

compra, registro de cheques, cajas chicas,

registro de planilla, contratos, transferencias

bancarias, nota de débito, asientos de ajuste,

registro de cheques que no se incluyen,

liquidaciones salariales.. Fechas extremas:

Marzo 1992-Setiembre 1992, 1995, 1998-2000 y

2003-2013. Cantidad: 2,889 metros (2 metros,

88 centímetros, 9 milímetros). Soporte: papel.

Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina

Productora y 5 años en el Archivo Central.----------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Sí. Ya que permiten conocer la

situación financiera del Sinart.

Conservar en soporte papel las

modificaciones presupuestarias

que no estén duplicadas en las

series documentales 1.1.2.20.

Informe de Ejecución

Presupuestaria Trimestral,

1.1.2.28. Libros Contables

Foliados, 1.1.2.30. Liquidación

presupuestaria, 1.1.2.32.

Modificaciones Presupuestarias,

1.1.2.37. Presupuestos

Extraordinarios, 1.1.2.38.

Presupuestos Ordinarios

Anuales, 1.1.3.8. Balance de

Comprobación, 1.1.3.9. Balance

de situación, 1.1.3.10. Balance

de resultados, 1.1.3.39. Estados

Financieros.----------------------------

8 En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Existe

evidencia de este tipo documental de los años 1992 de marzo a setiembre, del año 1995, del 1998 al 2000 y del 2003 al 2013” Asimismo se indicó “Nota: Para el año 2011 se incorporan las "Modificaciones Presupuestarias" como parte de la información adjunta de los asientos. Para el año 2013 se incorporan las Órdenes de Compra en el documento de Asientos de Presupuesto, como parte de los documentos registrados”.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.2.19. Informe Comparativo del

presupuesto gastado anualmente en

Publicidad y propaganda de cada una de las

instituciones públicas. Original. Copia

Presidencia Ejecutiva. Contenido: Informe

comparativo del monto gastado por las

instituciones en la partida de "Publicidad y

propaganda" anualmente y que se compara con

lo facturado por cada institución de pauta en el

SINART, ya que deben cumplir según el artículo

19 ley 8346 con el 10% del presupuesto gastado.

Fechas extremas: 2006-20119. Cantidad: 0,108

metros (10 centímetros y 8 milímetros). Soporte

papel / digital. Vigencia administrativa-legal: 5

años en la Oficina Productora y 5 años en el

Archivo Central.--------------------------------------------

Sí. Ya que permite conocer el

uso que las entidades del sector

público costarricense dan a los

medios de comunicación.-----------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.1.2.20. Informe de Ejecución Presupuestaria

Trimestral. Original. Copia Presidencia

Ejecutiva, Contraloría General de la República,

Autoridad Presupuestaria, Ministerio de Cultura,

Sí12. Ya que permite conocer el

uso de los recursos asignados al

Sinart. Conservar en soporte

papel los informes de ejecución

9 En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Existe

evidencia de este tipo documental del año 2006 al 2011.”---------------------------------------------------------------- 12

Declarado con valor científico-cultural en sesión CNSED N°16-2005 de 23 de noviembre de 2005. Subfondo: Dirección Financiero Contable, serie Informe de Ejecución Presupuestaria Trimestral. Cantidad: 0.45 cms, fechas extremas 2004-2005.-------------------------------------------------------------------------

Planificación del Ministerio de Cultura, Auditoría

Interna. Planificación. Contenido: Está

conformado por el Detalle de los programas

según organigrama, Actividades centrales,

Transmisión y producción de programas de radio

Transmisión y producción de programas de

televisión, Servicios de publicidad, Prensa

Televisiva y Dirección Tecnológica. Cada uno de

los programas contiene: Fecha, hora, número de

página, nombre de la entidad, título, nombre del

programa, período y a su vez contiene: Código,

nombre, presupuesto inicial, modificaciones

Presupuesto modificado, trimestre anterior,

trimestre actual, gasto acumulado, saldo

compromiso, gasto total y saldo disponible.

Informe de ingresos. Fechas extremas: 1986,

1998-2002, 200510. Cantidad: 0,45 metros (45

centímetros11). Soporte papel. Vigencia

administrativa-legal: 5 años en la Oficina

presupuestaria del IV Trimestre

que no estén duplicados en las


Asientos de diario de

presupuesto, 1.1.2.28. Libros

Contables Foliados, 1.1.2.30.

Liquidación presupuestaria,

1.1.2.32. Modificaciones

Presupuestarias, 1.1.2.37.

Presupuestos Extraordinarios,


Ordinarios Anuales, 1.1.3.8.

Balance de Comprobación,

1.1.3.9. Balance de situación,

1.1.3.10. Balance de resultados,

1.1.3.39. Estados Financieros.----

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

10

En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Existe evidencia de este tipo documental del año 1986, del año 1998 al 2002 y del año 2005.” Asimismo se indicó “Nota: a partir del año 2006 se incorpora esta información en el sistema SIPP de la Contraloría General de la República, ya que a partir de este años se elimina el documento impreso. La copia para Presupuesto se incluye dentro del Informe de Ejecución Mensual para ingresar los montos al SIPP. Ver oficio No. 0734 del 28 de Enero del 2011 DFOE-022. (*) Declarado con valor científico cultural”.------------ 11

De acuerdo con lo indicado en el oficio DFC-026-2014 de 3 de febrero del 2014.------------------------------


------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.1.2.28. Libros Contables Foliados. Original

sin copia. Contenido: Conformado por libros

foliados para: Inventarios y balances, Mayor y

Diario, donde se registran las diferentes cuentas

contables en forma trimestral y detalle de

registros trimestrales. Fechas extremas: 2002-

201313. Cantidad: 0,089 metros (8 centímetros y

9 milímetros). Soporte papel. Vigencia



------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Sí14. Porque en ellos se

consignan las transacciones

contables de la institución.

Conservar en soporte papel la

información que no se encuentre

duplicada en las series

documentales 1.1.2.2. Asientos

de diario de presupuesto,

1.1.2.20. Informe de Ejecución


1.1.2.30. Liquidación







13

En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Existe evidencia de este tipo documental de los años 2002 al 2013.” Asimismo se indicó “Nota: Se cuenta con los Libros Legales a partir del año 2002. Se adjunta copia de los libros con sello de la Auditoría Interna. (*) Declarado con valor científico cultural”.------------------------------------------------------------------------------------ 14

Declarado con valor científico-cultural en sesión CNSED N°16-2005 de 23 de noviembre de 2005. Subfondo: Dirección Financiero Contable, serie Libros Legales. Para las series Libros Diario y Mayor la cantidad 3 cms y las fechas extremas 2000-2005. Los libros legales son Diario, Mayor, inventarios y balances de Comprobación. Situación y Resultados.----------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------




Financieros.----------------------------

1.1.2.30. Liquidación presupuestaria. Copia.

Original Contraloría General de la República.

Copia: Presidencia Ejecutiva, Dirección.

Administrativa y Financiera, Autoridad

Presupuestaria, Ministerio de Cultura, Auditoría

Interna, Dpto. Planificación. Contenido:

Información solicitada por la Contraloría General

para que de acuerdo con lo establecido

legalmente ofrece la rendición de cuentas del

presupuesto a la Contraloría y a la Autoridad

Presupuestaria. Está compuesto por: Cuadro de

liquidación presupuestaria, Detalle de

Modificaciones internas, Detalle de Presupuestos

Extraordinarios, Detalle de logros alcanzados por

cada uno de los programas, Detalle de egresos

general, Detalle de Egresos por programa,

Certificación y Bloque de legalidad, Certificación

C.C.S.S., Certificación de plazas, Detalle de

origen y aplicación de fondos de cada programa y




papel los informes de ejecución

presupuestaria del IV Trimestre




presupuesto, 1.1.2.20. Informe

de Ejecución Presupuestaria

Trimestral, 1.1.2.28. Libros









Tabla de equivalencia. Fechas extremas: 1980-

Dic 1986, 06 Enero 1987-Dic. 1997, 1999-2000,

2044-201215. Cantidad: 0,186 metros (18

centímetros y 6 milímetros). Soporte papel /

digital. Vigencia administrativa-legal: 5 años en

la Oficina Productora y 5 años en el Archivo

Central.-------------------------------------------------------


Financieros.----------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.1.2.32. Modificaciones Presupuestarias.

Original múltiple: Consejo Ejecutivo, Presidencia

Ejecutiva, Auditoría Interna, Dpto. Planificación,

Ministerio de Cultura, Autoridad Presupuestaria,

Contraloría General de la República. Contenido:

Documento conformado por: Portada, Hoja de

firmas, Acuerdo del consejo, Aumentos,

Justificación de aumentos, Disminuciones,

Justificación de disminuciones y Anexos si

existen. Fechas extremas: 1980, 1987, 1987,

2000, 2001, 2002, 2005, 201016 Cantidad: 0,069

Sí. Ya que permiten conocer el



papel las modificaciones

presupuestarias que no estén

duplicados en las series






15

En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Existe evidencia de este tipo documental del año 1980 a Dic. 1986, del 06 Enero 1987 a Dic. 1997, del año 1999 al 2000 y del año 2004 al 2012.” Asimismo se indicó “Nota: para el año 2013 aún no se reporta documento ya que el informe se elabora en Febrero del año siguiente o sea 2014. Ver oficio 0734 del 28 Enero 2011 DFOE-022”.----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16

En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Existe evidencia de este tipo documental de los años 1980, 1987 y 2000, 2001, 2002, 2005 y 2010.” Asimismo se indicó “Nota: A partir del 2010, las modificaciones presupuestarias se incorporan en el tipo documental “Asientos de diario de presupuesto” como parte de la información adjunta de los asientos”.---




Archivo Central.---------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------










1.1.2.37. Presupuestos Extraordinarios.

Copia. Original y copia: Contraloría General de la

República, Consejo, Presidencia Ejecutiva,

Dirección. Administrativa. Financiera, Autoridad

Presupuestaria., Ministerio de Cultura, Auditoría

Interna, Planificación. Contenido: Documento

conformado por: portada, hoja de firmas, carta de

presentación, acuerdo del consejo, certificación,

clasificación económica de ingresos, justificación

de ingresos, aumentos, justificación de

aumentos, detalle de original y aplicación de

fondos, certificación de C.C.S.S., anexos,

certificación de verificación de requisitos, luego

de aprobación por parte de la Contraloría General

Sí. Ya que permiten conocer la

asignación de recursos

extraordinarios al Sinart.

Conservar en soporte papel los

presupuestos extraordinarios que

no estén duplicados en las series









de la República se anexa copia de la aprobación.

Fechas extremas: 1981, 1999, 2001-2003, 2006,

201017. Cantidad: 0,456 metros (45 centímetros

y 6 milímetros). Soporte papel / digital. Vigencia









1.1.2.38. Presupuestos Ordinarios Anuales.

Copia. Original y copia: Consejo. Ejecutivo,

Presidencia Ejecutiva, Contraloría General de la

República, Dirección Administrativa y Financiera,

Autoridad Presupuestaria, Ministerio de Cultura,

Auditoría Interna, Planificación, Depto.

Financiero, Recursos Humanos, Producción y

Programación de Radio Nacional, Producción y

Programación de Televisión, Servicios de

Publicidad, Servicios de Prensa, Dirección

Tecnológica. Contenido: Documento

Sí19. Ya que permiten conocer la

asignación de recursos

extraordinarios al Sinart.

Conservar en soporte papel los

presupuestos ordinarios que no

estén duplicados en las series






17

En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Evidencia financiera contable, existe evidencia física de este tipo documental del período de gestión de 1981, 1999, 2001 al 2003, 2006 y 2010.” Asimismo se indicó “Nota: A partir del año 2010 se incorporan los Presupuestos Extraordinarios en el documento de Asientos de Presupuesto, como parte de los documentos registrados”.---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19

Declarado con valor científico-cultural en sesión CNSED N°16-2005 de 23 de noviembre de 2005. Subfondo: Dirección Financiero Contable, serie Presupuestos anuales, cantidad 7 cms y las fechas extremas 1998-2005. Asimismo en sesión CNSED 32-2011 de 05 de octubre de 2011 en el subfondo Consejo Ejecutivo aparece la serie Presupuesto, fechas extremas 2006-2010, cantidad 1 cm, con declaratoria de valor científico-cultural. Conservar permanentemente hasta el año 2004. Después de esa fecha se custodiarán en la Autoridad Presupuestaria.---------------------------------------------------------------

conformado por: portada, hoja de firmas, tabla de

contenido, nota de presentación, acuerdo del

consejo, detalle de origen y aplicación de fondos,

ingresos, anexos, justificación de ingresos,

egresos, anexo, justificación de egresos de cada

programa, justificaciones específicas, anexos,

requisitos legales, anexos, certificación del SIPP,

guía interna de verificación de registros, anexos.

Fechas extremas: 1985-201318. Cantidad: 0,248




Archivo Central.---------------------------------------------





Extraordinarios, 1.1.3.8. Balance

de Comprobación, 1.1.3.9.

Balance de situación, 1.1.3.10.

Balance de resultados, 1.1.3.39.

Estados Financieros.----------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

Subfondo 1: Dirección Administrativa y Financiera. Subfondo 1.1. Departamento

Financiero Contable20 Subfondo 1.1.3. Sección Contabilidad21. Funciones:

Registrar sistemáticamente y controlar administrativamente todas las transacciones

contables del SINART, S.A. Elaboración de Estados Financieros.--------------------------


18

En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Evidencia financiera contable, existe evidencia de este documento de los períodos de gestión del año 1985 al 2013.” Asimismo se indicó “Nota: Declarado con Valor Científico Cultural”.------------------------------ 20

Del Departamento Financiero Contable fue conocido en sesión CNSED 17-2033 de 29 de mayo 2013, el subfondo Control de Activos y no se dio declaratoria de valor científico cultural a ninguna serie documental. Según oficio DFC-135-2013 con fecha del 30 de abril de 2013, suscrito por la señora Yorleny Vargas Villalobos, jefa de la oficina productora. Se indica: “El departamento Financiero Contable está divido en Áreas o Secciones, al mando de una única jefatura”.--------------------------------------------------- 21

La tabla de plazos aparece firmada por la señora Yorleny Vargas Villalobos, jefe de la unidad productora, el señor Luis Méndez Baquedano, Coordinador de Contabilidad y los miembros del Cised.

1.1.3.8. Balance de Comprobación. Original sin

copia. Contenido: Se elabora con la información

suministrada por el sistema contable una vez

procesados los asientos de diario donde se

muestra los movimientos del débito y crédito.

Contiene la fecha, No. de cuenta, descripción,

saldo anterior, débitos, créditos, saldo del mes,

saldo acumulado. Fechas extremas: 1991-1992,

1998-201322. Cantidad: 0,536 metros (53,6

centímetros). Soporte papel. Vigencia



------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------




papel los balances de

comprobación que no estén














situación, 1.1.3.10. Balance de

resultados, 1.1.3.39. Estados

Financieros.----------------------------

22

En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Evidencia Contable. Existe documentación de 1991 a 1992 y de 1998 a 2013”.----------------------------------

1.1.3.9. Balance de situación23. Original sin

copia. Contenido: Este balance nos detalla los

activos, pasivo y patrimonio de la institución que

Incluye la fecha, códigos, nombre de la cuenta,

saldo anterior, débitos y créditos, saldo, saldo

deudor, saldo acreedor, saldo más anterior,

variaciones, monto porcentual y totales. Fechas

extremas: 1999-200524. Cantidad: 0,45 metros

(45 milímetros25). Soporte papel. Vigencia



------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Sí.26 Ya que permite conocer el



papel los balances de situación
















23

En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Evidencia Contable. Este tipo documental no se utiliza desde la fecha indicada, ya que ahora se incluye dentro de los Estados Financieros.”--------------------------------------------------------------------------------------------- 24

De acuerdo con lo indicado en el oficio DFC-026-2014 de 3 de febrero del 2014.------------------------------ 25

Idem.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26

Declarado con valor científico –cultural en sesión CNSED N° 16-2005 de 23 de noviembre de 2005. Subfondo Dirección Financiero Contable, fechas extremas: 1999-2005, cantidad: 0,45 cms.-----------------

------------------------------------------------------------------ 1.1.3.39. Estados Financieros.----

1.1.3.10. Balance de resultados27. Original.

Copia Consejo Ejecutivo, Auditoria, Presidencia y

Cultura. Contenido: Este balance se confecciona

con la información suministrada en los asientos

de diario, donde se muestra los ingresos, gastos

y resultados del período. Fechas extremas:

1980. Cantidad: 0,0097metros (0,97

centímetros). Soporte papel. Vigencia



------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Sí.28 Ya que permite conocer el



papel los balances de resultados
















27

En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Evidencia Contable. Este tipo documental no se utiliza desde la fecha indicada, ya que ahora se incluye dentro de los Estados Financieros.”--------------------------------------------------------------------------------------------- 28


------------------------------------------------------------------ 1.1.3.39. Estados Financieros.----

1.1.3.27. Contratos. Original. Copia

Presupuesto. Contenido: Documentos que

ingresan a la oficina contable para proceder con

su revisión, registro, pago según sus condiciones

contractuales. Existen tanto nacionales como

internacionales. Fechas extremas: 1977-1978,

1980, 1983-1992, 1994, 1996, 1999-2003, 2005-

201329. Cantidad: 1,12 metros. Soporte papel.

Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina


Sí. Ya que permiten conocer las

condiciones pactadas por el

Sinart y los proveedores

comerciales. Conservar en

soporte papel los contratos que

demuestren la función y

actividades sustantivas del Sinart

a criterio del Jefe de la Oficina

Productora y el Encargado del

Archivo Central.-----------------------

1.1.3.28. Convenios30. Copia. Original

Presidencia Ejecutiva. Contenido: Convenios de

cooperación del SINART S.A. con otras

instituciones, sobre ventas de servicios en

beneficio mutuo donde se generan las

Sí, ya que permiten conocer los

convenios que el Sinart realiza

con entes nacionales e

internacionales. Conservar en

soporte papel los convenios

29

En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Existen contratos de 1977 a 1978, 1980 y de 1983 a 1992, 1994, 1966 y de 1999 al 2003 y del 2005 al 2013”------ 30

Declarado con valor científico–cultural en sesión CNSED N°16-2005 de 23 de noviembre de 2005. Subfondo Dirección General, Serie Convenios internacionales: con casas extranjeras sobre radio y televisión: TV española, BBC, Discovery Channel, etc, relacionados con el suministro de materiales de transmisión de programas; fechas extremas: 1999-2005, cantidad: 0,40 cms. Serie Convenios internacionales: con casas extranjeras sobre radio y televisión: TV española, BBC, Discovery Channel, etc, relacionados con el suministro de materiales de transmisión de programas. Se incluye además la serie Convenios interinstitucionales cantidad 1 cms, fechas extremas: 2003-2005.

negociaciones. Fechas extremas: 1983, 2000-

2001, 2005, 2008, 2010-201131. Cantidad: 0,04

metros (4 centímetros). Soporte papel. Vigencia



originales que no se encuentren

duplicados en la Presidencia

Ejecutiva.--------------------------------

---------------------------------------------

--------------------------------------------

1.1.3.39. Estados Financieros. Original. Copia

Presidencia Ejecutiva, Dirección Administrativa,

Auditoria Interna, Planificación y Ministerio de

Cultura. Contenido: Se elabora con la

información suministrada en los asientos de

diario donde se muestra los ingresos, gastos y

resultados del período y la situación financiera de

la empresa en una fecha dada. Incluye estado de

resultado, balance de situación, balance de

comprobación, estado de flujo de efectivo,

anexos. Fechas extremas: 1980, 1994-1998,

2000-201332. Cantidad: 1,63 metros. Soporte

papel. Vigencia administrativa-legal: permanente

en la Oficina Productora.--------------------------------

Sí33. Conservar

permanentemente porque

permiten conocer la situación

contable y financiera de la

entidad en un tiempo

determinado. Conservar en

soporte papel los estados

financieros que no estén







31

En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Existen documentos del año 1983 y del 2000 al 2001, 2005, 2008 y 2010 al 2011”------------------------------------------ 32

En la columna observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indicó “Evidencia Contable. Existe documento del año 1980 y de 1994 a 1998 y del 2000 al 2013. Se pueden descartar los que se encuentran repetidos una vez cumplido el período de gestión.”----------------------------. 33


------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------










de resultados.--------------------------

Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio N° CISED-02-2013 de 31 de julio del

2013, para el Fondo: Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart), Subfondos

1.1.1. Tesorería; 1.1.2. Sección Presupuesto; 1.1.3. Sección Contabilidad y 1.1.4.

Cuentas por Cobrar; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico

cultural, pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal

determinada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

(Cised) del Ministerio de Educación Pública, de acuerdo con los artículos No. 120, 132,

135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202.---------------------------------------------------------

En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de

conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la

institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y

otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas

que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos

que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos

de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos

producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas

Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-

DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------

Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia

“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,

de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200934, inciso 1 se establece que: “Si

estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad

productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los

documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán

trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el

plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------

34 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009

En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de setiembre

de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica: “Por este

medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley

contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia

administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas,

operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10

años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y

Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace

más de un año.”-----------------------------------------------------------------------------------------------

Asimismo, se le consulta a la señora Sánchez Torres si tiene algún comentario,

consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.----------------------

Enviar copia de este acuerdo a las señoras Laura Gómez Hernández, Encargada de la

Sección de Tesorería; Xinia Gómez Garita, Coordinadora de Presupuesto y Tania

Chaverri González, Encargada de Cuentas por Cobrar; al señor Luis Méndez

Baquedano, Coordinador de Contabilidad y a la señora Yorleny Vargas Villalobos, Jefe

Departamento Financiero Contable; dependencias del Sistema Nacional de Radio y

Televisión S.A. (Sinart) y al expediente de valoración documental del Sinart que esta

Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------

ACUERDO 7. Recordar a la señora Carmen Sánchez Torres, Encargada del Archivo

Central del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (Sinart) y Secretaria del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de esa entidad;

que está pendiente de aclarar las cantidades y fechas de las series documentales

1.1.3.9. Balance de situación y 1.1.3.10. Balance de resultados. Para la remisión de las

aclaraciones solicitadas cuenta con 10 días hábiles posteriores a la notificación de este

acuerdo. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental del

Sinart que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.-----------------------------

ARTÍCULO 5. Análisis del Informe de Valoración IV-74-2013-VP. Asunto: Valoración

parcial. Fondo: Donación Carlos Freer Valle. Convocada la señorita Estrellita Cabrera

Ramírez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para

el análisis de la valoración parcial de la donación realizada por el señor Carlos Freer

Valle. Hora: 9:30 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos

estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las

11:25 horas ingresa la señorita Cabrera Ramírez quien procede con la lectura del

informe de valoración No. IV-74-2013-VP y expone las consideraciones del informe de

valoración, destacándose lo siguiente: -----------------------------------------------------------------

“El presente informe se elabora en atención al oficio N° DG-657-2013 de 17 de

setiembre de 2013, mediante el cual la señora Virginia Chacón Arias, Directora General

del Archivo Nacional, solicitó la valoración de algunos documentales donados por el

señor Carlos Freer Valle /…/ 1. Sobre Carlos Freer Valle. Carlos Freer Valle, es un

cineasta costarricense nacido en la provincia de Cartago, el 02 de diciembre de 1940.

Se enamoró del cine en la Filmoteca de la Universidad Autónoma de México cerca del

año 1963 y una década más tarde, asumió el reto de hacer cine en Costa Rica en

conjunto con Kitico Moreno y otros entusiastas del cine. Entre sus documentales se

encuentran “La cultura del guaro”, que es quizás la película más vista en la historia del

sétimo arte criollo. Además, fue integrante del grupo fundador del Departamento de

Cine del Ministerio de Cultura, en 1973, también editor del proyecto de "Historia Visual

de Costa Rica", serie de 12 fascículos del Grupo Nación y desde el año 2000 hasta la

actualidad Director35 del canal 15 de la Universidad de Costa Rica. /…/ 3. Sobre los

documentales sometidos a valoración: 3.1. Serie “Documentales

Universitarios”36: Esta serie documental fue producida por el cineasta costarricense y

Director del Canal 15 de la Universidad de Costa Rica Carlos Freer Valle. La serie se

compone de los documentales: “De su propia voz. José Joaquín Trejos Fernández”,

“Mirando hacia el Valle. Abelardo Bonilla Baldares” y “Relato de una época. Alejandro

Alvarado Quirós”, documentales que se encuentran relacionados con la biografía de

tres universitarios que dejaron una profunda huella en el desarrollo de la Universidad

de Costa Rica. Según Freer, el documental “De su propia voz”, surgió después de

cuatro días de conversaciones y recuerdos con el expresidente de la República, José

Joaquín Trejos Fernández, en 1997. Para crear la obra, se llevó a cabo un trabajo de

producción y recolección que juntó recuerdos tanto personales como profesionales, del

exprofesor universitario, mezcladas con las críticas que él mismo realiza. José Joaquín

Trejos Fernández cuenta “De su propia voz”, en un documental de tres capítulos, los

recuerdos de su historia personal, la del país y la de la Universidad de Costa Rica

(UCR). Esta obra esperó 16 años en ser revelada a la comunidad universitaria, ya que

fue proyectada por primera vez el 11 de setiembre de 2013, en la culminación de las

celebraciones del 73 aniversario de la UCR. Con la historia del expresidente Trejos

también se cerró una serie de documentales titulada “Universitarios”, que relatan la vida

35

En la sesión 04-2014 de 5 de febrero del 2014, el señor José Bernal Rivas Fernández indica que existe un error en el informe de valoración, por cuanto el señor Carlos Freer Valle no es el actual Director del Canal 15 de la Universidad de Costa Rica.------------------------------------------------------------------------------- 36

Tomado de la página web: http://www.semanariouniversidad.ucr.cr/component/content/article/4187-Universitarias/11454-cierra-ciclo-de-documentales-de-su-propia-voz.html. Consultado el 12 de diciembre de 2013.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

http://www.semanariouniversidad.ucr.cr/component/content/article/4187-Universitarias/11454-cierra-ciclo-de-documentales-de-su-propia-voz.html

http://www.semanariouniversidad.ucr.cr/component/content/article/4187-Universitarias/11454-cierra-ciclo-de-documentales-de-su-propia-voz.html

de otros dos universitarios destacados: Abelardo Bonilla y Alejandro Alvarado Quirós.

El trabajo de llevar a término dichos documentales tiene como intención rendir el

homenaje merecido, a las vidas ideales y acciones de quienes tuvieron un papel

destacado en la creación y el desarrollo de la Universidad de Costa Rica, por lo tanto

representan un ejercicio de memoria y de afecto. El documental “De su propia voz” se

diferencia de los otros dos “Mirando hacia el Valle. Abelardo Bonilla Baldares” y “Relato

de una época. Alejandro Alvarado Quirós”, porque ofrece el testimonio propio de José

Joaquín Trejos Fernández. 3.2. Documental “Buscando a Rodrigo Facio”:

Buscando a Rodrigo Facio, es un documental producido por la Vicerrectoría de

Investigación de la Universidad de Costa Rica y realizada por los cineastas Carlos

Freer Valle y Andrés Heidenreich Brenes. Esta obra audiovisual muestra lo que los

parientes, amigos, alumnos y algunos de los seguidores actuales de Rodrigo Facio

opinan de él y cómo lo recuerdan. La producción cuenta la vida y obra de este célebre

costarricense, enfocando tanto la trayectoria pública como la universitaria. Expone su

papel como rector de la UCR en varios periodos. El rodaje hace un recuento de los

momentos históricos en que vivió este personaje, ilustrándolo con valiosas fotos y

videos que datan de la época, así como entrevistas con personalidades nacionales que

lo conocieron. Parientes alumnos y amigos; así como actuales prosélitos rememoran al

ciudadano, académico y Benemérito de la Patria, orientando la búsqueda de este gran

costarricense en el 50º aniversario de su anticipada partida. Rodrigo Facio Brenes fue

diputado, miembro de la comisión redactora del proyecto de Constitución Política en la

Asamblea Constituyente de 1949 y vicepresidente de la junta directiva del Banco

Central de Costa Rica. En el campo académico destacó como catedrático y decano de

la Escuela37 de Ciencias Económicas y Sociales, y catedrático de la Escuela de

Derecho de Costa Rica. Posteriormente ocupó la Secretaría General de la Universidad

de Costa Rica, donde alcanzó el cargo de rector en varios períodos. Como Rector de

la UCR reformó la educación superior. Introdujo los Estudios Generales e instauró una

amplia reforma académica en la Facultad de Ciencias y Letras. Fue el gestor del

traslado de la Universidad a las nuevas edificaciones de su actual campus. Como justo

homenaje a su memoria la Asamblea Universitaria, acordó denominar a este campus

como “Ciudad Universitaria Rodrigo Facio Brenes”. Preocupado por las dificultades

nacionales, en 1940, junto con un grupo de jóvenes estudiantes y profesores

universitarios, Rodrigo Facio funda el "Centro para el Estudio de los Problemas

Nacionales". Además de insigne académico, Rodrigo Facio fue un personaje muy

activo en diferentes esferas, tanto nacionales como internacionales, donde se

desempeñó como destacado, economista, abogado, historiador e investigador. Por lo

que la Asamblea Legislativa lo declaró Benemérito de la Patria el 22 de noviembre de

1961. 3.3. Documental “Gil Chaverri”38: Como homenaje a la vida prolífica en el

campo de la investigación y la docencia y como una forma de rescatar su legado del

posible olvido, la Vicerrectoría de Investigación y el canal 15 de la Universidad de

Costa Rica, realizaron un documental que resume las múltiples facetas de la vida del

Dr. Gil Chaverri Rodríguez en 40 minutos de video. El Lic. Carlos Freer, ex Director del

Canal 15, fue quien planteó la idea de realizar una serie de documentales que

permitieran rescatar el legado tanto de Gil Chaverri como de otros universitarios

37

En la sesión 04-2014 de 5 de febrero del 2014, el señor José Bernal Rivas Fernández indica que existe un error en el informe de valoración, por cuanto lo correcto es “Facultad de Ciencias Económicas y Sociales” y no “Escuela de Ciencias Económicas y Sociales”.----------------------------------------------------------- 38

Tomado de la Revista “Presencia Universitaria” N° 100. Pág. 20. Año 2008

costarricenses de notable trayectoria. Esta iniciativa fue acogida en aquel momento

por quien era el vicerrector de Investigación de la Universidad de Costa Rica, Henning

Jensen, quien reconoció que don Gil es una figura emblemática de toda una

generación que forjó muchas de las más importantes características de la UCR de una

manera ejemplar, pues logró llevar la docencia, la investigación y la extensión docente

como una unidad de ejercicio académico, con un gran sentido de servicio a la

comunidad nacional. El documental fue dirigido por el cineasta Andrés Heidenreich, es

una rica mezcla de dos mundos: de lo personal y lo contextual, pues plantea que para

entender a don Gil Chaverri debe conocerse el momento político y social que le tocó

vivir. Así, ofrece información de carácter histórico, no solo sobre el personaje en

cuestión, sino de Costa Rica y el mundo y sobre el avance de la ciciencia (sic). Gil

Chaverri Rodríguez nació en 1921 en Heredia y murió en el 2005, fue amante de Bach

y apasionado por descifrar las matemáticas en sus composiciones. Entre otras de sus

aficiones, estuvo la mecánica automotriz y aprende idiomas por su propia cuenta, entre

ellos: alemán, inglés, francés, ruso, latín y griego.”--------------------------------------------------

ACUERDO 8. Comunicar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del

Archivo Nacional; que esta Comisión Nacional conoció el oficio DG-657-2013 de 17 de

setiembre del 2013 mediante el cual se presentó la donación del señor Carlos Freer

Valle y declara con valor científico cultural las siguientes series documentales: ------------

Fondo: DONACIÓN CARLOS FREER VALLE---------------------------------------------------

Subfondo 1: Universidad de Costa Rica (UCR). Subfondo 1.1. Vicerrectoría de

Investigación. Subfondo 1.1.1. Serie “Documentales universitarios”39-----------------

39

Estos documentales contienen imágenes de distintos personajes importantes para el país, así como videos que reflejan el paisaje antiguo de distintos lugares de Costa Rica.-------------------------------------------


1.1.1.1. Video “De su propia voz. José

Joaquín Trejos Fernández” Capítulo 1. Copia.

Original: Universidad de Costa Rica. Contenido:

Biografía del señor José Joaquín Trejos

Fernández, en este capítulo se habla sobre: la

historia del nacimiento y niñez, matrimonio,

docente de la Universidad de Costa Rica,

fundador de la Facultad de Ciencias Económicas

y Sociales, estudiante de la Universidad de

Chicago, Decano de Ciencias Económicas,

Reforma Universitaria y participación en la Junta

Directiva del Banco Central. Fechas extremas:

1997. Cantidad: 3 unidades de DVD de cada

video. Tamaño: 2.69 Gb cada video. Soporte:

electrónico.--------------------------------------------------

Si, ya que se refleja en forma

audiovisual la biografía de un

personaje relevante en Costa

Rica, tal como lo es el señor José

Joaquín Trejos Fernández.

Además, se relatan los aportes

del señor Trejos Fernández en la

creación y desarrollo de las

Facultades de Ciencias

Económicas y Letras de la

Universidad de Costa Rica.--------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

--------------------------------------------




Candidatura a la Presidencia de la República,

elecciones de 1966. Fechas extremas: 1997.

Cantidad: 3 unidades de DVD de cada video.

Tamaño: 1.96 Gb cada video. Soporte:

Si, ya que refleja en forma

audiovisual la vivencia del señor

José Joaquín Trejos Fernández

como candidato a la Presidencia

de la República en las elecciones

de 1966.---------------------------------

---------------------------------------------

electrónico.-------------------------------------------------- --------------------------------------------




Gestión en la Presidencia de la República.

Fechas extremas: 1997. Cantidad: 3 unidades de

DVD de cada video. Tamaño: 2.59 Gb cada

video. Soporte: electrónico.------------------------------


audiovisual el testimonio del

señor José Joaquín Trejos

Fernández como Presidente de

la República.---------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.1.1.4. Video “Mirando el valle. Momentos de

la vida de Abelardo Bonilla Baldares”. Copia.


Muestra los ideales y aportes de Abelardo Bonilla

Baldares, tanto a nivel social como en su función

de Vicepresidente de la República y profesor

fundador de la UCR. Fechas extremas: No se

indica. Cantidad: 3 unidades de DVD de cada

video. Tamaño: 2.60 Gb cada video. Soporte:

electrónico.---------------------------------------------------


audiovisual los aportes del señor

Abelardo Bonilla Baldares en los

ámbitos de la educación, el

periodismo y la política de Costa

Rica.--------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.1.1.5. Video “Relato de una época.

Alejandro Alvarado Quirós”. Copia. Original:

Universidad de Costa Rica. Contenido: Aportes

de Alejandro Alvarado Quirós en el ámbito

público, donde desempeñó cargos tanto políticos



Alejandro Alvarado Quirós en los

ámbitos de la educación, cultura

y la política de Costa Rica.---------

como administrativos en los campos de la cultural

y la docencia (Primera Rectoría de la UCR).

Fechas extremas: 2013. Cantidad: 3 unidades de

DVD de cada video. Tamaño: 2.98 Gb cada

video. Soporte: electrónico.-----------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------


Investigación. Subfondo 1.1.2. Documental “Buscando a Rodrigo Facio-------------


1.1.2. Video “Buscando a Rodrigo Facio”.

Copia. Original: Universidad de Costa Rica.

Contenido: muestra lo que sus parientes, amigos,

alumnos y algunos de los seguidores de Rodrigo

Facio opinan y recuerdan de él. Fechas

extremas: 2009. Tamaño: 2.74 Gb. Soporte:

electrónico.--------------------------------------------------



Rodrigo Facio Brenes en los

ámbitos de la educación y la

política de Costa Rica.--------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------


Investigación. Subfondo 1.1.3: Documental “Proyecto Gil Chaverri”-------------------


1.1.3. Video “Proyecto Gil Chaverri”. Copia.


Se refiere a los distintos aportes que realizó Gil

Chaverri en los ámbitos académico, educación y

cultura. Fechas extremas: 2008. Tamaño: 2.22



Gil Chaverri en los ámbitos

académico, educativo y cultural

de Costa Rica.-------------------------

Gb. Soporte: electrónico.-------------------------------- ---------------------------------------------


Investigación. Subfondo 1.1.4: Serie “Investigación”----------------------------------------


1.1.4.1. Video Capítulo 1 “Investigación”.

Copia. Original: Universidad de Costa Rica e

ICECU. Contenido: Se refieren a los distintos

tipos de investigaciones científicas y los aportes

que realiza la Universidad de Costa Rica en

sectores como: la tecnología (nanotecnología,

robótica, seguridad natural y agroalimentaria de

Costa Rica (impacto en el sector productivo);

historia, psicología, sociología, artes,

humanidades. Fechas extremas: 2009. Tamaño:

1.43 Gb. Soporte: electrónico.-------------------------

Sí, porque refleja el aporte de la

Universidad de Costa Rica la

investigación científica en

sectores como la historia, la

psicología, la sociología, las artes

y la tecnología entre otros.---------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.1.4.2. Video Capítulo 2 “Aporte Social”.


ICECU. Contenido: Se refiere a las distintas

investigaciones que realiza la Universidad de

Costa Rica sobre relaciones sociales, literatura,

política, arte, historia, relación de la sociedad con

la naturaleza, etc. Fechas extremas: 2010.

Tamaño: 1.53 Gb. Soporte: electrónico.-------------


Universidad de Costa Rica en el

campo de la investigación sobre

relaciones sociales, literatura,

política, arte, historia, relación de

la sociedad con la naturaleza,

entre otros.-----------------------------

---------------------------------------------

3.1.3. Video Capítulo 3 “Seguridad

Alimentaria”. Copia. Original: Universidad de

Costa Rica e ICECU. Contenido: Se refiere a las

investigaciones realizadas por la Universidad de

Costa Rica sobre la seguridad alimentaria.

Fechas extremas: 2010. Tamaño: 1.39 Gb.

Soporte: electrónico.--------------------------------------



campo de la investigación sobre

la seguridad alimentaria.------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.1.4. Video Capítulo 4 “Ecología y Medio

Ambiente”. Copia. Original: Universidad de

Costa Rica e ICECU. Contenido: Se refiere a los

esfuerzos realizados por la UCR para investigar

sobre los métodos que permitan enfrentar los

retos venideros de la ecología y medio ambiente.





campo de la investigación

ecológica y ambiental. --------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.1.5. Video Capítulo 5 “Salud”. Copia.

Original: Universidad de Costa Rica e ICECU.

Contenido: Se refiere a las investigaciones

realizadas por la UCR en el campo de la Salud.





campo de la investigación de la

salud.-------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.1.6. Video Capítulo 6 “Ciencia y ética”.




ICECU. Contenido: Investigaciones realizadas

por la UCR sobre ciencia y ética. Fechas

extremas: 2011. Tamaño: 1.88. Soporte:

electrónico.--------------------------------------------------

campo de la investigación

científica y ética.----------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de

conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la

institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y

otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas

que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos

que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos

de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos

producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas

Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-

DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------

Enviar copia de este acuerdo a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del

Departamento Servicios Archivísticos Externos, al expediente de valoración documental

de la Donación del señor Carlos Freer Valle que esta Comisión Nacional mantiene.

ACUERDO FIRME.------------------------------------------------------------------------------------------

CAPÍTULO IV. ANÁLISIS DE DOCUMENTOS PENDIENTES.----------------------------------

ARTÍCULO 6. Se retoma el acuerdo 6 de la sesión 01-2014 de 15 de enero del 2014

que indica “Los miembros de esta Comisión Nacional acuerdan no continuar con el

análisis del oficio DSAE-304-2013 de 20 de junio del 2013 suscrito por la señora

Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos a

partir de la página No. 6 por razones de tiempo.”----------------------------------------------------

ACUERDO 9. Los miembros de esta Comisión Nacional acuerdan no continuar con el

análisis del oficio DSAE-304-2013 de 20 de junio del 2013 suscrito por la señora

Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos a

partir de la página No. 6 por razones de tiempo.”----------------------------------------------------

ARTÍCULO 7. Se retoma el acuerdo 13 de la sesión 01-2014 de 15 de enero del 2014

que indica “Remitir a los miembros de esta Comisión Nacional copia del oficio AL-004-

2014 de 14 de enero del 2014 suscrito por la señora Guiselle Mora Durán, Asesora

Legal de la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita Marianela Calderón

Rivera, Abogada de esa dirección general; mediante el cual se da respuesta al acuerdo

6 tomado por esta Comisión Nacional en la sesión 25-2013 de 14 de agosto del 2013 y

comunicado con el oficio CNSED-226-2013 de 4 de setiembre del 2013 y en el que se

le solicitó emitir su criterio legal respecto con lo indicado en la página 3 del oficio AI-40-

2013 de 01 de agosto del 2013 suscrito por la señora Noemy Méndez Madrigal,

Auditora Interna del Archivo Nacional relacionado con las “…posibles consecuencias

jurídicas de la ausencia de legalización del libro de actas de sesiones de la CNSE (sic)

derivada de la omisión de seguir las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna

en sendos oficios …”. La señora Valverde Guevara indica que el oficio AL-004-2014 se

remitió vía correo electrónico el día 28 de enero del 2013.----------------------------------------

ACUERDO 10. Los miembros de esta Comisión Nacional acuerdan por razones de

tiempo, no analizar el oficio AL-004-2014 de 14 de enero del 2014 suscrito por la

señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal de la Dirección General del Archivo

Nacional y la señorita Marianela Calderón Rivera, Abogada de esa dirección general

relacionado con las posibles consecuencias jurídicas de la ausencia de legalización de

los libros de actas de la CNSED. ACUERDO FIRME.---------------------------------------------

CAPÍTULO V. CORRESPONDENCIA.-----------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 8. Correo electrónico de 28 de enero del 2014 suscrito por la señora Ana

Victoria Chacón Monge, Encargada del Archivo Central de Consejo Nacional de

Concesiones y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos de ese Consejo; mediante el cual informa que están elaborando las tablas

de plazos de ese consejo nacional y que no hay problema con las tablas por

dependencias, sin embargo indica que tienen proyectos como San José-San Ramón,

San José-Caldera, Terminal de Contenedores de Moín y otros que son conformados

por documentación que se genera en casi todas las dependencias y que no pertenecen

a un área o departamento específico, por lo que consulta si es correcto elaborar una

tabla de plazos por cada proyecto. Por otro lado consulta si se deben elaborar tablas

de dependencias que no aparecen en el organigrama como por ejemplo la Proveeduría

que pertenece al Área Administrativa Financiera pero que no se refleja en el

organigrama.---------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 11. Comunicar a la señora Ana Victoria Chacón Monge, Encargada del

Archivo Central de Consejo Nacional de Concesiones y Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de ese Consejo; que esta

Comisión Nacional conoció el correo electrónico de 28 de enero del 2014 y le informa lo

siguiente: 1. En caso de que los proyectos San José-San Ramón, San José-Caldera,

Terminal de Contenedores de Moín y otros sean unidades ejecutoras que cuenten con

una estructura orgánica debidamente conformada por algún decreto o ley, podrán

presentarse como tablas de plazos de conservación de documentos independientes. 2.

Si esos proyectos no cuentan con estructura orgánica debidamente conformada, la

documentación producida en la ejecución de esos proyectos deberá ser incorporada en

la tabla de plazos de conservación de documentos de la unidad que tenga a cargo su

ejecución. 3. En la conformación de expedientes se deberá aplicar lo estipulado en el

Código Procesal Contencioso Administrativo dado que el expediente es una serie

documental compuesta y por lo tanto debe cumplir con las formalidades que la ley le

otorga. 4. En el caso de unidades administrativas que no se presentan en el

organigrama del Consejo Nacional de Concesiones, se deberá presentar el documento

emitido por la entidad competente (por ejemplo el Ministerio de Planificación Nacional y

Política Económica, Mideplan) que autorice la creación de esas unidades, de lo

contrario la documentación que produzcan esas unidades deberá ser incorporada en la

tabla de plazos de la dependencia superior. Por ejemplo la documentación de la

Proveeduría deberá ser incorporada en la tabla de plazos del Área Administrativa

Financiera. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental del

Consejo Nacional de Concesiones que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO

FIRME.----------------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 9. Oficio AL-060-2014 de 27 de enero del 2014, suscrito por las señora

Guiselle Mora Durán y Marianela Calderón Rivera, Asesora Legal y Abogada

respectivamente del Archivo Nacional; mediante el cual informa que mediante oficio AL-

004-2014 de 14 de enero del 2014 se dio respuesta al acuerdo No. 2 tomado por la

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en la sesión No. 47-

2013. SE TOMA NOTA.------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 10. Copia del oficio DC-054-2014 de 28 de enero del 2014, suscrito por el

señor Marco Calderón Delgado, Jefe del Departamento de Conservación del Archivo

Nacional; mediante el cual comunica que el señor Fabio Jiménez Salas realizará el

diagnóstico de las cintas de carrete abierto del Hospital San Juan de Dios en atención

al acuerdo No. 5 tomado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos en la sesión No. 45-2013. SE TOMA NOTA.---------------------------------------

ARTÍCULO 11. Copia del oficio DC-055-2014 de 28 de enero del 2014, suscrito por el

señor Marco Calderón Delgado, Jefe del Departamento de Conservación del Archivo

Nacional; mediante el cual comunica que el señor Fabio Jiménez Salas realizará el

diagnóstico de la colección aerofotográfica del Instituto Geográfico Nacional en

atención al acuerdo No. 4 tomado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación

de Documentos en la sesión No. 47-2013. SE TOMA NOTA.-----------------------------------

ARTÍCULO 12. Correo electrónico de 28 de enero del 2014 suscrito por el señor Juan

Ramón Cruz Méndez, Encargado del Archivo Central de la Municipalidad de Esparza;

mediante el cual se disculpa por la no asistencia a las sesiones en las que fue

convocado. SE TOMA NOTA.----------------------------------------------------------------------------

CAPÍTULO VI. VALORACIONES DOCUMENTALES RECIBIDAS Y ASIGNADAS AL

DSAR EN EL AÑO 2013.-----------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 13. La señora Ivannia Valverde Guevara comenta que al 20 de diciembre

del 2013 existían cinco informes de valoración listos para programar en sesiones

próximas de este órgano colegiado. Estos informes corresponden al Ministerio de

Educación, la Donación de Carlos Freer Valle, y las Municipalidades de Mora y

Esparza; todos ellos ya vistos por la Comisión Nacional en las sesiones 01-2014, 02-

2014 y 03-2014; excepto la Municipalidad de Esparza. Así mismo, la señora Valverde

Guevara indica que al 20 de diciembre se recibieron 123 trámites de valoración

documental con 634 instrumentos entre tablas de plazos de conservación de

documentos y valoraciones parciales para un total de 11.193 series documentales, de

los cuales se analizaron un 86,59% de los trámites recibidos, porcentaje que es

superior al analizado en el año 2012. La señora Valverde Guevara indica que al 20 de

diciembre del 2013 se recibieron 16 trámites 57 instrumentos entre tablas de plazos de

conservación de documentos y valoraciones parciales y 3.041 series documentales

más que en el año 2012, con un grado de avance del 86,59% en el 2013 contra un

75,70% en el 2012. Finalmente, indica que en el año 2012 habían quedado

pendientes 26 trámites y al 20 de diciembre de 2013 solamente 15 trámites, de los

cuales 11 han sido analizados y está pendiente de finalizar el informe de valoración o

en espera de aclaraciones por parte de los Comités Institucionales de Selección y

Eliminación de Documentos. SE TOMA NOTA.----------------------------------------------------

CAPITULO VII. VARIOS.-----------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 14. El señor Raymundo Rosales Brenes informa que la semana del 03 de

febrero al 07 de febrero del 2014 no podrá participar de la o las sesiones que se

convoquen. SE TOMA NOTA.---------------------------------------------------------------------------

A las 12:00 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------

Javier Gómez Jiménez Virginia Chacón Arias

Vicepresidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

ACTA No. 03-2014subfondo 3. Dirección Red de Televisión, subfondo 3.1 Departamento de...

Documents

Transcript of ACTA No. 03-2014subfondo 3. Dirección Red de Televisión, subfondo 3.1 Departamento de...