ACTA No. 21-2015. correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las

instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir

de las 8:30 horas del día 24 de setiembre del 2015; con la asistencia del señor

Javier Gómez Jiménez , Jefe del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente

de la Comisión quien preside; Javier Salazar Sáenz, Historiador y de las señoras

Mellany Otárola Sáenz, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo

Nacional; Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios

Archivísticos Externos (DSAE) y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; y Melissa

Méndez Montes, técnica del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien

levanta el acta. Ausentes con justificación: el señor Dennis Portuguez Cascante,

Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y Presidente de esta

Comisión Nacional; la señora Graciela Chaves Ramírez, Subdirectora General del

Archivo Nacional y Directora Ejecutiva de esta Comisión. Convocada asistente la

señora Wendy Martínez Jiménez, Encargada del Archivo Nacional del Registro

Nacional. Invitada: la señorita Camila Carreras Herrero, profesional del DSAE

asignada para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos

presentadas por el Cised del Registro Nacional. Se deja constancia de que la

señora Mellany Otárola Sáenz, Técnica nombrada por la Dirección General del

Archivo Nacional, se incorporó a la sesión a partir de las once horas.-------------------

CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.-----------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 20-2015.----------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No. 20-2015 del 10 de

setiembre del 2015. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------------

CAPÍTULO II. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS

COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.---------------------

ARTÍCULO 2.Oficio CISED2015-022 del 07 de setiembre del 2015 recibido el 10

de setiembre del 2015; suscrito por el señor Orlando Cervantes Benavides,

Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

(Cised) del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, por medio del cual

presenta 8 tablas de plazo con 57 series documentales. La solicitud incumple con

los siguientes requisitos de forma establecidos en el instructivo para la elaboración

de tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales:

Requisito N°1: El formulario de la tabla de plazos debe tener todas las columnas

debidamente cumplimentadas: En la tabla de plazos del subfondo Viceministerio

de Transportes y Seguridad Vial no completó adecuadamente las columnas de la

vigencia administrativa-legal en el Archivo Central, Cantidad y Fechas Extremas;

específicamente en las series documentales: Agendas de Consejos, Circulares y

Directrices y Copiador. Requisito N°8: Debe contar con el nombre y la firma del

jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los folios

que componen la valoración parcial. En la tabla de plazos de los subfondos

Auditoria General y Viceministerio de Transportes y Seguridad Vial, no se

consignó el nombre del Jefe de la Unidad Productora.--------------------------------------

ACUERDO 2.Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del

Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio CISED2015-022 del 07 de

setiembre del 2015 recibido el 10 de setiembre del 2015; suscrito por el señor

Orlando Cervantes Benavides, Presidente del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de Obras Públicas y

Transportes, por medio del cual presenta 8 tablas de plazos con 57 series

documentales; para que lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y

preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser

presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración

aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del 2012. Enviar de este

acuerdo al señor Orlando Cervantes Benavides, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de

Obras Públicas acuerdo. ACUERDO FIRME.-------------------------------------------------

ARTÍCULO 3. Oficio CISED 2015-022 del 07 de setiembre del 2015 recibido el 10

de setiembre del 2015; suscrito por el señor Orlando Cervantes Benavides,

Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

(Cised) del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, por medio del cual

presenta 2 valoraciones parciales con 20 series documentales. La solicitud

incumple con los siguientes requisitos de forma establecidos en el instructivo para

la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y/o

valoraciones parciales: Requisito N°1: El formulario de la tabla de plazos debe

tener todas las columnas debidamente cumplimentadas: En la tabla de plazos del

subfondo Sede Regional de Cartago no se consignaron las fechas extremas de la

serie documental Libretas de Campo.-----------------------------------------------------------

ACUERDO 3. Comunicar al señor Orlando Cervantes Benavides, Presidente del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del

Ministerio de Obras Públicas y Transportes; que se devuelve sin tramitar la

valoración parcial del subfondo Sede Regional de Cartago; presentada mediante

oficio CISED 2015-022 del 07 de setiembre del 2015 recibido el 10 de setiembre

del 2015; debido a que incumplen con el siguiente requisito de forma establecido

en el instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de

documentos y/o valoraciones parciales: Requisito N°1: “El formulario de la tabla

de plazos debe tener todas las columnas debidamente cumplimentadas”; ya que

no se consignó la fecha extrema de la serie documental “Libretas de campo”.

Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración del Ministerio de Obras

Públicas y Transportes que custodia esta Comisión Nacional. ACUERDO FIRME.

ACUERDO 4. Convocar para una próxima sesión a la señora Emilia Vargas Solís,

Encargada del Archivo Central del Ministerio de Obras Públicas y Transportes; con

el objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por esa

institución mediante oficio CISED2015-022 del 07 de setiembre del 2015 recibido

el 10 de setiembre del 2015. El subfondo a analizar es el siguiente: Departamento

de Combustibles. Enviar copia de este acuerdo al señor Orlando Cervantes

Benavides, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) del Ministerio de Obras Públicas y Transportes y al

expediente de valoración documental del Ministerio de Obras Públicas y

Transportes que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME.---------------

ARTÍCULO 4. Oficio MF-CISED-CE-003-2015 del 10 de setiembre del 2015

recibido el 23 de setiembre del 2015; suscrito por el señor Gerardo Rojas

Barrantes , Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) de la Municipalidad de Flores, por medio del cual presenta 1

valoración parcial con 6 series documentales.-------------------------------------------------

ACUERDO 5. Convocar para una próxima sesión a la señora Xiomara Alvarado

Forero, Encargada del Archivo Central de la Municipalidad de Flores; con el

objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por esa institución

mediante oficio MF-CISED-CE-003-2015 del 10 de setiembre del 2015 recibido el

23 de setiembre del 2015. El subfondo a analizar es el siguiente: Departamento de

Contabilidad. Enviar copia de este acuerdo al señor Gerardo Rojas Barrantes,

Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

(Cised) de la Municipalidad de Flores y al expediente de valoración documental de

la Municipalidad de Flores que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO

FIRME.---------------------------------------------------------------------------------------------------

CAPITULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE

LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES.---------------------------------

ARTÍCULO 5. Análisis del Informe de Valoración IV-036-2015-TP. Asunto: Tabla

de Plazos. Fondo: Instituto Geográfico Nacional. Convocada: la señora Wendy

Martínez Jiménez, Encargada del Archivo Nacional del Registro Nacional. Invitada:

la señorita Camila Carreras Herrero, profesional del Departamento Servicios

Archivísticos Externos asignada para el análisis de la tabla de plazos presentada

por el Cised del Registro Nacional. Hora: 8:30 a.m. Se deja constancia que

durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la

Comisión para su consulta. Al ser las 8:30 horas ingresa la señora Wendy

Martínez Jiménez, Encargada del Archivo Nacional del Registro Nacional,

acompañada por el señor Max A. Lobo Hernández, Director del Instituto

Geográfico Nacional y la señorita Camila Carreras Herrero, quien procede con la

lectura del informe de valoración IV-036-2015-TP. Se destacan las siguientes

consideraciones: ---------------------------------------------------------------------------------------

“/…/ 4.4. Por medio del oficio CISED-RN-004-2015 de 20 de abril de 2015, el

CISED del Registro Nacional indicó: “Los formularios presentados corresponden el

fondo cerrado del Instituto Geográfico Nacional (IGN), que perteneció

anteriormente al Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT).” 4.5.

Mediante oficio N° CNSED-218-2015 de 18 de junio de 2015, se solicitaron al

CISED del Registro Nacional algunas aclaraciones relacionadas con las tablas de

plazos. 4.6. Por medio del oficio CISED-RN-007-2015 de 17 de julio de 2015, el

CISED del Registro envió las respuestas solicitadas. A continuación el detalle de

las consultas realizadas y las respectivas respuestas: Consulta: a) Dirección:

Consulta: Para la serie documental N° 1 “Correspondencia interna” (1960-2013)

se debe verificar si existen documentos anteriores al año 1960, ya que el Instituto

fue creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944) y justificar la razón por

la cual se omitió incluir la documentación correspondiente al período 1944-1959.

Se debe tomar en cuenta que si las fechas extremas varían, la cantidad también

podría cambiar. Respuesta: #1 Correspondencia interna, no existen documentos

de años anteriores, a la fecha de 1960 debido a la inexistencia de proceso de

archivo central y por ende no se llevaba registro de documentos. Consulta: Para

la serie documental N° 2 “Correspondencia externa” (1960-2012) se debe verificar

si existen documentos anteriores al año 1960, ya que el Instituto fue creado en el

año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944) y justificar la razón por la cual se omitió

incluir la documentación correspondiente al período 1944-1959. Se debe tomar en

cuenta que si las fechas extremas varían, la cantidad también podría cambiar.

Respuesta: #2 Correspondencia externa, no existen documentos de años

anteriores a la fecha de 1960, debido a la inexistencia de proceso de archivo

central y por ende no se llevaba registro de documentos. Consulta: Para la serie

documental N° 5 “Actas Consejo Técnico” (original y copia, 1997-2004): ampliar el

contenido y detallar las funciones de este Consejo y la fecha a partir de la cual

comenzó a funcionar. Cabe señalar que en la Tabla de Plazos de Contabilidad,

las actas de este Consejo están señaladas a partir del año 1994 (copias), en la

Tabla de Proveeduría están a partir del año 1996 (copias), en Presupuesto y

Planificación desde el año 1992 (copias) y en la Tabla de Cálculo (Geodesia y

Topografía), desde el año 1993 (copias). Además, se debe indicar si se cuenta

con los respectivos expedientes de actas. Respuesta: #5 Consejo técnico. El

Decreto Ejecutivo N° 1 del 30 de enero de 1954, publicado en el Diario Oficial N°

25 del 02 de febrero de 1954, sobre Reglamento para la Organización y

Funcionamiento del Instituto Geográfico de Costa Rica, estableció en el Capítulo

III. Del Director, artículo 9 el establecimiento de un Consejo Técnico integrado por

los jefes de las secciones y por representantes de los organismos que cooperen

con el Instituto, cuya finalidad era asesorar a la Dirección en todos los asuntos

técnicos y proponer medidas conducentes al progreso constante de las

actividades del Instituto. Este Consejo Técnico funcionó con alguna regularidad

hasta el año 2004. No se ubican expedientes de actas del Consejo Técnico.

Consulta: Para la serie documental N° 7 “Actas Consejo Consultivo”: ampliar el

contenido y detallar las funciones de este Consejo y la fecha a partir de la cual

comenzó a funcionar. Además, se debe indicar si se cuenta con los respectivos

expedientes de actas. Respuesta: #7 Consejo consultivo. Por medio de la Ley Nº

8154 del 27 de noviembre de 2001 publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 237

del 10 de diciembre del 2001, se aprobó el Contrato de Préstamo Nº 1284/OC-CR,

suscrito entre el Banco Interamericano de Desarrollo y el Gobierno de la República

de Costa Rica para la ejecución de un Programa de Regularización del Catastro y

del Registro de la Propiedad Inmueble de Costa Rica. El Reglamento Operativo

del Programa de Regularización del Catastro y Registro fue oficializado mediante

el Decreto Ejecutivo N. 34434 de 25 de enero de 2008. La figura de Consejo

Consultivo está establecida en el Reglamento antes citado en el CAPÍTULO I.

Disposiciones Generales en el Artículo 1ºDefiniciones en el cual se le define como:

“Órgano que brinda asesoría y orientación estratégica al Programa por parte del

Gobierno, presidido por un Representante del Poder Ejecutivo del más alto nivel

jerárquico y un representante de cada uno de los entes participantes.” Por su

parte en el CAPÍTULO III Del seguimiento, control y la supervisión técnica del

Programa, artículo 12.-Del seguimiento por parte del Consejo Consultivo,

establece que: “El Consejo Consultivo del Programa de Catastro y Registro es el

encargado de brindar el seguimiento estratégico del Programa por parte del

Gobierno. Para el cumplimiento de este fin será el órgano que brinda asesoría y

orientación estratégica, encargado de dar seguimiento al Programa por parte del

Gobierno, presidido por un Representante del Poder Ejecutivo del más alto nivel

jerárquico, en este caso el Ministro de Justicia y un representante de cada uno de

los Entes participantes, con la siguiente estructura: a) El Ministro de Justicia, como

representante del Poder Ejecutivo, quien lo presidirá. b) Un representante del

Ministerio de Hacienda, de nombramiento del Ministro de Hacienda. c) Un

representante del Órgano de Normalización Técnica del Ministerio de Hacienda,

de nombramiento del Ministro de Hacienda. d) El Director General del Registro

Nacional. e) El Ministro del Ambiente y Energía o un representante designado por

él. f) Un representante del Instituto Geográfico Nacional, de nombramiento del

Ministro de Obras Públicas y Transportes. g)Un representante del Instituto de

Fomento y Asesoría Municipal, de nombramiento del Presidente Ejecutivo. h) Un

representante del Instituto de Desarrollo Rural de nombramiento del Presidente

Ejecutivo de INDER (*) i) Un representante de la Comisión Interinstitucional de

Asuntos Indígenas (CIAI) nombrado en forma coordinada entre la Comisión

Nacional de Asuntos Indígenas, las Asociaciones de Desarrollo Indígena, la Mesa

Indígena y otras organizaciones tradicionales. j) Un representante del Colegio de

Ingenieros Topógrafos. k) Un representante del Colegio de Abogados, quien

deberá ser notario público en ejercicio de sus funciones. Los Representantes a

este Consejo Consultivo, deberán poseer el más alto nivel jerárquico posible de

acuerdo a la estructura de la Institución que representa. Los Representantes

enlistados bajo los incisos j) y k) asistirán a las sesiones con voz pero sin voto.

Este Consejo se reunirá ordinariamente dos veces al año y extraordinariamente

cuando lo convoque así su Presidente. Tendrá la responsabilidad de aprobar el

nombramiento del Coordinador General y de los Coordinadores de Componente.

Podrá pedir informes a la UE, sugerir soluciones en casos de problemas. En los

casos en los cuales las medidas de contingencia necesarias para el desarrollo

adecuado del Programa, requieran fortalecer la coordinación interinstitucional, el

Consejo Consultivo sugerirá acciones para solucionar el problema.” (El asterisco

no es del original, y se refiere a modificación de denominación según el artículo

14° de la Ley N° 9036 del 11 de mayo de 2012, que "Transforma el Instituto de

Desarrollo Agrario (IDA) en el Instituto de Desarrollo Rural (INDER) y crea la

Secretaría Técnica de Desarrollo Rural") No se ubican expedientes de actas del

Consejo Consultivo. Consulta: Para las series documentales N° 23 “Estados

Financieros” (Programa de Regularización de Catastro y Registro. Contrato de

Préstamo 1284 OC-CR. Ley 8154) y N° 40 “Expediente de Programa”, favor

indicar si están incluidas en la serie documental “Proyectos” declarada con valor

científico cultural en el fondo Registro Nacional, subfondo: Subdirección Catastral,

declarada con valor científico cultural en sesión 41-2013 de 06 de noviembre de

2013 (Informe de Valoración-22-2013-TP) con la siguiente información: Original.

Contenido: 1. ILIs proyecto de catastro multifinalitario: programa de mejoramiento

del Catastro Nacional 1991-1993. 2. Proyecto BID-Catastro-Programa de

Regularización creación del catastro digital a nivel nacional 2008-2010. 3.

Proyectos para el levantamiento catastral 1992-1996. 4. Proyectos Inversión

Catastral 1997. 5. Proyectos Institucionales aprobados y ejecutados. Fechas

extremas: 1992-2012. Cantidad: 15,8 ml. Valor científico-cultural: Sí. Criterio:

porque permiten conocer los proyectos que el Registro Nacional ha llevado a cabo

en materia catastral. Conservar en su totalidad los proyectos “ILIs proyecto de

catastro multifinalitario: programa de mejoramiento del Catastro Nacional 1991-

1993”, “Proyecto BID-Catastro-Programa de Regularización creación del catastro

digital a nivel nacional 2008-2010”, “Proyectos para el levantamiento catastral

1992-1996” y “Proyectos Inversión Catastral 1997”. Los “Proyectos

Institucionales aprobados y ejecutados” deberán ser conservados a criterio del

Encargado de Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora. Respuesta: #23

Estados Financieros Liquidación Presupuestaria y Estados Financieros al 31-12-

2010, detalla la liquidación de ingresos y de egresos y el balance general del

programa. Presupuesto ejercicio económico 2012. Así como el #40 Expediente

Programa de Reestructuración de Catastro y Registro, febrero 2001. Se indica

que luego de verificar la información del fondo documental, estos documentos no

se ubican dentro de la serie documental con valor científico cultural proyectos de

acuerdo con el informe de valoración 22-2013. Consulta: Para la serie

documental N° 29 “Expediente de Comisión Limítrofe”: ampliar el contenido y

detallar las funciones de esta Comisión y la fecha a partir de la cual comenzó a

funcionar. Respuesta: #29 Expediente Comisión limítrofe frontera Norte. Estudio

comparativo de la posición de los mojones de la delimitación de la Frontera Norte

según el trazo de Alexander y según la determinación en el sistema WGS84. Se

adjunta: Un Disco Compacto con 3 fotos, un mapa escala 1:25.000 del sector en

estudio. Así como Copias de oficios de la Corte Centroamericana de Justicia 1999.

Documentos y consideraciones sobre el tratado entre terceros Estados que

pretende lesionar la soberanía de Nicaragua. Consulta: Para la serie documental

N° 33 “Expediente de Frontera Sur”: ampliar el contenido. Respuesta: #33

Expediente Frontera Sur Costa Rica Panamá. Fichas técnicas. Documento

elaborado por la comisión mixta permanente de límites entre Costa Rica y Panamá

“Oficialización de los trabajos de densificación de hitos fronterizos realizados en un

tramo del V° Sector, entre los hitos de tercera clase 282-292. Contiene:

Descripción del adiestramiento: Cuadro de coordenadas geográficas promediadas

en el sistema WGS-84 de los hitos fronterizos, 2001. Fichas técnicas de los 78

hitos fronterizos, 2001. Antecedentes de trabajo de densificación, 2001.

Consulta: Para la serie documental N° 50 “Informes final de programa y zonas de

riesgo”: ampliar el contenido y detallar en qué consisten estos programas y

proyectos. Respuesta: #50-1 Informe final: Programa de percepción remota, uso

actual de la Tierra Costa Rica adiestramiento, Investigación convenio ATN/SF

1869- Costa Rica GOCR/BID-1980, enero 1983 tiene 146 páginas. Documento

contiene. Capacitación en percepción remota cuantitativa: Procesamiento digital

de imágenes. Taller técnico valle tempisque. Entrenamiento practico “Hadson”

descripción de área y clasificación digital área golfo. Clasificación individuales

descripción de área y clasificación digital de Central, Limón, Pacífico, Parrita.

Discusión y conclusiones. Recomendaciones. #50-2 Informe final: Determinación

de las zonas de riesgos ante un ascenso del nivel del mar: Punta Morales –

Tárcoles. Corresponde a un documento sobre prevenciones de ordenamiento

costero ante un eventual cambio climático y ascenso del nivel del mar. Caso de

estudio: La costa del golfo de Nicoya, Costa Rica. Contiene datos de: Clasificación

de la Ribera. Aplicación del modelo de Brunn. Régimen mareal y nivel del mar.

Transgresión e inundación. Fue elaborado por el Instituto Meteorológico Nacional,

Ministerio de Recursos Naturales, Ambiente y Energía. A cargo del oceanógrafo

José M. Díaz Andrade.1999, 62 páginas. Consulta: Para la serie documental N°

59 “Informe Pericial”: ampliar el contenido. Respuesta: #59 Informe pericial:

Levantamiento de mojones del Instituto Geográfico Nacional, ubicados en playa

Jicote y Bahía el Torno según la ubicación en el plano catastrado N°6-874041-90

de Gonque Oriental S.A. Diciembre 2004. El término levantamiento de mojones

en este contexto se refiere a medición topográfica (con estación total topográfica)

de la posición física de mojones instalados en fecha anterior por el IGN, a efecto

de determinar que los mojones conservan su posición original, esto como

elemento de prueba pericial ante solicitud del Organismo de investigación Judicial,

Fiscalía, Juzgado o Procuraduría General de la República ante el caso de

investigación sobre alguna denuncia sobre supuesta destrucción de mojones,

movimiento irregular de estos o invasión de bienes demaniales del Estado, o de

algún proceso de Información Posesoria. Consulta: Para la serie documental N°

60 “Informe programa”: ampliar el contenido. Respuesta: #60 Informe: Programa

de Regulación de la tenencia de la tierra Costa Rica-0134,1999. Elaborado por el

Banco Interamericano de Desarrollo. Contiene datos de: componentes, plan de

ejecución y costos de operación, resultados e impactos del programa,

levantamiento catastral urbano, legislación de la tendencia de la tierra, delimitación

y amojonamiento de área, sistema alterno de resolución de conflictos, 29 páginas.

Consulta: Para la serie documental N° 61 “Informes de Proyección”: ampliar el

contenido. Respuesta: #61 Informes de Proyección Lambert para Costa Rica.

Elaborado por Inter-américan Geodetic Survey, 1950. 25 páginas. El sistema de

coordenadas planas para Costa Rica se basa en la proyección Cónica

conformante Lamber. Con los datos de las tablas se convierten las coordenadas

geográficas a coordenadas de cuadricula; como también para calcular los factores

de escala y acimutes de cuadricula. El documento contiene: Generalidades.

Desarrollo de la Proyección Lambert. Anotación. Información básica relativa a las

cuadriculas de Costa Rica. Forma y cálculo de las tablas. Cálculo de las

coordenadas. Cálculo acimutes. Reducción de Largura. Consulta: Para la serie

documental N° 62 “Informe de Proyecto”: ampliar el contenido. Respuesta: #62

Informe de proyecto sobre estudio especial de la cuenca del río tempisque

SENARA/ JICA, 2004. Notificación con fecha 17 de febrero de 2004, elaborada

por el despacho del señor Ministro del Ministerio de Obras Públicas y Transportes,

Javier Chaves Bolaños. Acerca de Informe de Auditoria del Ministerio de Obras

Públicas y Transportes N° AG-RH-01-2004 (04-02-2004) denominado estudio de

la cuenca media del Río Tempisque , en atención a la denuncia sobre la

participación del Instituto Geográfico Nacional, en el proyecto, así como lo

solicitado por la Contraloría General de la República en el oficio N° 6186 del 13 de

junio, 2013. Consulta: b) Resoluciones de la Comisión Nacional de Selección

y Eliminación de Documentos CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014: Según la

resolución de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

CNSED-01-2014, norma 01.2014, punto B “Áreas de Planificación Institucional” y

punto D “Áreas de Asesorías Legales” publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°5

de jueves 8 de enero de 2015, se declararon con valor científico-cultural varias

series documentales. Al respecto, se debe aclarar lo siguiente: Estudios técnicos

para reorganizaciones: indicar si tienen esta serie documental. Planes de corto,

mediano y largo plazo (que contengan la aprobación del órgano superior de

la institución): debido a que estos documentos están incluidos en varias tablas

de plazos, se debe indicar cuáles de ellos cuentan con la aprobación del órgano

superior de la institución: Tabla de Plazos de la Dirección, serie documental N° 78

“Plan Anual Operativo”, original y copia, 10 cms (2000-2004). Tabla de Plazos del

Departamento Administrativo, serie documental N° 37 “Plan Anual Operativo”,

original, 3 cms (1991-2004). Tabla de Plazos de Presupuesto y Planificación,

serie documental N° 48 “Plan Anual Operativo”, original, 2 cms (2002-2010).

Tabla de Plazos del Departamento de Geodesia y Topografía, serie documental N°

100 “Planes Anuales Operativos de trabajo”, copia, 30 cms (2000-2004). Además,

se debe verificar si existen documentos más antiguos, ya que el Instituto fue

creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944). Planes Estratégicos

Institucionales: indicar si tienen esta serie documental. Proyectos de

presupuesto (que contengan la aprobación del órgano superior de la

institución): debido a que estos documentos están incluidos en varias tablas de

plazos, se debe indicar cuáles de ellos cuentan con la aprobación del órgano

superior de la institución: Tabla de Plazos de la Dirección, serie documental N° 10

“Anteproyecto (del presupuesto del IGN)”, copia, 3 cms (2003). Tabla de Plazos

de Presupuesto y Planificación, serie documental N° 4 “Anteproyectos de

presupuesto”, original sin copia, 2 cms (2006-2010). Tabla de Plazos de

Proveeduría, serie documental N° 5 “Anteproyecto de Presupuesto”, original, 1 cm

(2000). Además, se debe verificar si existen documentos más antiguos, ya que el

Instituto fue creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944).

Expedientes de control interno: Planes e informes institucionales de Control

Interno (deben contener la aprobación del órgano superior de la institución):

debido a que estos documentos están incluidos en varias tablas de plazos, se

debe indicar cuáles de ellos cuentan con la aprobación del órgano superior de la

institución: Tabla de Plazos de la Dirección, serie documental N° 54 “Informes de

Control Interno”, original, 3 cms (2009). Tabla de Plazos de Presupuesto y

Planificación, serie documental N° 30 “Informe de control interno”, original múltiple,

4 cms (2007). Planes e informes del Sistema Específico de Valoración de

Riesgo (SEVRI): indicar si la siguiente serie documental cuenta con la aprobación

del órgano superior de la institución. Tabla de Plazos de Presupuesto y

Planificación, serie documental N° 15 “Expediente Valoración del Riesgo”, original

sin copia, 2 cms, 2008. Planes e informes de seguimiento al Plan de Acciones

de Mejora: indicar si tienen esta serie documental. Planes e informes de

Avance de Mejora Regulatoria y Simplificación de Trámites: indicar si tienen

esta serie documental. Evaluaciones (deben contener la aprobación del

órgano superior de la institución): Informes de evaluación anual de los

planes de corto, mediano y largo plazo: debido a que estos documentos están

incluidos en varias tablas de plazos, se debe indicar cuáles de ellos cuentan con la

aprobación del órgano superior de la institución. Tabla de Plazos de la Dirección,

serie documental N° 49 “Informes de labores y avance de actividades”, original y

copia, 20 cms (1954-2008). Contenido: entre otros: … Informe parcial de labores

presentados como rendición de cuentas de las actividades que se ejecutan.

Informe parcial sobre rendición de cuentas digital y sistemas. Proyecto piloto en

Cartografía. Tabla de Plazos de Presupuesto y Planificación, serie documental N°

19 “Expediente Evaluación Anual”, original sin copia, 3 cms (2005-2006). Tabla de

Plazos de Presupuesto y Planificación, serie documental N° 20 “Expediente

Programa Presupuestario 330”, original sin copia, 1 cm (2005), contenido: El

expediente trata sobre la evaluación de la gestión presupuestaria del programa de

presupuesto nacional 330. Contiene reportes, informes y correspondencia sobre

los trámites realizados en el programa. Tabla de Plazos del Departamento de

Geodesia y Topografía, serie documental N° 74 “Informes anuales de evaluación

presupuestaria”, original, 2 cms (2005-2006), contenido: Detallan el productos que

resulta de la evaluación anual presupuestaria del IGN, para medir el nivel de

cumplimiento y necesidades reales en materia de presupuesto y ser tomadas en

cuenta en la programación del siguiente año. Además, se debe verificar si existen

documentos más antiguos, ya que el Instituto fue creado en el año 1944 (Ley N°

59 de 4 de julio de 1944). Informes de control interno incluyendo la

evaluación presupuestaria y las modificaciones al presupuesto: indicar si

tienen esta serie documental. Matrices de programación (MAPSESI, MAPSE,

MAPI): indicar si tienen esta serie documental. Criterios y dictámenes legales:

indicar si tienen esta serie documental. Respuesta: Estudios técnicos para

reorganizaciones, no existen documentación relativa. Plan Anual Operativo

(#78,#37,#48,#100) son copias de trabajo y los de la oficina de presupuesto y

planificación son los que en su mayoría tienen la aprobación del ente superior a

saber Ministro de Obras Públicas y Transportes, Ministerio de Hacienda, se

verificó en las listas de remisión y no existen documentos de años anteriores.

Planes Estratégicos; no se documenta la existencia de esa serie documental.

Proyectos de presupuesto, en relación con las series Anteproyecto de presupuesto

# 10, #4 y #5 no se documentan que tengan la aprobación del órgano superior. De

acuerdo con las listas de remisión no existen de años anteriores. De las

siguientes series documentales se anota: Informe de control interno sobre visado

de planos #54 y el informe de control interno sobre el análisis y mejora de las

compras, el #30 se verifica oficios que el #30 si posee aprobación y seguimiento

de acciones por parte de la administración. #15 Expediente valoración de riesgo.

Contiene: cartas y matrices de Autoevaluación del Riesgo, Glosario de términos;

matriz de identificación de Riesgos, Matriz de análisis de Riesgos, Matriz

Evaluación de Riesgos, Matriz administración de riesgos, Matriz Revisión de

Riesgos. Planes e informes de seguimiento al plan de mejoras, no se documenta

la existencia de esta serie documental como tampoco para la serie de planes e

informes de avance de mejora regulatoria y simplificación de trámites. Informes de

evaluación de los planos indicados con los #49, #19, #20, #74 no requieren de la

aprobación del órgano superior, así lo indica el señor Director del Instituto

Geográfico Nacional. Además no se documentan que existan de años anteriores a

los indicados. De acuerdo a la consulta de las series documentales: Informes de

control Interno. Matrices de programación. Criterios y dictámenes legales. Se

indica que de acuerdo con los inventarios de las listas de remisión no se ubican

estas series documentales. Consulta: c) Según la resolución de la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos CNSED-02-2014, norma

03.2014, punto A “Áreas Financiero-Contable (incluye las áreas o unidades

presupuestarias”, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°5 de jueves 8 de

enero de 2015, se declararon con valor científico-cultural los siguientes

documentos: Estados Financieros (deben conservarse los estados

financieros anuales que contengan la aprobación del órgano superior de la

institución): indicar si la siguiente serie documental cuenta con la aprobación del

órgano superior de la institución. Tabla de Plazos de Contabilidad: N° 16 “Estados

Financieros”, original sin copia, 1 m (1998-2005). Además, se debe verificar si

existen documentos más antiguos, ya que el Instituto fue creado en el año 1944

(Ley N° 59 de 4 de julio de 1944). Informes de ejecución presupuestaria o

liquidaciones presupuestarias (se deben conservar los informes del IV

trimestre en donde se refleje la ejecución presupuestaria anual de la

institución): debido a que estos documentos están incluidos en varias tablas de

plazos, se debe indicar cuál de ellos corresponde a la ejecución presupuestaria

anual de la institución: Tabla de Plazos de la Dirección, serie documental N° 58

“Informe de ejecución presupuestaria”, copia, 5 cm (2002-2004), contenido:

Resultado del análisis realizado al presupuesto del programa 330 del IGN

(Egresos e ingresos), donde se determina la disponibilidad presupuestaria en cada

programa, área y partida presupuestaria. Y se detallan las reservas de recursos en

cada uno de los rubros del presupuesto. Aparece en el informe el detalle de cada

rubro, el monto disponible y los ajustes realizados en el presupuesto ordinario.

Puede aparecer este tipo de informes por trimestre, semestre o anual. Tabla de

Plazos del Departamento Administrativo, serie documental N° 22 “Informe de

Presupuesto”, original múltiple, 1 cm (2004), contenido: Informe de Presupuesto

de Egresos Ejecución Presupuestaria de Egresos. Contabilidad Nacional.

Ministerio de Hacienda. Desglosa programa, subprograma, partidas y subpartidas.

Tabla de Plazos del Departamento Administrativo, serie documental N° 23

“Informe ejecución presupuestaria”, copia, 30 cm (1989-1997), contenido: Informes

semestrales o anuales de formulación, ejecución y evaluación presupuestaria de

ingresos y egresos del IGN. Se describen los movimientos y ajustes ejecutados al

presupuesto del Instituto. Son resúmenes de las salidas y entradas de dinero que

describen los movimientos del Presupuesto institucional. Se refleja la

disponibilidad presupuestaria. Incluyen balances de comprobación. Tabla de

Plazos de Contabilidad, serie documental N° 26 “Informes presupuestarios”,

original, 1 cm (1998-2000), contenido: Informes sobre inspección y supervisión de

la Secretaría Técnica de Autoridad Presupuestaria. Contiene correspondencia, y

documentos justificantes de diversa índole. Tabla de Plazos de Proveeduría, serie

documental N° 14 “Informe presupuesto”, copia, 2 mm (2004), contenido: Informe

de presupuesto de Egresos MOPT-IGN. Programa 330. Por partidas y subpartidas

presupuestarias. Se confeccionó bajo la supervisión de la Contabilidad Nacional y

Oficialía Presupuestal del MOPT. Tabla de Plazos de Presupuesto y Planificación,

serie documental N° 32 “Informes de ejecución y Formulación Presupuestaria”,

original y copia, 50 cms (1989-2000), contenido: Informes semestrales o anuales

de formulación, ejecución y evaluación presupuestaria de ingresos y egresos del

IGN. Se describen los movimientos y ajustes ejecutados al presupuesto del

Instituto. Son resúmenes de las salidas y entradas de dinero que describen los

movimientos del Presupuesto institucional. Se refleja la disponibilidad

presupuestaria. Tabla de Plazos de Presupuesto y Planificación, serie documental

N° 35 “Informes de Presupuesto”, original múltiple, 2 cms (2002), contenido:

Informes que presentan los resultados y actividades realizadas al presupuesto

ordinario y extraordinario del IGN. Tabla de Plazos de Presupuesto y

Planificación, serie documental N° 36 “Informe de ejecución presupuestaria”,

original, 30 cms (2004-2011), contenido: Resultado del análisis realizado al

presupuesto del programa 330 del IGN (Egresos e ingresos), donde se determina

la disponibilidad presupuestaria en cada programa, área y partida presupuestaria.

Y se detallan las reservas de recursos en cada uno de los rubros del presupuesto.

Aparece en el informe el detalle de cada rubro, el monto disponible y los ajustes

realizados en el presupuesto ordinario. Puede aparecer este tipo de informes por

trimestre, semestre o anual. Tabla de Plazos de Presupuesto y Planificación, serie

documental N° 37 “Informes evaluación presupuestaria”, original sin copia, 2 cms

(2006-2007), contenido: Informe anual de evaluación de la gestión presupuestaria

y financiera. Presenta los datos y documentos que emana la evaluación del

comportamiento de las diversas partidas presupuestarias. Además, se debe

verificar si existen documentos más antiguos, ya que el Instituto fue creado en el

año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944). Libros contables (se deben

conservar los libros de diario y mayores): Libros mayores. Tabla de Plazos

de Presupuesto y Planificación, N° 41 “Libro Mayor de Egresos”, original sin copia,

10 cms (2004-2004): verificar si existen documentos más antiguos, ya que el

Instituto fue creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944). Tabla de

Plazos de Presupuesto y Planificación, N° 42 “Libro Mayor de Ingresos”, original

sin copia, 10 cms (2003-2010): verificar si existen documentos más antiguos, ya

que el Instituto fue creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944).

Libros de diario: indicar si tienen esta serie documental. Modificaciones

presupuestarias (también conocidas como modificaciones externas de

presupuesto, modificaciones internas de presupuesto. Deben contener la

aprobación del órgano superior de la institución): debido a que estos

documentos están incluidos en varias tablas de plazos, se debe indicar cuál de

ellos incluye las modificaciones presupuestarias institucionales más completas:

Tabla de Plazos de la Dirección, serie documental N° 74 “Modificación

Presupuestaria”, copia, 2 cms (2002), contenido: Modificación Presupuestaria

externa Fondo Presupuestario del Departamento Topográfico. Tabla de Plazos

del Departamento Administrativo, serie documental N° 34 “Modificaciones

Presupuestarias”, copia, 10 cms (1997-2003), contenido: Modificaciones al

Presupuesto asignado al Instituto, donde se realizan movimientos de las partidas o

programas presupuestarios. Se encuentran modificaciones internas y externas, de

diferentes períodos o años. Se detallan números de programas, partidas, montos

económicos. Traslado de presupuesto de una cuenta a otra, de acuerdo a los

intereses propios de la gestión institucional. Tabla de Plazos de Contabilidad,

serie documental N° 32 “Modificaciones Presupuestarias (Impresas y

empastadas)”, original múltiple, 2 cms (2000), contenido: Documentos que reflejan

los movimientos que se realizan dentro del presupuesto (distintas partidas y

programas (programa I,II,III) presupuestarios), para dar contenido a otras partidas

o programas, para la adquisición de bienes y servicios necesarios del instituto.

Por lo general están relacionados con el departamento Topográfico. Tabla de

Plazos de Presupuesto y Planificación, serie documental N° 46 “Modificaciones

Presupuestarias”, original, 30 cms (2001-2003), contenido: Modificaciones al

Presupuesto asignado al Instituto, donde se realizan movimientos de las partidas o

programas presupuestarios. Se encuentran modificaciones internas y externas, de

diferentes períodos o años. Se detallan números de programas, partidas, montos

económicos. Además, se debe verificar si existen documentos más antiguos, ya

que el Instituto fue creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944).

Presupuestos de la institución ordinarios y extraordinarios (deben contener

la aprobación del órgano superior de la institución): debido a que estos

documentos están incluidos en varias tablas de plazos, se debe indicar cuáles de

ellos cuentan con la aprobación del órgano superior de la institución. Tabla de

Plazos de la Dirección, serie documental N° 82 “Presupuesto”: original y copia, 50

cms (1960-2006), contenido: Ordinario y Extraordinario. Desglose de los recursos

materiales, humanos, y tecnológicos a utilizar por el Programa 330 IGN.

Presentación de movimientos presupuestarios para el siguiente período, se

desglosan por programas, áreas, partidas y subpartidas. Se asigna un monto

económico a cada uno de esos rubros para ser ejecutados el período que fue

aprobado. Cálculo y negociación anticipado de los ingresos y egresos, plan de

acción dirigido a cumplir una meta prevista, de desarrollo anual en el instituto y

cuyos planes y programas se formulan por término de un año. Tabla de Plazos

del Departamento Administrativo, serie documental N° 40 “Presupuesto Ordinario

y Extraordinario”, copia, 5 cms (1985-2003), contenido: Desglose de los recursos

materiales, humanos, y tecnológicos a utilizar por el Programa 330 IGN.

Presentación de movimientos presupuestarios para el siguiente período, se

desglosan por programas, áreas, partidas y subpartidas. Tabla de Plazos de

Presupuesto y Planificación, serie documental N° 20 “Expediente Programa

Presupuestario 330”, original sin copia, 1 cm (2005), contenido: El expediente trata

sobre la evaluación de la gestión presupuestaria del programa de presupuesto

nacional 330. Contiene reportes, informes y correspondencia sobre los trámites

realizados en el programa. Tabla de Plazos de Presupuesto y Planificación, serie

documental N° 55 “Presupuesto/Amojonamiento”, original sin copia, 25 cms (2004-

2007), contenido: Presupuesto exclusivo por detalle, para proyectos de

amojonamiento, según se describe en el ítem #17 de Expedientes de Proyectos de

Amojonamiento en zona marítimo terrestre y otras zonas del país. Tabla de

Plazos de Presupuesto y Planificación, serie documental N° 56

“Presupuesto/cierre”, original sin copia, 5 cms (2001), contenido: Cierre del

presupuesto de egresos al 31 de diciembre del 2001. Tabla de Plazos de

Presupuesto y Planificación, serie documental N° 57 “Presupuesto Ordinario y

Extraordinario”, original múltiple, 1 m (1998-2007), contenido: Desglose de los

recursos materiales, humanos, y tecnológicos a utilizar por el Programa 330 IGN.

Presentación de movimientos presupuestarios para el siguiente período, se

desglosan por programas, áreas, partidas y subpartidas. Se asigna un monto

económico a cada uno de esos rubros para ser ejecutados el período que fue

aprobado. Cálculo y negociación anticipado de los ingresos y egresos, plan de

acción dirigido a cumplir una meta prevista, de desarrollo anual en el instituto y

cuyos planes y programas se formulan por término de un año. Algunos incluyen

los lineamientos para la elaboración de anteproyecto de presupuesto institucional.

Se incluyen en este tipo documental los conocidos como ampliación del límite de

presupuesto para un período determinado, ya que está basado en el cálculo

original del presupuesto. Tabla de Plazos de Geodesia y Topografía, serie

documental N° 104 “Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios”, copia, 25 cms

(1999-2009). Expedientes de contratación administrativa: Tabla de Plazos de

Proveeduría, serie documental N° 13 “Expedientes de Contrataciones”, original y

copia, 30 cms (1994-2010), contenido: Licitaciones públicas, Abreviadas y por

registro. De acuerdo con el monto económico de la contratación, también se

pueden realizar compras por medio de Contrataciones Directas. Para adquisición

de bienes y servicios para el IGN. Las licitaciones pudieron haber sido nacionales

o internacionales, como pedidos al exterior. Contiene los siguientes tipos

documentales: solicitud de compra del bien o servicio, programa de compras,

certificación presupuestaria, nota de inicio del administrador, cartel, justificación

del trámite, las ofertas, recomendación de adjudicación, notas aclaratorias,

refrendo, aprobaciones interna, la orden de compra, recursos de objeción,

recursos de adjudicación, re adjudicaciones, facturas, solicitudes de prórroga,

ampliaciones, informe de seguimiento, orden de pago, cobro de multas y

sanciones, finiquito de contrato. Ej.: Licitaciones, compras directas: se debe

verificar si existen documentos anteriores al año 2000, ya que el Instituto fue

creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944). Respuesta: De acuerdo

al inciso 2.2 respecto a la resolución CNSED-02-2004, y las siguientes series

documentales informamos. #16 Estados Financieros, esta serie documental si

cuenta con la aprobación del órgano superior. Informe de ejecución

presupuestaria #58, #22,#26,#23,#14,#32,#35,#36,#37 respecto a indicar cuales

corresponden a la ejecución anual de la institución informamos que únicamente

los #58, #35 y #37 son ejecuciones anuales. Además indicar que no existen

documentos más antiguos que los que se anotaron en la tabla de plazos. De las

siguientes series documentales: Libros mayores de egresos y mayor de ingresos

se indica que no existen más antiguos. Libros de diario no se evidencia en las

listas de remisión la existencia de la serie documental. Modificaciones

presupuestarias (#74, #34,#32,#46) respecto a indicar cuál es la serie más

completa se informa que corresponde a la #34. Además de acuerdo con las listas

de remisión no se ubicaron documentos más antiguos. Presupuestos

(#82,#40,#20,#55,#56,#27,#104), luego de la revisión documental se establece

que la serie que posee la aprobación del superior de la Institución son la serie

Número: #40 y 57 que corresponde a presupuestos de los años 1985 -2003 y

1998-2007 respectivamente y contienen tanto presupuestos ordinarios como

extraordinarios. Las otras series corresponden a copias utilizadas como

documentos de trabajo. Expediente contratación Administrativa #13, se indica que

se verificó que no existen documentos de años anteriores. Consulta: d)

Departamento de Geodesia y Topografía: Para la serie documental N° 4 “Actas

Comisión Territorial” (copia): aclarar en dónde se ubica la Comisión Nacional de

División Territorial. Para la serie documental N° 109 “Proyectos específicos”:

ampliar el contenido. Respuesta: Oficina Geodesia y Topografía. #4 Actas

Comisión Territorial (copia). La Comisión Nacional de División Territorial

Administrativa (CNDTA), es un cuerpo colegiado conformado por el Viceministerio

de Gobernación y Policía (quien la Preside), el Instituto Nacional de Estadística y

Censos, y el Instituto Geográfico Nacional y su función es asesorar a los Poderes

Públicos, en asuntos de división territorial administrativa. Esta comisión fue

creada por la Ley N° 4366 del 05 de agosto de 1969 sobre División Territorial

Administrativa. #109 esta serie abarca los siguientes proyectos que se describen

a continuación: Proyecto Tempisque 1999-2000 contiene 3 mapas a saber: Mapa

zonificación de las inundaciones. Mapa sistema hidrográfico Sector cuenca bajo el

Río Tempisque y Mapa cobertura de la tierra y libreta de campo niveles proyecto

tempisque y fichas de los hitos #25, #26, #27, #28, #29, #31, #32, #33,#34 y #35.

Proyecto Propuesta Levantamiento geodésico con GPS en Centroamérica. Con el

fin de unificar las redes geodésicas nacionales para construir una a nivel

centroamericano referida al WGS 84 y enlazada al SIRGAS 2000. La propuesta

contiene: Situación actual de las redes nacionales de Guatemala, El Salvador,

Nicaragua, Costa Rica, así como la propuesta técnica de trabajo presupuesto y

actividades a desarrollar total de 9 páginas. Además de oficios entre los Directores

del Instituto Geográfico Nacional de Costa Rica y Guatemala. Proyecto de

Propuesta de Sistema de referencia Geocéntrico de Centroamérica SIRGAC,

Guatemala 1999. Contiene: Situación actual de las redes Nacionales de control

horizontal y de control primario de los países de Guatemala, Nicaragua. Situación

actual de las redes de el Salvador, Honduras y Costa Rica. Propuestas de

técnicas de trabajo actividades a desarrollar. Respuestas y soluciones que se

espera de cada país. Instrucciones de mediaciones con GPS. Conclusiones.

Recomendaciones. Proyecto papagayo, planos catastrales, contiene 7 copias de

planos de la zona del papagayo. La Ley N° 6370 del 20 de agosto de 1979

“Declara de utilidad pública los bienes inmuebles para realizar y ejecutar el

proyecto turístico en Bahía Culebra o Papagayo”, el cual corresponde a una

porción territorial comprendida la zona marítima terrestre del litoral Pacífico

ubicada desde Punta Cabuya al Norte hasta un kilómetro al Sur de Punta Ballena

en la provincia de Guanacaste. El proyecto declaró de utilidad pública los bienes

inmuebles, sean fincas completa, porciones, derechos o intereses patrimoniales

legítimos, que por su ubicación sean necesarios para realizar y ejecutar el

proyecto turístico en Bahía Culebra bajo administración del Instituto Costarricense

de Turismo. Consulta: Oficina de Geodesia y Topografía –Cálculo. Para la

serie documental N° 5 “Cálculo de Áreas” (original sin copia): ampliar el contenido.

Respuesta: #5 Cálculo de áreas, Cañas Urbano, hoja 4, 1971. Corresponde a:

Formulario de cálculos de áreas y derroteros. Se presenta la información del

nombre del proyecto, el número de parcela, fecha modelo, punto, coordenadas y

los instrumentales. La Ley N° 4381 del 27 de agosto de 1969 creó el

Departamento Topográfico del Instituto Geográfico Nacional encargado de dar

asistencia técnica a las comunidades y efectuar levantamiento de planos con fines

de Información Posesoria, para ciudadanos de escasos recursos, cuyas

propiedades no fueran mayores de cincuenta hectáreas. Los datos técnicos sobre

coordenadas, cálculos de áreas y otros se refieren a un levantamiento topográfico

realizado sobre un trabajo de parcelamiento. Consulta: e) Series documentales

del Instituto Geográfico Nacional declaradas con valor científico-cultural. En

sesión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos N° 10

de 22 de setiembre de 2004, se declararon con valor científico-cultural, los

siguientes documentos de Instituto Geográfico Nacional (Informe de Valoración

Parcial N° 27-2004): Tipo documental: Fotografías aéreas positivos. Son una

colección de imágenes de los parajes y la topografía del territorio nacional tomada

desde aviones en pleno vuelo. Clase y soporte: Positivos en soporte papel en

tamaño 10 x 10 pulgadas. Los negativos se mantienen en rollo de películas

fotográficas. Fechas extremas: 1945-2004. Cantidad: 134 metros lineales.

Valor científico-cultural: Sí. “a) Amplio y valioso acervo de fotografías aéreas,

que durante la trayectoria del IGN, constituyen la base para las tareas

cartográficas y el desarrollo de las ciencias geográfica. Utilizadas para realizar el

levantamiento de los diferentes mapas de Costa Rica a escala 1:50.000. b) En las

sucesivas ediciones de los mapas topográficos, han colaborado en la realización

de mapas temáticos, cartas y otra cartografía asociada. c) Acorde a los

numerosos y heterogéneos requerimientos de los usuarios con que hacen uso

frecuente del material, es un poderoso auxiliar de aplicación para las

investigaciones en diferentes campos. Sus numerosos usos no tienen límite. d)

Constituyen una sólida contribución al conocimiento de la realidad del territorio

nacional a lo largo de la historia, ya que se logran registrar directamente las fases

y transformaciones del paisaje del país. e) Coadyuvan a las acciones judiciales

emprendidas como valor probatorio, en especial, en causas relacionadas al medio

ambiente u otras afines.” Debido a que estos documentos están incluidos en

varias tablas de plazos, se debe indicar cuál de ellos (y cuál subfondo)

corresponde a las fotografías aéreas del Instituto (positivos y rollos de películas

fotográficas) declaradas con valor científico-cultural en el año 2004. Asimismo, se

debe aclarar en cuál tabla de plazos y en cuál serie documental se están

valorando las hojas cartográficas (en soporte papel) utilizadas como instrumento

auxiliar de consulta de las fotografías aéreas (133 hojas cartográficas que indican

el año, la línea de vuelo de las imágenes que contienen los rollos y el número que

remite al rollo o sobre con películas). Respuesta: Aclaraciones series

documentales del Instituto Geográfico Nacional declaradas con valor científico –

cultural. Se indica que las fotografías pertenecen al fondo de Cartografía #16, #15

son copias múltiples de los declarados con valor científico cultural. Con respecto

a las fotografías aéreas contempladas en los puntos 15 y 16 de la Tabla de Plazos

de Conservación de documentos, del Fondo Registro Nacional, Instituto

Geográfico Nacional, Subfondo Departamento de Cartografía, debe mencionarse

que las originales en soporte papel, físicamente están ubicadas en el

Departamento de Servicios Digitales de la Dirección de Servicios Registrales y los

rollos de película fotográfica están a resguardo del Departamento de Archivo

Central de Registro Nacional; por tanto, las fotografías ubicadas en el Fondo

Registro Nacional, Instituto Geográfico Nacional, Subfondo Departamento de

Cartografía, son reproducciones fieles de las originales, que fueron utilizadas

como insumo para otros trabajos. Además, todo el juego de imágenes de las

fotografías aéreas históricas (impresas y rollos), cuenta con un respaldo digital

dentro de la Base de Datos de Imágenes del Instituto Geográfico Nacional, la cual

está ubicada físicamente en los servidores de la Dirección de Informática del

Registro Nacional. Así mismo las hojas Cartográficas se están valorando en la

tabla de plazos de Cartografía en la serie #17 y en la tabla de cálculo en la serie

#47. Las hojas cartográficas referidas en el punto 17 de la Tabla de Plazos de

Conservación de documentos, del Fondo Registro Nacional, Instituto Geográfico

Nacional, Subfondo Departamento de Cartografía, corresponden a copias

litográficas que fueron utilizadas para trabajos específicos. En el Departamento de

Geomática (anteriormente Departamento de Cartografía), se cuenta con una

colección de hojas (133), que forman el mapa básico de Costa Rica a escala 1: 50

000, las cuales son originales en soporte papel. Esta colección se requiere para la

consulta y como material de apoyo para el desarrollo de diferentes labores y

proyectos. Las hojas topográficas utilizadas como insumo auxiliar de consulta de

las fotografías aéreas, las cuales indican el proyecto, el año, el número de rollo y

número de fotografía en soporte papel, están ubicadas físicamente en el

Departamento de Servicios Digitales de la Dirección de Servicios Registrales.

Estas hojas también cuentan con un respaldo digital dentro de la Base de Datos

de Imágenes del Instituto Geográfico Nacional, la cual está ubicada físicamente en

los servidores de la Dirección de Informática del Registro Nacional y es importante

indicar que estas hojas que contienen la información de las líneas de vuelo de los

diferentes proyectos de toma de fotografías aéreas no forman parte de este fondo

Documental. La Dirección General del Archivo Nacional fue informada por el

Instituto Geográfico Nacional de la elaboración de la Base de Datos de Imágenes

referida en los párrafos anteriores a través del oficio IGN-RN-0379-2013 de fecha

23 de agosto de 2013, dirigido a la Licda. Virginia Chacón Arias, Directora General

del Archivo Nacional, que contiene el documento denominado “Informe sobre

acciones e inversiones realizadas por Instituto Geográfico Nacional para la

conservación y preservación de su material aerofotográfico”. Debe aclararse, que

el término hoja cartográfica se debe considerar sinónimo de hoja topográfica,

siendo este último el más apropiado para referirse a un producto cartográfico

específico como es el caso del Mapa Básico de Costa Rica a escala 1: 50 000.

4.7. En las Tablas de Plazos se indicó “textual” en la columna de soporte en vez

de “papel”. 4.8. Se realizaron varias visitas al Archivo Central del Registro

Nacional para la valoración de los documentos, con el fin de verificar el posible

valor científico-cultural de algunas de las series documentales sometidas a

valoración. También se entrevistó a varios funcionarios de dicho Archivo y del

Instituto Geográfico Nacional.”----------------------------------------------------------------------

ACUERDO 6. Continuar en una próxima sesión el análisis de la solicitud de tablas

de plazos presentada mediante oficio CISED-RN-004-2015 de 20 de abril de 2015,

para el Fondo: Instituto Geográfico Nacional a partir del subfondo Departamento

de Geodesia y Topografía. Enviar copia de este acuerdo al señor William Astúa

Meléndez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (CISED) del Registro Nacional y al expediente de valoración

documental del Registro Nacional (Instituto Geográfico Nacional) que esta

Comisión Nacional custodia.------------------------------------------------------------------------

CAPÍTULO III. CORRESPONDENCIA.----------------------------------------------------------

ARTÍCULO 6. Copia del oficio CISED-MJP-04-15 del 09 de setiembre del 2015,

recibido el 10 de setiembre del 2015; suscrito por el señor Ramsés Fernández,

Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

(Cised) del Ministerio de Justicia y Paz, mediante el cual informa al señor Freddy

Arias Robles, Juez Penal del Primer Circuito Judicial de San José, que los

registros correspondientes a la causa contra Camacho Elizondo Wagner, no

forman parte de la muestra que se debe de conservar de los expedientes de

privados de libertad, declarados con Valor Científico Cultural en sesión 19-2013,

por lo cual pueden ser eliminados. SE TOMA NOTA----------------------------------------

ARTÍCULO 7. Correo electrónico del 10 de setiembre del 2015; suscrito por la

señora Katia Rosales Ortega, Encargada del Archivo Institucional de la Junta de

Desarrollo de la Zona Sur, mediante el cual realiza la siguiente consulta: “Deseo

realizar una consulta; pero no sé si es en su Departamento que debo realizarla. A

manera de introducción les comento que laboro para la Junta de Desarrollo

Regional de la Zona Sur de la Provincia de Puntarenas (JUDESUR) desde el año

2006, como encargada del Archivo Institucional inicialmente me nombraron en el

año 2007; pero durante todos estos años he tenido nombramiento interrumpidos

(he estado en los puestos de Secretaria de Actas, Recepción, Asistente de

Dirección Ejecutiva aquí por 3 años y colaborando en otras áreas), motivo por el

cual ha sido difícil llevar un adecuado seguimiento al proceso archivístico de la

Institución. En el año 2007, el Sr. Juan Carlos Vásquez Ureña del Archivo

Nacional, visitó nuestras instalaciones y realizó en conjunto con mi persona un

Informe de Diagnóstico Institucional, donde indicó que las boletas de Parqueos no

deberían permanecer en el Archivo y de manera verbal me manifestó que éstas no

son material de Archivo, ahora bien me surgen varias dudas que quisiera

refrescar porque nuevamente estoy de encargada de Archivo. Es importante

mencionar que la Institución no cuenta con Tablas de Plazos de Vigencia de

Documentos elaboradas, pero me faltan conocimientos técnicos para poder

llevarlas a cabo. Mis dudas principales son las siguientes: 1-¿Son las boletas de

Parqueos material de Archivo? 2- ¿Ahora bien, con las boletas que ya existen

actualmente en el Archivo y que generan mucho espacio, cual es el procedimiento

a seguir para su destrucción?.---------------------------------------------------------------------

ACUERDO 7. Comunicar a la señora Katia Rosales Ortega, Encargada del

Archivo Institucional de la Junta de Desarrollo de la Zona Sur, que esta Comisión

Nacional conoció el correo electrónico de 10 de setiembre del 2015, y le informa

que para eliminar las boletas de parqueo que custodia la institución, debe realizar

una solicitud de valoración documental, ya sea tablas de plazos de conservación

de documentos o valoración parcial y presentarla a esta Órgano Colegiado de

acuerdo con el procedimiento vigente que encontrará en la dirección electrónica

http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=category&i

d=75&Itemid=93 Asimismo, se le recuerda que el artículo No. 33 de la Ley del

Sistema Nacional de Archivos No. 7202 establece “Cada una de las entidades

mencionadas en el artículo 2o. de la presente ley integrará un comité institucional

de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y

el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité

tendrá las siguientes funciones: a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa

y legal de sus documentos. b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan

finalizado su trámite administrativo.” De igual manera el artículo No. 35 de la

citada ley establece “Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2o. de la

presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas

a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También

deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que

serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo

Nacional.” Adicionalmente, el artículo No. 131 del Reglamento a la Ley No. 7202

establece “La entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos

procedimientos: a. La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el

que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o

institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor

administrativo y legal. b. Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si

se desea eliminar uno o varios tipos documentales que ha perdido su valor

administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos documentales tiene

valor científico-cultural.” Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración

documental de la Junta de Desarrollo de la Zona Sur (Judesur) que esta Comisión

Nacional custodia.--------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 8. Oficio CNSED-351-2015 del 16 de setiembre del 2015 recibido el

16 de setiembre del 2015; suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara,

Secretaria Ejecutiva de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos, mediante el cual presenta la propuesta de respuesta a la información

solicitada por la Auditoria Interna del Ministerio de Educación Pública sobre el

cargo que ejerció la señora Lilliam Alvarado Agüero dentro de este Órgano

Colegiado. (Acuerdo 13, sesión 18-2015).------------------------------------------------------

ACUERDO 8: Aprobar la propuesta de oficio presentada por la señora Ivannia

Valverde Guevara, Secretaria Ejecutiva de esta Comisión como respuesta a la

información solicitada por la Auditoria Interna del Ministerio de Educación Pública

relacionada con el cargo que ejerció la señora Lilliam Alvarado Agüero dentro de

este Órgano Colegiado. Adicionalmente se comisiona a la señora Graciela

Chaves Ramírez, Directora Ejecutiva de esta Comisión Nacional, para que firme el

oficio supracitado. Enviar copia de este acuerdo a la señora Graciela Chaves

Ramírez, Directora Ejecutiva de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación

de Documentos. ACUERDO FIRME.-------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 9. Correo electrónico del 17 de setiembre del 2015; suscrito por la

señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante el

cual solicita que se le remita la información sobre los documentos del Plebiscito de

la Municipalidad de Pérez Zeledón.---------------------------------------------------------------

ACUERDO 9: Trasladar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del

Archivo Nacional copia de los siguientes documentos: 1. Oficio OFI-002-13-CSE

de 10 de abril del 2015 por medio del cual el Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Pérez Zeledón

presenta la tabla de plazos definitiva para el subfondo Comisión Organizadora del

Plebiscito de Revocatoria del Mandato del Alcalde; 2. Acta de la sesión No. 1-2013

celebrada por el Cised de la Municipalidad de Pérez Zeledón el día 5 de abril del

2013; 3. Tabla de plazos de conservación de documentos presentada por el Cised

de la Municipalidad de Pérez Zeledón para el subfondo Comisión Organizadora

del Plebiscito de Revocatoria del Mandato del Alcalde; 4. Informe de valoración IV-

44-2013-TP elaborado por la señora Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del

Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de

valoración de la solicitud planteada por el Cised de la Municipalidad de Pérez

Zeledón para el subfondo Comisión Organizadora del Plebiscito de Revocatoria

del Mandato del Alcalde; 5. Oficio sin número de 4 de marzo del 2013 suscrito por

el señor Luis Mendieta Escudero, Exdiputado; 6. Oficio CE-072-2013 de 14 de

marzo del 2013 suscrito por el señor Javier Vega Garrido, Contralor Electoral del

Tribunal Supremo de Elecciones; 7. Oficio CNSED-199-2013 de 09 de agosto del

2015 por medio del cual se comunicó a la señora Jenny Beatriz Marín Valverde,

Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de

la Municipalidad de Pérez Zeledón y Encargada del Archivo Central de esa

Municipalidad el acuerdo No. 5 tomado en la sesión No. 23-2013 celebrada el 31

de julio del 2013; 8. Cédula de Notificación del Tribunal Contencioso

Administrativo Segundo Circuito Judicial de San José de las once horas del 16 de

agosto del 2013; 9. Oficio CNSED-241-2013, por medio del cual se comunicó al

Tribunal Contencioso Administrativo del Segundo Circuito Judicial de San José el

acuerdo No. 9 tomado en la sesión No. 26-2013 celebrada el 21 de agosto del

2013; 10. Actas No. 23-2013 y No. 26-2013. Enviar copia de este acuerdo al

expediente de valoración documental de la Municipalidad de Peréz Zeledón,

Subfondo Comisión Organizadora del Plebiscito de Revocatoria del Mandato del

Alcalde, que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME.--------------------

ARTÍCULO 10. Copia del Correo electrónico del 21 de setiembre del 2015;

suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento de

Servicios Archivísticos Externos, mediante el cual le remite debidamente

complementado la evaluación Asci-Sevri-2014 correspondientes al DSAE, a la

señorita Ana Marcela Avalos Mora. (Acuerdo 8, sesión 20-2015).SE TOMA

NOTA.-----------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 11. Oficio DAH-895-2015 del 21 de setiembre del 2015 recibido el 22

de setiembre del 2015; suscrito por el señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del

Departamento de Archivo Histórico, mediante él solicita emitir la declaratoria de

valor científico cultural para los documentos que pertenecieron al señor Alberto

Cañas Escalante, los cuales sus hijos pretenden donar al Archivo Nacional. La

señora Valverde Guevara procede con la lectura del oficio. La señora Otárola

Sáenz indica que es mejor que los miembros conozcan la documentación que se

está sometiendo a valoración, con el objetivo de emitir un criterio objetivo con

relación a la delcaratoria de valor científico cultural de los documentos donados

por los hijos del señor Alberto Cañas Escalante. El señor Gómez Jiménez indica

que los documentos se encuentran en el Departamento Archivo Histórico.------------

ACUERDO 10. Comunicar al señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del Departamento

Archivo Histórico que el oficio DAH-895-2015 del 21 de setiembre del 2015, será

analizado en una próxima sesión, para lo cual se le solicita llevar los documentos

donados por los hijos del señor Alberto Cañas Escalante. Enviar copia de este

acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo

Nacional.-------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 12. Copia del Correo electrónico del 23 de setiembre del 2015;

suscrito por la señora Andrea Torres Hernández, Secretaria del Departamento de

Servicios Archivísticos Externos, mediante el cual le remite el oficio DSAE-645-

2015, a la señora Marlene Zamora Quirós, Jefe del Archivo Central de la

Municipalidad de San Carlos, relacionado con la declaratoria de valor científico

Cultural de los documentos de caminos públicos (Acuerdo 14, sesión 18-2015).---

ARTÍCULO 13. Copia del Oficio DG-682-2015 del 18 de setiembre del 2015

recibido el 23 de setiembre del 2015; suscrito por la señora Virginia Chacón Arias,

Directora General del Archivo Nacional, mediante el cual le remite a la señora

Guisele Mora Duran, Asesora Legal, el oficio CNSED-330-2015 para una posible

denuncia al Área de Salud de San Isidro de Heredia.---------------------------------------

ACUERDO 11. Conocer en una próxima sesión la correspondencia detallada en

los artículos No. 12 y 13, por falta de tiempo.--------------------------------------------------

A las 12:20 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------

Javier Gómez Jiménez

Vicepresidente