ACTA REUNIÓN COMITÉ DE CONTROL INTERNO ACTA …

ACTA REUNIÓN COMITÉ DE CONTROL INTERNO

Código: GE.PL.830.03.37.AC.01 Aprobación: 04/01/2012 Versión 1

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1. AGENDA DE LA REUNIÓN

HORA TEMA PRESENTADOR

2:30 pm Evaluación de la gestión del riesgo Asesor de control Interno

3:00 pm Presentación de auditorías internas especiales Asesor de control Interno

3:30 pm Proposiciones y varios Asesor de control Interno

2. DESCRIPCIÓN DE LOS TEMAS DESARROLLADOS Y NORMATIVIDAD ASOCIADA

HORA TEMARIO

2:30 pm Presentación de informe consolidado de evaluación de riesgos de la vigencia 2018

3:00 pm Presentación de auditorías internas especiales realizadas al servicio de transporte asistencial y al Plan de Intervenciones Colectivas 2018

3:30 pm Proposiciones y varios, Curso Virtual MIPG e informes legales presentados por la Oficina de control interno en el primer trimestre 2019

3. RELATORÍA DE LA REUNIÓN

Inicia la reunión siendo las dos y treinta (2:30 pm), el funcionario de control interno Jorge Hernán Restrepo saluda a los integrantes del comité, expone cada uno de los puntos propuestos en el orden del día, explica que se trata de un comité ordinario ya que el acto administrativo de creación del comité establece que se realizarán reuniones trimestrales, menciona que va comenzar con el primer punto que es el de seguimiento a riesgos el cual fue enviado y publicado en la página web con anterioridad, el Gerente (E) Alberto José Morales Chaljub expresa que ya reviso el mismo y agrega que encontró falencias en torno al cumplimiento de algunas acciones. El Asesor ilustra que la evaluación de riesgos se realizó en el primer trimestre porque debía reunirse con cada líder de proceso y subproceso, evaluando, analizando cada uno de los riesgos y controles implantados, considera que arroja resultados aceptables en unas variables pero que tenemos deficiencias en la administración de riesgos, expresa que por lo menos la Entidad tiene documentados la totalidad de mapas de riesgos de

ACTA REUNIÓN COMITÉ INSTITUCIONAL COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

N° 03 - 2019

FECHA: 02 de Abril de 2019

HORA: 2:30 pm a 4:20 pm

LUGAR: Sala de Juntas Sede Administrativa



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los procesos, explica que no es suficiente con tener riesgos identificados lo verdaderamente importante es hacer seguimiento a los mismos, revisarlos, autoevaluarlos, la base fundamental del sistema de control interno es la gestión de riesgos, procede a exponer las estadísticas de las variables evaluadas: A. ¿Conoce el mapa de riesgos del proceso, subproceso, área o servicio que usted lidera? Tabla 1. Conocimiento de los líderes de proceso del mapa

Fuente: Oficina de control interno Grafico 1. Porcentaje de conocimiento del mapa de riesgos

Fuente: Oficina de control interno La mayoría (57%) de líderes de proceso de la IPS del Municipio de Cartago E.S.E. entrevistados manifiesta no conocer el mapa de riesgos del proceso o subproceso que lidera, el 43% expreso conocer el mapa. El Asesor de control interno identifica durante las entrevistas que aquellos líderes que conocen el mapa de riesgos no consultan el mismo de forma permanente, se percibe que el mismo no es considerado un instrumento útil en la gestión pública. B. ¿Realiza autoevaluación trimestral de los riesgos y controles identificados para el proceso, subproceso, área o servicio que usted lidera? Tabla 2. Realización de autoevaluaciones del control por parte de los líderes de proceso

Autoevaluación N° %

SI 6 13%

NO 41 87%

Total 47 100%

Fuente: Oficina de control interno

Conocimiento N° %

SI 20 43%

NO 27 57%

Total 47 100%



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Grafico 2. Porcentaje de realización de autoevaluaciones del control por parte de los líderes de proceso

Fuente: Oficina de control interno La mayor proporción (87%) de líderes de proceso declaran no realizar autoevaluaciones del control que incluyan evaluación de riesgos y controles, solo el 13% enuncia que si realiza las citadas autoevaluaciones. Se pudo evidenciar por parte del Asesor de control interno durante las entrevistas que la principal causa de este incumplimiento es la falta de orientación, supervisión y seguimiento por parte de las Directivas y sus delegados para estos fines. C. ¿Se materializaron los riesgos identificados en los mapas durante la vigencia 2018? Tabla 3. Materialización del riesgo en la vigencia 2018

Materialización N° %

SI 100 47%

NO 110 51%

NA 4 2%

Total 214 100%

Fuente: Oficina de control interno Grafico 3. Materialización del riesgo en la vigencia 2018




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De acuerdo al alcance de los procesos y subprocesos evaluados, se pudo evidenciar que el 47% de los riesgos identificados en los mapas se materializaron durante la vigencia 2018, el 51% aducen que los riesgos no se materializaron. El Asesor de control interno conceptúa que la materialización de riesgos del 47% es un porcentaje alto, esto lleva a determinar que los controles no resultan efectivos en su diseño o por la poca aplicabilidad por parte de los líderes de proceso y actores de los mismos. El Gerente pregunta si esta materialización de riesgos se identifica y se corrige de forma inmediata, pregunta ¿quién realiza los arqueos de caja? El Asesor contesta que lo realiza la líder del proceso o Coordinadora de facturación, el Asesor aclara que a veces falta cultura de control porque en ocasiones los lideres prefieren no desvelar las debilidades del proceso por temor, el Gerente menciona que en la actualidad están realizando monitoreos directivos siguiendo la recomendación de control interno y que han arrojado importantes resultados, el Asesor sugiere que se implementen monitoreos a procesos como cartera, pyp, glosas, call center, entre otros, menciona que es un instrumento muy interesante, agrega que estos se pueden hacer mediante la conformación de un equipo, el Asesor continua con la siguiente variable. El Gerente (E) pregunta ¿quién elaboro los mapas de riesgos?, el Asesor contesta que fueron documentados por diferentes líderes en vigencias anteriores y que en el periodo del Dr. Amaya como Gerente se realizó actualización con acompañamiento de Yadi del sistema de calidad. D. ¿Son efectivos los controles implantados en los procesos orientados a manejar los riesgos identificados? Tabla 7. Efectividad de los controles

Efectividad N° %

SI 128 60%

NO 81 38%

NA 5 2%

Total 214 100%

Fuente: Oficina de control interno Grafico 7. Efectividad de los controles




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Se observa que el 60% de los controles diseñados en los mapas de riesgos evaluados resultan efectivos para manejar los riesgos identificados, el 38% de los controles no son efectivos de acuerdo a lo manifestado por los líderes. Analizadas las variables materialización y efectividad se puede evidenciar que existe asimetría y escasa correlación entre las mismas, no se explica totalmente tener una efectividad del 51% con una efectividad del 60% de los controles. E. ¿Están documentados los controles ejecutados para manejar los riesgos identificados en los procesos y subprocesos de la Entidad? Tabla 11. Documentación de controles

Documentación Controles

N° %

SI 150 70%

NO 58 27%

NA 6 3%

Total 214 100%

Fuente: Oficina de control interno Grafico 11. Documentación de controles


El 70% de los controles evaluados encuentran documentados, es decir presentan la evidencia suficiente de la ejecución del control, a través de registros textuales o visuales, el 27% de los controles no se encuentran soportados documentalmente o no están diseñados. El Asesor termina su exposición de la evaluación de riesgos advirtiendo que es necesario delegar un responsable para la administración y seguimiento a riesgos, sugiere que el manual establece la conformación de comité de administración de riesgos, expresa que si no se tiene liderazgo en torno a la exigencia de seguimiento y autoevaluación de riesgos no se van a lograr resultados favorables. A continuación el funcionario de control interno Jorge Hernán Restrepo presenta los resultados de la Auditoria especial o extraordinaria realizada al servicio de transporte asistencial, aclara que esta fue ejecutada con el acompañamiento del equipo de auditoria integrado por la líder



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del SOGC, la líder del SGC y el Coordinador Médico, a continuación la Dra. Claudia Sánchez Líder del SOGC presenta los resultados de la verificación realizada a los requisitos de habilitación, posteriormente el Funcionario de control interno presenta las debilidades y deficiencias encontradas: 1. Direccionamiento del servicio de transporte asistencial: La Institución no direcciona el servicio, se observa ausencia de políticas, directrices, procedimientos, monitoreos y demás elementos de direccionamiento que tengan la característica de ser institucionales, el servicio carece de modelación y regulación por parte de la Empresa Social del Estado. 2. Mantenimiento de los vehículos de transporte asistencial: El Mantenimiento preventivo total de ambulancias no es realizado de acuerdo a la programación existente en la Entidad, en ocasiones se realizan traslados aun teniendo los vehículos en deficientes condiciones para operar, el Coordinador del servicio manifiesta que no se respetan los turnos de mantenimiento, situación que se traduce en exposición a riesgos de accidente y complicación de la salud de los usuarios de los servicios de salud, lo anterior teniendo en cuenta que dentro de los estándares de infraestructura establecidos en la Resolución 2003 de 2014 establece: “Cuenta con rutinas permanentes de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos”. Por otro lado los vehículos tienen averiados los aires acondicionados, situación que se ha reportado por parte del Coordinador del servicio, esta situación afecta la prestación del servicio y la satisfacción del usuario. 3. Manejo de luces y sirenas de las ambulancias: De acuerdo a las indagaciones y entrevistas realizadas a los actores del servicio se determinó que no existen políticas, procedimientos o guías orientados a regular el manejo de las luces y las sirenas de los vehículos de transporte asistencial, estos elementos se manejan de acuerdo al concomimiento adquirido por el Coordinador y los conductores. 4. Indicadores del servicio y estadísticas útiles: No se observó durante la ejecución de la auditoria el diseño, construcción y análisis de indicadores útiles para la toma de decisiones sobre variables como consumo de combustible, kilómetros recorridos, tiempos de remisión entre otras, se pudo evidenciar que el servicio genera datos importantes los cuales no se traducen en indicadores e información útil para las directivas de la Entidad. 5. Políticas sobre el transporte de acompañantes y límites de pasajeros: No se observaron políticas debidamente documentadas y socializadas relacionadas con las condiciones requeridas para trasladarse con auxiliar de enfermería y para el traslado de pasajeros y su ubicación en el vehículo asistencial; por otro lado no se evidenciaron registros de verificación del traslado de pacientes y profesionales de la salud. 6. Procedimientos en caso de accidente: Se determinó que existen dificultades con la Empresa Aseguradora de los vehículos de transporte asistencial, esta Entidad no presta servicio de grúa cuando la ambulancia sufre fallas mecánicas, situación que es gravosa y de



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alto riesgo para la salud de los usuarios trasladados, El Coordinador manifiesta que solo prestan el servicio de grúa cuando las ambulancias sufren accidente de tránsito. 7. Limpieza y desinfección de las ambulancias: Se determinó que la Entidad no cuenta con las condiciones suficientes para realizar la limpieza y desinfección de las ambulancias, no cuenta con el sitio adecuado para el lavado técnico de las mismas, esto de acuerdo a lo establecido en la Resolución 2003 de 2014: “Realizar procesos de limpieza, desinfección y esterilización con pisos impermeables, sólidos, de fácil limpieza, uniformes y con nivelación adecuada para facilitar el drenaje. Los cielos rasos, techos, paredes y muros son impermeables, sólidos, de fácil limpieza”. Por otro lado la Institución no tiene las condiciones de conservación y parqueo apropiadas para los vehículos que permitan que estas no permanezcan expuestas a la intemperie, situación que puede contribuir al deterioro y desgaste de los vehículos. 8. Daños en las ambulancias producto de malos manejos y descuidos: La Institución se encuentra expuesta a riesgos de perdida, daño y deterioro de sus activos (vehículos) debido a que no existen controles efectivos para evitar que se presenten daños en los vehículos por causas de malos manejos o descuidos por parte de los conductores, no se aprecian mecanismos que permitan responsabilizar al talento humano en torno a estos daños, La Institución debe asumir estos daños que resultan costosos, esta situación se traduce en posible daño al patrimonio de la Entidad. Por otro lado existe riesgo no gestionado técnicamente de desmantelamiento de los vehículos, situación que se puede presentar cuando el conductor reporta daño o averías del vehículo de transporte asistencial, para este riesgo existe el control relacionado con que el Coordinador es el único que desplaza los vehículos al taller para reparación y mantenimiento, sin embargo puede presentarse el riesgo cuando el citado coordinador realiza labores operativas. 9. Coordinación del servicio de transporte asistencial: Durante el procedimiento de auditoria se observó que el Coordinador realiza 96 horas administrativas y 96 horas operativas, esta situación impide que el coordinador realice una labor con permanencia, eficiencia y efectividad, el Coordinador del servicio realiza la labor con sus propios medios, no tiene equipo de cómputo y los datos del teléfono celular para monitorear las ambulancias los paga el mismo se sus propios recursos. 10. Riesgo operacional en el transporte y espera de remisiones: La Institución no tiene certeza y control de la buena utilización del tiempo de la remisión por parte de los conductores de ambulancia, no se tiene certeza de la veracidad en los tiempos de espera por parte de los conductores en las diferentes instituciones hospitalarias, la Entidad se encuentra expuesta a riesgo de fraude o manipulación de estos tiempos por parte del personal, no existen controles efectivos diseñados para evitar la ocurrencia de estos hechos. 11. Riesgo de favores y clientelismo con las ambulancias: Durante dialogo y entrevista realizada con el Coordinador del servicio de ambulancias, se pudo establecer que existe riesgo en torno la recurrencia de favores expresados en préstamo de los vehículos por parte de los



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Directivos que afectan la prestación del servicio y la economía del mismo, la Institución carece de políticas y controles efectivos para estas situaciones que pueden traducirse en actos de corrupción. 12. Controles de conducción en condiciones del conductor: No existen controles para garantizar que los conductores de ambulancia no manejan los vehículos en estado de embriaguez o bajo los efectos de sustancias psicoactivas, la Entidad carece de los equipos suficientes para realizar estas mediciones de control. 13. Motor de la ambulancia N° 001: Se observó que la Institución no ha realizado los trámites necesarios para actualizar los documentos de propiedad de la Ambulancia 001, esto teniendo en cuenta que a la misma se le realizo cambio de motor en la vigencia 2016, esta situación puede traer consecuencias legales ante las autoridades de tránsito.

A continuación el Asesor de control interno presenta las recomendaciones generadas en el marco de la auditoria interna especial: o Se recomienda que las tarifas del servicio de ambulancias se realicen a través de sesiones

ordinarias de la Junta Directiva de la Entidad.

o Es recomendable la documentación y aprobación de políticas y guías para el alistamiento de los vehículos antes de la salida a remisiones.

o Se recomienda a las directivas realizar estudio con relación a los viáticos o gastos de viaje entregados por la Empresa contratista a los conductores de ambulancia, se debe verificar la suficiencia de los mismos de acuerdo a los tiempos promedio de remisión.

o Se recomienda que los conductores de ambulancia tengan un sitio para descanso que les permita estar siempre en condiciones favorables para realizar los traslados.

o Es recomendable revisar los documentos de propiedad, seguros y revisiones de las motocicletas de la Entidad, ya que el coordinador manifiesta que no se encuentran vigentes algunos de estos, se solicita no movilizar vehículos que no tengan documentos vigentes.

o Es recomendable que el lavado de los vehículos los realice una Empresa adecuada para estos propósitos.

Posteriormente el Funcionario de control interno presenta los resultados de la auditoria especial realizada al Plan de Intervenciones Colectivas PIC, aclara que esta fue realizada con el apoyo de la Afiliada Ladis Bustamante, presenta las deficiencias y debilidades encontradas en el marco de esta auditoría: 1. Actividades genéricas e incoherentes: La acción “Realizar 20 seguimientos a bases de datos de pacientes crónicos de las EPS e IPS promoviendo la creación o adopción de modos condiciones o estilos de vida saludables en los entornos cotidianos” ´por valor de $16.000.000, no se comprende la misma, no se entiende de qué forma se promueven condiciones o estilos



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de vida saludables revisando bases de datos, no se tiene claridad de qué forma o cuantos registros serán objeto de seguimiento y de qué forma o porque medios se realizarán las promociones. 2. Procedimiento para la documentación y monitoreo: La obligación general N° 7 del contrato establece que se debe documentar un procedimiento para la documentación de las acciones y el monitoreo a desarrollar, este procedimiento no se observó en las evidencias de ejecución del plan de intervenciones colectivas PIC. 3. Contrato 043 de 2018, Lucia Victoria Villada Carmona: de objeto “Prestar servicios profesionales de Enfermería para el manejo de pacientes con TB, Hansen, VIH, y TB/VIH, seguimientos a los programas de las distintas EAPB, IPS’s y pacientes del Municipio, fortalecer el control de infecciones por medio de asistencias técnicas, realizar capacitaciones enfocadas en la prevención de la enfermedad, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 518 de 2015, la cual define al PIC como un plan complementario al Plan Obligatorio de Salud – POS”, se observaron para este expediente contractual las siguientes irregularidades, errores, debilidades o deficiencias:

o El expediente no contiene certificación de existencia del bien o servicio en el plan anual de adquisiciones.

o No se observó el documento de convocatoria a veedurías ciudadanas. o La evaluación contenida de la propuesta no contiene la firma del subgerente científico y

el representante legal. o El acta de aprobación de la póliza carece de la firma del representante legal de la

Entidad, situación que permite deducir que el acto administrativo no se realiza en tiempo real.

o El documento de designación del supervisor carece de la firma del representante legal de la Entidad

o No se encontró en el expediente publicación de contratos en cartelera u otros medios de acuerdo al Estatuto de contratación.

o El contrato 043 de 2018 suscrito con la Enfermera Lucia Victoria establece actividades como seguimientos a pacientes con Hansen, visitas técnicas a IPS que cuentan con programa de Hansen y realizar unidades de análisis de las mortalidades por tuberculosis y VIH, no se encontró dentro del plan de intervenciones colectivas PIC la programación de actividades y metas relacionadas con Hansen y VIH.

o El contrato 043 de 2018 establece en su minuta en la página 2 en el numeral 4 que: “para el logro de estas competencias la Alcaldía del Municipio de Cartago celebro convenio interadministrativo con la IPS del Municipio de Cartago N° contrato N°12-066 de 2018, se desconoce a qué contrato se hace alusión, esto teniendo en cuenta que el contrato para la vigencia 2018 es el N°1-129.

4. Contrato 069 de 2018, Fundación forjando esperanzas: de objeto “conformación y fortalecimiento de una red social comunitaria, en el marco del plan de salud pública de intervenciones colectivas- pic en la comunidad I de Cartago Valle de acuerdo a lo establecido



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en la resolución 518 de 2015, la cual define al pic como un plan complementario al plan obligatorio de salud – POS”, se observaron para este expediente contractual las siguientes irregularidades, errores, debilidades o deficiencias:

o La certificación de existencia en el plan anual de adquisiciones no contiene la firma del responsable.

o En la oportunidad y conveniencia se desarrollan temáticas ajenas al objeto de la contratación, se establece en estos espacio: "Mejorar la atención de las personas con discapacidad auditiva (sordos) y desde ahí promover transformaciones positivas al cambio, con el fin de garantizar la accesibilidad de la población sorda y romper las cadenas comunicativas que existen en la actualidad" esto no tiene relación con el objeto.

o El documento Solicitud de documentos etapa pre- contractual, no contiene la firma del Representante legal, ni del contratista.

o El documento de evaluación de una propuesta no contiene firma de ninguno de los responsables.

o Se observa aparente error en cálculo de los días de ejecución del contrato, en este establece que se realizara el contrato en 132 días y los cálculos realizados arrojan un total de 150 días, contando días calendario desde el 19 de julio de 2018 hasta el 15 de diciembre de igual vigencia.

o La póliza de responsabilidad civil extracontractual se adquirió por el 10% y en los estudios previos se estableció que la póliza debía ser del 20%, riñe la planeación con lo establecido en el contrato y en su ejecución.

o No se evalúa el ítem de la póliza para la calidad de los bienes o servicios contratados, este especio no fue evaluado, se encuentra en blanco.

o Contiene error en SECOP en la fecha de firma del contrato e inicio de ejecución, 26 de julio y este se firmó el 19 de julio.

o Revisados los estudios previos, el expediente contractual, no se observa articulación entre la contratación y el plan de intervenciones colectivas, no se encontraron actividades o metas que tengan relación directa con el objeto de la contratación, se desconoce con que fundamento y planeación se realizó esta contratación.

5. Contrato 032 de 2018- Lyce Johana Arbeláez Melguizo- Enfermera Jefe:

OBJETO: Prestar servicios profesionales de Enfermería, para realizar capacitaciones en

SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA A PRIMERA INFANCIA, JÓVENES Y ADOLESCENTES

adicionalmente auditorias de cumplimiento de los programas preventivos de las EAPB en todo

lo relacionado con la sexualidad, la primera infancia y fomentar el desarrollo de herramientas

para la vida. De acuerdo a lo estipulado en La Resolución 518 de 2015, la cual define al PIC

como un plan complementario al Plan Obligatorio de Salud – POS, que busca impactar

positivamente en los determinantes sociales de la salud e incidir en sus resultados.

Canalización.

5.1. La lista de chequeo procedimiento contratación directa no se encuentra diligenciada en su

totalidad, situación que permite inferir que los controles no se ejecutan con oportunidad y



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suficiencia.

5.2. La minuta contractual presenta incoherencia en los valores consignados en la misma, en

esta se plasma un monto o valor de la contratación por $20.0860.000, valor que no

corresponde a la realidad contractual establecida en la etapa previa.

5.3. Se observa que el acta de terminación, el casilla valor pagado a la fecha, es menor a la relación de los pagos, en la casilla aparece diecisiete millones setecientos mil pesos $17.700.000 y el valor realmente pagado es por diecisiete millones ochocientos ochenta mil pesos m/cte $17.880.000, el valor faltante es de ciento ochenta mil pesos m/cte, por lo tanto, se evidencia que el dato es errado en el acta de terminación.

5.4. No existe coherencia entre la meta contratada con la profesional y el anexo técnico que hace parte del contrato 1-129-2019.

La actividad es igual a la contratada, pero no es claro el valor de la meta, por lo tanto, se puede concluir que no se cumple con la meta establecida en el anexo técnico. 5.5. Se observa debilidad en las evidencias presentadas por la contratista para la actividad de

“Realizar auditoria y verificación de los kits de profilaxis para víctimas de violencia sexual

según la resolución 459 de 2012 en las IPS, mencionadas a continuación:

IPS MUNICIPAL

SAN JUAN DE DIOS

CLINICA NUEVA

COMFANDI” La contratista presenta lista de chequeo de verificación con los respectivos resultados, además presenta los registros fotográficos, dichas fotografías son evidencia de la actividad concreta, no evidencia que los kits se encuentran completos o incompletos, se recomienda fortalecer las evidencias fotográficas.

De igual forma en la actividad “Realizar auditoria mensual a:

Clínica Comfandi,

IPS Municipal De Cartago Hospital San Juan De Dios

UCIMED

UCIVALLE

Clínica Salud Vital Sede Guadalupe

Del reporte mensual al sistema de vigilancia epidemiológica de la mortalidad materna basada

en la web, de acuerdo a los lineamientos del instituto nacional de salud” La evidencia es débil

para la actividad que se está soportando, ya que no se evidencia como se realizó la actividad,

instrumentos utilizados, no se evidencian los resultados de la actividad, el archivo magnético

anexado corresponde al mismo presentado de forma física.



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Para los meses de septiembre y octubre de 2018 no se realizó la actividad. Esta observación se presenta en seis informes presentados por la contratista, Las evidencias de las auditorías realizadas a la adherencia de las gestantes al programa de control prenatal, no generan impacto, son débiles, se solicita complementar as evidencia para futuras contrataciones. 6. Contrato 069 - 2018, Fundación forjando esperanzas – redes:

OBJETO: Conformación y fortalecimiento de una red social y comunitaria, en el marco del plan de intervenciones colectivas-pic en la comuna I de Cartago valle del cauca, de acuerdo a lo establecido en la resolución 518 de 2015, la cual define al pic como un plan complementario. 6.1. La lista de chequeo procedimiento contratación directa no se encuentra diligenciada en su

totalidad, situación que permite inferir que los controles no se ejecutan con oportunidad y

suficiencia.

6.2. El Documento de solicitud de documentos precontractuales no se encuentra firmado por el contratante y el contratista, por lo tanto, se puede que el documento no fue elaborado con oportunidad y por esa razón no contiene las firmas pertinentes. 6.3. Las metas y actividades establecidas en el estudio previo no se evidencian en el PAS, por

lo tanto se infiere que el estudio tiene debilidades en su concepción; además tiene debilidades

en la conveniencia y oportunidad, la información relacionada no es coherente con el objeto.

6.4. Minuta contractual, la cláusula octava garantías presenta incoherencia en los porcentajes de la póliza de responsabilidad civil, los datos entre números y letras no son iguales, lo que genera una confusión entre los porcentajes a asegurar. 6.5. Se evidencia que las actividades que hacen parte del contrato 069 de 2018 no se

encuentran debidamente planeadas, ya que después de revisado el Plan de Acción de la

Secretaria de Salud Municipal no se apreciaron las mismas, no se observó que este plan

existan actividades y metas relacionados con el objeto y obligaciones de la contratación

realizada por la IPS.

7. Contrato 072 de 2018 - Fundación forjando esperanzas - logística

OBJETO: Apoyo de actividades y programas de tipo logístico en discapacidad, salud mental y vacunación de la IPS del Municipio de Cartago e.s.e para la ejecución de la Resolución 518 de 2015 en su proyecto denominado plan de intervenciones colectivas (PIC). 7.1. El Documento de solicitud de documentos precontractuales no se encuentra firmado por el

contratante y el contratista, por lo tanto, se puede inferir que el documento no fue elaborado

con oportunidad y por esa razón no contiene las firmas pertinentes.



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7.2. Estudio previo: se evidencia que las actividades plasmadas en el estudio previo,

identificación de la necesidad no se encuentran articuladas con el anexo técnico que hace

parte del contrato entre la alcaldía y la IPS, entre las actividades que no se evidencian dentro

del anexo se encuentran las siguientes:

Día mundial de la lactancia materna

Día mundial de la salud mental

7.3. En la minuta contractual, clausula octava, garantías de cumplimiento, se evidencia las garantías de cumplimiento por el 20%, responsabilidad civil 20%, calidad del servicio 20%, anticipo 100%, salarios 5%, las cuales no fueron planeados en el estudio previo, no existe coherencia entre las disposiciones del contrato y lo planeado en el estudio de conveniencia y oportunidad. 8. Contrato 074 – 2018 Luis Gonzalo Tamayo chamorro- alquiler de espacio televisivo:

Objeto: Prestación de servicios para el alquiler de un espacio de televisión a través del canal dos, en diferentes horarios. Para realizar educación y comunicación para la salud, en cumplimiento de la Resolución 518 de 2015 en su proyecto denominado plan de intervenciones colectivas (pic), la cual defina al pic como un plan complementario en salud. 8.1. Estudio previo: En el punto 1.1 necesidad que pretende satisfacer, no es coherente con el

servicio que se pretende contratar, ya que se mencionan actividades de tipo logístico y el

servicio a contratar es de espacio televisivo para educación y comunicación en salud.

8.2 En el punto 1.2 oportunidad y conveniencia se menciona la contratación con una agencia

de publicidad, sin embargo se aprecian incoherencias ya que en los demás puntos del

documento se menciona la contratación de un espacio televisivo para realizar educación y

comunicación en salud.

8.3. Documentos sin firma, por lo tanto, se puede inferir que los controles no se ejecutan con

oportunidad y suficiencia.

8.4. Las evidencias aportadas no permiten comprobar claramente que las pautas contratadas

hayan sido incluidas en los noticieros respectivos; si bien en el expediente reposan las

certificaciones estas no garantizan la visibilización clara de la evidencia.

9. Contrato 079 de 2018 – Psico salud y transformación S.A.S.

OBJETO: Prestación de servicios para la asistencia técnica en el diseño e implementación de un centro de escucha comunitario en la comuna siete del municipio de Cartago-valle, construcción del plan de acción de salud mental municipal, reactivación y continuidad de las cinco zonas de orientación escolar, realización de acciones para la prevención del suicidio,



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promoción y prevención en medios de comunicación, de acuerdo a lo establecido en la resolución 518 de 2015, la cual define al pic como un plan complementario al plan obligatorio de salud – POS. 9.1 Las actividades contratadas con la Empresa Psico S.A.S. en el acuerdo de voluntades N° 079 de 2018 no se encuentran establecidas claramente en las metas del anexo técnico que hace parte del plan de acción de la Secretaria de salud municipal y del contrato interadministrativo 1-129-2019, por un lado una de la acciones establece: “Incrementar a 11 Talleres anuales en prevención del consumo de SPA en las IE prevención y atención a trastornos mentales y la prevención de la violencia en los entornos donde las personas crecen, viven, trabajan, se recrean y envejecen” no se aprecia que esta acción se encuentre dentro del objeto contractual y las obligaciones, por otro lado la acción denominada: “Realizar 5 Acciones anuales encaminadas al mejoramiento de la calidad de vida de la población con discapacidad del Municipio destinadas a implementar la rehabilitación basada en comunidad, en el desarrollo de capacidades en talento humano en salud para la atención diferencial y la prevención de violencia contra las personas con discapacidad” esta acción fue desagregada en acciones dentro del contrato las cuales no se observaron en el plan de acción de la secretaria de salud municipal, se desconoce el documento que oriento a la IPS a incluir las mismas en este proceso de contractual. 9.2. El documento certificación en el plan de compras no se encuentra firmado por la subgerente administrativa y financiera. 9.3. La solicitud de documentos y propuesta no contiene la firma de las partes. 9.4. Minuta contractual: En la cláusula novena garantía, se evidencia que en la minuta

contractual no se tuvo en cuenta las pólizas relacionadas en el estudio previo, por lo tanto, se

puede concluir que la minuta no tiene articulación en este punto con el estudio previo.

9.5. Minuta: se evidencia un error de digitación en la cláusula primera apropiación presupuestal, pues habla del presupuesto de la vigencia 2017, el cual no corresponde a la vigencia presupuestal de la ejecución esta contratación. 10. Contrato 085 de 2018- Promover Cooperativa de Trabajo Asociado- campaña y

capacitación TBC:

OBJETO: prestar servicios profesionales para la realización de “campaña de búsqueda activa de sintomáticos respiratorios, en prevención de la tuberculosis, asistencia técnica y capacitación a personal de la salud en el manejo de TBC”, de acuerdo a lo establecido en la resolución 518 de 2015.

10.1. Documento designación supervisor no contiene firma del ordenador del gasto, lo que permite inferir que los controles no se ejecutan con oportunidad y suficiencia. 10.2. En la minuta contractual, el objeto no corresponde al objeto real del contrato, se puede



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concluir que se presentas fallas humanas, que no fueron detectadas.

10.3. Minuta contractual: Se evidencia el requisito de la suscripción de una garantía por

concepto de pago anticipado, pero no describe el porcentaje a asegurar, el contrista no cumple

con las garantías por los valores exactos exigidos en la minuta, además las garantías

establecidas en el estudio previo, no se tuvieron en cuenta para elaborar el contrato por tanto

resultan incoherentes. Así mismo se evidencia que el acta no contiene las firmas respectivas.

11. Contrato 086 de 2018 – fundación una mano amiga – LGTBI

OBJETO: prestación de servicios la educación e información en temas de promoción de la salud sexual y reproductiva, disminución del estigma, discriminación y caracterización de la población LGTBI en el municipio de Cartago valle del cauca, de acuerdo a lo establecido en la resolución 518 de 2015, la cual define al pic como un plan complementario al plan obligatorio de salud – pos. 11.1. El objeto contractual y las metas suscritas en este acuerdo de voluntades no se

encuentran dentro de la planeación del proyecto PIC, estos no están inmersos dentro de las

metas del plan de acción de la secretaria de salud el cual fue el instrumento inicial para el

anexo técnico del contrato interadministrativo 1-129-2018, Por solicitud de la Supervisión del

contrato donde argumenta que por ajuste al plan de desarrollo municipal aprobado por el

concejo municipal solicita la ejecución de estas actividades, por lo tanto y teniendo en cuenta

este requerimiento la IPS realiza la ejecución de estas actividades a través del citado contrato

N° 086 de 2018, no se observó adición o modificación al contrato interadministrativo N° 1-129

de 2018 que soporte la inclusión de estas actividades y metas.

11.2. Documentos sin firma, por lo tanto, se puede concluir que los documentos no fueron elaborados con oportunidad y por esa razón no contiene las firmas pertinentes. 11.3. No se tuvo en cuenta la información del estudio previo en la minuta contractual para

establecer el requisito de las garantías por prestaciones sociales, por lo tanto, se puede

concluir que no se tiene articulación entre el estudio previo y la minuta contractual.

11.4. El expediente no cuenta con la designación del supervisor, por lo tanto se infiere que este

control no se ejecuta con oportunidad y suficiencia.

11.5. El contratista no presento el Formato único de declaración de bienes y rentas (Para

prestación de servicios mayor a tres meses), requisito establecido en el estudio previo y la

solicitud de documentos precontractuales, por lo tanto, se puede concluir que el contratista

incumplió con la presentación de la documentación y que la evaluación de la propuesta no se

realizó evaluando cada Ítem.

12. Contrato 088-2018- Gloria Estella Puerta Álzate - intervención en viviendas:

OBJETO: Prestación de servicios para la intervención de viviendas a través de la aplicación de



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métodos biológicos de barrera o físicos, para la prevención de enfermedades zoonoticas y las trasmitidas por vectores, en el Municipio de Cartago, de acuerdo a lo establecido en le resolución 518 de 2015, la cual define al pic como un plan complementario al plan obligatorio de salud – POS. 12.1. Se observaron documentos sin firmas, por lo tanto se puede inferir que este control no se

realizan con oportunidad y suficiencia.

12.2. Solicitud de propuestas y documentos precontractuales, sin firma del ordenador del gasto. 12.3. Se evidencia que en la minuta contractual no se tuvo en cuenta la solicitud de pólizas

relacionadas en el estudio previo, por lo tanto, se puede concluir que la minuta no tiene

articulación en este punto con el estudio previo.

13. El expediente contractual no evidencia la existencia del acta de inicio, por lo tanto, se

puede concluir que este control no se realiza con oportunidad y suficiencia.

13.1. La contratista no cumplió con el pago a seguridad social como lo establece el contrato,

amparado en el artículo 50 de la ley 789 de 2002 y el Decreto 1273 de 2018 donde se

establece que el IBC no debe ser inferior al 40% del valor contratado. Para lo cual la contratista

debía realizar los pagos así:

Se concluye que, de acuerdo a los pagos aportados por la contratista, no cumplió con el pago adecuado a seguridad social. El Gerente (E) Doctor Alberto Morales manifiesta que es necesario realizar el plan de mejoramiento para la auditoría realizada al servicio de transporte asistencial y realizar reunión con la Secretaria de Salud Municipal para realizar las mejoras pertinentes y realizar de mejor forma la planeación de PIC para la vigencia 2019. El Funcionar o de control interno continua con el punto de proposiciones y varios, proyecta la circular 100-04 de 2018 la cual establece la obligatoriedad de realizar el curso virtual del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), los integrantes del comité expresan que deben analizar la pertinencia y obligación de realizar este curso, el Asesor de control manifiesta que la circular es claro e indica que todos los servidores públicos deben realizar el modulo introductorio y los responsables de implementar políticas deben realizar todos los módulos, por otro lado aclara que los Gerentes públicos además deben realizar el módulo de inducción para gerentes públicos de la administración colombiana, solicita que el área de talento humano informe a todos los servidores, posteriormente él Asesor de control interno expresa que en el primer trimestre de 2019 rindió con oportunidad los informes que le correspondían, entre estos el informe de control interno contable, informe FURAG, informe de uso de software e informe pormenorizado de control interno. El funcionario de control interno se despide de los asistentes y da las gracias por la asistencia y participación, recuerda que la sesión queda grabada como evidencia.



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Se da por terminada la reunión siendo las 4:30 pm del 02 de Abril de 2019

4. RESULTADOS DE LA REUNIÓN

Tabla de resultados

Nº RESULTADO * ASUNTO/DESCRIPCIÓN

1 Socialización de informes para la toma de decisiones

La sesión del comité permitió socializar informes de evaluación y auditoria para la toma de decisiones.

5. PRODUCCION DOCUMENTAL

Documentos producidos

Nº DOCUMENTO DESCRIPCIÓN N° FOLIOS UBICACIÓN

1 Acta de comité Acta de reunión del Comité Institucional Coordinador de control interno

17 Oficina Control Interno

6. REGISTRO FOTOGRÁFICO

7. DATOS ESPECÍFICOS DE LA REUNIÓN – PARTICIPANTES

VER ANEXO, LISTA DE ASISTENCIA; SEIS (6) ASISTENTES.

ACTA REUNIÓN COMITÉ DE CONTROL INTERNO ACTA …

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